REALIZADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

XXX
RESPONSABLE COMERCIAL
Fecha:

XXX
RESPONSABLE DE CALIDAD
Fecha:

XXX
RESPONSABLE DE GTH
Fecha:

1. DATOS DE IDENTIFICACION DEL PUESTO

1.1

PUESTO DE TRABAJO
Jefe de compras

1.2

DEPARTAMENTO Y PROCESO
Compras, Proceso Requisicin de Materiales (Repuestos, herramientas e insumos)

2. DATOS DE IDENTIFICACION DEL PUESTO

2.1

2.2

ORGANIGRAMA

DEPENDENCIA DIRECTA DE:

Gerencia de Operaciones

2. 3

PUESTOS A SU

SI

NO

CARGO

Nmero de personas directas: 1

Cargos que ejercen: Mensajero
Nmero de personas indirectas: Ninguna
Cargos que ejercen: ----------3. MISIN DEL PUESTO
Responsable de la adquisicin de repuestos, herramientas e insumos faltantes, segn las
especificaciones estipuladas en el pedido de requisicin; para que no se produzcan
interrupciones en el programa de Mantenimiento.

4. FINALIDADES O FUNCIONES BSICAS

Obtener cotizaciones de precios.

Elegir entre los posibles abastecedores.
Fijar el tamao ptimo de la orden de compra.
Preparar y enviar rdenes de compra.
Seguimiento y activacin de rdenes de compra.
Recepcin de efectos comprados.
Notificar al departamento de almacenes.

5. NATURALEZA DEL PUESTO

5.1 ENTORNO DEL PUESTO
1. Como miembro de un departamento de respaldo, fomentar y reforzar positivamente la
coordinacin y la colaboracin abiertas y continuas con todos los departamentos de la
organizacin, particularmente con el personal, para asegurarse de que la Oficina de Compras
proporcione bienes y servicios de la ms alta calidad y de la manera ms rentable y
eficiente.
2. Disear sistemas de gestin de activos y compras que cumplan plenamente con las
normas.
3. Desarrollar relaciones y mantener contacto con los proveedores. Documentar por
completo todas las actividades de compras.
5.2 RECURSOS MATERIALES QUE LE OFRECE LA EMPRESA
Despacho con ordenador de sobremesa, silla, mesa, telfono, artculos de papelera, Internet
y correo electrnico
5.3 PROBLEMTICA DEL PUESTO
1. Se debe coordinar las acciones de todo el equipo de produccin y de mantenimiento
hacindose responsable por los resultados conseguidos y por el cumplimiento de objetivos.
2. Se trabaja bajo mucha presin ante los objetivos establecidos y tambin ante las
reclamaciones de almacenes y del personal de mantenimiento.
3. Se debe funcionar como vnculo entre los intereses del departamento de produccin y
Mantenimiento solucionando conflictos.
5.4 AUTONOMA EN LA TOMA DE DECISIONES
Tiene autonoma con respecto a la contratacin y despido del personal bajo su cargo.
5.5 RIESGOS LABORALES QUE AFECTAN AL PUESTO

Cada de personas a distinto nivel.

Cada de personas al mismo nivel.
Cada de objetos por manipulacin.
Choques contra objetos inmviles.
Golpes y cortes por objetos y herramientas.
Exposicin a contactos elctricos.
Accidentes de trfico.
Mala iluminacin.
Carga fsica esttica.
Micro movimientos repetidos.
Carga mental
Fatiga/Carga visual

5.6. TIEMPO DE FORMACIN Y SU RESPONSABLE

Un mes de formacin, la cual llevar a cabo Gerencia
5.7. RESPONSABILIDADES
ECONMICAS:

SI

NO

Gestiona las comisiones del personal bajo su cargo.

SOBRE BIENES:

SI

NO

Ordenador porttil, material de mesa, impresora, escner, fax, etc.

SOCIALES:

SI

NO

Internas: Colaborar con la coordinacin fluida entre los operadores de produccin y el personal de
mantenimiento.
Externas: Desarrollar relaciones y mantener contacto con los proveedores.
5.8 ENTORNO FSICO DE TRABAJO
Despacho con aire acondicionado, calefaccin, luz natural y luz artificial. Acceso directo a
los archivos y material que necesita.
Instalaciones de los clientes.
6. REQUISITOS DEL PUESTO
6.1. COMPETENCIAS CONDUCTUALES
NIVEL DE APLICACIN

COMPETENCIAS
0

1 Administracin de Recursos

2 Direccin de Reuniones

3 Orientacin a resultados

4 Excelentes relaciones interpersonales

5 Anlisis y resolucin de problemas

6 Identificacin con la Empresa

7 Liderazgo

6.2 COMPETENCIAS TCNICAS

NIVEL DE APLICACIN
IDIOMA

ESCRITO
B

LEDO
A

HABLADO
A

Castellano

Ingls
Mandarn

B=Bajo, M=Medio, A= Alto

CONOCIMIENTOS
NULO

NIVEL
USUARI
BSICO
O

AVANZAD
O

Procesador de textos

Hoja de clculo

Base de datos

Edicin de presentaciones

Internet
Diseo y desarrollo web

6.3. FORMACIN ACADMICA

Licenciatura en Ingeniera Industrial y/o de Sistemas
6.4 CONOCIMIENTOS ESPECFICOS
Gestin de Recursos y de Inventarios
6.5 COMPONENTES FSICOS REQUERIDOS
No se especifican
6.6 COMPONENTES PSQUICOS REQUERIDOS
Capacidad memorstica.
Capacidad de trabajo bajo presin
6.7 EXPERIENCIA PROFESIONAL PREVIA EN GENERAL
Tres aos en puestos relacionados
6.8 EXPERIENCIA PROFESIONAL PREVIA EN EL PUESTO
Dos aos
6.9 RECURSOS DE LOS QUE DEBE DISPONER
No se especifican

7. OBSERVACIONES

EL PROCESO DE COMPRA GENERALMENTE SIGUE LOS SIGUIENTES PASOS:

1. Presentacin de una solicitud de cotizaciones basada en el formulario de
solicitud de compra
2. Recibo de las licitaciones de los posibles proveedores
3. Anlisis de las licitaciones y seleccin de un proveedor
4. Envo de una orden de compra o un contrato de compra al proveedor
seleccionado
La compra de materiales, bienes y servicios debe solicitarse mediante un
formulario de orden de compra o usando un contrato de compra aprobado.

REQUERIMIENTO DE MATERIALES O SOLICITUD DE COMPRAS:

Es una solicitud escrita al departamento de compras por la necesidad de compra
de repuestos, herramientas e insumos al no existir o por el poco stock que se
tiene: lo realizan el departamento de almacenes con la coordinacin del
departamento de Mantenimiento.

El formato es el siguiente:

PEDIDO DE REQUISICIN
HOJA N
FECHA:

Al departamento de Compras insinuamos adquirir los siguientes repuestos/herramientas/insumos:

ITEM

CANT

UNID

DETALLE

PLAZO

DEPTO

Observaciones:

RESPONSABLE

ELABORADO POR

AUTORIZADO POR

SOLICITUD DE COTIZACIN
Es el departamento de compras quien realiza la solicitud de cotizacin a diferentes
proveedores para la provisin de repuestos, herramientas e insumos faltantes para
ejecutar el Mantenimiento.
Se tiene el siguiente formato:

SOLICITUD DE COTIZACIN
HOJA N
FECHA:

PROVEEDOR:

Agradecemos cotizarnos los siguientes materiales con todas sus caractersticas de referencia y
especificaciones debidamente firmado y sellado.
ITEM

CANT

UNID

DETALLE

MARCA

P/U

TOTAL

OBSERV.

Forma de Pago:

Tiempo de Entrega:

Tiempo de Oferta:

Lugar de Entrega:

DEPTO DE COMPRAS:

PROVEEDOR:

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

El cuadro comparativo de cotizaciones se prepara cuando se recepciona las
cotizaciones enviadas a nuestros proveedores donde el procedimiento a seguir es la
seleccin de la mejor propuesta en cuanto a calidad y precio.
El formato es el siguiente:

CUADRO COMPARATIVO
DE COTIZACIONES

HOJA N
FECHA:

Correspondiente a la solicitud de cotizacin N

ITEM

CANT

UNID

DETALLE

DEPTO

EMPRESA

EMPRESA

EMPRESA

P/U

P/U

P/U

CONDICIONES DE OFERTA:
TIEMPO DE OFERTA:
TIEMPO DE ENTREGA:
LUGAR DE ENTREGA:

Se recomienda la adquisicin del proveedor:

Por las siguientes razones:

DEPTO DE COMPRAS

DEPTO DE MANTENIMIENTO

ORDEN DE COMPRA:
Se prepara y crea una orden de compra basada en la informacin contenida en el
formulario de solicitud y la cotizacin recibida del proveedor seleccionado, para que
el proveedor entregue la cantidad de cada tipo de material especificado de acuerdo
con los trminos estipulados a la oferta de cotizacin y en la fecha y lugar
convenidos.

HOJA
N
FECHA:

ORDEN DE COMPRA
Su cotizacin de
fecha:

SEORES:
ITEM

CANT

CONDICIONES:
VIA EMBARQUE:
ENTREGA

UNID

DETALLE

P/U

TOTAL

OBSERV

PROVEEDOR

DEPTO DE COMPRAS

DEPTO ADM Y FINANZAS

RECEPCIN E INSPECCIN DE MATERIALES

Es un documento de constancia de recepcin de materiales y una constancia de
conformidad entre el proveedor y el comprador, donde tiene que ser de conocimiento
del departamento de contabilidad que sirve para comparar las cantidades reales
recibidas como pedidas y las facturadas por el proveedor, tambin se envan copias
al almacn, para asignar el espacio adecuado y asentar los datos en el inventario.

RECEPCIN DE

HOJA
N

MATERIALES

FECHA:

PROVEEDOR:

ORDEN DE COMPRA N

CONDICIONES:

DEPARTAMENTO:
DOCUMENTO

ITEM

CANT

RECIBIDO POR

UNID

DETALLE

ENTREGADO POR

MARCA

COD

PRECIO
P/U

APROBADO POR

TOTAL

Cuando el proveedor enva la mercadera, acompaa a la misma con una nota de

remisin que sirve de base para la confeccin de la factura.