Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
PRINCIPIOS Y APLICACIONES
Jordi Serra Serra
Facultat de Biblioteconomia i Documentaci
Universitat de Barcelona
Responsable de gesti documental i arxiu
Departament dUniversitats, Recerca i Societat de la Informaci
Generalitat de Catalunya
jordiserra@gencat.net
http://bd.ub.es/pub/serra/
Resumen
La funcin archivstica de valoracin y seleccin, considerada uno de los pilares de un
sistema de gestin documental, es analizada en este artculo desde la perspectiva de su
aplicacin a los documentos electrnicos. A partir de la reflexin sobre la problemtica
que presenta la aplicacin del modelo tradicional de valoracin y seleccin a los
documentos electrnicos, se analiza qu modelo de valoracin responde mejor a los
nuevos retos. Se expone asimismo una propuesta de principios que pueden orientar este
proceso, con especial hincapi en los modelos de identificacin. Se analiza a
continuacin la problemtica especfica de la valoracin aplicada a distintos tipos de
documentos electrnicos (las bases de datos, los documentos de oficina, el correo
electrnico y el entorno Web), y finalmente se expone una experiencia nacional de
aplicacin de los principios expuestos.
Artculo
Este artculo no tiene por objetivo cuestionar las bases archivsticas de la valoracin y
seleccin documental, ni tampoco incurrir en el repetido debate de si los mtodos y
herramientas archivsticos tradicionales pierden o no su vigencia en el entorno digital.
Tampoco pretende en ningn caso socavar la exclusividad de la competencia
archivstica sobre el proceso de valoracin y seleccin. Es innegable, sin embargo, que
aunque se mantenga inclume el respeto a la metodologia clsica, su aplicacin al
entorno digital no produce el mismo efecto que cuando se aplica a documentos en
soportes tradicionales. Es ms: aunque no se planteen aspectos tericos, estos afloran al
primer intento de establecer una resolucin de seleccin que sea vlida y aplicable a
Es necesario analizar las funciones y los procesos que producen los documentos
con anterioridad al anlisis de los propios documentos.
Son los archiveros los que, mediante este anlisis, deben establecer los requisitos
funcionales para la gestin del ciclo de vida completo de los documentos
electrnicos de una organizacin.
Que pueda adquirir, sea cual sea su forma y estructura, la condicin de documento
de archivo, entendido como evidencia autntica, ntegra e inalterable.
Porque se debe mantener procesable en formato electrnico. Por ejemplo, una hoja
de clculo con determinadas frmulas.
Que los plazos sean iguales para una misma informacin con independencia del
formato. Desde el punto de vista legal, una resolucin de seleccin ser ms
consistente si es nica para todos los documentos de una misma serie documental,
con independencia del formato.
Obviamente la respuesta idnea ser el resultado del equilibrio entre los tres puntos de
vista, que se obtendr a partir de la consideracin de:
El formato y soporte que mejor pueda satisfacer estas necesidades durante todas las
fases del ciclo de vida.
Hay que tener presente que el formato y el soporte pueden (y deben) cambiar a lo largo
del ciclo de vida, en funcin de la evolucin de las necesidades antes mencionadas. La
definicin de estos cambios es la clave de una poltica de preservacin, y puede implicar
en algun caso un proceso de reevaluacin.
10
Los metadatos archivsticos y de preservacin son los que van a entrar en juego en el
proceso de seleccin. Los metadatos archivsticos permiten asociar un documento a un
determinado ciclo de vida, mientras que los metadatos de preservacin parametrizan la
implementacin de dicho ciclo de vida al documento.19
Que el sistema pueda ejecutar determinadas acciones sobre los documentos cuando
se cumplan sus fechas de caducidad.
11
12
El modelo descrito, que se propone de forma general para la gestin de los documentos
electrnicos, es la valoracin funcional.23 La valoracin funcional toma como
perspectiva de trabajo la interaccin ciudadano vs. administracin, o bien cliente vs.
empresa, y se fundamenta en la obligacin de toda administracin o empresa de rendir
cuentas a sus ciudadanos o clientes. Este modelo se basa en una estructura de valoracin
por niveles (top-down), que desciende desde el anlisis de las funciones, las actividades
y las responsabilidades de cada uno de los actores (macro-valoracin),24 hasta la
formulacin de reglas de valoracin y seleccin para los documentos concretos que
dichas funciones producen (micro-valoracin).25
De este modo, los tres niveles en que se estructura la valoracin funcional son:
Anlisis de la funcin
Esta estructura de valoracin tiene dos implicaciones importantes para los documentos
electrnicos:
13
14
15
16
17
Valorar por la funcin, especialmente para diferenciar las pginas estticas, con
finalidades de comunicacin, de las pginas dinmicas asociadas a aplicaciones de
18
Determinar con precisin los lmites de la Web. Por el mismo motivo que en el
caso anterior, una apariencia comn puede incluir pginas Web con distinta
finalidad y contexto, confusin a la que contribuyen los hipervnculos recprocos y
las hojas de estilo comunes. Es necesario determinar los elementos de contenido que
forman parte del mbito analizado durante el proceso de valoracin.
19
20
Workflow
Gestor documental
BAULA
Archivo digital
Dictionary of archival terminology. Walne, Peter (ed.). 2nd ed. Mnchen: K.G. Saur, 1988.
Dollar, Charles M. Archival theory and information technologies. The impact of information
technologies on archival principles and methods. Macerata: Universidad, 1992. Vase tambin: Bearman,
David. "Archival strategies". The american archivist, nm. 58:4 (1995).
Las experiencias de definicin de polticas de valoracin especficas para los documentos electrnicos
no son recientes. A ttulo de ejemplo, cabe citar dos experiencias europeas. En 1991 en Holanda se puso
en marcha el proyecto PIVOT, basado en la valoracin funcional vinculada a la implantacin de sistemas
de gestin documental; vase: Horsman, Peter. Appraisal on Wooden Shoes: the Netherlands PIVOT
Project. Janus (1997.2). Otra iniciativa interesante es el proyecto Appraisal 2000, en Finlandia. Para
conocer la experiencia finlandesa vase: Pohjola, Raimo. "Appraisal and disposal of electronic records".
Y tambin: Lybeck, Jari. Appraisal 2000: a project of the finnish national archives and its international
context. Ambos en: Principles of appraisal and their application in electronic environment: European
models and concepts. DLM-Experts meeting. Tampere, 1999.
21
Stephens, David O.; Wallace, Roderick C. Electronic records retention: new strategies for data life
cycle management. ARMA International, 2003. De los mismos autores vase: Stephens, David O.;
Wallace, Roderick C. "Electronic Records Retention: Fourteen Basic Principles". Records Management
Quarterly, nm. 34 (2000). Y tambin: Stephens, David O. Electronic Records Retention: An
Introduction. ARMA, 1997.
7
Ruller, Thomas J. Retention and disposition scheduling for records in electronic form. February, 2001.
Obviamente este resultado documental va a cumplir con la definicin proporcionada por la norma
ISAD(G): Conjunto de documentos organizados [...] o conservados como una unidad por el hecho de
ser el resultado de un mismo proceso de formacin [...] o de la misma actividad, [...] o por cualquier otra
relacin derivada de su produccin, recepcin o uso.
9
El Public Record Office propone una solucin en la que, cuando un documento hereda vnculos a varias
reglas de valoracin, se prioriza mediante una jerarqua predefinida de reglas. Vase: Requirements for
electronic records management systems: 1. Functional requirements. Kew: Public Record Office, 2002.
10
Serra, Jordi. "L'administraci electrnica i la gesti de documents". BiD, nm. 11, 2003. Vase
tambin: Serra, Jordi; Canela, Montserrat. "La perspectiva arxivstica de la gesti dels documents
electrnics". Revista darxius, nm. 2 (2003).
11
La gestin del riesgo ya fue vinculada a la gestin documental en los Functional Requirements for
Evidence in Recordkeeping de la Universidad de Pittsburgh (1993-1996), y ha influenciado a numerosos
proyectos posteriores. Vase: Duff, Wendy. Harnessing the power of warrant. American Archivist,
nm. 61 (1998).
12
Argumentos que en el sector pblico pueden sonar extraos en un contexto de valoracin documental
adquieren una significacin especial en el sector privado. A ttulo de ejemplo, la conservacin del correo
electrnico ms all del plazo de utilizacin administrativa puede representar para una empresa un riesgo
relacionado con la filtracin de datos a otras empresas o la exigencia de responsabilidades legales
relacionadas con el contenido de determinados correos. Su pronta eliminacin, dentro de la legalidad,
representa para la empresa la eliminacin de un factor de riesgo permanente.
13
14
Stephens y Wallace proponen unos plazos ms reducidos: entre unos das y un ao para la conservacin
on-line, y entre unos meses y unos aos para la conservacin near-line. En el entorno pblico, y con
vistas a la disponibilidad inmediata de informacin del ejercicio anterior, es prudente prolongar la
conservacin on-line hasta los dos o tres aos. Para la conservacin near-line se propone el plazo habitual
de obsolescencia tecnolgica (cinco aos), finalizado el cual ser necesario iniciar un proceso de
migracin.
15
16
El concepto de metadatos, definido habitualmente como datos sobre datos, arrastra en el mbito
archivstico un punto de confusin. Los metadatos vinculan los documentos a una descripcin, o
constituyen la propia descripcin? En el contexto de este artculo consideraremos que cualquier
informacin que acompaa un documento, describiendo dicho documento, pero que no forma parte de su
contenido objetivable, se puede considerar un metadato.
17
Serra, Jordi. "Gestin de los documentos digitales: estrategias para su conservacin". El profesional de
la informacin, vol. 10, nm. 9 (2001).
22
18
19
20
Para la descripcin detallada de los requisitos funcionales a implementar en el sistema vase el captulo
5 de la especificacin Model requirements for the management of electronic records (MoReq).
Luxembourg: European Commission, 2001.
21
22
No faltan argumentos para justificar esta opcin. El proyecto holands PIVOT opt desde el principio
por un modelo de valoracin funcional (vase Horsman, op. cit., 1997). Otras iniciativas pioneras en
gestin de documentos electrnicos de archivo tambin optaron en su momento por el modelo funcional.
Vase, para Australia: OShea, Greg. The medium is not the message. En: Keeping data: papers from a
workshop on appraising computer-based records. Sydney: Australian Council on Archives; Australian
Society of Archivists, 1991. Para Canad vase: Cook, Terry. Mind over matter: towards a new theory of
archival appraisal. En: The archival imagination. Ottawa: Association of Canadian Archivists, 1992.
24
Para una descripcin general de la valoracin funcional, vase: Craig, Barbara. Archival appraisal:
theory and practice. Mnchen: K.G. Saur, 2004. Vase tambin: Hernndez, Luis; Moro, Manuela.
"Metodologa para la elaboracin de calendarios de conservacin: principios y procedimientos". En: IV
Jornadas Andaluzas de Archivos Municipales. Priego de Crdoba, marzo de 2001.
26
27
Actualmente la mayoria de bases de datos constituyen la capa de acceso a los datos de las aplicaciones
de gestin. Aunque en este apartado vamos a hacer referencia nicamente a bases de datos, por su
carcter de contenedores de informacin con potencial valor evidencial, las consideraciones son
extrapolables a todo tipo de aplicacin de gestin que utilice el soporte de bases de datos, as como a los
trmites por va telemtica que interacten con back-office basados en bases de datos.
23
28
29
La mayoria de archivos nacionales optan por el modelo Snapshot, oscilando la frecuencia de captura
entre los 5 aos (Finlandia) y los 30 aos (Reino Unido).
30
31
32
Canela, Montserrat; Campos, Isabel; Domingo, Joan; Serra, Jordi. Laplicaci del quadre de
classificaci a lorganitzaci dels documents informtics. Arxius, nm. 14 (1997). Tambin en Stephens
& Wallace, op. cit., 2003.
33
Plazo propuesto por Stephens y Wallace (op. cit., 2003). La mayora de organizaciones utilizan plazos
corporativos cercanos o superiores a los tres meses.
34
35
Vase Internet Archive, en: http://www.archive.org. Vase tambin UK Government Web Archive, en:
http://www.nationalarchives.gov.uk/preservation/webarchive/. Y tambin Swedish Web Archive (National
Library of Sweden) en: http://www.kb.se/kw3/ENG/. Los tres utilizan el mismo motor de captura de
pginas, desarrollado por y para Internet Archive. Otros proyectos de captura peridica de alcance general
son los de las bibliotecas nacionales de Noruega, Finlandia, Islandia y Austria. Proyectos ms selectivos
son los de la Biblioteca Nacional del Canad, y el proyecto australiano PANDORA (Preserving and
Accessing
Networked
Documentary
Resources
of
Australia),
disponible
en:
http://pandora.nla.gov.au/index.html.
36
Ruller, op. cit., 2001. Vase tambin: Harries, Stephen. Capturing and managing electronic records
from websites and Intranets in the government environment. En: DLM-Forum (2: 1999: Bruselas).
European citizens and electronic information: the memory of the information society. Bruselas: European
Comission, 1999. Y tambin: Stephens & Wallace, op. cit., 2003.
37
Lo ms habitual son tres meses, que es el tiempo que tarda el robot de captura de Internet Archive en
recorrer toda la Red.
38
Llargus, Elena; Serra, Jordi; Ribas, Dola. "El Catleg de processos del DURSI: un model de
qualitat". Funci Publicaci, nm. 43 y 44 (2004). Disponible en http://www.gencat.net/governacioap/administracio/pdf/fp43.pdf y http://www.gencat.net/governacio-ap/administracio/pdf/fp44.pdf.
39
Serra, Jordi. "La signatura electrnica dagrupacions documentals en el Sistema de Gesti dExpedients
i Arxiu Digital del DURSI (BAULA)". En: II Jornades de Signatura Electrnica. Barcelona: CATCert,
2005. Disponible en http://www.js-e.net/cat/Archivos/ponencies_web/Jordi_Serra.pdf.
40
24