NOMINA 1ra Version 12

SISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA
MANUAL DE NORMAS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DEL DEPARTAMENTO DE NMINA
DE LA DIRECCIN DE FINANZAS
Edificio Administrativo 1 piso Telfonos: 58-0274-2401998 2402771 - 2402526/Fax No. 2403310 - CE: dsia@.ula.ve
Pag. WEB: http://ulaweb.adm.ula.ve/dsia
Manual de Procesos y Procedimientos

SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 1/1
Asunto: AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
Lster Rodrguez Herrera

RECTOR
Humberto Ruz
VICERRECTOR ACADMICO
Mario Bonucci
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
Nancy Rivas de Prado
SECRETARIA
Jess Caldern
Director de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA)
MERIDA, DICIEMBRE 2006
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
CONSEJO UNIVERSITARIO
FECHA
Vigencia de la ltima
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 1/1
Asunto: ELABORACIN
EQUIPO DE TRABAJO
DISEO Y ELABORACIN DE:
Lic. MARBELLA DEL V. CONTRERAS OVIEDO
Lic. DIONELLY CAROLINA VERA OSORIO
PERSONAL COLABORADORES
Funcionarios (as) del Departamento de Nmina
PERSONAL QUE INTERVIENEN EN LA
EJECUCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS.
COORDINACIN Y ASESORA
Ing. ELVIA ELENA ABREU RAMREZ
Especialista Organizacional de la DSIA
MRIDA, DICIEMBRE 2006

Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 1/7
Asunto: INDICE DE CONTENIDO
SISTEMA DE NMINA
1. INTRODUCCIN
2. ANTECEDENTES HISTORICOS
3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
Organigrama de la Direccin de Finanzas.
Organigrama del Departamento de Nmina.
Organigrama Funcional del Departamento de Nmina.
4. MODELO DE JERARQUIA DE SISTEMAS
5. DIRECTORIO
6. MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
7. MODELOS DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO
Diagrama de Procesos del Sistema de Negocio.
Cadena de Valor del Sistema de Negocio.
rbol de Procesos y Procedimientos (Fundamentales).
rbol de Procesos y Procedimientos (Apoyo).
Cantidad de Procesos y Procedimientos Ejecutados en el Departamento de Nmina.
9. PROCESO 1: REGISTRO Y CONTROL
ndice del Proceso de Registro y Control.
Diagrama de Proceso de Registro y Control.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Registro y Control.
Informacin General del Proceso de Registro y Control.
Sub-Proceso: Actualizacin de Datos.
Procedimientos:
1.1.1 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin de
Movimientos Mensuales de Personal Docente y de Investigacin (PDI) y Directivo.

1.1.1 Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin de Movimientos
Mensuales de Personal Docente y de Investigacin (PDI) y Directivo.

1.1.2 Diagrama del Procedimiento para Inclusin y Modificacin de Cuentas Bancarias
del Personal Docente y de Investigacin (PDI), Directivo y ATO.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 2/7
SISTEMA DE NMINA
1.1.2 Procedimiento para Inclusin y Modificacin de Cuentas Bancarias del Personal
Docente y de Investigacin (PDI), Directivo y ATO.

1.1.3 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin de los
Movimientos Mensuales de Entes Parauniversitarios.

1.1.3 Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin de los Movimientos
Mensuales de Entes Parauniversitarios.

1.1.4 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin del
Personal de la Nmina de Pensiones a Sobrevivientes.

1.1.4 Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin del Personal de la
Nmina de Pensiones a Sobrevivientes.

1.1.5 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin de las
Primas por Hijo del Personal Docente y de Investigacin (PDI).

1.1.5 Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin de las Primas por Hijo del
Personal Docente y de Investigacin (PDI).

1.1.6
Diagrama del Procedimiento para Inclusin y Modificacin del Personal
Administrativo y Docente en Condiciones de Becarios.

1.1.6 Procedimiento para Inclusin y Modificacin del Personal Administrativo y Docente
en Condiciones de Becarios.
1.1.7 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin del
Personal Docente y de Investigacin (PDI), Administrativo, Tcnico
y Obrero con
Medidas Tribunalicias.
1.1.7 Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin del Personal Docente y
de Investigacin (PDI), Administrativo, Tcnico y Obrero con Medidas Tribunalicias.

Sub-Proceso: Revisin y Anlisis.
Procedimientos:
1.2.1 Diagrama del Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual de los Listados de
Escalafn de Titulares y Auxiliares Docentes.

1.2.1 Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual de los Listados de Escalafn de
Titulares y Auxiliares Docentes.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 3/7
SISTEMA DE NMINA
1.2.2 Diagrama del Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual del Listado de
Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (ato) de Nuevo Ingreso en Nmina.

1.2.2 Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual del Listado de Personal
Administrativo, Tcnico y Obrero (ato) de Nuevo Ingreso en Nmina.

1.2.3 Diagrama del Procedimiento para Revisin y Anlisis de Conceptos Actualizados
en la Base de Datos de la Direccin de Personal (Retroactivos).

1.2.3 Procedimiento para Revisin y Anlisis de Conceptos Actualizados en la Base de
Datos de la Direccin de Personal (Retroactivos).

1.2.4 Diagrama del Procedimiento para Revisin y Anlisis del Listado de Personal DI y
ATO Relacionado con Pago de Prestaciones Sociales.

1.2.4 Procedimiento para Revisin y Anlisis del Listado
de
Personal DI y ATO
Relacionado con Pago de Prestaciones Sociales.

10. PROCESO 2: REINTEGRO Y RETENCIONES
ndice del Proceso de Reintegro y Retenciones.
Diagrama de Proceso de Reintegro y Retenciones.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Reintegro y Retenciones.
Informacin General del Proceso de Reintegro y Retenciones.
Sub-Proceso: Reintegro.
Procedimientos:
2.1.1 Diagrama del Procedimiento A para Realizar el Anlisis de Pagos Indebidos al
Personal DI, ATO, Becarios y Contratados.

2.1.1 Diagrama del Procedimiento B para Realizar la Revisin del Reporte de
Transacciones en Lnea.
2.1.1 Procedimiento para Realizar el Anlisis de Pagos Indebidos al Personal DI, ATO,
Becarios y Contratados.
2.1.1 Procedimiento A
para
Realizar el Anlisis de Pagos Indebidos al Personal
Docente y de Investigacin, ATO, Becarios y Contratados.

2.1.1 Procedimiento B para Realizar la Revisin del Reporte de Transacciones en
Lnea.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 4/7
SISTEMA DE NMINA
2.1.2 Diagrama del Procedimiento para el Anlisis del Listado para Pago de Prestaciones
Sociales.
2.1.2 Procedimiento para el Anlisis del Listado para Pago de Prestaciones Sociales.
2.1.3 Diagrama del Procedimiento para el Anlisis del PDI y Personal ATO de Pensiones
y Ayudas a Sobrevivientes.
2.1.3 Procedimiento para el Anlisis del PDI y Personal ATO de Pensiones y Ayudas a
Sobrevivientes.
Sub-Proceso: Retenciones.
Procedimientos:
2.2.1 Diagrama del Procedimiento para
la Preparacin del Resumen de Pago del
Impuesto Sobre la Renta (ISLR).

2.2.1 Procedimiento para la Preparacin del Resumen de Pago del Impuesto sobre la
Renta (ISLR).
la Preparacin del Resumen de Pago del
Impuesto al Valor Agregado (IVA).

2.2.2 Procedimiento para la Preparacin del Resumen de Pago del Impuesto al Valor
Agregado (IVA).
2.2.3 Diagrama del Procedimiento para la Elaboracin de rdenes de Pago Financieras.
2.2.3 Procedimiento para la Elaboracin de rdenes de Pago Financieras.
2.2.4 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Procesamiento de rdenes de
Pago Centralizadas.
2.2.4 Procedimiento para la Recepcin y Procesamiento de rdenes de Pago
Centralizadas.
2.2.5 Diagrama del Procedimiento para la Realizar la Relacin Anual en Materia de
Retenciones.
2.2.5 Procedimiento para la Realizar la Relacin Anual en Materia de Retenciones.
2.2.6 Diagrama del Procedimiento para Elaborar el Libro de Compras.
2.2.6 Procedimiento para Elaborar el Libro de Compras.
2.2.7 Diagrama del Procedimiento para el ARI Impuesto Sobre la Renta Aplicable Sobre
Sueldos y Salarios y Dems Remuneraciones.

Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 5/7
SISTEMA DE NMINA
2.2.7 Procedimiento para el ARI Impuesto Sobre la Renta Aplicable sobre Sueldos y
Salarios y Dems Remuneraciones.

2.2.8 Diagrama del Procedimiento para Realizar la Carga en el Sistema de Nmina A6, la
CP-OP por Concepto de Sueldos y Salarios y Otras Asignaciones del Personal Fijo.
2.2.8 Procedimiento para Realizar la Carga en el Sistema de Nmina A6, la CP-OP por
Concepto de Sueldos y Salarios y Otras Asignaciones del Personal Fijo.

11. PROCESO 3: REVISIN DE REPORTES
ndice del Proceso de Revisin de Reportes.
Diagrama de Proceso de Revisin de Reportes.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Revisin de Reportes.
Informacin General del Proceso de Revisin de Reportes.
Procedimientos:
3.1 Diagrama del Procedimiento para la Revisin de los Reportes Mensuales de las
Nminas.
3.1 Procedimiento para la Revisin de los Reportes Mensuales de las Nminas.
12. PROCESO DE APOYO 1: ARCHIVO

ndice del Proceso de Apoyo de Archivo.
Diagrama del Proceso de Apoyo de Archivo.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo de Archivo.
Procedimientos:
PA-1.1 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Distribucin del Reporte de
Censo por Nmina.

PA-1.1 Procedimiento para la Recepcin y Distribucin del Reporte de Censo por
Nmina.
PA-1.2 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin del Reporte de Impuesto sobre la
Renta (ISLR) y (ARM).

PA-1.2 Procedimiento para la Recepcin del Reporte de Impuesto sobre la Renta (ISLR) y
(ARM).
PA-1.3 Diagrama del Procedimiento para
la Elaboracin de la Relacin Mensual de
Deducciones.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 6/7
SISTEMA DE NMINA
PA-1.3 Procedimiento para la Elaboracin de la Relacin Mensual de Deducciones.

la Recepcin y Distribucin de Estados de
Cuenta.
PA-1.4 Procedimiento para la Recepcin y Distribucin de Estados de Cuenta.
PA-1.5 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Archivo de Reportes.
PA-1.5 Procedimiento para la Recepcin y Archivo de Reportes.
PA-1.6 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Distribucin de los Reportes
Definitivos de la Nmina de Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes.

PA-1.6 Procedimiento para la Recepcin y Distribucin de los Reportes Definitivos de la
Nmina de Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes.

PA-1.7 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Distribucin de los Reportes de
Nmina Definitivos.
PA-1.7 Procedimiento para
la Recepcin y Distribucin de los Reportes de Nmina
Definitivos.
PA-1.8 Diagrama del Procedimiento para la Depuracin del Archivo del Departamento de
Nmina.
PA-1.8 Procedimiento para la Depuracin del Archivo del Departamento de Nmina.
13. PROCESO DE APOYO 2: INFORMTICO

ndice del Proceso de Apoyo Informtico.
Diagrama del Proceso de Apoyo Informtico.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo Informtico.
Procedimientos:
PA-2.1 Diagrama del Procedimiento para la Creacin de Aplicaciones.
PA 2.1 Procedimiento para la Creacin de Aplicaciones.
14. PROCESO DE APOYO 3: SECRETARIAL

ndice del Proceso de Apoyo Secretarial.
Diagrama del Proceso de Apoyo Secretarial.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo Secretarial.
Procedimientos:
PA-3.1. Diagrama del Procedimiento
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
para el Control de Entrada de Correspondencia.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 7/7
SISTEMA DE NMINA
PA- 3.1 Procedimiento para el Control de Entrada de Correspondencia.

PA- 3.2 Diagrama del Procedimiento para el Control de Salida de Correspondencia.
PA- 3.2 Procedimiento para el Control de Salida de Correspondencia.
PA-3.3 Diagrama del procedimiento A para la Solicitud y Recepcin de los Materiales y
Suministros del Departamento de Nmina.

PA-3.3 Diagrama del Procedimiento B para la Distribucin de los Materiales y

PA-3.3 Procedimiento para la Solicitud, Recepcin y Distribucin de los Materiales y

PA-3.3 Procedimiento A para la Solicitud y Recepcin de los Materiales y Suministros
del Departamento de Nmina.
PA-3.3 Procedimiento B para la Distribucin de los Materiales y Suministros del
Departamento de Nmina.
PA-3.4
Diagrama del Procedimiento para la Emisin de Estados de Cuenta
Centralizadas.
PA-3.4 Procedimiento para la Emisin de Estados de Cuenta Centralizadas.
PA-3.5 Diagrama del Procedimiento para el Control de Asistencia.
PA-3.5 Procedimiento para el Control de Asistencia.
15. MODELO ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES

Modelo Actor Rol.
Modelo Rol Actividad.
Matriz Actores Procesos.
16. GLOSARIO DE TRMINOS
17. ANEXOS
Formatos Planillas Utilizados en el Departamento de Nmina.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 1/3
Asunto: 1. INTRODUCCIN
SISTEMA DE NMINA
El presente Manual de Normas, Procesos y Procedimientos, es una contribucin que le permitir al

Departamento de Nmina de la Direccin de Finanzas de la Universidad de los Andes, contar con un
apoyo actualizado contentivo de las descripciones de las actividades que deben seguirse en la
realizacin de las funciones llevadas a cabo en cada uno de los puestos de trabajo, precisando
responsabilidades y participaciones, proporcionando informacin a los futuros interesados en conocer el
funcionamiento del mismo, pudiendo disipar inquietudes en la ejecucin de los procedimientos.
Desarrollado con mucha cautela y claro compromiso de presentar un trabajo bien realizado, gracias a la
colaboracin de cada uno de los funcionarios (as) que laboran en el Departamento de Nmina, quienes
aportaron toda la informacin solicitada y la asesora de la Ing. Elvia Elena Abreu Ramrez.
El mismo, forma parte de la documentacin que se genera del Sistema de Informacin Organizacional
que viene desarrollando la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa (DSIA), de acuerdo con
la metodologa establecida por el lenguaje UML (Unified Modeling Language) Lenguaje Unificado de
Modelado de Negocios desarrollada por la Prof. Judith Barrios A. y el Prof. Jons Montilva, de la
Universidad de los Andes (ULA), el cual consta de seis etapas, a saber: Preparacin Organizacional,
Entender el Proceso Actual, Rediseo del Proceso, Desarrollo del Manual, Aprobacin e
Implementacin del Manual y Medidas, Controles y Mejoramiento Continuo .
El Manual consta de las siguientes secciones:
Introduccin, breve explicacin al lector, acerca de los motivos y propsitos del mismo, metodologa
aplicada en el desarrollo del Manual as como una breve demostracin de cmo estn organizadas sus
secciones.
Antecedentes Histricos, muestra brevemente la evolucin del Departamento de Nmina.
Organigrama de la Unidad Administrativa, se presenta la estructura organizativa de la Direccin de

Finanzas y del Departamento de Nmina.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 2/3
SISTEMA DE NMINA
Modelos, de Jerarqua de Sistemas, de Objetivos, de Reglas y de Procesos de Negocio que ilustra a

travs de diagramas el Sistema de Nmina, la Misin
y Objetivos (Generales y Especficos) del
departamento, la Base Jurdica que rige y sustenta los procesos y procedimientos llevados a cabo en el
departamento adems de ilustrar brevemente y en general el Proceso de Servicio de Nmina y los
rboles de Procedimientos (Fundamentales y de Apoyo), respectivamente.
Proceso, descripcin grfica y narrativa de los procesos y procedimientos ejecutados en el

Departamento de Nmina, representando una herramienta de conocimiento de las diferentes
actividades desempeadas en el departamento.
Modelo de Actores y Unidades Organizacionales, presenta los diferentes actores y roles

desempeados por los mismos, las funciones establecidas por el Manual de Cargos de la Universidad
de los Andes (ULA) as como las desempeadas actualmente por los funcionarios del departamento y
los procesos y procedimientos desarrollados en el Manual.
Glosario de Trminos, con la finalidad de facilitar el manejo del Manual y lograr uniformidad de
criterios en su aplicacin.
Anexos, presenta los diferentes formatos y planillas utilizados por los funcionarios del departamento en
la ejecucin de sus actividades.
La correcta interpretacin y aplicacin de este Manual, se traducir en una mayor eficiencia operativa,
ya que es un elemento dinmico, donde el lector que desee conocer sobre el mismo, podr visualizar
de forma sencilla y en cualquier momento los procedimientos que se ejecutan en el departamento, la
forma de llevarlos a cabo y los responsables de que dichos procedimientos se ejecuten de forma ptima
para alcanzar los objetivos que tiene planteado el departamento en concordancia con las leyes,
reglamentos, cdigos, estatutos, manuales, polticas y otras estipulaciones que afectan a la institucin.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 3/3
Es por ello que recomendamos, que sera oportuno que cada uno de los funcionarios que laboran en el
Departamento de Nmina dedique un poco de su valioso tiempo, en leer el manual, darle un uso
adecuado al mismo y preocuparse por actualizarlo en el momento que as lo consideren oportuno, a fin
de contar siempre con una herramienta de mltiples ventajas actualizada.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 1/1
Asunto: 2. ANTECEDENTES HISTRICOS
SISTEMA DE NMINA
DEPARTAMENTO DE NOMINA
El Consejo Universitario, en reunin celebrada el 15 de Marzo de 1.977 consider impostergable la

reestructuracin administrativa de la Institucin para dotarla del apoyo gerencial requerido para el cabal
cumplimiento de sus superiores objetivos. En consecuencia acord eliminar la Direccin de
Administracin y crear la Direccin de Finanzas. La Direccin de Finanzas se fund el 15 de Marzo de
1.977, adscrita al Vicerrectorado Administrativo, para atender todas las tareas financieras contables de
la Institucin, a la cual se adscribieron los Departamentos de Tesorera, Contabilidad y Bienes y
Rentas; teniendo adems las unidades y dependencias que fueran necesarias para el cumplimiento de
sus finalidades.
Hoy da la Direccin de Finanzas cuenta con cuatro (4) departamentos adscritos que son:
Departamento de Tesorera, Oficina Central de Control de Bienes, Departamento de Contabilidad y
El Departamento de Nmina tiene como misin Ejecutar la insercin y/o modificacin en la nmina
al personal docente y de investigacin. As como las deducciones y reintegros de todo el personal
universitario, a fin de garantizar el pago correcto y oportuno de Sueldos y Salarios. (Memoria y Cuenta
de la ULA ao 2005).
El Departamento de Nmina cuenta a su vez con dos unidades:
Unidad de Registro y Control (3 personas laborando).

Unidad de Reintegro y Retenciones (5 personas laborando).
Adems con las Unidades de Apoyo Administrativo que proporciona:
Apoyo Secretarial (2 persona laborando).

Apoyo de Recurso Informtico (1 persona laborando).
Apoyo de Archivo (1 persona laborando).
Y como encargado de hacer que el departamento logre los objetivos planteados:
Jefe del Departamento de Nmina: Lic. Bety Jaimes de Patio.

Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/4
Asunto: 3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 2/4
Asunto: ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIN DE FINANZAS
Fuente: www.ula.ve
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 3/4
Asunto: ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE NOMINA
SISTEMA DE NMINA
DIRECCION DE
FINANZAS
DEPARTAMENTO DE
NOMINA
APOYO
SECRETARIAL
APOYO DE
ARCHIVO
REGISTRO Y
REINTEGRO Y
CONTROL
RETENCIONES
Fuente: Creacin propia del analista.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 4/4
Asunto: ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL DEPARTAMENTO

DE NMINA
SISTEMA DE NMINA
DIRECCION DE FINANZAS
DIRECTOR DE FINANZAS
Prof. ngel Rodrguez
DEPARTAMENTO DE
NOMINA
JEFE DE NOMINA
Lic. Bety Jaimes
APOYO
SECRETARIAL Y
DE ARCHIVO
1 Recepcionista
1 Oficinista
1 Archivista
REGISTRO Y CONTROL
REINTEGRO Y RETENCIONES
JEFE DE LA UNIDAD
JEFE DE LA UNIDAD
Laura Merchn
Lic. Mercedes Pea
2 Asistentes de
Nmina
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
REINTEGRO
RETENCIONES
2 Asistentes de
Nmina
1 Tcnico de
Recursos
Informticos.
2 Asistente
Administrativo
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/2
Asunto: 4. MODELO DE JERARQUA DE SISTEMAS
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 2/2
Asunto: 4. MODELO DE JERARQUA DE SISTEMAS
SISTEMA DE NMINA
SUPRASISTEMA
FINANCIERO
SISTEMAS
SISTEMA
DE NOMINA
SUBSISTEMAS
Reintegros
Y
Retenciones
Registro
y
Control
SISTEMA DE
TESORERA
INTRA
Apoyo
Gerencial
SISTEMA
GERENCIAL
FINANCIERO
INTER
AMBIENTE
EXTERNO
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
SISTEMA DE
CONTROL DE
BIENES
Fuente: Curso de Modelado de Sistemas usando UML Business basado en el Primer Modelo de Derek Hitchins (2000)
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/2
Asunto: 5. DIRECTORIO
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 2/2
Asunto: 5. DIRECTORIO
SISTEMA DE NMINA
DIRECTORIO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE NOMINA
N
NOMBRE Y APELLIDO
CARGO
EXTENSIN
EXPERTO DEL
DOMINIO
CEDULA DE
IDENTIDAD
CONDICIN
2560
8.133.779
Fijo
2753
3806
3806
4.206.415
8.046.904
8.041.450
Fijo
Fijo
Fijo
PERSONAL DIRECTIVO
Jaimes de Patio Bety
Jefe de Nmina
PERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJO
REGISTRO Y CONTROL
Merchn Segovia Laura

3 Brito de Sanchz Sonia
4 Pea de Gmez Elsisy
2
Analista de Nmina
Asistente de Nmina
Asistente de Nmina
Pea Dugarte Mercedes

Flores Rojas Gilda
7 Colmenares Luisana
8 Pea Albornoz Wilmer
9 Ramrez Meza Marino
5
6
Contador
Asistente Administrativo
Asistente de Tesorera
Tcnico de Recursos de Informtica
Asistente de Nmina
2752
2762
2642
2762
2642
8.034.188
Fijo
8.046.407
12.353.708
10.711.240
8.000.838
Fijo
Fijo
Fijo
Fijo
2768
3302
3302
8.039.110
8.012.275
12.780.534
Fijo
Fijo
Fijo
2762
10.712.871 Contratado
PERSONAL DE APOYO
Contreras de Uzctegui Nidia

Rojas Agnedy Josefina
12 Candelas Guterrez Leonardo
10
11
Oficinista
Recepcionista
Archivista
PERSONAL CONTRATADO
13 Ros Visual Andreina
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Asunto: 6.
NEGOCIO
Pgina: 1/4
MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 6.
NEGOCIO
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 2/4
Para realizar el Modelo de Objetivos se consulto la siguiente fuente histrica, tomando la mas
actualizada, es decir, la que se encuentra sombreada para realizar el modelado a travs del Lenguaje
UML Business.
OBJETIVOS
FUENTE DE INFORMACIN
CONCEPTOS DEL
MODELADO DE
OBJETIVOS
MEMORIA Y CUENTA DE PLAN OPERATIVO

LA ULA - AO: 2005
DE LA ULA - AO:
MANUAL DE
ORGANIZACIN AO: 1993
PGINA WEB DE
LA ULA - AO:
OTRA FUENTE
(especificar)
Dirigir,
ejecutar
y
supervisar la insercin y
modificacin en Nmina
del personal docente,
administrativo, tcnico y
de
servicios
de
la
Universidad de los Andes.
(Material suministrado por
la Direccin de Servicios
de
Informacin
Administrativo)
MISIN
VISIN
OBJETIVO
GENERAL
Ejecutar la insercion y/o

modificacion en la nomina
al personal docente y de
investigacion. Asi como las
deducciones y reintegros
de
todo
el
personal
universitario, a fin de
garantizar el pago correcto
y oportuno de Sueldos y
Salario.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006

modificacion
en
la
nomina
al
personal
docente
y
de
investigacion. Asi como
las
deducciones
y
reintegros de todo el
personal universitario, a
fin de garantizar el pago
correcto y oportuno de
Sueldos y Salarios.
Aprobado por:
FECHA
Planificar las actividades

que se ejecutan en las
Unidades
del
Departamento,
distribuyendo,
coordinando
y
supervisando el trabajo
realizado por el personal
responsable, a fin de
fomentar el trabajo en
equipo y optimizar los
resultados
(Material
impreso facilitado en el
Dpto. de Nmina Ao
2004)
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: 6.
NEGOCIO
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 3/4
OBJETIVOS
UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL
FUENTE DE INFORMACIN
CONCEPTOS DEL
MODELADO DE
OBJETIVOS

LA ULA - AO: 2005
DE LA ULA - AO:
MANUAL DE
PGINA WEB DE
LA ULA - AO:
OTRA FUENTE
(especificar)

modificacion en la nomina
al personal universitario. ()
MISIN
VISIN
Registrar y controlar la
insercion, modificaciony
exclusin en la nomina
del personal docente y
de investigacion. A fin
de
proporcionar
informacin correcta y
oportuna para el pago
por concepto de sueldos
y salarios del personal
activo y pensiones a
sobrevivientes.
OBJETIVO
GENERAL
OBJETIVOS
UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES
FUENTE DE INFORMACIN: SECCION RETENCIONES Y REINTEGROS
CONCEPTOS DEL
MODELADO DE
OBJETIVOS

LA ULA - AO: 2005
DE LA ULA - AO:
MANUAL DE
PGINA WEB DE
LA ULA - AO:
OTRA FUENTE
(especificar)
MISIN
VISIN
OBJETIVO
GENERAL
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Registrar, controlar y
tramitar las retencioens
y reintegros al personal
de la Institucin.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 4/4
Asunto: 6.
NEGOCIO
SISTEMA DE NMINA
<<objetivo>>
OBJETIVO
<<objetivo>>
MISIN
Dirigir, ejecutar y supervisar la insercin y
modificacin en Nmina del personal
docente, administrativo, tcnico y de
servicios de la Universidad de los Andes.
(Material suministrado por la Direccin de
Servicios de Informacin Administrativo).
<<objetivo>>
VISIN
No est definida.
<<objetivo>>
OBJETIVO GENERAL
Ejecutar la insercion y/o modificacion en la nomina al personal
docente y de investigacion. Asi como las deducciones y reintegros
de todo el personal universitario, a fin de garantizar el pago
correcto y oportuno de Sueldos y Salarios (Manual de
Organizacin ao 1993).
<<objetivo>>
OBJETIVO ESPECFICO
CUALITATIVO
<<objetivo>>
OBJETIVO ESPECFICO
CUALITATIVO
Registrar,
controlar
y
tramitar las retencioens y
reintegros al personal de la
Institucin.
(Manual
de
Organizacin ao 1993)
Registrar y controlar la
insercion,
modificaciony
exclusin en la nomina del
personal docente y de
investigacion. A fin de
proporcionar
informacin
correcta y oportuna para el
pago por concepto de
sueldos y salarios del
personal activo y pensiones
a sobrevivientes.(Manual de
Organizacin ao 1993)
Fuente: Curso de Modelado de Sistemas usando UML Business basado en Eriksson y Penker (2000)
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Asunto:
7.
NEGOCIO
Aprobado por:
Pgina: 1/2
MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Asunto:
7.
NEGOCIO
Aprobado por:
Pgina: 2/2
MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/6
Asunto: 8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 2/6
Asunto: DIAGRAMA DE PROCESO DEL SISTEMA DE
NEGOCIO
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 3/6
Asunto: CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE
NEGOCIO
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 4/6
Asunto: ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
(FUNDAMENTALES)
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 5/6
Asunto: ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
(APOYO)
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 6/6
Asunto:
CANTIDAD
DE
PROCEDIMIENTOS
EJECUTADOS EN EL DEPARTAMENTO DE NMINA
Cantidad de Procedimientos ejecutados en el Departamento de

Nmina
Procesos/Cantidad de Procedimientos
Registro y Control
Once (11) Procedimientos
Reintegro y
Retenciones
Doce (12) Procedimientos
Revisin de
Reportes
Un (1) Procedimiento
Apoyo de Archivo
Ocho (8) Procedimientos
Apoyo Informtico
Un (1) Procedimiento
Apoyo Secretarial
Seis (6) Procedimientos
TOTAL
Treinta y Nueve (39) Procedimientos
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/9
Asunto: 9. PROCESO 1: REGISTRO Y CONTROL
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 2/9
Asunto: INDICE DEL PROCESO DE REGISTRO Y
CONTROL
INDICE DEL PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL

Diagrama de Proceso de Registro y Control.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Registro y Control.
Informacin General del Proceso de Registro y Control.
Sub-Proceso: Actualizacin de Datos.
Procedimientos:
1.1.1 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin de Movimientos
Mensuales de Personal Docente y de Investigacin (PDI) y Directivo.

1.1.1 Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin de Movimientos Mensuales de
Personal Docente y de Investigacin (PDI) y Directivo.

1.1.2 Diagrama del Procedimiento para Inclusin y Modificacin de Cuentas Bancarias del
Personal Docente y de Investigacin (PDI), Directivo y ATO.

1.1.2 Procedimiento para Inclusin y Modificacin de Cuentas Bancarias del Personal Docente
y de Investigacin (PDI), Directivo y ATO.

1.1.3 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin de los
Movimientos Mensuales de Entes Parauniversitarios.

1.1.3 Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin de los Movimientos Mensuales
de Entes Parauniversitarios.
1.1.4 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin del Personal de la
Nmina de Pensiones a Sobrevivientes.

1.1.4 Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin del Personal de la Nmina de
Pensiones a Sobrevivientes.
1.1.5 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin de las Primas por
Hijo del Personal Docente y de Investigacin (PDI).

1.1.5 Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin de las Primas por Hijo del

1.1.6 Diagrama del Procedimiento para Inclusin y Modificacin del Personal Administrativo y
Docente en Condiciones de Becarios.

Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 3/9
Asunto: INDICE DEL PROCESO DE REGISTRO Y
CONTROL
1.1.6 Procedimiento para Inclusin y Modificacin del Personal Administrativo y Docente en
Condiciones de Becarios.
1.1.7 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin del Personal
Docente y de Investigacin (PDI), Administrativo, Tcnico y Obrero con Medidas Tribunalicias.

1.1.7 Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin del Personal Docente y de
Investigacin (PDI), Administrativo, Tcnico y Obrero con Medidas Tribunalicias.

Sub-Proceso: Revisin y Anlisis.
Procedimientos:
1.2.1 Diagrama del Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual de los Listados de

1.2.1 Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual de los Listados de Escalafn de Titulares
y Auxiliares Docentes.
1.2.2 Diagrama del Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual del Listado de Personal
Administrativo, Tcnico y Obrero (ato) de Nuevo Ingreso en Nmina.

1.2.2 Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual del Listado de Personal Administrativo,
Tcnico y Obrero (ato) de Nuevo Ingreso en Nmina.

1.2.3 Diagrama del Procedimiento para Revisin y Anlisis de Conceptos Actualizados en la
Base de Datos de la Direccin de Personal (Retroactivos).

1.2.3 Procedimiento para Revisin y Anlisis de Conceptos Actualizados en la Base de Datos
de la Direccin de Personal (Retroactivos).

1.2.4 Diagrama del Procedimiento para Revisin y Anlisis del Listado de Personal DI y ATO
Relacionado con Pago de Prestaciones Sociales.

1.2.4 Procedimiento para Revisin y Anlisis del Listado de Personal DI y ATO Relacionado
con Pago de Prestaciones Sociales.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 4/9
Asunto: DIAGRAMA DE PROCESO DE REGISTRO Y
CONTROL
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 5/9
Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUA DE PROCESO
DE REGISTRO Y CONTROL
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 6/9
Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUA DE PROCESO
DE REGISTRO Y CONTROL
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 7/9
SISTEMA DE NMINA
Asunto:
Proceso: REGISTRO Y CONTROL
INFORMACIN GENERAL
INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO 1: REGISTRO Y CONTROL

OBJETIVO
Describir las actividades que se deben cumplir a los efectos de
Incorporar, Modificar Eliminar los Movimientos del Personal de la
Universidad de los Andes, procesados durante el mes en el
CLIENTES
INICIALES
Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
Entes Externos a la Universidad de los Andes.
Tribunales del Pas.
Consejo Universitario.
FINALES
Entes Externos a la Universidad de los Andes.
Archivo del Departamento de Nmina.
ENTRADAS
Solicitud de Actualizacin de los Movimientos del Personal de
la Universidad de los Andes procesados durante el mes.
SALIDAS
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Reportes de Nmina Mensuales.
Reportes de Transacciones en Lnea.
Listado de Pago de Prestaciones Sociales.
Orden de Pago Financiera.
Oficios en respuestas de solicitudes recibidas.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

Pgina: 8/9
SISTEMA DE NMINA
Asunto:
INFORMACIN GENERAL
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS

INTERNAS
Unidad
de
Apoyo
Administrativo
(UAA)
de
la

Direccin de Presupuesto.
Oficina de Asuntos Profesorales (OAP).
Direccin de Personal.
Direccin de Servicios de Informacin Administrativa
(DSIA).
Direccin de Finanzas.
Funcionarios que laboran en el Departamento de
Nmina.
BASE LEGAL RELACIONADA
Ley Orgnica del Trabajo (29 de Agosto de 2001).
Polticas
Normas
de
Funcionamiento
Interno
del
FORMULARIOS
Formato de Relacin Auditoria Interna.
Formato de Relacin de Primas Directivas.
Formato de Relacin de las Cuentas Nminas (Personal

Excluido).
Formato de Listado de Exclusiones del mes.
Formato de Listado de Inclusiones u Exclusiones de Directores,

Jubilados y Pensionados.
RECURSOS
HUMANOS
Jefe de Nmina.
Analistas de Nmina (1).
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

Pgina: 9/9
SISTEMA DE NMINA
Asunto:
INFORMACIN GENERAL
Asistentes de Nmina (2).

Archivista (1).
Oficinista (1).
Recepcionista (1).
TECNOLGICOS: Computacionales
Sistema de Nmina bajo la Plataforma A6.
Sistema de Retenciones del Impuesto al Valor Agregado
(IVA).
Sistema de Retenciones Varias.
Sistema de Reintegro.
Sistema de Ordenes de Pago Financiera.
MATERIALES Y EQUIPOS
Materiales y equipos de oficina.
Tecnologa
de
Informacin:
Hardware,
Software,
Redes, ...etc.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/2
Asunto: 1.1.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA

INCLUSION,
MODIFICACIN
Y
ELIMINACIN
DE
MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE
INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 2/2

INCLUSION,
MODIFICACIN
Y
ELIMINACIN
DE
MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE
INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/14
Asunto:
1.1.1
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,
MODIFICACIN
Y
ELIMINACIN
DE
MOVIMIENTOS
MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN
(PDI) Y DIRECTIVO.
1.1.1
INCLUSIN, MODIFICACIN O
ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS
MENSUALES DEL PERSONAL DOCENTE Y
DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/14
Asunto:
1.1.1
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,
MODIFICACIN
Y
ELIMINACIN
DE
MOVIMIENTOS
(PDI) Y DIRECTIVO.

RESPONSABLE
ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe de la Direccin de Presupuesto, de las Unidades de
Apoyo
Administrativo
(UAA)
de
la
Dependencia
de
adscripcin del trabajador (a) oficios expresando los

movimientos de personal por concepto de: Ingresos,
Ascensos, Cambios de Dedicacin o Categora, Aumento o
Disminucin de Carga Horaria, Permisos no Remunerados,
Pase
Ordinario,
Reincorporacin,
Renovacin
de
Contratos, Inclusin-Modificacin o Eliminacin de Primas

Directivas,
Rescisin
Jubilaciones,
de
Contrato,
Renuncias,
Fallecimientos,
Vencimiento
de
Contrato,
Suspensin del Cargo ms los Recaudos A:

a) Resolucin del Consejo Universitario.
b) Fotocopia de la Cdula de Identidad.
c) Formato
(CP-P09)
de
Control
Presupuestario
Movimiento de Personal Docente y de Investigacin y

Prima Directiva.
d) Formato
(CP-P01)
de
Control
Presupuestario
Movimiento de Personal.
e) Acta de la Comisin Electoral (cuando ingresa Rector (a),
Vicerrector (a) Secretario (a) de la Universidad de los
Andes).
f) Decreto (cuando ingresa Presidente (a) del Consejo de
Apelaciones).
2. Coloca firma, sello y fecha en los oficios.
3. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y
motivo de los oficios.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/14
Asunto:
1.1.1
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,
MODIFICACIN
Y
ELIMINACIN
DE
MOVIMIENTOS
(PDI) Y DIRECTIVO.

4. Entrega
la
Oficinista
los
oficios
expresando
los

Pase
Ordinario,
Reincorporacin,
Renovacin
de

Directivas,
Rescisin
Jubilaciones,
de
Contrato,
Renuncias,
Fallecimientos,
Vencimiento
de
Contrato,
Suspensin del Cargo ms los Recaudos A.

OFICINISTA
5. Recibe del Recepcionista los oficios expresando los
Pase
Ordinario,
Reincorporacin,
Renovacin
de

Directivas,
Rescisin
Jubilaciones,
de
Contrato,
Renuncias,
Fallecimientos,
Vencimiento
de
Contrato,
Suspensin del Cargo ms los Recaudos A.

motivo de los oficios.
7. Verifica el concepto de los oficios.
a) Si el concepto que expresa los oficios es de Ingresos,
Ascensos, Cambios de Dedicacin o Categora, Aumento
o
Disminucin
Remunerados,
Renovacin
de
de
Carga
Pase
Horaria,
Ordinario,
Contratos,
Permisos
no
Reincorporacin,
Inclusin-Modificacin
Eliminacin de Primas Directivas, (Ir al paso 8).

b) En caso contrario, si el concepto que expresa los oficios
es de exclusin de nmina: Jubilaciones, Renuncias,
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 4/14
Asunto:
1.1.1
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,
MODIFICACIN
Y
ELIMINACIN
DE
MOVIMIENTOS
(PDI) Y DIRECTIVO.

Fallecimientos, Rescisin de Contrato, Vencimiento de

Contrato, Suspensin del Cargo:
Fotocopia los oficios y Recaudos A.
Entrega las fotocopias de los oficios y Recaudos A

al Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad de
Reintegro y Retenciones). Ver procedimiento 2.1.1
ANALISIS
DE
PAGOS
INDEBIDOS
AL
PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN

(PDI), ADMINISTRATIVO-TECNICO Y OBRERO
(ATO), BECARIOS Y CONTRATADOS.
8. Entrega al Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad de
Registro y Control) original de los oficios expresando los
movimientos de personal por concepto de:
Ingresos,

Pase
Ordinario,
Reincorporacin,
Renovacin
de

Directivas,
Rescisin
Jubilaciones,
de
Contrato,
Renuncias,
Fallecimientos,
Vencimiento
de
Contrato,
Suspensin del Cargo ms los Recaudos A y el libro de

control de correspondencia.
ANALISTA DE NMINA
(UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL)
9. Recibe de la Oficinista, original de los oficios expresando los
Pase
Ordinario,
Reincorporacin,
Renovacin
de

Directivas,
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Jubilaciones,
Aprobado por:
FECHA
Renuncias,
Fallecimientos,
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 5/14
Asunto:
1.1.1
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,
MODIFICACIN
Y
ELIMINACIN
DE
MOVIMIENTOS
(PDI) Y DIRECTIVO.

Rescisin de Contrato, Vencimiento de Contrato, Suspensin

del Cargo ms los Recaudos A y el
libro de control de
correspondencia.
10.
Revisa que los oficios estn anotados en el libro de
11.
Coloca
firma
en
el
libro
de
control
de
correspondencia, como seal de recibido.

12.
Devuelve
la
Oficinista
libro
de
control
de
correspondencia.
13.
Revisa en los oficios los datos del trabajador (a):
apellidos y nombres y nmero de cdula de identidad.

14.
Verifica la informacin reflejada el Formato (CP-P09)
de Control Presupuestario Movimiento de Personal Docente

y de Investigacin,
el Formato (CP-P01) de Control
Presupuestario Movimiento de Personal y la Resolucin del

Consejo Universitario, adems de la existencia fsica de los
Recaudos A:
a) Si no existe inconsistencia en los datos, es decir, la
informacin reflejada en el Formato (CP-P09) de Control
Presupuestario Movimiento de Personal Docente y de
Investigacin y el Formato (CP-P01) de Control
Presupuestario Movimiento de Personal es idntica en
sus datos a la Resolucin del Consejo Universitario y
estn los Recaudos A completos: (Ir al paso 15).
b) En caso contrario, si existe inconsistencia en los datos,
es decir, la informacin reflejada en el Formato (CP-P09)
de Control Presupuestario Movimiento de Personal
Docente y de Investigacin y el Formato (CP-P01) de
Control Presupuestario Movimiento de Personal no es
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 6/14
Asunto:
1.1.1
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,
MODIFICACIN
Y
ELIMINACIN
DE
MOVIMIENTOS
(PDI) Y DIRECTIVO.

Idntica en sus datos a la Resolucin del Consejo

Universitario, falta un documento en los Recaudos A:
Elabora oficio dirigido a la Direccin de Presupuesto,
notificando la inconsistencia encontrada en los datos o
la falta de documento.
Imprime original y copia del oficio.
Coloca firma en original y copia del oficio.
Anexa el oficio a los documentos a ser devueltos.
Entrega a la Oficinista los oficios con sus soportes.
OFICINISTA
Recibe de la Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad
de Registro y Control), los oficios con sus soportes.
Lleva al Jefe (a) de Nmina, los oficios y documentos
a ser devueltos, para que el mismo firme.
Lleva al Director (a) de Finanzas, los oficios y
documentos a ser devueltos, para que el mismo firme.
Anota
en
el
libro
de
control
de
salida
de
correspondencia, nombre y motivo del oficio.

Entrega en la Direccin de Presupuesto original y
copia del oficio.
Recibe del funcionario (a) de la Direccin de
Presupuesto, la copia del oficio firmada y sellada.
Archiva la copia del oficio en la carpeta de
correspondencia enviada.
Fin del procedimiento.
15.
Distribuye a cada Asistente de Nmina de la Unidad
de Registro y Control de acuerdo a la facultad asignada, los

oficios que expresan los movimientos de personal y los
Recaudos A.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 7/14
Asunto:
1.1.1
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,
MODIFICACIN
Y
ELIMINACIN
DE
MOVIMIENTOS
(PDI) Y DIRECTIVO.

ASISTENTE DE NMINA
16.
Recibe del Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad
de Registro y Control) los oficios que expresan los

movimientos de personal y los Recaudos A.
17.
Revisa que la Resolucin del Consejo Universitario
contenga firma y sello de la Secretara de la Universidad de

los Andes (ULA).
18.
Revisa que el Formato (CP-P09) de Control
Presupuestario Movimiento de Personal Docente y de

Investigacin
el
Formato
(CP-P01)
de
Control
Presupuestario Movimiento de Personal contengan firmas y

sellos
de:
Direccin
de
Presupuesto
(Control
Presupuestario), Decano (a) y Administrador (a) de la

Facultad.
19.
Verifica que coincidan en el Formato (CP-P09) de
Control Presupuestario Movimiento de Personal Docente y

de
Investigacin,
el
Formato
(CP-P01)
de
Control
Presupuestario Movimiento de Personal y la Resolucin del

Consejo Universitario, los siguientes datos del trabajador (a):
apellidos y nombres, nmero de cdula de identidad, asunto,
facultad, sueldo aprobado, fecha de ingreso, fecha de
egreso, condicin, categora, dedicacin.
a) Si coinciden
todos los datos del trabajador (a): (Ir al
paso 20).
b) En caso contrario, si no coinciden los datos del trabajador
(a): entrega los documentos al Analista de Nmina (Jefe
(a) de la Unidad de Registro y Control), para que realice
la devolucin, y ejecuta el paso anterior 14-b.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 8/14
Asunto:
1.1.1
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,
MODIFICACIN
Y
ELIMINACIN
DE
MOVIMIENTOS
(PDI) Y DIRECTIVO.

20.
Revisa si los documentos reflejan el nombre del
banco y el nmero de cuenta bancaria, para determinar la

forma de pago, (si los documentos no reflejan el nmero de
cuenta bancaria, la forma de cancelar es pago directo a
travs de una Orden de Pago).
21.
Busca en el estante, las Tablas de: Sueldos,
Conceptos y Dependencias.
22.
Revisa que el documento refleje el cdigo de la
dependencia correspondiente y cdigo presupuestario de

acuerdo a la Tabla de Dependencias.
23.
Asigna el cdigo de sueldo y/o cdigo de cargo
atendiendo la categora y dedicacin del trabajador de

acuerdo a las Tablas de: Sueldos, Conceptos.
24.
Anota en la Resolucin del Consejo Universitario, de
acuerdo al caso: el cdigo de sueldo, el cdigo de cargo, el

cdigo de retroactivo, el cdigo de bono vacacional o
aguinaldo que no fueron procesados en el momento que se
realizo las cancelaciones respectivas.
25.
Verifica
si
se
trata
de
personal
ordinario
contratado.
a) Si se trata de personal contratado y la fecha de ingreso
es de aos anteriores, no se procesa y entrega a la
Oficinista los documentos para su respectivo archivo.
b) En caso contrario, si se trata de personal ordinario se
procesa de inmediato, independientemente de la fecha
que ingresa.
26.
Verifica si al trabajador (a) le corresponde la
cancelacin del bono vacacional y/o aguinaldo.

a) Si al trabajador (a) le corresponde la cancelacin del
bono vacacional y/o aguinaldo: (Ir al paso 27).
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 9/14
Asunto:
1.1.1
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,
MODIFICACIN
Y
ELIMINACIN
DE
MOVIMIENTOS
(PDI) Y DIRECTIVO.

b) En caso contrario, si no le corresponde la cancelacin

del bono vacacional y/o aguinaldo:(Ir al paso 28).
27.
Realiza los clculos manualmente en la Resolucin
del Consejo Universitario, tomando en consideracin la

fecha
de
ingreso,
para
determinar
los
das
que
corresponden al trabajador (a), el sueldo lo divide entre 30

das y el resultado lo multiplica por tantos doceavos que le
corresponden al trabajador (a), de cancelacin de bono
vacacional y/o aguinaldo, de acuerdo al Instructivo para el
Pago del Bono Vacacional y/o Aguinaldo del Ao Vigente.
28.
Realiza los clculos manualmente en la Resolucin
del Consejo Universitario, tomando en consideracin la

fecha de ingreso del Ascenso, Cambio de Dedicacin o
Categora, Aumento o Disminucin de Carga Horaria,
Permisos
no
Remunerados,
Reincorporacin,
Renovacin
Modificacin
Eliminacin
Jubilaciones,
Renuncias,
Pase
de
de
Ordinario,
Contratos,
Inclusin-
Primas
Directivas,
Fallecimientos,
Rescisin
de
Contrato, Vencimiento de Contrato, Suspensin del Cargo,

para determinar los das que corresponden al trabajador (a),
el sueldo lo divide entre 30 das y el resultado lo multiplica
por los das que le corresponden al trabajador (a).
29.
Recibe notificacin del Analista de Nmina (Jefe (a)
de la Unidad de Registro y Control), para accesar al Sistema

de Nmina A6, para iniciar los procesos de actualizacin.
30.
Ingresa al Sistema de Nmina A6 los datos
correspondientes a la actualizacin (inclusin, modificacin

o eliminacin) incluyendo el cdigo de sueldos y el cdigo
de cargos, para que el sistema genere los ingresos (sueldo y
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DSIA DICIEMBRE 2006
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FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 10/14
Asunto:
1.1.1
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,
MODIFICACIN
Y
ELIMINACIN
DE
MOVIMIENTOS
(PDI) Y DIRECTIVO.

retroactivo) y deducciones (legales y contractuales) del

trabajador (a).
31.
Coteja los clculos manuales con los clculos que
genero el Sistema de Nmina A6.

a) Si los clculos manuales coinciden con los clculos
generados por el Sistema de Nmina A6: (Ir al paso 32).
b) En caso contrario, si los clculos manuales no coinciden
con los clculos generados por el Sistema de Nmina A6:
Verifica si el error es del Sistema de Nmina A6 o del
Asistente de Nmina de la Unidad de Registro y
Control.
En caso contrario si el error es del Asistente de
Nmina de la Unidad de Registro y Control:
modifica manualmente de inmediato (Ir al paso 32).
Si el error es del Sistema de Nmina A6:
Notifica al Analista de Nmina (Jefe (a) de la
Unidad
de
Registro
Control),
sobre
la
inconsistencia encontrada.
ANALISTA DE NMINA
Recibe notificacin del Asistente de Nmina de
la Unidad de Registro y Control sobre la

inconsistencia encontrada.
Notifica
va telefnica o personalmente al
Analista de la Direccin de Servicios de

Informacin
Administrativa
(DSIA)
la
inconsistencia encontrada, para que el mismo

revise y corrija la inconsistencia.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 11/14
Asunto:
1.1.1
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,
MODIFICACIN
Y
ELIMINACIN
DE
MOVIMIENTOS
(PDI) Y DIRECTIVO.

Recibe notificacin del Analista de la Direccin
de
Servicios
de
Informacin
Administrativa
(DSIA) sobre la correccin realizada.

32.
Revisa en el Sistema de Nmina A6 el cdigo de
sueldo, el cdigo de cargos y datos del trabajador (a).

33.
Coloca
nota
en
la
Resolucin
del
Consejo
Universitario, reflejando lo procesado (Incluido, modificado

y/o eliminado), mes y ao.
34.
Solicita al Analista de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA) que genere el Reporte de

Transacciones en Lnea, una vez terminada de ingresar
todas las actualizaciones en el Sistema de Nmina A6.
35.
Recibe del Mensajero (a) de la Direccin de Servicios
de Informacin Administrativa (DSIA), el Reporte de

36.
Verifica
todos
los
movimientos
de
personal
procesados durante el mes reflejado en el Reporte de

Transacciones en Lnea con los oficios y Recaudos A.
a) Si todos los movimientos de personal procesados durante
el mes coinciden en el Reporte de Transacciones en
Lnea, los oficios y Recaudos A: (Ir al paso 37).
b) En caso contrario, si algunos de los movimientos de
personal procesados durante el mes no coinciden en el
Reporte de Transacciones en Lnea, los oficios y
Recaudos A: realiza las correcciones en el Sistema de
Nmina A6, en el siguiente proceso de Nmina.
37.
Realiza las siguientes relaciones:
a) Relacin de Auditoria Interna.

b) Relacin de Primas Directivas.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
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FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 12/14
Asunto:
1.1.1
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,
MODIFICACIN
Y
ELIMINACIN
DE
MOVIMIENTOS
(PDI) Y DIRECTIVO.

c) Relacin de las Cuentas Nminas (Personal Excluido).

d) Listado de Exclusiones del mes.
e) Listado de Inclusiones u Exclusiones de Directores,
38.
Imprime las Relaciones, de la siguiente forma:
a) Cinco Relaciones de Auditoria Interna.

b) Relacin de Primas Directivas.
c) Dos Relaciones de las Cuentas Nminas (Personal
Excluido).
d) Listado de Exclusiones del mes.
e) Tres Listados de Inclusiones u Exclusiones de Directores,
37.
Fotocopia
los
soportes
que
respaldan
las
actualizaciones de los movimientos de personal procesados

durante el mes a ser anexados a las Relaciones de Auditoria
Interna y Listados de Inclusiones u Exclusiones de
Directores, Jubilados y Pensionados.
38.
Anexa a las Relaciones de Auditoria Interna y
Listados de Inclusiones u Exclusiones de Directores,

Jubilados y Pensionados fotocopia de los soportes que
respaldan las actualizaciones de los movimientos de
personal procesados durante el mes.
39.
Archiva en las carpetas asignadas para ello, Relacin
de Auditoria Interna, Relacin de Primas Directivas, una

Relacin de las Cuentas Nminas (Personal Excluido),
Listado de Exclusiones del mes y un Listado de Inclusiones
u Exclusiones de Directores, Jubilados y Pensionados.
40.
Entrega al Archivista del Departamento de Nmina el
Reporte de Transacciones en Lnea, para su respectivo

archivo.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 13/14
Asunto:
1.1.1
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,
MODIFICACIN
Y
ELIMINACIN
DE
MOVIMIENTOS
(PDI) Y DIRECTIVO.

41.
Entrega a la Oficinista cuatro Relaciones de Auditoria
Interna, la Relacin de las Cuentas Nminas (Personal

Excluido), dos Listados de Inclusiones y Exclusiones de
Directores, Jubilados y Pensionados, ms todos los oficios y
Recaudos A.
OFICINISTA
42.
Recibe del Asistente de Nmina de la Unidad de
Registro y Control cuatro Relaciones de Auditoria Interna, la

Relacin de las Cuentas Nminas (Personal Excluido) , dos
Listados de Inclusiones y Exclusiones de Directores,
Jubilados y Pensionados, ms todos los oficios y Recaudos
A.
43.
Realiza los oficios para remitir cada una de las
relaciones a las dependencias correspondientes:

a) Relacin de Auditoria Interna se remite con oficio a la
Unidad de Auditoria Interna - Oficina
de Asuntos
Profesorales (OAP) Direccin de Presupuesto.

b) Relacin de las Cuentas Nminas (Personal Excluido) se
remita con oficio al Departamento de Tesorera.
c) Listado de Inclusiones u Exclusiones de Directores,
Jubilados y Pensionados se remite con oficio uno a la
Direccin de Presupuesto y el otro a la Oficina de
Asuntos Profesorales (OAP), con sus soportes.
44.
Lleva al Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad de
Registro y Control) los oficios y las Relaciones de: Auditoria

Interna, de las Cuentas Nminas (Personal
Excluido),
Listados de Inclusiones u Exclusiones de Directores,

Jubilados y Pensionados, para que el mismo firme.
45.
Lleva al Jefe (a) de Nmina, los oficios y las
Relaciones de: Auditoria Interna, de las Cuentas Nminas

Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
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modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 14/14
Asunto:
1.1.1
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,
MODIFICACIN
Y
ELIMINACIN
DE
MOVIMIENTOS
(PDI) Y DIRECTIVO.

46.
(Personal
Excluido), Listados de Inclusiones u
Exclusiones de Directores, Jubilados y Pensionados, para

que el mismo firme.
47.
Anota
en
el
libro
de
control
de
salida
de
correspondencia, nombre y motivo de los oficios.

48.
Enva los oficios y las relaciones a las dependencias
respectivas.
49.
Archiva en las carpetas asignadas para ello los
oficios, Recaudos A y Relacin de Auditoria Interna.
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DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
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modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
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Pgina: 1/1

INCLUSION Y MODIFICACIN DE CUENTAS BANCARIAS DEL
PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI),
DIRECTIVO Y ATO
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FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/7
Asunto: 1.1.2 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION Y

MODIFICACIN DE CUENTAS BANCARIAS DEL PERSONAL
DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI), DIRECTIVO Y ATO

1.1.2
INCLUSIN Y MODIFICACIN DE CUENTAS
BANCARIAS DEL PERSONAL DOCENTE Y
DE INVESTIGACIN (PDI), DIRECTIVO Y
ATO
ATO: Administrativo, Tcnico y Obrero.

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DSIA DICIEMBRE 2006
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modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/7


RESPONSABLE
ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe solicitud verbal del trabajador (a) para la inclusin
modificacin de cuentas bancarias del personal docente y
de investigacin (PDI), directivo, administrativo - tcnico y
obrero (ATO).
2. Entrega al trabajador (a) la Planilla de Solicitud de Cuenta
Bancaria, para que la misma sea llenada con letra clara y
legible.
3. Recibe del trabajador (a) la Planilla de Solicitud de Cuenta
Bancaria.
4. Entrega a la Oficinista la Planilla de Solicitud de Cuenta
Bancaria.
OFICINISTA
5. Recibe del Recepcionista la Planilla de Solicitud de Cuenta
Bancaria.
6. Ingresa en el computador fecha, tipo de cuenta, apellidos y
nombres, nmero de cdula de identidad, direccin y
telfono del trabajador (a), en la Carta de Apertura de
Cuenta Nmina.
7. Imprime original y copia de la Carta de Apertura de Cuenta
Nmina.
8. Anexa a la original de la Carta de Apertura de Cuenta
Nmina, la planilla de Solicitud Cuenta Bancaria.
9. Entrega al Recepcionista original y copia de la Carta de
Apertura de Cuenta Nmina.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/7


RECEPCIONISTA
10.
Recibe de la Oficinista original y copia de la Carta de
Apertura de Cuenta Nmina.

11.
Lleva a la Direccin de Finanzas original y copia de la
Carta de Apertura de Cuenta Nmina, para que el Director

(a) de Finanzas y/o Tesorero (a) de la Universidad de los
Andes coloque firma y sello en original y copia de la Carta
de Apertura de Cuenta Nmina.
12.
Entrega al Trabajador (a) original y copia de la Carta
de Apertura de Cuenta Nmina.

13.
Posteriormente, recibe del trabajador (a) la Planilla
de Solicitud de Cuenta Bancaria y copia de la Carta de

Apertura de Cuenta Nmina con indicacin del Nmero de
Cuenta Bancaria (obligatorio 20 dgitos), tipo de cuenta,
sellada y firmada por el Banco con los Recaudos B:
a) Fotocopia legible de la Cdula de Identidad.
b) Fotocopia legible de la Libreta o Chequera, si el
interesado posee cuenta personal.
14.
Entrega a la Oficinista la Planilla de Solicitud de
Cuenta Bancaria y copia de la Carta de Apertura de Cuenta

Nmina con indicacin del Nmero de Cuenta Bancaria
(obligatorio 20 dgitos), tipo de cuenta, sellada y firmada por
el Banco con los Recaudos B.
OFICINISTA
15.
Recibe del Recepcionista la Planilla de Solicitud de

el Banco con los Recaudos B.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 4/7


16.
Anota en el libro de control de correspondencia,
nombre y motivo de la carta.

17.
Entrega al Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad
de Registro y Control) la Planilla de Solicitud de Cuenta

Bancaria y copia de la Carta de Apertura de Cuenta Nmina
con indicacin del Nmero de Cuenta Bancaria (obligatorio
20 dgitos), tipo de cuenta, sellada y firmada por el Banco
con los Recaudos B y libro de control de correspondencia.
ANALISTA DE NMINA
18.
Recibe de la Oficinista la Planilla de Solicitud de

el Banco con los Recaudos B y libro de control de
correspondencia.
19.
Revisa que la Carta de Apertura de Cuenta Nmina
est anotada en el libro de control de correspondencia.

20.
Coloca
firma
en
el
libro
de
control
de

21.
Devuelve
la
Oficinista
libro
de
control
de
correspondencia.
22.
Verifica que el Nmero de la Cuenta Bancaria
contenga 20 dgitos y que los mismos estn legibles.

a) Si los 20 dgitos del Nmero de Cuenta Bancaria se leen
correctamente: (Ir al paso 23).
b) En caso contrario, si los 20 dgitos del Nmero de Cuenta
Bancaria no se leen correctamente, no se procesa.
Realiza oficio para notificar al Trabajador (a), el motivo
de la devolucin.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 5/7



Anexa al original del oficio, la Planilla de Solicitud de
Cuenta Bancaria, copia de la Carta de Apertura de
Cuenta Nmina y Recaudos B.
Entrega a la Oficinista original y copia del oficio.
OFICINISTA
de Registro y Control), original y copia del oficio.
Notifica va telefnica al Trabajador (a), pasar por el
Departamento de Nmina a retirar el oficio.
23.
de Registro y Control de acuerdo a la Facultad asignada, la

Planilla de Solicitud de Cuenta Bancaria y copia de la
Carta de Apertura de Cuenta Nmina y Recaudos B.
ASISTENTE DE NMINA
24.
Recibe la Planilla de Solicitud de Cuenta Bancaria,
copia de la Carta de Apertura de Cuenta Nmina y

Recaudos B.
25.
Verifica si se trata de una inclusin o modificacin de
cuenta bancaria:
a) Si es una inclusin de cuenta bancaria: (ir al paso 26).
b) En caso contrario, si es una modificacin de cuenta
bancaria: Compara la Planilla de Solicitud de Cuenta
Bancaria, copia de la Carta de Apertura de Cuenta
Nmina y Recaudos B con los datos existente en el
Sistema de Nmina A6: apellidos y nombres, nmero de
cdula de identidad.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 6/7


26.
Codifica la forma de pago (1. Pago Directo; 2. Cuenta
Corriente; 3. Cuenta de Ahorro) y el cdigo de banco.

27.

28.
Ingresa en el Sistema de Nmina A6 los datos
correspondientes
la
actualizacin
(inclusin
modificacin) de las cuentas bancarias.

29.

30.

31.
Verifica
todas
las
actualizaciones
de
cuentas
bancarias del personal docente y de investigacin (PDI),

administrativo, tcnico y obrero (ATO) procesados durante el
mes reflejado en el Reporte de Transacciones en Lnea con
la Planilla de Solicitud de Cuenta Bancaria y copia de la
Carta de Apertura de Cuenta Nmina y Recaudos B.
a) Si coinciden todas las actualizaciones de cuentas
bancarias del personal docente y de investigacin (PDI),
administrativo, tcnico y obrero (ATO) procesados
durante el mes reflejado en el Reporte de Transacciones
en Lnea, la Planilla de Solicitud de Cuenta Bancaria y
copia de la Carta de Apertura de Cuenta Nmina y
Recaudos B: (Ir al paso 32).
b) En caso contrario, si no coinciden algunas de las
actualizaciones de cuentas bancarias del personal
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 7/7


docente y de investigacin (PDI), administrativo, tcnico y

obrero (ATO) procesados durante el mes reflejado en el
Reporte de Transacciones en Lnea, la Planilla de
Solicitud de Cuenta Bancaria y copia de la Carta de
Apertura de Cuenta Nmina y Recaudos B: realiza las
correcciones en el Sistema de Nmina A6.
32.

archivo.
33.
Entrega a la Oficinista la Planilla de Solicitud de
Cuenta Bancaria, copia de la Carta de Apertura de Cuenta

Nmina y Recaudos B.
OFICINISTA
34.
Registro y Control, la Planilla de Solicitud de Cuenta

Bancaria, copia de la Carta de Apertura de Cuenta Nmina
y Recaudos B.
35.
Archiva en la carpeta asignada para ello, la Planilla
de Solicitud de Cuenta Bancaria, copia de la Carta de

Apertura de Cuenta Nmina y Recaudos B.
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modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

INCLUSION, MODIFICACIN O ELIMINACIN DE LOS
MOVIMIENTOS
MENSUALES
DE
ENTES
PARAUNIVERSITARIOS.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/5
Asunto:
1.1.3
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,
MODIFICACIN O ELIMINACIN DE LOS MOVIMIENTOS
MENSUALES DE ENTES PARAUNIVERSITARIOS.
1.1.3
INCLUSION, MODIFICACIN O
ELIMINACIN DE LOS MOVIMIENTOS
MENSUALES DE ENTES
PARAUNIVERSITARIOS
.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/5
Asunto:
1.1.3
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,

RESPONSABLE
ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe
oficio
del
Ente
Parauniversitario
(debe
traer
autorizacin del trabajador (a), si se trata de inclusin) a

titulo personal, expresando los conceptos que el trabajador
(a) desea que se le hagan cambios y disquete contentivo de
la informacin.
2. Coloca firma, sello y fecha en el oficio.
motivo del oficio.
4. Entrega a la Oficinista el oficio expresando los conceptos
que el trabajador (a)
desea que se le hagan cambios y
disquete contentivo de la informacin.

OFICINISTA
5. Recibe de la Recepcionista el oficio expresando los
conceptos que el trabajador (a) desea que se le hagan
cambios y disquete contentivo de la informacin.
motivo del oficio.
7. Entrega al Analista de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA) el disquete contentivo de
la informacin de los Entes Parauniversitarios y el libro de
8. Recibe del Analista de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA), el libro de control de
correspondencia firmado.
Registro y Control) el oficio expresando los conceptos que el
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/5
Asunto:
1.1.3
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,

trabajador (a) desea que se le hagan cambios y el libro de

ANALISTA DE NMINA
10.
Recibe de la Oficinista el oficio expresando los
conceptos que el trabajador (a) desea que se le hagan

cambios y el libro de control de correspondencia.
11.
Revisa que el oficio recibido est registrado en el
libro de control de correspondencia.

12.
Coloca
firma
en
el
libro
de
control
de

13.
Devuelve a la Oficinista el libro de control de
correspondencia.
14.
Verifica que el oficio contenga apellidos y nombres,
nmero de cdula de identidad y firma legible del trabajador

(a).
a) Si el oficio contiene la firma legible del trabajador (a): (Ir
al paso 15).
b) En caso contrario, si el oficio no contiene la firma legible
del trabajador (a): no se procesa.
Realiza oficio para notificar al Ente Parauniversitario
y/o al Trabajador (a), el motivo de la devolucin.
Anexa
al
original
del
oficio,
el
oficio
recibido
inicialmente.
OFICINISTA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 4/5
Asunto:
1.1.3
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,

Notifica va telefnica al Ente Parauniversitario y/o

Trabajador (a), pasar por el Departamento de Nmina
a retirar el oficio.
15.
de Registro y Control de acuerdo a la Facultad asignada, el

oficio expresando los conceptos que el trabajador (a) desea
que se le hagan cambios.
ASISTENTE DE NMINA
16.
de Registro y Control), el oficio expresando los conceptos

que el trabajador (a) desea que se le hagan cambios.
17.

18.
Ingresa en el Sistema de Nmina A6 los datos
correspondientes a la actualizacin (inclusin, modificacin

o eliminacin) de los movimientos mensuales de Entes
Parauniversitarios.
19.

20.

21.
Verifica todas las actualizaciones realizadas en
conceptos de los Entes Parauniversitarios en el Reporte de

Transacciones en Lnea con los oficios recibidos.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 5/5
Asunto:
1.1.3
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,

a) Si coinciden todas las actualizaciones realizadas en

conceptos de los Entes Parauniversitarios en el Reporte
de Transacciones en Lnea y el oficio recibido: (Ir al paso
22).
actualizaciones realizadas en conceptos
de los Entes
Parauniversitarios en el Reporte de Transacciones en

Lnea y el oficio recibido: realiza las correcciones en el
Sistema de Nmina A6, en el siguiente proceso de
Nmina.
22.

archivo.
23.
Entrega a la Oficinista el oficio recibido inicialmente.
24.
OFICINISTA
Registro y Control, el oficio recibido inicialmente.

25.
Archiva en la carpeta asignada para ello, el oficio
recibido inicialmente.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

INCLUSION, MODIFICACIN O ELIMINACIN DEL PERSONAL
DE LA NMINA DE PENSIONES A SOBREVIVIENTES.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/7
Asunto:
1.1.4
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,
MODIFICACIN O ELIMINACIN DEL PERSONAL DE LA
NMINA DE PENSIONES A SOBREVIVIENTES.
1.1.4
ELIMINACIN DEL PERSONAL DE LA
NMINA DE PENSIONES A
SOBREVIVIENTES
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/7
Asunto:
1.1.4
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,

RESPONSABLE
ACCION
ANALISTA DE NMINA
1. Recibe de la Oficina de Asuntos Profesorales (OAP) y/o de
la Direccin de Personal oficios y/o Cuadros de Pensiones a
Sobrevivientes expresando la inclusin, modificacin o
eliminacin del personal de la nmina a sobrevivientes ms
Recaudos C:
a) Resolucin del Consejo Universitario, en la cual aprueba
la transferencia de la pensin del causante a favor de los
beneficiarios con la distribucin entre los mismos.
b) Declaracin de Herederos nicos y Universales.
c) Autorizacin Judicial, cuando hay herederos menores de
edad.
d) Fe de Vida (documento a consignar una vez al ao por
las
personas
permanencia
jubiladas
en
y/o
nmina,
pensionadas,
en
la
para
su
dependencia
de
adscripcin).
2. Fotocopia
los
oficios
y/o
Cuadros
de
Pensiones
Sobrevivientes y la Resolucin del Consejo Universitario.

Reintegro y Retenciones), fotocopia
de los oficios y/o
Cuadros de Pensiones a Sobrevivientes y la Resolucin del

Consejo Universitario. Ver Procedimiento 2.1.3 ANALISIS
DEL PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI)
Y PERSONAL ADMINISTRATIVO-TCNICO Y OBRERO
(ATO) DE PENSIONES Y AYUDAS A SOBREVIVIENTES.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/7
Asunto:
1.1.4
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,

4. Revisa
en
el
Sobrevivientes:
oficio
y/o
nmero
Cuadro
de
Pensiones
cdula
de
identidad
de
a
y/o
pasaporte, apellidos y nombres y fecha de fallecimiento del

causante, el cargo que ostentaba para el momento del
fallecimiento y la dependencia de adscripcin del trabajador
(a).
5. Revisa
en
el
oficio
y/o
Cuadro
de
Pensiones
Sobrevivientes los datos de cada beneficiario (a): nmero de

cdula de identidad, apellidos y nombres, parentesco,
pensin mensual.
6. Codifica el cargo del trabajador (a).
7. Codifica el tipo de pensin diferenciado por letras,
atendiendo a: si es personal docente y de investigacin
(PDI) o administrativo, tcnico y obrero (ATO) directivo.
8. Toma como fecha de nacimiento del beneficio para los
sobrevivientes, la fecha de fallecimiento del trabajador (a).
9. Busca la tabla de conceptos.
10.
Coloca de forma manual en
la Planilla para
Movimientos, de acuerdo a la tabla de conceptos, los

siguientes datos:
a) Sueldo actual, retroactivo y pensin, reintegro con
descuentos indebidos, retroactivos de aos anteriores,
bono vacacional, diferencia de homologacin de bono
vacacional, aguinaldos (los clculos se procesan en la
misma forma como lo expresan los oficios y/o Cuadro a
Pensiones a Sobrevivientes).
b) Dependencia, cdigo contable, cdigo presupuestario,
cdigo del cargo, fecha de ingreso (para todo beneficiario
(a) es la fecha de fallecimiento del causante), conceptos,
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 4/7
Asunto:
1.1.4
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,

cdigo de pensin y la forma de pago (existen cuatro (4)

formas de pagos):
Forma de Pago 1: Beneficiarios que se le cancela a
travs de una Orden de Pago.
Forma de Pago 2: Beneficiarios que tienen cuenta
nmina ellos solos.
Forma de Pago 3: Beneficiarios que tienen cuenta
conjunta (madre e hijos menores cobran a travs de la
misma cuenta bancaria).
Forma de Pago 4: Beneficiarios menores de edad que
se les cancela a travs de Tribunal.
11.
Recibe notificacin del Analista de la Direccin de
Servicios
de
Informacin
Administrativa
(DSIA),
para
accesar al Sistema de Nmina A6, para iniciar los procesos

de actualizacin.
12.
Introduce en el Sistema de Nmina A6 los datos
registrados en la Planilla para Movimientos.

a) Si al transcribir los datos al Sistema de Nmina A6 no
observa inconsistencia o monto excesivo (Ir al paso 13).
b) En caso contrario, si al transcribir los datos al Sistema de
Nmina A6 observa alguna inconsistencia o monto
excesivo:
Realiza los clculos correspondientes.
Ingresa el monto correcto en el Sistema de Nmina
A6.
Notifica de forma verbal y escrita, a la Oficina de
Asuntos Profesorales (OAP) la Direccin de
Personal, la correccin realizada.
13.
Informacin Administrativa (DSIA) que genere los Reportes

Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 5/7
Asunto:
1.1.4
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,

Preliminares de: Cuadre de Nmina, Censo por Nmina y

Listado de Formas de Pago, Ingresos y Deducciones y el de
Personal de nuevo Ingreso a la Universidad de los Andes
(ULA) Administrativo Tcnico y Obrero (ATO), una vez
terminada de ingresar todas las actualizaciones en el
Sistema de Nmina A6, para la revisin.
14.
de

Informacin
Administrativa
(DSIA),
los
Reportes
Preliminares de: Cuadre de Nmina, Censo por Nmina y

Listado de Formas de Pago, Ingresos y Deducciones y el de
(ULA) Administrativo Tcnico y Obrero (ATO).
15.
Revisa todas las actualizaciones realizadas del
personal de la nmina de pensiones a sobrevivientes en el

Sistema de Nmina A6 con los oficios y/o Cuadros de
Pensiones a Sobrevivientes.
16.
Realiza las correcciones pertinentes en el Sistema de
Nmina A6, si es el caso.

17.
Verifica en el Reporte de Cuadre de Nmina, todos
los datos y montos de la nmina especial.

a) Si estn correctos los datos y montos de los movimientos
del personal procesados: (Ir al paso 18).
b) En caso contrario, si no estn correctos los datos y
montos de los movimientos del personal procesados:
Notifica va telefnica al Analista de la Direccin de
Servicios de Informacin Administrativa (DSIA), para
que el mismo
realice la revisin pertinente en el
Sistema de Nmina A6.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 6/7
Asunto:
1.1.4
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,

Recibe del Analista de la Direccin de Servicios de

Informacin Administrativa (DSIA), notificacin sobre
las correcciones realizadas.
18.
Verifica en el Reporte de Cuadre de Nmina (Nmina
de Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes) que contenga el

total de personas que cobran pensin docente, pensin
administrativo, pensin tcnico y pensin obrero, el monto
total de los ingresos de las pensiones, el monto total de las
deducciones de las pensiones y el monto total neto de las
pensiones.
Si coinciden los montos totales de: los ingresos, las
deducciones y neto de las pensiones: (Ir al paso 19).
En caso contrario, si no coinciden los montos totales de:
los ingresos, las deducciones y neto de las pensiones:
a) Notifica va telefnica al Analista de la Direccin de
Servicios de Informacin Administrativa (DSIA), para
que el mismo realice las correcciones pertinentes.
b) Revisa detalladamente los movimientos reflejados en
el Reporte de Cuadre de Nmina.
c) Surge solucin a la inconsistencia encontrada.
19.
Informacin Administrativa (DSIA) que genere los Reportes

definitivos de: Cuadre de Nmina, Censo por Nmina y
Listado de Formas de Pago, Ingresos y Deducciones y de
(ULA) Administrativo Tcnico y Obrero (ATO).
20.
Reintegro y Retenciones, oficio dirigido al Departamento de

Tesorera.
21.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Enva al Departamento de Tesorera, el oficio.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 7/7
Asunto:
1.1.4
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,

22.
Entrega al Archivista del Departamento de Nmina
los Reportes Preliminares de: Cuadre de Nmina, Censo por

Nmina y Listado de Formas de Pago, Ingresos y
Deducciones y el de Personal de nuevo Ingreso a la
Universidad de los Andes (ULA) Administrativo Tcnico y
Obrero (ATO),
ARCHIVISTA
23.
de Registro y Control), los Reportes Preliminares de: Cuadre

de Nmina, Censo por Nmina y Listado de Formas de
Pago, Ingresos y Deducciones y el de Personal de nuevo
Ingreso a la Universidad de los Andes (ULA) Administrativo
Tcnico y Obrero (ATO).
24.
Archiva en el estante asignado para ello, los
Reportes Preliminares recibidos.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

INCLUSION, MODIFICACIN O ELIMINACIN DE LAS PRIMAS
POR HIJO DEL PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN
(PDI)
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/5
Asunto:
1.1.5
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,
MODIFICACIN O ELIMINACIN DE LAS PRIMAS POR HIJO
1.1.5
ELIMINACIN DE LAS PRIMAS POR HIJO
DEL PERSONAL DOCENTE Y DE
INVESTIGACIN (PDI)
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/5
Asunto:
1.1.5
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,

RESPONSABLE
ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe
de la Oficina de Asuntos Profesorales (OAP)
comunicacin ms Listado de Primas por Hijos.

2. Coloca firma, sello y fecha en la comunicacin.
motivo de la comunicacin.
4. Entrega a la Oficinista la comunicacin y el Listado de
Primas por Hijos.
OFICINISTA
5. Recibe de la Recepcionista la comunicacin y el Listado de
Primas por Hijos.
Registro y Control) la comunicacin y el Listado de Primas
por Hijos y el libro de control de correspondencia.
ANALISTA DE NMINA
8. Recibe de la Oficinista la comunicacin y el Listado de
Primas por Hijos y el libro de control de correspondencia.
9. Revisa que la comunicacin recibida est registrada en el
10.
Coloca
firma
en
el
libro
de
control
de

11.
correspondencia.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/5
Asunto:
1.1.5
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,

12.
Revisa en el Listado de Primas por Hijos, los datos
del docente: apellidos y nombres, nmero de cdula de

identidad, tipo de movimiento, tipo de personal, concepto,
nmero de veces que le corresponde la prima por hijos, la
fecha de inicio, monto del concepto.
13.
Busca el Listado de Pensiones de Alimentos.
14.
Verifica en el Listado de Pensiones de Alimentos si
aparecen docentes que tenga Retencin por Tribunales.

a) Si no existen docentes que estn sujetos a Retencin por
Tribunales: (Ir al paso 15).
b) En caso contrario, si existen docentes que estn sujetos
a Retencin por Tribunales:
Revisa la medida Tribunalicia aplicada al docente.
Realiza las acciones pertinentes al caso del docente.
15.
Verifica en el Listado de Primas por Hijos la fecha de
ingreso del beneficio de primas por hijos.

a) Si no corresponde la cancelacin de retroactivo y del
bono vacacional, segn la fecha de ingreso del beneficio
de primas por hijos: (Ir al paso 16).
b) En caso contrario, si corresponde la cancelacin de
retroactivo y del bono vacacional, segn la fecha de
ingreso del beneficio de primas por hijos: calcula
manualmente el retroactivo, bono vacacional normal ms
el bono vacacional de la homologacin, cuando se trata
de nuevo ingreso (cuando el docente ya esta incluido en
el
Sistema
de
Nmina,
los
clculos
los
arroja
directamente el Sistema).
16.
Servicios
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
de
Informacin
Aprobado por:
FECHA
Administrativa
(DSIA),
modificacin:
para

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 4/5
Asunto:
1.1.5
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,


de actualizacin.
17.
Ingresa los datos correspondientes a la actualizacin
(inclusin, modificacin o eliminacin), en el Sistema
de
Nmina A6.
18.

19.

20.
Verifica todas las actualizaciones realizadas de las
primas por hijos del personal docente y de investigacin

(PDI), en el Reporte de Transacciones en Lnea y la
comunicacin.
a) Si coinciden todas las actualizaciones realizadas de las
primas por hijos del personal docente y de investigacin
(PDI) en el Reporte de Transacciones en Lnea y la
comunicacin: (Ir al paso 21).
b) En
caso
contrario,
si
no
coinciden
todas
las
actualizaciones realizadas de las primas por hijos del

personal docente y de investigacin (PDI) en el Reporte
de Transacciones en Lnea y la comunicacin: realiza las
correcciones en el Sistema de Nmina A6, en el siguiente
proceso de Nmina
21.

archivo.
22.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Entrega a la Oficinista la comunicacin y sus anexos.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 5/5
Asunto:
1.1.5
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSION,

OFICINISTA
23.
de Registro y Control), la comunicacin y sus anexos.

24.
Archiva en la carpeta asignada para ello, la
comunicacin y sus anexos.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

INCLUSION
Y
MODIFICACIN
DEL
PERSONAL
ADMINISTRATIVO Y DOCENTE
EN CONDICIONES DE
BECARIOS
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/4
Asunto: 1.1.6 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION

MODIFICACIN DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO
DOCENTE EN CONDICIONES DE BECARIOS
Y
Y
1.1.6
INCLUSION Y MODIFICACIN DEL
PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DOCENTE
EN CONDICIONES DE BECARIOS
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/4


RESPONSABLE
Y
Y
ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe de la Oficina de Asuntos Profesorales (OAP)
comunicacin reflejando los ingresos y modificaciones de
becarios administrativos y docentes en el pas y en el
exterior.
2. Coloca firma, sello y fecha en la comunicacin.
4. Entrega a la Oficinista la comunicacin reflejando los
ingresos y modificaciones de becarios administrativos y
docentes en el pas y en el exterior.
OFICINISTA
5. Recibe del Recepcionista la comunicacin reflejando los
docentes en el pas y en el exterior.
Registro y Control) la comunicacin reflejando los ingresos y
modificaciones de becarios administrativos y docentes en el
pas y en el exterior y el libro de control de correspondencia.
ANALISTA DE NMINA
8. Recibe de la Oficinista la comunicacin reflejando los
docentes en el pas y en el exterior y el libro de control de
correspondencia.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/4


Y
Y
9. Revisa que la comunicacin recibida est registrada en el

10.
Coloca
firma
en
el
libro
de
control
de

11.
correspondencia.
12.
Servicios de Informacin Administrativa (DSIA),
para

de actualizacin.
13.
Revisa en la comunicacin la condicin del becario
(existen dos condiciones de becarios: Tipo 2, becario en el

pas y Tipo 4, becario en el exterior).
14.
Ingresa en el Sistema de Nmina A6.
15.
Introduce en el Sistema de Nmina A6 la inclusin
y/o modificacin de la siguiente manera:

a) Incluye el complemento de becario y los gastos de
instalacin, si es una inclusin de becario en el pas.
b) Elimina
el
complemento
de
becario,
si
es
una
modificacin de becario en el pas.

c) Cambia la condicin de Tipo 2 a Tipo 4, si es inclusin de
becario en el exterior.
d) Cambia la condicin de Tipo 4 a Tipo 2, si es una
modificacin de becario en el exterior.
16.

Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 4/4


17.
Y
Y

18.
Verifica las actualizaciones realizadas del personal
administrativo y docente en condiciones de becarios en el

Reporte de Transacciones en Lnea con la comunicacin.
a) Si coinciden todas las actualizaciones realizadas del
personal administrativo y docente en condiciones de
becarios en el Reporte de Transacciones en Lnea y la
comunicacin: (Ir al paso 19).
actualizaciones realizadas del personal administrativo y
docente en condiciones de becarios en el Reporte de
Transacciones en Lnea y la comunicacin: realiza las
correcciones en el Sistema de Nmina A6, en el siguiente
proceso de Nmina.
19.

archivo.
20.
Entrega a la Oficinista la comunicacin y sus anexos.
21.
OFICINISTA
de Registro y Control), la comunicacin y sus anexos.

22.
Archiva en la carpeta asignada para ello la
comunicacin y sus anexos.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

INCLUSIN, MODIFICACION Y ELIMINACIN DEL PERSONAL
DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI), ADMINISTRATIVO,
TCNICO Y OBRERO CON MEDIDAS TRIBUNALICIAS.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/5
Asunto:
1.1.7
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSIN,
MODIFICACION Y ELIMINACIN DEL PERSONAL DOCENTE Y
DE INVESTIGACIN (PDI), ADMINISTRATIVO, TCNICO Y
OBRERO CON MEDIDAS TRIBUNALICIAS.

1.1.7
INCLUSIN, MODIFICACIN O
ELIMINACIN DEL PERSONAL DOCENTE Y
DE INVESTIGACION (PDI), ATO CON
MEDIDAS TRIBUNALICIAS

Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/5
Asunto:
1.1.7
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSIN,

RESPONSABLE
ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe de los diferentes Tribunales del pas, oficio
indicando las diferentes medidas tribunalicias que deben ser
aplicadas al trabajador (a).
2. Coloca firma, sello y fecha en el oficio.
motivo del oficio.
4. Entrega a la Oficinista, oficio indicando las diferentes
medidas tribunalicias que deben ser aplicadas al trabajador
(a).
OFICINISTA
5. Recibe del Recepcionista, oficio indicando las diferentes
(a).
motivo del oficio.
Registro y Control), oficio indicando las diferentes medidas
tribunalicias que deben ser aplicadas al trabajador (a) y el
ANALISTA DE NMINA
8. Recibe de la Oficinista oficio indicando las diferentes
(a) y el libro de control de correspondencia.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/5
Asunto:
1.1.7
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSIN,

9. Revisa que el oficio recibido est registrado en el libro de

10.
Coloca
firma
en
el
libro
de
control
de

11.
correspondencia.
12.
Busca el Reporte de Censo por Nmina.
13.
Revisa en el Reporte de Censo por Nmina y/o en el
Sistema de Nmina A6, tipo de personal y la dedicacin del

trabajador (a).
14.
Anota en el oficio, tipo de personal y la dedicacin
del trabajador (a).

15.
Devuelve el Reporte por Censo de Nmina a su
lugar.
16.
Verifica en el Listado de Juzgado de Menores, si el
trabajador (a) tiene otro embargo sobre sueldos y salarios.

a) Si el trabajador (a) no tiene otro embargo sobre sueldos y
salarios: (Ir al paso 17).
b) En caso contrario, si el trabajador (a) tiene otro embargo
sobre sueldos y salarios: anota el concepto y el monto
del embargo en el oficio.
17.
Codifica la medida tribunalicia aplicada al trabajador
(a), con su respectivo retroactivo de ser el caso.

18.
Servicios
de
Informacin
Administrativa
(DSIA),
para

de actualizacin.
19.
Ingresa al Sistema de Nmina A6 los datos
correspondientes
las
actualizaciones
(inclusin,
modificacin o eliminacin) del personal docente y de

Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 4/5
Asunto:
1.1.7
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSIN,

investigacin, administrativo, tcnico y obrero con medidas

tribunalicias.
20.
Realiza comunicacin dirigida al Juez que emiti la
orden, indicndole que las medidas tribunalicias ya fueron

aplicadas al trabajador (a).
21.
Imprime original y copia de la comunicacin.
22.
Coloca firma en original y copia de la comunicacin.
23.

24.

25.
Verifica las actualizaciones realizadas del personal
docente y de investigacin (PDI), administrativo, tcnico y

obrero (ATO) con medidas tribunalicias en el Reporte de
Transacciones en Lnea con el oficio.
a) Si coinciden todas las actualizaciones realizadas del
personal docente y de investigacin (PDI), administrativo,
tcnico y obrero (ATO) con medidas tribunalicias en el
Reporte de Transacciones en Lnea y el oficio: (Ir al paso
26).
actualizaciones realizadas del personal docente y de
investigacin (PDI), administrativo, tcnico y obrero
(ATO) con medidas tribunalicias en el Reporte de
Transacciones
en
Lnea
el
oficio:
realiza
las
correcciones en el Sistema de Nmina A6, para el

siguiente proceso de Nmina.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 5/5
Asunto:
1.1.7
PROCEDIMIENTO
PARA
INCLUSIN,

26.

archivo.
27.
Entrega a la Oficinista el oficio recibido inicialmente y
original y copia de la comunicacin.

OFICINISTA
28.
de Registro y Control), el oficio recibido inicialmente y

29.
Lleva al Jefe (a) de Nmina, original y copia de la
comunicacin para que el mismo firme.

30.
Lleva al Director (a) de Finanzas, original y copia de
la comunicacin para que el mismo firme.

31.
Anota
en
el
libro
de
control
de
salida
de
correspondencia, nombre y motivo de la comunicacin.

32.
Enva al Juez que emiti la orden, original de la
comunicacin
33.
recibido inicialmente y la comunicacin enviada.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Sub Proceso: REVISION Y ANALISIS
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

REALIZAR EL ANALISIS MENSUAL DE LOS LISTADOS DE
ESCALAFON DE TITULARES Y AUXILIARES DOCENTES
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/3
Asunto: 1.2.1 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL

ANALISIS MENSUAL DE LOS LISTADOS DE ESCALAFON DE
TITULARES Y AUXILIARES DOCENTES
1.2.1
ANALISIS MENSUAL DE LOS LISTADOS DE
ESCALAFON DE TITULARES Y AUXILIARES
DOCENTES
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/3


RESPONSABLE
ACCION
ANALISTA DE NMINA
1. Recibe de la Direccin de Servicios de Informacin
Administrativa (DSIA los Listados de Escalafn de Titulares
y Auxiliares Docentes.
2. Coteja los datos del docente en el Listado de Escalafn de
Titulares y Auxiliares Docentes con el Sistema de Nmina
A6.
a) Si no existe discrepancia en la informacin reflejada en el
Listado de Escalafn de Titulares y Auxiliares Docentes y
el Sistema de Nmina A6: (Ir al paso 3).
b) En caso contrario, si existe discrepancia en la informacin
reflejada en el Listado de Escalafn de Titulares y
Auxiliares Docentes y el Sistema de Nmina A6:
Busca los documentos correspondientes a Escalafn
de Titulares y Auxiliares Docentes.
Compara los documentos con el Listado de Escalafn
de Titulares y Auxiliares Docentes y en el Sistema de
Nmina A6 para saber de donde, cuando y que
produjo el error, si el error es del Departamento de
Nmina, de la Oficina de Asuntos Profesorales (OAP)
o de la Direccin de Servicios de Informacin
Administrativa
(DSIA):
realizan
las
correcciones
necesarias, respectivamente.
3. Da instrucciones al Archivista del Departamento de Nmina
para que remita un Listado de Escalafn de Titulares y
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/3


Auxiliares Docentes, a la Oficina de Asuntos Profesorales

(OAP).
4. Entrega al Archivista del Departamento de Nmina los
Listados de Escalafn de Titulares y Auxiliares Docentes.
ARCHIVISTA
5. Recibe del Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad de
Registro y Control) los Listados de Escalafn de Titulares y
Auxiliares Docentes.
6. Registra en el libro de control de entrega de reportes a
dependencias
internas
del
edificio
administrativo
los
Listados de Escalafn de Titulares y Auxiliares Docentes.

7. Archiva en el estante asignado para ello, el Listado de
8. Entrega a la Oficina de Asuntos Profesorales (OAP)
el
Listado de Escalafn de Titulares y Auxiliares Docentes y el

libro de control de entrega de reportes a dependencias
internas del edificio administrativo.
9. Recibe del Funcionario (a) de la Oficina de Asuntos
Profesorales (OAP) a quien entrega, el libro de control de
entrega de reportes a dependencias internas del edificio
administrativo, firmado como seal de recibido.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

REALIZAR EL ANALISIS MENSUAL DEL LISTADO DE
PERSONAL ADMINISTRATIVO, TCNICO Y OBRERO (ATO)
DE NUEVO INGRESO EN NMINA.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/3

ANALISIS MENSUAL DEL LISTADO DE PERSONAL
ADMINISTRATIVO, TCNICO Y OBRERO (ATO) DE NUEVO
INGRESO EN NMINA.
1.2.2
ANALISIS MENSUAL DEL LISTADO DEL
PERSONAL ADMINISTRATIVO, TCNICO Y
OBRERO (ATO) DE NUEVO INGRESO EN
NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/3

INGRESO EN NMINA.

RESPONSABLE
ACCION
ANALISTA DE NMINA
Administrativa (DSIA), el Listado de Personal Administrativo,
Tcnico y Obrero (ATO) de Nuevo Ingreso en Nmina y el
2. Revisa en el libro de control de correspondencia que est
registrado el Listado de Personal Administrativo, Tcnico y
Obrero (ATO) de Nuevo Ingreso en Nmina.
3. Coloca firma en el libro de control de correspondencia, como
seal de recibido.
4. Devuelve al Funcionario de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA), el libro de control de
correspondencia.
5. Verifica de acuerdo a la fecha de ingreso los clculos
efectuados por la Direccin de Personal para realizar las
cancelaciones al Personal Administrativo, Tcnico y Obrero
(ATO) de Nuevo Ingreso en Nmina.
a) Si estn correctos todos los clculos efectuados por la
Direccin de Personal para realizar las cancelaciones al
Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (ATO)
de
nuevo Ingreso en Nmina: (Ir al paso 6).

b) En caso contrario, si no estn correctos algunos de los
clculos efectuados por la Direccin de Personal para
realizar las cancelaciones al Personal Administrativo,
Tcnico y Obrero (ATO)
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
de Nuevo Ingreso en Nmina:

modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/3

INGRESO EN NMINA.

Realiza manualmente los
clculos
que
estn
errados.
Ingresa las correcciones al Sistema de Nmina A6.
Notifica a la Direccin de Personal, sobre las

correcciones realizadas.
6. Entrega al Archivista del Departamento de Nmina Listado

de Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (ATO) de
Nuevo Ingreso en Nmina.
ARCHIVISTA
Registro y Control)
Listado de Personal Administrativo,
Tcnico y Obrero (ATO) de Nuevo Ingreso en Nmina.

8. Archiva en el estante asignado para ello, Listado de
Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (ATO) de Nuevo
Ingreso en Nmina.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

REVISION Y ANALISIS DE CONCEPTOS ACTUALIZADOS EN
LA BASE DE DATOS DE LA DIRECCIN DE PERSONAL
(RETROACTIVOS)
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/5
Asunto: 1.2.3 PROCEDIMIENTO PARA REVISION Y ANALISIS

DE CONCEPTOS ACTUALIZADOS EN LA BASE DE DATOS DE
LA DIRECCIN DE PERSONAL (RETROACTIVOS)
1.2.3
REVISIN Y ANLISIS DE CONCEPTOS
ACTUALIZADOS EN LA BASE DE DATOS
DE LA DIRECCIN DE PERSONAL
(RETROACTIVOS)
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/5


RESPONSABLE
ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe
de
la
Direccin
de
Personal
planillas
de
modificaciones a la Nmina del Personal Administrativo,

Tcnico
Obrero
(ATO)
que
le
estn
cancelando
retroactividades de sueldos y salarios.

motivo de las planillas de modificaciones a la Nmina del
Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (ATO).
3. Entrega a la Oficinista las planillas de modificaciones a la
Nmina del Personal Administrativo, Tcnico y Obrero
(ATO) que le estn cancelando retroactividades de sueldos
y salarios.
OFICINISTA
4. Recibe de la Recepcionista las planillas de modificaciones a
la Nmina del Personal Administrativo, Tcnico y Obrero
y salarios.
motivo de las planillas de modificaciones a la Nmina del
Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (ATO).
Registro y Control) las planillas de modificaciones a la
y salarios y el libro de control de correspondencia.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/5


ANALISTA DE NMINA
7. Recibe de la Oficinista las planillas de modificaciones a la
y salarios y el libro de control de correspondencia.
8. Revisa que las planillas recibidas estn registradas en el
seal de recibido.
10.
correspondencia.
11.
Revisa en las planillas de modificaciones a la Nmina
del Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (ATO) los

siguientes datos del trabajador (a): apellidos y nombres,
nmero de cdula de identidad, el cdigo y el monto del
retroactivo.
12.
Calcula
manualmente
en
las
planillas
de
modificaciones a la Nmina del Personal Administrativo,

Tcnico y Obrero (ATO), las deducciones porcentuales
(legales y contractuales) nica y exclusivamente sobre el
monto del retroactivo que se le este cancelando al
trabajador.
13.
Codifica el retroactivo y las deducciones porcentuales
efectuadas.
14.
Servicios
de
Informacin
Administrativa
(DSIA),
para

de actualizacin.
15.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Ingresa los clculos en el Sistema de Nmina A6.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 4/5


16.

17.

18.
Verifica las actualizaciones de los clculos de
retroactivos y deducciones porcentuales realizadas al

Personal Administrativo, Tcnico y Obrero en el Reporte de
Transacciones en Lnea las planillas de modificaciones a la
Nmina del personal Administrativo, Tcnico y Obrero
(ATO).
a) Si coinciden todas las actualizaciones de los clculos de
retroactivos y deducciones porcentuales realizadas al
Personal Administrativo, Tcnico y Obrero en el Reporte
de
Transacciones
en
Lnea
las
planillas
de
modificaciones a la Nmina del personal Administrativo,

Tcnico y Obrero (ATO): (Ir al paso 19).
actualizaciones
deducciones
de
los
clculos
porcentuales
de
realizadas
retroactivos
al
Personal
Administrativo, Tcnico y Obrero en el Reporte de

Transacciones en Lnea y las planillas de modificaciones
a la Nmina del personal Administrativo, Tcnico y
Obrero (ATO): realiza las correcciones en el Sistema de
Nmina A6, en el siguiente proceso de Nmina.
19.

archivo.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 5/5


20.
Entrega a la Oficinista las planillas de modificaciones
a la Nmina del Personal Administrativo, Tcnico y Obrero

(ATO).
OFICINISTA
21.
de Registro y Control), las planillas de modificaciones a la

(ATO).
22.
Archiva en la carpeta asignada para ello, las planillas
de modificaciones a la Nmina del Personal Administrativo,

Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1
Asunto: Asunto: 1.2.4 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

PARA REVISION Y ANALISIS DEL LISTADO DE PERSONAL
DI Y ATO RELACIONADO CON PAGO DE PRESTACIONES
SOCIALES
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NMINA
Pgina: 1/5
Asunto: 1.2.4 PROCEDIMIENTO PARA REVISION Y

ANALISIS DEL LISTADO DE PERSONAL DI Y ATO
RELACIONADO CON PAGO DE PRESTACIONES
SOCIALES

1.2.4
REVISIN Y ANLISIS DEL LISTADO DE
PERSONAL DI Y ATO RELACIONADO CON
PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES
ATO: Administrativo, Tcnico y Obrero

DI: Docente y de Investigacin
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NMINA
Pgina: 2/5

SOCIALES

RESPONSABLE
ACCION
ANALISTA DE NMINA
1. Recibe de la Oficinista oficio, Listado y disquete de pago de
Prestaciones
Sociales
del
Personal
Docente
de
Investigacin (PDI) y Personal Administrativo, Tcnico y

Obrero
(ATO)
y/o
Formato
(CP-OP)
de
Control
Presupuestario Orden de Pago y el libro de control de

correspondencia.
2. Revisa que el oficio recibido est registrado en el libro de
seal de recibido.
4. Devuelve
la
Oficinista
el
libro
de
control
de
correspondencia.
5. Busca el Listado de Retenciones por Tribunales.
6. Verifica en el Listado de Retenciones por Tribunales si existe
alguno de los trabajadores que tenga embargo por
Tribunales.
a) Si no existen trabajadores que estn sujetos a Embargo
por Tribunales: (Ir al paso 7).
b) En caso contrario, si existen trabajadores que estn
sujetos a Embargo por Tribunales:
Revisa la medida Tribunalicia aplicada al trabajador
(a).
Realiza los clculos pertinentes.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NMINA
Pgina: 3/5

SOCIALES

Anota en el formato de la Oficina de Presupuesto del

Sector Universitario (OPSU) la cantidad exacta que se
le retiene y que se le debe cancelar al trabajador (a).
7. Coloca nota en el oficio o Listado de pago de Prestaciones
Sociales del Personal Docente y de Investigacin (PDI) y
Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (ATO) y/o
Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de
Pago.
8. Realiza borrador del oficio a enviar al Departamento de
Tesorera.
9. Entrega a la Oficinista borrador del oficio a enviar al
Departamento de Tesorera y el formato de la Oficina de
Presupuesto del Sector Universitario (OPSU).
OFICINISTA
10.
de Registro y Control) borrador del oficio a enviar al

Departamento de Tesorera y el formato de la Oficina de
Presupuesto del Sector Universitario (OPSU).
11.
Transcribe el oficio dirigido al Departamento de
Tesorera.
12.
13.
de Registro y Control), original y copia del oficio y el formato

de la Oficina de Presupuesto del Sector Universitario
(OPSU).
ANALISTA DE NMINA
14.
Recibe de la Oficinista, original y copia del oficio y el
formato
de
la
Oficina
de
Presupuesto
del
Universitario (OPSU).
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:
Sector

SISTEMA DE NMINA
Pgina: 4/5

SOCIALES

15.
Revisa el oficio.
16.
Coloca firma y sello en original y copia del oficio.
17.
Entrega a la Oficinista, original y copia del oficio.
18.
OFICINISTA

19.
Entrega al Jefe (a) de Nmina, original y copia del
oficio.
JEFE DE NMINA
20.
Recibe de la Oficinista, original y copia del oficio.
21.
Revisa el oficio.
22.
23.
24.
Recibe del Jefe (a) de Nmina, original y copia del
OFICINISTA
oficio.
25.
Entrega al Analista de Nomina (Jefe (a) de la Unidad
de Registro y Control) original y copia del oficio.

ANALISTA DE NMINA
26.
Recibe de la Oficinista, original y copia del oficio.
27.
de Reintegro y Retenciones) original y copia del oficio y

oficio - Listado de pago de Prestaciones Sociales del
Personal Docente y de Investigacin (PDI) y Personal
Administrativo, Tcnico y Obrero (ATO) y/o Formato (CPOP) de Control Presupuestario Orden de Pago, recibido
inicialmente.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NMINA
Pgina: 5/5

SOCIALES

ANALISTA DE NMINA
(UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES)
28.
Recibe del Analista de Nomina (Jefe (a) de la Unidad
de Registro y Control) original y copia del oficio y oficio Listado de pago de Prestaciones Sociales del Personal
Docente y de Investigacin (PDI) y Personal Administrativo,
Tcnico y Obrero (ATO) y/o Formato (CP-OP) de Control
Presupuestario Orden de Pago, recibido inicialmente.
29.
Revisa el oficio.
30.
Coloca firma en la copia del oficio.
31.
de Registro y Control), copia del oficio.

ANALISTA DE NMINA
32.
Recibe del Analista de Nomina (Jefe (a) de la Unidad
de Reintegro y Retenciones), copia del oficio firmado.

33.
Archiva en la carpeta asignada para ello, copia del
oficio firmado.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/11
Asunto: 10.
RETENCIONES
Aprobado por:
FECHA
PROCESO
2:
REINTEGRO
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 3/11
Asunto: INDICE DEL PROCESO DE REINTEGRO Y
RETENCIONES
SISTEMA DE NMINA
INDICE DEL PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL

Diagrama de Proceso de Reintegro y Retenciones.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Reintegro y Retenciones.
Informacin General del Proceso de Reintegro y Retenciones.
Sub-Proceso: Reintegro.
Procedimientos:
2.1.1 Diagrama del Procedimiento A para Realizar el Anlisis de Pagos Indebidos al Personal
DI, ATO, Becarios y Contratados.

2.1.1 Diagrama del Procedimiento B para Realizar la Revisin del Reporte de Transacciones en
Lnea.
2.1.1 Procedimiento para Realizar el Anlisis de Pagos Indebidos al Personal DI, ATO,
Becarios y Contratados.
2.1.1 Procedimiento A para Realizar el Anlisis de Pagos Indebidos al Personal Docente y
de Investigacin, ATO, Becarios y Contratados.
2.1.1 Procedimiento B para Realizar la Revisin del Reporte de Transacciones en Lnea.
el Anlisis del Listado para Pago de Prestaciones
Sociales.
2.1.2 Procedimiento para el Anlisis del Listado para Pago de Prestaciones Sociales.
2.1.3 Diagrama del Procedimiento para el Anlisis del PDI y Personal ATO de Pensiones y
Ayudas a Sobrevivientes.
2.1.3 Procedimiento para
el Anlisis del PDI y Personal ATO de Pensiones y Ayudas a
Sobrevivientes.
Sub-Proceso: Retenciones.
Procedimientos:
2.2.1 Diagrama del Procedimiento para la Preparacin del Resumen de Pago del Impuesto
Sobre la Renta (ISLR).

Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 3/11
Asunto: INDICE DEL PROCESO DE REINTEGRO Y
RETENCIONES
2.2.1 Procedimiento para la Preparacin del Resumen de Pago del Impuesto sobre la Renta
(ISLR).
2.2.2 Diagrama del Procedimiento para la Preparacin del Resumen de Pago del Impuesto al
Valor Agregado (IVA).

la Preparacin del Resumen de Pago del Impuesto al Valor
Agregado (IVA).
2.2.3 Diagrama del Procedimiento para la Elaboracin de rdenes de Pago Financieras.
2.2.3 Procedimiento para la Elaboracin de rdenes de Pago Financieras.
2.2.4 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Procesamiento de rdenes de Pago
Centralizadas.
2.2.4 Procedimiento para la Recepcin y Procesamiento de rdenes de Pago Centralizadas.
2.2.5 Diagrama del Procedimiento para la Realizar la Relacin Anual en Materia de
Retenciones.
2.2.5 Procedimiento para la Realizar la Relacin Anual en Materia de Retenciones.
2.2.6 Diagrama del Procedimiento para Elaborar el Libro de Compras.
2.2.6 Procedimiento para Elaborar el Libro de Compras.
2.2.7 Diagrama del Procedimiento para el ARI Impuesto Sobre la Renta Aplicable Sobre
Sueldos y Salarios y Dems Remuneraciones.

2.2.7 Procedimiento para el ARI Impuesto Sobre la Renta Aplicable sobre Sueldos y Salarios y
Dems Remuneraciones.
2.2.8 Diagrama del Procedimiento para Realizar la Carga en el Sistema de Nmina A6, la CP-
OP por Concepto de Sueldos y Salarios y Otras Asignaciones del Personal Fijo.

Realizar la Carga en el Sistema de Nmina A6, la CP-OP por
Concepto de Sueldos y Salarios y Otras Asignaciones del Personal Fijo.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 4/11
Asunto: 10.
DIAGRAMA
Aprobado por:
FECHA
DE
PROCESO
modificacin:
DE

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 5/11
Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DE PROCESO
DE REINTEGRO Y RETENCIONES
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 6/11
DE REINTEGRO Y RETENCIONES
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 7/11
Asunto:
Proceso: REINTEGRO Y RETENCIONES
INFORMACIN GENERAL
INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO 2: REINTEGRO Y RETENCIONES

OBJETIVO
realizar la recuperacin de deudas con la Administracin, la
realizacin de deducciones legales y voluntarias sobre sueldos de
los Trabajadores de la Universidad de los Andes (ULA) as como,
la preparacin del pago de las retenciones del Impuesto sobre la
Renta (ISLR) e Impuesto al Valor Agregado (IVA), cumpliendo con
el carcter de Agente de Retencin, la Universidad de los Andes.
CLIENTES
INICIALES
FINALES
ENTRADAS
Solicitud de reintegros de deudas con la Administracin y
recuperacin de la misma, retenciones y deducciones legales y
voluntarias sobre sueldos de trabajadores de la Universidad de
los Andes.
SALIDAS
Retenciones enteradas.
Declaracin informativa de las compras y de las retenciones

practicadas.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 8/11
Asunto:
INFORMACIN GENERAL
Declaracin informativa en los casos de no efectuarse

operaciones sujetas a retencin.
Planilla de pago para enterar retenciones de IVA efectuadas

por agentes de retencin 99035.
Relacin Anual en Materia de Retenciones (impresa o en

disquetes)
Formularios de ISLR.

Ordenes de Pago Financieras.

INTERNAS
Unidad
de
Apoyo
Administrativo
(UAA)
de
la

(DSIA).
Direccin de Finanzas.
Nmina.
Ley de Impuesto Sobre la Renta (28 de Diciembre de 2001).
Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado (30 de Agosto

de 2002).
Estatuto de Personal docente de investigacin.
Reglamento de la Ley de Impuesto sobre la Renta (24 de

Septiembre de 2003).
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 9/11
Asunto:
INFORMACIN GENERAL
Reglamento General del Decreto con Fuerza y Rango de Ley

que establece el Impuesto al Valor Agregado (12 de Julio de
1999).
Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la

Repblica.
Nuevo Reglamento parcial de la Ley de Impuesto sobre la

Renta en materia de Retenciones (23 de Abril de 1997).
Cdigo Orgnico Tributario (17 de Octubre de 2001).
Convenios Colectivos.
Manuales o catlogos de cuentas contables para el sistema de

contabilidad pblica elaborado por Programa de Modernizacin
de la Administracin Financiera del Estado.
Instructivo del Impuesto al Valor Agregado segn Providencia

Administrativa del SENIAT N SAT/2002/1.454 ( Noviembre de
200).
Instructivo para la presentacin de la Relacin Anual en materia

de Retenciones (SENIAT) (19 de Febrero de 1998).
Instructivo del Impuesto sobre la Renta sobre Retenciones

Varias (28 de Noviembre de 2000).
Providencia Administrativa mediante la cual se designan a los

Entes Pblicos Nacionales como Agentes de Retencin del
Impuesto al Valor Agregado (N SNAT/2005/0056) (27 de
Enero de 2005).
Providencia Administrativa sobre las Obligaciones que deben

Cumplir los Contribuyentes Formales del Impuesto al Valor
Agregado N SNAT/2003/1.677 (14 de Marzo de 2003).
Providencia sobre el Rgimen Transitorio de facturacin para

Contribuyentes
del
Impuesto
al
Valor
Agregado
SNAT/2002/1305 (10 de Septiembre de 2002).
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 10/11
Asunto:
INFORMACIN GENERAL
Providencia que Establece las Normas Generales de Emisin y

Elaboracin de Facturas y otros Documentos N 0421 (25 de
Julio de 2006).
Disposiciones Relacionadas con la Impresin y Emisin de

Facturas y otros Documentos N 320 (28 de Diciembre de
1999).
Instructivo Tcnico Transmisin de Informacin al SENIAT N

70.20.90.019, Normas y Procedimientos Tributarios Impuesto al
Valor Agregado (IVA) (Versin 2.6 Febrero 2006).
Instructivo para el Pago del Bono Vacacional Ao 2006.
Cuadro Explicativo.
Planilla Sistema de Reintegro ULA.
Planilla Sistema de rdenes de Pago Financiera.
Relacin de Retenciones.
Planillas de Impuesto sobre la Renta (ISLR).
Listado de Recibos de Ingreso (ISLR).
Relacin de Impuesto al Valor Agregado (IVA) Declaracin
FORMULARIOS
Informativa de Retenciones.
Listado de Recibos de Ingreso (IVA).
Planilla ARI.
Modelo del Libro de Compras.
HUMANOS
RECURSOS
Jefe de Nmina.
Asistentes Administrativos (2).
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 11/11
Asunto:
INFORMACIN GENERAL
Tcnico de Recursos de Informtica (1).

Archivista (1).
Oficinista (1).
Recepcionista (1).
Sistema de Retenciones del Impuesto al Valor Agregado
(IVA).
Sistema de Retenciones Varias.
Sistema de Reintegro.
Sistema de Ordenes de Pago Financiera.
Materiales y equipos de oficina.
Tecnologa
de
Informacin:
Hardware,
Software,
Redes, ...etc.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Sub - Proceso: REINTEGRO
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/3
Asunto: 2.1.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A PARA

REALIZAR EL ANALISIS DE PAGOS INDEBIDOS AL
PERSONAL DI, ATO, BECARIOS Y CONTRATADOS
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 2/3
Asunto: 2.1.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A PARA

REALIZAR EL ANALISIS DE PAGOS INDEBIDOS AL
PERSONAL DI, ATO, BECARIOS Y CONTRATADOS
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 3/3
Asunto: 2.1.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B PARA

REALIZAR
LA
REVISIN
DEL
REPORTE
DE
TRANSACCIONES EN LNEA
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/14

ANALISIS DE PAGOS INDEBIDOS AL PERSONAL DI, ATO,
BECARIOS Y CONTRATADOS

2.1.1
ANALISIS DE PAGOS INDEBIDOS AL
PERSONAL DI, ATO, BECARIOS Y
CONTRATADOS
ATO: Administrativo, Tcnico y Obrero

DI: Docente y de Investigacin
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/14
Asunto: 2.1.1 PROCEDIMIENTO A PARA REALIZAR EL

ANALISIS DE PAGOS INDEBIDOS AL PERSONAL DOCENTE Y
DE INVESTIGACIN, ATO, BECARIOS Y CONTRATADOS

PROCEDIMIENTO A: ANALISIS DE PAGOS INDEBIDOS AL PERSONAL DOCENTE Y DE

INVESTIGACIN (PDI), DIRECTIVO, ATO, BECARIOS Y CONTRATADOS.
RESPONSABLE
ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la
Facultad/Ncleo
y/o
Dependencia
oficios
y/o
comunicaciones expresando los movimientos de personal

por concepto de: Jubilaciones, Renuncias, Fallecimientos,
Rescisin de Contrato, Vencimiento de Contrato, Permisos
no Remunerados, Suspensin del Cargo ms los Recaudos
A:
a) Resolucin del Consejo Universitario.
b) Fotocopia de la Cdula de Identidad.
c) Formato (CP-09) de Control Presupuestario Movimiento
de Personal Docente y de Investigacin.
d) Formato (CP-01) de Control Presupuestario Movimiento
de Personal.
e) Acta del Consejo de Apelaciones (cuando ingresa Rector
(a), Vicerrector (a) Secretario (a) de la Universidad de
los Andes).
f) Decreto (cuando ingresa Presidente (a) del Consejo de
Apelaciones).
g) Fe de Vida (documento a consignar una vez al ao el
trabajador (a), en la dependencia de adscripcin).
2. Coloca
firma,
sello
fecha
en
los
oficios
y/o
comunicaciones.
motivo de los oficios y/o comunicaciones.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/14


4. Entrega a la Oficinista los oficios y/o comunicaciones

expresando los movimientos de personal por concepto de:
Jubilaciones,
Contrato,
Renuncias,
Vencimiento
Fallecimientos,
de
Contrato,
Rescisin
de
Permisos
no
Remunerados, Suspensin del Cargo ms los Recaudos A.

OFICINISTA
5. Recibe del Recepcionista los oficios y/o comunicaciones
expresando los movimientos de personal por concepto de:
Jubilaciones,
Contrato,
Renuncias,
Vencimiento
Fallecimientos,
de
Contrato,
Rescisin
de
Permisos
no
Remunerados, Suspensin del Cargo ms los Recaudos A.

motivo de los oficios y/o comunicaciones.
7. Verifica el concepto de los oficios y/o comunicaciones.
a) Si el concepto de movimiento de personal que expresan
los oficios y/o comunicaciones es de: Jubilaciones,
Renuncias,
Fallecimientos,
Rescisin
de
Contrato,
Vencimiento de Contrato, Permisos no Remunerados,

Suspensin del Cargo: (Ir al paso 8).
b) En caso contrario, si el concepto de movimiento de
personal que expresan los oficios y/o comunicaciones es
de Ingresos, Ascensos, Cambios de Dedicacin o
Categora, Aumento o Disminucin de Carga Horaria,
Aumento por Antigedad, Permisos no Remunerados,
Pase a Ordinario, Reincorporacin, Renovacin de
Contrato, Inclusin-Modificacin o Eliminacin de Primas
Directivas:
Fotocopia los oficios y/o comunicaciones y Recaudos
A.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 4/14



de Registro y Control) Ver procedimiento 1.1.1
INCLUSION, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE
MOVIMIENTOS
MENSUALES
DE
PERSONAL
DOCENTE Y DE INVESTIGACIN Y DIRECTIVO.

Reintegro y Retenciones) las fotocopias de los oficios y/o
comunicaciones que expresan los movimientos de personal
no Remunerados, Suspensin del Cargo y Recaudos A y el
ANALISTA DE NMINA
9. Recibe de la Oficinista las fotocopias de los oficios y/o
comunicaciones que expresan los movimientos de personal
no Remunerados, Suspensin del Cargo y Recaudos A y el
10.
Revisa
que los oficios y/o comunicaciones estn
anotados en el libro de control de correspondencia.

11.
Coloca
firma
en
el
libro
de
control
de

12.
Devuelve
la
Oficinista
libro
de
control
de
correspondencia.
13.
Revisa en los oficios y/o comunicaciones los datos
del trabajador (a): apellidos y nombres y nmero de cdula

de identidad.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 5/14


14.
de Reintegro y Retenciones, los oficios y/o comunicaciones

que expresan los movimientos de personal.
ASISTENTE DE NMINA
15.
Recibe del Analista de Nmina (jefe (a) de la Unidad
de Reintegro y Retenciones), los oficios y/o comunicaciones

que expresan los movimientos de personal.
16.
Revisa en cada oficio y/o comunicacin los datos del
trabajador (a): apellidos y nombres y nmero de cdula de

identidad.
17.
Revisa que cada oficio y/o comunicacin contenga
sello y firma de la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de

la Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
18.
Verifica los datos del trabajador (a) en el Sistema de
Nmina A6 en el Reporte de Censo por Nmina.

a) Si estn correctos los datos del trabajador (a) en el oficio
y/o comunicacin: (Ir al paso 19).
b) En caso contrario, si no estn correctos los datos del
trabajador (a) en el oficio y/o comunicacin:
Elabora
oficio dirigido a la Unidad
de Apoyo
Administrativo (UAA) de la Facultad/Ncleo y/o

Dependencia, notificando la inconsistencia de datos.
Anexa el oficio al oficio y/o comunicacin y Recaudos
A recibidos inicialmente.
de Reintegro y Retenciones), original y copia
oficio.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:
del

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 6/14


ANALISTA DE NMINA
Reintegro y Retenciones, original y copia del oficio.
Revisa el oficio.
Entrega al Asistente de Nmina de la Unidad de
ASISTENTE DE NOMINA
de Reintegro y Retenciones), original y copia
del
oficio.
oficio.
JEFE DE NMINA
Revisa el oficio.
ASISTENTE DE NOMINA
oficio.
Lleva al Director (a) de Finanzas, original y copia del
oficio para que el mismo firme.
Entrega el oficio al destinatario.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 7/14


Recibe del funcionario (a) a quien entrega, la copia

del oficio sellado y firmado.
Archiva en la carpeta asignada para ello, la copia del
oficio.
19.
Verifica en el Sistema de Reintegro, si al trabajador
(a) se le ha realizado pagos indebidos

a) Si al trabajador (a) se le ha cancelado pagos indebidos:
(Ir al paso 20).
b) En caso contrario, si al trabajador (a) no se le ha
cancelado pagos indebidos:
Arma expediente del trabajador (a) con los siguientes
documentos: oficio y/o comunicacin y Recaudos A.
Perfora en la parte superior los documentos del
expediente del trabajador (a).
Coloca un gancho de carpeta a los documentos del
Registra en el libro de control apellidos, nombres y
nmero de cdula de identidad del trabajador (a).
Entrega al Archivista el expediente del trabajador (a) y
libro de control.
ARCHIVISTA
Reintegro y Retenciones, el expediente del trabajador
(a) y el libro de control.
Coloca firma en el libro de control, como seal de
recibido.
Devuelve al Asistente de Nmina de la Unidad de
Reintegro y Retenciones el libro de control.
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modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 8/14


Verifica en la base de datos si el trabajador (a) tiene

nmero de expediente asignado (nmero de cdula de
identidad del trabajador (a)).
Si el trabajador (a) tiene nmero de expediente
asignado:
Archiva
el
expediente
en
el
lugar
correspondiente.
En caso contrario, si el trabajador (a) no tiene

nmero de expediente asignado:
Registra el expediente en la base de datos
asignando el nmero de expediente.

Archiva
el
expediente
en
el
lugar
correspondiente.
20.
Cuantifica la deuda a favor del trabajador (a) y/o a
favor de
la institucin, as como las deducciones
porcentuales y no porcentuales pertinentes.

21.
Anota los clculos en oficio y/o comunicacin.
22.
Codifica el pago indebido cancelado al trabajador (a)
las
deducciones
porcentuales
en
el
oficio
y/o
comunicacin.
23.
Realiza el cuadro explicativo en hoja de clculo,
informando los siguientes datos: apellidos y nombres,

nmero de cdula de identidad, fecha, motivo, dependencia,
descripcin (ingresos del trabajador (a)), monto cobrado,
monto que debi cobrar y diferencia a favor del trabajador
(a) de la institucin.
24.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Imprime el cuadro explicativo.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 9/14


25.
Busca en el estante, el libro de descuentos
mensuales.
26.
Anota en el libro de descuentos mensuales, los
descuentos mensuales a realizar sobre sueldos y salarios a

trabajadores que se le hayan cancelado pagos indebidos.
27.
Devuelve el libro de descuentos mensuales, al
estante.
28.
Arma expediente del trabajador (a) con los siguientes
documentos: oficio y/o comunicacin, cuadro explicativo y

Recaudos A.
29.
Perfora en la parte superior los documentos del

30.
Coloca un gancho de carpeta a los documentos del

31.
Coloca en el estante el expediente del trabajador (a),
donde permanece hasta el momento de ingresar los

descuentos al Sistema de Nmina A6.
32.
Fotocopia el cuadro explicativo, para enviar de la
siguiente manera:
a) Una fotocopia del cuadro explicativo al trabajador (a), si el
trabajador (a) esta vivo.
b) Una fotocopia del cuadro explicativo a la Unidad de
Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia, si el trabajador (a) es fallecido.
c) Una fotocopia del cuadro explicativo al Departamento de
Contabilidad.
d) Una fotocopia del cuadro explicativo a la Unidad de
Auditoria Interna.
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SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 10/14


e) Una fotocopia del cuadro explicativo a la Direccin de

Personal, si el trabajador (a) es Personal Administrativo,
f) Una fotocopia del cuadro explicativo a la Oficina de
Asuntos Profesorales (OAP), si el trabajador (a) es
g) Una fotocopia del cuadro explicativo al Vicerrectorado
Administrativo, en casos especiales.
33.
Elabora oficio dirigido a la Unidad de Apoyo
Administrativo (UAA) de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia

(en caso de que el trabajador (a) haya fallecido) o al
trabajador (a) notificando: el pago indebido cancelado y la
forma de pago de reintegrar el pago a la institucin. .
34.
Imprime original y copias del oficio.
35.
Anexa el cuadro explicativo a los oficios.
36.
de Reintegro y Retenciones) original y copias de los oficios.

ANALISTA DE NMINA
37.
Reintegro y Retenciones, original y copias de los oficios.

38.
Revisa oficio y cuadro explicativo.
39.
Coloca firma y sello al original y copias del oficio,
como seal de validacin.

40.
Reintegro y Retenciones, original y copias del oficio.

ASISTENTE DE NOMINA
41.
de Reintegro y Retenciones), original y copias del oficio.

Elaborado por:
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SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 11/14


42.
Entrega al Jefe (a) de Nmina, original y copias del
oficio.
JEFE DE NMINA
43.
Reintegro y Retenciones original y copias de los oficios.

44.
Revisa oficio y cuadro explicativo.
45.
Coloca firma al original y copias del oficio, como
seal de validacin.
46.
Reintegro y Retenciones, original y copias del oficio.

ASISTENTE DE NOMINA
47.
Recibe del Jefe (a) de Nmina original y copias del
oficio.
48.
Entrega los oficios a los destinatarios.
49.
del oficio sellado y firmado.

50.
Archiva en la carpeta asignada para ello, las copias
del oficio.
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SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 12/14
Asunto: 2.1.1 PROCEDIMIENTO B PARA REALIZAR LA

REVISION DEL REPORTE DE TRANSACCIONES EN LINEA.
PROCEDIMIENTO B: REVISION DEL REPORTE DE TRANSACCIONES EN LINEA

RESPONSABLE
ACCION
ASISTENTE DE NMINA
1. Recibe notificacin del Analista de la Direccin de Servicios
de Informacin Administrativa (DSIA), de entrar al Sistema
de Nmina A6.
2. Busca en el estante, el libro de descuentos mensuales.
3. Ingresa al Sistema de Nmina A6, los descuentos
mensuales a realizar sobre sueldos y salarios a trabajadores
que se le hayan cancelado pagos indebidos, anotados en el
libro de deducciones mensuales.
4. Imprime una hoja para cada trabajador (a), que demuestre el
descuento realizado.
5. Devuelve el libro de descuentos mensuales, al estante.
6. Busca en el estante, los expedientes de los trabajadores.
7. Anexa las hojas que demuestran el descuento realizado, a
cada uno de los expedientes de los trabajadores.
8. Solicita al Analista de la Direccin de Servicios de
Transacciones en Lnea, una vez terminado de ingresar
todos los descuentos en el Sistema de Nmina A6.
9. Busca en la Direccin de Servicios de Informacin
Administrativa (DSIA), el Reporte de Transacciones en
Lnea.
10.
Verifica todos los descuentos procesados durante el
mes reflejado en el Reporte de Transacciones en Lnea con

los oficios y/o comunicaciones y Recaudos A.
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DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
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modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 13/14

c) Si todos los descuentos procesados durante el mes

coinciden en el Reporte de Transacciones en Lnea, los
oficios y/o comunicaciones y Recaudos A: (Ir al paso 11).
d) En caso contrario, si algunos de los descuentos
procesados durante el mes no coinciden en el Reporte de
Transacciones en Lnea, los oficios y/o comunicaciones y
Recaudos A: realiza las correcciones en el Sistema de
Nmina A6.
11.
Trascribe en el Sistema de Reintegro, los siguientes
datos: nmero de cdula de identidad, apellidos y nombres,

tipo de personal, cargo, dependencia de adscripcin, fecha
del motivo, motivo de la deuda, monto de la deuda,
descripcin, mes de exclusin de nmina, notas, detalle de
pagos (forma de pago, fecha, importe, nota sobre el pago),
total abonos y saldo.
12.
Imprime una hoja del Sistema de Reintegros para
cada trabajador (a).

13.
Anexa las hojas del Sistema de Reintegros a cada
uno de los expedientes de los trabajadores.

14.
Elabora una Hoja Resumen Mensual de Nmina, a
los trabajadores de la Universidad de los Andes (ULA), que

tenga por diferentes causas, deudas con la institucin, hasta
la fecha que permanezcan en nmina.
15.
Imprime original y copia de la Hoja Resumen
Mensual de Nmina.
16.
Archiva en la carpeta resumen del ao XXXX, copia
de la Hoja Resumen Mensual de Nmina.

17.
Anexa al expediente del trabajador (a) original de la
Hoja Resumen Mensual de Nmina.

18.
Registra en el libro de control apellidos, nombres y
nmero de cdula de identidad de los trabajadores.

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Pgina: 14/14

19.
Entrega
al
Archivista
los
expedientes
de
los
trabajadores y el libro control.

ARCHIVISTA
20.
Reintegro y Retenciones los expedientes de los trabajadores

y el libro de control.
21.
Coloca firma en el libro de control, como seal de
recibido.
22.
Reintegro y Retenciones el libro de control.

23.
Verifica en la base de datos si el trabajador (a) tiene
nmero de expediente asignado (nmero de cdula de

identidad del trabajador (a)).
1. Si el trabajador (a) tiene nmero de expediente asignado: (Ir
al paso 24).
2. En caso contrario, si el trabajador (a) no tiene nmero de
expediente asignado: registra el expediente en la base de
datos asignando el nmero de expediente.
24.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Archiva el expediente en el lugar correspondiente.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1
Asunto: 2.1.2 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL

ANALISIS DEL LISTADO PARA PAGO DE PRESTACIONES
SOCIALES.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/9
Asunto: 2.1.2 PROCEDIMIENTO PARA EL ANALISIS DEL

LISTADO PARA PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES.
2.1.2
ANALISIS DEL LISTADO PARA PAGO DE
PRESTACIONES SOCIALES
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
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FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/9

RESPONSABLE
ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe de la Direccin de Presupuesto oficio, Listado y
disquete para Pago de Prestaciones Sociales del Personal
Presupuestario Orden de Pago.
2. Coloca firma, sello y fecha en oficio.
motivo del oficio.
4. Entrega a la Oficinista oficio, Listado y disquete para Pago
de Prestaciones Sociales del Personal Docente y de
Obrero
(ATO)
y/o
Formato
(CP-OP)
de
Control

OFICINISTA
5. Recibe del Recepcionista oficio, Listado y disquete para
Pago de Prestaciones Sociales del Personal Docente y de
Obrero
(ATO)
y/o
Formato
(CP-OP)
de
Control

motivo del oficio.
7. Fotocopia oficio y Listado para Pago de Prestaciones
y/o

Pago.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
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Pgina: 3/9


Registro y Control) oficio, Listado y disquete para Pago de
Prestaciones
Sociales
del
Personal
Docente
de

Obrero
(ATO)
y/o
Formato
(CP-OP)
de
Control

correspondencia,
para
su
respectivo
Y
Ver
ANALISIS
DEL
procedimiento
1.2.4
LISTADO
PERSONAL DI Y ATO RELACIONADO
DE
REVISION
anlisis.
CON PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES.

Reintegro y Retenciones) fotocopias: oficio, Listado y
correspondencia.
ANALISTA DE NMINA
10.
Recibe de la Oficinista fotocopias: oficio, Listado y

correspondencia.
11.
Revisa que el oficio recibido est registrado en el

12.
Coloca
firma
en
el
libro
de
control
de

13.
correspondencia.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 4/9

14.
recibido.
15.
Revisar los datos del Listado para Pago de
Prestaciones
Sociales
del
Personal
Docente
de

Obrero (ATO)
y/o el Formato (CP-OP) de Control

16.
Fotocopia Listado para Pago de Prestaciones

y/o el

Pago.
17.
Distribuye originales y fotocopias del Listado para
Pago de Prestaciones Sociales del Personal Docente y de

Obrero (ATO)
y/o el
Formato (CP-OP) de Control
Presupuestario Orden de Pago, de la siguiente manera:

a) Entrega al Asistente de Nmina de la Unidad de
Reintegro y Retenciones, el Listado para Pago de
Prestaciones Sociales del Personal Docente y de
Obrero (ATO)
y/o el
Presupuestario Orden de Pago (Ir al paso 18).

b) Entrega a la Oficinista, fotocopia del Listado para Pago
Obrero (ATO)
y/o el
Presupuestario Orden de Pago:

OFICINISTA
c) Recibe del Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad de
Reintegro y Retenciones) fotocopia del Listado para Pago
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
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modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 5/9


Obrero (ATO)
y/o el

d) Entrega al Departamento de Contabilidad el Listado para
Pago de Prestaciones Sociales del Personal Docente y
de Investigacin (PDI) y Personal Administrativo, Tcnico
y Obrero (ATO)
y/o el

e) Fin del procedimiento.
ASISTENTE DE NMINA
18.
de Reintegro y Retenciones) el Listado para Pago de

Prestaciones
Sociales
del
Personal
Docente
de

Obrero
(ATO)
y/o
Formato
(CP-OP)
de
Control

19.
Verifica
en
el
Sistema
de
Reintegro,
si
los
trabajadores tienen descuentos por pagos indebidos.

f) Si los trabajadores tienen descuentos por pagos
indebidos: (Ir al paso 20).
g) En caso contrario, si los trabajadores no tienen
descuentos por pagos indebidos:
Realiza oficio dirigido al Departamento de Tesorera,
notificando que no se hizo descuentos por pagos
indebidos a los trabajadores.
de Reintegro y Retenciones) original y copia del oficio,
el Listado para Pago de Prestaciones Sociales del
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 6/9


Administrativo, Tcnico y Obrero (ATO)
y/o el
Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden

de Pago.
ANALISTA DE NMINA
Reintegro y Retenciones, original y copia del oficio, el
Listado para Pago de Prestaciones Sociales del
y/o el

de Pago.
Revisa el oficio.
Devuelve la copia del oficio al Asistente de Nmina de
la Unidad de Reintegro y Retenciones, para su
respectivo archivo.
Enva al Departamento de Tesorera, oficio, el Listado
para Pago de Prestaciones Sociales del Personal
Docente
de
Investigacin
(PDI)
Personal
y/o el

de Pago.
20.
Busca en el estante, el libro de deducciones
mensuales.
21.
Cuantifica la deuda del trabajador (a) as como las
deducciones porcentuales pertinentes.

22.
Anota los clculos en el Listado para Pago de
Prestaciones
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Sociales
Aprobado por:
del
FECHA
Personal
Docente
modificacin:
de

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 7/9


Obrero (ATO)
y/o en el Formato (CP-OP) de Control

23.
Codifica el pago indebido cancelado al trabajador (a)
y las deducciones porcentuales en el Listado para Pago de

Prestaciones
Sociales
del
Personal
Docente
de

Obrero (ATO)
y/o en el Formato (CP-OP) de Control

24.
Realiza un cuadro explicativo en Hoja de Clculo por
cada trabajador (a) que se le haya realizado descuentos por

pagos indebidos, informando lo siguiente: apellidos y
nombres, nmero de cdula de identidad, fecha, motivo,
dependencia, descripcin (ingresos del trabajador (a)),
monto cobrado, monto que debi cobrar y diferencia a favor
del trabajador (a) de la institucin
25.
Imprime original y copia del cuadro explicativo por
cada trabajador (a) que se le haya realizado descuentos por

pagos indebidos.
26.
Anota en el libro de deducciones mensuales, la
liquidacin de los pagos indebidos del trabajador (a).

27.
Devuelve el libro de deducciones mensuales, al
estante.
28.
Recibe del Departamento de Contabilidad, la (s)
solvencia (s) administrativas para pagos de prestaciones

sociales, constancia de deudas o relacin para pago de
prestaciones sociales.
29.
expresando los datos de los trabajadores que tienen deuda

con la institucin para que los trabajadores pasen por el
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 8/9

30.
31.
Anexa al original del oficio, originales de cuadros
explicativos y la (s) solvencia (s) administrativas para pagos

de prestaciones sociales, constancia de deudas o relacin
para pago de prestaciones sociales.
32.
Solicita al Archivista del Departamento de Nmina,
de forma verbal los expedientes de los trabajadores (as),

indicando el nmero de cdula de identidad de cada
trabajador (a).
ARCHIVISTA
33.
Reintegro y Retenciones, solicitud de los expedientes de los

trabajadores (as).
34.
Busca los expedientes de los trabajadores (as), de
acuerdo al nmero de cdula de identidad de cada

trabajador (a).
35.
Registra en el libro de control de entrada y salida de
expedientes a la Unidad de Reintegro y Retenciones, los

datos de los expedientes de los trabajadores (as).
36.
Reintegro
Retenciones,
los
expedientes
de
los
trabajadores (as) y el libro de control de entrada y salida de

expedientes a la Unidad de Reintegro y Retenciones.
ASISTENTE DE NMINA
37.
Recibe del Archivista del Departamento de Nmina,
los expedientes de los trabajadores (as) y el libro de control

de entrada y salida de expedientes a la Unidad de Reintegro
y Retenciones.
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modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 9/9

38.
Coloca firma en el libro de control de entrada y salida
de expedientes a la Unidad de Reintegro y Retenciones,

como seal de recibido.
39.
Devuelve al Archivista del Departamento de Nmina
el libro de control de entrada y salida de expedientes a la

Unidad de Reintegro y Retenciones.
40.
Anexa copia de los cuadros explicativos a cada
expediente de los trabajadores (as).

41.
Devuelve al Archivista del Departamento de Nmina,
los expedientes de los trabajadores (as), para su respectivo

archivo.
42.
de Reintegro y Retenciones) original del oficio, originales de

cuadros explicativos y la (s) solvencia (s) administrativas
para pagos de prestaciones sociales, constancia de deudas
o relacin para pago de prestaciones sociales.
ANALISTA DE NMINA
43.
Reintegro y Retenciones original del oficio, originales de

cuadros explicativos y la (s) solvencia (s) administrativas
para pagos de prestaciones sociales, constancia de deudas
o relacin para pago de prestaciones sociales.
44.
Revisa el oficio y los cuadros explicativos.
45.
Coloca firma en el oficio, como seal de validacin.
46.

47.
Devuelve al del Analista de Nmina (Jefe (a) de la
Unidad de Registro y Control), la copia del oficio firmada.

48.
Entrega
al
Departamento
de
Tesorera
documentos.
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modificacin:
los

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
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Pgina: 1/1
Asunto: 2.1.3 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL

ANALISIS DEL PDI Y PERSONAL ATO DE PENSIONES Y
AYUDAS A SOBREVIVIENTES.
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FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/6
Asunto: 2.1.3 PROCEDIMIENTO PARA EL ANALISIS DEL PDI

Y PERSONAL ATO DE PENSIONES Y AYUDAS A
SOBREVIVIENTES.

2.1.3
ANALISIS DEL PDI Y PERSONAL ATO DE
PENSIONES Y AYUDAS A
SOBREVIVIENTES
PDI: Personal Docente y de Investigacin.

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SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/6

SOBREVIVIENTES.

RESPONSABLE
ACCION
ANALISTA DE NMINA
Registro y Control), fotocopia de los oficios y/o Cuadros de
Pensiones a Sobrevivientes y la Resolucin del Consejo
Universitario.
2. Revisa oficios y/o Cuadros de Pensiones a Sobrevivientes y
la Resolucin del Consejo Universitario.
3. Entrega al Asistente de Nmina de la Unidad de Reintegro y
Retenciones,
oficios
y/o
Cuadros
de
Pensiones
Sobrevivientes y la Resolucin del Consejo Universitario.

ASISTENTE DE NMINA
Reintegro y Retenciones) oficios y/o Cuadros de Pensiones
a Sobrevivientes y la Resolucin del Consejo Universitario.
5. Verifica en el Sistema de Reintegro, si los trabajadores
tienen descuentos por pagos indebidos.
h) Si los trabajadores tienen descuentos por pagos
indebidos: (Ir al paso 6).
i) En caso contrario, si los trabajadores no tienen
descuentos por pagos indebidos:
Archiva en la carpeta de pensiones y ayudas a
sobrevivientes, fotocopia de los oficios y/o Cuadros de
Pensiones a Sobrevivientes y la
Resolucin del
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SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/6

SOBREVIVIENTES.

6. Distribuye la deuda del trabajador (a) entre los beneficiarios

de la siguiente manera:
a) Si existe un nico beneficiario, se le realiza el descuento
en su totalidad.
b) Si existen dos o ms beneficiarios hijos, la deuda dividida
entre el nmero de hijos.
c) Si existe cnyuge ms hijos como beneficiarios, la deuda
dividida entre dos: el 50% para el cnyuge y el otro 50%
se divide entre el cnyuge y el nmero de hijos.
7. Anota los clculos en los oficios y/o Cuadros de Pensiones a
Sobrevivientes.
8. Realiza un cuadro explicativo en hoja de clculo por cada
trabajador (a) que se le haya realizado descuentos por
pagos indebidos, informando lo siguiente: apellidos y
nombres, nmero de cdula de identidad, fecha, motivo,
dependencia, descripcin (ingresos del trabajador (a)),
monto cobrado, monto que debi cobrar y diferencia a favor
del trabajador (a) de la institucin
9. Imprime cuadro explicativo por cada trabajador (a) que se le
haya realizado descuentos por pagos indebidos.
10.
Ingresa al Sistema de Retenciones.
11.
Realiza en el Sistema de Retenciones los ajustes
pertinentes.
12.
expresando los datos de los trabajadores que tienen deuda

con la institucin.
13.
14.
Anexa al original del oficio, cuadros explicativos.
15.
de Reintegro y Retenciones) original y copia del oficio.

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Pgina: 4/6

SOBREVIVIENTES.

ANALISTA DE NMINA
16.

17.
Revisa el oficio y soportes.
18.
19.
Reintegro y Retenciones, original y copia del oficio,

firmados.
ASISTENTE DE NMINA
20.
de Reintegro y Retenciones) original y copia del oficio,

firmados.
21.
oficio.
JEFE DE NOMINA
22.

23.
Revisa el oficio y soportes.
24.
25.
Reintegro y Retenciones, original y copia del oficio,

firmados.
ASISTENTE DE NMINA
26.
oficio, firmados.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
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modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 5/6

SOBREVIVIENTES.

27.
Solicita al Archivista del Departamento de Nmina,
de forma verbal expediente (s) del trabajador (a), indicando

el nmero de cdula de identidad del trabajador (a).
ARCHIVISTA
28.
Reintegro y Retenciones, solicitud del expediente (s) del

trabajador (a).
29.
Busca el expediente (s) del trabajador (a), de
acuerdo al nmero de cdula de identidad del trabajador (a).

30.
Registra en el libro de control de entrada y salida de
expedientes a la Unidad de Reintegro y Retenciones, los

datos del expediente (s) del trabajador (a).
31.
Reintegro y Retenciones, el expediente (s) del trabajador (a)

y el libro de control de entrada y salida de expedientes a la
ASISTENTE DE NMINA
32.
Recibe del Archivista del Departamento de Nmina,
el expediente (s) del trabajador (a) y el libro de control de

entrada y salida de expedientes a la Unidad de Reintegro y
Retenciones.
33.
Coloca firma en el libro de control de entrada y salida
de expedientes a la Unidad de Reintegro y Retenciones,

34.
Devuelve al Archivista del Departamento de Nmina
el libro de control de entrada y salida de expedientes a la

35.
Anexa cada cuadro explicativo a cada expediente del
trabajador (a).
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Pgina: 6/6

SOBREVIVIENTES.

36.
Devuelve al Archivista del Departamento de Nmina,
el expediente (s) del trabajador (a), para su respectivo

archivo.
37.
de Registro y Control) original del oficio.
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SISTEMA DE NOMINA
Sub - Proceso: RETENCIONES
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Asunto: 2.2.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA

PREPARACION DEL RESUMEN DE PAGO DEL IMPUESTO
SOBRE LA RENTA (ISLR).
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SISTEMA DE NOMINA
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PREPARACION DEL RESUMEN DE PAGO DEL IMPUESTO
SOBRE LA RENTA (ISLR).
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SISTEMA DE NOMINA
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Asunto: 2.2.1 PROCEDIMIENTO PARA LA PREPARACION

DEL RESUMEN DE PAGO DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA
(ISLR).
2.2.1
PREPARACION DEL RESUMEN Y PAGO
DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA
(ISLR)
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(ISLR).

RESPONSABLE
ACCION
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Facultad/Ncleo y/o Dependencia, Recaudos A:
a) Recibo de Ingreso.
b) Comprobantes de Retencin del Impuesto sobre la Renta
(ISLR).
c) Cheque con comprobante de cheque (con el monto
retenido a los proveedores).
d) Fotocopias de las facturas.
2. Revisa que estn correctos los siguientes datos en cada
Comprobante de Retencin del Impuesto sobre la Renta
(ISLR) y cada factura:
a) Fecha de emisin.
b) Nmero de Recibo de Ingreso.
c) Fecha de Recibo de Ingreso.
d) Nombre o razn social del proveedor.
e) Registro de Informacin Fiscal (RIF) del proveedor.
f) Numero de Identificacin Tributaria (NIT) del proveedor.
g) Retenciones Varias numeral N.
h) Decreto que respalda el numeral.
i) Porcentaje de Impuesto.
j) Ingresos.
k) Impuesto sobre la Renta.
l) Sub - total.
m) Impuesto al Valor Agregado (IVA).
n) Neto a cobrar.
o) Concepto que corresponde al pago.
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(ISLR).

p) Banco.
q) Cdigo Contable.
r) Con cargo a.
s) Responsable.
t) Cuenta.
u) Firma y sello del agente de retencin.
3. Determina si el concepto se ajusta con el numeral reflejado
en el Comprobante de Retencin de Impuesto sobre la
Renta (ISLR).
4. Realiza la sumatoria de los Comprobantes de Retencin del
Impuesto sobre la Renta (ISLR).
5. Revisa que el monto total de la sumatoria de los
Comprobantes de Retencin del Impuesto sobre la Renta
(ISLR) corresponda con el monto reflejado en el cheque.
6. Verifica que la (s) factura (s) cumplan con las exigencias del
Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y
Tributaria (SENIAT) establecidas en la Resolucin 320
Facturas y otros Documentos.
Si cada factura cumple con las exigencias del Servicio
Nacional
Integrado
de
Administracin
Aduanera

Disposiciones Relacionadas con la Impresin y Emisin
de Facturas y otros Documentos: (Ir al paso 7).
En caso contrario, si algunas de las facturas no cumple
con las exigencias del Servicio Nacional Integrado de
Administracin
establecidas
Aduanera
en
la
Resolucin
Tributaria
320
(SENIAT)
Disposiciones
Relacionadas con la Impresin y Emisin de Facturas y

otros Documentos:
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Pgina: 4/11

(ISLR).

b) Realiza
oficio
dirigido a
Administrativo (UAA)
la
Unidad
de
Apoyo
de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia notificando la inconsistencia de montos.

c) Imprime original y copia del oficio.
d) Entrega al Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad
ANALISTA DE NMINA
d) Recibe del Asistente Administrativo de la Unidad de
e) Revisa el oficio.
f) Coloca firma en original y copia del oficio.
g) Entrega al Asistente Administrativo de la Unidad de
h) Recibe del Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad
i) Lleva al Jefe de Nmina el oficio para que el mismo
firme.
j) Lleva a la Direccin de Finanzas el oficio para que el
Director de Finanzas firme.
k) Archiva en la carpeta asignada para ello, la copia del
oficio.
l) Notifica va telefnica a
la Unidad
de
Apoyo
Dependencia, pasar por el Departamento de Nmina a

buscar el oficio.
m) Fin del procedimiento.
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(ISLR).
7. Verifica que estn correctos los siguientes datos en los

(ISLR) y las fotocopias de las facturas: Registro de
Informacin Fiscal (RIF) de la Universidad de los Andes
(ULA), periodo de imposicin, fecha de la factura, Registro
de Informacin Fiscal (RIF) del proveedor, nmero de la
factura, nmero de control fiscal de la factura, total de la
factura, base imponible, Impuesto al Valor Agregado (IVA),
nmero de comprobante con el cual fue generado, monto
exento de la factura y alcuota aplicada.
a) Si estn correctos los datos en los Comprobantes de
Retencin del Impuesto sobre la Renta (ISLR) y las
fotocopias de las facturas: (Ir al paso 8).
b) En caso contrario, si no estn correctos los datos en los
(ISLR) y las fotocopias de las facturas: Ejecuta el paso
anterior 6-a.
8. Verifica que el cheque contenga lo siguiente: los veinte (20)
dgitos, monto en letras y nmero exactos, fecha, dos firmas
y a nombre de la Universidad de los Andes (ULA).
a) Si estn correctos los datos del cheque: (Ir al paso 9).
cheque: Ejecuta el paso anterior 6-a.
9. Verifica que el Recibo de Ingreso contenga lo siguientes
datos: la fecha debe ser igual o posterior a la fecha del
cheque, identificacin de la Dependencia, el monto en letras
exacto, el concepto de la operacin y la cuenta contable.
a) Si estn correctos los datos en el Recibo de Ingreso: (Ir
al paso 10).
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(ISLR).

b) En caso contrario, si no estn correctos los datos en el

Recibo de Ingreso: Ejecuta el paso anterior 6-a.
10.
Verifica en la parte posterior del Recibo de Ingreso,
que aparezca toda la descripcin del cheque en forma

correcta.
a) Si estn correctos los datos de la parte posterior del
Recibo de Ingreso: (Ir al paso 11).
b) En caso contrario, si no estn correctos los datos de la
parte posterior del Recibo de Ingreso: Ejecuta el paso
anterior 6-a.
11.
Separa el cheque del comprobante de cheque.
12.
Desglosa el Recibo de Ingreso.
13.
Coloca sello y firma en original y copias del Recibo
de Ingreso.
14.
Agrupa los Recaudos A de la siguiente manera:
a) Cheque, copia amarilla del Recibo de Ingreso, original del

Recibo de Ingreso y un juego de Comprobantes de
Retencin del Impuesto sobre la Renta (ISLR).
b) Copia azul-rosada-blanca del Recibo de Ingreso y
comprobante del cheque.
c) Copia verde del Recibo de Ingreso.
d) Fotocopias de las facturas y Comprobantes de Retencin
del Impuesto sobre la Renta (ISLR) e identifica con el
nmero del Recibo de Ingreso y el monto.
15.
Coloca en archivo temporal, el juego de fotocopias de
las facturas y Comprobantes de Retencin del Impuesto

sobre la Renta (ISLR).
16.
Enva a Caja Principal del Edificio Administrativo los
Recaudos A.
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(ISLR).

17.
Recibe de Caja Principal del Edificio Administrativo
las copias verdes del Recibo de Ingreso y las azul-rosadablanca del Recibo de Ingreso y comprobante del cheque,
firmadas y selladas.
18.
Busca en el archivo temporal todos los juegos de las
fotocopias de las facturas y Comprobantes de Retencin del

19.
Anexa a cada juego de fotocopias de las facturas y

(ISLR), la copia verde del Recibo de Ingreso, tomando en
consideracin la nota colocada en el juego de fotocopias de
las facturas y Comprobantes de Retencin del Impuesto
20.
Ingresa al Sistema de Retenciones Varias.
21.
Introduce toda la informacin detallada de los
Comprobantes de Retencin de Impuesto sobre la Renta

(ISLR), separando por numeral y nmero de Recibo de
Ingreso.
22.
Imprime
los
Comprobantes
de
Retencin
de

23.
Separa los Comprobantes de Retencin de Impuesto
sobre la Renta (ISLR) y los comprobantes emitidos por la

dependencia por numeral.
24.
Elabora en el computador tarjeta de identificacin
para cada numeral y para cada persona (natural o jurdica).

25.
Imprime las tarjetas de identificacin para cada
numeral y para cada persona (natural o jurdica).

26.
Archiva en la carpeta correspondiente al periodo de
imposicin las tarjetas de identificacin para cada numeral y

para cada persona (natural o jurdica) con los Comprobantes
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(ISLR).

de Retencin de Impuesto sobre la Renta (ISLR) y los

comprobantes emitidos por la dependencia.
27.
Anexa a la carpeta correspondiente al periodo de
imposicin, la copia verde del Recibo de Ingreso de acuerdo

al numeral que tenga mayor cantidad de Comprobantes de
Retencin de Impuesto sobre la Renta (ISLR).
28.
Imprime el reporte de los totales por numeral y por
persona (natural o jurdica), al cierre de mes.

29.
Realiza la sumatoria de cada numeral, que debe
coincidir con el monto del Recibo de Ingreso.

30.
Elabora Relacin de Retenciones, con indicacin del
perodo de imposicin en formato de Excel, detallando los

movimientos que ha tenido cada Dependencia en funcin
del Recibo de Ingreso, de acuerdo a los juegos de
Impuesto sobre la Renta (ISLR), de la siguiente manera:
a) Coloca el logo de la Universidad de los Andes.
b) Organiza las columnas, de acuerdo a la Providencia
Instructivo para la Presentacin de la Relacin Anual en
Materia de Retenciones, N 402, Caracas 19/02/1998.
c) Agrega el nmero del Recibo de Ingreso uno a uno.
d) Coloca el monto total del Recibo de Ingreso en la celda
de la columna siguiente, en el ltimo Comprobante de
Retencin del Impuesto sobre la Renta
(ISLR)
perteneciente a cada Recibo de Ingreso.

e) Coloca el monto del Recibo de Ingreso en la celda de la
columna siguiente, en el ltimo Comprobante de
Retencin del Impuesto sobre la Renta
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(ISLR)

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(ISLR).

f) Coloca formula para realizar la resta del monto reflejado

en el Recibo de Ingreso con la sumatoria de los
(ISLR) y el total debe dar cero.
Si el total de la resta da cero (0): (Ir al paso 31).
En caso contrario, si el total de la resta no da cero (0):
cuadra el monto a travs de los comprobantes
individuales.
31.
Imprime la Relacin de Retenciones.
32.
Fotocopia la Relacin de Retenciones.
33.
Archiva en la carpeta de declaracin informativa de
retenciones, la fotocopia de la Relacin de Retenciones.

34.
imposicin, los juegos de fotocopias de las facturas y

(ISLR), la Relacin de Retenciones.
35.
Elabora en el Sistema de Retenciones Varias las
planillas de Impuesto sobre la Renta

personas naturales Forma (PN-R
(ISLR), para
11) Para Enterar
Retenciones de Impuesto sobre la Renta Efectuadas a

Personas Naturales Residentes en el Pas, a la cual se le
agrega la nmina pagada en el mes y para personas
jurdicas Forma (PJ-R 13) Para Enterar Retenciones de
Impuesto sobre la Renta Efectuadas a Personas Jurdicas y
Comunidades Domiciliadas en el Pas.
36.
Imprime las planillas de Impuesto sobre la Renta
(ISLR).
37.
imposicin las planillas de Impuesto sobre la Renta

(ISLR).
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(ISLR).

38.
Imprime el Detalle de cada Numeral.
39.
Anexa a la carpeta correspondiente al periodo de
imposicin, el Detalle de cada Numeral.

40.
Busca en el Computador el archivo que contiene el
listado de Recibos de Ingreso (ISLR).

41.
Cambia en el listado de Recibos de Ingreso (ISLR),
el periodo de imposicin.
42.
Imprime el listado de Recibos de Ingreso (ISLR).
43.
Anota en la columna de Recibo (s) de Ingreso N, el
nmero de cada Recibo de Ingreso para cada Unidad de

Dependencia.
44.
Coloca en el archivo temporal el listado Recibos de
Ingreso (ISLR) y las copias azul-rosada-blanca del Recibo

de Ingreso y comprobantes de los cheques, para cuando
lleguen a buscarlos de la Unidad de Apoyo (UAA) de la
45.
Realiza memorandum dirigido al Departamento de
Tesorera, notificando que puede realizar el traslado la

Direccin de Finanzas a favor de la Tesorera Nacional.
46.
Imprime dos memorandum.
47.
de Reintegro y Retenciones), los memorandum.

ANALISTA DE NMINA
48.
Recibe del Asistente Administrativo de la unidad de
Reintegro y Retenciones, los memorandum.
Elaborado por:
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49.
Revisa el memorandum.
50.
Coloca firma en los memorandum.
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(ISLR).

51.
Entrega al Asistente Administrativo de la Unidad de

52.

53.
Entrega al Jefe (a) de Nmina, los memorandum.
54.
Recibe del Asistente Administrativo de la Unidad de
JEFE DE NMINA
Reintegro y Retenciones), los memorandum.

55.
Revisa los memorandum.
56.
57.

58.
Recibe del Jefe (a) de Nmina, los memorandum.
59.
Entrega al Departamento de Tesorera, la (s) carpeta
(s) correspondiente al periodo
de imposicin y los
memorandum.
60.
Recibe del funcionario (a) del Departamento de
Tesorera, copia del memorandum.

61.
memorandum.
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PREPARACION DEL RESUMEN DE PAGO DEL IMPUESTO AL
VALOR AGREGADO (IVA)
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PREPARACION DEL RESUMEN DE PAGO DEL IMPUESTO AL
VALOR AGREGADO (IVA)
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Pgina: 1/17

DEL RESUMEN DE PAGO DEL IMPUESTO AL VALOR
AGREGADO (IVA)
2.2.2
PREPARACION DEL RESUMEN Y PAGO
DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
(IVA)
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AGREGADO (IVA)

RESPONSABLE
ACCION
1. Recibe
quincenalmente
Administrativo
(UAA)
de
de
la
la
Unidad
de
Apoyo
Facultad/Ncleo
y/o
Dependencia, disquete contentivo del libro de compras y los

datos de la declaracin informativa del Impuesto al Valor
Agregado (IVA) y Recaudos A:
a) Recibo de Ingreso.
b) Dos juegos de Comprobantes de Retencin del Impuesto
al Valor Agregado (IVA).
c) Cheque con comprobante de cheque (con el monto
retenido a los proveedores).
d) Fotocopias de las facturas.
2. Coloca en el archivo temporal, el disquete contentivo del
libro de compras y los datos de la declaracin informativa
del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
3. Cuantifica manualmente el monto del Impuesto al Valor
Agregado
(IVA)
retenido
por
la
Unidad
Administrativo
(UAA)
de
la
Dependencia,
factura
por
factura,
de
Apoyo
Facultad/Ncleo
movimiento
y/o
por
movimiento.
4. Verifica que el monto del Impuesto al Valor Agregado (IVA)
retenido por la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la
Facultad/Ncleo y/o Dependencia corresponda con la
alcuota del 75% o en su efecto el 100%. Segn
especificaciones del artculo # 6 y # 7 de la Providencia
Administrativa
SNAT/2005/0056,
Providencia
Administrativa mediante la cual se Designan a los Entes

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AGREGADO (IVA)

Pblicos Nacionales como Agentes de Retencin del

Impuesto al Valor Agregado.
Si el monto del Impuesto al Valor Agregado (IVA) retenido
esta correcto: (Ir al paso 5).
En caso contrario, si el monto del Impuesto al Valor
Agregado (IVA) retenido esta incorrecto:
a) Realiza
oficio
Administrativo
dirigido
(UAA)
a
de
la
la
Unidad
de
Apoyo
Facultad/Ncleo
y/o
Dependencia notificando la inconsistencia de montos.

b) Imprime original y copia del oficio.
c) Entrega al Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad de
Reintegro y Retenciones) original y copia del oficio.
ANALISTA DE NMINA
d) Recibe del Asistente Administrativo de la Unidad de
e) Revisa el oficio.
f) Coloca firma en original y copia del oficio.
g) Entrega al Asistente Administrativo de la Unidad de
h) Recibe del Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad
i) Lleva al Jefe de Nmina original y copia del oficio para
que el mismo firme.
j) Lleva a la Direccin de Finanzas original y copia del
oficio para que el Director de Finanzas firme.
k) Archiva en la carpeta asignada para ello, la copia del
oficio.
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AGREGADO (IVA)

l) Notifica va telefnica a
la Unidad
de
Apoyo

retirar el oficio.
m) Fin del procedimiento.
5. Revisa en cada factura que el monto del Impuesto al Valor
Agregado (IVA) corresponda con la alcuota vigente del
Impuesto al Valor Agregado (IVA) aplicada a la base
imponible.
6. Revisa en cada factura que la sumatoria de la base
imponible y el monto del Impuesto al Valor Agregado (IVA)
corresponda con el monto total reflejado en cada factura.
7. Verifica que la (s) factura (s) cumplan con las exigencias del
Facturas y otros Documentos.
Si cada factura cumple con las exigencias del Servicio
Nacional
Integrado
de
Administracin
Aduanera

Disposiciones Relacionadas con la Impresin y Emisin
de Facturas y otros Documentos: (Ir al paso 8).
En caso contrario, si algunas de las facturas no cumple
con las exigencias del Servicio Nacional Integrado de
Administracin
establecidas
Aduanera
en
la
Resolucin
Tributaria
320
(SENIAT)
Disposiciones
Relacionadas con la Impresin y Emisin de Facturas y

otros Documentos: Ejecuta el paso anterior 4-a.
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AGREGADO (IVA)
8. Verifica que estn correctos los siguientes datos en cada

Comprobante de Retencin del Impuesto al Valor Agregado
(IVA) y cada factura:
Articulo de la ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA)
donde cita quienes son agentes de retencin.
Nmero de comprobante.
Fecha de emisin.
A nombre de la Universidad de los Andes (ULA).
Registro de Informacin Fiscal (RIF) de la Universidad de
los Andes (ULA).
Periodo fiscal.
Dependencia.
Domicilio fiscal del agente de retencin.
Fecha y nmero del cheque.
Nombre o razn social del proveedor.
Registro de Informacin Fiscal (RIF) del proveedor.
Datos de la factura: fecha de la factura, nmero de la
factura, nmero de control fiscal de la factura, tipo, total
compras con Impuesto al Valor Agregado (IVA), monto
exento de la factura, base imponible, alcuota aplicada,
monto del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y monto del
Impuesto al Valor Agregado (IVA) retenido.
Montos totales de: total compras con Impuesto al Valor
Agregado (IVA), base imponible, monto del Impuesto al
Valor Agregado (IVA) y monto del Impuesto al Valor
Agregado (IVA) retenido.
Si estn correctos los datos en cada Comprobante de
Retencin del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y
cada factura: (Ir al paso 9).
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AGREGADO (IVA)

En caso contrario, si no estn correctos los datos en

algunos de los Comprobantes de Retencin del
Impuesto al Valor Agregado (IVA) y algunas de las
facturas: Ejecuta el paso anterior 4-a.
9. Realiza la sumatoria de los Comprobantes de Retencin del
10.
Notifica va telefnica al Tesorero (a) de la Direccin
de Finanzas el monto total de la sumatoria de los

Comprobantes de Retencin del Impuesto
al Valor
Agregado (IVA) con la finalidad de que el mismo tenga un

estimado del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
11.
Revisa que el monto total de la sumatoria de los
Comprobantes de Retencin del Impuesto
al Valor
Agregado (IVA) corresponda con el monto reflejado en el

cheque.
12.
Verifica que el cheque contenga lo siguiente: los
veinte (20) dgitos, monto exacto en letras y nmero, fecha,

dos firmas y a nombre de la Universidad de los Andes
(ULA).
a) Si estn correctos los datos del cheque: (Ir al paso 13).
cheque: Ejecuta el paso anterior 4-a.
13.
Verifica que el Recibo de Ingreso contenga lo
siguientes datos: la fecha debe ser igual o posterior a la

fecha del cheque, identificacin de la Dependencia, el monto
exacto en letras, el concepto de la operacin y la cuenta
contable.
a) Si estn correctos los datos en el Recibo de Ingreso: (Ir
al paso 14).
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AGREGADO (IVA)

b) En caso contrario, si no estn correctos los datos en el

Recibo de Ingreso: Ejecuta el paso anterior 4-a.
14.
Verifica en la parte posterior del Recibo de Ingreso,
que aparezca toda la descripcin del cheque en forma

correcta.
a) Si estn correctos los datos de la parte posterior del
Recibo de Ingreso: (Ir al paso 15).
b) En caso contrario, si no estn correctos los datos de la
parte posterior del Recibo de Ingreso: Ejecuta el paso
anterior 4-a.
15.
Separa el cheque del comprobante del cheque.
16.
Desglosa el Recibo de Ingreso.
17.
Coloca sello y firma en original y copias del Recibo
de Ingreso.
18.
Separa los dos juegos de Comprobantes de
Retencin del Impuesto al Valor Agregado (IVA).

19.
Agrupa los Recaudos A de la siguiente manera:
a) Cheque, copia amarilla del Recibo de Ingreso, original del

Recibo de Ingreso y un juego de Comprobantes de
Retencin del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
b) Copia azul-rosada-blanca del Recibo de Ingreso y
comprobante del cheque.
c) Copia verde del Recibo de Ingreso.
d) Fotocopias de las facturas y un juego de Comprobantes
de Retencin del Impuesto al Valor Agregado (IVA) e
identifica con el nmero del Recibo de Ingreso y el monto.
20.
Coloca en el archivo temporal, el juego de fotocopias
de las facturas y Comprobantes de Retencin del Impuesto

al Valor Agregado (IVA).
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AGREGADO (IVA)

21.
Enva a Caja Principal del Edificio Administrativo los
Recaudos A.
22.
Recibe de Caja Principal del Edificio Administrativo
las copias verdes del Recibo de Ingreso y las azul-rosadablanca del Recibo de Ingreso y comprobante del cheque,
firmadas y selladas.
23.
Busca en el archivo temporal todos los juegos de

24.
Anexa a cada juego de fotocopias de las facturas y
Comprobantes de Retencin del Impuesto al Valor Agregado

(IVA), la copia verde del Recibo de Ingreso, tomando en
consideracin la nota colocada en el juego de fotocopias de
las facturas y Comprobantes de Retencin del Impuesto al
25.
Busca
en
el
archivo
temporal,
los
disquetes
contentivos del libro de compras y los datos de
la
declaracin informativa del Impuesto al Valor Agregado

(IVA).
26.
Reintegro y Retenciones, los disquetes contentivos del libro

de compras y los datos de la declaracin informativa del
Impuesto al Valor Agregado (IVA) y todos los juegos de
ASISTENTE DE NMINA
27.
Reintegro y Retenciones, los disquetes contentivos del libro

de compras y los datos de la declaracin informativa del
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AGREGADO (IVA)

Impuesto al Valor Agregado (IVA) y todos los juegos de

28.
Ordena los Comprobantes de Retencin de Impuesto
al Valor Agregado (IVA) por nmero correlativo ascendente

con sus respectivas facturas.
29.
Revisa en cada juego de fotocopias de las facturas y

(IVA) que el monto total de la sumatoria de los
(IVA) corresponda con el monto reflejado en el cheque.
30.
Actualiza el antivirus en el computador
31.
Revisa cada disquete con el antivirus.
32.
Crea en el computador una carpeta donde se van a
alojar los diferentes archivos por ao y trimestre.

33.
Abre cada disquete contentivo del libro de compras y
los datos de la declaracin informativa del Impuesto al Valor

Agregado (IVA).
34.
Realiza la transferencia de cada archivo de los
disquetes a la carpeta creada, identificando cada archivo

con los cdigos de estructura organizativa.
35.
Convierte el archivo generado por el Sistema
Universitario Administrativo Sectorial (S.U.A.S) en un

archivo de Excel, segn especificaciones del Instructivo
Tcnico N 70.20.90.019 de Normas y Procedimientos
Tributarios del Impuesto al Valor Agregado (IVA) e
Instructivo Tcnico Declaracin Informativa.
36.
Revisa los siguientes datos contenidos en la
informacin de cada archivo con los juegos de fotocopias de

las facturas y Comprobantes de Retencin del Impuesto al
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 10/17

AGREGADO (IVA)

Valor Agregado (IVA): Registro de Informacin Fiscal (RIF)

de la Universidad de los Andes (ULA), periodo de
imposicin, Registro de Informacin Fiscal (RIF) del
proveedor, Impuesto al Valor Agregado (IVA), nmero de
comprobante con el cual fue generado, monto exento de la
factura y alcuota aplicada.
37.
Crea un archivo .TXT bajo la herramienta Excel,
segn
especificaciones
del
Instructivo
Tcnico
70.20.90.019 de Normas y Procedimientos Tributarios del

Impuesto al Valor Agregado (IVA) e Instructivo Tcnico
Declaracin Informativa.
38.
Coloca en el estante los disquetes contentivos del

39.
Enva al Portal del Servicio Nacional Integrado de
Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT), va Internet

el archivo .TXT, con la informacin de las compras
efectuadas en la Institucin en el perodo de imposicin
respectivo.
40.
Recibe va Internet, confirmacin de la verificacin
realizada
por
el
Servicio
Nacional
Integrado
de
Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT).

a) Si la informacin contenida en el archivo .TXT no
presenta errores (Ir al paso 41).
b) En caso contrario, si la informacin contenida en el
archivo .TXT presenta errores:
Imprime la lista de errores enviada por el Servicio
Nacional Integrado de Administracin Aduanera y
Tributaria (SENIAT).
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 11/17

AGREGADO (IVA)

Revisa los errores detectados por el Servicio Nacional

Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria
(SENIAT) con el archivo de Excel.
Consulta
en
la
pgina
de
Internet
http://www.seniat.gov.ve/BuscaRif/BuscaRIF.jsp
el
Registro de Informacin Fiscal (RIF) correcto (si el

error detectado es el Registro de Informacin Fiscal
(RIF) del Proveedor).
Corrige los errores en el archivo de Excel.
Convierte el archivo de Excel nuevamente en archivo
.TXT
bajo
la
especificaciones
herramienta
del
Excel,
Instructivo
segn
Tcnico
70.20.90.019 de Normas y Procedimientos Tributarios

del Impuesto al Valor Agregado (IVA) e Instructivo
Tcnico Declaracin Informativa.TXT y ejecuta el
paso anterior 39.
41.
Recibe
del
Servicio
Nacional
Integrado
de
Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT), va Internet

notificacin de procesar la Declaracin de Retencin.
42.
Imprime dos planillas de Procesar Declaracin de
Retencin, contentiva de los siguientes datos: tipo de

impuesto procesado, archivo procesado, tamao, lneas
procesadas, total de monto a pagar.
43.
Realiza en el computador una copia del archivo de
Excel.
44.
Identifica la copia del archivo de Excel con el nombre
de Cuadre por Recibo.

45.
Abre el archivo Cuadre por Recibo.
46.
Revisa en el archivo Cuadre por Recibo que el
monto del Recibo de Ingreso generado en la Dependencia

Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 12/17

AGREGADO (IVA)

coincida con el monto enviado a la prueba del Portal del

Tributaria (SENIAT), (uno a uno todos los Recibos de
Ingresos enviados por las Dependencias).
47.
Realiza en el computador una copia del archivo de
Excel Cuadre por Recibo.

48.
Identifica la copia del archivo de Excel Cuadre por
Recibo con el nombre Suma Total.

49.
Revisa en el archivo Suma Total el total a enterar
en el perodo de imposicin.
50.
Guarda el archivo .TXT en un disquete.
51.
Identifica el disquete con los datos especificados en
el
Art.
20
de
la
Providencia
Administrativa
SNAT/2005/0056 Providencia Administrativa mediante la

cual se designan a los Entes Pblicos Nacionales como
Agentes de Retencin del Impuesto al Valor Agregado.
52.
Realiza memorandum dirigido al Departamento de
Tesorera, notificando que puede realizar el traslado la

Direccin de Finanzas a favor de la Tesorera Nacional a
travs del Banco Venezuela por la cantidad XXX.
53.
Imprime dos memorandum.
54.
Anexa
cada
memorandum
una
planilla
de
Procesar Declaracin de Retencin.

55.

ANALISTA DE NMINA
56.

57.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 13/17

AGREGADO (IVA)

58.
59.

ASISTENTE DE NMINA
60.

61.
Entrega al Jefe (a) de Nmina, los memorandum.
62.
JEFE DE NMINA

63.
64.
65.

ASISTENTE DE NMINA
66.
Recibe del Jefe (a) de Nmina, los memorandum.
67.
Archiva en la carpeta asignada para ello, un
memorando.
68.
Instala
en
el
computador
de
los
Asistentes
Administrativos de la Unidad de Reintegro y Retenciones,

una copia del archivo de Excel.
69.
Busca en el estante los disquetes contentivos del

70.
Reintegro y Retenciones, disquete contentivo del archivo

.TXT, todos los juegos de fotocopias de las facturas,
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 14/17

AGREGADO (IVA)

(IVA), los disquetes contentivos del libro de compras y los

Agregado (IVA) recibidos inicialmente y un memorandum.
71.
Reintegro y Retenciones, disquete contentivo del archivo

TXT, todos los juegos de fotocopias de las facturas,
(IVA), los disquetes contentivos del libro de compras y los
Agregado (IVA) recibidos inicialmente y un memorandum.
72.
Ingresa al archivo de Excel instalado por el Asistente
de Nmina de la Unidad de Reintegro y Retenciones.

73.
Elabora Relacin de Impuesto al Valor Agregado
(IVA)
Declaracin
Informativa
de
Retenciones,
con
indicacin del perodo de imposicin en formato de Excel,

detallando los movimientos que ha tenido cada Dependencia
en funcin del Recibo de Ingreso, de acuerdo a los juegos
de fotocopias de las facturas y Comprobantes de Retencin
del Impuesto al Valor Agregado (IVA), de la siguiente
manera:
a) Coloca el logo de la Universidad de los Andes.
b) Organiza las columnas, segn especificaciones del
Instructivo Tcnico N 70.20.90.019 de Normas y
Procedimientos
Agregado
(IVA)
Tributarios
e
del
Instructivo
Impuesto
Tcnico
al
Declaracin
Informativa.
c) Agrega el nmero del Recibo de Ingreso uno a uno.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
Valor
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 15/17

AGREGADO (IVA)

d) Coloca el monto total del Recibo de Ingreso en la celda

de la columna siguiente, en el ltimo Comprobante de
Retencin
del
Impuesto
al
Valor Agregado
(IVA)

e) Coloca el monto del Recibo de Ingreso en la celda de la
columna siguiente, en el ltimo Comprobante de
Retencin
del
Impuesto
al
Valor Agregado
(IVA)

f) Coloca formula para realizar la resta del monto reflejado
en el Recibo de Ingreso con la sumatoria de los
Comprobantes de Retencin del Impuesto al Valor
Agregado (IVA) y el total debe dar cero.
Si el total de la resta da cero (0): (Ir al paso 74).
En caso contrario, si el total de la resta no da cero (0):
cuadra el monto a travs de los comprobantes
individuales.
74.
Imprime la Relacin de Impuesto al Valor Agregado
(IVA) Declaracin Informativa de Retenciones.

75.
Fotocopia la Relacin de Impuesto al Valor Agregado
(IVA) Declaracin Informativa de Retenciones.

76.
Archiva en la carpeta de declaracin informativa de
retenciones,
Valor
la fotocopia de la Relacin de Impuesto al
Agregado
(IVA)
Declaracin
Informativa
de
Retenciones.
77.
imposicin, los juegos de fotocopias de las facturas y

(IVA), la Relacin de Impuesto al Valor Agregado (IVA)
Declaracin Informativa de Retenciones.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 16/17

AGREGADO (IVA)

78.
Elabora en el Sistema de Retenciones del Impuesto
al Valor Agregado (IVA) las planillas de Impuesto al Valor

Agregado (IVA).
79.
Imprime las planillas de Impuesto al Valor Agregado
(IVA).
80.
imposicin las planillas de Impuesto al Valor Agregado

(IVA).
81.
Busca en el computador el archivo que contiene el
listado de Recibos de Ingreso (IVA).

82.
Cambia en el listado de Recibos de Ingreso (IVA),
el periodo de imposicin.
83.
Imprime el listado de Recibos de Ingreso (IVA).
84.
Anota en la columna de Recibo (s) de Ingreso N, el
nmero de cada Recibo de Ingreso para cada Unidad de

Dependencia.
85.
Anexa a las copias azul-rosada-blanca del Recibo de
Ingreso y comprobantes de los cheques, los disquetes

contentivos del libro de compras y los datos de
la
declaracin informativa del Impuesto al Valor Agregado

(IVA) recibidos inicialmente.
86.
Coloca en el archivo temporal el listado Recibos de
Ingreso (IVA) y las copias azul-rosada-blanca del Recibo de

Ingreso y comprobantes de los cheques, para cuando
lleguen a buscarlos de la Unidad de Apoyo (UAA) de la
87.
Entrega al Departamento de Tesorera, el disquete
contentivo
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
del
archivo
Aprobado por:
.TXT,
FECHA
la
(s)
carpeta
modificacin:
(s)

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 17/17

AGREGADO (IVA)
correspondiente
al
periodo
de
imposicin
memorandum.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:
los

SISTEMA DE NOMINA
DPTO. DE TESORERA
D DE PPTO
Pgina: 1/1

ELABORACIN DE ORDENES DE PAGO FINANCIERAS
INGRESAR:
Memorandum, LOPA,
OPA, Formato (CP-OP).
Colocar firma, sello y

fecha en los
memorandum.
RECEPCIONISTA
Anotar en el LCC,
nombre y motivo de los
memorandum.
Memorandum, LOPA, OPA y formato (CP-OP)
OFICINISTA
Anotar en el LCC,
nombre y motivo de los
memorandum.
Memorandum, LOPA, OPA,
formato (CP-OP) y LCC
ASISTENTE DE
NMINA
(UNIDAD DE
REINTEGRO Y
RETENCIONES)
Revisar que los

memorandum este
anotados en el LCC.
Recibir solicitud verbal

de cancelacin de pagos
pendientes,
posteriormente.
Colocar firma en el LCC,

Notificar al beneficiario,
los Recaudos que debe
consignar para procesar
el pago.
Devolver a la Oficinista el
LCC.
Recibir del beneficiario

los Recaudos A B
exigidos para procesar el
pago.
Ordenar alfabticamente
las OPA.
Verificar los Recaudos

de acuerdo al tipo de
personal.
Archivar en una carpeta

las OPA.
Personal
Fallecido
Personal
Desincorporado
Determinar la cantidad
exacta a cancelar al
beneficiario
Realizar la distribucin
de la cantidad a cancelar
entre los beneficiarios.
Ingresar en el Sistema
de Orden de Pago
Financiera.
Revisar cada uno de los

nmeros de CI de los
herederos en el AUUH.
Revisar que los formatos

de OPF estn firmadas.
Revisar el vinculo
consanguneo de cada
heredero con el
trabajador fallecido.
Entregar al DT, los

Recaudos A B, OPA, y
los formatos OPF.
Chequear las fotocopias

de las CI de los
herederos con el AD
Revisar el oficio emitido
por el Tribunal y la
fotocopia de la CI del
Tutor (si es el caso).
Recibir del funcionario a

quien entrega, la copia
del formato de OPF
firmada y sellada.
Buscar en el estante, la
carpeta de Ordenes de
Pago Financiera.
Anexar a la carpeta de
ordenes de pago
financiera, copia del
formato OPF.
Llenar el formato de
OPF con los datos del
trabajador y/o
beneficiario.
Devolver la carpeta de
Ordenes de Pago
Financiera, al estante.
Imprimir original y copias

del formato de OPF
Recaudos A B, OPA y Formato de OPF
ANALISTA DE NMINA
(UNIDAD DE
REINTEGRO Y
RETENCIONES)
Revisar el formato de
OPF y dems
documentos.
Colocar firma y sello en

los formatos de OPF
JEFE DE
NMINA
Revisar el formato de
OPF y dems
documentos.
Colocar firma en los

formatos de OPF
LOPA: Listado de Ordenes de pago Anuladas.

DPTO.: Departamento.
D de PPTO.: Direccin de Presupuesto.
OPA: Ordenes de Pago Anuladas.
Formato (CP-OP): Control Presupuestario Orden de Pago.
LCC: Libro Control de Correspondencia.
Formato OPF: Orden de Pago Financiera.
CI: Cdula de Identidad.
AD: Acta de Defuncin.
AUUH: Acta de nicos y Universales Herederos.
DT: Departamento de Tesorera.
Recaudos A: Fotocopia de la cdula de Identidad del Fallecido y de
los Herederos, Autorizacin Judicial del Tribunal, Acta de
Defuncin, Acta de nicos y Universales Herederos, Oficio
emitido por un Tribunal y fotocopia de la Cdula de Identidad
del Tutor, Autorizacin de los Herederos.
Recaudos B: Fotocopia de la Cdula de Identidad Ampliada del trabajador
vivo y/o desincorporado, Autorizacin del Trabajador.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
LEYENDA DE SIMBOLOS
Objeto: Representa un objeto (insumo, producto, recurso fsico) que es usado o producido por un proceso.
Inicio de Proceso: Indica el inicio de un proceso o actividad.
Flujo de Control: Muestra el orden de ejecucin de los procesos.
Actividad: Proceso atmico que no puede ser descompuesto en otros de ms bajo nivel.
Decisin: Indica un punto de decisin entre dos o ms objetos.
Fin de Proceso: Indica el fin de un proceso actividad.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/7
Asunto: 2.2.3 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE

ORDENES DE PAGO FINANCIERAS
2.2.3
ELABORACIN DE RDENES DE PAGO
FINANCIERAS
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/7

RESPONSABLE
ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe del Departamento de Tesorera, memorandum,
Listado de Ordenes de Pago Anuladas y las rdenes de
Pago Anuladas para ser cancelada financieramente y de la
Direccin de Presupuesto, memorandum y formato (CP-OP)
de Control Presupuestario Orden de Pago presupuestaria.
2. Coloca firma, sello y fecha en los memorandum.
motivo de los memorandum.
4. Entrega a la Oficinista memorandums, Listado de Ordenes
de Pago Anuladas y las rdenes de Pago Anuladas para ser
cancelada financieramente y formato (CP-OP) de Control
Presupuestario Orden de Pago presupuestaria.
OFICINISTA
5. Recibe
del
Recepcionista memorandums,
Listado
de
Ordenes de Pago Anuladas y las rdenes de Pago

Anuladas para ser cancelada financieramente y formato
(CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago
presupuestaria.
motivo de los memorandum.
Retenciones memorandums, Listado de Ordenes de Pago
Anuladas y las rdenes de Pago Anuladas para ser
cancelada financieramente,
formato (CP-OP) de Control
Presupuestario Orden de Pago presupuestaria y el libro de

Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/7

ASISTENTE DE NMINA
8. Recibe de la Oficinista memorandums, Listado de Ordenes
de Pago Anuladas y las rdenes de Pago Anuladas para ser
cancelada financieramente, formato (CP-OP) de Control
Presupuestario Orden de Pago presupuestaria y el libro de
9. Revisa que los memorandum est anotado en el libro de
10.
Coloca
firma
en
el
libro
de
control
de

11.
Devuelve
la
Oficinista
libro
de
control
de
correspondencia.
12.
Ordena alfabticamente las rdenes de Pago
Anuladas.
13.
Archiva en una carpeta las rdenes de Pago
Anuladas.
14.
Recibe del trabajador (a) y/o herederos solicitud
verbal de cancelacin del pago pendiente (posteriormente).

15.
Notifica al trabajador (a) y/o herederos, los recaudos
que debe consignar al Departamento de Nmina para

procesar el pago.
16.
Recibe del beneficiario (a) los siguientes Recaudos
exigidos por el Departamento de Nmina en un todo de

acuerdo al Acta emitida el 13 de Junio del 2006 por la
Direccin de Finanzas de la Universidad de los Andes
(ULA):
a) En caso de Personal Fallecido, Recaudos A:
Fotocopia de la cdula de identidad ampliada del
trabajador (a) fallecido (a).
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 4/7

Fotocopia de la cdula de identidad de cada uno de

los herederos.
Autorizacin Judicial del Tribunal con indicacin del
monto a cancelar al heredero (s), jurisdiccin y nombre
del banco a realizar el depsito (si existen heredero (s)
menores de edad).
Acta de Defuncin.
Acta de nicos y Universales Herederos, contentiva de
las partidas de nacimiento de cada uno de los
herederos.
Oficio emitido por un tribunal y fotocopia de la cdula
de identidad del tutor (en caso de que uno de
herederos tenga asignado tutor).
Autorizacin del heredero con indicacin de: tipo de
cuenta bancaria, nmero de cuenta bancaria (20
dgitos)
y Entidad Bancaria (en caso de que el
heredero solicite la cancelacin en una cuenta

bancaria especfica) (Ir al paso 17).
b) En caso de Personal Vivo y/o Desincorporado, Recaudos
B:
Fotocopia de la cdula de identidad ampliada del
trabajador (a) desincorporado (a).
Autorizacin
del
trabajador
(a)
vivo
(a)
y/o
desincorporado (a) con indicacin de: tipo de cuenta

bancaria, nmero de cuenta bancaria y nombre del
banco (en caso de que el trabajador (a) vivo y/o
desincorporado (a) solicite la cancelacin en una
cuenta bancaria especfica) (Ir al paso 21).
17.
Revisa cada uno de los nmeros de cdula de
identidad de los herederos en la Acta de nicos y

Universales Herederos.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 5/7

18.
Revisa el vnculo consanguneo de cada uno de los
herederos con el trabajador (a) fallecido (a).

19.
Chequea las fotocopias de las cdulas de identidad
de los herederos con el Acta de Defuncin.

20.
Revisa el oficio emitido por el tribunal y la fotocopia
de la cdula de identidad del tutor, en caso de que uno de

los herederos tenga asignado tutor.
21.
Determina la cantidad exacta a cancelar al trabajador
(a) y/o beneficiarios (monto inicial menos descuento por

pago indebido).
22.
Realiza la distribucin de la cantidad a cancelar entre
los beneficiarios de la siguiente manera:

a) En caso de Personal Fallecido:
Si existe un nico heredero, la cantidad determinada
en su totalidad.
Si existen dos o ms herederos hijos, la cantidad
determinada dividida entre el nmero de hijos.
Si existe cnyuge ms hijos como herederos, la
cantidad determinada dividida entre dos: el 50% para
el cnyuge y el otro 50% se divide entre el cnyuge y
el nmero de hijos.
b) En caso de Personal Vivo y/o Desincorporado: la
cantidad determinada se le cancela al trabajador (a) en
un 100%.
23.
Ingresa en el Sistema de Ordenes de Pago
Financiera.
24.
Llena el formato de Orden de Pago Financiera con
los siguientes datos: nmero de cdula de identidad,

apellidos y nombres del empleado (a) y del beneficiario (a),
fecha, monto en letras y en nmeros, nmero de cuenta a
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 6/7

depositar
deducciones
(tomada
del
Sistema
de
Retenciones).
25.
Imprime original y copia del formato de Orden de
Pago Financiera (en caso de no tener deuda con la

institucin) u original y dos copias del formato de Orden de
Pago Financiera(en caso de tener deuda con la institucin).
26.
de Reintegro y Retenciones) los siguientes documentos de

acuerdo al caso: Recaudos A, Recaudos B, Orden de Pago
Anulada y los formatos de Orden de Pago Financiera.
ANALISTA DE NMINA
27.
Reintegro y Retenciones los siguientes documentos de

28.
Revisa el formato de Orden de Pago Financiera y
dems documentos.
29.
Coloca firma y sello en los formatos de Orden de
Pago Financiera, como seal de validacin.

30.
Entrega al Jefe (a) de Nmina los siguientes
documentos de acuerdo al caso: Recaudos A, Recaudos B,

Orden de Pago Anulada y los formatos de Orden de Pago
Financiera.
JEFE DE NMINA
31.
de Reintegro y Retenciones) los siguientes documentos de

32.
Revisa el formato de Orden de Pago Financiera y
dems documentos.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 7/7

33.
Coloca firma en los formatos de Orden de Pago
Financiera, como seal de validacin.

34.
Reintegro y Retenciones los siguientes documentos de

ASISTENTE DE NMINA
35.
Recibe del Jefe (a) de Nmina los siguientes

Financiera.
36.
Revisa que los formatos de Orden de Pago
Financiera contengan firmas y sellos del Analista de

Nmina (Jefe (a) de la Unidad de Reintegro y Retenciones)
y del Jefe (a) de Nmina.
37.
Entrega al Departamento de Tesorera los siguientes

Financiera.
38.
del formato de Orden de Pago Financiera, sellado y

firmado.
39.
Busca en el estante la carpeta de rdenes de pago
financieras.
40.
Anexa a la carpeta de rdenes de pago financieras,
copia del formato de Orden de Pago Financiera.

41.
Devuelve al estante, la carpeta de rdenes de pago
financieras.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

RECEPCION Y PROCESAMIENTO DE ORDENES DE PAGO
CENTRALIZADAS
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/7
Asunto: 2.2.4 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION Y

PROCESAMIENTO DE ORDENES DE PAGO CENTRALIZADAS
2.2.4
RECEPCION Y PROCESAMIENTOS DE LAS
RDENES DE PAGO CENTRALIZADAS
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/7

RESPONSABLE
ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe de la Direccin de Presupuesto una Relacin de
Movimientos Diarios con los siguientes Recaudos:
a) Formatos (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de
Pago.
b) Hoja de clculo elaborada por la Unidad de Apoyo
Administrativo de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
c) Resolucin del Consejo Universitario, en caso de
d) Oficio de la Direccin de Personal, en caso de Personal
Administrativo, Tcnico y Obrero (ATO).
2. Coloca firma, sello y fecha en la Relacin de Movimientos
Diarios.
motivo de la Relacin de Movimientos Diarios.
4. Entrega a la Oficinista la Relacin de Movimientos Diarios y
Recaudos.
OFICINISTA
5. Recibe del Recepcionista la Relacin de Movimientos
Diarios y Recaudos.
motivo de la Relacin de Movimientos Diarios.
Reintegro y Retenciones)
la Relacin de Movimientos
Diarios, Recaudos y el libro de control de correspondencia.

ANALISTA DE NMINA
8. Recibe de la Oficinista la Relacin de Movimientos Diarios,
Recaudos y el libro de control de correspondencia.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/7

9. Revisa
que la Relacin de Movimientos Diarios est
anotada en el libro de control de correspondencia.

10.
Coloca
firma
en
el
libro
de
control
de

11.
Devuelve
la
Oficinista
libro
de
control
de
correspondencia.
12.
Revisa la existencia fsica de los Recaudos:

Pago.
Administrativo de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia
(cuando se trata de cancelacin de sueldos y salarios y
otros beneficios).
13.
Fotocopia cada uno de los Formatos (CP-OP) de
Control Presupuestario Orden de Pago y los Recaudos.

14.
Revisa que en cada uno de los Formatos (CP-OP) de
Control Presupuestario Orden de Pago contengan firmas y

sellos
de
la
Direccin
de
Presupuesto
(Control
Presupuestario).
15.
Verifica que coincida en el Formato (CP-OP) de
Control Presupuestario Orden de Pago y la Resolucin del

Consejo Universitario y/o oficio de la Direccin de Personal,
los siguientes datos del trabajador:
apellidos y nombres,
nmero de cdula de identidad, asunto, facultad, sueldo

aprobado, fecha de ingreso, fecha de egreso, condicin,
categora, dedicacin.
Elaborado por:
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FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 4/7

a) Si coinciden
todos los datos del trabajador (a): (Ir al
paso 16).
b) En caso contrario, si no coinciden los datos del
trabajador:
Elabora oficio dirigido a la Direccin de Presupuesto,
notificando la inconsistencia encontrada en los datos o
la falta de documento.
Anexa el oficio original, a los documentos
a ser
devueltos.
Entrega a la Oficinista los oficios con sus soportes.
OFICINISTA
Recibe de la Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad
de Registro y Control), los oficios con sus soportes.
Lleva al Jefe (a) de Nmina, los oficios con sus
soportes para que el mismo firme.
Lleva al Director (a) de Finanzas, los oficios con sus
soportes para que el mismo firme.
Anota
en
el
libro
de
control
de
salida
de
correspondencia nombre y motivo del oficio.

Entrega en la Direccin de Presupuesto original y
copia del oficio.
Recibe del funcionario (a) de la Direccin de
Presupuesto, la copia del oficio firmada y sellada.
16.
Busca
las
Tablas
de:
Sueldos,
Conceptos
Dependencias.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
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modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 5/7

17.
Revisa que cada uno de los Formatos (CP-OP) de
Control Presupuestario Orden de Pago refleje el cdigo de

la dependencia correspondiente de acuerdo a la Tabla de
Dependencias.
18.
Control Presupuestario Orden de Pago refleje el cdigo de

sueldo y/o cdigo de cargo atendiendo la categora y
dedicacin del trabajador (a) de acuerdo a las Tablas de:
Sueldos, Conceptos.
19.
Control Presupuestario Orden de Pago refleje, de acuerdo

al caso: el cdigo de retroactivo, el cdigo de bono
vacacional o aguinaldo.
20.
Revisa si en los clculos realizados, tomaron en
consideracin la fecha de ingreso, para determinar los das

que corresponden al trabajador (a) para el pago de los
diferentes conceptos salariales que le corresponden y las
deducciones porcentuales pertinentes.
21.
Verifica en los Recaudos si existe factura original (en
caso de adquisicin de bienes y servicios):

a) Si en los Recaudos no existe factura original (en caso de
adquisicin de bienes y servicios): (Ir al paso 22).
b) En caso contrario, si en los Recaudos existe factura
original (en caso de adquisicin de bienes y servicios):
Realiza manualmente los clculos de retencin del

Impuesto al Valor Agregado (IVA) y del Impuesto
Anota
en
el
formato
(CP-OP)
Presupuestario Orden de Pago,
de
Control
los clculos
realizados.
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DSIA DICIEMBRE 2006
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SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 6/7

22.
Ingresa al Sistema de Retenciones del Impuesto al

23.
Introduce en el Sistema de Retencin del Impuesto al
Valor Agregado (IVA), los clculos de retencin del

24.
Imprime por duplicado la planilla de Retencin del
Impuesto al Valor Agregado (IVA) para cada uno de los

formatos (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de
Pago.
25.
Ingresa al Sistema de Retenciones Varias.
26.
Introduce en el Sistema de Retenciones Varias los
clculos de retencin del Impuesto sobre la Renta (ISLR).

27.
Imprime por duplicado la planilla de Retencin del
Impuesto sobre la Renta
(ISLR) para cada uno de los

Pago.
28.
Anexa una planilla de Retencin del Impuesto al
Valor Agregado (IVA) y una planilla de Retencin del

Impuesto sobre la Renta (ISLR) a cada uno de los formatos
(CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago.
29.
Anexa una planilla de Retencin del Impuesto al
Valor Agregado (IVA) y una planilla de Retencin del

Impuesto sobre la Renta (ISLR) a cada fotocopia de los
Pago.
30.
Reintegro y Retenciones, las fotocopias de los formatos

(CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago y los
Recaudos. Ver procedimiento 2.2.8 CARGA EN EL
SISTEMA DE NMINA A6, LA CP-OP POR CONCEPTO
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DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
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modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 7/7

DE SUELDOS Y SALARIOS Y OTRAS ASIGNACIONES

DEL PERSONAL FIJO.
31.
Elabora oficio dirigido al Departamento de Tesorera,
notificando que puede realizar la cancelacin de los pagos.

32.
33.
34.
Anexa al oficio original, los formatos (CP-OP) de
Control Presupuestario Orden de Pago y los Recaudos.

35.
Entrega a la Oficinista los oficios, los formatos

Recaudos.
OFICINISTA
36.
Recibe de la Analista de Nmina (Jefe (a) de la
Unidad de Reintegro y Retenciones), los oficios, los

Pago y los Recaudos.
37.
Anota
en
el
libro
de
control
de
salida
de
correspondencia nombre y motivo del oficio.

38.
Entrega al Departamento de Tesorera original y
copia del oficio.

39.
Recibe del funcionario (a) del Departamento de
Tesorera, la copia del oficio firmado y sellado.

40.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

REALIZAR LA RELACION ANUAL EN MATERIA DE
RETENCIONES.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/5
Asunto: 2.2.5 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZAR LA

RELACION ANUAL EN MATERIA DE RETENCIONES.
2.2.5
RELACIN ANUAL EN MATERIA DE
RETENCIONES
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FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/5

RESPONSABLE
ACCION
RECEPCIONISTA
Administrativa (DSIA) Reporte Resumen de ARC y el
Reporte Resumen de Ingreso y Deducciones Anuales.
2. Coloca firma, sello y fecha en el Reporte Resumen de ARC
y el Reporte Resumen de Ingreso y Deducciones Anuales.
motivo del Reporte Resumen de ARC y el Reporte Resumen
de Ingreso y Deducciones Anuales.
4. Entrega a la Oficinista el Reporte Resumen de ARC y el
OFICINISTA
5. Recibe del Recepcionista el Reporte Resumen de ARC y el
motivo del Reporte Resumen de ARC y el Reporte Resumen
de Ingreso y Deducciones Anuales.
Reintegro y Retenciones) el Reporte Resumen de ARC, el
Reporte Resumen de Ingreso y Deducciones Anuales y el
ANALISTA DE NMINA
8. Recibe de la Oficinista Reporte Resumen de ARC, el
Reporte Resumen de Ingreso y Deducciones Anuales y el
9. Revisa
que el Reporte Resumen de ARC y el Reporte
Resumen de Ingreso y Deducciones Anuales est anotado

en el libro de control de correspondencia.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/5

10.
Coloca
firma
en
el
libro
de
control
de

11.
Devuelve
la
Oficinista
libro
de
control
de
correspondencia.
12.
Revisa en el Sistema de Nmina A6 la informacin
reflejada en el Reporte Resumen de ARC y el Reporte

Resumen de Ingreso y Deducciones Anuales.
13.
Analiza los ingresos y las deducciones anuales de
cada trabajador (a) universitario.

14.
Realiza
una
Relacin
Anual
en
Materia
de
Retenciones, de acuerdo a lo estipulado en el Art. 2 y 3 de la

Providencia N 402 Instructivo para la Presentacin de la
Relacin Anual en Materia de Retenciones.
15.
Enva la Relacin Anual en Materia de Retenciones
va e-mail, de acuerdo a lo estipulado en el Art. 2 y 3 de la

Providencia N 402 Instructivo para la Presentacin de la
Relacin Anual en Materia de Retenciones.
16.
Informacin Administrativa (DSIA) la emisin de las planillas

ARC de cada trabajador (a) universitario.
17.
Recibe del Analista de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA) las planillas ARC de cada

trabajador (a) universitario.
18.
Coloca sello en cada una de las planillas ARC.
19.
Organiza las planillas ARC por Facultad/Ncleo y/o
Dependencia.
20.
Realiza oficios dirigidos a las Facultades/Ncleos y/o
Dependencias para enviar las planillas ARC.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
21.
Imprime los oficios.
22.
Coloca firma y sello en cada uno de los oficios.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 4/5

23.
Anexa a los oficios, las planillas ARC organizadas
por Facultad/Ncleo y/o Dependencia.

24.
Entrega a la Oficinista los oficios y las planillas ARC
organizadas por Facultad/Ncleo y/o Dependencia.

OFICINISTA
25.
de Reintegro y Retenciones) los oficios y las planillas ARC

organizadas por Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
26.
Anota
en
el
libro
de
control
de
salida
de
correspondencia nombre y motivo de los oficios.

27.
Notifica va telefnica a cada una de las Unidades de

retirar las Planillas ARC.
28.
Elabora en el computador, la Relacin de Entrega de
Planillas ARC, la cual debe contener las siguientes

columnas: apellidos y nombres, firma y fecha.
29.
Imprime la Relacin de Entrega de Planillas ARC.
30.
Entrega al Recepcionista los oficios, las planillas
ARC organizadas por Facultad/Ncleo y/o Dependencia y la

Relacin de Entrega de Planillas ARC.
RECEPCIONISTA
31.
Recibe de la Oficinista los oficios, las planillas ARC
organizadas por Facultad/Ncleo y/o Dependencia y la

Relacin de Entrega de Planillas ARC.
32.
Coloca en el estante, los oficios, las planillas ARC
organizadas por Facultad/Ncleo y/o Dependencia y la

Relacin de Entrega de Planillas ARC, para que al retirar el
Funcionario (a) de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia,
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 5/5

coloque los siguientes datos: apellidos y nombres, firma y

fecha.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

ELABORAR EL LIBRO DE COMPRAS.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/3
Asunto: 2.2.6 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL LIBRO

DE COMPRAS.
2.2.6
LIBRO DE COMPRAS
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/3

DE COMPRAS.
RESPONSABLE
ACCION
Facultad/Ncleo y/o Dependencia disquete o CD contentivo
del Libro de Compras Gravadas y no Gravadas del Mes, los
primeros 5 das de cada mes.
2. Identifica un archivo de Excel con el nombre de Libro de
Compras Consolidado.
3. Descarga en el archivo de Libro de Compras Consolidado,
cada Libro de Compras Gravadas y no Gravadas del Mes,
de cada Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la
4. Revisa la informacin contenida en cada Libro de Compras
Gravadas y no Gravadas del Mes, de cada Unidad de Apoyo
Administrativo
(UAA)
de
la
Facultad/Ncleo
y/o
Dependencia.
5. Busca en el Portal del Servicio Nacional Integrado de
Administracin
Aduanera
Tributaria
(SENIAT)
http://www.seniat.gov.ve, el modelo del Libro de Compras.

6. Organiza la informacin contenida en cada Libro de
Compras Gravadas y no Gravadas del Mes, de cada Unidad
de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia, segn lo establecido en el Articulo 75 de la
Ley que Establece el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y al
modelo del Libro de Compras.
7. Guarda en dos disquetes o CD, el archivo de Libro de
Compras Consolidado, dejando el respaldo del mismo en el
computador.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/3

DE COMPRAS.
8. Enva al Departamento de Contabilidad un disquete o CD,

contentivo del archivo Libro de Compras Consolidado para
su respectivo archivo.
9. Entrega al Archivista del Departamento de Nmina, un
disquete o CD contentivo del archivo Libro de Compras
Consolidado y los disquetes o CDs contentivos del Libro de
Compras Gravadas y no Gravadas del Mes, de cada Unidad
de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia.
ARCHIVISTA
10.
Reintegro y Retenciones, un disquete o CD contentivo del

archivo Libro de Compras Consolidado y los disquetes o
CDs contentivos del Libro de Compras Gravadas y no
Gravadas del Mes, de cada Unidad de Apoyo Administrativo
(UAA) de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
11.
Coloca en el estante asignado para ello, el disquete o
CD, contentivo del archivo Libro de Compras Consolidado y

los disquetes o CDs contentivos del Libro de Compras
Gravadas y no Gravadas del Mes, de cada Unidad de Apoyo
Administrativo
(UAA)
de
la
Facultad/Ncleo
Dependencia.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:
y/o

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1
Asunto: 2.2.7 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL ARI

IMPUESTO SOBRE LA RENTA APLICABLE SOBRE SUELDOS
Y SALARIOS Y DEMAS REMUNERACIONES.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/6
Asunto: 2.2.7 PROCEDIMIENTO PARA EL ARI IMPUESTO

SOBRE LA RENTA APLICABLE SOBRE SUELDOS Y
SALARIOS Y DEMAS REMUNERACIONES.
2.2.7
ARI IMPUESTO SOBRE LA RENTA
APLICABLE SOBRE SUELDO Y SALARIOS
Y DEMAS REMUNERACIONES
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/6


RESPONSABLE
ACCION
1. Elabora memorandum dirigido al Director (a) de la Direccin
de
Servicios
de
Informacin
Administrativa
(DSIA),
notificando que debe colocar en los Estados de Cuenta de

cada trabajador (a) un texto de aviso sobre el periodo de
recepcin de las planillas ARI en el Departamento de
Nmina.
2. Imprimir original y copia del memorandum.
Reintegro y Retenciones), original y copia del memorandum.
ANALISTA DE NMINA
4. Recibe del Asistente Administrativo de la Unidad de
Reintegro y Retenciones, original y copia del memorandum.
5. Revisa el memorandum.
6. Coloca firma en original y copia del memorandum.
7. Entrega al Asistente Administrativo de la Unidad de
Reintegro y Retenciones), original y copia del memorandum.
9. Entrega al Jefe (a) de Nmina, original y copia del
memorandum.
JEFE DE NMINA
10.

Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/6


11.
Revisa el memorandum.
12.
Coloca firma en original y copia del memorandum.
13.

14.
memorandum.
15.
Entrega al Recepcionista de la Direccin de Servicios
de Informacin Administrativa (DSIA), original y copia del

memorandum.
16.
Recibe del Recepcionista de la Direccin de
Servicios de Informacin Administrativa (DSIA), copia del

memorandum, firmado y sellado como seal de recibido.
17.
memorandum.
18.
Elabora una circular dirigida a cada Unidad de Apoyo
Administrativo
(UAA)
de
la
Facultad/Ncleo
y/o
Dependencia, solicitando distribuir las planillas ARI a cada

trabajador (a) universitario que cumpla con lo establecido en
el artculo # 80 de la Ley de Impuesto sobre la Renta.
19.
Imprime la circular dirigida a cada Unidad de Apoyo
Administrativo
(UAA)
de
la
Facultad/Ncleo
y/o
Dependencia, tantas veces sea necesario.

20.
Elabora modelo de aviso que debe ser divulgado en
cada Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la

21.
Imprime el modelo de aviso, tantas veces sea
necesario.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 4/6


22.
Busca en el computador, el archivo contentivo de la
planilla ARI.
23.
Imprime la planilla ARI, tantas veces sea necesario.
24.
Anexa a cada circular, un modelo de aviso y una
planilla ARI.
25.
de Reintegro y Retenciones), las circulares.

ANALISTA DE NMINA
26.
Reintegro y Retenciones, las circulares.

27.
Revisa las circulares.
28.
Coloca firma en las circulares.
29.

30.
de Reintegro y Retenciones), las circulares.

31.
Entrega al Jefe (a) de Nmina, las circulares.
32.
JEFE DE NMINA

33.
Revisa las circulares.
34.
Coloca firma en las circulares.
35.

36.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Recibe del Jefe (a) de Nmina, las circulares.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 5/6


37.
Entrega en la Direccin de Finanzas, las circulares
para firma del Director (a) de Finanzas y su respectivo envo

a cada Unidad
de Apoyo Administrativo (UAA) de la

38.
Recibe de cada trabajador (a) universitario, original y
copia de la planilla ARI, posteriormente.

39.
Coloca
en
las
planillas
ARI
firma,
sello
del
Departamento de Nmina y sello con indicacin de la fecha

de recepcin.
40.
Devuelve al trabajador (a) universitario copia de la
planilla ARI.
41.
Revisa si el trabajador (a) universitario se jubila en el
ao fiscal siguiente.
42.
Ingresa en el Sistema de Nmina A6, en el Sistema
de Impuesto.
43.
Introduce en el Sistema de Nmina A6, en el Sistema
de Impuesto, el nmero de cdula de identidad del

trabajador (a) universitario.
44.
Verifica que corresponda la informacin arrojada por
el Sistema de Nmina A6, en el Sistema de Impuesto con la

planilla ARI suministrada por el trabajador (a) universitario.
a) Si coincide la informacin arrojada por el Sistema de
Nmina A6, en el Sistema de Impuesto y la planilla ARI
suministrada por el trabajador (a) universitario: (Ir al paso
45).
b) En caso contrario, s no coinciden informacin arrojada
por el Sistema de Nmina A6, en el Sistema de Impuesto
y la planilla ARI suministrada por el trabajador (a)
universitario: Actualiza los datos del trabajador (a)
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 6/6


universitario en el Sistema de Nmina A6, en el Sistema

de Impuesto.
45.
Busca una carpeta de lomo ancho.
46.
Elabora en el computador etiqueta de identificacin
con los siguientes datos: Logo de la Universidad de los

Andes (ULA), Direccin de Finanzas, Departamento de
Nmina, Unidad de Reintegro y Retenciones, PLANILLAS
ARI, AO, (X DE X).
47.
Imprime la etiqueta de identificacin.
48.
Coloca en la carpeta de lomo ancho, la etiqueta de
identificacin.
49.
Archiva en la carpeta identificada, las planillas de
ARI.
50.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Coloca en el estante asignado para ello, la carpeta.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

REALIZAR LA CARGA EN EL SISTEMA DE NMINA A6, LA
CP-OP POR CONCEPTO DE SUELDOS Y SALARIOS Y OTRAS
ASIGNACIONES DEL PERSONAL FIJO.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NMINA
Pgina: 1/4
Asunto: 2.2.8 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA

CARGA EN EL SISTEMA DE NMINA A6, LA CP-OP
POR CONCEPTO DE SUELDOS Y SALARIOS Y OTRAS

2.2.8
CARGA EN EL SISTEMA DE NMINA A6,
LAS CP-OP POR CONCEPTO DE SUELDOS
Y SALARIOS Y OTRAS ASIGNACIONES DEL
PERSONAL FIJO.
(CP-OP): Formato de Control Presupuestario Orden de Pago.

Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NMINA
Pgina: 2/4


RESPONSABLE
ACCION
Reintegro y Retenciones), las fotocopias de los formatos
Recaudos A:
Pago.
Administrativo de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
2. Revisa las fotocopias de los formatos (CP-OP) de Control
Presupuestario Orden de Pago y los Recaudos A.
3. Extrae los formatos (CP-OP) de Control Presupuestario
Orden de Pago, exceptuando los formados (CP-OP) de
Control Presupuestario Orden de Pago correspondientes a
fidecomisos,
prestaciones
sociales,
intereses
sobre
prestaciones sociales y matriculas.

4. Ingresa en el Sistema de Nmina A6, en el Sistema de
Impuesto, en el Sistema ARC.
5. Introduce en el Sistema de Nmina A6, en el Sistema de
Impuesto, en el Sistema ARC, el nmero de cdula de
identidad del trabajador (a) universitario, nmero del formato
(CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago, el
monto bruto y el concepto de sueldo y salario, de cada
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NMINA
Pgina: 3/4


formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de

Pago.
6. Archiva en la carpeta asignada para ello, las fotocopias de
los formatos (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de
Pago y los Recaudos A.
7. Coloca en el archivo temporal la carpeta.
8. Solicita va telefnica al Analista de la Direccin de Servicios
de Informacin Administrativa (DSIA), que genere el Reporte
de Impuesto sobre la Renta (ISLR) y (ARM), al final del mes.
9. Recibe del Archivista del Departamento de Nmina, el
Reporte de Impuesto sobre la Renta (ISLR) y (ARM) que
representa la nmina de mes o cualquier pago que se haga
por sueldos y salarios de forma discriminada de toda la
Universidad de los Andes (ULA), y el libro de control de
entrega de reportes a la unidad de reintegro y retenciones.
10.
Revisa que el Reporte de Impuesto sobre la Renta
(ISLR) y (ARM) que representa la nmina de mes o

cualquier pago que se haga por sueldos y salarios de forma
discriminada de toda la Universidad de los Andes (ULA) este
anotado en el libro de control de entrega de reportes a la
unidad de reintegro y retenciones.
11.
Coloca firma en el libro de control de entrega de
reportes a la unidad de reintegro y retenciones, como seal

de recibido.
12.
Entrega al Archivista el libro de control de entrega de
reportes a la unidad de reintegro y retenciones.

13.
Busca en el archivo temporal, la carpeta que contiene
las fotocopias de los formatos (CP-OP) de Control

Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NMINA
Pgina: 4/4


14.
Coteja la informacin reflejada en el Reporte de
Impuesto sobre la Renta (ISLR) y (ARM) con los formatos

(CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago.
a) Si coincide la informacin reflejada en el Reporte de
Impuesto sobre la Renta (ISLR) y (ARM) y los formatos
(CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago: (Ir
al paso 15).
b) En caso contrario, si no coincide la informacin reflejada
en el Reporte de Impuesto sobre la Renta (ISLR) y (ARM)
y los formatos (CP-OP) de Control Presupuestario Orden
de Pago: Realiza las correcciones en el Sistema de
Nmina A6, en el Sistema de Impuesto, en el Sistema
ARC.
15.
Coloca en el estante asignado para ello, el Reporte
de Impuesto sobre la Renta (ISLR) y (ARM) y la carpeta que

contiene las fotocopias de los formatos (CP-OP) de Control
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/7
Asunto: 11. PROCESO 3: REVISIN DE REPORTES
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 2/7
Asunto: INDICE DEL PROCESO DE REVISIN DE
REPORTES
INDICE DEL PROCESO DE REVISIN DE REPORTES
Diagrama de Proceso de Revisin de Reportes.

Diagrama de Jerarqua de Proceso de Revisin de Reportes.
Informacin General del Proceso de Revisin de Reportes.
Procedimientos:
3.1 Diagrama del Procedimiento para la Revisin de los Reportes Mensuales de las Nminas.
3.1 Procedimiento para la Revisin de los Reportes Mensuales de las Nminas.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 3/7
Asunto: DIAGRAMA DEL PROCESO DE REVISIN DE
REPORTES
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 4/7
Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DEL PROCESO
DE REVISIN DE REPORTES
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 5/7
Asunto:
Proceso: REVISIN DE REPORTES
INFORMACIN GENERAL
INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO 3: REVISIN DE REPORTES

OBJETIVO
revisar y analizar los diferentes Reportes Mensuales de las
Nminas, producto de los movimientos del Personal de la
Universidad de los Andes, procesados durante el mes en el
CLIENTES
INICIALES
(DSIA)).
FINALES
Dependencias Centrales.
ENTRADAS
Solicitud de Revisin y Anlisis de los Reportes Mensuales de
las Nminas.
SALIDAS
Relacin de Transacciones; Totales por Banco; Sobregirados y

Resumen Comparativo de Ingresos y Deducciones preliminares
correspondientes a la nmina del mes.
Cruce de Nmina Personal ATO, PDI Vs. Mes Anterior y Mes

Actual; Cruce Definitivo de la Nmina Vs. Mes Anterior; Cruce
de Nmina Vs. Relacin de Cargos; Conceptos no Incluidos
desde la Base de Datos; Diferencias entre Nmina Mes Actual;
Validacin de Ingresos y Deducciones.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 6/7
Asunto:
INFORMACIN GENERAL

INTERNAS
Oficina de Asuntos Profesorales (OAP).
Direccin de Personal.
(DSIA).
Direccin de Finanzas
Nmina.

Estatuto de Personal docente de investigacin.
Cdigo Orgnico Tributario (17 de Octubre de 2001).
Rgimen de seguridad social y de familia.
Convenios Colectivos.
Manuales o catlogos de cuentas contables para el sistema de

contabilidad pblica elaborado por Programa de Modernizacin
de la Administracin Financiera del Estado.
Resoluciones del Consejo Universitario.
HUMANOS
RECURSOS
Jefe de Nmina.
Asistentes Administrativos (2).
Tcnico de Recursos de Informtica (1).
Archivista (1).
Oficinista (1).
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 7/7
Asunto:
INFORMACIN GENERAL
Recepcionista (1).
Materiales y equipos de oficina
Tecnologa
de
Informacin:
Hardware,
Software,
Redes, ...etc.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1
Asunto: 3.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA

REVISION DE LOS REPORTES MENSUALES DE LAS
NOMINAS.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NMINA
Pgina: 1/5
Asunto: 3.1 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISION DE

LOS REPORTES MENSUALES DE LAS NOMINAS.
3.1
REVISION DE LOS REPORTES MENSUALES
DE LAS NOMINAS
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NMINA
Pgina: 2/5

RESPONSABLE
ACCION
JEFE DE NMINA
1. Recibe del Analista de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA) los siguientes Reportes:
Cruce de Nmina Personal Administrativo, Tcnico y Obrero
(ATO), Personal Docente y de Investigacin (PDI) Vs. Mes
Anterior
Mes
Actual
(3
copias);
Relacin
Transacciones; Cruce Definitivo de la Nmina
de
Vs. Mes
Anterior; Cruce Nmina Vs. Relacin de Cargos (2 copias);

Conceptos no Incluidos desde la Base de Datos; Diferencias
entre Nmina Mes Actual (2 copias); Validacin de Ingresos
y
Deducciones;
Resumen
Totales
Comparativo
por
de
Banco;
Ingresos
Sobregirados
y
Deducciones,
preliminares correspondiente a la nmina del mes.

2. Busca el Reporte Resumen Comparativo de Ingresos y
Deducciones del mes anterior.
3. Coteja cada concepto (monto y nmero de empleados) en el
Reporte Resumen Comparativo de Ingresos y Deducciones
preliminar del mes actual con el Reporte Resumen
Comparativo de Ingresos y Deducciones del mes anterior
a) Si coinciden todos los conceptos y no observa montos
representativos en ambos reportes (Ir al paso 4).
b) En caso contrario, si no coinciden algunos de los
conceptos y/o observa montos representativos en ambos
reportes:
Indaga con el Analista de Nmina de la Unidad
responsable de la discrepancia, el motivo del error.
Realizan las correcciones pertinentes al caso.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NMINA
Pgina: 3/5

Notifica a la dependencia correspondiente, sobre los

ajustes realizados.
4. Verifica la informacin reflejada en el Reporte Cruce de
Nmina Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (ATO),
Personal Docente y de Investigacin (PDI) Vs. Mes Anterior
y Mes Actual.
a) Si la informacin reflejada en el Reporte Cruce de
Nmina Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (ATO),
Personal Docente y de Investigacin (PDI) Vs. Mes
Anterior y Mes Actual esta correcta: (Ir al paso 5).
b) En caso contrario, si la informacin reflejada en el
Reporte Cruce de Nmina Personal Administrativo,
Tcnico y Obrero (ATO), Personal Docente y de
Investigacin (PDI) Vs. Mes Anterior y Mes Actual esta
incorrecta: remite el Reporte Cruce de Nmina Personal
Administrativo,
Tcnico
Obrero
(ATO),
Personal
Docente y de Investigacin (PDI) Vs. Mes Anterior y Mes

Actual a la Unidad de Reintegro y Retenciones para que
analicen y realicen clculos correspondientes en caso de
haberse generado una deuda con la institucin.
5. Revisa cada uno de los Reportes recibidos de la Direccin
de Servicios de Informacin Administrativa (DSIA).
6. Solicita al Analista de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA) generar la Nmina del
mes y enviar los reportes respectivos. Ver Procedimiento
PA
1.7
RECEPCIN
DISTRIBUCIN
DE
LOS
REPORTES DE NMINA DEFINITIVOS.

7. Entrega al Archivista del Departamento de Nmina los
siguientes Reportes: Relacin de Transacciones; Totales por
Banco; Sobregirados y Resumen Comparativo de Ingresos y
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NMINA
Pgina: 4/5

Deducciones correspondiente a la nmina del mes, para su

respectivo archivo.
8. Entrega a la Oficinista, los Reportes a distribuir, para que
remita con oficio de la siguiente manera:
a) Direccin de Personal los siguientes Reportes:
Cruce de Nmina Personal Administrativo, Tcnico y
Obrero (ATO), Personal Docente y de Investigacin
(PDI) Vs. Mes Anterior y Mes Actual.
Cruce Definitivo de la Nmina Vs. Mes Anterior.
Cruce Nmina Vs. Relacin de Cargos.
Conceptos no Incluidos desde la Base de Datos.
Diferencias entre Nmina Mes Actual.
Validacin de Ingresos y Deducciones.
a) Direccin de Presupuesto el siguiente Reporte:
Cruce Definitivo de la Nmina Vs. Mes Anterior, por
orden alfabtico y estructura organizativa.
b) Unidad de Auditoria Interna los siguientes Reportes:
Cruce de Nmina Personal Administrativo, Tcnico y
Obrero (ATO), Personal Docente y de Investigacin
(PDI) Vs. Mes Anterior y Mes Actual.
Diferencias entre Nmina Mes Actual.
OFICINISTA
9. Recibe del Jefe (a) de Nmina, los Reportes a distribuir.
10.
Elabora oficios.
11.
Imprime original y copia de los oficios.
12.
Entrega al Jefe (a) de Nmina, original y copia de los
oficios.
JEFE DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
13.
Recibe de la Oficinista, original y copia de los oficios.
14.
Revisa los oficios.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NMINA
Pgina: 5/5

15.
Coloca firma en original y copia de los oficios.
16.
Entrega a la Oficinista, original y copia de los oficios
firmados.
OFICINISTA
17.
Recibe del Jefe (a) de Nmina, original y copia de los
oficios firmados.
18.
Registra los oficios en el libro de control de salida de
correspondencia.
19.
Entrega a cada destinatario original y copia del oficio
y Reporte (s) correspondientes.

20.
Recibe del funcionario (a) a quien entrega, copia del
oficio firmado y sellado.

21.
Archiva las copias de los oficios, en la carpeta de
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/5
Asunto: 12. PROCESO DE APOYO 1: ARCHIVO
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Pgina: 2/5
Materia:
Asunto: INDICE
ARCHIVO
SISTEMA DE NMINA
DEL PROCESO DE APOYO DE
INDICE DEL PROCESO DE APOYO DE ARCHIVO

Diagrama del Proceso de Apoyo de Archivo.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo de Archivo.
Procedimientos:
PA-1.1 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Distribucin del Reporte de Censo por
Nmina.
PA-1.1 Procedimiento para la Recepcin y Distribucin del Reporte de Censo por Nmina.
PA-1.2 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin del Reporte de Impuesto sobre la Renta
(ISLR) y (ARM).
PA-1.2 Procedimiento para la Recepcin del Reporte de Impuesto sobre la Renta (ISLR) y
(ARM).
la Elaboracin de la Relacin Mensual de
Deducciones.
PA-1.3 Procedimiento para la Elaboracin de la Relacin Mensual de Deducciones.
PA-1.4 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Distribucin de Estados de Cuenta.
PA-1.4 Procedimiento para la Recepcin y Distribucin de Estados de Cuenta.
PA-1.5 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Archivo de Reportes.
PA-1.5 Procedimiento para la Recepcin y Archivo de Reportes.
la Recepcin y Distribucin de los Reportes
Definitivos de la Nmina de Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes.

la Recepcin y Distribucin de los Reportes Definitivos de la

la Recepcin y Distribucin de los Reportes de
Nmina Definitivos.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: INDICE
ARCHIVO
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 3/5
DEL PROCESO DE APOYO DE
la Recepcin y Distribucin de los Reportes de
Nmina
Definitivos.
la Depuracin del Archivo del Departamento de
Nmina.
PA-1.8 Procedimiento para la Depuracin del Archivo del Departamento de Nmina.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 4/5
Asunto: DIAGRAMA DEL PROCESO DE APOYO DE
ARCHIVO
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 5/5
DE APOYO DE ARCHIVO
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Proceso: APOYO DE ARCHIVO
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1
Asunto: PA-1.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA

RECEPCION Y DISTRIBUCION DEL REPORTE DE CENSO POR
NMINA
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/3
Asunto: PA-1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION Y

DISTRIBUCION DEL REPORTE DE CENSO POR NMINA
PA - 1.1
RECEPCION Y DISTRIBUCION DEL
REPORTE DE CENSO POR NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/3

RESPONSABLE
ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe del mensajero de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA) el Reporte de Censo por
Nmina (10 copias).
motivo del reporte.
3. Entrega al Archivista el Reporte de Censo por Nmina (10
copias).
ARCHIVISTA
4. Recibe del Recepcionista el Reporte de Censo por Nmina
(10 copias).
5. Desglosa el Reporte de Censo por Nmina (10 copias).
6. Ordena el Reporte de Censo por Nmina (10 copias).
7. Anota en el libro de control de entrega de reportes a
dependencias internas del edificio administrativo nombre y
motivo de los Reportes de Censo por Nmina.
8. Distribuye los Reportes de Censo por Nmina de la siguiente
manera:
a) Tres copias para la Unidad de Registro y Control.
b) Una copia para la Unidad de Reintegro y Retenciones.
c) Una copia para el Departamento de Contabilidad.
d) Una copia para la Direccin de Presupuesto.
e) Una copia para la Direccin de Personal.
f) Una copia
para la Oficina de Asuntos Profesorales
(OAP).
g) Una copia para la Unidad de Auditoria Interna.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/3

9. Recibe de cada una de las dependencias el libro de control

de entrega de reportes a dependencias internas del edificio
administrativo con firma, fecha y hora de recibido.
10.
Encuaderna la copia del Reporte de Censo por
Nmina que queda en el archivo del Departamento de

Nmina.
11.
Archiva en el estante asignado para ello, el Reporte
de Censo por Nmina.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

RECEPCIN DEL REPORTE DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA
(ISLR) Y (ARM)
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/3
Asunto: PA-1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DEL

REPORTE DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA (ISLR) Y (ARM)
PA - 1.2
RECEPCION DEL REPORTE DE IMPUESTO
SOBRE LA RENTA (ISLR) Y (ARM)
ARM: Representa la nmina de mes o cualquier pago que se haga por sueldos y salarios de
forma discriminada de toda la Universidad de los Andes (ULA).
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/3

RESPONSABLE
ACCION
RECEPCIONISTA
Informacin Administrativa (DSIA) el Reporte de Impuesto
sobre la Renta (ISLR) y (ARM) que representa la nmina de
mes o cualquier pago que se haga por sueldos y salarios de
forma discriminada de toda la Universidad de los Andes
(ULA).
motivo del reporte.
3. Entrega al Archivista el Reporte de Impuesto sobre la Renta
discriminada de toda la Universidad de los Andes (ULA).
ARCHIVISTA
4. Recibe del Recepcionista el Reporte de Impuesto sobre la
Renta (ISLR) y (ARM) que representa la nmina de mes o
discriminada de toda la Universidad de los Andes (ULA).
5. Anota en el libro de control de entrega de reportes a la
unidad de reintegro y retenciones los siguientes datos:
fecha, dirigido a y asunto.
6. Entrega el Reporte de Impuesto sobre la Renta (ISLR) y
(ARM) que representa la nmina de mes o cualquier pago
que se haga por sueldos y salarios de forma discriminada de
toda la Universidad de los Andes (ULA), al Asistente
Administrativo de la Unidad de Reintegro y Retenciones y el
libro de control de entrega de reportes a la unidad de
reintegro y retenciones.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/3

7. Recibe del Archivista el Reporte de Impuesto sobre la Renta
discriminada de toda la Universidad de los Andes (ULA), y
el libro de control de entrega de reportes a la unidad de
8. Revisa que el Reporte de Impuesto sobre la Renta (ISLR) y
(ARM) que representa la nmina de mes o cualquier pago
que se haga por sueldos y salarios de forma discriminada de
toda la Universidad de los Andes (ULA) este anotado en el
libro de control de entrega de reportes a la unidad de
9. Coloca firma en el libro de control de entrega de reportes a
la unidad de reintegro y retenciones, como seal de recibido.
10.

ARCHIVISTA
11.
Reintegro y Retenciones el libro de control de entrega de

12.
Archiva en el estante asignado para ello, el libro de
control de entrega de reportes a la unidad de reintegro y

retenciones.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

ELABORACION
DE
LA
RELACION
MENSUAL
DE
DEDUCCIONES
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/4
Asunto: PA-1.3 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION

DE LA RELACION MENSUAL DE DEDUCCIONES
PA - 1.3
ELABORACIN DE LA RELACION
MENSUAL DE DEDUCCIONES
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/4

RESPONSABLE
ACCION
RECEPCIONISTA
Informacin
Administrativa
(DSIA)
los
Reportes
de
Deducciones.
motivo de los Reportes.
3. Entrega al Archivista los Reportes de Deducciones.
ARCHIVISTA
4. Recibe del Recepcionista los Reportes de Deducciones.
5. Coteja cada total de los conceptos de los Reportes de
Deducciones con los totales que refleja el Reporte Cuadre
de Nmina.
a) Si
coinciden
los
conceptos
de
los
Reportes
de
Deducciones con los totales que refleja el Reporte

Cuadre de Nmina: (Ir al paso 6).
b) En caso contrario, si no coinciden los conceptos de los
Reportes de Deducciones con los totales que refleja el
Reporte Cuadre de Nmina: Notifica al Analista de la
Direccin de servicios de Informacin Administrativa
(DSIA) para que genere nuevamente el reporte y ejecuta
el paso anterior 1.
6. Anota en el libro de control de entrega de reportes a la
unidad de reintegro y retenciones los siguientes datos:
fecha, dirigido a y asunto.
Retenciones, los Reportes de Deducciones y el libro de
retenciones.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/4

ASISTENTE DE NMINA
8. Recibe del Archivista los Reportes de Deducciones y el libro
de control de entrega de reportes a la unidad de reintegro y
retenciones.
9. Revisa que los Reportes de Deducciones estn anotados
en el libro de control de entrega de reportes a la unidad de
10.
Coloca firma en el libro de control de entrega de
reportes a la unidad de reintegro y retenciones, como seal

de recibido.
11.

ARCHIVISTA
12.
Reintegro y Retenciones el libro de control de entrega de

13.

retenciones.
14.
Reintegro y
Retenciones, los Reportes de Deducciones
luego de ser revisado y analizado por el mismo.

15.
Desglosa los Reportes de Deducciones.
16.
Organiza los Reportes de Deducciones de acuerdo al
cdigo
que
corresponde
al
Ente
Universitario
y/o
Parauniversitario.
17.
Elabora la Relacin Mensual de Deducciones, la cual
debe contener los siguientes datos: nmina correspondiente

a: (mes/ao), fecha de entrega, cdigo del Ente Universitario
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 4/4

y/o
Parauniversitario,
descripcin
(nombre
del
Ente
Universitario y/o Parauniversitario).

18.
Imprime la Relacin Mensual de Deducciones.
19.
Entrega
Deducciones
al
Recepcionista
desglosado
los
Reportes
organizado
por
de
Ente
Universitario y/o Parauniversitario y la Relacin Mensual de

Deducciones.
RECEPCIONISTA
20.
Recibe del Archivista los Reportes de Deducciones
desglosado
y organizado
por
Ente Universitario
y/o
Parauniversitario y la Relacin Mensual de Deducciones.

21.
Coloca en el estante, los Reportes de Deducciones
desglosado
y organizado
por
Ente Universitario
y/o
Parauniversitario y la Relacin Mensual de Deducciones,

para que cuando sea reclamado por el mensajero del Ente
Universitario y/o Parauniversitario coloque en la Relacin
Mensual de Deducciones los siguientes datos: apellidos y
nombres, firma y fecha.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

RECEPCIN Y DISTRIBUCION DE ESTADOS DE CUENTA.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/3
Asunto: PA-1.4 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN Y

DISTRIBUCION DE ESTADOS DE CUENTA.
PA - 1.4
RECEPCION Y DISTRIBUCION DE LOS
ESTADOS DE CUENTA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/3

RESPONSABLE
ACCION
RECEPCIONISTA
Informacin Administrativa (DSIA) los Estados de Cuenta.
motivo de lo que recibe.
3. Entrega al Archivista los Estados de Cuenta.
ARCHIVISTA
4. Recibe del Recepcionista los Estados de Cuenta.
5. Busca en el estante el Reporte Relacin de Firmas.
6. Ordena los Estados de Cuenta por dependencia de acuerdo
al Reporte Relacin de Firmas.
7. Llena los siguientes datos en la planilla de Control de
Entrega de Estados de Cuenta con su respectiva Relacin
de
Firmas:
correspondiente
a,
fecha
de
entrega,
dependencia, primero, ultimo, nmero de personas.

8. Devuelve el Reporte Relacin de Firmas a su respectivo
estante.
9. Imprime la planilla de Control de Entrega de Estados de
Cuenta con su respectiva Relacin de Firmas.
10.
Entrega al Recepcionista los Estados de Cuenta
ordenados por dependencia y la planilla de Control de

de Firmas.
RECEPCIONISTA
11.
Recibe del Archivista los Estados de Cuenta

de Firmas.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/3

12.
Coloca en el estante,
los Estados de Cuenta

de Firmas,
para que cuando sea reclamado por el
mensajero de la Dependencia Universitaria coloque en la

planilla de Control de Entrega de Estados de Cuenta con su
Respectiva Relacin de Firmas, los siguientes datos:
apellidos y nombres, firma y fecha.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

RECEPCIN Y ARCHIVO DE REPORTES
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/3
Asunto: PA-1.5 PROCEDIMIENTO PARA

ARCHIVO DE REPORTES
LA RECEPCIN Y
PA - 1.5
RECEPCION Y ARCHIVO DE REPORTES
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/3

ARCHIVO DE REPORTES
RESPONSABLE
LA RECEPCIN Y
ACCION
RECEPCIONISTA
Informacin Administrativa (DSIA) los siguientes Reportes:
Relacin de Nuevos Ingresos, Cruce de Nmina Vs.
Relacin de Cargos, Cruce de Nmina AdministrativoTcnico y Obrero (ATO) y/o Docente Vs. Mes Anterior,
Diferencia entre Nminas, Movimientos de Personal,
Relacin
de
Errores,
Relacin
de
Transacciones,
Conceptos Eliminados por Vencimiento y Relacin de

Cargos.
2.
Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y

motivo de los reportes.
3. Entrega al Archivista los Reportes: Relacin de Nuevos

Ingresos, Cruce de Nmina Vs. Relacin de Cargos, Cruce
de Nmina Administrativo-Tcnico y Obrero (ATO) y/o
Docente Vs. Mes Anterior, Diferencia entre Nminas,
Movimientos de Personal, Relacin de Errores, Relacin de
Transacciones, Conceptos Eliminados por Vencimiento y
Relacin de Cargos.
ARCHIVISTA
4. Recibe del Recepcionista los Reportes: Relacin de Nuevos
Relacin de Cargos.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/3

ARCHIVO DE REPORTES
LA RECEPCIN Y
5. Desglosa cada uno de los Reportes: Relacin de Nuevos

Relacin de Cargos.
6. Encuaderna cada uno de los Reportes: Relacin de Nuevos
Relacin de Cargos.
7. Archiva en los estantes asignados para ello cada uno de los
Reportes: Relacin de Nuevos Ingresos, Cruce de Nmina
Vs. Relacin de Cargos, Cruce de Nmina AdministrativoTcnico y Obrero (ATO) y/o Docente Vs. Mes Anterior,
Diferencia entre Nminas, Movimientos de Personal,
Relacin
de
Errores,
Relacin
de
Transacciones,
Conceptos Eliminados por Vencimiento y Relacin de

Cargos.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

RECEPCIN Y DISTRIBUCION DE LOS REPORTES
DEFINITIVOS DE LA NMINA DE PENSIONES Y AYUDAS A
SOBREVIVIENTES.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/4

DISTRIBUCION DE LOS REPORTES DEFINITIVOS DE LA
NMINA DE PENSIONES Y AYUDAS A SOBREVIVIENTES.
PA - 1.6
RECEPCIN Y DISTRIBUCIN DE LOS
REPORTES DEFINITIVOS DE LA NMINA
DE PENSIONES Y AYUDAS A
SOBREVIVIENTES
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/4

RESPONSABLE
ACCION
RECEPCIONISTA
Informacin Administrativa (DSIA) los Reportes Definitivos
de la Nmina de Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes:
a) Reporte Cuadre de Nmina (7 copias).
b) Reporte de Censo por Nmina (4 copias).
c) Reporte de Relacin de Firmas (5 copias).
d) Reporte de Ingresos y Deducciones por Conceptos (3
copias).
motivo de los reportes.
3. Entrega al Archivista los Reportes Definitivos de la Nmina
de Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes.
ARCHIVISTA
4. Recibe del Recepcionista los Reportes Definitivos de la
5. Desglosa los Reportes Definitivos de la Nmina de
Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes.
6. Ordena los Reportes de Ingresos y Deducciones por
Conceptos entre Personal Administrativo, Tcnico y Obrero
(ATO) y Personal Docente y de Investigacin (PDI).
7. Extrae del Reporte de Ingresos y Deducciones por
Conceptos, la parte de Fondo de Jubilacin Docente.
8. Busca en el estante la carpeta que contiene los Reportes de
Fondo de Docente extrada de las Deducciones de la
Nmina Ordinaria de la Nmina de Pensiones.
9. Anexa a la parte de Fondo de Jubilacin Docente la parte
de Fondo de Docente de la Nmina Ordinaria.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/4

10.
Ordena los Reportes Definitivos de la Nmina de
Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes.

11.
Anota en el libro de control de entrega de reportes a
dependencias
internas
del
edificio
administrativo
los
Reportes Definitivos de la Nmina de Pensiones y Ayudas a

Sobrevivientes.
12.
Distribuye los Reportes Definitivos de la Nmina de
Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes de la siguiente

manera:
a) Reporte
Cuadre
de
Nmina,
una
copia
para
el
Departamento de tesorera, una copia para la Unidad de

Auditoria Interna, una copia para la Direccin de
Presupuesto, una copia para el Departamento de
Contabilidad, una copia para la Oficina de Asuntos
Profesorales (OAP), una copia para la Direccin de
Personal quedando una copia para el Archivo del
b) Reporte Censo por Nmina, una copia para la Unidad de
Auditoria Interna, una copia para la Direccin de
Presupuesto, una copia para el Departamento de
Contabilidad quedando una copia para el Archivo del
c) Reporte Relacin de Firmas, tres copias para el
Departamento
de
Tesorera,
una
copia
para
el
Departamento de Contabilidad quedando una copia para

el Archivo del Departamento de Nmina.
d) Reporte de Ingresos y Deducciones por Conceptos, una
copia de Personal Administrativo, Tcnico y Obrero
(ATO) para la Direccin de Personal, una copia de
Personal Docente y de Investigacin (PDI) para la Oficina
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 4/4

de Asuntos Profesorales, una copia de todo el Reporte

para el Departamento de Contabilidad quedando una
copia
de
todo
el
Reporte
para
el
Archivo
del
e) Fondo de Jubilacin Docente con la parte de Fondo de
Docente, para el Fondo de Jubilacin Docente.
13.
Recibe de cada una de las dependencias el libro de
control de entrega de reportes a dependencias internas del

edificio administrativo con firma, fecha y hora de recibido.
14.
Encuaderna las copias de los Reportes Definitivos de
la Nmina de Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes, que

quedan en el archivo del Departamento de Nmina.
15.
Reportes Definitivos de la Nmina de Pensiones y Ayudas a

Sobrevivientes.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

RECEPCIN Y DISTRIBUCION DE LOS REPORTES DE
NMINA DEFINITIVOS.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/4

DISTRIBUCION DE LOS REPORTES DE
NMINA
DEFINITIVOS.
PA - 1.7
RECEPCION Y DISTRIBUCIN DE LOS
REPORTES DE NMINA DEFINITIVOS
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/4

NMINA
DEFINITIVOS.
RESPONSABLE
ACCION
ARCHIVISTA
1. Recibe del Mensajero de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA), los siguientes reportes:
a) Oficios a los Bancos (3 copias).
b) Cuadre de Nmina (9 copias).
c) Totales por Bancos-Hoja Resumen (3 copias).
d) Resumen Comparativo de Ingresos y Deducciones (2
copias).
e) Relacin de Bancos ms rdenes de Pago (3 copias).
f) Reporte de Personal de Beca o Ao Sabtico en el
Exterior (3 copias).
g) Reporte Sobregirados (1 copia).
2. Desglosa los Reportes recibidos de la Direccin de Servicios
de Informacin Administrativa (DSIA).
3. Ordena los Reportes recibidos de la Direccin de Servicios
de Informacin Administrativa (DSIA).
4. Revisa que el Reporte Relacin de Bancos cuadre con el
Reporte Totales por Bancos.
5. Separa por banco, los Reportes Relacin de Bancos y
Totales por Bancos.
6. Anexa los Oficios a los Bancos, a cada Reporte de Relacin
de Bancos y Totales por Bancos.
7. Anota en el libro control de entrega de nmina a tesorera
los siguientes datos: fecha, dirigido a Tesorero (a) y asunto.
8. Anota en el libro de control de entrega de reportes a
dependencias internas del edificio administrativo nombre y
motivo de los Reportes recibidos de la Direccin de
Servicios de Informacin Administrativa (DSIA).
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/4

NMINA
DEFINITIVOS.
9. Distribuye los Reportes recibidos de la Direccin de

Servicios de Informacin Administrativa (DSIA) de la
siguiente manera:
a) Oficios a los Bancos (3 copias), al Departamento de
Tesorera.
b) Cuadre de Nmina,
dos copias al Departamento de
Tesorera, una copia al Departamento de Contabilidad,

una copia a la Direccin de Presupuesto, una copia a la
Oficina de Asuntos Profesorales (OAP), una copia a la
Direccin de Personal, una copia a la Unidad de Auditoria
Interna,
quedando
una
copia
en
el
archivo
del
Departamento de Nmina y una copia en el archivo de la

c) Totales por Bancos-Hoja Resumen, tres copias al
Departamento de Tesorera.
d) Relacin de Bancos ms rdenes de Pago, tres copias al
Departamento de Tesorera.
e) Reporte de Personal de Beca o Ao Sabtico en el
Exterior, una copia a la Oficina de Asuntos Profesorales
(OAP), una copia al Departamento de Contabilidad,
quedando una copia en el archivo del Departamento de
Nmina.
10.
Recibe del Departamento de Tesorera el libro de
control de entrega de nmina a tesorera con firma, fecha y

hora de recibido.
11.
Recibe de cada una de las dependencias, el libro de
control de entrega de reportes a dependencias internas del

edificio administrativo con firma, fecha y hora de recibido.
12.
control de entrega de nmina a tesorera y el libro de control

Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 4/4

NMINA
DEFINITIVOS.
de entrega de reportes a dependencias internas del edificio

administrativo.
13.
Encuaderna las copias de los reportes que quedan
en el archivo del Departamento de Nmina.

14.
Reportes de Nmina Definitivos.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

DEPURACION DEL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO DE
NMINA.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/2

LA
DEPURACION DEL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO
DE NMINA.
PA - 1.8
DEPURACIN DEL ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/2

LA
DEPURACION DEL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO
DE NMINA.
RESPONSABLE
ACCION
ARCHIVISTA
1. Recibe solicitud del Jefe (a) de Nmina, para depurar el
archivo del Departamento de Nmina, anualmente de
acuerdo con lo establecido en el Cdigo de Comercio.
2. Identifica la (s) carpeta (s) y/o reporte (s) a depurar en el
archivo del Departamento de Nmina de acuerdo con lo
establecido en el Cdigo de Comercio.
3. Toma la (s) carpeta (s) y/o reporte (s) a depurar.
4. Rene una cantidad determinada de carpetas y/o reportes a
ubicar en el nivel stano del Edificio Administrativo de la
Universidad de los Andes.
5. Traslada las carpetas y/o reportes hasta el nivel stano del
Edificio Administrativo de la Universidad de los Andes (ULA).
6. Coloca en el estante asignado para ellas, las carpetas y/o
reportes extrados del archivo del Departamento de Nmina.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/4
Asunto: 13. PROCESO DE APOYO 2: INFORMTICO
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 2/4
Asunto: INDICE
INFORMTICO
DEL
PROCESO
DE
APOYO
INDICE DEL PROCESO DE APOYO INFORMTICO
Diagrama del Proceso de Apoyo Informtico.

Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo Informtico.
Procedimientos:
PA-2.1 Diagrama del Procedimiento para la Creacin de Aplicaciones.
PA 2.1 Procedimiento para la Creacin de Aplicaciones.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 3/4
Asunto: DIAGRAMA DEL PROCESO DE APOYO
INFORMTICO
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 4/4
Asunto: DIAGRAMA DE
INFORMTICO
Aprobado por:
FECHA
JERARQUIA DE PROCESO
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Proceso: APOYO INFORMATICO
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

CREACION DE APLICACIONES.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/2
Asunto: PA-2.1 PROCEDIMIENTO PARA LA CREACION DE

APLICACIONES.
PA - 2.1
CREACIN DE APLICACIONES
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/2
Asunto: PA 2.1 PROCEDIMIENTO

CREACIN DE APLICACIONES.
RESPONSABLE
PARA
LA
ACCION
TECNICO DE RECURSOS DE INFORMATICA

1. Disea aplicaciones, atendiendo las necesidades existentes
en los procedimientos desarrollados en el Departamento de
Nmina, siguiendo estndares tecnolgicos y metodologas
establecidos por la Institucin.
2. Elabora las aplicaciones diseadas, siguiendo estndares
tecnolgicos y metodologas establecidos por la Institucin.
3. Implementa las aplicaciones en el computador asignado a
cada
funcionario
(a)
del
Departamento
de
Nmina,
facilitando a los mismos desde su estacin de trabajo

acceder a la base de datos de manera simultnea y realizar
la tarea que deseen llevar a cabo, siguiendo estndares
tecnolgicos y metodologas establecidos por la Institucin.
4. Documenta la Aplicacin, con la informacin necesaria a
procesar en dicha base de datos y/o sistemas.
5. Actualiza los programas de antivirus de las estaciones de
trabajo asignadas a la Unidad de Reintegro y Retenciones.
6. Respalda diariamente la informacin generada en los
sistemas.
7. Informa a la comunidad universitaria va listas de distribucin
de correo electrnico de la Institucin informacin sobre
pagos pendientes de cobrar.
8. Realiza mantenimiento de las bases de datos y/o sistemas.
9. Orienta a los funcionarios (as) del Departamento de Nmina
en el manejo de los sistemas implantados.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/4
Asunto: 14. PROCESO DE APOYO 3: SECRETARIAL
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 2/4
Asunto: INDICE
SECRETARIAL
DEL
PROCESO
DE
APOYO
INDICE DEL PROCESO DE APOYO SECRETARIAL

Diagrama del Proceso de Apoyo Secretarial.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo Secretarial.
Procedimientos:
PA-3.1. Diagrama del Procedimiento para el Control de Entrada de Correspondencia.
PA- 3.1 Procedimiento para el Control de Entrada de Correspondencia.
PA- 3.2 Diagrama del Procedimiento para el Control de Salida de Correspondencia.
PA- 3.2 Procedimiento para el Control de Salida de Correspondencia.
PA-3.3 Diagrama del procedimiento A para la Solicitud y Recepcin de los Materiales y

PA-3.3 Diagrama del Procedimiento B para la Distribucin de los Materiales y Suministros del
PA-3.3 Procedimiento para la Solicitud, Recepcin y Distribucin de los Materiales y

PA-3.3 Procedimiento A para la Solicitud y Recepcin de los Materiales y Suministros del
PA-3.3 Procedimiento B para la Distribucin de los Materiales y Suministros del
PA-3.4 Diagrama del Procedimiento para la Emisin de Estados de Cuenta Centralizadas.
PA-3.4 Procedimiento para la Emisin de Estados de Cuenta Centralizadas.
PA-3.5 Diagrama del Procedimiento para el Control de Asistencia.
PA-3.5 Procedimiento para el Control de Asistencia.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 3/4
Asunto: DIAGRAMA DEL PROCESO DE APOYO
SECRETARIAL
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 4/4
DE APOYO SECRETARIAL
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Proceso: APOYO SECRETARIAL
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1
Asunto: PA-3.1. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL

CONTROL DE ENTRADA DE CORRESPONDENCIA.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/3
Asunto: PA-3.1.PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

ENTRADA DE CORRESPONDENCIA.
PA - 3.1
CONTROL DE ENTRADA DE
CORRESPONDENCIA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/3
Asunto: PA- 3.1 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

RESPONSABLE
ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe oficio, correspondencia y soporte de entrega.
2. Revisa que la correspondencia recibida pertenezca al
3. Coloca firma, sello, fecha y hora en que recibe la
correspondencia, en el soporte de entrega.
4. Devuelve el soporte de entrega al funcionario (a) que haga
la entrega del oficio.
motivo de la correspondencia.
6. Entrega a la Oficinista el oficio y la correspondencia recibida.
OFICINISTA
7. Recibe del Recepcionista el oficio y la correspondencia
recibida.
motivo del oficio.
9. Lee el oficio recibido.
10.
Verifica el nombre del funcionario del Departamento
de Nmina al cual le pertenece la correspondencia recibida.

a) Si la correspondencia esta dirigida al Jefe (a) de Nmina:
entrega al Jefe (a) de Nmina, la correspondencia
recibida y el libro de control de correspondencia. (Ir al
paso 11).
b) En caso contrario, si la correspondencia esta dirigida a un
funcionario (a) del Departamento de Nmina: entrega al
Funcionario (a) del Departamento de Nmina, el oficio, la
correspondencia y el libro control de correspondencia.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/3

JEFE DE NMINA
FUNCIONARIO DEL DEPARTAMENTO DE NMINA
11.
Recibe de la Oficinista el oficio, la correspondencia y
el libro control de correspondencia.

12.
Revisa que en el libro de control de correspondencia
est anotado el oficio.

13.
Coloca
firma
en
el
libro
de
control
de
correspondencia.
14.
Entrega a la Oficinista el oficio y el libro de control de
correspondencia.
OFICINISTA
15.
Recibe del Jefe (a) de Nmina del Funcionario (a)
del Departamento de Nmina, el oficio y el libro de control

de correspondencia, firmado.
16.
Archiva el oficio en la carpeta de correspondencia
recibida.
17.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1
Asunto: PA- 3.2 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL

CONTROL DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/3

SALIDA DE CORRESPONDENCIA.
PA - 3.2
CONTROL DE SALIDA DE
CORRESPONDENCIA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/3

RESPONSABLE
ACCION
OFICINISTA
1. Recibe instrucciones del Jefe (a) de Nmina, para la
transcripcin del documento a enviar.
2. Transcribe en el computador, el documento.
3. Imprime documento con copias requeridas.
4. Entrega al Jefe (a) de Nmina documento con copias
requeridas.
JEFE DE NMINA
5. Recibe del Oficinista documento con copias requeridas.
a) Si el documento cumple con las instrucciones exigidas:
Coloca firma en documento (s) (Ir al paso 6).
b) En caso contrario, si el documento no cumple con las
instrucciones exigidas: Entrega documento (s) a la
oficinista, para su respectiva correccin (Ejecuta el paso
anterior 2).
6. Entrega a la Oficinista documento (s) firmado (s).
OFICINISTA
7. Recibe del Jefe (a) de Nmina documento (s), firmado (s).
8. Registra documento (s) en el libro de control de salida de
correspondencia.
9. Verifica el destinatario del documento (s).
a) Si el documento debe ser enviado dentro de la Direccin
de Finanzas: (Ir al paso 10).
b) En caso contrario, si el documento debe ser enviado a
Dependencias Universitarias externas a la Direccin de
Finanzas: Entrega documento (s) a la oficinista
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:
del

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/3

Director (a) de Finanzas, para que el Director (a) lo revise

y firme.
Si
el
documento
cumple
con
los
parmetros
establecidos por el Director (a) de Finanzas:

Recibe documento (s), firmado por el Director (a) de
Finanzas.
Identifica un sobre con los datos del destinatario.
Introduce documento (s) en el sobre: (Ir al paso
10).
En caso contrario, si el documento no cumple con las
instrucciones exigidas por el Director (a) de Finanzas:
Recibe
documento
(s),
para
su
respectiva
correccin.
Realiza las correcciones necesarias y ejecuta el
paso anterior 9-b.
10.
Entrega el documento (s) al destinatario.
11.
del documento sellado y firmado.

12.
Archiva la copia del documento en la carpeta de
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/2
Asunto: PA-3.3 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A PARA LA

SOLICITUD Y RECEPCION DE LOS MATERIALES Y
SUMINISTROS DEL DEPARTAMENTO DE NMINA
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 2/2
Asunto: PA-3.3 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B PARA LA

DISTRIBUCIN DE LOS MATERIALES Y SUMINISTROS DEL
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/4
Asunto: PA-3.3 PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD,

RECEPCION Y DISTRIBUCIN DE LOS MATERIALES Y
SUMINISTROS DEL DEPARTAMENTO DE NMINA
PA - 3.3
SOLICITUD, RECEPCIN Y DISTRIBUCIN
DE LOS MATERIALES Y SUMINISTROS DEL
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/4
Asunto: PA-3.3 PROCEDIMIENTO A PARA LA SOLICITUD Y

RECEPCION DE LOS MATERIALES Y SUMINISTROS DEL
PROCEDIMIENTO A: SOLICITUD Y RECEPCIN DE MATERIALES Y SUMINISTROS DEL

RESPONSABLE
ACCION
OFICINISTA
1. Realiza un memorandum solicitando los materiales
suministros requeridos por el Departamento de Nmina,

dirigido a la Administrador (a) de la Direccin de Finanzas.
2. Imprime el memorandum con copia.
3. Entrega al Jefe (a) de Nmina,
original y copia del
memorandum, para que lo revise y firme.

JEFE DE NMINA
4. Recibe de la Oficinista original y copia del memorandum.
5. Revisa y coloca firma en original y copia del memorandum,
como seal de autorizado.
6. Entrega a la Oficinista original y copia del memorandum,
firmados.
OFICINISTA
7. Recibe del jefe (a) de Nmina original y copia del
memorando firmados.
8. Entrega al Administrador (a) de la Direccin de Finanzas,
original y copia del memorandum.
9. Recibe del Administrador (a) de la Direccin de Finanzas,
copia del memorandum firmado y sellado.
10.
Archiva la copia del
memorandum en la carpeta
correspondiente.
11.
Posteriormente, recibe de la Administracin
de la
Direccin de Finanzas, memorandum (s) con los materiales

y suministros solicitados.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/4
Asunto: PA-3.3 PROCEDIMIENTO A PARA LA SOLICITUD Y

RECEPCION DE LOS MATERIALES Y SUMINISTROS DEL
12.
Revisa que los materiales y suministros recibidos
correspondan con lo expresado en el memorandum.

13.
Coloca firma, fecha, sello y hora en la copia del
memorandum.
14.
Entrega al funcionario (a) de la Direccin de
Finanzas, copia del memorandum.

15.
Archiva
el
memorandum
en
la
carpeta
de
correspondencia recibida.
16.
Almacena en el estante, los materiales y suministros
recibidos.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 4/4
Asunto: PA-3.3 PROCEDIMIENTO B PARA LA DISTRIBUCION

DE LOS MATERIALES Y SUMINISTROS DEL DEPARTAMENTO
DE NMINA
PROCEDIMIENTO B: DISTRIBUCIN DE MATERIALES Y SUMINISTROS DEL DEPARTAMENTO

DE NMINA
RESPONSABLE
ACCION
FUNCIONARIO
(DEPARTAMENTO DE NOMINA)
1. Solicita de forma verbal a la oficinista los materiales o
suministros, en el momento que requiera de ellos.
OFICINISTA
2. Recibe solicitud verbal, de los materiales o suministros
requeridos por el funcionario (a) del Departamento de
Nmina.
3. Busca en el estante, los materiales o suministros
solicitados.
4. Entrega
al funcionario (a) del Departamento de Nmina
respectivo, los materiales o suministros solicitados.

FUNCIONARIO
(DEPARTAMENTO DE NOMINA)
5. Recibe de la Oficinista los materiales o suministros
solicitados.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1

EMISIN DE ESTADOS DE CUENTA CENTRALIZADAS
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/3
Asunto: PA-3.4 PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIN DE

ESTADOS DE CUENTA CENTRALIZADAS
PA - 3.4
EMISIN DE ESTADOS DE CUENTA
CENTRALIZADAS
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/3

RESPONSABLE
ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe solicitud verbal del trabajador (a) para la emisin de
su estado de cuenta centralizada.
2. Solicita al trabajador (a) la cdula de identidad o autorizacin
y fotocopia de la cdula de identidad en caso de que el
trabajador enve a un tercero por el estado de cuenta
centralizada.
3. Recibe del trabajador (a) la cdula de identidad o
autorizacin y fotocopia de la cdula de identidad en caso
de que el trabajador enve a un tercero por el estado de
cuenta centralizada.
4. Entrega a la Oficinista la cdula de identidad o autorizacin y
fotocopia de la cdula de identidad en caso de que el
trabajador enve a un tercero por el estado de cuenta
centralizada.
OFICINISTA
5. Recibe del Recepcionista, la cdula de identidad o
autorizacin y fotocopia de la cdula de identidad en caso
de que el trabajador enve a un tercero por el estado de
cuenta centralizada.
6. Busca en la pgina de Internet, el estado de cuenta del
trabajador (a).
7. Imprime el estado de cuenta centralizada del trabajador (a).
8. Coloca sello en el estado de cuenta centralizada del
trabajador (a).
9. Entrega al Jefe (a) de Nmina el estado de cuenta
centralizada del trabajador (a), para que lo firme (slo
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/3

cuando el estado de cuenta centralizada es para la Oficina

de Admisin Estudiantil).
10.
Entrega al Recepcionista el estado de cuenta
centralizada del trabajador (a).

RECEPCIONISTA
11.
Recibe de la Oficinista el estado de cuenta
centralizada del trabajador (a).

12.
Entrega al trabajador (a) el estado de cuenta
centralizada.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1
Asunto: PA-3.5 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL

CONTROL DE ASISTENCIA
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/3
Asunto: PA-3.5 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL

DE ASISTENCIA
PA - 3.5
CONTROL DE ASISTENCIA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/3

DE ASISTENCIA
RESPONSABLE
ACCION
OFICINISTA
1. Revisa el Libro de Control de Asistencia de los funcionarios

(as) del Departamento de Nmina, al final del mes.
2. Realiza una comunicacin dirigida a la Direccin de
Finanzas,
informando
sobre
el
cumplimiento
incumplimiento de la asistencia de los funcionarios (as) del

Departamento de Nmina durante el mes.
3. Imprime original y copia de la comunicacin.
4. Coloca sello en original y copia de la comunicacin.
5. Entrega al Jefe (a) de Nmina original-copia de la
comunicacin y el Libro de Control de Asistencia.
JEFE DE NOMINA
6. Recibe de la Oficinista, original-copia de la comunicacin y
el Libro de Control de Asistencia.
7. Coteja la comunicacin con el Libro de Control de
Asistencia.
a) Si la informacin est correcta: (Ir al paso 8).
b) En caso contrario, si la informacin est incorrecta: Da
instrucciones a la Oficinista para que realice las
correcciones pertinentes y ejecuta el paso anterior 2.
8. Coloca firma en original y copia de la comunicacin.
9. Entrega a la Oficinista original y copia de la comunicacin y
el Libro de Control de Asistencia.
OFICINISTA
10.
Recibe del Jefe (a) de Nmina original y copia de la
comunicacin y el Libro de Control de Asistencia.

11.
Coloca en el sitio correspondiente el Libro de Control
de
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
Asistencia.
FECHA
modificacin:

SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 3/3

DE ASISTENCIA
12.
Entrega a la Oficinista de la Direccin de Finanzas,

13.
Recibe de la Oficinista de la Direccin de Finanzas,
la copia de la comunicacin firmada y sellada como seal de

recibido.
14.
Archiva en la carpeta asignada para ello, la copia de
la comunicacin.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1
Asunto: 15. MODELO
ORGANIZACIONALES
Aprobado por:
FECHA
ACTORES Y UNIDADES
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/2
Asunto: MODELO ACTOR - ROL
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 2/2
Asunto: MODELO ACTOR - ROL
SISTEMA DE NMINA
MODELO ACTOR - ROL

NOMBRE Y APELLIDO
ACTOR
Jaimes de Patio Bety

Jefe de Nmina
Merchn Segovia Laura
Pea Dugarte Mercedes
Brito de Sanchz Sonia
Pea de Gmez Elsisy
Colmenares Luisana
Personal Tcnico Superior Fijo
Ramrez Meza Marino
Pea Albornoz Wilmer
Flores Rojas Gilda
Rios Visual Andreina
Contreras de Uzctegui Nidia
Apoyo Fijo
Rojas Aghedy Josefina
Apoyo Fijo
Candelas Guterrez Leonardo
Apoyo Fijo
ROL
segn Relacin de Cargos
ao 2006
ROL
segn funciones suministradas por los
funcionarios del dpto., llevadas a cabo
actualmente, Septiembre 2006
Jefe de Nmina
Jefe de Nmina
Analista de Nmina
Analista de Nmina
Contador
Asistente de Nmina
Asistente de Nmina
Asistente de Nmina
Asistente de Tesorera
Asistente de Nmina
Tcnico de Recursos de Informtica Analista Programador de Sistemas
Analista de Nmina
Analista de Nmina
Oficinista
Oficinista
Recepcionista
Recepcionista
Archivista
Archivista
Fuente: Relacin de Cargo de la Direccin de Finanzas entregada el 04 de Septiembre de 2006.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/29
Asunto: MODELO ROL - ACTIVIDAD
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
Segn Manual de Cargos ao 2006,
Segn informacin proporcionada por los
tomado de la pg. www.ula.ve
funcionarios del Departamento de Nmina,
Distribuye, coordina y supervisa el

trabajo del personal responsable de las
unidades de nmina.
Septiembre 2006
Distribuir, coordinar y supervisar el trabajo
del personal responsable de las unidades
de nmina.
ROL
Coordina las reuniones con los

miembros de las unidades, con la
finalidad de fomentar el trabajo en
equipo y optimizar los resultados
obtenidos en los procesos.
Vela por el normal desenvolvimiento de
los procesos de elaboracin y anlisis
de las nminas de personal, realizados
por las distintas unidades.
Convoca a reunin a los supervisores
de nmina para analizar actividades de
la unidad e irregularidades detectadas.
JEFE DE
NMINA
/29
Presenta informes tcnicos a su

superior inmediato, con observaciones
y sugerencias sobre situaciones
detectadas en los anlisis de las
nminas.
Sugiere a su superior inmediato las
medidas y/o propuestas adecuadas
para el mejoramiento del sistema de
nmina y organizacin del trabajo de
las unidades.
Suministra
a
las
autoridades
universitarias
y
dems
entes
autorizados, informes contables sobre
las nminas de personal, cuando lo
requieran.
Supervisa y controla el personal a su
cargo.
Evala el personal a su cargo.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Coordinar las reuniones con los miembros

de las unidades, con la finalidad de
fomentar el trabajo en equipo y optimizar
los resultados obtenidos en los procesos.
Velar por el normal desenvolvimiento de
los procesos de elaboracin y anlisis de
las nminas del personal, realizados por
las distintas unidades.
Convocar a reunin a los supervisores de
nmina para analizar actividades de la
unidad e irregularidades detectadas.
Presentar informes tcnicos a su superior
inmediato,
con
observaciones
y
sugerencias sobre situaciones detectadas
en los anlisis de las nminas.
Sugerir a su superior inmediato las
medidas y/o propuestas adecuadas para
el mejoramiento del sistema de nmina y
organizacin del trabajo de las unidades.
Suministrar
a
las
autoridades
universitarias y dems entes autorizados,
informes contables sobre las nminas de
personal, cuando lo requieran.
Supervisar y controlar el personal a su
cargo.
Evaluar el personal a su cargo.
Verificar la correcta ejecucin de la
nmina del personal de la Institucin.
Operar el microcomputador para accesar
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
Verifica la correcta ejecucin de la

nmina del personal de la Institucin.
Opera
el
microcomputador
accesar informacin.
/29
para
Cumple
con
las
normas
y
procedimientos en materia de seguridad
integral,
establecidos
por
la
organizacin.
Mantiene en orden equipo y sitio de
trabajo, reportando cualquier anomala.
Elabora informes peridicos de las
actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afn que le
sea asignada.
informacin.
Verificar la correcta cuantificacin de
deudas con la administracin.
Velar por la recuperacin de deudas con
la administracin.
Verificar los pagos correspondientes por
conceptos de deudas con el personal
desincorporado a travs de rdenes de
Pago Financieras.
Velar por el normal desenvolvimiento y
cumplimiento de las retenciones sobre
sueldos y salarios, retenciones varias e
impuesto al valor agregado (IVA).
Velar por el normal desenvolvimiento de
las deducciones.
Revisar y responder correspondencia que
llega
de
los
distintos
Entes
Parauniversitarios y Empresas Externas.
JEFE DE
NMINA
Revisar y analizar el listado de diferencias

entre la nmina actual y la nmina
anterior.
Cumplir con la entrega oportuna de todas
las retenciones ejecutadas en la nmina
para el pago a cada una de las
instituciones.
Convocar a reuniones a las distintas
dependencias de la Universidad para
analizar actividades e irregularidades.
Atender a pblico en general.
Cumplir con las normas y procedimientos
en materia de seguridad integral,
establecidos por la organizacin.
Mantener en orden equipo y sitio de
Elaborar informes peridicos
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
de
modificacin:
las

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
Realizar cualquier otra tarea afn que le

sea asignada.
JEFE DE
NMINA
. UNIDAD DE REGISTRO Y
CONTROL.
. UNIDAD DE REINTEGRO Y
RETENCIONES.
Verifica clculos de actualizacin de
sueldos de deudas, por sueldos
atrasados,
descuentos
y
otros
conceptos.
Revisa los listados de la pre-nmina
para verificar que los datos y clculos
estn correctos.
Revisa y analiza la nmina para
verificar que los datos y clculos estn
correctos.
Verifica que los datos contenidos en los
cheques de la nmina de personal sean
los correctos.
ANALISTA DE
NMINA
/29
Analiza rdenes de pago para la

elaboracin de extra-nmina.
Supervisa el desglose de cheques y
nmina de personal.
Suministra a dependencias que lo
soliciten informacin relacionada con su
nmina.
Recibe de la Unidad de Recursos
Humanos, informes contentivos de
medidas de embargo de sueldos a
personal de la Institucin.
Supervisa y controla los trmites
administrativos que se han de llevar a
cabo para la retencin de sueldos con
respecto a medidas de embargo.
Supervisa y controla la elaboracin y
registro de la nmina de becarios.
Vela por que se mantenga actualizado
el archivo de la unidad.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
CONTROL
Verificar clculos de actualizacin de
atrasados, descuentos y otros conceptos.
Revisar los listados de la pre-nmina para
verificar que los datos y clculos estn
correctos.
Revisar y analizar la nmina para verificar
que los datos y clculos estn correctos.
Suministrar a dependencias que lo
soliciten informacin relacionada con su
nmina.
Recibir de los distintos Tribunales del
pas, informes contentivos de medidas de
embargo de sueldos a personal de la
Institucin.
Supervisar y controlar los trmites
administrativos que se han de llevar a
cabo para la retencin de sueldos con
respecto a medidas de embargo.
Velar por que se mantenga actualizado el
archivo de la unidad.
Realizar histrico de las nminas para
resolver cualquier problema que se
presente por errores.
Atender al personal de la Institucin, en
casos de reclamo y bsqueda de
soluciones por problemas de su pago de
nmina.
Revisar y avalar mediante
correspondencia de la unidad.
firma
la
Controlar y custodiar las rdenes de pago
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina:
SISTEMA DE NMINA
Elabora cheques, sumarios de bancos,

listados de sobre-giros y otros listados
en relacin con la nmina.
Realiza histrico de las nminas para
resolver cualquier problema que se
presente por errores.
Atiende al personal de la Institucin, en
soluciones por problemas de su pago
de nmina.
Presenta cuenta al supervisor inmediato
sobre actividades de la unidad, en
relacin a todos los pagos efectuados al
personal, por diversos conceptos y de
las irregularidades detectadas en la
nmina.
Recibe y revisa oficios en casos de
pago dems al personal y tramita los
descuentos correspondientes.
ANALISTA DE
NMINA
Consulta con el supervisor inmediato

sobre
situaciones
irregulares
detectadas en la nmina para tomar las
decisiones correspondientes.
Enva
relacin
de
deudas
Contabilidad para su registro.
Revisa y avala mediante firma la

Analiza oficios de relacin por concepto
de ingresos, egresos, destitucin,
bonos, das feriados y por otros
conceptos y gira las instrucciones
pertinentes para su tramitacin.
Supervisa y controla el personal a su
cargo.
Evala el personal a su cargo.
Opera
el
microcomputador
accesar informacin.
Cumple
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
con
/29
las
normas
para
del personal fallecido y excluido, a

quienes les corresponde alguna deuda.
Remitir con oficio la orden de pago a la
unidad de reintegro y retenciones para la
distribucin de deudas a beneficiarios de
acuerdo al documento de nicos y
universales herederos
Entregar orden de pago cuando el
beneficiario es excluido por otra causa,
previa presentacin de la cdula de
identidad laminada.
Recibir de la Direccin de Personal y de
la Oficina de Asuntos Profesorales,
listado del personal que va a cobrar
prestaciones
sociales,
anticipo
de
prestaciones sociales, adelanto de
prestaciones sociales, 8,5%, fideicomiso,
pasivo laboral, etc., a fin de revisar quien
est con medida de retencin por los
Tribunales.
Ejecutar las medidas tribunalicias en el
sistema de nmina, una vez revisada la
informacin.
Notificar a travs de oficio al Tribunal de
la causa para su conocimiento y dems
fines legales.
Notificar a travs de oficio a la Oficina de
Planificacin del Sector Universitario
(OPSU), informacin y soportes de la
retencin que ordena el Tribunal.
Recibir listado del personal a cobrar
prestaciones sociales y verificar si las
retenciones por embargo fueron o no
ejecutado por la OPSU.
Solicitar a travs de oficio a la Direccin
de Finanzas la devolucin de los cheques
a la OPSU, para su correccin, cuando la
retencin de embargo no sea realizada o
si la distribucin no fue realizada
correctamente.
Atender y orientar al personal beneficiario
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:

integral,
establecidos
por
la
organizacin.
sea asignada.
ANALISTA DE
NMINA
/29
de la pensin a sobreviviente.
Verificar
los
clculos
mensuales
elaborados por la Oficina de Asuntos
Profesorales y Direccin de Personal de
la nmina de pensiones y ayudas a
sobrevivientes.
Distribuir, coordinar y supervisar el trabajo
del personal bajo su cargo.
Coordinar reuniones con los asistentes de
nmina, con la finalidad de incentivar y
motivar el trabajo en equipo para obtener
mayor calidad y rendimiento en las tareas
que le son asignadas.
Coordinar y verificar la correcta ejecucin
de todos los procesos de elaboracin y
anlisis de las nminas ordinarias y
extraordinarias, del personal docente y de
investigacin, administrativo, tcnico y
obrero y directivo, as como tambin la
nmina de pensiones y ayudas a
sobrevivientes.
Analizar y revisar los listados de
escalafn al personal docente en
condicin de titular y auxiliar docente.
Verificar y analizar los listados de
movimientos en lnea, utilizando como
soporte los documentos procesados en la
nmina.
Revisar y analizar el listado del personal
administrativo y obrero de nuevo ingreso
y reincorporacin, para la asignacin de
la cuenta y forma de pago.
Revisar y analizar los conceptos de
ingreso procesados desde la base de
datos de la Direccin de Personal y
aplicar deducciones porcentuales.
Notificar por escrito a la unidad de origen
(Oficina
de
Asuntos
Profesorales,
Direccin de Personal), cuando existe
irregularidad en la nmina.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
/29
Recibir de los distintos tribunales del pas

y de las fiscalas, oficios relacionados con
embargos sobre sueldo y dems
remuneraciones.
Analizar y ejecutar cada oficio con medida
de embargo.
Solicitar a travs de oficio a la Oficina de
Asuntos Profesorales y a la Direccin de
Personal, informacin relacionada con
monto de prestaciones sociales del
trabajador embargado.
Analizar oficios de relacin por concepto
de ingresos, egresos, destitucin, bonos,
das feriados y por otros conceptos y girar
las instrucciones pertinentes para su
tramitacin.
ANALISTA DE
NMINA
Notificar a travs de oficio a los tribunales

y fiscalas, cuando por alguna causa no
es posible ejecutar las medidas de
retencin.
Notificar a travs de oficio a los tribunales
y fiscalas de los ingresos y deducciones
del trabajador con medidas de embargo.
Alimentar la base de datos del personal
Docente Administrativo y Obrero con
medidas de embargo.
Crear, implementar y alimentar la base de
datos del personal beneficiario de las
pensiones y ayudas a sobrevivientes.
Toma
decisiones
para
irregularidades presentadas
procesos de nmina.
solventar
en los
Remitir relacin de los cambios de la

nmina con los respectivos soportes, a la
Unidad de Auditoria Interna.
Llevar el control del personal Docente
Administrativo y Obrero Jubilado y
Pensionado, de la nmina normal y de
pensiones y ayudas que no consigne la
Fe de Vida, documento imprescindible
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
/29
para su estabilidad en nmina.

Recibir de la dependencia de adscripcin,
disquete y listado contentivo del personal
que no consigna la Fe de Vida.
Modificar en el sistema de nmina la
forma de pago del personal de la nmina
normal y de pensiones y ayudas que no
consigne Fe de Vida.
Remitir al Departamento de Tesorera a
travs de oficio, la orden de pago,
solicitando la cancelacin de los sueldos
y/o pensiones ayudas retenidas, al
momento de consignar la Fe de Vida el
beneficiario.
Distribuir los documentos recibidos, de
acuerdo a las dependencias que tiene
asignada cada asistente de nmina y dar
instrucciones para el proceso.
ANALISTA DE
NMINA
Recibir de la Direccin de Personal y de

la Oficina de Asuntos Profesorales, los
documentos correspondientes a la
nmina de pensiones y ayudas.
Revisar y analizar los clculos y ejecutar
en la nmina de pensiones y ayudas, las
inclusiones,
modificaciones
y
eliminaciones.
Ejecutar retenciones por concepto de
pensiones de alimentos de las nminas
normales y extraordinarias.
Abrir y archivar expedientes por cada
trabajador con medidas de retencin por
tribunales.
Recibir de la Oficina de Asuntos
Profesorales, los cambios de la nmina
de becarios para procesarlos en el
sistema.
Formar parte de la Comisin de creacin
de nuevos procesos administrativos,
modificacin
de
los
procesos
administrativos
existentes
y
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
/29
reglamentacin
administrativos.
de
los
procesos

cargo.
informacin.
de
las

sea asignada.
ANALISTA DE
NMINA
RETENCIONES
Verificar clculos de actualizacin de
atrasados, descuentos y otros conceptos.
Velar por que se mantenga actualizado el
archivo de la unidad.
Atender al personal de la Institucin, en
soluciones por problemas de su pago de
nmina.
Presentar cuenta al supervisor inmediato
sobre actividades de la unidad, en
relacin a todos los pagos efectuados al
personal, por diversos conceptos y de las
irregularidades detectadas en la nmina.
Recibir y revisar oficios por concepto de
cancelacin indebida al personal y tramita
los descuentos correspondientes.
Consultar con el supervisor inmediato
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
/29
sobre situaciones irregulares detectadas

en la nmina para tomar las decisiones
correspondientes.
Enviar relacin de deudas a Contabilidad
para su registro.
Revisar y avalar mediante
firma
la
Analizar oficios de relacin por concepto

de ingresos, egresos, destitucin, bonos,
das feriados y por otros conceptos y girar
las instrucciones pertinentes para su
tramitacin.
cargo.
informacin.
ANALISTA DE
NMINA
Recibir y procesar rdenes de pago

presupuestarias.
Realizar control previo a las rdenes de
pago presupuestarias.
Efectuar la retencin respectiva tanto de
Impuesto sobre la Renta (ISLR) como de
Impuesto al Valor Agregado (IVA), en el
caso de cancelacin de adquisicin de
bienes y servicios.
Transcribir las retenciones al sistema de
ISLR.
Procesar las retenciones del IVA y
preparar la declaracin informativa.
Llenar las planillas de Pago del ISLR y
presentar informacin al Ente Tributario
Nacional peridicamente de acuerdo al
Decreto N 1808, en materia de
Retenciones del ISLR.
Presentar informacin al Ente Tributario
Nacional
en
declaracin
al
IVA
(Retenciones).
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
/29
Preparar la declaracin informativa

quincenalmente, para declarar IVA.
Llevar el control del libro de compras de
la ULA, de forma cronolgica y
respetando los deberes formales.
Interactuar con el Ente Tributario en
materia impositiva.
Asesorar a las distintas dependencias
universitarias en materia tributaria y de
control perceptivo, en el clculo de
sueldos, salarios y cualquier otro
beneficio que tengan los trabajadores
universitarios.
Elaborar instructivos, circulares, entre
otros.
ANALISTA DE
NMINA
Elaborar, registrar y efectuar control

previo de las rdenes de pago financieras
que realiza el Departamento de Nmina,
para cancelar cualquier deuda del
personal
tanto
activo
como
desincorporado.
Actualizar los sistemas de reintegro.
Revisar y contestar el correo electrnico
de la unidad de Reintegro y Retenciones.
de
las

sea asignada.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
CONTROL.
RETENCIONES.
Efecta los clculos correspondientes a
la liquidacin de nmina del personal
obrero, administrativo y docente.
Introduce,
modifica
y
excluye
informacin en la base de datos para la
nmina de personal.
Analiza los datos correspondientes a la
liquidacin de las distintas nminas
procesadas a travs del computador y
formula
los
reparos
o
ajustes
correspondientes.
Emite cheques de nmina de personal,
registrando
datos
en
el
microcomputador.
ASISTENTE DE
NMINA
Realiza el desglose de la nmina de

personal y de cheques.
Atiende reclamos del personal de la
universidad, sobre datos errados en la
nmina
y
realiza
los
ajustes
correspondientes.
Verifica la exactitud y veracidad de los
datos suministrados por las unidades
y/o dependencias de la Universidad
para el clculo de la nmina.
Cita al personal al que se le va a
embargar el sueldo y establece
acuerdos para fijar forma de descuento.
Introduce en la base de datos la
informacin del porcentaje o cantidad a
descontar al personal por concepto de
embargo de sueldo.
Chequea por pantalla la informacin
introducida en la base de datos.
Formula ante su Superior Inmediato, las
observaciones pertinentes sobre los
datos dudosos o errados, suministrados
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
/29
CONTROL
Verificar, calcular, analizar, codificar y
procesar en el Sistema de Nomina, el
concepto de sueldo y dems beneficios
que lo conforman.
Realizar modificaciones de fechas de
ingreso, nmero de cdula de identidad,
apellidos y nombres.
Eliminar e incluir conceptos por medio de
la autorizacin debidamente firmada por
el trabajador sea este Docente y de
Investigacin, Administrativo, Tcnico y
Obrero (ATO).
Incluir o modificar cuentas bancarias del
personal Docente, Administrativo, Tcnico
y Obrero (ATO), procediendo a la
codificacin de acuerdo a la entidad
bancaria y al tipo de cuenta, para el
proceso de nmina.
Calcular, codificar e incluir en el Sistema
de Nmina las deducciones de los
retroactivos de sueldo cancelados por la
Direccin de Personal al personal
Codificar e incluir los movimientos
mensuales que envan los entes
parauniversitarios.
Calcular de forma manual bono
vacacional y de aguinaldo al personal
Docente
y
Directivo
cuando
la
documentacin es consignada en fechas
posteriores a las emisiones de las
nminas.
Procesar
con
prioridad
toda
la
documentacin consignada de acuerdo al
cronograma de pago a la fecha tope de
recepcin de documentos.
Emitir los movimientos en lnea de lo
procesado con la finalidad de verificar la
informacin con los soportes.
Notificar al Jefe de la Unidad, errores u
omisiones en los datos que no sean
corregidos en la nmina actual.
Elaborar relacin mensual, despus del
proceso de cada nmina, donde incluye
todos los cambios procesados en el mes
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
para las liquidaciones de nmina.

Recibe listado de beneficiarios de la
Pensin de Sobrevivientes, Becarios,
Federacin de Centros Universitarios,
Aguinaldos y Bono Vacacional de
Jubilados, etc.
Efecta los clculos correspondientes a

la liquidacin de nmina especial
(Pensin de Sobrevivientes, Becas,
Aguinaldos y Bono Vacacional de
Inactivos, etc.).
Elabora oficio de los movimientos de

nmina y lo enva a Informtica para
que emitan los cheques y recibos.
Suministra a las dependencias de la
institucin informacin en relacin con
su nmina respectiva.
ASISTENTE DE
NMINA
Elabora rdenes de pago.

Llena formato de orden interna para
transferencia bancaria para pagos del
personal y la enva a su superior
inmediato.
Realiza trmites administrativos para el
pago de prima a docentes titulares.
Lleva registro y control de los montos
pagados al personal por diferentes
conceptos.
Detecta irregularidades en los pagos al
personal, elabora informes y lo presenta
al Jefe de la Unidad.
Analiza las objeciones enviadas por la
Contralora Interna y por la Contralora
General de la Repblica.
Elabora informe del anlisis de las
objeciones y lo somete a consideracin
del Jefe de la Unidad.
Lleva el control de Caja Chica de la
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
/29
y entregar a la secretaria a fin de remitir a

la Unidad de Auditoria Interna.
Elaborar relacin mensual del personal
Directivo que se incluye y se excluye de
la nmina.
Revisar y actualizar los resmenes que
correspondan a las dependencias bajo su
responsabilidad.
Atender al pblico de manera personal y
por va telefnica.
Notificar al Jefe de la Unidad cualquier
situacin irregular de la nmina.
Analizar, cuantificar y elaborar oficios al
personal Docente y Directivo a los cuales
se les haya cancelado cualquier concepto
indebidamente.
Mantener en orden los equipos y sitio de
trabajo reportando cualquier anomala.
en materia de seguridad integral
establecido por la institucin.
sea asignada.
RETENCIONES
Recibir y analizar oficios de las diferentes
dependencias, en relacin a las
solicitudes de reintegros por pagos
indebidos, generados por diferentes
conceptos:
fallecimientos,
renuncias,
destituciones, inasistencias injustificadas
a la jornada laboral, cambio de
dedicacin, jubilaciones, pensiones, prima
directiva,
incumplimiento
de
beca,
permiso no remunerado, prima por hijos y
otros conceptos.
Cuantificar las solicitudes de reintegros
por pagos indebidos generados por los
conceptos sealados anteriormente.
Efectuar los ajustes correspondientes de
las deducciones por concepto de: seguro
de vida, camiula, fondo de jubilacin,
cajas de ahorros, sindicatos, gremios y
otros conceptos.
Disear cuadros donde se explica
detalladamente la deuda, sien sea a favor
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
Unidad.
Transcribe y accesa informacin
operando un microcomputador.
Realiza labores de implantacin de
nuevos
mecanismos
de
trabajo
establecidos
por
el
supervisor
inmediato.
Cumple
con
las
normas
y
integral,
establecidos
por
la
organizacin.
sea asignada.
ASISTENTE DE
NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
/29
de la institucin a o favor del trabajador.

Transcribir toda informacin recibida de
las
diferentes
dependencias
por
solicitudes de reintegros en el sistema de
reintegro, el cual permite llevar un control
de las deudas y las respectivas
cancelaciones.
Relacionar manualmente en un formato
llamado Hoja Resumen, los pagos
indebidos.
Actualizar, modificar o eliminar cambios
en la base de datos, resumen para
clculos de deudas.
Elaborar recibo de ingreso, por conceptos
de reintegros y llevar al Departamento de
Contabilidad
para
su
respectiva
codificacin.
Elaborar oficio al Administrador de la
dependencia informando sobre la deuda
generada.
Recibir mensualmente del Departamento
de Tesorera, nmina de preparadores,
para verificar que los datos y clculos
estn correctos.
Recibir y verificar, recibos de ingresos
emitidos por el Departamento de
Tesorera y cualquier otra dependencia
Realizar mensualmente los reportes de
deducciones de los aportes personales,
institucionales y entregar al Departamento
de
Tesorera
para
los
pagos
correspondientes.
deducciones correspondientes al seguro
de vida Administrativo, Tcnico y Obrero
(ATO) y Docente y de Investigacin y,
enviar a la Oficina de Seguros
(OFISEULA).
Enviar informacin de los ajustes
realizados mensualmente a: Capstula,
Caprof, Fondo de Jubilacin de los
trabajadores de la ULA (FONJUTRAULA),
y Fondo de Jubilacin de los Profesores
(FONPRULA).
Insertar,
modificar
y
eliminar
mensualmente en el sistema de nmina la
cantidad a descontar y el nmero de
cuotas al personal por concepto de
deudas.
Redactar oficios y suministrar informacin
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
ASISTENTE DE
NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
/29
sobre el monto de la deuda y la forma de

pago, al trabajador, Administrador de la
dependencia,
Departamento
de
Contabilidad y Unidad de Auditora
Interna.
Recibir relacin de pagos a beneficiarios
de pensin y ayudas a sobrevivientes,
para verificar si presenta deuda con la
institucin, y emitir oficio a la Unidad de
Registro y Control, para su respectivo
descuento en el sistema de nmina de
pensiones y ayudas.
Recibir listados de beneficiarios de
prestaciones sociales, para verificar si
presenta deuda con la institucin, y emitir
oficio a la Direccin de Finanzas para los
respectivos descuentos.
Detectar irregularidades en los pagos
indebidos al personal, verificar y calcular
la deuda generada.
Atender al personal de la institucin, en
caso de reclamos y plantear la solucin
del problema.
Elaborar informe mensual sobre las
Realizar labores de implantacin de
mecanismos de trabajo, establecidos por
el departamento.
Consultar con el Jefe de la Unidad, sobre
situaciones irregulares detectadas en la
nmina, para la toma de decisiones
correspondientes.
Enviar
relacin
de
deudas
al
Departamento de Contabilidad para su
registro.
Enviar relacin de rdenes de pago
anuladas
al
Departamento
de
Contabilidad.
Verificar las deducciones que se hacen y
rebajar la deuda en el sistema de
reintegros.
Elaborar expedientes del personal de la
institucin, egresado y otros conceptos.
Elaborar rdenes de pago financieras.
Chequea por pantalla la informacin
introducida en la base de datos.
Formula ante su Superior Inmediato, las
observaciones pertinentes sobre los datos
dudosos o errados, suministrados para
las dependencias.
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
ASISTENTE DE
NMINA
Atiende los reportes de falla asignados

por su jefe inmediato.
Verifica el cumplimiento de las
condiciones ambientales y de energa
exigidas
por
los
recursos
de
informtica.
TECNICO DE
RECURSOS DE
INFORMATICA
/29
Transcribe
y
accesa
informacin
sea asignada.
Disear
aplicaciones
siguiendo
estndares tecnolgicos y metodologas
establecidos por la institucin.
Brinda apoyo tcnico a los usuarios en

el mbito de su competencia.
Elaborar
aplicaciones
siguiendo
Analizar
aplicaciones
siguiendo
Verifica el funcionamiento de los

equipos y/o sistemas una vez
subsanadas las fallas.
Mantener
aplicaciones
siguiendo
Mantiene el inventario de los recursos

de tecnologa de informacin y
comunicacin.
Implantar
aplicaciones
siguiendo
Distribuye las actividades del personal a

su cargo.
Disear pruebas de aplicaciones.
Supervisa las actividades del personal a

su cargo.
Sugiere procedimientos operativos que
eviten el deterioro y/o el mal
funcionamiento de los recursos y
servicios de informtica.
Realiza respaldos de informacin.
Documenta los trabajos realizados.
Participa en reuniones de carcter
tcnico, afines al rea.
Participa en el entrenamiento a
usuarios en la operacin de los
recursos informticos.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Ejecutar pruebas de aplicaciones.

Recolectar informacin para desarrollar
y/o mantener las aplicaciones.
Orientar a los usuarios en el manejo de
los sistemas implantados.
Evaluar
terceros.
software
desarrollado
Participar en reuniones
relacionadas con el rea.
de
por
trabajo
Coordinar
el
plan
de
trabajo
conjuntamente con el superior inmediato.
Realizar
respaldo,
recuperacin
y
mantenimiento de los programas y la
informacin generada en los mismos,
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
de
Traslada equipos, herramientas

materiales al sitio que lo requiera.
las
Instala los recursos y servicios de las

tecnologas
de
informacin
y
comunicacin.
Mantiene los recursos y servicios de las
tecnologas
de
informacin
y
comunicacin.
Detecta fallas de los recursos de las
tecnologas
de
informacin
y
comunicacin.
TECNICO DE
RECURSOS DE
INFORMATICA
/29
SISTEMA DE NMINA
Controla
la
utilizacin
herramientas de trabajo.
Pgina:
Realiza mantenimiento preventivo y/o

correctivo de los recursos de las
tecnologas
de
informacin
y
comunicacin.
Repara los equipos sin garanta.
Tramita la reparacin de los equipos sin
garanta.
Reporta fallas a los proveedores sobre
equipos amparados por garanta o
contrato de mantenimiento.
Controla las piezas y equipos de
computacin, as como los repuestos, a
fin de evitar su extravo o intercambio.
Elabora requisiciones de materiales,
equipos y herramientas.
diariamente.
Implementar la transferencia de datos al
Servicio
Nacional
Integrado
de
Administracin Aduanera y Tributaria
(SENIAT) del Impuesto al Valor
Agregado.
Transferir datos de la Entidad de Ahorro
y Prstamo C.A. (DELSUR).
Actualizar los programas de antivirus de
las estaciones de trabajo asignadas a la
Analizar los documentos del personal
desincorporado de la ULA, para la
elaboracin de las rdenes de pago
financieras.
Informar a la comunidad va e-mail, de
pagos pendientes por cobrar.
Cumplir con las normas, lineamientos y
estndares establecidos por la unidad,
para el desarrollo de sistemas de
informacin.
sea asignada.
Mantiene en funcionamiento operativo

los enlaces internos y externos de las
redes de las tecnologas de informacin
y comunicacin.
Instala puntos de las redes de las
tecnologas
de
informacin
y
comunicacin.
Disea recursos de tecnologa
informacin y comunicacin.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
de
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
/29
Configura los servicios y recursos

asociados a las tecnologas de
informacin y comunicacin.
Reporta fallas o situaciones de
excepcin de los recursos y servicios
de informtica.
Mantiene la bitcora de operaciones y
eventos.
Certifica
las
instalaciones
telecomunicaciones.
de
Verifica el funcionamiento de nuevos

equipos, materiales y componentes.
Verifica el cumplimiento de las
especificaciones tcnicas
de los
equipos, materiales y componentes
recibidos.
TECNICO DE
RECURSOS DE
INFORMATICA
Cumple con normas y procedimientos

tcnicos y administrativos de la
Institucin.
Cumple
con
las
normas
y
integral,
establecidas
por
la
organizacin.
Mantiene en orden los equipos y sitio
de
trabajo,
reportando
cualquier
anomala.
sea asignada.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
/29
TECNICO DE
RECURSOS DE
INFORMATICA
Asiste en el desarrollo de los programas
y actividades de la unidad.
Participa en la elaboracin del
anteproyecto de presupuesto de la
unidad.
Participa en el estudio y anlisis de
nuevos procedimientos y mtodos de
trabajo.
Elabora proyectos de compromiso por
concepto de: alquileres, pago de
condominios, pago de asignaciones a la
Centro de Estudiantes y otras
asignaciones varias.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Realiza los descargos o pagos contra

cada proyecto de compromiso.
Llena formatos de rdenes de pago por
diferentes conceptos, tales como:
pagos a proveedores, pagos de
servicios,
subvenciones,
aportes,
asignaciones, ayudas, avances a
justificar, incremento o creacin de
fondos fijos, fondos especiales y de
funcionamiento, alquileres, cuentas de
cursos y otras asignaciones especiales.
Realiza seguimiento a los pagos para
su cancelacin oportuna.
Controla los pagos efectuados al
personal administrativo u obrero por
diversos beneficios.
Realiza solicitudes de dotacin de
equipos
y
materiales
para
la
dependencia.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Recibir y revisar las facturas y

comprobantes de los gastos efectuados
por las diferentes dependencias de la
Universidad.
Redactar y transcribir correspondencia y
documentos diversos.
Brindar asesoramiento y apoyo a las
diferentes dependencias.
Recopilar, clasificar y analizar informacin
de la unidad.
Llevar y mantener actualizado el archivo
de la unidad.
Mantener actualizados registros, libros,
etc.
Atender e informar al pblico en general.
Llenar formatos diversos relacionados
con retenciones del Impuesto al Valor
Agregado (IVA) e Impuesto sobre la
Renta (ISLR).
Llenar formatos relacionados con las ARI.
Mantener informado al supervisor sobre
las actividades realizadas y/o cualquier
irregularidad presentada.
Conformar y formular observaciones
pertinentes a las autoliquidaciones del
ISLR.
Revisar y liquidar planillas de ISLR.
Realizar cuantificaciones de rdenes de
pago centralizadas y determinar cifras por
cancelar.
Elaborar la relacin del resumen de las
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina:
/29
SISTEMA DE NMINA
planillas correspondientes.
Lleva registro y control de los recursos
financieros asignado a la dependencia,
fondo fijo, avance a justificar, caja
chica, etc.
Realiza registro contable.
Controla los avances a justificar,
otorgados a las dependencias para
cubrir gastos de urgencias.
Recibe y revisa las facturas y
comprobantes de los gastos efectuados
con los avances a justificar.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Elabora y enva a la unidad de

contabilidad memorandum con los
factores de justificacin de los avances
a justificar y de los fondos fijos y caja
chica.
Elabora y tramita
autorizacin
de
presupuestaria.
solicitudes de
modificacin
Realiza trmites de solicitud de

verificacin presupuestaria, ante la
Unidad de Planificacin y Programacin
Presupuestaria.
Controla los incrementos y creaciones
de los fondos fijos de funcionamiento,
fondos especiales y caja chica.
Entrega cheques correspondientes a la
nmina y revisa los recibos y enva al
archivo general.
Tramita los depsitos bancarios
mantiene registro de los mismos.
Suministra materiales y equipos de

trabajo al personal de la dependencia y
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Calcular el monto a retener de ISLR.

Controlar la efectiva
impuestos (IVA ISLR).
retencin
de
Elaborar relacin mensual de

impuestos retenidos y enterados.
los
Archivar y llevar el control

documentos de la unidad.
los
de
Transcribir
y
accesar
informacin
Recibir, cuantificar y verificar los
comprobantes de retenciones de IVA e
ISLR los cuales deben contener la
informacin contentiva en las facturas de
compras y/o servicios realizadas por las
diferentes dependencias.
Recibir y verificar la informacin que
presenta los recibos de ingresos con los
respectivos cheques.
Desglosar, sellar y firmar los recibos de
ingresos.
Verificar el cumplimiento de normas y
procedimientos de conformidad a la
legislacin vigente en materia impositiva.
Transcribir en el Sistema de Retenciones
Varias cada comprobante de retencin de
ISLR
emitido
por
las
diferentes
dependencias,
imprimir,
cuadrar
y
archivar para la posterior declaracin.
Transcribir en el Sistema de Impuesto al
Valor Agregado (IVA) los pagos
centralizados a travs de las CP-OP.
Transcribir en el Sistema de Nmina las
ARI y sus variaciones trimestrales,
imprimir y verificar con la relacin de
recibos procesados durante ese mes.
Transcribir en el Sistema de Nmina
todos los pagos que se realizan al
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
controla la existencia de los mismos.

Recibe y tramita solicitud de servicios
de mantenimiento y reparaciones de las
edificaciones, mquinas y/o equipos de
la dependencia.
Redacta y transcribe correspondencia y
documentos diversos.
Lleva control de la caja chica.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
/29
personal mediante las CP-OP por

diferentes conceptos, cargndolos en el
ARC.
Realizar ajustes o eliminaciones al
Sistema de Nmina de las CP-OP que
por diferentes motivos sean anuladas.
deducciones de los aportes personales e
institucionales de las CP-OP ao vigente.
Brinda apoyo logstico en actividades

especiales.
Realizar semestralmente los reportes de

deducciones de los aportes personales e
institucionales de las CP-OP de aos
anteriores.
Recopila, clasifica y analiza informacin

para los planes y programas.
Realizar los ajustes de deducciones

solicitados por la Seccin de Anlisis del
Departamento de Contabilidad.
Coordina y hace seguimiento a las

acciones administrativas emanadas por
la unidad.
Mantener comunicacin permanente con

las diferentes dependencias con la
finalidad de informarles inconsistencias
presentadas.
Lleva y mantiene actualizado archivo de

la unidad.
Redactar memorando explicativos cuando

la informacin no pueda ser procesada.
Mantiene actualizados registros, libros

contables, entre otros.
Realizar
seguimiento
de
las
observaciones realizadas a las diferentes
dependencias.
Atiende e informa al pblico en general.
Elaborar cronograma de recepcin de

impuestos.
Recibe,
verifica
y
registra
las
requisiciones de compras de unidades
solicitantes.
Elabora solicitud de cotizaciones o
licitaciones
a
los
proveedores
previamente seleccionados por el
supervisor.
Cuantificar y verificar el monto de las CPOP centralizadas canceladas al personal

por diferentes conceptos a fin de
determinar si el monto es correcto.
Efectuar entrega de los recibos de
ingresos.
Llena formatos diversos relacionados

con el proceso de compras.
Elaborar
circulares
informativas
relacionadas con los cambios y/o
modificaciones en materia impositiva.
Verifica la disponibilidad presupuestaria
Redactar memorando a la Direccin de

Servicios de Informacin Administrativo
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
de las unidades solicitantes.

Recibe licitaciones y/o licitacin de los
proveedores.
Recibe expedientes de las unidades
solicitantes y lleva registro de las
rdenes de compras.
Transcribe y mantiene actualizados en
el sistema toda la informacin
relacionada con el proceso de compras.
Hace seguimiento a las rdenes de
compras y la recepcin de mercancas.
Calcula los datos para las rdenes de
compras y rdenes de pago.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
/29
para la insercin en los estados de

cuentas de informacin referida a la
entrega de la planilla ARI.
Elaborar reporte quincenal de las
retenciones de IVA y cuadrar cada recibo
de
ingreso
con
los
respectivos
comprobantes de retencin.
Cumple con las normas y procedimientos
sea asignada.
Desglosa y distribuye las rdenes de

compra a las unidades involucradas.
Informa a los proveedores sobre la
cancelacin de las facturas.
Lleva registros y el archivo
expedientes de proveedores.
de
Mantiene informado al supervisor sobre

las actividades realizadas y/o cualquier
irregularidad presentada.
Conforma y formula las observaciones
pertinentes a las autoliquidaciones de
Impuesto Sobre la Renta efectuadas
por el personal de la Institucin.
Revisa y/o liquida planillas de Impuesto
Sobre la Renta.
Enva planillas de recaudacin de
impuesto al Ministerio de Hacienda.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
/29
Realiza clculos de rdenes de pagos

de las planillas correspondientes.
Suma los montos de las planillas
correspondientes y determina la cifra
por cancelar a la tesorera nacional.
Elabora la relacin del resumen de las
planillas correspondientes.
Calcula el monto del impuesto a retener
a los docentes que estn disfrutando
del beneficio de beca.
Controla que se haga
retencin de impuestos.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
efectiva la
Elabora relacin mensual de los

impuestos retenidos y enterados para
enviarlos al Ministerio de Hacienda.
Elabora la relacin de los timbres
fiscales, lo cancelado por la Institucin
a proveedores, contratista y personas
naturales.
Realiza clculos y ajustes necesarios
relativos a la declaracin de rentas del
personal jubilado.
Verifica y ajusta la correspondencia
entre los montos descontados y los
cancelados.
Recibe y conforma los listados a enviar
por la declaracin definitiva.
Recibe oficios, formatos y otros
documentos de solicitud de viticos.
Realiza clculos de los viticos segn
reglamento de viticos.
Solicita reposicin de chequera ante la
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
/29
unidad responsable.
Elabora y entrega los cheques para
viticos. a la unidad responsable.
Elabora las rdenes de pago y solicita
su autorizacin ante la unidad
responsable.
Mantiene relacin de los pagos
realizados en el rea de viticos.
Solicita ante la unidad responsable la
autorizacin para la reposicin de los
fondos para pagos por concepto de
viticos.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Realiza conciliaciones bancarias para el

ajuste entre el estado de cuenta emitido
por el banco y el saldo de la chequera
de viticos.
Archiva y lleva el control de los
documentos del rea.
Solicita y verifica los soportes
demostrativos de los gastos realizados.
Lleva el control presupuestario del
gasto y disponibilidad de la partida de
viticos.
Realiza los trmites de pasajes y
traslado a personal de la Institucin
como a invitados.
Transcribe y accesa informacin
Cumple
con
las
normas
y
integral,
establecidos
por
la
organizacin.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:

sea asignada.
Coordina y controla la recepcin de la
documentacin.
Coordinar y controlar la recepcin de la

documentacin.
Identifica las carpetas donde va a ser

archivado el material.
Identificar las carpetas donde va a ser

archivado el material.
Recibe material para archivar.
Recibir material para archivar de las

unidades del departamento, as como
reportes de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativo.
Clasifica el material para archivar.

Codifica el material para archivar, de
acuerdo al cdigo establecido.
Suministra expedientes y/o documentos
a las diferentes unidades, segn la
normativa vigente.
ARCHIVISTA
/29
SISTEMA DE NMINA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Pgina:
Efecta la lectura de los documentos a

archivar.
Archiva
en
correspondientes
recibidos.
los
los
expedientes
documentos
Ubica las carpetas nuevas en sus

respectivos archivadores.
Retira
e
incorpora
expedientes,
carpetas con documentos u otros en los
archivadores.
Realiza inventarios de archivos, para la
evacuacin de expedientes de inactivos
y documentos que han caducado.
Vela por la conservacin, restauracin y
mantenimiento de la documentacin.
Participa en el diseo y ejecucin de
instrumentos tcnicos.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Clasificar y ordenar el material y reportes

para archivar.
Distribuir nminas mensuales a la
Direccin de Finanzas, Direccin de
Presupuesto, Auditora Interna, Direccin
de Personal y Oficina de Asuntos
Profesorales.
Codificar el material para archivar, de
acuerdo al cdigo establecido.
Registrar expedientes en base de datos.
Suministrar expedientes y/o documentos
a las diferentes unidades, segn la
normativa vigente.
Efectuar la lectura de los documentos a
archivar.
Archivar
en
correspondientes
recibidos.
los
los
expedientes
documentos
Ubicar las carpetas nuevas en sus

respectivos archivadores.
Retirar e incorporar expedientes, carpetas
con documentos u otros en los
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
/29
archivadores.
Lleva el control de prstamos de
expedientes y/o documentos.
Revisa los controles de prstamos para
verificar la fecha de vencimiento.
Proporciona informacin del material
archivado,
segn
las
normas
establecidas.
Actualiza el Thesauro en trminos
claves.
ARCHIVISTA
Realizar inventarios de archivos, para la

evacuacin de expedientes de inactivos y
documentos que han caducado.
Velar por la conservacin, restauracin y
mantenimiento de la documentacin.
Participar en el diseo y ejecucin de
instrumentos tcnicos.
Llevar el control de prstamos
expedientes y/o documentos.
de
Planifica, coordina, supervisa y controla

las actividades de los auxiliares de
archivo adscritos a la unidad.
Revisar los controles de prstamos para

verificar la fecha de vencimiento.
Vela por el cumplimiento de los

reglamentos, normas y procedimientos
de la unidad.
Proporcionar informacin del material

archivado,
segn
las
normas
establecidas.
Atiende y resuelve problemas que se

presentan en el archivo.
Velar por el cumplimiento de los

reglamentos, normas y procedimientos de
la unidad.
Opera un microcomputador
accesar informacin.
para
Cumple
con
lar
normas
y
integral,
establecidos
por
la
organizacin.
Atender y resolver problemas que se

presentan en el archivo.
Operar un microcomputador para accesar
informacin.

Cumplir con lar normas y procedimientos




sea asignada.

de
las

sea asignada.
Recibe, revisa, clasifica, archiva y
despacha comunicaciones y dems
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Operar una central telefnica pequea,

haciendo
y
recibiendo
llamadas
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina:
SISTEMA DE NMINA
documentos de oficina consignados por

usuarios de la unidad.
Llena a mano formatos, libros de
registros y control, fichas y otros
documentos similares.
Efecta y atiende llamadas telefnicas.
Atiende a profesores, estudiantes,
empleados y pblico en general.
Suministra informacin a las personas
que la requieran.
Opera una fotocopiadora.
OFICINISTA
Lleva el control de ingresos y egresos

de material.
Recibe informacin para transcribirla.
Procesa en el computador informacin
solicitada.
Transcribe correspondencia general,
notas de exmenes, datos de
inscripcin y cualquier documento que
se le asigne.
Llena formatos de cheques de acuerdo
a los datos contenidos en los
documentos soporte.
Transcribe informacin para mantener
bases de datos.
Realiza respaldos a la informacin
procesada en el computador.
Graba informacin
bases de datos.
/29
para
mantener
telefnicas, conectando las mismas con

las diferentes extensiones.
Atender al pblico que solicita informacin
dndole la orientacin requerida.
Recibir la correspondencia y mensajes
dirigidos al departamento.
Anotar los mensajes dirigidos a las
diferentes personas y secciones de la
unidad.
Entregar la correspondencia recibida a las
diferentes personas y secciones, as
como tambin los mensajes recibidos.
Recibir, registrar y distribuir toda la
documentacin a procesar diariamente,
provenientes de las Administraciones y
Dependencias Universitarias, as como
tambin de las Cajas de Ahorro, Fondos
de Jubilaciones, Sindicatos, Gremios,
Juzgados, Empresas externas, etc.
Elaborar y enviar toda la correspondencia
que a diario se remite del departamento a
las distintas dependencias y organismos
como empresas externas entre otros.
Llevar el control del archivo general y
confidencial del departamento.
Preparar carpetas contentivas de los
recaudos o informes requeridos por su
superior.
Archivar toda la documentacin una vez
procesada.
Mensualmente prepara
oficios
por
concepto de relacin errores y sobregiros
procesados en la nmina
Recibir y remitir a la Direccin de
Servicios de Informacin Administrativo
los disquetes para e proceso mensual de
nmina.
Acceder a travs de la red a la emisin de
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
Elabora
cuadros
demostrativos,
organigramas, formatos, flujogramas y
otros documentos con la informacin
procesada.
Imprime el trabajo realizado.
Desglosa, ordena, compagina y entrega
los documentos con la informacin
procesada.
Cumple
con
las
normas
y
procedimientos
en
materia
de
Seguridad Integral, establecidos por la
organizacin.
OFICINISTA
/29

estados de cuenta, los cuales son

entregados de inmediato al personal de la
institucin que as lo requiera.
Redactar correspondencia, oficios, actas,
memorando,
circulares,
instructivos,
cuadros, formatos, etc.
Operar la mquina fotocopiadora y fax.
Realizar y recibir llamadas telefnicas.
Tomar mensajes y transmitir los mismos.
Atender y suministrar informacin a
personal de la institucin y pblico en
general.
Convocar a reuniones del departamento.
Velar por el suministro de materiales de
oficina del departamento.
Llevar el control de los registros de
asistencia del personal administrativo,
obrero y estudiantes con Beca-Trabajo,
adscritos al departamento.
Recibir y controlar el material de oficina.
Entregar material
departamento.
al
personal
del
Actualizar la cartelera.
RECEPCIONISTA
Opera una central telefnica pequea,

haciendo
y
recibiendo
llamadas

sea asignada.
Operar una central telefnica pequea,
haciendo
y
recibiendo
llamadas
Atiende al pblico que solicita

informacin dndole la orientacin
Atender al pblico que solicita informacin

dndole la orientacin requerida.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina:
requerida.
Anota en libros de control diario las
llamadas efectuadas y recibidas por el
personal y el tiempo empleado.
Mantiene el control de llamadas locales
y a larga distancia mediante registro de
nmero de llamadas y tiempo
empleado.
Recibe la correspondencia y mensajes
RECEPCIONISTA
/29
Anota los mensajes dirigidos a las

unidad.
Entrega la correspondencia recibida a
las diferentes personas y secciones, as
Cumple
con
las
normas
y
integral,
establecidos
por
la
organizacin.
Recibir la correspondencia y mensajes

Anotar los mensajes dirigidos a las
unidad.
Entregar la correspondencia recibida a las
diferentes personas y secciones, as
Recibir, registrar y distribuir toda la
documentacin a procesar diariamente,
provenientes de las Administraciones y
Dependencias Universitarias, as como
tambin de las Cajas de Ahorro, Fondos
de Jubilaciones, Sindicatos, Gremios,
Juzgados, Empresas externas, etc.
Tomar mensajes y transmitir los mismos.
Atender y suministrar informacin a
personal de la institucin y pblico en
general.





sea asignada.
Realizar cualquier otra tarea afn que le sea

asignada.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/2
Asunto: MATRIZ ACTORES - PROCESOS
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 2/2
Asunto: MATRIZ ACTORES - PROCESOS
SISTEMA DE NMINA
MODELO ACTORES - PROCESOS

ACTOR
PROCESO
PF-1 Registro y
Control
SUB - PROCESO
PROCEDIMIENTO
1.1.1 Inclusin, Modificacin Eliminacin de Movimientos Mensuales

del Personal Docente y de Investigacin y Directivo.
1.1.2 Inclusin y Modificacin de Cuentas Bancarias del Personal
Docente y de Investigacin Directivo, Administrativo, Tcnico y
Obrero.
1.1.3 Inclusin, Modificacin Eliminacin de los Movimientos
Mensuales de Entes Parauniversitarios.
1.1.4 Inclusin, Modificacin Eliminacin del Personal de la Nmina
1.1 Actualizacin de Datos
de Pensiones a Sobrevivientes.
1.1.5 Inclusin, Modificacin Eliminacin de las Primas por Hijo del
Personal Docente y de Investigacin.
1.1.6 Inclusin y Modificacin del Personal Administrativo y Docente
en Condiciones de Becarios.
1.1.7 Inclusin, Modificacin Eliminacin del Personal Docente y de
Investigacin, Administrativo, Tcnico y Obrero
con
Medidas
Tribunalicias.
1.2 Revisin y Anlisis
. Jefe de Nmina. .
Personal Tcnico
Superior Fijo.
. Apoyo Fijo.
2.1 Reintegro
1.2.1 Anlisis Mensual de los Listados de Escalafn de Titulares y

Auxiliares Docentes.
1.2.2 Anlisis Mensual del Listado del Personal Administrativo,
Tcnico y Obrero de Nuevo Ingreso en Nmina.
1.2.3 Revisin y Anlisis de Conceptos Actualizados en la Base de
Datos de la Direccin de Personal (Retroactivos).
1.2.4 Revisin y Anlisis del Listado del Personal Docente y de
Investigacin, Admisnistrativo, Tcnico y Obrero Relacionado con
Pago de Prestaciones Sociales.
2.1.1 Anlisis de Pagos Indebidos al Personal Docente, de
Investigacin, Directivo, Administrativo, Tcnico Obrero, Becarios y
Contratados.
2.1.2 Anlisis del Listado para Pago de Prestaciones Sociales.
2.1.3 Anlisis del Personal Docente y de Investigacin y Personal
Administrativo, Tcnico y Obrero de Pensiones y Ayudas a
Sobrevivientes.
PF-2 Reintegro y
Retenciones
2.2 Retenciones
2.2.1 Preparacin del Resumen y Pago del Impuesto sobre la Renta

(ISLR).
2.2.2 Preparacin del Resumen y Pago del Impuesto al Valor
Agregado (IVA).
2.2.3 Elaboracin de Ordenes de Pago Financieras.
2.2.4 Recepcin y Procesamiento de las Ordenes de Pago
Centralizadas.
2.2.5 Relacin Anual en Materia de Retenciones.
2.2.6 Libro de Compras.
2.2.7 ARI Impuesto sobre la Renta Aplicable sobre Sueldos y Salarios
y dems Remuneraciones.
2.2.8 Carga en el Sistema de Nmina A6, la CP-OP por Concepto de
Sueldos y Salarios y otras Asignaciones del Personal Fijo.
PF-3 Revisin de
Reportes
3.1 Revisin de los Reportes Mensuales de las Nminas.
PA 1.1 Recepcin y Distribucin del Reporte del Censo por Nmina.

PA 1.2 Recepcin del Reporte del Impuesto sobre la Renta (ISLR) y
(ARM).
PA 1.3 Elaboracin de la Relacin Mensual de Deducciones.
PA 1.4 Recepcin y Distribucin de los Estados de Cuenta.
AP-1 Apoyo de
Archivo
PA 1.5 Recepcin y Archivo de Reportes.

PA 1.6 Recepcin y Distribucin de los Reportes Definitivos de la
PA 1.7 Recepcin y Distribucin de los Reportes de Nmina
Definitivos.
PA 1.8 Depuracin del Archivo del Departamento de Nmina.
. Personal Tcnico
Superior Fijo.
. Apoyo Fijo.
AP-2 Apoyo
Informtico
PA 2.1 Creacin de Aplicaciones.
PA 3.1 Control de Entrada de Correspondencia.

AP-3 Apoyo
Secretarial
PA 3.2 Control de Salida de Correspondencia.

PA 3.3 Solicitud, Recepcin y Distribucin de los
Suministros en el Departamento de Nmina.
PA 3.4 Emisin de Estados de Cuenta Centralizadas.
Materiales
PA 3.5 Control de Asistencia.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/5
Asunto: 16. GLOSARIO DE TRMINOS
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 2/5
ACTOR
Miembro que tiene bajo su responsabilidad la ejecucin de un rol.
ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Muestra la composicin del departamento desde el punto de vista de sistema, as como cada uno de los
procedimientos fundamentales y de apoyo, desarrollados en el departamento.
CADENA DE VALOR
Representa la relacin entre los procesos fundamentales y los procesos de apoyo.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Expresan que acciones se requieren, qu hacen estas acciones, cundo tienen lugar, por quienes son
ejecutadas y la secuencia de las mismas.
DIAGRAMA DE PROCESO
Describe el departamento desde el punto de vista de los procesos que ste ejecuta, de sus actores y
responsabilidades, de los recursos que estn involucrados en cada uno de estos procesos.
LENGUAJE UML (UNIFIED MODELING LANGUAGE) LENGUAJE UNIFICADO DE MODELADO DE
NEGOCIOS
Lenguaje utilizado para realizar modelos empresariales o de negocios, sus aplicaciones y
potencialidades, informacin necesaria para la apropiada toma de decisiones por parte de los miembros
que dirigen una organizacin, empresa o departamento y, que deciden cul es la mejor manera de
adaptarse a los cambios exigidos por el ambiente sin perder de vista sus objetivos.
MATRIZ ACTORES PROCESOS
Ilustra los diferentes actores que intervienen en el proceso, sub-procesos y procedimientos
responsabilidad de cada actor.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 3/5
MODELADO
Proceso en el cual un sujeto (modelador) representa, a travs de un modelo, ciertas caractersticas o
cualidades de un objeto (cosa, fenmeno, hecho sistema).
MODELO ACTOR ROL

Ilustra los actores que participan en los procesos, as como las actividades que cada actor hace en los
procesos. Define los tipos de actores y define los roles que stos ejecutan segn sus aptitudes,
formacin y ubicacin en la estructura organizativa.
MODELO DE JERARQUA DE SISTEMAS

Representa grficamente, la interaccin del sistema con su entorno, as como las relaciones entre el
sistema de inters, sus sub-sistemas y suprasistema.
MODELO DE NEGOCIOS
Conceptualizacin de un negocio, empresa u organizacin, que contiene los elementos de la empresa y
sus caractersticas, las relaciones entre elementos y el agrupamiento clasificacin de los mismos.
MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO

Representa la intencin del departamento (Misin Visin Objetivos), es decir, el estado actual o
potencial del departamento.
MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
Ilustra las reglas que controlan, restringen o condicionan la ejecucin de los procesos del departamento.
MODELO ROL ACTIVIDAD

Muestra los diferentes roles ejecutados en el departamento as como el conjunto de actividades que
comprende cada rol.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 4/5
MODELO
Representacin de un proceso, producto u otro elemento que interviene en el desarrollo de un sistema.
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
Ilustra al Departamento de Nmina y el conjunto de unidades organizativas relacionadas entre s que lo
conforman, formando una jerarqua que establece: la Divisin del Trabajo y la Distribucin del Poder
Toma de Decisiones. Esto quiere decir, se representa grficamente las responsabilidades de cada actor
(exigencias que tienen los miembros del departamento de dar cumplimiento a las actividades
encomendadas y rendicin de cuentas de su ejecucin a la autoridad correspondiente) y la ubicacin
que los mismos tienen dentro de la estructura organizativa con lo cual se visualiza claramente las lneas
de mando.
PROCEDIMIENTO
Descripcin detallada de las acciones secuenciales ejecutadas en la ejecucin de una actividad,
adems muestra los responsables de la ejecucin de las mismas.
PROCESO DE APOYO
Procesos administrativos y tcnicos bsicos del departamento, requeridos por los procesos
fundamentales.
PROCESO FUNDAMENTAL
Razn de ser del departamento, segn su organizacin.
PROCESO
Es un conjunto de actividades inter-relacionadas que permiten alcanzar un objetivo del departamento.
ROL
Conjunto de actividades que tienen un objetivo bien definido dentro del departamento.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 5/5
SISTEMA
Un conjunto de partes complementarias que interactan y que poseen propiedades, capacidades y
comportamientos que emergen de las partes y de sus interacciones.
SUB-PROCESO
Descomposicin del proceso.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Pgina: 1/1
Asunto: 17. ANEXOS
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/2
Asunto: FORMATO
INTERNA
DE RELACIN
AUDITORA
1. Nmero exacto de la Cdula de Identidad del Trabajador (a).

2. Apellidos y Nombres del Trabajador (a).
3. Marca con una (X) el tipo de movimiento de personal, procesado al Trabajador (a).
4. Nombre de la dependencia de adscripcin del Trabajador (a).
5. Nombre del cargo que desempea el Trabajador (a).
6. Fecha del movimiento de personal, procesado al Trabajador (a).
7. Nota detallada de las observaciones, convenientes de acotar.
Elaborado por:
DSIA JUNIO 2004
Aprobado por:
FECHA
modificacin:
CEDULA
1
APELLIDOS Y NOMBRES
2
3
EXCLUC. PRIMA DIRECTIVA
MODIF. PRIMA DIREC.
INCLU. PRIMA DIRIRECTIVA
CAMBIO DE CATEGORIA
CONTR.TIEMPO INDETERMIN.
CONCURSO DE OPOSICION
AUM. POR ANTIGEDAD
RENOV. CONTRATO AUM.C.H
CAMBIO DE DEDICACION
ERROR EN N CEDULA IDENTIDAD
SUSPENSIN DEL CARGO
COMISION DE SERV. NO REM.
CAMBIO DE CONDICION
DISMINUCION CARGA HOR.
AUM. CARGA HOR.
RESCISION DE CONTRATO
PERM. NO REMUNER
REINCORPORACION
PASE A ORDINARIO
FALLECIMIENTO
RENUNCIA
JUBILACION
CAMBIO DEDICACION
ASCENSO
INSERCIN
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

DIRECCIN DE FINANZAS
RELACION DE AUDITORIA INTERNA
REGISTRO Y CONTROL
DEPENDENCIA
4
CARGO
5
FECHA
6
NOTAS
7

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/2
Asunto: FORMATO DE RELACIN DE PRIMAS
DIRECTIVAS (ENTRANTES)

3. Fecha de inicio del beneficio de la Prima Directiva.
4. Coloca la palabra SI si es personal jubilado la palabra NO en caso contrario, si no es
personal jubilado.
5. Esta celda se deja en blanco.
6. Nombre de la facultad donde labora el Trabajador (a), as como el cargo al que corresponde la
prima directiva
7. Fecha exacta en la cual se proceso la inclusin de la Prima Directiva al Trabajador (a).
8. Remite a la nota de la parte inferior.
9. Nota detallada de las observaciones convenientes de acotar.
Elaborado por:
DSIA JUNIO 2004
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SECCION REGISTRO Y CONTROL
DIRECTORES ENTRANTES
C.I
1
NOTA
APELLIDOS Y NOMBRES
2
F/INICIO
3
JUB.
4
FECHA
5
FACULTAD - CARGO
6
MES INCLUSION
7
OBSERVACION
8

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 1/2
Asunto: FORMATO
DE RELACIN DE PRIMAS
DIRECTIVAS (SALIENTES)

3. Motivo de la exclusin de la Prima Directiva.
4. Coloca la palabra SI si es personal jubilado la palabra NO en caso contrario, si no es
personal jubilado.
5. Esta celda se deja en blanco.
6. Fecha de inicio del beneficio de la Prima Directiva.
7. Fecha de culminacin del beneficio de la Prima Directiva.
8. Nombre de la facultad donde labora el Trabajador (a), as como el cargo al que corresponde la
prima directiva
9. Fecha exacta en la cual se proceso la exclusin de la Prima Directiva al Trabajador (a).
Elaborado por:
DSIA JUNIO 2004
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

SECCION REGISTRO Y CONTROL
DIRECTORES SALIENTES
C.I
1
NOTA 10
APELLIDOS Y NOMBRES
2
MOTIVO
3
JUB.
4
FECHA
5
INIC/PRIMA
6
F/PRIMA
7
FACULTAD / CARGO
8
MES EXCLUIDO
9

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 1/2
Asunto: FORMATO DE RELACIN DE LAS CUENTAS
NMINAS (PERSONAL EXCLUDO)

3. Nmero exacto de la cuenta bancaria a travs de la cual se cancela el sueldo al Trabajador (a).
4. Nombre de la entidad bancaria a travs de la cual se cancela el sueldo al Trabajador (a).
5. Tipo de cuenta bancaria a travs de la cual se cancela el sueldo al Trabajador (a).
Elaborado por:
DSIA JUNIO 2004
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

RELACION DE PERSONAL EXCLUDO
N C.I.
APELLIDOS Y NOMBRES
N DE CUENTA
ENTIDAD
BANCARIA
TIPO DE
CUENTA
Avenida Tulio Febres Cordero, Edificio Administrativo de la ULA, 2do. Piso, Mrida - Venezuela
Telfonos (0274) 2402760 - 2402768 - 2402642 -2402753 - 2403806 - 2402752 - 2402762 FAX: 2402768
nomina@.ula.ve

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 1/2
Asunto: FORMATO
EXCLUSIONES DEL MES
DE
LISTADO
DE

3. Fecha exacta de la exclusin del movimiento de personal, procesado al Trabajador (a).
4. Fecha exacta de recepcin en al Departamento de Nmina, de los documentos que respaldan la
exclusin del movimiento de personal, procesado al Trabajador (a).
5. Fecha exacta de la exclusin del movimiento de personal, procesado al Trabajador (a).
7. Nombre del cargo que desempea el Trabajador (a).
8. Motivo de la exclusin del movimiento de personal, procesado al Trabajador (a).
9. Coloca la palabra SI si se gener una deuda al Trabajador (a) a favor del Trabajador (a) o de la
Institucin, por entrega extempornea de de los documentos que respaldan la exclusin del
movimiento de personal. O la palabra NO, en caso contrario, si no se gener una deuda al
Trabajador (a) a favor del Trabajador (a) o de la Institucin, por entrega extempornea de de los
documentos que respaldan la exclusin del movimiento de personal.
Elaborado por:
DSIA JUNIO 2004
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

RELACION DE EXCLUSIONES DEL MES
CEDULA
APELLIDOS Y NOMBRES
FECHA EFECTIVA FECHA RECEPCION

DE EXCLUSION
NOMINA
3
REGISTRO Y CONTROL
MES EXCLUSION
NOMINA
DEPENDENCIA
5
DEUDA GENERADA POR
CARGO
MOTIVO
EXCLUSION EXTEMPORANEA
9

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 1/2
Asunto: FORMATO DE CUADRO EXPLICATIVO
1. Cdigo exacto de la dependencia de adscripcin del Trabajador (a).

3. Mes en el cual se procesan los descuentos a los Trabajadores.
5. Apellidos y nombres del Trabajador (a).
6. Cdigo exacto de la estructura organizativa donde labora el Trabajador (a).
7. Fecha (s) exactas correspondiente (s) a la generacin de la deuda del Trabajador (a) a favor de
la Institucin.
8. Concepto por el cual se gener la deuda del Trabajador (a) con la Institucin.
9. Monto exacto en bolvares que se le descontar al Trabajador (a) mensualmente.
10. Monto exacto en bolvares que se le descontar al Trabajador (a) como cuota especial
anualmente.
11. Suma exacta en bolvares del total que se le descontar al Trabajador (a) mensualmente.
12. Suma exacta en bolvares del total que se le descontar al Trabajador (a) como cuota especial
anualmente.
Elaborado por:
DSIA JUNIO 2004
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

UNIDAD DE REINTEGROS Y RETENCIONES
MES :
RESTAR
C.I.
APELLIDOS Y NOMBRES
ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA
MES/AO
CONCEPTO
CUOTA
CUOTA ESP.
ANUAL
10
11
12
TOTAL

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 1/2
Asunto: FORMATO DE REPORTE
SISTEMA DE NMINA
1. Mes en el cual se procesan los descuentos al ente universitario.

2. Nombre del ente universitario al cual se le realizan los descuentos.
3. Cdigo exacto del concepto por el cual se realiza el descuento al ente universitario.
4. Concepto por el cual se realiza el descuento al ente universitario.
5. Monto exacto en bolvares correspondiente al descuento.
6. Suma exacta en bolvares del total de los descuentos.
7. Monto exacto en bolvares que suma al total de los descuentos por concepto pertinente al caso.
8. Monto exacto en bolvares que suma al total de los descuentos por concepto de ajuste
pertinente al caso.
9. Monto exacto en bolvares del total de los descuentos ms otros conceptos aplicados al caso.
10. Monto exacto en bolvares que resta al total de los descuentos ms otros conceptos aplicados al
caso.
11. Monto exacto en bolvares de la cantidad a cancelar a la Institucin.
Elaborado por:
DSIA JUNIO 2004
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

MES:
CODIFICACION
CONCEPTO
MONTO
Bs.
Bs.
Bs.
Bs.
Bs.
Bs.
Bs.
Bs.
SUB-TOTAL Bs.
MAS : Cuota segn ordenes de pago, relacin anexa : Bs.
Bs.
SUB-TOTAL : Bs.
MENOS : Ajustes segn relacin anexa : Bs.
10
MAS : Cuotas por Ajustes :
TOTAL A PAGAR........................
Bs.
NOTA
12
11

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 1/3
Asunto: FORMATO DE OFICIO
1. Mes y ao en el cual se realiza el oficio.

2. Apellidos y nombres del Trabajador (a) a quien va dirigido el oficio.
4. Nombre de la dependencia en la cual labora el Trabajador (a).
5. Nmero exacto de la comunicacin que respalda el movimiento de personal procesado al
Trabajador (a).
6. Fecha exacta correspondiente a la comunicacin que respalda el movimiento de personal
procesado al Trabajador (a).
8. Fecha exacta del da en el cual ingres la comunicacin que respalda el movimiento de personal
procesado al Trabajador (a), al Departamento de Nmina.
9. Concepto por el cual se hizo la cancelacin indebida al trabajador (a).
10. Monto exacto en letras y nmeros correspondiente a la cancelacin indebida realizada al
Trabajador (a).
11. Especificacin de los das, mes y ao, correspondiente a la cancelacin indebida realizada al
Trabajador (a).
12. Cdigo exacto correspondiente al concepto por el cual se realizar el descuento al Trabajador
(a).
13. Concepto por el cual se realizar el descuento al Trabajador (a).
14. Cantidad exacta de las cuotas a descontar del sueldo del Trabajador (a), as como indicacin del
mes y ao en la cual se realizar el descuento al Trabajador (a).
Elaborado por:
DSIA JUNIO 2004
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 2/3
Asunto: FORMATO DE OFICIO
15. Monto exacto en bolvares correspondiente a cada cuota a descontar del sueldo del Trabajador
(a).
16. Monto exacto en bolvares del total de cuotas a descontar del sueldo del Trabajador (a), por
concepto.
17. Monto exacto en bolvares del total de cuotas a descontar del sueldo del Trabajador (a), por los
diferentes conceptos.
18. Firma del Jefe (a) de Nmina.
19. Firma del Jefe (a) de la Unidad de Reintegro y Retenciones.
20. Iniciales del Asistente de Nmina que realiza el oficio.
21. Nombre de las dependencias departamentos a las cuales corresponde enviar copia del oficio.
Elaborado por:
DSIA JUNIO 2004
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

RR-178/2006
1 MES/AO
Ciudadano
2
C.I
Presente.Nos dirigimos a usted, con el objeto de informarle que de acuerdo a la comunicacin N

5 de fecha 6, remitida por la 7, y recibida en este Departamento el 8, en el cual notifica
cancelacin indebida de todos los beneficios, 9, le informamos que se origin una deuda a
favor de la Institucin por la cantidad de 10, correspondiente a: 11.
As mismo, le manifestamos
siguiente manera, segn detalle:
que el monto antes sealado ser descontado
DETALLE
CODIGO
CONCEPTO
N DE CTAS.
MONTO C/U
SUB TOTAL
12
13
14
15
16
17
TOTAL
Atentamente,
18
19
Jefe del Dpto. de Nmina
20./
CC. 21
Jefe Unidad de Reintegro y Retenciones
de la

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 1/3
Asunto: PLANILLA DE SISTEMA DE REINTEGRO ULA
SISTEMA DE NMINA
1. Da en letra y nmero, mes y ao, de emisin de la planilla Sistema de Reintegro - ULA.

2. Nmero exacto correspondiente a la deuda o al comprobante.
3. Nmero exacto de la Cdula de Identidad, as como apellidos y nombres del Trabajador (a).
4. Tipo de personal del Trabajador (a).
5. Nombre del cargo en el cual se desempea el Trabajador (a).
6. Cdigo y nombre de la dependencia de adscripcin del Trabajador (a).
7. Fecha exacta correspondiente al nacimiento de la deuda del Trabajador (a) a favor de la
Institucin.
8. Concepto por el cual se gener la deuda del Trabajador (a) a favor de la Institucin.
9. Monto exacto en bolvares correspondiente a la deuda del Trabajador (a) a favor de la
Institucin.
10. Especificacin de los das, mes y ao, correspondiente a la deuda del Trabajador (a) a favor de
la Institucin.
11. Nombre del Mes y ao en nmero, de la fecha de exclusin de nmina del Trabajador (a).
12. Apellidos y nombre del Asistente de Nmina que llena los datos de la planilla Sistema de
Reintegro - ULA.
14. Ao y mes de la nmina en el cual se realizar el descuento al Trabajador por concepto de la
deuda a favor de la Institucin.
15. Fecha exacta en la cual se realizar el descuento al Trabajador por concepto de la deuda a favor
de
Elaborado por:
DSIA JUNIO 2004
la
Aprobado por:
Institucin.
FECHA
modificacin:

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 2/3
Asunto: PLANILLA DE SISTEMA DE REINTEGRO ULA
16. Monto exacto en bolvares correspondiente a la cuota a descontar del sueldo del Trabajador (a).
17. Cantidad exacta en bolvares de los abonos realizados a la deuda del Trabajador (a) a favor de
la Institucin.
18. Cantidad exacta en bolvares que adeuda el Trabajador (a) a la Institucin.
19. Da en letra y nmero, mes y ao, de emisin de la planilla Sistema de Reintegro - ULA.
Elaborado por:
DSIA JUNIO 2004
Aprobado por:
FECHA
modificacin:
Universidad de los Andes

Vicerrectorado Administrativo
Departamento de Nmina y Deducciones
Unidad de Reintegro y Retenciones
Sistema de Reintegros U.L.A.
Sistema de Reintegros U.L.A.

Estado de Cuenta
N de Deuda o Comprobante: 2
Cdula, Apellidos y Nombres: 3
Tipo de Personal: 4
Cargo: 5
Dependencia de Adscripcin: 6
Fecha del Motivo: 7
Motivo de la Deuda: 8
Monto de la Deuda: 9
Descripcin: 10
Mes de Exclusin de Nmina: 11
Deuda cuantificada por: 12
Notas: 13
DETALLE DE PAGOS
Forma de Pago
Fecha
Importe
14
15
16
Nota sobre el Pago
Total Abonos: 17
Saldo: 18
19
Pgina 1 de 1
Anlisis, Diseo y Programacin: Pea A. Wilmer A.- Tcnico en Recursos Informticos

Aportes Preliminares y Crditos: Prof. Ernesto Ponsot Balaguer

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 1/2
Asunto:
PLANILLA
DE
COMPROBANTE
DE
RETENCIN DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA
1. Nmero exacto del Comprobante de Retencin del Impuesto sobre la Renta.

2. Fecha exacta en que se realiz la transaccin que origin la retencin de Impuesto sobre la
Renta (ISLR).
3. Cdigo de la estructura organizativa a la cual se le realiza el Comprobante de Retencin del
Impuesto sobre la Renta.
4. Nombre de la dependencia a la cual se le realiza el Comprobante de Retencin del Impuesto
sobre la Renta.
5. Nmero de Registro de Informacin Fiscal nmero de la cdula de identidad del contribuyente.
6. Apellidos y nombres razn social del contribuyente.
7. Concepto por el cual se aplica la retencin de Impuesto sobre la Renta (ISLR), con identificacin
del numeral y porcentaje de retencin aplicado.
8. Concepto por el cual se realiza la retencin de Impuesto sobre la Renta (ISLR).
9. Monto exacto en bolvares correspondiente al concepto por el cual se realiza la retencin de
10. Monto exacto en bolvares correspondiente a la retencin de Impuesto sobre la Renta (ISLR).
11. Fecha exacta en que se realiz la transaccin que origin la retencin de Impuesto sobre la
Renta (ISLR).
12. Nmero exacto de la factura del contribuyente.
13. Nmero exacto del formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago.
14. Monto neto exacto en bolvares a cobrar.
Elaborado por:
DSIA JUNIO 2004
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

Sistema de Nmina
Seccin de Impuesto sobre la Renta
N de Comprobante
1
Fecha
Comprobante de Retencin
del Impuesto sobre la Renta
Estructura Organizativa 3
Dependencia 4
RIF o CI del Contribuyente 5

Nombre o Razn Social
del contribuyente
Retencin Aplicable
Concepto
Monto
Retencin
10
Fecha de la Transaccin
11
N de Factura del Contribuyente 12

N de CP 13
Monto Neto a Cobrar
14
15
Jefe Seccin ISLR

REA FINANCIERA
Materia:
Pgina: 1/2
Asunto: FORMATO DE RECIBOS DE INGRESO
SISTEMA DE NMINA
1. Coloca las siglas (I.V.A.) si es para el Impuesto al Valor Agregado (IVA) las siglas (I.S.L.R.)
si es para el Impuesto sobre la Renta (ISLR).
2. Fecha correspondiente al perodo de imposicin.
3. Nombre de la dependencia.
4. Nmero exacto del Recibo de Ingreso.
5. Fecha en la cual retira el Funcionario (a) de la dependencia, los documentos.
6. Firma del Funcionario (a) que retira los documentos.
Elaborado por:
DSIA JUNIO 2004
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

RECIBOS DE INGRESO
DEPENDENCIA
RECIBO (S) DE
INGRESO N
FECHA
FIRMA

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 1/2
Asunto: FORMATO DE
DEDUCCIONES
RELACIN MENSUAL DE
1. Mes y ao en curso.
2. Cdigo del Ente, Facultad, Ncleo y/o Dependencia.
3. Nombre del Ente, Facultad, Ncleo y/o Dependencia.
4. Apellidos y nombres del Funcionario (a) del Ente, Facultad, Ncleo y/o Dependencia, que
retira el reporte (s).
5. Firma del Funcionario (a) del Ente, Facultad, Ncleo y/o Dependencia, que retira el reporte
(s).
6. Fecha exacta en que el Funcionario (a) Funcionario (a) del Ente, Facultad, Ncleo y/o
Dependencia, retira el reporte (s).
Elaborado por:
DSIA JUNIO 2004
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

ARCHIVO
MES EN CURSO: 1
FECHA DE ENTREGA: _____________
CDIGO
DESCRIPCIN
APELLIDOS Y NOMBRES
FIRMA FECHA
5

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 1/2
Asunto: PLANILLA DE CONTROL DE ENTREGA DE
ESTADOS DE CUENTA CON SU RESPECTIVA
RELACIN DE FIRMAS
1. Concepto del pago.

2. Fecha de entrega al Recepcionista del Departamento de Nmina, de los Estado de Cuenta
con su respectiva Relacin de Firmas y de la planilla de Control de Entrega de Estados de
Cuenta con su Respectiva Relacin de Firmas.
3. Nombre del Ente, Facultad, Ncleo y/o Dependencia.
4. Nmero exacto del primer Estado de Cuenta que entrega.
5. Nmero exacto del ltimo Estado de Cuenta que entrega.
6. Nmero de personas a las cuales les corresponden los Estados de Cuenta.
7. Apellidos y nombres del Funcionario (a) del Ente, Facultad, Ncleo y/o Dependencia, que
retira el Estado de Cuenta.
8. Firma del Funcionario (a) del Ente, Facultad, Ncleo y/o Dependencia, que retira el Estado
de Cuenta.
9. Fecha exacta en que el Funcionario (a) Funcionario (a) del Ente, Facultad, Ncleo y/o
Dependencia, retira el Estado de Cuenta.
Elaborado por:
DSIA JUNIO 2004
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

CONTROL DE ENTREGA DE ESTADOS DE CUENTA CON SUS RESPECTIVA RELACIN DE FIRMAS
CORRESPONDIENTE A: 1
FECHA DE ENTREGA: 2
NRO.
DEPENDENCIA
PRIMERO
ULTIMO
PERSONAS
APELLIDOS Y NOMBRES
FIRMA
FECHA

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 1/2
Asunto: PLANILLA DE CONTROL DE EXPEDIENTES
A LA UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES EN EL
ARCHIVO
1. Nmero exacto de la cdula de identidad del Trabajador (a).

2. Apellidos y nombres del Trabajador (a).
3. Nmero del oficio que respalda el movimiento de personal del Trabajador, procesado en el
Departamento de Nmina. Coloca las letras S/N si el oficio no refleja el nmero del mismo.
4. Concepto por el cual se realiz el movimiento de personal del Trabajador, procesado en el
5. Fecha de entrada del expediente del Trabajador al archivo del Departamento de nmina.
6. Coloca la palabra ARCHIVADO.
7. Nombre del responsable del archivo del Departamento de Nmina.
8. Nmero de carpeta en la cual est archivado el expediente del Trabajador (a).
Elaborado por:
DSIA JUNIO 2004
Aprobado por:
FECHA
modificacin:

CONTROL DE EXPEDIENTES DE LA UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES EN EL ARCHIVO

FECHA DE
CDULA
APELLIDOS Y NOMBRES
# OFICIO
CONCEPTO
FECHA
CONDICIN
RESPONSABLE
# CARPETA
MOVIMIENTO

REA FINANCIERA
Materia:
SISTEMA DE NMINA
Pgina: 1/2
Asunto: FORMATO
FINANCIERA
DE
ORDEN
DE
PAGO
1. Fecha exacta de emisin del formato Orden de Pago Financiera.

2. Nmero del formato (CF-OP) de Control Financiero Orden de Pago.
3. Nmero exacto de cdula de identidad y apellidos y nombres del beneficiario (a).
4.
Apellidos y nombres del heredero (a), si es el caso.
5. Cdigo y nombre de la dependencia de adscripcin del beneficiario (a).

6. Monto exacto en letras a cancelar al beneficiario (a).
7. Monto exacto en nmeros a cancelar al beneficiario (a).
8. Concepto a cancelar al beneficiario (a), nmero de la orden de pago, fecha de la orden de
pago y nombre de la entidad bancaria a travs de la cual se le cancelar al beneficiario (a).
9. Tipo de cuenta bancaria, nmero exacto de la cuenta bancaria y nombre de la entidad
bancaria a travs de la cual se le cancelar al beneficiario.
10. Nmero exacto de cuenta contable correspondiente al concepto a cancelar al beneficiario (a).
11. Monto exacto en bolvares de deudas pendientes con la Institucin.
12. Monto total exacto en bolvares de las deducciones que se realicen al beneficiario (a).
13. Monto neto exacto en bolvares a cancelar al beneficiario (a).
14. Sello del Departamento de Nmina.
16. Firma del Jefe (a) del Departamento de Nmina.
17. Firma del Tesorero (a) de la Universidad de los Andes (ULA).
Elaborado por:
DSIA JUNIO 2004
Aprobado por:
FECHA
modificacin:
Fecha de Emisin: 1

Sistema de Nmina y Deducciones
Ordenes de Pago Financieras U.L.A.
CF OP N: 2
Orden de Pago Financiera

Beneficiario (a): 3
Heredero (a): 4
Adscripcin: 5
Cantidad: 6
Cantidad en Bs.: 7
Concepto: 8
POR FAVOR DEPOSITAR EN LA CUENTA 9
Cuenta Contable: 10
Deducciones
DEUDA CON LA ADMINISTRACIN
Bs. 11
Total Deducciones:
Bs. 12
Neto a Pagar:
Bs. 13
14
15
16
Lic.
Lic.
Jefe Unidad de Reintegro y Retenciones
Jefe del Departamento de Nmina
USO DE TESORERA:
Recibido el: [ - - ] Firma:

Revisado el: [ - - ] Firma:
17
Registrado el: [ - - ] Firma:
Firma del Tesorero
Chequeado el: [ - - ] Firma:

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SISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA

MANUAL DE NORMAS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Manual de Procesos y Procedimientos

Asunto: AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

Lster Rodrguez Herrera

MERIDA, DICIEMBRE 2006

Manual de Procesos y Procedimientos

MRIDA, DICIEMBRE 2006

Manual de Procesos y Procedimientos

Asunto: INDICE DE CONTENIDO

Movimientos Mensuales de Personal Docente y de Investigacin (PDI) y Directivo.

Mensuales de Personal Docente y de Investigacin (PDI) y Directivo.

del Personal Docente y de Investigacin (PDI), Directivo y ATO.

Manual de Procesos y Procedimientos

Asunto: INDICE DE CONTENIDO

1.1.2 Procedimiento para Inclusin y Modificacin de Cuentas Bancarias del Personal

Docente y de Investigacin (PDI), Directivo y ATO.

Movimientos Mensuales de Entes Parauniversitarios.

Mensuales de Entes Parauniversitarios.

Personal de la Nmina de Pensiones a Sobrevivientes.

Nmina de Pensiones a Sobrevivientes.

Primas por Hijo del Personal Docente y de Investigacin (PDI).

Personal Docente y de Investigacin (PDI).

Diagrama del Procedimiento para Inclusin y Modificacin del Personal

Administrativo y Docente en Condiciones de Becarios.

Personal Docente y de Investigacin (PDI), Administrativo, Tcnico

de Investigacin (PDI), Administrativo, Tcnico y Obrero con Medidas Tribunalicias.

Escalafn de Titulares y Auxiliares Docentes.

Titulares y Auxiliares Docentes.

Manual de Procesos y Procedimientos

Asunto: INDICE DE CONTENIDO

Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (ato) de Nuevo Ingreso en Nmina.

Administrativo, Tcnico y Obrero (ato) de Nuevo Ingreso en Nmina.

en la Base de Datos de la Direccin de Personal (Retroactivos).

Datos de la Direccin de Personal (Retroactivos).

ATO Relacionado con Pago de Prestaciones Sociales.

Relacionado con Pago de Prestaciones Sociales.

Personal DI, ATO, Becarios y Contratados.

Realizar el Anlisis de Pagos Indebidos al Personal

Docente y de Investigacin, ATO, Becarios y Contratados.

Manual de Procesos y Procedimientos

Asunto: INDICE DE CONTENIDO

la Preparacin del Resumen de Pago del

Impuesto Sobre la Renta (ISLR).

la Preparacin del Resumen de Pago del

Impuesto al Valor Agregado (IVA).

Sueldos y Salarios y Dems Remuneraciones.

Manual de Procesos y Procedimientos

Asunto: INDICE DE CONTENIDO

Salarios y Dems Remuneraciones.

Concepto de Sueldos y Salarios y Otras Asignaciones del Personal Fijo.

12. PROCESO DE APOYO 1: ARCHIVO

Censo por Nmina.

Renta (ISLR) y (ARM).

la Elaboracin de la Relacin Mensual de

Manual de Procesos y Procedimientos

Asunto: INDICE DE CONTENIDO

PA-1.3 Procedimiento para la Elaboracin de la Relacin Mensual de Deducciones.

la Recepcin y Distribucin de Estados de

Definitivos de la Nmina de Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes.

Nmina de Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes.

la Recepcin y Distribucin de los Reportes de Nmina

13. PROCESO DE APOYO 2: INFORMTICO

14. PROCESO DE APOYO 3: SECRETARIAL