Proceso Compras

INNOVACIN Y MEJORA DE
PROCESOS
(NOMBRE DEL PROCESO)
Enero 2016
Gerencia:
Proceso:
Versin:
Fecha de
Aprobacin:
PERFIL DEL DOCUMENTO

(Nombre de la Gerencia)
(Nombre del Proceso)
2
(Fecha en la que se aprueba el Documento)
EQUIPO RESPONSABLE
Nombre
Responsable del
Documento
Marlyn Garca
Revisado por:
(Nombre del responsable de la revisin)
Revisado por:
(Nombre del responsable de la revisin)
Aprobado por:
(Nombre del responsable por la aprobacin)
Aprobado por:
(Nombre del responsable por la aprobacin)
DOCUMENTO DE PROCESO (NOMBRE DEL PROCESO)
CONTENID
(NOMBRE DEL PROCESO)........................................................................1

1 PROCESO GENERAL (NOMBRE DEL PROCESO).............................4
1.1 DESCRIPCIN DEL PROCESO (NOMBRE DEL PROCESO)........5
1.1.1 ELEMENTOS DEL PROCESO.................................................5
GLOSARIO
Diagrama de flujo del proceso: Es una herramienta derivada del estudio
de procesos el cual demuestra la secuencia lgica (flujo) de las actividades
y procedimientos que constituyen el proceso macro, as como particularizar
las reas ejecutantes o encargadas de realizarlas. Contiene los siguientes
elementos en su descripcin:
Inicio simple: Indica dnde se inicia un proceso. No tiene algn

comportamiento particular
Inicio mensaje: Se utiliza cuando el inicio de un proceso se da al

recibir un mensaje de un participante externo.
Inicio seal: El inicio de un proceso se da por la llegada de una

seal que ha sido emitida por otro proceso. La seal no es un
mensaje; los mensajes tienen objetivos especficos, la seal no.
Inicio mltiple: Significa que hay mltiples formas de iniciar el

proceso. Solo se requiere una de ellas.
Inicio temporizacin: Se utiliza cuando el inicio de un proceso

ocurre en una fecha o tiempo de ciclo especfico. (ejemplo: todos los
viernes)
Inicio condicin: Este tipo de evento dispara el inicio de un

proceso cuando una condicin se cumple.
Tarea: Es una actividad atmica dentro de un flujo de proceso. Se

utiliza cuando el trabajo en proceso no puede ser desglosado a un
nivel ms bajo de detalle.
Tarea Manual: Es una tarea que espera ser ejecutada sin la

asistencia de algn motor de ejecucin de procesos de negocio o
aplicacin.
Tarea de Usuario: Es una tarea de workflow tpica donde una

persona ejecuta con la asistencia de una aplicacin de software.
Tarea de Servicio: Es una tarea que utiliza algn tipo de servicio

que puede ser Web o una aplicacin automatizada.
Tarea de Envo: Es una tarea diseada para enviar un mensaje a

un participante externo
Tarea de Recepcin: Es una tarea diseada para esperar la

llegada de un mensaje por parte de un participante externo
Tarea de Script: Es una tarea que se ejecuta por un motor de

procesos de negocio. El usuario define un script en un lenguaje que el
motor pueda interpretar.
Subproceso: Es una actividad compuesta que incluye un

conjunto interno lgico de actividades (proceso).
Subproceso otros: Es una actividad compuesta que incluye un

conjunto interno lgico de actividades (proceso), que realiza otro
departamento, rea o empresa fuera de la sede.
Decisin exclusiva
De divergencia: Se utiliza para crear caminos alternativos dentro
del proceso, pero solo uno se selecciona. De convergencia: Se
utiliza para unir caminos alternativos.
Decisin paralela:
De divergencia: Se utiliza para crear caminos alternativos sin
evaluar condicin alguna. De convergencia: Se utiliza para unir
caminos alternativos
Decisin basada en eventos: Representa un punto de

ramificacin en los procesos donde los caminos alternativos que
siguen la decisin estn basados en eventos que ocurren. Cuando el
primer evento se dispara, el camino que sigue a ese evento se usar.
Los caminos restantes sern deshabilitados.
Evento Intermedio Simple: Indica que algo sucede en algn

lugar entre el inicio y el final de un proceso. Esto afectar el flujo del
proceso, pero no iniciar (directamente) o finalizar el mismo.
Evento de Mensaje: Indica que un mensaje puede ser

enviado o recibido. Si un proceso est esperando por un mensaje y
ste es capturado, el proceso continuar su flujo. El evento que lanza
un mensaje se identifica con una figura sombreada. El evento que

capta un mensaje se identifica con una figura sin relleno.
Evento intermedio temporizacin: Indica un retraso dentro del

proceso. Este tipo de evento puede ser utilizado dentro de un flujo
secuencial para indicar un tiempo de espera entre actividades.
Evento de enlace: Este evento se utiliza para conectar dos

secciones del proceso. Los eventos de enlace pueden ser utilizados
para crear ciclos o evitar lneas de secuencia de flujo largas.
Evento de seal:Estos eventos se utilizan para enviar o

recibir seales dentro o a lo largo del proceso. Una seal es similar a
una bengala que se dispara al cielo para cualquiera que pueda estar
interesado en ella y reaccionar. El evento que lanza una seal se
identifica con un tringulo sombreado. El evento que recibe una seal
se identifica con un tringulo sin relleno.
Fin: Indica que el flujo finaliza
Fin seal: Indica que una seal es enviada una vez finaliza el
flujo.
Fin mltiple: Significa que hay mltiples consecuencias de

finalizar el flujo. Todas ellas ocurrirn
Fin de Mensaje: Indica que un mensaje se enva una vez finaliza

el flujo.
Fin terminal: Finaliza el proceso y todas sus actividades de

forma inmediata.
Diagrama PEPSU: Establece la descripcin general integral de un proceso

determinado. Por sus siglas se define:
P (Proveedor al proceso): Establece todas las entidades que generan
o aportan entradas (personas, reas, proveedores de bienes y servicio,
etc.) al proceso.
E (Entradas): Se caracteriza de forma particular cada una de las
entradas al proceso (documentos, informaciones, facturas, bienes,
recursos, etc.).
P (Proceso): Se describe de manera general los pasos o actividades
que establecen el flujo del proceso.
S (Salidas): Se describe de forma particular cada una de las salidas del

proceso (documentos, facturas, notas de entrega, rdenes de giro, etc.).
U (Usuario): Describe las entidades que reciben del proceso algn tipo
de insumo final (Clientes, reas, departamentos, empresas, etc.).
SITUACIN ACTUAL DE CENTRAL DE COMPRAS OPERACIONES Y COMPRAS IPS
1.1 Organigrama
1.2 Polticas Compras

1.2.1 Proceso de Gestin de Solicitud de Compra (Ver Figuras
4 y 5)
1.
El rea solicitante, se hace responsable de la Solicitud de
Compra (Formato, arte, especificaciones).
2.
El rea que solicita una compra deber utilizar el formato de
solicitud, que se encuentra en la Intrasanitas para formalizar la misma.
Dicha solicitud deber ser enviada por correo electrnico al correo:
comprassanitas@sanitasvenezuela.com. (Ver Figura 14).
3.
La solicitud de nuevos artes debe contener el formato, el arte y
las especificaciones del mismo previamente aprobadas por las reas
pertinentes.
4.
El rea solicitante debe proponer al menos un (1) proveedor.
5.
Tiempo de asignacin de solicitudes a los compradores: Deben
realizarse antes del medioda (12:00pm), para que cuente ese da para
los indicadores de los compradores, de lo contrario cuenta el da
siguiente.
6.
La base que se utiliza para preseleccionar los proveedores debe
estar dividida por rubros.
7.
Cada proveedor deber tener su expediente.
8.
Los compradores deben buscar cotizaciones de al menos tres (3)
proveedores por compra.
9.
El comprador al momento de enviar la solicitud de cotizacin a
los proveedores, debe determinar las condiciones inciales de la (s)
compra (s), las cuales son:
a. Condiciones de Pago
b. Cantidad de Materiales
c. Tiempo de Entrega
10.
El comprador debe mantener la confidencialidad de las
cotizaciones hasta que el Cuadro Comparativo est firmado y sellado.
11. Toda orden de compra y/o Factura debe ser aprobada y firmada por
el funcional correspondiente, de acuerdo a la siguiente tabla (Ver Tabla
1):
Tabla 1 Responsable de aprobacin segn el monto
12. La firma de rdenes de compra se pueden efectuar todos los das.

13. La firma de factura se realizarn los das mircoles y viernes a las
9:00am.
14. A partir del monto Bs. 635.000, se debe solicitar de forma
obligatoria el Balance de Ganancias y Prdidas y la Cartera de Clientes al
proveedor. En caso de que el proveedor no enve dichos documentos,
10
debe ser descartado del proceso de compra. Las excepciones deben ser
aprobadas por la Gerencia de Operaciones y Tecnologa.
15. El Analista de Planificacin (Operativa) debe programar visitas
semanales para chequear que se est cumpliendo la poltica de
recepcin de mercanca.
16. Una vez finalizada la compra, se deber evaluar al proveedor con el
formato preestablecido y as poder determinar s este puede participar
en prximas compras (Formato por desarrollar).
1.2.2 Proceso de Solicitud de Despacho de Material (Ver

Figura 6)
1. El rea de Planificacin debe enviar una notificacin, indicando el
inventario disponible para cada rea y de esta manera alertarlos para
que realicen la solicitud de compra correspondiente.
2. El rea de Planificacin se comportar como Solicitante con
respecto a los Preimpresos, generando alertas de stock a las distintas
reas y las compras oportunas de los mismos siguiendo el proceso de
verificacin de artes.
3. El rea de Planificacin debe realizar un estudio del comportamiento
de las solicitudes y de esta forma determinar el momento adecuado para
realizar la compra.
4. El rea Solicitante deber ser garante de su stock y de esta manera
realizar las solicitudes en el momento oportuno.
1.2.3 Proceso de Domiciliacin de un Proveedor (Ver Figura

7)
1. Las solicitudes de domiciliacin de nuevos proveedores debern ser
enviadas a los Analistas de Maestro mediante el formato Solicitud de
Domiciliacin (Ver Figura 17), que contendr la informacin
necesaria de los proveedores. Los requisitos son los siguientes:
a. RIF
b. Registro Mercantil
c. Documento Bancario (Cheque, libreta)
11
2. Cada rea solicitante es responsable de enviar la Solicitud de

Domiciliacin a los proveedores para que completen los datos
necesarios.
3. Los Analistas de Maestro al recibir la planilla Solicitud de

Domiciliacin, debern verificar la informacin y realizar la
digitalizacin de los documentos en los casos que lo ameriten.
4. Los Analistas de Maestro debern enviar a Contabilidad, la informacin
verificada de los proveedores para su creacin en Mollier.
5. Una vez creados los Proveedores en Mollier, Contabilidad enviar

informacin a los Analistas de Maestro para que procedan a cargar la
informacin de los proveedores en las distintas empresas en donde
sern domiciliados.
6. Una vez domiciliado el proveedor, los Analistas de Maestro debern
avisar al rea solicitante.
1.2.4 Proceso de Pre-Impresos (Ver Figura 9)

1. El rea responsable y/o solicitante de cada preimpreso, deber
realizar el seguimiento al stock de sus materiales, detectar la necesidad
de compra en el momento que corresponda, de acuerdo a la demanda
de uso del mismo y el estado del inventario.
2. El solicitante es el responsable de gestionar el arte para la impresin
del preimpreso y es quien enva la informacin a las reas pertinentes.
3. El rea de Mercadeo trabaja en base a preimpresos con la previa
aprobacin del rea de Innovacin y Mejora de Procesos, que posean el
aval del rea Jurdica e Impuestos de la organizacin.
4. El proceso de Compras, se inicia una vez se reciba solicitud con todos
los requisitos (Formato de Solicitud, Arte, Especificaciones).
5. Los tiempos de verificacin y generacin de las artes pueden ser
variables, de acuerdo a la disponibilidad de las reas que deben verificar
cada una de las artes, por lo que se recomienda realizar el correcto
seguimiento del inventario para realizar la solicitud.
12
6. El responsable de la aprobacin de las artes es el solicitante, quien

debe basar su criterio en lo que es requerido por cumplimientos fiscales
y legales.
7. Se recomienda a todas las reas contar con el inventario de imgenes
de sus preimpresos de mayor rotacin.
1.2.5 Proceso de Contabilidad (Ver Figura 10)

1. Las facturas recibidas debern ser por el monto que se desea pagar
en la fecha descrita por el sello (fecha acordada en condiciones inciales
de la compra). No se realizan pagos parciales a los montos indicados a la
factura.
2. La factura deber contener un aviso explicativo de urgencia o trato
especial de no venir en formato de nota de giro, de lo contrario ser
tratada como un pago normal a 30 das.
3. Se reciben facturas todos los das de la semana, exceptuando las
fechas de corte del mes. En dichas fechas, el rea de Contabilidad
enviar un correo al rea de Compras para que est al tanto del da tope
de recibimiento de facturas del mes.
4. Las facturas recibidas provenientes de Compras, debern contar con
los centros de costos pertinentes.
5. Se realizar la creacin de proveedores en Mollier para su
domiciliacin por parte de Compras, una vez recibidos todos los
documentos pertinentes en digital.
1.2.6 Proceso de Tesorera (Ver Figura 11)

1. Las facturas se reciben todos los das antes de las 10:00 am.
2. Las facturas se archivan segn la fecha del Sello de Recibido para
ser pagadas a los 30 das. En caso de ser un Urgente son pagadas el
mismo da que se reciben.
3. Los proveedores deben estar domiciliados para todas las empresas.
4. Las facturas son pagadas mediante transferencias bancarias, en casos
extremos se podr realizar una (1) sola vez el pago mediante la emisin
de un cheque al proveedor. Es importante resaltar, que el pago a travs
de cheques aumenta los das de pago al proveedor, ya que este trmite
requiere firmas para su aprobacin.
13
5. La aprobacin de transferencia para rdenes de giro ser firmada por

el Subgerente o por el Gerente de Tesorera.
6. Los comprobantes de pago, se entregan para la ciudad de Caracas en
el stano 1 de la Torre Sanitas en Las Mercedes, los das viernes. Los
dems Comprobantes de Pago son enviados a los centros PAI de cada
ciudad para su reparticin.
7. En caso que las facturas lleguen a Tesorera en estatus Vencido,
dicha rea dispone de cinco (5) das para cancelarlas.
A continuacin, se muestra el ciclo de pago por el cual se debe regir el rea

de Compras para cumplir con las condiciones inciales establecidas con el
proveedor. Sanitas Venezuela, tiene estipulado que el ciclo de pago sea de
treinta (30) das. Por ende, Compras posee dieciocho (18) das para realizar
todos los procesos inherentes a una compra:
En el caso de que la factura se encuentre en Caracas, de los dieciocho

(18) das le corresponden diecisiete (17) a la gestin de compras y un (1)
al proceso de entrega por valija (Ver Figura 1).
En el caso de que la factura se encuentre en el interior del pas, de los

dieciocho (18) das le corresponden catorce (14) a la gestin de compras
y cuatro (4) al proceso de entrega por valija (Ver Figura 1).
Para completar el ciclo de pago a un proveedor, se requieren siete (7) das para
el Proceso de Contabilidad de grabacin de facturas (que se empiezan a contar
desde el da que llega la valija al rea) y cinco (5) das el Proceso de Tesorera
de pago de facturas, cumplindose as los treinta das establecidos (Ver
Figura 1, 2).
14
CICLO DE PAGO DE SANITAS VENEZUELA (Caracas) 30 DA
15
Figura 1 Ciclo de Pago de Sanitas Venezuela para Caracas
16
CICLO DE PAGO DE SANITAS VENEZUELA (Interior del Pas)
17
Figura 2 Ciclo de Pago de Sanitas Venezuela para el interior del pas.
DIAGRAMA DEL PROCESO GENERAL DE LA

CENTRAL DE COMPRAS AL GASTO DE OPERACIONES
18
Figura 3 Proceso General de la Central de Compras al Gasto de Operaciones
19
2.1 DESCRIPCIN DEL PROCESO GENERAL DE LA CENTRAL DE

COMPRAS AL GASTO DE OPERACIONES
2.1.1
ELEMENTOS DEL PROCESO

2.1.1.1
2.1.1.2
Descripcin
Inicio
Tipo de Solicitud
Las solicitudes llegan a un Correo de Compras al cual tienen acceso

tanto el personal de planificacin como la coordinacin y supervisin de
compras.
Planificable: Continuar en el tem 2.1.1.3
No Planificable: Continuar en punto 2.1.1.4
2.1.1.3
Descripcin
Iniciar Proceso de Despacho de Material
Comienza con la llegada de una Solicitud por parte de un rea o

empresa solicitante, el rea de planificacin revisa el inventario y
despacha lo solicitado, de no poseerlo realiza una solicitud a Compras
convirtindose en el rea solicitante para esta compra, iniciando as el
proceso de Gestin de Solicitud de Compra.
2.1.1.4
Iniciar Proceso de Gestin de Solicitud de
Compra
Descripcin
Este Proceso comienza con la llegada de una Solicitud de Compra por
parte del rea o empresa solicitante, luego comienza la gestin de la
compra (bsqueda de proveedores, comparacin de cotizaciones, firma
de rdenes de compra y generacin de la orden de compra y
seguimiento de la misma hasta que esta es despachada a la empresa o
rea solicitante).
2.1.1.5
Descripcin
Iniciar Proceso de Contabilidad
Reciben las facturas de las Compras realizadas y proceden a su

grabacin en Mollier, segn el centro de costos y los rubros.
Posteriormente envan las facturas a Tesorera para ser canceladas.
20
2.1.1.6
Descripcin
Iniciar Proceso de Tesorera
Reciben las facturas previamente grabadas por Contabilidad y proceden

a realizar el pago de todas aquellas que sean urgentes, y las dems son
archivadas segn el sello que llevan (fecha) para ser pagadas a los 30
das correspondientes.
2.1.1.7
Descripcin
Iniciar Proceso de Evaluacin Post-Compra
Las compradoras una vez culminado el proceso de pago y recepcin del

pedido, deben realizar una evaluacin postcompra del proveedor para
determinar su puntuacin y consideracin para prximas compras a
travs de la base de datos de Maestro.
2.1.1.8
Fin
21
2.2 Clasificacin de Rubros

CLASIFICACION
CATEGORIA
PEDIDO MENSUAL
SISTEMAS E INSUMOS
MATERIAL PRE-IMPRESO
RUBROS
ARTICULOS DE OFICINA
ARTICULOS DE CAFETERIA
ARTICULOS DE LIMPIEZA
TECNOLOGIA
CONSUMIBLES
HOJASMEMBRETES
SOBRES
PLANILLAS
FACTURAS
VALES
CARNE
MATERIAL PREIMPRESO
GESTION DE SERVICIOS (INTANGIBLES LLAMESE

MANTENIMIENTO, APLICACIONES, SOFTWARE, SERVICIOS
SERVICIOS DE TECNOLOGIA, BOLETOS AEREOS
NACIONALES E INTERNACIONALES ETC.)
GASTOSDE VIAJE, COMPRA DE BOLETOS
MOBILIARIO
COMPRAS VARIAS
MERCADEO
MOBILIARIO
ACTIVO MENOR, ACTIVO FIJO
MISCELANEOS
MENAJE
SELLOSY FERRETERIA
UNIFORMES
IMAGEN CORPORATIVA (ADECUACION DEOFICINA)
MATERIAL POP
TARJETAS
ARTICULOS DE PROMOCION
SEALIZACION
Figura 4 Clasificacin de Rubros
DIAGRAMA DEL PROCESO DE GESTIN DE

SOLICITUD DE COMPRA GASTOS (NO PLANIFICADOS)
22
Figure 5 PROCESO DE GESTIN DE SOLICITUD DE COMPRA GASTOS (NO

PLANIFICADOS)
23
3.1 Proceso de Gestin de una Solicitud de Compra al gasto no

planificada.
3.1.1
Elementos del proceso

3.1.1.1
Inicio
3.1.1.2
Enviar solicitud
Descripcin
El rea solicitante debe enviar al Supervisor del rea de Compras, la
Solicitud de Compra en el formato establecido. En caso de ser preimpreso el arte y las especificaciones.
3.1.1.3
Recibir solicitud
Descripcin
El Supervisor de Compras debe recibir la solicitud del rea solicitante.
3.1.1.4
Analizar la Solicitud
Descripcin
El Supervisor debe analizar y verificar que la solicitud contenga los
requisitos
establecidos
(Ej.:
Arte,
especificaciones,
cantidad,
preferiblemente un proveedor sugerido, etc.).
3.1.1.5
La solicitud est completa?
NO: Continuar en el tem 3.1.1.6

SI: Continuar en el tem 3.1.1.7
3.1.1.6
Notificar al Solicitante los faltantes encontrados
Descripcin
Si la solicitud presenta algn faltante notificar al Solicitante.
3.1.1.7
Asignar la solicitud al Comprador correspondiente
Descripcin
Cuando la solicitud cumpla con todos los requisitos establecidos, el
Supervisor de Compras debe asignar cada una al comprador
correspondiente de acuerdo al tipo de rubro solicitado.
24
3.1.1.8
Descargar la solicitud
Descripcin
El Comprador debe recibir la solicitud va correo electrnico del
Supervisor y transcribirla en la Base. El supervisor llevar un control
interno adicional de las solicitudes asignadas para revisar la efectividad
de esta actividad.
3.1.1.9
Solicitar proveedores al Analista de Maestro
Descripcin
El Analista de Compras solicita al Analista de Maestro un mnimo
deseado de cinco (5) proveedores para la orden de compra que desea
generar.
3.1.1.10
Enviar correo de solicitud de cotizacin a los
proveedores
Descripcin
Una vez preseleccionado a los proveedores, el Comprador debe enviar
un correo solicitando la cotizacin a los proveedores (Mnimo 3),
indicando las condiciones inciales (estas condiciones pueden variar
dependiendo del rubro del material):
Condicin de Pago
Cantidad de Materiales
Tiempo de Entrega
3.1.1.11
Enviar Cotizacin
Descripcin
El proveedor enva solicitud al Comprador.
3.1.1.12
Recibir y analizar cotizaciones
Descripcin
El comprador recibe las cotizaciones y debe analizarlas para determinar
si cumple con las condiciones inciales estipuladas al inicio de la
negociacin.
25
3.1.1.13
Es
proveedores?
suficiente
la
informacin
recibida
por
los

3.1.1.14
Llenar Cuadro Comparativo de Proveedores
Descripcin
Cuando el Comprador recibe la cotizacin debe llenar el cuadro
comparativo de proveedores.
3.1.1.15
Seleccionar proveedor
Descripcin
Con la ayuda del cuadro comparativo el Comprador debe seleccionar al
proveedor entre los sugeridos por el Analista de Maestro y el sugerido
por el rea solicitante.
3.1.1.16
Es un proveedor nuevo?

3.1.1.17
Iniciar Proceso de Domiciliacin de Proveedor
Descripcin
Iniciar el proceso de Domiciliacin de Proveedores con el Analista de
Maestro.
3.1.1.18
Generar Orden de Compra
Descripcin
El Analista de Compra debe Generar la Orden de Compra para luego ser
firmada por la persona con el nivel de firma correspondiente.
3.1.1.19
Llevar las rdenes de Compras al Responsable
Correspondiente
Descripcin
26
El Analista de Compra debe llevarle al Responsable correspondiente, de

acuerdo a la Tabla 1 mencionada en este documento las rdenes de
compra para ser firmadas.
3.1.1.20
Firmar rdenes de Compras
Descripcin
La persona responsable debe firmar las rdenes de Compras todos los
das.
3.1.1.21
Enviar Orden de Compra al proveedor
Descripcin
Una vez firmada la Orden de Compra por la persona responsable, el
Comprador procede a enviarla al Proveedor.
3.1.1.22
Llamar al proveedor para confirmar la recepcin de
la Orden de Compra
Descripcin
El comprador debe llamar al proveedor para confirmar que este ha
recibido la Orden de Compra para proceder a la preparacin del pedido.
3.1.1.23
Proveedor recibi orden de compra?

3.1.1.24
Recepcin de Mercancia
Descripcin
El Comprador debe velar por la compra desde el momento inicial hasta
que esta es entregada en su destino final, donde deber revisar y
verificar con la solicitud de compra que la compra realizada est
completa.
3.1.1.25
Proveedor enva el pedido
Descripcin
El proveedor enva el pedido de acuerdo al tiempo de entrega estipulado
en la negociacin.
27
3.1.1.26
Pedido completo?

3.1.1.27
Notificar faltantes al proveedor
Descripcin
Llamar al proveedor, notificar los faltantes del pedido, enviarle "Nota de
Entrega" y factura en caso de poseerla.
3.1.1.28
Mercancia Conforme?

3.1.1.29
Devolver mercancia al proveedor.
Descripcin
En caso que la mercanca que se est entregando, no est conforme al
pedido realizado al proveedor
esta debe ser devuelta, para que
vuelvan a enviar la solicitada.
3.1.1.30
Facturas.
Documentar y enviar al rea correspondiente las
Descripcin
El Comprador debe recolectar todas las facturas de las compras
realizadas en ese mes, documentarlas en una relacin y enviarlas al
rea correspondiente los das jueves y lunes de cada mes. Las facturas
son enviadas a la central de compras ubicada en Mene Grande. En caso
de que la factura no llegue a tiempo debe notificar a travs de una
Provisin al rea correspondiente.
3.1.1.31
FIN
28
DIAGRAMA
PLANIFICADAS
29
DEL
PROCESO
DE
COMPRAS
Figure 6 Proceso de Compras Planificadas
30
4.1 Proceso de Compras Planificadas

4.1.1

4.1.1.1
Inicio
4.1.1.2
Enviar pedidos mensuales
Descripcin
El rea o empresa solicitante realiza el envo de sus pedidos (Solicitud)
mensuales a planificacin.
4.1.1.3
Recibir y validar pedidos mensuales
Descripcin
El personal de Planificacin recibe y evala las distintas solicitudes
recibidas.
4.1.1.4
Se aprueba el 100% del pedido?

SI: Continuar el tem 4.1.1.6
4.1.1.5
Notificar al Solicitante la cantidad a despechar
Descripcin
Se le notifica al Solicitante la cantidad de material que se puede
despachar.
4.1.1.6
Tipo de material solicitado
Consumibles / Pre-impreso / Pedido mensual: Continuar en el tem

4.1.1.7
Otros: Continuar en el tem 4.1.1.10
4.1.1.7
Verificar disponibilidad de stock
Descripcin
Se verifica por tipo de rubro las cantidades que se disponen en almacn.
4.1.1.8
Existe disponibilidad?

31
4.1.1.9
Despachar material al rea solicitante
Descripcin
De estar en existencia el material solicitado, se procede a despachar las
cantidades pedidas al rea o empresa solicitante. Continuar en el tem
4.1.1.12
4.1.1.10
Enviar Solicitud de Compra
Descripcin
El rea de Planificacin se convierte en el rea solicitante y realiza una
solicitud de compra para cubrir las necesidades de los pedidos
mensuales.
4.1.1.11
Iniciar Proceso de Gestin de Solicitud de Compra
Descripcin
La solicitud llega a manos de las compradoras y se realiza el proceso de
gestin de compras.
4.1.1.12
FIN
32
DIAGRAMA DEL PROCESO DE DOMICILIACION

DE UN PROVEEDOR
33
Figura 7 Proceso de Domiciliacin de un Proveedor
34
5.1 Proceso de Domiciliacin de un Proveedor

5.1.1

5.1.1.1
INICIO
5.1.1.2
Enviar Solicitud de Domiciliacin
Descripcin
El Solicitante debe enviar al rea de Maestro el Formato de Solicitud de
Domiciliacin.
5.1.1.3
Recibir y Verificar Solicitud de Domiciliacin
Descripcin
El Analista de Maestro debe recibir la solicitud de domiciliacin y
verificar los documentos del proveedor:
RIF
Registro Mercantil
Documento Bancario (Cheque, libreta)
5.1.1.4
Documentacin completa?
No: Continuar en el tem 5.1.1.5

Si: Continuar en el tem 5.1.1.6
5.1.1.5
Notificar al Solicitante los faltantes encontrados
Descripcin
Si la solicitud presenta algn faltante notificar al Solicitante.
5.1.1.6
Digitalizar documentos de proveedor
Descripcin
El Analista de Maestro debe digitalizar los documentos si los posee en
fsico. En caso de haber recibido los documentos por correo electrnico
procede a guardarlos en la Carpeta de Maestro.
5.1.1.7
Enviar notificacin de creacin de proveedor a
Contabilidad
Descripcin
35
Enviar a Contabilidad el archivo con la relacin de creacin de

proveedores en Mollier.
5.1.1.8
Crear proveedor en Mollier
Descripcin
El Analista de Contabilidad debe crear el proveedor en Mollier.
5.1.1.9
Notificar a Maestro creacin del proveedor
Descripcin
Notificar va correo electrnico al Analista de Maestro, la creacin del
proveedor en Mollier
5.1.1.10
Domiciliar proveedor
Descripcin
Ingresar en Mollier y domiciliar al proveedor.
5.1.1.11
Notificar al rea Solicitante
Descripcin
Notificar al rea solicitante la domiciliacin del proveedor.
5.1.1.12
FIN
36
DIAGRAMA DEL PROCESO EVALUACIN POSTCOMPRA
Figure 8 Proceso de Evaluacin Post-Compra
37
6.1 Proceso de Evaluacin Post- Compra

6.1.1

6.1.1.1
Inicio
6.1.1.2
Llenar Formato de Evaluacin Post-Compra
Descripcin
El Comprador debe llenar el formato de "Evaluacin de Proveedor PostCompra". (Formato en Desarrollo)
6.1.1.3
Maestro
Enviar
Formato
de
Evaluacin
Post-Compra
Descripcin
Enviar al Analista de Maestro el formato de "Evaluacin Post-Compra".
6.1.1.4
Final
Completar
Formato
de
Evaluacin
Post-Compra
Descripcin
Descargar el formato de evaluacin enviado por el comprador en el
Formato Final de Evaluacin Post-Compra, donde se indica la decisin
basada en la informacin suministrada.
6.1.1.5
Calificacin del Proveedor
Calificado: Continuar en el tem 6.1.1.6

Calificado Con Reserva: Continuar en el tem 6.1.1.7
Descalificado: Continuar en el tem 6.1.1.8
6.1.1.6
Conservar Proveedor
Descripcin
Se debe conservar al proveedor por cumplir con los requisitos
solicitados.
6.1.1.7
Condicionar la permanencia del Proveedor
Descripcin
38
Se debe condicionar al proveedor para que realice una mejora en los

prximos 6 meses.
6.1.1.8
Notificar al Gerente de Operaciones y Tecnologa
Descripcin
Se debe notificar al Gerente de Operaciones y Tecnologa las razones y/o
factores que han descalificado al proveedor.
6.1.1.9
Notificar al proveedor la decisin tomada
Descripcin
Se debe notificar las condiciones de la permanencia o no del proveedor
en la base de maestro al proveedor
6.1.1.10
FIN
39
DIAGRAMA DEL PROCESO DE PREIMPRESOS
40
Figure 9 Proceso de Preimpresos
41
7.1 Proceso de Preimpresos

7.1.1

7.1.1.1
INICIO
7.1.1.2
Enviar correo de Verificacin de Formatos
Descripcin
El solicitante, debe enviar un correo de verificacin de formato del
Preimpresos a solicitar al rea de "Innovacin y Mejora de Procesos", a
travs
de
la
subgerencia
escribiendo
un
correo
a
mvaldes@sanitasvenezuela.com, donde debe indicar:
Nombre del Preimpresos a solicitar.
Adjuntar el JPG, PDF del ltimo formato recibido, y en caso de no contar
con el JPG, deber digitalizar uno de los formatos que an est en uso.
7.1.1.3
Revisar Formato de Preimpreso vs Bitcora de
Modificacin de Formato
Descripcin
Se debe realizar la revisin del formato enviado vs la bitcora de
modificacin del formato.
7.1.1.4
Enviar Formato de Preimpreso a las reas de
Impuestos y Legal de la Compaia
Descripcin
El rea de Innovacin y Mejora de Procesos" enviar el formato a las
reas de Impuestos y Legal de la organizacin, que corresponda para la
aprobacin de cada una de las artes.
7.1.1.5
Revisar el Formato de Preimpreso
Descripcin
Las reas de Impuestos y Legal deben revisar los preimpresos y verificar
que stos cumplan con las polticas establecidas por la empresa as
como con las leyes del pas.
42
7.1.1.6
Enviar correo a Procesos indicando la aprobacin
y/o observaciones del Preimpreso
Descripcin
Luego de ser evaluado el caso, se devuelve el correo al rea de
Innovacin y Procesos con las observaciones indicadas en caso de
existir.
7.1.1.7
Redactar Informe de Preimpreso
Descripcin
En caso de haber observaciones, se elaborar un informe con las
modificaciones indicadas y ser reenviado al solicitante junto con los
correos de aprobacin correspondiente al rea jurdica e impuestos.
(Durante todas las consultas deber permanecer copiado en el correo el
rea solicitante)
7.1.1.8
Enviar informe al rea solicitante
Descripcin
Se hace el envo al Solicitante del arte aprobado y sus modificaciones en
caso de que tenga, para que sea gestionado por Mercadeo.
7.1.1.9
Reenviar correo con informe al rea de Mercadeo
Descripcin
El solicitante es responsable de hacer llegar el correo al rea de
Mercadeo.
7.1.1.10
Realizar
correspondiente
las
modificaciones
del
arte
Descripcin
Mercadeo realiza las modificaciones en el arte o busca la ltima imagen
en el formato correspondiente, cumpliendo con todo lo especificado en
el informe y aprobado por las reas correspondientes.
7.1.1.11
Enviar arte al rea solicitante
Descripcin
El rea de Mercadeo enva la imagen en PDF o JPG para la revisin por
parte del solicitante, quien generar la aprobacin del mismo. Una vez
43
aprobada el arte, el rea de Mercadeo enva por correo electrnico al

rea solicitante el arte en el formato requerido para la impresin. En el
caso en que el peso del archivo, impida el envo del arte por correo
electrnico, Mercadeo deber realizar el envo del JPG al rea solicitante
y hacer entrega del CD con el formato aprobado al rea de Compras.
7.1.1.12
Revisar arte
Descripcin
El rea Solicitante deber revisar el preimpresos y decidir si es lo
requerido. Posteriormente, deber realizar la solicitud formal a Compras
del preimpresos. En caso de no serlo, debern comunicarse con
Mercadeo para plantear sus necesidades.
7.1.1.13
Se aprueba el arte?

7.1.1.14
Enviar Solicitud de Preimpreso al rea de Compras
Descripcin
El rea Solicitante deber enviar por correo electrnico al rea de
Compras la solicitud de del material preimpresos, con el arte en formato
JPG y/o PDF, o en el formato de impresin en curvas que enva
Mercadeo. Adicionalmente, debe enviar el correo de aprobacin del rea
de Innovacin y Mejora de Procesos (informe y correos de las reas de
aprobacin que corresponde).
7.1.1.15
Verificar y proceder con la orden de compra
Descripcin
El rea de Compras debe verificar que sea el ltimo arte aprobado y
proceder a realizar la orden de Compra pertinente.
7.1.1.16
FIN
44
DIAGRAMA DEL PROCESO DE CONTABILIDAD

Grabacin de Factura
45
Figure 10 Proceso de Contabilidad Grabacin de Factura
46
8.1 Proceso de Contabilidad Grabacin de Factura

8.1.1

8.1.1.1
INICIO
8.1.1.2
Enviar Facturas y Archivo Lote a Mesa de Control
Descripcin
El rea de Compras debe enviar por valija las facturas con original y
copia de los proveedores a Mesa de Control. Al mismo tiempo deben
enviar un archivo lote, donde indiquen las facturas que se estn
enviando en fsico.
8.1.1.3
Cotejar el Archivo Lote con las Facturas en Fsico y
Verificar Deberes Formales y Polticas Internas
Descripcin
El Analista de Mesa de Control debe comparar la informacin
suministrada en el archivo lote con las facturas que posee en fsico.
Adems debe revisar que contengan los deberes formales (RIF, Razn
Social, Domicilio Fiscal) y las polticas internas (sello presupuestal, firma
de autorizacin).
8.1.1.4
Existen errores?

8.1.1.5
Grabar en Mollier las Facturas
Descripcin
El Analista Junior verifica los deberes formales y procede a grabar las
facturas en Mollier.
8.1.1.6
Emitir comprobantes para revisin del Supervisor
Descripcin
Analista Junior emite comprobantes de grabacin para verificacin
posterior del Supervisor (Eje: Cuenta Contable)
47
8.1.1.7
Revisar Comprobantes
Descripcin
Revisar Comprobantes emitidos por el Analista Junior
8.1.1.8
Aprueba los Comprobantes?

8.1.1.9
Enviar a Tesorera
Descripcin
Enviar los comprobantes a Tesorera.
8.1.1.10
Devolver para modificacin
Descripcin
El Supervisor debe eliminar de Mollier los comprobantes sino est
aprobado y si por error est aprobado se debe realizar un reverso en el
sistema. Luego enviar al Analista Junior para la modificacin de los
comprobantes.
Si se encuentras errores en los comprobantes el Supervisor debe
devolver estos al Analista Junior para que sean modificados.
8.1.1.11
Notificar Errores a Compras
Descripcin
El Analista de Mesa de Control debe indicar al rea de Compras los
errores encontrados.
8.1.1.12
FIN
48
DIAGRAMA DEL PROCESO DE TESORERA

Generacin de Pagos de Factura
Figure 11 Proceso de Tesorera Generacin de Pagos de Factura
49
9.1 Proceso de Tesorera: Generacin de pagos de factura

9.1.1

9.1.1.1
INICIO
9.1.1.2
Enviar facturas a Tesorera
Descripcin
El rea de Compras, luego de gestionar las facturas las debe enviar
todos los das a Tesorera antes de las 10 am.
9.1.1.3
Recibir Facturas
Descripcin
Se recopilan las facturas recibidas hasta las 10 am.
9.1.1.4
Dividir facturas por tipo de empresas
Descripcin
Al momento de llegar las facturas, son divididas entre los tres (3)
analistas, segn las empresas que maneje cada uno de ellos.
9.1.1.5
Tipo de documento
Nota de giro u orden de compra con notificacin de urgente:

Continuar en el tem 9.1.1.8
Facturas a 30 das: Continuar en el tem 9.1.1.6
9.1.1.6
Archivar facturas segn el da indicado por el sello
de compras
Descripcin
Las facturas son archivadas segn el da que indica el sello de recibido el
material (sello puesto por el rea Compras) y seleccionadas cada da
para hacer los pagos pertinentes.
9.1.1.7
compras
Esperar hasta cumplir los 30 das segn el sello de
Descripcin
Se mantiene la factura archivada hasta los 30 das correspondientes
para la realizacin de su pago.
50
9.1.1.8
Verificar los datos de los proveedores
Descripcin
Se buscan en la base de datos la informacin necesaria para la
realizacin de la transferencia.
9.1.1.9
El proveedor est domiciliado?

9.1.1.10
caso
Enviar correo a Compras y hacer seguimiento del
Descripcin
En caso de no contar con el proveedor previamente domiciliado, se le
enva un correo a Compras solicitando la informacin y se le hace
seguimiento hasta su recibimiento.
9.1.1.11
Realizar el pago
Descripcin
Se realizan los pagos de las facturas pautadas para ese da, as como
tambin de los urgentes que llegaron antes de las 10 am.
9.1.1.12
Entregar comprobantes de pago
Descripcin
Para la ciudad de Caracas los comprobantes son entregados en el stano
1 de La Torre de las Mercedes. Para otras ciudades los comprobantes son
enviados directamente a los PAI.
9.1.1.13
FIN
51
10
DIAGRAMA DEL PROCESO DE RECEPCIN DE

FACTURAS
Figure 12 Proceso de Recepcin de Facturas
52
10.1 Proceso de Recepcin de Facturas

10.1.1

10.1.1.1
INICIO
10.1.1.2
Recibir facturas de los proveedores
Descripcin
El Asistente de Compras debe recibir las facturas de los proveedores en
un horario comprendido de lunes a jueves de 8:00am a 10:00am.
10.1.1.3
Registrar en Base de Datos
Descripcin
El Asistente de Compras debe registrar en una base de datos: el nombre
del proveedor, fecha de recepcin y comprador a quien entregar la
factura.
10.1.1.4
Entregar la factura al Comprador correspondiente
Descripcin
El Asistente de Compras debe entregar la factura al comprador que
corresponde en la brevedad posible.
10.1.1.5
Recibir Factura
Descripcin
El comprador recibe la factura.
10.1.1.6
Registrar en Libro de Control
Descripcin
Al entregar la factura, el Asistente de Operaciones debe solicitarle al
comprador que firme en el libro de control.
10.1.1.7
Iniciar Proceso de Contabilidad
Descripcin
Iniciar el proceso de contabilidad.
53
10.1.1.8
FIN
11
DIAGRAMA DEL PROCESO DE GENERACIN DE

PAGOS URGENTES
54
Figure 13 Proceso de Generacin de pagos urgentes
55
11.1 Proceso de Generacin de Pagos Urgentes

11.1.1
Elementos del Proceso

11.1.1.1
INICIO
11.1.1.2
compra.
Negociar
trminos y condiciones inciales de la
Descripcin
Los supervisores vigilan el cumplimiento del proceso natural de pago de
factura (18-Compras + 7-Contabilidad + 5-Tesorera = 30) das, el cual
deber ser notificado al proveedor en las condiciones inciales de las
distintas cotizaciones. Debern tambin entregar un informe mensual al
GOT que contenga la cantidad de compras que se realizaron con pagos
sujetos a las polticas de la compaa (30 das) con respecto a los pagos
urgentes realizados y sus justificaciones.
11.1.1.3
proveedor.
Realizar el cuadro comparativo para la eleccin del
Descripcin
Las compradoras como parte de su proceso de eleccin debern realizar
el cuadro comparativo para justificar la eleccin del proveedor
seleccionado con respecto a los otros proveedores cotizados.
11.1.1.4
la compra
Informar al GOT la necesidad de pago urgente para
Descripcin
Al momento de la solicitud de firma y revisin de los cuadros
comparativos, las compradoras debern informar al GOT la justificacin
del pago urgente. (Se ser vlida la notificacin previa va correo del uso
de pagos urgentes, solamente la presencial al momento de la firma)
11.1.1.5
Revisar los cuadros comparativos y firmar
rdenes de compra
las
Descripcin
El GOT revisar los cuadros comparativos, firmar las distintas rdenes
de compra y pedir justificacin a la compradora en caso de estar
sealada algn pago urgente dentro de la compra.
56
11.1.1.6
Realizar cuadro de conciliacin de pagos urgentes
pre-aprobados
Descripcin
El asistente de la Gerencia de Operaciones y Tecnologa deber realizar
un cuadro donde se lleve registro de los pagos urgentes pre-aprobados
por el GOT para consolidar diariamente la solicitud a la Gerencia de
Administracin con copia a los Coordinadores y Supervisores para su
visto bueno.
11.1.1.7
Revisar con
factibilidad de los pagos
la
gerencia
de
Presupuesto
la
Descripcin
La subgerente y Coordinadoras de Compras debern revisar con la
Gerencia de Presupuesto la factibilidad de los pagos puesto a que esta
Gerencia ser quien tenga la ltima palabra en la decisin de los pagos
urgentes.
11.1.1.8
FIN
57
12
BASE DE COMPRAS
El rea de Compras gestiona una gran cantidad de solicitudes

provenientes de todas las reas de la organizacin y que corresponden a
diversos rubros, tales como:
Artculos de Cafetera
Artculos de Limpieza
Consumibles
Compras Generales
Preimpresos
Artculos de Oficina
Planificables
Por dicha razn, el rea de Compras solicit a la Subgerencia de

Innovacin y Mejora de Procesos, el diseo de una herramienta que
permita mejorar la metodologa y simplificar el manejo de los
documentos, para ello se crearon los siguientes documentos:
1. Solicitud de Compras (Pre-impreso, Cartuchos, Oficina, etc.)(Ver
Figura 14). Dichas solicitudes deben ser llenadas con la siguiente
informacin, por el rea solicitante:
a. Empresa que solicita
b. Centro de Costo
c. Direccin de entrega de la Mercanca
d. Entregar Mercanca a
e. Descripcin del artculo
f. Unidad de Medida
g. Cantidad Solicitada
h. Observaciones: Se recomienda que en este campo el rea
solicitante indique al menos un proveedor (sugerencia) para
realizar la compra.
i. Nombre del Solicitante
58
Luego de ingresar esta informacin debe hacer clic en el botn Enviar

Correo. Al llegar el correo a la bandeja de entrada del Supervisor de
Compras, este debe asignar la solicitud al comprador correspondiente.
2. BASES Inciales Analista (Ejemplo: AN, MD, EO, etc.) (Ver Figura
15): Cada comprador tendr su base exclusiva para ir cargando las
solicitudes. El Analista de Compras, debe tener nicamente
abiertos en la computadora la solicitud y la base, y al presionar el
botn IMPORTAR en el archivo de la base, la solicitud se carga
automticamente en la base con cada uno de los campos llenados
en la misma y genera el nmero de solicitud.
59
Figure 14 Solicitud de Compras para Solicitud de Artculo de Limpieza y Cafetera
60
Figure 15 Base nica Compra
Anlisis de Proveedores (Pre-Compra)

El objetivo de realizar un Anlisis de Proveedores para asignar la
compra que se desea efectuar, es debido a que la empresa debe
garantizar los mejores insumos del mercado para el correcto
desenvolvimiento de la operacin de la organizacin. Bsicamente,
los factores que se deben tomar en consideracin a la hora de
seleccionar a un proveedor son:
Ubicacin Geogrfica
Tipo de Producto que ofrece
Precio
Disponibilidad
Descuentos por volumen
Condiciones de Pago
Tiempo de entrega del pedido
61
Clientes del proveedor

Medios de Distribucin
Partiendo de estos factores, se ha diseado un Cuadro
Comparativo (Ver Figura 16), donde los Analistas de Compras
deben ingresar una serie de informacin suministrada en la
cotizacin de los proveedores. De igual forma, deben establecer
las condiciones inciales por las cuales se regir la compra a
realizar.
A continuacin se explica brevemente, el Cuadro Comparativo
para la evaluacin de proveedores. Dicho cuadro contiene los
siguientes campos de informacin:
El Analista de Compras debe ingresar la siguiente informacin en
el Cuadro Comparativo:
Parte A:
1. Descripcin del material: Ingresar el nombre del material a
estudiar. Por ejemplo: Telfono, Silla, Mesa.
2. Cantidad: Colocar la cantidad del material que est cotizando
el proveedor.
3. Unidad de Medida: Ingresar la unidad de medida en la que se
presenta el material. Por ejemplo: Unidad, caja, paleta.
4. Proveedor: Debajo del campo que dice Proveedor, se debe
ingresar el nombre del proveedor. Por ejemplo: Inversiones
3500.
5. Precio Unitario: Se debe ingresa el precio unitario por
material de acuerdo a cada cotizacin. Adicionalmente, la
herramienta coloca de color verde los precios unitarios mnimo
por tipo de material automticamente.
6. Precio Total: Es el equivalente a la multiplicacin del precio
unitario por la cantidad de unidades solicitadas/cotizadas y el
IVA (Dicha operacin es realizada automticamente por la
herramienta diseada en Excel). El IVA est fijado en una celda
en lado superior derecho de la hoja de Excel, en caso de
aumentar debe ser modificada la celda.
62
7. Precio
U
Mnimo:
La
herramienta
selecciona
automticamente el precio unitario mnimo por material.
8. Precio
T
Mnimo:
La
herramienta
selecciona
automticamente el precio total mnimo por material.
Parte B:
En la tabla de Condiciones Inciales, se debe ingresar aquellas
condiciones estipuladas por Sanitas Venezuela y/o cualquiera de
las empresas dentro de la organizacin para la gestin de la
compra, y por los distintos proveedores a evaluar:
Las cuales son:
Condicin de Pago: Es la cantidad de das que el

proveedor espera recibir el pago de la prestacin de sus
servicios. La celda de color verde, es aquella donde la
Analista de Compra debe ingresar los das estipulados por
Sanitas Venezuela u otra de las empresas de la organizacin.
Asimismo, dicho factor tiene un peso sobre el total de la
decisin de un 35% (celda de color morado), el cual puede
estar sujeto a modificacin de acuerdo al rubro y/o compra.
Cantidad de Materiales: Es la cantidad de materiales
ofertados por el proveedor. La celda de color verde, es
aquella donde la Analista de Compra debe ingresar la
cantidad de materiales solicitados por Sanitas Venezuela u
otra de las empresas de la organizacin. Asimismo, dicho
factor tiene un peso sobre el total de la decisin de un 15%
(celda de color morado), el cual puede estar sujeto a
modificacin de acuerdo al rubro y/o compra.
Tiempo de Entrega: Es la cantidad de das que el
proveedor promete entregar el pedido completo. La celda de
color verde, es aquella donde la Analista de Compra debe
ingresar el tiempo de entrega del material estipulado por
Sanitas Venezuela u otra de las empresas de la organizacin.
Asimismo, dicho factor tiene un peso sobre el total de la
decisin de un 50%(celda de color morado), el cual puede
estar sujeto a modificacin de acuerdo al rubro y/o compra.
Es importante resaltar que s un proveedor cotiza pero no

indica la fecha de entrega, en el cuadro el Analista de Compra
debe ingresar un nmero que permita a la herramienta colocar
el menor porcentaje de la decisin. Por ejemplo:
63
Condicin Inicial:
Tiempo de Entrega (Sanitas): 2 das.

Proveedor: No indic das de entrega.
Respuesta (Lo que se debe colocar en la celda del
proveedor): 2+16 (Este 16 o un nmero mayor debern
sumarlo siempre para que la frmula coloque el menor
porcentaje posible por no ofrecer un tiempo de entrega)
Resultado Final: En dicho campo se evalan las condiciones

anteriormente mencionadas, se utiliza una sealizacin del tipo
semforo para indicar el nivel de satisfaccin de las
condiciones inciales:
Verde: Las condiciones inciales se satisfacen en un porcentaje

mayor o igual al 85%, indicando en la Parte A, el mensaje de
Evaluar Precio y cambiando de color la celda a verde.
Amarillo: Las condiciones inciales se satisfacen entre un

porcentaje menor a 85% y mayor al 50%, indicando en la Parte
A, el mensaje de No Evaluar.
Rojo: Las condiciones inciales se satisfacen en un porcentaje

menor o igual al 50%, indicando en la Parte A, el mensaje de
No Evaluar.
Adicionalmente, el Analista de Compras no debe guiarse

exclusivamente por los resultados que arroje dicho Cuadro
Comparativo, debido a que los Compradores debern tomar en
cuenta su conocimiento y pericia al momento de evaluar los
resultados de la seleccin de proveedores. Al finalizar el Cuadro
Comparativo y tomar la decisin de cul ser el proveedor
seleccionado para la compra, se debe imprimir para anexarlo al
expediente del proveedor.
64
Figure 16 Cuadro Comparativo Pre-Compra
65
Figure 17 Formato de Solicitud de domiciliacin
66

Proceso Compras

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INNOVACIN Y MEJORA DE

PERFIL DEL DOCUMENTO

(Nombre del responsable de la revisin)

(Nombre del responsable de la revisin)

(Nombre del responsable por la aprobacin)

(Nombre del responsable por la aprobacin)

DOCUMENTO DE PROCESO (NOMBRE DEL PROCESO)

(NOMBRE DEL PROCESO)........................................................................1

DOCUMENTO DE PROCESO (NOMBRE DEL PROCESO)

Inicio simple: Indica dnde se inicia un proceso. No tiene algn

Inicio mensaje: Se utiliza cuando el inicio de un proceso se da al

Inicio seal: El inicio de un proceso se da por la llegada de una

Inicio mltiple: Significa que hay mltiples formas de iniciar el

Inicio temporizacin: Se utiliza cuando el inicio de un proceso

Inicio condicin: Este tipo de evento dispara el inicio de un

Tarea: Es una actividad atmica dentro de un flujo de proceso. Se

Tarea Manual: Es una tarea que espera ser ejecutada sin la

Tarea de Usuario: Es una tarea de workflow tpica donde una

Tarea de Servicio: Es una tarea que utiliza algn tipo de servicio

DOCUMENTO DE PROCESO (NOMBRE DEL PROCESO)

Tarea de Envo: Es una tarea diseada para enviar un mensaje a

Tarea de Recepcin: Es una tarea diseada para esperar la

Tarea de Script: Es una tarea que se ejecuta por un motor de

Subproceso: Es una actividad compuesta que incluye un

Subproceso otros: Es una actividad compuesta que incluye un

Decisin basada en eventos: Representa un punto de

Evento Intermedio Simple: Indica que algo sucede en algn

Evento de Mensaje: Indica que un mensaje puede ser

DOCUMENTO DE PROCESO (NOMBRE DEL PROCESO)

un mensaje se identifica con una figura sombreada. El evento que

Evento intermedio temporizacin: Indica un retraso dentro del

Evento de enlace: Este evento se utiliza para conectar dos

Evento de seal:Estos eventos se utilizan para enviar o

Fin: Indica que el flujo finaliza

Fin mltiple: Significa que hay mltiples consecuencias de

Fin de Mensaje: Indica que un mensaje se enva una vez finaliza

Fin terminal: Finaliza el proceso y todas sus actividades de

Diagrama PEPSU: Establece la descripcin general integral de un proceso

DOCUMENTO DE PROCESO (NOMBRE DEL PROCESO)

S (Salidas): Se describe de forma particular cada una de las salidas del

DOCUMENTO DE PROCESO (NOMBRE DEL PROCESO)

SITUACIN ACTUAL DE CENTRAL DE COMPRAS OPERACIONES Y COMPRAS IPS

DOCUMENTO DE PROCESO (NOMBRE DEL PROCESO)

1.2 Polticas Compras

El rea solicitante debe proponer al menos un (1) proveedor.

Cada proveedor deber tener su expediente.

DOCUMENTO DE PROCESO (NOMBRE DEL PROCESO)

Tabla 1 Responsable de aprobacin segn el monto

12. La firma de rdenes de compra se pueden efectuar todos los das.

DOCUMENTO DE PROCESO (NOMBRE DEL PROCESO)

1.2.2 Proceso de Solicitud de Despacho de Material (Ver

1.2.3 Proceso de Domiciliacin de un Proveedor (Ver Figura

DOCUMENTO DE PROCESO (NOMBRE DEL PROCESO)

2. Cada rea solicitante es responsable de enviar la Solicitud de

3. Los Analistas de Maestro al recibir la planilla Solicitud de

5. Una vez creados los Proveedores en Mollier, Contabilidad enviar

1.2.4 Proceso de Pre-Impresos (Ver Figura 9)

DOCUMENTO DE PROCESO (NOMBRE DEL PROCESO)

6. El responsable de la aprobacin de las artes es el solicitante, quien

1.2.5 Proceso de Contabilidad (Ver Figura 10)

1.2.6 Proceso de Tesorera (Ver Figura 11)

DOCUMENTO DE PROCESO (NOMBRE DEL PROCESO)

5. La aprobacin de transferencia para rdenes de giro ser firmada por

A continuacin, se muestra el ciclo de pago por el cual se debe regir el rea