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Curso Planejamento Estratégico

Exercício Análise Ambiental e Ações Estratégicas (Matriz de


SWOT e Plano de Ação 5W2H)

Procedimento:

1 – Construa o Quadro Análise da Matriz Estratégica – SWOT, utilizando folhas de


papel flip chart (4) conforme quadro abaixo:

Quadro de Análise Estratégica - SWOT

Fatores Externos Oportunidade - Fatores Internos Força (+) ou


“O” ou Ameaça - (Característica fraqueza (-)
“A” interna desejada)
(A) (B) (C) (D)

Forças – são características internas da empresa, tangíveis ou não, que podem


ser potencializadas para otimizar o desempenho da empresa.
Oportunidades – são situações que ocorrem no ambiente externo e independem
da vontade da empresa. Podem ser atuais ou futuras e, se aproveitadas
adequadamente pela empresa, podem trazer benefícios.
Franquezas – são características internas da empresa, tangíveis ou não, que
devem ser eliminadas para evitar que comprometam o seu desempenho.
Ameaças – são situações atuais ou futuras que ocorrem no ambiente externo e
independem da vontade da empresa. Se não forem evitadas, podem afetar
negativamente o desempenho da empresa.

2 – Utilizando como exemplo a padaria “Pão Bem (+) Gostoso” (descrito a seguir),
construa em equipe, o Quadro de Análise Estratégica. Inicie fazendo uma
apresentação do perfil da empresa:

 Localizada em uma rua movimentada de bairro de classe média;


 O proprietário, Sr. João, é um antigo morador do bairro e muito
respeitado por todos;

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 O bairro tem crescido muito, com novos prédios em lugar das velhas
casas;
 Os clientes são fiéis e o Sr. João ainda pratica o velho conceito da
caderneta, na qual os clientes registram suas compras e fazem o acerto
de contas no final do mês;
 O Sr. João vem notando que alguns clientes estão atrasando muito os
acertos;
 Sua padaria é tradicional; o produto fabricado tem a qualidade
reconhecida pelos clientes; entretanto, não há grandes variedades como
salgados, tortas, doces, etc.;
 A padaria “Pão Bem (+) Gostoso” possui boa situação financeira; os
impostos estão em dia; entretanto, o alvará de funcionamento está
irregular;
 A dois quarteirões da padaria “Pão Bem (+) Gostoso” está sendo
construída uma padaria concorrente, a “Pão Tem de Tudo”, que
oferecerá produtos mais diversificados; esta padaria possuirá
estacionamento em frente à loja;
 A padaria “Pão Bem (+) Gostoso” não possui sistema self service, sendo
o atendimento feito por balconistas;
 O processo produtivo não é padronizado, ocasionando desperdício
principalmente de matéria-prima.

3 – Faça um brainstorming, levantando as situações externas (fatores) que estão


acontecendo, ou irão acontecer no ambiente externo da empresa, que, de alguma
forma, no presente ou no futuro, possam impactar o negócio da padaria “Pão Bem
(+) Gostoso”. Por exemplo:

 Recessão econômica/desemprego;
 Novos entrantes no mercado (concorrência);
 Procura por produtos diversificados;
 Incêndio ocorrido em prédio comercial localizado em sua região
levou a prefeitura municipal a intensificar a fiscalização;
 Maior fiscalização da vigilância sanitária;
 Com o crescimento do bairro, as relações comerciais estão mais
impessoais;

4 – Transporte estes dados para a coluna “A” do Quadro de Análise da Matriz


Estratégica e em grupo, faça uma reflexão e avaliação de cada um destes fatos,
classificando-os como Oportunidade (O) ou Ameaça (A) para a padaria “Pão Bem
(+) Gostoso”, indicando esta classificação na coluna “B” do Quadro de Análise da
Matriz Estratégica.

Nota: A classificação de um fator externo em Oportunidade (O) ou Ameaça (A) vai


depender única e exclusivamente de como o participante (empresa) se percebe
diante do fato; portanto, não devemos fazer considerações do tipo certo ou errado;
tudo vai depender do posicionamento da empresa. No caso da padaria “Pão Bem

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(+) Gostoso” o Sr. João considerou a recessão como uma oportunidade porque a
empresa está capitalizada, não tem dívidas ou empréstimos e seus equipamentos
já estão amortizados; portanto, se souber aproveitar essa situação, ele poderá
fazer frente ao concorrente.

5 – Em seguida o grupo deverá identificar as características internas desejadas


(fatores internos) para que a empresa possa aproveitar uma oportunidade e
crescer ou evitar uma ameaça externa, transcrevendo-as para a coluna “C” do
Quadro de Análise da Matriz Estratégica.

6 – Para finalizar a análise do ambiente interno, avalie como estão essas


características na empresa e classifique-as como força (+) ou fraqueza (-),
utilizando para tal a coluna (D) do Quadro de Análise da Matriz Estratégica.

7 – De posse do Quadro de Análise da Matriz Estratégica concluído inicia-se a


análise da Matriz Estratégica para definição das prioridades de atuação,
concentrando a atenção em:

 Eliminar as fraquezas (-) para combater uma ameaça externa (A)


(estratégia de melhoria/defensiva),
 Utilizar as forças (+) para aproveitar as oportunidades externas (O)
(estratégia de crescimento/ataque)
 Para os casos nos quais as oportunidades estão associadas a
características internas classificadas como fraqueza, as decisões deverão
ser implantadas em momento mais oportuno, visando aproveitá-las para o
crescimento da empresa;
 Para as ameaças cujas características internas forma classificadas como
força, a empresa está estrategicamente posicionada no mercado, ou seja,
nenhuma ação deve ser implantada no momento.
Nota: Cada participante, em função do seu estilo ou de sua percepção do negócio,
definirá o critério que julga mais adequado para a sua empresa; portanto, não
cabem considerações sobre certo ou errado.

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Gabarito:

Quadro de Análise Estratégica - SWOT


Fatores Externos Oportunidade - Fatores Internos Força (+) ou
“O” ou Ameaça - (Característica fraqueza (-)
“A” interna desejada)
(A) (B) (C) (D)
Recessão  Capital de giro (+)
econômica O próprio
(situação
financeira
estável)
Novos entrantes  Qualidade (+)
(Concorrentes) A  Baixo custo (-)
 Bom (-)
atendimento
Novos Produtos  Diversificação (-)
A de produtos
 Pessoal (-)
qualificado
Intensificação da  Regularização (-)
Fiscalização A fiscal
Relações  Bom (-)
impessoais A atendimento

8 – Estabelecida a prioridade, o grupo deverá identificar as ações adequadas a


serem implementadas na empresa. Para isso, utilize folha de flip chart (3),
construa o quadro abaixo:

Identificando as Ações Estratégicas

Característica Situação atual Situação desejada Ações Propostas


interna desejada (G)
(E) (F) (H)

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a) Escreva na coluna “E” a característica interna a ser trabalhada.
b) Escreva na coluna “F” o estado atual (situação atual) em que a empresa se
encontra com relação à característica interna a ser trabalhada.
c) Escreva na coluna “G” a situação desejada, ou seja, o que a empresa
espera atingir com relação à característica interna após a implementação
das ações.
d) Identifique na coluna “H” as ações estratégicas a serem implementadas
para que a empresa possa atingir a situação desejada.

Exemplo de Ações Estratégicas:

Ações Estratégicas de Crescimento (ataque)

Característica Situação atual Situação desejada Ações Propostas


interna desejada (G)
(E) (F) (H)
Capital de giro Existente, pouco Crescimento, bem  Marketing
próprio explorado explorado adequado da
comercialmente. comercialmente. caderneta
 Ampliação para
outros clientes
que não sejam
tradicionais do
bairro

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Ações Estratégicas de Melhoria (defesa)

Característica Situação atual Situação desejada Ações Propostas


interna desejada (G)
(E) (F) (H)
Baixo custo  Não há  Custos e  Buscar
mecanismo estoques capacitação na
para controle de controlados de área de custos
custo e de forma mais de
estoques adequada panificadoras
 Existe  Redução dos  Buscar
desperdício de desperdícios programa de
matéria-prima. combate ao
desperdício
Bom atendimento  O atendimento  Atendimento  Buscar
é bom, mas profissional e capacitação na
feito de forma humano área de
amadora. atendimento
 Não há  Implantar
uniformes uniforme
adequados
 Atendentes sem
nenhum
treinamento.

9 – Agora priorize e planeje a implementação das ações utilizando a matriz de


preferência (ou outra ferramenta) e o 5W2H, conforme modelo abaixo:

a) Matriz de preferência

O que é?

É uma tabela que permite a organização de idéias ou alternativas segundo uma


certa ordem ou grau preferência.

Quem utiliza?

Todas as pessoas da empresa podem utilizar esta ferramenta, inclusive na vida


pessoal.

Por que?

Escolher e priorizar alternativas de forma rápida e precisa.

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Como usar?

 Selecione uma lista de alternativas a serem priorizadas, relacionadas a uma


determinada situação.
 Liste as alternativas na coluna da esquerda da Matriz de Preferência, em
qualquer ordem.
 Defina qual o critério que será utilizado para comparar as alternativas. Por
exemplo:
- Custo de implantação
- Complexidade técnica
- Prazo de implantação
- Impacto no desempenho da empresa (resultados)
- Autonomia na implantação
- Coerência com os valores da empresa
- Receptividade interna
- Grau de facilidade de implantação

Compare as alternativas, duas a duas, com cada uma das outras, ordenadamente:

- A primeira alternativa é comparada com a segunda quanto ao critério


escolhido. Se a escolha recair na primeira alternativa, o número 1 é
marcado na primeira coluna à direita da lista das alternativas. Se for
escolhida a segunda alternativa, o número 2 é assinalado nessa coluna.
- Da mesma forma, compare a primeira alternativa com a terceira,
seguindo o mesmo procedimento. Prossiga nesta seqüência até que a
primeira alternativa tenha sido comparada com as demais.
- Em seguida, faça a comparação da segunda alternativa com as outras,
exceto com a primeira alternativa. As escolhas devem ser anotadas na
segunda coluna.
- Passe, então, para a comparação da terceira alternativa, e assim por
diante até que todas tenham sido comparadas entre si.
- O número de colunas com os resultados das comparações será igual ao
número de alternativas existentes.
- Complete a matriz, calculando o número de vezes que cada uma das
alternativas foi escolhida. A alternativa prioritária será aquela com maior
freqüência.

Alternativas
1
2
3
4

Alternativas 1 2 3 4
Freqüência

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Priorização

b) Plano de ação – 5W2H

O que é?

É uma ferramenta utilizada para planejar a implementação de uma solução.

O planejamento da solução deve ser elaborado em respostas às seguintes


questões:

Questões Significado
O que (What)? Qual a ação planejada? Que medidas serão adotadas?
Quem (Who)? Quem é responsável pela condução desta ação? (não deixe
que mais de uma pessoa seja responsável pela mesma ação.)
Quando Quando esta ação será implementada? (defina uma data para
(When)? início da ação. Determine o período de tempo necessário para
implementar a ação)
Por que (Why)? Por que esta ação será necessária? Por que foi definida esta
ação? Qual o resultado esperado?
Onde (Where)? Onde a ação será desenvolvida? Qual a abrangência da ação?
Como (How)? (Método) Como implementar a ação? Quais os passos a serem
dados?
Quanto (How Quanto será gasto? Qual o custo do investimento? Qual o
much)? tempo gasto para executar a ação?

Quando utilizar?

- Para garantir que a ação seja implementada conforme o planejado.


- Possibilita o acompanhamento da execução de uma ação.

Como usar?

- Defina qual ação a ser implementada.


- Elabore um quadro com as sete questões do 5W2H, deixando espaço
suficiente para seu preenchimento.
- Preencha cada coluna do quadro plano de ação, respondendo as sete
perguntas.
- Defina quem será o responsável geral pela implementação do plano de ação.

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O que Quem Quando Por que Onde Como Quanto

c) Utilizando as ações identificadas no exemplo da padaria “Pão Bem (+)


Gostoso”, veja a seguir uma ilustração de uma priorização de ações
utilizando a ferramenta Matriz de Preferência. O critério utilizado na
priorização é “maior velocidade de retorno”.

Alternativas
1 Buscar capacitação na área de custos de panificadoras
2 Buscar programa de combate ao desperdício
3 Buscar capacitação na área de atendimento
4 Implantar o uniforme

Alternativas 1 2 3 4
Freqüência
Priorização

Análise das alternativas com base no critério “maior velocidade de retorno”

Alternativas
1 Buscar capacitação na área de custos de panificadoras
2 Buscar programa de combate ao desperdício 2
3 Buscar capacitação na área de atendimento 3 2
4 Implantar o uniforme 4 2 4

Alternativas 1 2 3 4
Freqüência 0 3 1 2
Priorização 4a 1a 3a 2a

d) Utilizando as ações priorizadas acima, referentes ao exemplo da padaria


“Pão Bem (+) Gostoso”, veja a seguir um planejamento de ações utilizando
a ferramenta 5W2H.

Gerisval Pessoa 9 Revisão 01: 17/01/2010


Plano de Ação – 5W2H
Objetivo: Buscar programa de combate a desperdício

O que Quem Quando Por que Onde Como Quanto


(Ações)
Comprar Sr. João 01/03/2010 Conscientizar SEBRAE Marcando R$
programa D todos os entrevista 600,00
´olho na empregados para no Balcão
Qualidade a prática da SEBRAE
eliminação do
desperdício
Lançar o Sr. João 20/03/2010 Buscar Sala de - Afixar
Programa comprometiment reuniões cartaz na 1hora
na padaria o de todos da empresa
padaria - Divulgar
objetivo/
principais
etapas do
programa
Lançar o D. Maria 01/04/2010 Ter somente o Padaria Palestra e 1hora
Senso de (esposa) que é necessário filme
Descarte para o trabalho
Lançar o D. Maria 01/05/2010 Manter em ordem Padaria Palestra e 1hora
Senso de (esposa) os objetos de filme
Organizaçã trabalho
o
Lançar o D. Maria 01/06/2010 Manter um Padaria Palestra e 1hora
Senso de (esposa) ambiente limpo e filme
Limpeza sadio
Lançar o D. Maria 01/07/2010 Cuidar da saúde Padaria Palestra e 1hora
Senso de (esposa) física e mental e filme
Higiene da apresentação
pessoal
Lançar o D. Maria 01/08/2010 Adquirir bons Padaria Palestra e 1hora
Senso de (esposa) hábitos filme
Ordem
Mantida
Fazer Auditore 01/09/2010 Avaliar o grau de Padaria Identificando 1dia
avaliação do s implementação os pontos
Programa internos do programa fortes e a
melhorar
Definir D. Maria 30/10/2010 Manter os Padaria Reunião 1hora
ações de resultados com todos
manutenção obtidos com o os

Gerisval Pessoa 10 Revisão 01: 17/01/2010


do D´OLHO programa empregados
Material adaptado do curso de Planejamento Estratégico do SEBRAE – 2002.

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