UNIDAD II

ORGANIZACIN
La organizacin responde a la pregunta Cmo lo voy a hacer?, qu medidas se utilizan para lograr
lo que se desea.
Entidad o grupo social
Organizacin
Como un proceso
Reyes Ponce
Estructuracin
de
las
relaciones que debe existir
entre las funciones, niveles y
actividades de los elementos
materiales y humanos de un
organismo social con el fin de
lograr su mxima eficiencia
dentro de los planes y
objetivos sealados.

Koontz y ODonell
Organizar es agrupar las
actividades necesarias para
alcanzar ciertos objetivos,
asignar a cada grupo un
administrador con la autoridad
necesaria para supervisarlo y
coordinar toda la estructura
de la empresa.

Mnch Galindo
Establecimiento
de
la
estructura necesaria para la
sistematizacin racional de los
recursos,
mediante
la
determinacin de jerarquas,
disposicin, correlacin y
agrupacin de actividades, con
el fin de poder realizar y
simplificar las funciones del
grupo social.

Principios

Las actividades se deben relacionar con los objetivos de la

empresa. La existencia de un puesto se justifica si apoya a
alcanzar los objetivos.
La actividad de una persona debe limitarse a la ejecucin de
Especializacin
una sola actividad. Mientras ms especfico, mayor ser su
eficiencia y destreza.
Establecimientos de centros de comunicacin de donde
Jerarqua
emane la comunicacin para lograr los planes, en los cuales la
autoridad y responsabilidad fluyan en una lnea clara e
ininterrumpida, del nivel ms alto al nivel ms bajo.
Paridad de autoridad y A cada grado de responsabilidad conferido, le corresponde un
grado de autoridad necesario para cumplir la responsabilidad.
responsabilidad
Los subordinados solo deben reportar a un solo jefe ya que
Unidad de mando
reportar a ms ocasionar fugas de responsabilidad, confusin
e ineficiencia (duplicidad de mando).
Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y
Difusin
autoridad, deben ponerse por escrito.
Amplitud o tramo de Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados de tal
manera que se realizan las funciones eficientemente.
control
Objetivo

Coordinacin

Continuidad

Las unidades de cada organizacin deben mantenerse en

equilibrio (en todas las funciones de la empresa).
La estructura organizacional debe mantenerse, mejorarse y
ajustarse a las condiciones del medio. (realizar modificaciones
necesarias).

Organizacin en el trabajo, es el conjunto de normas que tienen como finalidad coordinar todos
los medios a disposicin de la empresa para que, con los mnimos costos y el mnimo esfuerzo, se
obtengan los objetivos previamente marcados.
Existen dos tipos de organizacin:
Organizacin formal
La organizacin formal es la configuracin
intencional que se hace de las diferentes tareas
y responsabilidades, fijando su estructura de
manera que se logren los fines establecidos por
la empresa, supone ordenar y coordinar todas
las actividades, as como los medios materiales
y humanos necesarios, cada persona tiene una
labor especfica. De esta manera, los
empleados dedican su tiempo a la ejecucin de
sus tareas, las relaciones de autoridad, la
informacin, los mtodos de trabajo,
procedimientos y responsabilidades, estn
previstos de antemano por la organizacin.

Organizacin informal
La organizacin informal se conforma mediante
una red de relaciones informales que se
producen en el mbito empresarial y que no
han sido planificadas por la direccin, ni
establecidas con anterioridad.
De esta manera, dos empresas con una
organizacin similar sern diferentes, y
tambin ser distinto su funcionamiento,
puesto que estarn integradas por personas
que se adaptan de forma muy diferente a la
organizacin.

Fases del proceso organizativo

(Organizacin formal)
Para efectuar adecuadamente la organizacin de una empresa Hay que considerar los siguientes
aspectos:
1. Determinar claramente la actividad que se va a realizar; esto es, qu vamos a hacer.
2. Efectuar la divisin de esta actividad.
3. Ordenar las divisiones y sealar las personas que se responsabilizarn de cada una de ellas.
4. Establecer los medios materiales y humanos que requiera cada divisin, fijando el papel de cada
uno de ellos.
5. Implantar un sistema de comunicacin que permita que las distintas partes de la organizacin
tengan la informacin necesaria para tomar las decisiones de su competencia.
6. Fijar un sistema de control; Las organizaciones interactan siempre en un entorno muy
cambiante al que han de adaptarse constantemente; por ello, la funcin organizativa no finaliza
nunca. En esta fase se comprueba que la organizacin funciona como se haba previsto,
introducindose los ajustes necesarios para su mejora.

Al configurar la organizacin podemos considerar a la empresa como un sistema compuesto, a su

vez, por varios subsistemas, que sern las divisiones que, de forma intencional, establezcan el
nivel de direccin. Estas divisiones tienen sus propios objetivos y estructura. Al mismo tiempo,
cada subsistema se relacionar con los dems y tambin con el sistema empresa.
La empresa se comunicar, as mismo, con el entorno; por eso, se afirma que es un sistema
abierto. Si el sistema se configura adecuadamente, resulta que el todo, es decir la empresa, ser
ms que la suma de las partes o subsistemas en que se ha dividido. A la accin conjunta de las
distintas divisiones se le llama sinergia (del griego sinergia, que quiere decir cooperacin). La
sinergia genera un mayor efecto en conjunto que la suma de los efectos que producira cada parte
por separado.
Etapas de organizacin del trabajo

Divisin del trabajo: es la separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de realizar una
funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo de esfuerzo, dando lugar a la especializacin
y perfeccionamiento en el trabajo.
Coordinacin: es la sincronizacin de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin
de lograr oportunidad, unidad, armona y rapidez, en el desarrollo y la consecucin de los
objetivos.
La distribucin de la actividad de la empresa en las diversas tareas individuales y la agrupacin de
stas en bloques ms o menos homogneos conformarn una serie de unidades que se
denominan departamentos, divisiones o reas funcionales. Estas unidades pueden estructurarse
segn varios criterios: por sus funciones, por sus productos, por sus mercados, mixtas, etc.
Jerarquizacin: es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de rango, grado o
importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean,

independientemente de la funcin que realicen. La jerarquizacin implica la definicin de la

estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se
relacionen entre s con precisin.
Reglas que se deben respetar al realizar una jerarquizacin:
1. Los niveles jerrquicos establecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser los
mnimos e indispensables.
2. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel (lineal, funcional y/o staff).
Departamentalizacin: es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades
especficas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente
secuencia:
1. Listar todas las funciones de la empresa.
2. Clasificarlas.
3. Agruparlas segn un orden jerrquico.
4. Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas.
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligacin entre las funciones y
los puestos.
6. Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos.
7. El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern
relacionarse con el tamao y las necesidades especficas de la empresa y las funciones
involucradas.
Los tipos de departamentalizacin ms usuales son:
1) Funcional; agrupacin de actividades segn su funcin primordial para lograr la
especializacin y con ello mayor eficiencia.
Gerencia

Produccin

Mercadotecnia

Finanzas

2) Por productos; Lo utilizan las empresas que fabrican diversas lneas de productos,
se realiza en base a un producto o grupo de productos relacionados entre s.

Higiene corporal

Produccin

Hogar

Mascotas

3) Geogrfica; se utiliza cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado

es extenso y disperso.
Ventas
regionales

Norte

Centro

Sur

4) Por clientes; Se crean unidades cuyo inters principal es servir a los distintos
compradores, se aplica en empresas comerciales.
Ventas

Caballeros

Dama

Nios

5) Procesos o equipo
Proceso

Ensamble

Soldadura

Pintura

Organigramas : tambin conocidos como Cartas o Grficas de organizacin, son representaciones

grficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones, las
funciones, los niveles, las jerarquas, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella.
Requisitos para su elaboracin:
Los organigramas deben ser muy claros, por ello se recomienda que no contengan un
nmero excesivo de cuadros y puestos.
No deben comprender a los trabajadores y empleados.
Deben contener nicamente el nombre de la funcin y no de la persona.

Objetivos; no es ms que la expresin de un deseo mediante acciones concretas para

conseguirlo, un objetivo sirve para:

Formular concreta y objetivamente resultados

Planificar acciones
Orientar procesos
Medir resultados

Tipos de Objetivos
Objetivos de largo plazo (Estratgicos); Son objetivos a nivel de la organizacin, sirven para definir
el rumbo de la empresa. Se hacen generalmente para un periodo de cinco aos, y tres como
mnimo. Cada objetivo estratgico requiere una serie de objetivos tcticos.
Objetivos de mediano plazo (Tcticos); Son objetivos a nivel de reas o departamentos, se
establecen en funcin de los objetivos estratgicos. Se hacen generalmente para un periodo de
uno a tres aos. Cada objetivo tctico requiere una serie de objetivos operacionales.
Objetivos de corto plazo (Operacionales); Son objetivos a nivel de operaciones, se establecen en
funcin de los objetivos tcticos. Se hacen generalmente para un plazo no mayor de un ao.
Procesos; Los procesos administrativos operativos en una empresa se refieren a los lineamientos
que se seguirn con el objetivo de obtener los resultados que se ha propuesto alcanzar en un
tiempo determinado. Estos se establecen mediantes controles internos y manuales de
procedimiento sobre cmo debern ser llevados los distintos proceso en la empresa, y cada cierto
tiempo se van evaluando para determinar si los mismos han sido debidamente aplicados.
Procedimientos; Son aquellos planes que sealan la secuencia cronolgica ms eficiente para
obtener los mejores resultados en cada funcin concreta de una empresa.
Programas; Los programas son aquellos planes en los que no solamente se fijan los objetivos y la
Secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de las
partes. As como es de la esencia de las polticas el orientar genricamente la accin, y de los
procedimientos el fijar la secuencia de acciones, los programas se caracterizan por la fijacin del
tiempo requerido para cada una de sus partes.
Los programas pueden ser generales y particulares, segn que se refieran a toda la empresa, o a
un departamento en particular. Los programas pueden ser tambin a corto y a largo plazo. Suelen
considerarse a corto plazo los que se hacen para un mes hasta un ao. Los que exceden de ese
plazo se consideran de largo plazo.
Recursos que intervienen en los diferentes procesos.
Humanos; Todo organismo social debe otorgar prioridad a los recursos humanos de que dispone.
El elemento humano, es decisivo en todas las fases de operacin de todo tipo de organizacin: en
las etapas de inicio, crecimiento y desarrollo. La fuerza del trabajo representa uno de los renglones

ms elevados del gasto, as mismo se deben de considerar los gastos derivados del reclutamiento,
seleccin, contratacin, induccin, capacitacin y desarrollo del personal, as como los implcitos
en los programas de seguridad y servicios para el personal.
Financieros: Son los elementos monetarios propios y ajenos con que cuenta una organizacin y
que son vitales para la ejecucin de sus operaciones. Los recursos propios son dinero en efectivo,
aportaciones de los socios, utilidades. Los recursos ajenos son prstamos de acreedores y
proveedores, crditos bancarios, emisiones de valores (acciones).Las finanzas se refieren a los
aspectos monetarios de una organizacin, consisten en el uso ptimo de los recursos financieros,
en cuanto a cantidad, calidad y oportunidad, tanto de las fuentes que suministran fondos, como
de la aplicacin que de ellos se hacen. En el significado de finanzas, est implcito el adecuado
aprovechamiento y administracin de todos los ingresos y egresos.
Materiales; Los recursos materiales o fsicos, resultan bsicos para el xito o fracaso de una
empresa. Lo vital en su administracin, es lograr el equilibrio en su utilizacin; tan daino es para
una organizacin la escasez de recursos materiales como su abundancia. Los recursos materiales
Son aquellos bienes tangibles, propiedad de una organizacin, se incluyen: edificios, terrenos,
instalaciones, materiales, equipo, instrumentos, herramientas y materias primas (materiales
auxiliares que forman parte del producto) , productos en proceso, productos terminados, etc.
Grfico de Gantt
La tcnica ms antigua para la programacin y control de actividades es la conocida como grfico
de Gantt en honor del ingeniero norteamericano Henry L. Gantt que la cre a principios del siglo
XX.
Este grfico representa las actividades de un proyecto en unos ejes de coordenadas. En el eje
horizontal se recoge el tiempo y en de las coordenadas vertical las distintas actividades que
componen el proyecto. Estas actividades se representan mediante segmentos cuyas longitudes
son proporcionales a sus duraciones. El extremo inferior del segmento correspondiente a una
determinada actividad, la cual se sita en la fecha prevista de comienzo de la misma. La duracin
total del proyecto coincidir con la finalizacin de la actividad ms alejada del eje de coordenadas
Ejemplo: