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2004 by Digerati Books


Todos os direitos reservados e protegidos pela Lei 5.988 de 14/12/1973.
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Editora-Assistente
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Preparao e Reviso de Textos
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Produo
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Capa
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Projeto Grfico
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Arte
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300 Dicas
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Diretores
Alessandro Gerardi (gerardi@digerati.com.br)
Luis Afonso G. Neira (afonso@digerati.com.br)
Alessio Fon Melozo (alessio@digerati.com.br)
ISBN: 85-89535-36-3

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Prefcio
Simplicidade tudo. Essa frase define de modo claro
aquilo que pensamos ao produzir este livro. Em vez de
incluir dezenas de conceitos tericos e estender-se em
mincias e detalhes sem importncia sobre a ferramenta, este livro vai direto ao ponto. Traz, passo a passo, e
de maneira prtica e descomplicada tudo o que necessrio para usar as principais ferramentas do pacote
Microsoft Office (Word, Powerpoint, Excel e Access).
Nosso intuito com isso mostrar ao leitor que aprender
a usar essas ferramentas pode ser muito fcil. Basta ter
acesso a um computador e testar as dicas apresentadas.
Para cumprir esse objetivo, selecionamos 300 dicas
prticas sobre este, que atualmente o conjunto de
ferramentas mais usado por profissionais que se utilizam do computador no dia-a-dia de trabalho. Nas 128
pginas deste livro, voc ter acesso a dicas que foram
agrupadas visando propiciar um aprendizado gradativo
dos softwares, independente do nvel de conhecimento
que o leitor possuir.
Dessa maneira, esperamos sinceramente que voc
possa aprender exatamente o que precisa, dominando
rapidamente essas poderosas ferramentas, indispensveis tanto para quem pretende trabalhar com informtica
como para os que simplesmente querem fazer seus trabalhos escolares. Boa leitura!
Luis Matos
luismatos@digerati.com.br

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CAPTULO I WORD
1.1 Primeiros passos
01 Iniciando o Word..............................................................................12
02 Digitao e navegao....................................................................12
03 As barras de ferramentas................................................................12
04 Seleo de caracteres....................................................................13
05 Salvando um trabalho.....................................................................13
06 Alterao de zoom..........................................................................13
07 Exibindo duas partes de um documento simultaneamente............14
08 Correo ortogrfica......................................................................14
09 Ferramentas Localizar e Substituir.................................................14
10 Textos divididos em colunas...........................................................15
11 Comandos Desfazer e Refazer........................................................15
12 Copiar e Colar..................................................................................16
13 Modificando o Modo de exibio....................................................16

1.2 Formatao de textos


14 Estilos de formatao.....................................................................16
15 Numerao de pginas...................................................................17
16 Alterando o tamanho e tipo de fonte..............................................17
17 Minsculas e maisculas................................................................18
18 Definindo a cor da fonte ................................................................18
19 Marcadores e numerao...............................................................18
20 Opes de efeito de texto...............................................................19
21 Pargrafos......................................................................................19
22 Alinhamento e espaamento de pargrafo.....................................19
23 Criando uma Marca dgua..............................................................20
24 O recurso Contar palavras..............................................................20
25 Alterando o nome do autor..............................................................20
26 Definindo o plano de fundo.............................................................21
27 Formatao automtica..................................................................21

1.3 Inserindo textos e figuras


28 Comentrios no texto......................................................................22
29 Smbolos..........................................................................................22
30 Bordas e sombreamento.................................................................22
31 Notas de rodap..............................................................................23
32 ndices para textos..........................................................................23
33 Organograma...................................................................................24
34 Autotexto..........................................................................................24
35 WordArt...........................................................................................24
36 Figura do arquivo............................................................................25
37 Tabelas............................................................................................25
38 Quebras de pgina...........................................................................26

1.4 Segurana e proteo


39 Salvando uma cpia de backup do arquivo....................................26
40 Exigindo senhas para abrir ou alterar um arquivo..........................27

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41 Removendo informaes ocultas e particulares.............................27


42 Permitindo alteraes controladas e comentrios em um documento..27
43 Removendo e alterando senhas......................................................28

1.5 Recursos de idiomas


44 Traduzindo um texto........................................................................28
45 Corrigindo a ortografia de outro idioma.........................................29

1.6 Impresso
46 Visualizando uma impresso...........................................................29
47 Configurando uma pgina para impresso.....................................29
48 Configurando o tipo de papel para impresso................................30

1.7 Convertendo documentos no Word


49 Convertendo um arquivo em outro formato....................................30
50 Documento mestre..........................................................................30
51 Converso de um documento em um documento mestre...............31

1.8 Mala direta, envelopes e correspondncias


52 Convertendo um envelope nico......................................................31
53 Personalizando um envelope...........................................................31
54 Inserindo um endereo do catlogo...............................................32
55 Criando um diretrio de nomes e endereos..................................32
56 Criando uma mala direta simplificada............................................32
57 Criao e envio de fax.....................................................................33
58 Criando currculos padronizados.....................................................33

1.9 O Word e a Internet


59 Criando hiperlinks.............................................................................33
60 Ativando ou desativando hiperlinks................................................34
61 Salvando um arquivo como pgina da Web....................................34
62 Criando uma pgina de Web...........................................................34

1.10 Macros e programao


63 Gravando uma nova macro.............................................................35
64 Atribuindo macros a uma barra de ferramentas.............................35

CAPTULO II POWERPOINT
2.1 Primeiros passos
65 A tela do PowerPoint.......................................................................36
66 Insero de slides...........................................................................36
67 Salvando uma apresentao...........................................................36
68 Alinhamento de texto......................................................................37
69 Criao de senhas de segurana....................................................37
70 Remoo ou alterao de senhas...................................................37
71 Cabealhos, rodaps e slides..........................................................37
72 Data e hora nos slides de apresentao.........................................38

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2.2 Desenvolvendo uma apresentao


73 O plano de fundo do slide................................................................38
74 Modo de exibio padro................................................................39
75 Exibio de grades..........................................................................39
76 Exibio da guia Tpicos e slides...................................................39
77 Definio do layout e design do slide.............................................40
78 Modificao do esquema de cores.................................................40
79 Configurao de intervalos para apresentaes............................41
80 Adicione efeitos de transio.........................................................41
81 Desativando intervalos entre slides................................................41
82 O slide mestre.................................................................................41
83 Impresso de folhetos....................................................................42
84 Figuras como plano de fundo de apresentaes............................42
85 Efeitos sonoros em slides...............................................................42
86 Execuo de CDs em apresentaes..............................................43
87 Criao de apresentaes a partir de outras preexistentes...........43
88 Exibio de apresentaes.............................................................44
89 O Assistente de viagem...................................................................44

2.3 Recursos do Office aplicados


90 Organogramas.................................................................................45
91 Figuras do arquivo...........................................................................45
92 Smbolos..........................................................................................45
93 Recursos do Word em apresentaes do PowerPoint.....................46
94 WordArt...........................................................................................46
95 ClipArts...........................................................................................46
96 Comentrios.....................................................................................47
97 Contedos em caixas de texto........................................................47
98 Dados do Excel em apresentaes..................................................47
99 Vnculos entre clulas e slides........................................................48
100 Envio de apresentaes...............................................................48

2.4 lbuns de fotografia


101 Criao de lbuns de fotografia...................................................48
102 O layout do lbum.........................................................................49
103 Legendas em fotos.......................................................................49
104 Fotos e caixas de texto em um lbum..........................................50
105 Fotos em preto e branco...............................................................50

2.5 Animaes
106 Esquemas predefinidos de animaes.........................................50
107 Sons em animaes......................................................................51
108 Loops de animao.......................................................................51
109 Incio ou final suave para animaes...........................................51
110 Alterando a cor do texto aps a animao...................................52
111 Visualizao de animaes...........................................................52
112 Animao aps a execuo..........................................................52
113 Menus animados...........................................................................52

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2.6 A transmisso de apresentaes


114 Gravao e armazenamento de transmisses..............................53
115 Transmisso de apresentaes ao vivo........................................53
116 Reagendando ou excluindo uma apresentao............................53
117 Exibindo anotaes durante apresentao..................................54
118 Enviando apresentaes por fax..................................................54

2.7 O PowerPoint e a Internet


119 Visualizando uma apresentao na Web......................................54
120 Publicando apresentaes na Web..............................................55
121 O boto de ao em um slide.......................................................55
122 Agendando uma reunio online....................................................55

2.8 Macros do PowerPoint


123 Gravao e execuo de uma macro simples..............................56
124 Configurao de macros para apresentaes..............................56

CAPTULO III EXCEL


3.1 Primeiros passos
125 Exibio de planilhas.....................................................................57
126 Organizao de planilhas.............................................................57
127 A largura das colunas...................................................................57
128 A altura das linhas........................................................................58
129 Inserindo linhas e colunas............................................................58
130 Ocultando e excluindo linhas e colunas.......................................58
131 Salvando uma pasta de trabalho...................................................59

3.2 Edio de dados


132 Autopreenchimento......................................................................59
133 Cpia de valores............................................................................60
134 Movendo e excluindo clulas........................................................60
135 O Colar especial............................................................................61
136 Localizando e substituindo dados.................................................61
137 Comentrios..................................................................................62
138 Localizando clulas.......................................................................62
139 Usando figuras e imagens.............................................................62
140 Formatao rpida ou Autoformatao.......................................63
141 Mesclando alteraes entre planilhas..........................................63

3.3 Frmulas e funes


142 Criao de frmulas e funes.....................................................63
143 A mdia aritmtica.......................................................................64
144 Clculo do menor e maior nmero................................................64
145 Funes para contagem de clulas..............................................64
146 Porcentagens................................................................................65
147 Funes lgicas............................................................................65

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148 Frmulas condicionais..................................................................66


149 Adio de valores...........................................................................66
150 Funes para busca de dados........................................................67
151 Funes Data e Hora.....................................................................68
152 Arredondamento de valores..........................................................68
153 Verificaes de contedo com funes ....................................68
154 Clculo de juros............................................................................69
155 Botes com dupla funcionalidade................................................69
156 Potncia, raiz quadrada e logaritmo.............................................69
157 Seno, co-seno e tangente............................................................70
158 Funo Valor futuro......................................................................70
159 Funo PGTO................................................................................70
160 Funo IPGTO...............................................................................71
161 Funo NPER................................................................................71
162 Determinante de uma matriz........................................................71
163 O boto Inserir funo..................................................................72
164 Erros em frmulas........................................................................72

3.4 Formatao de planilhas


165 Nmero e Moeda...........................................................................73
166 Data e Hora...................................................................................73
167 Frao...........................................................................................74
168 CEP, CIC e telefone.......................................................................74
169 Mesclando clulas........................................................................74
170 Inclinando o texto de uma clula.................................................75
171 Exportando sua planilha para o formato TXT................................75
172 Importao de texto......................................................................75
173 Ordenando dados............................................................................76
174 Visualizao de grandes planilhas..................................................76
175 A cor de fundo da clula...............................................................76
176 A borda das clulas.......................................................................76
177 Seleo de colunas no adjacentes..............................................77
178 Invertendo a posio de linhas e colunas....................................77
179 Copiando clulas que contm frmulas.......................................77
180 Marcas dgua...............................................................................78
181 Buscando valores de outras planilhas..........................................78

3.5 Criao de grficos


182 O Assistente de grficos...............................................................78
183 Tipos de grfico.............................................................................78
184 Formatao do eixo do grfico.....................................................79
185 Alterando a escala do seu grfico................................................79
186 Formatao de legendas e ttulos................................................79
187 Diagramas.....................................................................................80
188 Grficos 3D...................................................................................80
189 Destacando uma fatia de um grfico...........................................81

3.6 Impresso
190 Pr-visualizao de planilhas.......................................................81
191 Cabealho e rodap.......................................................................82

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192 Margens........................................................................................82
193 Definindo a rea de impresso......................................................83
194 Linhas de grade na impresso......................................................83
195 Ocultando trechos da planilha na impresso................................83

3.7 O Excel e a Internet


196 Visualizao de planilhas em um browser.....................................84
197 Salvando como pgina da Web.....................................................84
198 Hiperlinks......................................................................................84
199 Importando tabelas da Internet para planilhas............................85

3.8 Integrao com outros aplicativos


200 Vinculando objetos........................................................................86
201 Incorporando objetos....................................................................86
202 Hiperlinks para acessar outros programas...................................87
203 Usando o Access Link para trocar informaes entre Excel e Access...87
204 Recuperando dados de uma tabela do Access.............................88
205 Exportando uma planilha para o Access......................................88
206 Formulrios para inserir dados no Excel......................................88

3.9 Tabelas dinmicas


207 Construindo tabelas dinmicas.....................................................89
208 Modificando tabelas dinmicas....................................................89
209 Construindo grficos dinmicos...................................................90

3.10 Dicas avanadas


210 Vinculando planilhas.....................................................................90
211 Ferramenta Solver.........................................................................91
212 Proteo da planilha.....................................................................92
213 Regras de validao......................................................................92
214 Nomeando intervalos de clulas...................................................93
215 Cenrios........................................................................................93
216 O recurso Atingir meta..................................................................94
217 Alterando grficos com a ferramenta Atingir meta.....................94
218 Relatrios......................................................................................95
219 Edio de relatrios......................................................................96
220 Construo de BDs........................................................................96
221 Formulrios de dados.....................................................................97
222 Converso de medidas..................................................................97
223 Trabalhando com o Autofiltro.......................................................98
224 Opes de Autofiltro......................................................................98
225 Acrescentando um Filtro avanado..............................................98
226 Localizando dados com critrios..................................................99
227 Subtotais....................................................................................100
228 Protegendo as colunas ou linhas mais importantes...................100
229 Restringindo o acesso a sua planilha.........................................101
230 Abrindo um arquivo de texto no Excel.........................................101
231 Executando uma anlise esttistica...........................................102
232 Usando marcas inteligentes.......................................................102
233 Linhas mltiplas em clulas.........................................................102

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3.11 Macros e programao


234 Gravando uma nova macro..........................................................103
235 Execuo de macros...................................................................103
236 Opes de macro........................................................................104
237 Segurana e vrus de macro.......................................................104

CAPTULO IV ACCESS
4.1 Primeiros passos
238 Criando um Banco de Dados simples.........................................105
239 Modelos......................................................................................106
240 Modos de visualizao de dados................................................106

4.2 Tabelas
241 Criao de tabelas no Modo estrutura.......................................106
242 Criao de tabelas no Modo folha de dados...............................107
243 Tipos de campo para a tabela.....................................................107
244 Definindo a Chave primria.........................................................107
245 Chave primria em mltiplos campos........................................108
246 Descrio de campos...................................................................108
247 Desenvolvendo relacionamentos entre tabelas.........................108
248 Inserindo dados com uma mscara de entrada.........................109
249 Filtragem de dados.....................................................................110
250 Formatanto os campos em maisculas e minsculas.................110
251 Indexao de campos................................................................110
252 Preenchendo campos obrigatrios com a propriedade Requerido...110
253 Imagens na tabela......................................................................111

4.3 Formulrios
254 Criando formulrios simples via Assistente...............................111
255 Alinhando campos e o tamanho da tela.....................................112
256 Teclas teis de movimentao em formulrios..........................112
257 Criando formulrios no Modo estrutura.....................................113
258 Construindo subformulrios e tabelas relacionadas..................113
259 Inserindo data ou hora do sistema em um formulrio...............114
260 A Caixa de combinao..............................................................114
261 A Caixa de listagem....................................................................114
262 Desenvolvendo um formulrio de abertura................................115
263 Trabalhando com a Ordem de tabulao....................................115
264 Salvando formulrios em HTML.................................................116
265 Inserindo imagens em formulrios.............................................116

4.4 Relatrios
266 Visualizando relatrios...............................................................116
267 Criando relatrios rpidos..........................................................116
268 Adicionando quebras de pgina.................................................117
269 Criando relatrios a partir de uma consulta...............................117

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270 Criando relatrios sem o uso do Assistente...............................117


271 Inserindo nmeros de pgina em relatrios...............................118
272 Inserindo data ou hora no relatrio............................................118

4.5 Consultas
273 Consulta Simples ou Seleo.....................................................118
274 Utilizando critrios de consulta.................................................119
275 Selecionando intervalos de dados ............................................119
276 Calculando valores no campo.....................................................120
277 Criando uma tabela a partir de uma consulta.............................120
278 Atualizando tabelas.....................................................................121
279 SQL.............................................................................................121
280 Consulta Excluso......................................................................121
281 Localizando registros duplicados................................................122
282 Consulta Unio............................................................................122

4.6 Integrao com outros programas


283 Importando planilhas do Excel....................................................122
284 Importando arquivos .TXT...........................................................123
285 Exportando dados para o Word.....................................................123

4.7 Recursos de segurana


286 Protegendo seu Banco de Dados com senhas............................123
287 Criptografias em arquivos de dados...........................................124
288 Alterando a proteo de registro...............................................124
289 Configurao de permisses de acesso.....................................124
290 Recuperando um BD danificado.................................................124
291 Backup de BDs............................................................................125

4.8 Personalize o Access


292 Criando menus............................................................................125
293 Exportando para XML..................................................................126
294 Alterando a permisso para novas consultas.............................126
295 Compartilhando um BD na Rede..................................................126

4.9 Programao
296 A criao de macros..................................................................127
297 As aes de um boto..................................................................127
298 Definindo macros para condies especficas..........................128
299 Converso de macros em cdigos VBA.......................................128
300 Mdulos e VBA............................................................................128

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O Word o processador de texto mais vendido do mundo. Com ele voc


pode criar, compartilhar, revisar e publicar documentos. A cada nova verso do produto, voc encontra ferramentas de variados tipos e funes,
que aprimoram a produo e formatao dos seus textos. Acompanhe 64
dicas para aproveitar melhor os recursos oferecidos pelo aplicativo.

1.1 Primeiros passos


Dica 1 Iniciando o Word
Para poder usufruir os recursos
presentes no Word, preciso saber como acess-lo.
1. Para isso, clique no menu Iniciar>Programas>Microsoft Word.
2. Para facilitar a inicializao
do Word, insira um atalho no local
de sua preferncia.
3. Com o Word aberto, voc ver
a tela do aplicativo.

Dica 2 Digitao e navegao


Agora hora de aprender a
digitar e navegar na tela do Word:

tecla Enter somente para iniciar um


novo pargrafo.

Inserindo um texto

Navegando no texto

1. Para digitar um texto no Word,


basta clicar na rea branca e comear a digitar.
2. Perceba que o Word muda de
linha automaticamente quando voc
est digitando e chega ao finalmente um pargrafo; portanto, utilize a

1. Para se movimentar pelo texto, voc pode utilizar as barras de


rolagem e depois clicar no local desejado para digitar.
2. Outra opo usar as teclas
correspondentes s setas para cima
(Page Up ) ou para baixo (Page Down).

Dica 3 As barras de ferramentas


Como qualquer aplicativo que
rode em ambiente Windows, o
Word fornece um menu que exibe
uma lista de comandos e funes.

Para facilitar a vida dos usurios,


os comandos bsicos so colocados em barras de ferramentas. Veja
como inserir novas barras:

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1. Para inserir uma barra de ferramentas na tela principal, clique

com o boto direito do mouse sobre uma barra j apresentada. Surgiro opes de novas barras, selecione algumas e elas aparecero
no painel de controle.
2. Acomode-as no painel da forma que achar mais prtica.

Dica 4 Seleo de caracteres


Selecionar caracteres no Word
bastante simples. Basta usar o mouse
ou o teclado, seguindo os passos:

Uma seleo especial:


Seleo vertical

1. Para selecionar qualquer


caractere digitado, basta clicar prximo ao caractere e mover o mouse,
mantendo o boto esquerdo pressionado at o final da seleo.
2. Para selecionar um caractere com
o teclado, use as setas para posicionar
o cursor em frente palavra desejada.
Mantenha a tecla Shift pressionada e
use as setas para selecionar a palavra
ou qualquer outro caractere.

Ao selecionar uma palavra ou


uma frase, voc percebe que o
Word mostra os caracteres na horizontal. Se voc precisa aplicar
uma formatao diferenciada no
meio do texto, a seleo vertical
a mais indicada. Para selecionla, mantenha pressionadas as teclas Ctrl+Shift+Alt e movimente
o mouse na direo desejada at
o final da seleo.

Dica 5 Salvando um trabalho


muito fcil gravar um trabalho
no Word. possvel salvar um documento de diversas formas, ou
mesmo configurar o Word para salvlo automaticamente. Observe:

1. Para salvar seu texto, pressione o boto Salvar, localizado na


barra de ferramentas padro.
2. Se preferir usar teclas de
atalho, pressione Ctrl+B.

Dica 6 Alterao de zoom


Regulando o zoom, voc aproxima ou distancia a visualizao do seu
texto. A ferramenta zoom est localizada na barra de ferramentas padro.
1. Se preferir, voc tambm
pode alterar o zoom pelo menu
Exibir> Zoom. Na caixa que apa-

rece, selecione um nvel ou


percentual de zoom.
2. Nessa caixa voc tambm pode
visualizar vrias pginas simultaneamente clicando na opo Vrias pginas e escolhendo o nmero de
pginas a serem mostradas pelo
Microsoft Word.

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cap01 word.p65

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Dica 7 Exibindo duas partes de um documento simultaneamente


Muitas vezes, voc pode dinamizar
seu trabalho utilizando a tela dividida,
assim tanto a manipulao quanto o
acesso a qualquer parte do texto tornam-se muito fceis. Para fazer isso
no Word, proceda da seguinte forma:

no meio do texto indicando uma diviso. Clicando nessa seta, voc determina o tamanho da diviso.
2. Para fazer a tela retornar ao
normal, basta dar um duplo clique
na barra de diviso do Word.

1. V ao item Janela, no painel


de controle e selecione a opo Dividir com o mouse. Aparecer uma seta

Dica 8 Correo ortogrfica


Por padro, o Word verifica automaticamente a ortografia das palavras
digitadas, e, quando um determinado verbete no reconhecido ou contm erros, ele grifado em vermelho.
Porm, como o dicionrio do Word
bastante limitado, nem tudo o que
grifado est realmente incorreto.

Ignorando um texto durante


sua verificao ortogrfica
1. Selecione o texto ou trecho
de texto que no deve passar pela
verificao ortogrfica.

2. Acesse o menu Ferramentas


e escolha a opo Idioma e, na
seqncia, a opo Definir idioma.
3. Na janela Idioma, selecione o item
No verificar ortografia ou gramtica.

Definindo opes da
correo ortogrfica
1. Clique no menu Ferramentas
e, em seguida, Opes. Procure a
guia Ortografia e gramtica.
2. Para habilitar ou desabilitar a
verificao automtica da ortografia
do texto, basta marcar ou desmarcar
a opo Verificar Ortografia ao digitar.

Dica 9 Ferramentas Localizar e Substituir


Com os recursos Localizar e Substituir, voc pode evitar a repetio
excessiva de um verbete. Confira
como us-los:

Localizar
1. Acesse o menu Editar e escolha a opo Localizar. Ou, se
preferir, use o atalho Ctrl+L.

2. Digite em Localizar os caracteres


ou palavras a serem buscados.
3. Na seqncia, pressione o
boto Localizar prxima. Se o Word
achar a palavra solicitada, ela ficar destacada na tela.
4. Pressionando novamente Localizar prxima o Word vai buscar, se
houver, mais palavras coincidentes.

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Substituir
1. Clique no menu Editar
>Substituir.
2. Digite a palavra a ser substituda em Localizar, e a nova palavra na opo Substituir por. Clique
em Substituir ou Substituir tudo,
para fazer as alteraes.

Dica 10 Textos divididos em colunas


No Word voc tambm pode criar
textos em mais de uma coluna. Veja
como fcil:

2. Acesse o menu Formatar, escolha a opo Colunas e a quantidade de colunas desejada. Note
que h um cone na barra de ferramentas padro que simplifica a
escolha do nmero de colunas que
sero apresentadas no texto.

Utilizando duas ou mais


colunas no texto inteiro
1. Selecione todo o seu texto, ou
apenas parte dele, com o mouse ou
por meio do atalho Ctrl+T.

Dica 11 Comandos Desfazer e Refazer


O que fazer quando apagamos acidentalmente algum trecho do texto
que estamos escrevendo? Utilizamos
os comandos Desfazer e Refazer, que
revertem ou desfazem a ltima execuo. Observe:

1. Digite uma frase.


2. Agora apague qualquer palavra da frase.
3. Para recuper-la, pressione
o boto Desfazer ou utilize as teclas Ctrl+Z.

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Dica 12 Copiar e Colar


Os comandos Copiar e Colar
podem facilitar bastante a sua
vida. Voc pode utiliz-los, por
exemplo, quando houver necessidade de repetir palavras,
caracteres ou figuras. Para
utiliz-los, siga os passos:

1. Selecione um trecho do seu


texto e pressione Copiar. Se preferir, utilize o atalho, pressionando
as teclas Ctrl+C.
2. Clique sobre um ponto do seu
texto e pressione o boto Colar, ou,
se preferir, use o atalho Ctrl+V.

Dica 13 Modificando o Modo de exibio


possvel elaborar seu texto em
diferentes modos de exibio. Do
layout normal ao de impresso,
voc pode antecipadamente definir com qual tipo quer trabalhar.
E estes so os procedimentos:

1. No menu Exibir selecione uma


destas opes: Normal, Layout de
impresso, Layout da Web e Estrutura de tpicos. Se no gostar do
resultado, repita o procedimento
selecionando outra opo.

1.2 Formatao de textos


Dica 14 Estilos de formatao
Os estilos de formatao so
configuraes que voc cria para
padronizar seu texto. Suponhamos que voc sempre utilize a
fonte Bell MT, tamanho 11, itlico, e defina a cor azul para os
subttulos apresentados no seu

texto. Nesse caso voc poupa tempo utilizando o recurso de estilos


padronizados, pois ao criar um
estilo para um determinado trecho
do texto, a formatao de qualquer
parte do seu trabalho torna-se
muito mais fcil.

1. Comece digitando seu texto


sem se preocupar com a formatao
de cada ttulo ou subttulo.
2. Para criar um estilo, v a
Formatar>Estilos e Formatao.

3. No Word 2002 ou XP a janela de estilos aparecer no canto


esquerdo superior. Pressione o boto Novo Estilo.

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4. Surgir uma janela com opes para voc criar um estilo. Depois de definir o estilo pressione OK.

5. Agora basta selecionar o trecho do texto e aplicar o padro


criado. Clique em Opes de estilo e selecione o estilo.
6. Aps definir um estilo, voc
escolhe um padro para ele da
mesma forma que para um tipo
de fonte.
7. Dependendo do tamanho do
seu trabalho, talvez no compense usar estilos. Nos mais extensos,
esse recurso poder poupar um
bocado do seu tempo no processo
de formatao.

Dica 15 Numerao de pginas


Para numerar as pginas de um
trabalho, clique em Inserir>
Nmero de pginas. Surgir uma
caixa na qual voc deve escolher
se a numerao aparecer no cabealho ou no rodap do texto,
como ser o alinhamento do texto
e a pgina em que se iniciar a numerao. Para alterar as configura-

es-padro para apresentao dos


nmeros, clique em Formatar e escolha o novo formato.

Dica 16 Alterando o tamanho e tipo de fonte


H diversos tipos e tamanhos
de fontes tipo de letra do seu
texto no Word. Tal variedade
permite que voc personalize seus
textos. Aprenda como faz-lo:
1. Se voc j iniciou o texto, basta
selecionar (marcando com o mouse)
o trecho que dever ser alterado.

2. Na barra de ferramentas
Formatao, clique no menu Fonte e escolha um dos tipos de fonte.
3. Para mudar o tamanho da fonte, selecione o trecho do texto a ser
alterado e clique no item que apresenta o tamanho da fonte na barra
de ferramentas. Nele voc define o
tamanho da fonte de que necessita.

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Dica 17 Minsculas e maisculas


Voc quer criar um texto que
apresente letras maisculas e minsculas em determinados locais?
Veja como proceder:

culas e minsculas em seu texto.


Selecione uma e d OK.

1. No menu Formatar, clique


no item Maisculas e minsculas.
2. Surgir uma janela com opes
para alterar a disposio de mais-

Dica 18 Definindo a cor da fonte


Se voc quiser personalizar
ainda mais seus textos, use a
opo Cor da fonte, na qual voc
altera a cor das fontes usadas
em seus textos. Use as coordenadas a seguir.

1. Selecione o trecho a ser modificado e, na barra de formatao, clique

em Cor da fonte e escolha uma cor.


2. Se preferir, clique em Formatar>
Fonte. Na janela que surge, voc escolhe cores e efeitos, entre outros. Por
fim, d OK para confirmar.

Dica 19 Marcadores e numerao


Em determinados trabalhos
necessrio marcar ou numerar tpicos e passagens importantes. No Word voc encontra
um recurso para isso. Confira
como utiliz-lo:

uma, h vrias opes de estilo.


Basta selecionar a sua preferida
e clicar em OK para concluir.

1. Selecione o trecho a ser marcado ou numerado.


2. Clique em Formatar>
Marcadores e Numerao, escolha um tipo de marcao e d
OK para concluir.
3. Na tela apresentada voc
ter 4 opes principais: Com
Marcadores, Numerada, Vrios
Nveis e Estilo de Lista. Em cada

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Dica 20 Opes de efeito de texto


Algumas opes do Word possibilitam que voc insira efeitos especiais no seu texto. Vale ressaltar
que esses pequenos efeitos de animao s so visveis na tela do
computador. Veja, passo a passo,
como inseri-los:

uma pr-visualizao e saber como


vai ficar na tela do computador. Por
fim, pressione OK.

1. Selecione o trecho em que


deseja inserir um efeito.
2. Acesse o menu Formatar,
clique em Fonte e, na guia Efeitos
de Texto, escolha o efeito desejado. Selecione uma opo para ter

Dica 21 Pargrafos
Muitas vezes, necessrio formatar pargrafos, ou seja, adapt-los a
certas especificidades de espaamento, recuo e alinhamento. O Word
mantm uma formatao padro,
mas como voc ver, ela pode ser
modificada pelo usurio.
1. Selecione o(s) pargrafo(s) a
ser(em) formatado(s).
2. Clique no menu Formatar e
escolha a opo Pargrafo. Esta tela
ser apresentada:

3. Agora basta especificar o recuo,


o espaamento e o alinhamento. Para
concluir, pressione OK. Vale ressaltar
que, no momento em que as alteraes so feitas, o Word gera uma prvisualizao do seu trabalho.

Dica 22 Alinhamento e espaamento de pargrafo


Tambm possvel modificar o
alinhamento e espaamento (aumentar ou diminuir a distncia entre duas linhas) do seu pargrafo
por meio da barra de formatao.

H quatro formas de alinhar seu


texto: esquerda, direita, centralizado ou justificado. Veja como
alinhar e espaar seus pargrafos:

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1. Para obter o alinhamento,


selecione o trecho a ser alinhado.
2. Na barra de ferramentas
clique em um tipo de alinhamento.
3. Para obter o espaamento,
selecione o trecho para formatao

e, clique em Espaamento entre


linhas, aparecer uma lista de valores. Defina um e d OK.
4 . S e p r e f e r i r, a c e s s e o
menu Formatar >Pargrafos e
defina o espaamento.

Dica 23 Criando uma Marca dgua


Veja, nesta dica, como adicionar
uma marca dgua aos seus textos.
1. Clique em Formatar>Plano
de fundo>Marca dgua impressa.
2. Na caixa que se abre, selecione Marca dgua de figura ou Marca
dgua de texto e d OK.

Dica 24 O recurso Contar palavras


Como ter uma estatstica completa sobre o seu trabalho, com contagem de nmero de pginas, palavras, caracteres, pargrafos e linhas?
O Word processa essas informaes
durante elaborao do texto, veja
como acess-las:
1. Na barra de ferramentas,
clique em Contar palavras. Assim,
aparecer uma janela com dados
estatsticos do seu texto.

Dica 25 Alterando o nome do autor


Colocar seu nome na autoria
de um documento auxilia na sua
identificao autoral. Veja como
fazer isso:

1. Clique no menu Ferramentas>Opes>Usurio.


2. Digite o nome do autor na
caixa Nome e o que mais quiser.
Clique em OK.

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Dica 26 Definindo o plano de fundo


No Word voc tem disposio
cores e matizes para modificar o
Plano de fundo do seu texto. Veja
como fazer isso:

para deixar o fundo do seu texto com


aspecto ainda mais diferenciado.

1. Acesse o menu Formatar>


Plano de fundo.
2. Ser aberta uma janela com
algumas cores. Selecione uma e
seu documento ter a cor do plano de fundo alterada.
3. Nessa opo voc pode selecionar Efeitos de preenchimento

Dica 27 Formatao automtica


Que tal aplicar automaticamente todos os recursos de formatao
que verificamos? H dois modos
de fazer isso:

Formatar automaticamente
aps fazer a digitao do texto

Formatar automaticamente medida que digita


1. Clique em Formatar>Opes de autoformatao.
2. Ao digitar na guia Autoformatao, selecione os itens
que preferir.

1. Clique no menu Formatar>


Autoformatao. Surgir a seguinte tela:

2. Clique em Opes e escolha


o que deseja, marcando e
desmarcando os itens. Depois
pressione o boto OK.

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1.3 Inserindo textos e figuras


Dica 28 Comentrios no texto
Esta dica para quem precisa
colocar comentrios e observaes
gerais ou particulares em seu trabalho, para consultas posteriores.
Veja como simples:

somente em alguns modos de


visualizao do Word, acessveis
pelo menu Exibir.

1. Selecione o trecho em que


deseja inserir um comentrio.
2. Clique em Inserir> Comentrios.
3. Escreva seus comentrios no
balo que surgir. Lembre-se de
que os comentrios so exibidos

Dica 29 Smbolos
Voc tambm pode colocar smbolos (, de Copyright, etc.) em seus
textos no Word. Siga os passos:
1. Na barra de ferramentas,
clique no menu Inserir>Smbolo.
Ser aberta esta tela:

2. Nessa janela, voc localiza uma


grande quantidade de smbolos. Selecione um e clique em Inserir.
3. A opo Subconjunto facilita a
localizao de smbolos, pois os separa em categorias, como formas de
nmeros. Clicando em Caracteres
especiais, voc v teclas de atalho
que podem ser usadas para inserir
os smbolos mais comuns.

Dica 30 Bordas e sombreamento


A insero de bordas e sombreamento no seu texto um recurso
disponibilizado pelo Word para melhorar a aparncia de seus trabalhos.
Para faz-lo, siga estes passos:

1. Selecione o trecho que conter a borda ou o sombreado.


2. Clique no menu Formatar>
Bordas e Sombreamento. Aparecer esta tela:

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3. Ela apresenta trs opes


principais: Bordas, Bordas de pgina e Sombreamento. Clique sobre a opo desejada. Nesse momento, sero apresentados vrios
estilos para que voc possa escolher. Defina um e d OK.
4. Se preferir, v at a barra de
ferramentas padro e clique no
cone Bordas, como mostrado na
figura ao lado.

Dica 31 Notas de rodap


Como voc sabe, em muitos trabalhos, o uso de rodaps indispensvel. Tambm nesse caso, o Word fornece um recurso para que notas de
rodap sejam inseridas no texto. Observe no passo-a-passo como fazer isso:
1. Posicione o cursor frente
da palavra ou frase sobre a qual
quer criar um rodap.

2. Clique no menu Inserir, e


escolha a opo Referncia.
3. Clique em Nota de Rodap
e defina a configurao necessria, o que inclui especificar a
posio em que a nota ser
inserida e o seu formato de apresentao. Por fim, d um clique
no boto Inserir.

Dica 32 ndices para textos


Um ndice sempre til para
localizarmos determinados assuntos em um texto. Pois o Word
tambm disponibiliza esse recurso para que voc possa editar
seus textos da melhor forma. Veja
como faz-lo:
1. Clique no menu Inserir e,
em seguida em, Referncia>
ndice. Ser exibida a seguinte tela:

2. Basta escolher um tipo de


ndice (Remissivo, Analtico, etc.),
e selecionar algumas opes, como
formato e alinhamento do ndice.
Alm disso, possvel criar vrios
estilos de sumrios.

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Dica 33 Organograma
Nesta dica voc aprender a inserir automaticamente organogramas
em seu trabalho criado no Word.
1. Clique em Inserir>Figura>
Organogramas.

2. Agora, basta adicionar o texto desejado em cada campo hierrquico do seu organograma.
3. Se necessitar de mais ramificaes ou de outra cor, definaas em Layout.
4. Voc pode adicionar novos
elementos ao organograma
clicando no boto Inserir forma e
escolhendo entre as opes Subordinado, Colaborador ou Assistente, de acordo com o nvel hierrquico do elemento que pretende adicionar. Existe tambm o
boto Autoformatao, que permite trocar o estilo de apresentao
do organograma.

Dica 34 Autotexto
Em seus documentos-padro,
voc pode inserir saudaes e mensagens programadas de acordo com
as normas de comunicao. Saiba
como, a seguir:

1. Clique em Inserir>Autotexto.
2. Voc ter uma srie de opes de saudaes, referncias e
assuntos padronizados de acordo
com as formas de apresentao de
relatrios, cartas e correspondncias. Basta escolher uma.

Dica 35 WordArt
O WordArt produz letras
estilizadas, muito usadas em
banners e capas de trabalhos. E o
melhor de tudo que esse efeito
pode ser facilmente inserido em
qualquer texto feito no Word. Basta
seguir os passos:

3. Na janela que se abre, digite


a palavra ou frase para receber o
tratamento do WordArt e pressione o boto OK.

1.Clique em Inserir>Figura
>WordArt.
2. No WordArt, voc ter disposio uma Galeria de opes de arte.
Selecione um estilo e d OK.

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Dica 36 Figura do arquivo


Como fazer para adicionar figuras gravadas em seu computador
a um arquivo? Siga este passo-apasso e descubra.
1. Clicando em Inserir>Figura>
Do Arquivo, ser aberta a seguinte tela:

2. Selecione a pasta e o arquivo


desejado. Depois, clique em Inserir.
3. Aps inserir a figura possvel redimension-la clicando sobre
sua borda e arrastando-a at o tamanho desejado.
4. Caso queira mover a imagem,
clique sobre ela e arraste-a para a
posio desejada. Voc tambm
pode usar a Barra de ferramentas
de objeto que surgiu no momento
em que foi inserido o objeto.

Dica 37 Tabelas
Alm de um verstil editor de textos, o Word tambm timo com
construo de tabelas demonstrativas. Confira, nesta dica, como inserir uma no seu documento.
1. Clique em Tabela>Inse
rir> Tabela.

2. Surgir a caixa de dilogo


ao lado. Nela digite a quantidade
de linhas e colunas, e defina como
ser o auto-ajuste. Nessa janela,
h um boto de Autoformatao.
Clique nele e sero apresentadas
diversas opes prontas de estilo
de formatao para sua tabela.
Escolha uma e pressione OK. Para
excluir uma tabela, v ao menu Tabelas e clique em Excluir.

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Dica 38 Quebras de pgina


A quebra de pgina representao da paginao de um documento permite que voc determine o ponto em que deseja que
o documento impresso avance
para a prxima pgina. Veja como
inserir uma:
1. Posicione o cursor onde voc
quer que se inicie a quebra de pgina. Depois disso, clique no menu
Inserir>Quebra. Ser apresentada a
seguinte janela:

2. Nela, basta escolher a opo Quebra de pgina e clicar no


boto OK. Nessa janela, voc tambm tem outras opes, como por
exemplo, Quebra de coluna ou Quebra automtica de texto, que servem para dividir o texto em sees.
3. preciso tomar cuidado com
esse recurso, se durante a produo de um texto voc quiser dividi-lo em partes para aumentar seu
contedo. Isso pode ter um efeito
negativo se as divises no tiverem
por base um critrio lgico. Uma
dica clicar em Visualizar impresso para ver como fica.

1.4 Segurana e proteo


Dica 39 Salvando uma cpia de backup do arquivo
importante gerar uma cpia de
segurana de todos os arquivos que
voc criar. Isso porque se voc apagar o orinal por acidente ou mesmo se perd-lo, ainda ter uma
cpia dele guardada. Para fazlo, siga os passos desta dica. Veja
tambm como criar backups de
seus arquivos.

1. Clique em Arquivo>Salvar ou
Salvar como.
2. Ao abrir a janela Salvar como,
clique em Ferramentas>Opes de
salvamento.
3. Selecione a opo Criar sempre
backup e d OK. Assim, o Word sempre far backup dos arquivos salvos.

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Dica 40 Exigindo senhas para abrir ou alterar um arquivo


possvel trabalhar com documentos de acesso restrito no Word.
Para tanto, basta inserir uma senha
no seu documento. Veja, passo a passo, como proteger seu documento:

2. Voc poder criar uma senha


de proteo e outra de alterao.

1. Clique no menu Ferramentas>Opes>Segurana.

Na caixa Senha de proteo,


digite uma senha e d OK. O Word
pedir a confirmao da senha em
uma pequena janela.

Criando uma senha para


abrir o arquivo

Criando uma senha para


alterao
Na caixa Senha de gravao,
digite uma senha e d OK. Confirme a senha e clique no boto OK.

Dica 41 Removendo informaes ocultas e particulares


Antes de repassar um documento para algum, recomendvel remover informaes
particulares. Assim, voc evitar a divulgao acidental de
informaes ocultas, como nomes associados a comentrios ou
a alteraes controladas.
Agora voc confere, passo a
passo, como fazer isso:

1. Acesse o menu Ferramentas


e d um clique em Opes.
2. Ser apresentada a janela abaixo. Nela, acesse a
guia Segurana.
3. Depois disso, marque o item
Remover informaes pessoais deste arquivo ao salvar.
4. Pressione o boto OK. Depois, salve o documento do Word.

Dica 42 Permitindo alteraes controladas e comentrios


em um documento
Se voc tem um trabalho que
pretende enviar para anlise de um
revisor ou consultor, e no quer
deixar o documento totalmente vulnervel, uma boa opo mantlo parcialmente protegido, habili-

tando-o apenas a sofrer comentrios ou alteraes controladas. Veja


como a seguir:
1. Acesse o menu Ferramentas e
clique na opo Proteger documentos.

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2. Aparecer uma janela com


um campo em que voc pode
digitar uma senha. Esse procedimento facultativo.
3. Se voc pretende permitir
a reviso do texto, marque Alteraes controladas.
4. J para permitir a insero de
comentrios, marque Comentrios.
5. Tambm possvel liberar alteraes somente em campos de
formulrios ou sees desprotegidas,
selecionando a opo Formulrios.

Dica 43 Removendo e alterando senhas


Voc pode, depois de inserir
senhas em seus documentos,
alter-las ou remov-las desde que
se lembre da anterior. Veja os procedimentos para isso:
1. Acesse o menu Ferramentas
>Desproteger documento.
2. Aparecer a janela Senha
para voc digitar a senha antiga.
Depois, basta pressionar OK.

3. Tambm possvel remover


as configuraes e alteraes de
segurana que foram feitas anteriormente. Para isso, basta clicar
novamente em Ferramentas>
Opes>Segurana.
4. Na janela que surge, basta
desmarcar as opes selecionadas
e retirar as senhas.

1.5 Recursos de idiomas


Dica 44 Traduzindo um texto
Embora possa ser considerado
um tradutor limitado, o Word ajuda na traduo de textos, frases
curtas ou fragmentos especficos.
Para isso, siga os passos abaixo:
1. Primeiramente, v ao menu
Ferramentas>Idiomas>Traduzir.
2. Em O Que Traduzir? selecione sua opo com base nas
explicaes fornecidas nos prximos tpicos.

3. Para traduzir uma palavra ou


frase, marque a opo Texto e digite
o texto na caixa correspondente.
4. Para traduzir um trecho, selecione-o e marque Seleo atual.
5. Na opo Dicionrio, selecione o idioma desejado. Lembrese de que a variedade de idiomas
inseridos nessa caixa depende do
nmero de dicionrios de idioma
instalados. Depois disso, d OK.

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2. Aparecer uma janela com


um campo em que voc pode
digitar uma senha. Esse procedimento facultativo.
3. Se voc pretende permitir
a reviso do texto, marque Alteraes controladas.
4. J para permitir a insero de
comentrios, marque Comentrios.
5. Tambm possvel liberar alteraes somente em campos de
formulrios ou sees desprotegidas,
selecionando a opo Formulrios.

Dica 43 Removendo e alterando senhas


Voc pode, depois de inserir
senhas em seus documentos,
alter-las ou remov-las desde que
se lembre da anterior. Veja os procedimentos para isso:
1. Acesse o menu Ferramentas
>Desproteger documento.
2. Aparecer a janela Senha
para voc digitar a senha antiga.

Depois, basta pressionar OK.


3. Tambm possvel remover
as configuraes e alteraes de
segurana que foram feitas anteriormente. Para isso, basta clicar
novamente em Ferramentas>
Opes> Segurana.
4. Na janela que surge, basta
desmarcar as opes selecionadas
e retirar as senhas.

1.5 Recursos de idiomas


Dica 44 Traduzindo um texto
Embora possa ser considerado
um tradutor limitado, o Word ajuda na traduo de textos, frases
curtas ou fragmentos especficos.
Para isso, siga os passos abaixo:
1. Primeiramente, v ao menu
Ferramentas>Idiomas>Traduzir.
2. Em O Que Traduzir? selecione sua opo com base nas
explicaes fornecidas nos prximos tpicos.

3. Para traduzir uma palavra ou


frase, marque a opo Texto e digite
o texto na caixa correspondente.
4. Para traduzir um trecho, selecione-o e marque Seleo atual.
5. Na opo Dicionrio, selecione o idioma desejado. Lembrese de que a variedade de idiomas
inseridos nessa caixa depende do
nmero de dicionrios de idioma
instalados. Depois disso, d OK.

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3. No item Vrias pginas, voc


configura a formatao da sua impresso para uma ou mais pginas por folha ou formato livro.

4. No item Aplicar voc define


se quer aplicar essa configurao
em todo o documento ou no.

Dica 48 Configurando o tipo de papel para impresso


Agora hora de pensar na adequao do contedo ao tipo de papel utilizado. Veja como a seguir:
1. Clique em Arquivo>Configurar pginas.
2. Ser aberta a mesma tela da
dica anterior. Selecione, porm, a
guia Papel.

3. Selecione em Tamanho de
papel, o tipo de papel usado, a
largura e a altura do documento
que ser impresso. Normalmente, voc pode conseguir esses dados na embalagem do papel que
colocar na sua impressora.

1.7 Convertendo documentos no Word


Dica 49 Convertendo um arquivo em outro formato
Veja agora como converter documentos em outro formato:
1. Clique em Arquivo>Salvar como.
2. Na caixa Salvar como tipo,
selecione o formato de arquivo desejado e clique em Salvar.
3. Alm disso, procure sempre salvar seus documentos no

formato RTF (Rich Text Format),


para que eles possam ser abertos em outro editor de textos sem
perder suas caractersticas originais. Isso evita tambm a execuo de macros prejudiciais ao seu
micro, e que estejam incorporadas em arquivos .doc.

Dica 50 Documento mestre


Um documento mestre a
alocao de um conjunto de arquivos separados (subdocumentos). Seu
uso indicado para configurar um
documento com vrias partes. Para
organizar um novo documento mestre, siga estes passos:
1. Clique no cone de Novo documento. Clique em Exibir>

Estrutura de tpicos. Digite ttulos


para o documento e para cada
subdocumento. D Enter aps
digitar cada ttulo.
2. Atribua um estilo para cada
subdocumento, usando a barra de
ferramentas Estrutura de tpicos.
3. Clique em Elevar nvel de tpico para aumentar o nvel e Rebaixar nvel de tpico para diminu-lo.

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Dica 51 Converso de um documento em um documento mestre


Para converter um documento
do Word em parte integrante das
opes do documento mestre, siga
os passos a seguir:
1. Acesse o menu Exibir>Estrutura
de tpicos. Se os subdocumentos estiverem recolhidos, clique em Expandir subdocumentos na barra de ferramentas Estrutura de Tpicos.

2. Se o documento estiver
protegido, desproteja-o em Estrutura de tpicos e clique em
Proteger documentos.
3. Clique no cone do subdocumento que voc deseja converter, e depois em Exibir documento mestre na barra de ferramentas Estrutura de tpicos. Para
concluir, clique na opo Remover subdocumento.

1.8 Mala direta, envelopes e correspondncias


Dica 52 Convertendo um envelope nico
Nesta dica voc aprende a fazer envelopes com remetente e
endereo do destinatrio digitados
e ordenados.
1. No menu Ferramentas v at
Cartas e correspondncias e clique
em Envelopes e etiquetas.

2. Clique na guia Envelopes e


digite os dados do destinatrio e
do remetente.
3. Clique no boto Imprimir
ou em Adicionar ao documento
para gravar a etiqueta para futura impresso.

Dica 53 Personalizando um envelope


Veja agora como padronizar estilos e fontes para produes de
envelopes em massa.
1. Clique em Ferramentas>
Cartas e correspondncias >
Envelopes e etiquetas.
2. Clique na guia Envelopes e
digite os dados do destinatrio e
do remetente da correspondncia.
3. Clique em Opes e ser aberta uma pequena caixa. Depois disso,
acesse a guia Opes de envelope.
4. Selecione qual item deseja
alterar (Endereo para entrega,

Endereo de devoluo) e clique


no boto Fonte.
5. Para definir a alterao como
padro, aps efetuar a operao acima clique em Padro e confirme.

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Dica 54 Inserindo um endereo do catlogo


Um catlogo de endereos no
arquivo pode agilizar bastante o processo de produo de envelopes e
etiquetas. Veja agora como criar um:
1. Em Ferramentas>Cartas e
correspondncias, clique em Envelopes e etiquetas.

2. Clique na guia Envelopes ou


na Etiquetas e em Inserir endereo.
3. Na caixa Exibir nomes de
voc pode selecionar seus contatos ou catlogo de endereos
do Outlook (se voc tiver instalado). Tambm poder, em vez disso, digitar sua base de dados e
armazen-la para posterior uso
no envio de envelopes ou etiquetas. Basta clicar em Novo e iniciar o cadastro.

Dica 55 Criando um diretrio de nomes e endereos


Mesclar dados para um mesmo
documento significa criar um
diretrio de membros, uma lista de
nomes e endereos, etc. Agruplos significa dinamizar as informaes. Confira:

1. No menu Ferramentas v at
Cartas e correspondncias e clique
em Assistente de mala direta.
2. Em Selecione o tipo de documento, marque Diretrio. Clique
em Prxima: documento inicial e
siga as instrues.

Dica 56 Criando uma mala direta simplificada


Veja nesta dica como criar uma
mala direta. Existem diversos detalhes
e estilos para sua confeco. Observe
na seqncia como iniciar o processo
de criao de uma mala direta:
1. No menu Ferramentas aponte
para Cartas e correspondncias e
clique em Assistente de mala direta.
2. Ser aberto um assistente
com todas as etapas para gerar sua
mala direta. Na etapa inicial defina se vai trabalhar com carta, e-

mail, etiqueta, envelopes, etiquetas ou diretrio. Em seguida, clique


em Prxima: documento inicial.
Suponhamos que voc defina o
tipo de documento como Cartas.
3. A partir da, o Assistente de
mala direta torna-se profundamente
intuitivo. Seguindo corretamente as
instrues, voc definir sucessivamente qual documento ser usado,
a lista de endereos a ser consultada
e, por fim, dever redigir sua mensagem. O Word aplicar automaticamente o tratamento grfico padro.

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Dica 57 Criao e envio de fax


Para criar e emitir um fax a partir do assistente do Word, voc precisar ter um computador configurado para enviar fax ou com
acesso Internet. Com uma das
opes instaladas, acompanhe os
passos desta dica:
1. Clique em Arquivo>Novo.
2. No painel de tarefas Novo

documento, entre em Novo documento com base em novo, clique


em Modelos gerais e, depois, na
guia Cartas e faxes.
3. D um duplo clique em Assistente de fax.
4. Para o envio de fax pela
Internet, clique no boto Opo de
fax pela Internet localizado no Assistente de fax.

Dica 58 Criando currculos padronizados


Observe nesta dica como utilizar alguns modelos de currculos
disponibilizados pelos assistentes
de criao do Word para que voc
possa escolher o layout mais adequado e preench-lo.

3. Inclua seus dados no modelo


de currculo. Outra opo seria usar o
Assistente de currculo. Vale test-la.

1. Clique em Arquivo e escolha a


opo Novo. Surgir a caixa Novo documento com modelos predefinidos.
2. Em Outros documentos, selecione a opo Currculo profissional.

1.9 O Word e a Internet


Dica 59 Criando hiperlinks
Hiperlink um elemento grfico
ou um pequeno texto que serve como
caminho de acesso rpido a uma
pgina da Internet ou a um arquivo
de sistema interno (Intranet). Caso
sua formatao automtica de
hiperlink esteja ativada, basta digitar

um endereo de pgina j existente


da Internet no documento. Se estiver conectado Internet, ao clicar
sobre o hiperlink ou apertar
Ctrl+Enter, ser aberta a pgina
indicada. Basta que seu computador esteja online nesse momento.

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Dica 60 Ativando ou desativando hiperlinks


Para saber se o recurso de
hiperlink est ativo, ou mesmo para
cancel-lo, necessrio seguir estes passos:
1. No menu Ferramentas clique
em Opes de autocorreo e na guia
Autoformatao ao digitar. Esta a
caixa de dilogo que ser mostrada:
2. Em Substituir ao digitar marque ou desmarque a opo Internet
ou Caminhos de rede por hiperlink.
Depois disso, basta pressionar o
boto OK.

3. Quando voc estiver no meio


de uma digitao e no quiser que
o Word formate automaticamente
um endereo de Internet especfico, pressione Ctrl+Z ou clique em
desfazer para que no aparea
mais o hiperlink.

Dica 61 Salvando um arquivo como pgina da Web


possvel salvar em arquivo o seu
documento do Word j com formato para a Web. Veja como a seguir.
1. Selecione o documento ou um
trecho dele que voc gostaria de
salvar como pgina da Web.
2. No menu Arquivo, selecione a
opo Salvar como pgina da Web.
3. Nessa caixa de dilogo digite
o nome do arquivo a ser salvo e escolha a opo Pgina da Web no
campo Salvar como tipo. Depois disso, pressione o boto Salvar.

4. Caso deseje, voc pode agilizar


seu trabalho ao salvar e publicar simultaneamente o seu texto na
Internet. Para isso, escolha a opo
Locais FTP no campo Salvar em.

Dica 62 Criando uma pgina de Web


Se voc pretende montar uma
pgina na Internet a partir do
Word, o pontap inicial da sua

construo passa pela tutela do Assistente de pgina na Web. Veja


como proceder:

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1. No menu Arquivo, clique em Novo.


2. Na opo Novo documento,
selecione Modelos e clique na guia
Pginas da Web.
3. D um clique duplo em Assistente de pgina da Web. Ele o
orientar, passo a passo, a inserir

um ttulo, definir os quadros de navegao, adicionar e organizar pginas, e inserir um tema como fundo da sua pgina. Tudo isso feito
conforme voc preenche a opo
desejada e clica em Avanar. Por
fim, d Concluir.

1.10 Macros e programao


Dica 63 Gravando uma nova macro
Criar uma macro bastante simples. Seu primeiro passo deve ser gravar um comando para transform-lo
em uma macro. Nesta dica voc confere, passo a passo, como fazer isso:
1. Primeiramente, clique no
menu Ferramentas>Macro>Gravar
uma nova macro.
2. Surgir uma caixa de dilogo.
Em Nome da macro, digite o nome
da macro.
3. Na caixa Armazenar macro
em, clique no modelo ou documen-

to desejado. No campo Descrio,


digite um resumo sobre o funcionamento da macro. D OK.
4. No canto da tela, surgiu um pequeno cone, e o cursor ganhou o formato de uma fita K7. Sua gravao
comeou. Digite a sua macro aqui e
todas as informaes sero gravadas.
5. Para interromper a gravao
da macro, clique no cone Parar.
6. Voc pode definir uma macro
para todos os documentos do Word
ou apenas para um em especial.

Dica 64 Atribuindo macros a uma barra de ferramentas


Para otimizar ainda mais seu trabalho, voc pode atribuir uma macro
a uma barra de ferramentas ou a um
menu. Veja como:
1. Na mesma caixa de dilogo
da dica anterior, voc encontrar
a opo Ferramentas. Clique nela.
2. Depois, selecione a opo Comandos e clique sobre a macro que
voc est gravando.

3. Arraste a macro que est


sendo gravada at a barra de ferramentas ou menu desejado. Depois clique em Fechar para iniciar a gravao.
4. No exemplo Normal.NewMacrosMacro5, voc incluir seus
comandos automatizados. Basta
gravar o comando e confirmar.

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No PowerPoint voc encontra tudo o que precisa para organizar, desenhar e construir grandes apresentaes (at mesmo com animaes)
e slides. Por isso, aproveite estas 60 dicas para aprender a usufruir as
funcionalidades dessa aplicao.

2.1 Primeiros passos


Dica 65 A tela do PowerPoint
Antes de explorar os recursos do
PowerPoint, preciso saber como
acess-lo. Observe:

1. Acesse o menu voc pode


a c e s s a r I n i c i a r > P r o g r a m a s>
Microsoft PowerPoint.
2. Se preferir, o programa pelo
atalho que foi criado no seu desktop
durante a instalao do PowerPoint.

Dica 66 Insero de slides


Para incluir mais slides na sua
apresentao, siga os procedimentos descritos abaixo:
1. Clique em Inserir>Novo slide.
2. Escolha o layout do texto e o
contedo. Depois, insira os dados seguindo as instrues apresentadas no
prprio slide. Para apagar um slide,
clique sobre ele e pressione Delete.

Dica 67 Salvando uma apresentao


Como em outros aplicativos
do Office, salvar seus arquivos
no PowerPoint um processo
muito simples. Observe:
1. No menu Arquivo, clique em
Salvar ou Salvar como.

2. Aparecer uma caixa de dilogo na qual voc definir o nome


da sua apresentao. Observe que
o tipo de documento definido
o de Apresentao.

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300 Dicas
Dica 68 Alinhamento de texto
Para definir um alinhamento para o
texto e os objetos de sua apresentao,
basta seguir estes procedimentos:
1. No menu Formatar, clique em
Alinhamento. Aparecer um submenu.
2. Nele, escolha o tipo de alinhamento desejado: direita, esquerda ou centralizado.

3. Voc tambm poder alinhar


seu trabalho pela barra de ferramentas padro, clicando no cone
do alinhamento desejado. Em caso
de dvidas, use o modelo padro
apresentado pelo PowerPoint.

Dica 69 Criao de senhas de segurana


Uma apresentao profissional
geralmente contm informaes confidenciais ou exclusivas. Assim, se
precisar enviar o arquivo para um cliente ou para a sua equipe, a opo
de criar senhas para seu trabalho pode
ser muito til. Veja como faz-lo:

1. Acesse o menu Ferramentas>


Opes>Segurana.
2. Em Senha de proteo ou
Senha de gravao digite sua
senha e d OK. Para confirmar, digite-a novamente.

Dica 70 Remoo ou alterao de senhas


Caso deseje modificar ou excluir
uma senha, basta repetir o caminho para criao de senhas e executar os procedimentos apresentados a seguir:

3. Se preferir substitu-la, basta apagar o contedo atual, digitar


a nova senha e confirmar.

1. No campo Senha de proteo


ou Senha de gravao (aquela a ser
alterada), digite sua senha atual.
2. Para remov-la, selecione os
smbolos que representam sua senha e apague-os por completo.

Dica 71 Cabealhos, rodaps e slides


Cabealhos e rodaps so recursos que auxiliam a organizao dos
seus slides, e a rpida identificao do contedo do slide. Nesta
dica voc aprender como utilizar
esse recurso.

1. V ao menu Exibir e clique


em Cabealhos e rodaps.
2. Para adicionar ou remover um
cabealho, rodap ou nmero de
pgina, marque ou desmarque a
caixa correspondente.

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3. Para adicionar elementos a


um slide, clique em Aplicar. E para
generalizar a alterao, clique em
Aplicar a todos.

Dica 72 Data e hora nos slides de apresentao


O processo para inserir data e hora
em apresentaes, folhetos ou anotaes muito simples. Observe:
1. Clique em Inserir>Data e Hora.
2. Ser aberta a janela Cabealho e rodap. Nela voc pode,
por exemplo, incluir horrio e

data para um slide da apresentao (ou aplic-los a todos os


slides). Para faz-lo, clique na
guia Slide, opo Data e Hora.
3. Aps escolher um estilo, defina se voc vai Aplicar a todos ou
apenas ao slide corrente, (Aplicar).

2.2 Desenvolvendo uma apresentao


Dica 73 O plano de fundo do slide
Um slide pode ter diversas cores de fundo. Para modificar o plano de fundo de um slide, siga estes passos:
1. Selecione os slides nos quais
deseja alterar o plano de fundo.
2. No menu Formatar, clique em
Plano de fundo. Observe a figura:

3. Em Preenchimento do plano de fundo, clique na pequena


seta direita e faa suas configuraes. Voc pode simplesmente
mudar a cor ou colocar efeitos visuais, adaptando-os de acordo
com a sua necessidade. Depois
basta clicar em Aplicar para modificar os slides selecionados.

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300 Dicas
Dica 74 Modo de exibio padro
Se voc quiser desenvolver seu
trabalho em um modo de exibio
especfico a ser apresentado toda
vez que o PowerPoint for aberto,
acompanhe esta dica.
1. Em Ferramentas, clique em
Opes e, depois, na guia Exibir.
2. Na opo Modo de exibio padro, escolha um modo
de exibio.

Dica 75 Exibio de grades


Grades so linhas entrecruzadas
que auxiliam no alinhamento dos
objetos inseridos na sua apresentao. Saiba agora como ativ-las
ou desativ-las:

2. Em Definies de grade,
marque ou desmarque a seleo
Exibir linhas de grade na tela.
3. Para que essa definio se estenda a todas as apresentaes,
clique no boto Definir como padro.

1. No menu Exibir, clique em


Grades e guias.

Dica 76 Exibio da guia Tpicos e slides


Assim que voc abre o
PowerPoint, a guia Tpicos e slides
pode ser visualizada esquerda do
vdeo. Ela mostra a estrutura da
apresentao (tpicos), a forma e
o contedo de cada slide. Nesta
dica, voc aprender, passo a passo, como ocult-la ou mant-la ativa
durante o seu trabalho.
1. Para ocult-la, basta clicar
em Fechar, ou arrastar a barra
divisora para a esquerda.
2. Para visualiz-la novamente,
clique no cone Modo normal (Restaurar painis).

3. Se preferir visualizar os slides


em miniatura, clique no cone
Modo de classificao normal.

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Dica 77 Definio do layout e design do slide


O layout, ou seja, a disposio,
do slide o pontap inicial para a
construo de uma apresentao. J
o design relaciona-se decorao,
ao estilo do seu slide. O PowerPoint
possui um acervo de formas que voc
pode acionar para alterar um ou mais
slides de sua apresentao. Veja
como defini-los:

2. Em Slides informe de quais


deseja modificar o layout. No painel Layout do slide, escolha uma
das opes e aplique-a.
3. Para definir o design, acesse
o menu Formatar>Design do slide.

1. No menu Formatar, clique em


Layout do slide. Aparecero diversos
formatos que podem ser selecionados.

4. Surgir o painel de tarefas,


que exibir o design atual e os demais disponveis para uso. Selecione
seu favorito e confirme.

Dica 78 Modificao do esquema de cores


Um esquema de cores o conjunto das oito cores usadas nos elementos da estrutura do slide (plano de fundo, texto, linhas, sombra, ttulo do texto, preenchimentos, smbolos e hiperlinks). Veja
como modificar esse esquema:
1. Na barra de ferramentas
formatao, clique em Estrutura e,
no painel de tarefas, em Esquema
de cores.
2. Com os slides j selecionados, clique na parte inferior do
painel de tarefas, em Editar cores
do esquema.

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300 Dicas
Dica 79 Configurao de intervalos para apresentaes
Uma das caractersticas fundamentais de uma apresentao eficiente o
tempo adequado de transio entre
um slide e outro. Nesta dica voc ver
como sincronizar a troca de slides e
sua exposio oral.
1. Acesse a guia Slides e selecione os slides. No menu Apresentaes clique em Transio de slides.

2. Marque em Automaticamente
aps e digite quantos segundos deseja que o slide permanea na tela.
3. Se preferir, voc pode configurar
a apresentao para trocar de slide de
acordo com o comando do mouse. Para
isso, basta selecionar Ao clicar com o
mouse e Automaticamente aps.

Dica 80 Adicione efeitos de transio


Os efeitos de transio so sempre uma boa opo para incrementar sua apresentao. Depois
de definir o tempo de mudana
de um slide para outro, poder
definir um efeito visual que acompanhar essa transio. Veja:

1. Clique no menu Apresentaes


e selecione Transio de slides.
2. Na lista de efeitos, selecione
o que preferir. Se quiser, tambm
clique em Aplicar a todos os slides.
3. Para no aplicar o mesmo efeito a todos os slides, selecione alguns
e programe um efeito para cada um.

Dica 81 Desativando intervalos entre slides


Desativar o intervalo entre
slides no os exclui definitivamente. Caso mude de idia, basta
reativ-los. Observe:

3. Para desativar, clique em Avanar slides, e opte por Manualmente.

1. No menu Apresentaes
clique em Configurar apresentao.
2. Para ativar, v at Avanar slides
e marque a opo Usar intervalos,
se houver.

Dica 82 O slide mestre


No slide mestre so armazenadas informaes referentes ao modelo, desde estilos de fonte at formas de layout. Nele, voc arquiva
e define qualquer configurao realizada em uma apresentao. Veja
como mant-lo ao seu dispor:

1. No menu Exibir, selecione Mestre e clique em Slide mestre.


2. possvel, ainda, renomear seu
slide mestre em Modo de exibio de
um slide mestre>Renomear mestre.
3. Para armazenar informaes sobre estilos de ttulo, clique em Inserir ttulo mestre, no mesmo painel de tarefas.

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Dica 83 Impresso de folhetos


Alm da exposio visual da apresentao, o PowerPoint possibilita a
elaborao de folhetos impressos com
os slides. Nesta dica, voc aprende a
imprimir suas apresentaes.
1. No menu Arquivo, clique em
Visualizar impresso. Para escolher a
orientao da impresso, clique em
Opes, depois em Ordem de impresso, e selecione Horizontal ou Vertical.

2. Clique em Opes>Cabealhos
e rodaps, defina as configuraes e
clique em Aplicar. Em Anotaes e
folhetos, defina suas configuraes.
3. Se a inteno for realizar uma
impresso de folheto em cores, v
at o menu Exibir>Cor>Escala de
cinza>Cor. Por fim, certifique-se de
que a impressora esteja no modo
de impresso colorida.

Dica 84 Figuras como plano de fundo de apresentaes


Alm de alterar os matizes do
fundo de sua apresentao, no
PowerPoint voc pode inserir em seu
trabalho figuras e imagens compatveis com a capacidade do
Windows, como os formatos TIF e
BMP. Veja, a seguir, como fazer isso:

2. Nessa caixa, selecione a opo Efeitos de preenchimento.


3. Na caixa que se abrir, clique
na guia Figura e aperte o boto
Selecionar figura. Depois basta escolher o nome do arquivo de imagem desejado.

1. No menu Formatar, clique


em Plano de fundo. Surgir uma
caixa com as opes de fundo
para sua apresentao.

Dica 85 Efeitos sonoros em slides


A combinao msica e imagem sempre faz sucesso. Por isso,
nesta dica, voc aprende a inserir
efeitos sonoros e musicais inclu-

sive com sons extrados de arquivos do seu computador ou da


Internet em slides. Observe:

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300 Dicas
1. Exiba o slide no qual deseja
incluir os efeitos de som. Clique
no menu Inserir>Filmes e som.
2. Se voc for inserir um som
do seu computador, clique em Som
de arquivo.
3. Quando aparecer a mensagem, clique em SIM para executar
automaticamente o som ao ser exibido o slide. Agora, se voc prefe-

rir comandar o efeito sonoro com o


mouse, escolha a opo NO.

Dica 86 Execuo de CDs em apresentaes


Nesta dica voc aprender a
executar som de CDs em suas
apresentaes. Observe:
1. Coloque o CD de msica no
drive de CD-ROM. Depois, clique no
slide em que deseja incluir msica.
2. No menu Inserir, v at Filmes e som e, logo em seguida,
clique na opo Tocar faixa de
udio e CD.
3. Para repetir uma msica at
o fim da apresentao, marque a
opo Repetir at parar. Em Tocar
faixa de udio de CD>Faixas escolha o nmero inicial e final da fai-

xa. Nas caixas Em, defina a hora


inicial e final da execuo e d OK.
4. Clicando em SIM, a msica
executada automaticamente. Em
NO, ela s toca mediante clique
no cone do CD.

Dica 87 Criao de apresentaes a partir de outras preexistentes


Se voc tem uma antiga apresentao e deseja fazer algumas
modificaes para atualizar seu
contedo, ou mesmo apenas modificar alguns detalhes, acompanhe esta dica:
1. Para comear, v ao menu
Arquivo>Novo. Na janela que aparece, clique em Escolher apresen-

tao, localizada na opo Novo


com base em modelo anterior.
2. Agora, clique na apresentao
que servir como base para a sua
nova. Depois, pressione Criar nova.
3. Execute as alteraes, volte
ao menu Arquivo e clique em Salvar como. Digite um nome para a
apresentao em Nome do arquivo e clique em Salvar.

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Dica 88 Exibio de apresentaes


Depois de concluir os slides,
chegou a hora de exibir o resultado final do seu trabalho. Veja
como faz-lo:
1. Abra a apresentao a ser
exibida. Clique em Apresentao
de slides.
2. No menu Apresentao,
clique em Exibir apresentao. Veja
um exemplo de como ela poder
ser exibida:

3. No Meu computador, abra o


arquivo da apresentao e clique
com o boto direito do mouse sobre o seu nome. Para exibi-lo,
clique em Mostrar.

Dica 89 O Assistente de viagem


O Assistente de viagem auxilia o
usurio na tarefa de agrupar uma
apresentao para exibi-la em outro
computador, com todos os seus
parmetros inalterados. Para isso, siga
estes procedimentos:

2. Na janela que ser aberta,


basta clicar na opo apresentada
e inserir o item solicitado.

1. No menu Arquivo, clique em


Assistente de viagem.

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300 Dicas
2.3 Recursos do Office aplicados
Dica 90 Organogramas
Se voc precisa incluir organogramas em suas apresentaes,
acompanhe esta dica.
1. No menu Inserir, escolha Figura e clique em Organograma.
Aparecer uma barra de ferramentas e um organograma ser inserido no slide atual em apresentaes, isso geralmente serve para
indicar estruturas hierrquicas.
2. Na barra Organograma, voc
pode alterar o layout do organograma ou adicionar ramificaes hi-

errquicas. Para isso, basta usar


os cones da barra.
3. Para digitar no interior das
formas, clique sobre Edite seu texto e redija as informaes.

Dica 91 Figuras do arquivo


Se voc dispe de uma ou mais
figuras no arquivo do seu computador que tm ligao com o tema da
sua apresentao e quer colocla(s) em um slide do PowerPoint,
siga estas coordenadas:

1. Selecione o slide em que a


figura ser inserida. Depois, acesse
o menu Inserir>Figura>Do arquivo.
2. Procure a figura na pasta de
arquivos do seu computador, selecione-a e clique no boto Inserir.

Dica 92 Smbolos
Esta dica mostra como adicionar smbolos sua apresentao.
Esses smbolos vo desde caracteres
em latim at marcas de registro de
direitos autorais. Veja como inserir
um smbolo:

2. Selecione o smbolo desejado


e, logo em seguida, clique em Inserir.

1. No menu Inserir, clique em


Smbolos. Aparecer a janela apresentada ao lado.

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Dica 93 Recursos do Word em apresentaes do PowerPoint


Nesta dica, voc aprender como
utilizar um dos recursos do Word em
uma apresentao do PowerPoint. Na
hora de test-la, voc ver que, apesar de estar no PowerPoint, sero
apresentados os menus do Word.
1. Acesse Inserir>Objeto. Na caixa de dilogo Inserir objeto, clique
em Criar novo.
2. Na caixa Tipo de objeto,
clique em Documento de Microsoft
Word e d OK.

3. Para acessar as ferramentas


disponibilizadas pelo aplicativo,
acesse o menu. Clique fora do quadro para retornar.

Dica 94 WordArt
WordArts so caracteres
estilizados que permitem variaes
quanto disposio de textos.
Confira como us-los:

2. No Editor de textos do
WordArt, digite um texto, escolha
o tipo de fonte, tamanho e estilo.
Por fim, pressione OK.

1. Na barra de ferramentas Desenho clique no cone Inserir WordArt


e escolha o seu estilo favorito.

Dica 95 ClipArts
ClipArts so elementos de mdia
(figuras e imagens) que podem ser
inseridos em seus slides, incrementando seus trabalhos. Para
us-los, siga estes passos:
1. Acesse o menu Inserir>
Figura>ClipArt.

2. Voc ter disponveis vrias


formas de pesquisa (por texto, galeria, etc.), alm da opo de baixar figuras da Internet, no endereo do ClipArts online, que contm um belo acervo de cliparts e
que atualizado constantemente.

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300 Dicas
Dica 96 Comentrios
No desenvolvimento da sua apresentao, muitas vezes necessrio
incluir comentrios, marcaes ou anotaes nos slides. Veja como fazer isso:

guardados em um pequeno quadrado.


Para ler seu contedo, basta dar um
clique sobre ele.

1. Selecione o slide no qual voc


pretende colocar o comentrio. No
menu Inserir, clique na opo Comentrios. Surgir um balo de cor amarela, como mostrado na figura ao lado.
2. Digite suas consideraes
nesse balo. Para finalizar, clique
fora do balo. Os comentrios ficaro

Dica 97 Contedos em caixas de texto


H quatro tipos de recursos de
texto que podem ser adicionados a
um slide: Espao reservado,
AutoForma, WordArt e Caixa de texto. Os ltimos so os mais utilizados.
Veja, nesta dica, como manipul-las:

2. Depois, clique no corpo da


caixa e digite ou cole seu texto.

1. Na barra de ferramentas Desenho, clique em Caixa de texto.

Dica 98 Dados do Excel em apresentaes


Suponha que uma planilha elaborada no Excel contenha informaes importantes para a eficcia de
sua exposio. Como transferi-las sem
precisar reescrev-las no slide? Basta seguir estes passos:
1. Abra o Excel. Selecione as
clulas que deseja transportar para
a apresentao e clique em Copiar.
2. No Power Point, escolha o slide
que deve receber a informao.
Clique em Editar>Colar especial.

3. Verifique se a opo Colar est


marcada. Para redefinir o tamanho
do fragmento selecionado do Excel
como se fosse uma figura qualquer,
clique em Figura. Se preferir que ele
se torne um objeto incorporado (configurado no Excel), marque a opo
Objeto de planilha do Microsof Office.
Por fim, pressione OK.

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Dica 99 Vnculo entre clulas e slides


Estabelecer um vnculo entre um
documento do Excel e um slide do
PowerPoint permite que qualquer
alterao de dados na planilha do
Excel automaticamente atualize os
dados no slide. Confira:

de dilogo da dica anterior ser aberta. Marque a opo Colar vinculado.


3. Experimente acessar a planilha
do Excel, fazer alteraes nela e salvla. Depois, volte ao PowerPoint. Voc
ver que os dados alterados na clula foram atualizados no slide.

1. No Microsoft Excel, selecione as clulas desejadas e clique


em Copiar.
2. Depois de escolher o slide do
PowerPoint que abrigar as clulas
vinculadas, clique em Editar e selecione Colar especial. A mesma caixa

Dica 100 Envio de apresentaes


Geralmente, mais de uma pessoa est envolvida na elaborao
de apresentaes. Para permitir
que todos possam fazer alteraes
durante esse processo, o PowerPoint possibilita o envio rpido de
slides. Observe:
1. Em Arquivo>Enviar para, clique
na opo desejada. Antes, porm, salve as informaes da apresentao.

2. Ao escolher um dos itens,


ser imediatamente aberto o programa correspondente para envio.

2.4 lbuns de fotografia


Dica 101 Criao de lbuns de fotografia
Veja, nesta dica, como criar um
lbum de fotos em formato digital
explorando os recursos que o
PowerPoint oferece. Acompanhe:
1. Dirija-se ao menu Inserir>Figura
e clique em Novo lbum de fotografia. Aparecer esta janela:

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300 Dicas
2. V at a opo Inserir figura
de e escolha uma destas opes:
Arquivo/Disco ou Scanner/Cmera.
3. Repita o procedimento para
inserir outras fotos. Repare que so

apresentados uma visualizao


automtica e botes para organizar ou remover as fotos.

Dica 102 O layout do lbum


Aps confeccionar um lbum
de fotografias, importante definir o seu layout. Observe:
1. Abra um lbum de fotografias. No menu Formatar, clique em
lbum de fotografias.
2. Na caixa de dilogo
Formatar lbum de fotografia, v
para Layout do lbum. Agora, siga
uma destas direes:
a) Se desejar configurar a foto
ou a caixa de texto no slide, clique
em Layout da fotografia. Mas se
optar por Ajustar ao slide, voc no
poder efetuar alteraes no formato do design.

b) Se quiser um novo formato


de moldura, selecione o seu favorito em Formato de moldura.

3. Ao final da operao, para qualquer das opes, clique em Atualizar.

Dica 103 Legendas em fotos


Colocando legendas em suas
fotos, voc pode identificar suas
fotos, lembrar o autor, a data e o
local em que foram tiradas; ou
mesmo incluir o nome das pessoas fotografadas. Veja como utilizar
esse recurso:

das figuras. Isso s no ser possvel se voc j tiver definido o layout


do seu lbum como Ajustar ao slide.
Por fim, pressione Atualizar.

1. Abra o lbum ao qual voc quer


adicionar legendas e v ao menu
Formatar>lbum de fotografias.
2. Em Opes de figura, marque
a caixa de seleo Legendas abaixo

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Dica 104 Fotos e caixas de texto em um lbum


Aps definir a estrutura do lbum, voc pode trocar a posio
das fotos e das caixas de textos.
Veja como a seguir:
1. No menu Formatar, clique
em lbum de fotografias.

2. Na caixa Formatar lbum de


fotografias, em Fotografias no lbum, selecione o texto ou a foto
que deseja movimentar e clique em
Mover para cima ou Mover para
baixo (sinalizadas pelas setas). Por
fim, pressione Atualizar.

Dica 105 Fotos em preto e branco


As fotos em preto e branco so
hoje uma opo para ter um efeito diferente em suas fotos. Se voc
tem um lbum de fotos e deseja
saber como ele ficar nesse estilo,
siga estes procedimentos:
1. No menu Formatar, clique
em lbum de fotografias. J em
Opes de figura, marque a caixa
de seleo Todas as figuras em preto e branco. Depois, finalize
clicando em Atualizar. Veja ao lado
um exemplo desse tipo de efeito:

2.5 Animaes
Dica 106 Esquemas predefinidos de animaes
Para incrementar sua apresentao, voc pode usar o recurso
de animao. Nesta dica, aprenda a adicionar efeitos de abertura
e fechamento ao seu trabalho.
1. No menu Apresentao
de slides, clique em Esquemas
de animao.

2. No painel de tarefas Design


de slide, em Aplicar aos slides selecionados, escolha um esquema
de animao da lista.
3. Se quiser aplicar a animao para o conjunto de slides,
clique em Aplicar a todos os slides.
Existem mais de 30 opes de animao divididas por categoria. Basta escolher uma.

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300 Dicas
Dica 107 Sons em animaes
Inserir efeitos sonoros em suas animaes uma forma de incrementlas ainda mais. Veja como faz-lo:
1. Depois de selecionar o(s)
slide(s), v ao menu Apresentao e
clique em Personalizar animao.
2. No painel de tarefas Personalizar animao, localize a lista de ani-

maes personalizadas, clique na seta


para selecionar um dos itens e, em
seguida, clique em Opes de efeito.
3. Entre na guia Efeitos, localize
a opo Aperfeioamentos e clique
na seta da lista de sons. Se o som
desejado estiver na lista, selecioneo. Se for usar um som gravado em
arquivo, marque Outros sons.

Dica 108 Loops de animao


Os loops fazem com que uma
animao seja executada repetidamente. Nesta dica, voc confere
como fazer isso:
1. Acesse o menu Apresentao
e clique em Personalizar animao.
Na lista de animaes apresentada,
selecione a animao que dever ser
exibida em loop.
2. Clique na guia Intervalo e escolha uma das seguintes opes na
lista Repetir:

Se quiser repetir a animao


um nmero determinado de vezes,
escolha um valor numrico.
Se quiser repetir a animao
at o clique do mouse, selecione
At o prximo clique.
Se quiser repetir a animao
at o final da apresentao, clique
em At o fim do slide.

Dica 109 Incio ou final suave para animaes


Outro recurso disponvel no
PowerPoint o de inserir incios e
encerramentos suavizados em animaes. Veja como utiliz-lo:

mesmo as duas). Algumas animaes, no entanto, no tm essas


opes disponveis.

1. No painel de tarefas Personalizar animao, selecione sua animao e clique em Opes de efeito.
2. Na Guia Efeitos>Configuraes, selecione a caixa de seleo
Incio suave ou Final suave (ou

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Dica 110 Alterando a cor do texto aps a animao


Voc j animou seu texto, mas
gostaria de sublinhar ainda mais
um determinado dado do texto.
Ento siga os passos desta dica!

Lista de animaes personalizadas.


Na seqncia, em Opes de efeito.
2. Na guia Efeitos, em Aprimoramento>Aps animao, defina uma cor e confirme.

1. No painel de tarefas Personalizar animao, clique na seta do item

Dica 111 Visualizao de animaes


O PowerPoint oferece um grande nmero de combinaes, variaes e estilos de animao para
incrementar sua apresentao.
Saiba agora como habilitar a
visualizao de suas animaes:
1. Clique no menu Apresentaes, acesse Personalizar animao
e escolha um destes procedimentos:

Visualizando animaes de
um slide automaticamente:
1. Mostre o slide desejado e
clique em Executar, na seo Personalizar animao.

Visualizando animaes
aps um clique:
1. Clique no boto Apresentao de
slides para que a animao s seja
exibida ao ser acionada com um clique.

Dica 112 Animao aps a execuo


Para manter uma animao
sempre pronta para rodar aps
cada execuo, sem precisar
acion-la a todo o momento, siga
estes procedimentos:

1. No painel de tarefas Personalizar animao, escolha uma animao


na lista apresentada. Clique na seta.
2. Depois clique em Intervalo.
Por fim, marque a caixa Retroceder aps a execuo.

Dica 113 Menus animados


No PowerPoint voc tambm
pode inserir animaes em menus. Veja como:

tende utilizar. Depois, clique em


Fechar para visualizar o efeito.

1. Clique no menu Exibir>Barra


de ferramentas>Personalizar.
2. Na guia Opes procure a
opo Animaes de menu e escolha o tipo de animao que pre-

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Dica 117 Exibindo anotaes durante a apresentao


Visualizar anotaes durante a apresentao bastante til para no se esquecer de mostrar detalhes importantes. Veja como usar esse recurso:
1. Acesse o menu Apresentaes,
Transmisso online>Configuraes.

2. Em Orador, selecione Exibir as


anotaes do orador junto com a
apresentao. Salve a configurao.
3. Para fazer anotaes, clique
com o boto direito do mouse sobre o
slide e escolha a opo. Anotaes
do orador.

Dica 118 Enviando apresentaes por fax


Voc j sabe como transmitir
cpias de slides do PowerPoint
para outra pessoa. Nesta dica, voc
ver como faz-lo utilizando um
aparelho de fax.
1. No menu Arquivo, clique em
Visualizar impresso para ver como
ficar o slide.
2. Depois de conferir, escolha
Slides na seo Imprimir. Clique no
boto Fechar.

3. Acesse o menu Arquivo>


Configurar pgina. Na opo Slides
dimensionados para, escolha Transparncia. Nas caixas Largura e Altura, localizadas em Personalizado, defina as medidas necessrias.
4. Clique em Imprimir. Na opo Nome, selecione o aparelho de
fax e d OK.

2.7 O PowerPoint e a Internet


Dica 119 Visualizando uma apresentao na Web
Para verificar como ficaria sua
apresentao em uma pgina da
Web, proceda da seguinte maneira:

Para isso, seria necessrio tambm


converter o formato para html.

1. No menu Arquivo, clique em


Visualizar pgina da Web. Sua apresentao aparecer no navegador padro do seu computador, para que
voc possa ver como ela seria apresentada em um site na Internet.
2. Note que, por enquanto, trata-se apenas de um teste, pois o
slide ainda no est na Internet.

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300 Dicas
2.6 A transmisso de apresentaes
Dica 114 Gravao e armazenamento de transmisses
Nesta dica voc aprender como
gravar e armazenar sua apresentao para uma futura transmisso.
1. Abra a apresentao a ser
transmitida. Em Apresentaes selecione Transmisso online e clique
em Gravar e salvar uma transmisso.
2. Aps efetuar alteraes na
janela Gravar transmisso da apresentao, clique em Configuraes.

3. Acesse a guia Orador, que se


localiza em Local do arquivo. Nessa
guia, localize Salvar arquivos de
transmisso em e digite o endereo
do arquivo. Por fim, pressione OK
para salvar as novas configuraes.
4. Na caixa Gravar transmisso da
apresentao, clique em Gravar. No final, clique em Iniciar para, efetivamente, comear a gravao de sua apresentao. Agora, s falta transmiti-la.

Dica 115 Transmisso de apresentaes ao vivo


Para transmitir sua apresentao
ao vivo, fundamental ter uma
cmera e um microfone acoplados
ao seu PC, seguindo as configuraes do computador e do fabricante. O prximo passo seguir os procedimentos abaixo:
1. Abra a apresentao a ser
transmitida, acesse o menu Apresentao de slides, selecione Transmisso online e clique em Iniciar
a transmisso ao vivo.
2. Na guia Orador, em Salvar arquivos de transmisso em, digite o
endereo do arquivo e clique em OK.

3. Para convidar outras pessoas para assistir apresentao


online, clique em Convidar o pblico. O Outlook ser acionado e
voc poder enviar mensagens divulgando sua transmisso. Com
tudo pronto, clique em Iniciar.
4. Neste momento, sero realizados testes de udio e vdeo para
averiguar se est tudo corretamente configurado. Clique em Iniciar
para comear a transmisso.
5. Lembre-se de que a capacidade mxima de espectadores simultneos de dez pessoas.

Dica 116 Reagendando ou excluindo uma apresentao


O PowerPoint fornece um recurso que possibilita avisar os espectadores da apresentao sobre
mudanas em datas ou o cancelamento da apresentao.
1. No menu Apresentaes selecione Transmisso online e clique em
Reagendar uma transmisso ao vivo.

2. Na caixa de dilogo Reagendar transmisso da apresentao,


clique em Reagendar. O Outlook
ser ativado.
3. Altere a data e a hora. Salve
as atualizaes e clique em Enviar
atualizao. Para cancelar, clique
em Excluir.

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300 Dicas
Dica 120 Publicando apresentaes na Web
Sua apresentao foi um sucesso?
Que tal public-la na Internet? Veja
os passos necessrios para isso:
1. Abra a apresentao a ser
publicada na Web. No menu Arquivo,
clique em Salvar como pgina da Web.
2. Na caixa Nome do arquivo, nomeie a pgina que ser publicada.
Em Salvar como tipo, selecione Pgina da Web.

3. Clique em Publicar. Localize o


item Publicar o qu? e defina se vai
publicar a apresentao completa ou
apenas alguns slides. Nesse caso, escolha os slides.
4. Caso queira fazer configuraes
nas suas pginas, clique em Opes
da Web e defina os itens desejados.
5. Para que outros tenham acesso
sua pgina, voc ter que fazer o upload
dos arquivos para seu servidor na Web.

Dica 121 O boto de ao em um slide


Em apresentaes profissionais,
botes de ao so fundamentais,
uma vez que eles orientam os procedimentos do palestrante e auxiliam a organizao da movimentao de slides. Veja como inseri-lo:

3. Se quiser, o hiperlink poder abrir


outro programa. Para isso, basta clicar
em Executar programas e selecionar o
arquivo clicando no boto Procurar.
4. Para adicionar som ao hiperlink,
marque a opo Tocar som e escolha
um efeito sonoro. Por fim, d OK.

1. Em Apresentaes, selecione Botes de ao, escolha um


boto e desenhe-o com o mouse
na sua apresentao.
2. Clique em Hiperlink e escolha para qual slide o leitor vai avanar quando clicar no boto.

Dica 122 Agendando uma reunio online


possvel avisar seus colegas a
respeito de reunies online usando
o recurso de agendamento online
de reunies do PowerPoint, um meio
de comunicao rpido e eficaz.
1. No menu Ferramentas clique
em Colaborao online e, depois, em
Agendar reunio. Veja a ilustrao:

2. Nessa janela, digite os dados


de quem receber o comunicado
sobre a reunio e clique em OK.

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2.8 Macros do PowerPoint


Dica 123 Gravao e execuo de uma macro simples
Gravar uma macro significa armazenar os comandos mais usados
para serem executados automaticamente no futuro. Aps grav-la, devemos execut-la. Veja como:
1. Para gravar uma macro v ao
menu Ferramentas>Macro>Gravar
nova macro.

3. Clicando em OK, a gravao


dos procedimentos ser iniciada.
Para encerrar a gravao da macro,
pressione Stop.
4. Agora, para execut-la, v ao
menu Ferramentas>Macro>Macros.
5. Aparecer a caixa Nome da
macro. Digite ou selecione o nome
da macro na lista apresentada e
clique em Executar.

2. Na janela que surgir, digite


um ttulo para a macro. Logo abaixo, em Armazenar macro em, defina o local em que deseja
armazen-la. Para inserir comentrios sobre a macro que est criando, digite-os em Descrio.

Dica 124 Configurao de macros para apresentaes


Alm de gravar e armazenar
macros para a fase de criao da
apresentao, voc pode criar uma
especialmente para ser executada
durante a projeo dos slides. Veja:
1. V at o slide e defina o objeto a
ser utilizado para a execuo da macro.
2. Feito isso, v ao menu Apresentaes e clique em Configuraes. Surgir uma janela.

3. Para executar a macro apenas com um clique, escolha Selecionar com o mouse. Se voc
preferir que a macro seja acionada ao passar o cursor do mouse
sobre o objeto, escolha a opo
Selecionar sem o mouse.
4. Clique em Executando
macro e escolha, na lista, a macro
a ser aplicada.

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300 Dicas
Com o Excel, voc pode criar variados tipos de planilhas e tabelas, o que
auxilia a organizao e anlise das suas informaes. Alm disso, no Excel, a
realizao de clculos que para muitos um pesadelo torna-se algo
extremamente simples. Aproveite estas 113 dicas para entender melhor essa
importante ferramenta.

3.1 Primeiros passos


Dica 125 Exibio de planilhas
Ao iniciar o Excel, voc encontra
uma janela dividida em linhas e colunas esta uma planilha. Veja, nesta dica, como inserir ou excluir uma.
1. Abra uma pasta ou arquivo.
2. Na Barra de menus, clique em
Inserir. Surgiro subitens, e voc
poder escolher o que inserir (grficos, macros, etc.).

3. Clique na opo Planilha e


automaticamente uma nova
planilha criada.
4. Para excluir uma planilha,
clique com o boto direito sobre a
aba daquela que deseja excluir.
5. Aparecero subitens, escolha
a opo Excluir e pronto.

Dica 126 Organizao de planilhas


Para organizar as informaes
contidas em sua planilha, acompanhe esta dica:
1. Para mudar o nome de uma
planilha, clique com o boto direito do
mouse sobre a aba correspondente.
2. Vrios subitens surgiro, escolha a opo Renomear, digite um
nome e confirme pressionando Enter.
3. Para mudar a ordem de uma
planilha, clique sobre a sua aba e
arraste-a para o novo local.

4. Para duplicar uma planilha,


repita o procedimento anterior
pressionando Ctrl antes de soltar
o boto do mouse.
5. Para mudar a cor da aba,
clique com o boto direito do mouse
sobre ela e clique em Cor da guia...
Surgir uma paleta de cores. Escolha uma cor e clique em OK.

Dica 127 A largura das colunas


As colunas de sua planilha podem
ser redimensionadas. Observe:
1. Posicione o ponteiro do
mouse entre duas colunas e o cabealho. Ele assumir a forma de
uma seta preta dupla.

2. Clique, arraste e a largura da


coluna esquerda da seta mudar.

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3. Para determinar um valor para a


largura de uma coluna, clique nela e
no menu Formatar>Coluna>Largura...

4. Digite um valor para a largura e pressione OK.

Dica 128 A altura das linhas


Tambm possvel aumentar ou
diminuir a altura das linhas. Observe:
1. Coloque o ponteiro do mouse entre duas linhas e o cabealho de linhas
at aparecer uma seta preta dupla.

2. Clique e arraste para cima


ou para baixo para alterar a altura
da linha acima da seta.
3. Para configurar um valor exato para a altura da linha, clique no
menu Formatar>Linha>Altura...
4. Digite o valor e pressione OK.

Dica 129 Inserindo linhas e colunas


Se voc esquecer de digitar alguma informao em uma planilha
de clculos, acrescente a ela linhas
e colunas vazias. Acompanhe:
1. Para inserir uma coluna,
clique na coluna esquerda
de onde a outra ser inserida.

Pressionando Ctrl+Barra de
espao, voc seleciona a coluna inteira.
2. Clique em Inserir>Colunas.
3. Para inserir uma linha, clique
naquela abaixo de onde voc quer
inserir outra. Selecione a linha toda
e clique no menu Inserir>Linhas.

Dica 130 Ocultando e excluindo linhas e colunas


Voc tambm pode ocultar
planilhas. Confira como:
1. Clique com o boto direito
sobre o cabealho correspondente linha ou coluna a ser excluda
e na janela de opes que surgir,
escolha Excluir.
2. Para somente ocultar (coluna
ou linha), repita o passo 1, mas
desta vez escolha a opo Ocultar.
3. Para exibi-las novamente,
pressione Ctrl e clique no menu Formatar>Colunas ou Linhas>Reexibir.

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300 Dicas
Dica 131 Salvando uma pasta de trabalho
A pasta de trabalho o conjunto
de planilhas com o qual voc trabalha no Excel. Veja como salv-la:
1. Se for a primeira vez em
que a pasta ser salva, utilize o
menu Arquivo>Salvar ou Arquivo>Salvar como...

2. Na caixa Salvar em localize o


disco e a pasta de destino para a
gravao do arquivo.
3. Digite um nome na caixa Nome
do arquivo e clique em Salvar.
4. Para salvar alteraes, clique
em Salvar. Para salv-lo em outra
pasta ou renome-lo, use o boto
Salvar como...

3.2 Edio de dados


Dica 132 Autopreenchimento
Se ao digitar um texto qualquer
dentro de uma clula, for preciso
gerar uma seqncia dele, como
os meses do ano, utilize o recurso
de Autopreenchimento. Observe:
1. Ao digitar um texto, clique sobre a ala de preenchimento e arraste-a at onde quiser. Surgir o cone
Opes de autopreenchimento, que
ajuda a escolher o que deve ser feito.
2. Clique na seta ao lado do boto e selecione Copiar clulas, para
obter cpias da clula original.
3. A opo Preencher seqncia gera uma lista com a seqncia do que foi digitado.
4. A opo Preencher formatao
somente copia a formatao da clula de origem.

5. Para os dias da semana h


duas opes: Preencher dias (os sete
dias da semana) e Preencher dias
da semana (de segunda sexta).
6. Para personalizar mais o preenchimento, digite o primeiro valor
em uma clula e selecione-a juntamente com aquelas que participaro da seqncia. Clique no menu
Editar>Preencher>Seqncia...
7. Escolha como a seqncia ser
apresentada (Linhas ou Colunas).
Em Seqncia, escolha Linhas; em
Tipo, Linear e na caixa Incremento
digite a variao dos nmeros. Por
fim, clique em OK.

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Dica 133 Cpia de valores


Veja como copiar o contedo de
uma clula para outro local:

lula de origem so copiados para a


de destino.

1. D um clique na clula a ser


copiada e v ao menu Editar>
Copiar. (Note que a clula fica com
um tracejado ao seu redor).
2. Clique na clula de destino
e cole o contedo selecionado
acessando o menu Editar>Colar.
3. Uma marca inteligente o
boto Opes de colagem surgir no lado esquerdo da clula.
Clique na seta ao lado do boto e
veja as alternativas.
4. Ao clicar em Manter formatao
original, o contedo e formato da c-

5. O item Fazer correspondncia com a formatao de destino


ignora a formatao de origem,
mantendo a de destino.
6. Se quiser colar somente a
formatao da clula de origem,
sem o contedo, escolha a opo
Somente formatao.

Dica 134 Movendo e excluindo clulas


Voc sabe como mover ou excluir
suas clulas? Ento, acompanhe:

5. A caixa de dilogo Excluir surgir, selecione uma opo e clique


em OK.

1. Selecione a clula (ou o conjunto de clulas) a ser movimentada(o).


2. Posicione o ponteiro do mouse
sobre uma das bordas pretas da(s)
clula(s) selecionada(s) e veja que
surgir uma seta preta de quatro
pontas junto ao ponteiro branco.
3. Clique e arraste para onde quiser. Se houver informaes na clula
de destino, surgir uma mensagem
para confirmar o processo. Se clicar
em OK, o contedo da clula de
destino se perder; e em Cancelar, a
movimentao ser ignorada.
4. Para excluir uma clula de
sua planilha, basta selecion-la e
clicar no menu Editar>Excluir...

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300 Dicas
Dica 135 O Colar especial
H diversos recursos de
colagem no Excel. Veja, nesta
dica, como utilizar os recursos do
Colar especial.
1. Selecione a clula de origem
e pressione Ctrl+C. Clique em
Editar>Colar especial...
2. Surgir uma tela com duas
divises: Colar e Operao. Em
Colar, selecione a opo Tudo, caso
queira fazer uma colagem padro
(com valores e formatao).
3. Para colar somente a formatao na clula de destino, escolha
a opo Formatos.

4. H ainda as opes Ignorar em


branco (evita que se colem valores
em branco) e Transpor (selecionando um conjunto de clulas e
clicando no local de destino na
planilha, muda a ordem dos dados
copiados na clula de destino).
5. Em seguida, clique em Colar
especial>Transpor e depois em OK.
6. Se os dados que voc copiou
estavam em linha, ao colar, foram
transpostos em colunas ou vice-versa.

Dica 136 Localizando e substituindo dados


Para consultar, conferir ou alterar determinado dado de sua
planilha, utilize os recursos Localizar e Substituir. Confira como:
1. Com a planilha aberta, clique
no menu Editar>Localizar...
2. A janela que aparece possui
a caixa Localizar. Nela digite o que
quer procurar.
3. Depois clique em Localizar
prxima, para achar a primeira clula em que o texto aparece.
4. Ao clicar no boto Localizar tudo,
a caixa de dilogo expandida, e aparecem todas as ocorrncias do texto
procurado. Clique em um item para ir
at a clula em que ele se encontra.
5. Para substituir informaes
por outras, acesse a guia Substituir. Nela h duas caixas de texto:
a primeira insere o texto a ser localizado; e a segunda, o que substituir o encontrado.

6. Essa tela apresenta os mesmos botes da tela anterior. Ao terminar de digitar, clique no boto
Substituir, para ir substituindo o
texto aos poucos ou no boto Substituir tudo para substituir todo o
texto da planilha de uma vez s.

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Dica 137 Comentrios


Se voc quer ter mais informaes sobre o contedo de uma
clula, insira um comentrio nela.
Observe como a seguir:
1. Clique sobre a clula em que
quer adicionar um comentrio e
acesse o menu Inserir>Comentrio.
2. Surgir um retngulo amarelado ao lado da clula selecionada,
com o nome do autor do programa.
3. Digite nessa caixa o texto do
comentrio. Para redimensionar a
caixa, clique e arraste uma das alas brancas que aparecem.
4. Na barra Formatar comentrio
voc altera as cores de fundo.
5. Na guia Fonte voc muda o
formato do texto do comentrio.

6. Voc define o tipo de alinhamento na guia Alinhamento.


7. No menu Cores e linhas>Cor,
voc altera a cor do fundo do comentrio ou uma porcentagem de transparncia para a caixa. Aps configurar, clique em OK.
8. Para acessar o comentrio de
uma clula, passe o ponteiro do
mouse sobre ela (aparecer uma
seta vermelha).
9. Para mudar o texto ou a
formatao de um comentrio, selecione uma clula e clique em
Inserir>Editar comentrio.
10. J para eliminar o comentrio da clula, clique com o boto direito nela e depois em Excluir comentrio.

Dica 138 Localizando clulas


Se voc tiver apenas a referncia ou o endereo de uma clula,
no se preocupe, possvel
localiz-la. Veja como:
1. Digite o endereo ou referncia da clula na Caixa de nome, ao
lado da barra de frmulas e pressione Enter. Automaticamente a clula ser localizada.
2. Clique no boto Especial para
configurar selees especiais.
3. Ao selecionar a opo Comentrios, as clulas com comentrios sero selecionadas.

4. Se voc escolher a opo Objetos, todos os objetos da planilha


sero selecionados.
5. Ao clicar em Constantes, nenhuma clula com texto se alterar.
6. Depois de escolher, d OK.

Dica 139 Usando figuras e imagens


Adicionar uma figura ou imagem
armazenada em seu computador ao
seu trabalho muito simples e rpido.

Basta acessar o menu Inserir>Figuras>


Do arquivo e clicar em um arquivo para
inseri-lo na planilha.

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300 Dicas
Dica 140 Formatao rpida ou Autoformatao
Com a Autoformatao, voc aplica rapidamente uma formatao
padro na sua planilha. Acompanhe:
1. Selecione toda a sua planilha
e, em seguida, acesse o menu
Formatar>Autoformatao.

2. Escolha uma das opes de


formatao e pressione o boto OK.
3. Para remover a Autoformatao,
acesse o menu Formatar>Auto
formatao>Nenhum.

Dica 141 Mesclando alteraes entre planilhas


Voc tambm pode mesclar informaes entre planilhas, adicionando
a uma, alteraes de outra. Observe:
1. Certifique-se de que as cpias
da pasta de trabalho que ser mesclada esto armazenadas na mesma
pasta. Para isso, preciso dar a cada
cpia um nome diferente.
2. Abra a cpia na qual voc
deseja mesclar alteraes e acesse
o menu Ferramentas>Comparar e
mesclar pastas de trabalho.

3. Se solicitado, salve a pasta


de trabalho.
4. Na caixa de dilogo Selecionar arquivos a mesclar na pasta
de trabalho atual, clique em uma
cpia que tenha alteraes a serem mescladas e em OK.
5. Para mesclar mais de uma
cpia ao mesmo tempo, mantenha
a tecla Ctrl ou Shift pressionada e
clique nos nomes dos arquivos, em
seguida, em OK.

3.3 Frmulas e funes


Dica 142 Criao de frmulas e funes
Veja, nesta dica, como criar
uma frmula:
1. Digite os seguintes valores
nas clulas indicadas: A1, 12; B1,
30; C1, 27; D1, 45.
2. Para construir frmulas, utilize
os operadores + - *, e / (porm, sempre inicie frmulas com um igual (=)).
3. Para realizar uma soma simples com os valores digitados, em vez
de digitar 12+30+27+45, digite
A1+B1+C1+D1.
4. Pressione Enter e, se a frmula estiver correta, o resultado
aparecer na planilha.

5. Porm, como j h no Excel,


funes frmulas predefinidas ,
experimente usar a funo SOMA
neste exemplo, assim: =SOMA(.
6. Aps o parntese, informe o
intervalo de clulas a ser somado
digitando a primeira clula do intervalo, seguida de dois pontos (:),
digite a ltima clula do intervalo
e por fim, feche o parntese.

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Dica 143 A mdia aritmtica


Um dos clculos matemticos
mais usados em estatstica o da
mdia. Veja como aplic-lo:
1. Para calcular a mdia de
uma seqncia de nmeros ordenada em linhas ou colunas, selecione a clula mais abaixo ou
direita da lista de valores.
2. Clique na seta preta ao lado do
boto Autosoma e depois em Mdia.
A funo inserida automaticamente e a seqncia de nmeros fica com
um pontilhado ao seu redor. Para escolher outro intervalo, selecione-o com
o mouse e pressione Enter.
3. Para encontrar a mdia de
clulas distantes umas das outras,
clique no boto Funo.

4. Digite as clulas a serem usadas seguindo as instrues da caixa de dilogo.


5. J para calcular a mdia de
clulas com textos e nmeros, use
a funo MDIAA, que aceita clulas com textos e nmeros, tratando-as como se valessem zero.

Dica 144 Clculo do menor e maior nmero


Com as funes do Excel, voc
pode criar planilhas para armazenar resultados. Observe como:
1. Ao criar uma seqncia de
valores em coluna ou linha, clique
na clula mais abaixo ou mais
direita da lista.
2. Clique na seta preta ao
lado do boto Autosoma.
3. Depois clique em Min, (funo Mnimo), para encontrar o menor nmero; ou Mx, (funo Mximo), para encontrar o maior.
4. Para formar essas funes, fornea o intervalo de clulas a ser usa-

do. Para escolher outro intervalo, selecione-o e pressione Enter.


5. E lembre-se, para encontrar o
maior ou o menor valor em clulas
fora de ordem, crie a funo separando cada endereo com ponto e
vrgula (;): =MNIMO(D30;D50) ou
=MXIMO(D30;D50).

Dica 145 Funes para contagem de clulas


Para controlar ou contar a
quantidade de informao em uma

planilha, utilize as funes de contagem de clula. Veja:

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300 Dicas
1. Para saber quantas clulas tm
contedo em um determinado intervalo,
use a funo CONT.VALORES.
2. Para contar as clulas vazias
de um intervalo, utilize a funo
CONTAR.VAZIO. Para isso, digite
=CONTAR.VAZIO( e depois selecione o intervalo a ser verificado.
3. Para verificar aquelas com nmeros, use a funo CONT.NM.
4. Para evitar erros de contagem,
preciso seguir regras ou condies,

por isso digite a funo CONT.SE em


qualquer clula.
5. Depois selecione ou digite o
intervalo de clulas que ser verificado, por exemplo: A1:A30.
6. Agora digite o critrio a ser obedecido. Suponha que o intervalo selecionado apresente preos de produtos e voc quer contar aqueles
que custam mais de R$ 20,00. Ento
o critrio ser >20 e a frmula:
=CONT.SE (A1:A30; >20).

Dica 146 Porcentagens


No Excel, um dos recursos de
clculo disponveis o de porcentagens. Veja casos que utilizam porcentagens e aprenda como cri-las:
1. Para achar, por exemplo, 23%
de 14200, digite esse valor em uma
clula (A1), e em outra (B1), a frmula =A1*23% para multiplicar o
valor pela porcentagem. Voc pode
tambm digitar 0,23, em vez do sinal da porcentagem.
2. Tambm possvel descobrir a
diferena entre dois valores em por-

centagem. Por exemplo, em uma


planilha de vendas h uma tabela com
o total de vendas de produtos dos meses de maio (325) e junho (340); percebe-se que em junho foram vendidos 15 produtos a mais, a qual porcentagem essa diferena equivale?
3. Se o primeiro valor est em B3
e o segundo em C3, digite na clula
D3: =(C3-B3)/B3. A subtrao serve
para encontrar o aumento nas vendas e a diviso, para encontrar o valor
percentual. O resultado dever ser 5%.

Dica 147 Funes lgicas


Uma funo lgica testa se os dados cadastrados em uma planilha so
verdadeiros. Por exemplo, precisamos
encontrar o status (situao) de um
aluno, que ser VERDADEIRO se ele
tiver uma mdia superior a 7 e um
nmero de faltas inferior a 10. Caso
no consiga atender a algum dos argumentos (condies), o retorno ser
FALSO. Observe:
1. Para criar o status do aluno,
utilize a funo E. Digite na clula A1
um valor para a mdia final do aluno
e, na B1, a quantidade de faltas. A
frmula final ser: =E(A1>7;B1<10).

Para ver o resultado, pressione a


tecla Enter.
2. Com a funo E, o resultado
s ser verdadeiro se todos os argumentos o forem. Para que a frmula retorne como verdadeira com somente um argumento verdadeiro,
utilize a funo OU.
3. Ainda em A1 e B1, altere a
frmula trocando E por OU. Faa
alguns testes e observe o resultado.
4. Para inverter o valor lgico de
um argumento se o valor de uma
clula for verdadeiro, o retorno ser
falso e vice-versa utilize a funo
NO. Assim: =NO(C1).
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Dica 148 Frmulas condicionais


Para saber, por exemplo, a situao de um aluno ao final do semestre, em uma planilha de controle
de notas, use a funo SE. Veja:
1. Construa uma planilha para
controle de notas com 4 colunas
(de B2 a G2) com as notas de 4
bimestres. Na quinta coluna, gere
a mdia. Em G2 digite a quantidade de faltas do aluno. Em H2 coloque o status do aluno.
2. Na funo SE: =SE(teste lgico; resultado se verdadeiro; resultado se falso) o teste lgico a
condio a ser verificada. O resultado ser verdadeiro ou falso se a
condio o for. Neste exemplo, o
teste verifica a mdia do aluno,

que, se maior ou igual a cinco,


apresentar a mensagem Aprovado, caso contrrio, Reprovado.
3. Sendo assim, a frmula seria:
=SE(F2>=5;Aprovado; Reprovado).
4. Para ampliar as possibilidades dessa frmula, crie funes aninhadas (uma dentro da outra).
Note que se o aluno tiver mdia
cinco, superior a cinco, ou dez, a
mensagem Aprovado surgir. Mas
o correto seria mostrar Recuperao para mdias at sete e s
acima disso, Aprovado.
5. Para tanto, onde houver
Aprovado, crie outra funo SE
(> 7 ou no): =SE(F2>= 5;SE(F2> =7;Aprovado; Recuperao);Reprovado).

Dica 149 Adio de valores


Aprenda, nesta dica, a usar a funo SOMASE, que soma informaes
selecionadas por algum critrio.
1. O primeiro argumento da funo o intervalo a ser verificado; o
segundo, aquele a ser encontrado;
e o terceiro, o intervalo de soma.
2. Por exemplo, gere uma tabela com dez nomes de vendedores entre aspas (repita o nome de
alguns), da clula A1 at a A10.
Ao lado de cada nome, digite a
quantidade vendida por cada um.
3. Na clula B11, digite =SO
MASE(. O primeiro argumento ser

o intervalo de A1 a A10, no qual ser


procurado o nome de um vendedor.
O segundo, um dos nomes entre aspas e o terceiro, de B1 at B10. Para
somar s os valores correspondentes
ao vendedor Jos, a frmula seria:
=SOMASE(A1:A10;Jos;B1:B10).

Dica 150 Funes para busca de dados


Imagine uma planilha de converses de preos de produtos, com im-

postos e frete. Como buscar dados


de forma rpida e eficaz? Observe:

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300 Dicas
1. Crie uma tabela principal com
os seguintes campos: Nomes dos
produtos, Preo de compra, Regio
de destino, Frete e Preo de venda, comeando pela clula A1. Preencha-as com informaes, exceto
as colunas Frete e Preo de venda.
2. Abaixo, crie outra tabela,
contendo Regio e Porcentagem
e digite: norte, sul, leste, oeste
e centro, seguido da porcentagem correspondente.
3. Para buscar a porcentagem
correta na lista, use a funo
PROCV. Digite-a na coluna de frete.
4. Digite o que deve ser procurado. O segundo argumento o

intervalo de clulas com a informao procurada. Selecione as


clulas da segunda tabela e coloque o sinal de cifro antes das letras e nmeros da referncia.
5. O ltimo argumento o nmero da coluna dentro da tabela
com o valor que deve ser retornado.
Neste exemplo, a segunda coluna, pois nela est o valor da porcentagem. A frmula seria:
=PROCV(C2;$A$15: $B$19;2).
6. Assim, o valor da porcentagem que corresponde regio de
frete calculado na clula D2. Por
fim, arraste a ala de preenchimento at a ltima clula da tabela.

Dica 151 Funes Data e Hora


Com as funes Data e Hora,
voc pode, por exemplo, adicionar
meses a uma data ou converter uma
data em dia da semana. Observe:
1. Na clula A1 digite: =AGORA()
para que apaream a data e a hora
do sistema. Clique em B1, digite
=DIA(A1) e pressione Enter. Apenas
o nmero correspondente ao dia da
data retornado. Em C1 digite
=MS(A1), na clula D1, =ANO(A1),
em E1, =HORA (A1), em F1,
=MINUTO(A1) e em G1, =SEGUNDO (A1). Cada clula retornar os
dados retirados da clula A1.

2. Nas clulas A2, B2 e C2 digite


respectivamente: 2003, 2, 21, e na
clula vizinha: =DATA(A2;B2;C2).
Assim, as informaes que estavam
nas trs clulas foram convertidas
para uma data formatada.
3. Para as horas, digite nas clulas A3, 20; B3, 30; C3, 16 e depois: =TEMPO(A3;B3;C3).
4. Para saber o dia correspondente a
uma data, digite em A4, =DIA.DA.SEMANA(A1). Para aparecer texto em vez
de nmero, utilize as funes TEXTO e DIA.SEMANA: =TEXTO(DIA.
DA.SEMANA(A1);ddd ddd a
quantidade de caracteres do texto
retornado, como seg para segunda-feira.

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Dica 152 Arredondamento de valores


Com as funes de arredondamento, voc pode truncar ou arredondar um nmero. Acompanhe:
1. Digite 32,78 em A1. Voc arredonda esse nmero para cima com a
funo ARREDONDAR. PARA.CIMA.
O primeiro argumento o valor a ser
arredondado (A1), e o segundo, o nmero de casas decimais a exibir. Se
no quiser exibi-las, digite 0. A frmula seria: =ARREDONDAR.PARA.

CIMA(A1;0).3. Para arredondar um


nmero para baixo, use a funo
ARREDONDAR.PARA.BAIXO.
2. As funes PAR e MPAR arredondam os prximos nmeros pares e mpares, respectivamente.
Basta digitar o nome da funo e
colocar o endereo entre parnteses: =PAR(A1) e =MPAR (A1).
3. Para truncar um valor (ignorar
suas casas decimais e manter a parte
inteira), utilize a funo TRUNCAR.

Dica 153 Verificaes de contedo com funes


Para controlar o contedo das
clulas, e saber se h algum erro
ou se esto vazias, utilize as funes . Acompanhe:
1. Digite em A1 uma frmula
incorreta, como: =A2*B. E em B1
digite =ERROS(A1). O retorno
ser a mensagem VERDADEIRO,
pois essa funo verifica se a clula A1 possui algum erro.
2. Porm, ela verifica apenas se
existe um erro, no informa qual. Para
saber, use a funo TIPO.ERRO. O
retorno sempre ser um nmero que
corresponde a um erro:

#NULO! = 1
#DIV/0! = 2
#VALOR! = 3
#REF! = 4
#NOME? = 5
#NM! = 6
#N/D = 7
3. Assim, crie uma funo para
verificar o tipo de erro: =SE(TIPO.
ERRO(B12)=2;Voc no pode dividir um nmero por zero;OK).
4. Para verificar se a clula A1 est
vazia, use a funo =CL.VAZIA.
5. Voc pode ainda verificar se o
contedo texto (funo TEXTO);
referncia (funo REF); ou dado
lgico (funo LGICO).

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300 Dicas
Dica 154 Clculo de juros
Se voc fez um emprstimo e
no sabe a taxa de juros que dever pagar para quit-lo, acompanhe esta dica.
1. Digite na clula B2: Taxa de
juros anual, e em C2, 12%.
2. Digite em B3, Perodo em
meses, e em C3, 12.
3. Em B4 digite Valor do emprstimo, e em C4, 6000.
4. Para calcular a taxa de juros da
mensalidade que paga, utilize a funo TAXA. Na clula B7, digite Se o
valor mensal fosse, e na clula C7, 600.
5. Na clula B8 digite A taxa
de juros seria, e na clula C8 digite

a funo TAXA para calcular os


juros. Informe primeiro o perodo
de pagamento, no caso a clula
C3. E depois digite o valor mensal
(com o sinal negativo por ser um
pagamento), que seria a clula C7,
e por ltimo informe o valor total
do emprstimo, que corresponde
a clula C4. A frmula final :
=TAXA(C3;C7;C4). O resultado ser
3% de juros mensais.
6. Para encontrar o valor mensal
a ser depositado para atingir um valor daqui a alguns anos, voc deve
utilizar tambm a funo PGTO.
Digite na clula B12: Taxa de juros
anual, e na clula do lado 6%.

Dica 155 Botes com dupla funcionalidade


Nas barras de ferramentas do Excel
existem botes que apresentam dupla

funcionalidade. Veja a seguir alguns


deles e suas duplas funes:

Funo principal

Com a tecla Shift pressionada

Imprimir

Visualizar impresso

Salvar

Imprimir

Visualizar impresso

Imprimir

Classificao crescente

Classificao decrescente

Classificao decrescente

Classificao crescente

Undo

Redo

Dica 156 Potncia, raiz quadrada e logaritmo


Voc j viu como criar diversas funes, mas no sabe fazer clculos mais
simples, como o de potncia ou raiz
quadrada? Ento, aprenda agora.
1. Para obter o resultado de um
nmero elevado a uma potncia,

use a funo POTNCIA, =POTNCIA(23;2). Outro meio usar o


acento circunflexo (^). Assim, para
elevar 23 ao quadrado, basta representar como 23^2.
2. A raiz quadrada pode ser obtida com a funo RAIZ. Basta

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digitar o valor ou a referncia dentro dos parnteses. Como no existe


raiz quadrada de um nmero negativo, utilize a funo ABS para forar que o nmero seja positivo. A
raiz quadrada, por exemplo, do nmero 16, ficaria =RAIZ(ABS(16)).
Para encontrar a raiz cbica de um

nmero, basta elev-lo a 1/3, usando a funo POTNCIA.


3. Para encontrar o logaritmo
de um nmero, utilize a funo
LOG. Seu primeiro argumento o
nmero do qual buscamos encontrar o logaritmo, e o segundo a
base que deve ser usada.

Dica 157 Seno, co-seno e tangente


Nesta dica, voc aprende como
encontrar o seno, o co-seno e a tangente de um nmero.
1. Primeiro converta qualquer
nmero usado para calcular o seno,
co-seno ou tangente para radianos.
Sendo assim, multiplique o valor em
graus pelo nmero PI (3,1417...) e
divida por 180 para obter o valor
em radianos. Exemplo:

=45*PI()/180. Ou use a funo


RADIANOS: =RADIANOS(45).
2. Aps a converso, use estas funes para calcular, respectivamente,
o seno, o co-seno e a tangente:
=SEN(RADIANOS(45)) ou =SEN(45*PI()/180)
=COS(RADIANOS(37)) ou =COS(37*PI()/180)
=TAN(RADIANOS(25)) ou =TAN(25*PI()/180)

Dica 158 Funo Valor futuro


Valor Futuro uma funo financeira que permite calcular o valor de
um investimento ao final de um prazo. Digamos que voc queira fazer um
investimento mensal para sua aposen-

tadoria no valor de R$ 350,00 a uma


taxa de 8% ao ms. Qual deve ser o
saldo daqui a 20 anos? Para resolver
essa situao aplique a seguinte funo: =VF(8%/12;240;-350;1).

Argumento
Taxa
Perodo
Pagamento
Investimento atual

Valor
8% / 12
240
-350
0

Tipo

Funcionalidade
Porcentagem anual.
12 meses vezes 20 anos.
Valor mensal do investimento.
Quantidade investida at o pre
sente momento.
1, se o investimento realizado
no comeo de cada ms, caso
seja no final do ms, use 0.
R$ 207.531,53.

Decorridos 20 anos

Dica 159 Funo PGTO


Para saber qual ser o valor das
prestaes do financiamento de
uma casa cujo valor de
R$ 200.000,00, sem entrada,

com juros de 1,5% ao ms durante 20 anos, utilize a funo PGTO.


No caso, a frmula final seria:
=PGTO(0,015 ; 240 ; 200000).

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300 Dicas
Argumento
Taxa
Perodo
Valor presente
Decorridos 20 anos

Valor
0,015
240
200000

Funcionalidade
Taxa mensal.
12 meses vezes 20 anos.
o valor a ser financiado.
R$ 3.086,62.

Dica 160 Funo IPGTO


voc quiser financiar um apartamento de R$ 50.000,00, sem entrada,
a uma taxa de 1,5% ao ms por um
perodo de dez anos, calcule o pagamento dos juros, com a funo:
=IPGTO(0,015;1;120;50000).
Funcionalidade
Taxa mensal.
Indica os juros relativos
1 prestao.
120
12 meses vezes 10 anos.
R$ 50.000,00 Valor a ser financiado.
1 prestao
R$ 750,00.

Para calcular o pagamento dos


juros de um investimento durante um
determinado perodo, com base nos
pagamentos constantes, peridicos
e na taxa de juros constante, utilize
a funo IPGTO. Se, por exemplo,
Argumento
Valor
Taxa
0,015
Perodo (prestao) 1
Perodo
Valor presente
Juro relativo a

Na primeira prestao existe uma


parcela de juros no valor de R$ 750,00
e a ltima apresentaria apenas R$ 13,31
de juros. Note que os juros nas presta-

es so decrescentes, pois nas primeiras prestaes as parcelas de juros so


muito elevadas, e nas ltimas os juros
so menos agressivos ao seu bolso.

Dica 161 Funo NPER


Com a funo Nper(), voc calcula o nmero de perodos ou prestaes necessrias para amortizar um
emprstimo. Vamos supor que voc
pretenda fazer um financiamento cuja
prestao mensal fixa de R$ 800,00,
Argumento
Valor
Taxa
2 % ao ms
Pagamento
R$ 800,00
Valor presente
R$ 30.000,00

mas antes deseje calcular quanto tempo levar para quitar a dvida de R$
30.000,00, a uma taxa de juros de
2% ao ms. Para tanto, utilize a seguinte funo: =NPER(0,02;800;30000).
Funcionalidade
Taxa de juros mensal.
Valor da prestao.
Valor da dvida.

Dica 162 Determinante de uma matriz


O Excel pode calcular rapidamente qualquer matriz quadrada (mesma
quantidade de linhas e colunas). Para
tanto, usa-se a seguinte frmula:
=MATRIZ.DETERM (incio da matriz
: fim da matriz).
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Dica 163 O boto Inserir funo


Com o boto Inserir funo, voc
acessa todas as funes do aplicativo
e, aps escolher uma, o Excel auxiliar na insero dos argumentos
exigidos pela funo. Acompanhe:
1. Clique na clula em que deseja inserir a funo e no menu
Inserir>Funo.
2. A janela Inserir funo tem trs
partes: na primeira, digite o nome
da funo e clique no boto Ir. Se
ela existir, aparecer. Para selecionar
uma categoria de funo na caixa
abaixo, clique em Todas e os tipos
aparecero em ordem alfabtica.
3. Ao selecionar uma das funes da lista, surgiro sua sintaxe
(estrutura) e uma breve descrio
da sua finalidade.

4. Na tela Argumentos da funo


construa a funo SE, cujo nico argumento obrigatrio o Teste_lgico.
Digite diretamente na caixa ou utilize
o boto com sinal vermelho.
5. Ao inserir o primeiro argumento, surge uma resposta ao lado do
valor digitado. Os outros argumentos
servem para voc colocar as mensagens, caso seja verdadeiro ou falso,
respectivamente. Nas caixas voc
digita qualquer valor ou at elabora
outra frmula. Por fim, clique em OK.

Dica 164 Erros em frmulas


Para ajud-lo a resolver problemas de erros em frmulas, o Excel
apresenta uma pequena caixa chamada marca inteligente. Observe:
1. Simule um erro digitando
=SOMA(a;2;3). Ao pressionar Enter,
surgir a mensagem de erro
#NOME?. Clique no sinal de exclamao ao lado e observe a descrio do erro. Para saber em que parte da frmula h erro, clique em
Mostrar etapas de clculo...
2. Na janela Avaliar frmula, observe que a letra a aparece sublinhada. Isso indica que o erro se encontra
nessa letra. Clique em Avaliar.

3. No lugar da letra a, surge uma


indicao de erro, clique em Fechar.
4. A Janela de inspeo pode
ajud-lo a controlar erros. Para
acess-la, clique em Exibir>Barra
de ferramentas>Janela de inspeo. Selecione a clula a ser inspecionada e clique em Adicionar
inspeo de variveis.
5. Depois confira se a referncia
est correta e clique em Adicionar.

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300 Dicas
3.4 Formatao de planilhas
Dica 165 Nmero e moeda
A formatao de uma planilha
a mudana da aparncia de suas
clulas, sem alterao de contedo. Nesta dica, voc ver um tipo
de formatao de nmero: como
mudar o formato de uma clula
que contenha um valor e faz-lo
aparecer com casas decimais ou
smbolos de moeda na sua frente.
1. Selecione a clula que contm o valor a ser formatado e
clique no menu Formatar> Clulas.
Na tela que surgiu, selecione a
guia Nmero. Nessa seo voc escolhe como o valor da clula ser
apresentado.
2. Na lista ao lado, clique em
Nmero. Um exemplo ser exibido para que voc tenha uma prvia do formato do valor antes de
abandonar a caixa.

3. Clique na caixa Casas decimais


e digite um valor para ela, ou use as
setas para cima ou para baixo.
4. Escolha entre ativar ou no o
separador de milhar e, na caixa a
seguir escolha como ser a exibio
de nmeros negativos nessa clula.
5. Escolha a opo Moeda na
lista. Ela traz as mesmas opes
que a Nmero, com exceo da
Caixa smbolo, que aplica sinais de
moeda na frente do valor.

Dica 166 Data e Hora


H diversas opes de exibio
de datas e horas em sua planilha.
Veja a seguir como format-las:
1. Selecione uma clula ou
conjunto de clulas com datas. Acesse
a janela de formatao de clulas pelo
menu Formatar> Clulas.
2. Clique na categoria Data na
lista. Selecione um dos modelos de

datas na caixa Tipo e observe o efeito


sobre a data digitada. Depois de
escolher o modelo, clique em OK.
3. Selecione alguma clula que
contenha hora. Retorne ao menu
Formatar>Clulas. Selecione agora a
categoria Hora e, na caixa Tipo,
selecione um dos modelos disponveis.
Escolha um e clique em OK.

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Dica 167 Frao


Quando voc insere algum valor
fracionrio em uma clula, como 5/
2; o retorno ser um nmero como
2,5. Mas voc pode formatar clulas
para que elas sejam mostradas como
2 , por exemplo. Observe como:
1. Digite =5/2 em uma clula, selecione-a e pressione Ctrl+1. Na tela
de formatao, selecione Nmero.
2. Na lista de categorias, selecione Frao e, ao lado, escolha
um modelo. Nesse caso, voc

pode escolher Mximo de um dgito e o resultado ser: 2 .


3. Voc ainda pode escolher a
exibio Em dcimos ou centsimos.
Depois de escolher, clique em OK.
4. Para fazer isso com fraes maiores, digite em uma clula: =24517/
56899, por exemplo. Acesse novamente a janela de formatao de clulas do menu Formatar>Frao e escolha o tipo Mximo de trs dgitos.
Por fim, clique em OK.

Dica 168 CEP, CIC, Telefone


Imagine que sempre ao cadastrar, por exemplo, o nmero de telefone dos seus clientes, fosse preciso digitar parnteses e traos.
Veja como facilitar esse processo:
1. Selecione a clula ou o intervalo a ser formatado. Clique em
Formatar>Clulas e selecione a
primeira guia.
2. Na caixa de categorias, escolha Especial. Ao lado observe os
formatos disponibilizados: CEP+3,
Telefone e CIC.

3. Escolha CEP ou CEP+3 e clique


em OK. Em seguida, digite na clula: 540 e pressione Enter. Observe
que os zeros esquerda so mantidos, respeitando o tamanho do CEP.
4. Retorne quela tela e selecione Telefone. Digite na clula:
117841584. Pressionando Enter,
automaticamente surgem os parnteses e o trao.
5. Retorne tela de formatao e
selecione o tipo CIC. Digite na clula:
98765432100 e observe o resultado.

Dica 169 Mesclando clulas


Ao criar planilhas, interessante colocar ttulos na parte de cima
da planilha. Como eles merecem
destaque, voc pode aumentar a
clula e fazer com que ela se junte s vizinhas. Esse processo se
chama mesclagem de clulas.
Veja como aplic-lo:

digite o ttulo nas primeiras clulas. Selecione da primeira clula


at a coluna em que termina a tabela e clique em Mesclar e centralizar entre os registros j cadastrados.
2. Outra opo so os botes Localizar anterior e Localizar prxima.

1. Aps definir a quantidade de


dados e colunas da sua planilha,
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3. Para alterar um registro, basta clicar no campo a ser mudado,
digitar o novo valor e clicar na barra de rolagem para confirmar a informao. Para reverter essa ao,
clique em Restaurar.
4. Para cadastrar mais um registro neste banco, clique no boto Novo e para eliminar um, localize-o na tela e clique em Excluir.
Para sair da tela do formulrio de
banco de dados, clique em Fechar.

Dica 170 Inclinando o texto de uma clula


Se voc sempre quis aprender
a inclinar o texto de uma clula,
acompanhe esta dica.
1. Selecione a clula com o texto a ser inclinado e acesse o menu
Formatar>Clulas>Alinhamento.

2. Na seo Orientao, voc pode


deixar o texto em p clicando na primeira caixa. Para inclin-lo em determinados graus, clique nos pequenos
quadrados ao lado da palavra Texto.

Dica 171 Exportando a sua planilha para o formato .TXT


Se voc precisa exportar uma
planilha para o formato .TXT, saiba que o Excel permite fazer essa
converso mantendo todos os espaos verticais e horizontais entre

as linhas e colunas da sua


planilha. Para fazer essa converso, basta acessar o menu
Arquivo>Salvar como>Texto(Separado por tabulaes).

Dica 172 Importao de texto


O formato .TXT um arquivo
de Texto puro. Para permitir a
importao de dados contidos em
arquivos .TXT, a Microsoft criou um
Assistente de importao de texto
que reconhece a adapta um arquivo .TXT para o Excel. Observe:

2. Surgir o Assistente de importao de texto, que ir auxiliar a adaptao do arquivo. Para finalizar, siga
as instrues do Assistente.

1. Acesse o menu Arquivo>Abrir


e na caixa Tipo de arquivo selecione Arquivos de texto e depois o
arquivo de texto a ser aberto.
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Dica 173 Ordenando dados


Criar uma classificao personalizada em uma tabela muito til
para ajudar a visualizao dos seus
dados. No Excel voc pode organizar a tabela de diversas formas. Veja:
1. Selecione uma clula, coluna ou tabela e acesse o menu
Dados>Classificar...
2. Escolha um tipo de classificao para a sua lista (Crescente
ou Decrescente) e clique em OK.

Dica 174 Visualizao de grandes planilhas


O congelamento auxilia a
visualizao de grandes planilhas. Observe:
1. Selecione a rea de dados da
sua planilha (rea mvel) e acesse
o menu Janela>Congelar painis.

2. Agora voc pode movimentar-se na planilha mantendo a


rea mais importante congelada.
3. Para reverter o processo, clique
em Janela>Descongelamento.

Dica 175 A cor de fundo da clula


Aprenda, nesta dica, mais um
recurso para mudar a aparncia de
suas tabelas. O preenchimento de
clulas muda a cor do fundo.
1. Selecione a clula ou intervalo
de clulas cujo fundo ser mudado e
clique em Formatar>Clulas>Padres.

2. Provavelmente a opo Sem cores deve estar selecionada. Clique em


uma cor qualquer para v-la em tamanho ampliado no quadro Exemplo.
Basta escolher uma e clicar em OK.
3. Para personalizar um fundo,
retorne tela de formatao na
guia Padres, e escolha a cor do
segundo plano.

Dica 176 A borda das clulas


Para deixar sua planilha com aparncia de uma tabela, adicione bordas personalizadas a ela. Observe:
1. Selecione o intervalo de clulas a que deseja acrescentar bordas.

2. Depois pressione Ctrl+1 para


acessar a janela de formatao de
clulas. Clique na guia Borda.
3. No lado direito da janela, h
a seo Linha, na qual voc muda
o estilo da borda e escolhe uma
cor na caixa de opes.

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4. No lado esquerdo da tela voc
define onde aplicar as bordas. Para colocar ao redor das clulas selecionadas, clique no boto Contorno.
5. Para aplicar bordas na parte
interna, escolha outro estilo e cor de
borda, e clique no boto Interna.

6. Qualquer borda pode ser retirada ou inserida, basta clicar sobre ela dentro da caixa branca de
exemplo. Se quiser tirar a borda superior, clique sobre ela na caixa e
ela sumir. Por fim, clique em OK.

Dica 177 Seleo de colunas no adjacentes


Para selecionar clulas no adjacentes, mantenha a tecla Ctrl pressionada no momento da seleo de outras faixas de clulas. Para desmarcar
uma regio selecionada, clique em
qualquer clula da planilha.

Dica 178 Invertendo a posio de linhas e colunas


Voc precisa inverter a posio
das colunas para linhas ou vice-versa? Veja um truque para facilitar
essa tarefa, que se feita manualmente, exigiria muito tempo.

3. Acesse o menu Editar>Colar


especial, clique na caixa de seleo Transpor, e em seguida confirme no boto OK.

1. Selecione a coluna a ser transportada e clique no menu


Editar>Colar.
2. Posicione o cursor em uma linha vazia o importante que a
rea de colagem no seja a mesma
da copiada.

Dica 179 Copiando clulas que contm frmulas


Ao movimentar ou copiar uma
clula que contm frmulas ou funes, o Excel pode alterar as referncias das clulas e com isso alterar o resultado. O exemplo a seguir
ilustra esse problema, observe:
1. A frmula da clula realiza uma
soma da clula A1 at a A3.

2. Veja que ao copiar a frmula


da clula A5 para a B5, o valor
encontrado pelo Excel mudou. Isso
ocorreu porque o Excel alterou a
frmula da clula B5.
3. Para evitar esse problema,
use o argumento $, que impede o
Excel de alterar a frmula. Exemplo: = Soma ($A$1:$A$3).

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Dica 180 Marca dgua


Aplicar uma marca dgua na
sua planilha, alm de aprimorar o
visual, d um carter profissional e
personalizado ao seu trabalho. Voc
pode usar como marca dgua figuras de vrios tipos. Basta acessar
o menu Formatar>Planilha>Plano
de Fundo..., selecionar a imagem
e clicar em Inserir.

Dica 181 Buscando valores de outras planilhas


Imagine que voc precise somar valores contidos em diversas planilhas; para isso, basta
digitar na planilha principal uma
frmula que busque os valores
das outras planilhas. Para, por

exemplo, calcular o valor total de


vendas estipulado distribudo em
duas planilhas de Vendas de Materiais , preciso utilizar a frmula: =Soma (Plan1:Plan2!B12).

3.5 Criao de grficos


Dica 182 O Assistente de grficos
O Assistente de grficos guia
voc durante a construo de um
grfico. Observe:
1. Acesse a planilha com os dados a serem convertidos em um grfico. Clique no menu Inserir>Grfico.
2. Escolha um tipo de grfico.
Use o tipo Pizza ou Rosca, se os
seus dados ocupam apenas uma
linha/coluna ou para mostrar a re-

lao de uma parte com o conjunto. J para grficos comparativos,


escolha Colunas, Barras, Cone, Cilindro ou Pirmide.
3. Escolha um subtipo, clique
em Avanar e no boto ao lado da
caixa Intervalo de dados. Clique nas
clulas necessrias. Clique novamente no boto para voltar ao tamanho da tela, um pequeno exemplo exibido. Clique em Avanar.

Dica 183 Tipos de grfico


Voc j criou um grfico, mas quer
modific-lo? Veja como possvel
faz-lo seguindo estes passos:
1. Selecione a planilha que
contm o grfico. Suponha que

voc tenha criado um grfico de


Pizza e deseja mud-lo para Pizza
3D. Para isso, clique com o boto
direito do mouse no fundo do grfico, chamado de rea do grfico
e depois em Tipo de grfico...

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2. A tela da primeira etapa de
criao do grfico aberta e voc
pode escolher qualquer um dos tipos disponveis. Clique na guia Tipos personalizados.

3. Esses grficos tm algumas


formataes personalizadas, como
fundos gradientes, por exemplo.
4. Selecione um tipo e clique
em OK.

Dica 184 Formatao do eixo do grfico


Os eixos so linhas que envolvem
o grfico e controlam as informaes
da tabela. Veja como format-los:
1. Para ocultar um dos eixos,
clique com o boto direito do
mouse na rea do grfico e, depois, em Opes de grfico.
2. Clique em Eixos e desmarque/
marque os eixos a ocultar ou mostrar.
D OK para confirmar.
3. Voc formata o eixo horizontal clicando duas vezes nele. Na
tela Formatar eixo, clique em Padres. Escolha um estilo para a linha, clicando em Personalizada. Ao

lado, escolha como as marcas de


escala sero mostradas.
4. Para mudar a aparncia do texto, clique na guia Fonte e em OK.
5. Selecione o eixo de valores e
d dois cliques nele. Na tela de
formatao, clique em Nmero e
escolha um formato diferente para
representar os valores. Para mudar
o smbolo de Real para Dlar, por
exemplo, clique na categoria Moeda, escolha o smbolo do dlar na
caixa Smbolo e clique em OK.
6. Por fim, acesse Alinhamento,
para inclinar o texto ou deix-lo de p.

Dica 185 Alterando a escala do seu grfico


Para redimensionar um grfico
necessrio alterar as escalas dos eixos X ou Y de acordo com o tipo de
grfico. Acompanhe como fazer isso:

4. E para reduzi-lo, coloque um


nmero bem maior do que o maior nmero do Eixo Y.

1. D um duplo clique sobre a


regio do Eixo Y. Clique na guia
Escala para alterar os parmetros.
2. Para redimensionar o esboo
do grfico, altere o valor de Mximo.
3. Para aumentar o tamanho do
esboo, coloque um nmero prximo ao maior valor do Eixo Y.

Dica 186 Formatao de legendas e ttulos


Veja como formatar o ttulo e a
legenda inseridos durante a criao de um grfico:

1. Caso voc no tenha colocado


um ttulo, clique com o boto direito
no fundo do grfico e v a Opes
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de grfico. Na guia Ttulos digite


o ttulo do grfico e clique em
OK. Para abrir a caixa Formatar
ttulo do grfico d dois cliques
no grfico.
2. Para escolher uma borda e
uma cor de fundo para a caixa do
ttulo, clique na guia Padres. Escolha a borda, clicando em Personalizada. Na caixa Estilo, mude
a linha para pontilhado ou
tracejado, e escolha a cor e a

espessura. Na seo rea, voc


pode selecionar uma cor para o
fundo da caixa do ttulo.
3. Para alterar a fonte, v at
Fonte, para mudar o alinhamento
e inclinao do texto, use a guia
Alinhamento. D OK.
4. Ao clicar duas vezes sobre a
legenda, a tela Formatar legenda
aparece a nica guia diferente a
Posicionamento, que muda o local
da legenda em relao ao grfico.

Dica 187 Diagramas


Voc tem cinco modelos de diagramas para escolher. Veja como
utiliz-los:
1. Clique no menu Exibir>Barra
de Ferramentas>Desenho, caso
essa barra ainda no esteja visvel.
2. Em seguida, clique no boto Inserir Diagrama ou Organograma. Assim,
surgir uma tela contendo os cinco tipos de diagramas e o organograma.
Selecione um e clique em OK.
3. Com o diagrama criado, j possvel format-lo. Para digitar textos,
clique dentro das caixas. Depois selecione-o para format-lo, por meio da
barra de ferramentas de formatao.
Para mudar o tamanho do diagrama,
clique nas alas e arraste.

4. Clique duas vezes em alguma


parte do diagrama para format-lo.
Surgir a tela Formatar autoforma,
na qual voc muda a aparncia do
desenho. Em Cores e Linhas>Cor,
escolha uma cor para o preenchimento. Abaixo, defina a porcentagem da transparncia da forma. Na
seo Linha, voc personaliza, claro, a linha. Por fim, clique em OK.

Dica 188 Grficos 3D


Alguns tipos de grficos
possuem subtipos tridimensionais,
e por esse motivo contam com
configuraes especiais. Veja,
nesta dica, como configurar um
grfico 3D:

1. Aps criar o grfico e


format-lo, voc pode fazer alteraes que so exclusivas de grficos 3D. Para aparecer o menu,
clique no fundo do grfico e depois em Exibio 3D...

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2. Para mudar a altura ou a


perspectiva do grfico, desmarque a opo Eixos em ngulo reto

e utilize as duas setas que apareceram para alterar a perspectiva e tambm para digitar a altura do grfico. Clique em Aplicar
para ver o resultado.
3. Voc tambm pode mudar a
elevao desse grfico. Para isso,
use as setas da parte superior da
tela Exibio 3D ou digite diretamente na caixa Elevao. As alteraes podem ser visualizadas no
esboo do grfico.

Dica 189 Destacando uma fatia de um grfico


Se quiser, voc pode simplificar
as informaes do seu trabalho criando um grfico para sua planilha
e destacando parte dele. Para isso,

aps selecionar a fatia ou setor do


seu grfico que precisa ficar em destaque, basta arrast-la(o) para uma
regio livre do grfico.

3.6 Impresso
Dica 190 Pr-visualizao de planilhas
Aps criar e formatar a planilha,
hora de imprimir o resultado. Mas
para certificar-se de que no h
erros, visualize-o antes. Observe:
1. Abra a planilha a ser
visualizada. V a Arquivo>Visualizar

Impresso. A tela da planilha fechada e voc pode analisar o tamanho do papel e como a informao ser impressa.
2. Como o papel est sendo exibido por inteiro na tela, pode ser
que as letras estejam pequenas e

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voc no consiga l-las. Sendo


assim, clique no boto Zoom ou
simplesmente clique em qualquer lugar da tela para aumentar o zoom.
3. Se sua planilha for muito extensa, ocupando mais de uma pgina, visualize-a clicando em Pr-

xima. Para voltar pgina anterior, clique no boto homnimo.


4. Para voltar planilha de trabalho, clique no boto Fechar. Para
imprimir somente um grfico, basta
selecion-lo antes de entrar na tela
de Visualizar Impresso apresentada pelo Excel.

Dica 191 Cabealho e rodap


No Excel voc tambm pode utilizar
Cabealhos e rodaps, confira como:
1. Clique em Exibir>Cabealho
e rodap. Surge a tela Configurar
pgina, e a guia Cabealho e
rodap fica ativa.
2. H dois retngulos brancos
vazios indicando que ainda no foi
configurado cabealho ou rodap
para esta planilha. Clique na seta
ao lado da caixa Cabealho e escolha uma opo.
3. Personalize o cabealho com o
boto homnimo. Surgir uma tela
com trs retngulos brancos representando as trs partes da folha. Basta
escolher a caixa e digitar o texto.

4. Para formatar o texto, selecione-o e clique no primeiro boto


com a letra A como rtulo. Ao terminar, clique em OK.
5. Clique em Personalizar
rodap, insira o caminho e o nome
do arquivo no retngulo esquerdo.
Clique no boto com o desenho de
uma pasta amarela. Na seo da
direita, coloque o nmero da pgina, clicando no segundo boto.
Clique em OK.

Dica 192 Margens


As margens so aqueles espaos vazios entre a beirada do papel e o incio dos dados. Voc pode
definir o tamanho das margens e
a que distncia do limite da folha
elas devem aparecer. Observe:
1. Clique no menu Arquivo>
Configurar pgina>Margens. Note
que h seis caixas representando
a margem esquerda.

2. Clique dentro de uma das caixas para ver o trao preto da margem
no exemplo. Altere as medidas das
margens conforme quiser, usando as
setas ou digitando um valor na caixa.
3. Para centralizar a visualizao
da impresso da planilha, use a
seo Centralizar na pgina, na guia
Margens. Nela, selecione as opes
Horizontal e Vertical, pois assim a
planilha ficar centralizada.

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Dica 193 Definindo a rea de impresso
Como fazer para imprimir apenas uma parte da planilha? Acompanhe este passo-a-passo:
1. Para visualizar as Quebras de
pginas diretamente na planilha,
ver as informaes que sero impressas e em que folha cada dado
vai ficar, acesse o menu
Exibir>Quebra de pgina. O zoom
da planilha reduzido e os limites
de impresso so representados
por uma borda azul; no centro
aparece a numerao das pginas.
Voc define seu prprio limite,
clicando e arrastando as bordas.
Assim, voc definir as clulas exatas a serem impressas.

2. Clique no menu Exibir>


Normal para voltar exibio da
planilha como estava antes.
3. Outro modo de fazer isso
selecionar as clulas que interessam
(modo de exibio Normal) e clicar
no menu Arquivo>rea de impresso>Definir rea de impresso. Ao
redor das clulas selecionadas, surgir um pontilhado.
4. Visualize a impresso para ter
certeza de que somente as informaes da rea definida sero impressas. Retorne tela do Excel e, para
eliminar a definio criada, clique no
menu Arquivo>rea de impresso>
Limpar rea de impresso.

Dica 194 Linhas de grade na impresso


Por padro, as linhas de grade
no so impressas. Por isso, para
habilitar essas linhas na impresso
de sua planilha, preciso acessar
o menu Arquivo>Configurar pgina. Na seqncia acesse a guia
Planilha e habilite ou desabilite o
recurso de linhas de grade na impresso de sua planilha.

Dica 195 Ocultando trechos da planilha na impresso


Sua planilha possui trechos
que no devem ser impressos?
Ento veja como fazer essa impresso parcial:

1. Acesse o menu Arquivos>rea


de impresso>Definir rea de impresso. Aps definir a rea, acesse o
menu Arquivo>Visualizar impresso.

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3.7 O Excel e a Internet


Dica 196 Visualizao de planilhas em um browser
possvel gerar um grfico no
Excel e exibi-lo na Web. Porm,
antes de public-lo bom
visualizar como ele seria mostrado
em um browser. Para isso, siga
estas instrues:
1. Com a planilha aberta, v at
Arquivo>Visualizar pgina da Web.
2. Repare que todas as planilhas
so exibidas. Devido integrao
entre a Web e o Excel, existe uma
barra de ferramentas com botes
de navegao tpicos de um navegador, e se voc tem acesso

Internet, possvel abrir uma pgina de dentro da planilha.


3. Clique em Exibir>Barras de
ferramentas>Web. A barra que apareceu possui os mesmos botes de
um browser, ou seja, o funcionamento da barra idntico ao de um
navegador. Se voc estiver com vrias pastas de trabalho abertas, use o
boto Ir para navegar entre elas.
4. Voc pode digitar um endereo
de pgina da Web na caixa branca e
pressionar Enter. Assim, se voc estiver
conectado Internet, o seu browser padro ser chamado automaticamente.

Dica 197 Salvando como pgina da Web


Agora voc j pode publicar sua
planilha no formato para Internet.
Veja como:
1. Selecione as clulas que faro parte da sua pgina da Internet.
Para que a pgina contenha mais
de uma planilha, no selecione
nada. Clique no menu Arquivo>
Salvar como pgina da Web.
2. Foram acrescentadas algumas
opes na famosa tela Salvar como.
Observe que na caixa Salvar como

tipo, no lugar da extenso XLS, esto as extenses HTM e HTML. Voc


tem a opo de criar a pgina contendo todas as planilhas da sua pasta de trabalho ou somente as informaes das clulas selecionadas.
Para isso, escolha entre os itens:
Pasta de trabalho inteira ou Seleo.
3. Clique em Alterar, para definir um ttulo para sua pgina. Esse
texto deve aparecer na barra de
ttulo do navegador Web. Clique
em Salvar para criar a pgina.

Dica 198 Hiperlinks


Um hiperlink uma referncia
a uma pgina ou a um local den-

tro da mesma planilha. Veja como


inseri-lo em planilhas:

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1. Na planilha, um link representado como no navegador: azul
e sublinhado. Para criar o seu prprio link, digite um texto, selecione uma clula e pressione Ctrl+K.
2. Na tela Inserir hiperlink, defina a pgina que voc vai vincular clula. Selecione a primeira
opo: Pgina da Web ou arquivo
existente. Digite na caixa Endereo uma pgina da Internet. Na
parte superior, defina uma dica de
tela. Por exemplo, se o link vai
acessar o site da Microsoft, escre-

va: Clique aqui para abrir a pgina da Microsoft. Clique em OK.


3. O texto da clula fica azul e
clicando nela, o site ser acessado.
4. Para retirar o link, selecioneo, pressione Ctrl+K e clique em Remover vnculo.

Dica 199 Importando tabelas da Internet para planilhas


Nas ltimas verses do programa possvel capturar tabelas da
Rede e traz-las para a sua
planilha. Veja como:
1. Certifique-se de que h conexo com a Internet. V ao menu
Dados>Importar dados externos>
Nova consulta Web.
2. Um browser ser aberto. Para
mudar algumas opes de visualizao de pginas, clique no boto
Opes. Na tela que surgir, escolha
qual tipo de formatao ser exibido. D preferncia para Nenhuma.
Clique em OK.
3. Digite um endereo de site
na Caixa de endereo, clique em
Ir e a pgina ser exibida. Ao lado
de cada tabela da pgina aparece
uma seta amarela. Selecione a(s)
tabela(s) de que voc precisa e
clique em Importar.
4. Na tela seguinte indique o
local onde os dados sero coloca-

dos. Clique em Propriedades. Selecione a opo Salvar definio de


consulta, se quiser que as informaes da tabela sejam atualizadas. A opo Ativar atualizao
em segundo plano permite que
voc continue trabalhando durante a atualizao dos dados. Para
estipular um tempo para a atualizao, selecione Atualizar a cada...
e digite o tempo.
5. Se quiser programar a atualizao para o momento de abertura
do arquivo, selecione Atualizar dados em Abrir arquivo. Clique em OK.

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Dica 200 Vinculando objetos


Vincular objetos significa compartilhar as informaes de um
programa com outro, fazendo-os
trabalhar em conjunto. Se quiser
criar um documento e no meio dele
inserir uma tabela, crie-a no Excel
e jogue-a no Word. Voc tambm
pode modificar as informaes em
um programa e atualiz-las em
outro no mesmo instante. Conhea mais sobre esse recurso:
1. Para criar um vnculo, primeiro defina os arquivos de origem
e de destino. A origem contm as
informaes-base que podem ser
modificadas. As informaes so
mostradas e atualizadas no destino, conforme a origem. No exemplo, a origem seria o arquivo do
Excel e o destino, o documento do
Word. Abra a planilha com a tabela a ser vinculada.
2. Acesse o Word por meio do
menu Iniciar. Ao abrir o programa,
pressione Alt+Tab para retornar ao
Excel. Selecione o intervalo de clulas que interessa e clique no boto Copiar da barra de ferramentas.

3. Retorne ao Word, pressionando Alt+Tab novamente. Clique no


menu Editar>Colar especial. Provavelmente a indicao do intervalo
de clulas que foi copiado aparece
na parte superior da janela, como
sendo a origem dos dados.
4. Clique em Colar vnculo e
depois no primeiro item da lista
Como: Essa opo define para o
Word qual tipo de informao est
sendo colada; no caso, est vindo
de uma planilha do Excel.

5. Clique em OK para vincular


os arquivos. Coloque as janelas
lado a lado (se voc estiver com os
dois programas abertos, basta
clicar com o boto direito na barra
de tarefas e em Janelas lado a
lado). Altere algo no Excel e veja
se a atualizao feita no Word.

Dica 201 Incorporando objetos


Incorporar um objeto inserilo no programa de destino. Para
faz-lo, voc deve definir quais
sero os arquivos de origem e de
destino. Observe:
1. Selecione um intervalo de clulas dentro do Excel e copie.
2. Abra um novo documento e
clique em Editar>Colar especial.

Selecione Colar e escolha a opo Microsoft Excel Worksheet


de planilha do Microsoft Excel
mostrando para o Word que a
informao vem do Excel.
Clique em OK.
3. Novamente faa alguma alterao no Excel para ver se h
atualizaes no Word.

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300 Dicas
Dica 202 Hiperlinks para acessar outros programas
Voc j viu que o recurso
hiperlink capaz de acessar uma
pgina da Internet ou deslocarse para uma parte da planilha
em determinada clula. Agora
voc vai aprender a acessar outros programas por meio de um
link criado no Excel.
1. Abra o arquivo que contm
a planilha do Excel. Dele, abra
um documento do Word.
2. Digite em uma clula o nome
do documento. Selecione a clula
e acesse o menu Inserir>Hiperlink.

3. Na tela que surgir, escolha


a opo Pgina da Web ou Arquivo existente. Selecione Pasta
atual ou Arquivos recentes para
achar o documento. Se no achlo, use o boto Procurar arquivo.
4. Ao encontr-lo, digite uma
dica de tela para o link, clicando
no boto Dica de tela... Clique
em OK.
5. Assim, quando voc clicar
sobre a clula que contm o link,
o documento ser aberto juntamente com o programa Word.

Dica 203 Use o Access Link para trocar informaes entre


Excel e Access
A Microsoft disponibiliza alguns programas suplementares
do Office 2000 e 2002, e que
podem ser adquiridos gratuitamente na pgina oficial do programa. O Access Link um deles e permite criar formulrios do
Access a partir do Excel, criar
relatrios a partir de dados de
Excel e converter uma lista de
dados de uma planilha para um
banco de dados.

2. Aps o download, feche o


Excel e execute o programa
acclnk.exe.
3. Quando finalizar o processo de instalao, execute o
Excel e acesse o menu Ferramentas>Suplementos
4. Na janela de seleo que
surge, escolha Vnculos com o
Microsoft Access.

1. Para obter o programa Access


Link, acesse o site: http://office.
microsoft.com/brasil/downloads/
2002/acclnk.aspx.

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Dica 204 Recuperando dados de uma tabela do Access


Voc precisa converter um banco de dados em planilhas do
Excel? Veja como fcil faz-lo:
1. No Excel, clique no menu
Dados>Importar dados externos>
Importar dados.
2. Surgir a janela Selecionar fonte
de dados, selecione Banco de Dados MS Access na caixa de seleo.
Localize a pasta em que est o arquivo de banco de dados do Access
e selecione-o. Clique em Abrir.
3. Na seqncia o Excel solicita que voc diga onde sero inseridos os dados provenientes da tabela que voc escolher. Voc tam-

bm pode refinar a consulta criando filtros e tabelas dinmicas.


Pressione OK para prosseguir.
4. O Excel ir inserir as informaes que voc acabou de importar do Access. Note que todos
os dados da tabela que voc importou do Access so dispostos na
sua planilha.

Dica 205 Exportando uma planilha para o Access


Veja a seguir como exportar
uma planilha do Excel para um
banco de dados criado no Access.
1. No Access clique em
Arquivos>Obter dados externos>Importar.
2. Na caixa de dilogo Importar, selecione o tipo de arquivo

Excel (XLS) e localize o arquivo no


seu computador.
3. Siga as instrues do Wizard
e acerte as colunas da sua
planilha. O Access ir tratar a sua
planilha como uma tabela de
Banco de Dados.

Dica 206 Formulrios para inserir dados no Excel


Para facilitar e organizar a insero de dados em planilhas grandes, interessante usar um formulrio. (Para isso, voc precisar do
Access Link: consulte a Dica 203).
1. Com o Access Link instalado,
abra a sua planilha e clique em
Dados>Formulrio do MS Access...

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300 Dicas
2. Use o assistente do Access para
criar o formulrio personalizado. Note
que os dados que voc inserir no formulrio iro automaticamente para
a sua planilha no Excel.

3.9 Tabelas dinmicas


Dica 207 Construindo tabelas dinmicas
As tabelas dinmicas permitem
a exibio dos dados de uma tabela de forma eficiente e rpida.
Elas so usadas para manipular
informaes muito extensas, do
Excel ou de bancos de dados externos. Veja como constru-las:
1. Construa uma tabela, por
exemplo, com nome de vendedores, nmero de vendas, regio e
produtos. Clique em Dados>
Relatrio de tabela e grficos dinmicos. Escolha o que ser criado, no caso, uma Tabela dinmica e clique em Avanar.

2. Agora mostre onde esto os


dados para a construo da tabela, digitando o endereo na caixa
Intervalo. Se estiver em outro arquivo, clique em Procurar> Avanar.
3. Siga as instrues do Assistente de tabela dinmica para finalizar a criao de uma tabela.

Dica 208 Modificando tabelas dinmicas


possvel mudar a estrutura ou
layout da sua tabela dinmica por
meio da barra de ferramentas Tabela dinmica, que surgiu assim
que a tabela foi criada. Observe:
1. D dois cliques no campo em
que est escrito Soma de vendas.
Uma tela se abrir e voc poder

escolher outro clculo a ser feito


com os valores. Escolha, por
exemplo, mdia e clique em OK.
2. Para reorganizar o layout de
uma tabela, arraste os itens para
fora dela. Assim, somente o total
ser exibido. Localize a janela Lista de campos da tabela dinmica.

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Note que os itens em negrito


so os que esto na tabela no momento. Clique em vendedor e arraste para o local em que estavam
as regies (em linha) e vice-versa.

3. Para retornar ao assistente


de criao da tabela dinmica e
alterar configuraes, clique na
tabela, depois no boto Tabela dinmica, e em Assistente... Clique
no boto Voltar e selecione um
novo intervalo. Ao terminar, clique
em Concluir.

Dica 209 Construindo grficos dinmicos


Voc tambm pode criar um
grfico dinmico, ou seja, que
acessa os dados de outra planilha. Acompanhe:

opes de legenda ou linhas de


grade e clique em Avanar. Escolha uma nova planilha para colocar o grfico modificado e clique
em Concluir.

1. Clique em sua tabela dinmica. Selecione o boto Tabela


dinmica e depois Grfico dinmico. Assim, um grfico ser gerado
em uma nova planilha e voc poder modific-lo.
2. Clique no boto Assistente
de grfico. Assim voc pode escolher outro tipo de grfico ou configurar opes. Escolha o tipo Colunas 3D e avance.
3. Ainda, se quiser, digite ttulos para o grfico e eixo, mude as

3.10 Dicas avanadas


Dica 210 Vinculando planilhas
Se voc estiver trabalhando com
duas planilhas diferentes em que

alguns dos dados que esto em


uma se repetem na outra, qual-

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quer alterao que ocorrer em
uma, poder ser feita automaticamente em outra, por meio da
vinculao de planilhas. Observe:
1. Para que os dados de uma
planilha sejam vinculados com os
de outra, clique na planilha de origem. Selecione o intervalo a ser
vinculado, por exemplo, nomes de
clientes, que devem aparecer em
duas planilhas.

2. Clique na segunda planilha e


cole as informaes dos clientes.
3. Clique em Colar vnculo e em
uma das clulas que foram coladas.
Observe que o seu contedo algo
como: CADASTRO DE CLIENTES!
A4. Isso significa que o valor dessa
clula igual ao da clula A4 da
planilha CADASTRO DE CLIENTES.
4. Faa testes alterando valores em uma planilha, para ver a
atualizao na outra.

Dica 211 Ferramenta Solver


O Solver auxilia a resoluo de
problemas como este: sabendo que
para chegar a um determinado lucro,
existem diversos valores vinculados a
ele, como saber o que acontece com
esses valores, para que o lucro suba
para R$ 17.000,00, por exemplo?
1. Em C2, digite: =B2*$C$1.
Arraste essa frmula para as duas
linhas abaixo. Crie uma autosoma
nas clulas B5 e C5 para os valores de cima, e digite =B5C9+C7C5
para obter o lucro.
2. Acesse o menu Ferramentas>
Suplementos>Solver e clique em OK.

3. Na tela Parmetros do Solver


defina a clula de destino para C10.
Escolha Valor de: para definir um
valor exato de modificao da clula, como 17.000. Em Clulas variveis defina quais clulas da planilha
podero sofrer alteraes para obteno de lucro. Clique no boto com a
marca vermelha. Selecione a clula
C1 e, pressionando Ctrl, selecione o
intervalo B2:B4 e as clulas C7 e C9.
Clique no mesmo boto.
4. Adicione restries s mudanas que o Solver far na planilha.
Clique em Adicionar. Na primeira
caixa voc escolhe em qual clula
ser aplicada a restrio, no caso,
selecione o intervalo de C2 at C4.
Ao lado, escolha o sinal de maior e
igual. Na ltima digite 0 e o Excel
manter os valores dessas clulas.
Clique em OK>Resolver.
5. Na janela Resultados do Solver, aceite a soluo proposta, selecionando Manter soluo do Solver. Ou recuse, selecionando Restaurar valores originais. Clique em
OK e uma nova planilha (Relatrio
de respostas 1) ser criada. Use-a
para fazer anlises.
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Dica 212 Proteo da planilha


Se vrias pessoas acessaro a sua
planilha, algumas informaes podem
sofrer alteraes, por isso, preciso
proteg-la. Voc pode bloquear a
edio de clulas ou colocar uma
senha para acesso. Observe:
1. Selecione todas as clulas da
planilha e clique no menu Formatar>Clulas. Selecione a guia
Proteo. Nela existem duas opes:
Travada e Oculta. Desmarque as
duas opes e clique em OK.
2. Agora selecione o intervalo de
clulas a ser bloqueado. Pressione
Ctrl+1. Clique na guia Proteo.
Escolha Oculta para que ningum
possa alterar esse intervalo e para que
o contedo da clula no seja exibido
na barra de frmulas. Selecione as
duas opes e clique em OK.
3. A clula ainda no est
bloqueada. Clique em Ferramentas>

Proteger>Proteger Planilha. Na tela


Proteger planilha selecione a primeira
opo: Proteger a planilha e o
contedo das clulas. Abaixo, digite
uma senha que ser exigida no
momento de desproteg-la.
4. Na lista maior, selecione as
funes a que os usurios tero
acesso. Clique em OK e se digitou
uma senha, uma nova tela ser
aberta para a sua confirmao.
5. Para desbloquear, clique em
Ferramentas>Proteger>Desproteger planilha.

Dica 213 Regras de validao


Ao cadastrar informaes em uma
planilha, pode haver erros. Para evitlos, adicione regras s clulas que
precisam ser controladas. Veja como:
1. Selecione um intervalo de clulas com, por exemplo, a idade dos
clientes. Clique no menu Dados>
Validao... Na tela Validao de
dados defina os critrios para a verificao: na caixa Permitir, escolha o
tipo de dado a ser digitado. No caso,
escolha Nmero inteiro. Na prxima caixa, escolha o critrio Maior
do que e na caixa Mnimo que apareceu, digite 14.

2. Para mostrar uma mensagem


de erro ao usurio, clique em Mensagem de entrada e selecione Mostrar mensagem de entrada ao selecionar clula.

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300 Dicas
3. Clique em Alerta de erro e
defina a mensagem que o usurio
receber, se o critrio for violado.
Clique em OK.

4. Para tirar a validao de uma


clula, volte tela de validao e
clique em Limpar tudo.

Dica 214 Nomeando intervalos de clulas


Ao elaborar ou alterar frmulas,
voc se depara com intervalos de
clulas. Se na sua planilha voc faz
referncias para o mesmo intervalo
de clulas, muito fcil nome-lo e
us-lo nas frmulas. Observe:
1. Clique em uma clula. Observe que ao lado da barra de frmulas est a caixa de nome, que
mostra o nome da clula ou intervalo ativo(a). Selecione o intervalo
de clulas a ser nomeado.
2. Acesse o menu Inserir>
Nome>Definir... Digite um nome na

primeira caixa. Se necessrio, clique


no boto com a marca vermelha para
selecionar o intervalo. Clique em Adicionar e depois em OK.
3. Se quiser, selecione uma coluna de dados j nomeada. Assim, o
nome atribudo para o intervalo ser
o ttulo da coluna. Selecione a coluna e clique no menu Inserir>
Nome>Criar... Selecione a opo Linha superior e clique em OK.
4. Para eliminar algum nome de
intervalo, retorne tela de definio, clique sobre o nome e pressione Excluir.

Dica 215 Cenrios


Veja como criar um cenrio para
fazer previses financeiras e calcular gastos:
1. Crie uma planilha e selecione as clulas B1 e B2.
2. Clique em Ferramentas>
Cenrios>Adicionar... Digite um
nome para o novo cenrio e clique
em OK. Depois digite suas previses,
por exemplo: Se a receita valesse
24780 e as despesas fossem 7410,
quanto eu teria de saldo? Para responder a essa pergunta, digite os
valores abaixo dela e clique em OK.
Pressione o boto Mostrar.

3. Para ver lado a lado a situao atual e as projees futuras


em uma planilha, clique em Resumir... Na prxima tela mostre a clula com a frmula afetada pelo cenrio, no caso B3. Escolha a opo
Resumo do cenrio e clique em OK.

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Dica 216 O recurso Atingir meta


Esse recurso ajuda a analisar
uma situao para chegar a algum
fim. Imagine que uma empresa tem
um lucro mensal de R$ 10.000,00,
mas gostaria de ter R$ 11.000,00.
Quanto ser que essa empresa deve
vender a mais para ter esse lucro
ou quanto a menos de despesas
deve ter? Observe:
1. Na clula C2, digite: =B2*
$C$1. Arraste essa frmula para as
duas linhas de baixo. Crie uma
autosoma em B5 e C5 para os valores de cima e para obter o lucro,
digite: =B5-C9+C7-C5.
2. Para fazer projees, clique
no menu Ferramentas>Atingir
meta. Na tela Atingir meta, clique
em Definir clula para determinar

em qual clula seu objetivo se concentra, no caso a clula do lucro, pois o lucro que voc quer
aumentar. Selecione a clula C10.
3. Na prxima caixa, digite o
valor almejado. E na caixa Alternando clula, defina qual clula
vai sofrer alterao. Selecione-a e
clique em OK.
4. Ao clicar em OK, os valores
da planilha so modificados at
que o lucro seja alcanado.

Dica 217 Alterao de grficos com a ferramenta Atingir meta


J que as informaes cadastradas na planilha podem ser alteradas, que tal gerar um grfico desses dados? Acompanhe como:
1. Na planilha da dica anterior
acrescente duas colunas, a de
quantidade de material e a de preo unitrio. Na clula com os valores de venda, coloque uma frmula para multiplicar a quantidade pelo preo. Selecione a coluna
de nomes dos produtos e dos totais de vendas.
2. Clique no Assistente de grfico para gerar um grfico de Pizza
3D dessas informaes. Coloque

como rtulo, o valor e o nome da


categoria e posicione o grfico como
um objeto nessa mesma planilha.
3. Aps a criao, v ao menu
Ferramentas>Atingir meta. Na caixa Definir clula, digite E10 ou use
o boto ao lado da caixa para selecionar a clula. Pressione Tab e
digite 17500 na caixa Para valor. Por
fim, defina na caixa Alternando clula, a clula B3. Assim, voc estar
configurando a tabela para atingir o
lucro de 17500. Clique em OK.
4. Observe as alteraes na
planilha, no grfico e na mensagem. Clique em OK para aceitar
ou em Cancelar para retornar s
informaes originais.

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300 Dicas

Dica 218 Relatrios


Essa ferramenta oferece recursos
para que voc possa criar relatrios
personalizados para impresso. Ela
pertence ao grupo de ferramentas de
suplementos do Excel, portanto, provavelmente voc vai precisar do CD
de instalao do Office para us-la,
ou se preferir, pode baix-la do site
da Microsoft. Veja como us-la:
1. Clique no menu Ferramentas e
acesse a opo Suplementos. Selecione o item Gerenciador de relatrios
e clique em OK. Assim que voc
selecion-lo, um novo comando ser
adicionado ao menu Exibir do Excel.

2. Clique em Exibir>Gerenciador
de relatrios. Na tela que aparecer,
defina um novo relatrio, clicando
em Adicionar... Digite um nome
para o relatrio na primeira caixa.

Para criar as sees do relatrio, caso


voc queira, escolha a planilha ou o
cenrio que far parte de cada seo. Clique na lista Planilha e selecione uma planilha.

3. Assim que escolher a planilha, suas opes aparecero abaixo. Escolha um dos modos de
exibio, caso essa planilha tenha,
clicando na caixa Exibio. Depois
clique em Adicionar para acrescentar uma nova seo lista abaixo.
J para criar uma seo baseada
em um cenrio, escolha a planilha
com o cenrio, clique na caixa
Cenrio e em Adicionar.
4. Por fim, clique em OK. Para
ter o documento impresso, clique
em Imprimir, no Gerenciador de
relatrios. Digite o nmero de cpias e clique em OK.

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Dica 219 Edio de relatrios


Todos os relatrios criados esto armazenados no Gerenciador
de relatrios. Veja como edit-los:
1. Para alterar um dos relatrios
criados anteriormente, clique no
menu Exibir>Gerenciador de relatrios. A janela aparece com uma
lista apresentando os relatrios atuais da pasta. Selecione o relatrio
a eliminar e clique no boto Excluir
e em OK. Faa isso com os relatrios desnecessrios.
2. Voc pode reorganizar cada
relatrio, em vez de apag-lo. Por
exemplo, pode mudar a ordem das
sees ou escolher outro cenrio para
o relatrio. Para isso, selecione na
lista o relatrio a ser alterado. Clique
no boto Editar... A tela que surgir
a mesma da criao. Se quiser,
mude o nome do relatrio na caixa.
3. Abaixo, escolha outra
planilha para fazer parte do rela-

trio. Se necessrio, escolha outra


exibio ou cenrio. Lembre-se,
sempre ao escolher, de clicar no
boto Adicionar, pois s assim a
seo inserida.
4. As sees presentes no relatrio aparecem em uma lista abaixo. Se uma dessas sees no for
mais importante para voc, basta
exclu-la. Mas se o problema for
s a ordem, use os botes: Mover
para cima e Mover para baixo. Voc
ainda pode escolher a opo Usar
nmeros de pginas contnuos para
o momento em que for imprimir.

Dica 220 Construo de BDs


Um banco de dados como um
arquivo organizado logicamente para
cadastrar grandes quantidades de
informao. Apesar de esse ser o
ponto forte do Access, no Excel voc
pode criar e estruturar um pequeno banco de dados. Observe:
1. Antes de criar um novo banco de dados, defina os campos, o
que feito pelo tipo. Assim, se
voc quer guardar as informaes
de clientes, especifique qual
tipo de dado ser gravado, como

Nome, Idade, Sexo, Telefone. Dessa forma, crie uma nova pasta de
trabalho e renomeie a planilha para
Banco de dados.
2. Clique na clula A1 e digite
Nome. Na clula B1, digite Telefone. Na clula C1, digite Cidade.
Na clula D1, digite Idade e, por
fim, na clula E1, digite Sexo. Selecione esse intervalo de clulas e
aplique negrito.
3. Comece a cadastrar os seus
clientes, adicionando as informaes
de cada um. A esse processo d-se

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300 Dicas
o nome de cadastramento de registros. No caso, cada cliente se tornar, um registro, ou um cadastro.
4. Ao cadastrar, lembre-se de
que voc pode excluir ou incluir

linhas ou colunas entre os registros. Para isso, clique no cabealho da linha com o boto direito do mouse e clique em Excluir ou Inserir.

Dica 221 Formulrios de dados


Para facilitar, por exemplo, o cadastro de clientes, use a ferramenta Formulrio de dados, que cadastra, localiza, altera e exclui informaes do banco de dados do
Excel. Saiba como:
1. Selecione os nomes dos campos na parte superior da tabela, que,
no caso, compreende a clula A1
at a clula E1. Clique em Dados>
Formulrio... A janela Banco de dados aberta e voc j pode observar
a estrutura de campos criada.
2. Cada conjunto de informaes pertence a um registro (cliente) diferente. Note que por
meio da barra de rolagem na
tela voc navega entre os registros j cadastrados. Outra opo so os botes Localizar anterior e Localizar prxima.

3. Para alterar qualquer um dos


registros, basta clicar no campo a ser
mudado, digitar o novo valor e clicar
na barra de rolagem para confirmar
a informao. Para reverter essa ao,
basta clicar em Restaurar.
4. Para cadastrar mais um registro nesse banco, clique no boto Novo e se quiser eliminar um
dos registros, localize-o na tela e
clique em Excluir. Para sair da tela
do formulrio de banco de dados,
clique em Fechar.

Dica 222 Converso de medidas


Se voc tem dificuldades em
converter medidas, o Excel o
programa ideal para usar quando
precisar faz-lo, uma vez que o
aplicativo faz isso automaticamente.
Veja como proceder:
1. A principal funo de
converso a CONVERT. Para us-

la, informe basicamente trs


argumentos: o valor a ser convertido,
a unidade de medida atual e a
futura. Digite 45 na clula A1.
2. Em B1 digite: = CONVERT(
e depois informe o valor a ser
convertido, no caso, a clula A1.
3. Agora, informe a unidade de
medida do nmero e depois a unidade desejada para a converso.

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Cada unidade de medida possui


uma abreviao padro. Basta
coloc-la entre aspas, para que a
frmula fique correta. Por exemplo, para converter graus Celsius
em Kelvin, digite C e K. Nesse caso, a frmula final seria:
=CONVERT (A1;C; K).
4. Todos os tipos de medidas
possuem uma abreviatura. Para saber o smbolo de cada unidade de

medida, acesse a ajuda do Excel e


pesquise sobre a funo CONVERT.

Dica 223 Trabalhando com o Autofiltro


Imagine que voc criou uma
longa planilha em forma de lista.
Com o recurso de filtragem do
Excel, voc consegue localizar um
conjunto de dados dentro dessa
lista, rpida e facilmente. O
Autofiltro funciona como uma

ferramenta que filtra dados de uma


lista de acordo com critrios simples
de localizao. Para us-lo, acesse o
menu Dados> Filtrar>Autofiltro. Note
que o ttulo de cada coluna da sua
lista apresenta uma caixa de seleo.

Dica 224 Opes de Autofiltro


A ferramenta Autofiltro oferece alguns recursos simples, porm
muito teis para seu dia-a-dia.
Veja a seguir.
1. Quando o recurso de Autofiltro
for aplicado em uma lista, escolha a

opo Personalizar para acessar outros critrios de busca.


2. Note que h outras formas
de procura que podem facilitar
muito o processo de localizao de
dados em uma grande lista, como
Diferente de, Maior que e outras.

Dica 225 Acrescentando um Filtro avanado


Melhor do que classificar os
dados cronologicamente exibir na
tela somente as informaes necessrias, sem apagar as demais.
Para tanto, veja como acrescentar
um filtro avanado:
1. Para criar um filtro, clique em
Dados>Filtrar>Autofiltro. Assim,

algumas setas sero inseridas na


sua planilha, cada uma ao lado de
um campo. Clique na seta ao lado
de Cidade. Note que as cidades cadastradas aparecem na lista. Clique
sobre uma delas para mostrar os
clientes dessa regio. As setas ficam azuis, ao ser selecionado um
critrio de filtragem.

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300 Dicas

2. Para voltar a mostrar todos


os dados, clique nas duas setas, e
em cada uma, clique na palavra
Tudo. Para personalizar o filtro, escolha o campo em que ser feito o
filtro, como, Idade. Clique na seta
ao lado do nome do campo e v a
Personalizar. Nela, defina o intervalo de clulas a ser exibido, como
dos 20 aos 30 anos.
3. Na primeira caixa, escolha a
opo: maior ou igual a, e na caixa vazia ao lado digite 20. Certifique-se de que a opo E esteja
selecionada. Clique na caixa de
baixo do E, escolha menor ou igual
a e digite ao lado o valor 30. Clique
no boto OK para finalizar. Note

que os clientes com idade entre 20


e 30 esto sendo exibidos na tela.
4. Selecione a clula H1 e
digite nela o texto Cidade. Na clula de baixo, digite So Paulo. Em
seguida, clique no menu Dados>
Filtrar>Filtro avanado. Na primeira caixa, Intervalo da lista, selecione todo o seu banco de dados.
Em Intervalo de critrios, selecione H1 e H2. Ative a caixa Copiar
para outro local. Clique na terceira caixa (agora ativa), selecione a
clula de destino e clique em OK.

Dica 226 Localizando dados com critrios


Na busca com critrios voc define o que deve ser exibido ou qual
registro deve ser acessado. Observe:
1. Para localizar dados, acesse
Editar>Localizar. Ento, digite o nome
do cliente, por exemplo, a ser procurado e clique em Localizar prxima.
2. Para localizar os dados dependendo de um critrio, acesse a tela
do Formulrio do banco de dados,
usando o menu Dados.
3. Nessa tela voc visualiza os registros. Clique em Critrios para definir

uma condio de busca. Note que os


dados presentes nos campos sumiram
da tela. Defina de quais critrios precisa, digitando no prprio campo.
4. Em seguida clique no boto
Localizar prxima ou Localizar anterior, para navegar somente entre os
registros de telefones comeando
com 54 ou, se preferir, clique em
Formulrio. Para mudar o critrio,
basta clicar novamente em Critrios.
Para eliminar o critrio e ver todas as
informaes, clique em Limpar e em
Formulrio para voltar.

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Dica 227 Subtotais


Agora que voc j cadastrou,
classificou e alterou o seu banco
de dados, hora de trabalhar com
os dados gravados. Para dinamizar
o seu trabalho, use a ferramenta
Subtotais, que agrupa os dados semelhantes para executar algum clculo estatstico com eles. Observe:
1. Acesse sua planilha com banco de dados. Se houver itens repetidos, como um vendedor que aparece vrias vezes, porque obteve
vendas de produtos e em regies
diferentes, como descobrir o total
de suas vendas? Clique em qualquer clula do seu banco de dados
e depois em Dados>Subtotais...
2. Na caixa A cada alterao
em: escolha um campo repetido.
Escolha a funo que agrupou os
valores e em Adicionar subtotal a:
escolha o campo numrico em que
ser feito o clculo. D OK para
gerar os subtotais.
3. Observe que cada vendedor
foi agrupado pela soma de suas vendas e ao lado da numerao das linhas, apareceu uma nova barra cin-

za. Clique no nmero 3, para exibir


as informaes de venda. No boto
2 so mostrados os totais parciais
por vendedor e, no nmero 1, apenas o total geral das vendas.
4. Para alterar a funo usada
nos totais, clique em uma clula
dos dados e retorne tela de
subtotais. Clique na lista de funes e escolha uma funo. Clique
em OK para alterar. Caso queira
excluir os subtotais, acesse a tela
de Subtotais no menu Dados e
clique na opo Remover todos.

Dica 228 Protegendo as colunas ou linhas mais importantes


Imagine que voc tenha criado
uma planilha com muitos detalhes
de formatao e para evitar que
algum apague ou mova alguma
clula acidentalmente, voc pode
utilizar o recurso de Travamento
das linhas ou colunas mais importantes. Para aplicar esse recurso
planilha, faa o seguinte:

1. Selecione as clulas da sua


planilha e acesse o menu Formatar>Clulas.
2. Desabilite a opo Travada,
pois por padro o Excel deixa todas
as clulas travadas, e no entanto,
voc precisar Travar somente
algumas clulas de sua planilha.

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300 Dicas
3. Selecione apenas as clulas que voc quer proteger e, em
seguida, acesse o menu Ferramentas>Clulas e habilite a opo Travada.
4. Acesse o menu Ferramentas>Proteger>Proteger planilha.
Surgir uma janela na qual voc
poder restringir algumas permisses na sua planilha.

Dica 229 Restringindo o acesso a sua planilha


Se quiser, restrinja o acesso de
terceiros a sua planilha. Veja como:
1. Acesse o menu Ferramentas>
Opes e clique na guia Segurana.
2. Insira uma senha no campo
Senha de proteo e confirme-a

no boto OK. Por motivos de segurana, o programa pedir que


voc digite novamente a senha.
3. Agora salve a sua planilha
e toda vez em que o seu arquivo
for aberto o usurio ter que
digitar a senha.

Dica 230 Abrindo um arquivo de texto no Excel


Se os dados que voc quer
usar no Excel estiverem em um
arquivo de texto que contenha
dados delimitados (separados)
por caracteres de tabulao, vrgulas, espaos ou caracteres semelhantes, voc poder abrir o
arquivo no Excel.
Para isso, o Excel se utiliza do
de um assistente de importao de
texto altamente eficiente.
O procedimento a ser seguido
bem simples. Basta clicar no

menu Arquivo e escolher a opo


Abrir, exatamente da forma com
que voc abriria um arquivo
comum no Excel.
Depois disso, clique na opo
tipo de arquivo, escolha Todos os
arquivos, selecione o arquivo desejado e clique em Abrir. A partir
desta momento, o Excel abrir um
assistente para gui-lo na seleo
das opes de abertura do
arquivo.Basta selecionar as opes
desejadas e clicar em Avanar.

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Dica 231 Executando uma anlise estatstica


O Excel tambm dispe de um
recurso para ajud-lo a elaborar
uma anlise estatstica, veja como
fcil us-lo:
1. Acesse o menu Ferramentas>Anlise de dados.
2. Se Anlise de dados no estiver disponvel, carregue as Ferramentas de anlise.
3. No menu Ferramentas>
Suplementos e na lista Suplemen-

tos disponveis, selecione a caixa


Ferramentas de anlise e clique
em OK. Se necessrio, siga as instrues da instalao.
4. Na caixa de dilogo Anlise
de dados, clique no nome da ferramenta de anlise que deseja usar
e depois em OK.
5. Por fim, na caixa de dilogo
da ferramenta selecionada, defina as opes de anlise.

Dica 232 Usando marcas inteligentes


Voc pode usar marcas inteligentes para executar aes no
Excel e que geralmente exigiriam
a abertura de outro programa. O
tringulo roxo no canto da clula
de uma planilha indica a presena de marcas inteligentes. Veja
como us-las:
1. Acesse o menu Ferramentas> Autocorreo.

2. Clique na guia Marcas inteligentes e marque a caixa de seleo Rotular dados com marcas inteligentes.
3. Mova o ponto de insero
sobre o tringulo roxo de uma clula at surgir a opo Aes da
marca inteligente.
4. Clique na seta ao lado dessa
opo para ver as aes que voc
pode executar e selecione uma.

Dica 233 Linhas mltiplas em clulas


H duas formas de apresentar
o texto de uma clula em mais
de uma linha. A primeira acionar as teclas Alt+Enter no ponto
em que as linhas devem ser quebradas. A outra forma consiste
em mudar a formatao da clula. Para isso, selecione-a e, no
menu, escolha Formatar>Clulas.
Traga para o primeiro plano a
orelha Alinhamento e, nela, mar-

que a caixa Retorno automtico


de texto. Nesse caso, voc no
precisar mais usar o comando
Alt+Enter. Os textos sero quebrados automaticamente ao final
de cada linha.

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300 Dicas
3.11 Macros e programao
Dica 234 Gravando uma nova macro
A macro gravao de tarefas
repetitivas guardadas na pasta de trabalho automatiza o seu trabalho.
Veja, a seguir, como gravar uma.
1. Se voc freqentemente precisar formatar o mesmo trecho de
clulas com as mesmas configuraes, grave a seqncia de aes
em uma macro. Quando refizer a
formatao manualmente, basta
acionar a macro criada.
2. Com a planilha aberta, clique
em Ferramentas>Macro>Gravar
nova macro. Digite um nome para
a macro e clique em OK. Uma barra de ferramentas foi aberta na tela,
o que indica o nicio da gravao e
que as alteraes feitas a partir da
esto sendo armazenadas.

3. Clique em Formatar>
Autoformatao. Escolha o estilo de
formatao Clssico2 e clique em OK.

4. Se quiser gerar um grfico


tambm, selecione os dados e
clique no Assistente de grfico. Selecione o tipo de grfico e avance
as telas at o final. Por fim, clique
em Parar gravao, na barra de
macros do Excel.

Dica 235 Execuo de macros


Aps criar e armazenar a macro
no computador, hora de execut-la. Observe:
1. Acesse o menu Ferramentas>Macro>Macros...

2. Observe que surge uma lista que


exibe as macros de todas as pastas de
trabalho abertas. Mas para visualizar
somente as macros da pasta de trabalho atual, clique na caixa Macros em:
e escolha Esta pasta de trabalho.

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3. Ainda nessa tela voc pode


modificar algumas informaes da
macro criada: como a tecla de atalho (definida pelo usurio para executar a macro rapidamente) e a descrio (com detalhes sobre a macro).
4. Para fazer essas alteraes,
clique em Opes... Na tela que
surge aparece o nome da macro e
abaixo h uma caixa para voc

digitar, se quiser, a tecla de atalho. No caso, ser atribuda junto


tecla Ctrl.
5. Para executar a macro, clique
em Executar. Observe que toda a
planilha foi modificada, conforme
o que foi gravado. Mas cuidado,
pois se as clulas no tivessem sido
selecionadas, a macro teria
retornado uma mensagem de erro.

Dica 236 Opes de macro


Nesta dica voc aprende como
configurar as opes de segurana:
1. Clique no menu Ferramentas>Macro. Surgir a tela do
Visual Basic, clique em Editar. Assim, voc ter acesso ao cdigo interno da macro. Observe que na esquerda da tela toda a estrutura da
pasta de trabalho apresentada.
Para voltar para o Excel, clique no primeiro boto, Exibir Microsoft Excel.
2. possvel inserir essa macro
em uma barra de ferramentas
clicando no menu Exibir>Barras de
ferramentas, depois clique na guia
Barras de ferramentas e no boto

Nova... Digite o nome Minha


macro para a barra e clique em OK.
3. Clique em Comandos>Macros.
Clique no boto Personalizar boto e
arraste-o para a barra de ferramentas Minha macro. Clique em Fechar.
Pressione o boto Personalizado para
atribu-lo a uma macro.

Dica 237 Segurana e vrus de macro


No Excel voc pode definir um
nvel de segurana para proteger
suas macros dos vrus tipo macro,
por meio do menu Ferramentas>
Macro>Segurana.
Obs.: No nvel de segurana Alto
pode haver problemas para execuo de macros. Por isso recomendvel selecionar o nvel de segurana mais baixo.

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300 Dicas
Se o seu ideal criar um banco de dados seja para uso pessoal,
departamental ou empresarial, o Access uma tima opo. Ele oferece
recursos eficientes para armazenar, organizar, compartilhar e gerenciar
seus dados dinamizando o seu trabalho de desenvolvimento de bases de
dados. Aprenda, com as 63 dicas a seguir, um pouco mais sobre o Access.

4.1 Primeiros passos


Dica 238 Criando um Banco de Dados simples
Um Banco de Dados (BD) um
conjunto de informaes relacionadas a um determinado assunto ou
objetivo. Ele pode estar armazenado no computador ou compartilhado em rede. Veja como montar um:

po de campos que compem um


dado completo da tabela.
4. Na seqncia, escolha um
nome para o BD e selecione a
opo Sim, defina a chave primria para mim.

1. Inicie o Access e escolha a opo Banco de dados em branco. No


Access 2000 ou anterior, escolha a
opo Arquivo e em seguida, Novo.
2. Escolha um nome para o
seu BD, pressione o boto Criar
e escolha a opo Criar tabela
usando assistente.

3. O Assistente do Access disponibiliza tabelas predefinidas que auxiliam o seu trabalho, alm de permitir personalizar todos os campos. Antes de comear a execuo, importante saber os significados de Campo
e Registro. O primeiro um conjunto
de um mesmo tipo de informao contida na tabela, e o segundo um gru-

5. Para finalizar, escolha Inserir os dados na tabela usando um


formulrio criado pelo assistente e
em seguida pressione o boto Concluir. Note que surgiro na tela os
campos de dados. Para inseri-los,
basta posicionar o mouse em frente
a um campo e digitar os dados.
6. Por fim, feche a janela do
formulrio. O Access fecha automaticamente todo registro novo.

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Dica 239 Modelos


Conhea, nesta dica, os modelos disponveis no Access. Escolha o que mais lhe convm e
organize seu trabalho. Veja na figura os modelos prontos para algumas aplicaes comuns:

1. No Painel de tarefas, escolha


Modelos gerais>Banco de dados, e
selecione um modelo que supra suas
necessidades. Pressione OK para
prosseguir. Escolha um nome para
o arquivo e pressione o boto Criar.
2. O Access exibir na tela o
Assistente de Banco de dados, que
vai criar tabelas, formulrios, consultas e controles especiais.

Dica 240 Modos de visualizao de dados


Confira, nesta dica, os modos de
visualizao de formulrios no Access.

Modo folha de dados e


Modo formulrio

1. Abra um BD e localize a janela Banco de dados. Clique no


boto Formulrio; o Access listar
todos os formulrios do projeto.
2. Escolha um formulrio e d um
duplo clique nele para visualiz-lo.

1. Ao abrir um formulrio,
acesse o menu Exibir>Modo folha
de dados. Note que os dados dos
formulrios sero exibidos no formato de tabela. Para retornar ao
modo normal, escolha a opo
Modo formulrio.

4.2 Tabelas
Dica 241 Criao de tabelas no Modo estrutura
O Modo estrutura permite a
definio e alterao de todos
os campos da tabela a ser
montada. Acompanhe:

la. A inferior dedicada a alguns


ajustes de caractersticas, como
Tamanho, Mscara e outros.

1. Na janela do Banco de dados


clique em Tabelas>Novo. Selecione
a opo Modo estrutura.
2. Note que a janela dividida
em duas partes. A parte superior
a regio em que foi digitado o
nome e o tipo de campo da tabe-

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300 Dicas
Dica 242 Criao de tabelas no Modo folha de dados
Trabalhar no Modo folha de dados importante para agilizar o processo de digitao de um BD. Nesse modo o Access define automaticamente o tipo de dado para o campo. Aprenda, a seguir, como us-lo:
1. V a Tabelas>Novo. Surgir
uma janela para definir o modo de

criao, escolha a opo Modo folha de dados e clique em OK.


2. Para definir o nome do campo, d um duplo clique na coluna e
escreva o nome do campo.
3. Clique em uma clula da tabela
para inserir informaes. Uma boa dica
utilizar o recurso de congelar painis
ou mesmo organizar a ordem crescente/
decrescente para facilitar a visualizao.

Dica 243 Tipos de campo para a tabela


Um campo de uma tabela capaz de armazenar um nico tipo de
dado. Por isso importante escolh-

lo ainda no projeto. Veja a seguir os


tipos de campo do Access, o que armazenam e qual tamanho suportam:

Tipo de dado
Texto

Armazenamento
Campo padro que suporta a
combinao de textos e nmeros.

Nmero
Moeda
Data e Hora

Dados numricos.
Valor monetrio.
Valor de data e hora para os anos de
100 a 9999.
Pargrafos longos com suporte a
combinaes de textos e nmeros.
Seqncia numrica (n+1).
Valores booleanos.
Componentes OLE.

Memorando
Autonumerao
Sim/No
Objeto OLE
Hiperlink

Atalhos para endereos de


arquivos locais ou em rede.

1. Para modificar o tipo de dado


do campo, acesse a tabela no Modo

Tamanho
Nmero mximo de
caracteres: 255
1, 2, 4 ou 8 bytes
8 bytes
8 bytes
At 64 000 bytes
4 bytes
1 bit
Limite fsico do
disco rgido
2048 caracteres

estrutura. Na coluna Tipo de dados


escolha as caractersticas do campo.

Dica 244 Definindo a Chave primria


A Chave primria tem a funo de
identificar, de forma exclusiva, um
campo ou um conjunto deles. Veja
como proceder para definir uma:

nizar uma coleo de livros. Monte a


seguinte tabela no Modo estrutura.

1. Suponha que voc tenha a inteno de criar uma tabela para orga-

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2. O campo Cdigo do Autor no


pode ter repeties, pois por meio
dele que ser possvel localizar, de
forma exclusiva, um determinado
registro. Para definir uma chave primria, clique com o boto direito
do mouse sobre o campo e escolha
a Chave primria. Um cone em
formato de chave surgir.

Campo 1: Cdigo do autor


Tipo de dado: Autonumerao
Campo 2: Nome
Tipo de dado: Texto
Campo 3: Sobrenome
Tipo de dado: Texto
Campo 4: Observaes
Tipo de dado: Memorando

Dica 245 Chave primria em mltiplos campos


Em certos casos, funcional
possuir mais de uma Chave Primria. Isso normalmente ocorre quando existem campos que no so
exclusivos. Veja o exemplo:
1. Considere a seguinte tabela
como exemplo:
Campo 1: Hora
Tipo de dado: Data/Hora
Campo 2: Nmero do quarto
Tipo de dado: Nmero
Campo 3: Nome
Tipo de dado: Texto
Campo 4: Exigncias
Tipo de dado: Memorando

2. Voc pode notar que os campos Hora e Nmero no podem ser


usados isoladamente para a localizao de reservas. Para tanto,
necessrio utiliz-los como critrios simultneos de busca.
3. Para designar duas chaves
primrias em uma tabela, selecione os dois campos mantendo a tecla Ctrl pressionada no Modo estrutura. Em seguida, clique no boto Chave primria localizado na
barra de ferramentas do Access.

Dica 246 Descrio de campos


Inserir descries e comentrios para os campos da tabela serve
para facilitar a compreenso ou at
mesmo as futuras alteraes na
estrutura da tabela.

lunas: Nome do campo, Tipo de


dado e Descrio. Posicione o
mouse na coluna descrio e digite
um comentrio para o campo.

1. Quando uma tabela est sendo construda ou editada no Modo


estrutura, o Access exibe trs co-

Dica 247 Desenvolvendo relacionamentos entre tabelas


As informaes contidas em
uma tabela do BD podem ser cru-

zadas com os dados de outra.


Acompanhe um exemplo:

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300 Dicas
1. Inicie um projeto de BD contendo duas tabelas: Clientes e Pedidos. Crie no Modo estrutura, a
tabela Clientes.
Campo 1: Cd. Cliente
Tipo de dado: Nmero
Campo 2: Nome
Tipo de dado: Texto
Campo 3: Endereo
Tipo de dado: Memorando
Campo 4: Cidade
Tipo de dado: Texto
Campo 5: Estado
Tipo de dado: Texto
2. Defina como chave primria o
campo Cd. Cliente e insira alguns
dados na tabela. Agora, construa
uma outra batizada de Pedido.
Campo 1: Cd. Cliente
Tipo de dado: Nmero
Campo 2: Cd. do pedido
Tipo de dado: Nmero
Campo 3: Data do pedido
Tipo de dado: Data/Hora
Campo 4: Endereo de entrega
Tipo de dado: Memorando

3. Configure a chave primria no campo Cd. Cliente. Com


as planilhas j criadas, defina o
relacionamento entre Clientes e
Pedidos. Acesse o menu
Ferramentas>Relacionamentos.
4. Com o boto direito do mouse
clique na janela Relacionamentos,
escolha Mostrar tabelas e selecione as tabelas Clientes e Pedidos.
5. Para marcar mais de uma tabela, mantenha a tecla Ctrl pressionada. Clique no boto Adicionar seguido de Fechar.
6. O prximo passo relacionar
o campo Cd. Cliente de Clientes
com o Cd. de Cliente de Pedidos.
Pressione o boto do mouse sobre o
campo Cd. Cliente (tabela de Clientes) e arraste o mouse at o campo Cd. Cliente (tabela Pedidos).
7. Com o relacionamento criado,
voc vai inserir dados em Pedidos.
Feito isso, abra a janela Clientes, que
ter uma coluna simbolizada por +.
Clique no sinal e voc ter informaes sobre o campo. Assim, voc
exibe ao mesmo tempo os dados das
duas tabelas.

Dica 248 Inserindo dados com uma mscara de entrada


As Mscaras de entrada auxiliam
a insero de dados em uma tabela
ou formulrio de BD, simplificando
a entrada de dados com um padro
que voc determina. Veja:
1. No exemplo a seguir, elaboramos uma tabela que possui um
campo para a insero de CEP.
Imagine o trabalho que daria
digitar cada cdigo postal respeitando o formato exato. Com a mscara, o usurio apenas digitar os
nmeros, sem se preocupar com
hfens ou espaos.

2. Para criar uma Mscara de


entrada, abra uma tabela e selecione um campo. J nas propriedades do campo, localize a opo
Mscara de entrada e pressione o
boto Propriedade.

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Dica 249 Filtragem de dados


O recurso de Filtragem auxilia
o usurio na tarefa de reconhecer
informaes importantes com rapidez. Observe:
1. Abra uma grande tabela no
Modo estrutura. Observe que na tabela de exemplo h um campo de-

nominado Categoria. Aplique o filtro


para selecionar os registros pertencentes categoria Segurana.
2. Para filtrar uma determinada informao, posicione o mouse
sobre uma clula e clique no boto Filtrar por seleo, disponvel
na barra de ferramentas do Access.

Dica 250 Formatando campos em maisculas e minsculas


A propriedade Formato possibilita que voc trabalhe com informaes em caixas alta e baixa, e imponha restries que auxiliaro o seu
trabalho. Acompanhe:

digite o smbolo maior que (>). Para


converter em minsculas, use o smbolo menor que (<).
3. Salve a tabela e veja o resultado da alterao.

1. Suponha que em um determinado campo de sua planilha voc precise colocar dados em caracteres
maisculos obrigatoriamente.
2. Para converso dos caracteres
digitados pelo usurio em maisculas, v ao Modo estrutura>Formato.
Selecione um campo da tabela e

Dica 251 Indexao de campos


A indexao de campos possibilita
a criao de consultas mais otimizadas
e rpidas em seu banco de dados. Veja
como utilizar esse recurso:
1. Acesse a tabela no Modo estrutura e clique no campo que
voc quer usar como ndice.

2. Localize o item Indexado, nas


propriedades de campo. Por padro, o Access mantm a propriedade Indexado desabilitada. H
dois tipos de indexao de campo: Duplicao autorizada ou Duplicao no autorizada.

Dica 252 Preenchendo campos obrigatrios com a


propriedade Requerido
Suponhamos que voc tenha criado uma tabela, sendo que um dos seus
campos precisa ser preenchido obri-

gatoriamente. Por padro, o Access permite gravar um registro mesmo que


no sejam adicionados dados.

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300 Dicas
1. Acesse o Modo estrutura de uma
tabela e selecione o campo de configurao obrigatria para preenchimento.
2. Para evitar que o Access grave um campo vazio, vital habili-

tar a propriedade Requerido, capaz de impor ou no a necessidade de digitar um dado no campo.


Isso impedir que o Access salve
um campo nulo.

Dica 253 Imagens na tabela


Quando se trabalha com arquivos
de imagens no Access, recomendvel usar o recurso de objetos vinculados, que permite utilizar imagens
independentemente do arquivo de
BD, otimizando alteraes. Observe:
1. Para usar imagens na tabela,
preciso valer-se de um tipo de campo chamado Objeto OLE. Crie uma
tabela chamada estoque para fixar
o conceito de objeto vinculado.

2. Defina o campo Cd. Produtos como chave primria e salve a


tabela. Agora que ela foi criada,
adicione as informaes no Modo
tabela. Para visualizar a imagem
anexada, imprescindvel que um
formulrio esteja elaborado.
3. Crie um formulrio para a
tabela Estoque no modo de assistente. Por fim, abra um formulrio, insira a imagem e
visualize os dados.

4.3 Formulrios
Dica 254 Criando formulrios simples via Assistente
Com a ajuda do assistente,
voc vai descobrir uma maneira
rpida de criar formulrios simples no Access. Lembre-se sempre de que um formulrio s pode
existir a partir de uma tabela ou
grupo de tabelas relacionadas.
1. Clique no boto Formulrios e escolha a opo Criar formulrios usando o Assistente.
2. O Assistente surgir na tela
perguntando qual ser a tabela
origem para criao do formulrio. Na mesma janela, possvel
tambm determinar quais campos pertencero ao formulrio.

3. Na seqncia voc dever


escolher o tipo de layout. No Access
XP, h seis tipos (Coluna, Tabela,
Folha de dados, Justificado, Tabela dinmica e Grfico dinmico), alm de existir a possibilidade de personalizar esses recursos
visuais. Escolha um formato e
clique em Avanar.

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4. O Assistente de formulrios oferecer alguns estilos de formatao.


Selecione o formato que melhor se
adapta ao estilo do formulrio. Pressione Avanar para prosseguir.
5. Para finalizar, defina um nome
para o formulrio e pressione Concluir.

Dica 255 Alinhando campos e o tamanho da tela


O alinhamento dos campos
pode ser feito manualmente ou por
meio de algumas formataes padronizadas. Observe:
1. Para dimensionar o tamanho
do formulrio na tela, posicione o
mouse no canto inferior esquerdo
prximo rgua da tela para aumentar ou diminuir o espao.

2. Para aplicar uma formatao


j definida, selecione todos os
campos, acesse o menu Formatar
e escolha um alinhamento pr-definido na opo Alinhar.

Dica 256 Teclas teis de movimentao em formulrios


Algumas teclas de atalho so
muito teis para agilizar o processo
de insero de dados via formulrio. Alguns atalhos no so exclusiTecla
F2
Ctrl+X
Ctrl+Z
Ctrl+F6
Ctrl+L
F7
F5
Tab
Shift+Tab
Home
End
F5+Nmero
F2

vos para formulrios, como F5 ou


Ctrl+Z, que tambm podem ser utilizados no modo de edio de dados em tabela. Veja alguns deles:

Funcionalidade
Edita o campo do formulrio.
Recorta o dado de um registro para rea de trabalho.
Desfaz a ltima ao.
Circula entre as janelas abertas.
Localiza e substitui.
Aplica o corretor ortogrfico no campo presente.
Pula para um determinado registro.
Movimenta o cursor para o prximo campo.
Movimenta o cursor para o campo anterior.
Posiciona o cursor no primeiro campo do registro atual.
Posiciona o cursor no ltimo campo do registro atual.
Pula para o nmero do registro digitado.
Edita a clula ativa.

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300 Dicas
Dica 257 Criando formulrios no Modo estrutura
Muitas vezes, um determinado tipo
de formulrio, criado a partir do assistente do Access, pode no atender
s suas necessidades. O recurso descrito nesta dica vai permitir que voc
inicie a elaborao do formulrio a
partir do zero, personalizando-o com
a adio de outros componentes.
1. Para criar um formulrio, certifique-se de que as tabelas j estejam criadas. Localize o boto Formulrio e clique em Criar um formulrio no Modo estrutura.

2. O Access vai exibir uma janela de Modo estrutura de formulrios. Nela, voc define livremente o
layout e o estilo do formulrio. O
boto Propriedades tem como funo inserir objetos na tela.
3. Clique na guia Dados da janela Formulrio e selecione a tabela origem na opo Origem de registro.
4. Surgir uma lista com os campos
da tabela selecionada. Clique na Lista
de campos e arraste-a at o formulrio.
Adicione um campo por vez para finalizar o processo de construo de layout.

Dica 258 Construindo subformulrios e tabelas relacionadas


Nos formulrios do Access,
1. Vamos elaborar agora um
pode-se utilizar qualquer tipo de exemplo de subformulrio simples,
tabela para exibir informaes na a partir da criao das tabelas Clitela, seja uma tabela simples, entes e Pedidos, com suas respecrelacional ou mesmo uma base de tivas Chaves Primrias.
dados em seu computador.
Tabela Clientes
Cd. Cliente Nome
Endereo
Cidade
Estado
18
Matheus Vieira Av. Morais
So Jos
SP
89
Ana Vinhedo
Rua Treze
So Caetano SP
34
Paulo Riera
Rua Azalia
Santo Andr SP
Chave primria: Cd. Cliente
Tabela Pedidos
Cd. Pedido Nome
18
Matheus Vieira
89
Ana Vinhedo
34
Paulo Riera
Chave primria: Cd. Pedido

Endereo
Av. Morais
Rua Treze
Rua Azalia

2. Na seqncia estabelea o
relacionamento um-para-um entre
as tabelas. Monte um formulrio
simples para cada uma delas.
3. Para adio de formulrios sobrepostos, abra Clientes em
Modo estrutura, com a tecla

Cidade
So Jos
So Caetano
Santo Andr

Estado
SP
SP
SP

F11 pressionada para acessar a


janela do programa. Selecione
Pedidos e arraste para dentro
do formulrio Clientes.
4. Salve o formulrio e veja o resultado. O novo formulrio Clientes
agora possui o subformulrio Pedidos.
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Dica 259 Inserindo a data ou hora do sistema em


um formulrio
Se voc precisa inserir uma
data ou hora em seus formulrios,
siga os passos desta dica.
1. Abra um formulrio no Modo
estrutura e adicione uma caixa de
texto. O objeto caixa de texto ser
localizado na Caixa de ferramentas.
2. Caso essa caixa no esteja
visvel na tela, acesse o menu
Exibir >Caixa de ferramentas.

Clique no cone Caixa de texto e


insira o objeto na rea do formulrio. Pressione o boto direito do
mouse sobre o objeto caixa de texto e acesse a guia Todos.
3. Digite a expresso =Data()
para inserir a data do sistema ou
=Hora() para exibir a hora do seu
computador toda vez em que o
formulrio for visualizado na tela.
Salve as alteraes.

Dica 260 A Caixa de combinao


A Caixa de combinao (ou
Combo Box) um objeto grfico
de visualizao de informaes,
muito usado em campos que exijam uma resposta fechada (Sim ou
No, por exemplo). Veja como usar
esse recurso:
1. Defina primeiramente, a funo do objeto. Para facilitar o entendimento, montemos o exemplo
Cadastro de Estgio. Uma das opes ser Disponibilidade de perodo integral em que deve ser respondido Sim ou No. Uma caixa
de seleo que permita a escolha
de uma opo dever ser inserida.
2. Acesse o formulrio no Modo
estrutura e substitua o campo Disponibilidade de perodo integral por

uma Caixa de combinao. Selecione Eu digitarei os valores que desejo e clique em Avanar. Como
essa caixa dever fornecer as opes Sim ou No, digite-os na
listagem da primeira coluna.
3. O Assistente pedir agora que
voc defina o comportamento da
caixa DropDown. Escolha a opo
Armazenar o valor neste campo.
Selecione a opo Disponibilidade
de perodo integral. A DropDown vai
exibir um item escolhido pelo usurio no campo pergunta, da tabela
Cadastro de Estgio. Para finalizar,
digite o nome da Caixa de seleo
e clique em Concluir.

Dica 261 A Caixa de listagem


A Caixa de listagem oferece opes para o usurio no precisar
digitar dados diretamente no formulrio. Observe:

1. Primeiramente, localize um
formulrio j editado para que seja
inserida a Caixa de listagem. Abra
esse formulrio no Modo estrutura

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e aperte o boto Caixa de listagem
na caixa Ferramentas.
2. O Assistente de configurao
da Caixa de listagem surgir. Nele
voc definir a forma de obteno
de dados por meio das fontes Tabelas ou Consultas, Valores inseridos ou estabelecidos e Valores
oriundos de campos de tabela.
3. Escolha a opo Eu digitarei
os valores que eu desejo, para que
a Caixa de listagem exiba uma lis-

ta de valores definidos. Pressione


o boto Avanar para prosseguir.
Digite a lista de valores.
4. A Caixa de listagem pode armazenar o dado selecionado ou
simplesmente disponibiliz-lo para
um campo do seu BD. Clique na
opo Armazenar o valor neste
campo e escolha o campo que ir
guardar a informao. Na ltima
etapa, escolha o nome da Caixa de
seleo e encerre o Assistente.

Dica 262 Desenvolvendo um formulrio de abertura


Veja, nesta dica, como criar um
formulrio principal, capaz de concentrar todos os formulrios e consultas j criados.
1. Acesse o Modo estrutura de
um formulrio e clique no menu
Ferramentas>Inicializar...
2. Na caixa de dilogo que aparece, voc pode personalizar diversos itens do seu BD, tais como o
ttulo do aplicativo, barras e atalhos.

3. Se quiser incluir um boto


de comando para consulta ou
acesso a outro formulrio, basta
acessar o Modo estrutura e clicar
no boto Comando.

Dica 263 Trabalhando com Ordem de tabulao


Pressionando Tab, o Access
move o cursor para o prximo campo ou objeto de controle do formulrio. Porm, o programa permite que voc altere essa seqncia padro. Observe:

cia de tabulao dos campos,


basta arrastar os mesmos para a
seqncia desejada.

1. Acesse o Modo estrutura do


formulrio e clique em Exibir>
Ordem de tabulao.
2. O programa exibir a caixa
de dilogo Ordem de tabulao.
Para organizar uma nova seqn-

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Dica 264 Salvando formulrios em HTML


muito simples salvar um formulrio no formato HTML, observe:
1. Clique no boto Formulrios,
na janela do BD. Selecione o formulrio a ser exportado e escolha a
opo Exportar, no menu Arquivo.

2. Na caixa de dilogo Exportar, defina o nome no campo Nome


do arquivo. Em Salvar como tipo,
defina como Documentos HTML e
clique no boto Exportar para salvar seu arquivo.

Dica 265 Inserindo imagens em formulrios


Para inserir imagens em formulrios, voc precisar localizar o campo
do tipo Objeto OLE. 1. Acompanhe:
1. Se, por exemplo, tivermos o
campo Imagem, em que ser anexada a imagem; clique nele com o boto direito do mouse e escolha a opo Inserir objeto.
2. Na janela que ser exibida
escolha a opo Foto do Microsoft

Photo Editor 3.0 (disponvel em


algumas verses do pacote Office).
3. Na tela do Photo Editor escolha a opo Abrir figura existente e selecione o arquivo de imagem a ser inserido.
4. Para retornar ao Access aps
ter aberto a figura, acesse o menu
Arquivo>Sair e retornar.

4.4 Relatrios
Dica 266 Visualizando relatrios
Para visualizar um relatrio no
Access, voc tem trs opes: Modo
estrutura (cria e modifica um relatrio), Visualizar impresso (exibe
o relatrio na folha de impresso) e
Visualizar layout (mostra a estrutura geral do relatrio).

nela Banco de dados. Selecione um


relatrio e clique duas vezes nele.

1. Para abrir um relatrio,


clique no boto Relatrios, na ja-

Dica 267 Criando relatrios rpidos


Nesta dica voc aprender a
criar relatrios rpidos. Observe:

1. Na janela Banco de dados,


clique em Formulrio e em seguida, no boto Novo.

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300 Dicas
2. Escolha a opo Auto-relatrio: Tabular. Defina tambm a tabela ou consulta de origem para
gerao do relatrio. Pressione OK.
3. Observe que o Access monta
um relatrio simples e funcional,
mas se voc quiser, pode
personaliz-lo e/ou redimension-lo.

Dica 268 Adicionando quebras de pgina


A quebra de pgina possibilita
a diviso e organizao de informaes em seu relatrio. Veja como
aplic-la ao seu relatrio:
1. Abra seu relatrio em Modo
estrutura e clique no local onde
quer que haja a quebra de pgi-

na. Clique no boto Quebra de pgina, na Caixa de ferramentas.


2. Se no visualizar o boto,
clique com o boto direito do
mouse sobre uma das barras de
ferramentas e escolha a opo Personalizar. Na guia Comandos, selecione Caixa de ferramentas e por
fim, Quebra de pgina.

Dica 269 Criando relatrios a partir de uma consulta


Voc quer criar um relatrio
a partir de uma consulta? Ento
acompanhe esta dica:
1. Primeiramente, monte um
relatrio. Na janela Inserir, pressione o boto Relatrios e clique em
Novo. Assim que o Access exibir a
janela Novo relatrio, selecione a
opo Assistente de relatrio.
2. Na caixa de seleo Tabela/
Consulta selecione a origem dos dados. Em seguida, na caixa de listagem

Campos disponveis, selecione um


campo. Clique em Avanar e responda a todas as perguntas do Assistente at a concluso do processo.
3. Se utilizar uma tabela ou consulta como a origem dos dados, o
Assistente do programa auxiliar
voc durante o processo. Caso
queira uma consulta especfica no
SQL, lembre-se de que a grade
QBE no pode ser usada. Para editar esse tipo de consulta, necessrio estabelecer um modo SQL.

Dica 270 Criando relatrios sem o uso do Assistente


Outra opo de criao de relatrios aquela sem a ajuda do Assistente. Para tanto, acompanhe
os passos a seguir:
1. Siga o passo 1 da dica anterior, porm em vez de escolher a

opo Assistente de relatrio,


clique no Modo estrutura e escolha uma consulta ou tabela de origem. D OK.
2. O Access mostrar o relatrio no Modo estrutura. Note que
no haver campos no formulrio.
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Para inseri-los, clique e arrasteos para a regio ou seo do relatrio chamada Detalhe. Redimensione o tamanho do relatrio
clicando nas bordas e arrastandoas at onde achar necessrio. Finalize salvando seu relatrio.

Dica 271 Inserindo nmeros de pgina em relatrios


No Access voc tambm tem a
possibilidade de inserir nmeros de
pginas em seus relatrios. O processo bem simples, observe:
1. Abra o relatrio no Modo estrutura. V ao menu Inserir>
Nmero de pginas.

2. Ser exibida a janela Nmero


de pginas, em que voc define o
Formato, Posicionamento e Alinhamento dos nmeros de pgina.
3. Outro meio de inserir nmeros de pgina manualmente, inserindo uma caixa de texto no
relatrio e digitando nela a instruo: = Pgina & (Pgina) & de
& (Pginas).

Dica 272 Inserindo data ou hora em um relatrio


Esse outro recurso presente
nos aplicativos do pacote Office.
Veja como utiliz-lo no Access:
1. Abra o relatrio no Modo estrutura. Clique no menu Inserir>
Data e hora.

2. Assim como nos relatrios,


voc pode fazer esse processo manualmente, digitando =Data () e
Tempo (), respectivamente em um
campo de texto.

4.5 Consultas
Dica 273 Consulta Simples ou Seleo
Assim como na elaborao de
formulrios, a criao de consultas pode ser realizada de duas for-

mas: com o Modo estrutura ou com


o Assistente. Observe as etapas necessrias para isso:

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300 Dicas
1. Para criar uma consulta simples em uma tabela, localize a janela Banco de dados, clique em Consulta e aplique um duplo clique em
Criar consulta utilizando Assistente.
2. O Assistente de construo
de consultas ir solicitar as tabelas origem e os campos necessrios para a consulta.
3. O Access XP exibir a tabela consulta em Modo folha de dados. No programa, voc pode trabalhar com trs
modos de exibio de uma consulta:
Folha de dados, SQL e Estrutura.

4. Acesse o menu Exibir>Modo


estrutura. Defina o campo e o tipo
de classificao para montar sua
consulta. Para que o Access busque informaes, pressione o boto Executar.

Dica 274 Utilizando critrios de consulta


Se voc precisa encontrar uma
informao em determinada tabela, utilize o recurso Critrio de busca. Veja como:
1.Abra sua consulta no Modo
estrutura e defina a pesquisa. Localize o campo a ser pesquisado
e digite, na propriedade Critrio,
Expresso
Data ()
Entre Data () E Data () -5
No Nulo

a palavra a ser procurada. Para executar, clique no boto homnimo.


2. No Access, as consultas so
muito versteis, e voc pode montlas em ordem de classificao ou
mesmo seguindo um critrio especfico, de acordo com a sua necessidade. Veja alguns critrios de busca:

Resultado
Localiza um registro com a data atual
do sistema.
Busca registros entre cinco dias e a data
atual.
Localiza registros que no so nulos.

Dica 275 Selecionando intervalos de dados


Um exemplo da praticidade dos recursos oferecidos pelo Access a possibilidade de montagem de dados.
Veja como organizar dados, por exem-

plo, de um comerciante que precisa


fornecer determinada quantidade de
produtos a partir de um intervalo de
datas limite para entrega:

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trios do campo, do campo Data


da entrega. Se um registro cuja
data de entrega encontra-se em
um intervalo, necessrio utilizar
a expresso Entre...E. Ficaria assim: Entre #07/12/2002 E #27/
012003 #. No final, pressione o
boto Executar.
4. Buscar um valor entre intervalos realizar uma comparao matemtica. Portanto, possvel utilizar os clssicos operadores de comparao (>,<,<=,>=) na consulta.

1. Suponhamos que haja uma tabela denominada Pedidos. O campo sugerido neste exemplo, Data de entrega,
deve possuir uma consulta capaz de trabalhar com intervalos volteis de dados.
2. Elabore uma consulta que
localize uma informao entre duas
datas e a adicione a tabela Pedidos; faa o mesmo com os campos de pesquisa.
3. Na grade QBE, regio em que
so definidas as propriedades de
consulta, acesse a propriedade CriExpresso
Entre #07/12/2002 E # 27/01/2003

>1000

Funcionalidade
Busca registros entre 7 de
Dezembro de 2002 e 27 de
Janeiro de 2003.
Pesquisa valores maiores
que 1000.

Dica 276 Calculando valores no campo


No Access, voc pode gerar consultas a partir de um campo calculado. Suponhamos que voc tenha
uma tabela de preos que precisa
ser reajustada em 15%. Para fazlo, voc no precisa alterar cada registro manualmente. Veja como:
1. Elabore uma consulta incluindo todos os campos da tabela e,

em seguida adicione um novo


campo para que a consulta possa
efetuar os clculos sem alterar o
restante da tabela. Crie um campo e o clculo por meio desta expresso: Preo [Preo]* 1,15.
2. Salve a operao e pressione
o boto da imagem para que o reajuste seja efetuado, automaticamente, em cada registro e preo.

Dica 277 Criando uma tabela a partir de uma consulta


Veja, nesta dica, como criar uma
nova tabela a partir de dados filtrados
em uma consulta a diferentes tabelas:
1. Monte uma consulta simples
ou uma seleo. Acesse o Modo
estrutura e escolha a opo Consulta ou criar tabela, localizada no
menu Consulta do Access XP.

2. Escolha a opo Banco de


dados atual e depois defina um
nome para a nova tabela em
Nome da tabela. Para gravar um
registro em uma tabela j existente, escolha a opo Outro
banco de dados e clique no boto Procurar, para definir o nome
do arquivo.

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300 Dicas
3. Depois de definir como a tabela ser armazenada, pressione
OK. Para iniciar a consulta, clique
no boto Executar.
4. Para ver o resultado da pesquisa,
saia do Modo consulta e volte janela

do BD. Clique em Tabela e d um


duplo clique na tabela gerada a
partir da consulta. Se voc escolheu criar uma tabela em um outro BD, acesse o menu Arquivo e
abra o BD destino.

Dica 278 Atualizando tabelas


Com a Consulta Atualizao,
voc altera dados da tabela. Digamos que voc precise aumentar em
3% os preos de produtos no BD,
para tanto, realize o seguinte processo:
1. Crie uma consulta e inclua os
campos a serem atualizados. Mude
o modo de exibio para o Modo
estrutura. Clique em Consulta atualizar, no menu Consulta. Note que

o programa altera o ttulo da janela


Consulta para Consulta atualizao.
Adicione a expresso [Preo]*1,03
na clula Atualizar.
2. Clique no boto Executar.
Ser exibida uma mensagem mostrando a quantidade de registros
a serem atualizados. Para confirmar a pesquisa, pressione OK.
3. Para visualizar a alterao, saia
do Modo consulta e abra a tabela
para verificar a alterao realizada.

Dica 279 SQL


O SQL (Structured Query
Language) uma linguagem de programao muito comum na manipulao de consultas e gerenciamento
de BDs relacionais. Observe como
voc pode trabalhar com instrues
do tipo SQL no Access:
1. Para visualizar ou modificar uma
consulta SQL, clique em Modo SQL
no menu Exibir. Depois clique com o

mouse em qualquer parte da tela para


editar ou adicionar uma instruo.
2. Vale lembrar que h quatro
tipos de consulta que podem ser criados somente via SQL na grade QBE,
onde montamos a consulta. So eles:
Consulta Passa-atravs, Consulta
Definio de dados, Consulta Unio
e Consulta Excluso. Veremos um
pouco mais sobre os dois ltimos
tipos nas dicas a seguir.

Dica 280 Consulta Excluso


Nessa consulta determinados
registros so excludos de uma ou
mais tabelas. Veja como utiliz-la:
1. Crie uma consulta no Modo
estrutura e arraste uma tabela.
2. Por meio do asterisco, arraste
todos os campos para a grade QBE.

3. Determine um critrio para


excluir os dados e clique em
Consulta>Consulta Excluso.
4. Surgir a linha Excluir de,
em que devem ser determinados
os registros que sero excludos. A
expresso onde indica quais registros sero excludos.

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Dica 281 Localizando registros duplicados


Nesta dica voc aprende a localizar registros duplicados no
Access. Observe:
1. Clique no boto Consultas, na
janela Banco de dados. Pressione o
boto Novo. Escolha a opo Assistente de consulta localizar duplicatas. Pressione OK, para prosseguir.

2. O Assistente solicitar a tabela a ser utilizada para verificao de registros duplicados. Aps
selecion-la escolha os campos
duplicados na tabela e selecione
os dados a serem analisados. Aps
cada etapa do processo, pressione Avanar. Por fim, digite o nome
da consulta e conclua.

Dica 282 Consulta Unio


A Consulta Unio pode ser
construda via instrues SQL. Como
resultado, ela cria uma reunio de
campos de uma ou mais tabelas.
Acompanhe a seguir as etapas para
elaborao de uma consulta que
combina dados de duas tabelas: a
Clientes e a Fornecedores.
1. Na janela Banco de dados
pressione o boto Consulta e clique
na opo Novo. Surgir a janela Nova
Consulta. Escolha a opo Modo

estrutura. Ao surgir a janela Mostrar


tabela, clique em Fechar.
2. Acesse o menu Consulta e
escolha a opo Unio subitem
da opo especfica em SQL.
3. Adicione as seguintes instrues SQL: SELECT [Empresa], [Cidade] FROM [Clientes] e UNION
SELECT [Empresa], [Cidades]
FROM [Fornecedores].
4. Agora salve a consulta e pressione o boto Executar para que o Access
busque as informaes solicitadas.

4.6 Integrao com outros programas


Dica 283 Importando planilhas do Excel
Se quiser poupar tempo na construo de um BD, utilize uma planilha do
Excel. Veja como mport-la:
1. Acesse o menu Arquivo>Obter
dados externos e importar. Ser exibida a janela de seleo de arquivo.
Escolha o tipo de arquivo Excel e selecione a planilha a ser importada.
2. O Assistente de importao ir
auxiliar o processo. Defina qual
planilha ser escolhida para importao e clique em Avanar.
3. No Assistente de importao
tambm possvel definir os cam-

pos que sero indexados. Defina a


indexao selecionando uma coluna
e escolha em Indexado, como ser a
caracterstica do campo. Pressione o
boto Avanar para continuar.
4. Agora preciso definir a chave primria de sua tabela. O Assistente oferece trs opes: Permitir que o Access adicione a chave
primria, Escolher minha prpria
chave e Sem chave primria. Para
concluir a etapa, defina um nome
para a tabela e clique em Concluir.

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300 Dicas
Dica 284 Importando arquivos .TXT
O .TXT uma extenso de arquivos de texto. No Access, possvel realizar transferncia de informaes nesse formato para uma tabela do banco de dados, veja como:

campos so alinhados de acordo com


a disposio definida pelo usurio.
3. Para concluir, defina como ser
o armazenamento no Access escolhendo entre as opes Em uma nova
tabela ou Em uma tabela existente.

1. Acesse o menu Arquivo>


Importar>Obter dados externos. Escolha o arquivo a ser importado e
clique em Importar.
2. O Assistente exibir o texto e
solicitar que voc escolha como ser
a disposio das colunas. H duas
opes: Delimitado e Largura fixa. Na
primeira, o Access localizar um
caractere especial para separar cada
campo. Na opo Largura fixa, os

Dica 285 Exportando dados para o Word


Para quem trabalha com textos,
exportar dados de uma tabela para
o Word pode ser um recurso muito til. Observe:
1. Clique na tabela a ser exportada e escolha a opo Publicar

com o Word, em Ferramentas>


Vnculos do Office.
2. O Word ser aberto e os dados da tabela estaro disponveis
para voc salvar o documento em
formato de texto.

4.7 Recursos de segurana


Dica 286 Protegendo seu Banco de Dados com senhas
Caso voc tenha documentos pessoais cujos contedos voc no queira que outros acessem, proteja-os
com senhas. Veja como proceder:
1. Clique no menu Arquivo>Abrir.
No menu DropDown do boto Abrir,
escolha a opo Abrir exclusivo.
2. Com o documento aberto, v ao
menu Ferramentas>Segurana>Definir
senha do banco de dados.

3. Insira uma senha e pressione


OK. A partir de agora, toda vez que
esse banco de dados for aberto, o
Access solicitar a senha de acesso.

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Dica 287 Criptografias em arquivos de dados


Por padro, o Access no criptografa
as informaes de um banco de dados. Porm, a criptografia ajuda a aumentar o grau de proteo de um banco de dados, pois impede que o seu
contedo possa ser visualizado mesmo que outros tentem abrir o arquivo
MBD fora do Access. Veja como aplicar esse recurso ao seu projeto:

1. Acesse o menu Ferramentas>Criptografar/Descriptografar


banco de dados.
2. O Access solicitar que voc
defina um novo nome para o arquivo.
Digite um nome e clique em Salvar.

Dica 288 Alterando a proteo de registro


A proteo de registro determina como os registros sero bloqueados, e como eles operaro se mais
de uma pessoa acess-los simultaneamente. Acompanhe:

de dilogo homnima, clique na


paleta Avanado.
2. Para finalizar, selecione as
opes que quiser em Protees
de registro: Sem proteo, Todos
os registros ou Registro editado.

1. Acesse o menu Ferramentas, selecione Opes e na caixa

Dica 289 Configurao de permisses de acesso


Se voc precisa organizar o
acesso de vrias pessoas a determinados bancos de dados, basta
seguir os passos desta dica:

ser acessados por determinados


usurios ou grupos de usurios.

1. Clique no menu Ferramentas>


Segurana e escolha a opo Permisses para usurrios e grupo.
2. A caixa de dilogo Permisses
para usurio e grupo ser aberta.
Nela, possvel definir quais tabelas, relatrios ou consultas podem

Dica 290 Recuperando um BD danificado


Nesta dica voc aprende a recuperar arquivos MDBs danificados.

1. V ao menu Ferramentas>
Utilitrio de banco de dados>
Compactar e reparar o BD.

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300 Dicas
2. Essa ferramenta corrige problemas simples em seu arquivo
MDB, tais como problemas no processo de salvao, registros danificados e outros.

Dica 291 Backup de BDs


Um backup uma cpia de segurana fundamental para qualquer aplicativo, arquivo ou programa. Veja como executar um
backup no seu BD:
1. Feche o Banco de dados do
Access. No ambiente Windows

acesse o menu Iniciar>Progra


mas>Acessrios>Ferramentas de
sistema>Backup.
2. Abra o Assistente de backup
do Windows. Defina qual ser a
tarefa a ser executada e copie o
banco de dados ou a mdia de
backup especfica.

4.8 Personalize o Access


Dica 292 Criando menus
Criando menus, voc inclui as ferramentas que mais utiliza em seu
painel de tarefas. Veja como cri-los:
1. V ao menu Exibir>Barra de
ferramentas>Personalizar>Nova.
2. Clique em Propriedades. O
Access exibir a caixa de dilogo Propriedades da barra de ferramentas.
3. Nessa caixa escolha a opo
Barra de menu e em seguida clique
no boto Fechar.
4. A caixa de dilogo Personalizar ser exibida novamente. Clique
na guia Comandos e escolha quais
funes da lista quer no seu menu
e as adicione a ele.

5. Se quiser criar um menu especfico, escolha a opo Novo


menu e arraste-o at sua barra de
menu. Na seqncia, clique em
Personalizar nome, para definir o
nome do menu.

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Dica 293 Exportando para XML


O recurso de exportao para
XML (Extensible Markup Language)
permite a voc montar um arquivo
XML rapidamente. Veja como:
1. Clique em Arquivo>Exportar.
2. Na caixa de dilogo Nome do
arquivo, digite o nome do seu projeto. Clique em Salvar como tipo e
depois escolha a opo Documento.

Dica 294 Alterando a permisso para novas consultas


Em um grupo protegido do
Access, no qual os usurios realizam
consultas com logon e senha, possvel alterar a permisso de acesso,
que corresponde ao tipo especfico
de consulta a ser realizada por cada
usurio. Veja como a seguir:
1.V ao menu Ferramentas,
pressione o boto Opes e
clique na guia Tabelas/Consultas. Na seqncia, selecione a
opo Permisses de execuo
que voc quer utilizar.

2. Se a sua escolha for a opo


Do proprietrio, defina as peculiaridades da consulta, como se o
usurio ter permisso para
visualizar e executar, se somente o
proprietrio poder salvar, etc.

Dica 295 Compartilhando um BD na Rede


Uma maneira simples de compartilhar um BD relacion-lo a uma pasta na rede. Assim, todos os usurios
podero acessar o arquivo MBD. Veja:
1. Inicie a operao clicando
com o boto direito do mouse sobre a pasta e definindo as propriedades de compartilhamento.
2. Agora preciso definir como
ser feita a insero de dados, ou

seja, no Modo exclusivo ou no Modo


compartilhado.
3. O primeiropermite o acesso
somente um usurio. Acesse o
menu Arquivo>Abrir. Clique na seta
direita do boto para acessar as
opes de abertura. Para concluir,
escolha uma opo.

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300 Dicas
4.9 Programao
Dica 296 A criao de macros
O processo de criao de macros
simples e rpido. Acompanhe:
1. V a janela Banco de dados e
acesse o menu Objetos>Macros>Novo.
2. Agora adicione uma ao a
essa macro (instruo de operao

que pode acionar alarmes sonoros


e at inserir caixas de mensagens).
Para isso, basta clicar na primeira
linha vazia do campo macro, e na
coluna Ao, clicar na seta para
exibir sua lista de ao.

Dica 297 As aes de um boto


Veja, nesta dica, as aes que
um boto incluso em um formul-

Categoria

rio e associado a uma macro pode


executar, separadas por categorias:

Ao

Navegao de registro
Ir para o prximo
Ir para o ltimo
Localizar prximo
Localizar registro

Ir para o primeiro

Operaes de registro
Desfazer registro
Duplicar registro
Excluir registro
Imprimir registro
Salvar registro

Adicionar novo registro

Operaes de formulrio
Abrir pgina
Aplicar filtro de formulrio
Atualizar dados de formulrio
Editar filtro de formulrio
Fechar formulrio
Imprimir formulrio
Imprimir formulrio atual

Abrir formulrio

Operaes de relatrio
Imprimir relatrio
Relatrio de mensagens
Visualizar relatrio

Enviar relatrio para arquivo

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Aplicativo
Executar aplicativo
Executar bloco de notas
Executar Excel
Executar Word

Encerrar aplicativo

Miscelnea
Executar consulta
Executar macro
Imprimir tabela

Autodiscagem

Dica 298 Definindo macros para condies especficas


Aps definir, criar e executar uma
macro simples, voc pode criar macros
para serem executadas sob condies
especficas, para que assim atendam
a determinadas funcionalidades solicitadas pelo BD. Confira:
1. Na janela Macro clique no cone
Condies, localizado na barra de fer-

ramentas. Na coluna Condies, digite


uma expresso condicional na linha
em que quer inserir uma condio.
Por exemplo: digite [Pases] = Brasil,
se esse for o valor no campo de macro
a ser executado.
2. Na coluna Ao, digite a ao
a ser executada quando for pedida determinada condio (verdadeiro ou falso, sim ou no, etc.).

Dica 299 Converso de macros em cdigos VBA


Se voc acha que suas macros
j no so suficientes para executar determinadas operaes em seu
aplicativo, hora de escrever procedimentos em cdigo VBA, pois
sua leitura ser mais prtica. Veja
como converter macros em cdigos VBA:

1. Abra a macro no Modo estrutura, clique em Arquivo>Salvar como...


2. Digite o nome do mdulo em
que deseja salvar sua macro e escolha a opo Salvar como mdulo.
3. Para finalizar, pressione OK.

Dica 300 Mdulos e VBA


Como voc j sabe, possvel
adicionar novos recursos a uma
macro por meio dos cdigos de
programao em VBA. Veja, nesta
dica, como acessar o cdigo de
uma macro. Observe:

1. Crie uma macro. Depois,


acesse o menu Arquivo>Salvar
como... Na opo Como..., selecione Mdulo.
2. Por fim, clique em Mdulos
e no boto Estrutura para ver o
cdigo pronto.

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capa_contra.p65

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