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Unidad 4. Registros de un Sistema de Gestión de la Calidad

Actividad: Registro y Documentación de un sistema de calidad

Usted ya conoce sobre los conceptos de calidad, los aspectos más importantes de la normalización, la documentación exigida por la norma ISO 9001:2008, también ha desarrollado algunos documentos, ha revisado los aspectos a tener en cuenta para la caracterización de procesos y elaboración de procedimientos en la empresa Frutos Veleños S.A.

Ahora bien, dentro de sus obligaciones diarias en la empresa, se presentan situaciones a las cuales, usted como coordinador de calidad debe dar solución inmediata de acuerdo al conocimiento adquirido durante todo el proceso de formación. Hoy es un día bastante agitado para usted ya que han surgido situaciones para las cuales debe, si usted lo considera conveniente, realizar la documentación, procedimiento, instructivo, listado, registro u otro medio como soporte al planteamiento a su solución.

Las situaciones que se presentan el día de hoy son las siguientes:

1.

A usted le es informado que los bocadillos Ref. A1, están saliendo en dos (2) tamaños, lo cual hace que la mitad de la producción no sea empacada.

 

Análisis de la situación # 1

 

Solución

 

Las causas para esta novedad pueden

Establecer

una

programación

ser:

periódica de mantenimiento

Falta de mantenimiento preventivo de la máquina de corte

preventivo y predictivo maquinaria de la empresa.

de

la

Darle Capacitación a los encargados

Falta

de

atención

por

parte

del

de operar la maquinaria de corte y

operario en la

programación de la

máquina. Descalibración de la maquina.

tamaño del bocadillo, y luego tomar las medidas correctivas de caso.

Verificar que la maquina tenga los ajustes y esté sincronizada para una perfecta operación.

  • 2. El jefe de producción de Frutos Veleños S.A., le informa que la producción se está estancando debido a que no se adquiere la suficiente guayaba para suplir las órdenes del producto, lo cual ha generado malestar en los clientes.

 

Análisis de la situación # 2

   

Solución

 
 

Esta situación puede generarse debido a:

* Generar un procedimiento para que el personal responsable sepa cómo y cuándo se debe conseguir la materia

El personal responsable de

prima.

 

conseguir la materia prima

no

tiene

claro

el

*

Conocer

oportunamente

la cantidad

procedimiento.

 

de pedidos

 

por los

clientes,

para

 

saber

cuánta

materia

prima

se

El

personal

de

Compras

necesita

para la elaboración

de

los

 

encargado

de

pedir

la

materia

pedidos

y

la

entrega oportuna

del

prima a los proveedores no están haciendo correctamente.

lo

bocadillo.

 

Algunos proveedores no están

* Conseguir nuevos proveedores con el fin de tener otras posibilidades de

 

suministrando

la

calidad

y

adquirir la materia prima en caso de

cantidad

de

materia prima

alguna eventualidad con los pedidos

pedida.

 

de los clientes.

  • 3. El jefe de recursos humanos de la empresa, le comunica que los trabajadores están quejándose porque durante la producción se cambian los estándares definidos en el proceso de inducción al cargo, lo cual ha generado que los trabajadores hayan perdido iniciativa y seguridad en el desempeño de sus labores.

 

Análisis de la situación # 3

 

Solución

 

Esta situación tan común, puede

Actualizar

el

Procedimiento

deberse a:

estándar

para

el

proceso

de

La información

 

inducción de cada uno de los

ofrecida

en

los

   
 

estándares del proceso de

 

cargos, haciendo énfasis en

el

acondicionamiento y adaptación a

inducción a los trabajadores no es clara ni suficiente.

la empresa.

 

Falta

aclarar

algunos

Brindar

toda

la

información

 

aspectos dentro

de

las

necesaria, clara y concisa que le

actividades diarias, como la

aclare

al

trabajador

sus

ubicación

y manejo

de

los

 

funciones, y lo ubiquen en las

elementos

de

Protección

actividades de producción.

personal, etc…

 
 

Los

Jefes

inmediatos deben

Los Jefes ubicados en los mandos

actualizarse para

adquirir la

medios no tienen buena

experiencia y los conocimientos

requeridos

en

los

procesos

de

experiencia ó

no

conocen

los

procesos de inducción al cargo.

inducción.

 
  • 4. El Jefe de compras de la empresa, le notifica que no se cuenta con parámetros o criterios para la recepción de insumos y suministros, el gerente cambia de proveedores de fruto en promedio cada 2 meses, lo cual ha hecho que la calidad de los bocadillos desmejore.

 

Análisis de la situación # 4

 

Solución

 

Esta situación puede ser causada por:

Exigirle

a

cada

proveedor,

la

Tener proveedores no certificados y con productos de mala calidad.

certificación respectiva que garantice que está utilizando las buenas

No tener bien documentado el

El gerente no se rige por los

prácticas agrícolas productos de calidad.

para

ofrecer

proceso para verificar la calidad de la materia prima, independiente del Proveedores que la traiga.

Documentar correctamente el proceso de recepción de la materia prima y como verificar la calidad de esta.

 

procedimientos

establecidos

Exigirle al Gerente la aplicación de los

sobre

cómo

seleccionar

sus

procedimientos establecidos en la

proveedores.

 

compañía.

Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo después del desarrollo de la actividad.

CONCLUSIONES

:

1.

La

presente actividad me ha permitido identificar y aplicar algunos

conceptos acerca de cómo se controlan los documentos y los registros de calidad dentro de la organización, haciendo unos procesos mejor documentados.

  • 2. La Mejora documental que menciona la Unidad, me permitió dimensionar la importancia de llevar registros, y otros documentos necesarios dentro de los procesos, con el fin de mejorar mi desempeño en las diferentes situaciones que se presenten en la empresa, ayudándome a garantizar y evidenciar la eficacia del SGC.

Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 4 / Actividad “Registro y Documentación de un sistema de calidad”.

No olvide realizar la actividad interactiva, la evaluación, el aporte al foro temático y la actividad de refuerzo de la unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades / Actividades unidad 4.

Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y entregarlas correctamente.

Criterios de evaluación

Da solución a las necesidades de la organización en materia de realización o mejora documental.

Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto al aprendizaje adquirido.

Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.