Você está na página 1de 126

GUIA PARA EL USUARIO

INDICE
Bienvenida
1.- Perfil de Usuario
1.1. Perfiles de Usuario
1.2. rea Comunidad
1.3. rea Administracin
1.4 Requerimientos Tcnicos
1.5 Ingreso al Sitio
2.-Comunidad (rea Administracin )
2.1 Ingresos Comunidad
2.2. Ingreso Flujos Proyectados
2.3 Asignacin UC
2.3.1 Unidades de Copropiedad
2.3.2. Editar Unidad de Copropiedad
2.3.3 Seleccin Comit de Administracin
2.3.4. Asignaciones Unidad de Copropiedad
2.4 Reglamentos
2.5 Instalaciones
2.6 Deudas Iniciales
2.7 Fecha de Corte
2.8 Cartas Comunidad
3.- Egresos
3.1 Cuentas por Pagar
3.2 Caja Chica
3.3 Cargos Banco
4.- Cobros Individuales
4.1 Seguros Individuales
4.2. Agua Individual
4.3. Combustible Individual
4.4. Electricidad Individual
4.5. Cobro Individual
4.6. Ajuste Individual
4.7. Cuota Especial
4.8. Instalaciones Adeudadas
4.9. Observaciones UC

5.- REMUNERACIONES
5.1 Datos Trabajador
5.1.1 Ingreso Personal
5.1.2 Modificacin Personal
5.1.3 Ingreso Leyes Sociales
5.2 Ingreso Asistencia
5.3 Ingreso Atrasos
5.4Ingreso Horas Extras
5.5 Ingreso Prstamo
5.5.1 Pago Prstamos
5.5.2 Borrar Prstamos
5.6 Calculo Remuneraciones
6.- Autorizacin Gasto Comn
6.1 Generacin Gasto Comn
6.2 Detalle Gasto Comn
7.- Ingresos
7.1 Colillas de Cobro
7.2 Ingreso de Pagos Unidad de Copropiedad
7.3 Ingresos Comunidad
8.- Banco
8.1 Autorizacin Cuentas por Pagar
8.2 Confeccin de Cheques
8.3 Egresos Confeccionados
8.4 Ingresos a Depositar
8.5 Libreta Banco
8.6 Libreta Fondo de Reserva
9.- Informes
9.1 Consolidado Gasto Comn General
9.2 Consolidado Cobros vs Pagos
9.3 Cuentas por Pagar
9.4 Comunidad - Asignaciones UC
9.5 Ingreso
9.5.1. Histrico Cobros y Pagos Individuales
9.5.1.1. Colillas de Cobro
9.5.1.2. Resumen Colillas de Cobro
9.5.1.3. Estado de Pago
9.5.1.4. Distribucin de Pagos y Saldos
9.5.2. Histrico Anual Cobros y Pagos a UC
9.6 G.C. Proyectado v/s Real
9.7 Cobros Lecturas Individuales
3

10.- Mantenciones

Bienvenido a un nuevo estndar de vida en comunidad

Miconserje.cl el sitio 100% Internet diseado para hacer ms fcil la vida en


comunidad. Fue pensado para simplificar el acceso a los copropietarios y residentes a
toda la informacin referida a la gestin administrativa de su edificio durante las 24
horas
Para los Comits de Administracin y el Administrador brinda una serie de
herramientas tecnolgicas que le permitirn mejorar la eficiencia en el manejo de los
recursos.

IMPORTANTE

Esta Gua de Ayuda ha sido creada para apoyar a nuestros clientes en el uso de nuestro
sistema.
Es muy importante que usted lea atentamente la Gua del Usuario antes de hacer uso del
sistema.
Miconserje.cl esta compuesto por un sin nmero de pantallas que le facilitaran el
proceso administrativo de su comunidad (generacin del gasto comn, remuneraciones,
ingresos, libreta de banco, etc.).
Siga los pasos sealados en esta Gua tal como se le indica.

1.- PERFIL DE USUARIO

1.1. Perfiles de Usuario


Existen 3 Niveles de Usuario, es decir no todos los usuarios pueden realizar las
mismas acciones, ni tener acceso a todas las pantallas y reas del sitio.

1.1.2 Administrador
El Administrador tiene acceso a la totalidad de funcionalidades del sistema
(rea Comunidad y Administracin).

1.1.3 Comit de Administracin


El usuario de comit tiene acceso a todos los tems del rea Comunidad y a
los informes que se generan en el rea de Administracin.
1.1.4 Copropietarios y Residentes
El copropietario solo tiene acceso al rea Comunidad del sitio.

1.2. rea Comunidad


"Comunidad" es una pgina Web privada y exclusiva de cada edificio o condominio
contratante.
En ella tendrn acceso a :

rea Mensajes: Cada copropietario o residente podr contactarse con su administrador


y/o Comit de Administracin.
El administrador podr contactarse con el comit, todos los
Copropietarios, residentes o elegir un contacto en particular
Noticias

: El Administrador o el Comit de Administracin podrn publicar


Noticias que sean de importancia para la comunidad, citaciones etc.

Gastos Comunes: Podrn consultar los gastos comunes del mes o histricos, navegar en
ellos, acceder a su Colilla individual de pago, ver el resumen de las
colillas de cobro y el Informe de Estados de Pago.
El Muro

: Los copropietarios y residentes podrn interactuar publicando avisos


como ventas de artculos, clases particulares, Arriendos, etc.

Comit

: Tendrn acceso a ver los nombres y cargos del Comit de


Administracin de su comunidad

Personal

: Acceso a informacin de nombres y cargos del personal de servicio de


la comunidad.

Reglamentos

: Acceso a ver los reglamentos de su comunidad, plan contra incendio,


6

Manual de seguridad, Ley de Copropiedad y Gastos Generales


Instalaciones

: Reserva a travs de Internet de las instalaciones de su comunidad

Cobros y Pagos: Cada copropietario podr acceder a un histrico de sus cobros y


Pagos.
El administrador tendr acceso a todas las Unidades de Copropiedad

1.3 rea Administracin


Es una herramienta Tecnolgica especialmente diseada para el uso del Administrador
y Comit de Administracin de una Comunidad.
Est compuesta por un Set de Administracin, que permite registrar Egresos e Ingresos,
realizar Cobros individuales, generacin de remuneraciones, Generacin Gasto Comn,
Colillas Individuales de Pago, acceso a todos los informes, realizar conciliaciones y
reportes automticos.
Miconserje.cl le permite planificar los Gastos a un ao de plazo, incorporando la
Programacin de las Mantenciones a la infraestructura y los Equipos.
1.4 Requerimientos Tcnicos
Para Ingresar a Nuestro sitio Usted Necesitar:
1.4.1. Un PC con conexin a Internet.
1.4.2. Instalar en su computador el Navegador
- Internet Mozilla Firefox
1.4.3. Instalar en su computador Visor de Documentos PDF.
- Acrobat Reader
Si usted no cuenta con alguno de estos programas antes sealados podr solicitarlos y
sern suministrados por Miconserje S.A.

1.5 Pasos a seguir para generar Gasto Comn en Miconserje.cl

1.5.1 Ingresar al sitio www. Miconserje.cl

1.5.2 El sitio le mostrar la pgina principal de Miconserje. En el lado


izquierdo de la pantalla figuran dos campos USUARIO y CLAVE, en
ellos debe digitar su login y su password entregados por Miconserje, luego
haga clic en el botn ENTRAR

1.5.3 En la siguiente pantalla figurar el listado de comunidades que usted tenga


asignadas. Haga clic sobre el nombre de la comunidad que desea ingresar.
Inmediatamente acceder al rea Comunidad de nuestro Sitio.

1.5.4 Observe que en la parte superior de la pantalla figura un men, para


ingresar al rea Administracin haga clic en Administracin. Se desplegar
un men donde usted encontrar las siguientes opciones:

Comunidad
Egresos
Cobros Individuales
Remuneraciones
Autorizacin G.C.
Ingresos
Banco
Informes
Mantenciones

Si desea cambiar de comunidad haga clic en Comunidad y seleccion la nueva


comunidad en la que desea trabajar.

2.- COMUNIDAD

En el rea comunidad usted ingresar los datos su comunidad, Asignaciones


UC, Reglamentos, Instalaciones, Deudas iniciales, Fechas de Corte de
Gastos comunes y Editor de texto para las cartas de la comunidad.

2.1.

Ingreso Comunidad
En esta pantalla usted ingresa datos de la comunidad Rut, direccin, comuna,
Mail etc.
En la parte inferior de la pantalla podr publicar el logo del condominio o
del administrador, administrar la fotografa del lado derecho de la pgina
principal de la comunidad, firma del administrador, administrar noticia de la
pgina principal.
Para guardar hacer clic en Ingresar

10

2.2 Ingreso Flujo Proyectado


Si la comunidad trabaja con flujo proyectado usted debe seguir los siguientes pasos:
-

Ingrese Totales del Mes, distribuya en porcentajes cuanto va asignar a


cada tem (proveedores, servicio, caja chica etc.), el sistema calcula
automticamente va transformando a pesos.
Repetir procedimiento en todos los meses y hacer clic en Grabar

11

2.3 Unidades de Copropiedad

2.3.1 Miconserje.cl pone a su disposicin una nueva pantalla para el ingreso y


administracin de las Unidades de Copropiedad.
Los pasos a seguir son los siguientes:
Hacer clic en Administracin, comunidad opcin Unidades de Copropiedad:

12

Se aplicacin Unidades de Copropiedad, donde podr visualizar el listado de las


unidades, prorrateos, nombres de copropietarios y todos los datos relacionados con este
incluido el Login y Password.

Esta aplicacin cuenta con exportacin a Excel del listado de las Unidades de
Copropiedad

En el listado aplicacin cuenta con criterios de bsqueda que le permitir filtrar por
Unidad de Copropiedad o nombre de persona.

13

En el lado izquierdo de cada unidad usted encontrar la opcin de Editar Unidad de


Copropiedad.

La opcin asignar unidades lo llevar directamente a la pantalla de asignaciones

14

2.3.2 Editar Unidad de Copropiedad:


Hacer clic al lado izquierdo de la Unidad de Copropiedad en Editar UCO. En esta
pantalla usted visualizar todos los antecedentes relacionados con la unidad el nombre,
prorrateo, tipo de unidad, edificio, copropietario y residente.
Usted no puede modificar la informacin asociada con la unidad de copropiedad
principal (borrar UCO, modificar prorrateo, etc.).
Tendr acceso a la administracin de los antecedentes del copropietario y residentes. El
nombre y los apellidos del copropietario y residente son campos obligatorios para poder
guardar la informacin. Si usted no tiene informacin del segundo apellido use la
opcin *.
En esta aplicacin usted contar con las siguientes alternativas:
Agregar nuevo copropietario o residente de acuerdo a lo seleccionado por usted
Editar, podr modificar datos del copropietario o residente actual, tambin tiene
acceso a modificar el usuario y clave.
Remover copropietario o residente, en esta opcin usted elimina los datos de los
usuarios de esta unidad. Esta opcin solo debe ser utilizada cuando se
desconocen los datos del nuevo usuario.

15

2.3.3 Seleccin Comit de Administracin:


Hacer clic en la pestaa Ingreso Comit, escribir nombre del representante del comit,
el sistema le dar la opcin ingresando algunos caracteres todos copropietarios que
tengan el mismo nombre para que usted pueda seleccionar en forma ms rpida.
Seleccione el cargo y hacer clic en guardar.

Si la persona del comit no es copropietario seleccionar Nuevo

16

Se abre una nueva pantalla donde usted tendr que ingresar los datos de la persona del
comit que no es copropietario de la comunidad.
Ingrese nombre, apellidos, Rut, Direccin, email. Seleccione el cargo y la unidad de
copropiedad a la que esta relacionado y luego hacer clic en guardar.

Si necesita borrar integrantes de comit de administracin hacer clic al lado derecho de


los datos ingresados.

17

2.3.4 Asignaciones:
Hacer clic en la pestaa asignaciones o directamente seleccionando la unidad en el
listado y haciendo clic en asignar unidades

Seleccione la Unidad de copropiedad principal que a la cual le va asignar otras unidades

18

En la opcin Unidades Copropiedad a Asignar debe seleccionar las unidades que desea
relacionar a la unidad principal. Usted podr acceder a todas las unidades disponibles a
asignar o utilizar filtro por tipo de unidad.

Seleccione la unidad que desea relacionar y hacer clic en asignar

19

La unidad seleccionada aparecer en la parte de abajo de la pantalla hacer clic en enviar


para que se guarde el cambio efectuado.

2.4 Reglamentos
Hacer clic en Administracin, Comunidad opcin Reglamentos, aqu podr publicar
el reglamento de la comunidad, plan de incendio, manual de seguridad etc.
Hacer clic en Documento, seleccione el tipo de documento a ingresar. Agregue el
nombre del archivo y hacer clic en Examinar para buscar archivo que desea publicar
y luego hacer clic en Ingresar Nuevo.
El tipo de archivo puede ser PDF, Excel o Word.
El nombre del archivo seleccionado debe ser un nombre corto sin espacios, sin
acentos, guiones etc.

20

2.5 Instalaciones
Hacer clic en Administracin, Comunidad opcin Instalaciones
Seleccione la instalacin que desea crear

Agregue nombre de instalacin, seleccione tipo de pago

Seleccione duracin de la instalacin, agregue el costo asociado y hacer clic en


agregar

21

La informacin ingresada aparecer en la parte inferior, para guardar hacer clic en


Grabar

2.6 Deudas Iniciales:

Hacer clic en Administracin, Comunidad opcin Deudas Iniciales. En esta


pantalla debe ingresar las deudas que los Copropietarios tengan a la fecha de
cierre de la primera colillas de cobro individual.
Seleccione la Unidad de Copropiedad, ingrese montos, hacer clic en ingresar,
aparecer la informacin en la parte inferior de la pantalla en DETALLE, hacer
clic en la opcin Grabar Cambios.

22

2.7 Fechas de Corte


Hacer clic en Administracin, Comunidad opcin Fechas de Corte, se abrir una
pantalla donde usted deber seleccionar las fechas de corte desde el mes en que
se genera el primer gasto comn, si la comunidad tiene antigedad en el sitio debe
seleccionar de Enero a Diciembre del ao en curso y luego hacer clic en la
opcin Grabar.

23

2.8 Cartas Comunidad (Editor de Texto)


Miconserje.cl pone a su disposicin un editor de texto, con el cual usted podr
confeccionar las cartas o circulares que necesite hacer llegar a todos sus copropietarios.
En este sistema usted puede imprimir sus archivos y tambin notificar va mail.
Los pasos a seguir son los siguientes:
Hacer clic en Administracin, comunidad opcin Cartas Comunidad.
Es un editor de texto no es compatible con Word por lo que no puede copiar y pegar
desde este ltimo formato de archivo.

En esta pantalla usted encontrar un listado donde aparecern todos los archivos
creados, Miconserje ha puesto a su disposicin dos archivo con las claves de los
copropietarios:
-

El primero la carta de bienvenida de Miconserje


El segundo carta de bienvenida donde usted podr usar su logo y firma. (ambas
imgenes Deben ser ingresados previamente en administracin, comunidad opcin
ingresos comunidad)

24

Para confeccionar una nueva carta hacer clic en la pestaa Agregar Nueva Carta

Se abrir el editor de texto, usted deber ingresar un nombre del archivo y la fecha de
creacin de este.

En la parte inferior del editor de texto encontrar variables que podr utilizar para
seleccionar fecha, el nombre de usuario, tipo de unidad, nombre de unidad etc.

Para notificar sus cartas o circulares a travs de mail hacer clic en figura sobre de color
verde. Podr seleccionar si enviar a todos o seleccionar los contactos a los cuales se les
enviar la carta

25

3.- EGRESOS

En el sitio Miconserje un egreso equivale a cualquier cuenta, factura, boleta de la


comunidad que usted debe incluye en el gasto comn, cargar al fondo de reserva o
cobro individual.
Cada una de stas cuentas, facturas, o boletas deben ser ingresadas en las pantallas que
Corresponda segn el submen EGRESOS (Cuentas por cobrar, Caja Chica, Cargos
Banco)
Para ingresar estos cobros debe tener en cuenta la fecha de corte del Gasto Comn, para
que de esta forma el sitio pueda saber a que periodo corresponde el cobro.

3.1 Cuentas por Cobrar


3.1.1 Seleccione del Submen Egresos la opcin cuentas por cobrar

3.1.2. Ha ingresado a la pantalla de Cuentas por Cobrar. En esta podr


visualizar el listado de todas las Cuentas ingresadas.
En esta nueva aplicacin podr seleccionar las cuentas por medio de filtros
diseados para seleccionar por periodos, estado de cobro y estado de pago.
Al lado derecho de cada cuenta ingresada visualizar
mouse sobre el, visualizar el detalle de la cuenta.

26

al desplazar el

3.1.3. El primer paso es crear los proveedores de la comunidad. Hacer clic en


Agregar/Editar Proveedores. Ingrese Rut, nombre y direccin del proveedor,
seleccione clase si es Proveedor, Servicio o Seguro y hacer clic en Ingresar
Proveedores.

27

3.1.3 Ingresar una nueva cuenta: hacer clic en la opcin Agregar nueva
Cuenta

Se abrir la pantalla de ingreso donde usted deber crear un proveedor o


seleccionar uno ya existente, ingresar N documento, fecha, monto,
concepto, descripcin. Adems deber seleccionar forma de cobro y
publicacin de factura

Ingresar informacin y hacer clic en guardar.


28

3.1.4 Modificar o Editar cuenta: hacer clic al lado derecho de la cuenta

Se abrir la pantalla Editar Cuentas, solo podr modificar en el caso de las


cuentas que an no han sido cobradas en algn gasto comn.

Si usted publico la imagen de Factura podr visualizarla al lado derecho de


la cuenta

29

3.1.5 Editar cuentas cobradas: hacer clic sobre

Visualizar Egreso
asociado a la cuenta

Visualizar Gasto
comn asociado a la
cuenta

30

En las cuentas indiviuales adems podr visualizar el informe de las lecturas y cobros,
hacer clic

Visualizar
informe de
Lecturas
Nota Publicacin imagen factura:
Publicacin imagen factura posterior al cobro de esta en el gasto comn o a la emisin
de comprobante de egreso. Hacer clic en imagen de la cmara fotogrfica tarjada en
amarrillo.

Se edita la opcin publicacin imagen factura. Hacer clic en examinar para buscar
archivo de imagen. Hacer clic en guardar

31

3.2 Caja Chica


La pantalla Caja Chica, permite al usuario registrar los gastos que surjan desde el
monto designado para Caja Chica, que correspondan al periodo a cobrar o bien a
periodos posteriores.
Hacer clic en Administracin, Egresos opcin Caja Chica
Ingrese el nombre del Proveedor, fecha del gasto, descripcin y monto hacer clic en
Ingresar

32

La informacin aparecer en detalle, hacer clic en Grabar

3.3. Cargos Banco


La pantalla Cargos banco le permite al usuario registrar los Cargos que el Banco le
genere en su Cuenta Corriente (impuestos por talonario, cargos por mantencin etc),
para posteriormente ser incluidos en el Gasto Comn.
Hacer clic en Administracin, Egresos opcin Cargos Banco
Ingrese el Nmero de Transaccin, fecha, descripcin del cargo que genero la cuenta,
ingrese el monto. Hacer clic en Ingresar y despus en Guardar

33

4.- COBROS INDIVIDUALES


El submen cobros individuales contiene una serie de pantallas que le permitir registrar
cobros individuales para sus Copropietarios.
Al igual que los Egresos para ingresar estos cobros debe tener en cuenta la fecha de
pago para que de esta forma el sitio pueda saber a que periodo corresponden. (La fecha
debe ser del mes a cobrar sin exceder la fecha de corte del Gasto Comn)
4.1 Seguros Individuales
Hacer clic en Administracin, Cobros Individuales opcin Seguros Individuales.

Usted se encuentra en la nueva pantalla de Seguros individuales seleccione el N de la


factura ingresada anteriormente en Egreso opcin cuentas por cobrar.

Seleccione el porcentaje de cobro individual, si el cobro es menor al 100 % la diferencia


ser cobrada directamente en el gasto comn.

34

Seleccione tipo de cobro opcin Pesos o UF.

Si la opcin seleccionada es UF, hacer clic en el calendario, seleccione la fecha de


acuerdo al valor de UF con la cual tendr que efectuar los cobros a cada unidad.

35

Digite los montos de acuerdo a lo seleccionado anteriormente, si usted eligi la opcin


UF deber completar la columna UF y el sistema solo lo transformara en pesos en la
columna siguiente con el valor de la UF seleccionada anteriormente.
La Pantalla grava en forma automtica sin necesidad de hacer clic en algn botn.

En el recuadro se encuentra el estado de la cuenta que inicialmente aparecer con No


habilitada para utilizar en Colillas de cobro

Cuando termine de digitar los valores y estos concuerden con el valor a cobrar indicado
el estado aparecer Habilitada para utilizar en Colillas de Cobro

36

Nota: Segn la ley 19.537 cada departamento que conforme una comunidad debe
contratar un Seguro Contra Incendio, en caso contrario lo debe tomar el
Administrador de la Comunidad.

4.2 AGUA INDIVIDUAL


Esta pantalla le permitir al usuario efectuar los cobros individuales de Agua Potable a
cada Copropietario ya sea por Concepto Agua Caliente o Fra es decir todos los
Metros Cbicos de Agua que pasen por el Medidor de cada Unidad Copropiedad.
El primer paso es ir a Administracin, Egresos opcin cuentas por cobrar seleccionar
opcin agregar nueva cuenta, seleccione la pestaa Agregar/Editar Proveedor y cree el
proveedor del Agua, en la opcin Clase debe seleccionar Servicios. Una vez creado el
proveedor seleccione la pestaa agregar nueva cuenta e ingrese la factura o boleta esta
debe ser ingresada seleccionando en concepto la opcin Agua y en la opcin forma de
cobro seleccionar Cobro Individual.
Hacer clic en Administracin, Cobros Individuales opcin Agua Individual

37

Seleccione la boleta ingresada anteriormente en la pantalla Egresos, Cuentas por


Cobrar y haga clic en Cargar.

Ingrese perodo consumo, hacer clic sobre el recuadro y aparecer calendario donde
podr seleccionar fechas del periodo.

38

Ingrese y Porcentaje de Cobro, no debe ingresar valor en la opcin lectura esta opcin
se completar en forma automtica cuando usted ingrese las lecturas.

La primera vez que ingrese a la pantalla de Agua Individual deber ingresar la


lectura anterior y la actual, el sistema le indicar los m3 de consumo y el valor a
pagar de cada unidad, al terminar la pgina Guardar Cambios y hacer clic en Salir
39

En la parte inferior de la pantalla encontrar la opcin de volver a 0 las lecturas


Antiguas o Actuales digitadas con anterioridad

Si por alguna razn el sistema no realizara el clculo de los valores en forma automtica
usted puede hacer clic en la opcin de Recalcular.
40

Botn Borrar con esta opcin eliminar todos los datos ingresados en esta pantalla
Si usted desea utilizar Excel para subir informacin de las lecturas deber hacer clic en
Importar de CSV

Se desplegara pantalla hacer clic en Descargue la plantilla de sus UCOS Aqu. Debe
guardar este archivo en su computador con la extensin CSV.

41

Para subir el archivo debe hacer clic en Importar de CSV al desplegarse la pantalla debe
hacer clic en Examinar para buscar el archivo en su computador y luego hacer clic en
Cargar e Importar desde CSV

42

Combustible Individual
La Pantalla de Cobro de Combustible Individual permite al Usuario Calcular el
Combustible que ha utilizado cada Copropietario por Concepto de Calefaccin, adems
del Combustible que ha utilizado para Calentar Agua.
El primer paso es ir a Administracin, Egresos opcin cuentas por cobrar seleccionar
opcin agregar nueva cuenta, seleccione la pestaa Agregar/Editar Proveedor y cree el
proveedor del Combustible, en la opcin Clase debe seleccionar Servicios. Una vez
creado el proveedor seleccione la pestaa agregar nueva cuenta e ingrese la factura o
boleta esta debe ser ingresada seleccionando en concepto la opcin Combustible y en
la opcin forma de cobro seleccionar Cobro Individual.

Hacer clic en Administracin, Cobros Individuales opcin Combustible Individual

Seleccione la boleta ingresada anteriormente en la pantalla Egresos, Cuentas por


Cobrar. Hacer clic en cargar
43

Ingrese perodo de Consumo, hacer clic sobre el recuadro y aparecer calendario donde
podr seleccionar fechas del periodo.

Porcentaje de Cobro en esta opcin se determina cuanto ser el consumo individual y


cuanto del consumo se cobrar en el Gasto Comn.

44

Opcin Importar datos


Esta opcin permite importar datos de los m3 consumidos de Agua Individual, hacer
clic en Importar Datos y se descargarn en forma automtica en los cobro individual por
UCO en la columna Agua Potable.

IMPORTANTE:

FACTORES DE CONSUMO DE ACUERDO AL TIPO DE CAERIA Y AL


TIPO DE COMBUSTIBLE UTILIZADO

Dimetro de Caera:

45

Seleccione el Dimetro de Caera que puede ser o . Si selecciono el


Dimetro de caera de entonces le esta indicando a el sitio que por 1
Hora que registro el hormetro (Medidor Consumo Horas Calefaccin) es igual a
1m3 de Agua.
Si selecciona caera de le estamos indicando al sitio que por 1 hora de
calefaccin m3 que registr el hormetro (Medidor Consumo Horas Agua
Calefaccin) es igual a 4.563 m3 de Agua.

Factores de Combustin Predeterminados:


Factores de Combustin estn determinados de acuerdo al tipo de
Combustible (gas natural, gas licuado o petrleo)

Al hacer clic en la opcin Cambiar Factores se abre una pantalla para que seleccione el
tipo de combustible que utiliza para el agua caliente y el tipo de Calefaccin. Hacer
clic en Guardar e insertar cambios

46

El factor de combustin se utiliza para determinar cual es el consumo de combustible


utilizado para calentar el agua y para el consumo de la calefaccin, se multiplica por el
consumo de m3 de agua consumida por el factor de combustin y esta operacin
determina el consumo de combustible utilizado en cada unidad.

Informacin Factores de Combustin:

Lecturas Hormetro, la primera vez que ingrese a la pantalla de Combustible Individual


deber ingresar la lectura anterior y la actual, el sistema le indicar la cantidad de horas
de consumo y el valor apagar de cada unidad, al terminar de digitar todas las lecturas
hacer clic en Guardar Cambios y luego en Salir
47

Si por alguna razn el sistema no realizara el clculo de los valores en forma


automtica usted puede hacer clic en la opcin de Recalcular y despus guardar
cambios

Botn Borrar con esta opcin eliminar todos los datos ingresados en esta pantalla

48

Si usted desea trabajar con planilla Excel deber hacer clic en Importar de CSV , se
desplegar la pantalla y para descargar el archivo en el que deber trabajar hacer clic en
Descargue la plantilla de sus UCOS Aqu

Para cargar la plantilla al sistema con los datos de las lecturas al sistema hacer clic en
Importar de CSV , en la opcin examinar para buscar el archivo en su computador y
hacer clic en Cargar e Importar desde CSV

4.4.- Electricidad Individual

49

La Pantalla Electricidad individual permite al Usuario Calcular la electricidad de alta


tencin utilizada en cada unidad de copropiedad (Parcelas)
El primer paso es ingresar la factura con la cual se har el clculo de electricidad,
en la opcin Egresos, Cuentas por Cobrar.
Es importante que la factura de Electricidad sea ingresada con este mismo concepto
Electricidad, en forma de cobro debe seleccionar cobro individual, es requisito que el
proveedor se haya creado como Servicio
Hacer clic en Administracin, Cobros Individuales opcin Electricidad Individual.
4.4.1 Seleccione la cuenta que va ha cobrar

4.4.2 Ingrese N medidor o cliente, perodo de Consumo, los kw un valor provisorio, al


Finalizar el ingreso de las lecturas deber reemplazar este valor por el total de kw
que sumen las lecturas. Ingrese el porcentaje de cobro automticamente aparecer
el valor a cobrar.

4.4.3 Ingrese las lecturas el sistema automticamente le mostrar el total de kw


consumidos y valor total a pagar por cada unidad de copropiedad
50

Hacer clic en continuar

Cuando ingrese todas las lecturas hacer clic en finalizar

51

Si usted desea trabajar con planilla Excel deber hacer clic en Importar de CSV , se
desplegar la pantalla y para descargar el archivo en el que deber trabajar hacer clic en
Descargue la plantilla de sus UCOS Aqu

52

Para cargar la plantilla al sistema con los datos de las lecturas al sistema hacer clic en
Importar de CSV , en la opcin examinar para buscar el archivo en su computador y
hacer clic en Cargar e Importar desde CSV

53

4.5 Cobro Individual


Esta pantalla le permitir al usuario efectuar los cobros individuales de Agua,
Combustible o Calefaccin a cada Copropietario
El primer paso es ir a Administracin, Egresos opcin cuentas por cobrar seleccionar
opcin agregar nueva cuenta, seleccione la pestaa Agregar/Editar Proveedor y cree el
proveedor del Agua, Electricidad o Gas de acuerdo al cobro que se quiera realizar. En la
opcin Clase debe seleccionar Servicios. Una vez creado el proveedor seleccione la
pestaa agregar nueva cuenta e ingrese la factura o boleta esta debe ser ingresada
seleccionando en concepto la opcin Gas y en la opcin forma de cobro seleccionar
Cobro Individual.
Hacer clic en Administracin, Cobros Individuales opcin Cobro Individual

Seleccione la boleta ingresada anteriormente en la pantalla Egresos, Cuentas por


Cobrar y haga clic en Cargar.

54

Ingrese perodo consumo, hacer clic sobre el recuadro y aparecer calendario donde
podr seleccionar fechas del periodo.

Seleccione medida m3, kw o horas de acuerdo al cobro que se este efectuando.

55

Ingrese y Porcentaje de Cobro, no debe ingresar valor en la opcin lectura esta opcin
se completar en forma automtica cuando usted ingrese las lecturas.

La primera vez que ingrese a la pantalla de Cobro Individual deber ingresar la


lectura anterior y la actual, el sistema le indicar de acuerdo a la medida seleccionada
los m3, kw o h de consumo y el valor apagar de cada unidad, al terminar la pgina
Guardar Cambios y hacer clic en Salir

56

En la parte inferior de la pantalla encontrar la opcin de volver a 0 las lecturas


Antiguas o Actuales digitadas con anterioridad

Si por alguna razn el sistema no realizara el clculo de los valores en forma automtica
usted puede hacer clic en la opcin de Recalcular.

Botn Borrar con esta opcin eliminar todos los datos ingresados en esta pantalla
57

Si usted desea trabajar con planilla Excel deber hacer clic en Importar de CSV , se
desplegar la pantalla y para descargar el archivo en el que deber trabajar hacer clic en
Descargue la plantilla de sus UCOS Aqu

58

Para cargar la plantilla al sistema con los datos de las lecturas al sistema hacer clic en
Importar de CSV , en la opcin examinar para buscar el archivo en su computador y
hacer clic en Cargar e Importar desde CSV

4.6 Ajuste Individual


Esta pantalla le permite hacer ajustes cuando debe ingresar un descuento a favor de
alguna unidad de copropiedad.
Hacer clic en Administracin, Cobros Individuales opcin Ajuste Individual
4.6.1 Seleccione el departamento al cual desea ingresar ajuste. Si es para todas las
unidades hacer clic en todas.

59

4.6.2 Ingrese descripcin, fecha, monto hacer clic en ingresar

4.6.3 Confirme que la informacin ingresada es la correcta y haga clic en


Grabar

60

4.7.- Cuotas Especiales


Esta pantalla le permite hacer cobros extraordinarios para alguna unidad de copropiedad
o para todas.
Hacer clic en Administracin, Cobros Individuales opcin Cuota Especial

4.7.1. Seleccione la opcin Nueva cuota

61

Ingrese en la parte superior la descripcin, monto y seleccione la fecha con el


calendario, seleccionar Aplicar A:
-

Especficamente a: Le permitir seleccionar la unidad a la cual va ha ingresar el


cobro.
Al hacer clic en especficamente a aparecer un recuadro al lado derecho,
seleccione la unidad a la que va ha efectuar el cobro.
Algunas: Le permitir seleccionar el tipo de unidad a las que desea hacer el cobro
Todas : Le permitir cobrar a todas las unidades ingresadas en el sistema
Hacer clic en ingresar nueva cuota.

El ingreso de las cuotas especiales del mes usted las podr visualizar en la parte inferior
de la pantalla

La pantalla mostrar el detalle de las unidades a cobrar . Si realiza alguna modificacin


en el listado de los cobros usted deber hacer clic en Guardar Cambios

62

Importar:
Con esta opcin usted podr importar cuotas del mes anterior, traer los mismos cobros
del mes anterior con la fecha actual. Hacer clic en la opcin Importar desde mes
anterior.
En la pestaa cargar e importar CSV usted tendr la opcin de descargar planilla Excel
la cual deber completar y subir a www.miconserje.cl a travs de la misma opcin

En la pestaa cargar e importar CSV usted tendr la opcin de descargar planilla Excel
la cual deber completar y subir a www.miconserje.cl a travs de la misma opcin

63

Eliminar Seleccionadas: Si desea eliminar todas hacer clic en la opcin eliminar y se


marcaran todas las unidades. Hacer clic en eliminar seleccionadas.

Si desea eliminar algunas seleccione las que desea eliminar y hacer clic en eliminar
seleccionadas.

64

4.8 Instalaciones Adeudadas


En esta pantalla se ingresan la cantidad de veces que un copropietario ha utilizado en
alguna instalacin de la comunidad y esta calcula automticamente el valor de cada
Instalacin ya ingresada previamente en el men Administracin, Comunidad opcin
Instalaciones
Hacer clic en Administracin, Cobros Individuales opcin Instalaciones Adeudadas
4.8.1 Seleccione la unidad de copropiedad a la cual se le efectuar el cobro.

4.8.2 Ingrese la fecha y la cantidad de veces que el copropietario utilizo cada


Instalacin, el sistema automticamente mostrar el total a pagar de la unidad.
Hacer clic en Ingresar.

65

4.8.3 Confirme que la informacin ingresada es la correcta y haga clic en Grabar

4.9. Observaciones UC
Esta pantalla permite al usuario Ingresar observaciones en las Colillas de Cobro,
permite ingresar observacin a una unidad de copropiedad o a todas.
4.9.1 Observaciones generales para todas las Unidades de Copropiedad, esta
debe ser ingresada antes del cierre de la Colilla Individual.
Para esta opcin debe utilizar el recuadro superior y hacer clic en Grabar
Estas observaciones son solo para el mes en curso.

66

4.9.2 Observaciones por Unidad de Copropiedad, esta observacin debe ser ingresada
despus de cerrar la Colilla de Cobro individual del mes en que desea se refleje.
Para esta opcin debe seleccionar la Unidad de Copropiedad

Escriba la observacin y haga clic en opcin Grabar

67

5. REMUNERACIONES
Para generar remuneraciones en Miconserje usted debe crear previamente los datos de
sus trabajadores.
Hacer clic en Administracin, Remuneraciones, Datos Trabajador opcin Ingreso
Personal.

5.1 En esta pantalla Matriz Ingreso Trabajador deber ingresar todos los datos del
Trabajador:
Rut, nombre, apellido paterno, apellido materno, fecha de nacimiento, seleccionar
sexo, estado civil, nacionalidad, fecha de ingreso del trabajador, direccin particular,
regin, comuna, telfono, categora del trabajador y especialidad o cargo.

68

En la parte inferior de la pantalla usted deber ingresar:


- Sueldo Base
- N de Cargas Familiares (si corresponde)
- Bonos de movilizacin y colacin (si corresponde)
- Seleccione tipo de contrato
- Otros Bonos (seleccionar opcin imponible si corresponde)
- Seleccionar opcin Afiliado a Sistema de Seguro Cesantia a todos los trabajadores que
coticen.
Para grabar la informacin debe hacer clic en botn Agregar

69

5.2.Modificacin datos Personal


Hacer clic en Administracin, Remuneraciones, Datos Trabajador opcin Ingreso
Personal.

Seleccione el trabajador al cual se le realizarn modificaciones, realice las


modificaciones y haga clic en Agregar para guardar los cambios

70

5.3. Ingreso Leyes


5.3.1 Previsin Empleados
Hacer clic en Remuneraciones, Leyes Sociales opcin Previsin Empleados

En la matriz Cotizaciones Empleados aparecen todos los trabajadores ingresados y


activos, seleccione la AFP o el sistema de previsin al cual estn afiliados cada
trabajador.
Hacer clic en Grabar.

71

5.3.2 Ahorro Voluntario


Esta opcin esta relacionada con ahorro o cuenta dos de AFP.
Hacer clic en Remuneraciones, Datos Trabajador, Leyes Sociales opcin Ahorro
Voluntario

Ingrese el o los montos de ahorro voluntario a descontar el las liquidaciones de cada


trabajador. Hacer clic en Grabar

72

5.3.3 A.P.V
Hacer clic en remuneraciones, datos trabajador opcin leyes sociales. Hacer clic en la
pestaa A.P.V.
Hacer clic al lado derecho del trabajador en la opcin Ver

Hacer clic en el recuadro A.P.V., seleccione institucin, ingrese N contrato, seleccione


unidad, forma de pago e ingrese monto cotizacin. Hacer clic en grabar.
Si desea ingresar un segundo trabajador en esta opcin hacer clic en volver.

73

5.3.4 Cotizacin Salud


Hacer clic en Remuneraciones, Datos Trabajador, Leyes Sociales y hacer clic en opcin
Cotizacin Salud.

Haga clic en la flecha y seleccione en cada trabajador el tipo de cotizacin de salud que
corresponda.
Hacer clic en Grabar

74

Planes de salud en UF (Isapres)


Para planes de salud en UF, deber ingresar el valor del plan en UF en la opcin
Pactado UF, y hacer clic en Grabar

5.3.5 Caja de Compensacin


Hacer clic en Remuneraciones, Datos Trabajador, Leyes Sociales y hacer clic en opcin
Caja Compensacin.
Si la comunidad tiene caja de compensacin, seleccione la caja que corresponda y hacer
clic en Grabar.

75

5.3.6 Mutual Seguridad


Hacer clic en Remuneraciones, Datos Trabajador, Leyes Sociales y hacer clic en
Mutual de Seguridad.
Marque opcin si o no de acuerdo a la informacin a ingresar.

Seleccione mutual a la cual pertenece comunidad.

76

Ingrese el porcentaje de convenio que tiene la comunidad con la mutual y haga


Clic en Grabar

5.4 Asistencia
Hacer clic en Remuneraciones opcin Ingreso Asistencia

Por defecto el sitio trae los 30 das, o los das determinados en el contrato para los
casos de los trabajadores con contrato por turno.

77

Si el trabajador tiene menos das trabajados, reemplace por los das que realmente
trabajo y haga clic al lado derecho en Sin Movimientos.

78

Seleccione tipo movimiento, seleccione las fechas correspondiente al tipo de


movimiento, hacer clic en Agregar y despus en Volver. Hacer clic en Guardar
NOTA: Si el tipo de movimiento corresponde a Subsidio usted deber ingresar
promedio imponible (AFC-SIS)

5.5 Ingreso Atrasos

Hacer clic en Remuneraciones opcin Ingreso Asistencia

79

En la columna horas de atraso, ingrese la cantidad de horas o minutos que desea


descontar y el sistema le mostrar el monto a descontar en la columna subtotal.
Despus de ingresar datos en la columna horas de atraso hacer clic en guardar

5.6 Ingreso Anticipos


Hacer clic en Remuneraciones opcin Ingreso Anticipos

80

Seleccione el mes, seleccione da anticipo, ingrese montos, hacer clic en Grabar

81

5.7 Horas Extraordinarias


Hacer clic en Remuneraciones opcin Ingreso Horas Extraordinarias

La Matriz Ingreso Horas Extraordinarias calcula horas con % de recarga 50 en recuadro


al lado izquierdo y al 100 en recuadro del lado derecho, seleccione el mes, ingrese la
cantidad de horas extras de cada trabajador, el sistema de acuerdo a la informacin que
se encuentra ingresada en Datos del Trabajador le va indicando automticamente el
monto a pagar por las horas extras trabajadas.
Hacer clic en Grabar

82

5.8 Ingreso Prstamos


Hacer clic en Remuneraciones, Prstamo opcin Actuales

Seleccione la pestaa agregar nuevo prstamo/descuento

83

Seleccione el tipo de prstamo Comunidad, Caja Compensacin u otros descuentos.


Seleccione la fecha del prstamo.

Seleccione el trabajador, ingrese el monto total del prstamo, ingrese la cantidad de


cuotas, la descripcin del prstamo y seleccione el mes de inicio de los cobros. Hacer
clic en guardar nuevo prstamo/descuento

84

Para revisar los prstamos ingresados hacer clic en las pestaas Prstamos comunidad,
Prstamos de Caja de Compensacin o pestaa Otros Descuentos.

Para visualizar detalles del prstamo hacer clic en el signo + al lado izquierdo en la fila
del trabajador que desea visualizar.

85

Borrar Prstamos
Hacer clic en Remuneraciones, prstamos, opcin actuales. Seleccione la pestaa de
acuerdo al tipo de prstamo y al lado derecho encontrar la opcin para borrar
prstamos.

Prestamos Historicos
Podr visualizar los prstamos histricos en remuneraciones, prstamo opcin
prstamos histricos.

86

Seleccione la pestaa de acuerdo al tipo de prstamo para ver los prstamos histricos

87

5.9 Clculo de Remuneraciones


Para generar las Colilla de Remuneraciones, Libro de Asistencia y Leyes
Sociales hacer clic en Remuneraciones opcin Clculo de Remuneraciones

Para generar las remuneraciones hacer clic en Remuneracin

88

Se abre una nueva pantalla, revise que todos los datos estn correctos. Para generarlas
hacer clic en Generar Remuneraciones

5.9.1. Eliminar Remuneraciones


Hacer clic en Remuneraciones opcin Clculo de Remuneraciones
La opcin Eliminar Remuneraciones solo le permitir borrar las remuneraciones a las
cuales no se les haya confeccionados o que estn cobradas en algn gasto comn.
Seleccione el mes y hacer clic en eliminar

89

El sistema le preguntar Desea eliminar la remuneracin seleccionada?, hacer clic en


Aceptar.

Ingrese su clave y hacer clic en Enviar

Hacer clic en Aceptar para confirmar que desea eliminar las remuneraciones

90

5.9.2 Informes de Remuneraciones


Hacer clic en Remuneraciones opcin Clculo de Remuneraciones
Aqu podr descargar en archivos PDF los siguientes informes Anexo Leyes Sociales,
Colillas de Pago de los Trabajadores, Libro de Remuneraciones.
Adems se encuentra disponible el Archivo Previred que usted puede descargar para
subir a Previred para el pago de las Leyes Sociales
Seleccione el mes que desea y el tipo de informe, hacer clic en Ver para descargar
archivos

91

6.- Autorizacin Generacin Gasto Comn


Hacer clic en Administracin, Autorizacin opcin Gasto Comn

6.1 Generacin Gasto Comn


Hacer clic en Gasto Comn 00-0-0000

92

6.1.1 Seleccione las remuneraciones y hacer clic en Incluir remuneraciones en el gasto


comn.

93

Autorice la cuentas a incluir en el gasto comn, tiene la opcin de autorizar todas o


seleccionarlas de a una, hacer clic en Autorizar

6.1.

94

6.1.2 Se encuentra en la segunda etapa, usted debe ingresar Opciones de Cobro del
Gasto Comn para la generacin de este. Siga instrucciones ms abajo
El sistema le entrega dos opciones de cobro para el Fondo de Reserva: Porcentaje % del
gasto comn del mes o Monto ($) a cobrar a cada unidad de copropiedad, seleccione la
opcin de acuerdo al tipo de cobro que utiliza la comunidad ingrese valores.

95

6.1.3 Marque la opcin que seleccionar en Ingreso Inters /Multa Mora, el sistema le
entrega 3 opciones:

- Inters Simple en Base Mensual: Este interese ser cobrado en la siguiente colilla
individual de cobro y ser para todas aquellas unidades que efecten el pago con fecha
posterior a la fecha de vencimiento
- Inters Cierre de Colilla: El cobro de inters se efectuar a la fecha de cierre del
siguiente gasto comn y colilla individual de cobro.
- Inters Compuesto en base diaria: El cobro se realiza en forma diaria a todos
aquellas unidades que paguen su gasto comn con fecha posterior al vencimiento.
Ingrese fecha de vencimiento (corresponde a la fecha de vencimiento para el plazo de
pago de los gastos comunes).

96

6.1.4 Ingrese observaciones, si corresponde y hacer clic en Autorizar para generar el


Gasto Comn

97

6.2 Eliminar Gasto Comn

Hacer clic en Autorizacin opcin Gasto Comn.


Seleccione el ltimo Gasto Comn generado (el sistema no permite eliminar gastos
comunes histricos), se activar la opcin Eliminar Gasto Comn haga clic en la
opcin.

El sistema le preguntar Desea eliminar Gasto Comn? , hacer clic en aceptar


Ingrese su contrasea y haga clic en Enviar

Hacer clic en Aceptar para eliminar Gasto Comn

98

6.3 Informes de Gasto Comn


El sistema le proporciona 6 tipos de informes de Gasto Comn.
Seleccione el mes que desea visualizar, marque la opcin de informe que desea
descargar al lado izquierdo de la pantalla y hacer clic en Ver
Los informes de Gasto Comn se encuentran disponibles en archivos PDF y Excel.

7. Ingresos
En esta rea se registra la informacin de las Colillas de Cobro Individual, ingresos por
concepto de gasto comn, ingresos extraordinarios, Caja Chica (Reposicin)
Hacer clic en Administracin, Ingresos opcin Colillas Cobro Individual

99

7.1 Generacin Colilla de Cobro:


Hacer clic en Generar Nueva Colilla de Cobro

El sistema le preguntar Desea Generar Colillas de Cobro?, hacer clic en Aceptar

100

7.1.2 Notificacin ltima colilla de cobro


Para notificar deber previamente ingresar los e-mail de copropietarios y residentes
en Administracin, Comunidad opcin Unidades de Copropiedad. Editar unidad de
copropiedad e ingresar e-mail.
Hacer clic en Notificar ltima colilla de cobro

Confirmacin de la notificacin:
El estado de la notificacin cambiar de Sin notificar a Notificado el 0-0-0000
101

El formato que recibir el copropietario o residente al hacer clic en Ver detalles los
direcciona directamente a www.miconserje.cl sin necesidad de tener que digitar su
Usuario y Clave.

7.1.3 Reportes Colillas de Cobro Unidad Copropiedad


Los reportes de las Colillas Individuales se generan en archivo PDF
102

Hacer clic sobre el icono de la columna Descargar PDF de acuerdo al mes que desea
visualizar

7.1.4 Eliminacin Colilla de Cobro:


Hacer Clic en Eliminar ltima colilla de cobro, usted solo podr eliminar la colilla
de cobro
Individual si no se han realizado ingreso de pagos asociados a esta.

Por seguridad el sistema le solicitar que ingrese su clave, ingresar y hacer clic en
Enviar

103

Hacer clic en Aceptar para eliminar la colilla de cobro

La colilla ha sido eliminada.

7.2 Ingreso de Pagos Unidad de Copropiedad

104

Despus de Generar la Colilla de Cobro Usted podr ingresar pagos de cada


copropietario
Hacer clic en Administracin, Ingresos opcin Ingresos Pagos Unidad Copropiedad
7.2.1. Seleccione Unidad de Copropiedad a la cual va hacer ingreso de pago

7.2.2. Si va a cancelar todo, haga clic en el botn Cancelar Todo. Si corresponde a


un abono solo digite el monto en el recuadro que se encuentra a lado derecho que
105

dice monto a cancelar.


Seleccione la forma de Pago Efectivo, Cheque, Internet

7.2.3 Si el pago se realiza con cheque o Internet, seleccione Banco y el nmero del
Documento o transaccin segn corresponda.
Si desea Ingresar Observaciones referente al pago, Hgalo en el campo
Observaciones
Para guardar haga clic en el botn Grabar o Grabar y notificar. Con esta
ltima opcin si el copropietario o residente tienen ingresado su mail se
enviar un comprobante de pago.

106

7.2.4 Visualizacin o Impresin comprobante de pago, haga clic sobre el PDF de la


unidad que desea imprimir.

107

Si usted desea notificar la colilla debe hacer clic en el sobre verde

7.2.5 Eliminar Pagos Unidad de Copropiedad


Al ingresar un pago a la unidad de copropiedad se activa opcin eliminar
pagos.
Seleccione la unidad, hacer clic en el botn eliminar pagos, se eliminarn los
pagos del perodo para en la unidad seleccionada.

7.3. Ingresos Comunidad


En esta pantalla se ingresan todos los ingresos extraordinarios que recibe la comunidad
Seleccione del Submen Ingresos el tem Ingresos Comunidad

108

Se abrir la pantalla Ingresos comunidad, hacer clic en la pestaa Agregar Editar


Institucin

Debe crear las instituciones de las cuales recibe el ingreso a crear, ingrese Rut, nombre,
direccin y hacer clic en ingresar institucin

Hacer clic en la pestaa Agregar Nueva Cuenta

109

Seleccione Nombre Institucin, ingrese fecha, seleccione concepto (Usted puede crear
nuevos conceptos), descripcin, forma de pago, monto, tipo de ingreso y hacer clic en
guardar.
Si desea descontar el monto ingresado en el gasto comn deber hacer clic en el cuadro
al lado derecho de la opcin Descontar Gasto Comn, se abre cuadro donde debe
seleccionar fecha en la cual debe ser descontado, hacer clic en guardar

Listado:
Podr visualizar todos los ingresos extraordinarios que ha tenido la comunidad aqu
podr borrar el ingreso si no ha sido descontado de Gasto Comn o efectuado el
depsito en la Libreta Banco.
Adems podr visualizar todos los datos del ingreso y si se ha utilizado
el ingreso para descontar del gasto comn, podr acceder directamente al gasto
en el cual fue descontado.

110

Si usted desea eliminar debe hacer clic en la cruz roja

7.4 Caja Chica (Reposicin)


Hacer clic en Ingresos opcin Ingresos Caja Chica.
En esta pantalla usted ingresa la Reposicin de la caja chica
Ingrese fecha, descripcin y monto, hacer clic en Agregar y luego en
Guardar Cambios

111

8.- Banco
El men Banco le permitir registrar los egresos, generar comprobante, y efectuar los
depsitos de los ingresos de la comunidad. Esto le permite llevar la Libreta Banco de la
comunidad
8.1 Autorizacin Cuentas por Pagar: En esta pantalla usted deber seleccionar las
cuentas que usted va autorizar a pagar.
8.1.1 Seleccione las cuentas que desea autorizar, si usted desea autorizar todas las
cuentas en la parte superior de la pantalla al lado derecho haga clic en
Seleccionar Todo.
Haga clic en el botn Grabar al final de la pgina.
8.1.2.Desactivar cuentas de la pantalla Autorizacin de Cuentas por Pagar hacer
Clic en el recuadro del lado izquierdo y luego hacer clic en el botn Grabar al
Final de la pantalla. (con esta opcin no se elimina la cuenta solo se desactiva
de esta pantalla).

112

8.2. Egresos a Confeccionar:


En esta pantalla usted registrar los cheques a Confeccionar.
Procedimientos a seguir:
8.2.1 Deber seleccionar en el recuadro Cuentas, el proveedor o trabajador al cual
va ha confeccionar cheque y traspasar haciendo clic en las flechas que se
encuentran entre ambos recuadros al recuadro siguiente Cuentas a Pagar,

8.2.2 Seleccione la forma de pago, ingrese nmero del cheque asignado verifique
la fecha y si el nombre corresponde y la Haga clic en el botn Grabar.
El sistema le preguntar si desea asignar el nmero de egreso, haga clic en
aceptar.

113

8.3. Egresos Confeccionados:


Seleccione en el men de administracin la opcin Banco haga clic en Cheques
Confeccionados.
En esta pantalla usted podr ver los cheques confeccionados e imprimir los egresos.
Seleccione en la parte superior de la pantalla el perodo que desea consultar.

Anular Egreso : Si desea anular un cheque usted debe seleccionar al lado


izquierdo el documento que va anular, aparecer un recuadro donde usted
tendr que sealar el motivo de este movimiento en la cuenta corriente.
Hacer clic en
Grabar cambios.

114

Imprimir Egresos :Si desea imprimir egresos, seleccione el egreso al lado


derecho de la pantalla y haga clic en el cuadro, hacer clic en imprimir
egreso

Informe Cheques Confeccionados: Si desea imprimir informe de cheques


confeccionados haga clic en el botn Generar PDF, se abrir el archivo,
imprima desde la Barra de herramienta de del Acrobat Reader

115

8.4. Ingresos a Depositar:


En esta pantalla el usuario deber depositar los pagos que
Han sido ingresados en la pantalla Ingresos de Pagos UC
Procedimiento a Seguir:
8.4.1 Seleccione en el men de administracin la opcin Banco haga clic en
Ingresos a Depositar
8.4.2 Seleccione el perodo que desea ver haga clic en el botn Ver. Se desplegar
listado de ingresos pendientes a depositar
8.4.3 Seleccione el Ingreso a depositar, seleccione la fecha y haga clic en el botn
Guardar.

116

8.5 Libreta de Banco


Esta pantalla le mostrara todas las transacciones realizadas en su comunidad, es
decir todos los Egresos Cancelados e Ingresos depositados.
Usted podr distinguir entre los cheques emitidos cobrados y emitidos no cobrados
Procedimiento a Seguir:
8.5.1 Escoja del Men la opcin Banco. Haga clic en el tem Libreta de Banco

8.5.2

Seleccione el perodo que desea ver, se desplegar un listado con los cheques
confeccionados y los depsitos efectuados

117

8.5.3 Para registrar el cobro de los cheques usted deber seleccionar el o los cheques
que ya han sido cobrados en su cartola Banco e ingresar la fecha de cobro. Hacer
clic en la parte superior en la opcin guardar cambios de cheques cobrados
Nota: Para realizar la conciliacin bancaria deber ingresar la fecha de cobro solo a los
cheques que han sido girados y cobrados en el mismo mes. La suma del saldo final del
mes ms el monto de cheques girados y no cobrados debe ser igual al monto final de la
cartola banco

8.6

Libreta Fondo de Reserva.


En esta pantalla en la opcin Datos usted deber inicializar el fondo de reserva
Ingresando el monto inicial.
En la pestaa libreta usted visualizar todos los movimientos relacionados al
fondo de reserva, ingresos y egresos.

118

9. Informes:
9.1 Consolidado Gasto Comn General
En este informe usted podr ver los gastos mensuales de su comunidad, el total
anual de cada tem y podr sacar grficos de uno o ms tem.
9.2 Consolidado de Cobros vs Pagos
En este informe usted podr visualizar un consolidado de los gastos de la
comunidad y sus ingresos.
Podr seleccionar el perodo que necesita.
9.3 Cuentas por Pagar
En este informe usted podr ver todas las cuentas que se encuentran pendientes
de pago.
9.4 Comunidad
9.3.1. Asignaciones UC
En este informe usted tendr un detalle de todas las asignaciones de su
comunidad, % de prorrateos y nombres de copropietarios
9.5 Ingreso
9.5.1. Histrico Cobros y Pagos Individuales
9.5.1.1. Colillas de Cobro
En este informe usted podr obtener el resumen de las
Colillas de Cobro (Informe cobranza mensual)
9.5.1.2 Resumen de Colillas de Cobro. Completo informe de todos
Los cobros, lecturas de cobros individuales, detalle
de instalaciones
9.5.1.3. Estado de Pago
En este informe usted podr visualizar los pagos efectuados
por los Copropietarios, fecha, modo de pago.
9.5.1.4. Distribucin de Pagos y Saldos
En este informe podr visualizar la distribucin del pago por
tem de cada copropietario
9.5.2. Histrico anual de cobros y pagos UC
En este informe encontrar el historial de cada unidad
9.5.3. Histrico en detalle de cobros y pagos UC
En este informe usted podr seleccionar un periodo de hasta 12 meses
Y ver el detalle de cobros, pagos y fecha de pago de todas las
unidades

9.6 G.C. Proyectado v/s Real


Este es un informe anual si su comunidad trabaja con gasto comn
proyectado, usted podr ver mes a mes lo proyectado v/s real y el
saldo.
119

9.7 Cobros Lecturas Individuales:


Podr visualizar los informes de:
- Seguro Individual
- Agua Individual
- Electricidad Individual (Parcelas)
- Cobro Individual.
- Combustible Individual
- Consolidado de consumos individuales
- Consolidado de consumos individuales y cobros
Debe seleccionar el tipo de informe que desea consultar, seleccionar el mes y
hacer clic en revisar
9.8 Cuotas Especiales
9.9 Ajustes por UCO

10.- MANTENCIONES
Esta rea le permitir llevar un calendario y un informe de mantenciones. Hacer clic en
administracin, mantenciones opcin Ingresar Mantenciones.

120

Hacer clic en Agregar/Administrar

Se abre pantalla donde deber crear los proveedores asociados a las mantenciones que
desea ingresar. Ingresar datos de la empresa y hacer clic en Ingresar nueva empresa

121

Seleccione la empresa ya creada anteriormente, ingrese el nombre de la mantencin,


descripcin, instalacin, ingrese fecha de inicio y fecha de trmino del contrato y fecha
aproximada de la primera mantencin. Seleccione frecuencia de chequeo.
Si usted desea ingresar el contrato hacer clic en Archivo opcin examinar.
Hacer clic en Guardar Nuevo.

En Mantenciones opcin Listado de Mantenciones podr visualizar el listado de las


mantenciones. Hacer clic Mantenciones opcin Listado de Mantenciones

122

En esta pantalla podr visualizar el listado de las mantenciones. Adems tiene la opcin
de agregar nueva mantencin y agregar/administrar empresas.
Para ver detalle del contrato hacer clic en la columna Ver Ms en la opcin Contrato

Se abre pantalla donde usted podr visualizar el detalle del contrato. Si el archivo del
contrato se encuentra ingresado usted podr descargarlo en la flecha celeste.
Aqu podr cargar el contrato en Word o PDF en la opcin archivo examinar
Si desea eliminar el archivo debe hacer clic en el circulo rojo con la cruz

123

En Mantenciones opcin Contratos Histricos de Mantencin podr visualizar el


historial de contratos. Hacer clic en administracin, mantenciones opcin Contrato
Histrico de Mantencin

En el listado podr visualizar los contratos, empresa, fechas del contrato, causal de
trmino. Para visualizar ms informacin acerca del contrato hacer clic en Ver

Calendario de mantenciones hacer clic en administracin, Mantenciones opcin


Calendario de Mantenciones

124

Visualizar el calendario de las mantenciones los das en que corresponden


mantenciones se destacaran en color verde, hacer clic sobre el da y al final de la
pantalla podr ver a que tipo de mantencin corresponde y el detalle de esta.

Informe de Mantenciones hacer clic en Administracin, Mantenciones opcin Informe


de Mantenciones

125

Seleccione el periodo que desea visualizar ao y mes, hacer clic en Generar Listado de
Mantenciones

126