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Manual Bsico- Intermedio 2013

Primer Cantn Digital del Pas

Octubre-Diciembre 2015

PRESENTACIN
El siguiente material didctico fue creado a travs de una recopilacin de
informacin de fuentes primarias de la enseanza de informtica y secundarias
entre bibliografas de trabajos de investigacin y consulta digital en internet. Este
material es producto de la necesidad de un instructivo de apoyo al servicio de
la capacitacin y formacin para ser parte del programa Cartago Histrico Digital
con el fin promover, desarrollar y difundir la innovacin tecnolgica en general,
adems llevar a cabo estudios y asesoras en pro de la conversin hacia una
ciudad digital.
Este material est dirigido a todos los participantes, jvenes y adultos, tanto
hombres como mujeres del Cantn de Central de Cartago, donde se contar con
un Centro Comunitario Inteligente e impartirn las Clases de Excel BsicoIntermedio proporcionando una formacin y capacitacin profesional de carcter
presencial y con tutora de un profesional en la materia.

Tabla de contenido
CAPITULO I .................................................................................................................................... 5
UTILIZAR LA HOJA DE CLCULO Y SUS OPERACIONES PARA ELABORAR TABLAS DE DATOS ........ 5
QU ES MICROSOFT EXCEL? .................................................................................................... 6
DESCRIPCIN DEL AMBIENTE DE TRABAJO............................................................................... 7
Cmo encuentro el Programa Microsoft Excel?.................................................................. 7
Los Componentes de la Pantalla Principal ............................................................................ 8
MANIPULACIN DE LIBROS ..................................................................................................... 15
Guardar un Libro ................................................................................................................. 15
Abrir un Libro ...................................................................................................................... 16
Cerrar un Libro .................................................................................................................... 17
MANIPULACION DE LAS HOJAS DE CLCULO .......................................................................... 18
Qu es una Hoja de Clculo? ............................................................................................. 18
Manipulacin de las Hojas .................................................................................................. 18
Manipulacin de las Filas y Columnas ................................................................................. 20
MANIPULACIN DE DATOS ..................................................................................................... 25
Tipos de Datos ..................................................................................................................... 25
Trabajando con Rangos ....................................................................................................... 27
MANIPULACIN DE INFORMACIN ........................................................................................ 28
Apariencia de Celdas y Tablas ............................................................................................. 29
Formato Condicional ........................................................................................................... 30
Listas Personalizadas ........................................................................................................... 30
Comentarios ........................................................................................................................ 32
CAPITULO II ................................................................................................................................. 34
RESOLVER SITUACIONES ESPECFICAS APLICANDO LAS OPERACIONES Y FUNCIONES BSICAS DE
LA HOJA DE CLCULO .................................................................................................................. 34
QU ES UNA FRMULA? ....................................................................................................... 35
Operadores Matemticos ................................................................................................... 35
Jerarqua de los Operadores ............................................................................................... 36
Ingresando Frmulas ........................................................................................................... 36
Tipos de Frmulas ............................................................................................................... 37
QUE SON FUNCIONES? .......................................................................................................... 39
Funciones Condicionales ..................................................................................................... 42
Condicin Lgica Simple ...................................................................................................... 43
Condicin Lgica Anidada ................................................................................................... 43
Condicin Lgica Compleja ................................................................................................. 44

CAPITULO III ................................................................................................................................ 46


OPTIMIZAR E IMPRIMIR LAS HOJAS ELECTRNICAS GENERADAS POR EXCEL............................ 46
QU ES CONFIGURAR UNA HOJA DE CLCULO? ................................................................... 47
Configurar Pgina ................................................................................................................ 47
Impresin de Hoja de Clculo ............................................................................................. 50
CAPITULO IV ................................................................................................................................ 51
UTILIZAR FUNCIONES ESPECFICAS Y BASES DE DATOS EN LA SOLUCIN DE PROBLEMAS
PLANEADOS. ................................................................................................................................ 51
QU SON LAS BASES DE DATOS DE EXCEL? ........................................................................... 52
Ordenamientos de Datos .................................................................................................... 52
Filtros Automticos ............................................................................................................. 53
Filtros Avanzados ................................................................................................................ 55
Funciones con Bases de Datos ............................................................................................ 57
Tablas Dinmicas ................................................................................................................. 60
Grafico Dinmico ................................................................................................................. 65
CAPITULO V ................................................................................................................................. 67
GENERAR OBJETOS Y GRFICOS CON L A INFORMACIN DE LA HOJA CLCULO....................... 67
DESCRIPCIN DE OBJETO ........................................................................................................ 68
Barra de Dibujo ................................................................................................................... 68
WORDART............................................................................................................................ 69
Imgenes ............................................................................................................................. 70
Grficos ............................................................................................................................... 71
ANEXOS ....................................................................................................................................... 77
ATAJOS DE TECLADO EN EXCEL ............................................................................................... 78
Teclas Importantes para los Atajos ..................................................................................... 78
Nomenclatura de los atajos ................................................................................................ 78
Teclas de funcin en Excel................................................................................................... 79
Atajos de una Sola Tecla...................................................................................................... 79
Atajos de Teclado Bsicos en Excel ..................................................................................... 79
Atajos con Ctrl y Teclas de Funcin ..................................................................................... 80
Atajos con Mays y Teclas de Funcin ................................................................................ 80
Atajos con Alt y Teclas de Funcin ...................................................................................... 81
Atajos con las Teclas Ctrl+Mays ........................................................................................ 81
Atajos para Ingresar Datos y Frmulas ............................................................................... 82

CAPITULO I
UTILIZAR LA HOJA DE CLCULO Y SUS OPERACIONES PARA
ELABORAR TABLAS DE DATOS

Descripcin del ambiente de trabajo


Manipulacin de libros
Manipulacin de hojas de clculo
Manipulacin de datos
Trabajando Rangos
Manipulacin de informacin
Apariencia de celdas y tablas
Formato condicional
Listas personalizadas

QU ES MICROSOFT EXCEL?
Microsoft Excel es una aplicacin distribuida por Microsoft Office para hojas de
clculo. Se trata de un programa diseado para trabajos de oficina, en especial
en el al mbito de la administracin, finanzas y contabilidad, contiene una gran
gama de funciones y herramientas tiles para muchos otros campos, como la
creacin de ciertas bases de datos.
Posee una gran gama de herramientas que facilitan la creacin y modificacin
de las hojas de clculo, haciendo el trabajo ms eficiente y fcil, es el caso de
herramientas como la autosuma, que acorta el tiempo de las operaciones, el uso
de celdas para la insercin de los datos, permitiendo que estos queden
ordenados, herramientas de formato, que permiten alinear los datos, cambiar el
tipo de fuente o letra, as como cambiar el color dela misma o el tamao que esta
posean.
Tambin cuenta con una amplia variedad de plantillas preestablecidas, que nos
facilitan la realizacin del trabajo, evitando que hacer todo el trabajo desde
cero, por ejemplo: facturas, calendarios, horarios, presupuestos.
Las versiones de este programa (ya con el nombre Excel), iniciaron en 1987 con
Excel 2.0, pasando por diversas versiones mejoradas hasta la actualidad.

Microsoft Excel sirve para:


1. Utilizar los Operadores Matemticos (suma, resta, multiplicacin y
divisin).
2. Sin nmero de funciones (texto, financieras, base de datos, lgicas, etc)
3. Elaboracin bases de datos.
4. Creacin de tablas dinmicas.
5. Confeccin de grficos.
6. Creacin de macros, plantillas.
7. Insertar imgenes, etc.
8. Informes financieros y contables

DESCRIPCIN DEL AMBIENTE DE TRABAJO

Cmo encuentro el Programa Microsoft Excel?


1. Inicia buscando el programa desde el men de inicio del escritorio de
Windows.

2. Luego dar clic en todos los programas.

3. Buscar la carpeta Microsoft Office 2013, luego dar clic en el programa


Excel 2013.Cuando llega ltimo paso, automticamente se va a abrir un
libro de Excel.

Los Componentes de la Pantalla Principal

Los Componentes de la pantalla principal de la hoja de clculo son los


siguientes:
1. Botn de control.
2. Barra de herramientas de acceso rpido.
3. Barra de ttulo.
4. Botn de ayuda.
5. Botn de opciones de presentacin de la cinta de opciones
6. Botn de minimizar.
7. Botn de restaurar.
8. Botn de cerrar.
9. Botn opcin archivo.
10. Barra de mens principal.
11. Iniciar sesin
12. Cinta de opciones.
13. Cuadro de nombres.
14. Barra de frmulas.
15. Botn de insertar funcin.

16. Cuadro de contenido.


17. Columnas.
18. Filas.
19. Celda activa.
20. Barra de navegacin de hojas.
21. Hoja activa.
22. Indicador de hojas.
23. Barra de desplazamiento horizontal.
24. Barra de desplazamiento vertical.
25. Barra de estado.
26. Modos de presentacin de la hoja de clculo
27. Zoom.

Antes de trabajar es relevante conocer los Componentes que se van a


manipular constante en las hojas de clculos.

Botn Opcin Archivo


Es el que permite manipular las opciones ms usadas por parte del usuario al dar clic
sobre l.

Barra de Herramientas Accesos Rpidos


Es una barra que muestra las herramientas que el usuario estar usando en
forma rpida.

Barra de Ttulo
Es aquella que muestra el nombre del libro es que se est trabajando y el nombre
del programa, en este caso Excel.

Cintas de Opciones
Son las que muestran las diferentes herramientas que se pueden manipular en
el programa. Su nombre brinda una idea general al usuario donde puede
encontrar sus opciones preferidas.

10

Al dar clic a cada cinta se despliegan diversos botones que se usan de acuerdo
al objetivo desea.

Opcin Inicio
Esta es la Cinta ms utilizada en el programa, contiene mltiples opciones,
dando formato al libro se va a utilizar, como por ejemplo tipo, tamao, color de
letra, alineaciones, formatos de nmeros etc.

Opcin Insertar
Esta cinta se encarga de todos los comandos que permiten insertar algn objeto
o elemento dentro de un documento, tales como grficos, tablas, imgenes,
texto, y ms.

Opcin Diseo de Pgina


Esta cinta permite cambiar los mrgenes, tamao y orientacin de pgina, definir
el rea de impresin, establecer saltos de pgina, especificar qu filas y
columnas se imprimen en cada pgina.

11

Opcin Frmulas
Esta cinta sirve para crear y manipular frmulas denominadas tambin
funciones. Las frmulas se agrupan en categoras, tales como financieras,
matemticas, lgicas, etc.

Opcin Datos
Esta cinta sirve para manipular datos Por ejemplo, puedes utilizar esta cinta para
importar datos externos como Access, SQL Server y ms. La cinta Datos permite
adems filtrar y ordenar celdas, validar sus datos, as como agrupar y desagrupar
datos.

Opcin Revisar
Esta cinta tiene como objetivo revisar la ortografa y gramtica, buscar una
palabra en un diccionario de sinnimos, revisar marcas o cambios realizados por
otras personas y comparar documentos. La ficha Revisar permite proteger las
hojas de clculo y libros de trabajo mediante contrasea.

Opcin Vista
Esta cinta sirve para cambiar la forma de ver la hoja de trabajo, permite ver u
ocultar las lneas de la cuadrcula que forman las celdas de la hoja de trabajo,
adems de ajustar el zoom del documento (acercar o alejar el contenido).

12

Barra de Frmulas
Sirve para controlar las frmulas y funciones que se hagan sobre la celda
pidindola editar.

Celda Activa
Permite indicarle al usuario la celada actual donde se encuentra ubicado.

Cursor
Permite ubicarnos entre las celdas de una hoja electrnica.

Celdas
Es la combinacin de una columna con una fila. Para desplazarse a una celda
en forma rpida se debe pulsar la tecla F5 y escribir en el cuadro la referencia
de la celda respectiva.

13

Columnas
Son representadas por letras (A B C D).
Filas
Son representadas por nmeros (1 2 3 4).

El nombre de la celda compone de la siguiente manera:


Ejemplo
Columna: C
Fila: 3
Celda: C3
Rango
Es la seleccin de varias celdas.
Nombre del Rango:(A1:A5)

Hojas de Clculo
Sirven para crear tablas contables aplicando frmulas, funciones y diferentes
herramientas. Adems permiten organizar los trabajos de una manera
organizada. La configuracin de una hoja de clculo es diferente a las dems,
son individuales. Adems se les puede cambiar el nombre con doble clic.
Tambin se les conoce como etiquetas.

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MANIPULACIN DE LIBROS
Al iniciar una sesin de Excel el mismo le provee un libro en blanco, con 1 hoja
de clculo en forma automtica. Los archivos en Excel son tratados como Libros,
los cuales contienen hojas sin embargo cuando se encuentre trabajando en
Excel y necesite crear un nuevo libro de trabajo, no es necesario salirse de Excel
para crearlo.
Aplicar los siguientes pasos:

Clic en el botn de archivo


Clic en el botn Nuevo
Clic en el icono Libro Nuevo

La manera rpida seria pulsando las teclas CTRL+U.

Guardar un Libro
Cuando un Libro debe ser almacenando por primera vez, se procede a utilizar la
opcin Guardar como, pero si lo que necesita es actualizarlo para que almacene
los ltimos cambios generados, entonces proceda a utilizar la opcin Guardar.

15

Aplicar los siguientes pasos para guardar por primera vez:

Clic al botn archivo


Clic en Guardar como
Clic en el botn equipo
Clic Escritorio o donde desee guardar

La manera rpida es pulsar la tecla F12.


Aplicar los siguientes pasos para actualizar los cambios del archivo:

Clic botn de archivo


Clic botn en guardar

La manera rpida es pulsar CTRL+G

Abrir un Libro
Una vez que se haya creado y guardado un archivo, el mismo puede ser
accedido cuantas veces sean necesario en razn de nuestra necesidad como
usuarios.
Aplicar los siguientes pasos para abrir un archivo:

Clic al botn de archivo


Clic en el botn abrir

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La manera rpida es pulsar las teclas CTRL+A.

Cerrar un Libro
Una vez que ya no se requiere un archivo de trabajo se puede cerrar para
descargar un poco de memoria de la pc.
Aplicar los siguientes pasos para cerrar:

Clic el botn de archivo


Clic en cerrar

La manera rpida es pulsar CRTL+F4.

17

MANIPULACION DE LAS HOJAS DE CLCULO

Qu es una Hoja de Clculo?


Es un conjunto de celdas que permiten llevar a cabo frmulas, funciones,
condiciones o herramientas de acuerdo a un objetivo especfico. Se les conoce
como etiquetas. El nombre de las etiquetas de las hojas de un libro, puede ser
modificado con el propsito de identificarlas mediante el establecimiento de una
relacin entre el nombre que las mismas recibiran y el contenido almacenado
en ellas.

Manipulacin de las Hojas


Las hojas de clculos se pueden manipular de la siguiente manera:

Insertar hojas
-

Clic al icono

Renombrar hojas
- Doble clic sobre la hoja

Clic derecho, clic en cambiar nombre

18

Mover hojas
- Arrastrar la hoja al lugar donde se quiera

Borrar hojas
- Clic derecho sobre la hoja
- Clic en eliminar

Nota importante:
Al eliminar una hoja tome en cuenta que no puede recuperar su contenido.

Color de etiquetas
- Clic derecho sobre la hoja
- Clic Color de etiquetas

19

Seleccionar a la hoja
- Clic a la hoja

Manipulacin de las Filas y Columnas


El ancho y alto de las filas y columnas pueden ser modificables en razn del
espacio que necesitemos a la hora de ingresar una determinada informacin.
Cuando usted ingresa a un libro de Excel, todas las columnas y filas tienen el
ancho estndar. El alto de la fila se ajusta automticamente segn el tamao de
la fuente utilizada, mientras que el ancho debe ser ajustado, de acuerdo a lo que
lo necesite.

Ancho de columna
Pasos para modificar el ancho de la columna:
-

Posicione el puntero del


mouse en medio de dos
columnas. Cuando el
puntero adquiera forma
de flecha doble presione
y arrastre el mouse al
tamao deseado.

Tambin puede modificar el tamao dando clic derecho en la columna


a la opcin Ancho de columna.

20

Alto de la Fila
Si bien es cierto que como se anteriormente, Excel ajusta de forma automtica
el ancho de la fila, tambin es factible el ajuste de la misma forma en que se
hace con las columnas.
Pasos para modificar el ancho de la fila:
-

Posicione el puntero del mouse


en medio de 2 filas. Cuando el
puntero adquiera forma de
flecha doble presione y arrastre
el mouse.

Tambin puede modificar el tamao dando clic derecho de la fila a la


opcin Alto de fila.

21

Agregar Filas/Columnas

Seleccione el o los encabezados de las filas o columnas a partir del lugar


donde desea insertarla
Despliegue el men contextual y elija la opcin de Insertar

Nota importante: las filas aparecern en la


superior, mientras que las columnas
aparecern en la parte izquierda.

Tambin se puede utilizar la cinta de Inicio en el botn Insertar.

22

Eliminar Filas/Columnas

Seleccione el o los encabezados de las filas o columnas a partir del lugar


donde desea eliminarla.
Despliegue el men contextual y elija la opcin Eliminar.

Tambin se puede utilizar la cinta de Inicio en el botn Insertar.

23

Ocultar Filas/Columnas
-

Seleccione el o los encabezados de la fila o columna que desea ocultar.


Clic derecho y la opcin ocultar.

Mostar Filas/Columnas
-

Seleccione los encabezados de fila(s) o columna(s) donde estn ocultas.


Clic derecho sobre las filas o columnas donde se ocultaron.
Clic derecho y la opcin mostrar.

24

MANIPULACIN DE DATOS
Para agregar datos en las celdas de Excel se digita ya sea numrico o textual y
se pulsa la tecla ENTER. Si el dato es una cantidad se recomienda escribirlo en
forma directa, ejemplo 2560000, y luego aplicar el formato deseado.
Para eliminar informacin se aplican los siguientes pasos:
-

Ubicar el cursor sobre la celda o seleccione el rango deseado.


Presionar la tecla Delete.

Tipos de Datos
Excel puede trabajar con los siguientes tipos de datos:
-

Textos
Nmeros
Formulas
Funciones
Condiciones Lgicas

Texto

Puede ingresar la combinacin de letras y nmeros como texto. El texto es


alineado automticamente a la izquierda de la celda. Si ingresa solo nmeros y
la celda tiene de mantendr su valor.

Nmero

Puede ingresar caracteres especiales como +, - , $, /, los cuales sern alineados


a de la derecha de la celda, es posible que incluya comas decimales, puntos,
signos de colones y parntesis entre otros,

25

Frmulas y Funciones

Nos permiten llevar a cabo clculos matemticos de forma eficaz en una forma
automatizada.

Condiciones Lgicas

Nos permiten llevar a cabo razonamientos para la solucin de determinados


casos que dependan de varios criterios lgicos.

Creacin de Tabla de datos

Una tabla de datos es el conjunto de celdas que contienen campos y registros.


Los campos son categoras y registros corresponden a los de los campos de
acuerdo a su relacin.
Ejemplos de campos: Nombre, Apellidos, Telfono, Provincia.
Ejemplos de registros: Manuel, Brenes, 2573-8056, Cartago

A los campos y a los registros se le puede aplicar formatos de celda usando la


cinta de inicio. El primer paso es seleccionar la celda desea y luego clic a
cualquiera de los siguientes botones:

Sirven para cambiar el tipo y tamao de letra.

Sirven para cambiarle a negrita, cursiva y

subrayado.

Sirven para cambiar el relleno o fondo a una celda y el color de un texto o


nmero.

26

Sirven para aumentar o disminuir el tamao de una letra.

Adems existe la posibilidad de usar el botn Fuente para aplicar


formatos a celdas estando en un solo lugar.

A los campos y registros se les puede aplicar los siguientes tipos de


alineaciones:

Sirve para cambiar la orientacin de textos o nmeros en una


celda.

Sirven para ubicar un nombre de campo cuando no alcanzo en una sola


celda.

Adems se pueden centrar ttulos principales a lo ancho de la tabla


aplicando el botn:

Trabajando con Rangos


Un rango es la seleccin de varias celdas.

Seleccionar Rangos continuos:


- Ubquese en la celda inicio y arrastre el mouse de tal forma que se
desplace hasta la celda final que necesita marcar.
- Suelte el mouse.

27

Seleccionar rangos discontinuos:


Seleccione el primer rango como lo hizo en el punto anterior.
Presione la tecla CTRL y mantngala presionada.
Con ayuda del mouse, seleccione el segundo rango.
Suelte el mouse y la tecla CTRL.

MANIPULACIN DE INFORMACIN
Excel permite manipular la informacin utilizando las herramientas copiar,
pegar y cortar entre las diferentes hojas de clculo.

Copiar y pegar una tabla a otra hoja de clculo


-

Seleccionar una tabla (campos y registros).


Pulsar las teclas CTRL+C.
Clic a una hoja de clculo vaca.
Pulsar las teclas CTRL+V.

Mover una tabla a una hoja de clculo


-

Seleccionar la tabla
Pulsar las teclas CTRL+X.
Clic a una hoja de clculo vaca.
Pulsar ENTER.

Borrar una tabla


-

Seleccionar una tabla (campos y registros)


Pulsar SUPR

Deshacer herramienta aplicada


-

Pulsar las teclas CTRL+Z.

28

Apariencia de Celdas y Tablas


De acuerdo a las siguientes herramientas se pueden las
celdas con mejor calidad de presentacin a la hoja de
imprimir un trabajo en una impresora a color.
-

Aplicacin de bordes: se puede aplicar un borde a


las diferentes celdas.
Estilos de celda: se usan para darles un estilo
interesante a las celdas.

La tabla de datos se le puede cambiar la apariencia de una manera rpida y de


la siguiente manera:
-

Clic en botn de Insertar.


Clic en el botn Tabla.
Arrastrar el rango deseado.
Clic en ENTER.
Puede cambiar la apariencia en la opcin Estilos de Tabla.

29

Formato Condicional
Es aquel que permite agregar un formato especial a una o varias celdas de
acuerdo a un criterio.
Ejecute el siguiente procedimiento para aplicar un formato condicional:
-

Seleccione un rango de celdas


Clic a la cinta Inicio.
Clic al botn Formato Condicional.

Veamos el siguiente ejemplo:


En tabla existe nombres femeninos y masculinos, los nombres femeninos
tendrn formato condicional en rojo y los nombres masculinos tendrn formato
condicional en amarillo.

Para borrar los formatos condicionales aplicados a celdas se deben ejecutar los
siguientes pasos:
-

Seleccionar el rango de celdas


Clic a la cinta Inicio.
Clic al botn Formato Condicional.
Clic a borrar reglas.

Listas Personalizadas
Se usan generalmente para agilizar la insercin de datos en las celdas.
Veamos los siguientes ejemplos:
-

Copiar informacin

30

Si quiere copiar el contenido de una celda posiciono el curso en la esquina


inferior derecha de la celda y cuando aparezca cursor de cruz negra lo arrastro
hacia abajo, haciendo una copia de la informacin.
Ejemplo:

Aumentar cantidades (Auto relleno)

Si quiero aumentar una cantidad se debe digitar 2 nmeros con el margen para
aumentar. Para ello debe seleccionar las celdas y luego posicionar el cursor en
la esquina inferior derecha.
Ejemplo:

Generar series de datos ( listas de das y meses)

Para aplicar una lista automtica se digita el mes o el da, luego se ubica el
cursos en la esquina inferior derecha para encontrar el cursor de la cruz negra
y arrastrar hasta localizar la informacin requerida.

31

Ejemplo en das

Ejemplo en meses

Comentarios
Sirven para hacer aclaraciones en las celdas de una hoja de clculo.
Existen dos tipos de comentarios:
-

Los comentarios visibles: son aquellos que se miran en la hoja de clculo.


Ejemplo

Los comentarios invisibles: son aquellos que no se miran en la hoja de


clculo, pero se ubica en la parte superior derecha con una marca roja.
Ejemplo:

32

Pasos para realizar un comentario:

Nota: otra manera de agregar comentarios es usar el clic derecho del


mouse sobre una celda y manipular las diversas funciones sobre
comentarios: insertar, modificar, eliminar, ocultar y mostrar el comentario.

33

CAPITULO II
RESOLVER SITUACIONES ESPECFICAS APLICANDO LAS
OPERACIONES Y FUNCIONES BSICAS DE LA HOJA DE
CLCULO

Descripcin de frmulas
Elementos bsicos de frmulas
Operadores matemticos
Ingresando frmulas
Tipos de formulas
Creacin de formulas
Funciones bsicas
Sintaxis de funciones
Funciones condicionales
Operadores lgicos

34

QU ES UNA FRMULA?
Una frmula es una expresin matemtica que involucra operadores
matemticos de acuerdo a interpretaciones de la vida real.
Ejemplos:
-

Una frmula para sacar el promedio de una nota.


Una frmula para sacar el salario neto de una persona.

Elementos bsicos de las frmulas:


-

Las frmulas siempre inician.


Las formulas tienen un orden.
Los clculos se realizan de una manera lgica.
Cuando los operadores son iguales, Excel calcula de izquierda a derecha
Los clculos pueden involucrar referencias
Los rangos pueden operar como celdas individuales.

Operadores Matemticos
Los operadores matemticos se necesitan para confeccionar una frmula en
Excel, junto con el orden de prioridad que los que los mismos seguirn a la hora
de ejecutarme la misma. Los operadores deben respetar un orden especfico tal
y como se presenta en el cuadro en la parte inferior, en donde se observa cmo
la multiplicacin y la divisin tiene precedencia sobre la suma y la resta.
Adems de los operadores bsicos (+, -,*, /) existen otros operadores que
controlan el orden en el cual se realiza los clculos, tal y como se presenta a
continuacin.

35

Jerarqua de los Operadores


La jerarqua de operadores establece el orden de prioridad en el que se aplican
las operaciones sobre los valores, la cual puede ser variada por medio del uso
del parntesis.

Por ejemplo estas dos frmulas tienen diferente resultado segn la jerarqua de
sus operaciones y el uso de parntesis:
25+32*2 = 25+64 = 89
(25+32)*2 = 57*2 = 114

Ingresando Frmulas
Las frmulas se pueden digitar desde dos partes:
1. En la barra de frmulas con un clic para habilitar dicha rea y as poder
digitar la frmula.

36

2. En una celda, partiendo de la misma accin ejecutada en el punto anterior.


Es importante mencionar que lo que va a visualizar en la celda, es el
nmero que se gener como resultado de la frmula digitada. Si necesitan
verificar las sintaxis de la misma, dirjase a la barra de frmulas desde
donde puedan correcciones y modificaciones de cualquier tipo, de
acuerdo al tipo de datos ingresados. Si por alguna razn quisiera
visualizar la frmula desde la celda, entonces debe dar un doble clic
sostenido en la misma.
Los cambios realizados en las frmulas se actualizan de forma
automtica, por lo que si se ha cambiado algn dato, basta con dar un
ENTER en la barra de frmulas o en la celda, en donde se encuentra la
frmula, de tal que cada vez que se ejecute una modificacin, no ser
necesario borrar la frmula para digitarla con nueva informacin. Para
editar una frmula se puede pulsar F2 o hacer clic en la barra de frmulas.

Tipos de Frmulas
Excel presenta 2 tipos de frmulas:
-

Frmulas de texto: No se llevan a cabo clculos, sino que se encadenan


entradas de celdas, por lo que el resultado que se obtendr es una cadena
de caracteres.

Ejemplo de frmula de texto (concatenacin) esta frmula sirve a unir


frases de diferentes celdas.

37

Frmulas de numricas: Calculan valores numricos dando como


resultado un nuevo valor numrico. Los valores que estas frmulas
involucran pueden ser constantes o variables
Ejemplo de frmula numrica (promedio)

Copiar frmulas a un rango de celdas


Es un procedimiento que se debe hacer cuando existe la seguridad de un 100%
que el resultado de la frmula es totalmente correcto. No se debe alterar ningn
resultado numrico. Es una gran ventaja, te ahorra tiempo.
Pasos para realizar la copia:
-

Ubicar el cursos en la esquina inferior derecha de una celda


Cuando aparece la cruz de color negra se arrastra hacia abajo hasta la
ltima celda donde se va a generar los diferentes resultados de la frmula.

Valor absoluto
Es fijar una celda para que cuando se copia una frmula no se alteren los
resultados. Para fijar una celda se debe pulsar la tecla F4 sobre ella.
Generalmente se fija cuando es un dato fuera de la tabla

38

QUE SON FUNCIONES?


Las funciones son expresiones predeterminadas del programa y existen diversos
tipos de funciones. Se identifican porque llevan un nombre de funcin despus
del igual. Las funciones bsicas son las que se aplican mayor frecuencia.
Generalmente la sintaxis de una funcin es:
= Nombre de la funcin (parmetros)

Las funciones de Excel se clasifican por categoras:

39

Excel tiene un asistente de funciones para obtener clculos de una manera


rpida sin aprenderse toda su sintaxis:
Clic en la cinta Frmulas para manipular el botn de
funciones.
Luego aparecer la siguiente ventana para elegir la funcin
deseada:

Excel cuenta con una funcin automtica llamada Autosuma y se encuentra en


la cinta de Frmulas. Ahora con la gran novedad de obtener rpidamente
diferentes clculos: suma, promedio, contar nmeros, mximos, mnimos, con
solo seleccionar el rango deseado.

40

Ejemplos:
SUMA
100
200
300
400
500
1500

PROMEDIO
100
200
300
400
500
300

CONTAR
100
200
300
400
500
5

MAXIMO
100
200
300
400
500
500

MINIMO
100
200
300
400
500
100

Si quisiramos implementar las funciones de una manera normal sera as:


-

Ubicarnos en la celda respectiva y luego digitar la funcin:

1. = suma(parmetros): sirve para sumar los valores de un rango.


2. =max(parmetros): sirve para obtener el valor mximo de un rango.
3. =producto(nmero): sirve para multiplicar los valores de un rango.
4. =promedio(parmetros): sirve para obtener el promedio de un rango.
5. =contar(parmetros): sirve para contar los registros que coinciden en una
tabla de datos.
6. =raz(nmero): sirve para obtener la raz cuadrada de un nmero.
7. =Min(parmetros): sirve para obtener el valor mnimo de un rango.
8. =hoy( ) sirve para obtener la fecha actual del sistema pc.
9. =moda(parmetros): sirve para obtener el valor que ms se repite en un
rango.
10. =redondear(nmero): sirve para redondear un nmero dando cantidades
de decimales

41

Funciones Condicionales
Es una funcin que sirve para obtener resultados o realizar clculos donde se
debe evaluar una situacin que debe tener slo una de diversas soluciones. El
nombre de esta funcin es SI.
Excel permite combinar la funcin SI en 3 tipos de condicionales, segn
se requiera:

Simple

Anidada

Compleja

Elementos de las funciones lgicas


Las funciones se encuentran constituidas por los siguientes elementos:
1. Una condicin (condicionales): Las(s) cual(es) permite(n) evaluar el
contenido de las celdas.
2. Un valor verdadero: Parte de la condicin que no se cumple.
3. Un valor falso: Parte de la condicin que no se cumple.
4. Comillas: Se ingresan nicamente para el texto que deba incluirse
dentro de la frmula. Si no se ingresan, se generan errores de sintaxis.
Sintaxis de las funciones lgicas
=SI(condicin lgica, Valor verdadero; Valor falso)
En donde las celdas recibirn la asignacin del contenido del valor verdadero
siempre y cuando se cumpla la condicin lgica establecida. Es importante
destacar que una operacin matemtica puede estar contemplada como Valor
Verdadero o Valor Falso.

42

Condicin Lgica Simple


Es aquella que tiene un solo SI en su sintaxis.
Ejemplo:
Una institucin educativa se requiere obtener un resultado de acuerdo el
siguiente caso: Si el promedio es mayor o igual a 70 gan el curso en caso
contrario perdi el curso. El resultado debe aparecer en la columna D para cada
registro.

En la celda D4 se debe digitar la siguiente condicin lgica para obtener el


resultado.
=SI(C4>=70;Gan el curso; Perdi el curso)

Condicin Lgica Anidada


Es aquella que tiene varios SI en su sintaxis.
Ejemplo:
Es una empresa se requiere clasificar a los usuarios por cdigos de acuerdo a
los siguientes: Si el cdigo es igual a A100 va a pertenecer a Informtica, si el
cdigo es igual a A200 va a pertenecer a Financiero, si el cdigo es igual a
A300 va a pertenecer a Ventas, si el cdigo es igual a A400 va a pertenecer
a Informacin, si el cdigo es igual a A500 va a pertenecer a Recursos
Humanos en caso contrario No hay Clasificacin.

43

En la celda E4 se debe digitar la siguiente condicin lgica para obtener el


resultado.
=SI(A4=A100;Informtica;SI(A4=A200;Financiero;SI(A4=A300;Ventas;
SI(A4=A400;Informacin;SI(A4=A500;Recursos Humanos;No hay
clasificacin))))

Condicin Lgica Compleja


Es aquella donde se hacen uso de operaciones lgicos Y-O respectivamente.
Ejemplos:
Condicin Lgica Operador Lgico Y
En una institucin se requiere clasificar el rango de edades de las personas de
la siguiente manera:
Si la persona tiene una edad mayor o igual a 1 y menor igual a 15 es un nio;
Si la persona tiene una edad mayor a 15 y menor o igual a 25 es un adolescente;
Si la persona tiene una edad mayor a 25 y menor o igual a 60 es un adulto;
Si la persona tiene una edad mayor a 60 y menor o igual a 80 es un adulto mayor;
En caso contrario no existe clasificacin.

44

En la celda E4 se debe digitar la siguiente condicin lgica para obtener el


resultado.
=SI(Y(D4>=1;D4<=15);Nio;SI(Y(D4>15;D4<=25);Adolescente;SI(Y(D4>25;
D4<=60);Adulto;SI(Y(D4>60;D4<80);Adulto Mayor;Tercera Edad))))
Condicin Lgica Operador Lgico O
En una radioemisora se requiere rifar entre los aficionados del futbol un monto
de dinero de acuerdo al siguiente caso:
Si es aficionado de Alajuela o Saprisa recibir un monto de 30.000 colones.
Si es aficionado de Heredia o Cartago recibir un monto de 20.000 colones.
Si es aficionado de Prez Zeledn o Brujas recibir un monto de 10.000
colones.

En la celda D4 se debe digitar la siguiente condicin lgica para obtener el


resultado.
=SI(O(C4=Saprissa;C4=Alajuela);30000;SI(O(C4=Heredia;C4=Cartago);20
000;SI(O(C4=Prez Zeledn;C4=Brujas);10000;5000)))

45

CAPITULO III
OPTIMIZAR E IMPRIMIR LAS HOJAS ELECTRNICAS GENERADAS
POR EXCEL

Configuracin de hojas Clculo


Manipulacin de mrgenes
Opciones de pgina y hoja
Uso de encabezados y pies de pgina
Impresin de hoja electrnica

46

QU ES CONFIGURAR UNA HOJA DE CLCULO?


Es preparar una hoja de clculo para ser impresa y al mismo tiempo mejorar su
presentacin 100%. Ademas es relevante decir que cada hoja es individual para
su configuracin. Antes de imprimir es conveniente observar la hoja en vista
preliminar para no llevarse ninguna sorpresa al final.
Aparecer la siguiente ventana:

Configurar Pgina
Clic al botn Configurar pgina para que se observen las 4 pestaas
siguientes:

Pgina

Mrgenes

Encabezado y pie de pgina

Hoja

47

Las opciones que se manipulan son las siguientes:


Pestaa Pgina

Algunas funciones que se pueden


aplicar en esta ventana son:
Cambiar la orientacin a una hoja
tanto

en

forma

vertical

como

horizontal.
Imprimir una tabla de datos a un
tamao personalizado.
Elegir el tamao del papel y la
calidad de impresin.

Pestaa Mrgenes
Algunas funciones que se pueden
aplicar en esta ventana son:
Cambiar los mrgenes superior,
inferior, derecha, encabezado y
pie de pgina de una hoja de
clculo.
Centrar la tabla de datos en forma
automtica por medio de las
opciones

horizontalmente

verticalmente.

48

Pestaa Encabezado y pie de pgina

Algunas funciones que se pueden


aplicar en esta ventana son:

Insertar y personalizar el

encabezado-pie de pgina a la
hoja de clculo.

Los cuadros en blanco

permiten agregar encabezadospies de pginas tanto a pginas


pares e impares.

Pestaa Hoja
Algunas funciones que se pueden aplicar en esta ventana son:
Imprimir lneas de divisin en la
hoja.
Imprimir la hoja en blanco y
negro.
Imprimir

la

hoja

en

calidad

borrador.
Agregar las letras de columnas y
los nmeros de filas a la hoja al
imprimirla.
Establecer un rea de impresin

especifica.

49

Impresin de Hoja de Clculo


Es el proceso final para enviar un trabajo ya configurado a hojas blancas.
Ejecutar los siguientes pasos:
1. Clic al botn Archivo
2. Clic a Imprimir
Luego aparecer la siguiente ventana

En esta ventana se puede elegir las siguientes opciones:

El tipo de impresora y las caractersticas personalizadas en Propiedades.

El inventario de pginas a imprimir.

La cantidad de copias a imprimir.

Las pginas por hoja a imprimir.

Configurar las Opciones de impresin.

50

CAPITULO IV
UTILIZAR FUNCIONES ESPECFICAS Y BASES DE DATOS EN LA
SOLUCIN DE PROBLEMAS PLANEADOS.

Descripcin de bases de datos


Ordenamiento de datos
Filtros bsicos
Filtros avanzados
Tablas dinmicas

51

QU SON LAS BASES DE DATOS DE EXCEL?


Las bases de datos en Microsoft Excel estn compuestas por campos y registros,
se usan para aplicar diversas herramientas del programa con objetivos
especficos. Tambin se le conoce como una tabla de datos.
Algunas de las herramientas de Excel que se aplican sobre bases de datos son:

Ordenamientos

Formularios de datos

Subtotales

Filtros bsicos

Filtros avanzados

Tablas dinmicas

Ordenamientos de Datos
Sobre las listas de datos se pueden aplicar la herramienta para ordenar y
reordenar de acuerdo a diversos parmetros. El ordenamiento puede ser
alfabtico, por fechas o numrica, ascendente o descendente y puede establecer
varios criterios de ordenamiento a la vez agregando niveles.
Proceso para ordenar y reordenar listas:

Seleccionar la tabla

Clic a la cinta Datos

En la parte central se encuentran 2 botones para ordenamiento rpido de


una lista en forma ascendente (A-Z) y descendente (Z-A) segn sea su
gusto:

52

O Clic en el botn ordenar para aplicar el ordenamiento de una manera


personalizada

Si agrega niveles puede establecer criterios de ordenamiento diferentes


para cada uno, adems es posible ordenar de acuerdo a caractersticas
de formato o personalizar el criterio dentro de un listado de opciones y
crear su propia opcin.

Filtros Automticos
Sirven para buscar informacin en una tabla de una manera rpida y
sencilla.
Tambin se les conoce como Autofiltros.

Veamos la siguiente tabla:

Para agregar o quitar filtros a una tabla se deben ejecutar los siguientes
pasos:

Seleccionar los campos de la tabla (Nombre-Apellido-Telfono-Lugar).

Clic a la cinta Datos.

Clic al botn Filtros.

53

Ahora en la versin ms actual de Excel se agregan en forma automtica


cuando se aplica un formato a una tabla de datos.
Ejemplo:

Si se requieren desactivar los mismos pasos anteriores.


Bsquedas de registros:
Para buscar registros primeramente se debe de tener lista la bsqueda a
realizar:
Ejemplo:
Para buscar los registros cuyos apellidos terminen con la letra Z.
-

Clic a la flechas que apunta hacia abajo del campo Apellidos

Luego aparecer la siguiente ventana:

54

Clic en la opcin Filtros de texto y luego clic en Filtro Personalizado

De inmediato aparecer la siguiente ventana:


En nuestro caso se debe configurar de la siguiente manera por el criterio
a buscar:

El resultado final de la bsqueda sera el siguiente:

Los filtros Automticos permiten gran cantidad de posibilidades, sin


embargo cuando deseamos filtrar informacin con un mayor grado de
especificidad, se utilizan los filtros avanzados.

Filtros Avanzados
Los filtros avanzados tienen cuatro aspectos que se deben tomar en
cuenta:
-

Rango de listas: Es seleccionar todas las tablas (registro y campos) al


mismo tiempo.

Rango de criterios: Es seleccionar el criterio que va a tener el reporte.

Copiar a otro lugar: Es para activar la opcin de copiar a otro lugar.

Copiar a: sirve para elegir las celdas donde

55

Veamos la siguiente tabla:

Se debe tener listos los criterios del reporte que se deseamos obtener:
Ejemplo:

Crear un reporte que muestre el tipo de producto Frutas

Aplicar el siguiente proceso a ejecutar:

Seleccionar la tabla

Clic a la cinta Datos

Clic al botn Avanzadas

Luego aparece la ventana


En esa ventana se debe elegir el rango de lista, el criterio del reporte y el lugar
donde se va a copiar.

Debe existir un criterio para logar el objetivo


del reporte.

56

La seleccin se debe hacer a ambas celdas ya que ese ser el resultado final
del reporte.
Tipo de producto: Frutas

Funciones con Bases de Datos


Buscarv
Sirve para buscar un dato en forma automtica en una tabla con solo digitarlos
en la celda correspondiente de bsqueda. En nuestro caso sera C14

Veamos la siguiente tabla:

57

Se debe escribir un nmero de cedula en la celda C14 que tenga la tabla de


datos. Ejemplo 1-1911-338
La sintaxis de la funcin es la siguiente:

Los significados de los argumentos son los siguientes:

El valor buscado es la celda que tiene el dato que se va a buscar en la


tabla. En este caso siempre va hacer C14 que tiene la cedula 1-911-338.

La matriz a buscar es la seleccin de toda la tabla (campos y registros).

El indicador de columnas es el nmero de columnas donde est el dato


a buscar.

El ordenador se debe escribir siempre el nmero cero.

Posicionarse en la celda B16 y digitar la siguiente funcin:


=BUSCARV(C14;A4:F10;2;0)
Posicionarse en la celda B17 y digitar la siguiente funcin
=BUSCARV(C14;A5:F11;3;0)
Posicionarse en la celda B18 y digitar la siguiente funcin
=BUSCARV(C14;A4:F10;5;0)

58

Ahora si se notar claramente la funcionalidad automtica de esta funcin.


Digite el nmero de cedula 3-911-338 para que despliegue los datos en forma
rpida que corresponden a esa cedula.

Bdcontar
Sirve para contar las celdas de una columna especfica que cumpla con un
criterio.
Veamos la siguiente tabla con el criterio:

La sintaxis de la funcin es la siguiente:

59

Los significados de los argumentos son los siguientes:

La base de datos es la seleccin de toda la tabla.


El nombre del campo es la posicin de la columna a buscar.
El criterio es la seleccin de las celdas B11 y B12.

Posicionarse en la celda A12 y digitar la siguiente funcin:


=BDMAX(A3:F9;6;B11:B12)
El resultado final es:

Tablas Dinmicas
Sirven para hacer resmenes interactivos y dinmicos en una tabla de datos
utilizados diversas herramientas para lograr un determinado objetivo.
Observe la siguiente tabla:

60

Proceso Inicial de Tabla dinmica

Seleccionar toda la tabla


Clic a la cinta Insertar
Clic al botn Tabla Dinmica

Aparecer la ventana
Seleccionar todo el rango de la tabla y la opcin Nueva hoja de clculo para
que la genere ah.

De inmediato aparecer en la
hoja electrnica nueva la tabla
dinmica.

61

Clic a la tabla dinmica para activar el panel Lista de campos de Tabla dinmica
que aparece en la parte derecha de la ventana. Observar que aparecen los
campos (Nombre, Apellidos, Telfono, Lugar, Salario)
Arrastrar el campo deseado a los cuadros blancos de abajo segn sea el objetivo
de la tabla a generar:

En este caso los cuadros deben quedar as:

62

Finalmente la tabla queda con la siguiente estructura:

Observe que las celdas Todas, rtulos de columna, rtulos de fila aparecen con
una flecha que apunta hacia abajo que conocemos como filtros Automticos o
Autofiltros. Al dar clic a cada una de ellas se despliegan diversas opciones. En
este caso se da clic al filtro del campo Rtulo de fila. Luego se puede activar o
desactivar el nombre deseado para observar los datos individualizados.

63

Desactivar los checks Mara y Olga para mostrar los siguientes resultados:

Por ltimos se da clic al embudo del campo Rtulos de fila para retornar todos
los datos de la tabla. Clic a seleccionar todo. Si se desea manipular la tabla
dinmica se pueden aplicar diferentes herramientas como funciones o grficos.
Aplicacin de funcin
1. Clic a una celda
2. Clic al botn Herramienta tabla dinmica que aparece en la parte
superior de las cintas.

3. Ubicarse en la celda donde est el resultado final. Luego clic al botn


Configuracin de campo para elegir otra funcin de Excel. En este caso
Max.

Ahora observe el nuevo resultado de la celda que seria 50000 ya que es el


valor mximo del rango numrico a totalizar de la tabla.
Agregarle un formato de tabla usando la cinta Inicio.

64

Grafico Dinmico
-

Clic a una celda de la tabla dinmica.

Clic al botn Herramientas tabla dinmica.

Clic al botn Grafico dinmico.

Elegir el tipo requerido y dar clic al botn aceptar.

Luego mover el grfico a un mejor lugar de la hoja de clculo.


Tambin se puede variar el diseo del grfico para que el mismo quede mejor
presentado. Para ello se debe tener marcado el grfico y en las opciones de la
barra Herramientas del grfico dinmico manipular la caja de botones Diseos
de grfico.

65

Al dar clic al Botn Herramienta del grfico dinmico aparecen varias pestaas
que se pueden manipular para seguir mejorado la estructura del grfico. Marcar
del grfico.
Ejemplo para aplicar:

Poner los grficos de 3D.

Agregar una tabla de datos.

Aplicar nuevos formatos a los grficos.

Finalmente se puede optimizar el grfico usado la cinta inicio para aplicar


tamaos y tipos de letra, colores entre otros formatos.

66

CAPITULO V
GENERAR OBJETOS Y GRFICOS CON L A INFORMACIN DE LA
HOJA CLCULO

Descripcin de objetos
Uso de la barra de dibujo
Propiedades de los objetos
Agregando formas
Manipulacin de grficos
Tipos de grficos
Asistente de grficos

67

DESCRIPCIN DE OBJETO

Barra de Dibujo
La barra de dibujo son un conjunto de iconos que sirven para mejorar la
apariencia de una hoja clculo. Se le conoce como formas.
Para dibujar formas se deben de aplicar los siguientes pasos:

Clic a la cinta Insertar.

Clic al botn Formas.

Luego aparecern todas las formas que se pueden incorporar a la hoja de


clculo. Seleccione la forma deseada y haga clic en la hoja de trabajo arrastrando
para definir el tamao deseado.

68

Para cambiar las propiedades de una forma se debe marcar la forma y luego
dar doble clic sobre ella.

WORDART
Tambin se puede incluir diversos tipos de rotulacin utilizado WordArt:
Pasos:

Clic a la cinta Insertar.

Clic en el botn WordArt.

Luego aparecern los estilos de rtulos. Dar clic a un estilo.

69

Escriba el texto del rtulo:

Ejemplo:

Luego puede configurar a su gusto el rtulo:

Imgenes
Insertar imgenes prediseadas o de archivos. En una hoja de clculo se pueden
agregar imgenes de los dos tipos:
Imgenes en lnea

Clic a la cinta Insertar

Clic al botn Imgenes en lnea.

70

Desde Archivo:

Clic a la cinta Insertar

Clic al botn Imgenes

Aparece la siguiente ventana. Buscar la imagen de alguna carpeta en el disco


duro, seleccionarla con clic y luego clic al botn Insertar.

Al final queda en la hoja clculo as:

Grficos
Son representaciones graficas de las estadsticas de acuerdo a los datos de una
tabla o datos extrados de la misma. Existen varios tipos de grficos:

Columnas

Lneas

Circular

Barras

rea

Otros

Un buen grfico es aquel que tiene buena apariencia y sobre todo el que
represente la informacin con solo observarlo.
Partes de un grfico
Las principales partes de un grfico son las siguientes:

71

Terminologa de grficos
Antes de ingresar a la creacin de grficos, se deben conocer trminos
importantes que se involucran en la elaboracin de los mismos.

Serie de datos: Representan los valores que estn graficados

Ejes: lneas de referencia que toma como base el plano cartesiano. El eje
X se presenta en direccin horizontal, y el eje Y se presenta en sentido
vertical, el eje Z aparece solo en os grficos de tres dimensiones (es una
lnea vertical).

Marcadores: son los que representan las barras del grfico, normalmente
tienen caractersticas que permiten diferenciarlos uno de otros, tales como
el color. Los marcadores pueden estar representados por barras,
columnas, sectores o lneas entre otros.

Categoras: identificar los encabezados de los datos en la hoja que se


encuentran representados sobre el eje X.

Leyendas: son smbolos utilizados para identificar el color de marcador


de datos. Muestran el nombre de las series correspondiente a cada
marcador.

72

Creacin de grficos
Para crear un grfico primero se debe cumplir los siguientes aspectos:
Una tabla de datos a graficar:

Debe contener datos graficables debidamente categorizados


Identificar el tipo de informacin que se desea representar y determinar la forma
cmo se quiere representar (si son datos absolutos o relativos, si desea realizar
una comparacin entre valores o representar la evolucin en un periodo de
tiempo).
Plantear el caso para crear el grfico respectivo:
Ejemplo:
Crear un grfico que permita representar las personas que tienen edades
mayores o iguales a 30.
Quiz si se grafica toda la tabla el objetivo planteado no sale bien, por la cantidad
de datos que tiene innecesarios, por eso es conveniente hacer una tabla de
extraccin de datos para la estadstica sea la ideal.

73

Observar que la esta tabla extrada contiene solo los datos que pide el caso
anterior.
Procesos creacin de grfico

Clic a la cinta Insertar.

Seleccionar la tabla a graficar.

Observar que aparecen varios botones de los tipos de grficos que tiene el
programa:

Clic al botn Columna para elegir el tipo de grafico columna a crear:

Clic al primer botn de columna 3D


Luego aparecer el grfico listo:

74

El grfico se puede manipular en los siguientes botones cuando se marca el


grfico:

El diseo grfico.

El estilo de grfico.

Los datos estadsticos.

Mover el grfico a otra hoja.

Luego de aplicar las herramientas anteriores observe que el grfico tiene una
apariencia ms profesional.

Sin embargo, todava se puede dar unos acabados como son:


Ponerle un fondo de color
Ponerle un fondo de imagen
Aplicar un giro en 3D

Para logar lo anterior debemos de marcar el


grfico y dar clic derecho sobre el mismo para
elegir la opcin Formato del rea grfico.

75

En esta ventana se pueden seleccionar otros formatos para mejorar la


apariencia del grfico.

76

ANEXOS

77

ATAJOS DE TECLADO EN EXCEL


Un atajo de teclado es una tecla o un grupo de teclas que debe pulsarse al mismo
tiempo para ejecutar un comando especfico. Los atajos de teclado en Excel son
ampliamente utilizados porque ayudan a los usuarios a mejorar su productividad
evitando levantar continuamente la mano para utilizar el ratn ahorrando as
segundos que pueden llegar a convertirse en minutos y horas.

Teclas Importantes para los Atajos


En la gran mayora de los casos, los atajos de teclado involucrarn el uso de las
teclas Ctrl, Alt y Mays. Las teclas Ctrl y Alt siempre estn identificadas por su
nombre, y la tecla Mays est generalmente identificada con una flecha hacia
arriba la cual tambin es conocida por su nombre en ingls: Shift. En la siguiente
imagen podrs observar la ubicacin de las teclas mencionadas:

Nomenclatura de los atajos


Ya que un atajo de teclado puede referirse a la combinacin de varias teclas,
notars que en su nomenclatura se usa el smbolo + que nos sirve para indicar
que deben pulsarse varias teclas al mismo tiempo, por ejemplo:
Ctrl+C
Este atajo de teclado indica que debemos pulsar la tecla Ctrl, y sin soltarla, pulsar
la tecla C. El smbolo + no indica que debemos pulsar la tecla + sino que est
presente para recordarnos que debemos mantener pulsadas ambas teclas. A
continuacin encontrars el listado de atajos de Excel organizados por el tipo
de teclas pulsadas o de acuerdo a su funcionalidad. Es muy importante recordar
que todos los atajos mostrados han sido probados en versiones de Excel en
espaol.

78

Teclas de funcin en Excel

F1 Muestra la ayuda de Excel


F2 Entra en modo de edicin para la celda activa
F3 En caso de existir un nombre definido, muestra el cuadro de dilogo
Pegar nombre.
F4 Repite la ltima accin. Adems, al escribir una frmula permite
cambiar entre referencias relativas, absolutas y mixtas.
F5 Muestra el cuadro de dilogo Ir a.
F6 Moverse entre los paneles de un libro dividido.
F7 Muestra el cuadro de dilogo Ortografa.
F8 Activa el modo Ampliar seleccin que permite aumentar el rango
seleccionado utilizando las teclas de direccin.
F9 Calcula el resultado de las frmulas de todas las hojas de los libros
abiertos.
F10 Activa la barra de mens.
F11 Crea una hoja de grfico con el rango de celdas seleccionado.
F12 Muestra el cuadro de dilogo Guardar como.

Atajos de una Sola Tecla

Alt Activa la barra de mens.


Avpg Desplazarse una pantalla abajo dentro de la hoja.
Entrar Completa la entrada de una celda y selecciona la celda inferior.
Esc Cancela la entrada de una celda. Tambin cierra cualquier cuadro de
dilogo mostrado.
Espacio Activa o desactiva una casilla de verificacin dentro de un cuadro
de dilogo.
Fin Activa o desactiva el Modo final. Al estar en Modo final se pueden
utilizar las teclas de direccin para moverse hacia la ltima celda del rango
actual.
Inicio Moverse al inicio de la fila.
Repg Desplazarse una pantalla arriba dentro de la hoja.
Retroceso Elimina el contenido de una celda y entra en Modo de edicin.
Suprimir Elimina el contenido de una celda
Tabulador Completa la entrada de una celda y selecciona la celda a la
derecha.
Teclas de direccin Selecciona la celda superior, inferior, izquierda o
derecha de acuerdo a la tecla de direccin pulsada.

Atajos de Teclado Bsicos en Excel

Ctrl+A Muestra el cuadro de dilogo Abrir.


Ctrl+B Muestra el cuadro de dilogo Buscar.
Ctrl+C Copia las celdas seleccionadas.
Ctrl+D Copia una frmula hacia la derecha sobre el rango seleccionado.
Ctrl+E Selecciona todas las celdas de la hoja actual.
Ctrl+G Guarda el libro de trabajo.
Ctrl+I Muestra el cuadro de dilogo Ir a.
79

Ctrl+J Copia una frmula hacia abajo sobre el rango seleccionado.


Ctrl+K Aplica formato de cursiva al texto seleccionado.
Ctrl+L Muestra el cuadro de dilogo Reemplazar.
Ctrl+N Aplica formato de negrita al texto seleccionado.
Ctrl+P Muestra el cuadro de dilogo Imprimir.
Ctrl+R Cierra el libro de trabajo.
Ctrl+S Subraya el texto seleccionado.
Ctrl+T Muestra el cuadro de dilogo Crear tabla.
Ctrl+U Nuevo libro de trabajo.
Ctrl+V Pega el contenido del portapapeles.
Ctrl+X Corta las celdas seleccionadas.
Ctrl+Y Rehace la ltima accin deshecha.
Ctrl+Z Deshace la ltima accin.
Ctrl+1 Muestra el cuadro de dilogo Formato de celdas.
Ctrl+2 Aplica formato de negrita al texto seleccionado.
Ctrl+3 Aplica formato de cursiva al texto seleccionado.
Ctrl+4 Subraya el texto seleccionado.
Ctrl+5 Aplica el efecto de tachado al texto.
Ctrl+6 Oculta o muestra los objetos de la hoja.
Ctrl+8 Muestra los smbolos de esquema en la hoja.
Ctrl+9 Oculta las filas seleccionadas.
Ctrl+0 Oculta las columnas seleccionadas.

Atajos con Ctrl y Teclas de Funcin

Ctrl+F1 Oculta o muestra la Cinta de opciones.


Ctrl+F2 Muestra el cuadro de dilogo Imprimir.
Ctrl+F3 Muestra el Administrador de nombres.
Ctrl+F4 Cierra la ventana del libro actual.
Ctrl+F5 Restaura el tamao de la ventana del libro actual.
Ctrl+F6 Moverse al libro abierto siguiente.
Ctrl+F7 Permite mover la ventana del libro cuando la ventana no est
maximizada.
Ctrl+F8 Permite cambiar el tamao de la ventana del libro cuando la
ventana no est maximizada.
Ctrl+F9 Minimiza la ventana del libro actual.
Ctrl+F10 Maximiza la ventana de un libro minimizado.
Ctrl+F11 Inserta una hoja de Macros de Microsoft Excel 4.0
Ctrl+F12 Muestra el cuadro de dilogo Abrir.

Atajos con Mays y Teclas de Funcin

Mays+F2 Agrega o edita un comentario de celda.


Mays+F3 Muestra el cuadro de dilogo Insertar funcin. Al editar una
frmula muestra el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.
Mays+F4 Ejecuta el comando Buscar siguiente de acuerdo a los
trminos de bsqueda indicados previamente.
Mays+F5 Muestra el cuadro de dilogo Buscar.

80

Mays+F6 Cambia el foco entre la hoja, la cinta de opciones, la barra de


estado y el panel de tareas (si est presente).
Mays+F7 Muestra el panel de tareas Referencia.
Mays+F8 Permite agregar otro rango de celdas a la seleccin.
Mays+F9 Calcula las frmulas de la hoja actual.
Mays+F10 Muestra el men de clic derecho para la seleccin.
Mays+F11 Inserta una nueva hoja.
Mays+F12 Muestra el cuadro de dilogo Guardar como.

Atajos con Alt y Teclas de Funcin

Alt+F1 Inserta un grfico en la hoja actual.


Alt+F2 Muestra el cuadro de dilogo Guardar como.
Alt+F4 Cierra Excel.
Alt+F8 Abre el cuadro de dilogo Macro.
Alt+F10 Muestra el panel Seleccin y visibilidad para formas.
Alt+F11 Abre el Editor de Visual Basic para Aplicaciones.

Atajos con las Teclas Ctrl+Mays

Ctrl+Mays+F3 Muestra el cuadro de dilogo Crear nombres a partir de


la seleccin.
Ctrl+Mays+F6 Moverse al libro abierto anterior.
Ctrl+Mays+F10 Activa la barra de men.
Ctrl+Mays+F12 Muestra el cuadro de dilogo Imprimir.
Ctrl+Mays+F Muestra la pestaa Fuente del cuadro de dilogo Formato
de celdas.
Ctrl+Mays+L Activa o desactiva los filtros en un rango.
Ctrl+Mays+O Selecciona las celdas con comentarios.
Ctrl+Mays+U Expande la barra de frmulas.
Ctrl+Mays+Entrar Ingresa una frmula como una frmula matricial.
Ctrl+Mays+Inicio Extiende la seleccin hasta el inicio de la hoja.
Ctrl+Mays+Fin Extiende la seleccin hasta la ltima celda utilizada en
la hoja.
Ctrl+Mays+Avpg Agrega la siguiente hoja a la seleccin de hojas.
Ctrl+Mays+Repg Agrega la hoja previa a la seleccin de hojas.
Ctrl+Mays+Tecla direccin Extiende la seleccin a la ltima celda no
vaca en la misma direccin de la tecla pulsada.
Ctrl+Mays+Espacio Selecciona el rango de celdas actual o la hoja
completa.
Ctrl+Mays+( Muestra las filas ocultas dentro del rango seleccionado.
Ctrl+Mays+) Muestra las columnas ocultas dentro del rango
seleccionado.
Ctrl+Mays+! Aplica el formato Nmero con dos decimales.
Ctrl+Mays+# Aplica el formato Fecha en la forma dd-mmm-aa.
Ctrl+Mays+$ Aplica el formato Moneda con dos decimales.
Ctrl+Mays+% Aplica el formato Porcentaje sin decimales.
Ctrl+Mays+/ Aplica el formato de notacin Cientfica.
Ctrl+Mays+: Aplica el formato de Hora.

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Ctrl+Mays+& Aplica un borde a la celda.


Ctrl+Mays+- Remueve los bordes de la celda.
Ctrl+Myus+ (doble comilla) Copia el contenido de la celda superior.

Atajos para Ingresar Datos y Frmulas

Alt+= Inserta una Autosuma de las celdas adyacentes.


Alt+Abajo Despliega las opciones de una lista de validacin de datos.
Alt+Entrar Inserta un salto de lnea dentro de una celda.
Ctrl+, (coma) Insertar la fecha actual.
Ctrl+: Insertar la hora actual.
Ctrl+ (comillas dobles) Copia el valor de la celda superior.
Ctrl+ (comilla simple) Copia la frmula de la celda superior.
Ctrl+Entrar Llena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual.
Ctrl+Suprimir Borra todo el texto hasta el final de la lnea.
Ctrl+Alt+K Insertar un hipervnculo.
Mays+Entrar Completa la entrada de celda y selecciona la celda
superior.
Mays+Tabulador Completa la entrada de celda y selecciona la celda a
la izquierda.

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