DOCUMENTACIN DEL

PROCESO PARA LA
ELABORACIN DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS.

TCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN

ADMINISTRACIN REA ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

DOCUMENTACION DEL PROCESO PARA LA ELABORACION DEL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:

ABARROTES LESLY

PRESENTA:

Anaya Santiago Vanessa

Flores Infante Elda Amira
Lucas Corts Cinthia Linsay
Palomo Mellado Aldo Aarn

GRUPO:
2 A

DOCENTE PARTICIPANTE:
M.C. JAVIER VALENZUELA VILLA

REYNOSA, TAMAULIPAS

ABRIL 2016

ndice.

1. Definicin de los objetivos. .................................................................................... 1

2. Recopilacin de la informacin............................................................................... 1
2.1 Fuente de informacin primaria interna. ............................................................... 1
2.2 Fuente de informacin primaria externa. .............................................................. 2
2.3 Fuente de informacin interna. ............................................................................. 2
2.4 Fuente de informacin secundaria externa. ......................................................... 3
3. Estudio preliminar de las reas. ............................................................................. 3
4. Elaboracin del inventario de procedimientos. ....................................................... 7
5. Integracin de la informacin. ................................................................................ 8
6. Anlisis de la informacin. ...................................................................................... 8
7. Graficar la informacin. .......................................................................................... 8
8. Implementacin. ..................................................................................................... 9
9. Revisin.................................................................................................................. 9
10. Aplicacin. .......................................................................................................... 10

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Pasos para crear el manual.

1. Definicin de los objetivos.

El objetivo general del manual se defini en base en lo que se quera lograr. Se

tomaron en cuenta las necesidades de la empresa y su estructura organizacional.
Los objetivos especficos se fueron desarrollando de acuerdo a cada procedimiento
de cada rea.

Determinar y delimitar las actividades que debe realizar cada empleado dentro
de la microempresa tomando en cuenta el funciograma que tiene la misma.
Modificar o eliminar actividades de acuerdo a los objetivos que la abarrotes Lesly
tiene establecidos.
Ayudar a la capacitacin e induccin del personal y brindarles a los empleados
las herramientas necesarias para desempear de forma correcta sus actividades
laborales.

2. Recopilacin de la informacin.

La informacin que se utilizara se encuentra en fuentes de informaciones

primarias y secundarias.

2.1

Fuente de informacin primaria interna.

La elaboracin de este manual tomo como base el funciograma como fuente de

informacin primaria interna, debido a que se encuentran especificadas las
actividades y funciones de cada rea de la microempresa. Como esta fuente de

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informacin es muy completa e analizo y se sustrajo la informacin que era

realmente necesaria para la elaboracin del manual de procedimientos.

2.2

Fuente de informacin primaria externa.

La fuente de informacin secundaria corresponde al organigrama, la misin y la

visin de la microempresa, debido a que es informacin que beneficia o perjudica a
la empresa pero no est ligada directamente a las reas de la misma.

Por lo cual es necesario analizar estas fuentes porque contienen informacin

sobre a dnde quiere llegar la empresa por lo cual se deben de establecer
actividades y funciones que ayuden a lograr los objetivos y aspiraciones que tiene
la microempresa.

2.3 Fuente de informacin interna.

La fuente de informacin secundaria interna est compuesta por el rea de

servicios. Esta rea no es tan relevante para la toma de decisiones importantes
dentro de la empresa, pero eso no quiere decir que la informacin que se genere
dentro del rea no sirva para realizar estrategias para la mejora de la empresa. La
informacin genera informacin acerca del mantenimiento de la empresa y del
estado de las instalaciones.

Las actividades que se llevan a cabo en el rea de servicios son:

Limpieza interior del establecimiento.

Limpieza exterior del establecimiento.
Mantenimiento de las instalaciones.

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2.4

Fuente de informacin secundaria externa.

La fuente de informacin secundaria externa es generada fuera de la empresa.

Los proveedores constituyen esta fuente de informacin. Brinda informacin
respecto a cmo se comportan los precios de las mercancas, el costo de venta y
las mercancas sale al mercado. La empresa cuenta con 10 proveedores, los cuales
son:
Bimbo.
Ta rosa.
Coca cola.
Barcel.
Sabritas.
Corona.
Bud light.
Chapa.

3. Estudio preliminar de las reas.

El estudio preliminar de las reas consisti en analizar las 3 reas que integran a la
microempresa.

El rea de administracin de administracin:

Las actividades que se debe de hacer en el rea de administracin son.
El rea administrativa.

Esta rea es muy importantes es donde se llevan a cabo las operaciones ms

importantes de la empresa. Esta rea est a cargo del administrador general. El s
encarga de que todas las actividades que se realicen se cumplan.

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Esta rea tiene a su cargo al rea de ventas y el rea de servicios. Estas

reas le brindan informacin al administrador general sobre cmo trabajan y lo que
les hace falta para seguir trabajando. El administrador general tiene la obligacin de
atender sus peticiones, y dependiendo de si su peticin es buena o mala el tomara
la decisin conveniente.

En esta rea se lleva el control sobre la contabilidad,

mediante la

observacin se pudo percibir que actividades con respecto a la finanzas se llevan a

cabo. Crea planes de negocio que ayuda a la toma de decisiones. Siempre trata de
buscar formas para mejorar la empresa pero sin daar el capital con el que cuenta.

El rea administrativa est encargada de las compras de mercanca. El rea

de ventas hace la requisicin de la mercanca con respecto a lo que hace falta en el
inventario y esta requisicin debe ser presentada en el rea administrativa. El
administrador general es el encargado de aprobar o denegar esa requisicin, l
tiene la obligacin de elegir trabajar con los mejores proveedores, debe tener una
buena comunicacin con ellos para evitar problemas en el futuro, ms que nada
debe de buscar los proveedores que tengan mejor calidad en los productos y que
sean comprometidos. El administrador debe de tomar la decisin de la requisicin
en base en las finanzas, en el dinero que est disponible y tambin en base a lo que
se tenga en inventario. El no aprobara esta requisicin si hay mucho inventario
porque no sera una buena estrategia para el negocio.

Tambin esta rea tiene a su cargo a todo el personal que labora en la

microempresa. El administrador general es el que se encarga de seleccionar al
personal, l debe crear un perfil de puesto donde especifique cuales son los
elementos que deben de tener las personas para poder obtenerlo. Despus de
haber seleccionado a la persona ms apta para el puesto de proseguir a contratarlo,
esto mediante la firma de un contrato donde se estipule todas las condiciones sobre

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el trabajo. No solo se debe de encargar de contratar a la persona sino que tambin

debe de brindarle capacitacin.

Aparte de realizar la seleccin, contratacin y capacitacin, debe de hacer el

clculo de la nmina, el administrador debe de llevar un control sobre los horarios
que trabaja cada empleado, las faltas y los retardos que tienen, todo lo anterior le
servir para hacer el clculo de la nmina, l tiene la obligacin de darles a conocer
la nmina a los empleado para asegurarse de que estn de que los empleados
estn de acuerdo con la nmina.

Tambin el administrador se encarga de programar las vacaciones del

personal, l debe de preguntarle a los empleados que das son lo que desean para
tomar sus vacaciones y el aprobara las vacaciones del personal, siempre y cuando
no afecten a la empresa.

Diagnstico de necesidades:
Falta de un sistema de contabilidad adecuado.
Catlogo de proveedores adecuado

rea de ventas:
El rea de ventas es donde se llevan todas las operaciones de las entradas
y salidas de mercancas. El empleado del rea de ventas est en constante contacto
con los clientes, l es el que percibe si los clientes estn o no satisfechos con el
servicio que brinda.

Entre las actividades que se realizan en el rea de ventas est el de llevar un

registro donde se anoten las ventas que se tienen a lo largo del da, cada vez que
el empleado realice una venta debe de regstralo en el diario de ventas; el diario de
ventas debe de estar ordenado y debe de tener fechas de cada venta para identificar
en que momento la mercanca fue vendida.

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Tambin elaborar la requisicin de la mercanca faltante, para esto debe

basarse en el diario de ventas y en la mercanca en existencia, cuando la requisicin
este lista debe de mostrrsela al administrador general y l se encargara de ponerse
en contacto con los proveedores para hacer el pedido.

Cuando la mercanca llegue la persona del rea de ventas deber de

acomodar las mercancas. Si hubiera mercanca defectuosa el empleado deber de
informarle inmediatamente al administrador para que tome cartas en el asunto.

Adems de lo anterior en el rea de ventas es donde se reciben las

solicitudes de devoluciones por parte de los clientes, el atender esas solicitudes
pero el empleado de rea de ventas deber de informarle al administrador general
para que l apruebe o niegue la solicitud.
Diagnstico de necesidades:
Dar mejor servicio al cliente.
Falta de un sistema adecuado para acomodo de mercancas (PEPS)
rea de servicios:
El rea de servicios se encarga de mantener limpio y con higiene el
establecimiento. Las actividades que se llevan a cabo en esta rea son limpieza
interna y externa del establecimiento. Esto se hace todos los das debido a que
brinda buena imagen a la empresa. Tambin se encarga de la limpieza de los
equipos la microempresa como los refrigeradores, etc.

Diagnstico de necesidades:
Falta de planeacin para realizar las actividades.

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4. Elaboracin del inventario de procedimientos.

En base a la investigacin preliminar de las reas se pudieron identificar cules

son las actividades que se realizan en cada rea y con base en eso se identificaron
los procedimientos que son necesarios en la microempresa para el logro de sus
objetivos.

Estos procedimientos se presentan a continuacin:

rea administrativa:
1. Procedimiento para seleccin de personal.
2. Procedimiento de nmina.
3. Procedimiento de vacaciones.
4. Procedimiento para despido.
5. Procedimiento de contratacin de personal.

rea de ventas:
1. Procedimiento de venta de mercancas.
2. Procedimiento para el registro de mercanca.
3. Procedimiento de revisin de inventario.
4. Procedimiento para acomodar mercanca.
5. Procedimiento para devolucin de mercanca.

rea de servicio
1. Procedimiento de limpieza de equipos.
2. Procedimiento de limpieza.

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5. Integracin de la informacin.

En este punto se integra la informacin que se recopilo de las actividades de

cada rea de la microempresa, esta informacin se agrega a los procedimientos.

Debido a que se realiz un estudio preliminar de la empresa, la integracin no

debe resultar complicado, porque toda la informacin ya est establecida y se
realiz un anlisis para determinar la informacin que es ms relevante para el
manual de procedimientos.

6. Anlisis de la informacin.

La informacin que se recopilo extensa, y se recopilo mediante la observacin y

con ayuda de anotaciones. Para poder sacar los procedimientos que se deban
realizar se tuvo que elegir lo ms importante.

Cada procedimiento debe tener un diagrama de flujo para que el procedimiento

sea de fcil compresin para los empleados. Estos diagramas se realizaron en base
a la simbologa ANSI.

7. Graficar la informacin.

La grafica que se presenta a continuacin corresponde a los procedimientos que

son necesarios en cada rea de la empresa en base a la informacin que fue
recopilada.

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INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
6
5
5
4
4

3
2
2

0
ADMINISTRAIVA

VENTAS

SERVICIOS

INVENTARIOS

8. Implementacin.

Al analizar las reas de la microempresa, mediante la observacin, se pudo

detectar distintas necesidades de capacitacin, por lo cual se crearon varios
procedimientos con sus respectivos diagramas de flujo por cada rea con el fin de
facilitar el trabajo a los empleados. La manera en que se evaluara la forma en los
procedimientos se lleven a cabo ser por medio de indicadores de control (rubricas)
que sern creados en base en cada procedimiento.

9. Revisin.

Los procedimientos que se elaboraron fueron revisados constantemente por el

profesor M.C Javier Valenzuela Villa que es el encargado de la materia de

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procedimientos administrativos y los integrantes del equipo que estuvo elaborando

el manual.

10.

Aplicacin.

La aplicacin del manual depender de la duea de la microempresa. Se le

explico en que consiste el manual de procedimientos, las ventajas y desventajas del
mismo, pero la duea tomara la decisin que sea ms conveniente para la
microempresa abarrotes Lesly.

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