Expense

Management
Rapidez e Agilidade
na Gesto de Despesas

primavera Expense Management

Rapidez e Agilidade na Gesto
de Despesas

A gesto das despesas dos seus colaboradores

ainda um processo manual, moroso e
complexo? Simplifique os procedimentos, desde
o registo da despesa at regularizao das
mesmas, e deixe que a atividade das equipas
comerciais ou de colaboradores em misses de
representao institucional esteja concentrada
na criao de valor para o seu negcio.
A soluo primavera Expense
Management simplifica todo o processo,
proporcionando mais produtividade, maior
eficincia de custos e melhor controlo de
gesto. Disponvel atravs de subscrio,
esta soluo online d um novo impulso
ao seu negcio e um novo alento aos seus
colaboradores, atravs de mecanismos que
asseguram:
Agilidade na gesto de despesas
Facilidade de registo e aprovao
Rapidez e eficincia nos reembolsos
Rigor na gesto de adiantamentos
Controlo dos movimentos dos cartes
de crdito
Viso global das despesas por
colaborador, projeto ou empresa

Soluo online de gesto de despesas

A soluo primavera Expense Management
foi desenvolvida de raiz para ambiente web,
distinguindo-se pela facilidade de acesso e
amplitude de utilizao. A partir de qualquer
computador, tablet ou telefone com acesso
internet pode aceder rapidamente a esta
soluo e tratar dos processos de gesto de
despesas com toda a simplicidade, rapidez e
comodidade.
Independentemente do dispositivo
utilizado para aceder soluo, a usabilidade
est garantida. O comportamento da soluo
adapta-se automaticamente ao formato e
tamanho do dispositivo, para que obtenha a

Deslocaes

Despesas

mxima rentabilidade de cada interao com o

produto.
Com esta soluo, tem sempre mo a
informao e as ferramentas de que necessita
para o tratamento de despesas.

Facilidade de registo e aprovao das

despesas
A acumulao de custos suportados pelos
colaboradores, quando estes se encontram
no exerccio da sua funo, pode criar
constrangimentos de diversa natureza.
Com a soluo primavera Expense
Management as listas de recibos acumulados
durante uma viagem de negcios tm um fim
vista. O processo que intermedeia o registo de
uma despesa, aprovao e respetivo reembolso
do valor para a conta do funcionrio passa a ser
simples, rpido e eficaz.

ou o colaborador. A soluo suporta tambm

diversos parmetros de controlo atravs da
definio de limites mximos ou outras regras
de despesas por projeto, empresa, funo,
colaborador, etc.
Os workflows de aprovao percorrem
diversos nveis hierrquicos, de acordo com os
vrios intervenientes previamente definidos.
Tipicamente as despesas associadas a um
projeto so submetidas aprovao do
gestor do projeto, posteriormente seguem
para aprovao do responsvel hierrquico do
colaborador e finalmente so encaminhadas
pelo sistema para o responsvel financeiro que
d ordem de pagamento.
Contudo, esta uma soluo flexvel.
Permite desenhar medida o workflow de
aprovao mais ajustado sua empresa ou
implementar regras de aprovao automtica
para determinados tipos de despesa, escala de
valores, etc.
Um sistema de notificaes informa
os intervenientes do estado das respetivas
despesas. Nos casos em que os intervenientes
se encontram ausentes, possvel registar
no sistema o interlocutor que assumir essas
funes, e automaticamente os pedidos de
aprovao so submetidos para o novo gestor
de aprovaes.

Tratamento eficaz de reembolsos,

adiantamentos e cartes de crdito
A integrao no erp primavera proporciona
um elevado grau de eficincia e controlo
das despesas, quer se trate de reembolso,
adiantamento ou confirmao de movimentos
associados a cartes de crdito.
No caso das despesas submetidas a
aprovao, depois da confirmao por parte do
responsvel financeiro, a informao integrada
no ERP para dar seguimento ao reembolso ao
funcionrio.
Quando se trata da reposio de um
adiantamento, no ERP efetuado um encontro
de contas.
Se a despesa foi liquidada com recurso
a um carto de crdito, no ERP so gerados
os respetivos movimentos no mdulo de
Tesouraria e para a respetiva reconciliao
bancria.
Reflexo automtico nas folhas de
vencimento
A soluo est desenhada de modo a
necessitar da mnima interveno humana.

Assim, por exemplo, nos casos em que

seja aprovada uma despesa de almoo,
automaticamente no mdulo de Recursos
Humanos gerado um desconto de um dia de
subsdio de alimentao para o colaborador
em causa. Posteriormente, esse desconto ser
considerada no processamento mensal.
Para facilitar a posterior contabilizao
no ERP, o prprio relatrio de despesas j inclui
informao do regime de IVA, a localizao fiscal,
contas da contabilidade geral e centro de custo.
Do ponto de vista do controlo de gesto,
esta uma soluo crucial. Permite conhecer
em detalhe o montante e a provenincia dos
custos associados s despesas de pessoal,
atravs de diversos dashboards e mapas de
gesto.

Saiba exatamente quais so despesas

de representao da sua empresa
A soluo permite-lhe estar sempre a par
dos custos inerentes atividade das equipas
comerciais ou de outros colaboradores
envolvidos em misses de representao
institucional. A informao disponibilizada

Acesso a partir de qualquer dispositivo

com acesso internet
Gesto de despesas em tempo real
Digitalizao de recibos a partir do
telemvel
Investimento diludo em regime de
subscrio
Registo da despesa em mltiplas moedas
com converso automtica para moeda
vigente na empresa
Ideal para grupos empresariais graas
possibilidade de associar despesas a
empresas
Informao de apoio gesto

Maior produtividade
Mais eficincia
Melhor controlo dos custos
Informao de apoio deciso

Mais-valias para o departamento

financeiro
Eliminao de procedimentos morosos
Rapidez de execuo
Maior controlo dos movimentos dos
cartes de crdito
Rigor na regularizao de adiantamentos

Mais- valias para os colaboradores

Facilidade de acesso
Agilidade no registo de despesas
Rapidez nos reembolsos das despesas

Workflows de aprovao ajustados s

regras da sua empresa
As regras de aprovao das despesas
podem ser ajustadas consoante o organograma
vigente na sua empresa. Podem ser definidos
diversos tipos de despesa e configuradas regras
de aprovao consoante o tipo de despesa,
o projeto em que se enquadram, a empresa

primavera bss

Principais vantagens da soluo

Mais-valias para o gestor

Registo de despesas em tempo real

No tablet ou telemvel, atravs de
um browser com ligao internet, os seus
colaboradores podem aceder soluo e
efetuar o registo da despesa no momento
em que a mesma ocorreu. E recorrendo ao
dispositivo mvel podem ainda complementar
o registo, anexando o recibo ou fatura. Para tal,
basta tirar uma fotografia ao documento, fazer
o upload para uma pasta Inbox e associar o
documento despesa. O processo de registo
est completo, podendo ser submetido para
aprovao.

Reembolso

responde ao nvel de detalhe que pretender.

Poder consultar dashboards com informao
detalhada por colaborador, por projeto e
empresa, ou aceder a uma perspetiva global.
A informao disponibilizada permite
conhecer em detalhe o seu negcio e tomar as
decises mais assertivas.

Anlise

Expense Management

primavera
Business Software Solutions
www.primaverabss.com
Portugal
Braga
Edifcio PRIMAVERA
Lamaes
4719-006 Braga
Lisboa
Edifcio Arquiparque II
Av. Cceres Monteiro, N 10, 6
1495-192 Algs
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T (+351) 253 309 900
F (+351) 253 309 909
Espanha
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Edifcio Pars, Calle Rozabella, N 6
Planta Baja, Oficina 13
28230 Las Rozas, Madrid
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Angola
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N 63, 1 Dto
Miramar, Luanda
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M (+244) 921 543 587
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Av. Vladimir Lenine, N 174
Ed. Millennium Park
Torre A | 8 Andar Esq
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