COMO ELABORAR UN MANUAL DE COMPRAS

El manual de Compras es uno de los elementos con el que debe contar toda empresa como compendio formal de la
estructura orgnica de la misma. Se puede afirmar que es la gua oficial para la organizacin y funcionamiento del rea
de Compras.
El manual de Compras es un compendio particular a diferencia del general, pues comprende a la organizacin del rea
de Compras as como la definicin de las operaciones de la misma. Por esta razn el contenido del manual de Compras
no se opondr al manual general establecido en la empresa y as se someter a sus disposiciones generales.
Dentro del manual de Compras en la industria, se ha deseado incluir en un volumen central todos aquellos aspectos
inherentes a la organizacin y operacin del rea, dividiendo por captulos aquellos aspectos que podran ser
susceptibles de separacin en otros manuales, tales como los de organizacin, los de polticas, de operacin, de
procedimientos, etc. Siendo esta separacin o concentracin nicamente de forma y por lo mismo acorde con los
criterios que prevalezcan en los diferentes casos.
La funcionalidad del manual de Compras se manifiesta por los aspectos que comprende, cuya finalidad consiste en
elevar la eficiencia de la operacin, al definir responsabilidades y facultades de cada puesto, enmarcar acciones
generales por medio de las polticas y al instruir respecto a las operaciones a desarrollar, sirve adems de medio
coordinador entre las diversas reas de consulta para resolver conflictos de operaciones de carcter rutinario.
Integracin del manual de Compras

El manual de compras estar integrado por los captulos siguientes:

1. Introduccin.
2. Contenido.
3. ndice.
4. Organizacin.
5. Polticas.
6. Procedimientos.
7. Instrucciones tcnicas.
8. Circulares y/o boletines.
Introduccin
En esta seccin se incluye una breve descripcin de la importancia de contar con el manual para lograr el desarrollo de
las actividades debidamente encuadradas, as como contar con una gua escrita que cubra los aspectos de organizacin
y operacin de compras.
Contenido.
Se refiere a la divisin del manual en sus diversos captulos con una alocucin de lo que consistir cada uno de los
aspectos que comprender.
En este captulo se incluirn tambin instrucciones tcnicas relativas al manejo del manual en cuanto a codificaciones
que identifiquen en las publicaciones la forma de sustituir hojas intercambiables, etc., adems del formato o secuencia
adoptado para la elaboracin de las publicaciones. El orden o formato que deber contener cada publicacin ser.

 Antecedentes o referencia.
Objetivos.
reas afectadas de compras.
Definicin de trminos.
Resumen.
Responsabilidad de las reas involucradas.
Desarrollo o trmite.
Anexos.
En algunos casos por la ndole de la informacin a publicar no ser posible apegarse a este orden, pero en trminos
generales las publicaciones atendern esa secuencia como medida de informacin para conseguir la uniformidad.
El manual estar presentado en carpetas, as como por sistema de hojas sustituibles o intercambiables y con
separadores de fcil identificacin.
ndice.
Es conveniente establecer un ndice, ya sea formado de acuerdo a la materia objeto de la publicacin, por numeracin
progresiva general o por numeracin particular. La ventaja del ndice permite una rpida localizacin de la publicacin
deseada.
Organizacin.
Esta seccin comprende toda la informacin relativa a los lineamientos integrantes de la misma, tales como cuadros de
organizacin (general y en particular de la gerencia), descripcin de funciones, listas de obligaciones, etc., con los cuales
se asignan por escrito los deberes, responsabilidades y autoridad, correspondientes a todos los individuos componentes
de la gerencia.
Los principales puestos son:
Gerente de Compras
Comprador
Activadores
Asistente administrativo
Analista de proveedores

Polticas
La seccin de polticas est destinada a incluir exclusivamente todas las polticas emanadas por la gerencia en las que
en algunos casos sern preparadas en coordinacin con los representantes de las reas que integran la misma gerencia.
Procedimientos
En esta divisin sern incluidos todos los procedimientos originados en la misma rea de Compras. Los procedimientos
representan el aspecto ms abundante dentro del manual, ya que establecen la secuencia de los pasos que han de
seguir las operaciones de la gerencia, tratando de simplificar y orientar las labores respectivas.
Instrucciones tcnicas

Son incluidas todas aquellas instrucciones que cubren mtodos de operacin y estn delimitadas a cubrir los aspectos
de un rea o parte especfica.
Circulares y boletines
Este apartado comprende todas aquellas disposiciones de aplicacin general al personal de la gerencia, tales como
medidas disciplinarias y administrativas, as como instrucciones concretas sobre determinados trmites de coordinacin
con otros departamentos o reas de la empresa. Esto es lo que concierne a circulares.
En cuanto a boletines, se refiere a aquellas publicaciones dirigidas a los proveedores en lo relativo a sus relaciones con
la empresa y trmites o aspectos que deben conocer, para evitar confusiones y lograr expeditacin en las operaciones
contractuales.
Estos boletines deben estar presentes y debidamente ordenados e incluidos en el manual con la finalidad de que el
personal de compras conozca y acuda a ellos en los casos particulares que as se requiera.