Unidad 4.

Registros de un Sistema de Gestin de la Calidad

Actividad: Registro y Documentacin de un sistema de calidad
Usted ya conoce sobre los conceptos de calidad, los aspectos ms importantes de
la normalizacin, la documentacin exigida por la norma ISO 9001:2008, tambin
ha desarrollado algunos documentos, ha revisado los aspectos a tener en cuenta
para la caracterizacin de procesos y elaboracin de procedimientos en la
empresa Frutos Veleos S.A.
Ahora bien, dentro de sus obligaciones diarias en la empresa, se presentan
situaciones a las cuales, usted como coordinador de calidad debe dar solucin
inmediata de acuerdo al conocimiento adquirido durante todo el proceso de
formacin. Hoy es un da bastante agitado para usted ya que han surgido
situaciones para las cuales debe, si usted lo considera conveniente, realizar la
documentacin, procedimiento, instructivo, listado, registro u otro medio como
soporte al planteamiento a su solucin.
Las situaciones que se presentan el da de hoy son las siguientes:
1. A usted le es informado que los bocadillos Ref. A1, estn saliendo en dos (2)
tamaos, lo cual hace que la mitad de la produccin no sea empacada.
Anlisis de la situacin # 1

Solucin

Se poda establecer que esta situacin que

se presenta puede ser causada por:

Se
podran
establecer
diversas
soluciones para el problema planteado
como:

Irregularidad en el equipo que corta los

bocadillos o desajustes en la maquina
cuando se estaba realizando el proceso del
corte de las tiras del bocadillo.
El proceso de empacado no cumple lo
suficiente para la demanda de produccin
del bocadillo o simplemente la maquina
utilizada para el proceso no se encuentra
innovada para el momento de la produccin.
Podra haber una desacertada operacin o
programacin del operario de la mquina de
corte.

Verificar y establecer el origen real del

problema para encontrar las causas del
proceso fallado.
Hacer un informe detallado de las
causas que conllevaron la problemtica
del empacado.
Suspender de inmediato la produccin
del corte que no cumplen con el tamao
estandarizado del bocadillo as como su
empacado para luego reiniciar la

programacin del proceso.

En los equipos utilizados para el proceso
podra existir una falta de mantenimiento
adecuada lo que implicara que la
produccin se viera afectada.
En el procedimiento empleado para el
proceso podra existir un error de clculo de
empacado para la produccin.

Realizar una reunin con el personal

encargado de la falla de la operacin
para luego capacitarlo correctamente y
corregir los procedimientos fallados.
Revisar peridicamente los equipos a
utilizar para el proceso, verificando su
correcta operacin.
Establecer un mantenimiento adecuado
semanalmente de los equipos a utilizar
en el proceso del empacado.

2. El jefe de produccin de Frutos Veleos S.A., le informa que la produccin se

est estancando debido a que no se adquiere la suficiente guayaba para suplir
las rdenes del producto, lo cual ha generado malestar en los clientes.
Anlisis de la situacin # 2

Solucin

Se poda establecer que esta situacin

que se presenta puede ser causada
por:

Se podran establecer diversas soluciones

para el problema planteado como:

Cantidad insuficiente de materia prima

para realizar la produccin del
bocadillo.
Retardo del tiempo de entrega de la
materia prima por parte de los
proveedores principales y secundarios.
No se cumpli con el inventario
correcto en el tiempo establecido para
la cuantificacin de la materia prima.

Comunicarse de forma inmediata con el

proveedor principal para poder determinar la
falla de la cantidad de guayaba para la
produccin del bocadillo, as como adquirir
nueva cantidad suficiente para el proceso.
Realizar una bsqueda con los principales
proveedores de guayaba o materia prima y
realizar una lista de ellos con la finalidad de
que si vuelve a fallar la adquisicin de la
materia prima con el principal proveedor,
sustituirlo de forma inmediata con otros
proveedores que se encuentren en dicha
lista.
Establecer peridicamente un inventario con
la cantidad de materia prima para la

produccin del bocadillo con el fin de tener

suficiente cantidad y estar prevenidos en
caso de falla.
Tener en cuenta que si se negocia con
nuevos proveedores, estos deben cumplir
con las condiciones requeridas de calidad y
cantidad en relacin a la materia prima.

3. El jefe de recursos humanos de la empresa, le comunica que los trabajadores

estn quejndose porque durante la produccin se cambian los estndares
definidos en el proceso de induccin al cargo, lo cual ha generado que los
trabajadores hayan perdido iniciativa y seguridad en el desempeo de sus
labores.

4. El Jefe de compras de la empresa, le notifica que no se cuenta con parmetros

o criterios para la recepcin de insumos y suministros, el gerente cambia de
proveedores de fruto en promedio cada 2 meses, lo cual ha hecho que la
calidad de los bocadillos desmejore.
Anlisis de la situacin # 4

Solucin

Se poda establecer que esta situacin

que se presenta puede ser causada
por:

Se podran establecer diversas soluciones

para el problema planteado como:

Inestabilidad en la adquisicin de
materia prima, lo cual hace que la
produccin del producto no cuente con
la calidad necesaria que se debe
contar para el xito de la produccin.
Falta de estudio en concordancia a la
perspectiva con los proveedores
relacionado a la cantidad y entrega de
materia prima.
Los
constantes
cambios
de
proveedores influyen en la calidad y
produccin del producto.

Realizar estudios constantes con diversos

proveedores con el fin de comparar las
materias primas para cualificar y clasificar el
orden prioritario de los proveedores.
Evaluar a los diferentes proveedores
realizando listas de diversas caractersticas
como: calidad, evaluaciones fisicoqumicas
de la materia prima, tiempo de entrega,
facilidades de pago y las especificaciones
del producto como cantidad, tamao,
almacenamiento, transporte, etc.
Tener una comunicacin constante y mutua
con el proveedor con la finalidad de
mantener por largos periodos un buen
proveedor
que
cumpla
con
las
caractersticas especificadas para la
correcta produccin.

Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo despus del desarrollo de la
actividad.
Conclusiones
Un buen diseo y control documental puede ser crtico para el xito de la
implementacin de un sistema de gestin de calidad y para animar la continuidad
de la empresa en el camino de la excelencia.
La documentacin es una parte esencial de cualquier Sistema de Calidad y la
magnitud de la misma puede variar en dependencia del tamao de la
organizacin, tipo de actividad, complejidad e interaccin de los procesos y la

competencia del personal. La elaboracin de la documentacin no debe ser un fin

en s, sino una actividad que aada valor.
Es importante que los requisitos y el contenido de la documentacin del sistema
de gestin de la calidad se orienten de acuerdo con las normas de calidad que se
pretenden satisfacer.
La forma de organizar la documentacin del sistema de gestin de calidad
normalmente sigue a los procesos de la organizacin y en su caso a la estructura
de la norma de calidad que se ha de cumplir, o bien responde a una combinacin
de ambas.
Cada organizacin debe desarrollar y gestionar la documentacin necesaria que
demuestre la eficacia y garantice los resultados de los diferentes procesos,
identificando as cada grupo de documentacin con las diferentes actividades.

Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la

plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 4 / Actividad Registro y
Documentacin de un sistema de calidad.
No olvide realizar la actividad interactiva, la evaluacin, el aporte al foro temtico y
la actividad de refuerzo de la unidad en los enlaces disponibles en el botn
Actividades / Actividades unidad 4.
Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.

Criterios de evaluacin
Da solucin a las necesidades de la organizacin en materia de realizacin o
mejora documental.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.