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Meios lquidos financeiros

Caixa
Bancos

Venncio Chirrime

Objectivos do estudo
Descrever relevncia dos meios financeiros na perspetiva das demostraes financeiras

Discutir porque esta rbrica e considerado de alto risco inerente


Descrever os principais aspetos de natureza contabilstica

Identificar os objetivos de auditoria


Discutir aspetos relevantes na determinao da estratgia da auditoria
Aplicar o conceito de materialidade e de risco inerente
Efetuar um levantamento do sistema de controlo interno, identificando os controlos essenciais e propor
melhorias
Desenhar e executar um programa de auditoria rea
Explicar os procedimentos para confirmar os saldos evidenciados na contabilidade

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Relevncia do tema
A relevncia desta rea para auditoria, centra se no aspeto qualitativo
e no propriamente quantitativo, sendo que as empresas por motivos
de gesto, deixam menores saldos lquidos disponveis, da a questo
da materialidade, entretanto o conjunto de transaes que deram
origem a este saldo menor, por natureza muito maior, sobretudo
nas operaes de Caixa e Depsitos ordem ao longo do perodo em
anlise;
Nesta base, quer na perspetiva de gesto quer na auditoria externa,
esta rea considerada relevante, pois que nela que se resume o
princpio e fim dos objetivos duma Entidade qualquer que seja os
seus objetivos;
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Expectativa dos auditores a nvel de gesto


A empresa deve dispor de fundos adequados para honrar as suas obrigaes de
curto prazo em primeiro lugar e os de mdio e longo prazo a seguir;
Manter elevados valores em Caixa ou Bancos a sua rentabilidade nula ou
mnima, dai que as empresas devem manter valores mnimos disponveis, mas
sempre medida das suas responsabilidades;
As empresas devem elaborar mapas previsionais que permitam gerir os in e out
fluxos da tesouraria, dado que as transaes em caixa e bancos so por natureza
de elevada quantidade
Os movimentos ocorridos nesta rea so de grande relevncia para detetar erros
e fraudes originados na gesto de outros ativos e passivos. O facto de existirem
intermedirios financeiros torna a prova obtida de grande qualidade;
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Aspectos de natureza contabilstica


O saldo de caixa deve ser constitudo apenas pelos meios lquidos de
pagamento, ou seja meios que possam ser usados para fazer face s
obrigaes;
Os descobertos bancrios devem ser registados na conta de
financiamento obtido sendo apresentados no passivo;
Os instrumentos financeiros que no seja mensurados ao custo, ou ao
custo amortizado, devem ser mensurados ao justo valor. Os custos da
transao no devem ser includos no custo d aquisio, devendo ser
refletidos numa conta de resultados;

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Aspectos de natureza contabilstica


Uma transao em moeda estrangeira deve ser registada no
momento do reconhecimento inicial na moeda funcional, pela
aplicao quantia de moeda estrangeira da taxa de cmbio entre a
moeda funcional e a moeda estrangeira data da transao;
data do balano os itens monetrios em moeda estrangeira devem
ser transpostos pela cotao data de fecho;
Caso seja adquirido um instrumento financeiro que tenha
incorporado juro no valor de aquisio, este no deve fazer parte do
custo de aquisio, devendo ser refletido numa outra conta de
Valores a Receber ou pagar;
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Questes frequentes
A caixa pode ser facilmente manipulada, sendo fortemente propensa
ocorrncia de fraudes e de irregularidades, como o caso de (i)
pagamento de passivos que no ocorreram, mediante emisso de
facturas falsas, duplicao dos comprovativos dos pagamentos
existentes no fudo fixo de caixa (ii) adulterao dos documentos com
vista a receber valores superiores aos devidos (iii) desvio de
recebimentos de clientes que se encontram em situao de cobrana
duvidosa, considerando essas dvidas como perdidas (iv) reteno dos
montantes cobradas aos clientes, creditando as contas individuais por
contrapartidas de descontos de igual importncia aos montantes
desviados.
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Questes frequentes
Os depsitos em trnsito devem ser creditados pelo banco num
espao de tempo relativamente curto. Caso contrrio pode se estar
perante indcios de que o montante foi recebido e escriturado, mas
pode ter havido uma reteno indevida desses fundos por parte de
funcionrios menos honestos
O contedo de caixa pode incluir operaes mal contabilizadas, como
o caso de vales de emprstimos a funcionrios, comprovativos de
pagamento efetuados, cheques por depositar, cheques devolvidos
que devero ser imputados s respetivas rubricas

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Questes frequentes
Meios lquidos de pagamento em moeda indevidamente valorizados
data das demonstraes financeiras;
Outros instrumentos financeiros no ajustados ao seu valor data do
balano;
Custos de transaes de outros instrumentos financeiros, valorizados
ao justo valor, indevidamente capitalizados;
No especializao dos juros

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Risco Inerente
Envolve por natureza inmeras transaes que podem gerar erros e
imprecises, alm de que se trata de meios lquidos de pagamento
imediato, o que gera sentimento de cobia e por conseguinte
propenso a manipulao;
A partir desta rubrica os utentes da informao financeira aferem a
capacidade da empresa cumprir honrar os seus passivos a curto
prazo, transformando se assim numa rea suscetvel e manipulao
caso a liquidez seja escassa

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Risco Inerente
Prticas de operaes que so ocultadas Administrao Tributria e
com esse objetivo essas operaes no so relevadas nas
demonstraes financeiras, vulgo sacos azuis que geralmente so
distribudos aos Acionistas da Empresa;
Estas prticas tendero ser frequentes numa e noutra situao, em
funo da natureza da atividade que a empresa desenvolve, sendo
mais frequente nas reas inseridas numa economia paralela ou
informal

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Risco de controlo
As maiores fraudes por falta de controlo, traduzem se
(i) desvio de cheques remetidos pelos clientes (ii)
apropriao de pagamentos efetuadas pela empresa a
terceiros (iii) obteno de pagamentos atravs de
emisso de falsos justificativos e desvio de dinheiro
para fins pessoais.
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Risco de controlo
Na estrutura da empresa deve haver (i) normas escritas relativas a
organizao dos servios de tesouraria e movimentao dos fundos (ii)
a tesouraria dever ter autonomia e diferenciao clara de funes e de
responsabilidade, especificando o funcionrio responsvel pela
movimentao dos valores (iii) a custdia dos fundos, as funes de
pagamento, contabilizao e emisso, autorizao de documentos deve
ser feita por pessoas distintas (iv) devem ser realizadas periodicamente
reconciliaes e esta funo deve ser executada por pessoa diferente
daquele que tem responsabilidade pelo Caixa e Bancos

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Risco de controlo
Nos pagamentos por caixa (i) deve existir regras que determinem a
obrigatoriedade dos pagamentos serem efetuados por meio de cheque
ou transferncia bancria quando ultrapassem um determinado
montante (ii) deve ser verificado se os documentos justificativos dos
pagamentos que se encontram em caixa so originais, esto
devidamente autorizados e correspondem a bens e servios adquiridos
pela empresa; (iii) as importncias que constam dos documentos
devero ser comprovadas analiticamente em termos de quantidades,
descontos e impostos (iv) dever ser criado um fundo fixo de caixa
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Risco de controlo
Nos recebimentos de caixa (i) regra geral, os recebimentos devem ser
efetuados por meio de cheque ou por transferncia bancria, ficando
reservados os recebimentos em dinheiro aos casos em que a dinmica
dos negcios os torne inevitveis (ii) devem ser efetuadas
reconciliaes peridicas entre os registos de cobrana efetuados em
dinheiro e em cheque, com as movimentaes dos mesmos fundos no
banco (iii) devem evitar-se recebimentos em dinheiro, no entanto, caso
tal no seja possvel, no devero ser usados para efetuar pagamentos
seja qual for a natureza devendo se depositar integralmente no prprio
dia ou no dia seguinte
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Risco de controlo
Nas operaes com Instituies Financeiras (i) a correspondncia deve
ser aberta por um empregado que no tenha funes na contabilidade
nem na Tesouraria e os cheques ao Portador devem ser cruzados e o
funcionrio que recebe os cheques dever elaborar uma listagem dos
valore recebidos (ii) a emisso de cheques deve ser efetuada com
assinatura, no mnimo de duas pessoas, mediante apresentao de
comprovativos do gasto, no qual se deve apor o carimbo de pago e a
pessoa que prepara o cheque deve ser diferente de quem assina (iii) os
cheques anulados depois de total inutilizao devem ser mantidos
agrafados ao respetivo canhoto
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Risco de controlo
(iv) nunca devem ser assinados cheques em branco, sendo aconselhvel
delegar os poderes de assinatura a trs pessoas e obrigar assinatura de duas
nos cheques (v) devem ser feitas reconciliaes bancrias numa base regular e
manter os cheques num local seguro e os cheques no levantados pelos
beneficirios, por mos de um ms devem ser anulados e notificar os
beneficirios
Medidas adicionais para reforo de controlo de disponibilidades, como seja
fundo fixo de caixa e segregao de funes entre quem regista as operaes e
quem gere os fluxos financeiros
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Distores potenciais na rea dos meios lquidos financeiros


Distores

Exemplos

Fraquezas que aumentam o risco

Registo de recebimentos fictcios

Sobrevalorizao atravs da transferncia entre contas


sem o respetivo registo contabilstico

Inexistncia de segregao de funes entre o registo


e autorizao; a reviso das reconciliaes bancarias
no eficiente

Recebimentos no registados

Recebimentos de clientes no registados

Os Clientes devero ser encorajados a solicitar recibos;

Inadequada superviso das reconciliaes bancrias

Cortes de operaes ou cuttoff

Registo intencional, no exerccio correte, de


recebimentos que apenas ocorreram no exerccio
seguinte

Erros de corte de operaes e presso para


sobrevalorizao dos meios lquidos financeiros

Registo inadequada dos


pagamentos

Ordens de pagamentos dadas relativas a bens ainda


no rececionadas

A autorizao de pagamento no antecedido de


confrontao ente guias de entrada de mercadorias e
faturas de fornecedores

Registo de pagamentos a fornecedores quando de facto


no foram efetuados
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Relao entre procedimentos substantivos e os objetivos de auditoria


Procedimentos substantivos

Objetivos de auditoria
Existncia, ocorrncia, rigor, corte e
direitos

Contagem de caixa

Circularizao de terceiros
Provas de corte
Anlise das reconciliaes bancrias
Especializao de juros e valorizao dos instrumentos financeiros
Avaliar a apresentao e divulgao relacionadas com meios lquidos
financeiros
Procedimentos analticos

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Existncia, plenitude, rigor e corte


Valorizao e corte
Apresentao e divulgao
Existncia, direitos, valorizao e
rigor

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Procedimentos em relao contagem de Caixa


Contagem de caixa verificao fsica dos fundos que compem o Caixa, esses
fundos normalmente so: notas, moedas, documentos comprovativos de despesa
efetuadas e noutros casos cheques que ainda no tenham sodo depositados;
Efetuar a contagem fsica de surpresa, mas sempre na presena de um
responsvel da empresa, devendo se documentar o procedimento adotado e o
resultado obtido que no fim dever ser assinado pelo responsvel de Caixa,
Responsvel da Empresa e o Auditor;
Caso existam vrios Caixa na empresa a contagem dever ser feita
simultaneamente;
Anlise dos comprovativos das despesas que inclui a verificao da sua aprovao
bem como a sua antiguidade
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Procedimentos de circularizao de bancos


O objetivo deste procedimento, obter a confirmao dos saldos bancrios e
outras responsabilidades junto das instituies financeiras. As respostas so
enviadas diretamente para Auditores.
A informao requerida inclui (i) contas abertas em nome da empresa (ii) Saldos
das contas ordem e se aplicao financeiras (iii) Emprstimos concedidos (iii)
montante em divida relacionada com locaes e com factoring (iv) informaes
sobre letras descontadas (v) existncia de vales ou garantias (vi) restries
movimentaes de contas ou aplicaes financeiras (vii) pessoas com poderes
para movimentara as contas
Aps receber as respostas das Instituies financeiras procede se a confrontao
das respostas com os registos contabilsticos e analisar as eventuais diferenas e
seu impacto nas demonstraes financeiras
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Procedimentos de circularizao de bancos


Procedimento anlise das reconciliaes e especializao de juros
Solicitar cpia das reconciliaes e verificar (i) a exatido aritmtica
das reconciliaes (ii) analisar o impacto nas Df dos itens que no
reconciliam (iii) documentar e arquivar toda a documentao gerada
na anlise desta conta.
Verificar a adequada especializao dos juros de depsitos a ordem e
dos depsitos a prazo e se os gastos ou rendimentos dos
instrumentos financeiros mensurados a justo valor foram
corretamente imputados no exerccio

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Procedimentos de prova de corte


Comparao entre os depsitos bancrios evidenciados no extrato e
os movimentos efetuados pela empresa na conta de clientes
Assegurar que os pagamentos que foram efetuados com data
posterior ao encerramento, correspondem a compras e a gastos de
exerccio e que estavam contabilizados como dividas a pagar data de
encerramento

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Concluses
Um grande volume de transaes resulta num elevado risco inerente
Os controlos so geralmente elevados e testados em simultaneo com
o ciclo das compras e das vendas;
Reconciliaes bancrias so um control importante na deteo e
preveno de erros e fraudes;
Os saldos finais dos meios lquidos financeiros mas tm uma grande
importncia na liquidez da empresa;
Os testes de corte so efectuados simultaneamente com os testes de
corte no ciclo de compras e vendas
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Concluses
importante verificar as transaes entre bancos que se efecuram no
final do ano;
Os principais testes substantivos a realaizar nesta rea so (i)
contagem e caixa, reconcliaes bancrias, circularizaao dos bancos
e testar se os itens de reconciliao ainda esto aberto no ano
seguinte

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