Marbeth, C.A.

Manual de
Procedimientos

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ndice

1.
Introduccin
Pg. 3
2. Objetivo del
Procedimiento......Pg. 4
3. rea de
AplicacinPg. 5
4. Polticas o Normas a seguir en el Desarrollo del
Procedimiento......Pg. 6
5. Descripcin del
ProcedimientoPg. 7-9
6. Diagrama de
FlujoPg. 10-13
7.
Organigrama
Pg.14
8. Glosario de
trminos.Pg. 15-16

Elaborado por: Maryeleine Faras

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Introduccin

El siguiente Manual de Procedimientos tiene como propsito contar con

una gua clara y especfica que explique cmo desarrollar de manera
optima los procedimientos contables en ASPEL COI Software. A travs del
Software Contable se aplica los movimientos contables de manera
sistematizada, desarrollado para la rea administrativa de Marbeth, C.A.
facilitndose el cumplimiento de los registros, as como, la fluidez y
transparencias en las gestin contables que se vienen realizando por los
responsables del rea de contabilidad y la ejecucin de las operaciones de
control y registro contables de la empresa.
Por ende se elabor el presente Manual de Procedimientos del Software
contable
con el objetivo de proporcionarle al personal del rea de
contabilidad y las diferentes areas que intervienen de los elementos
necesarios para sustentar el registro correcto en el sistema de las
operaciones y presentacin oportuna de los estados financieros.
El siguiente manual comprende en forma ordenada, secuencial y detallada
las operaciones de los procedimientos a seguir
Contempla el desarrollo de procedimientos con sus respectivos diagramas
de flujo y formatos utilizados.

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Objetivo del Procedimiento

Los Software contables o Software de contabilidad tienen como
objetivo sistematizar, optimizar y simplificar las tareas de contabilidad. Un
Software de contabilidad se encarga de registrar y procesar todas las
transacciones histricas generadas en la empresa, tales como; las
funciones de ventas, compras, cuentas por pagar, cuentas por cobrar,
balances generales, control de inventarios, nominas entre otras. Para ello
solo se tiene que ingresar la informacin requerida como los ingresos,
egresos y las plizas contables, y hacer que el programa realice los clculos
necesarios. Es decir, tiene como objeto resumir las tareas propias que se
realizan en el rea de contabilidad para facilitar el trabajo disponible,
mediante la informacin y el anlisis de la situacin financiera.

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rea de Aplicacin
Este Software contable se aplica especialmente en el departamento de
contabilidad de la empresa ya que de esa manera se lleva un control
activo de todos sus movimientos tales como las ventas, Balances
generales, cuentas por cobrar, cuentas por pagar entre otras. Es una
herramienta usada
para el adecuado manejo de
programas de
contabilidad, de esa manera sistematizar los problemas y/o tareas de
contabilidad. Con la instalacin de este software se le simplifica el trabajo a
los contadores y le garantiza un mejor resultado.

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Polticas o Normas para el Desarrollo del Procedimiento

Algunas de las Normas o requisitos a tener en cuenta para la optima

instalacin de un software son:
Tener a la mano la informacin requerida (Facturas Contables, ingresos y
egresos)
Se requiere un procesador mnimo de 800 MHz (Recomendado: 1000
MHz o superior)
Requerimiento mnimo 256 MB de memoria RAM (Recomendado: 512
MB o ms)
Se exige mnimo: 100 MB libres del disco duro antes de instalar
(Recomendado: 150 MB o ms)
Poseer un pantalla VGA (1024 x 768)
Se necesita una Unidad de CD para instalar el programa (Se recomienda
grabador de CD para hacer copias de seguridad
Impresora inyeccin de tinta, laser o matriz de punto. Compatible con el
sistema operativo.
Requerimiento mnimo Windows
(Recomendado: Windows 7)

2000,

XP,

2003,

Vista

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Descripcin del Procedimiento

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Procedimiento
Primero, para hacer una instalacin teniendo un mejor
control sobre las carpetas que se van a modificar,
necesitamos crear una carpeta donde irn los archivos del
programa, por simplicidad va a ser en la carpeta raz del
disco duro del sistema, que normalmente es C: / aunque
en escasos casos puede ser E:/.
Se crear la carpeta entrando en Mi PC dando doble click
sobre l. Se nos abrir la ventana de Mi PC, luego damos
doble clic sobre la unidad C: .Ya estando en la unidad C:
debemos crear una carpeta nueva presionando click
derecho del mouse donde se nos abrir un men. Se
creara una nueva carpeta a la que le pondremos el
nombre de ASPEL.
Ya creada la carpeta sigue instalar el software, para ello
debemos dar doble click en la unidad de CD para poder
ejecutar la reproduccin automtica, la unidad de CD en
este caso es la D: Y para identificarla ms fcil
normalmente se pone el nombre, que es ASPEL-COI.
Correr automticamente una animacin y despus
aparecer un men con varias opciones, entre ellas
Instalar.
Despus de dar clic en Instalar correr un asistente de
instalacin en una ventana externa, damos click en
siguiente.
Nos aparecer el contrato de licencia de uso, despus de

leer damos clic en S.

En la tercera pantalla nos pregunta si queremos la versin

completa o la versin de prueba por 30 das, en nuestro
caso elegimos Como versin completa y registrada.
Aunque ya esta seleccionada de inicio, entonces ya solo
queda dar clic en Siguiente.
Ahora nos pide el No. de Serie y el CDA, despus de
ingresarlos y dar clic en siguiente, nos aparecen 3
opciones. (El No. De serie y CDA aparecen en el
certificado de autenticidad que le ha sido entregado)

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Procedimiento
En este paso hay tres opciones la primera es para una
instalacin estndar, la segunda para elegir por mdulos
lo que se quiere instalar, y la tercera es para funcionar
como tipo cliente-servidor. Seleccionaremos la primera
por su sencillez. Darle Click siguiente
En este paso se confirma la carpeta destino de
instalacin, pero nosotros la cambiaremos a nuestra
carpeta que creamos en la unidad del sistema, en este
caso C: \ASPEL, Presionamos Aceptar y luego Siguiente.

En este paso solo es necesario confirmar el nombre con el

que se va a instalar el programa en nuestra computadora,
por medio de ese lo podremos encontrar fcilmente en un
futuro cuando queramos desinstalarlo. En conclusin dar
clic en siguiente, Empezar a instalarse, solo es cuestin
de esperar unos segundos o minutos dependiendo del
computador.
Nos aparece una ventana preguntndonos si queremos
registrar el producto, por comodidad y velocidad no lo
hacemos en este momento y damos clic en No.

12

13
Elaborado
por:

Por fin la ultima ventana de instalacin. Deseleccionamos

las dos opciones y damos clic en Finalizar, ya que
debemos cambiar el nombre a una carpeta llamada Datos
que est en C: /ASPEL/, le damos clic derecho y cambiar
nombre, le ponemos el que queramos.

Ahora ya podemos ejecutar COI para eso damos clic en

Inicio->Todos los Programas->ASPEL->ASPEL-COI 4.0
->COI 4.

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Procedimiento
Aparecer ahora un mensaje de bienvenida. Le damos clic
en cerrar, y se nos abrir otra ventana preguntndonos si
queremos usar un asistente de creacin de empresas, en
nuestro caso le damos en No.
Ahora aparecer un venta con el nombre abrir empresa,
en esta ventana nos pedirn la clave de acceso, en lugar
de poner clave de acceso le damos al botn F8 de nuestro
teclado, con eso pasaremos a la siguiente ventana.

En este paso nos aparece la carpeta de trabajo, pero

recordemos que fue la que renombramos, por lo tanto
debemos modificarle donde dice datos y escribir el
nombre que le hallamos puesto, o tambin podemos dar
clic en el smbolo de interrogacin que aparece en el lado
derecho para seleccionarlo manualmente. Despus de eso
damos clic en Aceptar. Y ya podemos empezar a trabajar
en ASPEL-COI.

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Diagrama de Flujo

Programa de instalacin de Software contable

Si

Ya creaste una carpeta?

No

Entrar en Mi PC dar click en C:

En la unidad crear la carpeta

donde click derecho al men que
ah aparece
Ponerle nombre a la
carpeta

Ya creada la carpeta Instalar

software

Dar doble click en la unidad de CD para

poder ejecutar la reproduccin automtica

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Diagrama de Flujo

Identificar la unidad de CD.

MarbetCon
t
Click en
instalar
Asistente de instalacin click

Aceptar contrato de
licencia

No
Instalar versin completa

Si

Introducir No. De serie y CDA

Descargar
DEMO

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Diagrama de Flujo

Elegir versin estndar dar click en

siguiente
Confirmar carpeta de
destino click aceptar luego
siguiente

click aceptar luego siguiente

Confirmar nombre de
Carpeta

Click Siguiente

Si
Registrar Producto

Registro de
Producto

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No

Click Finalizar

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Diagrama de Flujo

Cambiar nombre a la carpeta de Datos

Ejecutar COI

Mensaje de bienvenida

Click
Cerrar

Quieres usar asistente

Si Usar Asistente de Creacin
De creacin de un empresa? de Una empresa
No

Solicita clave de Acceso

F8

Carpeta de Trabajo

Modificar
Nombre
Click
Aceptar
Fin

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Organigrama

DAD
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Glosario de Trminos

Software: Conjunto de programas y rutinas que permiten a la

computadora realizar determinadas tareas.
Procesador: Es el cerebro del sistema, encargado de procesar toda la
informacin. Bsicamente, es el "cerebro" de la computadora.
Prcticamente, todo pasa por l, ya que es el responsable de ejecutar
todas las instrucciones existentes. Mientras ms rpido vaya el
procesador, ms rpido sern ejecutadas las instrucciones.
MHz (Un Megahercio): es una unidad de medida de la frecuencia;
equivale a 106 hercios (1 milln). Se utiliza muy frecuentemente como
unidad de medida de la frecuencia de trabajo de un dispositivo de algo, o
bien como medida de ondas.
Memoria: Dispositivo de una mquina donde se almacenan datos o
instrucciones que posteriormente se pueden utilizar
Memoria RAM: Memoria principal de la computadora, donde residen
programas y datos, sobre la que se pueden efectuar operaciones de
lectura y escritura
MB (Megabyte): Unidad que sirve para medir cantidad datos
informticos. Sirve para medir tamao de archivos, capacidad de
almacenamiento, velocidad de transferencia de datos (al agregarle una
unidad de tiempo, generalmente segundos).
Disco Duro: Disco con una gran capacidad de almacenamiento de datos
informticos que se encuentra insertado permanentemente en la unidad
central de procesamiento de la computadora.
VGA: Sistema grfico de pantallas para PCs desarrollado por IBM. VGA
se convirti en un estndar de facto para PCs. Las tarjetas grficas VGA
estndares traan 256 KB de memoria de video.
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Glosario de Trminos

Unidad de CD: se refiere al aparato o dispositivo de almacenamiento de

datos que realiza las operaciones de lectura o escritura en los medios o
soportes de almacenamiento con forma de disco
Grabadora de CD: Una grabadora (o quemadora) de CD es un
dispositivo perifrico interno para computadoras que permite grabar
informacin en discos pticos del tipo CD-R. La informacin es grabada
empleando un lser que "quema" la superficie del disco ptico con
millones de ceros y unos, que representan cualquier informacin digital
(archivos de imgenes, sonidos, textos, etc.).
Copia de Seguridad: en tecnologas de la informacin e informtica es
una copia de los datos originales que se realiza con el fin de disponer de
un medio para recuperarlos en caso de su prdida.
WINDOWS:
Es
un
trmino
de
origen
Ingls,
que significa ventanas. Windows es
un
sistema
operativo
para
computadoras, es propiedad de Microsoft y de su fundador, Bill Gates, y
es uno de los ms utilizados en todo el mundo
Carpeta de Raz: La carpeta de raz es la primer carpeta o directorio en
una jerarqua. Contiene todos los subdirectorios de la jerarqua. Un solo
directorio raz generalmente representa la totalidad de un solo disco. No
obstante, un directorio raz puede representar sencillamente un sistema
de archivos en particular; de varios que pueden haber en un mismo
dispositivo de almacenamiento.
Archivo: Es un conjunto de bits que son almacenados en un dispositivo.
En informtica, un archivo es un grupo de datos estructurados que son
almacenados en algn medio y pueden ser usados por las aplicaciones.
Programa: Es una secuencia de instrucciones, escritas para realizar una
tarea especfica en una computadora. Este dispositivo requiere
programas para funcionar, por lo general, ejecutando las instrucciones

del programa en un procesador central.

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