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Tipos de organizaciones

Las diferentes organizaciones para la administracin de proyectos pueden clasificarse de


acuerdo a sus caractersticas en tres tipos bsicos:
-

Organizacin Funcional o Departamental


Organizacin por Grupo Especial de Proyecto, Proyectizada o Task-Force
Organizacin Matricial
Organizacin Funcional o Departamental

Estructura piramidal tradicional, con la Alta Gerencia en la parte superior y la administracin


de nivel medio y bajo, abrindose hacia la parte inferior de la pirmide.
La organizacin est separada en funcionalidades o departamentos, de acuerdo a las diferentes
disciplinas encabezadas por una persona (Jefe de Departamento) entrenado y con experiencia
en esa disciplina en especial.
Se basa en los siguientes principios administrativos:

Divisin de labores. Especializacin


Proceso escalar (crecimiento vertical y los niveles de organizacin) y funcional (crecimiento
horizontal y los departamentos funcionales).
Rango de control (Es el nmero de individuos que una organizacin puede supervisar con
efectividad).
Estructura. Esta refleja los siguientes factores:
- Lineal y apoyo (Staff)
- Unidad de mando
- Relaciones formales de autoridad y responsabilidad, incluyendo la relacin tradicional
superior, subordinado.
- Flujo normal de comunicacin e informacin.

Los anteriores principios se basan en la filosofa administrativa:

Todas las actividades deben llevarse a cabo a travs de la jerarqua vertical.


La mayor parte del proceso de direccin y toma de decisiones debe llevarse por parte
de la alta gerencia.
Los niveles en la organizacin corresponden a los niveles de competencia y talento.
La relacin ms importante es la de superior, subordinado.
Organizacin por Grupo Especial de Proyecto, Proyectizada o Task-Force

Es una organizacin por Grupo Especial de Proyecto o Proyectizada, casi todos los recursos
humanos y materiales requeridos para la realizacin del proyecto son separados de su
estructura funcional normal y reunida formando una unidad autosoportada encabezada por un
jefe de proyecto. Este tiene la responsabilidad total de la administracin del proyecto y todo el
personal queda bajo su autoridad directa durante el tiempo de desarrollo del proyecto. El
personal del proyecto se organiza en grupos por reas funcionales o especialidades.
Los principios administrativos en los que se basa son los mismos que los de la organizacin
funcional. En efecto, dentro de una organizacin grande se establece una estructura ms
pequea y temporal con el propsito de lograr un determinado objetivo. Sin embargo, se puede
observar que la estructura interna de este tipo de organizacin es funcional.

Organizacin Matricial
Diseada con el objeto de maximizar las ventajas de las organizaciones funcional y proyectizada
y minimizar sus desventajas, buscando como resultado el tener la mejor utilizacin de los
conocimientos tecnolgicos, el uso ms eficiente de los recursos y la planeacin, control y
coordinacin requeridos para los diferentes proyectos al menor costo posible.
Consiste en una estructura funcional vertical a la cual se le superpone una estructura horizontal
encabezada por un Coordinador o Jefe de Proyecto, con objeto de lograr un balance de los
objetivos tecnolgicos del departamento funcional (Como) con los objetivos de tiempo y costo
del proyecto (Que, Cuando, Cuanto).
La diferencia entre coordinador y jefe de proyecto es la diferencia entre la mera integracin y la
autoridad para tomar decisiones.
Establecimiento De Las Diversas Organizaciones
Organizacin Funcional o Departamental
Es la ms sencilla de establecer y poner en operacin. Requiere que el personal de las
especialidades se capacite en las tcnicas de programacin y control, disciplinas que por lo
general no son clsicas de la formacin de las especialidades de ingeniera.
Se deber definir la autoridad y responsabilidad para cada uno de los puestos, as como las lneas
de comunicacin.
Organizacin de Grupo Task-Force
Es ms difcil de establecer y operar que la anterior. Se puede contemplar como el
establecimiento temporal de una pequea empresa dentro de la compaa en la que el director
es el Jefe del Proyecto. Si no se ha empleado antes es muy conveniente tener platicas con la
gente involucrada, es recomendable que el cambio sea gradual.
Algunos obstculos que se presentan durante su implementacin:

Seleccin del Jefe del Proyecto


Seleccin del Personal del Grupo
Antecedentes Profesionales de los Integrantes
Carcter Temporal de la Organizacin
Definicin de Autoridad y Responsabilidades en el Grupo
Organizacin Matricial

Es difcil de establecer y operar su establecimiento no es inmediato. Es necesario tener sesiones


con los directivos claves involucrados para presentarles en forma clara la manera de establecer
y operar esta organizacin, as como sus ventajas y dificultades. Es indiscutible que para lograr
que esta organizacin opere, requiere del convencimiento y respaldo de los altos directivos de
la empresa.
Considerando que en esta organizacin cierta parte del personal tiene dos jefes
simultneamente, su buena operacin en parte se logra estableciendo la responsabilidad y
autoridad de ambos jefes: Jefe de Proyecto y Jefe Funcional, de tal forma que exista un balance
entre ambos.
El Jefe de Proyecto define el plan del proyecto (Que), el programa del mismo (Cuando) y el
financiero (Cuando) y el Jefe Funcional cuida de la calidad tcnica (Como) y designa quien
efecta el trabajo. Esta divisin es en si puramente terica, ya que en la prctica uno u otro jefe
invaden el otro campo.

Factores Para Decidir El Tipo De Organizacin


La evaluacin para la seleccin tiene que ser minuciosa y cada caso tiene que ser analizado con
detalle, tomando en cuenta como mnimo los siguientes factores:

Complejidad del Proyecto

Se refiere al nmero de departamentos funcionales que se ven involucrados y la interrelacin


en el flujo de informacin. Cuando el proyecto se torna complejo, las administraciones
matriciales y de grupo se vuelven atractivas.

Tecnologa del Proyecto

Se debe considerar como lo avanzado de la tecnologa del proyecto en sus diversas


especialidades. Si es altamente avanzado, favorecer a la organizacin matricial, la cual podr
garantizar una alta calidad tcnica.

Tamao del Proyecto

Se considera los requerimientos de personal para el proyecto. Un proyecto grande favorece a la


organizacin de grupo.

Duracin

Una duracin amplia tiende a favorecer a la organizacin matricial.

Importancia

Debido al respaldo que se puede proporcionar a las organizaciones de grupo, existe una
tendencia a favorecer a la organizacin de grupo.

Tipo de cliente

La decisin se puede inclinar a una u otra organizacin, dependiendo de la opinin o peticiones


de los clientes.

Frecuencia de cambios al Proyecto

La organizacin matricial tiende a ser ms flexible en este aspecto, comparadas con las otras
organizaciones.

Nmero de Proyectos Simultneos

La organizacin matricial favorece altamente, en virtud de un mejor aprovechamiento de los


recursos humanos.

Dificultad en el Establecimiento de la Organizacin

La organizacin funcional es la ms simple, siguiendo la de grupo y finalmente la matricial que


es la ms difcil de establecer y operar.

La administracin de los proyectos de una sola especialidad, se realizan en forma eficiente con
una organizacin funcional; sin embargo, estos proyectos son poco usuales.
La administracin de los proyectos de ingeniera que involucran diversas especialidades favorece
a las organizaciones de grupo y matricial.
Las organizacin matricial y de grupo son difciles de establecer y operar requiriendo apoyo en
la direccin y convencimiento de los participantes de alto nivel.
La seleccin entre las diversas organizaciones para administracin de proyectos deber hacerse
en forma casustica tomando en consideracin los factores anteriormente descritos.

Organizacin Funcional o Departamental

DEPARTAMENTO DE TUBERIA

DEPARTAMENTO DE ING. CIVIL

JEFE
DIVISION

DEPARTAMENTO DE ING. MECANICA

INGENIERIA

DEPARTAMENTO DE IBG. ELECTRICA


GERENTE
GENERAL

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

JEFE

DEPARTAMENTO DE TRANSFERENCIA DE
CALOR

DIVISION

PROCESO
DEPARTAMENTO DE PROCESO

Organizacin por Grupo Especial de Proyecto, Proyectizada o Task-Force


GRUPO DE PROCESO

GRUPO DE TUBERIA
FUNCIONES
DEPARTAMENTALES
REGULARES
GRUPO DE ING. CIVIL
JEFE

GERENTE DEL
PROYECTO
GRUPO DE MECANICA
OTROS PROYECTOS
GRUPO DE ING. ELECTRICA

GRUPO DE ADQUISICIONES

Organizacin Matricial

DEPARTAMENTO
DE PROYECTOS

CORDINADOR DEL
PROYECTO "A"

CORDINADOR DEL PROYECTO


"B"

DEPARTAMENTO DE PROCESO
DEPARTAMENTO DE TUBERIA
JEFE

DEPARTAMENTO DE ING. CIVIL


DEPARTAMENTO DE ING. MECANICA
DEPARTAMENTO DE IBG. ELECTRICA
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES