Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
La empresa emite y recibe continuamente gran cantidad de documentacin que contiene informacin fundamental sobre las
operaciones efectuadas por la empresa en el desarrollo de su actividad. Documentacin que puede ser necesario actualizar,
consultar o que la empresa est obligada a conservar por ley.
Por ello, para poder recuperar esta informacin, debe dejarse constancia de su existencia (registro) y conservarla de forma
adecuada (archivo).
Registro
Para dejar constancia de las operaciones econmicas que lleva a cabo la empresa, las reflejamos en los libros de registro:
obligatorios, los que la ley exige a las empresas, o voluntarios, los que desarrollan y complementan las anotaciones de los libros
principales de la contabilidad o que facilitan la labor administrativa de la empresa.
En el siguiente esquema se presentan los libros de registro ms comunes.
Pgina 1 de 9
Obligatorios
Voluntarios
Mayor
Segn el Cdigo de
Comercio
Almacn
Caja
Libro de inventarios
y cuentas anuales
Registro de facturas
emitidas
Bancos
Efectos comerciales
a cobrar
Libro Diario
Libro de actas de
sociedades
mercantiles
Registro de facturas
recibidas
Efectos comerciales
a pagar
Clientes
Registro de bienes
de inversin
Proveedores
Entrada de
correspondencia
Salida de
correspondencia
Pgina 2 de 9
Frecuencia de uso o
consulta
Tipo de archivo
Centralizado. Archivo nico en el que se almacena toda la documentacin de la empresa, normalmente
gestionado por un especialista en la materia.
Descentralizado. Archivo para cada departamento o seccin de la empresa en el que se almacena,
nicamente, la documentacin propia.
Activo. Se almacena la documentacin que se consulta con frecuencia. Posteriormente, la
documentacin pasa al archivo semiactivo.
Semiactivo. Se almacena la documentacin que se consulta espordicamente y que ha dejado de
usarse en el archivo activo. Cuando no sea necesario volver a consultar un documento, ste pasa al
archivo inactivo o se destruye.
Inactivo. Se almacena la documentacin que se conserva indefinidamente y aquella que se ha de
guardar durante un perodo determinado.
Pgina 3 de 9
Sistema
Alfabtico
Numrico
Geogrfico
Cronolgico
Analtico o por
asuntos
Sistemas de clasificacin
Descripcin
La documentacin se ordena alfabticamente por el nombre de la persona. (Primer
apellido, segundo apellido, nombre) o por el nombre de la empresa.
La documentacin se ordena asignando a cada documento un orden numrico
consecutivo.
La documentacin se clasifica por zonas geogrficas y despus, en cada una de
ellas, se ordena alfabticamente.
Los documentos se agrupan y se ordenan por fechas de expedicin, recepcin, etc.
(siguiendo un criterio de ordenacin, que puede ser: ao, mes y da). Aquellos
documentos, que a su vez coincidan en fecha, pueden clasificarse por el sistema
alfabtico o numrico.
Los documentos se agrupan, en primer lugar, por asuntos o materias de que traten
(impuestos, personal, seguros). Los que traten de un mismo asunto, se ordenan
alfabticamente, numricamente,..
Pgina 4 de 9
Pgina 5 de 9
En la siguiente relacin, ordenada segn el sistema de clasificacin geogrfico, identifica y corrige los errores.
Provincia
Localidad
Alcoy
Empresa
Mndez Flores, Mara
Turrones Alicantinos SL
Alicante
Elche
Madrid
Madrid
Alcal de H.
Zaragoza
Zaragoza
Tarazona
Salamanca
Bjar
Astorga
Len
Len
Pgina 6 de 9
Pgina 8 de 9
EJERCICIO 4
La empresa Recambios Prez, SL, dispone de las siguientes fichas de sus clientes (que incluyen nombre, fecha de la primera
compra, cdigo de cliente, provincia, producto adquirido). Clasifcalas segn los diferentes sistemas.
Luis Hito Snchez, 25/05/1997, 1011, Len, motores.
Manuel Rodrguez Santos, 1/01/2000, 1019, Salamanca, lubricantes.
Jos Mano Sol, 1/02/2000, 1031, Alicante, motores.
Jos Rodrguez Santos, 10/06/2000,1037, Valencia, lubricantes.
Fandio, SL, 15/10/1999, 1025, Alicante, lubricantes.
Pgina 9 de 9