Você está na página 1de 113

2005 by Digerati Books

Todos os direitos reservados e protegidos pela Lei 9.610 de 19/02/1998.


Nenhuma parte deste livro, sem autorizao prvia por escrito da editora, poder ser reproduzida ou transmitida sejam quais forem os meios empregados:
eletrnicos, mecnicos, fotogrficos, gravao ou quaisquer outros.
Diretor Editorial
Luis Matos

Reviso
Fernanda Batista dos Santos

Assistncia Editorial
Monalisa Neves

Projeto Grfico e Capa


Daniele Oliveira

Preparao de Originais
Jeferson Ferreira

Arte
Luciane S. Haguihara

PROJECT

^ ADMINISTRAO DE EMPRESAS COM

TORNE-SE UM ESPECIALISTA EM GESTO DE PROJETOS E EQUIPES!

Dados

Internacionais de Catalogao na Publicao


(Cmara B r a s i l e i r a do Livro, SP, B r a s i l )

Carmona, Tadeu.
Administrao de
Carmona. So Paulo:

1.
^

Gesto

(} r Ct3 n .l v n 4O

de
^

Empresas com Project /


Liigerari Books, 20C.

pessoas

2.

Plane ameiito

G S ** e P. O^^IT, gf!^ n

df

(CIP)

Tadeu

FUQCU

n i-pmj J

J_

Tn+"1j'O.

Gesto palavra do momento. No mundo dos negcios comum


ouvir sobre gesto do conhecimento, de pessoas, de recursos etc.
Sabemos que o papel de gerir compete ao lder, chefe, gestor, ad ministrador, entre outras tantas denominaes dadas a este profissio nal. Para que ele obtenha resultados satisfatrios, necessita - alm de
caractersticas peculiares sua funo, como organizao, liderana,
carisma - possuir acesso rpido a todas as informaes dos projetos e
atividades que esto ou sero executados em seu departamento.
Esse acesso feito por meio de recursos computacionais ofereci dos por softwares para controle e gqsto de negcios e projetos. Em
especial, destaca-se o Microsoft Project que possibilita a automatiza o do controle de diversas tarefas. A partir do momento em que voc
especifica suas necessidades, o software passa a controlar prazos,
disparando avisos cada vez que uma atividade no cumprida. Isso
ajuda em muito a reduzir os atrasos na entrega de projetos, pois possvel saber em tempo real se tudo est correndo perfeitamente ou se
necessrio realocar recursos e pessoas para cumprir o prazo necessrio. Com essas informaes, tambm possvel confeccionar grficos
de desempenho para identificar possveis "gargalos'' em equipes e
processos.
Neste livro voc ter uma viso geral do Microsoft Project e aprender passo a passo a explorar os recursos desta ferramenta para conseguir eficincia mxima na gesto, seja ela de pessoal, recursos, conhecimentos, ou qualquer outra coisa que inventem...

ndice para catalogo sistemtico: i.


Adminisrraoo de Empresas oom prnjeor

Boa leitura!
Digerati Comunicao e Tecnologia Ltda.
Rua Haddock Lobo, 347 - 12 Andar
CEP 01414-001 So Paulo/SP (11)
3217-2600 Fax (11)3217-2617
www.digerati.com.br
Diretores: Alessandro Gerardi - (gerardi@digerati.com.br)
Luis Afonso G. Neira - (afonso@digerati.com.br)
Alessio Fon Melozo - (alessio@digerati.com.br)

Luis Matos
luismatos(53digerati.com, br
Diretor Editorial

ndice

Escala de tempo de um projeto..........................................................

Captulo 1
Mtodo de um projeto.......................................................................
Iniciando um projeto ................................................................10

Captulo 8;
Restries e atrasos........................................................................45
Restries inflexveis...............................................................45
Restries flexveis..................................................................46
Atrasos......................................................................................48
Atrasos e trabalho total ............................................................49

Iniciando uma folha de projetos........................................................


Construindo uma folha de projetos...........................................12
A barra Project Guide ...............................................................13
Relaes de trabalho.................................................................15
Captulo 3
Modos de exibio.............................................................................
Modos de exibio de tarefa ....................................................19
Modos de exibio de recurso .................................................22
Captulo 4
Configurao.....................................................................................
Exibir........................................................................................24
Geral .............................,..........................................................25
Construo de uma Planilha de ...............................................25
Recursos com valores definidos ..............................................25
Captulo 5
Formatao.......................................................................,...............
Formatao diferenciada de texto............................................28
Formatando listas de tarefas ....................................................29
Formatao de barras e grficos ...............................................31
Criando vnculos .....................................................................34
Captulo 6
Tarefas...............................................................................................
Alocao rpida de recursos ............,.......................................41

Captulo 9
Etapas ............................................................................................51
Etapas com durao.................................................................52
Grupos e listagens de etapas ...................................................52
Captulo 10
Definio de recursos....................................................................55
Ordenao de recursos.............................................................56
Compartilhamento de recursos ................................................57
Captulo 11
Custo fixo de tarefas e recursos.....................................................59
Custo de tarefas .......................................................................59
Custo fixo de materiais.............................................................60
Um custo fixo, para todo o projeto ..........................................61
Captulo 12
Tarefa de resumo de projetos.......,.................................................62
Plano de linha de base .............................................................63
Comparao com custos de linha de base ...............................64
Captulo 13
Resolvendo conflitos de recursos..................................................68
Delimitao de uso ................................................................., 69
Captulo .14
Grficos.........................................................................................71

Escalas de tempo de grficos................................................... 73


Captulo 15
Replanejando atividades
(pico, disponibilidade, custo e trabalho)........................................76
Conhecendo os indicadores ...................................,.................76
Picos e disponibilizao de recursos ..........,...........................77
Delimitaes ............................................................................80

Captulo 22
Visualizao e portabilidade do Microsoft Project .....................106
Organizao e tecnologia.......................................................106
Captulo 23
Alteraes rpidas dos dados de um projeto ...............................111
Alterando formatos de campos de data ..................................111
Copia de informaes de um campo para vrios campos ......112

Captulo 16
Projetando aumento salarial ..........................................................81
Oramento estourado ..............................................................82

Captulo 24
Clculos simples de custos de horas extras ................................115
Redistribuio de recursos .....................................................116

capitulo 17
Acompanhamento do projeto

Captulo 25
Outlook e Microsoft Project........................................................119
Controle de arquivos e tarefas.................................................120
Administrando recursos humanos de um
projeto com o Outlook............................................................122

.84

Captulo 18
Sinalizando riscos com o Project Server.......................................87
Anlise inicial de riscos ...............................................,..........88
Identificando um risco.............................................................89
Questes ..................................................................................90
Captulo 19
Agrupando frias e folgas ............................................,................92
Criao de frias e folgas coletivos e individuais....................92
Interrompendo um trabalho para uma folga ............................94
Captulo 20
Curva S de custos..........................................................................96
Captulo 21
Filtros e relatrios .......................................................................100
Aplicao simples de filtro..................................................... 100
Relatrios................................................................................101

Captulo 26
Atalhos teis.................................................................................123
Comandos do teclado para acessar caixas de dilogo..,..........124
Comandos do teclado para abrir, salvar e fechar arquivos......124
Comandos do teclado para acessar menus..............................125
Comandos do teclado para acessar caixas de texto.................125
Comandos do teclado para criar
uma estrutura de tpicos em um projeto.................................125
Comandos do teclado para selecionar e
editar caixas de dilogo...........................................................126
Comandos do teclado para editar
dados em um modo de exibio..............................................126
Selecionar dados em um modo de exibio............................127
Comandos do teclado para selecionar
e editar a barra de entrada.......................................................128
Mover-se no painel lateral.......................................................128

Mtodo de um projeto
Atualmente na verso 2003, o Microsoft Project , como o prprio
nome indica, um software para gerenciamento de sistemas com base
na criao de tabelas, grficos e bancos de gerenciamento a partir de
ferramentas grficas, no lugar de longas sequncias de nmeros divi didos por colunas ou com listagens de nomes impressas com fita em
uma impressora matricial. Falamos, assim, do meio, ou mdia, com o
qual o programa alcana seus objetivos.
O objetivo de um software de gerenciamento de projetos organi zar todos os dados relacionados a um determinado tipo de atividade,
como, por exemplo, o funcionamento de uma empresa com diversos
departamentos, uma fase de transio que ocorra em um nico depar tamento ou a apresentao de um determinado produto.
Em vez de uma coleo de planilhas, uma para cada assunto (como
ocorre sempre que um projeto gerenciado com o Microsoft Excel),
ou, ainda, ao contrrio do que ocorre quando so utilizados os bancos
de dados MDB do Microsoft Access (quando temos uma coleo centralizada de dados que no possui uma maneira coerente de apresen t-los, ou de extrair informaes pertinentes), os projetos gerenciados
pelo Microsoft Project permitem no s o gerenciamento da informa o, mas tambm a consulta, a manipulao e a representao grfica
e numrica por meio de padres de uso corrente do mercado.
O Microsoft Project no acompanha a verso "oficial" do Microsoft
Office, normalmente utilizada em trabalhos de escritrios. O CD de instalao do programa adquirido em separado e, se voc tem Windows
XP, deve possuir as correes do Service Pack 1 instaladas em sua estao de trabalho. No caso do Windows 2000, instale as atualizaes
do Service Pack 4 no sistema. No possvel utilizar o Microsoft Project
2003 em estaes de trabalho rodando Windows Me e 98, apesar das
verses anteriores serem perfeitamente compatveis.

Iniciando um projeto :
O Microsoft Project uma ferramenta de gerenciamento de proje tos, no um software de criao de projetos, assim como o Microsoft
Word um editor de textos, e no um software de criao de tex tos. Aqui, entendemos criao como o ato de fazer objetos surgirem
prontos, acabados e completos; como se fosse possvel um livro "nas cer" j pronto para ser publicado. Apesar de parecer infantil, um aviso

como esse importante, pois o Project nos ajuda a administrar, e at


mesmo a descobrir erros e inconsistncias no nosso planejamento,
porm, o responsvel pelo projeto voc. O programa nos ajuda a
aplicar um mtodo e a permanecer dentro dos parmetros estabeleci dos para um dado projeto, porm, o fundo prtico do gerenciamento
responsabilidade humana.
Sem a elaborao de um mtodo de trabalho, o planejamento dirio, mesmo se for colocado em uma planilha muito bonita, ficar vrias
vezes atrasado, j que no existem diretrizes para execuo do proje to, e nem para sua atualizao.
Um bom exemplo de projeto o raciocnio que nos leva a fazer o
backup dos dados que esto no nosso disco rgido: existe um fim a ser
alcanado, salvaguardar seu trabalho e poder recuper-lo em caso de
problemas. Esse fim, por sua vez, est atrelado a outros objetivos: guardar todos os dados necessrios, de maneira rpida, ou de preferncia
automatizada, de maneira que eles possam ser facilmente recuperados.
Para atingirmos esses objetivos necessrio estabelecer diretri zes (os backups sero feitos todos os dias? Em CD-ROM? Tm de ser
duplicados na mesma hora? Uma cpia fica trancada na ltima gaveta
da escrivaninha?), e, juntamente com elas, definir o conjunto de ferra mentas que ser utilizado para a elaborao de todo o projeto.
Por fim, a utilizao dessas ferramentas passa pelo levantamento
das funes de cada uma delas, bem como pela distribuio de cada
ferramenta ao seu responsvel. Portanto, ao elaborar um mtodo de
trabalho, importante estabelecer uma forma de distribuio do tra balho e dos meios utilizados em sua distribuio. Vejamos:

o nmero de profissionais disponvel;


o tempo total disponvel;
o tempo individual (por profissional) disponvel;
o tempo individual (por etapa ou objetivo do projeto) disponvel;
o valor (custo) de cada profissional envolvido, por hora, por eta
pa e por projeto.
Delineado o mtodo do projeto, podemos aplic-lo a sua constru o; rea em que o Project tem um papel prjmordial. No se prenda a
preciosismos tcnicos nem a malabarismos matemticos, ou de composio de pessoal. Veremos, mais adiante, que o Project capaz de
consertar vrias dessas lacunas, bem como de realizar a consolidao
de valores cronolgicos e monetrios.

iniciando uma folha de projetos


Discutiremos a passagem das diretrizes do projeto para o computador supondo que voc j possua o software instalado. O ideal instalar
tpdos os componentes; basta clicar em Instalao. Essa modalidade
ocupa cerca de 250 MB do disco rgido. Para iniciar o Microsoft Project,
dique em Iniciar > Programas > Microsoft Office > Microsoft Office
Project (no nosso caso, a verso 2003).
Inicialmente, a tela do programa dividida em duas partes:
A tela do assistente (Tarefas), que auxilia na criao de uma folha
de projetos em menos de cinco minutos (1);
A folha de projetos propriamente dita (2).

Construindo uma folha de projetos


1. Vamos dar incio a uma folha de projetos com os recursos do
assistente (Tarefas), localizado esquerda da tela. O primeiro passo
para a criao do projeto estabelecer uma data para o seu trmino.

Para faz-lo, dique na caixa logo abaixo de Insira a data estimada

para o incio do projeto e marque a data em que o projeto ter incio.


Ao clicar na seta que indica para baixo, ao lado da caixa, abre-se um
menu suspenso, com o qual escolhemos a data desejada por meio de
um calendrio parecido com o do Microsoft Outlook (Figura 2.2):

2. Logo aps, dique em Salvar e ir para Etapa 2. Aqui, preciso


definir se o projeto ser colaborativo, ou seja, se outras pessoas tero
acesso ao projeto via Internet ou rede interna. Clique em No, pois,
para criar um projeto com colaborao on-line, so necessrios o
Microsoft Project Server (para redes internas) e o Project Web Access
(para projetos visualizveis via Internet). Clique em Salvar e ir para
Etapa 3.
3. Clique em Salvar e Concluir para terminar a criao de sua
planilha.

A barra Project Cuide:


Criada a planilha, podemos controlar a criao e a formatao
do projeto com os botes da barra de ferramentas Guia do Projeto
(Figu-

ra 2.3). Se a barra no estiver visvel, habilite-a com um dique sobre


a barra Padro com, o boto direito do mouse, clicando, em seguida,
sobre Guia do Projeto.

Relaes de trabalho
Como iniciamos nosso trabalho definindo em que momento o pro jeto comearia, determinaremos, agora, quantas e quais horas do dia,
ou da semana, sero utilizados para a execuo do projeto. Com a de finio das horas de trabalho mais fcil realizar a diviso de tarefas,
de pessoal e de recursos.
1. Para dar incio configurao dos horrios de trabalho, dique
em Tarefas e, em seguida, em Definir perodos teis gerais. Aparecer a tela Visualizar Perodo de Trabalho (Figura 2.4), em que possvel
observar uma tabela de horas semelhante utilizada pelo Outlook em
seu Calendrio, ou pelos portteis PocketPC, em Calendar Do lado
esqqerdo da tela, estar ativo o assistente Definir as horas teis gerais do projeto.

O mesmo resultado pode ser obtido por meio do menu Exibir >
Barras de Ferramentas > Guia do Projeto.
Aps a seleo da barra, dique em um dos botes disponveis:
Tarefas o boto que controla todas as opes relacionadas
com criao, agendamento e administrao de tarefas. Com ele, dare
mos corpo ao projeto;
Recursos o boto com o qual controlamos as opes relaciona
das disposio de recursos (pessoal, horas de trabalho, equipamen
tos) para a execuo de um projeto ou de uma determinada tarefa;
0 boto Controlar acessa todas as funes ligadas ao decorrer do
projeto. As opes desse boto so responsveis pelo acompanhamen
to do projeto, insero de mudanas em seu decorrer e anlise de ris
cos tanto do ponto de vista integral corpo em uma determinada etapa;
Relatrio, o ltimo boto dessa barra de tarefas, o responsvel
por todas as funes relacionadas criao e formatao de relatrios
(parciais ou finais) intrnsecos ao projeto. Tambm possui comandos
que criam filtros de observao de tarefas crticas para o projeto.

2. Em primeiro lugar, o assistente solicita a escolha do padro de


horas que ser utilizado para trabalhar. Esto acessveis, por meio de
um menu suspenso, as opes Standard, a "jornada americana", ou
seja, oito horas de trabalho, de segunda a sexta-feira, divididas dia riamente por um perodo de uma hora dedicado ao almoo, 24 Horas, em que no so considerados perodos de descanso, ou os finais
de semana, o que quer dizer que no haver interrupo do trabalho,
mesmo que as equipes sejam trocadas e, por ltimo, a opo Turno da
Noite, que serve para definir um perodo de trabalho para horas noturnas. Essa ltima opo baseada no modelo americano, que reconhece
as horas noturnas como as que tm incio s 23 h e terminam s 8 h da

manh, com intervalo de uma hora para descanso. Vale lembrar que,
no Brasil, as horas noturnas so computadas no perodo entre 22 h e
5 h da manh. No nosso caso, utilizaremos o modelo Standard. Selecione-a e dique em Salvar e ir para Etapa 2.
3. A segunda etapa do assistente chamada de Definir a semana
de trabalho. Com ela, customizamos os dias da semana que sero
utilizados para trabalhar. Por padro, os dias selecionados como dias
teis so os da semana americana, mas, se for necessrio, d um di
que na caixa de verificao dos finais de semana para habilit-los.
4. Se voc quiser utilizar o regime de hora predefinido em Visua
lizar perodo de trabalho para todos os dias da semana, incluindo os
sbados ou domingos, dique em Salvar e ir para Etapa 3. Se quiser
personalizar a faixa de horas trabalhadas, dique em Quero ajustar as
horas teis mostradas para um ou mais dias da semana.
5. Ao clicarmos nessa opo, surge, logo abaixo dela, uma rea
para customizao das horas (Figura 2.5). Com ela, podemos fixar um
horrio diferenciado para um determinado dia: dique na seo Horas
para e escolha o dia no menu suspenso. Em S3guida, digite os valores
desejados nas colunas De: e At: para definir os horrios de trabalho
e os intervalos de descanso.

6. Podemos, por exemplo, fazer com que aos sbados as horas tra
balhadas transcorram entre as 9 h e as 13 h, sem perodo de almoo.
Para isso, selecione Sbado na seo Horas para. Em seguida, seleione 09:00 na coluna De: e 13:00 na coluna At:. Depois, mova a segun
da linha da coluna De: para cima at chegarmos na opo Branco, re
petindo o processo, logo aps, com a linha At:. Dessa forma, j temos
um perodo nico, mas reduzido, de horas trabalhadas aos sbados.
7. Se, ao contrrio, voc quer que todos os dias possuam o mesmo
regime de horas trabalhadas, dique em Aplicar a Todos os Dias para
que as configuraes sejam padronizadas.
8. A terceira etapa chama-se Definir Feriados e Dias de Folga. Aqui,
possvel definir dias, fora os definidos no passo anterior, em que no
haver trabalho. Essa opo utilizada para a insero de feriados
ou de dias de descanso coletivos; o que, infelizmente, no feito de
forma automtica, como no Outlook. Para tanto, dique no link Alterar
Perodo til (o link no foi traduzido de forma correta pela equipe res
ponsvel) e, ao surgir a tela homnima, selecione o dia do ms em que
ser feriado ou descanso coletivo.
9. Em seguida, apague a indicao de horas das colunas De: e At:
e dique em OK. Podemos fazer a mesma coisa selecionando o dia e
clicando em Perodo no til. Os feriados e os dias em que no h
trabalho so indicados com a data sublinhada, em um plano de fundo
cinzento (Figura 2.6).

Dcrm ; da(s) scaocnsMi) u

;- |i

j - "*-'

."
1
l '
.

l 7. i

]_

t
i

i " 1
i
,*

Figura 2.6.

10. Agora, vamos opo Definir unidades de tempo. Com ela,


podemos definir a quantidade de horas trabalhadas que ser levada
em conta no projeto, seja diariamente (Horas por dia), semanalmente
(Horas por semana) ou mensalmente (Dias por ms).

Figura 2.7.

Clique em Salvar e Concluir se voc quiser salvar apenas essa folha de projeto. No entanto, se for preciso criar um calendrio paralelo,
clique em Definir calendrios adicionais e, em seguida, em Definir um
novo calendrio-base.
Ao criarmos um calendrio alternativo, o programa solicita que seja
dado um nome ao novo calendrio. O Project no deixa dois calendrios coexistirem no mesmo projeto sem que eles sejam identificados.
Os calendrios alternativos que farerr) salvos podem ser utilizados por
meio do menu Tarefas > Definir perodos teis gerais. Logo aps, clique no menu suspenso Selecione um modelo de calendrio no qual
deseja basear as horas teis do seu novo calendrio e selecione o
estilo de calendrio salvo.

Modos de exibio
Criada a folha de projetos inicial, podemos, enfim, preench-la,
inserindo os dados relacionados ao projeto. No entanto, antes disso
seria conveniente definir uma estratgia de configurao para a folha
de projeto.
Em primeiro lugar, vamos escolher a forma de exibio que mais
nos convm. Configuramos, no capitulo anterior, um calendrio de
horas trabalhadas, porm, no absolutamente necessrio o seu aparecimento na tela para que esteja armazenado, ou funcional. De acordo com as necessidades do operador, o calendrio pode ser oculto,
enquanto uma nova forma de exibio habilitada.
O primeiro passo saber qual formato de visualizao capaz de
"mostrar" com mais preciso os dados de maior importncia para
o projeto. Apesar de podermos substituir uma configurao com
apenas alguns apertos de botes no menu Exibir, conveniente
fazer as configuraes previamente, ganhando tempo na posterior
elaborao de relatrios e no projeto como um todo. No Microsoft
Project, os tipos de exibio disponveis so divididos em trs grandes grupos:
Modos de exibio de tarefa: exibem as tarefas, ou tasks, agendadas pelo operador do projeto.
Modos de exibio de recurso: exibem os recursos agendados
para a execuo da tarefa, bem como caractersticas da sua utilizao.
Modos de exibio combinados: modos que renem mais de um
tipo de exibio na mesma tela.

Modos de exibio de tarefa


Nesse modo, temos como os principais tipos de exibio o Calendrio, o Diagrama de Rede e o Grfico de Gantt. Se optar pelo
modo de exibio Calendrio, j visto no incio desse guia, possvel criar, editar ou analisar as tarefas do projeto organizando-as com
parmetros cronolgicos: dias ou semanas em que as tarefas esto
agendadas, dias reservados para descanso, fixao de metas para horas trabalhadas.
O modo Calendrio ideal para mostrar as tarefas agendadas em
uma semana ou em uma sequncia especfica de semanas, indicando

o tempo estimado para a execuo de cada tarefa. A ordenao de


pessoal e de recursos para uma tarefa com durao definida que no
tome muito tempo tambm deve ser feita preferencialmente nesse
modo de exibio.
O modo de exibio Diagrama de Rede idntico ao modo Diagrama de Rede Descritivo. Este ltimo pode ser acessado com o menu
Exibir > Mais modos de exibio > Diagrama de Rede Descritivo e
til por permitir a visualizao de rtulos e de caixas de informao
mais detalhadas.
Com o projeto no formato de fluxograma, o modo Diagrama de
Rede empregado para analisar, criar ou editar subtarefas e dependncias, entendendo-as como aes e recursos interdependentes ou
fundamentais em tarefas ou projetos simultneos. Cada tarefa nos
apresentada em uma caixa ou n, sendo que cada um dos envolvidos no esquema organizacional conectado aos demais por meio de
uma linha.
Por outro lado, as caixas no modo de exibio Diagrama de
Rede Descritivo so maiores e podem exibir rtulos detalhando os
dados na caixa. claro que caixas maiores ocupam mais espao e,
portanto, menos caixas cabem em uma pgina impressa, pelo menos em uma impressora comum; problema inexistente no caso de
folhas impressas em plotters ou em impressoras matriciais com folha contnua.
Outra diferena importante fica por conta de no Diagrama de Rede
Descritivo ser possvel ter uma melhor noo de trabalhos que esto
em andamento, pois o programa exibe uma linha diagonal em tarefas que esto em andamento e linhas diagonais cruzadas em tarefas concludas.
Utilize ambos os modos para vincular tarefas, para especificar a
seqncia dessas tarefas e para determinar datas de incio e trmino.
Alm disso, os diagramas de rede podem ser aplicados para exibir graficamente tarefas concludas, tarefas em andamento, ou aquelas que
ainda no foram iniciadas.
Por ltimo, o modo de exibio Grfico de Gantt d-nos informaes
sobre o projeto por meio de duas formas de visualizao: planilha, do
lado esquerdo, e grfico, do lado direito. A rea da tela ocupada pela
planilha exibe informaes como datas de incio e trmino, durao
e recursos atribudos. O grfico tem por funo mostrar as tarefas e
suas subdivises no formato de barras coloridas (Figura 3.1).

Figura 3.1.

O tamanho e a posio da barra que indica a escala de tempo, normalmente dividida em semanas de sete dias, mostram o momento em
que cada tarefa comea e termina (Figura 3.2, item 1). Alm disso, a
posio de uma barra de tarefas em relao outra indica se as tarefas
so consecutivas ou se elas se sobrepem. Para analisar mais tarefas
em relao escala de tempo, dique no boto Menos zoom (Figura
3.2, item 2) ou siga o menu Exibir > Zoom. Em seguida, escolha a opo de tempo que deseja visualizar na tela.

O Grfico de Gantt a melhor maneira de controlar projetos extensos, pois fixa dependncias e vnculos entre diversas tarefas. Ao vincular tarefas, podemos observar como alterar a durao de uma tarefa
que afeta as datas de incio e trmino de outras tarefas, bem como a
data de trmino do projeto. Esse tipo de recurso d um maior controle
do andamento do projeto, alm de permitir, posteriormente, a criao
de relatrios mais detalhados.
Nota: os vnculos, nos projetos administrados por Project, correspondem a dependncias entre tarefas no que diz respeito a
datas e disponibilizao de recursos.

Modos de exibio de recurso


Os Modos de Exibio de Tarefas tm o foco centrado na organizao do que deve ser feito, e em quanto tempo pode ser feito. O
Modo de Exibio de Recursos, por sua vez, especializado em mostrar como cada coisa ser feita, ou seja, como cada ferramenta ser
utilizada na execuo de um trabalho, quem ser o responsvel pela
execuo da tarefa e qual ser o custo envolvido, tanto da ferramenta
como do profissional.
Nesse grupo, temos os modos de exibio Uso do Recurso, Planilha de Recursos e Grfico de Recursos.
Em Uso do Recurso, podemos conjugar um determinado recurso
a uma tarefa agendada ou a uma determinada quantidade de trabalho
agendada para execuo de cada tarefa; seja por dia, semana, ms ou
outro dado de tempo. Alm disso, possvel empregar essa modalidade para estabelecer os custos da utilizao de uma determinada quantidade de recursos para uma dada tarefa, ou mesmo para as subtarefas de uma tarefa mais abrangente. Veremos, mais adiante, no Captulo
Definio de recursos, como possvel construir tabelas de recursos
consistentes e ao mesmo detalhadas em menos de meia hora.
E porfalar em consistncia, lembre-se de que a disponibilidade real
de um recurso alocado, seja operacional ou humano, to importante quanto seu custo operacional. A perda de um recurso com o qual
estvamos contando, simplesmente porque ele foi alocado, de ltima
hora, para um outro projeto, um dos elementos que mais pesam ao
tratarmos de atrasos na execuo de um projeto. Para evitar esse tipo
de contratempo, nada melhor do que criar uma planilha do tipo Uso

de Recurso, observando quais recursos esto superalocados, ou seja,


previstos para dois ou mais projetos, e remanejando-os.
0 modo Planilha de Recursos tambm pode ser utilizado para esse
fim, pois capaz de exibir informaes sobre recursos em formato
de planilha, o que permite analisar, adicionar ou editar informaes
sobre cada recurso, incluindo custos, taxas de pagamento por tempo
trabalhado, nmero de horas de trabalho e o custo planejado para a
execuo de cada tarefa em que o recurso est envolvido.
O modo Grfico de Recursos exibe graficamente informaes sobre
a alocao, o trabalho ou os custos dos recursos ao longo do tempo.
Ao selecionar o Grfico de Recursos em um modo de exibio combinado, com algum modo de exibio de recurso nopainel superior e o
Grfico de Recursos no painel inferior, possvel analisar informaes
sobre a utilizao de cada recurso de forma individualizada.

configurao
Feita a escolha do modo de exibio em que desenvolveremos
nosso projeto, vamos construir a configurao operacional do programa. Queremos que essa configurao sirva tanto para o projeto atual,
criado no incio desse guia, como para as demais folhas de projeto
que montaremos no futuro. Todas as configuraes relacionadas diretamente com a folha de projetos e com os dados l inseridos esto no
menu Ferramentas > Opes.
Nota: lembramos que o modo d exibio pode ser substitudo a
qualquer momento.

Exibir
Na aba Exibir, da caixa Opes, podemos configurar a forma como
os dados sero mostrados na tela. Para criar um modo de exibio
padro, com o qual ser mostrado o arquivo toda vez em que o projeto for aberto, dique no menu suspenso Modo de exibio padro e
escolha a opo desejada (Figura 4.1).

Para definir xim formato de data, dique no mesmo menu suspenso.


O formato padro <Dia da Semana> dia/ms/ano, como, por exem plo, Seg, 28/01/03 ou Seg, 28/Jan/03, porm, podemos substitu-lo, por
exemplo, pela insero da data seguida da hora atual.
Em Opes de unidade monetria para <nome do projeto atual>,
possvel definir qual moeda ser utilizada como padro para os custos
do projeto. Se quisermos, por exemplo, alterar o padro de Reais (R$)
para Dlar ($), devemos fazer manualmente a modificao do smbolo na
linha Smbolo. Da mesma forma, podemos excluir valores "quebrados"
de um projeto, substituindo o valor 2, da linha Casas decimais, por 0.

Geral
Na aba Geral, habilite a rea Assistente de planejamento e dique
em Conselhos do 'Assistente de planejamento' para ativar dicas sobre
possveis erros, inconsistncias ou a melhor maneira de visualizar um
projeto.
1. Nesta aba, tambm podemos fixar valores-padro para as horas
trabalhadas em nosso projeto. Suponha que todos os envolvidos rece
bero R$ 10,00 por hora, e, se fizerem hora extra, recebero R$ 18,00.
Pois bem, esse valor pode ser acrescentado automaticamente ao pro
jeto. Basta acessar a rea Opes gerais para <nome do projeto>.
2. Em seguida, dique na caixa Adicionar novos recursos e tarefas
automaticamente para preencher a linha Taxa padro com o valor que
pretende atribuir a horas trabalhadas.
3. Agora, acesse a linha Taxa padro de horas extras e insira o valor
que deve ser pago por essas horas. Logo aps, dique em Definir como
padro. A partir de ento, todos os novos recursos referentes a horas
trabalhadas inseridos no projeto obedecero ao padro definido.

Construo de uma Planilha de


Recursos com valores definidos
1. Na tela principal do Project, abra o menu Exibir e selecione o
modo de exibio Planilha de Recursos. Em seguida, preencha a pri meira linha da coluna Nome do Recurso, no nosso caso, Administrao de estoque.

2. Na coluna Tipo, selecione a opo Trabalho no menu suspenso


que automaticamente surge na linha. Essa opo engloba todos os
gastos que envolvem o trabalho de profissionais, ou seja, horas tra
balhadas. Se quisssemos listar matrias-primas, ferramentas, livros
ou outros tipos de recursos que no podem ser classificados como
recursos humanos, deveramos selecionar a opo Material.
3. Mantenha a coluna Unidade mxima com seu valor-padro,
100%. Unidade mxima diz respeito porcentagem ou nmero m
ximo de unidades de um recurso disponvel. O valor inscrito nessa
opo indica em que quantidade, ou proporo, o recurso est dispo
nvel. O valor-padro 100%, mas possvel alocar um recurso abaixo
(subutilizao) ou acima (superutilizao) de sua capacidade total. O
Project aceita valores de subutilizao de at 0% (ou, o no-emprego
do recurso) e valores de superutilizao de at 60.000.000% (taxa de
propores irreais).
4. Note que as clulas sob as colunas Taxa padro e Taxa h. extra
so preenchidas automaticamente, pois j definimos um valor para
esse recurso (Figura 4.2).

5. Na coluna Custo/uso, coloque o valor do salrio mensal, se a


clula corresponde a mo-de-obra, ou o valor por unidade, se corres
ponde a um tipo de material.
6. Suponha, por exemplo, que estejamos falando das pedras para
calamento que sero usadas na reforma do andar trreo de nosso

prdio. Aps escolher a opo Material, vamos coluna Unidade do


material e escolhemos o indicador (m), para representar metros. Por
algum motivo, m, o padro, no aceito pelo Project. A palavra metro
tambm aceita. Dessa forma, informamos ao Project que cada metro
de pedraria custa R$ 5,00.
Existem outras abas de configurao, porm, no momento, no sero estudadas, pois o que fizemos o suficiente para produzir folhas
de projeto e tabelas bem organizadas segundo as nossas necessidades. Essas configuraes, no entanto, so vlidas apenas para o pro jeto atual. Se quisermos que elas se estendam a todos os documentos
criados, devemos salvar o projeto como modelo. Saiba como fazer:
1. Clique no menu Arquivo > Salvar como. Em Salvar como tipo,
escolha a opo Modelo (*. mpt), em que mpt a abreviao de
Microsoft Project Template, ou Modelo do Microsoft Project.
2. D um nome ao modelo e clique em Salvar. Surgir uma tela
(Figura 4.3) que solicita quais elementos do arquivo devem ser re
passados para o seu modelo. Se quisermos que apenas os valores
configurados em Opes sejam salvos, selecione Taxas do recurso e
Custos fixos.

3. No entanto, se quiser que todos os valores do projeto sejam


anexados ao modelo para utilizao posterior, selecione tambm Valores reais e Valores de todas as linhas de base. Mais adiante, veremos os significados dessas expresses. Por ltimo, clique em Salvar
para terminar.

Formatao
Tarefas, pginas e elementos de um projeto podem sofrer modificaes aps a insero em uma folha de dados ou em uma tabela, seja
para facilitar a organizao de informaes, ou, simplesmente, para facilitar a visualizao de grandes volumes de dados, grficos ou nmeros; fator essencial quando manipulamos ou apresentamos projetos de
grande porte. Modificaes como essas so chamadas de formatao.
A formatao tem por objetivo dar um rosto a um documento, a
um tipo de informao ou mesmo a um intervalo de dados, fazendo
com que dados mais importantes se destaquem, tornando mais simples nossa anlise. A maioria das opes de formatao do Microsoft
Project pode ser aplicada por meio da barra de ferramentas Formatao e dos menus Formatar e Ferramentas.

Formatao diferenciada de texto IMI s 11; I I! 11M1:11 I!


Para distinguir uma categoria de texto (as subtarefas de uma tarefa
de grande porte, por exemplo) de outros textos presentes no projeto,
possvel alterar a formatao de todos os textos da categoria desejada. Desde que no sejam os modos de exibio de formulrio, pouco
importa em que modo estamos trabalhando. Esse tipo de tarefa pode
ser cumprida com a ferramenta Estilos de texto.
1. No menu Exibir, dique no modo de exibio desejado. Para apli
car um modo de exibio no listado, dique em Mais modos de exibi
o, escolha o que for de seu gosto e, em seguida, dique em Aplicar.
2. No menu Formatar, dique em Estilos de texto. Depois, acesse
o menu suspenso Alterar item e dique no tipo de informao que de
seja alterar. Como exemplo, clicaremos na opo Ttulos semanais,
presente todas as vezes em que o modo de visualizao Calendrio
utilizado.
3. Logo aps, personalize o elemento a seu gosto, por meio das
opes Fonte, Estilo de fonte e Tamanho. Porm, lembre-se de que o
elemento deve ser destacvel, mas tambm deve ser de leitura fcil,
tanto na tela como em folha impressa. Portanto, evite "concepes ar
tsticas" e d preferncia a fontes de contornos bem definidos, como
Arial ou Times. O mesmo vale para as opes do menu suspenso Cor.

Verde-oliva e Azul-petrleo ficam bonitos na tela, mas dificultam a vi sualizao e a leitura.


4. Clique em OK para que as alteraes sejam realizadas. Para alterar a formatao de outro tipo de informao sem fechar a caixa de
dilogo, clique em um novo tipo de informao na caixa Alterar item
e selecione as opes de formatao desejadas.
Podemos atingir o mesmo efeito clicando com o boto direito do
mouse sobre uma caixa de texto, e selecionando, em seguida, a opo
Estilos de texto (Figura 5.1).

Formatando listas de tarefas


Com a opo Estilos de texto, tambm podemos aplicar formataes diferenciadas a um determinado conjunto de tarefas. Veja como:
1. V ao menu Exibir e clique em Grfico de Gantt. Nesse modo,
teremos acesso a uma tabela de listagem de tarefas, como vimos an teriormente (Figura 5.2).

2. Clique no menu Formatar, e, em seguida, na opo Estilos de


texto. Na caixa Alterar item, clique no tipo de informao a ser altera
da e selecione as opes de fonte, tamanho e cor que deseja dar-lhe.
No nosso caso, clicaremos na opo Tarefas da etapa, que ser for
matada com fonte Arial 9, em negrito, e com a cor vermelha.
3. Clique em OK e observe o resultado na figura a seguir (Figu
ra 5.3).

Com a ferramenta Pincel, localizada na barra de ferramentas Padro, podemos aplicar em outra tarefa as configuraes de uma tarefa
individual. Para utilizar esse recurso, clique no boto Pincel, selecione
a tarefa da qual deseja "clonar" a formatao e, em seguida, clique na
tarefa que quer formatar.

Formatao de barras e grficos 11MI i 11 IU i .1H b 11U


No modo de exibio Grfico de Gantt, tambm possvel formatar
as barras que exibem graficamente a durao e a importncia de uma
determinada tarefa. Diferente do que ocorre no Microsoft Excel, em que
dados e elementos grficos que os representam so tratados de forma
separada, como se fossem somente o resultado da utilizao de uma
ferramenta de desenhos, no Project, as barras grficas podem ser reconfiguradas a partir das tarefas da Lista de tarefas, ou a partir de qualquer outra fonte de dados que resulte na obteno de barras grficas.
1. Para fazer a formatao de uma^arra no modo de exibio Gr fico de Gantt, acesse a coluna Nome da Tarefa, na Lista de Tarefas
(rea em preto na Figura 5.4).

2. Selecione a tarefa que deseja alterar. Em seguida, v ao menu


Formatar e clque em Barra. Selecione, depois, a aba Forma da barra.
3. Essa tela dividida em trs sees (Incio, Meio e Fim) que cor
respondem s extremidades e ao meio da barra. Para fixar que a barra

deve ser iniciada com um determinado smbolo, dique no menu suspenso Forma da rea Incio e escolha o smbolo desejado.
fl. Em Tipo, preciso decidir se o objeto ter apenas uma moldura
(Com moldura), se ele ser formado por uma nica cor (Slido) ou se
ter um tracejado (Tracejada). Em Cor, possvel escolher uma cor
para aplicar a qualquer uma das opes. As modificaes podem ser
observadas na rea Exemplo, que, na verdade, oferece a visualizao
das modificaes que esto sendo feitas no objeto.
5. Na rea Meio, da mesma tela, dique em Forma para escolher a
espessura com que a barra ser representada. Em Padronagem, esco
lha a forma de preenchimento da barra: se escolher a cor preta, a barra
ser preenchida com uma nica cor, selecionada no menu suspenso
Cor. Se, pelo contrrio, a padronagem branca for marcada, a barra
possuir apenas o contorno da cor escolhida.
6. Se for de seu gosto, escolha um smbolo para finalizar a barra,
assim como fez em seu incio (passo 3). Clique em OK para finalizar a
formatao. Se for necessrio, o boto Redefinir faz com que a forma
tao volte ao seu status anterior.

Tambm podemos aplicar um nico padro de formatao a todas


as barras existentes em um Grfico de Gantt. Para tanto, siga o menu

Formatar > Estilos de barra. Em seguida, no campo Nome, procure


pela barra que deseja formatar e faa as alteraes desejadas. Clique
em OK para finalizar.

Tambm possvel utilizar essa opo para criar estilos de barra personalizados. Suponha, por exemplo, que fosse necessrio criar uma nova
barra para uma tarefa que ser feita por um funcionrio terceirizado:
1. Ainda na Janela Estilos de barra, dique no boto Inserir linha.
Logo aps, v ao campo Nome e d um ttulo ao estilo de barra. Clique
no sinal de visto (Figura 5.7) para que o novo estilo seja salvo.

Criando vnculos
perfeitamente possvei fazer o aporte de um elemento contido
em um documento de outro aplicativo do Microsoft Office para uma
folha de projetos do Project. Podemos, por exemplo, selecionar um
conjunto de tarefas controlado inicialmente em uma planilha de Excel
e, com os comandos Copiar e Colar, trazer toda a sequncia de clulas
para o Project.
No entanto, a operao no to simples se o documento anteriormente em uso no pode ser descartado e ainda mais se ele vai
continuar a ser utilizado (costuma-se dizer que o documento continuar ativo). Nesses casos, do ponto de vista operacional, a insero de
dados de um documento externo ao Project pode ser mais um problema do que uma soluo: atualizar o documento e o projeto significa
fazer duas vezes a mesma coisa, sem nenhum tipo de benefcio direto,
portanto, um retrabalho.
Como no para perder tempo que a capacidade de transferir dados entre aplicativos existe, foi criado o sistema de vnculos. Os vnculos permitem que um dado copiado de uma planilha do Excel ou do
banco de dados do Access sejam "espelhados" na folha de projetos
do Project, e no simplesmente colados. Assim, qualquer alterao
feita nos valores de uma planilha financeira, por exemplo, ser imediatamente refletida nas folhas do projeto que compartilhar seus dados.
1. Suponha que voc tenha uma planilha financeira com os valores
unitrios de todos os materiais necessrios para a execuo de uma
reforma em seu escritrio, bem como os valores totais gastos para
cada material, segundo as estimativas do arquiteto (Figura 5.8).

2. Agora, imagine que devemos repassar esses valores para uma


folha de projetos, no formato de Lista de Recursos; utilizado para nos
dar acesso a todos os custos, de matria-priraa e humanos, que te remos com a obra. Com relao ao nome dos materiais, basta copiar
as clulas do Excel em que eles esto inseridos, e, depois, apertar o
boto Colar na folha de projetos (Figura 5.9).

3. Para inserir os valores da coluna Custo Unitrio, na planilha do


Excel, na coluna Custo/uso, da Lista de Recursos do Project, clique^m
Copiar e alterne para a tela do Project. Porm, como queremos que os
dados possam ser compartilhados de uma maneira dinmica, selecionaremos os campos correspondentes s clulas copiadas do Excel.
4. Logo aps, abriremos o menu Editar e escolheremos a opo
Colar Especial. Aparecer uma tela homnima.
5. Nela, selecionamos a opo Colar vnculo (Figura 5.10) e clicamos em OK. Os dados j foram inseridos e vinculados aos campos.

6. Repita o mesmo processo com as demais colunas. Se existe uma


frmula de soma total na planilha do Excel, como vemos na Figura 5.9,
possvel vincular essa soma sua Lista de Recursos do Project, da
mesma maneira que vinculou os demais dados. A soma no ser vinculada como frmula do Excel (o Project no suporta essas frmulas),
mas como texto puro.
0 valor aparece por inteiro, em Reais (ou na moeda escolhida), pois
apenas a sada formatada para a planilha do Excel (o valor monetrio)
implantada, e no a frmula. A frmula pode ser alterada manualmente no campo da Lista de Recursos, mas isso far com que o vnculo com a planilha do Excel seja quebrado. O certo, portanto, alterar
os valores na tabela do Excel, aplicativo em que a frmula atualizada
automaticamente, e, dessa forma, o vnculo com o Project se encarrega de atualizar as modificaes.
Dica de organizao
Mantenha planilhas, bancos de dados e folhas de projeto ligados a
um mesmo assunto em um s diretrio central, divididos em diretrios segundo o tipo de arquivos: diretrio Planilhas para planilhas,
Controle de Projeto para folhas de projeto, e assim por diante.
Alm disso, subdivida cada um desses diretrios por assunto. Portanto, as planilhas de Excel ligadas s finanas do projeto ficaro
no subdiretrio Finanas. O mesmo procedimento deve ser aplicado ao Project e ao Access. Esse tipo de raciocnio parece complicar
as coisas? Se olhar com mais ateno, ver que no bem assim:
espere at ter de administrar mais de uma dezena de documentos
ou bases de dados para ver como a organizao pode facilitar seu
trabalho e, literalmente, contribuir para o seu sono.

Tarefas
primeira vista, pode parecer que basta digitar nomes de tarefas
em uma lista ou formulrio para que tenhamos uma folha de projeto pronta. Porm, isso no verdade. Atribuio e administrao de
tarefas possui fatores mais complexos do que simplesmente listar o
conjunto de atividades, indicando, ao lado, quem ser o responsvel
por cada uma delas. Se assim fosse, folhas de projeto no teriam razo
de existir (o Wordpad cumpriria perfeitamente a tarefa), e muito menos os administradores de projeto, pois tudo se resumiria simples
atividade de riscar o que j foi feito, e de inserir novas tarefas que
porventura apaream.
0 Project possui o modo Formulrio de Tarefas para controle detalhado de tarefas ou recursos individuais. A partir da criao de uma
lista de tarefas com o formulrio, possvel criar uma tabela no modo
Gannt Chart, acompanhando graficamente o desenrolar das tarefas.
Dessa forma, projetando o controle das tarefas, temos acesso a vrias
possibilidades de hierarquizao, o que permite um melhor controle
das etapas que temos de percorrer para terminar um projeto.
Nota: o Formulrio de Tarefas habilitado por meio do menu
Exibir > Mais Modos de Exibio > Formulrio de Tarefas.
1. Selecionada a opo Formulrio de Tarefas, dique em Aplicar.
2. No Formulrio de Tarefas (Figura 6.1), dique em Nome e digite o
nome pelo qual a tarefa ser conhecida. No nosso caso, escolhemos
Levantamento de material.

3. Em Durao, digite o total do perodo de trabalho necessrio para


concluir a tarefa. Esse perodo geralmente confere com o tempo gasto
do incio at o trmino da tarefa. Devemos tomar cuidado com as espe cificaes dos horrios de trabalho: as horas consideradas como aptas
ao trabalho so as mesmas definidas no modo Calendrio. Assim, se foi
decidido que sua equipe trabalhar todos os dias das 10 s 16 h apenas,
esse o tempo que ser computado no decorrer do projeto.
H. Para indicar que a tarefa ter uma durao de apenas alguns minutos, digite o valor do tempo que deseja dedicar tarefa (por exem plo, 20) e, logo ao lado, coloque a letra m. Se voc quer que a tarefa
dure algumas horas, digite a letra h ao lado do valor. Note na Figura
6.2 que, ao inserir em Durao um perodo de 20 horas, temos, aparentemente, mais horas do que as que gostaramos de reservar para
o trabalho.

5. Isso ocorre porque as horas levadas em conta so as horas tra


balhadas do projeto, e no o tempo que corresponde s ordens crono
lgicas. Se quer que o tempo computado faa referncia s horas cro
nolgicas, e no s horas de trabalho, crie um calendrio alternativo,
de 24 horasrabalhadas, e utilize-o no lugar do calendrio-padro.
6. Para faz-lo, abra o menu Ferramentas > Alterar Perodo til.
Clique, em seguida, no boto Novo.

7. Aparecer a janela Criar novo calendrio base. Insira o nome


que quer dar ao calendrio (no nosso caso, Nova contagem de tempo)
e dique, logo aps, na opo Criar uma cpia do calendrio. Selecione a opo 24 horas e dique em OK.
8. Agora, devemos selecionar os dias em que as configuraes de
calendrio personalizadas entram em vigor, ou tudo o que fizemos
anteriormente simplesmente no funcionar. Para tanto,dique no ca
lendrio da rea Data(s) selecionada(s) (Figura 6.4), ao mesmo tempo
em que mantm a tecla Ctrl pressionada. Para selecionar toda uma
sequncia de dias, dique no primeiro dia do calendrio especial, ao
mesmo tempo em que pressiona a tecla Shift do teclado. Depois, di
que no ltimo dia no qual o horrio especial deve figurar: todo o per
odo ser selecionado.

9. Em seguida, v at a rea Definir a(s) data(s) selecionada(s)


como e selecione a opo Perodo til no padro. No controle de
horas das colunas De: e At: insira 00:00 na primeira coluna e 23:59
na segunda. Clique em OK para efetuar as alteraes.
Se quer que a durao da tarefa permanea fixa independentemen te da quantidade de recursos especficos que lhe foram atribudos (as
chamadas atribuies), clique na caixa de verificao Controlada pelo
empenho. Se no escolher essa opo, o tempo da tarefa aumentar
ou diminuir, de acordo com os recursos alocados.

Alocao rpida de recursos


Por falar em alocao de recursos para executar uma tarefa, esse
tipo de atividade pode ser feita no prprio modo Formulrio de Tarefas. Aqui, preciso lembrar-se de que mostramos como funciona
uma Planilha de recursos, no tpico Modos de exibio. Pois bem:
quaisquer recursos (humanos ou materiais) listados em uma Planilha
de Recursos podem ser alocados para a execuo de uma tarefa, de
forma quase instantnea. Saiba como:
1. Clique em uma linha da coluna ID e digite um nmero de identi
ficao para o recurso. Esse ID importante, pois com ele possvel
identificar a utilizao de um determinado recurso apenas para uma
determinada tarefa, principalmente se aplicarmos filtros em relatrios.
2. Em seguida, clique na clula ao lado do ID preenchido, ou seja,
na coluna Nome dos Recursos. Aparecer um menu suspenso com
a lista de todos os itens presentes na Lista de Recursos criada ante
riormente. Se no foi criada uma lista com os recursos disponveis, o
menu estar em branco.
3. Escolha o recurso que deseja alocar. Depois, v coluna Unida
des. Aqui, especificamos quantas unidades do recurso sero utiliza
das para executar a tarefa. Por padro, as unidades so representadas
em porcentagem: uma maneira prtica de controlar recursos financei
ros ou relacionados a materiais fixos e recursos desgastveis, como
materiais de construo, papel, tinta e gasolina. No entanto, quando
tratamos de recursos cujo valor unitrio alto, ou quando falamos de
funcionrios indicados para uma tarefa pode ser mais adequado utili
zar um sistema de contagem decimal.

1. Para habilitar o sistema de contagem decimal, siga o menu Ferra


mentas > Opes e dique, em seguida, na aba Cronograma. Na linha
Mostrar unidades de atribuio como, selecione a opo Decimal.
Depois, dique em Definir como padro e, para confirmar, em OK.
2. Na coluna Trabalho, defina o tempo que ser gasto pelo recurso
citado para executar a tarefa descrita no formulrio. A esse procedi
mento d-se o nome de Tempo de alocao do trabalho. Por meio
dele, um recurso pode ser medido, assim como ocorre com a durao
de uma tarefa, por minutos, horas, dias ou meses, inserindo, para re
presentar cada perodo, o valor do tempo seguido da abreviatura que
representa a unidade de tempo vlida, por exemplo, m para minutos.
Voc deve ter notado que existem outros conjuntos paralelos ao
formulrio de tarefa, com as opes Nome da predecessora, Tipo e
Latncia. Essas opes dizem respeito ao andamento da tarefa como
parte de um conjunto maior de funes. Elas sero devidamente abordadas no Captulo seguinte, Escala de tempo de um projeto.

Escala de tempo de um projeto


As tarefas, assim como a movimentao de recursos, obedecem
a uma ordem cronolgica estabelecida. Alguns processos dependem
da execuo de outros, de modo que precisa existir uma linha do tem po bem montada para que no ocorra "atropelo" de tarefas, processos
em atraso ou superutilizao de recursos.
Para saber mais: superutilizao de recursos ocorre quando um
recurso fundamental em dois ou mais projetos ao mesmo tempo,
sendo que a soma das horas de utilizao nesses projetos maior
do que o volume de horas em que ele estar disponvel para o tra balho. Tambm existe superutilizao quando um recurso opera
por um longo perodo de tempo em dois trabalhos simultneos.
Como vimos na seo anterior, com o modo de exibio Formulrio
de Tarefas possvel controlar todas as tarefas presentes em um calendrio de projetos, definindo quais recursos estaro disponveis para o
projeto e em quanto tempo. At o momento, no entanto, no mostramos
como podemos interligar cada uma das tarefas do projeto, bem como
seus recursos. Em vista disso, para no haver confuso no ordenamen to dos processos, utilizamos as chamadas tarefas predecessoras.
Nota: predecessora toda a tarefa que tem incio ou fim antes
que outra seja posta em andamento. Tarefas predecessoras pos suem vnculos com tarefas anteriores.
1. No modo de exibio Formulrio de Tarefas, dique na coluna
Nome da predecessora. Clique no indicador do menu suspenso para
que apaream as tarefas disponveisno projeto.
2. Escolha a tarefa que deseja definir como precedente tarefa
atual. Em seguida, clique na coluna Tipo.
3. Essa coluna estabelece o tipo de relao dedependncia existen
te entre as tarefas. Se quer que a tarefa declarada na coluna Nome da
predecessora termine para que a tarefa listada no formulrio seja inicia
da, selecione a opo Tl (Trmino-a-lncio). Porm, se for necessrio

que a tarefa predecessora tenha incio para que a tarefa atual tambm
o tenha, selecione II (Incio-a-lncio). Em situaes em que a tarefa
predecessora deve terminar antes do trmino da tarefa atual, dique
em TT (Trmino-a-Trmino). Por ltimo, quando a tarefa predecessora
deve comear antes que a outra termine, escolha a opo IT (Inicioa-Trmino). necessrio criar vnculos s tarefas (veja mais adiante)
para que as escolhas sejam efetivas.
4. V para o campo Latncia. A latncia pode ser definida tanto
como um perodo de avano como um perodo de retardo para uma
determinada tarefa. Na prtica, um indicador para sabermos se a
tarefa est "adiantada" ou "atrasada". Assim, se a tarefa predecessora
Recursos terminasse dois dias antes do combinado, poderamos ano tar esse "adiantamento" digitando 2d (dois dias) na clula correspon dente da coluna Latncia.
Ao alterar o modo de exibio para Grfico de Gannt, note que j foi
inserido um vnculo entre a tarefa atual e sua predecessora de forma
automtica. Essa relao mostrada pela linha azul que sai da tarefa
predecessora (Figura 7.1) terminando na tarefa atual. Ao posicionarmos o cursor do mouse sobre a seta, recebemos informaes sobre o
vnculo representado.

Restries e atrasos
Os perodos de latncia no podem e no devem provocar confuso no desenvolvimento de um projeto. No entanto, exatamente isso
o que acontece se as indicaes de atraso ou adiantamento de um
processo no passarem de apontamentos textuais em um formulrio,
representados no Grfico de Gantt por meio de setas.
Para evitar que esses possveis acontecimentos transformem-se
em um transtorno para o administrador, o Microsoft Project pode optar pela criao de restries para a tarefa. As restries so aplicadas
sobre a tarefa como um conjunto de limitaes, e funcionam como
uma espcie de trava, impedindo o incio ou trmino da tarefa antes
de uma data ou prazo predeterminado.
Se a restrio no est associada a uma data especifica-la chamada de flexvel. Basta delimitar a quantidade de dias que devem anteceder o incio ou fim do projeto para criar a restrio. As restries
que tm uma data fixa como parmetro so chamadas de inflexveis.

Restries inflexves
1. Para criar uma tarefa com restrio inflexvel, siga o menu Exibir
> Grfico de Gantt.
2. Posicione o mouse sobre a linha com a tarefa at que o cursor
tome a forma de uma cruz branca. Clique duas vezes sobre a tarefa.
3. Aparecer a caixa Informaes sobre as tarefas, em que pos
svel no s conseguir informaes sobre a tarefa, mas tambm for
mat-la. Nesse momento, o que nos interessa so as opes que po
demos encontrar na aba Avanado.
4. Na rea Restringir tarefa, v at a linha Prazo final, e, em se
guida, clique no menu suspenso para ter acesso ao calendrio. Nele,
especifique uma data para o trmino da tarefa, clicando sobre o dia
desejado. Dessa forma, criamos uma restrio inflexvel que indica
que, em um dia predeterminado, a tarefa deve ser finalizada.
5. Podemos reforar a restrio mediante a rea Tipo de restrio.
No menu suspenso, clique em Deve terminar em e, em Data da restri
o, escolha o mesmo dia selecionado em Restringir tarefa.

6. Tambm possvel estabelecer que a tarefa deve comear em


um dia prefixado. Basta selecionar a opo Deve iniciar em, no mesmo menu suspenso, definindo a data desejada logo em seguida.

Restries flexveis
Ainda na caixa Informaes sobre a tarefa, encontraremos os recursos necessrios para criar tarefas com restries flexveis. Lem bramos que tarefas flexveis devem ser utilizadas somente quando
no existem tarefas predecessoras ligadas tarefa em que desejamos
aplicar esse tipo de restrio.
1. Na caixa Informaes sobre a tarefa, dique na aba Avanado.
Em seguida, v at a rea Durao e escolha o nmero de dias, horas
ou meses que deseja atribuir para a execuo da tarefa.
2. Depois, dique na opo Estimada. Ela estabelece que o prazo
no fixo e pode ser alternado com outras tarefas.
3. Em Tipo de restrio, selecione a opo No terminar depois
de. Logo aps, no calendrio suspenso da linha Data da restrio,
selecione a data que corresponde ao dia definido em Durao para o
trmino da tarefa.
4. Clique em OK para aplicar a restrio. Ao observar o Grfico de
Gantt, note que a tarefa editada com a restrio est assinalada com
um cone representando uma tabela com um sinal vermelho em seu
interior (Figura 8.1). O cone indica que a tarefa possui uma restrio de
trmino. Para ler a restrio, posicione o mouse sobre o cone citado.

5. Da mesma forma, quando criamos uma restrio de Incio da tarefa, ela ser representada por um cone com um ponto azul, no lugar
do vermelho (Figura 8.2).

6. Por ltimo, note que na rea das barras do Grfico de Gantt, uma
tarefa com restrio em seu trmino passa a ser representada por uma
seta verde voltada para baixo. Posicionando o mouse sobre essa seta,
possvel ler as caractersticas do trmino da funo. Para alterar a
formatao da seta, dique duas vezes sobre ela, para que surja a caixa
Formatar barra (Figura 8.3).

Atrasos
No entanto, e se o projeto atrasar? Ora, atrasos podem tanto ser
administrados como previstos com a ajuda do Microsoft Project.
Para administrar atrasos possveis, ou em pleno andamento, sem
que o projeto como um todo seja afetado, devemos definir uma margem de atraso para a tarefa (margem de atraso permitida) ou para o
projeto como um todo (margem de atraso total).
Margem de atraso o perodo de tempo em que uma tarefa pode
ser adiada sem afetar a data de trmino de outra tarefa ou do projeto.
A margem de atraso permitida o tempo que uma tarefa pode ser
adiada sem atrasar outra tarefa. A margem de atraso total o tempo
de atrasado permitido considerando o projeto como um todo.
1. Para ver o quanto uma tarefa pode ser atrasada sem compro
meter outras ou o andamento do projeto, siga o menu Exibir > Mais
modos de exibio.
2. Na lista Modos de exibio, dique em Gantt detalhado e, em
seguida, em Aplicar.
3. No menu Exibir, marque a opo Tabela e, em seguida, dique
em Atraso. Na parte grfica do modo de exibio, a margem de atraso
ser representada como barras finas direita das tarefas, com os va
lores do atraso ao lado das barras de Gantt.
4. Na tabela, observe a coluna Margem de atraso permitida para
ver em quanto tempo uma tarefa pode atrasar sem comprometer tare
fas das quais ela predecessora.
5. Para alterar a margem de atraso possvel em uma tarefa, dique
duas vezes sobre o campo com o valor do atraso, na coluna Margem
de atraso permitida. Aparecer a caixa Informaes sobre a tarefa
de resumo.
6. Clique na -aba Predecessoras e procure a tarefa predecessora
da tarefa atual. Marque o campo Latncia e espere que surjam duas
setas direita do campo. Utilize essas setas para aumentar ou diminuir
o atraso da tarefa.

Observao: a margem de atraso permitida deve ser utilizada para


determinar se possvel o atraso da tarefa. Ao marcarmos o valor
0 (zero), o Project passa a admitir que a tarefa no pode atrasar.

Atrasos e trabalho total


Porm, como saber, de fato, o quanto um funcionrio trabalhou
desde o incio de um projeto, ou quanto um recurso foi utilizado, so bretudo devido a ocorrncia de perodos de atraso? Em planilhas do
Excel, seria possvel fazer uso da opo Autosoma ou, em solues
mais sofisticadas, montar funes matemticas que faam a contagem de todo o perodo, incluindo os atrasos. No Microsoft Project,
uma tarefa como essa pode ser feita de forma automtica, a partir das
ferramentas de controle de trabalho real, tambm chamadas de "con trole de dados efetivos". Saiba como habilit-las:
1. Para habilitar a contagem de trabalho real, siga o menu Exibir >
Mais modos de exibio > Uso da tarefa.
2. Clique novamente no menu Exibir e, depois, em Tabela Uso.
Selecione a opo Trabalho (Figura 8.4).

3. No campo Real, digite ou selecione o trabalho real das atribuies de recurso que voc deseja atualizar (Figura 8.5). Note que a incluso do tempo real de trabalho diminui a quantidade de trabalho exi bida na coluna Restante. Da mesma maneira, a coluna % trab. concl.
(Porcentagem de trabalho concludo) atualizada automaticamente.

Para uma melhor visualizao dos ndices de trabalho real em um


projeto, dique com o boto direito do mouse na tabela de Detalhes
(Figura 8.6) e, em seguida, selecione a opo Trabalho real. possvel
mostrar o custo real de cada uma das tarefas com os mesmos recur sos, porm, clicando em Custo real em vez de Trabalho real.

Etraircis
Etapas so pontos de referncia que servem para marcar eventos
considerados importantes em um projeto. Estes eventos seriam capazes de monitorar o andamento do projeto com um todo. Na prtica, a
diviso de um grande plano em etapas pode ajudar a organizar projetos de grande porte.
Em um Grfico de Gantt, qualquer tarefa com durao igual a zero
exibida automaticamente como uma etapa. A montagem de um processo por etapas obedece aos passos a seguir:
1. No menu Exibir, dique em Grfico de Gantt.
2. Digite 0 (zero) no campo Durao da tarefa da atividade (tarefa)
que deseja transformar em uma etapa. Aperte a tecla Enter para que
as alteraes tenham efeito.
3. A tarefa ser visualizada, no Grfico de Gantt (Figura 9.1), como
um losango em preto: configurao-padro, que pode ser alterada
com um dique duplo sobre o objeto.

Etapas com durao


Algumas etapas do projeto precisam de um tempo determinado,
uma durao. Auditorias, leituras de documentao e inventrios de
ferramentas so etapas importantes, s vezes vitais, para complementar um projeto. No entanto, todas devem possuir um perodo delimitado de aplicao, justamente para evitar atrasos. Algumas equipes
conseguem cumprir rigorosamente todos os prazos de um projeto,
para, logo depois, perder-se em um longo perodo de auditoria. Este
tipo de problema acaba fazendo o projeto naufragar ou, o que por vezes pior, perder a credibilidade.
Uma outra situao possvel: muitos projetos, quando terminados,
so repassados para uma equipe de trabalho paralela, responsvel
pela auditoria de aprovao. Essa aprovao - na verdade um "passar
de olhos" detalhado em tudo o que foi feito - costuma ser a etapa final
de um projeto, porm, aqui vale o mesmo que foi dito nos pargrafos
anteriores: aprovaes ou auditorias no podem demorar tanto a ponto de comprometer o projeto.
1. Para que uma etapa possua durao maior do que 0 (zero), di
que, na tabela, com o boto direito do mouse sobre a tarefa, ou na
barra de Gantt correspondente tarefa, selecionando, em seguida, a
opo Informaes sobre as tarefas.
2. Clique na aba Avanado. Na seo Durao, insira a durao
da tarefa, seguindo a notao do Project: d para dias, m para minu
tos etc.
3. Marque a caixa de seleo Marcar tarefa como etapa do projeto.
Clique em OK para efetuar a alterao

Grupos e listagens de etapas


0 Project 2003 contm grupos predefinidos de tarefas ou recursos, utilizados para categorizar e exibir informaes acumuladas sobre tarefas, recursos ou etapas. Neste ltimo caso, temos a exibio
de tarefas, entendendo-as ou no como etapas. No h discriminao
entre as etapas com durao igual a zero e as etapas com um tempo
definido previamente.

1. Para criar um grupo que liste etapas, abra o menu Exibir e dique
no modo de exibio desejado. Para agrupar tarefas ou etapas, selecione os modos Planilha de Tarefas, Grfico de Gantt ou Uso daTarefa.
Se deseja agrupar recursos, selecione os modos Planilha de Recursos
ou Uso do Recurso.
2. V ao menu Projeto e dique em Agrupar por. Escolha a opo
Etapas. Note: apenas as tarefas que so etapas sero mostradas na
tabela (Figura 9.2).

3. possvel criar agrupamentos com mais de um critrio. Para tanto, dique em Projeto > Agrupar por e, depois, em Personalizar > Agrupar por. Na linha Agrupar por, mantenha a opo Etapa (Figura 9.3).

4. Clique na linha Segundo critrio e, em seguida, acione o menu


suspenso da linha Nome do campo. Aqui, escolha o critrio que dese
ja utilizar para agrupar as etapas. Se, por exemplo, quisssemos que
as diferentes etapas existentes no projeto fossem listadas segundo
sua concluso, bastaria selecionar a opo % concluda (porcenta
gem concluda).
5. Em Ordem, podemos escolher se as etapas sero mostradas em
ordem Crescente (as com menor porcentagem de concluso primei
ro) ou Decrescente (as tarefas com maior taxa de concluso so lista
das primeiro).
6. possvel alterar o layout do agrupamento, clicando na linha de
cada critrio. Depois, clique em Fonte, ou Cor da clula, para alterar
as caractersticas desejadas. Lembre-se de escolher combinaes que
sejam, ao menos, legveis.
7. Clique em OK para finalizar o processo.

Definio de recursos
A listagem dos recursos disponveis uma parte essencial da ges to de um projeto. Sem uma correta disposio de recursos humanos
e materiais, um projeto tem pouqussimas chances de dar certo.
Depois de dividir o projeto em tarefas e etapas, essencial saber
com que fora de trabalho, representada pelos recursos, podemos contar. No momento da montagem da folha de projetos, recursos e etapas
podem ser facilmente alterados ou redimensionados. No entanto, essa
facilidade no ocorre com a gesto de recursos. A sada de um profis sional ou a superutilizao de uma determinada ferramenta so capazes
de "bagunar" um projeto ou de deix-lo sem chance de recuperao.
Para definir a quantidade exata de recursos necessrios em um
projeto, podemos utilizar a ferramenta Criar equipe da empresa.
1. No menu Exibir, dique em Planilha de recursos. Logo aps, siga
o menu Exibir > Tabela > Entrada.
2. No menu Ferramentas, dique em Criar equipe da empresa. Utili
ze a caixa de dilogo que aparecer logo aps para fazer uma filtragem
dos recursos que deseja utilizar. A lista de recursos filtrados exibida
na coluna Recursos da empresa. Todo recurso que j estiver contabili
zado na sua equipe de projeto estar relacionado na coluna Recursos
da equipe.
3. Depois, marque a caixa de seleo Disponvel para trabalhar. Ela
indica recursos que possuem fora de trabalho (em porcentagem) ou
tempo livre para participar de outras tarefas.
4. Informe o tempo necessrio para que um recurso fique dispo
nvel ao trabalho e, depois, selecione o intervalo de datas nas caixas
De: e At:.
5. Na coluna Recursos da empresa, selecione o recurso que deseja
adicionar ao projeto e dique em Adicionar. Para selecionar vrios recur
sos, mantenha a tecla Ctrl pressionada e dique naqueles que desejar.
A essa altura, o leitor deve ter percebido que a criao de uma
equipe subentende uma lista de recursos j existentes. Porm, no h
motivo para susto: a seo Configurao mostra-nos, em detalhes,

como montar manualmente uma Planilha de Recursos, e supomos que


a maioria dos administradores de projeto opta por fazer o mais simples primeiro, ou seja, criar uma lista de recursos genrica e fcil de
consultar antes de partir para operaes mais complexas.

Ordenao de recursos
Aps a criao da tabela de recursos, podemos utilizar algumas
ferramentas administrativas que facilitam a visualizao da atualizao
ou da disponibilidade dos recursos. Uma das maneiras mais simples
de classificar um recurso com o critrio alfabtico.
1. Na Folha ou Planilha de Recursos, dique no menu Projeto e, logo
aps, em Classificar. Assim, abrimos a caixa homnima (Figura 10.1)

2. Na linha Classificar por, selecione a opo Fontica.


3. Escolha a opo Decrescente, se quiser uma listagem iniciada
com as ltimas letras do alfabeto, ou Crescente, se quiser uma lista
gem iniciada a partir da letra A, ou do nmero 0 (zero), se os nomes
dos recursos so iniciados-por algarismos.
4. Se deseja uma classificao simples, basta, ento, clicar em
Classificar. No entanto, se pretende fazer uma listagem permanente,
seguindo a ordem de classificao anteriormente definida, dique em
Renumerar recursos permanentemente.

5. Tambm podemos fazer com que essa classificao seja vlida


apenas para a folha de projeto atualmente aberta, clicando em Classificar recursos por projeto.

Compartilhamento de recursos
Quando criamosum novo projeto, podemos utilizar a lista de recursos de um projeto j em andamento. Devido a ferramentas fornecidas
pelo Project, possvel compartilhar recursos, inclusive com detalhamento da porcentagem dos recursos utilizados em conjunto com os
demais projetos, e tudo em menos de cinco minutos.
1. Abra o projeto em que deseja aportar os recursos. Em seguida,
v ao menu Exibir e selecione a opo Planilha de recursos.
2. Em seguida, abra o projeto com a lista de recursos que deseja
compartilhar. Esse projeto, a partir de agora, ser chamado de projeto
dopool de recursos, pois dele retiraremos referncias para a listagem
de outros processos.
3. Volte ao projeto que ser repositrio dos recursos. Siga o menu
Ferramentas > Compartilhamento de recursos. Cliqueem Compar
tilhar recursos.
4. Aparecer a janela Compartilhar recursos (Figura 10.2). Ela per
gunta se queremos adicionar recursos prprios, ou se queremos inse
rir recursos de um projeto j existente. Ciique na opo Usar recursos
e, na linha De:, selecione o nome do projeto que pool de recursos.

5. V a rea Em caso de conflito com informaes sobre recursos


ou calendrio, e selecione a opo O participante do compartilha
mento tem prioridade, se quer que todos os recursos sejam passados
de forma indiscriminada para o novo projeto, independentemente da
quantidade ou disponibilidade de recursos que podem ser utilizados
para a montagem da tabela.
6. Se quisermos que os recursos utilizados majoritariamente pela
tabela que opool de recursos no se tornem disponveis para o novo
projeto, dique em O pool tem prioridade, e, depois, em OK.
7. A partir de agora, tudo o que for mudado em uma das listagens
de recursos (incluindo taxas de utilizao e valores monetrios) tam
bm ser alterado na outra tabela.
Cuidado: as alteraes incluem o uso de smbolos monetrios e a
formatao visual (cor das clulas, fonte etc).

Custo fixo de tarefas e recursos


Ao listarmos os recursos, pode ser necessrio definir um custo fixo
para um determinado tipo de recurso, seja um recurso material ou
humano. No caso dos recursos materiais, comum que a definio
de custos fixos diga respeito a uma dada matria-prima, ou a um ele mento de produo, do qual conseguimos obter um custo invarivel,
independentemente do sistema ou do processo empregado.
Com relao aos recursos humanos, os custos fixos dizem respeito, normalmente, ao valor de cada hora trabalhada, ou ao valor estipulado para horas extras e horas tratadas como prestao de servio
"extraordinrio", expresso muito comum quando trabalhamos com
profissionais autnomos em um projeto.

Custo de tarefas
0 maior problema quando tratamos dos recursos de um projeto est
no custo total de uma tarefa, no de um material. Para a aprovao de
um projeto, costuma-se pedir uma contagem "justa" do custo de cada
tarefa: custos computados como variveis raramente so admitidos.
1. Para criar uma tarefa com custo fixo, abra seu projeto e, no menu
Exibir, dique em Grfico de Gantt.
2. Ainda no menu Exibir, dique em Tabela e, depois, em Custo.
3. Selecione a tarefa para a qual deseja definir um custo fixo. Para
tanto, dique no campo correspondente da coluna Nome da tarefa. Em
seguida v ao campo Custo fixo e digite o valor desejado (Figura 11.1).

Custo fixo de materiais


Para a insero de custos fixos de materiais, o processo um pouco mais complicado, mas no impossvel de ser feito.
1. Abra o projeto e, no menu Exibir, dique em Planilha de recursos.
2. Ainda no menu Exibir, dique em Tabela, e selecione a op
o Entrada.
3. Selecione o recurso material para o qual voc deseja atribuir um
custo fixo, ou digite seu nome, se for um novo recurso. Em seguida,
dique em Tipo e selecione a opo Material.
4. Em Rtulo do material, digite uma unidade de medida para o
recurso. Novamente, por motivos estranhos, a abreviao de tonelada
(t) e metros (m) no aceita.
5. Em Taxa padro, digite um valor para o material. A Taxa padro
define um custo fixo para o material. Se no forem cumpridos os passos
seguintes, a taxa-padro assumida como custo fixo de um material.
6. No entanto, pretende-se que algumas variveis de custo sub
sistam para um mesmo tipo de material. Clique com o boto direito
do mouse sobre o campo do recurso para o qual deseja definir vrios
valores, e, logo aps, em Informaes sobre o recurso.
7. Depois, clique na aba Custos e observe suas tabelas. Elas so
utilizadas para definir as variaes de custo para o recurso cujo nome
mostrado na linha Nome do recurso (Figura 11.2). A tabela A (pa
dro) possui a taxa-padro do recurso, ao passo que as demais tabe
las podem conter as taxas ou valores paralelos.

8. possvel fazer com que uma taxa seja vlida apenas para uma
determinada data. Para tanto, basta clicar em Data efetiva e, logo
aps, escolher uma data no calendrio presente no menu suspenso.
Essa opo til para quem trabalha com recursos que variam de
acordo com o valor de moedas estrangeiras, como o dlar, combust
veis ou energia eltrica.
9. As demais tabelas so utilizadas apenas como extenses da ta
bela A (padro). Cada tabela suporta apenas 25 linhas de variao.

Um custo fixo para todo o projeto


Enfim, em algumas situaes, os responsveis pela aprovao do
projeto no querem saber de detalhes. Eles querem saber apenas
quanto o projeto, como um todo, vai custar. Se voc no se importa de
cair nessa armadilha disfarada de facilidade (real inteno desse tipo
de pedido), o Project permite a fixao de um custo para o projeto.
1. No menu Exibir, selecione a opo Grfico de Gantt. Em segui
da, selecione, no mesmo menu, as opes Tabela e Custo.
2. Abra o menu Ferramentas e dique em Opes. Depois, dique
na aba Exibir.
3. Na rea Opes de estrutura de tpicos para <nome do proje
to, selecione a opo Mostrar tarefa de resumo do projeto.
fl. Em seguida, acesse a aba Clculo e em Opes de clculo do
Microsoft Office Project, dique em Projeto ativo.
5. Clique em OK. De volta tabela, dique no campo Nome da tarefa e selecione a opo Tarefa de resumo do projeto. Depois, em Custo
fixo, digite um valor para todo o projeto.
Para saber mais: uma tarefa de resumo de projeto funciona como
uma espcie de "rtulo" de identificao, com informaes sobre
a durao, o trabalho e os custos de todas as tarefas do projeto.
A tarefa de resumo do projeto aparece na parte superior da folha
de projetos, com o nmero de identificao 0 (zero). Ela ainda
mostra a linha do tempo do projeto do incio ao fim. Confira como
criar uma tarefa de resumo no prximo tpico.

Tarefa de resumo de projetos


A tarefa de resumo de projetos, apresentada na seo anterior,
pode ser utilizada tanto para definir um custo fixo para um determi nado projeto, como para dsscobrir o custo ou os prazos efetivos de
um projeto em andamento. Tais recursos podem ser utilizados como
uma espcie de "conscincia" do projeto, mostrando como andam os
atrasos, a utilizao do material e quanto, efetivamente, foi gasto at o
momento. Saiba como habilitar essa ferramenta:
1. Abra o menu Exibir > Gantt Chart. Em seguida, clique em Exibir
> Tabela > Custos.
2. Agora, siga o menu Ferramentas > Opes > Exibir. Na rea
Opes de estrutura de tpicos para <nome do projeto, clique em
Mostrar tarefas de resumo e em Mostrar tarefa de resumo do projeto

3. Clique em OK. Note que, na rea da tabela do modo Gantt Chart,


todas as outras tarefas passaro a ser precedidas da tarefa Projecti

(ou qualquer outro nome que voc d ao seu projeto). Se no con seguir visualizar as subtarefas abaixo da tarefa de resumo, dique na
barra de resumo e, em seguida, no sinal de soma (+) ao lado da tarefa.
Pressionara boto Mostrar subtarefas tem o mesmo efeito.
4. Na coluna Custo fixo, podemos definir um custo fixo para todo
o projeto, ou, simplesmente, visualizar o custo j existente. Tambm
possvel comparar o custo atual com o custo de plano do projeto.

Plano de linha de base


Uma linha de base o conjunto de datas de incio e de trmino
originais de um projeto. Com este recurso, tambm contemplamos
duraes de tarefas, de trabalho e estimativas originais de custo, ante riores ao primeiro salvamento da folha de projetos, momento em que
este passa a ser definido como um projeto fechado. A linha de base,
portanto, o ponto de referncia por onde medimos as alteraes rea lizadas desde o incio do projeto. Saiba, a seguir, como criar e salvar
um plano de linha de base, lembrando que esse procedimento deve
ser efetuado no incio do projeto, para que possam ser feitas as com paraes devidas.
1. No menu Exibir, dique em Grfico de Gantt. Depois, com o
mouse, selecione as tarefas que deseja adicionar sua linha de base,
associado presso da tecla Shift. Se quer selecionar tarefas no-adjacentes (no muito prximas umas das outras) em sua linha de base,
utilize o mouse junto com a tecla Ctrl.
2. Siga o menu Ferramentas > Controle > Salvar linha de base.
3. Aparecer a janela Salvar linha de base. Clique na opo hom
nima e em Linha de base. possvel salvar at 11 lintias de base, com
configuraes diferentes, no mesmo projeto.
4. Na rea Para, clique em Tarefas selecionadas. Se quiser que os
dados atualizados da linha de base que correspondem s tarefas se
lecionadas (bem como de suas subtarefas e tarefas vinculadas) sejam
acumulados nas tarefas de resumo dessas tarefas, marque a caixa de
seleo Para todas as tarefas de resumo.

1. Para que os dados selecionados da linha de base das tarefas de


resumo sejam atualizados de forma a refletir excluses de subtarefas
ou adies de tarefas cujos valores da linha de base voc j tenha
salvo anteriormente, marque a caixa de seleo De subtarefas para
tarefa(s) de resumo selecionada(s).
5. Se quiser criar uma linha de base para o projeto inteiro, em vez
de contemplar apenas algumas tarefas, v at Para e selecione a op
o Projeto inteiro. Clique em OK para finalizar.

Comparao com custos de linha de base


As linhas de base tambm podem se tornar um importante sub sdio para mostrar em que pontos as alteraes do projeto esto se
distanciando com maior nfase do projeto original. O Project permite
que os custos atuais (chamados de custos reais) do projeto em andamento sejam comparados com os custos da linha de base, dividindo,
inclusive, o progresso dos custos em fases.
1. No menu Exibir clique em Uso da Tarefa. Em seguida, clique, no
vamente, no menu Exibir, selecionando, dessa vez, as opes Tabela,
e, depois, Custo.
1. No menu Formatar, clique em Estilos de detalhe.

3. Na coluna Campos disponveis, dique sobre as opes Custo


real, Custo da linha de base e Custo. Pressione o boto Mostrar para
adicionar esses campos tabela Uso da Tarefa. Clique em OK para
finalizar. O resultado obtido semelhante ao da Figura 12.3.

Resolvendo conflitos de recursos


Mais do que montar um projeto e fazer o controle dirios dos gastos, um controle de recursos pode ser decisivo para que tenhamos
sucesso ou fracasso em um projeto. Recursos no so inesgotveis,
nem podem ser remanejados, bem no final do projeto, para darmos
uma "ajeitada" nas colunas da folha de dados...
Quando recursos esto sendo compartilhados em um pool de
recursos, o prprio Project encarrega-se cre avisar ao administrador quando h conflito na utilizao de um recurso entre dois ou
mais projetos.
Nota: leia os tpicos Definio de recursos e Custo fixo de tarefas
e recursos para mais informaes.
Da mesma maneira, o Project pede que o administrador eleja o projeto que ter prioridade sobre o uso dos recursos. Isso feito, a resoluo de todos os conflitos de recursos pender para o projeto selecionado como prioritrio.
Quando uma tabela no participa de um pool, ou quando os recursos foram simplesmente transportados a partir de uma tabela do
Excel, a melhor forma de analisar e administrar um conjunto de recursos pode no ser a mais automtica. Os ensinamentos a seguir
mostram-nos como adicionar e administrar manualmente os recursos
de um projeto.
1. Abra sua folha de projetos e, em seguida, dique em Exibir >
Planilha de Recursos.
2. Tambm no menu Exibir, dique em Tabela, opo Entrada,
para criarmos um layout que possibilite a insero de novos recursos
ao projeto.
3. Digite o nome do recurso que deseja adicionar ao projeto em um
campo vazio da coluna Nome do Recurso. Depois, d um dique duplo
sobre o campo.
fl. Ser aberta a janela Informaes sobre o recurso. Na aba Geral, acesse a rea Tipo de reserva e escolha entre Comprometida e

Proposta. Recursos propostos so todos os recursos com marcao


provisria, inseridos no projeto para fins de planejamento. Recursos
comprometidos dizem respeito a todo recurso formalmente alocado
para uma determinada tarefa do projeto, ou seja, so recursos "oficialmente" utilizados no projeto. Escolha a opo Proposta sempre que
precisar inserir um novo recurso na tabela, substituindo-a por Comprometida somente com o trmino da insero de recursos.
5. No campo Grupo, podemos criar um grupo para reunir este re
curso e alguns outros de seu gosto. possvel agrupar recursos que
tenham um mesmo objetivo, como, por exemplo, criar o grupo Muro
no recurso Tijolo, e compartilh-lo com os recursos Cal e Cimento,
ou recursos de um mesmo tipo, mesma procedncia, que ainda no
foram pagos etc.
6. No campo Unid. Mximas (Unidades Mximas), podemos defi
nir a porcentagem ou a quantidade mxima por unidade com a qual
o recurso pode ser utilizado para cumprir uma determinada tarefa.
Quando for incluir uma unidade por extenso, insira apenas numerais.
No caso de recursos de trabalho, como abreviaes de palavras ou
de unidades de tempo (horas, minutos, semanas), saiba que simples
mente no so aceitos e, se necessrios, devem ser inseridos na colu
na Unidade do Material.

Delimitao de uso
O uso de um determinado recurso por uma tarefa pode ser delimitado manualmente mediante a manipulao dos modos de visualizao e com os devidos ajustes nos atributos de alguns recursos.
Veja como:
1. No menu Exibir, dique em Uso dos Recursos. Nesse modo, os
recursos esto agrupados de acordo com as tarefas pelas quais esto
atribudos. Em tarefas para as quais no h recursos atribudos no
surge um sinal de soma (+) esquerda.
2. Selecione na coluna Nome da tarefa o recurso para o qual deseja
aplicar um ajuste. Depois, v para a diviso de fases, uma folha amare
la que mostra a progresso cronolgica da tarefa, do lado direito<ios
modos de exibio Uso da Tarefa e Uso do Recurso.

Grficos
A utilizao macia de recursos e sua disposio tambm podem ser
representadas graficamente. O Project possui ferramentas que permitem
transformar em grficos colunas e campos, assim como no Excel. A
diferena fica por conta da qualidade dos grficos e da maior exatido
que atingimos: os grficos do Project so automaticamente atualizados
todas as vezes em que a utilizao de um recurso ou os planos para uma
tarefa so alterados. Alm disso, os grficos do Project podem abranger
perodos de vrios anos. So necessrios, apenas, os dados a serem
vistos e, devido ao tamanho, a utilizao dos botes Mais zoom e Menos
zoom na Barra de Ferramentas Formatao.
1. Para colocar um grfico de utilizao de recursos ou de tare
fas em seu projeto, dique no menu Exibir, e, em seguida, selecione a
opo Planilha de Recursos (para visualizar recursos) ou Grfico de
Gantt (para visualizar tarefas).
2. Depois, abra o menu Janela > Dividir. 0 resultado ser parecido
com o que vemos na figura a seguir:

3. Isso feito, dique no painel inferior e no menu Exibir, selecionando o modo Grfico de Recursos. Observe o visual da tela na Figura 14.2.

4. Habilite o menu Formatar e dique em Estilos de barra. Na rea


Recursos selecionados, Disponibilidade de recursos, escolha a op
o mais adequada s suas necessidades. Na maioria das vezes, a
opo Mostrar como barra a mais satisfatria e a mais simples
de visualizar.
5. Em Recurso > Disponibilidade de recursos, podemos utili
zar, novamente, o padro de barras, criando um ambiente de con
frontao, em que as barras de todos os recursoe disponveis sero
mostradas em paralelo com as barras especficas de um determina
do componente.
6. claro que para uma melhor visualizao dessas colunas o ideal
diferenci-las. Isso pode ser feito com um simples dique em Cor,
definindo cores diferentes para cada barra (Recursos selecionados).

7. Para obter um maior contraste, possvel alterar o preenchimento das barras, clicando em Padronagem. Para situaes em que o relatrio tem de ser realmente "limpo", ou em que a ordem do dia no
gastar tinta de impresso, possvel definir cores apenas para a linha
de subscrio, selecionando a cor branca em Padronagem. O resultado fica parecido com o que vemosna Figura 14.3.

8. Para exibir o valor numrico de cada grfico na parte inferior dos


grficos, marque a caixa de seleo Mostrar valores. Para mostrar
uma linha que indique a disponibilidade de recursos individuais, mar
que a caixa de seleo Mostrar linha de disponibilidade.
9. Clique em OK. Para visualizar um recurso diferente dos que es
to atualmente em utilizao, clique sobre o recurso desejado e selecione-o. Com um arraste domouse, podemos selecionar mais de um
recurso simultaneamente.

Escalas de tempo de grficos


0 leitor deve ter notado que os grficos so guiados por uma linha
temporal que demonstra, em ordem cronolgica, quais recursos esto

sendo utilizados ou dsponibilizados no decorrer de cada tarefa. Com a


ajuda da ferramenta Escala de tempo, essa linha pode ser ajustada de
acordo com as necessidades do projeto.
1. Primeiramente, dique sobre a tabela em que os dados esto
contidos, e no na rea de grficos. Em seguida, dique no menu For
matar > Escala de tempo.
2. Note que existem trs abas: Camada superior. Camada interme
diria e Camada inferior. Cada uma corresponde a uma "camada" da
linha do tempo utilizada no grfico, cabendo, normalmente, superior
o controle das semanas, intermediria o controle dos dias e inferior
o controle das horas.
3. Em nosso caso, vamos clicar na aba Camada intermediria.
Logo aps, clicaremos na aba Unidades para substituir a contagem do
tempo por uma opo de nosso gosto. As opes so: Anos, Minutos,
Trimestres, Semestres e Perodos de dez dias.
4. Em Contagem, insira um nmero para delimitar a frequncia
com que os rtulos de tempo sero representados na tela. Se, por
exemplo, foi escolhida a unidade Dias, com o nmero 3 em Conta
gem, sero mostradas referncias separadas de trs em trs dias.
5. Em Opes de escala de tempo, podemos escolher o nmero de
camadas que podem ser aplicadas linha do tempo. Para criar uma li
nha com controle de ano, ms e dia, por exemplo, devemos selecionar
a opo Trs camadas (superior, intermediria e inferior).
6. Em Tamanho, possvel definir a quantidade ezoom da tabela.
O ideal para uma boa visualizao variar entre 100 e 150%.
7. Para basear os rtulos da escala de tempo nas configuraes de
ano fiscal, marque a caixa de seleo Usar ano fiscal. Para basear os
rtulos no calendrio, desmarque-a.
8. Se foi criada uma linha do tempo com mais de trs camadas,
configure as demais abas. Em seguida, dique em OK. O resultado
pode ser visto na Figura 14.4.

Replanejando atvidades (pico,


disponibilidade, custo e trabalho)
Por vezes, com os grficos mo, possvel notar algumas inconsistncias no que diz respeito utilizao do tempo e dos recursos.
Na maioria dasvezes, essas inconsistncias indicam perodos de pico
de utilizao seguidos de perodos de inatividade, superalocao de
recursos, custos excessivos destinados a uma tarefa simples, ou a verificao de um tempo exagerado com uma mesma ferramenta.
Problemas como esses podem ser resolvidos com ferramentas e
indicadores fornecidos pelo prprio Project. Qualquer recurso pode
ser programado para ser reposicionado ou redistribudo, assim como
qualquer tarefa pode ser reformulada em custos e trabalho.

Conhecendo os indicadores
O primeiro passo para um remanejamento eficiente de atividades e
recursos aprender a utilizar e reconhecer os alertas enviados pelos
indicadores do Project. Os indicadores so cones que representam
informaes relativas a uma tarefa ou recurso, alertando o administrador para problemas relacionados com esses elementos. Os indicadores so mostrados no campo Indicador (Figura 15.1), esquerda do
campo Id na maioria das tabelas.

Neste Captulo, estes so os indicadores que nos interessam:


ES Redistribuio: informa que alguns conflitos ou superalocaes tm de ser solucionados, pois esto atrasando ou dividindo uma
determinada tarefa;

S Prazo inconsistente: mostra que a tarefa terminar em uma


data fora do prazo estabelecido, por conta de atrasos ou sublocao
de recursos;
S Restrio inflexvel: indica que a tarefa no pode ser alterada
porque est atrelada a uma data com uma das seguintes situaes:
Deve terminar em, Deve iniciar em, No terminar antes de. No ter
minar depois de, No iniciar antes de e No iniciar depois;
EU Restrio moderamente flexvel: mostra que a tarefa pode
ser ajustada em alguns de seus parmetros. As restries desse gru
po so: O mais breve possvel, O mais tarde possvel, No terminar
antes de. No terminar depois de, No iniciar antes de e No iniciar
depois de;
H3 Atraso: a tarefa no foi agendada ou no foi concluda no pra
zo determinado;
[H Sem insero: a tarefa possui calendrios de recursos e eta
pas sem insero de dados (vazios);
H Delimitao: o trabalho foi distribudo de acordo com um pla
no de delimitao crescente. A delimitao define de que modo o tra
balho feito por um recurso ou uma atribuio ser distribudo ao longo
do tempo;
[|: o trabalho da atribuio est distribudo de acordo com uma
delimitao de sino;
H: o trabalho da atribuio est distribudo de acordo com uma
delimitao de pico duplo;
H: o trabalho da atribuio est distribudo de acordo com uma
delimitao de pico inicial.
@: o trabalho da atribuio est distribudo de acordo com uma
delimitao de pico final.

Picos e disponibilizao de recursos


Quando um dos indicadores mostrados anteriormente surgir em
uma tabela, bom prestar ateno. Detectado o problema, possvel,
de uma forma simples, empregar o prprio Project para remanejar dados, impedindo, por exemplo, atrasos por insuficincia de recursos.
1. Clique em Exibir > Uso dos Recursos, para visualizar todas
as atribuies e alocaes de recursos, bem como os indicadores a
elas associados.

2. Os recursos em vermelho (Figura 15.2) esto superalocados. Por


isso, vemos o indicador mostrando que a tarefa deve ser redistribuda.

Os recursos em preto esto alocados com a capacidade mxima


ou abaixo dela.
3. Seja como for, observe o recurso ou tarefa que parece ter incon
sistncia, fazendo a leitura do volume de trabalho atribudo em relao
a escala de tempo. Note que em alguns casos o tempo de trabalho
e os custos esto superalocados (cor vermelha). Se operamos com
um volume dirio de horas trabalhadas (por exemplo, oito horas), isso
significa que, em um dos dias de execuo da tarefa, um dos recur
sos (humano ou material) trabalhou menos do que o exigido, e tentou
compens-las depois. O problema que, como h outra tarefa, acaba
ocorrendo intercalao de atividades, atrapalhando o andamento or
denado do projeto.
4. Uma maneira de resolver esses problemas utilizar a opo Re
distribuir recursos do menu Ferramentas. Na janela aberta, v para a

rea Redistribuio de clculos e dique em Automtica. Em seguida,


em Procurar superalocaes em uma base, dique em A cada hora.
Dessa forma, a utilizao de recursos ser melhor monitorada durante
a redistribuio.
5. Logo aps, selecione a opo Limpar nivelamentos anteriores,
para desfazer quaisquer alteraes de redistribuio aplicadas ante riormente, substituindo-as pela atual.
6. Em Intervalo de nivelamento para <nome do projeto>, sele
cione Redistribuir o projeto inteiro, caso todo o projeto apresente in
consistncias e superalocaes. Se existe inconsistncia em apenas
uma parcela do projeto, dique em Redistribuir e, depois, selecione os
perodos em que foram encontradas as inconsistncias, utilizando as
linhas de: e at: (veja a Figura 15.3).

7. Na rea Solucionando superalocaes, dique nas opes Nivelar


sem atrasar o projeto, A redistribuio pode ajustar atribuies individuais de uma tarefa e O nivelamento pode criar interrupes no trabalho restante. Em Ordem de redistribuio, mantenha a opo Padro, a
no ser que o projeto esteja todo "bagunado", com atrasos em diver sas reas. Nesse caso, o ideal selecionar a opo Prioridade, padro.

8. Clique em Redistribuir agora. Aparecer uma janela perguntando se desejamos redistribuir os recursos do pool inteiro ou se queremos alterar apenas os recursos selecionados. Vamos optar, neste
exemplo, pela primeira opo.
Dica: a primeira opo a Ideal se estivermos trabalhando com
recursos compartilhados ou se montarmos um pool de recursos
para centralizar os elementos utilizados no projeto.

Delimitaes
Quando os ajustes de redistribuio automtica no funcionarem,
podemos, anualmente, criar delimitaes para tentar consertar os problemas do projeto. Por meio das delimitaes, possvel redistribuir o
trabalho de modo que ele seja organizado cronologicamente de uma
forma mais racional, facilitando a realocao dos recursos.
1. No menu Exibir, ciique em Uso da Tarefa. Em seguida, selecione
o nome do recurso que quer delimitar.
2. Clique com o boto direito do mouse sobre a tabela e, depois,
em Informaes sobre a atribuio. Selecione a aba Geral.
3. Em Delimitao do trabalho, clique na opo de delimitao de
recursos desejada. No nosso caso, escolhemos a opo Pico final,
pois o trabalho ganha um acrscimo considervel no final do prazo.
Para finalizar, clicamos em OK.
4. Se clicarmos em Exibir > Uso de Recursos, podemos notar o co
ne-da atribuio ao lado do recurso. 0 agendamento j foi delimitado.

Projetando aumento salarial


Se houver necessidade de calcular um aumento salarial no decorrer do projeto, podemos fazer a anlise do impacto dessa nova situa o pelo mtodo de acumulao, para s depois decidir o custo que
ser aplicado tabela.
1. Para dar incio ao procedimento, dique em Exibir > Planilha
de Recursos.
2. Selecione um recurso de trabalho sobre o qual queira aplicar
uma simulao de aumento salarial. D-lhe um dique com o boto
direito do mouse, selecionando, em seguida, a opo Informaes so
bre o recurso.
3. Clique na guia Custos. Na rea Acumulao de custos, escoJha
a opo Incio, caso o aumento seja dado desde o comeo da tarefa.
Se o aumento ser dado somente na concluso das atividades, clique
em Final.
4. Na mesma janela, clique nas Tabelas de taxas de custo e selecio
ne a planilha A (padro). Em seguida, na coluna Data efetiva, escolha
a data em que deseja aplicar o reajuste salarial. Em Taxa padro, de
termine o nvel de aumento da taxa-padro a partir da data escolhida,
o que corresponde ao custo por hora trabalhada.
5. Na coluna Taxa de horas extras, defina o custo das horas ex
tras, por hora trabalhada, a partir do dia em que ocorreu o aumento
de salrio.
6. Na coluna Custo por uso, acerte a mdia proposta para o salrio
mensal bruto. No esquea de incluir custos trabalhistas e gastos re
lativos ao imposto de renda, se existirem. Clique em Fim para concluir
a configurao.
Para alterar o custo final das tarefas com base no aumento salarial,
execute os seguintes passos:
1. No menu Exibir > Mais modos de exibio. Selecione a opo
Uso de Recursos e clique em Aplicar.

2. Clique em Exibir > Tabela e, logo aps, escolha a opo Uso.

Oramento estourado
Tambm podemos calcular se o aumento ter impacto negativa no
oramento final do projeto. Essa tarefa pode ser realizada por meio de
um simples recurso de filtragem, ferramenta que veremos com mais
detalhes no tpico Filtros e relatrios, mais adiante neste livro.
1. No menu Exibir, clique em Uso de Tarefa. Depois, no mesmo
menu, siga o comando Tabela > Custo.
2. Na caixa Filtragem, normalmente marcada com a opo Todas
as tarefas (veja detalhe da Figura 16.1), selecione a opo Custo aci
ma do orado e dique no boto de Filtragem.

3. Se as tarefas em que o aumento salarial foi aplicado estiverem


entre os recursos que provocaram o estouro de oramento, sempre
possvel retornar ao modo Planilha de Recursos para tentar acertar um
aumento salarial que no resulte em nus excessivo ao projeto, ou ao
menos a um certo conjunto de tarefas.

4. Em uma situao anloga, podemos analisar todos os salrios


e custos que superem um determinado padro. Uma ao como essa
teria por objetivo cortar custos de algumas reas ou grupos tornando
a estrutura organizacional mais enxuta e dinmica. Para fazer uma ve
rificao como essa, dique na caixa Filtro e, em seguida, em Custo
maior que.
5. Na caixa que ser aberta, preencha a linha Mostrar tarefas/atri
buies cujo custo ser maior do que o valor especificado como teto
para os custos. Clique em OK e, em seguida, no boto Filtro.
Para saber como criar um relatrio de aumento salarial, envolvendo
as informaes sobre oramentos estourados, leia o tpico Filtros e
relatrios, mais adiante, dedicado a esses recursos.

Acompanhamento do projeto
No basta projetar e prever, tambm preciso acompanhar o de senrolar do projeto. Porm, esta uma tarefa que pode tornar-se mais
difcil do que todo o planejamento em si: na criao de um projeto
existem muitos detalhes, e cada um ocupa a ateno do administra dor em separado, principalmente se ele tiver um bom checklist mo
como controle do plano piloto. J o acompanhamento, infelizmente,
no permite essa diviso: o administrador tem de prestar ateno,
ao mesmo tempo, em todos os indicadores, para que nenhum alerta
vermelho passe despercebido.
Recorrer aos indicadores, vistos anteriormente, uma forma de
criar um sistema de acompanhamento, porm, alertamos, bem rudi mentar, dado|ue se limita a apresentar inconsistncias que ocorrem
na utilizao de determinados recursos em determinadas tarefas, no
sendo capaz de ilustrar pontos crticos do projeto como um todo.
Tendo em vista esses problemas, informamos que com o Project
Server possvel fazer um acompanhamento automtico de tudo o
que foi planejado. Para tanto, basta abrir o projeto e clicar sobre uma
tarefa. Lembre-se de que informaes sobre recursos s so possveis
quando estes esto inseridos em uma tarefa.
Em seguida, siga o menu Colaborar > Solicitar informaes sobre
o andamento do projeto. Responda Sim pergunta sobre se deseja
continuar a acessar o projeto, mesmo sabendo que os projetos publicados no Project Server so salvos.
Nota: o Project Server formado pelo Windows 2000 Server em
conjunto com os mdulos de utilizao da rede e compartilhamento de documentos para o Project.
1. Na caixa Solicitar informaes sobre o andamento do projeto
para, selecione Projeto inteiro, Modo de exibio atual ou Itens selecionados.
No caso de escolher a opo Projeto inteiro, solicite informaes
sobre o andamento do projeto em todas as atribuies. A opo Modo
de exibio atual d-nos informaes relativas somente s atribuies
novas e alteradas das tarefas indicadas no modo de exibio.
Por ltimo, se clicarmos em Itens selecionados, possvel solicitar
informaes relativas apenas s atribuies novas e alteradas das ta refas selecionadas.

2. Nas caixas Solicitar informaes sobre o andamento do projeto


para o perodo de ePara, dique nas datas desejadas. As informaes
sero exibidas na tela.
3. Para inserir informaes adicionais, ou para editar o texto da
notificao de e-mail, dique em Editar texto da mensagem, digite o
texto desejado na caixa Texto da mensagem e dique em OK.
Se notar inconsistncias no decorrer da anlise do projeto, poss vel fazer alteraes imediatas com o trabalho ainda aberto no Project
Server. Para tanto, selecione a tarefa desejada e obedea aos passos seguintes.
1. No menu Colaborar > Publicar, dique em Atribuies novas e
alteradas. Clique em OK quando o aplicativo perguntar se deseja sal
var o projeto.
2. Na caixa Publicar atribuies novas e alteradas para, selecione
Projeto inteiro. Na caixa Visualizao, possvel ver as atribuies
alteradas e o que foi alterado.
Quando as alteraes no so aceitas, ou se um projeto comparti lhado corrompido, por um motivo qualquer, durante o processo de
alterao, possvel forar a reintegrao de dados. Saiba como:
1. Abra o projeto e selecione as tarefas que deseja reeditar, ou das
quais quer recuperar informaes perdidas devido a pane na rede.
2. Depois, abra o menu Colaborar > Publicar. Logo aps, clique em
Republicar atribuies.
3. Se quiser salvar o projeto antes de publicar as atribuies, clique
em OK.
Na caixa Republicar atribuies para, selecione Projeto inteiro. Em
seguida, force a insero de informaes reais no projeto clicando em
Substituir trabalho real inserido por recursos.
4. Faa as alteraes desejadas. Para assumir a responsabilidade
pelo gerenciamento das atribuies republicadas, clique em Tornar-se
o gerente destas atribuies. Feche o projeto para finalizar.

As informaes tambm podem ser recebidas na forma de rela trios. Para isso, dique na barra de ferramentas Guia do projeto e
selecione a opo Controle. Em seguida, escoiha Solicitar relatrios
de status no formato de texto.

Sinalizando riscos com o Project Server (ll||f|(


Podemos entender como risco a possibilidade de ocorrer algum
imprevisto ou evento que possa provocar um impacto negativo em
um projeto.
Um risco uma situao negativa em potencial, ou seja, uma situao que pode ser adversa, que pode ocorrer, mas ainda sem existncia concreta. Na verdade, os riscos tornam-se perigos reais (situaes
negativas de fato) caso no sejam adequadamente racionalizados.
Assim como fazemos para evitar transtornos com doenas, neste
caso, o fundamental saber para onde os riscos apontam e onde
podem desembocar - habilidade no muito fcil de encontrar nos
outros, tampouco de conseguir para si mesmo. Se existe um risco
evidente em algum detalhe do planejamento, com certeza este detalhe vai crescer e se transformar em uma questo: um problema real
que deve ser resolvido antes de darmos continuidade ao projeto. Se
o risco no to evidente, mas, ainda assim, foi indicado em algum
momento, faa o possvel para situ-lo e isol-lo - o problema est
querendo tomar forma.
Com essas questes em vista, importante sabermos como utilizar ferramentas do Project para criar uma linha de anlise de riscos.
A principal dentre essas ferramentas chama-se, justamente. Risco. 0
nico "porm" que se trata de uma ferramenta on-line, ou seja, precisa de um servidor Windows 2000 Server com Project Server e o
Microsoft Share Point, presente no Microsoft Office 2003, instalados
para se tornar um recurso habilitvel.
Essas linhas ajudam a sinalizar riscos, portanto, elas no os prevem, o|ue significa que no podemos substituir a ateno e o bom
senso humanos por uma ferramenta.
Para comear sua anlise de riscos, conecte-se ao servidor em que
est rodando o Project. Aqui, omitimos tcnicas de configurao do
servidor e de criao de contas de usurio, pois esse no o objetivo
do livro. Portanto, supomos que a rede em que voc trabalha j possui
um servidor Project devidamente configurado.
1. Para conectar-se ao servidor, dique em Ferramentas > Opes.
Em seguida, selecione a aba Colaborar.
2. Na rea Opes de colaborao do <nome do projeto, dique
em Colaborar usando e selecione a opo Microsoft Office Project

Server. Na linha URL do Project Server, digite o endereo HTTP atribudo interface de controle do Project Server. Essa interface utiliza o
protocolo HTTP porque se comporta como uma pgina Web, empregando, no entanto, o padro XML, no lugar de HTML ou ASP.
3. Em Identificao do Project Server, selecione a opo Nome
de usurio <Usurio> do Microsoft Office Project. Lembramos
que a conta deve estar corretamente habilitada no servidor para que
haja conexo.
4. Na linha Endereo de e-mail, digite o endereo que a empresa
lhe reservou. Se a rede controlada por um servidor Active Directory
(Windows 2000 Server/ Server 2003), digite o endereo de e-mail atri
budo pelo domnio ao seu usurio, seja no servidor de e-mails inter
no, seja como propriedade do seu usurio do Active Directory.
5. A opo "Publicar atribuies novas e alteradas" atualiza atri
buies de recursos quando alteramos um projeto que est disponvel
on-line. Selecione alguma das opes a seguir: O incio, Trmino, %
concluda ou Estrutura de tpicos.
6. Na rea Ao salvar, selecione as duas opes existentes: Atribui
es novas e alteradas (salva as alteraes feitas no projeto) e Resu
mo do projeto. Clique em OK para finalizar.

Anlise inicial de riscos


Feita a conexo, podemos ativar a ferramenta Riscos. A conexo
com o servidor Project ser imediata.
1. V ao menu Colaborar e clique em Riscos. A seo do Project
Server ser imediatamente iniciada.
2. Na coluna Nome do projeto, clique em um projeto para associlo ao risco.
3. Depois, clique em Novo risco. Na pgina seguinte, insira as infor
maes necessrias sobre o que considera arriscado. Como modelo,
possvel inserir as seguintes informaes como critrios em uma
anlise de risco:

Probabilidade: especifica a chance de ocorrncia do risco por


meio de uma porcentagem;
Impacto: determina a gravidade dos efeitos adversos caso o aci
dente realmente ocorra, numa escala de um a dez;
Custo: tambm est ligada ao impacto, mas de um ponto de
vista exclusivamente monetrio;
Categoria: especifica o tipo de risco;
Descrio: ilustra o poder destrutivo da ameaa;
Plano atenuante: estabelece possveis planos para minimizar as
chances de problemas;
Plano de contingncia: especifica os planos de recuperao
caso acidentes ocorram;
Acionador: estabelece a condio que aciona o plano de contin
gncia.
4. Aps inserir na pgina todas as informaes, v at a parte in
ferior da folha de projeto e especifique quais tarefas, projetos e docu
mentos sero estudados nessa anlise de risco. Logo aps, dique em
Salvar e fechar para concluir a edio de riscos.
5. Editar riscos presentes , tambm, uma opo. Basta selecionar um projeto e clicar em Editar risco. A conta de usurio deve pos
suir permisso de escrita sobre o projeto para que as alteraes te
nham efeito.

Identificando um risco:
Um tpico exemplo de risco criado quando um determinado recurso (matria-prima ou mo-de-obra) possui um nico fornecedor. Este
tipo de situao, mesmo em atividades secundrias, pode significar a
interrupo da tarefa e, conseqentemente, posteriores atrasos.
1. Abra o menu Exibir e selecione a opo Planilha de Recursos.
2. Na tabela, dique no campo direita do ponto em que deseja
inserir outro campo. Logo aps, siga o menu Inserir > Coluna.
3. Em Nome do campo, dique em um campo de texto, como
Textol ou Sinalizadori. Em Ttulo, digite algo como Fornecedor nico
edOK.

4. Para cada recurso com um nico fornecedor, marque Sim no


campo Fonte nica.
Para visualizar os recursos ou tarefas em que s h um fornecedor
envolvido, dique no boto AutoFiltro e, no ttulo do campo, selecione
a opo Fornecedor nico, ou com o nome que tenha escolhido para
o campo. Na seta de filtragem da coluna Fornecedor nico, dique em
Sim. Os resultados aparecem automaticamente e no preciso ter o
servidor on-line para implementar tal reeurso.

Questes |
Como dissemos anteriormente, sempre que um possvel risco
negligenciado, pode se transformar em um problema, um fator concreto de preocupao para o projeto. Os fatores de preocupao podem estar ligados tanto a tarefas como a recursos e atribuies.
Qualquer profissional envolvido em um projeto pode questionlo durante o seu desenvolvimento. E fazer essa afirmao equivale a por "no papel" um problema de conhecimento geral, ou, pelo
menos, que esteja no domnio das pessoas interessadas. E exatamente esse o objetivo. Quanto melhor documentado for um projeto,
incluindo seus percalos, mais simples ser a anlise e a resoluo
de problemas.
1. No menu Colaborar, dique em Questes. Espere que o projeto
hospedado no Project Server seja aberto.
2. Na coluna Nome do projeto, dique em um projeto para associlo questo, e, em seguida, em Nova questo.
3. Na pgina seguinte, digite as informaes necessrias sobre
a questo. Podemos utilizar os seguintes critrios para especificar
uma questo:
Status: especifica o estado atual do alerta (ativo ou inativo);
Categoria: estabelece o tipo de questo proposta;
Proprietrio: campo que indica o responsvel pelo encaminha
mento da questo;
Prioridade: nmero indexado que define a seriedade da questo;
Resoluo: d-nos o plano para encaminhar a questo.

4. Na parte inferior da pgina, determine tarefas, projetos, riscos,


documentos e outras questes que possam causar ou sofrer o impacto
dessa questo. Clique em Salvar e fechar para concluir as alteraes.
Para editar uma questo anteriormente criada, clique na planilha
que a contm e, logo aps, clique sobre a questo, para exibir seu
contedo. Depois, clique em Editar questo, para fazer alteraes ou
adicionar comentrios.

Agrupando frias e folgas


Recursos humanos no esto disponveis em regime 24/7 - 24 horas por dia, todos os dias da semana. Os profissionais envolvidos em
um projeto precisam de tempo para descansar, como dias de folga e
de frias, benefcios garantidos por lei.
Estes perodos de descanso tm de ser contabilizados quando lidamos com trabalho humano para que os prazos e os custos acertados
com relao remunerao (salrio) ou alocao de trabalho (horas
trabalhadas^m uma tarefa) no se tornem irreais.

Criao de frias e folgas coletivos e individuais 1 M |


No tpico Iniciando uma folha de projetos, mostramos como criar
um calendrio personalizado, admitindo alguns dias de folga, com a
ajuda do assistente do Microsoft Project. Agora, criaremos manualmente um conjunto de dias de folga e de feriados, mediante as opes
do menu Ferramentas.
1. No menu Ferramentas, dique em Alterar perodo til. Quando
surgir a caixa homnima, defina os dias que sero identificados como
folgas e, depois, dique na rea Definir a(s) data(s) selecionada(s)
como, em Perodo no til.
2. Clique em OK para finalizar. O dia escolhido passar a ser consi
derado um dia sem trabalho.
3. Para selecionar um perodo inteiro de dias, mantenha a tecla
Shift pressionada enquanto dica nos dias desejados. Para completar
a operao s deslizar o ponteiro do mouse.
4. Se quiser que um determinado dia da semana seja sempre lista
do como dia de folga, d um clique na coluna de abreviao do dia da
semana presente no calendrio. Dessa forma, ser selecionado o dia
requerido. Em seguida, clique em Perodo no til e d OK.
Como evidente, o procedimento apresentado cria um calendrio
de folgas ou deferias para todo os profissionais, o que muito bom no

caso de folgas coletivas, mas no resolve nosso problema se tivermos


que gerenciar folgas e frias individuais. Nesse tipo de situao, deve
ser utilizado o assistente do Project.
1. Na barra de ferramentas Guia de projetos, dique no boto Re
cursos e escolha a opo Definir perodos teis dos recursos.
2. 0 assistente que surgir esquerda da tela solicita a definio do
recurso em que deseja atribuir configuraes personalizadas. Escolha
um recurso de trabalho de sua planilha e dique em Salvar e ir para
Etapa 2.
3. Na segunda etapa, defina um perodo de horas teis para o re
curso e, depois, dique em Salvar e ir para Etapa 3.
4. Agora, fixe a semana de trabalho do recurso. Suponha que Pe
dro faa um tratamento mdico s segundas-feiras e, por isso, no
pode vir trabalhar, compensando sua ausncia com horas extras tra
balhadas nos demais dias teis. Assim, em Definir a semana de tra
balho, exclua a segunda-feira de sua caixa de verificao.
5. Como Pedro ter de compensar algumas horas nos demais dias
da semana, clicaremos em Quero ajustar as horas teis mostra
das para um ou mais dias da semana, determinando, em segui
da, para cada um dos dias restantes da semana, mais duas horas
de trabalho.
6. Clique em Salvar e ir para Etapa 4. Na tela seguinte, escolha
Alterar Perodo til. Suponha, agora, que tenhamos de definir o pe
rodo de frias anuais do nosso recurso. Antes de tudo, vamos selecionar um ms e um ano (o Project vai at o ano 2049) com um
clique na barra de rolagem direita do calendrio, arrastando-a
para baixo.
7. Logo aps, arraste o mouse, pressionando, ao mesmo tempo, a
tecla Shift sobre os dias que pretende transformar em frias privadas
do recurso (Figura 19.1). Em seguida, clique em Perodo no til e
conclua apertando o boto OK.

8. Clique em Salvar e ir para Etapa 5. Nessa etapa, a ltima, podemos determinar horrios de trabalho, folgas e frias para outros recursos, ou, simplesmente, concluir a edio.

Interrompendo um trabalho para uma folgas


Em algumas situaes, pode ser requerida a concesso de uma
folga (como abono ou licena mdica) para um determinado profissional. Essa ausncia, obviamente, poderia ser computada como folga
no calendrio dos recursos, mas, como fazer para represent-la no
esquema de trabalho de todo o projeto?
Muito melhor do que simplesmente cadastrar um dia de folga no
calendrio criar uma interrupo na tarefa.
Nota: a questo aqui gira em torno do fato deste dia no ser exatamente um dia de folga, pois no foi planejado.

Com isso, fazemos com que esse dia seja considerado de forma
correta: um dia de falta justificada, mas imprevista, e, portanto, merece ter racionalizada a quebra que provocou no decorrer do projeto.
1. No menu Exibir, clique em Grfico de Gantt.

2. Na rea com as barras grficas, dique com o boto direito do


mouse na tarefa que foi interrompida com o auxlio dos recursos, selecionando, a seguir, a opo Dividir tarefa (Figura 19.2).

3. O cursor mudar de formato. Ento, dique na barra de Gantt da


tarefa e selecione a parte equivalente data em que est ocorrendo a
quebra da tarefa.
No caso de sentir necessidade de aumentar o prazo para uma tarefa, posicione o ponteiro na extremidade direita da tarefa dividida at
que o cursor se transforme em um ponteiro voltado para a direita. A
seguir, expanda a barra at o marcador de data correspondente ao
prazo em que deseja estender a tarefa. Para diminuir o prazo, o processo o mesmo, com a diferena de que temos de arrastar o cursor
para a esquerda.
Tambm possvel mover apenas uma das partes da tarefa dividida para outra data ou prazo. Para tanto, dique em uma das partes
da tarefa (exceto a primeira) e espere o cursor tomar a forma de uma
cruz. Quando isso ocorrer, podemos movimentar uma das partes tia
tarefa para outro indicador de tempo.

Curva s de custos
Uma curva S (S-Curve) uma apresentao grfica de custos, horas trabalhadas ou quaisquer outros tipos de recursos acumulados
que devem ser confrontados para controle dormite de tempo do projeto. 0 nome deriva do formato da curva ser similar letra S (curvada
no incio e no trmino, e inclinada na parte intermediria), o que representa um projeto de incio lento, mas, depois, com um pico acelerado
para, no fim, voltar a reduzir o ritmo.
Para criar uma curva S, o Microsoft Project supe que os dados
necessrios sero exportados de uma planilha do Excel. Isso se d
porque custos, datas e Jempo deveriam, de fato, ganhar forma e desenvolvimento em planilhas do Excel, mais adequada para a armazenagem desse tipo de dados. O software entende que foi escolhido
apenas para criar o projeto, o que proporciona maior liberdade para
desenvolver os grficos e tabelas necessrios em sua finalizao.
1. Primeiramente, acesse as ferramentas que permitem a criao
da curva e que, por padro, no so mostradas pelo Project. Para tan
to, siga o menu Exibir > Barras de Ferramentas > Anlise.
2. Assim que a barra surgir (Figura 20.1), dique em Analisar os da
dos de escala de tempo no Excel.

3. Na janela do assistente (Figura 20.2), dique em Projeto inteiro


e, depois, em Avanar. Para que a curva S seja montada para apenas
uma tarefa, selecione-a na tabela antes de iniciar o assistente, clicando, logo aps, em Tarefas selecionadas no momento.

4. Na segunda etapa, selecione os campos que sero exportados,


clicando na caixa Campos disponveis, e, logo em seguida, na seta
Adicionar. Os campos que sero utilizados aparecero na caixa Cam
pos a serem exportados. Clique em Avanar.
5. Na terceira etapa, responda pergunta: Que intervalo de datas
e unidades gostaria de usar?. Em De:, digite uma data inicial para os
dados que quer extrair. Em At:, digite a data final para esses mes
mos dados. Em Unidades, escolha a unidade de medida que ser uti
lizada para a representao da curva de tempo (Figura 20.3). Clique
em Avanar.

6. pergunta Deseja representar graficamente os dados de escala


de tempo no Excel?, responda Sim e dique em Avanar.
7. Na tela seguinte, a ltima etapa, dique em Exportar dados e trans
porte as informaes para o grfico em S que ser criado pelo Project.
8. O resultado ser parecido com o visto na Figura 20.4. Dessa
forma, criamos um grfico de curva S tradicional, apesar do projeto
utilizado para o^xempio no dar origem exatamente a um S. Porm,
podemos transformar esse grfico em qualquer outro tipo de grfico.
Para tanto, basta clicar no boto Tipo de grfico, da caixa Grfico, es
colhendo, em seguida, o formato que deseja aplicar.

9. Se, por exemplo, desejssemos criar um grfico em forma de


pizza, exibindo a participao que cada um dos recursos teve, diaria mente, na execuo do projeto, poderamos clicar em Tipo de grfico
> Grfico de Pizza 3D. O resultado seria semelhante ao que vemos na
Figura 20.5. Note que, nesse tipo de grfico, podemos obter informaes detalhadas sobre o dado representado posicionando o mouse na
rea desejada.

Vale a pena notar que criamos uma tabela de referncia, com todos
os dados utilizados para a criao do grfico (Figura 20.6). Essa tabela
pode ser utilizada para consulta de valores, ou para fazer modificaes
por meio da edio dos valores contidos nas clulas.

Filtros e relatrios
Para concluir esse breve livro, vamos nos aprofundar um pouco
mais sobre filtros e relatrios, temas em que j tocamos anteriormente, de forma pouco detalhada, em alguns tpicos. Tanto as ferramentas de filtro como a montagem de relatrios so recursos que podem
acrescentar subsdios montagem e execuo do projeto, pois, com
eles, os dados podem ser refinados com maior intensidade e situaes que envolvam interrupo de tarefas ou outros tipos de risco
podem ser encontradas com maior facilidade.

Aplicao simples de filtro


1. Para uma aplicao simples de filtro, no importa o modo de exi
bio do projeto. Para iniciar a aplicao, siga o menu Projeto > Filtro
para, selecionando, em seguida, a opo de filtro desejada.
2. Para aplicar um filtro que no esteja na lista, ou para aplicar um
filtro de realce, dique em Mais filtros.
3. Para aplicar um filtro de tarefa, dique em Tarefa (Figura 21.1) e
escolha o filtro que deseja aplicar, por exemplo, Custo acima do ora
do. Todos os campos relacionados com a tarefa surgiro na exibio.

4. Depois, dique em Aplicar, para que o filtro errtre em funcionamento. Para selecionar um filtro de recurso, dique em Recurso e no
em Tarefa.

Lembrete: recursos so todas as pessoas, equipamentos e materiais empregados para completar as tarefas de um projeto.
5. Podemos editar um determinado filtro antes de aplic-lo. Para
tanto, dique no boto Editar e, aps o surgimento da janela Definio
de filtro em <nome do projeto, dique em Nome do campo para alte
rar o campo que serve como eixo-padro da consulta. Em seguida, di
que na coluna Teste e selecione a operao lgica de sua preferncia
para substitu-la pela operao atual. possvel, por exemplo, substi
tuir o operador " maior que" pelo operador "est contido em".
6. Clique na coluna Valores para alterar o campo com o qual feita
a comparao para a filtragem. Para colocar em prtica a alterao do
filtro, clique em OK e, logo aps, em Aplicar.
Se voc clicar em Realar, e no em Filtrar, as entradas que correspondem aos critrios do filtro sero mostradas na cor azul, misturadas
s entradas originais. Qualquer filtro ou realce pode ser desativado
com um clique em Todas as tarefas, ou em Todos os recursos, de
acordo com a situao. Para tanto, pode lanar mo da caixa de valores do filtro, ou de diques nas setas de qualquer uma das colunas.

Relatrios
Os filtros so boas ferramentas para "garimpagem" de dados, porm, no podem ser considerados no momento em que precisamos
dar um veredicto conclusivo sobre uma determinada questo ou seus
desdobramentos. No caso de pareceres conclusivos, o normal acei tar apenas a presena de relatrios, bem embasados e, de preferncia, bem formatados.
Por isso, o Microsoft Project pode auxiliar o administrador de projetos a criar relatrios. Um dos modos de exibio (Relatrios) permite
a criao de folhas de resumo, ou de anlise, bem completas, e, o que
melhor, em menos de dez minutos.
1. Clique em Exibir > Relatrios. Na janela que ser aberta (Figura
21.2), podemos escolher entre os diferentes tipos de relatrio que podem ser criados para o projeto, como Viso geral, Custos ou Cargas

de trabalho, entre outras opes. O ltimo boto permite a criao de


relatrios personalizados.

2. Como exemplo, vamos criar um relatrio de custos. Aps clicar


no boto homnimo, pressione o boto Selecionar.
3. A prxima tela pergunta qual o tipo de relatrio de custos deve
ser aplicado. Podemos criartie relatrios de Fluxo de caixa a relatrios
sobre Tarefas com oramento estourado. Em nosso exemplo, criare
mos um relatrio de Fluxo de caixa.
4. Se quiser editar o relatrio original, dique em Editar. Com a aba
Definio aberta, na rea Tabela de referncia cruzada, selecione mais
de uma coluna para criar relatrios cruzados com mais de uma semana.
possvel criar relatrios com a amplitude de dias, meses ou anos.
5. Em Linha, possvel definir se o relatrio tratar de Recursos ou
Tarefas. Na linha ao lado, possvel escolher o tema central do rela
trio. Tendo escolhido Recurso, selecionamos, em seguida, a opo
Custo real.
6. Na rea Filtro, escolha um parmetro de filtragem. Seja qual for,
o ideal clicar, feita a opo, em Realar, para que ele aparea com
realce, e no com uma filtragem "bruta".
7. Clique na aba Detalhes e, depois, em Entre recursos, para obter
uma planilha semelhante s do Excel. Clique em OK para finalizar.

8. De volta tela Relatrios, dique em Seiecionar e o relatrioser


impresso imediatamente. possvel envi-io em um arquivo, e no diretamente para o papel, ciicando em Imprimir > Microsoft Document
Writer. Selecione, depois, a caixa Imprimir para arquivo, e dique
em Imprimir.

Visualizao e portabilidade
do Microsoft Project
Uma das regras para a utilizao de sistemas de gerenciamento
a implementao da universalidade dos dados, ou seja, a garantia
de que todas as informaes podem ser visualizadas por toda a equipe de trabalho. Com o Microsoft Project no diferente: ao mesmo
tempo em que as folhas de projeto devem ser capazes de transmitir
informaes para todas as partes interessadas, elas tambm devem
ser portveis, ou seja, passveis de serem carregadas ou utilizadas em
outros lugares que no o computador do administrador, ou a rede interna da empresa.
A primeira condio que nos obriga portabilidade bastante bvia: no possvel instalar cpias do Project em todas as mquinas da
empresa. Uma licena do MS Project 2003 custa em mdia mais de R$
12 mil por mquina, sem contar que a licena do Project Server bem
mais cara... Em uma rede com 12 mquinas que trabalhem com visualizao e manejo de projetos, mais o servidor, o investimento seria, como
parece claro, dificilmente digervel. Esse tipo de obstculo faz com que
setores de implementao de projetos sejam, por vezes, descartados
pelas empresas: o custo do software e sua atualizao muito alto.
No entanto, tal problema pode ser resolvido com dois elementos
que j devem fazer parte da bagagem do administrador de projetos:
organizao e tecnologia.

Organizao-e tecnologia
No que toca organizao, vamos implementar o que aprendemos
na Primeira Parte (Conceitos) do nosso guia: se existe um projeto, ele
depende de pessoas (profissionais) e de recursos materiais (mquinas, insumos etc). Apesar de parecer bvio para quem trabalha com
planejamento, normalmente, esse fator esquecido quando preciso
resolver problemas prticos. Se funcionrios precisam de recursos
para trabalhar, esses mesmos recursos no so infinitos, e, portanto,
devem ser distribudos com sabedoria.
Pessoas que participam do projeto, mas que no formatam e nem
se envolvem diretamente com a edio da folha no precisam do
Project completo para trabalhar. Se necessrio apenas ter contato
com o projeto, possvel utilizar um visualizador.

Visualizadores so programas que montam o contedo de um arquivo, permitindo, ento, que ele possa ser visto, mas no alterado,
e aqui entra a parte da tecnologia. A maioria dos visualizadores para
softwares pagos gratuita, e pode ser obtida na Internet. Basta baixar
um nico arquivo em um compartilhamento de rede, ou gravar um CD,
e, depois, replicar as instalaes.
A Microsoft, ao contrrio do que ocorre com o Visio e com o Word,
no disponibiliza visualizadores para arquivos do Microsoft Project.
Essa facilitao ficou a cargo da empresa Software Reader, que fabrica
o Project Reader, programa capaz de abrir no s folhas de projeto
salvas no formato-padro do Microsoft Project, mas tambm projetos
salvos no formato XML, bases de dados do SQL Server, Access (formato mdb), ou bases de dados Oracle que porventura estejam em
conexo com os arquivos do Microsoft Project.
O programa pode ser adquirido em http://www.projectrBader.com.
Infelizmente, no gratuito (apesar do que indicamos acima sobre
os visualizadores), mas possvel test-lo por 30 dias. Alm disso,
o custo da licena cerca de 20 vezes menor do que o custo de uma
licena do Microsoft Project. Confira a seguir como instalar e utilizar
o programa:
1. A instalao do programa segue o padro do que observamos
na maioria dos programas de Windows. s clicar duas vezes sobre o
executvel para que a instalao seja efetuada.
2. Aps o trmino da instalao, dique no menu Iniciar > Progra
mas > Project Reader > Project Reader. A interface do programa
ser aberta.
3. Existem vrias maneiras de abrir um projeto para visualizao.
Para abrir projetos locais, armazenados em um CD, no disco rgido ou
mesmo em um compartilhamento de rede, siga o menu File > Open >
File > Local.
4. Com o aplicativo, podemos abrir arquivos de verses antigas
do Microsoft Project (formato mpp), da verso 2003 (mpd) e tambm
arquivos nos formatos mdb (Microsoft Access) e XML. Assim que a
janela Abrir aparecer, navegue at o local em que est armazenado o
projeto desejado e dique sobre o arquivo duas vezes.

O arquivo ser aberto quase imediatamente (a engine empregada


para a visualizao muito leve). O resultado de todo o procedimento
executado pode ser visto na figura a seguir.

5. Para visualizar um projeto armazenado em um servidor rodando o Microsoft Project Server, siga File > Open > File > http. 0 link
para o projeto deve ser digitado na caixa de exibio indicada logo
em seguida (Figura 22.2). Se o arquivo j foi aberto, possvel ganhar
tempo acessando projetos que foram guardados no cache do sistema
operacional. Para que isso ocorra, dique na caixa de verificao Read
cache before, digite o endereo do projeto e dique em OK.

6. Para abrir bancos de dados Oracle, dique em File > Open > DSN
> Oracle. Como os bancos de dados Oracie, mesmo quando indexados ao Project, trabalham sob o modelo cliente/servidor, aparecer
uma tela de login, solicitando o nome do usurio, a senha e o endereo do banco de dados (Figura 22.3). A mesma indicao vale para
arquivos do Microsoft SQL Server.
Nota: o modelo cliente/servidor funciona por meio de estaes
de trabalho que observam os bancos de dados visualizados em
outras estaes de trabalho, sendo que estas so centralizadas.

7. Ao abrirmos um projeto, podemos escolher de que maneira ele


ser visualizado, assim como ocorre com o Microsoft Project. Para
tanto, siga o menu View. As opes acessveis so Grfico de Gantt
(Gantt Chart), Uso da Tarefa (Task Usage), Uso de Recursos (Resource
Usage) e Folha de Recursos (Resource Sheet). Tambm podemos uti-

lizar os botes da barra de ferramentas do programa para alterar a


forma da visualizao.

Alteraes rpidas
dos dados de um projeto
muito comum que um projeto seja visto como uma rocha: algo
grande demais para ser movido para os lados, lascado ou aparado,
tendo que seguir um rumo fixo. Essa mesma viso a que faz com que
erros bem visveis em um projeto, como variveis gritantes que poderiam ser melhor definidas, sejam "tocados para a frente" at a data de
fechamento ou o dia da apresentao.
Felizmente, existem formas prticas de preencher tais "lacunas de
eficincia", fazendo com que o pro}eto parea mais coeso. Neste tpico, vamos conhecer algumas delas, observando como alteraes em
algumas colunas ou clulas podem fazer diferena no resultado final.

Alterando formatos de campos de data 11 ri I li Mi I i


Um dos problemas mais comuns ocorre quando um formato de
data j padronizado , simplesmente, esquecido, sendo substitudo
por um outro de acordo com o novo gosto do administrador. Este no
um problema que parece exercer muito peso, mas faz com que, por
exemplo, no seja possvel confrontar dois projetos simultaneamente:
as datas no tero correspondncia.
1. Para resolver esse problema, dique no menu Ferramentas > Op
es > Exibir. Na caixa Formato de data, dique no formato desejado.
2. Se quiser alterar apenas o formato de data de uma nica tabela
da folha de projetos, dique em Exibir > Tabela e, depois, em Mais
tabelas. Na lista Tabelas, dique, como mostrado na Figura 23.1, em
Tarefa ou em Recurso. Lembre-se de que o conjunto de tabelas des
sas opes diferente.

3. Clique na tabela cuja data quer formatar e, em seguida, aperte o


boto Editar. Na caixa Formato de data, escolha o formato desejado.
Clique em OK e em Aplicar (Figura 23.2).

4. Se no visualizar o formato de data indicado, o problema pode


estar no Windows, e no no Project. possvel resolv-lo via Painel
de controle, clicando duas vezes no cone Opes regionais, e selecionando, logo aps, a aba Data. Altere as configuraes de data conforme o necessrio. No Painel de controle do Windows XP, clique em
Opes regionais e de Idiomas e na guia Opes regionais. Refaa,
ento, o caminho do Project mostrado nos passos anteriores.

Cpia de informaes de
um -campo para vrios campos
Em outros casos, o "remendo" dos dados pode ser feito com a simples cpia dos dados contidos em um campo para os demais campos
da tabela. No entanto, nesse tipo de procedimento, estamos aqum
da formatao de dados, restringindo-nos a um reparo emergencial na
estrutura, ou no preenchimento de campos vazios com os dados que
estiverem ao alcance das mos.
1. Abra a tabela que precisa editar. Em seguida, selecione o campo associado a uma tarefa ou a um recurso individual que deva
ser copiado.

2. Depois, com a tecla Ctrl pressionada, selecione os campos que


sero preenchidos ou que devem receber itens colados. O campo a
ser copiado deve estar no incio da seleo.
3. Abra o menu Editar > Preencher, selecionando, logo aps, a direo que ser preenchida (Abaixo, Esquerda, Direita, Acima).
Q. Tambm podemos copiar informaes e repetir padronagens,
fazendo uso da ala de preenchimento, umpequeno quadrado no can to da seleo em uma planilha. Ao indicar a ala de preenchimento, o
ponteiro do mouse transforma-se em uma cruz preta. Para copiar o
contedo em campos adjacentes, ou para repetir informaes selecionadas, arraste a ala de preenchimento. Selecione as informaes
que sero copiadas e dique na ala, no canto inferior direito das infor maes selecionadas, e arraste para incluir os campos em que precisa
repetir a seleo.
5. Se o preenchimento causar conflito no agendamento de tarefas
ou recursos, aparecer a janela da Figura 23.3. Podemos optar por dar
seguimento operao, clicando em Continuar. Permitir o conflito de
agendamento ou por parar o preenchimento, clicando em Cancelar.
Evitar o conflito de agendamento.

6. Se optou por continuar o preenchimento, possvel consertar as


tarefas ou utilizar os recursos resultantes do preenchimento manualmente. Basta clicar sobre o campo Durao e distanciar ou aproximar
a quantidade de dias em relao a outras tarefas ou recursos (Figura
23.4)

7. Tambm podemos resolver esse tipo de conflito clicando na linha correspondente ao incio do projeto, na coluna Incio. Certifiquese, porm, de que o incio da tarefa ou uso dos recursos podem ser
alterados sem causar inconsistncias mais graves.

clculos simples de
custos de horas extras
Em tpicos anteriores, vimos que muito simples fazer alteraes
nas horas de trabalho presentes em folhas de projeto; utilizando, para
tanto, ferramentas de criao de horas extras. Nesse tpico, vamos mostrar, por meio da ferramenta Trabalho de horas extras, como calcular os
custos integrados das horas extras de uma forma ainda mais fcil.
1. No menu Exibir, dique em Uso da Tarefa. Em seguida, dique
novamente no menu Exibir, aponte para Tabela e selecione Trabalho.
2. Clique no campo Trabalho. Logo aps, siga o menu Inserir >
Coluna.
3. Na caixa Nome do campo, clique em Trabalho de horas extras
e, depois, em OK.
4. No campo Trabalho de horas extras, clique na atribuio de re
curso para a qual deseja inserir o trabalho extra. Isso feito, digite o
total de horas extras para a atribuio de recurso.
5. Para inserir as horas extras nas atribuies de recurso adicionais,
repita as etapas trs e quatro. Lembre-se de que o volume de trabalho
de horas extras especificado no adicionado ao volume de trabalho
para a tarefa, representando apenas uma parte do volume total de
trabalho que deve ser considerado e cobrado como hora extra. Ao
inserir o trabalho de horas extras, a durao de uma tarefa imediata
mente abreviada.
Aps a insero das horas extras, se for necessrio fazer alteraes
ou correes manualmente, com o objetivo de regularizar a situao
das horas trabalhadas, siga o expediente mostrado abaixo:
1. Abra o menu Exibir > Mais modos de exibio. Depois, na iista
Modos de exibio, clique em Planilha de tarefas e em Aplicar.
2. Volte para o menu Exibir e selecione a opo Tabela e, em segui
da, Trabalho.

3. No campo Real, correspondente tarefa que deseja atualizar,


insira os valores referentes ao trabalho efetivamente realizado. Os va lores recalculados, em porcentagens, do trabalho concludo e do trabalho restante aparecem nos campos % trab. concl. (porcentagem do
trabalho concludo) e Restante (trabalho restante), respectivamente.

Redistribuio de recursos
Para situaes em que houve superalocao de recursos, seja por
aplicao inadequada de horas extras, ou por duplicao de tarefas,
pode ser necessrio implementar a redistribuio de recursos. O
Project possui ferramentas internas que permitem realizar essa redis tribuio sem que seja preciso desmanchar todo o projeto, ou cance lar integralmente as horas extras planejadas e concedidas.
1. Quando realizamos essa operao, as tarefas de menor impor
tncia sero atrasadas ou divididas. Antes de tudo, no menu Ferra
mentas, dique em Redistribuir recursos.
2. Aparecer a janela Redistribuio de recursos (Figura 24.1). Na
rea Redistribuio de clculos, dique em Automtica.

Tambm podemos utilizar a opo Manual. Essa redistribuiao tem


um fator de segurana: executada somente quando clicamos no bo to Redistribuir agora. A redistribuiao automtica ocorre instantaneamente, ao alterarmos uma tarefa ou um recurso.
3. Se escolhermos a redistribuiao automtica, temos de desmarcar
a caixa de seleo Limpar nivelamentos anteriores. Esta caixa mar
cada por padro, mas, na redistribuiao automtica, pode retardar sen
sivelmente o trabalho agendado. Na caixa Procurar superalocaes em
uma base, defina o perodo em que a redistribuiao deve reconhecer as
superalocaes. O padro Diariamente, mas podemos utilizar A cada
hora, Semanalmente ou, at mesmo, Mensalmente. As ltimas opes
so ideais para projetos muito demorados, ou que sero compartimen
tados em vrias tarefas, separadas por vrios perodos.
Nota: a opo A cada hora ideal para projetos que contaro
com um grande nmero de horas individuais ou extras, e nos
quais, portanto, o custo tem de ser mais bem trabalhado.

4. Em Intervalo de redistribuiao para <nome do projeto>, decida


se todo o projeto ser redistribudo (Redistribuir o projeto inteiro) ou
se apenas as tarefas compreendidas em um intervalo de tempo espe
cfico (Redistribuir).
5. Na caixa Ordem de redistribuiao, dique na opo desejada.
Em Somente identificao, o Project redistribui as tarefas conforme necessrio, na ordem crescente de seus nmeros de identificao,
antes de considerar outros critrios.
Nota: nmero de identificao o nmero com que o Project
reconhece cada tarefa, recurso ou atribuio, conforme estes so
adicionados ao projeto.

6. Clique em Padro se quiser que o Project examine primeiro de


pendncias de predecessoras, margens de atraso, datas, prioridades
e restries, determinando se as tarefas devem ser redistribudas e
qual ser a forma (Figura 24.2).

7. No entanto, se necessrio, dique em Prioridade > Padro para


que o Project verifique inicialmente as prioridades das tarefas e, de
pois, os critrios-padro.
8. Para impedir o atraso da data de seu projeto, marque a caixa de
seleo Nivelar sem atrasar o projeto.
9. Marque a caixa de seleo A redistribuio pode ajustar atri
buies individuais de uma tarefa. Dessa forma, permitimos o ajuste
da redistribuio quando um recurso trabalha em uma tarefa indepen
dente de outros recursos que tambm trabalham nela.
10. Para que a redistribuio interrompa as tarefas, criando divi
ses no trabalho restante, marque a caixa de seleo A redistribuio
pode criar divises no trabalho restante.
11. Para incluir recursos propostos, assim omo outros recursos,
dique na caixa de seleo Nivelar tarefas com o tipo de reserva
proposto.
Nota: recursos propostos possuem uma alocao de recurso
pendente para uma atribuio de tarefa ainda no autorizada.
12. Para limpar os resultados de redistribuies anteriores antes de
fazer uma outra redistribuio, dique em Limpar redistribuio.
13. Se estiver fazendo a redistribuio manualmente,dique em Re
distribuir agora. No caso da opo automtica, dique em OK.
A caixa de dilogo Redistribuir agora ser aberta se um modo de
exibio como Planilha de Recursos, Grfico de Recursos, Uso do Recurso ou Formulrios de Recursos estiver ativo e com opes selecionadas. Clique em Recursos selecionados para redistribuir apenas os
recursos selecionados. Ou, ento, clique em O conjunto inteiro para
redistribuir todos os recursos da planilha.

Outlook e Microsoft Project


Se, atualmente, o Microsoft Project o sistema-padro para gerenciamento de projetos, o Microsoft Outlook o gerenciador de e-mails,
de compromissos ou de negcios mais famoso do mundo da informtica. Apesar de existirem outros softwares de grande qualidade, como
o Eudora ou o Pegasus Mail, trata-se de simples clientes de e-mail, e
no possuem nem metade das funcionalidades do Microsoft Outlook.
Alm disso, bases de dados de portteis, e at de alguns telefones
celulares, podem ser facilmente sincronizadas com o este aplicativo,
"espelhando" anotaes e calendrios pessoais atualizados durante
todo o dia, ou durante uma viagem de negcios. Tanto em Palms
como em Pocket PCs, essa sincronizao feita de maneira automtica e transparente.
No entanto, pouca gente sabe que possvel integrar as informaes do Outlook com o Microsoft Project. E isso em estaes de projetos "solitrias", nas quais os projetos so administrados por uma nica
pessoa, como no caso de redes em que o Project est presente no formato Server, e as estaes de trabalho que rodam Outlook acessam
bases de dados de e-mails, tarefas e calendrios armazenados em servidores de correio eletrnico Exchange. Esse tipo de integrao pode
ser efetivado de vrias maneiras, trazendo tona diversos recursos
que podem agilizar a manuteno de listas de tarefas e calendrios,
ou facilitar o envio de mensagens de alterao de tarefas ou de datas
para todos que participam de uma equipe.
1. No menu Ferramentas, dique em Importar tarefas do Outlook,
como mostrado na Figura 25.1. preciso estar com o Outlook aberto
e devem, obviamente, existir tarefas a ser importadas.
2. Em uma implementao local, ou em uma estao de rede ro
dando o Outlook no modo compartilhado, o usurio (ou voc, no caso
da implementao local) ser avisado de que um outro programa est
tentando acessar recursos do Outlook. Para permitir o acesso ao siste
ma, dique em Permitir acesso para e defina o tempo em que o acesso
ao Outlook ser habilitado, tendo como mnimo um minuto e, como
mximo, dez minutos. Logo aps, dique em Sim.
3. Do lado do Project, aparecer a janela Importar tarefas do
Outlook (Figura 25.2). Selecione as tarefas desejadas e, depois, dique
em OK para import-las para o projeto atual. Se quiser habilitar todas
as tarefas, dique em Selecionar tudo.

Controle de arquivos e tarefas


Com o Outlook tambm possvel fazer o controle de tarefas executadas em arquivos, como criao, leitura ou formatao de planilhas
e documentos. Ainda menos conhecida a funcionalidade que permite a esse histrico (chamado de Dirio de tarefas) anotar o acesso a
folhas de projeto criadas com o Microsoft Project.

1. Inicie o Outlook como no passo anterior. Se a opo Dirio no


est ativada, preciso habilit-la. Para tanto, abra o menu Ferramentas > Opes. Na aba Preferncias (Figura 25.3), dique em Opes
de dirio.

2. Ser aberta a tela Opes de dirio. Nela, escolha quais tipos de


oeorrncia sero anotadas. Podemos marcar de e-mils a solicitaes
de tarefas. Alm disso, na rea Registrar tambm os arquivos do,
possvel escolher quais documentos do Microsoft Office, em sua atualizao rotineira, faro parte do dirio (Figura 25.4).

3. Caso o trabalho seja realizado em rede, com um simples dique


em Para estes contatos, podemos controlar as solicitaes de tare
fas ou os e-mails de qualquer um dos nossos contatos, ou, ainda, o
usurio cadastrado especificamente no servidor de correio eletrnico Exchange.
4. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Opes de dirio.
Depois de configurar o Outlook para registrar os arquivos do Project,
todo trabalho ser registrado, mesmo quando o Outlook estiver inativo ou fechado.

Administrando recursos
humanos de um projeto com o Outlook
Tambm possvel empregar o Outlook para administrar os recursos humanos de um projeto. Essa atividade pode ser realizada com
a ajuda da Lista de Contatos do Outlook, como vemos nos pontos
a seguir.
1. No Microsoft Project, siga o menu Exibir > Planilha de Recursos.
2. Clique na linha em que deseja comear a adicionar os novos
recursos. Em seguida, v ao menu Inserir > Novo recurso do, e selecione Catlogo de endereos.
3. Na caixa de dilogo Seiecionar recurso, insira o nome ou a lista
de distribuio que pretende adicionar caixa Digite o nome ou selecione na lista. Uma outra via , na lista Nome, usar a barra de rolagem
e, depois, clicar no nome do recurso ou na lista de distribuio que
pretende adicionar lista de recursos.
1. Clique em Adicionar. Se voc seJecionou uma lista de distribui
o, e no um contato individual, ser exibida uma mensagem per
guntando se voc quer expandir a lista de distribuio em nomes de
e-mail individuais. Clique em Sim.

1. Atalhos teis j
Para facilitar o seu trabalho, o Microsoft Project fornece diversas
teclas de atalho, muito teis para agilizar atiigitao e para quem no
gosta de trabalhar com o mouse. Na lista a seguir, confira alguns atalhos e suas funes:
Tecla

Descrio
r e t i n i r } Acesso ao help do programa Ativa a barra

F1 F2
Ctrl + F2 Ctrl +
Shift + F2 Alt +
F2 F3 Shift + F3
Alt + F3 Ctrl + F3
Ctrl + Shift + F3
Ctrl + F4 Shift +
F4 Alt + F4 F5
Shift + F5 Ctrl +
F5 Ctrl + Shift +
F5 Alt + F5 F6
Shift + F6 Ctrl +
F6 Ctrl + Shift +
F6 F7 Ctrl + F7 F8
Shift + F8 Ctrl +
F8 Alt + F8 F9
Shift + F9

de entrada para permitir a edio de um texto em um


campo Comando Vincular tareias (menu Editar) Comando
Desvincular tarefas (menu Editar) Comando Salvar como
(menu Arquivo) Filtro para todas as tarefas ou recursos
Redefine a classificao para a ordem de identificao
Exibe a caixa de dilogo Definio de coluna Aplica o
mesmo filtro Aplica a ordem de classificao Fecha a
janela de projeto Localiza um item Fecha a janela de
programa Comando Ir para (menu Editar) Abre a caixa de
dilogo Localizar Restaura a janela de projeto Rola a
tarefa no Grfico de Gantt Vai para a prxima
superalocao Ativa o outro painel em um modo de
exibio combinado Ativa a barra de diviso Ativa a
prxima janela de projeto Ativa a janela de projeto anterior
Comando Ortografia (menu Ferramentas) Move a janela
de projeto Ativa ou desativa o modo Estender seleo
Ativa ou desativa o modo Adicionar seleo Dimensiona
a janela de projeto Caixa de dilogo Macros Calcula todos
os projetos abertos Calcula o projeto ativo

Ctrl + F9 Alt
+ F9
F10 Ctrl +
F10 F11 Shift
+ F11

Ativa ou desafiva o clculo automtico Atualiza todos os


vnculos de troca dinmica de dados (DDE) Ativa a barra
de menus Maximiza a janela de projeto Abre um novo
arquivo Abre uma nova janela com o arquivo atual

Comandos do teclado
para acessar caixas de dilogo
Para

Pressione

IlilllIltllHIlliiHBililWitliKtHiflIlltl

IfifiWiltiiliittinilltlIMtllHtt

Alternar para a prxima guia em uma caixa de dilogo Alternar para a guia anterior
em uma caixa de dilogo Mover-se para a
prxima opo ou grupo de opes
Mover-se para a opo ou grupo de opes anterior Mover-se entre as opes da
caixa de listagem ativa Marcar ou
desmarcar a caixa de seleo ativa Abrir
a caixa de listagem selecionada Fechar a
caixa de listagem selecionada Executar a
ao atribuda ao boto de comando
padro Cancelar o comando e fechar a
caixa de dilogo

Ctrl + Tab
Ctrl + Shift + Tab Tab Shift +
Tab Seta para cima e para baixo
Barra de espaos
Alt + Seta para baixo Esc Enter
Esc

Comandos do teclado para


abrir, salvar e fechar arquivos
comando

Comando do teclado

iiiiiiiiiiiiifiitnintiiti MntiiffiiffiitiitfittiiftifiiiM
Ctrl + 0 ou F11 Ctrl + A
Novo Abrir

Imprimir

Ctrl + P Ctrl + B

Salvar Salvar

F12ou Alt + F2

como Fechar

Ctrl + F4 Alt +

Sair

F4

Comandos do teclado para acessar menus I


Para

Pressione ifiittmi

itriM
tini
iiiiiti
niii
lilill llltP iililP iif illlii iSTOW ilit irU MilI ti M
F10ou Alt Alt + Barra de
Ativar a barra de menus Mostrar o menu
Controle Fechar ao mesmo tempo o menu e espaos Alt
Esc
o submenu visveis Fechar o menu visvel

Comandos do teclado para acessar caixas de texto f


para

Pressione

HS ; HIIIfitHIW iI'HHflH-lWltHitiilH! l iU ilH i li i tH Hi lli l if H iU H I ffU I l ti r


Mover-se para 0 incio da entrada Mover- Home End Seta para a esquerda ou
se para 0 final da entrada Mover-se um

para a direita Ctrl + Seta para a

caractere esquerda ou direita Mover-

esquerda ou Ctrl + Seta para a

se uma palavra esquerda ou direita

direita

Comandos do teclado para criar


uma estrutura de tpicos em um projeto
Para

Pressione

IIBHMiW tW ililHiilHIiitlti

Alt + Shift + Hfen Alt + Shift + Seta

Ocultar subtarefas Recuar

para a direita Alt + Shift + Sinal de

para a direita Mostrar

soma Alt + Shift + Asterisco Alt +

subtarefas Mostrar todas as

Shift + Seta para a esquerda

tarefas Recuar para a


esquerda

Comandos do teclado para selecionar e


editar caixas de dilogo
Para
HtH|[|ilIi:i:IIHHIH :H=iriH'HIIHI;

Estender a seleo urn caractere


esquerda Estender a seleo um
caractere direita Estender a seleo
at o final do texto Estender a seleo
at o incio do texto Mover-se para o
final do texto Mover-se para a prxima
tarefa Mover-se para o grupo Mostrar
uma lista em uma caixa

Pressione
tfiHttiflH:HH=filHMil'fil:|lHi
Shift + Seta para a esquerda
Shift + Seta para a direita
Shift + End Shift + Home End Enter
Shift + Tab Alt + Seta para baixo

Comandos do teclado para


editar dados em um modo de exibio
Para

pressione

-ltlIlMitStHIflSfllHWItlWIilHilllKillitinilli

liBiHfiKllliilililitlWilli

Cancelar Limpar ou redefinir o campo


selecionado Copiar Recortar Excluir Preencher
Localizar Boto Localizar prxima Ir para
Vincular tarefas Colar Reduzir a seleo a um
campo Desfazer Desvincular tarefas

Esc Ctrl + Delete CtrH- C


Ctrl + X Delete Ctrl + D
Shift + F5 Shift + F4 F5
Ctrl + F2 Ctrl + V Shift +
Backspace Ctrl + Z Ctrl +
Shift + F2

Selecionar dados em um modo de exibio i i


Para
llllltllHl!IlltlllBltiHIHllK.Wi:WS:Wi

Estender a seleo para uma pgina abaixo


Estender a seleo para uma pgina acima
Estender a seleo para uma linha abaixo
Estender a seleo para uma linha acima
Estender a seleo para a esquerda
Estender a seleo para a direita Estender a
seleo at o primeiro campo em uma linha
Estender a seleo at o ltimo campo em
uma linha Estender a seleo at o incio das
informaes Estender a seleo at o final
das informaes Estender a seleo at a
primeira linha Estender a seleo at a
ltima linha Estender a seleo at o
primeiro campo da primeira linha Estender a
seleo at o ltimo campo da ltima linha
Selecionar todas as linhas e colunas
Selecionar uma coluna Selecionar o prximo
campo Selecionar o campo anterior
Selecionar uma linha Mover-se para um
campo abaixo em uma seleo Mover-se
para um campo acima em uma seleo
Mover-se para um campo direita em uma
seleo Mover-se para um campo
esquerda em uma seleo

Pressione
l E I l li lK I i t l lI li E H I i in in il it l l!
Shift + Page Down Shift + Page
Up Shift + Seta para baixo Shift
+ Seta para cima Shift + Seta
para a esquerda Shift + Seta
para a direita Shift + Home
Shift + End Ctrl + Shif + Home
Ctrl + Shift + End
Ctrl + Shift + Seta para cima
Ctrl + Shift + Seta para baixo
Ctrl + Shift + Home
Ctrl + Shift + End
Ctrl + Shift + Barra de espaos
Ctrl + Barra de espaos Tab
Shift + Tab Shift + Barra de
espaos Enter
Shift + Ervter Tab Shift + Tab

Comandos do teclado para selecionar e


editar a barra de entrada
Para
t lt liillI iHrirK lW f K II IUK it ilillit lilW lW itlf l
Aceitar uma entrada Cancelar uma entrada
Excluir um caractere esquerda Excluir um
caractere direita Excluir uma palavra direita
Estender a seleo um caractere esquerda
Estender a seleo um caractere direita
Estender a seleo at o final do texto
Estender a seleo at o incio do texto Moverse um caractere esquerda Mover-se um
caractere direita Mover-se para o final do
texto Mover-se para o incio do texto Ativar ou
desativar o modo de sobreposio

Pressione
l|ltlttlitM|!lfKBtiiMIKil!

Enter Esc Backspace Delete


Ctrl + Delete Shift + Seta para
a esquerda Shift + Seta para
a direita Shift + End Shift +
Home Seta para a esquerda
Seta para a direita End Home
Insert

Mover-se no painel lateral i


Para

Pressione

tttunntunnttUfitunmnnmmmitnKmmimmtntii

HtittilttMtiWtttiiiflii
Ctrl + Tab
Tab
F5

Mover o foco entre o painel lateral e o modo de


exibio do lado direito Seo foco estiver no painel
lateral, selecionar controles diferentes Atualizar a
pgina do Guia do Projeto