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Arquivo Contemporneo

do Ministrio das Finanas


Regulamento

Novembro 2011

Captulo I
Disposies Gerais
Pelo presente regulamento so estabelecidos os princpios e normas aplicveis ao
Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas, adiante designado por ACMF,
para que, no exerccio das suas competncias, assegure a recolha, preservao,
conservao, tratamento e disponibilizao do acervo documental por si custodiado.
Artigo 1
Enquadramento Orgnico
O Arquivo Contemporneo do Ministrio das Finanas est integrado na Direco de
Servios de Arquivos e Documentao da Secretaria-Geral do Ministrio das Finanas.
Artigo 2
Competncias
1 Compete ao ACMF:
a) prestar apoio e orientar tecnicamente, de acordo com as normas nacionais e
internacionais, os arquivos dos Gabinetes Ministeriais do MF, e Organismos do
Ministrio, com vista a uniformizar procedimentos que garantam a integridade e o
acesso informao;
b) organizar o sistema de arquivo geral da Secretaria-Geral de forma a proporcionar
um meio rpido e eficiente de recuperao da informao;
c) elaborar e actualizar as tabelas gerais de avaliao, seleco e eliminao de
documentos;
d) organizar e manter o arquivo histrico de acordo com as regras arquivsticas
nacionais e internacionais;
e) proceder recolha, conservao, tratamento e disponibilizao da informao
considerada de conservao permanente produzida pelos organismos dependentes
do Ministrio das Finanas.
f) proceder recolha, organizao e elaborao de instrumentos de descrio e
recuperao da informao dos fundos documentais provenientes de organismos
extintos que fiquem sua guarda;

g) garantir a promoo e realizao da transferncia de suportes de informao em


ordem salvaguarda da documentao de valor permanente;
h) assegurar a orientao dos utilizadores, tanto internos como externos, fornecendolhes informao sobre a documentao existente e disponvel no ACMF.

Captulo II
Incorporao, Avaliao, Seleco e Eliminao da Documentao
Artigo 3
Incorporao de documentao proveniente
dos Organismos do Ministrio das Finanas

1 Os documentos devero ser remetidos para o ACMF aps o cumprimento dos


respectivos prazos de conservao e as remessas no podero pr em causa a
integridade dos conjuntos documentais.
2 - As transferncias de documentao devem ocorrer aps a calendarizao prvia com
o ACMF.
3 - A documentao dever ser enviada ao ACMF no seu suporte original devidamente
acondicionada e identificada.
4 - A documentao deve ser acompanhada por uma Guia de Remessa, segundo o
modelo adoptado, onde devem constar os seguintes elementos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

Identificao do servio de provenincia dos documentos;


Nmero de ordem das unidades de instalao;
Nmero de volumes;
Designao das espcies;
Datas extremas da documentao;
Classificao;
Data de eliminao;
Observaes.
Artigo 4
Incorporao de fundos provenientes de Organismos
Exteriores ao Ministrio das Finanas

1 - O ACMF pode incorporar fundos arquivsticos de provenincia diversa, em


qualquer tipo de suporte, atravs de compra, doao ou depsito, desde que revelem
interesse para o MFAP.

2 - Todo o processo de incorporao de fundos provenientes do exterior deve obedecer


ao enumerado no art. 3 do presente regulamento.
Artigo 5
Avaliao e Seleco da Documentao
1 - O processo de avaliao dos documentos de arquivo tem por objectivo a
determinao do seu valor para efeitos de conservao permanente ou eliminao,
findos os respectivos prazos de conservao administrativa.
2 - Os prazos de conservao so os que constam nas portarias de avaliao e seleco
dos diversos organismos produtores dependentes do MF.
3 - Os prazos de conservao so contados a partir da data final dos procedimentos
administrativos.
4 - A seleco de documentos a conservar em arquivo definitivo bem como a alterao
de suporte documental deve ser efectuada em conjunto pelo ACMF e o servio produtor
da documentao, de acordo com as orientaes estabelecidas na tabela de seleco
anexa portaria de avaliao e seleco dos respectivos organismos.
5 - Sem embargo da definio de prazos mnimos de conservao, o ACMF pode
conservar por prazos mais dilatados, a ttulo permanente ou temporrio, as sries
documentais que considere pertinentes pelo seu valor histrico, cultural ou artstico.
Artigo 6
Eliminao de Documentao
1 - No permitida a destruio de documentos antes de prescreverem os prazos legais
de conservao constantes na tabela de seleco.
2 - O processo de eliminao da competncia do ACMF que ter em conta, entre
outros, critrios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
3 - A eliminao de documentos deve obedecer s seguintes formalidades:
a) Ser acompanhada de um auto de eliminao, elaborado pelo ACMF, que far
prova do abate patrimonial
b) O auto de eliminao deve ser assinado pelo responsvel do ACMF e pelo
responsvel do servio produtor.
c) O auto de eliminao ser feito em duplicado, ficando o original no ACMF e
o duplicado ser enviado para a Direco-Geral de Arquivos.

Captulo III
Tratamento arquivstico e disponibilizao
Artigo 7
Tratamento documental
1 - O ACMF dever proceder ao tratamento arquivstico de toda a documentao de
acordo com o princpio de respeito pela procedncia e ordem originais, por forma a que
a sua consulta seja rpida e eficaz, elaborando para o efeito os instrumentos de
descrio e pesquisa adequados.
2 - O ACMF proceder substituio de suporte respeitando as normas nacionais e
internacionais, garantindo a preservao, segurana, veracidade, continuidade e, nos
casos em que o suporte adoptado assim o permita, a autenticidade do documento.
Artigo 8
Disponibilizao
A disponibilizao da documentao dever processar-se atravs dos seguintes meios:
a) Publicao de guias, inventrios e catlogos;
b) Consulta pblica na sala de leitura em suporte papel, microfilme ou digital.
c) Disponibilizao via e-mail.
d) Atravs de consulta on-line do Arquivo Digital do ACMF.

Captulo IV
Condies e Procedimentos de Acesso Documentao
Artigo 9
Horrio de atendimento ao pblico
O ACMF dispe de uma sala para consulta da documentao sua guarda, que est
aberta ao pblico de 2 a 6 feira das 10 horas s 17 30 horas, com intervalo para almoo
entre as 13 e as 14 horas.

Capitulo V
Comunicabilidade, Consulta e Servio de Leitura
Artigo 10
Comunicabilidade
1 Para a consulta da documentao do ACMF devero ser observados os
condicionalismos decorrentes da sua conservao e da legislao em vigor.

2 No so comunicveis os documentos cujos contedos se enquadram nos ns 2 e 3


do art. 17, do Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, que regulamenta o Regime Geral
dos Arquivos e do Patrimnio
3 Para o esclarecimento de dvidas relativamente comunicabilidade de documentos
observar-se- o disposto na seguinte legislao, e na que for sendo publicada:
a) Cdigo de Procedimento Administrativo, DL 442/91, de 15 de Novembro.
b) Regime Geral dos Arquivos e do Patrimnio, DL, 16/93, de 23 de Janeiro.
c) Lei de Acesso aos Documentos Administrativos, LADA, Lei 46/2007, de 24
de Agosto.
d) Lei de Proteco de Dados Pessoais, Lei 67/98, de 26 de Outubro.
Artigo 11
Consulta de documentao
1 - A consulta de documentos do ACMF por utilizadores externos, s pode ser
efectuada na sala de leitura do Arquivo.
2 - Cada utilizador tem somente acesso, a uma unidade de instalao de cada vez.
3 A consulta de documentos cujo acesso, por fora da legislao em vigor ou risco de
deteriorao, seja restrito, est sujeita a autorizao superior.
4 - Para consultar documentao de acesso restrito, o utilizador deve solicitar
autorizao ao ACMF, atravs de formulrio prprio, disponvel no prprio local de
consulta e no stio da Internet. (Anexo 2)
5 - O pedido de consulta da documentao de acesso restrito no garante por si s o
acesso mesma, visto que carece de anlise prvia e deciso superior que no dever
exceder 10 dias teis.
Artigo 12
Condies de Acesso
1 - O ACMF faculta o acesso aos seus fundos documentais a todas as pessoas
identificadas e maiores de 18 anos.

2 - O ACMF disponibiliza a cada utilizador um cacifo para arrumao de objectos


pessoais, durante o tempo de permanncia na sala de leitura.
a) Ao receber a chave do cacifo, o utilizador responsabiliza-se pelo uso do mesmo
e pela devoluo da chave aps a sua utilizao.
b) Aps entrega da chave ao utilizador, o ACMF declina qualquer responsabilidade
relativamente ao contedo do cacifo.
c) No chaveiro geral do ACMF sero conservados duplicados das chaves de todos
os cacifos

d) Em caso de extravio da chave, por parte do utilizador, este assumir o custo de


fabrico de nova chave, encarregando-se o ACMF da execuo da mesma.
2 - Os utilizadores devero, assim, guardar no cacifo todos os objectos de carcter
pessoal, nomeadamente:
a) Sacos, malas, guarda chuvas, agasalhos, pastas nomeadamente pastas de
computadores portteis;
b) Livros, revistas, fotocpias;
c) Aparelhos fotogrficos ou de reproduo de imagens;
d) Aparelhos de reproduo de udio;
e) Alimentos ou bebidas.
Aos utilizadores permitida a entrada com lpis, folhas, fichas e computadores
portteis.
3 - Os tcnicos do ACMF acolhem e orientam o utilizador, a seu pedido, sobre a forma
de aceder aos inventrios, catlogos, ficheiros e bases de dados.
4 - Os tcnicos orientam os utilizadores na consulta mas no os substituem na pesquisa,
a qual compete aos prprios.
5 Os grupos de trabalho que utilizem a sala de leitura desenvolvero as suas
actividades no perturbando o normal funcionamento deste espao.
6 - Os utilizadores que perturbem o normal funcionamento do servio e no aceitem as
advertncias feitas pelos tcnicos inviabilizam a sua permanncia no interior das
instalaes.
7 - Os utilizadores portadores de deficincia tm condies de acessibilidade, conforme
previsto no DL 163/2006, de 8 de Agosto, podendo ser disponibilizado
acompanhamento por parte do ACMF.
8 A sala de leitura do ACMF destinada exclusivamente consulta do seu acervo
arquivstico.
Artigo 14
Devoluo da Documentao
Concluda a consulta, o utilizador dever entregar a documentao ao tcnico
responsvel pelo atendimento que conferir a sua integridade e ordem interna.

Captulo VI
Direitos e Deveres dos Utilizadores

Artigo 15
Direitos dos Utilizadores
1 O utilizador tem o direito de:
a) Usufruir da rea de acesso ao pblico, de acordo com o estipulado no presente
Regulamento e em normais condies de consulta das espcies documentais;
b) Ter acesso aos instrumentos de descrio documental;
c) Ter acesso aos documentos que no estejam classificados como confidenciais ou
abrangidos pela lei em vigor, no que diz respeito limitao do direito de
acesso;
d) Apresentar sugestes relativas ao funcionamento dos servios prestados pelo
ACMF.
Artigo 16
Deveres dos Utilizadores
1 O utilizador tem o dever de:
a) No praticar em toda a rea do ACMF quaisquer actos que perturbem o
normal funcionamento do servio, nomeadamente a utilizao de telemveis;
b) Preservar toda a documentao por si requisitada entregando-a tal como a
recebeu sendo responsvel pela mesma durante o perodo em que estiver na
sua posse, at devoluo ao tcnico que efectuou o atendimento;
c) Informar o tcnico, responsvel pelo seu atendimento, caso detecte qualquer
anomalia na documentao requisitada;
d) Segurar, abrir e folhear os documentos com cuidado;
e) Devolver os documentos dentro das capilhas ou caixas em que os recebeu, no
alterando a sua ordem original;
f) Utilizar somente lpis de grafite para escrever, no fazer inscries grficas,
nem decalcar ou danificar os documentos requisitados;
g) Utilizar somente tiras, folhas de papel ou outros marcadores apropriados para
assinalar documentos por si seleccionados;
h) No arrancar dobrar ou rasgar folhas dos documentos nem tocar na mancha
impressa ou manuscrita;
i) No fotografar os documentos;
j) No forar as lombadas quando a documentao estiver encadernada;
k) Manter na sua posse os documentos requisitados, no efectuando permutas ou
cedncias com outros utilizadores presentes;
l) A documentao no dever sair do espao fsico atribudo ao utilizador;
m) No comer ou beber durante a consulta da documentao;
n) Comunicar a sua ausncia ao tcnico responsvel, por um perodo superior a
30 minutos, para que os documentos continuem na sala de leitura.

Capitulo VIII
Reproduo de documentos
Artigo 17
Requisio de reprodues

1 - A requisio de reprodues de documentos feita presencialmente ou distncia


por carta, fax, email.
2 Os pedidos devero ser satisfeitos, em regra, no prazo de 5 dias teis.
3 As reprodues so entregues mediante o pagamento dos custos devidos e
constantes do respectivo prerio

Artigo 18
Reproduo e certificao de documentos
O ACMF faculta um servio de reproduo de documentos (fotocpia, impresso,
microfilme, e suporte digital) e certificao aos utilizadores, de acordo com as
tipologias e emolumentos constantes do prerio em anexo
Artigo 19
Restries reproduo

1 - Decorrentes do estado de conservao dos documentos:


a) No so permitidas reprodues de documentos especialmente frgeis ou em
mau estado de conservao.
b) No so permitidas reprodues a partir do original, de documentos j
microfilmados ou digitalizados.
2 - Decorrentes de limitaes legais e contratuais, a reproduo de documentos do
ACMF est sujeita ao cumprimento da legislao relativa ao direito privacidade, bem
como dos contratos de depsito ou doao celebrados pelo ACMF.

Capitulo IX
Cedncia de imagens para fins de divulgao/publicao
Artigo 20
Utilizao das imagens
1 A utilizao de imagens referentes a documentao guarda do ACMF autorizada
mediante assinatura de Termo de Responsabilidade (disponvel no stio do ACMF e

localmente em suporte papel) onde sero definidas as condies de utilizao das


mesmas.
2 Em caso de publicao, exige-se que a sua provenincia seja devidamente
identificada e feita meno da sua pertena ao acervo do ACMF, bem como o
compromisso de envio ao ACMF de dois exemplares da obra onde constem essas
reprodues.

Capitulo X
Disposies finais
Artigo 21
Casos omissos
Os casos omissos no presente Regulamento sero analisados e resolvidos pelos
responsveis da Secretaria-Geral e da Direco de Servios de Arquivos e
Documentao.

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