TEMA 4.

DIRECCIÓN Y
SECRETARIA

MANUEL SÁNCHEZ
FERNÁNDEZ
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1. Organización. Los organigramas…Pág. 3

2. Tipos de organización………….....Pág. 4-14

3. La departamentalización. ………...Pág.15-17

4. Dirección. Funciones. ………….....Pág. 18

5. Secretaría. Funciones. ……….…...Pág. 19

6. El archivo. Elementos. …………....Pág. 20

7. Sistemas de clasificación. ………...Pág. 21

8.Bibliografía ………………………….Pág.22

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Organización. Los organigramas.

Organización: Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento,

deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse de este medio que permite a una
empresa alcanzar sus determinados objetivos.

Tipos:

 Formal: La definida anteriormente .

 Informal: La que surge espontáneamente.

Organigramas: Son la representación gráfica de la estructura de una organización, es

donde se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades
que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa
de cada cargo. Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a través de los
cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio.

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Tipos de organización
CLASIFICACIÓN 1

POR LA FORMA DE POR LA FORMA Y DISPOSICIÓN

REPRESENTAR LA ESTRUCTURA
Analíticos Verticales
Generales Horizontales
Suplementarios Circulares

POR LA FORMA DE REPRESENTAR LA ESTRUCTURA

• Organigramas Analíticos: Son organigramas muy específicos, suministran

información detallada, llegando a complementarse con datos anexos y símbolos
convencionales referidos a datos circunstanciales.

• Organigramas Generales: Muestran la organización completa, dando a

primera vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones y
Departamentos o entre los cargos, según su naturaleza. Por ejemplo el
organigrama de un Plantel.

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 • Organigramas Suplementarios: Estos organigramas se emplean para mostrar
una parte de la estructura organizativa en forma más detallada. Por ejemplo: el
organigrama de una División, de un Departamento o de una unidad en particular.

POR LA FORMA Y DISPOSICIÓN

• Organigramas Verticales: Son organigramas que representan la estructura

jerárquica, desde arriba hacia abajo. Son los organigramas más utilizados

• Organigramas Horizontales: Son organigramas que representan la estructura

organizativa de izquierda a derecha.

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• Organigramas Circulares: Son organigramas que representan los niveles
jerárquicos mediante círculos concéntricos desde dentro o fuera y orden de
importancia.

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CLASIFICACIÓN 2

• Organización Lineal o Militar o jerarquico.

DEFINICIÓN: Se caracteriza porque la actividad decisional se

concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y
tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y
distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a
un sólo jefe.

Ventajas:

1. Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de

las mismas.

2. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.

3. Es claro y sencillo.

4. Util en pequeñas empresas.

5. La disciplina es fácil de mantener.

Desventajas:

1. Es rígida e inflexible.

2. La organización depende de hombres clave, lo que origina

trastornos.

3. No fomenta la especialización.

4. Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que

no se dediquen a sus labores directivas, sino, simplemente de
operación.

REPRESENTACIÓN

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 • Organización Funcional o de Taylor

Definición: Consiste en dividir el trabajo y establecer la

especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta
el obrero, ejecuten el menor número posible de funciones.

Ventajas:

1. Mayor especialización.

2. Se obtiene la más alta eficiencia de la persona.

3. La división del trabajo es planeada y no incidental.

4. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.

5. Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número de

especialistas con que cuenta la organización.

Desventajas:

1. Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta

seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por
contradicción aparente o real de las ordenes.

2. Se viola el principio de la unida de mando, lo que origina

confusión y conflictos.

3. La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos

entre jefes.

Representación:

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 • Organización Líneo - Funcional

Definición: en ésta se combinan los tipos de organización lineal y

funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas
inherentes a cada una, conservándose de la funcional la
especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la
autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe
por cada función en especial.

Representación:

• Organización staff

Definición :Este tipo de organización no disfruta de autoridad de

línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las
grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona
información experta y de asesoría.

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Ventajas:

1. Logra que los conocimientos expertos influya sobre la manera

de resolver los problemas de dirección.

2. Hace posible el principio de la responsabilidad y de la

autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la
especialización del staff.

Desventajas:

1. Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se

delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede
producir una confusión considerable en toda organización.

2. Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus

funciones o por falta de un respaldo inteligente en la
aplicación de sus recomendaciones.

3. Pueden existir rozamientos con los departamentos de la

organización lineal.

Representación:

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 • Organización por Comités

Definición: Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos

a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una
decisión en conjunto.

Clasificación:

a) Directivo; Representa a los accionistas de una empresa.

b) Ejecutivo; Es nombrado por el comité directivo para que se

ejecuten los acuerdos que ellos toman.

c) Vigilancia; Personal de confianza que se encarga de inspeccionar

la labores de los empleados de la empresa.

d) Consultivo; Integrado por especialistas que por sus conocimientos

emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.

Ventajas:

1. Las soluciones son más objetivas, ya que representan la conjunción

de varios criterios.

2. Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el

comité, no recayendo aquella sobre una sola persona.

3. Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.

4. Se aprovecha al máximo los conocimientos especializados.

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Desventajas:

1. Las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardías.

2. Una vez constituido el comité, es difícil disolverlo.

3. En ocasiones los gerentes se desligan de su responsabilidad y se

valen del comité para que se haga responsable de sus propias
actuaciones.

Representación:

• Organización Matricial

Definición:Consiste en combinar la departamentalización por

productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de
organización porque se abandona el principio de la unidad de mando
o de dos jefes.

Ventajas:

1. Coordina la satisfacción de actividades, tanto para mejorar el

producto como para satisfacer el programa y el presupuesto
requeridos por el gerente del departamento.

2. Propicia una comunicación interdepartamental sobre las funciones

y los productos.

3. Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra

cuando sea necesario.

4. Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para

lograr una mejor calidad técnica.

Desventajas:

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1. Existe confusión acerca de quien depende de quien, lo cual puede
originar fuga de responsabilidades y falta de delimitación de
autoridad.

2. Da lugar a una lucha por el poder, tanto del gerente funcional

como del gerente de producto.

3. Funciona a través de muchas reuniones, lo que supone pérdidas de

tiempo.

4. El personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia

directamente su experiencia y capacidad.

5. Se puede presentar resistencia al cambio por parte del personal.

Representación:

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La departamentalización.
Definición :Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en
unidades específicas, con base en su similitud.

Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

• Listar todas las funciones de la empresa.

• Clasificarlas.

• Agruparlas según un orden jerárquico.

• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las

funciones y los puestos.

• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

• El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán

relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las
funciones involucradas.

Tipos
De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de
departamentalización más usuales son:

1. Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las

actividades análogas según su función principal.

2. Por producto: Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de

productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos
relacionados entre si.

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3. Geográfica o por Territorios: En este caso la departamentalización se realiza
en base a las zonas geográficas en las que se encuentra presente la empresa

4. Por clientes Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente

almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a
los distintos compradores o clientes.

5. Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos

departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta
automotriz, la agrupación por proceso.

6. Por Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin

interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de
labores que manejen una gran cantidad de números o letras.

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 Dirección.Funciones.
CONCEPTO

La dirección de la empresa consiste en realizar funciones de gobierno, dar instrucciones

de todo tipo y establecer los criterios convenientes para conseguir los objetivos
previamente fijados.

El directivo debe, por tanto, combinar los factores humanos y materiales de la empresa
de la mejor manera posible para conseguir dichos objetivos, siempre teniendo en cuenta
un entorno cambiante.

FUNCIONES

Para llevar a cabo la función de dirección se tendrán que llevar a cabo las siguientes
funciones:

- Planificar: Fijar los objetivos a alcanzar y tratar el camino para conseguirlos.

- Organizar: Ordenar los medios materiales y humanos para conseguir los objetivos.

- Gestionar: Hacer lo necesario para que las decisiones que se adopten se ejecuten de
forma eficaz

y conseguir que todo el personal realice su cometido.

- Controlar: Comprobar que los datos reales se correspondan con las previsiones, para
así efectuar

las posibles correcciones de las desviaciones.

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Secretaría. Funciones.
Perfil de la secretaria

- Buena presencia.
- Persona de buen trato, amable, cortés y seria.
- Excelente redacción y ortografía.
- Facilidad de expresión verbal y escrita.
- Persona preactiva y organizada.
- Facilidad para interactuar en grupos.
- Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
- Brindar apoyo a todos los departamentos.
- Desempeñarse eficientemente en su Área.
- Aptitudes para la Organización.
- Buenas relaciones interpersonales.
- Dinámica entusiasta.
- Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.

Funciones de una secretaria

- Ser puntual en todas sus actividades de funciones.

- Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.
- Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y
servicios de éstos.
- Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente,
para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
- Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
- Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos
dentro de la empresa.
- Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los
compromisos y demás asuntos.
- Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.
- Mejora y aprendizaje continúo.

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El archivo. Elementos.
• Atributos.- Son marcas físicas que determinan el tipo de operaciones y
características de un archivo.
• Identificador de archivo.- Es un elemento lógico que se crea en un ambiente de
programación para hacer referencia al archivo de datos.
• Apuntador de registro.- Es un marca lógica que indica la posición donde se
realizara la siguiente operación de lectura o escritura en el archivo.
• Número de registro.- Son elementos lógicos que indican la posición relativa del
registro en el archivo.
• Marca de fin de archivo(EOF).- Es una marca física que determina la
finalización del archivo.
• Marca de fin de línea (EOL).- Es una marca física utilizada en los archivos de
texto para indicar la finalización de una línea. Fuente: Tutorial de administración de
archivos Instituto Tecnológico de la Paz.

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Sistemas de clasificación.
Definición: La tarea de clasificar podemos definirla como la actividad de agrupar los
elementos de información de acuerdo a atributos o propiedades comunes entre ellos.

Tipos
Sistemas de clasificación exactos
Clasificación alfabética: En este sistema, los elementos de información son
organizados a través de la clasificación en orden alfabético de algún atributo (nombre,
título, formato...).

Clasificación cronológica: La clasificación por fecha puede ser muy útil, sobretodo
para clasificar contenidos de constante actualización. Es el sistema de clasificación
utilizado, por ejemplo, en la organización de los posters de las denominadas bitácoras o
weblogs.

Clasificación geográfica: Los elementos a organizar se clasifican atendiendo a la

zona geográfica a la que pertenecen. La selección de la zona geográfica se realiza
comúnmente a través de un mapa, donde cada región es una zona sensible que funciona
como enlace a los contenidos pertenecientes a dicha región.

Sistemas de clasificación ambiguos

Clasificación temática o por categorías: Es la más útil de las clasificaciones.
Se trata de organizar los contenidos en categorías definidas en función de la temática de
los contenidos a clasificar.

Clasificación orientada a tareas: Los elementos se organizan en función de las

posibles tareas que puede realizar el usuario a través del sitio web. Un ejemplo de
clasificación orientada a tareas es la que utilizan muchas aplicaciones software (abrir,
guardar, cerrar, imprimir...).

Clasificación orientada a la audiencia: Cuando un sitio web tiene una audiencia

claramente definida, con intereses y necesidades diferentes, resulta de gran utilidad
clasificar los contenidos en secciones específicas y adaptadas a cada grupo o clase de
usuarios.

Clasificación metafórica: Es un tipo de clasificación cuyo objetivo es hacer

familiar, comprensible e intuitivo aquello que es novedoso o desconocido para el
usuario. El ejemplo más famoso de metáfora es el de la "metáfora del escritorio",
utilizada por los sistemas operativos para familiarizar el usuario con el uso de
directorios, ficheros y aplicaciones: En el escritorio, las herramientas y contenidos se
organizan en carpetas; cuando un documento no es útil, lo "tiramos" a la papelera de
reciclaje; el escritorio tiene incluso su propio ordenador.

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BIBLIOGRAFIA
http://www.maristasleon.com/economia/03_La%20funci%C3%B3n%20de%20direcci%C3%B3n
%20y%20la%20organizaci%C3%B3n%20interna%20de%20la%20empresa.pdf

http://www.mailxmail.com/curso-secretaria-ejecutiva/mision-perfil-funciones-secretaria

http://www.nosolousabilidad.com/articulos/sistemas_clasificacion.htm

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