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Chega de papel!

O correio eletrônico e a comunicação administrativa nas


empresas.

Artur Roberto Roman


Especialista em Gestão de Recursos Humanos
Mestre em Lingüística
Professor do curso de Comunicação Social/RP - UFPR
Consultor de T&D no Banco do Brasil

1. Introdução

Em muitas empresas ainda hoje é possível identificar o nível hierárquico do funcionário


pelo tamanho da mesa que ocupa e pela quantidade de gavetas de sua mesa. O mobiliário torna-se
referencial de poder graças ao seguinte raciocínio: quanto mais elevado for o cargo que ocupa o
funcionário, mais papéis ele irá manipular. Portanto, deverá ter a mesa mais espaçosa com muitas
gavetas para suportar e guardar esses papéis.

Esse apego ao papel é fruto de uma construção histórica que começa no século XV com
Gutemberg e vem sendo reforçado nos últimos 5 séculos. Atinge seu apogeu com a implantação
do modelo burocrático weberiano nas estruturas organizacionais.

Esse modelo organizacional, racionalizador no passado, criou uma excessiva exigência de


normas e instruções escritas. Os papéis passaram a predominar sobre os fatos. As empresas,
soterradas em montanhas de papéis, têm seu funcionamento emperrado. Tornaram-se lentas para
atender as expectativas e necessidades dos clientes, desejosos hoje de um atendimento rápido,
simples e confiável.

Para conseguir a agilidade necessária em seus processos de trabalho, as empresas


implementam profundas alterações em suas formas de atuação. A informatização da comunicação
administrativa tem sido um instrumento poderoso nesse processo, pois traz agilidade ao fluxo de
comunicação interna e flexibiliza a estrutura organizacional.

Uma das principais decorrências da implantação do correio eletrônico nas organizações é a


perda da importância histórica do papel, uma vez que grande parte da comunicação administrativa
passa a ser veiculada pelo meio eletrônico.
Este trabalho discute o trajeto histórico de construção da era do papel e o processo de

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mudança nas organizações com a implantação do correio eletrônico.

2.A era do papel

Durante séculos, a comunicação escrita foi feita por manuscritos ou processos artesanais
de entalhe, gravação e impressão de caracteres em pergaminhos preparados a partir do couro de
animais. No século VII, Carlos Magno, rei dos francos, introduz o cristianismo nas regiões
conquistadas, estabelecendo relações comerciais através de seu Império e também com o Oriente.
Essa expansão do comércio promovida por Carlos Magno vai exigir uma organização
administrativa dos negócios, ensejando, por sua vez, um incremento na correspondência
comercial, limitada porém a eventuais trocas de registros com quantidades e valores.

Durante a Idade Média copiavam-se principalmente documentos e textos religiosos1. Um


copista levava em torno de 100 dias para produzir um exemplar de um obra.

Embora o papel tenha chegado na Europa no século XII e impulsionado a propagação dos
meios de comunicação impressos, a “era do papel” inicia com o Renascimento2 no final do século
15, e tem como marco histórico o desenvolvimento da prensa mecânica por Gutemberg.

2.1 XV - Gutemberg e a imprensa

Gutemberg em 1448 tem pronto os tipos móveis de metal que permitiam a composição
manual dos caracteres até formarem linhas. A reutilização dos caracteres e a rapidez na montagem
dos textos revolucionaram os processos de composição, possibilitando a impressão mecânica de
textos e sua reprodutibilidade.

1 Durante a Idade Média, “o livro é indústria eminentemente monástica. Mais do que um simples trabalho de ordem
material, a cópia de manuscritos assumia foros de exercício espiritual, capaz de aprimorar as virtudes e realçar os
merecimentos sobrenaturais dos monges”(MARTINS-1996:98).
2 “Juntamente com a pólvora (essa outra invenção chinesa!), o papel é o grande aríete do mundo renascentista que se
anunciava, contra o mundo medieval que sucumbia. A transformação seria feita, em grande parte, através do livro e
da palavra escrita: o papel é que se ia revelar, na verdade, a grande arma, a arma mais perigosa, mais potente e de
maior alcance já inventada pelo homem”(MARTINS-1996:114).

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Os primeiros livros impressos por Gutemberg - entre 1452 e 1455 - foram cerca de 100
exemplares da Bíblia. No bojo do impulso renascentista de redescoberta dos autores da
antigüidade clássica, seguiram-se a edição de textos clássicos da literatura. O livro deixa de ser o
local onde se escondia o conhecimento e passa a ser o meio de divulgá-lo. O leitor é uma
invenção do Renascimento.

2.2 XVI - Lutero e a reforma religiosa

A Bíblia até o século XVI era escrita apenas em hebreu ou aramaico. Conhecida portanto
por poucos ilustrados da igreja, que traduziam os textos para os fiéis ignorantes. A mediação com
o divino era feita através da Igreja e dos padres, únicos capazes de interpretar a Bíblia.

Homem ====> Igreja =====> Padres ====> Bíblia ====> Deus

Em 1517 na Alemanha, Martinho Lutero, revoltando-se contra a venda de indulgências e


contra o poder da Igreja, inicia a Reforma Protestante. Lutero discordava do caráter secreto das
escrituras. Traduziu a bíblia para o alemão, pois defendia que todo fiel tinha o direito de ler e
conhecer as palavras do livro sagrado sem a intermediação dos padres e da igreja.

Inicia-se, com isso, uma relação de sacralização com o papel, como um meio de acesso ao
transcendente. As escrituras sagradas fixadas no papel libertavam o crente da dependência da
Igreja e dos padres. A posse da bíblia e sua leitura3 era a garantia da salvação. A ligação com o
divino podia ser estabelecida diretamente pelo homem através da bíblia traduzida para a sua
língua.

Homem ====> Bíblia =====> Deus

A bíblia deixa de ser um volume que esconde as palavras para ser um veículo da
revelação.

2.3 XVII - Racionalismo

3 Esse foi um grande estímulo à alfabetização.

3
Descartes publica “O Discurso sobre o Método” em 1637. A filosofia do cogito representa
a afirmação do homem como sujeito. O desenvolvimento da razão e do espírito crítico é a
condição para a individualidade, e o livro é o grande parceiro do homem nessa construção da
subjetividade.

A grande contribuição cartesiana é a incorporação da idéia de movimento. A perspectiva


teleológica se desenvolve com o Racionalismo. As ações humanas e os acontecimentos possuem
uma dinâmica linear e progressiva, tal qual a expressão do pensamento no papel impresso.

A palavra escrita no papel dá concretude, fisicidade ao pensamento e permite a sua


refutabilidade e questionabilidade. A dúvida metódica proposta por Descartes seria impossível em
uma cultura ágrafa. As idéias adquirem concretude e movimento quando impressas no papel. O
pensamento se torna um objeto disponível para a crítica.

2.4 XVIII - O Iluminismo e a Enciclopédia

A máxima iluminista era de que deveríamos iluminar a mente através do conhecimento.


Nos livros o saber podia ser guardado, distribuído e acumulado. O saber se transforma em
conhecimento. O conhecimento impresso e divulgado no papel altera a noção de tempo. Não é
necessário mais uma vida para aprender. Basta ler. A leitura economiza anos de vivência. É a
racionalização da aprendizagem.

A síntese do pensamento do “Século das Luzes”encontra-se na Enciclopédia. Tinha a


pretensão de consolidar o conhecimento acumulado pela humanidade e disponibilizá-lo ao grande
público, ávido de novidades naquele século. Dirigida por Denis Diderot e Jean D’Alembert, os 2
primeiros volumes apareceram em 1751, alcançando grande sucesso. Foi criticada pela Sorbonne
e pelos jesuítas , tendo sido retirada de circulação. Após a expulsão dos jesuítas a obra foi
reeditada e ampliada contando com a colaboração dos mais importantes pensadores da época de
várias áreas do conhecimento. A Enciclopédia trazia um conteúdo revolucionário e contestador. O
que contribuiu para o processo de sacralização do papel.

A Enciclopédia consolida o caráter teleológico do texto escrito, impresso. Os textos têm


começo, meio e fim e um objetivo.

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A Retórica, como arte de convencer através do discurso oral, perde o prestígio a partir do
final do século XVIII. O termo retórica passa a indicar o discurso vazio que tenta substituir com
expediente medíocres a falta de idéias.

2.5 XVIII - A Revolução Francesa e a imprensa

1710 - a prensa a vapor deu agilidade e aumentou a produtividade das máquinas


impressoras.

A Revolução Francesa (1789) pode ser incluída naquele pequeno grupo de acontecimentos
históricos que, em virtude das transformações socioculturais que puseram em marcha, afetaram,
direta ou indiretamente, a vida de boa parte das nações do mundo. Muitos dos elementos
constitutivos das chamadas sociedades modernas conheceram a sua formulação primeira durante a
Revolução. As mudanças propostas pela Revolução Francesa estão ainda carregadas de
contemporaneidade.

A imprensa tipográfica atuou ativamente nesse processo revolucionário e foram decisivos


para os rumos que ele tomou. É durante a Revolução Francesa que o complexo mundo da
impressão vai contribuir definitivamente para a construção de um novo cidadão e de um novo
mundo, reforçando o valor do livro como instrumento de revolução e libertação.

O material impresso, principalmente a panfletagem, foi fundamental na construção dos


mitos da Revolução, e na edificação do novo mundo que emergiu durante o processo
revolucionário. A democracia não apenas representativa mas participativa seria impensável sem o
papel escrito e a imprensa.

2.6 XVIII - XIX A Revolução Industrial

1814 - a prensa a vapor é capaz de rodar 1.100 páginas por hora. O jornal londrino The
Times é o primeiro a utilizar o novo invento.
1846 - a rotativa roda 5 mil página por hora.

A produção em massa que se torna possível com a mecanização para a exigir a


racionalização do processo produtivo e da administração das empresas. Com a revolução

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industrial começa a surgir a necessidade de organização do trabalho, o que passa a ser feito
através de registros e orientações escritas.

Há um incremento da produção de textos administrativos e também de textos políticos, a


exemplo do Manifesto Comunista em 1848. Como já acontecera na Revolução Francesa, o texto
escrito é utilizado para divulgar idéias contestatórias. O papel assume mais uma vez a tarefa de
dar suporte e veicular propostas libertárias.

2.7 XX - A Escola Clássica de Administração

O desenvolvimento da fotocopiadora em 1909 melhora as possibilidades e facilidades de


reprodução. Porém, mais significativo na consolidação da sacralização do papel nas organizações
foram Taylor e Fayol (tempos e movimentos e divisão do trabalho).

Suas propostas, reconhecidamente racionalizadoras dos processos produtivos, não só vão


exigir registros escritos no estabelecimento de padrões, como sugerem para o papel,
principalmente nas empresas de serviço, o mesmo tratamento dado a um produto em uma linha de
montagem: um funcionário escreve, outro confere, outro carimba, outro assina, outro remete,
outro arquiva...

2.8 O modelo burocrático weberiano

A consagração definitiva do papel nas organizações acontece com a implantação do


modelo burocrático, estudado por Max Weber e recomendado como o modelo organizacional
ideal para as organizações alcançarem a racionalidade administrativa (eficiência e eficácia).

Na descrição do modelo, Weber propunha que as decisões, as regras e regulamentos das


empresas fossem escritos; as ações administrativas deveriam ser orientadas através de normas e
instruções escritas:
- as normas e regulamentos são escritos e exaustivos;
- as rotinas e procedimentos são padronizados;
- as funções são fixas com deveres padronizados;
- a organização é ligada por comunicações escritas;
- a hierarquia é piramidal e rígida;

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- as relações são impessoais;
- a promoção se dá por tempo de serviço e merecimento;
- o funcionamento da organização é completamente previsível.

3. A era dos bits

A era do papel é uma construção 5 séculos - um processo histórico de sacralização do


papel. A empresas se organizaram a partir dessa história comum à civilização ocidental,
estabelecendo uma ligação muito forte com o papel.

A onipotência do papel está em xeque, após 5 séculos de hegemonia. Estamos neste final
de século vivenciando uma nova revolução - os bits substituem os átomos. O ano de 1976 vem
marcar o início da era dos bits com o surgimento da Internet.

3.1 A comunicação administrativa na era digital

Na busca de vantagens competitivas, as empresas têm investido na automação e


informatização das atividades produtivas. Buscam agilidade em seus processos de trabalhos. Cada
vez mais, substituem átomos por bits. Nos processos de mudanças organizacionais, que
acompanham necessariamente a introdução de tecnologias de produção e administração, as
empresas invariavelmente adotam alternativas que enfraquecem a segmentação em cargos e em
divisões departamentais.

Sabe-se que quanto maior o número de níveis hierárquicos, pior a qualidade da


comunicação em uma organização. O enxugamento radical da estrutura hierárquica traz reflexos
diretos e positivos no fluxo interno da informação, pois vai permitir a transmissão de mensagens,
diretamente da administração superior das empresas aos trabalhadores de sua base produtiva e
vice-versa.

A informatização da comunicação - e o correio eletrônico como um dos seus principais


meios - ao dispensar papéis, carimbos, vistos e assinaturas - otimiza a produção e a circulação de
mensagens administrativas. Constituiu-se, portanto, no instrumento poderosíssimo para essa
flexibilização da estrutura organizacional.

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O correio eletrônico agiliza processos e mostra como se torna obsoleta a estrutura
hierarquizada das empresas, pois salta os patamares hierárquicos e permite o fluxo livre da
informação. Por que manter instâncias repassadoras da informação se é possível a comunicação
diretamente com o destinatário?

O fluxo de comunicação na organização, ao ser desobstruído e horizontalizado, passa a


exigir uma linguagem mais simples, ágil, direta e clara. Ao incorporar essas características, a
linguagem vai perdendo a função de marcadora das instâncias de poder4. Passa a desempenhar,
com mais eficácia, a função primordial de suporte semiótico da informação que nutre o
funcionamento da organização, estabelecendo o vínculo entre suas várias partes.

O estilo redacional da comunicação administrativa convencional fica desconfortável no


meio eletrônico. O correio eletrônico instaura uma terceira forma de linguagem que incorpora
tanto as vantagens da oralidade quanto da escrita. Embora redigido, o texto eletrônico apresenta
características da oralidade, principalmente quanto ao descomprometimento com os formalismos
próprios da escrita. Permite ainda a coloquialidade do telefone, sem perder a possibilidade de que
a mensagem fique registrada e armazenada, ou seja, mantém o atributo da perenidade, próprio da
escrita. Racionaliza ainda o uso do tempo por ser assíncrono, ou seja, pode ser acessado de acordo
com a disponibilidade de tempo do usuário.
A informatização da comunicação propicia o aumento de informação disponível, em
função das facilidades de produção e divulgação de mensagens. Oferece também, no entanto,
mecanismos de busca e seleção de informação para o homem contemporâneo, coletor de
informação.

4. Conclusão

Vivemos hoje um processo de dessacralização do papel e do que ele representou nos


últimos cinco séculos. O texto escrito carregou a responsabilidade de coordenar uma série de
influências para moldar um tipo específico de empregado. É necessária uma reavaliação do papel
do papel no contexto presente das organizações, quando a informatização da comunicação
gradativamente dispensa o uso da palavra impressa. A era do papel, que chega aos seus estertores,
demandou nas organizações excelentes administradores de papel - primeiras vítimas hoje do

4 Ver ROMAN, Artur Roberto “A carnavalização da linguagem na comunicação administrativa do Banco do Brasil -
um ritual de inversão dos bancobrasilianos”. INTERCOM/1997.

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desemprego tecnológico.

A aprendizagem para um mundo de trabalho onde se perde a fisicidade e a concretude do


objeto de trabalho se inicia com a utilização do correio eletrônico. A sua importância pedagógica
já é percebida e utilizada por muitas organizações. A implantação do correio eletrônico é o
primeiro passo nesse processo de virtualização do objeto de trabalho, pois propicia a oportunidade
de se experienciar processos interacionais virtuais.

A passagem do estágio de oralidade para o estágio de uma civilização da escrita constituiu


uma verdadeira revolução cultural. Ora, as proporções e conseqüências dessa revolução ainda não
foram analisadas nem avaliadas em todas suas possibilidades e já estamos participando de uma
nova revolução.

Embora o papel seja ainda o suporte hegemônico nos processos rituais de poder nas
organizações, graças à informatização da comunicação, uma tradição organizacional
profundamente marcada pela escrita vai perdendo espaço para processos comunicacionais cada
vez mais tributários às estruturas discursivas da oralidade.

Não se trata de um confronto, comunicação escrita X comunicação oral, onde um modelo


supera o outro. O que se vê é uma terceira possibilidade de comunicação: a palavra escrita como
suporte licencioso de processos interacionais tipicamente orais. Processo que denominamos de
“oralização da escrita”, desenvolvido através de uma nova relação entre redator e texto
estabelecida pelo correio eletrônico, resultado da substituição do papel como suporte da escrita
pela tela do monitor.

O papel é o suporte por excelência do sistema burocrático. Este modelo, comprometido


com o volume, com as estantes, com o tato, com a fisicidade, com a fixidez, com a lentidão,
sobrevive no papel. O papel já cumpriu o seu papel na história da humanidade. Embora não vá
desaparecer, nossa relação com ele estará mudada irreversivelmente. Hoje, as empresas
necessitam de modelos organizacionais mais abertos, leves, flexíveis e dinâmicos.

Um dos mais importantes papéis do papel e da palavra escrita na idade moderna foi
ampliar nossa capacidade de memorização. Na era dos bits, os discos rígidos dos computadores o
fazem com muito mais eficiência. Trazem ainda a possibilidade de acumular em pequenos
espaços imagens e sons juntos com o texto escrito. Assim com o livro tornou a memória obsoleta,

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o correio eletrônico torna obsoleto um estoque de objetos com os quais nos acostumamos a
conviver nas empresas: arquivos, carimbos, gavetas, grampeadores. Livres desses ícones da era do
papel e do que representam, quem sabe tenhamos mais tempo para nos olharmos e reconhecermos
quão medíocre é a vida em um escritório...

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Referências Bibliográficas
LINS, Ivan.. A idade média, a cavalaria e as cruzadas. Civilização Brasileira. Rio. 1970.
MARTINS, Wilson. A palavra escrita - História do livro, da imprensa e da biblioteca. Ática.
S.Paulo. 1996.
MOTTA, Fernando C. Prestes. Teoria geral da administração: uma introdução. Livraria Pioneira
Editora. S.Paulo. 1992.
ROMAN, Artur Roberto. A linguagem da comunicação administrativa escrita do Banco do Brasil
- uma interpretação sociolingüística. Dissertação de Mestrado. UFPR. 1993.

Resumo

O apego ao papel nas empresas é fruto de uma construção histórica que começa no século XV e
atinge seu apogeu com a implantação do modelo burocrático weberiano nas estruturas
organizacionais. Esse modelo, racionalizador no passado, criou uma excessiva exigência de
normas e instruções escritas, emperrando o funcionamento das organizações. Este trabalho discute
esse trajeto histórico e as mudanças na comunicação administrativa das empresas com a
implantação do correio eletrônico.
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Artur Roberto Roman


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