Unidad II. Sistemas

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS
L. A. I. EMRITA MNICA MARTNEZ HERNNDEZ
UNIDAD TEMTICA II:

ENFOQUE SISTMICO Y SU APLICACIN EN LAS ORGANIZACIONES.
OBJETIVO PARTICULAR:
ANALIZAR LA IMPORTANCIA DE LA INTERRELACIN DE LOS SUBSISTEMAS
EN LAS ORGANIZACIONES PARA IDENTIFICAR SU IMPACTO EN EL LOGRO DE
OBJETIVOS Y METAS DE LA ORGANIZACIN, MEDIANTE LA SOLUCIN, EN
EQUIPO DE UN CASO PRCTICO (PYME SELECCIONADA).
2.1 Conceptualizacin bsica del sistema.

(Fuente: Chiavenato)
La palabra sistema tiene muchas connotaciones: un conjunto de elementos
interdependientes e interactuantes; un grupo de unidades combinadas que forman
un todo organizado y cuyo resultado es mayor que el resultado que las unidades
podran tener si funcionaran independientemente.
El ser humano, por ejemplo, es un sistema que consta de un nmero de rganos
y miembros, y solamente cuando stos funcionan de modo coordinado el hombre es
eficaz, similarmente, se puede pensar que la organizacin es un sistema que consta
de un nmero de partes interactuantes.
(Fuente: Murdick y Ross)
Este otro autor nos dice que en forma sencilla un sistema puede describirse como
una serie de elementos unidos de algn modo a fin de lograr metas comunes y
mutuas. En los sistemas varan considerablemente los elementos, aspectos,
volumen, atributos y metas bsicas que persiguen, por lo que una definicin que
consigne e identifique sus caractersticas comunes es la siguiente:
Un sistema es una serie de elementos que forman una actividad o un
procedimiento o plan de procesamiento que buscan una meta o metas comunes,
mediante la manipulacin de datos, energa o materia, en una referencia de tiempo,
para proporcionar informacin, energa o materia.
Caractersticas de los sistemas.
(Fuente: Chiavenato).
Sistema es un todo organizado o complejo; un conjunto o combinacin de cosas
o partes, que forman un todo complejo o unitario. Un sistema es un conjunto de
objetos unidos por alguna forma de interaccin o interdependencia. Cualquier
conjunto de partes unidas entre s puede ser considerado un sistema, desde que las
relaciones entre las partes y el comportamiento del todo sea el foco de atencin. Un
conjunto de partes que se atraen mutuamente (como el sistema solar), o un grupo
de personas en una organizacin, una red industrial, un circuito elctrico, un
computador o un ser vivo pueden ser visualizados como sistemas.
Realmente, es difcil decir dnde comienza y dnde termina determinado sistema.
Los lmites (fronteras) entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad. El
propio universo parece estar formado de mltiples sistemas que se compenetran. Es
posible pasar de un sistema a otro que lo abarca, como pasar de una versin menor
contenida en l.
Las caractersticas de los sistemas se enuncian a continuacin:
1. Propsito u objetivo: Todo sistema tiene uno o algunos propsitos. Las
unidades, elementos u objetos, como tambin las relaciones definen una
distribucin que trata siempre de alcanzar un objetivo.
2. Globalismo o totalidad. Todo sistema tiene una naturaleza orgnica por la
cual una accin que produzca cambio en una de las unidades del sistema,
con mucha probabilidad producir cambios en todas las otras unidades de
ste. Cualquier estimulacin en cualquier unidad del sistema afectar todas
las dems unidades, debido a la relacin existente entre ellas. El efecto total
de esos cambios o alteraciones se presentar como un ajuste en todo el
sistema. El sistema siempre reaccionar globalmente a cualquier estmulo
producido en cualquier parte o unidad. Existe una relacin de causa y efecto

entre las diferentes partes del sistema. As, el sistema sufre cambios y el
ajuste sistemtico es continuo. De los cambios y de los ajustes continuos del
sistema se derivan dos fenmenos el de entropa y el de homeostasia.
3. Entropa: Es la tendencia que los sistemas tienen al desgaste, a la
desintegracin, para el relajamiento de los estndares y para un aumento de
la aleatoriedad. A medida que la entropa aumenta, los sistemas se
descomponen en estados ms simples. La segunda ley de la termodinmica
explica que la entropa en los sistemas aumenta con el correr del tiempo.
A medida que aumenta la informacin, disminuye la entropa, pues la
informacin es la base de la configuracin y del orden. Si por falta de
comunicacin o ignorancia, los estndares de autoridad, las funciones o la
jerarqua de una organizacin formal pasan a ser
gradualmente
abandonados, la entropa aumenta y la organizacin se va reduciendo a
formas gradualmente ms simples y rudimentarias de individuos y de grupos.
De ah el concepto de negentropa o sea, la informacin como un medio o
instrumento de ordenacin del sistema.
4. Homeostasia: Es el equilibrio dinmico entre las partes del sistema. Los
sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio
interno frente a los cambios externos del medio ambiente.
La definicin de un sistema depende del inters de la persona que pretenda
analizarlos, es una cuestin de enfoque. Por ejemplo, a una organizacin se le
puede ver como un subsistema, como sistema o como supersistema.
El trmino sistema es generalmente empleado en el sentido de sistema total. Los
componentes necesarios para la operacin de un sistema total son llamados
subsistemas, los que a su vez, estn formados por la reunin de nuevos
subsistemas ms detallados. As, tanto la jerarqua de los sistemas como el nmero
de los subsistemas depende de la complejidad intrnseca del sistema total. Los
sistemas pueden operar simultneamente en serie o en paralelo. No hay sistemas
fuera de un medio especfico (ambiente); los sistemas existen en un medio y son
condicionados por l. Medio ambiente es el conjunto de todos los objetos que,
dentro de un lmite especfico pueden tener alguna influencia sobre la operacin del
sistema. Los lmites o fronteras son la condicin ambiental dentro de la cual el
sistema debe operar.
2.1.1 Elementos del sistema.
El sistema es un proceso en marcha; para el autor Optner, cualquier cosa que
est en movimiento o que cambie de estado, es un proceso que puede ser
considerado un sistema. Una definicin ms general considerara al sistema como
un conjunto de elementos que posee una serie de relaciones con sus atributos.
Adems de los elementos, partes u objetos, el sistema se caracteriza por las
relaciones entre ellos. Las relaciones son los lazos que unen los elementos entre s.
El sistema se caracteriza por determinados parmetros, que son constantes
arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y descripcin dimensional
de un sistema especfico o de un componente del sistema.
Los parmetros de los sistemas son: entrada o insumo; procesamiento o
transformador; salida o resultado o producto; retroaccin, retroalimentacin o
retroinformacin; ambiente.
A. Entrada o insumo o impulso: Es la fuerza de arranque o de partida del

sistema que provee el material o la energa para la operacin del sistema.
B. Salida o producto o resultado: Es la finalidad para la cual se reunieron los
elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las
salidas. stas deben ser congruentes con el objetivo del sistema. Los
resultados del sistema son finales o concluyentes, mientras que los resultados
de los subsistemas son intermedios.
C. Procesamiento o procesador o transformador: Es el fenmeno que
produce cambios, es el mecanismo de conversin de las entradas en salidas
o resultados. El procesador caracteriza la accin de los sistemas y se define
por la totalidad de los elementos y relaciones empeados en al produccin de
un resultado. El procesador es generalmente representado por la caja negra:
en ella entran los insumos y de ella salen cosas diferentes, que son los
productos. Cuando tenemos poca informacin sobre el procesador, podemos
hacer ciertas inferencias a partir de observaciones controladas; controlamos
determinados insumos y observamos los resultados consecuentes hasta
obtener un nmero suficiente de posibilidades y de combinaciones que
permitan concluir sobre lo que es y lo que hace.
D. Retroaccin o retroalimentacin o retroinformacin: Es la funcin del
sistema que tiende a comparar la salida con un criterio o un estndar
previamente establecido. La retroalimentacin tiene por objetivo el control, o
sea, el estado de un sistema sujeto a un monitoreo o funcin de gua y de
direccin.
E. Ambiente: Es el medio que envuelve externamente el sistema. El sistema
abierto recibe entradas del ambiente, los procesa y efecta salidas
nuevamente al ambiente, de tal forma que existe entre ambos sistema y
ambiente- una constante interaccin.
El sistema y el ambiente se encuentran pues, interrelacionados e
interdependientes. El sistema recibe influencias del ambiente a travs de la
entrada y efecta influencias sobre el ambiente a travs de la salida. Sin
embargo, a medida que ocurren estas influencias, la propia influencia del
sistema sobre el ambiente retorna al sistema a travs de la retroalimentacin.
Para que el sistema sea viable y sobreviva, debe adaptarse al ambiente a
travs de una constante interaccin. As, la viabilidad o supervivencia de un
sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las
exigencias y demandas del ambiente externo.
2.1.2 Clasificacin general de los sistemas.
Existe una gran variedad de sistemas y una amplia gama de tipologas para
clasificar los sistemas, por lo que esto lo abordaremos desde los puntos de vista de
su constitucin o construccin y en cuanto a su naturaleza.
A. En cuanto a su constitucin los sistemas pueden ser fsicos o abstractos.
a) Sistemas fsicos o concretos: Cuando estn compuestos por
equipos, por maquinaria y por objetos y cosas reales. En resumen,
cuando estn compuestos de hardware. Pueden ser descritos en
trminos cuantitativos de desempeo.
b) Sistemas abstractos: Cuando estn compuestos por conceptos,
planes, hiptesis e ideas. Aqu, los smbolos representan atributos y
objetos, que muchas veces slo existen en el pensamiento de las

personas. En resumen, cuando estn compuestos por software.
B. En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos.
a) Sistemas cerrados: Son los sistemas que no presentan intercambio
con el medio ambiente que los rodea, pues son hermticos a cualquier
influencia ambiental. As, los sistemas cerrados no reciben ninguna
influencia del ambiente, y por otro lado, tampoco influencian. No
reciben ningn recurso externo y nada producen que sea enviado hacia
afuera. En rigor, no existen sistemas cerrados, en la acepcin exacta
del trmino. Los autores han dado el nombre de sistema cerrado a
aquellos sistemas cuyo comportamiento es totalmente determinstico y
programado y que operan con muy pequeo intercambio de materia y
energa con el medio ambiente. El trmino tambin es utilizado para los
sistemas completamente estructurados, donde los elementos y
relaciones se combinan de una manera peculiar y rgida produciendo
una salida invariable. Son los llamados sistemas mecnicos como las
mquinas.
b) Sistemas abiertos: Son los sistemas que presentan relaciones de
intercambio con el ambiente, a travs de entradas y salidas. Los
sistemas abiertos intercambian materia y energa regularmente con el
medio ambiente. Son eminentemente adaptativos, esto es, para
sobrevivir deben reajustarse constantemente a las condiciones del
medio. Mantienen un juego recproco con las fuerzas del ambiente y la
calidad de su estructura es ptima cuando el conjunto de elementos del
sistema se organiza, aproximndose a una operacin adaptativa. La
adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de autoorganizacin.
La conclusin es que existe una tendencia general de los eventos en la
naturaleza fsica en direccin a un estado de mximo desorden. Sin embargo, un
sistema abierto mantiene as mismo, un continuo flujo de entrada y salida, un
mantenimiento y sustentacin de los componentes, no estando a lo largo de su vida
en un estado de equilibrio qumico y termodinmico, obtenido a travs de un estado
firme llamado homeostasia. Los sistemas abiertos, por lo tanto, evitan el aumento
de la entropa y pueden desarrollarse en direccin a un estado creciente de orden y
organizacin (entropa negativa). A travs de la interaccin ambiental, los sistemas
abiertos restauran su propia energa y reparan prdidas en su propia organizacin.
El concepto de sistema abierto puede ser aplicado a diversos niveles de enfoque:
a nivel del individuo; al nivel del grupo; al nivel de la organizacin y al nivel de la
sociedad, yendo desde un microsistema hasta un suprasistema. En trminos ms
amplios va de la clula al universo.
2.2 La organizacin como sistema abierto y sus elementos.
(Fuente: Rodrguez)
El autor Johnson fue uno de los primeros autores que identific a los Organismos
Administrativos, como Sistemas Sociales. Considera a la Empresa como un Sistema
relativamente aislado o Sistema Abierto.
Segn su aislamiento o influencia con el resto del Universo, los Sistemas pueden
clasificase en:
a) Sistemas absolutamente aislados. Son aquellos que no reciben ni ejercen
influencias sobre el resto del Universo.
b) Sistemas relativamente aislados.

Son aquellos que reciben influencias del resto del Universo, pero slo a
travs de ciertas vas especficas llamadas estradas (insumos).
Son aquellos que ejercen influencias sobre el resto del Universo, pero
slo a travs de ciertas vas especficas denominadas salidas
(productos).
Todo sistema abierto, en consecuencia, tiene una entrada o insumo, un proceso
de conversin de ese insumo y una salida o producto, que es el insumo procesado.
Caractersticas de los sistemas abiertos.
Los componentes de estos sistemas tienen caractersticas de conviene detallar,
por su importancia en la conduccin de las empresas, y que son las siguientes:
a. Ciclo de actividades. Los Sistemas Abiertos mantienen un intercambio de
energa con el entorno. El producto que exportan como consecuencia de sus
operaciones de produccin prev los recursos de energa necesarios para la
repeticin del ciclo de actividades.
b. Entropa. La supervivencia de un Sistema Abierto depende de su capacidad
para resistir un proceso antrpico. La ENTROPA, es una Ley universal de la
Naturaleza por la cual todas las formas de organizacin se dirigen hacia la
desorganizacin y la caducidad.
c. Crecimiento. Al adaptarse al medio ambiente, el sistema intenta ingerir las
fuerzas externas y a adquirir control sobre ellas. La preservacin del carcter
de los sistemas complejos se logra mediante el crecimiento y la expansin, la
forma ms comn es la ampliacin de algunos subsistemas.
d. Equifinalidad. Un sistema abierto puede llegar a un estado final a partir de
diferentes condiciones iniciales y por diversas rutas. En la forma que el
sistema se oriente hacia mecanismos de regulacin para el control de su
operacin, la equifinalidad se reduce.
e. Uso de la informacin. El tipo ms sencillo de informacin es la
realimentacin (FEEDBACK), que permite al sistema corregir sus
desviaciones respecto de un curso de accin deseado.
f. Codificacin. La codificacin consiste en simplificar el universo de mensajes,
convirtindolos en categoras sencillas y de significacin para el sistema.
g. Subsistemas. Los sistemas abiertos tienen un grado de complejidad superior
al mnimo compatible con la vida, existiendo dentro de ellos subsistemas
especializados de tipo crtico que condicionan la vida del sistema. De los
subsistemas destaca el Decisor, que controla todo el sistema y sin el cual ste
no puede desarrollarse.
Papel del administrador.
Considerar la empresa como un sistema abierto sugiere un papel
sustancialmente diferente para la administracin del que ha desempeado bajo la
teora tradicional. Se ha producido un profundo cambio en la manera en que la
administracin era concebida desde el advenimiento de la llamada revolucin
sistemtica. En la teora tradicional, se haca hincapi en la racionalidad tcnicoeconmico. Este enfoque de sistemas cerrado era apropiado para el nivel operativo,
pero no para los niveles de coordinacin y estratgico. La corriente de las relaciones
humanas hicieron hincapi en el subsistema psicosocial, ignorando lo tcnico, lo
estructura y los aspectos ambientales.
El planteamiento de la ciencia de la administracin fue, desde un punto de vista

de sistemas cerrados, enfocndose en las tcnicas de la toma de decisiones
gerenciales.
El punto de vista de un sistema sociotcnico abierto crea un papel ms difcil para
la administracin. Esta debe manejar la incertidumbre y las ambigedades y, sobre
todo, debe preocuparse por adaptar el organismo a nuevos y cambiantes
requerimientos. La administracin es un proceso que abarca y enlaza los distintos
subsistemas de la empresa,
El punto de vista de sistemas sugiere que la administracin debe enfrentar
situaciones dinmicas, inciertas, y con frecuencia ambiguas. La administracin no
tiene control completo de todos los factores de produccin, como lo indica la teora
tradicional. Est slidamente restringida por muchas fuerzas internas y del medio
ambiente (Tecnolgicas, Estructurales y Psicosociales).
El autor L. Sayles nos describe el papel de la administracin bajo un enfoque de
sistemas:
El concepto de sistemas destaca que las asignaciones de la administracin no
tienen lmites ntidos o claramente definidos; ms bien, el administrador moderno
est colocado en medio de una red de interrelaciones dependientes. . . El nico
objetivo perdurable es el esfuerzo para construir y mantener un sistema predecible y
de interrelaciones, de patrones de conducta que estn dentro de los lmites fsicos
razonables. Pero esto es la bsqueda de un equilibrio dinmico, ya que las variables
del sistema (Estructura Organizacional, Flujos de informacin, Procedimientos, Los
Controles), evolucionan en constante cambio. Por tanto, la administracin se
esfuerza por introducir regularidad en un modo que nunca le permitir lograr ese
ideal. . . nicamente aquellos administradores que pueden manejar la incertidumbre,
la ambigedad y las batallas que nunca sern ganadas, sino slo peleas, pueden
tener posibilidad de xito.
Una de las funciones ms difundidas del la administracin a todos los niveles es
la toma de decisiones. En el subsistema operativo son apropiados los enfoques del
sistema cerrado. Sin embargo, a los niveles estratgicos y de coordinacin, los
enfoques par la toma de decisiones deben ser del sistema abierto.
2.3 La organizacin y sus subsistemas.
(Fuente: Rodrguez)
Por lo general, se entiende por ORGANIZACIN, toda institucin, Dependencia,
Empresa creada para algn fin. Tambin puede considerarse como organizacin, en
s mismas, determinadas partes de los organismos si son necesarios para una
finalidad concreta.
Hay organismos sociales de todos tipos y tamaos, que van desde las
extremadamente pequeas (de 1 a 25 gentes), hasta las muy grandes, que emplean
miles de personas. Las organizaciones ms grandes se caracterizan por altos
grados de especializacin a medida que las tareas se descomponen en entidades
ms pequeas y especficas. Las organizaciones pequeas y medianas tienen
menos especializacin; las tareas ms complejas y variadas generalmente se
asignan a posiciones nicas.
Cada organizacin tiene ciertas funciones que realizar, con el propsito de
cumplir sus planes y objetivos y las relaciones interpersonales entre la gente que
est desempeando las diferentes posiciones es un aspecto importante.
Estructura para el estudio de las organizaciones.
Existen tres caractersticas que son comunes en todas las organizaciones:

Comportamiento, Estructura y procesos. En la Figura 1 se muestran estas
caractersticas.
LO QUE SON
LO QUE TIENEN
LO QUE HACEN
COMPORTAMIENTO
TIENEN
PERSONAL
ORGANIZACIONES
SE
ESTRUCTURA
TIENEN
PROCESOS
SATISFACEN
NCESIDADES
CREAN
ACTITUDES
MOTIVAN
CONDUCEN
CREAN
GRUPOS
PROGRESAN
AUMENTAN
CAMBIAN
SE COMBINAN
SE DIVIDEN
RECOMPENSAN
SE COMUNICAN
TOMAN
DECISIONES
EVALUAN
Figura 1. Caractersticas organizacionales.

El COMPORTAMIENTO, la gente que se conduce a esto exige cierto
entendimiento de las caractersticas y conducta individuales. Los administradores
que planean, organizan el trabajo, o dirigen y controlan al personal deben dedicar
tiempo efectuando juicio respecto a la adaptacin entre gente.
La ESTRUCTURA, se refiere a las relaciones relativamente fijas existentes
entre los puestos en un organismo. Las relaciones fijas resultan de la divisin del
trabajo, la departamentalizacin, el tramo de control y la autoridad. Estos aspectos
no slo describen la organizacin, sino tambin tienen repercusiones en la conducta
de las personas, los grupos y la propia organizacin.
Los PROCESOS, son de toma de decisiones, por medio de las cuales los
administradores evalan los beneficios relativos de estructuras de tareas y autoridad
(Evaluacin del desempeo, Proceso de recompensas, Proceso de comunicacin,
Proceso de toma de decisiones). El proceso puede ser explcito o implcito; puede
ser de UNA SOLA VEZ, o de desarrollo; lo que puede llevar a un solo
administrador o un equipo de ellos.
Tambin se considera a la organizacin como un SISTEMA SOCIOTCNICO
abierto compuesto de un cierto nmero de subsistemas, como se muestra en la
figura 2.
Dicho sistema recibe insumos de informacin y materiales del medio ambiente;
lleva a cabo un proceso de transformacin y los regresa en forma de productos o
servicios. Desde este punto de vista, un organismo social no es simplemente un
sistema tcnico o social. Ms bien, es la estructuracin e integracin de las
actividades humanas alrededor de distintas tecnologas. Las tecnologas afectan el
tipo de insumos requeridos por la organizacin, la naturaleza de los procesos de
transformacin y los productos obtenidos del sistema. Sin embargo, el sistema social
determina la eficiencia y eficacia de la utilizacin de la tecnologa.
SUBSISTEMA DE
OBJETIVOS Y
VALORES
SUBSISTEMA
TCNICO
SUBSISTEMA
ADMINISTRATIVO
SUBSISTEMA
PERSONAL
SUBSISTEMA
ESTRUCTURAL
9
Figura 2. El sistema organizacional.
La figura anterior ayuda a comprender la evolucin de la teora administrativa. La
teora administrativa tradicional recaba los subsistemas estructural y administrativo y
se preocupa por el desarrollo de principios. Los que tendan al comportamiento
destacaban al subsistema psicosocial y concentraban su atencin en la motivacin,
dinmica de grupos, relaciones humanas, etc. Los estudios de la escuela de la
ciencia de la administracin (clsica) hacan hincapi en el subsistema tcnico, los
mtodos cuantitativos, la ingeniera industrial. El enfoque de sistemas considera a
todos los sistemas primarios y sus interacciones.
Funciones Operacionales.
As como las labores interrelacionadas dan nacimiento a grupos de trabajo, los
sistemas sociotcnicos, tambin interrelacionados, dan lugar a la formacin de
funciones bsicas. Cada funcin operacional se especializa en la relacin de una
funcin principal, necesaria para la buena marcha del organismo social. Los
sistemas ms importantes son los de Comercializacin, Produccin, Finanzas,
Administracin. El sistema de comercializacin se encarga de vender y distribuir el
producto, con el consecuente flujo de ingresos que se utilizan para continuar las
operaciones y obtener utilidades. El sistema de produccin se responsabiliza de
fabricar el producto, que constituye el resultado de procesar materias primas y
organizar el trabajo del taller. El sistema de finanzas obtiene los recursos financieros
y los distribuye entre los varios usuarios que se encuentran dentro de la
organizacin. El sistema de administracin auxilia a los dems sistemas con
servicios especiales a toda la empresa, personal que se selecciona y contrata;
compras, que consigue los materiales usados en las diversas reas: otros servicios
necesarios para la operacin.
En la Figura 3 se muestra la interrelacin de estas funciones operacionales.
PRODUCCIN
FUERZA DE
TRABAJO
MATERIALES
PERSONAL
COMPRAS
ARTCULOS
COMERCIALIZACIN
10
ADMINISTRACIN
VENTAS
PUBLICIDAD
RECURSOS
FINANCIEROS
FINANZAS
INGRESOS
Figura 3. Flujo de las funciones operacionales bsicas.
CLIENTES
2.3.1 Subsistema de objetivos y valores, subsistema tcnico, subsistema

estructural, subsistema de personal, subsistema administrativo.
(Fuente: Rodrguez)
El enfoque de sistemas, en s, consiste en investigar las formas ms generales
de organizacin, lo cual implica, ante todo, el estudio de los elementos del sistema,
las interrelaciones entre ellas, la investigacin de los procesos que unen las partes
del sistema a sus objetivos o los elementos fundamentales de los sistemas
organizacionales. Estos elementos se describen a continuacin:
Los objetivos y valores organizacionales. Son dos de los ms importantes

sistemas. La organizacin toma muchos de sus valores del medio
sociocultural. Una premisa vital es que el organismo como subsistema de la
sociedad, debe cumplir con determinados objetivos, que son determinados
por el sistema general.
El sistema tcnico. Se refiere a los conocimientos necesarios para el
desarrollo de las tareas, incluyendo las tcnicas utilizadas para la
transformacin de insumos en productos. La tecnologa afecta la estructura
del organismo y al sistema psicosocial.
El sistema personal. Est formado por personal y grupos en interaccin. Tal
sistema est compuesto por la conducta individual y la motivacin, las
relaciones, la dinmica de grupos, fuerzas ambientales. Tambin es afectado
por los sentimientos, valores, actitudes, expectativas y aspiraciones de los
miembros del organismo. Este sistema recibe la influencia del medio externo
(tecnologa, economa, etc.), as como de factores internos (tareas, estructura
orgnica, etc.).
El sistema administrativo. Involucra todo el organismo que lo relaciona con
su medio, establece objetivos, desarrolla planes, estrategias y operaciones,
mediante el diseo de la estructura orgnica, la integracin de recursos, el
manejo y condicin de gente y el establecimiento de procesos de control.
El sistema estructural. Se refiere a la forma en que se dividen las tareas de
la organizacin (en puestos, unidades de trabajo, departamentos, divisiones,
reas funcionales) y se integran (mediante flujo de informacin, autoridad,
procedimientos). La estructura formal de la organizacin se define como el
patrn de relaciones y obligaciones formales y se describe en el organigrama
de la empresa y en la descripcin de puestos. Dentro de este subsistema se
estudia la forma en que diversas actividades y tareas son asignadas a
departamentos y personas en la organizacin; la forma en que estas tareas y
actividades separadas son coordinadas, las relaciones de poder, de posicin
y las jerarquas de la organizacin (sistema de autoridad), as como las
polticas, procedimientos y controles formales que guan las actividades y
relaciones de los integrantes de la organizacin.
El enfoque moderno de administracin considera a un organismo social como un

sistema abierto y considera a todos los subsistemas primarios y sus interacciones.
La relacin entre los componentes del sistema se logra mediante complejos de
interacciones que suscitan cambios en la conducta del personal y en el organismo.
Las partes del sistema estn unidad recprocamente con ayuda de formas de
organizacin, a las que, en primer trmino, pertenecen las estructuras formales e
informales, los canales de comunicacin y los procesos de toma de decisiones.
La teora general de sistemas fundamentales es el ms especfico y operacional
enfoque de sistemas de la administracin. Sin embargo, existe una diferencia entre
11
la teora general de sistemas y el enfoque de sistemas: estos trminos se utilizan

con frecuencia como sinnimos. A continuacin se muestra en la Figura 4, las
relaciones existentes en el pensamiento de sistemas.
La Teora General de Sistemas es la categora ms amplia, e inmediatamente
abajo le sigue el enfoque de sistemas de la administracin. Como indica la figura, el
enfoque de sistemas de la administracin no debe confundirse con las
computadoras.
TEORA GENERAL DE SISTEMAS
12
ENFOQUE DE SISTEMAS DE LA ADMINISTRACIN
DISEO Y ANLISIS DE SISTEMAS
SISTEMAS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA
COMPUTADORAS
Figura 4. Relaciones en el pensamiento de sistemas.

Las computadoras no son ms que un instrumento de la administracin de
sistemas. El enfoque de sistemas es ms que un enfoque general, es una actitud, un
razonamiento que se ha asociado con diversas tcnicas, algunas de las cuales
emplean la computadora como instrumento.
Slo se parte de la informacin usada en la toma de decisiones de la
administracin que est procesada por una computadora. Sin embargo, en muchas
empresas pequeas existe informacin que de ninguna forma se procesa en
computadora. En empresas de mayor magnitud, los gerentes pasan buena parte de
su tiempo escribiendo, leyendo memorndums, reportes, asistiendo a reuniones,
etctera. Estas actividades no computarizadas constituyen parte del sistema de
informacin de la empresa. Debemos hacer hincapi, que el enfoque de sistemas de
la administracin es una teora de la administracin; y se ocupa de la interrelacin e
interdependencia de las partes del todo.
Efectos del concepto de sistemas en la administracin.
La aplicacin de la administracin es una fuerza dinmica dentro de los
organismos sociales, y que coordina la operacin de los sistemas que los
componen, as como sus relaciones con el medio ambiente.
La administracin se ha desarrollado ampliamente en las dos ltimas dcadas;

orientndose hacia los procesos administrativos que son vitales, para que los
organismos alcancen sus objetivos. Tales procesos son aplicables a todo tipo de
organismo social (fbricas, gobierno, hospitales, universidades, negocios, etc.).
2.4 El proceso administrativo como sistema: subsistema de planeacin, de
organizacin, de direccin y de control.
(Fuente: Rodrguez)
Sin embargo, la administracin no ha escapado al concepto de sistemas,
encontrando aplicacin en sta y logrando cambios impresionantes. En efecto, el
concepto de sistemas ha logrado resultados en su aplicacin sobre las funciones
administrativas.
Efecto sobre la planeacin.
Con el concepto de sistemas, la planeacin se presenta en tres niveles (el
estratgico, el de coordinacin y el operativo). Una parte de la planeacin involucra
definir la naturaleza de las reas problemticas y, posteriormente, la captacin de
informacin necesaria antes de una decisin final.
El tercer nivel (operativo), las operaciones rutinarias dentro de cada sistema,
pueden programarse con facilidad para los sistemas automticos de decisin, segn
los autores Johson, Kast y Rosenzweig; dndonos, al respecto, ejemplos de
problemas que requieren decisiones administrativas:
Planeacin de operaciones totales.

Asignacin de personal para diferentes funciones.
Planeacin de cargas de trabajo de equipo y maquinaria.
Planeacin y control de inventarios.
Flujos de material e informacin.
Estos tipos de decisiones son hechas en los niveles de coordinacin y operativo.

El enfoque de sistemas hace hincapi en la complejidad de los sistemas sociotcnicos y la importancia de la planeacin como un instrumento para acoplarse en el
medio. Los organismos sociales estn cambiando constantemente, con el equilibrio
dinmico como objetivo; stos se integran de varias subunidades, las cuales son a
su vez sistemas complejos. Por otro lado, existen diversos sistemas traslapados que
trascienden las relaciones jerrquicas. Muchos componentes son coordinados de
manera imperfecta, parcialmente autnomos, y slo parcialmente controlables.
Hay incertidumbres; debido a que algunas variables probablemente no estn
identificadas, y otras que estn identificadas no estn claramente definidas. Las
empresas estn sujetas a incertidumbres considerables con respecto a la
informacin actual, condiciones ambientales futuras y las consecuencias de su
propia accin.
El reconocer la complejidad del entorno de la mayora de los sistemas hombrerecursos es un paso en la direccin correcta. Los conceptos de sistemas suministran
un marco de referencia que pueden emplearse al pensar acerca del trabajo
administrativo en tal ambiente. Los sistemas informacin y decisin proporcionan los
medios para llevar a cabo la tarea administrativa. La planeacin es un elemento
importante porque comienza el comportamiento, en tanto que la administracin es
un proceso continuo y secuencial de la planeacin y realizacin de planes.
13
La planeacin como sistema.

Planear es crear las condiciones para el desarrollo coordinado de la empresa,
aprovechando los aspectos positivos del factor externo y paliando los efectos
negativos del mismo. La accin ms slida de integracin es que aparece en la
empresa cuando se realiza en ella la planeacin; es en esta fase cuando se valoran
las posibilidades de sus rganos y fijadas las acciones que stos han de seguir para
la adaptacin futura.
Por otro lado, un sistema de planeacin obliga a un contacto estrecho y
sistemtico entre todos los dirigentes de la empresa, adaptndose a decisiones
orgnicas en base a un compromiso independiente; esta manera de comunicacin
no slo es un estmulo a la creatividad, sino que tambin lo es para buscar el
equilibrio de las actividades que influyen en los resultados finales.
La tarea de planear exige la observacin de todos los sistemas relacionados que
forman un conjunto coherente, dentro del cual el organismo social est obligado a
actuar (ver Figura 5).
Para ello el nmero de variables e indicadores a explorar es amplio, lo cual tiene
en su aspecto positivo la virtud de favorecer las decisiones basadas en el
aprovechamiento de posibles nuevos aspectos de actividad. Sin embargo, en su
aspecto negativo, sin una previa seleccin y un esquema apoyado concretamente en
los fines del organismo social, pueden caerse en su debilitamiento de planes y
objetivos, y con la pretensin de atender a muchas reas, impedir cohesin y una
fuerza de actuacin en grado suficiente.
Pero la creatividad del grupo directivo puede favorecerse a travs de la
exploracin de los componentes del medio en el que se acta, solventado la
continua accin de condiciones que el futuro impone al desarrollo de la empresa.
Toda planeacin viene a ser una previsin del comportamiento, a la vez que un
intento de adaptacin del mismo a las acciones que impone el sistema total, y todo
ello, a su vez, bajo el condicionamiento de prever (un riesgo variable y calculado) el
comportamiento del medio ambiente, cuyas variables en ocasiones estn fuera del
control de los directivos.
Toda planeacin est fundamentada en una generalizacin de valor futuro; el
resultado es medido a plazo vencido, las condiciones para el mismo deben de
comenzar con anterioridad suficiente. Ellos requieren tomar como base aquellos
factores de valor del organismo social, que trasladados al futuro hagan realidad las
expectativas deseadas. Pero no hay que olvidar que la estructura del valor de la
organizacin se mide precisamente a travs de un ordenamiento de cifras,
manifestado en balances, presupuestos, etc., y responden a la cualificacin del
estado del valor que toman sus variables y de lo que se trata es de conocerlo en la
medida en que es posible influenciarlos.
Propsitos del sistema de planeacin.
La planeacin es una actividad enfocada hacia el futuro, y cuyo fin es proyectar la
existencia de un organismo social a lo largo del tiempo, no slo en el tiempo actual,
sino buscando nuevos caminos y adaptando su existencia o la de los sistemas con
los cuales se interrelaciona (SISTEMA ORGANIZACIN, SISTEMA CONTROL,
ETC.)
Durante aos, los tericos de la administracin han presentado varios y
diferentes propsitos de la planeacin. Por ejemplo, C. W. Roney (The two pur
pases of Business planni. Edic. Managerial Planning 1976. pg. 6), indica que la
planeacin tiene dos propsitos: EL PROTECTOR y EL AFIRMATIVO. El primero
14
consiste en minimizar el riesgo, reduciendo las incertidumbres que rodean a las

condiciones de los organismos y aclarando las consecuencias de una accin
administrativa en este sentido. El segundo consiste en elevar el nivel de xito
organizacional.
La necesidad de planear y aquello que se pretende dentro de un organismo
social, puede expresarse a travs de los propsitos siguientes:
1) La planeacin debe servir como fuerza impulsora de la actividad
administrativa a todos los niveles, indicando el camino a seguir en las
operaciones en cada uno de los sistemas de la organizacin, es decir,
facilitar el logro de los objetivos del organismo social.
2) La planeacin busca maximizar el beneficio de las oportunidades futuras
del organismo social, a travs de la previsin de RECURSOS DE
OPERACIN.
3) La planeacin unidad al control debe formar los factores reguladores que
permitan adaptar el sistema organizacional a su medio ambiente, dentro de
las fronteras que le son exigidas para mantener su equilibrio correcto.
4) La planeacin debe establecer un esfuerzo coordinado dentro del
organismo. A travs del establecimiento de objetivos, que definan los
lineamientos de accin comn a la que deben ajustar su comportamiento.
Ahora y desde el punto de vista de sistemas, podemos representar de manera
abstracta al sistema planeacin, como se muestra en la figura 5.
ENTRADA
DEMANDAS
GENTE
DINERO
MATERIA
PRIMA
MAQUINARIA
SISTEMA
PLANEACIN
PROCESO DE
PLANEACIN
PLANES
ESTRATGICOS
PLANES TCTICOS
PLANES OPERATIVOS
REALIMENTACIN
RODRGUEZ Valencia, Joaqun. Introduccin a la administracin con enfoque se sistemas. Mxico, 1997. Pg. 102.
Figura 5. El Sistema Planeacin.

Efecto sobre la organizacin.
La integracin del concepto de sistemas a la funcin de organizacin provoca la
necesidad de integrar todas las actividades para la consecucin de objetivos totales,
pero tambin la importancia de la actuacin eficiente de los subsistemas. El
administrador, por tanto, debe comprender que el organismo no se forma de partes
aisladas, sino que es un sistema: l debe tener conocimiento de las relaciones entre
las partes y estar consciente de sus interacciones. El administrador lo tendr que
pensar, al organismo social que administra, en trminos de un sistema organizado
15
integrado, con todos sus elementos operando conjuntamente hacia objetivos

generales.
Al respecto, Johnson, Kast y Rosenzweig comentan: Con la creciente
especializacin, tamao y complejidad, la demanda de la aplicacin del concepto de
sistemas a la organizacin ha aumentado rpidamente en las ltimas dcadas y
tendr una importancia mayor en el futuro.
Uno de los efectos ms importantes del enfoque de sistemas en la funcin de
organizacin, es el de disminuir la dependencia en la jerarqua vertical y la
especializacin funcional de orientacin tradicional. El enfoque de sistemas sugiere
la integracin del esfuerzo relacionado con las actividades de una funcin orgnica,
sobre una base horizontal. De esta manera, todas las actividades estn
interrelacionadas a lograr un objetivo, y deben ser planeadas, organizadas e
integradas conjuntamente.
La organizacin como sistema.
La funcin de organizacin, al igual que la planeacin, puede ser visualizada
como un subsistema del sistema administrativo. La organizacin es un concepto
muy especfico; se refiere a un mtodo de disposicin de recursos humanos y
materiales que representan una forma eficaz de hacer las cosas eficientemente.
La accin de organizar, se hace necesaria a medida que deben coordinarse los
esfuerzos de ms y ms personas; han de establecerse canales a travs de los
cuales un cierto nmero de aqullas, para poder entenderse entre s y
comprometerse es un complejo de tareas diversas, se relacionen unas con otras en
orden a la obtencin consciente y sistemtica de unos objetivos especficos.
La organizacin, expresada como un conjunto de relaciones y comportamientos
formalizados entre dos personas que buscan conseguir algo en comn determina el
comportamiento esperado, aadiendo otras importantes relaciones.
La organizacin es una red definida de lneas de autoridad y responsabilidad,
deberes funcionales y comunicaciones entre personas, asignado a cada una los
medios e instrumentos (conceptuales y materiales) para mantener su posicin y
realizar su cometido. As como tambin dotar a los grupos humanos de los medios
estructurales que le hacen capaz de hacer frente al ambiente en que se
desenvuelven, y de crecer y evolucionar dinmicamente.
Concluyendo, el propsito del sistema de organizacin consiste en facilitar el
logro de las metas del sistema administrativo, proporcionado un enfoque racional
para el uso de los recursos organizacionales. A continuacin en la figura 6 se
presentan los componentes especficos del sistema organizacin.
Efectos sobre la direccin.
La direccin es un proceso necesario para el funcionamiento total de los
organismos. Cada uno de stos debe contar con una funcin, que se denomina
direccin (o gerencia), cuya responsabilidad consiste en proporcionar direccin y
coordinacin, as como fijar las guas dentro de las cuales el progreso ha de
lograrse.
El criterio de sistemas, aplicado a la funcin de direccin, viene a representar la
aplicacin de tcnicas y herramientas de la ingeniera de sistemas; utilizando el
concepto de ciclo de vida de un sistema, podemos concebir al sistema directriz como
una serie de perodos, nos dice Crdenas M. A. (Op cit. Pg. 39): as podemos ver
que el perodo de planeacin consiste en la determinacin de objetivos de la
organizacin por medio de estrategias de planeacin y programacin. El perodo de
16
adquisicin consiste en el diseo e implantacin de la organizacin y sus recursos.

El perodo de uso, que consiste en la operacin y mantenimiento de la
organizacin, ejecucin y coordinacin de sus actividades, da definicin y control de
su efectividad para lograr objetivos.
Por lo tanto, el enfoque de sistemas es un esfuerzo que requiere la identificacin
y evaluacin de objetivos, restricciones y recursos dentro de un sistema compuesto
de hombres, materiales, informacin, etc.
ENTRADA
Recursos
Humanos
Recursos
Financieros
SISTEMA
ORGANIZACIN
SALIDA
Orden
Relaciones
PROCESO DE
ORGANIZACIN
Recursos
Materiales
Estabilidad
Recursos
Tcnicos
Rendimiento
REALIMENTACIN
RODRGUEZ Valencia, Joaqun. Introduccin a la administracin con enfoque se sistemas. Mxico,

1997. Pg. 154.
Figura 6. El Sistema Organizacin.

Todo organismo social tiene un sistema de direccin. Este trmino lo entendemos
en sentido amplio para incluir en l todos los aspectos de la vida de un organismo a
los que consagra su atencin el personal de direccin.
La creacin y operacin de un sistema de direccin para los administradores es
uno de los aspectos ms arduos y difciles dentro de sus funciones administrativas.
Los pasos que se deben realizar son en gran parte de naturaleza emprica a los
resultados son hasta cierto punto inciertos. Dentro de estas limitaciones, los
administradores tratan de hacer lo mejor que est a su alcance. Por lo cual es
conveniente considerar los problemas administrativos que se presentan, tomando en
cuenta influencias ambientales y decisiones personales.
El punto de vista de sistemas sugiere que el administrador debe enfrentarse a
situaciones dinmicas, inciertas y frecuentemente ambiguas. El administrador no
tiene control completo de todos los factores de produccin, como lo indica la teora
tradicional. Est restringida por muchas fuerzas internas y externas
(TECNOLGICAS, ESTRUCTURALES, PSICOSOCIALES, ETC.).
El concepto de sistemas destaca que las asignaciones de la administracin no
tienen lmites ntidos o claramente definidos; ms bien, el administrador moderno
est colocado en medio de una red de interrelaciones dependientes. El nico
17
objetivo perdurable es el esfuerzo de construir y mantener un sistema predecible y

de interrelaciones, de patrones de conducta que estn dentro de los lmites fsicos
razonables.
Considerando a un organismo social como un compuesto de niveles o sistemas,
stos pueden ser de la manera siguiente: estratgicos, de coordinacin y operativo.
El sistema estratgico encara el ms alto grado de incertidumbre en trminos de
insumos provenientes de su medio ambiente, sobre los cuales tiene poco o ningn
control. Por tanto, el administrador a este nivel debe tener puntos de vista de un
sistema abierto. En el sistema de coordinacin el administrador opera entre los
niveles estratgicos y operativos y sirve de intermediario y como coordinador de
ambas. Este nivel transforma la incertidumbre del medio en racionalidad tcnicoeconmico necesaria como insumo del sistema operativo.
Qu es el sistema de direccin?
Como es el caso de las funciones de planeacin y organizacin, la direccin
puede ser visualizada como un subsistema que se aparta del proceso administrativo
genera. En la figura 7a. Y 7b., se presenta la relacin entre el sistema
administrativo general y el subsistema de direccin.
SISTEMA
PLANEACIN
SISTEMA
CONTROL
SISTEMA
ORGANIZACIN
SISTEMA
COORDINACIN
SISTEMA
DIRECCIN
SISTEMA
RECURSOS

1997. Pg. 248
Figura 7a. El Sistema Administrativo General.
18
La direccin es el proceso que permite despertar en otros miembros del

organismo una accin debidamente orientada hacia unos objetivos dados. La
direccin constituye una funcin estrechamente vinculada con los recursos
humanos, un sistema particularmente relacionado con las reacciones en la conducta
y las relaciones interpersonales.
ENTRADA
RECURSOS
HUMANOS
RECURSOS
MATERIALES
RECURSOS
FINANCIEROS
RECURSOS
TCNICOS
SISTEMA
DIRECCIN
SALIDA
19
PROCESO DE
DIRECCIN
COMPORTAMIENTO
APROPIADO DEL
PERSONAL
REALIMENTACIN

1997. Pg. 248.
Figura 7b. El Sistema de Direccin.

Entrada Proceso Salida.
Como ya se ha indicado en los anteriores sistemas, sealamos tres componentes
especficos en la vida del sistema de direccin. El la Figura 7b se muestra a la
direccin como sistema.
El sistema de direccin est comprendido por una porcin de los recursos totales
del sistema administrativo general, y el producto es el comportamiento apropiado de
los miembros del organismo. El proceso de direccin implica la ejecucin de las
actividades
administrativas
principales
(AUTORIDAD,
MOTIVACIN,
SUPERVISIN). Podemos decir que los administradores transforman una porcin de
los recursos de operacin en un comportamiento apropiado del personal
principalmente al ejecutar estas actividades.
El autor Samuel Certo (Administracin Moderna, p. 323, ed. Interamericana) nos
comenta al respecto: el liderazgo y la motivacin y la consideracin de los grupos
son actividades de direccin relacionadas, cada una de las cuales es realizada,
hasta cierto punto, por los administradores al comunicarse con los miembros de la
organizacin. Por ejemplo, los administradores deciden qu tipo de lderes deberan
ser slo despus de que analizan las caractersticas de los diversos grupos con los
cules interactan y la forma en que estos grupos pueden motivarse mejor.
Despus, independientemente de la estrategia que adopten, el tener comunicacin
con otros miembros de la organizacin permitir liderar, motivar y trabajar con otros
grupos en forma efectiva, al menos hasta cierto punto.
Efectos sobre el control.
La aplicacin del criterio de sistemas a la funcin de control implica fijar una base
para determinar la autoridad y responsabilidad para realizar operaciones de
sistemas, y se lograrn mejores aplicando tcnicas de control y medicin. La
administracin no slo conocer por medio del sistema de realimentacin, que los
objetivos estn logrndose, sino tambin ser capaz de determinar las causas que
provocan las desviaciones a lo planeado. Igualmente se generar un mejoramiento
en la funcin de control, mediante el establecimiento adecuado de redes de
comunicacin y flujos de informacin.
El criterio de sistemas involucra, e inclusive, un cambio en los procesos de
control. Para una gran cantidad de operaciones en los organismos, el control no ha
sido automtico, ha requerido una evaluacin activa y una apreciacin por el
siguiente nivel de administracin, con el objeto de ser efectivo, nos dicen los autores
Johnson, Kast y Rosenzweig. (Op. cit. pg. 366).
El control como sistema.
El estudio de cmo los sistemas dinmicos logran un estado de equilibrio o
estabilidad aunque a las condiciones cambiantes del medio ambiente, se denomina
como CIBERNTICA.
Un ejemplo, de sistema ciberntico podra ser, el de la clula fotoelctrica
colocada en un circuito para encender las luces al atardecer cuando la luz natural
del da decrece a un determinado grado de luminosidad y apagarlas al da siguiente
cuando el mismo en suficiente.
Todos los organismos vivientes son, por definicin, sistemas cibernticos porque
deben mantenerse en equilibrio para subsistir. El concepto de ciberntica es
obviamente aplicable tambin, y de hecho til a los organismos sociales.
Un sistema de control es aquel que sirve para mantener las caractersticas de los
productos de un sistema de referencia, dentro de un rango de tolerancia
predeterminado. Es decir, tenemos un sistema de referencia que queremos
controlar, con el propsito de que los productos del mismo se ajusten a un patrn o
norma preestablecida.
Nos expone el autor Pozo Navarro (op. cit. p. 207) el sistema de control persigue
un objetivo de eficacia para la empresa, es decir, se concibe como el instrumento
para mantenerla en condiciones de eficacia. Esto abarca que el administrador se
aboque a tres grandes aspectos:
Lograr objetivos, dentro de plazos oportunos.

Lograrlos con economa de medios, esto es logrando beneficios.
Mantener motivado al equipo humano implicado en su consecucin.
Por medio del control el administrador debe verificar que los recursos de la
empresa son aplicados mediante una racionalizacin y una sistematizacin, para as
lograr la consecucin de los objetivos del organismo.
Por tanto controlar las actividades de la organizacin, consiste en analizar las
causas de sus resultados, sobre todo los relevantes, corrigiendo aquellos cuya
influencia es negativa y manteniendo siempre al organismo consciente de la forma
en que acta la realidad sobre ella.
20
El enfoque adoptado en este texto consiste en visualizar el control, una de las

principales funciones administrativas, como un sistema. El propsito del sistema
administrativo consiste en ayudar a los administradores a incrementar el xito, es
decir, la eficiencia y eficacia. En trminos ms especficos, el propsito del sistema
control consiste en ayudar a los administradores a facilitar el xito del sistema
administrativo a travs de una accin de control efectiva. En la Figura 8 se muestran
los componentes del sistema de control.
ENTRADAS
SISTEMA
CONTROL
SALIDAS
21
PERSONAL
DINERO
MATERIA
PRIMA
MAQUINARIA Y
EQUIPO
TECNOLOGA
PROCESO DE
CONTROL
CONTROL
ORGANIZACIONAL
CONTROL
ADMINISTRATIVO
CONTROL
FINANCIERO
REALIMENTACIN

1997. Pg. 306.
Figura 8. El Control como Sistema.

En resumen, las normas se derivan de los objetivos, pero puesto que se
desarrollan en el sistema de planeacin, son coincidentes al proceso de control.
2.5 Sistema de Informacin Administrativo.

2.5.1 Definicin.
Hoy en da, los Sistemas de Informacin juegan un papel cada vez ms
importante en las modernas organizaciones empresariales, hasta el punto de
condicionar su xito o fracaso en un entorno econmico y social dinmico y
turbulento como el que caracteriza al mundo actual.
Nuevos fenmenos como la globalizacin o el trnsito hacia una economa ms
basada en el conocimiento han inducido importantes cambios en las organizaciones
empresariales. En este nuevo contexto, los Sistemas y las Tecnologas de la
Informacin y Comunicacin (TICs) se han convertido en un elemento esencial
como motor del cambio y fuente de ventajas competitivas.
La informacin y las nuevas tecnologas que la soportan aparecen como un
nuevo factor productivo que se suma a los factores tradicionales, trabajo y capital,
diferencindose de stos ltimos por su carcter intangible, dando lugar a un nuevo
escenario en el que la informacin y el conocimiento son bsicos para las empresas.
Los Sistemas y Tecnologas de la Informacin se convierten, por lo tanto, en una
palanca fundamental para propiciar este cambio y este nuevo escenario al que nos
referimos.
Dentro de una organizacin el Sistema de Informacin acta como el sistema
nervioso, ya que ste es el que se encarga de hacer llegar a tiempo la informacin
que necesitan los distintos elementos de la organizacin empresarial
(departamentos, reas funcionales, equipos de trabajo, delegaciones, etc.),
permitiendo de esta forma una actuacin conjunta y coordinada, gil y orientada
hacia los resultados.
Los Sistemas de Informacin han adquirido una dimensin estratgica en las
empresas del nuevo milenio y han dejado de ser considerados una simple
herramienta para automatizar procesos operativos para convertirse en una pieza
clave a tener en cuenta a la hora de formular la estrategia empresarial, para llevar a
cabo su implantacin y para realizar el control de gestin.
Los Sistemas de Informacin no slo llegan a condicionar la estrategia de la
moderna empresa, sino que, adems, constituyen el elemento fundamental para
poder llevar a cabo una gestin horizontal de la empresa, orientada a procesos y no
a funciones, que permita poner el nfasis en la mejora continua de los resultados,
con una clara orientacin total hacia el cliente.
ste es un aspecto que hoy el da se considera clave, no ya para alcanzar el
xito, sino para garantizar la supervivencia de la organizacin en un entorno tan
competitivo y exigente como el actual.
De ah que el estudio de los Sistemas de Informacin, en relativamente poco
tiempo, se haya consolidado como una disciplina por s misma, constituida por una
serie de conceptos, herramientas y tcnicas utilizadas para llevar a cabo su
planificacin, anlisis, diseo e implantacin.
Hay que tener en cuenta que tradicionalmente se ha puesto el nfasis en los
aspectos puramente tcnicos, enfocando el estudio hacia la descripcin de los
componentes tecnolgicos del Sistema de Informacin (las TICs), en detrimento de
los aspectos humanos y organizativos, y ello ha provocado una visin sesgada y
limitada de toda la problemtica asociada al estudio de los Sistemas de Informacin.
Nuestra experiencia en los campos profesional y acadmico nos lleva a creer que
la planificacin y el diseo de los Sistemas de Informacin en las empresas y
organizaciones requiere una perspectiva multidisciplinar que tenga en cuenta los tres
aspectos referidos, tal y como se pone de manifiesto en la Figura 1.
22
DIMENSIN
TECNOL
GICA
DIMENSIN
HUMANA
SISTEMAS DE
INFORMACIN
DIMENSIN
ORGANIZA
TIVA
GMEZ Vieites, lvaro y SUREZ Rey, Carlos. Sistemas de Informacin. Mxico, 2007. Pg. 3
Figura 1.
Este enfoque debera llevar a una reconsideracin importante de muchos de los
programas formativos relacionados con el mundo empresarial, que deberan
contemplar la necesidad de integrar competencias relacionadas con las TICs y con
la organizacin, tanto en los puestos de carcter tcnico, como en los puestos de
gestin, es decir, dotar de mayores competencias TICs a los puestos de gestin y
complementar la formacin empresarial al personal de los departamentos de
Sistemas y Tecnologas.
2.5.2 Caractersticas de un Sistema de Informacin.
Si tuviramos que resumir con una sola frase el principal cometido de un Sistema
de Informacin dentro de una organizacin, podramos afirmar que ste se encarga
de entregar la informacin oportuna y precisa, con la presentacin y el formato
adecuados, a la persona que la necesita dentro de la organizacin para tomar una
decisin o realizar alguna operacin y justo en el momento en que esta persona
necesita disponer de dicha informacin.
Hoy en da, la informacin debera ser considerada como uno de los ms valiosos
recursos de una organizacin y el Sistema de Informacin es el encargado de que
sta sea gestionada siguiendo criterios de eficacia y eficiencia.
Conceptos sobre la informacin
Datos versus Informacin.
En primer lugar, se debera hacer la distincin entre datos e informacin,
trminos que en ocasiones se pueden llegar a confundir.
Los datos reflejan hechos recogidos en la organizacin y que estn todava sin
procesar, mientras que la informacin se obtiene una vez que estos hechos se
procesan, agregan y presentan de la manera adecuada para que puedan ser tiles a
alguien dentro de la organizacin, por lo que de este modo estos datos organizados
y procesados presentan un mayor valor que en su estado original.
23
Los datos quedan perfectamente identificados por elementos simblicos (letras y

nmeros), que reflejan valores o resultado de mediciones.
Sin embargo, la informacin son datos dotados de relevancia y propsito, como
seala Peter Drucker, que permiten reducir la incertidumbre de quien los recibe. La
Figura 3 resume estas ideas.
Datos
Transformacin.
Agregacin,
presentacin
Informacin
24
GMEZ Vieites, lvaro y SUREZ Rey, Carlos. Sistemas de Informacin. Mxico, 2007. Pg. 5.
Figura 2. El proceso de transformacin de los datos en informacin.

Caractersticas que debe cumplir la informacin.
La informacin ser til para la organizacin en la medida en que facilite la toma
de decisiones y, para ello, ha de cumplir una serie de requisitos, entre los que cabe
citar:
Exactitud: la informacin ha de ser precisa y libre de errores.
Completitud: la informacin debe contener todos aquellos hechos que
pudieran ser importantes.
Economicidad: el coste en que se debe incurrir para obtener la informacin
debera ser menor que el beneficio proporcionado por sta a la organizacin.
Confianza: para dar crdito a la informacin obtenida, se ha de garantizar
tanto la calidad de los datos utilizados, como la de las fuentes de informacin.
Relevancia: la informacin ha de ser til para la toma de decisiones. En este
sentido, conviene evitar todos aquellos hechos que sean superfluos o que no
aporten ningn valor.
Nivel de detalle: la informacin debera presentar el nivel de detalle indicado
a la decisin que se destina. Se debe proporcionar con la presentacin y el
formato adecuados, para que resulte sencilla y fcil de manejar.
Oportunidad: se debe entregar la informacin a la persona que corresponde
y en el momento en que sta la necesita para poder tomar una decisin.
Verificabilidad: la informacin ha de poder ser contrastada y comprobada en
todo momento.
Por otra parte, no debemos olvidar que el exceso de informacin tambin puede
ser causa de problemas, suponiendo un obstculo en vez de una ayuda para la toma
de decisiones.
Asimismo, cada funcin y nivel organizativo en la empresa tiene diferentes
necesidades de informacin, afectando a los formatos, origen, periodicidades, nivel
de agregacin y otras caractersticas. A medida que se asciende en el escalafn
organizativo de la empresa, observaremos cmo la informacin requerida aumenta
en nivel de agregacin (menor nivel de detalle), incorporando informacin del
entorno y hace mayor nfasis en el medio y largo plazo, a diferencia de la
informacin puramente operativa, que normalmente se refiere a hechos ocurridos

dentro de la propia empresa y en el corto plazo.
En definitiva, la informacin y el conocimiento que acumulan las organizaciones
debiera ser considerada como un recurso ms, al mismo nivel que el capital, los
bienes e instalaciones o el personal. En consecuencia, es necesario gestionarlo y
explotarlo adecuadamente, para que pueda contribuir a la consecucin de las metas
y objetivos fijados por la organizacin.
Estructura del Sistema de Informacin.
A la hora de identificar los principales componentes integrantes de un Sistema de
Informacin, los distintos autores expertos en la materia coinciden en sus
planteamientos.
Ralph Stair afirma que un Sistema de Informacin es un sistema compuesto por
personas, procedimientos, equipamiento informtico (distinguiendo entre hardware y
software), bases de datos y elementos de telecomunicaciones.
Whitten, Bentlay y Barlow proponen un modelo basado en cinco bloques
elementales para definir un Sistema de Informacin: personas, actividades, datos,
redes y tecnologa.
El bloque elemental personas engloba a los propietarios del sistema
(entendiendo como tales a aquellas personas que patrocinan y promueven el
desarrollo de los Sistemas de Informacin), los usuarios (directivos, ejecutivos,
directivos medios, jefes de equipo, personal administrativo), los diseadores y los
constructores.
Los datos constituyen la materia prima empleada para crear informacin til.
Dentro del bloque actividades, se incluyen las actividades (procesos) que se
llevan a cabo en la empresa y las actividades de proceso de datos y generacin de
informacin que sirven de soporte a las primeras.
En el bloque de redes se analiza la descentralizacin de la empresa y la
distribucin de los restantes bloques elementales en los lugares ms tiles (centros
de produccin, oficinas, delegaciones), as como la comunicacin y coordinacin
entre dichos lugares.
Por ltimo, el bloque tecnologa hace referencia tanto al hardware como al
software que sirven de apoyo a los restantes bloques integrantes del Sistema de
Informacin.
La siguiente figura (Figura 3) presenta la interrelacin existente entre los
componentes de un sistema de informacin. Se pone de manifiesto la existencia de
una interrelacin entre los elementos propios de la organizacin y los sistemas de
informacin.
En las organizaciones actuales existe una interdependencia entre aspectos como
los procesos de la organizacin, su estrategia, su estructura organizativa y los
sistemas existentes.
Cambios en estos componentes dan lugar a cambios en el software, en el
hardware o en las comunicaciones. Asimismo, los sistemas existentes pueden
actuar como limitacin para el cambio en las organizaciones.
Procesos del Sistema de informacin.
Un Sistema de Informacin se puede definir como un conjunto de elementos
interrelacionados (entre los que podemos considerar los distintos medios tcnicos,
las personas y los procedimientos) cuyo cometido es capturar datos, almacenarlos y
25
transformarlos de manera adecuada y distribuir la informacin obtenida mediante

todo este proceso.
Su propsito es apoyar y mejorar las operaciones cotidianas de la empresa, as
como satisfacer las necesidades de informacin para la resolucin de problemas y la
toma de decisiones por parte de los directivos de la empresa.
HARDWARE
EMPRESA
Estrategia
Reglas
Procedimientos
SOFTWARE
BASES DE
DATOS
INTERDEPENDENCIA
TELECO
MUNICACIO
NES
ORGANIZACIN
SISTEMAS DE
INFORMACIN
Figura 3. Fuente: Laudon & Laudon, 1998.

Procesos del Sistema de Informacin.
Un sistema de informacin se puede definir como un conjunto de elementos
interrelacionados (entre los que podemos considerar los distintos medios tcnicos,
las personas y los procedimientos) cuyo cometido es capturar datos, almacenarlos y
transformarlos de manera adecuada y distribuir la informacin obtenida mediante
todo este proceso.
Su propsito es apoyar y mejorar las operaciones cotidianas de la empresa, as
como satisfacer las necesidades de informacin para la resolucin de problemas y la
toma de decisiones por parte de los directivos de la empresa.
26
Por lo tanto, se trata de un sistema que tiene unos inputs (datos) y unos outputs
(informacin), unos procesos de transformacin de los inputs en outputs y unos
mecanismos de retroalimentacin, como se puede apreciar en la siguiente figura
(Figura 4).
Entrada
Procesado
Salida
27
Figura 4. Los procesos del Sistema de Informacin.

La informacin facilita la integracin y coordinacin de las actividades que
constituyen los distintos procesos de la organizacin, eliminando las barreras
espaciales y temporales. De esta forma, el Sistema de informacin se convierte en el
sistema nervioso de la organizacin, ocupndose de capturar los hechos en cuanto
se producen, ya sea stos internos o externos, procesar los datos obtenidos y
comunicarlos a los distintos elementos de la organizacin para que puedan
reaccionar a tiempo ante ellos.
La captura de datos puede ser manual o automatizada y, en general, es
conveniente realizar la captura de cada dato en el momento en que se produce el
hecho al que est asociado.
En la etapa de procesado se transforman los datos a la entrada del sistema en
informacin til, mediante una serie de operaciones de clculo, agregacin,
comparacin, filtrado, presentacin, etc. Estas operaciones generalmente son
realizadas con la ayuda de sistemas informticos.
La informacin til se plasma en una serie de documentos, informes y grficos,
para ser distribuida a las personas adecuadas dentro de la organizacin. Esta
informacin, as como los datos de partida, se almacenan generalmente en un
soporte informticos para poder ser reutilizados en cualquier momento.
Es importante volver a incidir en que el verdadero valor de un Sistema de
Informacin no est en la complejidad o en la calidad del propio sistema en s
mismo, sino en la utilizacin que la organizacin haga de l, lo que, por regla
general, depende ms de factores humanos que de factores tecnolgicos.
La retroalimentacin (feedback) de la informacin obtenida en todo este proceso
se puede utilizar para realizar ajustes y detectar posibles errores en la captura de los
datos y/o en su transformacin.
Los Sistemas de Informacin pueden ser manuales o estar computarizados. Hoy
en da, lo ms normal es que se d el segundo caso, es decir, que se recurra a un
soporte informtico (constituido por elementos como el hardware, el software, las
bases de datos y los sistemas de telecomunicacin) para capturar los datos,
procesarlos y presentar la informacin obtenida.
Sin embargo, el hecho de automatizar un Sistema de Informacin manual no
garantiza una mayor eficacia en su funcionamiento, ya que en buena medida ste
depender de la calidad de los datos con los que trabaje y del uso que haga la
organizacin de la informacin obtenida.
Adems, si no se tiene en cuenta el impacto que puede tener la implantacin de

la tecnologa desde un punto de vista humano y organizativo, lo ms probable es
que la automatizacin del sistema fracase debido al rechazo o la mala utilizacin de
la tecnologa por parte de las personas. No conviene olvidar que la tecnologa debe
ser un medio y no un fin en s mismo, actuando como herramienta de soporte del
sistema.
Por lo tanto, el xito de una empresa y su diferencia con respecto al resto de sus
competidores no viene dado por la tecnologa de la que dispone, sino por el uso que
se hace de ella en el seno de la organizacin.
Clasificacin de los Sistemas de Informacin.
Por lo general, las clasificaciones ms extendidas de los Sistemas de Informacin
suelen agrupar stos en funcin de su finalidad.
De una forma muy global, puede considerarse que existen dos funciones bsicas
para los sistemas:
Soporte a las actividades operativas, que da lugar a sistemas de
informacin para actividades ms estructuradas (aplicaciones de contabilidad,
nmina, pedidos y, en general, lo que se denomina gestin empresarial) o
tambin sistemas que permiten el manejo de informacin menos estructurada:
aplicaciones ofimticas, programas tcnicos para funciones de ingeniera, etc.
Soporte a las decisiones y el control de gestin, que puede
proporcionarse desde las propias aplicaciones de gestin empresarial
(mediante salidas de informacin existentes) o a travs de aplicaciones
especficas, como se presentar en este apartado.
Asimismo, tambin resulta habitual el clasificar los sistemas en funcin del tipo de
funcin a la que se dirige: financiera, recursos humanos, marketing, etc. La figura
siguiente (Figura 5) presenta los datos anteriores.
La clasificacin que presentamos nos permitir introducir los trminos ms
utilizados en la literatura de Sistemas de Informacin, si bien conviene indicar que en
la actualidad resulta complejo establecer fronteras rgidas en los sistemas que ofrece
el mercado.
Por ejemplo, un ERP (Sistema Integrado a la Gestin Empresarial) cubre la
mayor parte de los aspectos presentados en los prrafos anteriores, ya que soporta
las actividades operativas en las distintas funciones o reas y, al mismo tiempo, es
un sistema clave para a toma de decisiones, al menos en los puestos operativos y
de direccin media.
Sistema de soporte a las actividades operativas.
Los primeros Sistemas Informticos en las empresas surgen para mecanizar
actividades operativas intensivas en el manejo de datos.
Concretamente, se centraron en reas como administracin (contabilidad y
facturacin) y gestin del personal (nminas), extendindose posteriormente a otras
actividades como la venta, la compra o la produccin. A los primeros sistemas que
permitan recoger los datos bsicos en las operaciones empresariales se les
denomin Sistemas de Procesamiento de Transacciones (Transaction Processing
Systems-TPS-).
28
Los objetivos que persiguen estos sistemas se derivan de la reduccin de la

mano de obra en estos procesos administrativos: reduccin de costes, evitar errores
y acelerar los procesos.
Nivel Estratgico
29
Nivel de Gestin
Nivel Operativo
Marketing
Finanzas
RR. HH.
Logstica
Produccin
Figura 5. Clasificacin de los Sistemas de informacin.

Hoy, estos sistemas forman parte de lo que normalmente las empresas
denominan como su software de gestin empresarial o su ERP.
Sistemas de informacin para la toma de decisiones.
En los aos cincuenta y sesenta, las empresas de mayor dimensin empezaron a
sacar provecho de los datos recogidos por sus sistemas transaccionales,
comenzando a definir sistemas capaces de proporcionar informacin para la gestin.
Desde entonces, la evolucin experimentada ha sido importante, pasando de
sistemas basados en listado o salidas impresas a sistema que proporcionan un
elevado nivel de interaccin con los datos de la empresa.
Sistemas de informacin para la gestin (MIS).
Los Sistemas de informacin para la Gestin (Management Information
Systems MIS-) se pueden considerar como los primeros Sistemas de Informacin
propiamente dichos, comenzndose a desarrollar en los aos setenta.
Utilizaban los datos almacenados en los sistemas informticos de la empresa
(capturados y almacenados por el Sistema de Procesamiento de Transacciones)
para generar informes que permitan a los directivos mejorar el control de gestin de
las distintas reas funcionales de la empresa. De este modo, se consigue agilizar el
proceso de toma de decisiones, al proporcionar la informacin necesaria de forma

rpida, precisa y fiable.
En los sistemas MIS los informes pueden ser generados de manera peridica,
bajo demanda, o bien, en el momento en que se produzca una situacin excepcional
(posibilitando en este ltimo caso el control por excepcin) y en ellos se comparan,
para cada rea funcional o centro de responsabilidad, los objetivos previstos con los
resultados obtenidos fruto de las distintas operaciones realizadas.
Sistemas de soporte a la direccin (DSS y EIS).
Los sistemas MIS, descritos en el apartado anterior, suelen ser bastantes tiles
para resolver problemas estructurados. Sin embargo, la direccin de la empresa
requiere sistemas capaces de soportar decisiones de carcter menos estructurado.
Con frecuencia el directivo necesitar herramientas para diagnosticar el problema
(anlisis) y para elegir la mejor alternativa (simulacin, planificacin. . .). Este tipo de
herramientas no estuvieron disponibles hasta los aos ochenta, dando lugar a un
conjunto de aplicaciones englobadas en trminos como aplicaciones de soporte a
decisiones (DDS), software de apoyo a la direccin (EIS, ESS), Sistemas de
Datawarehousing
30

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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS

L. A. I. EMRITA MNICA MARTNEZ HERNNDEZ

UNIDAD TEMTICA II:

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2.1 Conceptualizacin bsica del sistema.

L. A. I. EMRITA MNICA MARTNEZ HERNNDEZ

producido en cualquier parte o unidad. Existe una relacin de causa y efecto

L. A. I. EMRITA MNICA MARTNEZ HERNNDEZ

A. Entrada o insumo o impulso: Es la fuerza de arranque o de partida del

L. A. I. EMRITA MNICA MARTNEZ HERNNDEZ

objetos, que muchas veces slo existen en el pensamiento de las

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b) Sistemas relativamente aislados.

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El planteamiento de la ciencia de la administracin fue, desde un punto de vista

L. A. I. EMRITA MNICA MARTNEZ HERNNDEZ

Existen tres caractersticas que son comunes en todas las organizaciones:

Figura 1. Caractersticas organizacionales.

L. A. I. EMRITA MNICA MARTNEZ HERNNDEZ

L. A. I. EMRITA MNICA MARTNEZ HERNNDEZ

Figura 3. Flujo de las funciones operacionales bsicas.

L. A. I. EMRITA MNICA MARTNEZ HERNNDEZ

2.3.1 Subsistema de objetivos y valores, subsistema tcnico, subsistema

Los objetivos y valores organizacionales. Son dos de los ms importantes

El enfoque moderno de administracin considera a un organismo social como un

L. A. I. EMRITA MNICA MARTNEZ HERNNDEZ

la teora general de sistemas y el enfoque de sistemas: estos trminos se utilizan

TEORA GENERAL DE SISTEMAS

DISEO Y ANLISIS DE SISTEMAS

SISTEMAS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

Figura 4. Relaciones en el pensamiento de sistemas.

L. A. I. EMRITA MNICA MARTNEZ HERNNDEZ

La administracin se ha desarrollado ampliamente en las dos ltimas dcadas;

Planeacin de operaciones totales.

Estos tipos de decisiones son hechas en los niveles de coordinacin y operativo.

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La planeacin como sistema.

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consiste en minimizar el riesgo, reduciendo las incertidumbres que rodean a las

Figura 5. El Sistema Planeacin.

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integrado, con todos sus elementos operando conjuntamente hacia objetivos

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adquisicin consiste en el diseo e implantacin de la organizacin y sus recursos.

RODRGUEZ Valencia, Joaqun. Introduccin a la administracin con enfoque se sistemas. Mxico,

Figura 6. El Sistema Organizacin.

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objetivo perdurable es el esfuerzo de construir y mantener un sistema predecible y

RODRGUEZ Valencia, Joaqun. Introduccin a la administracin con enfoque se sistemas. Mxico,

Figura 7a. El Sistema Administrativo General.

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La direccin es el proceso que permite despertar en otros miembros del

RODRGUEZ Valencia, Joaqun. Introduccin a la administracin con enfoque se sistemas. Mxico,

Figura 7b. El Sistema de Direccin.

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Lograr objetivos, dentro de plazos oportunos.

L. A. I. EMRITA MNICA MARTNEZ HERNNDEZ

El enfoque adoptado en este texto consiste en visualizar el control, una de las

RODRGUEZ Valencia, Joaqun. Introduccin a la administracin con enfoque se sistemas. Mxico,

Figura 8. El Control como Sistema.

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2.5 Sistema de Informacin Administrativo.

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