Você está na página 1de 11

Microsoft Project 2013

10 Passos para planejar seu projeto


com o Microsoft Project 2013

Carlos Silva Jnior, PMP, MCTS, CSM, CSPO, MBA

Microsoft Project 2013


O Microsoft Project 2013 ajuda voc a planejar com facilidade os projetos e a colaborar com outras
pessoas de praticamente qualquer lugar. Organize-se e mantenha seus projetos sob controle com o
nico sistema de gerenciamento de projetos.
Torna o gerenciamento de projetos simples e envolvente para os gerentes de projeto, permitindo
analisar recursos, oramentos e cronogramas. Alm disso, os gerentes de projeto podem medir
facilmente o progresso e prever as necessidades de recursos utilizando relatrios prticos, detalhados e
totalmente personalizveis.
O Microsoft Project por vrios anos uma das principais ferramentas de gerenciamento de projetos
disponvel no mercado. Sua similaridade com outros produtos da famlia Office, desde a interface at
os recursos, tornaram-no um lder de vendas em sua categoria.
Cobrindo todas as fases de uma gesto de projetos, permite desde o planejamento, acompanhamento
at a execuo e fechamento. Suporta a gesto de recursos, equipes, materiais e custos, na maioria das
vezes utilizando a Internet como meio de comunicao e colaborao, juntamente com integraes
nativas com o SharePoint. Possui poderosos mecanismos de criao de relatrios que podem ser
analisados no Microsoft Excel, no Microsoft Visio e, a partir da verso 2013, dentro do prprio Project,
permitindo ao usurio criar os to desejados relatrios grficos.
A Microsoft, como sempre, continua investindo em usabilidade e simplicidade. O Project 2013 traz uma
interface totalmente remodelada e similar a todos os produtos da famlia Office. Novas combinaes
de cores, contrastes e recursos fazem com que o usurio possa compartilhar e reutilizar todo o
conhecimento adquirido em outros produtos da famlia Office.

www.portaldevcursos.com.br

10 passo para planejar seu projeto


O principal objetivo do Microsoft Project oferecer s
empresas e indivduos maior facilidade e rapidez na
gesto de seus projetos, efetuando o planejamento, a
monitoria e acompanhamento do progresso, a
verificao da disponibilidade e alocao dos recursos,
dos prazos e custos, atravs da combinao de tcnicas
de gesto e funcionalidades disponibilizadas pelo
software.
Com base nesse cenrio, este documento tem como
finalidade oferecer um guia rpido de referncia sobre as
principais atividades e tcnicas que podem ser
empregadas pelos indivduos para otimizao de seus
cronogramas e projetos, atravs de dicas e instrues
simples e objetivas.
importante salientar que este documento no visa
registrar ou discutir todas as atividades necessrias para
planejar, criar e gerenciar um projeto, mas sim oferecer
um guia rpido de orientao para os usurios que esto
iniciando o uso do Microsoft Project para gerenciar
seus projetos, sejam eles corporativos ou pessoais.

www.portaldevcursos.com.br

Antes de comear: planeje-se!


Antes de partir para o computador e iniciar a digitao
do seu cronograma, voc deve considerar alguns pontos
importantes. Lembre-se que efetuar o planejamento de
todo o projeto previamente, considerando de maneira
detalhada as atividades que faro parte do cronograma,
seus vnculos e duraes, bem como os recursos que
sero encarregados de executar cada atividade, so
aes essenciais para garantir o sucesso do seu projeto.
10 passos para a criao de Projetos
A criao de projetos no Microsoft Project requer que
alguns passos importantes sejam tomados pelo gerente
de projetos. Alguns desses passos so obrigatrios,
enquanto outros so opcionais, dependendo das
circunstncias e das necessidades apresentadas no
projeto. Veja o exemplo abaixo:

Passo 1 Definir o modo de agendamento das tarefas


O Microsoft Project 2013 oferece dois tipos de
agendamento para as tarefas: Manual ou Automtico.
Antes de iniciar a construo do seu cronograma,
identifique qual mtodo ser utilizado para o seu projeto.
Em seguida, voc poder padronizar o mtodo de
agendamento das tarefas do seu projeto clicando em
>Arquivo >Opes >Cronograma, e escolha a opo de
agendamento na seo Novas tarefas criadas.
Para que o cronograma do projeto se ajuste com a
criao de novas tarefas, a sugesto utilizar sempre o
modo Agendada Automaticamente:

www.portaldevcursos.com.br

Outra opo acessar a opo de agendamento de


tarefas que fica no canto inferior esquerdo do
cronograma.

Passo 2 Definir o tipo de tarefa padro


O Tipo de tarefa padro ir determinar como as tarefas
do seu projeto iro se comportar mediante a
alocao e utilizao de diferentes recursos e diferentes
unidades de alocao para cada um deles no seu
projeto. No existe uma regra para a definio do tipo
de tarefa padro, pois cada tarefa do projeto poder
requerer um comportamento diferente, dadas suas
caractersticas. Todavia, sugiro que se configure este
campo como tipo Durao Fixa. Este modo evitar
que a durao da tarefa seja recalculada em virtude do
aumento ou diminuio das unidades do recurso (ou do
nmero de recursos) associado tarefa. Dessa
maneira, quando a disponibilidade do recurso sofrer
uma reduo em relao previso (ou quando o
nmero de recursos associados tarefa for
modificado), e isso gerar impacto na durao da
tarefa, voc poder configur-la manualmente.

Para configurar o tipo padro da tarefa no Microsoft


Project 2013,
clique
em
>Arquivo
>Opes
>Cronograma. Escolha a opo Durao fixa, na seo
Tipo de tarefa padro:

Passo 3 Definir a data de incio e o calendrio do projeto


Para definir a Data de Incio e o Calendrio do projeto, no Microsoft Project 2013, selecione a guia >Projeto >Informaes
do projeto. Na caixa de dilogo Informaes sobre o projeto, defina a Data de Incio e o Calendrio do projeto:

Passo 4 Exibir a tarefa de resumo do projeto


Antes da criao do cronograma, o gerente de
projetos deve habilitar a exibio da Tarefa de Resumo
do Projeto. A tarefa de resumo do projeto tem como
funo principal resumir todas as informaes das
fases, subfases e tarefas que compem o projeto.
Para habilit-la a exibio no Microsoft Project
Professional 2013, selecione a guia Formato e
selecione a opo Tarefa de Resumo do Projeto.

www.portaldevcursos.com.br

Passo 5 Desenvolver o cronograma do projeto


Neste passo voc deve criar todas as tarefas, fases e subfases do seu projeto, considerando a durao e os
vnculos (predecessoras) existentes entre as tarefas.

Passo 6 Exibir o nmero da estrutura de tpicos (opcional)


Os nmeros da estrutura de tpicos referem-se a
hierarquia e organizao estrutural das tarefas, fases e
subfases do projeto. Esta estrutura representa a EAP
(Estrutura Analtica de Projeto), tambm conhecida como
WBS (Work Breakdown Structure). Para exibir o nmero
da estrutura de tpicos no Microsoft Project 2013,
selecione a guia Formato e selecione a opo Nmero da
Estrutura de Tpicos:

Passo 7 Criar os recursos do projeto (opcional)


Aps criar o cronograma do seu projeto, voc poder
especificar quais sero as pessoas que iro fazer parte da
equipe de trabalho. Ative o modo de exibio Planilha de
Recursos e cadastre os recursos (Trabalho, Material e
Custo) que sero utilizados no seu projeto.
Selecione a guia Tarefa ou Recurso, selecione as opes
do Grfico de Gantt e selecione a Planilha de Recursos.

www.portaldevcursos.com.br

Passo 8 Alocar recursos s tarefas (opcional)


Ao finalizar o cadastramento dos recursos que sero utilizados no seu projeto, voc poder voltar ao Grfico de Gantt para
alocar os recursos s tarefas. Existem vrias forma de alocao de recursos s tarefas presente no Project 2013.
Selecione a tarefa que deseja incluir o recurso, v at a coluna Nomes dos Recursos e selecione os recursos que voc
cadastrou ou apenas digite o nome do recurso que deseja incluir na tarefa. Se o recurso no existir ele ser
automaticamente includo na planilha de recursos disponveis para o projeto.

Passo 9 Verificar as informaes e estatsticas do projeto


Aps criar o cronograma e formar a equipe de trabalho,
definir a data de incio, o calendrio e alocar os recursos s
tarefas, voc pode verificar os dados esperados para o seu
projeto. Para visualizar essas informaes, voc pode:
1) Exibir a Tabela de resumo, atravs da Guia Exibio >
Tabelas > Resumo

www.portaldevcursos.com.br

2) Exibir as estatsticas do projeto, atravs da Guia Projeto >


Informaes do Projeto > Estatsticas.

Passo 10 Salvar a Linha de Base do Projeto


Voc deve salvar a Linha de Base do projeto
para armazenar as informaes de planejamento, de
modo a poder compar-las com as informaes reais
quando o projeto estiver em fase de execuo. Essa
comparao permitir que o gerente de projetos
identifique possveis desvios no projeto e tome aes
corretivas para minimiz- los.
Para salvar a linha de base no Microsoft Project 2013,
selecione a Guia Projeto > Definir Linha de Base
> Definir Linha de Base. Clique em OK para [salvar a
Linha de Base com as informaes esperadas para o
seu projeto.

A Linha de Base s deve ser salva no final da fase de planejamento, quando mudanas (de cronograma, valor hora de
recursos, durao de tarefas e etc.) no so mais esperadas. O salvamento da Linha de Base a ltima ao da fase de
planejamento do projeto, uma vez que ela armazenar as informaes que so esperadas para cada uma das tarefas que
compem o cronograma. Se voc ainda no finalizou a fase de planejamento, ou se mudanas/ajustes ainda ocorrero
no projeto, ento a Linha de Base ainda no deve ser salva.

Observaes e consideraes
Ao seguir os passos sugeridos neste documento, voc estar apto a criar um projeto com um bom nvel de detalhamento,
pois ter considerado aspectos importantes que iro ajud-lo quando a fase de planejamento se encerrar e o projeto
entrar em execuo. Todavia, os passos aqui apresentados no refletem todas as opes de gesto disponveis no
Microsoft Project 2013, as quais, quando utilizadas, podem ser muito teis para complementar o trabalho at aqui
realizado.
Nesse sentido, listo abaixo algumas opes adicionais que voc pode utilizar para entender e planejar melhor os seus
projetos:
o
o
o
o
o

Utilize a ferramenta de Linha do Tempo para exibir as principais fases e milestones dos seus.
Visualize o Caminho Crtico dos seus projetos, atravs do modo de exibio Gantt de Controle. Ele permitir que
voc
entenda quais tarefas do projeto no possuem margem de atraso.
Experimente utilizar o recurso Planejador de Equipe para resolver os problemas de superalocao dos seus
projetos.
Utilize os relatrios do Microsoft Project para obter uma visualizao geral dos dados dos seus projetos, como
custo, durao e prazos.
Utilize as ferramentas de Filtro e Realce do Microsoft Project para destacar informaes importantes dos seus
projetos, como tarefas crticas, milestones, intervalos de datas ou qualquer outro critrio que seja necessrio.

www.portaldevcursos.com.br

Tenha controle total sobre o seu projeto.


Torne-se especialista em
Microsoft Project 2013
www.portaldevcursos.com.br

Carlos Silva Jnior, PMP, MCTS, CSM, CSPO, MBA

PREPARATRIO PARA CERTIFICAO


MICROSOFT CERTIFIED PROFESSIONAL
O principal objetivo do Microsoft Project oferecer s
empresas e indivduos maior facilidade e rapidez na
gesto de seus projetos, efetuando o planejamento, a
monitoria e acompanhamento do progresso, a
verificao da disponibilidade e alocao dos recursos,
dos prazos e custos, atravs da combinao de tcnicas
de gesto e funcionalidades disponibilizadas pelo
software.
Com base nesse cenrio, este documento tem como
finalidade oferecer um guia rpido de referncia sobre as
principais atividades e tcnicas que podem ser
empregadas pelos indivduos para otimizao de seus
cronogramas e projetos, atravs de dicas e instrues
simples e objetivas.
importante salientar que este documento no visa
registrar ou discutir todas as atividades necessrias para
planejar, criar e gerenciar um projeto, mas sim oferecer
um guia rpido de orientao para os usurios que esto
iniciando o uso do Microsoft Project para gerenciar
seus projetos, sejam eles corporativos ou pessoais.

Antes de comear: planeje-se!


Antes de partir para o computador e iniciar a digitao
do seu cronograma, voc deve considerar alguns pontos
importantes. Lembre-se que efetuar o planejamento de
todo o projeto previamente, considerando de maneira
detalhada as atividades que faro parte do cronograma,
seus vnculos e duraes, bem como os recursos que
sero encarregados de executar cada atividade, so
aes essenciais para garantir o sucesso do seu projeto.
10 passos para a criao de Projetos
A criao de projetos no Microsoft Project requer que
alguns passos importantes sejam tomados pelo gerente
de projetos. Alguns desses passos so obrigatrios,
enquanto outros so opcionais, dependendo das
circunstncias e das necessidades apresentadas no
projeto. Veja o exemplo abaixo:

Vantagens da Certificao em Project 2013


Atualmente, o mercado das certificaes est em alta, portanto, um profissional que opta por se certificar
est dando um grande passo em sua carreira.
Ao certificar-se, o profissional comprova os seus conhecimentos na ferramenta Microsoft Project 2013, uma
das principais existentes hoje no mercado para auxiliar o Gerente de Projetos no sequenciamento e
durao das atividades, alocao dos recursos, oramentao, entre outras atividades ligadas elaborao
do cronograma do projeto.
O programa de certificao da Microsoft oferece uma srie de benefcios, alm de grande reconhecimento
no mercado.

www.portaldevcursos.com.br

PREPARATRIO PARA CERTIFICAO


MICROSOFT CERTIFIED PROFESSIONAL
Contedo Programtico:
Mdulo 1 Introduo ao Gerenciamento de Projetos

Mdulo 5 Atribuindo recursos s tarefas

Conceitos
Fases e grupos de processos de um projeto
reas de Conhecimento
Processos de Gerenciamento de Projetos

Atribuindo recursos de trabalho s tarefas


Atribuindo recursos adicionais a uma tarefa
Atribuindo recursos materiais s tarefas
Atribuindo recursos de custos s tarefas

Mdulo 2 Apresentando o Project

Mdulo 6 Formatando e imprimindo seu projeto|

Gerenciando seus projetos com o Project


Iniciando o Project
Explorando os modos de exibio
Explorando relatrios
Criando um novo projeto
Configurando o Calendrio
Configurando outras funes do MS Project

Criando um modo de exibio Grfico de Gantt


personalizado
Desenhando em um Grfico de Gantt
Formatando o texto em um modo de exibio
Formatando e imprimindo relatrios

Mdulo 3 Criando uma lista de tarefas


Inserindo tarefas
Estimando as duraes
Inserindo uma etapa
Organizando as tarefas em fases
Vinculando tarefas
Documentando as tarefas
Verificando a durao do projeto

Ajustando as dependncias entre as tarefas


Definindo restries de tarefas
Visualizando o caminho crtico de um projeto
Interrompendo o trabalho de uma tarefa
Ajustando o perodo til de tarefas individuais
Alterando os tipos de tarefas
Inserindo prazos finais
Inserindo custos fixos
Configurando uma tarefa recorrente

Mdulo 4 Configurando recursos

Mdulo 8 Controlando o andamento das tarefas

Configurando recursos de pessoas


Configurando recursos de equipamento
Definindo os recursos materiais
Configurando recursos de custo
Inserindo taxas de pagamento para os recursos
Ajustando o perodo de trabalho dos recursos individuais

Salvando a linha de base de um projeto


Controlando um projeto conforme agendado
Inserindo a porcentagem concluda de uma tarefa
Inserindo valores reais para as tarefa

Mdulo 7 Ajustando os detalhes das tarefas

FICHA TCNICA

20 Vdeo Aulas Prticas

24 horas de Curso

150 questes de simulado atualizadas

Pr-requisitos: Conhecimento bsico de gerenciamento de projetos

Fornece 24 PDUs

120 dias de acesso

Acesso Imediato
Para ter acesso a todas as informaes do curso, certificao e simulados acesso nosso site:
www.portaldevcursos.com.br