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5 boas prticas para as Secretrias

Escolares
A secretaria a base de uma instituio educacional. o setor responsvel
por diversos registros burocrticos, operacionais e legais da escola, sendo
tambm essencial no relacionamento com pais, alunos, funcionrios e outros
gestores. H um constante fluxo de documentos e pessoas, alm de servios
administrativos interminveis.
Diante tamanha importncia para o funcionamento e para a imagem da
escola, primordial que o profissional que atua na secretaria escolar adquira
boas prticas e tenha uma conduta adequada.

1) Bom relacionamento interpessoal


O profissional deve possuir uma habilidade diferenciada para se relacionar
com as mais diversas pessoas, sejam elas pais, alunos, professores, gestores,
diretores e outros funcionrios. Isso inclui ter empatia, mas, ao mesmo
tempo, saber adequar sua postura e seu discurso ao interlocutor e a situaes
especficas. Isso o auxiliar em reunies e na elaborao de propostas, assim
como criar um ambiente de bem-estar e confiana em sua administrao.

2) Capacidade de organizao e controle do tempo


A secretaria escolar um dos setores mais movimentados e dinmicos, e para
no se perder em meio a tantos documentos importantes, voc, como
secretria, deve ser capaz de se organizar muito bem. Faa planilhas,
programe-se, mantenha uma rotina, crie listas com afazeres por ordem de
prioridade e o mais importante, organize seu ambiente.
Alm de organizado, uma boa secretria deve saber gerir seu tempo, de forma
a deixar seu trabalho mais eficiente, aperfeioar suas tarefas e garantir
fluidez para o funcionamento da secretaria e de todos os outros setores
escolares que dela dependem.

3) Capacidade de liderana
esperado que o profissional da secretaria escolar, como parte integrante de
uma rede de rgos e setores da instituio, saiba se posicionar. Saiba exigir
um bom funcionamento de sua administrao, com altos padres de

qualidade. essencial ter os papis de coordenar, executar, orientar e avaliar,


colaborando e trabalhando junto aos colegas.
Com tantas responsabilidades, a secretria escolar tambm deve possuir
outras qualidades, como capacidade de deciso e delegao de funes.

4) Excelente padro tico-moral


O profissional da secretaria escolar tambm responsvel pela parte legal,
controlando a elaborao e emisso de documentos escolares, realizando
arquivamento de atas, informaes de alunos, registro de ponto dos
funcionrios, entre diversos outros. Assim, importantssimo e imprescindvel
que o secretrio mantenha uma postura tica e moral exemplar.
O cdigo de tica do secretrio, como instrumento bsico no direcionamento
da atuao profissional, dispe em seu artigo 14 que: A Secretria e o
Secretrio, no exerccio de sua profisso, devem guardar absoluto sigilo sobre
assuntos e documentos que lhe so confiados. Alm disso, vedado Usar de
amizades, posio e influncias obtidas no exerccio de sua funo, para
conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento
de outros profissionais (art. 9), bem como no deve Utilizar-se da
proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou
estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relao aos demais,
segundo o artigo 11.
O cumprimento do Cdigo de tica do Secretrio dever de todo profissional
da rea, que deve, como comanda o Cdigo, zelar pelo prestgio e
responsabilidade de sua profisso, obedecendo aos preceitos morais e legais.
Alm de prezar por padres ticos, o Cdigo tambm garante seus direitos,
responsabilidades e competncias.

5) Avaliao de desempenho
Esteja constantemente avaliando seu desempenho, seja solicitando feedbacks
de seus colegas e superiores, ou, ainda, se auto-avaliando. Essa prtica
essencial para seu crescimento e aperfeioamento na rea, bem como para se
destacar como uma profissional diferenciada, eficiente e tica.

5 contribuies da secretaria
gesto da escola

A secretaria possui vrias atribuies que so fundamentais para o


funcionamento de uma escola. Juntamente direo e superviso
pedaggica, atua para fazer a instituio cumprir com a sua funo
educadora, prestando servios que garantem apoio tcnico e administrativo.
Voc tem dvidas quanto ao papel da secretaria na gesto escolar? Ns
esclarecemos por meio das 5 contribuies a seguir!

1) Otimizar a rotina da escola de forma organizada


Ao manter os arquivos dos corpos docente e discente, a secretaria funciona
como um centro de informaes. Esses arquivos so fundamentais para o
cotidiano escolar! A secretaria mantm, por exemplo, registros de matrcula,
listagem de alunos, livro de ponto dos funcionrios e comunicados internos.
Portanto, ela possui funo importantssima, pois planeja, coordena e executa
trabalhos administrativos. Sem isso, a escola estaria gravemente
desorganizada. Por meio desse trabalho, o dia a dia de todos do ambiente
escolar pode funcionar de modo mais harmnico e seguro.

2) Garantir o cumprimento da legislao


A gesto de uma escola deve estar submetida legislao. As definies e os
parmetros internos devem seguir o que definido pelas normas escolares
para que tudo funcione dentro das leis. Consegue pensar em quem seria o
responsvel por garantir o cumprimento dessas premissas? Isso mesmo,
novamente, a secretaria.
So os funcionrios do setor que devem estar por dentro da legislao e saber
como interpretar questes, muitas vezes, complicadas. Alm disso, devem
definir, por exemplo, atos e metas obrigatrias para a escola. Dessa forma, a
secretria tem, novamente, uma contribuio essencial para a escola,
garantindo que a instituio permanea de portas abertas!

3) Enriquecer o planejamento pedaggico


Informao poder e, pela quantidade de arquivos a que tem acesso, a
secretaria essencial para a gesto escolar. Por meio de seu trabalho
possvel acessar dados sociais, familiares e de aprendizagem dos estudantes, o
que uma das fontes para se conhecer o corpo discente e traar metas
pedaggicas.
A partir dos dados e das informaes, juntamente com um olhar atento sobre
a comunidade escolar, a secretaria pode interpretar os sujeitos e as situaes,

sendo possvel trabalhar diretamente com outro rgo fundamental da escola:


a direo. Os funcionrios so capazes de participar de reunies pedaggicas
para discutir estratgias baseadas nas informaes arquivadas. Assim,
estabelecem uma parceria fundamental, auxiliando o seu trabalho por meio
do repasse de dados como, por exemplo, a frequncia escolar.

4) Comunicao e atendimento eficientes


Para que a gesto de qualquer instituio funcione de maneira plena,
necessrio que haja um canal de comunicao interno e externo. A secretaria
permite isso: com alunos, professores, funcionrios e pais. Quando algum da
comunidade escolar precisa resolver algum problema, logo pensa na diretora
ou secretaria, afinal de contas, so centrais de informaes onde se concentra
um material valioso.
Diretores, professores e pais acabam entrando em contato com a secretaria,
que est pronta para fornecer o que for necessrio. E os alunos, tambm. At
mesmo os egressos, quando vo se matricular em uma faculdade, por
exemplo, recorrem secretaria para pedir seu histrico escolar que ser
indispensvel em diversas situaes futuras. Desse modo, a administrao
escolar potencializada pelo correto fluxo comunicativo, que permite que as
informaes corretas cheguem a quem precise.

5) Conservao da histria
Toda instituio tem uma histria. A secretaria a responsvel pela
manuteno da memria da escola aos alunos, professores e funcionrios. Ao
guardar arquivos dos participantes do cenrio escolar, a secretaria garante
que uma histria importante no se perca, estando sempre disposio de
geraes futuras.

4 benefcios da gesto democrtica


na escola
Se voc um diretor que preza pela participao, pela transparncia e pela
descentralizao das decises, voc est alinhado com o conceito e com a
prtica da gesto democrtica na escola. Esse modo de gesto trabalha de
uma maneira diferente da tradicional, pois, ao invs de centralizar as
decises apenas na figura do diretor, busca realizar uma gesto compartilhada

por meio da discusso e do consenso entre todos os membros da comunidade


escolar: professores, alunos, pais e funcionrios. Dessa forma, todos
trabalham cooperativamente nas solues e nos projetos da escola, sendo que
nenhuma deciso tomada de forma arbitraria e sem prvia discusso.
A gesto democrtica da escola coloca o diretor ou o coordenador apenas
como mediador e referncia para o dilogo, e no como aquele que d a
ltima palavra e decide sozinho os rumos da escola. Agora que voc j sabe o
que significa a gesto democrtica, conhea os seus benefcios para a escola e
em que ela pode contribuir para a formao dos seus alunos:

Alunos responsveis e politizados


medida que todos participam ativamente da gesto democrtica na escola,
os alunos precisam exercitar virtudes inegavelmente polticas, como a
identificao dos problemas, a discusso das solues por meio da
argumentao tendo como fim o consenso, a implementao das decises e o
asseguramento de que elas esto sendo cumpridas.
Como no h hierarquia na gesto democrtica, todos so responsveis por
decidir e por cumprir o que foi decidido, fazendo com que os alunos ganhem
maturidade e aprendam um novo modo se organizar. Esse aprendizado ser
levado para fora da escola, fazendo dos alunos cidados conscientes e mais
ativos na sociedade.

Menos insatisfaes
Visto que as decises so tomadas coletivamente, por meio de reunies e
encontros que buscam solues consensuais, a possibilidade de insatisfaes
entre professores, alunos e funcionrios tende a ser muito menor. Na gesto
democrtica da escola, todos tm a chance de colocar o seu ponto de vista e
de propor melhorias, e qualquer ao implementada deve antes passar pela
aprovao coletiva. Sendo assim, em escolas com esse modelo de gesto,
ningum sofre calado e aceita as decises de cima para baixo todos
participam e visam melhorar o que no est bom.

Solues criativas
A partir do momento em que as decises so tomadas coletivamente e as
solues so buscadas por vrias cabeas, as possibilidades de ideias
inovadoras e criativas surgirem na escola so muito maiores.
Na gesto democrtica escolar, existe uma mistura entre diferentes geraes,
indivduos e perspectivas. Essa interao entre as diferenas bastante

potente e tende a ser mais produtiva do que gesto tradicional, em que


apenas uma ou poucas cabeas buscam solues e tomam decises.

Melhor rendimento escolar


Com a maior participao dos alunos na gesto escolar, o seu interesse no
ambiente da escola e da sala de aula aumenta visivelmente. A escola deixa de
ser um espao alheio e se torna um espao que est sob sua responsabilidade.
O interesse nos contedos escolares e a participao em sala e aula parte
desse processo, onde o aluno torna-se tambm sujeito do conhecimento.
Como voc pode ver, os benefcios da gesto democrtica na escola so
relevantes e inovadores. Voc j usa a gesto democrtica em sua escola?
Escreva pra gente em caso de dvidas ou sugestes!

Aprenda a gerenciar os conflitos da


sua equipe na escola
m toda e qualquer instituio educacional, os processos devem ser conduzidos
com tranquilidade e naturalidade, minimizando ao mximo os conflitos. Nos
relacionamentos interpessoais desenvolvidos em uma escola, sempre haver
problemas, divergncia de ideias e dificuldades de convivncia, mas quando o
gestor escolar assume o papel de mediador e apaziguador, os conflitos podem
ser solucionados sem grandes traumas e sem que isso impacte negativamente
o processo de ensino-aprendizagem.
Gerenciar pessoas realmente uma tarefa delicada, no entanto,
plenamente possvel fazer isso com maestria, se o diretor souber lidar com a
equipe, inclusive nos momentos de crise. Quer saber como gerir a sua equipe
em situaes conflituosas? Ento continue lendo o nosso artigo e descubra!

Trate todos com respeito


Na hierarquia escolar, o diretor est no topo da escala, mas isso no faz dele
algum mais importante ou especial na instituio. Porteiros, merendeiras,
motoristas, professores, auxiliares de limpeza, secretrios e porteiros so
igualmente necessrios e devem ser respeitados como pessoas e profissionais.
Desrespeitar os colaboradores no dia a dia e trat-los de formas diferentes, a
depender dos cargos que ocupam, o caminho mais curto para intensificar os
conflitos ao invs de ameniz-los.

Entenda a origem dos conflitos


Normalmente os conflitos ocorrem quando existem diferentes pontos de vista
acerca de um mesmo problema. Isso natural, pois as pessoas so diferentes,
possuem vises distintas e reagem de formas diversas diante das situaes.
por isso que na hora de gerenciar conflitos, to importante entender a raiz
do problema. Esse passo muito importante para determinar as estratgias a
seguir na gesto escolar.

Seja emptico
Aprenda a se colocar no lugar do outro, pois isso facilita e muito no
gerenciamento de conflitos. Ser emptico ajuda no entendimento das razes
que levaram a pessoa a agir de determinada maneira, por mais estranhos que
paream seus motivos. Em outras palavras, a empatia um dos pontos de
partida para solucionar situaes conflituosas em uma escola, pois contribui
para a compreenso do que leva algum a tomar decises que ns jamais
tomaramos.

Oua sempre os dois lados


Para ser justo e sensato, o bom gestor escolar precisa sempre ouvir os lados
conflitantes de forma neutra e sem tomar partido de nenhum deles. As
estratgias para resolver os problemas e a deciso definitiva para amenizar o
conflito sempre devem ser fundamentadas na imparcialidade.

Seja racional
difcil separar o emocional do racional em um ambiente de trabalho,
embora seja necessrio fazer isso. Procure no deixar o emocional falar mais
alto, no leve as coisas para o lado pessoal e nunca permita que a emoo
influencie suas decises. Um gestor escolar precisa manter o autocontrole e
tomar suas decises de forma lgica e inteligente.

Nunca se omita
Muitas vezes ao notar um princpio de conflito, o gestor escolar prefere fingir
que no viu nada para evitar confuses. Tambm h os que observam de longe
e esperam que as partes envolvidas se resolvam sozinhas. Isso um erro!
Demorar a solucionar um problema na escola pode prejudicar os alunos e
tomando propores gigantescas, portanto, preciso sim que o diretor
interfira na resoluo do conflito, sempre de maneira sutil e buscando a
harmonia.

Dicas extras para gerenciar conflitos na sua equipe escolar

Estimule o dilogo e faa com que os colaboradores exponham suas


opinies com serenidade.

Seja tico e profissional, conduza os processos com discrio e aprenda


a respeitar as opinies alheias.

Transforme o momento de crise em oportunidade de crescimento para


todos os envolvidos nos conflitos.

6 dicas para fazer uma gesto


excelente da sua escola
Uma escola feita de sua estrutura fsica, com carteiras, computadores,
bibliotecas, cantinas e ptio. Porm, o que h de mais valoroso so os alunos,
os professores e os funcionrios.
A partir da j podemos ver como a gesto escolar desafiadora, pois
preciso saber administrar recursos materiais, resolver problemas de
manuteno, organizar arquivos e, claro, educar os estudantes!
Por isso, esse um trabalho que envolve, principalmente, pedagogia e
administrao, duas reas muito diferentes, mas que, se aliadas de maneira
harmnica, daro bons resultados.
Contudo, no existem frmulas mgicas para gerir uma instituio escolar.
um trabalho que demanda um esforo dirio, e os resultados no vm sem
dedicao. Nesse sentido, alguns passos bsicos so fundamentais para que
voc faa uma gesto excelente. Ento, anote nossas dicas. Afinal, assim
como os alunos, os educadores tambm tm sempre mais a aprender, certo?
Por isso, esse um trabalho que envolve, principalmente, pedagogia e
administrao, duas reas muito diferentes, mas que, se aliadas de maneira
harmnica, daro bons resultados.
Contudo, no existem frmulas mgicas para gerir uma instituio escolar.
um trabalho que demanda um esforo dirio, e os resultados no vm sem
dedicao. Nesse sentido, alguns passos bsicos so fundamentais para que
voc faa uma gesto excelente. Ento, anote nossas dicas. Afinal, assim
como os alunos, os educadores tambm tm sempre mais a aprender, certo?

1) Um planejamento para chamar de seu


Consertar o avio no meio do voo complicado, certo? Da mesma forma,
iniciar o ano escolar sem um plano pode acarretar um desastre. Por isso,
preciso montar um bom planejamento escolar, com metas, objetivos e
estratgias bem definidas a curto, mdio e longo prazo.
E isso vale tanto para o setor pedaggico quanto para o oramental e de
recursos humanos. claro que imprevistos acontecero, mas o importante
que voc esteja preparado para isso. Lembre-se que o mais importante
manter-se fiel quilo que havia sido definido l no comeo e no perder o
foco.

2) Tecnologia: uma forte aliada


Praticamente todas as instituies, sejam escolares ou no, fazem uso da
tecnologia e se ainda no o fazem, precisam fazer j! Cabe ressaltar que
uma gesto escolar informatizada far muita diferena na qualidade dos
servios educacionais.
Utilizar computadores para o registro acadmico dos alunos e emisso de
certificados, por exemplo, facilitar a organizao. Da mesma forma, utilizar
programas gratuitos para controlar os livros da biblioteca tambm bastante
prtico, mantendo a organizao e o controle.

3) Fique de olho nos gastos


Faa uma planilha de gastos mensais e mantenha-a sempre atualizada. Saber
para onde est indo o dinheiro proporcionar uma viso geral sobre a situao
financeira da sua escola e ajudar a definir os cortes necessrios. A tecnologia
entra a de novo e mesmo uma planilha no Excel pode ser suficiente para isso.
Contamos neste artigo os 5 segredos da gesto financeira escolar.

4) Seja democrtico
Lembre-se que voc no est sozinho e, portanto, sua gesto escolar deve ser
participativa e democrtica. Por isso, convoque toda a comunidade escolar:
professores, pais, funcionrios e at mesmo os alunos. Cada um deles ter
uma viso diferente sobre o processo educacional e os problemas da escola, e
podero contribuir para apontar solues.

5) Mantenha o patrimnio escolar bem cuidado


Esteja sempre em dia com a manuteno do patrimnio escolar. Se h uma
carteira quebrada, uma parede descascando ou um quadro descolando,
resolva o problema o quanto antes. Alm de deixar o ambiente melhor para
todos, voc evitar gastos maiores em consertos futuros.

6) O foco deve ser sempre o aluno


Saiba lidar com a burocracia, gerir os recursos e conhea as leis. Contudo, no
se esquea que o mais importante a aprendizagem dos alunos. Para isso,
esteja sempre prximo a eles, procurando aprender cada dia mais sobre
educao e ensino.
Aproveite nossas dicas e melhore ainda mais sua gesto. Isso ser um ponto de
partida para voc pensar novas prticas. Por isso, adapte-as para a sua
realidade e chame a comunidade para ajudar! Se voc tem outras dicas para
complementar nossa lista, deixe-as nos comentrios. E continue
acompanhando nosso blog para mais dicas de gesto escolar.

Vai assumir a diretoria escolar?


Temos 4 dicas de ouro para comear
com o p direito
Se voc est prestes a assumir a diretoria escolar da sua escola, isso significa
que voc tem muito trabalho pela frente e grandes responsabilidades a
cumprir. O diretor a figura central da escola, a referncia que deve se
relacionar com a comunidade escolar que envolve alunos, pais e vizinhana
e tambm a referncia interna, responsvel pela gesto de vrios aspectos
da escola, que vo desde a infraestrutura at aes para melhoria da
aprendizagem.
Nesse texto, trouxemos algumas dicas para voc que vai iniciar essa nova
etapa em sua vida profissional e uma nova etapa na prpria escola. Confira
com a gente como assumir com o p direito a diretoria escolar!

1) Apresente-se a todos os funcionrios


O primeiro passo de quem assume a diretoria escolar se apresentar aos
funcionrios da escola, buscar conhecer cada um deles e quais as funes que
eles realizam. Alm disso, voc deve se colocar disposio para receb-los
individualmente e ouvir quais so as suas sugestes de mudanas e
aperfeioamento em relao gesto anterior.
Nas conversas individuais, o diretor deve ouvir dos funcionrios o que eles
gostariam de mudar, quais so as suas sugestes e quais os projetos que
funcionaram e deveriam permanecer. Esses dilogos so essenciais para o novo
diretor perceber a realidade da escola e se situar em seu projeto polticopedaggico.

2) Apresente-se aos alunos e pais


interessante que o novo diretor se apresente em cada sala de aula, fazendo
um breve discurso a respeito de sua concepo de educao e o que pretende
realizar em sua gesto. Os alunos podero fazer perguntas e propor sugestes.
Desse modo, o novo diretor ter ideia de quais so as demandas mais urgentes
e as insatisfaes mais recorrentes. Alm disso, a nova diretoria escolar deve
enviar uma carta aos pais dos alunos para se apresentar e dizer que as portas
esto abertas para propostas, conversas e reunies com a comunidade.

3) Consulta gesto anterior da diretoria escolar


Essa dica no depende apenas do novo diretor, mas da abertura e
solidariedade da gesto anterior para dar as coordenadas e expor como foi a
sua experincia. Seria muito interessante se o diretor anterior pudesse contar
quais foram os principais problemas enfrentados, o que ele gostaria de ter
mudado e no conseguiu e como era a relao da equipe de funcionrios.
Caso a gesto anterior realmente no queira dilogo, os docentes e
funcionrios sero a sua referncia para mapear as demandas e os problemas
da escola.

4) Estabelea prioridades
Diante de uma nova diretoria escolar pode ser que os pais, alunos e
funcionrios tragam uma lista enorme de demandas, reclamaes e sugestes.
Acolha essas demandas, mas deixe bem claro que as mudanas so lentas e
exigem o estabelecimento de uma ordem de prioridades. Respire fundo, seja

firme e no se sinta culpado por no poder atender a todos imediatamente.


Lembre-se que a prioridade mxima a aprendizagem dos alunos e a melhoria
da qualidade da sala de aula.
Seguindo essas dicas e dando o melhor de si, voc iniciar a sua funo na
diretoria escolar gerando empatia, respeito e admirao, o que tornar o
trabalho mais fcil e satisfatrio!
Voc tambm tem alguma dica para compartilhar com outros futuros
diretores? Escreva atravs do espao de comentrios