Protocolo PDF

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Actos oficiales Jerarqua

Precedencia Actividades
Imagen Organizacin
Protocolo
Manual Corporativo de
Protocolo y Etiqueta
Direccin Comunicacin e Identidad Corporativa
Anfitriones Protocolo
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emonia Imagen Jerarqua
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omunicacin Imagen Protocolo y Etiqueta
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os oficiales Jerarqua
agen Organizacin
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Manual Corporativo deActividades Protocolo Pr

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CONTENIDO
Pgina.
PRESENTACIN
CAPITULO I
PROTOCOLO
1. PROTOCOLO
1.1 Protocolo oficial
1.2 Precedencia
1.2.1 Precedencia en actos oficiales del Gobierno central costarricense
1.2.2 Orden general de precedencias
1.2.3 Precedencia Ministros de Estado
1.2.4 Orden de Precedencia de los Presidentes Ejecutivos de las
Instituciones descentralizadas administrativamente
1.2.5 Orden de Precedencia de los Gobernadores
1.2.6 Precedencia en los automviles
1.2.7 Precedencia en los aviones
1.2.8 Precedencia en las mesas
1.2.9 La Ley de la Derecha
6
6
7
8
9
10
Protocolo
10
11
12
13
13
15
CAPITULO II
CEREMONIAL
17
2. CEREMONIAL
2.1 Uso de la palabra
2.2 El Maestro de Ceremonias
2.3 Anfitrin
2.4 Smbolos patrios
2.5 Pabelln Nacional
2.6 Bandera Nacional
2.8 Himno Nacional
2.9 Himnos del Grupo ICE
17
17
17
18
18
18
19
21
21
CAPITULO III
ORGANIZACIN DE ACTIVIDADES
22
3. ORGANIZACIN DE ACTIVIDADES
3.1 Importancia de los escenarios
22
24
CAPITULO IV
ETIQUETA
25
4. ETIQUETA
4.1 Etiqueta social
4.2 Diferencia entre protocolo y etiqueta
4.3 Etiqueta en la oficina
4.4 Etiqueta en el telfono:
25
25
25
26
27
ANEXOS
HIMNO ICE
HIMNO COMPAA NACIONAL DE FUERZA Y LUZ S.A.
HIMNO RACSA
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31
BIBLIOGRAFA
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PRESENTACIN
PRESENTACIN
El protocolo en la empresa tiene cada vez ms importancia. Las
relaciones interempresariales son cada vez ms diversas y amplias, incluso de carcter internacional. Por ello, es necesario
aplicar las mnimas reglas de comportamiento para llevar a cabo
negocios exitosos.
Es as como el Grupo ICE, consider importante estandarizar la
planificacin y organizacin de actos protocolarios y actividades
especiales que conlleven una proyeccin de imagen corporativa
positiva ante sus pblicos.
Para atender esta necesidad, la Direccin Comunicacin e Identidad Corporativa elabor el Manual de Protocolo Corporativo, en el
cual expone las normas de protocolo que sern de ayuda a todas
las empresas del Grupo ICE para facilitar la realizacin de actos
oficiales y actividades especiales.

Los actos protocolarios en el Grupo ICE se traducen en proyeccin de imagen corporativa, representacin y formacin de cultura organizacional, planificacin y organizacin de actividades,
respeto por los smbolos patrios y dems actividades conmemorativas; entrelazando una serie de factores para implementar un
protocolo integral que beneficie a las empresas representadas:
Compaa Nacional de Fuerza y Luz S.A. (CNFL), Radiogrfica
Costarricense S.A. (RACSA) , Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) y Cable Visin.
EL Protocolo se considera como: un aspecto imprescindible de la
actividad organizadora de reuniones, conferencias y actos pblicos. Se debe recordar que las reglas de protocolo no pueden ser
elsticas, es decir, acomodarse al gusto del cliente sino el contrario, son estrictas y no pueden ser arbitrariamente interpretadas
(cf. Muoz & Antilln, 1994).
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La realizacin de los actos protocolarios cotidianos, para las relaciones exitosas de cada empresa, sern ms fciles de planificar,
organizar e implementar gracias a la orientacin de tcnicas y
estndares que son de gran utilidad.
La aplicacin del presente manual ser de gran valor para el xito
de cualquier acto, en una sociedad donde la imagen y el prestigio
son de gran importancia para el crecimiento empresarial.
Direccin Comunicacin
e Identidad Corporativa
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CAPITULO
I
PROTOCOLO
1. Protocolo
Una de las definiciones de Protocolo establece que se trata de
una disciplina que con realismo, tcnica y arte, determina las estructuras o formas bajo las cuales se realiza una actividad humana
importante 1.
As mismo, se le denomina Protocolo al conjunto de normas establecidas para ceremonias y formalidades de carcter oficial o
diplomtico en instituciones o actividades sociales, que es necesario cumplir para el logro de los objetivos.
El acatamiento de esas normas es fundamental para que los directivos puedan proyectar una imagen de seriedad, eficiencia,
confianza y competitividad en mbitos nacionales e internacionales.
1.1 Protocolo oficial
Se puede clasificar en dos:

Eventos Nacionales:
Es donde el protocolo se manifiesta de una forma ms clara.

Como ejemplo, podemos mencionar las actividades que se realizan en las instituciones, las que organiza el Gobierno como parte
de sus funciones internas y las actividades de carcter privado.
Toda institucin tiene sus propias actividades; desde una reunin
pequea con el personal hasta inauguraciones, asambleas, congresos, simposios, entre otros.
El Gobierno realiza diferentes actividades como inauguraciones,
homenajes a colaboradores de nuestra historia, firmas, convenios,
conferencias de prensa, asambleas, ofrendas florales, presentaciones de credenciales, actos cvicos, graduaciones, entre otros.
Gerardo Correas Snchez. La empresa y su protocolo, el procedimiento de
calidad en la organizacin de sus actos. Ediciones Protocolo. Espaa, 2007
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Eventos Internacionales:
Llamamos eventos internacionales a las cumbres presidenciales,

firmas de tratados internacionales, traspaso de poderes y asambleas como las que realiza la ONU y la OEA, entre otros.
En los eventos internacionales el protocolo que prevalece, sobre
los dems, es el del pas donde se realiza la actividad.
1.2 Precedencia
La precedencia es sinnimo de primaca o superioridad. En algunos actos honorficos es la preferencia o preeminencia que se
reconoce a una persona en cuanto a lugar o asiento (Garzaro,
1987).
En el protocolo corporativo se debe considerar la precedencia,
pues esto definir en su mayor parte el xito del acto protocolario;
es una de las reglas para ubicar a las personas en el lugar que
les corresponde por la investidura, grado, cargo o la posicin que
ocupan.
Todo lo correspondiente a ubicacin de materiales, colocacin de
rtulos en mesas principales, posiciones de jerarquas en fotos,
complementa el buen desarrollo de un acto protocolario.
Este concepto de preeminencia, usado desde la antigedad para
los monarcas, los altos dignatarios religiosos y las jerarquas militares, es una regla bsica del Ceremonial para ubicar a las personas en el lugar que ocupan en determinado mbito. En toda
sociedad organizada, cada institucin establece un orden de precedencia.
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1.2.1 Precedencia en actos oficiales del Gobierno central costarricense2:
El presidente de la Repblica presidir todos los actos oficiales en que est presente y en su ausencia, ser uno de los
vicepresidentes quien realice dicha funcin.
Los miembros del Poder Legislativo que formen parte del Directorio tendrn orden de precedencia de acuerdo con el cargo que ocupen.
Los Ministros, Presidentes Ejecutivos, Alcaldes y Rectores

tendrn el orden de precedencia de acuerdo con la antigedad en la creacin de la institucin.
Los expresidentes ocuparn un lugar despus de los Supremos Poderes, siempre que aquellos no tengan un cargo pblico.
Los ex vicepresidentes, se colocarn despus de los vicepresidentes, si no ejercen un cargo pblico.
En caso de los embajadores, se establece de acuerdo con

el orden cronolgico que tengan de ejercer. Para los dems
miembros, cada embajada definir la precedencia entre ellos.
Los cnyuges tendrn la misma precedencia que corresponda al funcionario(a).
2
Normas protocolarias han sido establecidas por el Ministerio de Relaciones
Exteriores y Culto.
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1.2.2 Orden general de precedencias

1. Presidente de la Repblica.
2. Presidentes de Altos Poderes del Estado (Asamblea Legislativa,
3.
4.
5.
6.
7.
Corte Suprema de Justicia y Tribunal Supremo deElecciones).
Vicepresidentes de la Repblica.
Ex presidentes de la Repblica.
Cardenales.
Arzobispo de San Jos.
Ministros de Estado. Por Cortesa: Ex Presidentes de la Repblica.
8. Nuncio Apostlico de Su Santidad.
9. Embajadores acreditados en Costa Rica.
10. Diputados.
11. Magistrados de la Corte Suprema de Justicia.
12. Magistrados del Tribunal Supremo de Elecciones.
13. Contralor y Sub contralor de la Repblica.
14. Tesorero Nacional y Subtesorero.
15. Viceministros de Estado.
16. Procurador y Procurador Adjunto de la Repblica.
17. Defensor y Defensor Adjunto de los Habitantes.
18. Embajadores Costarricenses en Servicio Activo.
19. Encargados de Negocios acreditados en Costa Rica.
20. Obispos de Dicesis.
21. Jefes de Organismos Internacionales.
22. Alcaldes.
23. Presidentes Ejecutivos de Instituciones Autnomas.
24. Cnsules de Carrera Extranjeros.
25. Miembros de Gobiernos Municipales.
26. Rectores de Universidades.
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1.2.3 Precedencia Ministros de Estado

Los ministros se colocarn ya sea en una mesa de invitados o
en posiciones para fotos, segn el ao de creacin del Ministerio
al que representan. Por esto la posicin que le corresponde al
Ministro de Ambiente y Energa (MINAE) y al Ministro de Ciencia,
Tecnologa y Telecomunicaciones (MICITT), es el nmero nueve
y diez respectivamente; mismo al que pertenece el GRUPO ICE.
1. Presidencia y Planificacin Nacional.
2. Relaciones Exteriores y Culto.
3. Gobernacin, Polica y Seguridad Pblica.
4. Justicia y Gracia.
5. Hacienda.
6. Agricultura y Ganadera.
7. Economa, Industria, Comercio.
8. Comercio Exterior.
9. Ambiente y Energa.
10. Ciencia, Tecnologa y Telecomunicaciones.
11. Obras Pblicas y Transportes.
12. Presidencia y Planificacin Nacional.
13. Salud Pblica.
14. Trabajo y Seguridad Social.
15. Cultura, Juventud y Deportes.
16. Ciencia y Tecnologa.
17. Vivienda y Asentamientos Humanos.
18. Condicin de la Mujer.
19. Turismo.
20. Secretario General del Consejo de Gobierno.
1.2.4 Orden de Precedencia de los Presidentes Ejecutivos de
las Instituciones descentralizadas administrativamente.
1.
2.
3.
4.
10
Instituto Nacional de Seguros.

Caja Costarricense de Seguro Social.
Consejo Nacional de Produccin.
Instituto Costarricense de Electricidad.
En actos donde participe la ARESEP, su representante se ubicara despus de

los seores Defensor y Defensor Adjunto de los Habitantes.
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5. Banco Central de Costa Rica.

6. Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo.
7. Instituto Costarricense de Turismo.
8. Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.
9. Instituto de Desarrollo Agrario.
10. Junta de Administracin Portuaria y de Desarrollo Econmico
de la Vertiente Atlntica.
11. Instituto Nacional de Aprendizaje.
12. Instituto de Fomento y Asesora Municipal.
13. Instituto Mixto de Ayuda Social.
14. Instituto Costarricense de Puertos del Pacfico.
15. Refinadora Costarricense de Puertos del Pacfico.
16. Junta de Proteccin Social de San Jos.
17. Instituto Costarricense de Ferrocarriles.
18. Patronato Nacional de la Infancia.
19. Comisin Nacional de Emergencias.
20. Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura.
21. Instituto Costarricense del Deporte.
22. Sistema Nacional de Radio y Televisin Cultural.
1.2.5 Orden de Precedencia de los Gobernadores
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
San Jos
Alajuela
Cartago
Guanacaste
Heredia
Limn
Puntarenas
a. Orden de Precedencia en actividades del Grupo ICE con

participacin gubernamental.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Presidente de la Repblica.
Ministro de Ambiente y Energa
Ministro de Ciencia, Tecnologa y Telecomunicaciones
Presidente Ejecutivo.
Expresidentes Ejecutivos
Miembros del Consejo Directivo
11
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7. Gerente General ICE

8. Gerente General RACSA
9. Gerente General CNFL
10. Gerente General Cable Visin
11. Gerentes de Negocio
12. Jefes de Divisiones, de Negocios y Direcciones Administrativas.
b. Orden de Precedencia en actividades internas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Presidente Ejecutivo.
Expresidentes Ejecutivos
Miembros del Consejo Directivo
Gerente General ICE
Gerente General RACSA
Gerente General CNFL
Gerente de Cable Visin
Gerentes de Negocio
Jefes de Divisiones, de Negocios y Direcciones Administrativas.
En los actos internos de nuestra empresa Grupo ICE, presidir en

ausencia del presidente del Grupo ICE, un miembro del Consejo
Directivo, el Gerente General o alguno de los gerentes.
1.2.6 Precedencia en los automviles
El sitio de honor es el asiento trasero derecho, luego seguira el
asiento trasero izquierdo y por ltimo el asiento delantero, al lado
del chofer.
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Orden de importancia
1. Sitio de honor
2. Segundo en importancia
3. Tercer en importancia
4. Conductor
1.2.7 Precedencia en los aviones

La persona de mayor jerarqua es la que ingresa de ltima al avin
y la primera al bajar cuando el avin aterriza.
1.2.8 Precedencia en las mesas
Segn la actividad, se puede definir el tipo de mesa a utilizar que
puede ser rectangular, ovalada, circular o cuadrada. Las personas se ordenarn estando el anfitrin en el centro y a partir de l,
se colocarn las personas de derecha a izquierda, en orden de
precedencia. Cuando son representantes de pases se ordenan
por orden alfabtico del pas que representa. Ejemplo:
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Para determinar el tipo de mesa en un almuerzo o cena formal, es

preciso analizar el carcter de la recepcin, la cantidad de invitados, las dimensiones y caractersticas del saln, y la disposicin
de las puertas. Se pueden elegir mesas rectangulares o redondas,
o un esquema de mesas mltiples, pero se recomienda destinar
unos 70 centmetros por persona para ubicar con holgura los elementos de cada comensal.
Luego, se fijar el lugar de la cabecera pues desde esa posicin se
asignarn las ubicaciones de los invitados. Se reservar el sitio de
honor a la derecha de la presidencia y se distribuir al resto de los
asistentes segn el orden de precedencia establecido. Es evidente
que los lugares ms cercanos a la presidencia son las posiciones
de privilegio. En las mesas mixtas se intercalan damas y caballeros
y se ubica por separado a los matrimonios. Una vez confirmada
la asistencia de los invitados, se confecciona un listado segn el
orden de precedencias. De este listado quedan excluidos los anfitriones y los homenajeados.
En las comidas de trabajo, aunque participen hombres y mujeres, se prepara una sola lista porque no se tiene en cuenta el
gnero y la precedencia est determinada por las jerarquas. Pero
en una reunin social, si la mesa es mixta, es necesario elaborar
una lista de damas y otra de caballeros y asignar un nmero a cada
invitado siguiendo el orden de precedencias (1, 2, 3, 4.) en ambos
listados; as podrn ubicarse en forma alternada, evitando que queden juntos dos invitados del mismo gnero, ni los matrimonios. Esta
tcnica tiene como objetivo diversificar los temas de conversacin,
favorecer la relacin entre personas que no se conocen y lograr una reunin ms amena.
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Presidencia compartida con un invitado de honor

Cuando el anfitrin y el invitado de honor comparten la presidencia en una sola cabecera, el dueo de casa se sienta a la izquierda del punto medio y ofrece la derecha al homenajeado.
A partir de esta posicin se sentarn los dems invitados segn
el orden de precedencia, de derecha a izquierda, en forma
alternada.
1.2.9 La Ley de la Derecha
El Ceremonial tambin ha adoptado este criterio de preferencia y
la Ley de la Derecha, que jerarquiza esta posicin, donde se determina, como regla bsica, que el sitio de honor est a la derecha
de la persona que preside un acto, ceremonia o recepcin. De
esta forma, se ubica al invitado de honor o la persona de mayor
jerarqua a la derecha del anfitrin o de quien preside el evento,
ya sea en un saln, un palco o una mesa. El observador lo ver a
su izquierda porque la derecha para el Ceremonial se considera
de gran importancia.
Existen situaciones en las que el anfitrin comparte el centro con
su invitado como se explic anteriormente; un ejemplo concreto
se observa cuando un Jefe de Estado recibe a otro; el anfitrin se ubica a la izquierda del punto central y el invitado
a la derecha.
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En una mesa, principal o escenario, las autoridades y los invitados especiales toman posicin en la primera lnea pero el centro
queda reservado para el que preside la ceremonia, de modo
que esa primera lnea estar integrada por un nmero impar de
autoridades, o un nmero par si se comparte el centro.
Orden de precedencia
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CAPITULO
II
CEREMONIAL
2.
Protocolo
CEREMONIAL
El ceremonial se refiere a un mtodo de organizacin, orden y

equilibrio en las relaciones. Significa planear y llevar a cabo correctamente, en todos sus detalles, el desarrollo de los rituales,
eventos o ceremonias de la vida de relacin, cualquiera sea el
mbito. Para esos objetivos, el Ceremonial cuenta con ciertas reglas establecidas por ley o impuestas por la tradicin.
2.1 Uso de la palabra
En caso de discursos mltiples (se dan generalmente en inauguraciones de cualquier actividad), el orden de los oradores es
diferente, del menos importante al de mayor importancia en el
orden jerrquico.

El mximo de oradores ser de 4 personas.

El tiempo de intervencin de cada orador no debe exceder
los 10 minutos.
Existen dos tipos de discursos en el que participan solamente
el anfitrin y el invitado de honor y los discursos mltiples.
Los discursos deben ser comprendidos por todos, por lo que
debe utilizarse un lenguaje prctico.
2.2 El Maestro de Ceremonias

Se define como el responsable de la conduccin de los actos
protocolarios. El maestro de ceremonias debe tener la suficiente
agilidad mental para asimilar cambios o variaciones del programa, que casi siempre ocurren; as como saber realizar cambios
oportunos. Adems, deber tener control absoluto del micrfono.
Por anticipado, tendr una lista con los nombres de las autoridades que presidan el acto o ceremonia, y deber conocer el orden
jerrquico.
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Sus principales funciones son:

Saber con antelacin los nombres de las personas que van a acompaar la mesa principal en un acto oficial y sus cargos especficos.
Poseer una pronunciacin clara y correcta.
Vestirse de acuerdo con el acto y dirigirse con todo respeto a las
personas de la mesa principal como a todos en general.
Actuar de forma serena, gentil, con voz firme y segura.
Preocuparse y coordinar el que haya suficiente luz en el podio y estar
listo para indicar a la persona que coordina los detalles de la actividad, aspectos como el cambio de vaso con agua para las personas
que hacen de oradores, entre otros.
2.3 Anfitrin
En las actividades empresariales, el mximo representante de la entidad
(presidente, director, gerente general o la denominacin que corresponda) oficia de anfitrin; recibe y despide a sus invitados acompaado por
un pequeo grupo de colaboradores (as); preside los actos y ocupa la
cabecera en la mesa; en ambos casos, ubica a su derecha al invitado
(a) ms importante.
2.4 Smbolos patrios
Se llama smbolo a la figura o divisa con que, material o verbalmente,
se representa un concepto moral o intelectual. La bandera y el escudo
son smbolos tradicionales y su uso se pierde en la historia de los pueblos. En la actualidad, la bandera, el escudo y el himno son los smbolos
patrios que identifican a los pases.Representan la nacionalidad, historia
y tradicin de cada pueblo, y por eso merecen consideracin y respeto.
2.5 Pabelln Nacional
El Pabelln Nacional es la bandera oficial, est conformada por el Escudo Nacional por ambos lados y slo debe utilizarse en ceremonias
institucionales o actos oficiales a los que asista el o la Presidente (a) de
la Repblica.
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Protocolo
El Pabelln Nacional se ubicar en el extremo derecho del podio o

tribuna, al lado izquierdo del pblico. Cuando se desarrolla alguna actividad de ndole internacional, el Pabelln Nacional va al centro del resto
de los dems pases participantes. Y estos se colocarn en orden
alfabtico de derecha a izquierda.
Si el Pabelln Nacional se utiliza en alguna institucin, se debe izar a las
6 de la maana y bajar a las 6 de la tarde, sin excepcin.
La salida del Pabelln Nacional se dar al finalizar el acto protocolario,
sin que se interprete el himno nuevamente. Si es necesario doblar el Pabelln Nacional, se deber hacer en forma de listn y luego en pequeos
tringulos.
2.6 Bandera Nacional
Constituye el ms relevante smbolo de un pas y debe ser respetada por
nacionales y extranjeros.
En los actos pblicos la insignia nacional debe ocupar el sitio de honor, a
la derecha del lugar donde se ubican las autoridades. Como estas se colocan de frente al pblico, los asistentes vern la bandera a su izquierda.
As debe ubicarse tanto en el saln de actos, en el interior de un teatro,
en una sala de conferencias o en cualquier recinto donde se realiza una
ceremonia.
A la derecha del
estrado y de las
autoridades
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Aspectos importantes:
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Debe ser usada en duelos, efemrides, celebraciones, tanto

del propio pas como de otros pases amigos.
Adems, debe usarse en actos pblicos oficiales, as como

en inauguraciones, congresos y seminarios. Debe ajustarse
estrictamente a la legislacin nacional en cuanto a diseos y
medidas y mantenerse en perfecto estado.
Si la bandera es utilizada en alguna oficina de Grupo ICE,

deber colocarse a la derecha del escritorio.
Si est desplegada en su asta, se colocar al lado derecho del

podio y cuando hay presencia de varios pases, la bandera
del pas anfitrin debe ser colocada en el centro y las dems
se colocarn en orden alfabtico, de derecha a izquierda.
Si al inicio de una actividad se iza la bandera, al finalizar debe

bajarse.
En caso de duelo nacional, la bandera permanecer a media

asta. Primeramente se iza hasta el tope, luego se procede a
bajarla hasta quedar a media asta. Para bajarla se sube de
nuevo al tope y luego se baja.
La bandera de la empresa deber utilizarse en todos los actos

oficiales ya sean culturales, deportivos, inauguraciones, congresos, seminarios, mesas redondas, asambleas, entre otros.
Se debe ubicar a la izquierda, detrs del podio, a la derecha
de la mesa principal.
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2.7 Himno Nacional

El Himno Nacional debe ser ejecutado exclusivamente para solemnizar actos oficiales. Excepcionalmente puede ser cantado en
ceremonias relativas al pas.
Otras ocasiones en que debe entonarse el Himno:

En presencia del Presidente de la Repblica.
Al recibir representantes de otros pases se tocar primero el

himno de Costa Rica, luego el de los otros pases y se ejecutar la primera estrofa si dentro del programa se estipula la
ejecucin de dicho himno como punto especial.
Si el acto es propio de una embajada, el primer himno que se

entonar ser el de sta y luego el de Costa Rica.
En una actividad donde participan varios pases, cada himno

se ejecutar en orden alfabtico.
2.8 Himnos del Grupo ICE

Cada empresa como tal tiene un himno independiente, el cual se
interpreta en todas las actividades formales (en los anexos se incluyen los himnos de las empresas del Grupo ICE).
Estos himnos procuran la difusin del sentimiento e identificacin
de los trabajadores y trabajodoras con su empresa y se asocia
con la gestin, las aspiraciones y el espritu de los que integran el
Grupo ICE.
Ms que un punto dentro del protocolo, estos himnos sirven para
resaltar con jbilo y entusiasmo el aporte de cada colaborador y
colaboradora y el amor por su empresa. Por lo tanto, y como una
tradicin, se deben entonar en los actos conmemorativos, aniversarios, inauguraciones de obras, y otros actos protocolarios.
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Protocolo
CAPITULO
III
3.
Un evento puede ser un simposio, mesa redonda, entrevista,

consulta pblica, conferencia, foro, seminario, congreso, entre
otros.
Para alcanzar el xito en el desarrollo de cualquier actividad es
importante tomar en cuenta los siguientes aspectos:
1. Definicin de fecha y lugar donde se realizar.
2. Categorizacin de los participantes:

Cuntos? necesario para escoger el lugar.

Quines? para conocer el rango o nivel de la persona.
Procedencia: informacin necesaria de si son extranjeros o
nacionales, zonas lejanas para prever hospedaje, alimentacin y transporte.
3. Confeccin del programa de actividades.

4. Coordinacin con las instituciones involucradas.
5. Contratacin de servicios.
6. Preparacin del lugar donde se realizar el evento.
7. Decoracin:

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Debe ser lo ms sencilla posible, de esta forma se logra mantener un tono elegante.
Los arreglos florales que se colocan sobre las mesas, no deben medir ms de 20 centmetros. Los arreglos para podio,
deben colocarse al pie de este.
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En las mesas de cena los arreglos de centro deben tener un

tamao medio, para que no oculten a las personas.
Las mesas principales deben cubrirse con un mantel largo y
preferiblemente de color blanco.En eventos empresariales, se
recomienda utilizar mantelera con colores alusivos a la marca
corporativa.
8. Se deben colocar vasos o botellas con agua para cada integrante de una mesa principal, el agua debe servirse sin hielo. La
etiqueta de la marca se debe eliminar.
9. Vinos blancos y rosados deben ser puestos en una cubeta con
hielo, y abiertos al momento de servir, apoyados en la mesa, dejndolos respirar. El vino tinto debe ser puesto en la mesa en una
servilleta de lino, canastillo, o decantador.
10. En la mesa principal, las personas deben ubicarse de forma
ascendente, del centro hacia fuera, partiendo de la persona principal, en forma alternada de derecha a izquierda.
11. Para que no exista confusin de ubicacin en las mesas, es
preferible colocar tarjetas con los nombres de cada persona en su
respectivo lugar, la tarjeta se ubica detrs del respaldar de la silla.
12. Si todas las personas que se requiere que estn en la mesa
principal no caben, entonces se deben colocar al lado derecho
del auditorio.
13. Las invitaciones deben enviarse con un mximo de 10 a 15
das de anticipacin y deben seguirse las siguientes reglas:

Los sobres de las invitaciones deben rotularse a mano y con

tinta negra.
La ortografa debe ser correcta.
El sobre que se enva por correo debe rotularse a mano y
dentro de ste, incluir la invitacin, cuyo sobre tambin debe
escribirse a mano.
23
Organizacin
Anfitriones
iciales
rarqua
agen Organizacin
Protocolo
El texto de la invitacin debe contener los siguientes datos:

Propsito del acto.

Da
Lugar
Hora
Indicar el cdigo de vestimenta.
En caso de ser necesario, incluir un croquis al dorso de la
invitacin con la direccin del lugar.
14. Se debe confirmar la participacin de las personas mnimo

4 das antes del evento. Para confirmar la participacin se debe
utilizar alguna de las siguientes iniciales:

R.S.V.P. significa Por favor responder. S.R.C. significa Se

ruega contestacin.
3.1 Importancia de los escenarios

Los promotores de actos exigen superficies muy diferentes a
las clsicas. Hoy se piden escenarios mediticos, aquellos que
hablan por s solos. Minimalistas y dotados de muchos recursos
tecnolgicos, precisan nuevos espacios, ms sofisticados y adaptables 3.
En la actualidad, se vive una tendencia de colores y dinamismo,
para realizar actos ms interactivos y con movimiento. Por ejemplo: se pueden utilizar pantallas con imgenes del expositor, donde existan intervalos que resalten el logo de la empresa.
24
3
Carlos Fuente La fuente. Protocolo para eventos. Tcnicas de organizacin de
actos I. Ediciones Protocolo. Madrid 2007
Actos oficiales
Jerarqua
OrganizacJ

An
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Precedencia Activ
Organizaci
Imagen
CAPITULO
VI
ETIQUETA
4.
Protocolo
ETIQUETA
Se refiere al ceremonial de los estilos, usos y costumbres que se

deben guardar en las casas reales y en actos pblicos solemnes.
4.1 Etiqueta social
La etiqueta social tiene como fin permitir a las personas reunirse
tranquilamente, permanecer juntas durante un cierto tiempo sin
fricciones o discordias y hacerse mutuas concesiones en un
mismo estilo.
Las formas de etiqueta, que perduran a travs de los aos, son
aquellas maneras sencillas que surgen como medida lgica de
origen prctico, para dar naturalidad a nuestros actos en las relaciones humanas.
.
Las reglas de cortesa moderna se han simplificado hacia la comodidad. Lo primero que debemos hacer, al pensar en la etiqueta, es quitarle ese halo de dificultad y pensar en ella como un
conjunto de sencillos principios que nos harn ms grata la vida.
4.2 Diferencia entre protocolo y etiqueta
Tanto la etiqueta como el protocolo tienen en comn que son normas de comportamiento establecidas para hacer la vida social
ms agradable.
Entre las diferencias ms marcadas se encuentra que la etiqueta
se dirige a la conducta personal de los individuos y el protocolo
comprende las reglas protocolarias en funcin de una institucin
o colectivo.
25
Organizacin
Anfitriones
iciales
rarqua
agen Organizacin
Protocolo
La etiqueta no siempre comprende las reglas protocolarias, en

cambio, en los actos protocolarios se incluye la etiqueta en el
comportamiento individual de sus asistentes 4.
4.3 Etiqueta en la oficina
Presentacin personal
Debemos vestirnos de modo que mostremos respeto por nuestra
persona, profesin u oficio, puesto y empresa. La forma de vestir
representa nuestra personalidad y educacin.
Puntualidad
Este aspecto debe ser considerado en toda actividad de la vida
diaria. La impuntualidad nunca ser disculpada mientras que la
puntualidad es una muestra de consideracin hacia los dems.
Trato con los dems
Para lograr una buena convivencia en la empresa podemos considerar los siguientes aspectos:

26
Evite, en la medida de lo posible, que sus amigos o familiares

le visiten en la oficina.
Cuando ingrese a la oficina de otro funcionario, avise y no entre como ignorando que hay una persona adentro.
Recuerde que la amabilidad y el respeto no rien con la firmeza y defensa de sus derechos.
Recuerde que todos somos iguales en nuestra calidad de seres humanos.
No pronuncie palabras vulgares o comentarios en detrimento
de la dignidad de los compaeros de trabajo.
4
Flora Muoz de Antilln y Alvar Antilln Salazar. Etiqueta y protocolo corporativo y organizacin de eventos. 1era Edicin, 1994, San Jos Costa Rica
Actos oficiales
Jerarqua
OrganizacJ

An
Actos oficiales Je
Precedencia Activ
Organizaci
Imagen
Protocolo
4.4 Etiqueta en el telfono:

Utilice un tono entusiasta y conteste lo ms pronto posible,

procure no hacer esperar a no ser de que sea totalmente
necesario.
Cuando es usted quien llama, identifquese y deje su nombre
y nmero de telfono si la persona no le puede atender.
En caso de que comparta la oficina con un compaero o
compaera, procure hablar en un tono suave, especialmente
si se trata de una conversacin personal.
Sea corts con la otra persona y a la vez buen oyente.
No entre en confianza con la persona en la otra lnea si se
trata de un desconocido y nunca le llame primor, corazn,
amigo, etc. No utilice el vos o t pues es de muy mal
gusto esta prctica.
Salude a cada interlocutor agradablemente y trate cada llamada como importante.
Disclpese por los errores o atrasos.
Si promete devolver una llamada para suministrar ms datos,
cumpla su promesa.
Trate a sus compaeros de trabajo con la misma cortesa
telefnica que brinda a sus clientes.
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Organizacin
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agen Organizacin
Protocolo
ANEXOS
ANEXOS
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Precedencia Activ
Organizaci
Imagen
Protocolo
HIMNO ICE
Compaero de lpiz y herramienta
Compaero de capa y escalera
Acompame a cantar un himno
Un himno de fuerte comps.
En honor, en honor a la semilla
Que sembr gente de afn y de progreso
De pecho abierto y de horizontes
Que la vieron en luz despertar.
Semilla que form races firmes
Sobre el polvo de los que cayeron
En la batalla de hacerla crecer
Para servir al pas de paz.
Canta al que floreci en progreso
Del campo a la ciudad
De Tarbaca al universo
Utilizando la creacin que Dios nos da.
Canta al que ilumina las noches
Al que comunica pases y pueblos
Que protege de ros y bosques
Lo que an no ha sido muerto.
Compaero de pala y de traje
Compaero de casco y de coraje
En el corazn de Costa Rica grabad
Instituto Costarricense de Electricidad
Instituto Costarricense de Electricidad.
29
Organizacin
Anfitriones
iciales
rarqua
agen Organizacin
Protocolo
HIMNO COMPAA
NACIONAL DE FUERZA Y
LUZ S.A.
Somos solidarios con la fuerza del pas,
Nuestra historia dignifica el motivo de existir.
Mano a mano como hermanos, aportamos con afn
Nuestro esfuerzo y energa al progreso y bienestar.
Somos las cuadrillas que trabajan sin cesar,
los talleres y oficinas laborando siempre estn.
El maana es el presente, resplandece nuestra luz
pues el tiempo no da tregua, no podemos claudicar.
Todos con un mismo corazn,
con el ritmo de esta gran Nacin.
Somos una empresa persistente,
Damos para todos lo mejor, lo mejor.
Somos las turbinas que jams se detendrn,
generando desarrollo en constante evolucin.
Nuestra meta es el servicio, nuestro ideal es progresar.
Nuestra Patria Costa Rica, Fuerza y Luz y libertad.
Nuestra Patria Costa Rica, Fuerza y Luz con libertad.
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Actos oficiales
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Actos oficiales Je
Precedencia Activ
Organizaci
Imagen
Protocolo
HIMNO RACSA
(COMO INTRODUCCIN,
MSICA DE LA PRIMERA ESTROFA,
SLO INSTRUMENTAL).
(Empieza luego la letra con el inicio
de la musicalizacin de la estrofa):
Radiogrfica fuerte y valiosa
es ejemplo de nuestra nacin
funcionarios que a diario aportan su
esfuerzo y dedicacin.
Conectamos a diario al mundo a
travs de la red internet
y as nuestros clientes realizan sus
gestiones a satisfaccin.
Racsa sigue adelante constante
superarnos es nuestra misin
y brindar nuestro apoyo a la patria
todos juntos por un mundo mejor.
(repite)
Todos juntos por un mundo mejor.
31
Organizacin
Anfitriones
iciales
rarqua
agen Organizacin
Protocolo
BIBLIOGRAFA
BIBLIOGRAFA
1. Muoz, F. Antilln A. (1994) Protocolo Corporativo y organizacin de eventos. San Jos, Costa Rica. Litografa e imprenta LIL.
2. Carlos Fuente La fuente. Protocolo para eventos. Tcnicas
de organizacin de actos I. Ediciones Protocolo. Madrid 2007.
3. Gerardo Correas Sanchez. La empresa y su protocolo, el
procedimiento de calidad en la organizacin de sus actos.
Ediciones Protocolo. Espaa, 2007.
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Jerarqua
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Protocolo
NOTAS
NOTAS
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Actos oficiales Actividades
Precedencia Anfitriones Protocolo

Actos oficiales
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Actividades
Anfitriones
Anfitriones Comunicacin Imagen
Actos oficiales Jerarqua

Organizacin
Imagen
Protocolo
Direccin Comunicacin e Identidad Corporativa

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Anfitriones Comunicacin Imagen

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Manual Corporativo deActividades Protocolo Pr

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Es donde el protocolo se manifiesta de una forma ms clara.

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Manual Corporativo deActividades Protocolo Pr

Llamamos eventos internacionales a las cumbres presidenciales,

1.2.1 Precedencia en actos oficiales del Gobierno central costarricense2:

Los Ministros, Presidentes Ejecutivos, Alcaldes y Rectores

Los ex vicepresidentes, se colocarn despus de los vicepresidentes, si no ejercen un cargo pblico.

En caso de los embajadores, se establece de acuerdo con

Los cnyuges tendrn la misma precedencia que corresponda al funcionario(a).

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Manual Corporativo deActividades Protocolo Pr

1.2.2 Orden general de precedencias

Corte Suprema de Justicia y Tribunal Supremo deElecciones).

1.2.3 Precedencia Ministros de Estado

Instituto Nacional de Seguros.

En actos donde participe la ARESEP, su representante se ubicara despus de

Anfitriones Ceremonia Imagen

Manual Corporativo deActividades Protocolo Pr

5. Banco Central de Costa Rica.

a. Orden de Precedencia en actividades del Grupo ICE con

7. Gerente General ICE

En los actos internos de nuestra empresa Grupo ICE, presidir en

Anfitriones Ceremonia Imagen

Manual Corporativo deActividades Protocolo Pr

1.2.7 Precedencia en los aviones

Para determinar el tipo de mesa en un almuerzo o cena formal, es

Anfitriones Ceremonia Imagen

Manual Corporativo deActividades Protocolo Pr

Presidencia compartida con un invitado de honor

Anfitriones Ceremonia Imagen

Manual Corporativo deActividades Protocolo Pr

El ceremonial se refiere a un mtodo de organizacin, orden y

El mximo de oradores ser de 4 personas.

2.2 El Maestro de Ceremonias

Sus principales funciones son:

Anfitriones Ceremonia Imagen

Manual Corporativo deActividades Protocolo Pr

El Pabelln Nacional se ubicar en el extremo derecho del podio o

Debe ser usada en duelos, efemrides, celebraciones, tanto

Adems, debe usarse en actos pblicos oficiales, as como

Si la bandera es utilizada en alguna oficina de Grupo ICE,

Si est desplegada en su asta, se colocar al lado derecho del

Si al inicio de una actividad se iza la bandera, al finalizar debe

En caso de duelo nacional, la bandera permanecer a media

La bandera de la empresa deber utilizarse en todos los actos

Anfitriones Ceremonia Imagen

Manual Corporativo deActividades Protocolo Pr

2.7 Himno Nacional

En presencia del Presidente de la Repblica.

Al recibir representantes de otros pases se tocar primero el

Si el acto es propio de una embajada, el primer himno que se

En una actividad donde participan varios pases, cada himno

2.8 Himnos del Grupo ICE

Un evento puede ser un simposio, mesa redonda, entrevista,