SISTEMATIZACIN CONTABLE

1. Qu es un objetivo?
Ejemplos de objetivos. Un objetivo es el fin o meta que se pretende alcanzar, ya
sea con la realizacin de una sola operacin, de una actividad concreta, de un
procedimiento, de una funcin completa o de todo el funcionamiento de la
institucin.
De la institucin

Operar con la mxima eficiencia

De la funcin Administracin
de personal

Tener el personal ms eficiente

Del procedimiento Seleccin

de personal

Encontrar al mejor candidato para cada

puesto vacante

De la Actividad Examen mdico

Seleccionar candidatos sanos

De la Operacin Tomar el pulso

Seleccionar
circulatorias

candidatos

sin

deficiencias

2. Qu es una poltica?
01 Una poltica es una norma de carcter general que gua la actuacin de los
integrantes de la institucin sobre una funcin determinada para alcanzar los
objetivos.
As, existen polticas comerciales, financieras, de personal, de produccin, etc.
Ejemplos de polticas.
De personal:
Proporcionar adiestramiento intensivo a todos los empleados, en el trabajo
que han de desempear.
Comercial:
Proporcionar a los consumidores una combinacin de precios, calidad,
variedad y servicio, en forma eficiente y amable.
02 Una poltica es una gua bsica para la accin; prescribe los lmites generales
dentro de los cuales han de realizarse las actividades.

03 Las polticas sirven para: orientar a los subordinados, evitar consultas

frecuentes, uniformar el funcionamiento y trabajo en equipo.
3. Qu es un procedimiento?
Un procedimiento o proceso, es la sucesin cronolgica o secuencia de
operaciones concatenadas, y su mtodo de ejecucin, que realizadas por una o
varias personas, constituyen una unidad y son necesarias para realizar una
funcin o un aspecto de ella.
Un procedimiento es una rutina de trabajo.
Se puede hablar de un procedimiento de manejo de correspondencia, compra
de equipo, seleccin de personal, etc.
Qu: Planeacin; Quin: Organizacin, Cundo: Direccin, Cmo: Procedimiento.
4. Qu es una actividad?
01 En un sentido genrico, actividad es un conjunto de actos, as se habla de
actividad administrativa en general, como el conjunto de actos administrativos
que realiza una institucin o parte de ella.
02 En un sentido ms restringido, actividad es un sinnimo de labor. Cuando un
procedimiento puede subdividirse en varios grupos de operaciones afines y
sucesivas, ejecutadas por una misma persona o una misma unidad
administrativa, cada uno de estos grupos de operaciones constituyen una
actividad o labor.
03 Generalmente se usa el trmino labor para referirse a operaciones que realiza
una sola persona y actividad cuando se trata de operaciones de las que es
responsable un departamento o unidad administrativa de varios miembros.
Dentro del procedimiento de manejo de correspondencia se realizan las
actividades o labores de engrapado, foliado, sellado, envase, franqueo
y despacho.
5. Qu es una operacin?
01 Una operacin es cada una de las acciones, fsicas o mentales, pasos o
etapas que es necesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor
determinada.
02 La operacin es la divisin mnima del trabajo administrativo.

03 Hasta que grado de detalle debe llegarse en la descripcin y anlisis de una

operacin que depende del formato y del objeto del diagrama as como del
destino del manual de que se trata.
La actividad engrapado comprende las siguientes operaciones:
1. Tomar una engrapadora.
2. Juntar las hojas de que se compone una carta.
3. Colocarla dentro de la engrapadora en la posicin en que deben quedar
unidas.
4. Presionar la engrapadora.
6. Qu es un mtodo?
Un mtodo es la manera de efectuar una operacin o una secuencia de
operaciones.
As, por ejemplo, podr hacer un mtodo manual, mecnico o electrnico para el
registro de operaciones contables; un mtodo mecanogrfico o fotogrfico para
sacar copias, etc.
7. Qu es un sistema?
Un sistema es un conjunto ordenado de procedimientos operacionales y mtodos
relacionados entre s, que contribuyen a realizar una funcin.
Existe un sistema contable, sistema financiero, sistema de archivo, etc.
8. Qu es una funcin?
Una funcin es un grupo de actividades afines y coordinadas necesarias para
alcanzar los objetivos de la institucin, de cuyo ejercicio generalmente es
responsable un rgano o unidad administrativa.
01 En instituciones pequeas, puede encomendarse a un rgano el cumplimiento
de dos o ms funciones, que no sean incompatibles.
Son funciones la produccin y comercializacin de las mercancas o servicios,
el financiamiento, la administracin del personal, etc.
9. Qu relacin hay entre los conceptos anteriores?
01 La operacin, la actividad y la funcin se refieren a lo que se hace y a quin
lo hace. El mtodo, el procedimiento y el sistema, se refieren, adems, a
cmo se hace y en qu orden o con qu secuencia se hace.

02 Una descripcin de labores o actividades es una relacin de lo que hace una

persona o una unidad administrativa, sin que contenga necesariamente la
secuencia ni el mtodo conforme a los cuales deban ser ejecutados.
03 Un procedimiento es una relacin de operaciones, agrupadas en actividades,
que indican siempre una secuencia u orden en que deben ejecutarse y
muchas veces la manera de hacerlo.
04 La operacin siempre es realizada por una persona. La actividad o labor se
refiere, segn el caso, a unidades administrativas de varios miembros o a
personas.
La funcin siempre se asigna a un rgano, para que las actividades que la
componen sean ejecutadas por las personas que integran el rgano, en forma
de labores individuales, aplicando el principio de divisin del trabajo.
05 Un objeto es una meta; una funcin es un conjunto de actividades que se
realizan de acuerdo con un sistema o conjunto de procedimientos.
10. Qu es una plaza?
Como un mismo puesto puede ser desempeado por varias personas, a la vez,
que realicen las mismas operaciones, con las mismas responsabilidades en las
mismas condiciones de trabajo, a cada una de estas unidades administrativas
personales se les llama plaza.
Podra decirse que plaza es el conjunto de labores, responsabilidades y
condiciones de trabajo, asignadas de manera permanente a un empleado en
particular, en determinada adscripcin.
El nmero de empleado que desempean el puesto, es el nmero de plazas que
tiene.
Pueden existir, por ejemplo, en una institucin, 20 plazas del puesto de mozo,
30 plazas del puesto de taquimecangrafa y 15 plazas del puesto de
secretaria.
11. Qu son las reglas de ejecucin?
Las reglas de ejecucin en un manual son el texto que explica una rutina de
trabajo.