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PLANEACION
La planeacin es la base de las funciones administrativas, ya que da lugar a que
las dems funciones se puedan realizar. La planeacin consiste en elaborar por
anticipado las metas y los objetivos que se quieren cumplir y adems defina las
tcticas para llegar all, por lo cual es considerado el modelo terico para actuar en
el futuro.
El primer paso a seguir en el proceso de planeacin, consiste en dejar en claro los
objetivos de la organizacin, es decir, definir claramente que es lo que quiero
hacer y donde quiero llegar, consecuentemente hay que definir las actividades
necesarias para llegar all. Planear y determinar los objetivos consiste en
seleccionar con anticipacin el mejor camino para lograrlos.
Para clarificar la funcin que cumple la planeacin dentro del proceso
administrativo, hay que tener claro que ella determina:
1.
2.
3.
4.
5.
Los pasos que se deben llevar a cabo para realizar una muy buena planeacin
son:
Determinar la Misin: La misin es el ahora de la empresa, es decir como
estamos, quienes somos, que hacemos y como lo estamos haciendo.
Determinar la Visin: Es el futuro de la empresa, lo que queremos
Realizar un Diagnostico: Este debe ser completo, pues me permite saber cmo
est la empresa. Para esto utilizamos el ANLISIS DOFA, que es una herramienta
de diagnostico organizacional que mira las debilidades y fortalezas de la
organizacin.
Determinar los objetivos: Son resultados establecidos de antemano, que deben
conseguirse en cierto periodo y reflejan la manera de pensar que tiene la
organizacin, orientan el desempeo empresarial y permiten evaluar la
continuidad del negocio.
DETERMINACIN DE OBJETIVOS
Tipos de objetivos
Los objetivos pueden clasificarse segn el tiempo en el que se transforman en
realidad, por ejemplo entre ms tiempo lleven en cumplirse se produce una
incertidumbre mayor y reciben la denominacin de remotos. La otra clasificacin
de los objetivos es la de los mediatos, los cuales tienen un periodo de tiempo
limitado y que al transcurrir el tiempo se transforman en inmediatos.
Sin importar si son remotos, mediatos o inmediatos todos llevan consigo un poco
de incertidumbre, aunque unos ms que otros. A medida que se van cumpliendo,
su redefinicin y perfeccin va mejorando.
Otra clasificacin que se les ha dado es: financieros (rentabilidad, utilidad, reducir
costos, etc.), de crecimiento (aumentar cobertura), internos (mejorar maquinaria) y
de clientes (satisfaccin, reconocimiento, etc.).
Principios para el establecimiento de objetivos
Para la fijacin de objetivos, se realiza una subdivisin en tres principios bsicos:
o
TOMA DE DECISIONES
Aunque toda planeacin es un proceso de toma de decisiones, toda toma de
decisiones no es un proceso de planeacin1, algunas de las caractersticas de la
toma de decisiones son:
o
o
o
ELABORACIN DE PLANES
Los planes de dividen en cuatro, los cuales estn relacionados cada uno d ellos
con:
o
ORGANIZACION
Se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los rganos
involucrados en su administracin; establecer relaciones entre ellos y asignar las
atribuciones de cada uno.
Una buena organizacin depende de que tan bien se halla elaborado la funcin de
planeacin y de la forma como las personas hayan hecho su trabajo. La
organizacin consiste en cinco pasos bsicos:
1. Dividir el trabajo, es decir, jerarquizar las actividades a las que se tiene que
recurrir para el cumplimiento de los objetivos.
2. Agrupar las actividades estructuralmente, es decir realizar una
departamentalizacin coherente con lo que se tiene que hacer.
3. Repartir actividades al personal encargado, para que las lleven a cabo.
4. Asignar los recursos.
5. Coordinar los esfuerzos.
Niveles de organizacin
Los niveles de la organizacin se clasifica segn el nivel en el que se implante:
organizacin en el nivel global, organizacin en niveles departamentales y
organizacin en niveles de tareas y operaciones.
Organizacin en el nivel global: como su nombre lo dice, se encarga de organizar
la empresa en su totalidad y se divide en tres clases, la primera organizacin
lineal, la segunda organizacin funcional y la tercera en lnea- staff. Se denomina
diseo organizacional.
Organizacin en el nivel departamental: su rea de trabajo son los diferentes
departamentos de la organizacin y es denominada diseo departamental o
departamentalizacin.
Organizacin en el nivel de tareas y operaciones: es la organizacin que se enfoca
hacia las tareas, actividades y operaciones de la empresa es denominada diseo
de cargos o tareas.
Componentes de la organizacin
Uno de los conceptos de organizacin tal vez ms completo es el del ortodoxo
Louis A. Allen, quien afirma lo siguiente:
La organizacin formal es un sistema de tareas bien definidas, cada una de las
cuales lleva en s misma una cantidad especfica de autoridad, responsabilidad y
obligacin de rendir cuentas. Este conjunto de elementos se establece en forma
consciente y minuciosa para permitir que los responsables de la empresa trabajen
juntos con ms efectividad y alcancen los objetivos. La organizacin formal se
caracteriza porque est bien definida, tiene una delegacin adecuadamente
limitada y posee relativa estabilidad. La organizacin formal es una estructura ms
o menos arbitraria, a la cual debe adaptarse el individuo: decirle a este que tareas
puede realizar y de que maneras especficas predispone su obediencia a las
ordenes de individuos predeterminados, e indicarle que debe trabajar de modo
cooperativo con las dems personas. La organizacin formal facilita el
establecimientos de objetivos y polticas; es una forma de organizar relativamente
fija y predeterminada, lo cual permite a la empresa pronosticar su futuro y sus
probables ganancias.2
La organizacin es la funcin de estructurar y agrupar los recursos humanos y no
humanos con los que cuenta el ente econmico. La estructuracin y agrupacin de
los recursos humanos es tal vez la ms importante, ya que fue creado para que
una persona no tenga que hacer todas las actividades, lo cual sera casi imposible.
Pero la organizacin no es tan sencilla como parece, su esencia se encuentra en
la capacidad de hacer que las personas puedan agruparse y coordinar en lo que
hacen.
La funcin de organizar consta de cuatro elementos: tareas, personas, rganos y
relaciones, la siguiente es la explicacin de cada uno de ellos:
Estructura jerrquica.
rganos de la estructura.
Canales de comunicacin que unen los rganos.
Los nombres de quienes ocupan los cargos.
Una caracterstica primordial de los organigramas es que reflejan con total claridad
y simplicidad, la estructura de la empresa, en el no se describen las funciones de
2 Louis A. Allen, Management and Organization, Nueva York, McGraw-Hill Book Co., 1959,
p.60.
EJECUTAR
Como ya habamos visto, consiste en dirigir y verificar que las cosas marchen
bien. Se acta directamente con los recursos humanos de la empresa. Esta es de
carcter interpersonal, de modo que tiene que tener muy en cuenta a los
subordinados y la forma como hacer que estos se sientan bien en su trabajo y
rindan de la forma esperada, para esto el encargado de la direccin debe tener en
cuenta tres palabras claves: comunicar, liderar y motivar. Para que se desarrollen
los objetivos es necesario que la ejecucin y direccin sean correctas y para esto
se debe entender a los subordinados y guardar una estrecha relacin con ellos.
Dirigir significa explicar y guiar a los dems por los planes que se deben realizar,
acorde a los objetivos preestablecidos. La direccin se presenta en tres niveles:
Liderazgo
Es la influencia que se puede ejercer sobre una colectividad. La corriente
seguidora del alemn Max Weber, considerado el fundador de la sociologa
moderna, distingue tres tipos de liderazgo que se refieren a otras tantas formas de
autoridad:
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3 John J. Corson, How to Delegate Responsibility en Max D. Richards y William A.
Nielander. Reading on Management, Cincinnati, Ohio, South-Western Publishing Co., 1958,
p. 618-625.
CONTROL
Toma de decisiones despus de comparar lo planeado de lo ejecutado. El control
dentro de la organizacin se utilizar para:
Segn la naturaleza:
Segn el objeto:
Russell L. Ackoff, A Concept of Corporate Planning, Nueva York, Wiley Interscience, 1970, p. 2-4.