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2011
Gua Metodolgica de Gerencia de
Proyectos para las Entidades y
Organismos
MGP
Gua Metodolgica de Gerencia de Proyectos para las Entidades y
Organismos del Distrito Capital
Tabla de Contenido
1. Introduccin
a.
b.
c.
d.
Objetivo de la MGP
Fundamentos
Ciclo de vida de un proyecto y de un producto
Modelo del PMI
7. Lineamientos de la Ejecucin
a. Modelo de Documentacin de un proyecto
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Organismos del Distrito Capital
Nota:
MGP
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Organismos del Distrito Capital
1. Introduccin
El desarrollo de la Metodologa de Gerencia de Proyectos (MGP) fue producto
de la iniciativa del seor Secretario General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C.,
quien mediante oficio, invit a los directivos del Distrito a participar en la construccin
de la MGP.
La MGP servir de marco gerencial para la administracin de los proyectos en
las Entidades y Organismos Distritales de la Alcalda Mayor de Bogot. Esta gua
podr apoyar en la construccin de los diferentes tipos de proyectos en consonancia
con los modelos, manuales, metodologas, documentos y marcos de trabajo
existentes.
a. Objetivo de la Metodologa para la Gerencia de Proyectos MGP
La Metodologa de Gerencia de Proyectos para las Entidades y Organismos
Distritales de la Alcalda Mayor de Bogot ha sido desarrollada para proveer una
orientacin prctica que ayude al gerente a planear, ejecutar y realizar el seguimiento
y control a sus proyectos, administrando adecuadamente los procesos que
conforman sus etapas, para asegurar el cumplimiento exitoso de los objetivos.
La Gerencia de Proyectos es la disciplina que organiza y administra los
recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de
las restricciones de alcance, tiempo y costo planteados a su inicio.
La Gerencia de Proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que
consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energa, comunicacin
(entre otros) para cumplir unos objetivos predefinidos.
Dada la naturaleza nica de un proyecto, en contraste con los procesos u
operaciones de una organizacin, administrar o gerenciar un proyecto requiere de
una filosofa distinta, as como de habilidades y competencias especficas; de all la
necesidad de la disciplina de la Gerencia de Proyectos.
La MGP conducir al gerente a travs de unos pasos y formatos o plantillas
para asegurar al mximo posible el xito del proyecto y comprende un conjunto de
componentes que permiten identificar los puntos claves que deben ser considerados
durante su gerencia.
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b. Fundamentos
Antes de definir la metodologa es importante desarrollar unos conceptos que
permitirn entender de mejor manera esta Gua Metodolgica.
Estos conceptos se enmarcan en los lineamientos definidos por el Project
Management Institute (PMI), identificando en cada uno de ellos los formatos a
utilizar en la gerencia de un proyecto.
Esta gua explica los procesos que debe desarrollar un proyecto de acuerdo
con los lineamientos definidos por el PMI.
Un proyecto es un trabajo especial, temporal, nico, con un inicio y un fin, que
persigue objetivos, desarrolla actividades, congrega recursos y obtiene resultados o
entregables. Existen distintos tipos de proyectos; por ejemplo: productivo, pblico o
social.
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Conocimientos
Habilidades
Herramientas y
Tcnicas.
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PREINVERSION
Identificacin de una
necesidad.
Nmeros a la idea.
Estudios del perfil.
Estudios profundos
del proyecto.
Detalles, pliegos de
la licitacin.
Concrecin del proy. y
materializacin de $$.
Inauguracin y, al fin,
ingresos.
Iniciacin
Planeacin
Ejecucin
Seguimiento y Control
Cierre
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I N T E G RACI
C o rd in a r a p ro p ia d a m e n te l d e s a r o l o d e l c ic lo d e v id a d e l p ro y e c to .
AL N C AN
I N T E G RACI N
C u m p lir c o n e l tra b a jo re q u e rid o .
TCEI E M
AL C ANCE
L o g ra r q u e e l p ro y e c to c u m p la c o n la d u ra c i n a c o rd a d a .
COP O S T
T IE M P O
As e g u r a r q u e l p r o y e c t o r e s p e t e l c u m p l i m i e n t o d e l o s c o s t o s d e l p r o y e c t o
CALO S I D
CO S T O S
As e g u r a r e l c u m p l i m i e n t o d e l o s e n t r e g a b l e s a s c o m o l o s e s t n d a r e s , n o r m a s y r e g u l a c i o n e s p o r m e d i o d e l c u m p l i m i e n t o d e l p r o y e c t o y d e s u p r o d u c t o .
READ C URS
CAL I D AD
As e g u r a r q u e s e c u e n t a c o n e l e q u i p o h u m a n o p a r a d e s a r o l a r e l p r o y e c t o .
COO S M UNI C ACI
RE C URS O S
Ad m i n i s t r a c i n d e l c i c l o d e v i d a d e l a i n f o r m a c i n d e l p r o y e c t o .
RIO NEE S G
CO M UNI C ACI O NE S
L o g ra r e d u c ir a l m n im o la in c e rtid u m b re d e l p ro y e c to a s e g u ra n d o e l o g ro d e lo s o b je tiv o s d e l p ro y e c to .
ADQO S UI S I C I O
RI E S G O S
M a n e jo d e a d q u is c io n e s d e b ie n e s y s e rv ic io s a te rc e ro s y re q u e rid o s p o r e l p ro y e c to .
ADQ UI S I C I O NE S
NE S
reas de conocimiento de la Gerencia de Proyectos
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Iniciacin
Planeacin
Ejecucin
Seguimiento & Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
Recursos Humanos
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
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S E G U IM IE N T O & C O N T R O L
S G E e G n e U r a I rM I n I E f o N r m T e O s &d e C A O v a N n c T e R y O A L d m i n i s t r a r C o n t r o l e s d e C a m b i o
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El Directivo Encargado
El Gerente de Proyecto
El Equipo de Proyecto
El Asegurador de la Calidad
El Responsable del Manejo Documental
El o los posibles Comits
Otros
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imprescindible
estructurar
un
plan
de
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5. Iniciacin
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6. Planeacin
La planeacin es el segundo grupo de proceso del Modelo del PMI. Con esta
etapa se da inicio a la elaboracin detallada de cada uno de los ocho planes de
gerencia formal del proyecto. Es importante sealar que cada uno de los ocho planes
debe ser aprobado por el Directivo Encargado.
a. Plan de Gerencia de Alcance
El Plan de Gerencia del Alcance contiene los aspectos relacionados con los
requisitos del proyecto, con la definicin y declaracin del alcance de la solucin, el
establecimiento de la WBS (EDT) o Representacin Grfica de los Entregables y su
Diccionario, los Supuestos y las Restricciones.
Este plan debe contemplar, tambin, el cruce entre los requerimientos y los
objetivos as como entre estos y los entregables.
Este Plan es de vital importancia para el desarrollo del proyecto.
En el Anexo B encontrar el formato del Plan de Gerencia del Alcance.
b. Plan de Gerencia de Tiempo
El Plan de Gerencia de Tiempo maneja las duraciones de las actividades, de
los entregables y del proyecto desde su definicin hasta el control de su duracin.
Debe apoyarse en el uso de una herramienta computarizada.
El insumo clave para determinar este Plan es la WBS o EDT. Debe
contemplar, tambin, el horario de trabajo del proyecto as como la disponibilidad de
cada recurso a usar.
En el Anexo C encontrar el formato del Plan de Gerencia de Tiempo.
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7. Lineamientos de la Ejecucin
La ejecucin del proyecto consiste en llevar a cabo el Plan de Gerencia del
Proyecto (PMP) en toda su extensin.
Durante la ejecucin se recopila toda la informacin del proyecto para que en
el seguimiento y el control se produzcan los informes de avance pertinentes.
Durante la ejecucin se debe seguir construyendo la historia del proyecto.
Para ello, se recomienda tener en cuenta el Modelo de Documentacin de un
proyecto.
a. Modelo de Documentacin de un proyecto
El Modelo de Documentacin de un proyecto contempla la lista de
documentos oficiales entre las partes que se involucran en l.
En el Anexo J encontrar el Modelo de Documentacin de un Proyecto, con
una lista de chequeo de la informacin recomendada, que debe conformar su
historia.
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9. Gua de Cierre
El cierre de un proyecto debe contemplar la finalizacin de los aspectos
administrativos y contractuales del proyecto.
El cierre debe realizarse luego de que los entregables hayan sido aceptados
por parte de los interesados (stakeholders) del proyecto.
En esta etapa se se debe realizar un Informe de Evaluacin PostImplantacin
del proyecto.
En el Anexo N encontrar el Esquema de Cierre de un Proyecto
10.
11.
Evaluacin ex post
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12.
Glosario de trminos
El glosario incluido en esta MGP ayudar a volver comunes los trminos que
normalmente se usan dentro de un proyecto.
En el Anexo Q encontrar el Glosario de Trminos
13.
Anexos
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