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GOBIERNO REGIONAL

DIRECTIVA N 09-2013-GRSM-ORA
DIRECTIVA PARA LA TOMA DE INVENTARIOS FISICO DE EXISTENCIAS DEL ALMACEN
CENTRAL GRSM y ALMACENES PERIFERICOS

1. FINALIDAD

Establecer los procedimientos, normas y mecanismos a seguir para la adecuada

ejecucin del proceso de Toma de Inventario General de las Existenciales fsicas en
el Almacn Central y en los almacenes perifricos del Pliego del Gobierno Regional
de San Martin
2. OBJETIVO

Regular el proceso para la realizacin de la Toma de Inventario General de las

Existencias Fsicas en el Almacn Central y en los Almacenes Perifricos del Pliego
del Gobierno Regional de San Martin; a fin de garantizar la adecuada y eficiente
verificacin de las existencias fsicas, el estado situacional; as como el adecuado
registro, supervisin y control de las mismas
3. BASE LEGAL

Ley 27867.- Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales y su modificatoria

aprobada por Ley W 27902
Ordenanza Regional W 003-2013 -GRSM/CR.- Que aprueba la Estructura
Orgnica y el ROF del Gobierno Regional San Martn.

Decreto Ley W 22056.- del Sistema Nacional de Abastecimiento;

Norma General del Sistema de Abastecimiento SAo 05 Unidad en el Ingreso

Fsico y Custodia Temporal de Bienes.

Resolucin N 320-2006-CG, aprob las normas de control interno

Norma General del Sistema de Abastecimiento S:A. 07 sobre verificacin del
estado y utilizacin de bienes y servicios aprobado con Resolucin Jefatural W
118-80-INAPION.
Resolucin Jefatura W 335-90-INAPlONA "Manual de Administracin de
Almacenes para el Sector Publico".
4. ALCANCE

La presente Directiva es de aplicacin obligatoria de todas las unidades ejecutoras

que forman parte del Pliego del Gobierno Regional de San Martin, de manera
especial para las Oficinas de Abastecimiento yI o Logstica, Contabilidad y
Patrimonio o aquellas oficinas que hagan sus veces.

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5. DISPOSICIONES GENERALES

5.1. El inventario fsico de existencias del Almacn se efectuara dentro de la

primera semana de Enero de cada ao fiscal y tendr una duracin mxima de
tres (3) das tiles, bajo responsabilidad de la comisin de toma de inventario.
5.2. La Toma de Inventario General de la Existencias Fsicas en el Almacn Central
y perifricos del Gobierno Regional de San Martin permitir:
a) Determinar las clases y cantidad actual de las existencias del almacn.
b) Determinar las existencias obsoletas y/o deterioradas del Almacn.
c) Constatar la existencia o presencia real de bienes y materiales
almacenados, apreciar su estado de conservacin y condiciones de
seguridad.
d) Determinar y sustentar los saldos correspondientes de existencias del
almacn central y perifricos para los efectos del Balance General al 31 d
Diciembre de cada ao fiscal.
5.3. Las Unidades de Abastecimiento y/o Logstica, dispondrn que el responsable
de Almacn bajo responsabilidad, prepare la documentacin necesaria para el
proceso de la toma de inventario de existencias de almacn, y la pondr a
consideracin del Presidente de la Comisin de Inventario.
5.4. La toma de Inventario Fsico de Almacn estar a cargo de una Comisin de
Inventario de existencias de almacn conformada por:
a) Un Representante de la Oficina General de Administracin, quien lo
presidir.
b) Un Representante del rea de Abastecimiento y/o Logstica.
c) Un Representante del rea de Contabilidad.
d) Un Representante del rea de Control Patrimonial, quien har de
facilitador.
e) Un Representante de la Oficina de Tesorera.
Se invitara un Representante de la Oficina de Control Institucional para que
participe en calidad de veedor en la toma de Inventario
5.5. La Comisin tendr las siguientes funciones:
a) Al inicio y al final de la toma de inventario, se levantara un acta de
conformidad de la recepcin y entrega del almacn, siendo firmada por el
Presidente, secretario y miembros designados de la Comisin.
b) Verificar el correcto ordenamiento de los bienes, antes de iniciar el
inventario fsico de existencia del almacn.

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c) Efectuar la verificacin de las diferencias de las tarjetas de conteo y

reconteo.
d) Asegurar que el inventario se haga con doble contada y se confronte en
mesa de control el cuerpo de la tarjeta con el taln.
e) Tomar nota de la cantidad de tarjetas emitidas para controlarlas con la
relacin que alcanzara el responsable de almacn.
t) Solicitar al responsable del almacn el listado de control de tarjetas de
inventario y efectuar la verificacin respectiva, sin omitir ningn dato.
g) Una vez culminado el inventario fsico revisar que no queden tarjetas de
inventario sin trabajar.
h) Coordinar la apertura del almacn con el responsable de este, cuando se
haya culminado con el conteo fsico y las correcciones necesarias.
i) Entregar al responsable del almacn, los cuerpos de las tarjetas de
inventario trabajadas y verificadas en mesa de control, a fin de elaborar el
cuadro respectivo del resultado del inventario.
Preparar el informe final del Inventario con sus Comentarios y
Sugerencias, Programas de Trabajo, Planillas de Corte Documentario,
Copia del Listado de Control de Tarjetas emitidas y entregarlo a la Oficina
General de Administracin, bajo responsabilidad, en un plazo que no
exceder los dos (02) das tiles a partir de la culminacin del inventario.
k) Asegurar que el proceso de organizacin de tarjetas se concluya en la
fecha sealada.

PAUTAS PARA LA TOMA DE INVENTARIO FISICO

En el acto de inventario no intervendr el personal encargado del almacn, lo que

no impide su presencia para facilitar la identificacin y constatacin del acto por
inters individual. Siendo un requisito indispensable previa a la toma de
inventario, la elaboracin del acta de corte documentario respecto de la
documentacin sustentatoria de ingreso y salida de bienes del ao a inventariar, la
misma que deber estar debidamente suscrita por el responsable del almacn, el
Presidente de la Comisin de Inventario y los responsables de abastecimiento y/o
Logstica, Control Patrimonial, Contabilidad y Tesorera.
Despus de lo descrito en el prrafo supra el responsable de almacn, entrega al
Presidente de la Comisin de Inventario, las llaves de almacn bajo custodia, quien
ser el nico responsable de abrirlo y cerrarlo durante la toma de inventario fsico
de existencias del almacn. Adems se tendr en cuenta lo siguiente.
a) Conteo de existencias: El inventario fsico se efectuara con dos (02) conteos
efectuados por el personal designado por la Comisin de Inventario, los
mismos que estarn integrados en grupos de dos (02) personas para cada
cuerpo de tarjeta y taln respectivo.
b) Tarjeteos de Existencias: El rea de almacn ordenara las existencias fsicas
de almacn una semana antes del inicio del inventario fsico de existencias
de almacn de cada ao fiscal. El tarjeteo de existencia debe iniciarse el

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primer da til en que la Comisin de Inventario mediante Acta de
Instalacin, de por iniciado el Inventario Fsico de Existencias de Almacn.
c) Tarjetas de Inventario: El Presidente de la Comisin se cerciorara que
todos los tems contenido en la lista de stock de almacn otorgada por el
encargado de almacn, se encuentren con su respectiva Tarjeta de
Inventario, verificando de esta manera selectivamente que la tarjeta
coincida con la descripcin del artculo.
d) Existenciales Obsoletas: Por existencias obsoletas encontradas durante la
toma de inventario fsico, la Comisin de Inventario elevara un acta
informando de dicha ocurrencia y de considerarlo pertinente recomendar
la baja de dichos bienes, informe que ser elevado a la Oficina General de
administracin.
e) Bienes en Custodia: Los bienes en custodia que se encuentren en el rea de
Almacn se calificaran de forma coordinada con el encargado almacn, a fin
de determinar el tiempo que se encuentran en dicha rea y a partir de ello,
se comunicara a cada oficina responsable de dichos bienes, a fin que los
recupere y determine su destino.
6.1. Acciones del Comit previo al inventario.
a) Verificar el cumplimiento de las polticas y procedimientos para la
preparacin del inventario Fsico de Existencias de Almacn bajo
responsabilidad.
b) Verificar el corte documentario del rea de Almacn.
c) Efectuar la inspeccin fsica del ordenamiento de existencias fsicas en el
almacn para autorizar el inicio del conteo.
d) Verificar conjuntamente con el responsable de almacn, la ubicacin de los
bienes inventariados en los stands correspondientes.
6.2 Acciones del Comit durante el inventario.
a) Si se encontraran documentos que no han sido tramitados oportunamente
correspondiente a movimientos de existencias efectuadas antes del
inventario fsico de bienes se coordinara con el Presidente de la Comisin
de Inventario a fin de levantar un acta para hacer constar dicha ocurrencia.
b) Coordinar la apertura del almacn con el responsable de ste cuando se
haya culminado con el conteo fsico y las correcciones necesarias.
6.3 Acciones del Comit despus del Inventario.
a) Entregar al Responsable de Almacn copia del Inventario de existencias
realizado a fin de elaborar el cuadro respectivo del resultado del
inventario.
b)

Preparar el informe final del inventario con sus comentarios y sugerencias,

debe incluir programas de trabajo, las planillas de corte documentario, el
mismo que deber ser entregado bajo responsabilidad a la Oficina Regional
de Administracin en el plazo establecido en el acpite 5.5.

6.4 Funciones y Responsabilidades del Encargado de Almacn Previo al Inventario

deber:

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a)
b)

Verificar el correcto ordenamiento de las existencias antes de iniciarse el

inventario fsico de bienes.
Tener en orden las tarjetas de inventario y colocarlas un da antes del inicio
del inventario

6.5 Funciones y Responsabilidades del Encargado de Almacn Durante el

Inventario deber:
a) Ubicar la mesa de control a fin que los miembros de la Comisin efecten su
trabajo con eficacia.
b) Orientar a los miembros de mesa de control cuando estos se lo soliciten.
c) Coordinar con el Presidente de la Comisin de Inventario Fsico Existencia
de Almacn, o quien haga sus veces sobre los asuntos de toma de Inventario
de Bienes.
d) Otras funciones internas, tales como aviso oportuno al personal, usuario,
proveedores, etc., sobre la fecha de ejecucin del inventario.
e) El encargado del almacn no deber ausentarse hasta concluir la revisin de
las tarjetas de inventario.
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS.

La comisin de Inventario de Existencias efectuara su labor de la mejor manera

"; posible, manteniendo la confidencialidad de la informacin as como el de las
/
existencias, adoptando todas las disposiciones que se indican en la presente
/
directiva o acogiendo procedimientos que faciliten su labor, pero que de ninguna
;
manera podrn diferir de lo dispuesto bajo responsabilidad.