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CONTROLES DE SALIDA

Se ofrece el siguiente cuestionario:


1) Se tienen copias de los archivos magnticos en otros locales?
SI
NO
2) Dnde se encuentran esos locales?
3) Qu seguridad fsica se tienen en esos locales?
4) Qu confidencialidad se tiene en esos locales?
5) Quin entrega los documentos de salida de los procesos en lotes (batch)?
6) En qu forma se entregan?
7) Qu documentos?
Sistema
Documentos
A quin se entregan
Periodicidad
Observaciones
8) Qu controles se tienen?
Sistema
Comentarios

Control

Observaciones

9) Se tiene un responsable (usuario) de la informacin de cada sistema en


lnea y en lotes (batch)?
SI
NO
10)Cmo se atienden solicitudes de informacin a otros usuarios del mismo
sistema?
11) Se destruye la informacin no utilizada, o bien qu se hace con ella?
Destruye( )
Vende( )
Tira( )
Otro( )
CONTROL DE ASIGNACIN DE TRABAJO
Esta parte se relaciona con la direccin de las operaciones de la computadora en
trminos de la eficiencia y satisfaccin del usuario. Esta seccin debe ser
comparada con la opinin del usuario. La funcin clave del personal de cargas de
mquina est relacionada con el logro eficiente y efectivo de varios aspectos:

Satisfacer las necesidades de tiempo del usuario.

Ser compatible con los programas de recepcin y transaccin de datos.

Permitir niveles efectivos de utilizacin de los equipos y sistemas de


operacin.

Volver la utilizacin de los equipos en lnea.

Entregar a tiempo y correctamente los procesos en lotes (Batch).

La experiencia muestra que los mejores resultados se logran en organizaciones


que utilizan sistemas formales de programacin de actividades, los cuales intentan
balancear los factores y medir resultados.
Se debern evaluar los procedimientos de programacin de cargas de mquina
para determinar si se ha considerado atenuar los picos de los procesos generados
por cierres mensuales, o bien los picos de los sistemas en lnea, y poder
balancear las cargas de trabajo de lotes (batch) y lnea, dando prioridad a los
procesos en lnea, o contar con equipos que permitan en forma independiente
cumplir con las necesidades de procesos en lnea, con su comunicacin y con
procesos en lote.
En relacin con los programas de trabajo proponemos el siguiente cuestionario:
1. Opera la sala de mquinas sobre la base de programas de trabajo?
SI
NO

2. Indique los periodos que abarcan los programas de trabajo.


___________________________________________________________
3. Indique el puesto o departamento responsable de la elaboracin de los
programas de trabajo.
___________________________________________________________
4. Se
SI

cambian
NO

frecuentemente

los

programas

de

trabajo?

5. Cul es la causa principal?


___________________________________________________________
6. Se comunica oportunamente a los usuarios las modificaciones a los
programas de trabajo?
SI
NO
Cmo se comunican?
___________________________________________________________
7. Dentro del programa de trabajo de la mquina, Se tienen previstas:

o Demandas inesperadas?

o Fallas de la maquina?

o Soporte de los usuarios?

o Mantenimiento preventivo?

o Otras? (Especifique).

___________________________________________________________
8. Con qu frecuencia se asigna la computadora, en su totalidad o en un
gran porcentaje, para una sola aplicacin (la de mayor utilizacin)?
___________________________________________________________
9. Especifique los elementos que sirven como base para programar las cargas
de mquina.
___________________________________________________________
Se deber procurar que la distribucin fsica del equipo sea funcional que la
programacin de las cargas de mquina satisfaga en forma eficaz al usuario.
Asimismo, se tendr cuidado con los controles que se tengan para la utilizacin de
equipo y que el mantenimiento satisfaga las necesidades.

CONTROL DE MEDIOS DE ALMACENAMIENTO MASIVO


Los dispositivos de almacenamiento representan, para cualquier centro de
cmputo, archivos extremadamente importantes, cuya prdida parcial o total
podra tener repercusiones muy serias, no slo en la unidad de informtica, sino
en la dependencia en la cual se presta servicio. Una direccin de informtica bien
administrada debe tener perfectamente protegidos estos dispositivos de
almacenamiento, adems de mantener registros sistemticos de la utilizacin de
estos archivos, de modo que sirvan de base a los programas de limpieza (borrado
de informacin), principalmente en el caso de las cintas.
Adems, se deben tener perfectamente identificados fsicamente los archivos para
reducir la posibilidad de utilizacin errnea o destruccin de la informacin.
Un manejo adecuado de estos dispositivos permitir una operacin ms eficiente
y segura, mejorando adems los tiempos de proceso.

El siguiente cuestionario puede ser extensivo a todo tipo de almacenamiento


magntico; como ejemplo de formato para el anlisis de archivos, vase figura 5.2.
1. Los locales asignados a almacenamientos magnticos tienen:
( ) Aire Acondicionado.
( ) Proteccin contra el fuego (sealar que tipo de proteccin).
( ) Cerradura especial.
( ) Otro.
__________________________________________

2. Tienen el almacn de archivos proteccin automtica contra el fuego?


SI
NO
(Sealar que tipo.)
___________________________________________________________
3. Qu informacin mnima contiene el inventario de la cintoteca y la
discoteca?
Nmero de serie o carrete.
Nombre o clave del usuario.
Nombre del archivo lgico.
Nombre del sistema que lo genera.
Fecha de generacin del archivo.
Fecha de expiracin del archivo.
Nmero de volumen.
Otras.

(
(
(
(
(
(
(

)
)
)
)
)
)
)

4. Se verifican con frecuencia la validez de los inventarios de los archivos


magnticos?
SI

NO

5. En caso de existir discrepancia entre archivos y su contenido, se


resuelven y explican satisfactoriamente las discrepancias?
SI

NO

6. Qu tan frecuentes son estas discrepancias?


__________________________________________________________

7. Se tienen procedimientos que permitan la reconstruccin de un archivo en


cinta
o
disco,
el
cual
fue
inadvertidamente
destruido?
SI
NO

8. Se tienen identificados los archivos con informacin confidencial y se


cuenta con claves de acceso?
SI
NO
Cmo?
___________________________________________________________
9. Existe un control estricto de las copias de estos archivos?
SI

NO

10. Qu medio se utiliza para almacenarlos?:


Mueble con cerradura
( )
Bveda
( )
Otro (especifique)
( )
___________________________________________________________
11. Este almacn est situado:
En el mismo edificio de la direccin de informtica
En otro lugar.
Ambos.

(
(
(

)
)
)

12. Se borran los archivos de los dispositivos de almacenamiento, cuando se


desechan estos?
SI
NO
Cules?
__________________________________________________________
13. Se certifica la destruccin o baja de los archivos defectuosos?
SI

NO

14. Se registran como parte del inventario los nuevos elementos magnticos
que
se
reciben
en
la
biblioteca?
SI
NO

15. Se tiene un responsable, por turno, de los archivos magnticos?


SI

NO

16. Se Realizan auditorias peridicas a los medios de almacenamiento?


SI
NO
Con que periodicidad?
___________________________________________________________
17. Qu medidas se toman en el caso de extravo de algn dispositivo de
almacenamiento?
___________________________________________________________
18. Se restringe el acceso a los lugares asignados para guardar los
dispositivos de almacenamiento, a cargo de personal autorizado?
SI
NO

19. Se tiene relacin del personal autorizado para firmar la salida de archivos
confidenciales?
SI

NO

20. Existe un procedimiento para registrar los archivos que se prestan y la


fecha en que se devolvern?
SI

NO

21. Se lleva control sobre los archivos prestados por la instalacin?


SI

NO

22. En caso de prstamo, con qu informacin se documentan?

FORMATO PARA PRSTAMO


Nombre de la institucin a quien se hace el prstamo.
Fecha de recepcin
Fecha en que se debe devolver
Archivos que contiene
Formatos
Cifras de control
Cdigo de grabacin
Nombre del responsable que los prest
Otros

(
(
(
(
(
(
(
(

)
)
)
)
)
)
)
)

23. Indique qu procedimiento se sigue en el reemplazo de las cintas que


contienen los archivos maestros.
___________________________________________________________
24. El cintotecario controla la cinta maestra anterior previendo su uso
incorrecto
o
su
eliminacin
prematura?
SI
NO

25. La
SI

operacin
NO

de

reemplazo

es

controlada

por

el

cintotecario?

26. Se utiliza la poltica de conservacin de archivos hijo-padre-abuelo?


SI
NO

27. En los procesos que manejan archivos en lnea, Existen procedimientos


para
recuperacin
de
archivos?
SI
NO

28. Estos
procedimientos
SI
NO

los

conocen

los

operadores?

Cmo lo consigue?
___________________________________________________________

29. Con qu periodicidad se revisan estos procedimientos?

Mensual.
Anual.
Semestral
Otra.
30. Existe
un
SI
NO

(
(
(
(
responsable

en

)
)
)
)

caso

de

falla?

31. Explique qu politias se siguen para la obtencin de archivos de respaldo.


___________________________________________________________
32. Existe un procedimiento para el manejo de la informacin de la cintoteca?
SI
NO

33. Lo
SI

conoce
NO

lo

sigue

el

cintotecario?

34. Se distribuyen en forma peridica entre los jefes de sistemas informes de


archivos para que liberen los dispositivos de almacenamiento?
SI
NO
Con qu frecuencia?
___________________________________________________________
El objetivo del cuestionario es evaluar la forma como se administran los
dispositivos de almacenamiento bsico de la direccin. Al sealar archivos
magnticos nos referimos a cintas, discos, disquetes, CD, DVD y cualquier otro
medio de almacenamiento masivo de informacin.

CONTROL DE MANTENIMIENTO
Existen bsicamente tres tipos decontrato de mantenimiento. El contrato de
mantenimiento total, que incluye el mantenimiento correctivo y preventivo, el cual a
su vez puede dividirse en aquel que incluye las partes dentro del contrato y el que
no las incluye. El contrato que incluye refacciones es propiamente como n seguro,
ya que en caso de descompostura el proveedor debe proporcionar las partes sin

costo alguno. Este tipo de contrato es normalmente el mas caro, pero se deja al
proveedor la responsabilidad total del mantenimiento a excepcin de daos por
negligencia en la utilizacin de los equipos. (Este tipo de mantenimiento
normalmente se emplea en equipos grandes.)
El segundo tipo de mantenimiento es por llamada, en el cual se llama al
proveedor en caso de descompostura y ste cobra de acuerdo a una tarifa y al
tiempo que se requiera para componerla (casi todos los proveedores incluyen en
la cotizacin el quipo y viceversa). Este tipo de mantenimiento no incluye
refacciones.
El tercer tipo de mantenimiento es el que se conoce como en blanco, y es aquel
en el cual el cliente lleva a las oficinas del proveedor el equipo, y ste hace una
cotizacin de acuerdo con el tiempo necesario para su compostura, ms las
refacciones (este tipo de mantenimiento puede ser el adecuado para
computadoras personales).
Al evaluar el mantenimiento debemos primero analizar cul de los tres tipos es el
que ms nos conviene, y el segundo lugar pedir los contratos y revisar con detalle
que las clusulas estn perfectamente definidas, que no exista subjetividad y que
haya penalizacin en caso de incumplimiento, para evitar contratos que sean
parciales hacia el proveedor.
Para poder exigir el cumplimiento del contrato se debe tener un estricto control
sobre las fallas, la frecuencia y el tiempo de reparacin.
Para evaluar el control que se riene sobre el mantenimiento y las fallas se pueden
utilizar los siguientes cuestionarios:
1. Especifique el tipo de contrato de mantenimiento que se tiene (solicitar copa
de contrato).
___________________________________________________________
2. Existe n programa de mantenimiento preventivo para cada dispositivo del
sistema
de
cmputo?
SI
NO

3. Se
SI

lleva
NO

cabo

tal

programa?

4. Existen tiempos de respuesta y de compostura estipulados en los


contratos?
SI
NO

5. Si los tiempos de reparacin son superiores a los estipulados en el contrato,


Qu acciones correctivas se toman para ajustarlos a lo convenido?
___________________________________________________________
6. Solicite el plan de mantenimiento preventivo, que debe ser proporcionado
por el proveedor.

7. Existe algn tipo de mantenimiento preventivo que pueda dar el operador


autorizado
por
el
proveedor?
SI
NO
Cul?
___________________________________________________________
Cmo se notifican las fallas?
___________________________________________________________
Cmo se les da seguimiento?
___________________________________________________________
CONTROL DE FALLAS
1. Se mantienen registros actualizados de las fallas de los dispositivos del
sistema de cmputo y servicios auxiliares (aire acondicionado, sistema
de energa ininterrumpida, etctera)?
SI
NO
(Solicitar los registros de los ltimos meses.)
2. Es posible identificar, por medio de estos registros los problemas mas
recurrentes o las fallas mayores que afectan en forma determinante el
funcionamiento
de
la
sala
de
mquinas?
SI
NO
Cmo se identifican?
_________________________________________________________

3. Tiempo de respuesta promedio que se ha tenido con el contrato de


mantenimiento (tiempo de respuesta es el periodo entre la notificacin o
aviso de la existencia de un problema y la llegada del personal tcnico
que realiz las reparaciones del equipo).
_________________________________________________________
4. Cules son las actitudes de los ingenieros de servicio que mantienen
sus equipos?
_________________________________________________________
5. Cul considera que es la competencia tcnica de los ingenieros de
servicio que dan mantenimiento a sus equipos? Por qu?
_________________________________________________________
ANALISIS DE ARCHIVOS
FUNCIN
NOMBRE DEL ARCHIVO
TIPOS DE ARCHIVO
DESCRIPCIN

LOCALIZACIN
VOLUMEN DE ARCHIVOS
VOLUMEN DE
ACTUALIZACIN
EN VIGOR DESDE
CLASIFICADO POR
DOCUMENTOS O
INFORMES A
QUE DA ORIGEN

FRECUEN
CIA

OTROS

USUARIO

USO

FRECUEN
CIA

CONTENI
DO

DEL

ARCHIV
O

1. Cul es el tiempo promedio que toma investigar y resolver el


problema?
_________________________________________________________
2. Cul es la disponibilidad de refacciones necesarias para dar
mantenimiento a sus equipos?
_________________________________________________________
3. Cul es la efectividad del proveedor para resolver sus problemas de
mantenimiento?
_________________________________________________________
4. Cules son las medidas de mantenimiento preventivo realizadas al dar
servicio a su equipo?
_________________________________________________________
5. Cul es en general la calidad de los servicios ofrecidos bajo su
contrato de mantenimiento?
_________________________________________________________

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