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Control
Observaciones
cambian
NO
frecuentemente
los
programas
de
trabajo?
o Demandas inesperadas?
o Fallas de la maquina?
o Mantenimiento preventivo?
o Otras? (Especifique).
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8. Con qu frecuencia se asigna la computadora, en su totalidad o en un
gran porcentaje, para una sola aplicacin (la de mayor utilizacin)?
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9. Especifique los elementos que sirven como base para programar las cargas
de mquina.
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Se deber procurar que la distribucin fsica del equipo sea funcional que la
programacin de las cargas de mquina satisfaga en forma eficaz al usuario.
Asimismo, se tendr cuidado con los controles que se tengan para la utilizacin de
equipo y que el mantenimiento satisfaga las necesidades.
(
(
(
(
(
(
(
)
)
)
)
)
)
)
NO
NO
NO
(
(
(
)
)
)
NO
14. Se registran como parte del inventario los nuevos elementos magnticos
que
se
reciben
en
la
biblioteca?
SI
NO
NO
19. Se tiene relacin del personal autorizado para firmar la salida de archivos
confidenciales?
SI
NO
NO
NO
(
(
(
(
(
(
(
(
)
)
)
)
)
)
)
)
25. La
SI
operacin
NO
de
reemplazo
es
controlada
por
el
cintotecario?
28. Estos
procedimientos
SI
NO
los
conocen
los
operadores?
Cmo lo consigue?
___________________________________________________________
Mensual.
Anual.
Semestral
Otra.
30. Existe
un
SI
NO
(
(
(
(
responsable
en
)
)
)
)
caso
de
falla?
33. Lo
SI
conoce
NO
lo
sigue
el
cintotecario?
CONTROL DE MANTENIMIENTO
Existen bsicamente tres tipos decontrato de mantenimiento. El contrato de
mantenimiento total, que incluye el mantenimiento correctivo y preventivo, el cual a
su vez puede dividirse en aquel que incluye las partes dentro del contrato y el que
no las incluye. El contrato que incluye refacciones es propiamente como n seguro,
ya que en caso de descompostura el proveedor debe proporcionar las partes sin
costo alguno. Este tipo de contrato es normalmente el mas caro, pero se deja al
proveedor la responsabilidad total del mantenimiento a excepcin de daos por
negligencia en la utilizacin de los equipos. (Este tipo de mantenimiento
normalmente se emplea en equipos grandes.)
El segundo tipo de mantenimiento es por llamada, en el cual se llama al
proveedor en caso de descompostura y ste cobra de acuerdo a una tarifa y al
tiempo que se requiera para componerla (casi todos los proveedores incluyen en
la cotizacin el quipo y viceversa). Este tipo de mantenimiento no incluye
refacciones.
El tercer tipo de mantenimiento es el que se conoce como en blanco, y es aquel
en el cual el cliente lleva a las oficinas del proveedor el equipo, y ste hace una
cotizacin de acuerdo con el tiempo necesario para su compostura, ms las
refacciones (este tipo de mantenimiento puede ser el adecuado para
computadoras personales).
Al evaluar el mantenimiento debemos primero analizar cul de los tres tipos es el
que ms nos conviene, y el segundo lugar pedir los contratos y revisar con detalle
que las clusulas estn perfectamente definidas, que no exista subjetividad y que
haya penalizacin en caso de incumplimiento, para evitar contratos que sean
parciales hacia el proveedor.
Para poder exigir el cumplimiento del contrato se debe tener un estricto control
sobre las fallas, la frecuencia y el tiempo de reparacin.
Para evaluar el control que se riene sobre el mantenimiento y las fallas se pueden
utilizar los siguientes cuestionarios:
1. Especifique el tipo de contrato de mantenimiento que se tiene (solicitar copa
de contrato).
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2. Existe n programa de mantenimiento preventivo para cada dispositivo del
sistema
de
cmputo?
SI
NO
3. Se
SI
lleva
NO
cabo
tal
programa?
LOCALIZACIN
VOLUMEN DE ARCHIVOS
VOLUMEN DE
ACTUALIZACIN
EN VIGOR DESDE
CLASIFICADO POR
DOCUMENTOS O
INFORMES A
QUE DA ORIGEN
FRECUEN
CIA
OTROS
USUARIO
USO
FRECUEN
CIA
CONTENI
DO
DEL
ARCHIV
O