Sistema de Gestin Integrado SMCV

Control de Documentos y Registros

SGIpr0001
|

C O N T R O L

D E

D O C U M E N T O S

R E G I S T R O S

VERSIN: 07
Elaborado por: Comit Tcnico
Modificado por:

COPIA N
Fecha: 22-Nov-2007
Revisado por:

Aprobado por:

Firma:

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Firma:

CONTROL DE
DOCUMENTOS Y
REGISTROS

Firma:

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Firma:

Firma:

Firma:
Gerente de Medio Ambiente

Comit Tcnico

Gerente de Salud y Seguridad

Presidente de SMCV
Gerente de Procesos
Hidrometalurgicos

Fecha:

Fecha:

Fecha:

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DOCUMENTO SOLO PARA CONSULTA

Cambios realizados en este Documento

Cambia el nombre del formato Registro Maestro de Documentos por Lista Maestra de
Documentos (07- 04 - 08)
Cambia el nombre del formato Registro de Distribucin de Documentos por
Lista de Distribucin de Documentos. (07- 04 - 08)
Se actualiza los nombre de las reas as como se reacomoda su distribucin por Gerencias. (07- 04
- 08)
Se especifica en el alcance de este procedimiento que los documentos que se controlan son
aquellos que se encuentran listados en la Lista Maestra de documentos. (07- 04 - 08)
Se aclara la definicin de documento controlado. (07- 04 - 08)
Se retira de definicin los siguientes trminos: responsable de elaboracin, revisin y aprobacin.
(07- 04 - 08)

Cambios realizados en este Documento

Se incluye la definicin de documentos especiales operativos. (07- 04 - 08)
Se incluye el tem 5.2 identificacin de documentos. (07- 04 - 08)
Se incluye el anexo n 7 (diagrama de flujo del control de documentos del SGI). (07- 04 - 08)
Se incluye lineamientos para la legibilidad y disposicin en los puntos de uso de los
documentos. (07- 04 - 08)
Se retira el texto referente al formato de documentos. (anexo N 6). (07- 04 - 08)
En el ITEM 2 se aclara el alcance. (13 Feb 09).
En el ITEM 3 se actualiza los responsables. (13 Feb 09).
En el ITEM 4.1 se retira las abreviaturas AAU, MSGI y RAD y se incluye RCD. (13 Feb 09).
En el ITEM 4.2 se incluye la definicin SGI, se modifica la definicin de Documento Interno,
Documento Externo, Documento Controlado, se integra la definicin de Documentos
Especiales de Gestin y Operativos en Documentos Especiales. (13 Feb 09).
En el ITEM 5.1 se adiciona un prrafo introductorio. (13 Feb 09).
En el ITEM 5.1.2 se adiciona l Comit Tcnico. (13 Feb 09).
En el ITEM 5.2 se modifica el prrafo y se indica el responsable de identificacin de
documentos. (13 Feb 09).
En el ITEM 5.3 Se cambia el ttulo de Elaboracin / actualizacin del documento por
Elaboracin o modificacin del documento. (13 Feb 09).
En el ITEM 5.4 Se cambia el ttulo revisin y aprobacin del documento por Edicin del
documento. (13 Feb 09).
En el ITEM 5.4 se agreg que en las modificaciones descritas en la cartula (hoja de cambios)
tambin se debe considerar la fecha de la modificacin (13 Feb 09).
En el ITEM 5.5 Se cambia el ttulo Edicin del documento por Revisin y aprobacin del
documento. (13 Feb 09).
En el ITEM 5.6 se aclara que el responsable de control de documentos (RCD) es el
responsable de la distribucin de los documentos y del almacenamiento. (13 Feb 09).
En el ITEM 5.7 se modifica el ttulo Cambios o modificaciones de los documentos por
Almacenamiento y disposicin final de los documentos. (13 Feb 09).
En el ITEM 5.8 se elimina el texto: excepcin de los requisitos legales y otros requerimientos.
(13 Feb 09).
En el ITEM 6 se hace referencia a los requisitos de las normas (ISO 14001, OHSAS 18001,
ISO 9001), asociados al control de documentos y a la gua para desarrollar y/o revisar POEs.
(13 Feb 09).
En el ITEM 7 se modifica el encabezado de tiempo de conservacin por tiempo mnimo de
conservacin. (13 Feb 09).
En el ITEM 8 se elimina el anexo N 07 Diagrama de Flujo. (13 Feb 09).
En el anexo N 01 se incluye en la cabeza de pgina el nombre del procedimiento. (13 Feb 09).
En el anexo N 02 en tipo se elimina la columna de SGI. (13 Feb 09).
En el anexo N 03 se elimina la fecha de aprobacin. (13 Feb 09).
En el anexo N 05 se modifica el punto 5.1 en el que en cada cuadro se ha cambiado la
palabra Item por cantidad. (13 Feb 09).
En el anexo N 05 se modifica el punto 5.2 (se adiciona la tabla donde se detalla el AAS,
actividad crtica , puesto clave y numeral del paso), en el 5.3 modifica la metodologa del
desarrollo del POE. (13 Feb 09).
En el anexo N 06 se modifica los cdigos de las superintendencias de metalurgia. (13 Feb
09).
En el tem 4.2, se incluy la abreviatura de RAD: Representante de la Alta Direccin. (05-0509)
En el tem 5.3 en ttulo se adicion el trmino actualizacin (05-05-09).

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Control de Documentos y Registros
SGIpr0001

Cambios realizados en este Documento

En el tem 5.3 se aclar que en la revisin que realiza el Comit Tcnico en el documento de
gestin es una actualizacin o modificacin del documento. (05-05-09).
En el tem 5.5, se ha aclarado acerca de la revisin (actualizacin o modificacin) del
documento que realiza el Comit Tcnico y la revisin que realizan los RADs o personal
relacionado con el tema. (05-05-09).
En el tem 5.5, se adicion que una vez aprobado el documento operativo el RCD enva al
Comit Tcnico para registrarlo en la LMD e incluirlo en el servidor si es necesario. (05-0509).
En el tem 5.6 se modific el ttulo Distribucin del Documento por Distribucin y Control del
Documento , asimismo se aclar que los principales documentos de origen interno y externo
relacionados al SGI son incluidos en la Lista Maestra de Documentos (20/10/09)
En el tem 5.1 se adiciono la identificacin del documento de gestin y operativo (jun 2012)
En el tem 5.2 se adicion la descripcin del cdigo del documento (jun 2012)
En el tem 5.3 se hace mencin la Gua para elaboracin de POEs (jun 2012)
En el tem 5.4 se mejor la redaccin del prrafo (jun 2012)
En el tem 5.6 se hace mencin al anexo N05 Cargo de Recepcin / Entrega de Documentos
(junio 2012)
En el tem 5.7 se adiciona la descripcin para la Publicacin, Distribucin y Control de
Documento, en este se describe el control de documentos internos, externos, obsoletos (junio
2012)
En el tem 7 se incluyeron los registros Registro de Codificacin, Cargo de Recepcin /
Entrega de Documentos, Cargo de Recepcin / Entrega de Documentos (junio 2012)
Se cambi en nombre del procedimiento de Procedimiento para el control de documentos a
Control de documentos (junio 2012)
En el tem 8 se modificaron los anexos Lista Maestra de Documentos, Lista de Distribucin
de Documentos (junio 2012)
En la seccin 5.3 se elimin el uso del sello DOCUMENTO SOLO PARA CONSULTA para
documentos en revisin.(09-11-2012)
En la seccin 5.5 se estableci que la revisin de los documentos de las reas, relacionados a
riesgos y aspectos ambientales significativos, as como la primera versin de todo documento,
debe ser enviada al Comit Tcnico para su revisin antes de su aprobacin final. Otros
documentos sern revisados por el responsable designado por el RAU, quien verificar el
cumplimiento de los lineamientos dados en la SGIot0003 Gua para elaboracin de POEs.
Tambin se incluy el mecanismo de consultas relacionadas a la documentacin (09-11-2012)
Se retir los formato mencionados en el documento de la seccin 8, para ser incluidos en la
carpeta Formatos y Afines del procedimiento en el servidor (Disco S). (09-11-2012)
Se integr el procedimiento SGIpr0001 Control de Documentos con el procedimiento
SGIpr0002 Control de Registros eliminando este ltimo. (09-11-2012)
En la seccin 5.3 se agreg que cuando el documento requiera establecer formatos para la
elaboracin de registros, dichos formatos debern mantenerse actualizados e identificados de
acuerdo a lo establecido en la seccin 5.9.1. y deben conservarse en la carpeta Formatos y Afines
del documento y no formaran parte de los anexos del mismo.
En la seccin 5.9.1 se agreg la Lista Maestra de Registros y el control de versiones y fechas
de actualizacin de formatos asociados a los registros del SGI.(09-11-2012)
En la seccin 5.9.2 se elimin la Ficha para el Control de Salida y Devolucin de Documentos
y Registros del SGI (09-11-2012)
En la seccin 5.5 se agreg la mencin al Programa de revisin de documentos .(09-11-2012)

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Control de Documentos y Registros
SGIpr0001

Sistema de Gestin Integrado SMCV

Control de Documentos y Registros
SGIpr0001

1.

OBJETIVO(S)....................................................................................................................... 5

2.

ALCANCE ............................................................................................................................ 5

3.

RESPONSABLES ................................................................................................................ 5

4.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS .................................................................................... 5

4.1.

DEFINICIONES ................................................................................................................. 5

4.2.

ABREVIATURAS ............................................................................................................... 6

5.

DESCRIPCIN .................................................................................................................... 6

5.1. IDENTIFICACIN Y EVALUACIN DE LA NECESIDAD DE ELABORAR O MODIFICAR

UN DOCUMENTO. ..................................................................................................................... 6
5.2.

IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO. ............................................................................. 7

5.3.

ELABORACIN, ACTUALIZACIN O MODIFICACIN DEL DOCUMENTO. ................... 7

5.4.

EDICIN DEL DOCUMENTO. .......................................................................................... 7

5.5.

REVISIN Y APROBACIN DE DOCUMENTOS DE SMCV. ......................................... 8

5.6.

REVISIN DE DOCUMENTOS DE TERCEROS. ............................................................ 8

5.7.

PUBLICACIN, DISTRIBUCIN Y CONTROL DEL DOCUMENTO. ................................ 8

5.8.

ALMACENAMIENTO Y DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS. ......................... 9

5.9.

CONTROL DE REGISTROS ............................................................................................. 9

5.9.1.

IDENTIFICACIN Y UBICACIN .................................................................................. 9

5.9.2.

ALMACENAMIENTO ...................................................................................................... 9

5.9.3.

PROTECCIN ............................................................................................................. 10

5.9.4.

CONSERVACIN Y DISPOSICIN ............................................................................. 10

6.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA.................................................................................... 10

7.

REGISTROS ...................................................................................................................... 10

8.

ANEXOS ............................................................................................................................ 10

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CONTENIDO

Sistema de Gestin Integrado SMCV

Control de Documentos y Registros
SGIpr0001

1. OBJETIVO(S)
Establecer lineamientos para el control de todos los documentos y registros relacionados con el
SGI de SMCV.
2. ALCANCE

3. RESPONSABLES

Comit Tcnico.
Responsable del control de documentos.
Responsable del rea usuaria.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
4.1. DEFINICIONES

SGI: Incluye los sistemas de gestin relacionados a las normas: ISO 14001, OHSAS
18001 e ISO 9001.

Lista Maestra de Documentos: Lista en donde se registran todos los documentos del
SGI.

Documento interno: Documento que ha sido desarrollado para SMCV y que pertenece al
SGI. Estos documentos pueden encontrarse en medio impreso o medio electrnico.

Documento externo: Documento que no ha sido desarrollado para SMCV pero su uso
es identificado como necesario para el SGI. Estos documentos pueden encontrarse en
medio impreso o medio electrnico. Son documentos externos: normas legales, normas
tcnicas, catlogos de equipos entre otros.

Documento controlado: Es aquel que se encuentra registrado en la Lista Maestra de

Documentos y se encuentra ubicado en forma electrnica o fsica. Llevan un sello de
color azul con el texto Documento Controlado.

Formato: Medio sobre el cual se escriben o almacenan datos y/o informacin. Cuando el
formato contiene datos y/o informacin se convierte en registro.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeadas.

Estndar: Requerimientos de tipo tcnico, legal u operacional que deben cumplir los
elementos componentes de un sistema productivo, administrativo o de servicio (personas,
reas, instalaciones, equipos y/o materiales), para garantizar resultados operacionales
satisfactorios.
Los estndares contemplan entre otras: especificaciones tcnicas, normas de diseo y de
construccin.

Manual del SGI: Documento que describe la forma como SMCV gestiona los sistemas
que conforma el SGI.

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DOCUMENTO SOLO PARA CONSULTA

Este procedimiento aplica a todos los documentos y registros del SGI.

Polticas: Documento que enuncia los compromisos y lineamientos formales de la alta

direccin en temas de medio ambiente, seguridad & salud ocupacional y calidad.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una tarea, actividad o un proceso.
Cuando el procedimiento es operativo se le denomina POE e incluye controles
ambientales, de seguridad & salud y calidad.

Usuario: Persona o rea que requiere el documento para realizar sus actividades

Hoja de cambios: Es aquella que nos permite especificar de manera concisa las
modificaciones realizadas en un documento existente. Constituye la cartula de los
documentos controlados.

Documento de gestin: Documento que describe las actividades necesarias para el

mantenimiento del SGI, y que obedecen a algn requisito de las normas involucradas

Documento operativo: Documento que describe las actividades operacionales y tcnicas

de las reas necesarias para el desempeo del SGI, entre estos se encuentran por
ejemplo los POEs.

Documentos especiales: Documentos que describen las actividades necesarias para el

SGI los cuales no siguen la estructura de documentos de gestin descrita y algunos
lineamientos de control de este procedimiento. Entre estos se encuentran las polticas de
medio ambiente, salud y seguridad y calidad, la matriz de control y medicin de las
operaciones, programa de gestin ambiental, planes de contingencia, algunos requisitos
legales, entre otros.

Documentos transversales: Son aquellos de aplicacin para los sistemas de gestin

relacionados a las normas: ISO 14001, OHSAS 18001 e ISO 9001.

Comit Tcnico: Constituido por los Coordinadores y Supervisores de los sistemas que
conforman el SGI y el Coordinador General del SGI. Cuya funcin es facilitar y asesorar la
implementacin y mantenimiento del SGI de SMCV.
Responsable del rea usuaria: Posicin de ms alto rango dentro de la unidad
organizacin del rea.

4.2. ABREVIATURAS

SMCV
RCD
RAU
RAD
SGI
SSO
POE
LMD
LMR

: Sociedad Minera Cerro Verde S.A.A.

: Responsable del control de documentos.
: Responsable del rea usuaria.
: Representante de la Alta Direccin.
: Sistema de Gestin Integrado.
: Seguridad & Salud Ocupacional.
: Procedimiento de Operacin Estndar.
: Lista Maestra de Documentos
: Lista Maestra de Registros

5. DESCRIPCIN
5.1. Identificacin y evaluacin de la necesidad de elaborar o modificar un documento.

Los documentos podrn ser modificados por cambios en la organizacin, cambios en los
mtodos, no conformidades detectadas, por auditoras externas, internas o propuestas de
mejora realizadas por cualquier persona que labore para o a nombre de SMCV.

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Control de Documentos y Registros
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Cualquier trabajador de SMCV que identifique la necesidad de elaborar un nuevo documento

para el SGI o modificar uno existente, debe comunicar esta necesidad al Comit Tcnico
(responsable del sistema relacionado con el tema) para que este verifique la no-existencia y
evale la conveniencia de elaborarlo o modificarlo.

Si se identifica la necesidad de elaborar un nuevo documento para un rea o modificar uno

existente, debe comunicarse al responsable del rea usuaria (RAU) para que verifique la noexistencia y evale la conveniencia de elaborarlo o modificarlo, en coordinacin con el Comit
Tcnico.

Si no hubiese ningn inconveniente y siempre que el documento a elaborar o a modificar no

se contraponga o afecte negativamente las disposiciones establecidas para los elementos del
SGI, se realizaran las acciones necesarias segn el caso, a cargo de los miembros del Comit
Tcnico (responsable del sistema relacionado con el tema) para documentos de gestin y
persona designada por el responsable del rea usuaria (RAU) para documentos de rea.

5.2. Identificacin del documento.

El documento se identifica a travs de un cdigo, nombre y versin el mismo que es solicitado
por el responsable designado al Comit Tcnico o al RCD del rea segn corresponda. El
cdigo debe tener un mximo de 12 caracteres y tiene la siguiente forma:
Dnde:

XXXXXyyyZZZZ

XXXXX: Corresponde a los caracteres definidos en el cdigo de unidades organizacionales,

que se registran en la Tabla N 1 del Registro de Codificacin. Para documentos
relacionados con los temas transversales (aplicables a todas las reas) se utilizarn las
siglas SGI como codificacin.
yyy : Es el cdigo de tipo de documento, que se registran en el la Tabla N 2 del Registro de
Codificacin
ZZZZ : Es un nmero correlativo de cuatro dgitos, que por lo general comenzar con 0001.
5.3. Elaboracin, actualizacin o modificacin del documento.

Para elaborar, actualizar o modificar un documento el responsable designado coordina las

gestiones necesarias con los usuarios del documento y con la persona que identific la
necesidad de la elaboracin, para proceder con las acciones, utilizando la estructura de la
SGIot0003 Gua para elaboracin de POEs, donde no se considera el tem Requerimientos
para el caso de documentos de gestin. Cuando el documento requiera establecer formatos
para la elaboracin de registros, dichos formatos debern mantenerse actualizados e
identificados de acuerdo a lo establecido en la seccin 5.9.1. y deben conservarse en la
carpeta Formatos y Afines del documento y no formaran parte de los anexos del mismo.

Si el documento ha sido modificado, el responsable describe los cambios en la cartula

(seccin Cambios realizados en este Documento), incluyendo la fecha en que se generan

dichos cambios.

5.4. Edicin del documento.

Una vez elaborado o modificado el documento de gestin u operativo, el Comit Tcnico o el
responsable designado edita el documento y verifica que todas las modificaciones pertinentes
han sido registradas en la cartula. As mismo, se actualiza la versin, nmero de pginas,

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codificacin y fechas de modificacin, revisin y aprobacin del documento segn

corresponda.

5.5. Revisin y aprobacin de documentos de SMCV.

Las reas planifican la revisin, actualizacin y aprobacin de documentos de acuerdo sus

Los documentos de gestin del SGI son revisados (actualizado o modificados) por el Comit

Tcnico, luego de ser editados, son enviados a los RADs o personal relacionado con el tema
para su revisin final y aprobacin. Las observaciones encontradas en dicha revisin son
incluidas en el documento por el Comit Tcnico.

Los documentos de las reas, relacionados a riesgos y aspectos ambientales significativos,

as como la primera versin de todo documento, debe ser enviada al Comit Tcnico para su
revisin antes de su aprobacin final. Otros documentos sern revisados por el responsable
designado por el RAU, quien verificar el cumplimiento de los lineamientos dados en la
SGIot0003 Gua para elaboracin de POEs. Luego de que las observaciones a los
documentos son resueltas, el documento se enva para revisin final y aprobacin al RAU..

Si durante la elaboracin o modificacin de documentos surgieran dudas sobre temas

Ambientales, de Seguridad o Salud Ocupacional y/o temas que afecten al SGC, podrn
consultarse al personal de Medio Ambiente, personal de Salud y Seguridad asignado para el
apoyo al rea o tambin pueden consultarse con el Comit Tcnico.

5.6. Revisin de documentos de terceros.

Los documentos generados por terceros, en cumplimiento a los lineamientos dados por los

sistemas de gestin, son recibidos a travs de los mecanismos establecidos para cada caso,
acompaados del formato de Revisin de Documentos de Empresas Contratistas

Se revisa la estructura lgica, claridad y objetividad del mismo, de no tener observaciones el

documento es aprobado y se transmite al emisor empleando el formato de Revisin de

Documentos de Empresas Contratistas

5.7. Publicacin, Distribucin y Control del documento.

El Comit Tcnico incluye el documento nuevo o modificado en el servidor para que se

encuentre a disposicin de todos los usuarios de SMCV.

Una vez que el Comit Tcnico incluye el documento nuevo o modificado en el servidor el

RCD procede a actualizar la LMD, la cual enva al Comit Tcnico para que se incluya en el
servidor.

Para el caso de documentos operativos el RCD es el encargado de la distribucin de los

documentos en forma fsica, para lo cual utiliza la Lista de Distribucin de Documentos. La

distribucin de copias controladas de documento de gestin es responsabilidad del Comit
Tcnico.

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necesidades y criticidad, la cual registran en el formato Programa de Revisin de

Documentos, el cual es enviado al Comit Tcnico para su ingreso al servidor (Disco S).

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Las copias controladas impresas se identifican con un sello de color azul en la pgina inicial o

cartula que dice COPIA CONTROLADA, lo cual ser una indicacin para que no sea
editado, enmendado o modificado sin previa autorizacin del Comit Tcnico o del
responsable del rea usuaria.

adecuada para asegurar la legibilidad de los documentos y que a su vez estos se encuentren
disponibles en los puntos de uso.

Cuando cualquier usuario necesite una copia de los documentos disponibles en el servidor,

podr realizar una impresin, la cual deber contar con la indicacin: DOCUMENTO SOLO
PARA CONSULTA.

Los documentos de origen externo, relacionados al SGI sern incluidos en la Lista Maestra

de Documentos. El control de este tipo de documentos en fsico o digital se realizar

colocando una identificacin en la pgina inicial o cartula con la denominacin de
DOCUMENTO EXTERNO.

5.8. Almacenamiento y disposicin final de los documentos.

El documento ORIGINAL en fsico es conservado por el Comit Tcnico de ser un documento

de gestin o el RCD en caso de ser un documento operativo.

De ser necesario conservar algn documento obsoleto (con propsitos legales u otros), este

documento se identifica con el texto DOCUMENTO OBSOLETO y se almacena en

condiciones adecuadas.

La disposicin final del documento obsoleto de gestin es responsabilidad del Comit Tcnico;

para el caso de los documentos obsoletos operativos es responsabilidad del RCD, segn lo
establecido (con propsitos legales u otros).

5.9. Control de Registros

5.9.1. Identificacin y ubicacin
Los registros asociados al SGI se encuentran identificados en la Lista Maestra de Registros,
la cual debe ser actualizada cada vez que se realice un cambio, adems de la versin y fecha
de actualizacin de los formatos.
5.9.2. Almacenamiento
Una vez registrados los resultados obtenidos de actividades o procesos realizados, el
generador del registro entrega este registro al responsable de su control.
El responsable del control de los registros se encarga de asegurar las condiciones
ambientales para evitar daos, prdidas o deterioros y su ubicacin de fcil acceso para el
personal que utilice dicha informacin.
Los registros electrnicos estn almacenados en el servidor de la compaa.

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El Comit Tcnico y el RCD son los responsables de almacenar los documentos en forma

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Los registros fsicos relacionados al SGI son almacenados por los responsables del control.

5.9.4. Conservacin y Disposicin

Los registros relacionados al SGI son conservados por los responsables del control. El
tiempo de conservacin se encuentra definido por el responsable del control.
Luego de cumplirse el tiempo de conservacin de los registros, el responsable del control
procede a su disposicin final (reciclaje, reutilizacin o eliminacin).

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Clusula 4.4.5 Norma ISO 14001:2004.

Clusula 4.4.5 Norma OHSAS 18001:2007.
Clusula 4.2.3 Norma ISO 9001:2008.

7. REGISTROS
Responsable del Control

Tiempo Mnimo de
Conservacin

Lista maestra de Documentos

Comit Tcnico/RAU

1 ao.

Lista maestra de Registros

Lista de distribucin de documentos
Registro de Codificacin
Programa de Revisin de Documentos

Comit Tcnico/RAU
Comit Tcnico/RAU
Comit Tcnico/RAU
Comit Tcnico/RAU

1 ao.
1 ao.
1 ao.
1 ao.

Revisin de Documentos de Empresas

Contratistas

Coordinador responsable

1 ao.

Nombre del Registro

8. ANEXOS
No aplica.

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5.9.3. Proteccin
Los registros electrnicos almacenados en el servidor de la compaa son protegidos a
travs de copias de seguridad y niveles de acceso administrados por el rea de Informtica.
Los registros fsicos son protegidos a travs de su almacenamiento y control de acceso en
cada rea.