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MANUAL DE CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

Sistema de Gestin de Calidad y Seguridad Alimentaria


Marzo 2015
Elaborado por
Jefe de Control de
Calidad
Emisin
02

Revisado por
Gerente de SGCSA

Aprobado por
Gerente General

Cdigo
PA.01.01

Fecha de revisin
14/03/2016

Manual de producto no conforme


PA.01.01
E2:14/03/2015 Rev.:14/03/2016

INDICE
I.

PROPOSITO ............................................................................................................ 4

II.

OBJETIVO ............................................................................................................... 4

III.

ALCANCE ............................................................................................................. 4

IV.

RESPONSABILIDADES ........................................................................................ 4

V.

POLTICAS .............................................................................................................. 5

5.1 Planta Descascarado ............................................................................................. 5


5.1.1 Deteccin de producto no conforme ............................................................... 5
5.1.2 Identificacin y registro de producto no conforme ........................................... 5
5.1.3 Anlisis y disposicin final de productos no Conformes .................................. 5
5.2 Planta Blanqueadora ............................................................................................. 8
5.2.1 Deteccin de producto no conforme ............................................................... 8
5.2.2 Identificacin y registro de producto no conforme ........................................... 8
5.2.3

Anlisis y disposicin final de productos no conformes .............................. 8

5.3 Destinos de Productos afectados ........................................................................ 10


5.3.1 Procedimiento de la destruccin ................................................................... 10
5.3.2 Procedimiento aprobacin de lotes destinados a Industria, Planta
Blanqueadora ......................................................................................................... 10
VI.

PROCEDIMIENTO .............................................................................................. 11

6.1 Disposicin final de producto no conforme .......................................................... 11


VII.

FLUJO DE PROCESOS ...................................................................................... 13

7.1 Disposicin final de producto no conforme .......................................................... 13


VIII. ANEXOS ............................................................................................................. 14
Anexo: 1 Tratamiento de Producto No Conforme ...................................................... 14
Anexo 2: Etiqueta de identificacin de producto no conforme ................................... 15
Anexo 3: Registro de destruccin de producto no conforme ..................................... 16
IX.

DOCUMENTOS RELACIONADOS ..................................................................... 17

X.

PROTOCOLO DE REGISTRO............................................................................... 17

XI.

DEFINICIONES ................................................................................................... 18

XII.

BIBLIOGRAFIA ................................................................................................... 18

Manual de producto no conforme


PA.01.04
E2:14/03/2015 Rev.:14/03/2016

XIII. HISTORIAL DE CAMBIO .................................................................................... 18

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Manual de producto no conforme


PA.01.04
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I.

PROPOSITO

Establecer los criterios para asegurarse que el producto que no sea conforme con las
especificaciones establecidas, sea identificado, controlado y determinada su
disposicin final con el objetivo de prevenir su uso y entrega involuntaria.
Cualquier recomendacin al contenido de este manual, debe ser notificado al Jefe de
Control de Calidad, quien es el responsable de su actualizacin.
Este documento es propiedad nica y exclusiva de CUKRA INDUSTRIAL, S.A. Su
contenido es de carcter confidencial, por tanto, el usuario responsable de su
implementacin, debe mantener su custodia y buen uso, as como no permitir su salida
de las instalaciones de la empresa.

II.

OBJETIVO

Asegurar que cualquier producto no conforme con las especificaciones establecidas es


tratado de manera efectiva para evitar su liberacin.

III.

ALCANCE

Este documento aplica para el personal de Produccin, Control de Calidad y


Comercializacin.

IV.

RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad de:
1. Jefe de Control de Calidad:
a) Mantener actualizado los procedimientos descritos en este manual, por
cambios en polticas internas de la empresa o por normas regulatorias
externas.
b) Implementar y hacer cumplir lo descrito en este documento.
c) Orientar el contenido del documento a la mejora continua.
d) Notificar los cambios en los diferentes procesos, normativas o regulaciones
que pudiesen afectar lo establecido en las polticas descritas en este
manual.

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V.

POLTICAS

5.1 Planta Descascarado


5.1.1 Deteccin de producto no conforme
1. Los productos no conformes son detectados mediante los controles de
verificacin de produccin por parte de Control de Calidad o por Personal de las
plantas de produccin y Almacn y Despacho.
2. El producto se identifica como no conforme, si se presentan cualquiera de las
siguientes condiciones:
a) Existe marcaciones de plaga en el proceso de descascarado y se sospecha
de posible contaminacin en un lote especifico.
b) Un lote almacenado en bodega:
b.1) Es afectado por roedores o por cualquier otro animal.
b.2) Se detecta humedad en los sacos.
c) Lotes con aflatoxina que no cumplan con los parmetros establecidos por las
normas nacionales e Internacionales.
d) Producto que durante su proceso, exista alguna afectacin a su inocuidad
(cuerpo extrao vidrio).
5.1.2 Identificacin y registro de producto no conforme
1. El producto No Conforme, se deber registrar en el Formato de Tratamiento de
producto no conforme (Ver anexo 1).
1.1 El producto se identificar en el sistema informtico Inventario Man Oro,
sombreando en color rojo, la celda donde se describe el nmero de lote y
en la columna de las observaciones que el producto est bloqueado para
exportar, mientras se realizan las gestiones correspondientes para su
disposicin final.
5.1.3 Anlisis y disposicin final de productos no Conformes
1. En el caso de marcaciones de plaga, se procede de la siguiente manera:
a) Mediante correo electrnico, el Jefe de Control de Calidad, solicita apoyo al
Responsable de la Planta y Responsable de Almacn y Despacho, para realizar
muestreo aleatorio del lote identificado como sospechoso y luego dichas

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muestras ser inspeccionadas por personal de las bandas de seleccin manual;


de acuerdo a los resultados obtenidos se proceder de la manera siguiente:
a.1) Si el producto presenta niveles de infestacin leve, los sacos que se
abrieron se vuelven a coser y se procede a fumigar in situ el lote completo.
Pasado el tiempo de cuarentena, se verifica la efectividad de este proceso
con un nuevo muestreo, hasta asegurar que el producto cumple con las
especificaciones de calidad (cero plaga).
a.2) Si el lote presenta niveles de infestacin alta, el lote es aislado (segregado
en bodega de producto no conforme - Almacn y Despacho) y se solicita
va correo electrnico al Responsable del departamento Fitosanitario la
fumigacin del lote, y se asegurar la efectividad del proceso con un
segundo muestreo, inspeccionando la muestra en bandas de seleccin en
busca de plaga hasta que cumpla las especificaciones de calidad. Como
una medida adicional de seguridad, se solicita al Responsable de la Planta
de descascarado, el proceso de zarandeo y reempaque del lote en
mencin, a fin de eliminar cualquier presencia de plaga muerta.
2. En el caso de afectacin por roedores, se procede de la siguiente manera:
a) El Responsable del Almacn y Despacho informa del hallazgo, va
telefnica o correo electrnico, al Jefe de Control de Calidad.
b) El Jefe de Control de Calidad, enva al supervisor de calidad autorizado a
realizar una inspeccin y evaluacin del producto afectado por roedores.
c) Se realiza una evaluacin de los sacos directamente afectados y los
sacos que se encuentran en el permetro ms cercano a la afectacin
para determinar el grado de infestacin del producto.
d) Los sacos identificados como sospechosos, se segregan del lote
completo, se ventilan y se realiza un cambio de empaque, este hallazgo
es transmitido va correo al Responsable de Almacn y Despacho,
Responsable Fitosanitario, Gerente Comercializacin, Contadora General,
Gerente Financiero y Gerente General. Si el resultado de la evaluacin
determina una afectacin positiva, los sacos se dan de baja mediante un
procedimiento contable
o se degrada a industria. Para ambas
disposiciones se solicita autorizacin va electrnico al Gerente General.
3. En el caso de humedad en los sacos, se procede de la siguiente manera:
a) El Responsable de Almacn y Despacho, notifica de la condicin al Jefe
de Control de Calidad, quien evaluar la situacin. Se solicita al
Responsable Almacn y Despacho que el o los sacos sean abiertos y
tendidos en una manta de saco polipropileno, para poder evaluar
directamente de manera visual todo el producto, luego se procede a
tomar una muestra para realizar prueba de humedad utilizando para ello

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el equipo electrnico medidor de humedad y se procede segn los


siguientes resultados:
a.1) Si no hay afectacin del producto, solamente se hace el cambio de saco
y se vuelve a tomar el peso.
a.2) En caso de haber afectacin, el producto se tiende (ventila) encima de
la manta y se deja orear, dndole seguimiento con tomas de muestras
diario hasta que no exista ninguna presencia de humedad al tacto ni
olores desagradables y confirmando la primera condicin con el medidor
de humedad. Una vez garantizado que el producto est en ptimas
condiciones se procede a levantarlo y empacar nuevamente en saco
nuevo.
a.3) Si existiese presencia de moho en el producto, se retira toda la parte
afectada y se hace entrega al Responsable de Almacn y Despacho
para que proceda a tomar el peso de la parte retirada a fin de poder
reponer la cantidad exacta con producto bueno sustrado de la muestra
testigo referencial correspondiente a dicho lote y de esta manera
garantizar que el o los sacos afectados cumplan con su peso
establecido.
4. En el caso de lotes con aflatoxina fuera de parmetro, se procede de la siguiente
forma:
a) Los lotes de producto de exportacin que presenten niveles de aflatoxina
superior a 15 ppb son detectados y retenidos al momento de la liberacin
de producto. Ver procedimiento de Liberacin de Producto.
b) En el sistema informtico Inventario Man Oro donde se describen todos
los anlisis realizados al lote (daos de calidad y aflatoxina), se marca con
un color rojo, los lotes que estn afectados, a fin de determinar de manera
segura la disposicin final de los mismos.
4.1 Para este tipo de producto existen dos disposiciones finales:
a) Los calibres que son sujetos a someterse a proceso de blanqueo, son
asignados para la planta blanqueadora.
b) Los calibres que no puedan ser sometidos a proceso de blanqueo son
asignados a industria.
4.1.1. Ambas disposiciones son descritas en la columna de observaciones del
lote que corresponde, en el sistema informtico Inventario Man Oro. Ver
anexo.

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5. En el caso de productos con presencia de cuerpo extrao, se procede de la


siguiente forma:
a) Se procede a retirar el producto de la lnea donde se present la incidencia y
posteriormente se procede a retirar el cuerpo extrao, y una vez verificado y
garantizado el retiro del mismo se vuelve a empacar y almacenar.
b) En caso de no garantizar el retiro de la materia extraa se solicita la
destruccin del mismo, previa autorizacin del Gerente General.
5.2 Planta Blanqueadora
5.2.1 Deteccin de producto no conforme
1. Los productos no conformes son detectados mediante los controles de
verificacin de produccin por parte de control de calidad.
2. El producto se identifica como no conforme, si se presentan las siguientes
condiciones:
a) Presencia de aflatoxina que no cumpla con los parmetros establecidos por
las normas nacionales e Internacionales
b) Para producto (Un lote) almacenado en bodega:
b.1) Cuando es afectado por roedores o por cualquier otro animal.
b.2) Cuando se detecta humedad en los sacos.
5.2.2 Identificacin y registro de producto no conforme
1. El producto No Conforme detectado debe ser rotulado con etiqueta y registrado
en el Formato de tratamiento de Producto No Conforme PA.01.01.RE01. (Ver
anexo 1), el cual es debidamente identificado en estado de no conforme y as
evitar cualquier confusin en su manipulacin.
5.2.3 Anlisis y disposicin final de productos no conformes
1. En el caso de lotes con aflatoxina fuera de parmetro que presenten niveles de
aflatoxina superior a 15 ppb, existen dos tipos de disposiciones finales:
a) Se destinan a comercializacin como producto Industria.

2. En el caso de lotes afectado por roedores, se evacua de la siguiente manera:

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a) El Responsable de la Almacn y Despacho informa del hallazgo, va telefnica


o correo electrnico, al Jefe de Control de Calidad.
b) El Jefe de Control de Calidad, enva al supervisor de calidad avalado a
realizar una inspeccin y evaluacin del producto afectado por roedores.
c) Se realiza una evaluacin de los sacos directamente afectados y los sacos
que se encuentran en el permetro ms cercano a la afectacin para
determinar el grado de infestacin del producto.
d) Los sacos identificados como sospechosos, se segregan del lote completo, se
ventilan y se realiza un cambio empaque, este hallazgo es transmitido va
correo al Responsable de Almacn y Despacho, Responsable Fitosanitario,
Gerente Comercializacin, Contadora General, Gerente Financiero y Gerente
General. Si el resultado del hallazgo es una afectacin positiva, los sacos se
destruyen bajo un procedimiento contable o se degrada a industria. Para
ambas disposiciones se solicita autorizacin va electrnico al Gerente
General.
3. En el caso de que el producto sea afectado por humedad, se evacua de la
siguiente manera:
a) El Responsable de Almacn y Despacho, notifica al Jefe de Control de
Calidad, quien evaluar la situacin. Se solicita al Responsable de la
Almacn y Despacho que el o los sacos sean abiertos y tendidos en una
manta de saco macen, para poder evaluar directamente todo el producto y se
realiza una prueba de humedad. Si no hay afectacin del producto,
solamente se hace el cambio de saco y se vuelve a tomar el peso.
b) En caso de haber afectacin, el producto se tiende (ventila) encima de la
manta de macen (saco) y se deja orear, dndole seguimiento con tomas de
muestras diario hasta que no exista ninguna marcacin de humedad al tacto
y confirmndolo con el anlisis de humedad por diferencia de pesos. Una vez
garantizado que el producto est en ptimas condiciones se procede a
levantarlo y empacar nuevamente en saco nuevo.
c) Si existiese presencia de moho en el producto, se retira toda la parte
afectada y se hace entrega al Responsable de la Almacn y Despacho para
que proceda a tomar el peso de dicha muestra como evidencia para poder
reponer la cantidad exacta con producto bueno sustrado de la muestra
testigo referencial correspondiente a dicho lote y de esta manera garantizar
que el o los sacos afectados cumplan con la calidad, inocuidad y peso
establecido.

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5.3 Destinos de Productos afectados


5.3.1 Procedimiento de la destruccin
1. A todo producto afectado que requiera destruirse, debe aplicarse el siguiente
procedimiento:
a) Debe elaborarse un acta de control interno que indique las causas de
destruccin, la cual debe ser firmada por el Responsable de calidad y/o
Responsable de Seguridad Alimentaria, Responsable de la Almacn y
Despacho y Gerente de Comercializacin.
a.1) La carta debe ser remitida al Gerente de comercializacin.
b) La Gerencia de comercializacin debe notificar al Departamento de
contabilidad el detalle (calibre, lote, proceso, cantidad de producto que debe
destruirse y la causa de la destruccin) y adjuntar el acta de control interno,
debidamente firmada.
c) Contabilidad General deber gestionar antes las autoridades competentes la
baja de dicho producto del inventario.
d) La destruccin del producto se realizar una vez que notifique contabilidad
fecha y hora y debe ser en presencia de al menos 2 (dos) funcionarios de los
indicados en el inciso b) ms un representante de contabilidad y uno de
contralora.
e) Toda destruccin debe de realizarse y soportarse a travs de un acta de
destruccin.
5.3.2 Procedimiento aprobacin de lotes destinados a Industria, Planta
Blanqueadora
1. El Jefe de Control de Calidad debe aprobar la comercializacin de los lotes en
el sistema informtico Inventario Mani Oro posterior a los siguientes pasos:
a) El Responsable de Almacn y Despacho solicita a travs de un correo al Jefe
de Control de Calidad, la aprobacin de un lote X que haya sido asignado a
Industria. Dicha solicitud debe describir el nmero de lote asignado y la
cantidad de sacos que se despacharn.
b) El Jefe de Control de Calidad verifica en el Inventario Man Oro, que el lote
hay sido asignado para tal destino.
c) Una vez verificada la informacin, el Jefe de Control de Calidad aprueba en el
sistema el lote asignado, en donde se registra el nmero de lote, cantidad de
sacos y nombre de cliente al que va destinado.
d) El sistema genera un nmero de grupo nico por cada aprobacin, el cual es
emitido a travs del correo como respuesta de la solicitud al Responsable de
Almacn y Despacho.
d.1) Una vez aprobado, se procede a despachar.

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VI.

PROCEDIMIENTO

6.1 Disposicin final de producto no conforme

N
1

Ejecutor
Personal.

Jefe de Control de
Calidad.
Supervisor de
Calidad.

3
4

Gerencia General.

Actividad
Documento
Detecta producto sospechoso de ser
producto no conforme y notifica al
Jefe de Control de Calidad.
Enva a realizar muestreo al
Supervisor de Calidad.
Realiza muestreo y anlisis
Notifica resultado de anlisis al Jefe
de Control de Calidad.
Recibe resultados.
Analiza resultados
Es producto no conforme?
Si: sigue paso 8
No: sigue paso 19
Notifica al Supervisor de Control de
Calidad que identifique con la debida
etiqueta que el producto esta no
conforme.
Identifica el producto
Notifica al Jefe de Control de Calidad
que el producto est identificado
Identifica como producto no conforme
en el sistema para evitar su liberacin.
Notifica a la Gerencia General sobre Correo electrnico.
el producto no conforme y pide
decisin sobre su disposicin.
Recibe la notificacin del producto no Correo electrnico.
conforme.
Toma la decisin.

Jefe de Control de
Calidad.

Producto a industrial?
Si: sigue paso 16.
No: sigue paso 19.
Notifica al Jefe de Control de Calidad Correo electrnico
de la decisin.
Recibe notificacin.
Correo electrnico
Da disposicin al producto para

5
6
7

Jefe de Control de
Calidad.

9
10

Supervisor de
Calidad.

11
12

Jefe de Control de
Calidad.

13
14
15

16
17
18

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industria en el sistema.

19

Gerencia General.

20
21

Jefe de Control de
Calidad.

22

Jefe de
Contabilidad

Fin del proceso


Define el producto para destruccin y
notifica al Jefe de Control de Calidad.
Recibe notificacin
Notifica al Jefe de Contabilidad que Correo electrnico
proceda con el procedimiento de
destruccin del producto.
Sigue
segn
el
proceso
de
destruccin de producto.
Fin de proceso

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VII. FLUJO DE PROCESOS


7.1 Disposicin final de producto no conforme
Disposicin final de producto no conforme
Personal

Jefe de Control de Calidad

Supervisor de
Calidad

Gerencia General

Jefe de
Contabilidad

INICIO

Detecta
producto
sospechoso
1

Enva a realizar
muestreo
2

Realiza Muestreo
3

Recibe
5

Notifica
resultado
4

Analiza
6

Identifica
producto
9

Es producto no
conforme?
7

Notifica
10

SI

Recibe
13

Correo
Correo electrnico
electrnico
Toma desicin
14

Producto a
industria?
15

NO

Destruccin
19

Notifica
8
Notifica la
decisin
16
inventa
rio

Identifica en el
sistema
11

Correo
Correo electrnico
electrnico

Notifica
12

Correo
Correo electrnico
electrnico
Recibe
17

Correo
Correo electrnico
electrnico
inventa
rio

Da disposicin
18

FIN

FIN

Notifica
21

Destruccin
22

Fase

Recibe
20

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VIII. ANEXOS
Anexo: 1 Tratamiento de Producto No Conforme

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Anexo 2: Etiqueta de identificacin de producto no conforme

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Anexo 3: Registro de destruccin de producto no conforme

CUKRA INDUSTRIAL, S.A


DESTRUCCIN DE PRODUCTO NO CONFORME
FECHA

DESTRUCCIN N
CICLO
AUDITOR/INSPECTOR
RESPONSABLE DE DESTRUCCIN

LOTE

IDENTIFICACIN DEL PRODUCTO


CALIBRE

DD/MM/AA

PROCESO

CAUSA RAIZ DE DESTRUCCIN

DESCRIPCIN DE PROCESO DE DESTRUCCIN

EVIDENCIA DE DESTRUCCIN

AUDITOR/INSPECTOR
DPTO. CONTROL DE CALIDAD

RESPONSABLE DE DESTRUCCIN
DPTO. FITOSANITARIO

E0-270315-PA.01.01.RE03

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IX.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

N/A

X.

PROTOCOLO DE REGISTRO
Nombre del registro

Cdigo del registro

Responsable
de la
elaboracin

Distribuci
n

Frecuencia

Forma
de
envo

Forma de
Resguardo

Tiempo
de
retencin

Disposicin final de producto no E0-140315conforme


PA.01.01.RE01

Jefe de
Control de
Calidad

N/A

Fsico

Fsico

2 aos

Registro
de
destruccin
producto no conforme.

Jefe de
Control de
Calidad

N/A

Cada vez
que se
encuentre
producto
no
conforme
Cada vez
que se
encuentre
producto
no
conforme

de E0-140315PA.01.01.RE03

Fsico

Fsico

2 aos

Manual de producto no conforme


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E2:14/03/2015 Rev.:14/03/2016

XI.

DEFINICIONES

Producto No Conforme:
Todo producto que reciba una clasificacin diferente a la que le corresponde de
acuerdo con las especificaciones establecidas por los clientes.

XII.

BIBLIOGRAFIA
Norma mundial de Seguridad de los Alimentos captulo 3 acpite 3.8

XIII. HISTORIAL DE CAMBIO


Emisin
2

Referencia
PA.01.01

Fecha
27/03/2015

Se actualiza el Manual de producto no conforme, por efecto de revisin de


documentos del Sistema de Gestin de Calidad y Seguridad Alimentaria
(SGCSA).
I.

Se agrega:

1.1 El captulo XII Bibliografa, la cual hace referencia al captulo de la


norma de BRC que relaciona el requisito de cumplimiento de este
documento.
II.

Se modifica:

III.

Se unifica:

3.1 En el captulo V; del acpite 5.3 los incisos c.2) y c.3), relacionados
al uso de los utensilios para la limpieza de material quebrado.
IV.

Se sustituye:

4.1 De forma general en todo el documento el logotipo de la empresa.


V.

Se elimina:

Manual de producto no conforme


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E2:14/03/2015 Rev.:14/03/2016

Emisin
Referencia
Fecha
1
PA.01.01
14/03/2014
Oficializacin de la actualizacin del manual Control de productos no
conformes, al que se realiz los siguientes cambios:
Se modifica:
De forma general en todo el documento:

Presentacin.
Encabezado.
Pie de pgina.
Numeracin de incisos y polticas.
Redaccin de polticas.
Estructura del documento.

Inciso 5.3.1 Procedimiento destruccin de producto.

Se agrega:
Acpite 5.2 Planta blanqueado y todas las polticas relacionadas al control de
productos no conforme.
Emisin
Referencia
Fecha
0
PA.01.01
27/09/2013
Oficializacin del Manual Control de productos no conforme.

19 de 19 Sistema de Gestin de Calidad y Seguridad Alimentaria