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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL

ESCOLA DE ADMINISTRAO
CURSO DE ESPECIALIZAO EM GESTO PBLICA MUNICIPAL

Joice Veloso Lima

ROTINAS CONTBEIS E PATRIMONIAIS NA PREFEITURA


MUNICIPAL DE SO SEP

So Sep (RS)
2012

Joice Veloso Lima

ROTINAS CONTBEIS E PATRIMONIAIS NA PREFEITURA


MUNICIPAL DE SO SEP

Trabalho de Concluso de Curso, apresentada ao


Curso de Especializao em Gesto Pblica
Municipal modalidade a distncia da Universidade
Federal do Rio Grande do Sul, como requisito para a
obteno do ttulo de Especialista.

Orientador: Prof. Dr. Takeyoshi Imasato

So Sep (RS)
2012

Joice Veloso Lima

ROTINAS CONTBEIS E PATRIMONIAIS NA PREFEITURA


MUNICIPAL DE SO SEP

Trabalho de Concluso de Curso, apresentada ao


Curso de Especializao em Gesto Pblica
Municipal modalidade a distncia da Universidade
Federal do Rio Grande do Sul, como requisito para a
obteno do ttulo de Especialista.

Aprovado em.................... de 2012.

BANCA EXAMINADORA:

________________________________________________
Prof.

_________________________________________________
Prof.

Dedico este trabalho de concluso ao


meu esposo, filhas, demais familiares e
amigos que de muitas formas me
incentivaram e ajudaram para que
fosse possvel a concretizao deste
trabalho.

AGRADECIMENTOS

Agradeo a todos aqueles que contriburam de uma ou outra forma, para que o
presente trabalho fosse possvel, em especial Secretaria Municipal de Finanas da Prefeitura
Municipal de So Sep, pela excelente contribuio dos colegas de trabalho.
Aos professores da Escola de Administrao da Universidade Federal do Rio Grande
do Sul- UFRGS, em especial tutora deste trabalho, Alba Conceio, pela ateno
desprendida ao longo desta jornada.
A professora Lourdes Giacomolli Osrio pelos conselhos e pela fora, para que eu
seguisse em frente e conclusse o curso.
Finalmente, agradeo aos meus familiares e colegas pelo apoio, estmulo e incentivo.

RESUMO

O presente estudo visa mostrar e identificar como o Poder Executivo do Municpio de So


Sep, trata os bens pblicos com os seus devidos registros contbeis, de uma forma que no
haja distores na elaborao do Balano Patrimonial, no final do exerccio. O trabalho foi
elaborado observando as principais Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicada ao Setor
Pblico, em consonncia com as outras legislaes em vigor que a Contabilidade Pblica
obrigatoriamente tm que obedecer. Foram analisadas as principais rotinas do setor de
contabilidade e Patrimnio, bem como os processos organizacionais e estruturas
administrativas da Prefeitura para que fossem estabelecidas novas metodologias de trabalho a
fim de corrigir eventuais falhas na administrao. Durante o desenvolvimento do trabalho
foram evidenciadas as Normas NBCASP 16.1 e a NBCASP 16.2, por se tratarem da base da
legislao que d incio a uma nova viso contbil e Patrimonial do Setor Pblico.
Palavras-chave: Patrimnio Pblico; Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao
Setor Pblico; Contabilidade Pblica; Prefeitura Municipal de So Sep.

LISTA DE SIGLAS

NBCASP - Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Pblico ........................ 10


PPA Plano Plurianual ........................................................................................................... 15
LDO Lei de Diretrizes Oramentrias .................................................................................. 15
LOA Lei Oramentria Anual .............................................................................................. 16
ASME - Sigla formada pelas iniciais em ingls da Associao Americana de Engenharia
Mecnica. .................................................................................................................................. 18
ANSI - Sigla formada pelas iniciais em ingls do Instituto Nacional Americano de
Padronizao ............................................................................................................................. 18
NBCT Normas Brasileiras de Contabilidade......................................................................... 24
SIP Sistema Informatizado Patrimonial ................................................................................ 29

LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 Organograma da Secretaria de Finanas e Planejamento da Prefeitura Municipal
de So Sep. .............................................................................................................................. 30
FIGURA 2 Organograma da Secretaria de Finanas Departamento de Contadoria da
Prefeitura Municipal de So Sep. ........................................................................................... 31
FIGURA 3 Fluxograma do Setor de Patrimnio da Prefeitura Municipal de So Sep. ...... 32

SUMRIO

INTRODUO ........................................................................................................................ 9
1 PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E A NOVA VISO CONTBIL COM
ENFOQUE PATRIMONIAL ................................................................................................ 13
1.1 PROCESSOS ADMINISTRATIVOS ............................................................................... 16
1.2 MAPEAMENTO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS ............................................ 17
1.3 GERENCIAMENTO DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS ...................................... 20
1.4 A CONTABILIDADE E SUA HISTRIA ....................................................................... 21
1.5 A CRIAO DO PATRIMNIO NA ADMINISTRAO PBLICA ........................... 23
1.6 FUNO CONTBIL DO PATRIMNIO ...................................................................... 26
1.7 PRINCIPAIS ATRIBUIES DO SETOR PATRIMONIAL .......................................... 29
2 PROCEDIMENTOS METODOLGICOS ..................................................................... 30
2.1 MTODO ESCOLHIDO E JUSTIFICATIVA .................................................................. 30
2.2 INSTRUMENTOS E ANLISE DA COLETA DE DADOS ........................................... 30
2.3 APRESENTAO DE RESULTADOS ........................................................................... 33
3 CONSIDERAES FINAIS .............................................................................................. 35
REFERNCIAS ..................................................................................................................... 37

INTRODUO

A contabilidade pblica est sofrendo alteraes, com o propsito de mostrar ao


administrador informaes necessrias para que auxiliem na tomada de decises tendo um
enfoque mais abrangente no patrimnio pblico.
Segundo o autor Kvio Dias Barbosa Lopes, patrimnio pblico o conjunto de bens e
direitos, mensurveis em dinheiro que pertencem a Unio, Estados e Municpios.
Atualmente a maioria dos balanos patrimoniais dos municpios no est espelhando a
realidade, pois esto com seus valores desatualizados, devido os bens no sofrerem nem
avaliaes e nem depreciaes. Os legisladores preocupados com estas situaes criaram as
novas normas brasileiras de contabilidade aplicadas ao setor pblico.
O objetivo maior destas mudanas adequar a contabilidade pblica brasileira s
normas internacionais de contabilidade aplicadas ao setor pblico, implicando, dentre outros
fatos, a adoo completa do regime de competncia em substituio ao regime misto adotado
at ento, por este melhor refletir a situao patrimonial.
A experincia internacional com este novo conceito apenas o fortifica ainda mais, pois
vemos pases que adotaram o regime de competncia h muito tempo e j vivenciam uma
contabilidade com maior transparncia e preciso, tais como: Nova Zelndia que adotou desde
o ano de 1994, Sua que passou a utilizar-se do novo conceito nos anos 80, Reino Unido, em
1994, dentre outros. No entanto, todos eles passaram pelo mesmo processo que o Brasil passa
atualmente e com dificuldades semelhantes ou ainda maiores.
Durante o processo de convergncia das normas brasileiras s normas internacionais,
surgiram alguns entraves, dentre eles, a ausncia de normas claras, e ocorreram de forma
paralela aos estudos, a criao de mecanismos legais, sendo um dos principais, a Lei 12.249
de 11 de junho de 2010, que d ao Conselho Federal de Contabilidade, a competncia para
editar normas contbeis e com isso surge um forte aliado a todas estas mudanas.
Esta nova viso afetar diversos setores da administrao pblica e no apenas a rea
contbil, pois todas as aes sejam elas, administrativas, financeiras ou patrimoniais afetaro
a contabilidade, desta forma, todos devem se atentar a estas mudanas, principalmente os
gestores, pois tero que aplicar diversas aes, visando preparao da administrao pblica
para recepo destes novos conceitos.
O trabalho tem a inteno de adaptar o setor de contabilidade integrado com o setor de
patrimnio do municpio de So Sep para que atenda todas as exigncias estabelecidas pelos
rgos fiscalizadores competentes.

10

O municpio de So Sep foi fundado em 29 de Abril de 1876, pela Lei Provincial


1.209.
A economia do municpio baseada nas atividades agropastoris, com destaque para as
culturas do arroz, soja e milho. Na pecuria destacam-se as criaes de gado de corte e leite.
Foi escolhida a Prefeitura do Municpio de So Sep, para que fosse desenvolvido o
trabalho de interveno, por se tratar de rgo pblico de fcil acesso de informaes, em
razo de a aluna ser servidora municipal e pertencer ao quadro efetivo da Secretaria de
Finanas e Planejamento.
Existem oito secretarias que atuam na Prefeitura sendo: Secretaria de administrao,
Agricultura, Assistncia e Habitao, Desenvolvimento Econmico, Educao e Cultura,
Finanas e Planejamento, Obras e Saneamento e Sade, alm do Gabinete do Prefeito que
tambm possui uma estrutura funcional montada, onde engloba a coordenadoria de esporte e
lazer municipal. Focou-se na Secretaria de Finanas por se tratar de um assunto extremamente
contbil.
O municpio de So Sep tambm no est diferente da grande maioria dos
municpios gachos, portanto precisa sofrer estas mudanas na sua estrutura, principalmente
no setor contbil, atualizando e depreciando seu patrimnio com seus devidos registros em
conformidade com a legislao atual.
A metodologia sugerida permitiu estruturar a sequncia dos trabalhos desenvolvidos,
visando anlise, a ampliao e a melhoria dos processos, como forma de promover a
permanente busca na qualidade dos servios prestados pela Prefeitura, conduzindo ao
caminho da eficincia.
Este relatrio de interveno teve como foco principal o patrimnio pblico, pois os
balanos dos rgos pblicos at o presente momento no mostravam a realidade das
entidades, pelo fato do patrimnio no estar atualizado com valores de mercado, gerando para
o administrador distores na tomada de decises.
A nfase passa a ser o patrimnio como objeto de estudo da contabilidade enquanto
cincia. O oramento deixa de ser o protagonista da histrica da administrao pblica para se
tornar um coadjuvante importante que trata do fluxo de caixa do Governo com base em
autorizao legislativa para arrecadar receitas e realizar despesas.
Segundo Lino Martins (2008), com a aprovao em 21 de novembro de 2008, das
Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Pblico (NBCASP),- o Conselho
Federal de Contabilidade d inicio a uma verdadeira revoluo na Contabilidade
Governamental Brasileira.

11

Diante das novas regras e conceitos, quais sero as mudanas necessrias em todos os
segmentos envolvidos da Prefeitura Municipal de So Sep, para que consigamos atingir os
objetivos propostos pelos rgos competentes? Esta a questo de pesquisa focada no
trabalho.
O objetivo Geral deste trabalho foi analisar as rotinas contbeis e administrativas de
todos os setores que envolvem a contabilidade e o Setor de Patrimnio da Prefeitura
Municipal de So Sep, visando adequ-las as novas regras da Contabilidade Pblica.
Os objetivos especficos, que deram suporte ao geral , consistiram em:
- Identificar as tarefas que compem a contadoria do municpio;
- Analisar todos os processos que fazem parte do departamento contbil;
- Propor novos procedimentos, adequando-se as novas normas brasileiras de
contabilidade aplicada ao setor pblico.
A organizao da contadoria e seus respectivos departamentos so de extrema
importncia para o aperfeioamento dos servidores e atualizao das legislaes pertinentes
contabilidade pblica.
A realizao deste trabalho proporcionar a agilizao nos processos que tramitam
neste setor, tendo em vista as grandes mudanas que os municpios tero que cumprir a partir
do exerccio de 2012, adaptando-se gradativamente nos prximos exerccios at atingirmos o
ideal exigido pela legislao atual.
O objetivo da Contabilidade aplicada ao setor pblico fornecer aos usurios
informaes sobre os resultados alcanados e os aspectos de natureza oramentria,
financeira, econmica e fsica do patrimnio da entidade. O administrador deve prestar contas
de todos os seus atos de forma transparente evidenciando a aplicao dos recursos pagos pelos
seus contribuintes.
Uma grande mudana que est sendo processada com relao ao tratamento dado ao
patrimnio pblico e seus reflexos na contabilidade, com o incio da incorporao dos bens de
uso comum do povo, sendo que atualmente a contabilidade pblica no possui nem sequer o
registro dos bens mveis e imveis atualizados.
Durante o desenvolvimento deste trabalho procurou-se evidenciar o registro do
patrimnio pblico, para que o administrador visualize em suas demonstraes contbeis, o
registro contbil de seus bens patrimoniais, de forma correta auxiliando na tomada de deciso
da entidade.

12

A inteno no foi de esgotar todo o universo de hipteses tcnicas existentes, mas dar
continuidade das discusses e o aprimoramento do assunto em pauta, gradativamente de
acordo com as legislaes em vigor.
O trabalho encontra-se estruturado em trs captulos alm da introduo. O primeiro
captulo refere-se aos processos administrativos e a nova viso contbil voltada ao patrimnio.
No segundo captulo foram demonstrados os procedimentos metodolgicos adotados e o
ltimo captulo contm as consideraes finais da pesquisa.

1 PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E A NOVA VISO CONTBIL COM


ENFOQUE PATRIMONIAL

As Normas de Contabilidade Aplicadas ao Setor Pblico vm trazer profundos


impactos no s na escriturao contbil dos fatos contbeis prprios do setor Pblico, mas
tambm trar reflexos no cotidiano dos Contabilistas que devero estar bem preparados para
inmeras mudanas.
A lei da ao popular (Lei 4. 717 de 29.06.65), define patrimnio Pblico, em seu
artigo 1, como o conjunto de bens e direitos de valor econmico, artstico, esttico, histrico
ou turstico pertencentes aos entes da administrao pblica direta e indireta.
A contabilidade est extremamente ligada ao controle do patrimnio pblico, a Lei
Federal n 4.320/64 de 17 de Maro de 1964, que predispe o seguinte:
Art. 94 - Haver registros analticos de todos os bens de carter permanente, com
indicao dos elementos necessrios para a perfeita caracterizao de cada um deles e dos
agentes responsveis pela sua guarda e administrao este artigo nos informa que o poder
executivo deve ter o controle individual e pormenorizado do bem pblico.
No caso do Municpio, a responsabilidade direta pelo zelo como o Patrimnio Pblico
em regra do Poder Executivo, mas ele precisa dividir esta responsabilidade com os demais
agentes pblicos (Secretrios, Diretores de Departamentos e Encarregados do Setor de
Patrimnio, devidamente nomeados para tal funo), bastando para isto, delegar tal funo
atravs de decreto.
No se pode deixar de destacar, a responsabilidade indireta de toda a populao, em
relao ao cuidado com o patrimnio pblico. Isto porque o patrimnio pblico pertencente
ao povo a todos cabe zelar, preservando-o e defendendo-o, inclusivamente judicialmente,
atravs da Ao Popular. (Art. 1, Lei 4.717/65)
O gestor pblico municipal, assim como nas demais esferas, dever promover a
adoo de procedimentos administrativos e contbeis que garantam o bom uso do patrimnio
pblico, e para melhor adequar as decises de sua administrao.
Estamos vivenciando um momento histrico na rea contbil brasileira, trata-se de
uma mudana extremamente necessria no ramo da contabilidade, a convergncia dos
conceitos contbeis atuais s normas internacionais de contabilidade aplicada ao setor
pblico.

14

Considerando o processo de globalizao pelo qual passa o mundo, nota-se a carncia


de normas contbeis claras e uniformes entre os entes pblicos nacionais e internacionais,
principalmente devido lacuna deixada pela falta de uma maior transparncia e preciso das
informaes.
Com isso, h alguns anos surgiu necessidade de uma reviso das normas contbeis
utilizadas pelo setor pblico brasileiro, pois estas, at ento, possuam um enfoque
predominantemente oramentrio e diante da importncia de melhor refletir a realidade
contbil destas entidades, torna-se iminente o enfoque patrimonial.
Toda a entidade pblica precisa se preparar para a correta aplicao das NBCASP, j
iniciando um levantamento de seu patrimnio, visto que as normas buscam a escriturao do
patrimnio pblico na sua totalidade. O patrimnio pblico digno de toda ateno e de uma
gesto responsvel, tcnica e tica.
As Normas Brasileiras de Contabilidade, a Lei 4.320/64 e a Lei de Responsabilidade
Fiscal- LRF (LC 101/2000) estabeleceram alguns conceitos de termos patrimoniais e
contbeis que consideramos importantes no desenvolvimento do trabalho:
- Avaliao Patrimonial: a atribuio de valor monetrio a itens do ativo e passivo
decorrente de julgamento fundamentado em consenso entre as partes e que traduza, com
razoabilidade, a evidenciao dos atos e fatos administrativos.
- Alienao - termo que abrange todas as modalidades de transferncia voluntria do
domnio do bem ou direito.
- Depreciao - a reduo do valor dos bens tangveis pelo desgaste ou perda de
utilidade por uso, ao da natureza ou obsolncia.
- Exausto - a reduo do valor, decorrente da explorao dos recursos minerais,
florestais e outros recursos naturais.
- Incorporao - A incluso de um bem no acervo patrimonial do municpio, bem
como a adio de seu valor conta do ativo imobilizado na contadoria.
- Reavaliao - A adoo do valor de mercado ou de consenso entre as partes para
bens do ativo, quando esse for superior ao valor lquido contbil.
-Tombamento - Consiste na formalizao da incluso fsica de um bem patrimonial no
acervo do municpio, possuindo um nmero de tombamento com marcao fsica e
cadastramento de dados.
-Transferncia - Modalidade de movimentao de material, com troca de
responsabilidade, de uma unidade administrativa para outra, integrantes da mesma entidade.

15

- Valor Bruto Contbil- o valor do bem registrado na contabilidade em uma


determinada data, sem a deduo da correspondente depreciao, amortizao ou exausto
acumulada.
-Valor Lquido Contbil - o valor do bem registrado na contabilidade em
determinada data, deduzido da correspondente depreciao, amortizao ou exausto.
- Valor Residual - O montante lquido que a entidade espera obter por um ativo no fim
da vida til econmica, deduzidos os gastos esperados para sua alienao.
- Vida til Econmica - Perodo de tempo definido ou estimado tecnicamente durante
o qual se espera obter fluxos de benefcios futuros de um ativo.
- Ativo - So todos os bens, direitos e valores a receber de uma entidade.
- Passivo - compreende as origens de recursos representados pelas obrigaes para
com terceiros, resultantes de eventos ocorridos que exigiro ativos para a sua liquidao.
- Patrimnio Lquido - compreende os recursos prprios da Entidade, e seu valor a
diferena positiva entre o valor do Ativo e o valor do Passivo
- Regime de Caixa - aquele em que so consideradas receitas e despesas do exerccio
tudo o que for recebido ou pago durante o ano financeiro, mesmo que se trate de receitas e
despesa referentes a exerccios anteriores.
- Regime de Competncia - Quando, na apurao dos resultados do exerccio, so
consideradas as receitas e despesas, independentemente de seus recebimentos ou pagamentos.
obrigatrio nas entidades com fins lucrativos.
- Regime Misto - No regime misto adota-se ao mesmo tempo o de caixa e o de
competncia. Esse regime o adotado pela contabilidade pblica no Brasil, ou seja, registrase a despesa pelo regime de competncia e a receita pelo de caixa.
- Receita Pblica - a soma dos ingressos, impostos, taxas, contribuies e outras
fontes de recursos, arrecadados para atender as despesas pblicas.
- Despesa Pblica - A despesa compreende os recursos gastos na gesto, a serem
computados na apurao do resultado do exerccio. So os gastos realizados pelos rgos
pblicos em bens e servios, com a dotao autorizada pelo oramento. As despesas, para
serem incorridas no servio pblico, precisam estar autorizadas na lei oramentria.
- Plano Plurianual PPA - o plano que deve conter as diretrizes, objetivos e metas
da administrao pblica para as despesas de capital e outras dela decorrentes e para os
programas de durao continuada. elaborado para quatro anos.
- Lei de Diretrizes Oramentrias LDO - Estabelece as metas e prioridades para o
exerccio seguinte.

16

- Lei Oramentria Anual LOA - elaborada pelo executivo, estabelecendo a


previso das receitas e a fixao das despesas do governo para o ano seguinte.
Nestes prximos captulos demonstrou-se como o municpio de So Sep trata da
nova viso contbil com enfoque patrimonial.
Conclui-se que esta mudana precisava acontecer para que a contabilidade pblica
demonstrasse corretamente seus balanos, atualizando e depreciando seu patrimnio
auxiliando os administradores a tomarem decises principalmente no que diz respeito a novos
investimentos.

1.1

PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

Toda a organizao desenvolve inmeras atividades que levam a produo de


resultados na forma de produtos ou servios. O conjunto destas atividades podem serem
enquadrados como processos organizacionais ou administrativos, que de forma integrada,
trabalham no sentido de promover a consecuo dos objetivos principais da organizao,
diretamente relacionados a sua misso.
Existem vrias definies para processos administrativos, segundo o autor Ricardo
Mendona (2010), a forma pela qual um conjunto de atividades cria, trabalha, ou
transforma insumos com o objetivo de produzir bens ou servios, que tenham qualidade
assegurada, para serem prestados aos usurios.
De acordo com Harrington Villela (edio 2000, p. 42) processo pode ser definido
como um grupo de tarefas interligadas logicamente, que utilizam os recursos da organizao
para gerar os resultados definidos de forma a apoiar seus objetivos.
Os administradores pblicos precisam desenvolver suas habilidades para serem
eficazes em suas funes. Cada vez mais o servio pblico exige maior capacitao dos seus
servidores devido a inmeras mudanas na rea pblica, que visam o planejamento, controle e
a transparncia das organizaes pblicas.
O servio pblico deve observar os princpios bsicos; capazes de doar-lhe
substancialidade e eficcia, inclusive, com insero de valores em infra-estrutura, diminuindo
o grau de exposio (fsica e moral) de seus agentes e servidores; pois, s assim, poder
atender com eficcia s necessidades coletivas.
Os princpios constitucionais que regem a Administrao Pblica so: Princpio da
Legalidade, Princpio da Impessoalidade, Princpio da Moralidade, Princpio da Publicidade e
Princpio da Eficincia. (artigo 37 da Constituio Federal).

17

Para administrar adequadamente, cada organizao precisa conhecer seus processos,


isto significa mapear cada um dos processos, entender e diagnosticar quais so as atividades e
tarefas desenvolvidas e executadas por pessoas (elemento chave de toda organizao), bem
como os envolvimentos existentes em cada etapa. Isto possibilita facilitar, com maior grau de
preciso, a interveno, alterao e modificao dos elementos identificados em cada
processo.
A busca por melhorias estruturais e consistentes tem feito com que as organizaes
passem a rever a conduo de suas atividades em busca de formas mais abrangentes, nas quais
essas atividades passem a ser analisadas no em termos de funes, reas ou produtos, mas de
processos de trabalho (MARANHO; MACIEIRA, 2004). Assim, as empresas modernas
esto abandonando a antiga estrutura por funes (ou tradicional) e aderindo a estrutura por
processos, organizando seus recursos e fluxos ao longo de seus processos organizacionais.
O conhecimento dos processos e suas caractersticas so importantes, principalmente,
para identificar as reas com oportunidade de melhoria, fornecer o conjunto de dados para a
tomada de deciso, fornecer a base para definir metas de aperfeioamento e avaliar e
gerenciar rotinas e resultados.

1.2

MAPEAMENTO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

Na atividade de Mapeamento de Processos, levanta-se o fluxo de atividades que


permeia pela organizao, seguindo a sua passagem por diversos departamentos, reas e
funes, onde podemos identificar diversas atividades. O interessante do Mapeamento de
Processos perceber o desenho sistmico das atividades, e descobrir que reas ou funes
participam do processo, incluindo o trajeto fsico, onde muitas vezes a informao ou produto,
transita um longo caminho muitas vezes tortuoso para chegar ao final.
De acordo com Vilela (2000, apud HUNT, 1996), o mapeamento de processos uma
ferramenta gerencial analtica e de comunicao que tem a inteno de ajudar a melhorar os
processos existentes ou de implantar uma nova estrutura voltada para processos.
Segundo Soliman (1998), o mapeamento de processo uma tcnica usada para
detalhar o processo de negcios focando os elementos importantes que influenciam no seu
comportamento atual.
O mapeamento de Processos uma ferramenta gerencial analtica e de comunicao
essencial para lderes e organizaes inovadoras que intencionam promover melhorias ou
implantar uma estrutura voltada para novos processos (Villela, 2000)

18

O Mapeamento de Processos eficaz realizado em um curto espao de tempo, para


que a finalidade de uma rpida fotografia do processo seja alcanada e que ao trmino do
mesmo, o ambiente no tenha se modificado tanto que no reflita mais a condio inicial do
levantamento das atividades.
Assim pode acontecer nas organizaes, onde algum algum dia, criou uma regra ou
procedimento que devia ser seguido risca, e ficou a rotina, que talvez para a poca tivesse
motivo. Mas como o ambiente em que vivemos sempre se modifica ao longo do tempo,
precisamos promover periodicamente uma reviso de processos para que no herde
procedimentos apenas por uso e costume.
O mapeamento necessrio para representar sequncia de processos, atividades e
tarefas possibilitando o entendimento da estrutura organizacional.
A elaborao de fluxogramas ou organogramas se tornou uma ferramenta
indispensvel para se entender o funcionamento e o relacionamento entre os processos
organizacionais.
Os fluxogramas so ferramentas de representao grfica do trabalho realizado na
organizao, possuindo vrios tipos e grau de complexidade, de acordo com o objetivo a que
se destina.
O uso de fluxogramas possibilitam:
- Preparao para o aperfeioamento de processos empresariais;
- Identificao de atividades crticas para o processo;
- Conhecimento da sequncia e encandeamento das atividades dando uma viso do
fluxo do processo;
- Documentao do processo para anlises futuras, principalmente quando novas
pessoas na organizao so admitidas, esclarecendo o funcionamento da empresa.
- Fortalecimento do trabalho em equipe quando o desenvolvimento dos fluxogramas
so feitos com a participao de todos os envolvidos.
Existem basicamente dois tipos de fluxogramas: o fluxograma vertical e o fluxograma
horizontal. Segundo Ricardo Mendona (p.49), os principais padres de fluxogramas so
ASME E ANSI, tais Padres so reconhecidos internacionalmente.
O padro ASME adotado normalmente para fluxogramas do tipo vertical ou coluna,
uma ferramenta que se destina a representar rotina simples, com aproximadamente 30
passos

de

execuo,

buscando

retratar

processamento

analtico

de

trabalho,

preferencialmente executando dentro de uma mesma unidade administrativa ou operacional.

19

A construo do fluxograma vertical utiliza cinco smbolos a seguir descritos: Crculo,


quadrado, meio crculo, seta e tringulo.
- Crculo- Caracteriza a realizao de uma operao.
- Quadrado- representa prticas de inspeo, anlise ou verificao.
- Meio crculo- Est diretamente associado a algum tipo de atraso, demora ou espera
na realizao do trabalho.
- Seta- Est associada noo de movimento, que pode envolver transporte ou
deslocamentos.
- Tringulo- utilizado para demonstrar aes de arquivamento ou armazenamento.
O fluxograma horizontal tanto a elaborao quanto a leitura so feitas como se
estivesse escrevendo ou lendo, ou seja, da esquerda para a direita, utilizando smbolos e
convenes previamente definidos. Existem duas variveis desse tipo de fluxograma, o
descritivo e o de colunas. Os fluxogramas horizontais podem ser descritivos ou de colunas.
O Fluxograma descritivo trata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de
atividades, dos documentos e das informaes que circulam em um processo, por meio de
smbolos padronizados. A elaborao feita como se estivesse escrevendo, s que no lugar de
somente palavras so utilizados smbolos e palavras que permitem a descrio do fluxo do
processo de maneira clara e precisa.
O fluxograma de colunas difere do descritivo no que se refere maneira de representar
graficamente as reas envolvidas no processo. Elas so apresentadas em colunas, o que
permite que se tenha uma viso completa, clara e precisa de tudo o que acontece em
determinada rea, e dela em relao s demais.
De acordo com Ricardo Mendona a simbologia que utilizamos no fluxograma
horizontal so os seguintes:
- Retngulo- representa o processo, devendo ser utilizado para registrar aes;
- Losango- representa as decises;
- Tringulo- representa prticas de arquivamento;
- Retngulo de cantos arredondados- smbolo utilizado para marcar o incio e o fim do
processo.
- Smbolo de documento- Pode ser considerado como autoexplicativo.
- Smbolo de entidade externa- serve para caracterizar outras reas de organizao
envolvidas.
- conectores- (de fluxo de pginas)- Serve para mostrar as conexes necessrias tanto
na construo quanto ao melhor entendimento sobre o funcionamento da rotina.

20

- Setas- representam o sentido de fluxo demonstrando o movimento de execuo da


rotina.
O organograma o grfico que representa a estrutura formal da empresa, ou seja, a
disposio e a hierarquia dos rgos.
Existem vrias maneiras de se representar estrutura da empresa. A escolha do tipo
ideal fica a critrio do analista, considerando este a natureza da organizao.
A elaborao de um organograma exige certos cuidados: uns de natureza esttica e
outros de natureza tcnica como:
- Devem ser evitadas siglas e abreviaturas dos rgos para que a pessoa que est
visualizando, possa ver e entender a estrutura da organizao;
- Deve ser buscado um equilbrio esttico entre os espaos laterais e verticais dos
rgos de mesmo nvel hierrquico;
- O organograma no deve ser fracionado em hiptese alguma, ou seja, no deve
constar parte em uma folha e parte em outra;
- Para representao de rgos de carter mais formal, deve ser dada a preferncia
utilizao de retngulos, em detrimento de outras formas geomtricas, podendo o seu tamanho
variar em funo do nvel hierrquico de cada setor;
- Para representao de setores menos formais, como grupos e equipes, ou at de
setores ligados a atividades artsticas, sociais ou criativas, admite-se usar outras formas
grficas. O tipo de organograma mais utilizado o organograma clssico ou vertical.
Foi elaborado um fluxograma horizontal do setor de patrimnio da Prefeitura de So
Sep para visualizarmos melhor todas as funes do setor.

1.3 GERENCIAMENTOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

O gerenciamento dos processos organizacionais significa que os processos


administrativos, esto sendo monitorados e avaliados com foco na melhoria contnua e no
alcance dos objetivos da instituio.
O processo organizacional um conjunto de atividades que se relacionam entre si,
envolvendo pessoas, equipamentos, procedimentos e informaes que quando executadas
agregam valor e produzem resultados.
A gesto de processos administrativos um dos meios facilitadores para a
Administrao Pblica otimizar a sua forma de trabalhar, orientando as suas atividades e
processos.

21

Um processo representa um conjunto de atividades e tarefas que automatizadas


integram pessoas e sistemas diversos com vistas a obter objetivos comuns na organizao.
As tecnologias de informao e comunicao tm um papel importante na
modernizao da administrao pblica, pois auxiliam na implementao de novas medidas
tanto interna como externamente facilitando o acesso aos cidados e usurios atravs da
internet, guichs de auto-atendimento, comunicaes por email e demais tipos de
comunicao.

1.4 A CONTABILIDADE E SUA HISTRIA

A contabilidade est ligada s primeiras manifestaes humanas da necessidade social


de proteo posse e de perpetuao e interpretao dos fatos ocorridos com o objeto material
de que o homem sempre disps para alcanar os fins propostos.
A organizao econmica relativa ao direito do uso do solo acarretou em rompimento
da vida comunitria, surgindo divises e o senso de propriedade. Desse modo, cada pessoa
criava sua riqueza pessoal e individual.
A administrao emprica, com base em costumes, praticada pelo homem antigo, j
tinha como objeto o Patrimnio, representado pelos rebanhos e outros bens nos seus aspectos
quantitativos. Para melhor controle encontrou-se formas mais eficientes de processar os seus
registros, utilizando gravaes e outros mtodos alternativos.
A aplicao da contabilidade tornou-se uma necessidade para se estabelecer o controle
das inmeras riquezas.
Hoje, as funes do contabilista no se restringem ao mbito meramente fiscal,
tornando-se num mercado de economia complexa vital para as empresas e rgos pblicos.
Podemos resumir a evoluo da cincia contbil da seguinte forma:
- Contabilidade do Mundo Antigo - perodo que se inicia com as primeiras civilizaes
e vai at 1202 da Era Crist, quando apareceu o Liber Abaci , da autoria Leonardo Fibonaci, o
Pisano.
- Contabilidade do Mundo Medieval - perodo que vai de 1202 da Era Crist at 1494,
quando apareceu o Tratactus de Computis et Scripturis (Contabilidade por Partidas Dobradas)
de Frei Luca Paciolo, publicado em 1494, enfatizando que teoria contbil do dbito e do
crdito corresponde teoria dos nmeros positivos e negativos, obra que contribuiu para
inserir a contabilidade entre os ramos do conhecimento humano.

22

- Contabilidade do Mundo Moderno - perodo que vai de 1494 at 1840, com o


aparecimento da Obra "La Contabilit Applicatta alle Amministrazioni Private e Pubbliche,
da autoria de Franscesco Villa, premiada pelo governo da ustria. Obra marcante na histria
da Contabilidade.
- Contabilidade do Mundo Cientfico - perodo que se inicia em 1840 e continua at os
dias de hoje.
No Brasil, a vinda da Famlia Real Portuguesa incrementou a atividade colonial,
exigindo devido ao aumento dos gastos pblicos e tambm da renda nos Estados um
melhor aparato fiscal. Para tanto, constituiu-se o Errio Rgio ou o Tesouro Nacional e
Pblico, juntamente com o Banco do Brasil (1808). As Tesourarias de Fazenda nas provncias
eram compostas de um inspetor, um contador e um procurador fiscal, responsveis por toda a
arrecadao, distribuio e administrao financeira e fiscal.
A aplicao da contabilidade tornou-se uma necessidade para se estabelecer o controle
das inmeras riquezas.
Hoje, as funes do contabilista no se restringem ao mbito meramente fiscal,
tornando-se num mercado de economia complexa vital para as empresas e rgos pblicos.
Um dos maiores objetivos da contabilidade fornecer informaes sobre as mutaes
que ocorrem com o patrimnio das empresas e rgos pblicos. A contabilidade alm de gerar
informaes, permite explicar os fenmenos patrimoniais, efetuar anlises, controlar e
tambm serve para prever e projetar exerccios seguintes.
Um dos pontos principais da transio na contabilidade pblica a mudana no
enfoque patrimonial, eminentemente centrado no controle oramentrio para uma
contabilidade pblica patrimonial com a adoo do regime de competncia para as receitas e
despesas pblicas.
Um dos aspectos que as Novas Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao
Setor Pblico, editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade destacaram, foi a
implementao do sistema de custos, que visa ampliar o controle contbil sobre o
cumprimento das metas estabelecidas nos instrumentos de planejamento governamental como
Plano Plurianual, Lei de Diretrizes Oramentrias e Lei de Oramento Anual.
Neste sentido as novas normas so instrumentos para aumentar a eficcia, eficincia e
efetividade das leis quanto a seus objetivos de promover o planejamento, a transparncia e a
responsabilidade na gesto fiscal. Alm disso, foram destaques os instrumentos de
transparncia e registro de operaes semelhantes contabilidade comercial, como: relatrio

23

de fluxo de caixa, previso de depreciao dos bens pblicos e a contabilizao dos bens de
uso comum.
A mudana grande e os profissionais de Contabilidade do servio pblico tero que
ficar preparados para enfrentarem estas novas tarefas. Todos os fatos administrativos sero
examinados e registrados no porque tem origem no oramento, mas sim porque produzem
alteraes em algum elemento do ativo, passivo e patrimnio lquido.

1.5 CRIAO DO PATRIMNIO NA ADMINISTRAO PBLICA

Acredita-se que a implementao das novas normas provoque uma melhoria no setor
pblico, alm de apresentar maior transparncia na aplicao dos recursos da sociedade.
A Secretaria do Tesouro Nacional, como rgo central de normatizao no Brasil, est
buscando instrumentos de difuso das normas, em especial nos Estados e Municpios, visando
harmonizao de entendimento e aplicao das normas.
Essa mudana na Contabilidade permitir que o Contador passe a representar com
mais nfase o papel de consultor de gesto, habilitado e qualificado para auxiliar o
administrador pblico nas suas decises.
Para fins de registros contbeis os bens pblicos so classificados em: Bens Mveis,
Bens Imveis e Bens de Natureza Industrial.
Segundo o autor Kvio Dias Barbosa Lopes, os bens do municpio so adquiridos
atravs de desapropriao, de processo de execuo, ou outro tipo de aquisio de natureza
privada (compra e venda) recebimento de doaes, permuta, herana, usucapio e por fora de
dispositivo constitucional e legal.
Conforme o Cdigo Civil de 2002 os bens pblicos, so divididos em trs
categorias: Bens de uso comum do povo ou de Domnio Pblico, Bens de uso especial ou do
Patrimnio Administrativo Indisponvel e Bens dominicais ou do Patrimnio Disponvel.

Os bens de uso comum do povo ou de Domnio Pblico so os bens que se destinam

utilizao geral pela coletividade (como por exemplo, ruas e estradas).

Os bens de uso especial ou do Patrimnio Administrativo Indisponvel so aqueles

bens que se destinam execuo dos servios administrativos e servios pblicos em geral
(como por exemplo, um prdio onde esteja instalado um hospital pblico ou uma escola
pblica).

24

Os bens dominicais ou do Patrimnio Disponvel so aqueles que, apesar de

constiturem o patrimnio pblico, no possuem uma destinao pblica determinada ou um


fim administrativo especfico (por exemplo, prdios pblicos desativados).
O gestor pblico s poder desfazer de bens pblicos (mveis e imveis), se houver
interesse pblico devidamente justificado e o valor estiver de acordo com o preo de mercado.
No caso dos bens imveis o gestor ter que adquirir autorizao legislativa e realizar
licitao na modalidade concorrncia.
Em se tratando de bens mveis o gestor precisa realizar licitao na modalidade leilo,
salvo nos casos de doao para fins de interesse social, venda para outro rgo ou entidade da
administrao pblica e permuta, nestes casos dispensado o processo licitatrio.
A Lei 8.666/93 trata da alienao de bens mveis e imveis no art. 17 a 19 que
disciplina o processo de alienao.
O gestor pblico municipal proceder o inventrio de bens anualmente (art. 94 a 96 da
Lei 4.320/64). O inventrio um ato que tem por finalidade arrolar e descrever todos os bens
e valores num determinado momento. O resumo do inventrio fica registrado no balano
patrimonial do ente pblico.
Segundo as Normas Brasileiras de Contabilidade os rgos pblicos passam a
obedecer aos seguintes critrios e exigncias:
NBCT 16.1 CONCEITUAO, OBJETO E CAMPO DE APLICAO

DISPOSIES GERAIS DA NBCT 16.1


1. Essa norma tem por objetivo estabelecer a conceituao, o objeto e o campo de aplicao
da Contabilidade Pblica.

CONTABILIDADE PBLICA SEGUNDO ESTA NORMA


2.

Contabilidade Pblica o ramo da Cincia Contbil que aplica, no processo gerador de

informaes, os princpios e as normas contbeis direcionados gesto patrimonial de


entidades pblicas, oferecendo aos usurios informaes sobre os resultados alcanados e os
aspectos de natureza oramentria, econmica, financeira e fsica do Patrimnio da Entidade e
suas mutaes, em apoio ao processo de tomada de deciso e adequada prestao de contas.
3. O objeto da Contabilidade Pblica o patrimnio da entidade pblica.

25

CAMPO DE APLICAO DA NORMA NBCT 16.1


4.

As normas e as tcnicas prprias da Contabilidade Pblica so aplicadas por todos os

entes que recebam, guardem, apliquem ou movimentem recursos pblicos.


5.

Adicionalmente, se inscrevem, tambm, como campo de aplicao da Contabilidade

Pblica as entidades que, por acordo, necessitem registrar as operaes oramentrias, bem
como todas as entidades que atuem sob a perspectiva do cumprimento de programas, projetos
e aes de fins ideais, os servios sociais, os conselhos profissionais, bem como aquelas sem
fins lucrativos sujeitas a julgamento de suas contas pelo controle externo.

UNIDADE CONTBIL
6.

Unidade Contbil a entidade organizacional que possui patrimnio prprio.

7.

A ocorrncia de gesto descentralizada do patrimnio, inclusive por meio de delegao

de competncia, resulta em nova unidade contbil.

CLASSIFICAO DAS UNIDADES CONTBEIS


8. As unidades contbeis so classificadas em:
(a)

Originrias so as entidades organizacionais que possuem patrimnio prprio.

(b)

Descentralizadas aquelas que representam parcelas do patrimnio de uma mesma

entidade pblica. So exemplos de descentralizao: por poder, por rgo, por unidade
administrativa, por contas, entre outras;
(c)

Unificadas aquelas que representam a soma ou a agregao de elementos patrimoniais

de duas ou mais unidades de natureza contbil. So exemplos de unificao: por poder, por
rgo, por tipo de administrao, por rea de responsabilidade, entre outras;
(d)

Consolidadas aquelas que representam a soma ou a agregao de duas ou mais

entidades pblicas. So exemplos de consolidao: por esferas de governo, por natureza


jurdica da entidade, entre outras.
9. O conceito de Unidade Contbil aplicvel nas seguintes situaes:
(a)

Registro e controle das transaes que envolvem parcelas do patrimnio de qualquer

entidade pblica, em atendimento necessidade de controles internos, de tomada ou prestao


de contas, bem como de evidenciao para seus usurios;
(b)

Unificao de unidades contbeis vinculadas a uma outra unidade contbil ou entidade

pblica;
(c)

Consolidao de entidades pblicas para fins de atendimento de exigncias legais ou

necessidades gerenciais.

26

Esta norma caracteriza em sentido amplo como entidade do setor pblico: os rgos,
fundos e pessoas jurdicas de direito pblico ou que possuem personalidade jurdica de direito
privado, recebam, guardem, movimentem, gerenciem ou apliquem recursos pblicos na
execuo de suas atividades e tambm equipara para fins contbeis, as pessoas fsicas que
recebam de rgo pblico: subveno, benefcio ou incentivo fiscal.

1.6 FUNO CONTBIL DO PATRIMNIO

NBC T 16.2 PATRIMNIO E SISTEMAS CONTBEIS

DISPOSIES GERAIS DA NORMA 16.2


1.

Esta norma estabelece a definio do patrimnio pblico e a classificao dos elementos

patrimoniais sob o aspecto contbil, alm de apresentar o conceito de sistema e de


subsistemas de informaes contbeis para as entidades pblicas.

PATRIMNIO PBLICO DE ACORDO COM A NBCT 16.2


2.

Patrimnio Pblico o conjunto de bens e direitos, tangveis ou intangveis, onerados ou

no, adquiridos, formados ou mantidos com recursos pblicos, integrantes do patrimnio de


qualquer entidade pblica ou de uso comum, que seja portador ou represente um fluxo de
benefcios futuros inerentes prestao de servios pblicos. (2008, p. 03)

PATRIMNIO PBLICO SOB O ENFOQUE CONTBIL


3.

O Patrimnio Pblico estruturado em Ativo, Passivo e Patrimnio Liquido:

(a)

O Ativo compreende as disponibilidades, os bens e os direitos que possam gerar

benefcios econmicos ou potencial de servio.


(b)

O Passivo compreende as obrigaes, as contingncias e as provises.

(c)

O Patrimnio Lquido representa a diferena entre o Ativo e o Passivo.

4.

No Patrimnio Lquido deve ser evidenciado o resultado do exerccio segregado dos

resultados acumulados de exerccios anteriores.


5.

A classificao dos elementos patrimoniais considera a segregao em circulante e no-

circulante, com base em seus atributos de conversibilidade, exigibilidade e interesse social.


6.

Os ativos so classificados como circulante quando satisfizerem um dos seguintes

critrios:

27

(a) Estarem disponveis para utilizao imediata;


(b) Serem realizados ou terem a expectativa de realizao, consumo ou venda at o final do
exerccio financeiro subseqente.
(i) Os outros ativos so classificados como no-circulante.
7.

Os passivos so classificados como circulante quando satisfizerem um dos seguintes

critrios:
(a)

Corresponderem a valores exigveis at o final do exerccio financeiro subseqente;

(b)

Corresponderem a valores de terceiros ou retenes em nome deles, quando a entidade

pblica for fiel depositria.


(i) Os outros passivos so classificados como no-circulante.

SISTEMA CONTBIL PBLICO


8.

O sistema contbil pblico representa a macroestrutura de informaes sobre registro,

avaliao, evidenciao e transparncia dos atos e dos fatos da gesto pblica com o objetivo
de orientar, suprir o processo de deciso e a correta prestao de contas.

ABRANGNCIA DO SISTEMA CONTBIL PBLICO


9.

O ciclo da administrao pblica composto pelas etapas de planejamento, execuo,

controle e avaliao.
10. A funo social da contabilidade deve refletir, sistematicamente, o ciclo da
administrao pblica para evidenciar informaes pblicas necessrias tomada de decises
e prestao de contas ao cidado.
11. A contabilidade pblica organizada na forma de sistema de informaes, cujas partes
ou subsistemas, conquanto possam oferecer produtos diferentes em razo da respectiva
especificidade, convergem para o produto final, que a informao geral sobre o Patrimnio
Pblico.
12. O sistema contbil pblico estrutura-se nos seguintes subsistemas:
(a) Subsistema de Informaes Oramentrias registra e evidencia, por meio de
Demonstraes Contbeis prprias, os atos e os fatos relacionados ao oramento e sua
execuo, que subsidia a administrao com informaes sobre:
(i)

Oramento;

(ii) Programao e execuo oramentria;


(iii) Alteraes oramentrias; e
(iv) Resultado oramentrio.

28

(b) Subsistema de Informaes Financeiras registra e evidencia, por meio de


Demonstraes Contbeis prprias, os fatos relacionados aos ingressos e aos desembolsos
financeiros, bem como a situao das disponibilidades no incio e no final do perodo, que
subsidia a administrao com informaes sobre:
(i)

Fluxo de caixa;

(ii) Resultado primrio;


(iii) Receita corrente lquida.
(c) Subsistema de Informaes Patrimoniais registra, avalia e evidencia, por meio de
Demonstraes Contbeis prprias, a situao esttica dos elementos patrimoniais e a
apurao do resultado do exerccio, que subsidia a administrao com informaes sobre:
(i)

Alteraes nos elementos patrimoniais;

(ii)

Resultado econmico;

(iii)

Resultado nominal.

(d)

Subsistema de Custos coleta, processa e apura, por meio de sistema prprio, os custos

da gesto de polticas pblicas, gerando relatrios que subsidiam a administrao com


informaes sobre:
(i)

Custos dos programas, dos projetos e das atividades desenvolvidas;

(ii)

Otimizao dos recursos pblicos;

(iii)

Custos das unidades contbeis.

(e)

Subsistema de Compensao registra e evidencia por meio de contas especficas, os

atos de gesto cujos efeitos possam produzir modificaes no patrimnio da entidade, que
subsidia a administrao com informaes sobre:
(i)

Alteraes potenciais nos elementos patrimoniais;

(ii)

Acordos, garantias e responsabilidades.

13.

Os subsistemas contbeis devem ser integrados a outros subsistemas de informaes de

modo a subsidiar a administrao pblica sobre:


(a)

O desempenho da organizao no cumprimento da sua misso;

(b)

A avaliao dos resultados obtidos na execuo dos programas de trabalho com relao

economicidade, eficincia, eficcia e efetividade;


(c)

A avaliao das metas fiscais estabelecidas nas diretrizes oramentria;

(d)

A avaliao dos riscos e das contingncias fiscais.

29

A harmonizao das novas normas contbeis est sendo um processo necessrio, j


que a recente internacionalizao e globalizao dos negcios, exige que as informaes de
natureza contbil, seja um contedo claro e bem compreendido por todos os usurios.
A adoo destas prticas contbeis proporciona maior comparabilidade e
confiabilidade, oferecendo maior preciso na anlise das demonstraes das instituies
pblicas.
O principal objetivo desta norma foi de segregar o sistema contbil pblico em cinco
susbsitemas de informaes contbeis: oramentrio, financeiro, patrimonial e de
compensao, criando tambm o subsistema de custos.
A maior dificuldade para os contabilistas est sendo a forma de como implantar o
sistema de custos, j que trata-se de uma matria nova que as entidades pblicas no
utilizavam at a implantao das novas normas.

1.7 PRINCIPAIS ATRIBUIES DO SETOR PATRIMONIAL

O setor de patrimnio tem as seguintes atribuies, como segue:


a)

Recebimento e conferncia de todos os bens permanentes sejam eles mveis ou imveis;

b) Registro da rotina patrimonial no SIP- Sistema Informatizado Patrimonial;


c)

Enplaquetamento ou Etiquetagem de todos os bens tombados;

d) Emisso dos termos de Responsabilidade, Transferncias e baixas;


e)

Transferncias dos bens entre unidades, solicitadas atravs de documentao formal;

f)

Recebimento e encaminhamento da documentao referente a baixas dos bens

inservveis;
g) Encaminhamento peridico ao Setor de contabilidade da movimentao patrimonial para
fins de conciliao e reparo das inconsistncias;
h) Controle de todos os equipamentos em conserto, assim como as garantias;
i)

Levantamento Patrimonial (Inventrio Geral e Peridico)

j)

Orientao e suporte para as comisses do controle patrimonial;

k) Atualizao das informaes do Sistema SIP.

2 PROCEDIMENTOS METODOLGICOS

2.1 MTODO ESCOLHIDO E JUSTIFICATIVA

Para a realizao do presente trabalho foi utilizado um relatrio de interveno, pois


alm do estudo investigativo e descritivo foi elaborada uma proposta de mudana nos setores
envolvidos. Foram visitados todos os setores que compem a contadoria da Prefeitura
Municipal de So Sep que fazem parte da Secretaria de Finanas e tambm o setor de
Patrimnio que fica a cargo da Secretaria de Administrao.
A proposta do presente estudo foi de adaptar os processos de trabalhos ao Setor
Contbil em conformidade com o Setor de Patrimnio adequando-se as Novas Normas
Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Pblico.

2.2 INSTRUMENTOS E ANLISE DA COLETA DE DADOS

Primeiramente foi elaborado um organograma de toda a estrutura da Secretaria de


Finanas e Planejamento, com todos os setores que se interligam entre si, para visualizarmos
melhor o andamento das tarefas dirias de cada departamento.
A Secretaria de Finanas e Planejamento possui trs departamentos e dez setores como
mostramos na figura 1.

SECRETARIA DE FINANAS E PLANEJAMENTO


GABINETE DO SECRETRIO
SECRETRIA ADJUNTA

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO DE
PLANEJAMENTO

DE RECEITA

SETOR
CADASTRO

SETOR
TRIBUTARIO

SETOR
FISCALIZAO

SETOR
ICMS

SETOR DE
HABIT

SETOR
EMPENHO LIQ.

DEPARTAMENTO DE
CONTADORIA

SETOR
TESOURARIA

SETOR
CONTAB

SETOR P
CONTAS

SETOR EXEC
ORAM

Fonte: Elaborado pela autora


Figura 1 Organograma da Secretaria de Finanas e Planejamento da
Prefeitura Municipal de So Sep.

31

O departamento da receita divide-se em quatro setores: cadastro, tributrio, de


fiscalizao e setor do ICMS, onde verificamos um bom andamento das rotinas de trabalho
destes setores.
O departamento de Planejamento divide-se nos setores de habitao e de execuo
oramentria, onde averiguamos que as rotinas esto adequadas conforme as atribuies dos
setores.
O Departamento da contadoria engloba o Setor de Contabilidade por onde passa todos
os registros contbeis, o Setor de Empenho e Liquidao que registra todas as compras e
verifica se o material ou o servio foi entregue, o Setor de Tesouraria que aps receber o
empenho liquidado pelo setor competente programa o pagamento do fornecedor e tambm o
Setor de Prestao de Contas que no trmino dos convnios e contratos encarregado de
Prestar Contas aos rgos competentes. (figura 2).

SECRETARIA DE FINANAS
DEPARTAMENTO DE CONTADORIA
SETOR DE CONTABILIDADE

SETOR DE
EMPENHOS E
LIQUIDAO

SETOR DE
EXECUO
ORAMENTRIA

SETOR DE
TESOURARIA

SETOR DE
PRESTAO
DE CONTAS

Fonte: Elaborado pela autora


Figura 2 Organograma da Secretaria de Finanas Departamento de
Contadoria da Prefeitura Municipal de So Sep.

Nosso estudo procurou focar com maior nfase no Departamento de Contadoria, por
se tratar de assuntos meramente contbeis.
Aps a anlise da Secretaria de Finanas e Planejamento, constatamos que o Setor de
Prestao de Contas precisa ser melhor estruturado, pois atualmente as prprias secretarias

32

autoras dos projetos que prestam contas aos rgos executores, portanto este setor no
funciona adequadamente.
Foram verificadas todas as rotinas dos demais setores, a maneira como so elaboradas
atualmente, ficando comprovado que estes setores funcionam normalmente, mas ainda
precisam de atualizaes devido grande mudana na contabilidade pblica.
O setor de empenhos e liquidao precisa evoluir em capacitao para acompanhar as
mudanas, principalmente no que diz respeito classificao oramentria da despesa que
vm sofrendo vrias alteraes.
O setor de Execuo Oramentria est atendendo seus objetivos, pois alm de efetuar
a reserva das dotaes oramentrias, controla os recursos financeiros para que os
fornecedores recebam no prazo de seus vencimentos.
O setor de tesouraria est passando por inovaes tecnolgicas, pois esto sendo
implantadas as ordens bancrias eletrnicas, que tem como principal objetivo aliviar o grande
fluxo de pagamentos por caixa.
Tambm foi elaborado um fluxograma do Setor de Patrimnio com todas as suas
atribuies. (figura 3)

SETOR DE PATRIMNIO
RECEBIMENTO DE BENS

INCORPORAO NO
SISTEMA
PATRIMONIAL

RECEBIMENTO E
CONFERENCIA DOS
BENS

EMISSO DO TERMO
DE
RESPONSABILIDADE

BAIXA DE BENS

EMPLAQUETAMENTO

TRANSFERNCIA DOS BENS

EMISSO DO
TERMO DE
TRANSFERNCIA

BAIXA DA
RESPONSABILIDADE
NO SISTEMA

TERMO DE BAIXA

COMUNICAO
CONTABILIDADE

INVENTRIO

ABERTURA E
ENCERRAMENTO

PROVIDNCIAS
PARA
INCONSISTNCIAS

Fonte: Elaborado pela autora


Figura 3 Fluxograma do Setor de Patrimnio da Prefeitura Municipal de
So Sep.

33

Aps a coleta de dados foram feitas entrevistas verbais com o prefeito, secretrios e
servidores, com o objetivo de levantar o procedimento utilizado para controlar o patrimnio
pblico.
O Prefeito Municipal solicitou a secretaria de administrao a imediata atualizao do
sistema informatizado de controle patrimonial, contemplando o cadastro individual de cada
bem, registrando a correta avaliao ou depreciao.
Finalmente foram realizadas reunies com todos os servidores envolvidos neste
processo para que tomassem conhecimento dos fatos e foram sugeridas novas medidas para
que de imediato se iniciasse um novo processo de execuo contbil e patrimonial que
contemplassem todas as exigncias da nova legislao.

2.3 APRESENTAO DE RESULTADOS

No decorrer do desenvolvimento do trabalho verificou-se que tanto o setor de


contabilidade como o setor de patrimnio possuam deficincias que precisaram ser sanadas
para que o rgo pblico no sofresse futuras punies e penalidades aplicadas pelos rgos
fiscalizadores.
Podemos citar as principais deficincias que foram encontradas nestes setores:
- O setor de Contabilidade estava registrando os bens imveis e mveis pelo valor de
aquisio, no atualizando e nem depreciando corretamente conforme as novas normas de
contabilidade;
- O sistema de informtica do setor do Patrimnio no estava atualizado, impedindo
que o prprio sistema fizesse os lanamentos de avaliao, reavaliao, depreciao,
amortizao e exausto.
- No setor do patrimnio existia somente um servidor capacitado para
acompanhamento dos bens;
- A grande maioria dos bens imveis do municpio estava com o valor venal
desatualizado, impedindo que o balano patrimonial mostrasse a verdadeira realidade com
relao ao ativo, passivo e patrimnio lquido.
- Os bens mveis tambm estavam desatualizados, pois os registros foram feitos
somente pelo valor de aquisio sem as devidas atualizaes e depreciaes.
- Existiam algumas diferenas de valores entre o setor contbil e o de patrimnio,
devido os sistemas de informtica ainda no estarem totalmente integrados.

34

- A prefeitura no possui um setor de almoxarifado organizado, portanto na


contabilidade o registro da conta de estoque est desatualizado.
Aps todo este levantamento foram feitas reunies com o prefeito e secretrios para
que tomassem conhecimento destes fatos e foram sugeridas novas medidas para que de
imediato se iniciasse um novo processo de execuo contbil e patrimonial que
contemplassem todas estas exigncias da nova legislao.

3 CONSIDERAES FINAIS

Conclui-se que as novas normas de contabilidade so instrumentos para aumentar a


eficcia e a efetividade das leis, promovendo o planejamento, a transparncia e a
responsabilidade da gesto fiscal. Alm disso, foram destaques os instrumentos de
transparncia e registros similares ao da contabilidade comercial como: previso de
depreciao, atualizao e avaliao dos bens pblicos e a contabilizao dos bens de uso
comum.
Atravs do estudo elaborado para a Concluso do Curso, podemos observar dentre a
redao escrita e fundamentada em autores que ajudaram no processo de aprendizagem desta
matria, a importncia de refletirmos sobre um tema novo que os profissionais de
contabilidade e os municpios brasileiros esto enfrentando com as novas mudanas na
contabilidade pblica com enfoque voltado extremamente ao patrimnio.
O intuito deste trabalho no foi o de esgotar toda e qualquer discusso a respeito da
implantao das Novas Normas Brasileiras de Contabilidade, mas alm de expor os principais
contextos desta nova mudana, sugerir algumas mudanas nas rotinas entre o Setor de
Contabilidade e o de Patrimnio da Prefeitura Municipal de So Sep.
Aps ter sido feita a anlise nestes setores da Prefeitura foi constatado que estes
departamentos sofreram mudanas em suas estruturas para obedeceram as principais normas
brasileiras de contabilidade aplicadas ao setor pblico como segue:
- O sistema de informtica foi atualizado devidamente conforme as exigncias do
Tribunal de contas e demais rgos fiscalizadores;
- Foram requisitados mais servidores para fazerem parte do setor de patrimnio.
- Foi criada uma comisso de servidores especfica para avaliao e depreciao dos
bens.
- Foi feito o tombamento de doze mil itens entre mveis e imveis com registro
individual de cada um.
- Foi feito o levantamento de todos os bens imveis da Prefeitura, onde foi entregue
esta listagem para o Engenheiro Civil do municpio para que faa a atualizao de valores,
bem como a verificao do estado em que se encontra o bem, para melhor avaliao ou
depreciao deste imvel.
- Foi elaborado um decreto estabelecendo as normas administrativas visando o
controle da movimentao patrimonial dos bens mveis e imveis da administrao direta do
municpio.

36

-Foram feitas reunies com os chefes dos departamentos responsveis pelo patrimnio
de cada unidade oramentria para que fiscalizem e acompanhem os passos de cada bem
pblico, conscientizando-os da importncia de sua conservao e sua correta avaliao.
-Foram estabelecidos mtodos de registros contbeis na contadoria do municpio
integrado com o setor de patrimnio, atendendo as novas normas de contabilidade.
No que se refere a almoxarifado podemos concluir que a Prefeitura ainda precisar se
organizar, pois ficou claro que deve ser criado um almoxarifado central com uma estrutura
bem montada com controles especficos de cada produto que forem adquiridos pela prefeitura.
Ficou evidenciado que o setor contbil e o de patrimnio em conjunto passaram a
fornecer informaes mais claras e objetivas, auxiliando o poder executivo a manter um
cadastro atualizado dos mveis e imveis do municpio, prestando contas aos usurios com
maior transparncia.
Em vista do exposto e considerando que ainda estamos enfrentando dificuldades,
devido este tema ser novo para todos os rgos pblicos, sabemos que muitas mudanas ainda
sero implantadas gradativamente para que o resultado final seja totalmente satisfatrio
observando as legislaes atuais.

REFERNCIAS
ADMINISTRAO financeira das pequenas e mdias empresas. Disponvel em:
<www.unifae.br> Acesso em 01 de Novembro de 2011.
ANLISE das normas brasileiras de contabilidade aplicadas ao setor pblico. NBCASP
Mudanas
e
Desafios
para
a
Contabilidade
Pblica.
Disponvel
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