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I.
INTRODUCCIN.
Esencialmente, controlar implica la medicin y la correccin de
las actividades de los subordinados para asegurarse de que se
estn llevando a cabo los planes para alcanzar los objetivos
fijados por la alta gerencia.
Esta definicin simple de control muestra que es prcticamente
el mismo proceso sin importar que actividad se considere. La
esencia de la mayor parte del control es cierta clase de
retroalimentacin (el principio de un termostato o del regulador
de una mquina de vapor). Las principales tcnicas de control
deben ser clasificadas como tradicionales, en el sentido de que
han sido utilizadas durante mucho tiempo por lo menos por los
administradores. De stas, la ms conocida es el presupuesto
o plan de utilidades. La mayora de los controles son
parciales; se concentran en un aspecto de las operaciones;
calidad de producto, flujo de efectivo, costos, o alguna otra rea
bastante reducida.
En muchas empresas, un problema difcil es la implantacin de
un control generalizado para que los administradores puedan
verificar el progreso de la organizacin total o de un producto o
divisin territorial integral. Para ello se dan soluciones; como es
de esperarse, estos controles generales tienden a expresarse
en trminos financieros, es probable reconozcamos que una
medida monetaria o financiera es una base natural para el
control, puesto que los insumos y los productos de las empresas
se expresan con mayor facilidad en trminos de dinero. Los
controles financieros generales son muy tiles en los negocios y
an en las organizaciones no lucrativas. Los dispositivos de
control general ms comunes son los resmenes de
presupuestos, los estados de resultados y la tasa de
rendimiento sobre la inversin, aunque la auditoria interna de
las empresas proporciona considerables promesas.
Dicho lo anterior, el administrador tiene la responsabilidad de
disear planes slidos a fin de establecer cules son las
acciones necesarias para alcanzar objetivos, debe estar en
II.
MARCO TERICO.
a. PROCESO ADMINISTRATIVO.
Se refiere a planear y organizar la estructura de rganos
y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus
actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la
empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias
de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante
la racionalidad, es decir la adecuacin de los medios
(rganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar,
muchos autores consideran que el administrador debe
tener una funcin individual de coordinar.
El proceso administrativo es un conjunto de fases o
etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la
administracin que se interrelacionan y forman un
proceso integral.
Proceso Administrativo podemos representarlo de la
siguiente manera:
ETAPAS.
La Etapa Mecnica, es la parte terica de la
administracin, en la que se establece lo que debe de
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.
Las funciones Administrativas en un enfoque sistmico
conforman el proceso administrativo, cuando se
consideran aisladamente los elementos Planificacin,
Organizacin, Direccin y Control, son solo funciones
administrativas, cuando se consideran estos cuatro
elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un
enfoque global de interaccin para alcanzar objetivos,
forman el Proceso Administrativo.
a. CONTROL ADMINISTRATIVO.
i. DEFINICIN DE CONTROL
ADMINISTRATIVO.
El control es la funcin administrativa por medio de la
cual se evala el rendimiento. Para Robbins (1996) el
control puede definirse como "el proceso de regular
actividades que aseguren que se estn cumpliendo
como fueron planificadas y corrigiendo cualquier
desviacin significativa".
Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente
manera: "El control administrativo es el proceso que
permite garantizar que las actividades reales se ajusten
a las actividades proyectadas".
Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el
control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme
al programa adoptado, a las rdenes impartidas y a los
Chiavenato:
El
control
es
una
funcin
administrativa:
es
la
fase
del
proceso
administrativo que mide y evala el desempeo y
toma la accin correctiva cuando se necesita. De
este
modo,
el
control
es
un
proceso
esencialmente regulador.
Comprobar o verificar;
Regular;
Comparar con un patrn;
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
Frenar o impedir.
Creativo:
Contina
bsqueda
de ndices
significativos para conocer mejor la realidad de la
empresa y encaminarla hacia sus objetivos.
TRADICIONAL
MODERNO
2
3
4
5
6
9
1
0
1
1
1
2
Centrado en la verificacin y
anlisis de desviaciones.
1
3
1
4
Orientado a responsabilidades
funcionales.
1
5
1
6
que
se
alcancen
los
planes
que
no
Sealar
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Niveldesupervisinquegueuorientecomodebenlle
varse a cabo esas rdenes por lossubalternos.
Presupuestos:
esquemas
de
planeacin que contienen estndares
aprobados para el control (como
presupuestos de caja o previsin de
gastos).
Criterios
mixtos:
estndares
empleados
para
evaluar
el
desempeo de la empresa a largo
plazo, como:
Filosofa y calidad de la
gerencia.
Posicin en el mercado.
Imagen de la empresa.
Viabilidad de la empresa.
Moral de la empresa.
Relaciones con los clientes y el
pblico.
Entrenamiento y desarrollo del
personal.
Innovacin e investigacin.
Conservacin del patrimonio.
Accin correctiva.
Las medidas y los informes de control indican
cundo las actividades que se realizan no logran
los resultados esperados, y permiten establecer
condiciones para poner en marcha la accin
correctiva. El objetivo del control es indicar
cundo, cunta, cmo y dnde debe ejecutarse la
correccin. La accin necesaria se emprende con
base en los datos cuantitativos obtenidos en las
tres fases anteriores del proceso de control.
Las decisiones respecto de las correcciones que
deben hacerse representan la culminacin del
proceso de control. La accin correctiva que
ajusta las operaciones a los estndares
preestablecidos es la esencia del control, y su
base es la informacin que reciben los gerentes.
Control es la funcin administrativa que consiste
en medir y corregir el desempeo de los
subordinados para garantizar que se ejecuten los
planes dispuestos para alcanzar los objetivos. Es
la funcin segn la cual el administrador, desde el
presidente hasta el capataz, certifica que todo lo
que se hace concuerda con lo planeado. Fayol
afirmaba que en una empresa, el control
consiste en comprobar si todo se ejecuta
conforme al plan adoptado, las instrucciones
dadas y los principios establecidos. Tiene por
objetivo indicar las fallas y los errores para
Planear y organizar.
Hacer.
Evaluar.
Mejorar.
Cmo medir ms
desviacin anormal?
rpidamente
cualquier
Motivacin personal.
ser
que
sea
con
De la costeabilidad: El establecimiento de un
sistema de control debe justificar el costo que
este represente en tiempo y dinero, en relacin
con las ventajas reales que este reporte. Un
control slo deber implantarse si su costo se
justifica en los resultados que se esperen de l;
de nada servir establecer un sistema de control
si los beneficios financieros que redita resultan
menores que el costo y el tiempo que implican
su implantacin.
realizacin.
(A travs de la alimentacin adelantada);
Se ejerce previamente a la accin para
asegurar que se preparen los recursos y el
personal necesarios y se tengan listos para
iniciar las actividades.
o Control concurrente: Consiste en las
actividades de los supervisores que dirigen
el trabajo de sus subordinados; la direccin
se refiere a las actividades del gerente
cuando instruye a sus subordinados sobre
los medios y procedimientos adecuados y
cuando supervisa el trabajo de los
subordinados para asegurarse de que se
realiza adecuadamente.
(Generalmente a travs de informes
peridicos
de
desempeo);
Vigilar
(mediante la observacin personal e
informes) las actividades corrientes para
asegurar que se cumplan las polticas y los
procedimientos, sobre la marcha.
o Control
de
retroalimentacin:
La
caracterstica definitiva de los mtodos de
control retroalimentativos consiste en que
stos destacan los resultados histricos
como base para corregir las acciones
futuras;
por
ejemplo,
los
estados
financieros de una empresa se utilizan para
evaluar la aceptabilidad de los resultados
histricos y determinar cules son los
cambios que deberan hacerse en la
adquisicin
de
recursos
futuros
o
actividades
operativas.
SEGN EL PERIODO.
En funcin del periodo durante el cual el
control recibe una mayor importancia respecto
al trabajo que se est realizando, los
administradores distinguen tres tipos bsicos
de control administrativo, a saber:
o El Pre control.
Es un control previo que se realiza
antes de que el trabajo se ejecute.
Esto significa que, en el fondo, es un
control de tipo preventivo ya que su
objeto es eliminar las desviaciones antes
de que estas se presenten.
Con este
fin, los administradores propugnan por
la creacin de polticas, reglas y
procedimientos que permitan eliminar
aquellos comportamientos significativos
que
han
sido identificados como
causantes potenciales de situaciones
negativas.
Contabilidad.
Auditoria.
Presupuestos.
Reportes, informes.
Formas.
Archivos (memorias de expedientes).
Computarizados.
Mecanizados.
Grficas y diagramas.
Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
Procedimiento hombremquina, mano izquierda,
mano derecha etc.
Estudio de mtodos, tiempos y movimientos,
etc.
Mtodos cuantitativos.
Redes.
Modelos matemticos.
Investigacin de operaciones.
Estadstica.
Clculos probabilsticas.
xix. OBSTACULOS
CONTROL.
PARA
XITO
DEL
EL
Perspectivas inadecuadas.
Si las actividades de control hacen que las
perspectivas de control sean demasiado
estrechas se afecta la eficiencia del sistema ya
que se dejan por fuera otras consideraciones
relacionadas
con
otras
unidades
organizacionales.
Antes de tomar
una
medida correctiva el administrador debe
conocer si existen las condiciones que, en
diversos
aspectos
de
la
organizacin,
permitirn su ejecucin.
Todos
los
individuos
deben
tener
conocimiento de la forma como opera el
control.
En la medida en que el proceso de control sea
comprensible para todos aquellos que estn
involucrados en l, mayores sern sus beneficios.
El administrador tiene que asegurarse de que las
personas sepan con exactitud qu informacin se
refiere, cmo debe reunirse, de qu manera se
usar para compilar informes, cules son sus
propsitos y qu medidas son apropiadas dados
los diversos tipos de informes.
CONCLUSIONES.
El control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a travs
de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social
amplio.
la funcin administrativa que hace parte del proceso administrativo junto
con la planeacin, organizacin y direccin, y lo que la precede.
El evaluar que no es ms que la interpretacin y comparacin de la
informacin
La mejora es la puesta en prctica de las medidas que resolvern las
desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.
BIBLIOOGRAFIA
www.google.com
TERRY, George y FLANKLIN, Stephen. Principios de administracin.
Editorial Continental.
www.monografias.com/.../control/control.shtml.
www.controlciudadano.org/