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Modelo de Briefing - Check List - Arrumao de Mesas - Custos - Cronograma

Modelo de Briefing
Cliente:_______________________________________________________________
Fone de contato:
_________________________________________________________
Objetivo:
_____________________________________________________________________
Tipo de evento: __________________________ Estilo (traje): __________________
Pblico-alvo:
___________________________________________________________
Verba disponvel:
____________________________________________________________
Ttulo/ Subttulo do evento:
___________________________________________________
Data do evento: _________ Local: _____________ Horrio: ________________
Idioma oficial:
_______________________________________________________________
Programao:
_______________________________________________________________
Decorao:
_________________________________________________________________
Servio de A&B (tanto para participantes quanto a equipe de apoio):
_____________________________________________________________________
Servio de brindes aos participantes e/ou convidados:
_____________________________________________________________________
Seleo das pessoas serem convidadas:
__________________________________________
Nmero de convidados (homens, mulheres, crianas):
________________________________
Convites (Formato, quantidade, servios grficos e data para expedio):
_________________________________________________________
Pessoal de apoio para o dia do evento:
- Seguranas
- Manobristas
- Recepcionistas

Tradutores
Mestre de cerimnias
Equipe de foto/filmagem
Limpeza
Servio mdico
Animao (infantil, bandas, etc)

Equipamento de som:
_________________________________________________________
Elaborao do roteiro/script do evento:
___________________________________________
Locao de materiais para decorao ou buffet:
_____________________________________
Divulgao do evento:
________________________________________________________
Programao visual do evento (logotipo e material refletindo o objetivo do evento):
_____________________________________________________________________
Sinalizao:___________________________________________________________
Traslados/Acomodaes/Recepo dos participantes e convidados de outros
Estados/Pases:
_____________________________________________________________________
Atividades sociais:
___________________________________________________________
Atividades tursticas:
__________________________________________________________
Legislao/Seguros:
__________________________________________________________
Definir equipe de trabalho (nomear coordenadores para cada rea, tanto para atuar na
elaborao quanto na execuo do evento):
_____________________________________________________________________
Observaes:
________________________________________________________________
Este um briefing que pode ser utilizado pela equipe organizadora, tanto como um
documento sobre o evento que est organizando quanto como um suporte para suas
reunies, pois, a cada uma delas podem aparecer itens que ainda no foram
providenciados. Alm disso, pode ser feito um briefing mais detalhado, com
especificaes e sugestes de decorao, cardpio, animao, para que o cliente
monte o seu evento ao lado do organizador, sendo que o mesmo dar dicas e
explanar melhor como aproveitar a verba disponvel. Caso este seja confeccionado, o
briefing dever conter a assinatura do cliente e do organizador para que no crie
problemas futuros, em caso de aprovao do evento.
Para facilitar o trabalho da equipe que trabalhar na organizao, bem como do
coordenador, o check list imprescindvel em todas as reunies, desde a concepo do

evento at o dia da sua realizao. Poder ser confeccionado como uma lista e ainda
conter a data para a qual est agendada tal procedimento, para poder haver um
controle se foi cumprido na data ou no. Encontramos um check list simples para
qualquer tipo de evento:
Modelo de Check List
(Por: Adriana C. Gonalves e rica G. Cattinne)
Modelo de MARTINS (2000, p. 4):
1 - Preparo de correspondncias gerais
- circulares
- malas diretas
- programa
- convites impressos
- ofcios/convites/credenciais (autorizados e palestrantes)
- contratos com fornecedores
2 - Preparo de correspondncias especiais
- Chefe de Cerimonial
- Banda da Polcia Militar
- DSV
- Detran
- Eletropaulo
- Outros rgos pblicos
3 - Material aos participantes
- brindes
- pastas
- blocos
- canetas
- crachs
4 - Material Grfico
- fichas de inscrio
- folhetos
- papel e envelopes timbrados
- programa (oficial e social)
- certificado de participao
- mapas de localizao
- convites
- adesivos
- cartes para a mesa de trabalho (prisma)
5 - Material para imprensa
- press release
- press kit
- fotos
6 - Hotel
- cartes de boas-vindas
- servio informativo/recepo
- servio de turismo (city tour)
- relao de telefones teis

relao de locais de compra


revistas
jornais/dirios
frutas/flores
sala de reunio (horrios de entrada e sada)
equipamentos disponveis

7 - Programao visual
Placas de sinalizao para:
- local do evento
- hotis
- aeroportos
- reas externas
- letreiros de identificao
- faixas
- painis fotogrficos
8 - Servios tursticos
- transporte
- passagens areas
- hospedagem
- programa social
- elaborao de tours
- receptivo nos aeroportos
9 - Outros
- orquestras
- bandas
- shows
- correio
- entrega protocolada
- locao de veculos
- exposio paralela
- seguro
- assistncia mdica
- rdio txi
- lazer programado
- acordos de co-patrocinadores
10 - Recursos Fsicos
Local para:
- jantar/almoo
- coquetel
- cofee break
- imprensa
- sala vip
- secretaria geral
- informaes
- pronto socorro
- estacionamento
- pessoal de manuteno
- pessoal de limpeza
- instalaes sanitrias
- pessoal de apoio
- copa/cozinha
- banco

- reunies
- cmbio
11- Recursos Humanos
a) Coordenadores de rea
b) Recepcionistas
- secretaria
- balco de informaes
- sala vip
- plenrio
- salas para palestras
- cerimonial
- imprensa
- sala de diretoria
c) Tradutores
d) Intrpretes
e) Comit de recepo
f) Assessor de imprensa
g) Operadores de som/luz
h) Mdico/enfermaria
i) Pessoal de copa
j) Pessoal de limpeza
k) Pessoal de segurana
l) Manobristas
m) Office-boy
n) Fotgrafo
o) Operador de vdeo
p) Pessoal de manuteno
q) Maitres/garons/copeiras
r) Mestre de cerimnia
s) Motorista
t) Montagem de stands
12 - Recursos Materiais
Equipamento e materiais
Para projeo:
- slides
- retroprojetor
- telo
- filmes
- datashow
- vdeo cassete
- telas
Para sonorizao:
- microfones
- amplificadores
- aparelho de som
- gravadores
- fitas de msica ambiente
- fitas para gravao
Para secretaria:
- computador
- xerox
- off-set
- fax
- telefone

- giz
- apagador
- pincel atmico
- folhas para transparncia
- canetas para retroprojetor
- canetas
- blocos
- borracha
- durex
- fita adesiva/dupla face
- rgua
- tesoura
- prisma
- clips
- grampeador
- furador
- cola
Outros:
- lousa
- flip chart
- mastros
- bandeiras/banners/faixas
- stands
- palanque
- passarela
- palco
- material de copa
13 - Local para alimentao:
- disposio das mesas
- decorao
- sonorizao
- pontos de luz
- pontos de gua
- sinalizao/ iluminao
- ar condicionado
- ventiladores
- tablado
- msica ambiente
Este um modelo simples de check list que serve para qualquer tipo de evento e pode
ser modificado de acordo com as necessidades da equipe organizadora.
Juntamente com o briefing e o check list necessrio tambm se confeccionar um
cronograma de tarefas, onde sero definidos os responsveis, suas responsabilidades,
datas e situaes. necessrio ter uma diviso de equipes que iro cuidar dos
seguintes itens:
- Infra-estrutura fsica;
- Logstico: equipamentos e materiais
- Pessoal: servios terceirizados e fornecedores
- Servios externos
Referncias Bibliogrficas
MARTINS, Ana Maria Santana. Apostila sobre o curso Gesto de Eventos e Cerimonial.
So Paulo, 2000

11 Estilos de Arrumao de Mesas para Reunies e Conferncias

Fotos retiradas do site: www.centerconvention.com.br

Mesa em estilo buffet

Sala em auditrio

Sala em estilo buffet

Sala em formato espinha de peixe

Custos

Quando se pensa em organizar um evento, alm de montarmos o briefing e o check


list, temos de elaborar o custo deste evento. O autor ANDRADE (1999, pg 104),
aborda em seu livro uma maneira objetiva de como se calcular o custo de um evento
nos mostrando um modelo de check list que pode ser aplicado em qualquer evento,
sendo importante salientar a existncia de pelo menos um responsvel para
confeccionar e controlar esta planilha:
Modelo simples de estimativa de custos:
A - Descrio do evento:
1 - Denominao
2 - Natureza
3 - Data
4 - Local
5 - Entidade promotora
6 - Estimativa de participantes
7 - Pblico-alvo
B - Custos:
1 - Locao da rea
20% em __/__/__ US$_____

40% em __/__/__ US$_____


40% em __/__/__ US$_____
Total US$_____
2 - Decorao
Projeto US$_____
Paisagismo US$_____
Locao de mveis US$_____
Mo-de-obra US$_____
3 - Promoo (espetculo/atrao)
Contratos US$_____
Servios de terceiros US$_____
Despesas gerais US$_____
4 - Despesas com pessoal
Tcnicos US$_____
Recepcionistas US$_____
Secretaria US$_____
Representao US$_____
5 - Locomoo
Transporte US$_____
Hospedagem US$_____
Refeies US$_____
Material US$_____
C - Fontes de Recursos:
Patrocnios US$_____
Doaes US$_____
Vendas de entradas US$_____
Este apenas um modelo simples de estimativa de custos, sendo que o mesmo pode
ser alterado de acordo com as necessidades de cada evento, por exemplo, se o evento
for acompanhado de um coquetel, ter de ser anexado este modelo os custos com
fornecedores de alimentos e bebidas.
Outro modelo que exemplifica a relao custo/benefcio de um evento de uma forma
bem simplificada e prtica:
A organizao de um evento - dependendo do seu tipo - poder gerar receitas
prprias, alm de verba alocada pelo cliente, que iro contribuir com a sua
implantao, tais como:
Elementos da receita:
Patrocnios + venda de espaos (estandes ou espaos publicitrios) + venda de
produtos promocionais (camisetas, chaveiros) + venda de ingressos/ inscries =
receita do evento + apoio/permuta = receita final do evento
Despesas do evento:
Custo do profissional organizador/empresa contratada + custo financeiro (custo do
dinheiro parado, quando o cliente desembolsar uma verba antecipada, para
pagamentos que assim o exijam contratualmente) + custo administrativo
(logstico+pessoal+externo) + tributos e taxas + comisses (valor pago a profissionais
sobre venda de estandes, espaos publicitrios e outros) + custo real (custo sem o
percentual de lucro) + lucro = preo de venda/despesas
Depois de definido o preo de venda/despesas poder ser dividido as cotas de
patrocnio e preo de inscries.

Para que o evento obtenha um resultado final satisfatrio, a receita final deve ser
superior ao custo final do evento = lucro.
Se a receita final for igual ao custo final = ponto de equilbrio - nem lucro, nem
prejuzo.
Se a receita final for inferior ao custo final = prejuzo. (MEIRELLES, 1999, p. 201-206)
Referncias bibliogrficas
ANDRADE, Renato Brenol. Manual de eventos. Caxias do Sul: Educs, 1999.
MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. So Paulo: STS, 1999.
Modelo de Cronograma Simplificado
Segue o Cronograma de Subcomisses de Grandes Eventos, segundo CESCA (1997, p.
47).
Evento:_______________________________________________________________
Data:_________________________________________________________________
Local:________________________________________________________________
Responsvel pela subcomisso:____________________________________________
Pr Evento Trans Evento Ps Evento
At Dia Responsvel At Dia Responsvel At Dia Responsvel
C
H
E
C
K
L
I
S
T
J com as equipes subdivididas e responsveis por determinadas tarefas, necessrio
observar detalhes importantes, principalmente no que diz respeito contratao de
prestadores de servios e fornecedores. A primeira delas sempre conhecer mais de
um fornecedor, visitar suas instalaes, conferir de perto a qualidade do seu trabalho e
sempre, por maior confiana que se tenha, fazer um contrato de prestao de servios,
para evitar maiores preocupaes. Outro fator quanto ao pessoal de apoio
(recepcionistas, mestre de cerimnias, seguranas) para o dia do evento, observar se
esto de acordo para o tipo de evento, postura, profissionalismo e aparncia so itens
que devem ser observados, e se possvel, avaliar o trabalho em outro evento, antes de
contrat-los.
A parte de alimentao, tambm, um fator importante, pois, tomar cuidado com
quem fornece, conhecer a qualidade do produto, fazer um contrato, principalmente
pelo fato de alguns buffets cumprirem risca a quantidade de alimentos por pessoa,
correndo o risco de ultrapassar o nmero firmado, limitar mais a passagem dos
alimentos, dando uma impresso de escassez e o constrangimento dos convidados.
O autor ANDRADE (1999, p. 114) traz mais detalhes que tem de ser observados
quanto gastronomia e sua importncia:
A gastronomia em eventos importante para promotores e/ou organizadores, porque
um componente do conjunto que constri e mantm marcas fortes, ajuda na
obteno de diferenciais e um suporte valioso para a agregao de valor.
Gastronomia em evento inicia com a parceria com fornecedores de reconhecida
qualidade. Nunca se deve esquecer de que os freqentadores de um evento, ao final,
so um consumidores como qualquer outro: ele deseja Servio (perfeito

desenvolvimento do tema proposto); ele deseja Preo e ele deseja Recompensa (entre
estas, os elementos gastronmicos, quando includos no programa, tm muito realce).
Contudo, existem algumas dicas que podem ser teis para os responsveis pela
gastronomia em eventos, levantadas pela tcnica Ione Teichman:
1) Evitar a repetio de cardpios e de locais, porque, de acordo com periodicidade e
pblico, vai acontecer a monotonia da rotina;
2) Evitar alimentos que deixem odor forte na boca ou que deixem resduos entre
dentes;
3) Evitar alimentos que exijam "tcnica"para ingesto, afastando constrangimentos e
possibilitando melhor comunicao entre comensais;
4) Inserir o momento gastronmico adequadamente na programao geral:
4.1) Considerar necessidade de deslocamento, antes e aps, entre o local do momento
gastronmico e os locais onde se desenvolvem as atividades do evento;
4.2) Evitar coquetel aps longo tempo sem ingesto de alimentos
Por exemplo: marcar coquetel como encerramento de uma conferncia que comea s
14 horas e se estende at s 18 horas;
4.3) Evitar alimentos de difcil digesto em intervalos para almoo (geralmente pouco
tempo). No reincio dos trabalhos h grande probabilidade de sonolncia;
4.4) Escolher cardpio e servio adequados ao perodo de intervalo;
4.5) Escolher cardpio que possa "esperar pelo comensal"
Em alguns casos, a prpria gastronomia o evento. Ento, os cuidados devem ser
redobrados, a fim de que se possa criar um diferencial que ir permitir tornar-se o
evento gastronmico uma atrao peridica.
Referncias bibliogrficas
ANDRADE, Renato Brenol. Manual de eventos. Caxias do Sul: Educs, 1999.
CESCA, Cleuza G. Gimenes. Organizao de eventos. So Paulo: Summus, 1997.