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Aporte de los costos y presupuestos a la contabilidad
de gestin
El presente artculo tiene por finalidad analizar y aplicar el aporte de los
costos y presupuestos a la contabilidad de gestin de una empresa, con
la finalidad de analizar estas variables importantes para el desarrollo de
la gestin institucional.

Planificacin
El trmino planificacin asume distintos significados segn el contexto
de observacin. Para la gerencia, la planificacin es un proceso de
preparacin de decisiones referentes al futuro del sistema a dirigir con lo
que se condiciona y posibilitan futuras decisiones. El proceso se basa en
un pronstico, previamente elaborado segn mtodos especficos
(prospectiva) y se articula, basndose en competencias especializadas,
segn las reas de actividad del sistema; por ejemplo, la planificacin
financiera, planificacin de personal, la planificacin de la produccin de
bienes o servicios, la planificacin del mantenimiento de instalaciones,
etc.
La planificacin debe entenderse como la primera dimensin de un
proceso de organizacin que debe ir acompaado por el control, sin el
cual no puede hablarse en estricto sentido organizacional de una
planificacin, es decir, lo que pretende la planificacin es relacionar los
medios con los fines futuros de la empresa.

Proceso de planificacin
El punto de partida es definir la misin de la empresa, su razn de ser.
Se puede definir desde dos perspectivas: en torno del mercado que se
tiene o del producto que se vende. Si unimos esta razn de ser de la
empresa a su situacin actual podemos desarrollar el proceso de
planificacin. Teniendo en cuenta esta informacin, se fijan los objetivos,
se buscan las diferentes alternativas, se analizan y se valoran, se pone
por escrito cmo se va a llevar a la prctica la iniciativa elegida, se pone
en marcha, y posteriormente se someter a evaluacin y entrar en
juego la funcin de control, que proporcionar la informacin que facilita
las siguientes planificaciones.

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Ventajas de la planificacin
Las ventajas de la planificacin se pueden resumir de la siguiente
manera:
- Si tenemos un objetivo claro, los programas sern ms eficaces.
- Facilita la modificacin de programas.
- Facilita la coordinacin de actividades.
- Facilita el control.
- La direccin del personal es ms eficaz porque todos tienen unas
directrices.
- Aumenta la motivacin del personal: cuando sabemos a qu van
dirigidos nuestros esfuerzos, estamos ms motivados.

Planificacin y control de gestin

Tomando como referencia el trabajo tcnico del profesor Oliek Gonzlez
Soln sobre los sistemas de control de gestin estratgica de las
organizaciones, este establece que la planificacin es un conjunto de
elementos de anlisis que justifican la necesidad de enfocar los sistemas
de control en funcin de la estrategia y la estructura de la organizacin,
y de otorgarle al sistema elementos de anlisis cuantitativo y cualitativo,
elementos financieros y no financieros, resumidos todos en los llamados
factores formales y no formales del control.

Tendencias de control de gestin actual

Las condiciones en que se compite en la actualidad por acceder a los
recursos necesarios, por reducir gastos y costos, por aumentar la calidad
de los productos y servicios, y el desarrollo de las comunicaciones y
transportes, han modificado la forma de actuar e interactuar de las
organizaciones.
Al principio (1978), se consideraba el control de gestin como una serie
de tcnicas tales como el control interno, el control de costos, auditoras
internas y externas, anlisis de ratios y puntos de equilibrio, pero el
control presupuestario constitua y an para algunos constituye el
elemento fundamental de la gestin.

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Anthony R. (1987) lo considera, acertadamente, como un proceso

mediante el cual los directivos aseguran la obtencin de recursos y su
utilizacin eficaz y eficiente en el cumplimiento de los objetivos de la
organizacin.
Para Joan M. Amat (1992), el control de gestin es ... el conjunto de
mecanismos que puede utilizar la direccin que permiten aumentar la
probabilidad de que el comportamiento de las personas que forman
parte de la organizacin sea coherente con los objetivos de esta.

El cuadro de mando
El cuadro de mando o tablero de comando es un mtodo de obtencin y
clasificacin de informacin que generan los sistemas de control de
gestin. Se desarrolla desde la base hasta los niveles ms altos de
direccin. Todos los departamentos tributan el comportamiento de sus
indicadores en tableros de mando particulares, estos recorren y se
adaptan a la necesidad de informacin de los distintos niveles superiores
hasta llegar a un punto (persona) encargado de clasificar toda la
informacin en dependencia de las necesidades de informacin de la
alta direccin para la toma de decisiones. Todo el proceso se desarrolla
mediante sistemas automatizados que permiten a la informacin
recorrer todos los puntos donde se necesite utilizarla o enriquecerla.
Algunas de las ventajas que ofrece esta herramienta son:
Facilitar el proceso de toma de decisiones
Ser instrumento de accin a corto y largo plazo, de implantacin
rpida
Incluye tanto variables cuantitativas, monetarias y no monetarias,
como cualitativas
Conjuga las orientaciones operativas y estratgicas
Proporciona informacin normalizada y sistematizada, en tiempo
oportuno y con la periodicidad adecuada.
El cuadro de mando tiende especialmente hacia cinco ideas bsicas:
1. El apoyo constante en el proceso de toma de decisiones de los
directivos
2. Claridad y eficiencia en su concepcin y utilizacin en la gestin
3. Posibilidad de adaptacin sucesiva al entorno empresarial

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4. Mxima viabilidad posible a la hora de tener en cuenta las variables

de carcter cualitativo y sobre todo en el momento de la decisin
5. Ser un elemento de estmulo constante a todos los niveles
administrativos de la empresa

Caso prctico 01
El presupuesto como instrumento de control
Para comprender un plan de presupuesto como instrumento de control,
usamos el siguiente escenario para mostrar la interrelacin de los
distintos presupuestos preparados en la empresa.
La Compaa Manufacturera Angelito SA fabrica los productos A, B y C,
semejantes en peso y tamao. Estos productos son vendidos a
comerciantes. En la zona 1 trabajan seis vendedores y la zona 2 cuatro
vendedores, bajo la direccin del gerente de ventas, quien supervisa las
funciones de venta desde la oficina de venta de la sede principal.
Algunas ventas son hechas directamente desde el almacn, situado al
lado de la oficina principal. A continuacin se muestra el presupuesto de
ventas.

Presupuesto de ventas
Zona

1
2
Almacn
Total

Ventas
netas
S/.
300,000
400,000
100,000
800,000

Producto
A
S/.
150,000
120,000
60,000
330,000

Producto
B
S/.
100,000
200,000
30,000
330,000

Producto
C
S/.
50,000
80,000
10,000
140,000

El presupuesto de venta fue preparado de una compilacin de los

estimados mensuales de ventas, respaldados por estimados de las
cantidades a vender.
Con este importe de ventas de S/. 800,000.00, el director de
presupuestos puede comparar la utilidad neta deseada con el objeto de
poner un lmite al importe total de costos y gastos. Si se supone que la
utilidad neta sobre esas ventas ser de S/. 56,000.00, o el 7 por ciento,

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entonces el resto de S/. 744,000.00 representar el lmite del costo de

produccin ms los gastos operativos.
El presupuesto de costo de produccin correspondiente a las ventas
anteriores aparecera, en forma resumida, segn se muestra en el
siguiente cuadro:

Costo de produccin estimado

Elementos
Materia
prima
Mano de
obra
Costo
indirecto
Total

Total
Producto A Producto B Producto C
194,000.00
80,000.00
90,000.00
24,000.00
296,000.00
120,000.00 120,0000.00
56,000.00
74,000.00
30,000.00
30,000.00
14,000.00

564,000.00

230,000.00

240,000.00

94,000.00

Sin embargo, este es simplemente un resumen condensado de los

informes detallados, que incluiran: 1) un cuadro de los costos de
produccin estimados por unidad clasificados por elementos en cada
departamento, esto es, los materiales, la mano de obra y costos
indirectos, 2) un presupuesto detallado de costos indirectos variables y
fijos. Estos dos importantes estados se muestran a continuacin.

Anlisis de los costos de produccin estimados por

unidad y departamento
Total

Producto A
Materiales
Mano de obra
Costos
indirectos
Total
Producto B
Materiales
Mano de obra
Costo indirecto

S/.
3.20
4.80
1.20

Departame
nto de
corte
S/.
3.00
2.00
0.50

Departame
nto de
estampado
S/.
0.00
1.00
0.25

Departam
ento de
acabado
S/.
0.20
1.80
0.45

9.20
S/.
3.60
4.80
1.20

5.50
S/.
3.00
2.00
0.50

1.25
S/.
0.00
1.00
0.25

2.45
S/.
0.60
1.80
0.45

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Total
Producto C
Materiales
mano de obra
Costo indirecto
Total

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9.60
S/.
1.20
2.80
0.70
4.70

5.50
S/.
0.90
1.60
0.40
2.90

1.25
S/.
0.00
0.40
0.10
0.50

2.85
S/.
0.30
0.80
0.20
1.30

Como podemos observar el cuadro anterior est mostrando el costo

unitario de produccin por elemento del costo, como tambin por
departamento. Al costo de produccin mostrado en el cuadro se le
agrega la parte proporcional de los gastos de administracin y de venta
en que incurre la empresa y que por lo tanto est relacionado con la
produccin. Se obtendr el costo total al cual se agrega el margen de
utilidad establecida por el direccin o los funcionarios respectivos se
obtiene el valor de venta, a este valor se le agrega el 19% de impuesto a
las ventas, determinndose por lo tanto el precio de venta del producto.
A continuacin se presenta el cuadro que indica el presupuesto de los
costos indirectos de fabricacin.

Presupuesto de costos indirectos de fabricacin

Total
Corte

Produccin
Estampa Termina
do
do

Servicios
X
Y

Costo variable
Material indirecto
Mano de obra
indirecta
Combustible
Energa
Seguro

2,000
10,000

300
1,000

200
500

1,000
1,000

350
3,750

150
3,750

2,500
3,000
7,000

500
1,300
3,000

400
900
1,500

300
200
1,000

650
300
750

650
300
750

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Servicios pblicos
Costos fijos
Alquiler de la
fbrica
Seguro
Supervisin
Depreciacin
Gastos varios
Amortizacin
Total

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500

100

200

200

5,000

1,400

900

900

900

900

4,000
20,000
10,000
5,000
5,000
74,000

1,000
7,000
3,500
1,100
3,000
23,20
0

800
2,000
1,000
800
00
9,000

900
7,000
2,300
700
2,000
17,300

600
2,000
1,500
1,400
00
12,40
0

700
2,000
1,700
1,000
00
12,10
0

El cuadro anterior muestra el presupuesto de los costos indirectos de

fabricacin de la empresa por un monto de S/. 74,000.00, los cuales han
sido distribuidos siguientes bases tcnicas previamente seleccionadas
para los departamentos de produccin y departamentos de servicios.
Luego podemos decir que los costos de los departamentos de servicios
sern redistribuidos a los departamentos productivos. Esos montos
servirn para la determinacin de la tasa de distribucin de los costos
indirectos, los mismos que formarn parte del costo de cada producto.
Otro de los cuadros respectivos que es necesario tener a la mano para la
gestin estratgica de costos es lo referente a los gastos de
administracin y gastos de venta. Teniendo en cuenta ciertos criterios
tcnicos de clasificacin del costo, estos gastos se han clasificado en
gastos variables y gastos fijos. Estos gastos estimados sirven de base
para la comparacin con los gastos reales, resultando una variacin. Esa
variacin es el punto de partida para hacer un anlisis de las actividades
que generan valor y qu actividades no generan valor a fin de poder
establecer un precio de venta competitivo en el mercado. A continuacin
se muestra el cuadro de gastos estimados de administracin y venta de
la gestin de la empresa.

Presupuesto de gastos de venta y administracin

Total
GASTOS VARIABLES
Gastos de viaje
Gastos de oficina

5,000
14,000

Costos de
venta
4,000
6,000

Gastos de
administracin
1,000
8,000

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Gastos de
almacenamiento
Gastos de entrega
Franqueo
Comunicaciones
Suministros de oficina
Varios
Total gastos variables
GASTOS FIJOS
Sueldos
Alquileres
Administracin
Seguros
Depreciacin
Total gastos fijos

16,000
15,000
4,000
8,000
3,000
2,000

16,000
15,000
2,250
5,000
750
1,000

0.00
0.00
1,750
3,000
2,250
1,000

67,000

50,000

17,000

60,000
25,000
10,000
8,000
10,000
113,000
180,00
0

30,000
15,000
4,000
6,000
7,500
62,500
112,500

30,000
10,000
6,000
2,000
2,500
50,500
67,500

Otro presupuesto importante para medir la gestin de la empresa es

tener el presupuesto de resultado, en el cual la gerencia podr ver la
tendencia porcentual de la utilidad neta, comparando los ingresos y
costos estimados con los ingresos y costos reales, a fin de poder tomar
alguna decisin.

Estado de resultados
Presupuesto
S/.
%

Real
S/.
%

Ventas netas
Costo de ventas
Utilidad bruta
Gastos de venta
Gastos de
administracin
Total de gastos de
Utilidad operacin
Gastos financieros

800,000
560,000
240,000
112,500
67,500
180,000
60,000
4,000

100.00
70.00
30.00
14.06
8.44
22.50
7.50
0.50

900,000
650,000
250,000
135,000
63,000
198,000
52,000
4,500

Utilidad neta (%)

56,000

7.00

47,500

100.
00
72.2
0
27.8
0
15.0
0
7.00
22.0
0
5.80
0.50
5.27

Diferencia
S/.
%
100,000
90,000
10,000
22,500
4,500
18,000
8,000
500

12.50
16.00
4.16
20.00
(6.60)
10.00
(13.30
)
12.50

7,500

(13.4
0)

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El informe que a continuacin se presenta est relacionado con los

costos de produccin por productos y por elementos del costo.

Informe presupuestario sobre costos del producto por

artculos y elementos del costo
Elementos de
costos
Costo de
materiales
Producto A
Producto B
Producto C
Costo de mano
de obra
Producto A
Producto B
Producto C
Costo indirecto
Producto A
Producto B
Producto C
Costo total

Presupue
sto para
el mes

Costo real
del mes

6,666.67
7,500.00
2,000.00

7,000.00
7,600.00
2,000.00

+ 333.33
+ 100.00

10,000.00
10,000.00
4,666.67

11,000.00
12,000.00
5,000.00

+ 1,000
+ 2,000
+ 333.33

2,500.00
2,500.00
1,166.66

2,750.00
3,000.00
1,250.00

+ 250.00
+ 500.00
+ 83.34

47,000.0
0

51,600.00

Variacin

Observac
in

Huelga

+ 4,600.00

Gestin de costos para tomar decisiones

La gestin de costos aporta informacin relevante, histrica o estimada,
monetaria o no monetaria, segmentada o global, sobre la circulacin
interna de la empresa para toma de decisiones. Trata de aportar
soluciones sobre interrogantes que no tienen respuesta en la
contabilidad financiera. Dado su carcter interno cada empresa puede
utilizar el sistema de contabilidad de gestin que le parezca ms
adaptada a sus necesidades.
La contabilidad de gestin permite responder cuestiones tales como:
Qu productos son rentables?
Cunto cuesta cada parte del proceso de produccin de un artculo?
Cul es la rentabilidad que se consigue con un determinado cliente?

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Vale la pena subcontratar una determinada actividad?

La gestin de costos es un tema gerencial que analiza la informacin
presentada y procesada por el departamento de costos o por la oficina
de contabilidad para tomar las decisiones que corresponda en un
momento determinado. Por ejemplo, la gerencia puede evaluar y medir
el grado de eficiencia en la aplicacin de la estimacin del rea de
produccin, tal como se detalla a continuacin.

Gestin de costos
Concepto
Materia prima
Material auxiliar
Mano de obra
directa
Mano de obra
indirecta
Superintendencia
Mantenimiento
Ingeniera
Inspecciones
Energa

Costo
estimado
S/. 100,000
35,000
60,000

Costo real

Variacin

95,000
36,000
61,000

S/. 5,000 (-)

1,000 (+)
1,000 (+)

25,000

30,000

5,000 (-)

40,000
90,000
120,000
28,000
42,000

39,000
92,000
110,000
25,000
40,000

1,000 (-)
2,000 (+)
10,000 (-)
3,000 (-)
2,000 (+)

Papel de la contabilidad de costos

La contabilidad de costos le proporciona a la gerencia informacin sobre costos
de productos, inventarios, operaciones o funciones y permite comparar las
cifras reales con las predeterminadas. La variedad de datos que ofrece ayuda a
tomar muchas decisiones diarias a la vez que presenta la informacin esencial
para las decisiones a ms largo plazo.
La contabilidad de costos permite a la gerencia presentar informacin
procesada para que esta tome las decisiones correspondientes sobre un hecho
econmico. Por ejemplo, tendr que decidir sobre el siguiente escenario
relacionado con el producto B que produce prdida.

Informacin de costos relevante

Concepto
Ventas

Product
oA
S/.
10,000

Producto
B
S/. 20,000

Producto C
S/. 30,000

Producto
D
S/. 40,000

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Costo variable
Margen
contribucin
Costo fijo
Utilidad

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8,000
2,000

22,000
(2,000)

25,000
5,000

23,000
7,000

(1,000)
S/. 1,000

(1,000)
S/. (3,000)

(1,000)
S/. 4,000

(1,000)
S/. 6,000

Departamento de costos Las diferentes actividades de un departamento

de costos cubren las siguientes responsabilidades2:

Preparar la informacin requerida en el planeamiento y control de

las operaciones.

Preparar informacin relacionada con decisiones diarias o con

proyectos especiales que requieren una eleccin entre las diferentes

alternativas.

Participar en la preparacin y ejecucin de presupuestos.

Establecer procedimientos para manejar operaciones y para

reducir costos.

Desarrollar sistemas de costos y de anlisis que mejoren el

sistema de determinacin de costos y de revisin de variaciones.

Registrar e informar sobre costos por producto o por departamento.