Guía Elaboración y Control de Documentos SIGEPRE

GUA PARA LA ELABORACIN Y CONTROL
DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE
Bogot D.C., Noviembre 2014

Proceso asociado: Direccionamiento Estratgico
Cdigo: G-DE-01
Versin 10
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
1. OBJETIVO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
2. ALCANCE -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
3. TERMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------------------------------ 4
4. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIGEPRE -------------------------------------------------------------------- 7
5. ELABORACIN DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE ------------------------------------------------------------- 7
5.1
GENERALIDADES --------------------------------------------------------------------------------------------------- 7
5.2
CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGEPRE ---------------------------------------------------- 8
5.2.1
Documentacin de procesos -------------------------------------------------------------------------------- 8
5.2.2
Documentacin de procedimientos ---------------------------------------------------------------------- 12
5.2.3
Documentacin de manuales, lineamientos y guas ------------------------------------------------ 15
5.2.4
Documentacin de Instructivos --------------------------------------------------------------------------- 17
5.2.5
Elaboracin de Formatos ---------------------------------------------------------------------------------- 18
5.2.6
Elaboracin de riesgos asociados a procesos -------------------------------------------------------- 18
5.2.7
Elaboracin de indicadores asociados a procesos -------------------------------------------------- 18
5.3
FLUJO DE APROBACIN DE DOCUMENTOS ------------------------------------------------------------ 19
5.3.1
ETAPA 1: Creacin ------------------------------------------------------------------------------------------ 19
5.3.2
ETAPA 2: Aprobacin tcnica ---------------------------------------------------------------------------- 22
5.3.3
ETAPA 3: Revisin metodolgica y tcnica ----------------------------------------------------------- 22
5.3.4
ETAPA 4: Aprobacin y liberacin del documento.-------------------------------------------------- 23
5.4
FLUJO DE ACTUALIZACIN DE DOCUMENTOS -------------------------------------------------------- 27
5.5
FLUJO DE ELIMINACIN O INACTIVACIN DE DOCUMENTOS ----------------------------------- 29
5.5.1
ETAPA 1: Solicitar eliminacin o inactivacin--------------------------------------------------------- 29
5.5.2
ETAPA 2: Aprobar solicitud de eliminacin o inactivacin. ---------------------------------------- 31
5.5.3
ETAPA 3: Revisar el cumplimiento de los requisitos CLON --------------------------------------- 31
5.5.4
ETAPA 4: Aprobacin de la eliminacin o inactivacin del documento ------------------------ 31

2

5.5.5
5.6
6.
Cdigo: G-DE-01
Versin 10
ETAPA 5: Eliminacin o inactivacin del documento en el SIGEPRE -------------------------- 31
FLUJO PARA EL CARGUE DE PLANTILLAS Y OTROS DOCUMENTOS EN EL SIGEPRE -- 31
5.6.1
Etapa 1: Creacin de plantillas u otros documentos ------------------------------------------------ 32
5.6.2
Etapa 2. Liberar la plantilla u otro documento -------------------------------------------------------- 32
CONTROL DE DOCUMENTOS--------------------------------------------------------------------------------------- 32
6.1
CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS------------------------------------------------------------------- 32
6.1.1
Caracteres por tipo de Documento ---------------------------------------------------------------------- 32
6.1.2
Caracteres por Procesos: ---------------------------------------------------------------------------------- 33
6.2
CONTROL DE VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS--------------------------------------------------- 34
6.3
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS ------------------------------------------------------------------- 34
6.4
NORMOGRAMA SIGEPRE -------------------------------------------------------------------------------------- 35
6.4.1
Creacin de normas en el SIGEPRE ------------------------------------------------------------------- 35
6.5
DISPOSICIN DE DOCUMENTOS A USUARIOS INTERNOS ---------------------------------------- 35
6.6
ENTREGA DE DOCUMENTOS A USUARIOS EXTERNOS -------------------------------------------- 39
7. MARCO LEGAL ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 39

8. REQUISITOS TCNICOS ---------------------------------------------------------------------------------------------- 39
9. DOCUMENTOS ASOCIADOS ---------------------------------------------------------------------------------------- 39
10.
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO----------------------------------------------------------------------------- 40

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
INTRODUCCIN
De acuerdo con los criterios establecidos para la implementacin y mantenimiento del Sistema Integrado
de Gestin de la Presidencia de la Repblica SIGEPRE, la Oficina de Planeacin estructur el presente
documento que define como se deben elaborar y controlar los documentos del SIGEPRE permitiendo
cumplir con los requisitos mnimos de Control de documentos establecidos en las normas tcnicas
aplicables a los sistemas de gestin.
1. OBJETIVO
Establecer disposiciones y criterios institucionales que orientan la elaboracin y control de los documentos
del Sistema Integrado de Gestin de la Presidencia de la Repblica, a travs de los controles definidos en
el aplicativo SIGEPRE.
2. ALCANCE
Las orientaciones dadas en esta Gua aplican para toda la documentacin del Sistema Integrado de Gestin
de la Presidencia de la Repblica SIGEPRE y deben ser acogidos por todas las dependencias, as como
por los responsables de la elaboracin y actualizacin de los documentos.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Documento: Informacin o datos que poseen significados. Su medio de soporte puede ser fsico o
magntico. Con frecuencia un conjunto de documentos se denomina Documentacin. Los documentos
son producidos por una entidad o dependencia en razn de sus funciones.
Documento externo: Es producido por entes externos a la Entidad y utilizado en la ejecucin de los
procesos definidos por el SIGEPRE, ejemplos: Constitucin Poltica, Manual SIIF, Gua para la
Implementacin del MECI.
Documento Interno: Documentos emitidos por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la
Repblica en desarrollo de sus funciones, controlados por el SIGEPRE. Entre estos, se encuentran
procesos, manuales, instructivos, guas, formatos, procedimientos y lineamientos.
Diagrama de flujo: Es una representacin grfica de la secuencia de los pasos para describir cmo
funciona un procedimiento para producir un fin deseable. Este fin deseable puede ser un servicio, un
producto o una mezcla de los anteriores.
Formato: Documento utilizado para registrar la informacin de la ejecucin de actividades de un procesos
o procedimiento. Puede disearse en medio digital o impreso.

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Plantilla: Patrn que sirve como modelo para hacer otros documentos como decretos, resoluciones,
manuales, lineamientos, guas, presentaciones, otros.
Una vez diligenciado se convierte en un registro que proporciona evidencia de una accin.
Manual: Documento en el cual se establecen directrices generales de varios temas, procesos o mtodos
los cuales incluyen informacin de inters.
Caractersticas del Manual:
Puede tener aspecto de obligatorio cumplimiento y otros que defina casos de aplicacin.
No tiene un orden sistmico (por la variedad de temas).
Dan pautas para la toma de decisiones.
Incluyen definiciones.
Mapa de Procesos: Representacin grfica que refleja la gestin por procesos y el enfoque sistmico de
la Presidencia de la Republica. Est conformado por tres niveles de procesos: de Direccin, Misionales y
de Soporte.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Procedimiento: Forma especfica para llevar a cabo una o ms actividades de un proceso.
Instructivo: Descripcin de actividades o instrucciones de trabajo que requieren ser detalladas
minuciosamente, y que hacen parte de un proceso o un procedimiento.
Gua: Documento que orienta y establece pautas para desarrollar una o ms actividades de un proceso o
procedimiento. Se utiliza cuando se requiera unificar criterios y enfoque de aplicacin.
Lineamiento: Documento en el cual se establecen directrices especficas o polticas internas asociadas a
un tema, proceso o mtodo en particular.
Caractersticas del lineamiento:
Son de obligatorio cumplimiento
Dan pautas para la toma de decisiones.
Incluyen definiciones.
Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades
realizadas.

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Versin 10
Versin: Nmero correspondiente a la cantidad de veces que se ha modificado sustancialmente el

documento. La primera edicin del documento corresponde a la versin 1.

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Versin 10
4. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIGEPRE

La estructura documental del Sistema Integrado de Gestin de la Presidencia de la Repblica SIGEPRE
se puede observar en la siguiente pirmide, ver Figura 1. Pirmide documental.
Figura 1. Pirmide documental

5. ELABORACIN DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE
5.1
GENERALIDADES
La presentacin de los documentos del Sistema Integrado de Gestin de la Presidencia de la Republica

debe permitir uniformidad, a excepcin de los formatos que se ajustan a los requerimientos de informacin
de la dependencia.
Para su documentacin se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

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Versin 10
Sencillez, brevedad y permanencia: se recomienda presentar el texto de forma clara y concisa, incluyendo
nicamente las explicaciones estrictamente necesarias. Los documentos no deben presentar tachones ni
enmendaduras.
Tablas e ilustraciones: siempre que sea aplicable, es recomendable incluir
tablas e ilustraciones que den mayor claridad al texto o para garantizar buena
comprensin del documento, siempre debe hacerse referencia a las mismas
o incluirlas a continuacin del texto.
Terminologa uniforme: todos los documentos deben ser claros y

comprensibles, evitando en lo posible el uso de trminos en otro idioma o
abreviaturas. En caso de emplear palabras tcnicas o muy especializadas,
se recomienda definirlas o explicarlas. Se sugiere utilizar siempre el mismo
trmino para un mismo concepto y emplear los smbolos y unidades
establecidos por la organizacin.
Notas: se pueden usar para ampliar explicaciones, dar ejemplos, restringir usos o aplicaciones. stas deben
utilizarse inmediatamente despus del prrafo al cual hacen alusin, precedidas de la palabra Nota. Cuando
exista varias notas se enumeran consecutivamente.
5.2
CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGEPRE
De acuerdo con la estructura documental del SIGEPRE, ver Figura 1. Pirmide documental, existen
nueve clases de documentos que describen: procesos, procedimientos, instructivos, manuales,
lineamientos, guas, formatos, indicadores y riesgos.
5.2.1 Documentacin de procesos
Para documentar los procesos del SIGEPRE, se debe utilizar el Formato F-DE-18 Caracterizacin de
Procesos que tiene dos (2) componentes: encabezado y cuerpo, como se muestra a continuacin:

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Versin 10
Encabezado
Cuerpo
F-DE-18 (Versin 06)
1 de 1
Para diligenciar los campos que hacen parte del cuerpo del documento, es necesario seguir las siguientes
orientaciones:
OBJETIVO: Indica el propsito general del proceso, este debe ser medible, coherente con su
alcance y su redaccin debe contener un verbo en infinitivo que muestre la accin a ser medida.
Principalmente debe responder a los siguientes aspectos:
Qu hace el proceso? Inicia con un verbo que indique la accin
Para qu lo hace? Est directamente relacionado con el propsito
Cul es la finalidad? Lo que quieren alcanzar en trminos de calidad, oportunidad,
eficiencia, satisfaccin mejoramiento, otros.
Ejemplo:
Qu hace el proceso?
Formular y realizar
seguimiento a la Planeacin,
proyectos de inversin y al
Sistema Integrado de Gestin
de la Presidencia de la
Republica,
Para qu lo hace?
Cul es la finalidad?
con el fin de verificar el

avance y cumplimiento de los
objetivos propuestos
Procurando la calidad y
oportunidad de la informacin

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Versin 10
ALCANCE: Indicar el inicio y el fin del proceso, determinado por la primera y ltima actividad; e incluye
el campo de aplicacin con respecto al SIGEPRE.
Ejemplo:
ALCANCE: Inicia con la formulacin del Plan Estratgico Sectorial e Institucional y finaliza con la
formulacin de acciones, preventivas, correctivas y de mejora. Aplica a todas las dependencias
del DAPRE.
RESPONSABLE: Registrar el Cargo o Rol del responsable de la aprobacin tcnica, socializacin,

ejecucin, seguimiento y actualizacin del proceso. Ejemplos: Director, Subdirector de
Operaciones, Jefe Oficina de Control Interno, entre otros.
PROVEEDOR: Registrar el nombre de un proceso del SIGEPRE, un cargo o rol, o entidad externa
que provee insumos para ejecutar las actividades del proceso. Cuando una entrada es suministrada
por todos los procesos del SIGEPRE o dependencias, se escribe la expresin Todos los Procesos o
Todas las Dependencias. Ejemplo: Departamento Nacional de Planeacin, Proceso de Evaluacin,
Control y Mejoramiento, Todos los procesos
ENTRADA: Insumo proporcionado por los proveedores. Las entradas pueden ser, informacin de
tipo legal, documentos o necesidades, entre otros. Ejemplo:
PROVEEDOR
Departamento Nacional de
Planeacin
Proceso de Evaluacin,
Control y Mejoramiento
Todos los Procesos
ENTRADA
Bases del Plan Nacional de
Desarrollo
Resultados de Auditorias
Reporte de indicadores
ACTIVIDAD: Registrar la accin en orden secuencial que hace parte del proceso. Su redaccin debe
iniciar con un verbo en infinitivo. En este campo se puede realizar llamados a otros documentos del
SIGEPRE (Procesos, procedimientos, guas, entre otros) para identificar la relacin entre los mismos.
Para la definicin de las actividades asociadas al proceso se recomienda utilizar el ciclo PHVA
(P=Planear, H= Hacer ,V= verificar, A=actuar)
10

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
RESPONSABLE: Registrar el Cargo o Rol del responsable de la ejecucin de la actividad.

Ejemplos: Director, Asesor Subdireccin de Operaciones, Asesor Oficina de Control Interno,
Representante de la Direccin, entre otros.
ACC (Actividad Crtica de Control): Sealar con X aquellas que tienen mayor impacto sobre el
resultado esperado y por lo tanto, se requiere ejercer un mayor control. Su identificacin tiene una
relacin directa con los riesgos del proceso descritos en el Mapa de Riesgos.
SALIDA O RESULTADO: Detallar los productos (Documentos o registros) que se generan al
ejecutar la actividad. Ejemplo: Plan Estratgico aprobado.
CLIENTE: Registrar el nombre de un proceso del SIGEPRE, cargo o rol, o entidades externas que
reciben la salida generada de la ejecucin de la actividad.
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION: Relacionar los mecanismos que emplea el
proceso para hacer seguimiento y medicin al cumplimiento del objetivo y desempeo.
a) Mecanismos de Seguimiento, Evaluacin y Autoevaluacin: Enunciar mecanismos, como por
ejemplo: Autoevaluacin trimestral, Subcomits de Control Internos, auditorias, Encuestas de
percepcin del cliente.
b) Controles asociados a las Actividades Crticas de Control ACC: Se indica que se puede
consultar el mapa de riesgos del proceso en el aplicativo SIGEPRE.
c) Indicadores de Proceso: Se indica que se puede consultar los indicadores del proceso en el
mapa de procesos publicado en el aplicativo SIGEPRE.
RECURSOS Y/O MEDIOS: Enunciar los recursos tecnolgicos (indicar el nombre de los aplicativos
o herramientas tecnolgicas que se usan en la ejecucin del proceso) y recursos humanos.
POLTICA DE OPERACIN: Son guas de accin para la implementacin de estrategias de
ejecucin y proporcionan los elementos necesarios para dar cumplimiento a los objetivos definidos
para cada uno de los procesos, en funcin de los planes, proyectos y riesgos, suministran los
criterios de actuacin que han de tenerse en cuenta para tomar decisiones; adems definen los
parmetros de medicin del desempeo de los procesos.
Las POLTICAS DE OPERACIN permiten definir directrices relativas a la operacin de la entidad,
facilita la Autogestin institucional, en tanto se aprovechan las fortalezas y capacidades en procura
del propsito institucional y promueve el Autocontrol.
La definicin y divulgacin de las POLTICAS DE OPERACIN es responsabilidad de los dueos
de proceso con el apoyo de la Alta Direccin, su ejecucin y evaluacin permanente est a cargo
de los niveles operativos y de todos los servidores pblicos de la Presidencia de la Repblica.
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Cdigo: G-DE-01
Versin 10
Ejemplos de Poltica de Operacin del Proceso de Direccionamiento Estratgico:

- La planeacin institucional se debe alinear al Plan Nacional de Desarrollo - PND vigente
- El reporte de la informacin de seguimiento se registra en tiempo real en el aplicativo SIGEPRE
- Las solicitudes de modificacin del Plan Anual de Adquisiciones se atendern de acuerdo con los tiempos
establecidos por la Oficina de Planeacin, una vez se cumplan los requisitos
MEDIOS / SISTEMAS DE INFORMACIN: Definir los mecanismos y herramientas que se emplean

para la recepcin y procesamiento de la informacin de acuerdo con su tipo as:
a) Informacin Primaria: Se refiere a la informacin que la entidad recibe de los entes externos.
Los medios pueden ser: Correos electrnicos, Sistema de Correspondencia SIGOB, ente
otros.
b) Informacin Secundaria: Se refiere a la informacin que la entidad procesa. Los medios
pueden ser aplicativos o herramientas tecnolgicas. Ejemplo: Sistema Integrado de
Informacin Financiera SIIF, Base de datos en Excel, aplicativo Aladino, entre otros.
MEDIOS DE COMUNICACIN: Definir los mecanismos y herramientas que se tienen para la
divulgacin de la informacin relacionada con el proceso, se clasifican en:
a) Informativa: Se refiere a la divulgacin de la informacin que la entidad procesa y a travs de
qu medios la comunica a los entes externos.
b) Organizacional: Se refiere a la divulgacin de la informacin que la entidad procesa y a travs
de qu medios la comunican internamente a toda la organizacin.
5.2.2 Documentacin de procedimientos
Para documentar los procedimientos del SIGEPRE, se debe utilizar el Formato F-DE-19 Documentacin
de procedimientos, que tiene dos (2) componentes: encabezado y cuerpo, como se muestra a
continuacin:
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Cdigo: G-DE-01
Versin 10
Encabezado
Cuerpo
F-DE-19 (Versin 04)
Para diligenciar los campos que hacen parte del cuerpo del documento, es necesario seguir las siguientes
orientaciones:
PROCESO ASOCIADO: Se refiere al nombre del proceso del cual depende el procedimiento.
OBJETIVO: Describir el propsito general del procedimiento, este debe ser medible y coherente
con su alcance, su redaccin debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la accin a ser
medida.
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: Se debe indicar el cargo responsable del documento, este
ser el responsable de su aprobacin tcnica.
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Cdigo: G-DE-01
Versin 10
FLUJOGRAMA: Describir grficamente a travs de smbolos, la ruta de inicio a fin del

procedimiento, al interior de cada smbolo se describe de forma concreta la accin. Los smbolos
empleados se detallan a continuacin:
SIMBOLO
SIGNIFICADO
Comienzo o final de un proceso o
procedimiento: Indica el inicio o final del proceso
o procedimiento.
Actividad: Se utiliza para identificar la accin a
realizar durante un proceso o procedimiento, se
denota con un verbo.
Decisin: Se indican puntos en los que se toman
decisiones en un proceso o procedimiento: Si o No,
abierto o cerrado.
Flechas continuas y discontinuas: Las flechas
continuas muestran la direccin y sentido del flujo
del proceso o procedimiento, las flechas
discontinuas las salidas o entradas de un proceso
o procedimiento.
Conector: Indica la conexin o enlace de un paso
del proceso o procedimiento con otro dentro de la
misma pgina. El smbolo lleva en su interior un
nmero.
Conector fuera de pgina: Indica la conexin o
enlace de un paso del proceso o procedimiento con
otro dentro de pgina diferente. El smbolo lleva en
su interior un nmero.
Proceso predefinido: Se utiliza para identificar
un documento con el cual interacta el proceso o
procedimiento, este smbolo se utiliza de manera
opcional ya que el formato en la casilla de
Descripcin de la actividad se describen las
interacciones de los procedimientos.
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD: Debe responder a la pregunta Cmo? de acuerdo con la

accin a realizar. Ejemplo: Revisa y aprueba el documento mediante firma.
RESPONSABLE: Indicar el cargo o rol de la persona responsable de ejecutar la actividad.
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Cdigo: G-DE-01
Versin 10
CONTROL DE REGISTRO: Identificar el documento o registro con el cual se evidencia el

desarrollo de la actividad.
5.2.3 Documentacin de manuales, lineamientos y guas
Para documentar los manuales, lineamientos y guas del SIGEPRE, se utiliza una plantilla, la cual debe
tener como mnimo la siguiente informacin:
Portada
[Logo de la entidad]
Contenido
Tabla de Contenido
1.
2.
3.
Nombre del Manual,

Lineamiento o Gua
4.
5.
6.
7.
Ciudad y fecha
8.
9.
Objetivo
Alcance
Trminos y Definiciones (Si
aplica)
Cuerpo del documento
Marco Legal (Referencia de
consulta)
Requisitos Tcnicos (Si
aplica)
Documentos asociados
(Referencia de consulta)
Anexos (Si aplica)
Responsable del documento
a) El manual contiene las acciones y operaciones de estricto cumplimiento.

b) Los lineamientos son directrices generales de obligatorio cumplimiento.
c) La gua es un documento de referencia para llevar a cabo un proceso o procedimiento.
El encabezado debe contener la siguiente informacin:
a)
b)
c)
d)
e)
Logo de la entidad
Nombre del documento
Proceso asociado
Cdigo del documento
Versin
A continuacin se presenta un ejemplo de encabezado:
15

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
OBJETIVO: Describir el propsito general del manual, lineamiento o la gua, este debe ser
coherente con el alcance del documento y su redaccin debe iniciar con un verbo en infinitivo que
indique la accin que pretende. Debe tener relacin directa con el proceso o procedimiento al cual
est asociado.
ALCANCE: Definir el campo de aplicacin del manual, lineamiento o gua.
TERMINOS Y DEFINICIONES: Se refiere a los trminos que facilitan la comprensin por los
usuarios del manual, lineamiento o gua. Estos son de obligatorio cumplimiento para los manuales.
CUERPO DEL DOCUMENTO: Es la descripcin propia del documento y su contenido depende de
la temtica a describir. Cuando se trate de una Gua el contenido debe en lo posible manejar la
ilustracin y ejemplos de aplicacin.
MARCO LEGAL: Se indicar que la normatividad asociada al documento podr consultarse en el
aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos Normograma.
El marco legal hace referencia a las normas de tipo legal y tcnica vigentes que le sean aplicables
al manual, lineamiento o gua. Los tipos documentales pueden ser:
Constitucin Poltica
Leyes
Decretos
Resoluciones internas y
externas
Circulares internas o
externas
Directivas internas o
externas
Normas y Documentos
Tcnicos
Cdigos
Sentencias
Ordenanzas
Acuerdos, Protocolos o
Convenios
Estatutos
Regmenes
Planes de calidad
REQUISITOS TCNICOS: Se debe indicar la aplicacin puntual de requisitos establecidos en los

documentos tcnicos (Si aplica).
Ejemplo: Norma Tcnica para la Gestin Pblica NTCGP1000:2009. Numeral 4.2.3 Control de
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS: Se indicar que se pueden consultar los documentos asociados
en el aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos Documentos y Formatos.
Estos documentos son aquellos que interactan o tienen relacin directa con el manual,
lineamiento o gua, como son: Procesos, Procedimientos, Instructivos, Manuales, Lineamientos,
Guas, Formatos, entre otros.
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: Se debe indicar el cargo responsable del documento, este
ser el responsable de su aprobacin tcnica.
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Cdigo: G-DE-01
Versin 10
5.2.4 Documentacin de Instructivos

Para documentar los instructivos se utilizar el formato Instructivo F-DE-20 Documentacin de
Instructivos, Este tiene dos (2) dos componentes: encabezado y cuerpo, como se muestra a
continuacin:
Encabezado
Cuerpo
F-DE-20 (Versin 04)
1de1
El Instructivo se utiliza para especificar o detallar la forma de llevar a cabo una actividad o diligenciamiento
de un formato; para documentar instructivos se utilizan las orientaciones descritas en la documentacin de
procedimientos teniendo en cuenta el detalle de las actividades y tareas a registrar.
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Cdigo: G-DE-01
Versin 10
5.2.5 Elaboracin de Formatos

Para la elaboracin de los formatos del Sistema Integrado de Gestin de la Presidencia de la Repblica
SIGEPRE, se debe tener en cuenta:
Analizar si el formato es una herramienta funcional y apropiada para mejorar o fortalecer los
controles del proceso
Definir los campos necesarios para que la informacin registrada, proporcione evidencia de la
realizacin de una actividad o tarea.
Si el formato es utilizado para registrar datos personales o informacin sensibles de acuerdo con
la ley 1581 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, deber contar con la siguiente nota.
Nota: La Presidencia de la Repblica conforme a las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012 y su
decreto reglamentario, como custodio responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales,
propender por la seguridad y confidencialidad de los datos sensibles o personales que se hayan recogido
y tratado en operaciones tales como la recoleccin, almacenamiento, uso, circulacin y supresin de aquella
informacin que se reciba de terceros a travs de los diferentes canales de recoleccin de informacin
Para este tipo documental el encabezado como mnimo debe tener el logo de la entidad y el nombre del
formato.
El cuerpo del formato vara de acuerdo con las necesidades del proceso o dependencia.
Adicionalmente, la identificacin del cdigo y la versin se ubica en el pie de pgina del documento en la
parte inferior izquierda as:
F - XY- ## (Versin: ##)
5.2.6 Elaboracin de riesgos asociados a procesos
Para la elaboracin y cargue en el SIGEPRE de los riesgos asociados a los procesos, se debe aplicar lo
establecido en el documento L-DE-01 Lineamientos para la administracin del riesgo.
5.2.7 Elaboracin de indicadores asociados a procesos
Para la elaboracin y cargue en el SIGEPRE de los indicadores asociados a los procesos, se debe aplicar
lo establecido en el documento G-DE-03 Gua para seguimiento y medicin del sistema integrado de
gestin de la Presidencia de la Repblica.
18

Cdigo: G-DE-01
5.3
Versin 10
FLUJO DE APROBACIN DE DOCUMENTOS
Para crear un proceso, procedimiento, instructivo, manual, lineamiento, gua, formato o documento general
en el aplicativo SIGEPRE se debe tener en cuenta el flujo de aprobacin de documentos, como se muestra
a continuacin:
Funcionario
Oficina de
Planeacin
Responsable
del
Documento
ETAPA 2:
Aprobacin
tecnica
Enlace
SIGEPRE
Representante de la
Alta Direccin,
Director o
Subdirector de
Operaciones
ETAPA 3:
Revisin
Metodologica y
Tcnica
ETAPA 1:
Creacin
ETAPA 4:
Aprobacin y
liberacin del
Documento
Rechazo del paso

Rechazo del paso
Rechazo del paso
5.3.1
ETAPA 1: Creacin
El funcionario designado en cada dependencia como enlace para el SIGEPRE ingresa al aplicativo
indicando usuario y contrasea, como se muestra a continuacin:
Registrar el usuario o login

definido en el directorio
activo mediante el cual
accede al computador y su
respectiva contrasea.
19

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
En el Mdulo documentos se elige la opcin crear.
Diligencia la informacin resumen del documento y guarda la informacin.
20

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
Indicar nicamente el nombre del documento, este debe corresponder al registrado en el documento.
Indique cual es el objetivo del documento.
Seleccionar el tipo de documento, de esto depende el indicador en el aplicativo corresponda con el registrado en el documento.
Seleccionar el flujo del documento, este puede ser Creacin de documentos SIGEPRE o Normograma.
De acuerdo con el tipo de documento el sistema asigna el cdigo automticamente, para los formatos se incluye manual.
Selecciona el proceso al cual se encuentra asociado el documento.
Selecciona el rea Organizativa a la cual pertenece el responsable del documento, quien ser quien lo apruebe tcnicamente.
Indica un documento de referencia en el sistema, para los formatos incluye el documento que explica su utilizacin.
Relaciona palabras que tengan que ver con el documento.

Selecciona si pertenece o no al listado maestro de
documentos
Agregar los usuarios registrados en el aplicativo para el control de copias
Agregar los documentos aprobados en el SIGEPRE que tengan relacin con el documento.
Seleccionar el proceso.
Una vez registrada la informacin adjunta el documento y lo enva para aprobacin tcnica del Responsable
del documento
Adjuntar el documento nuevo
Indicar la necesidad de la creacin del documento.
Una vez aprobado el paso el documento es enviado al responsable del documento a travs del aplicativo
SIGEPRE para la aprobacin tcnica.
21

5.3.2
Cdigo: G-DE-01
Versin 10
ETAPA 2: Aprobacin tcnica
El responsable del documento ingresa a la opcin mis responsabilidades y revisa que el documento cumpla
con las siguientes caractersticas:
a) Las funciones asignadas a la dependencia de acuerdo con la normatividad vigente y manual de
funciones.
b) La normatividad aplicable para la ejecucin del proceso o documentos asociados al mismo.
c) Los aspectos a corregir o mejorar identificados en los planes de mejora, resultados de las auditoras
internas, revisiones gerenciales por parte del responsable del documento y su equipo de trabajo,
autocontrol, materializacin de riesgos, mediciones, resultados de encuestas de percepcin, entre
otros.
d) Que el documento sea una ayuda para los responsables de la ejecucin de las actividades y para
los usuarios del mismo.
Una vez revisado y s el documento cumple con las caractersticas anteriormente definidas se aprueba el
paso.
Nota 1: Para la aprobacin tcnica del Manual de la Poltica para la Tecnologa de Informacin y
Comunicaciones Tics M-TI-01 deber incluir como documento soporte en el paso el acta del comit de
seguridad de la informacin de acuerdo con las funciones establecidas en la Resolucin 2881 de 2010
Nota 2: Para la aprobacin del Programa de Gestin documental y cualquier documento que haga parte
de este, deber incluir como documento soporte en el paso el acta del Comit Institucional de Desarrollo
Administrativo de acuerdo con el Decreto 2578 de 2012 Articulo 16 y Resolucin 0948 de 2013 articulo 2.
5.3.3
ETAPA 3: Revisin metodolgica y tcnica
El funcionario de la Oficina de Planeacin ingresa a la opcin mis responsabilidades y revisa que el

documento cumpla con las siguientes caractersticas:
a) El documento se encuentre en los formatos, plantillas o cumpla con los aspectos tcnicos para su
documentacin.
b) El cdigo del documento se ajuste al tipo documental.
c) El objetivo del documento responda al qu?, para qu?
d) La descripcin de actividades se desarrolle de manera secuencial y sistemtica y se ajuste a los
requisitos normativos.
e) Cumpla con los requisitos de las Normas Tcnicas Aplicables.
22

Cdigo: G-DE-01
5.3.4
Versin 10
ETAPA 4: Aprobacin y liberacin del documento.
El Jefe de la Oficina de Planeacin como representante de la Alta Direccin revisa aspectos metodolgicos
y tcnicos del documento y aprueba el paso en el aplicativo para los documentos que puede aprobar por
competencia, en caso de no ser su competencia reasigna el paso de aprobacin y liberacin acorde con la
siguiente tabla:
Tipo Documental
Elabor
Aprobacin Tcnica
Aprobacin y
Liberacin
Norma
Interna/Externa
Caracterizacin de
Proceso
Manual
Procedimiento
Instructivo
Lineamiento
Gua
Enlace
Funcionarios del rea
Jefe del rea
Representante de la
Alta Direccin
Resolucin 0895
de 2011
Condiciones especiales
Mapa de Procesos
Enlace
Jefe de la Oficina de
Planeacin
Manual del
SIGEPRE
Enlace
Jefe de la Oficina de
Planeacin
Manual de
Contratacin
Enlace
Jefe rea de
Contratos
Formatos*
Enlace
Jefe del rea
Subdirector de
Operaciones
Resolucin 0895 de
2011
Resolucin 4265 de
2013
Representante de la
Alta Direccin; y
Comit Institucional
de Desarrollo
Administrativo
Decreto 2578 de
2012
Decreto 2482 de
2012
En cualquiera de los casos se tendr un plazo mximo de 15 das para ejecutar las etapas 3 y 4 (3. Revisin
metodolgica y tcnica y 4. Aprobacin y liberacin del documento).
Para el tipo documental, formato, el quorum para la aprobacin y liberacin de los formatos, se define con
la mitad ms uno de los miembros del Comit Institucional de Desarrollo Administrativo, esta aprobacin
se llevar a cabo de forma presencial o virtual. Frente a este ltimo, se gestionar a travs del SIGEPRE,
mdulo de eventos de la siguiente forma:
23

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
Paso 1: Ingresar al mdulo de eventos opcin Crear
En el mdulo de Eventos y
decisiones, desplegar
Eventos, y dar clic en Crear
Paso 2: Registrar el evento
Dar clic en Agregar, para asignar a los

miembros del Comit Institucional de
Desarrollo Administrativo, y selecciona al Jefe
de la Oficina de Planeacin como Decisor.
Paso 3: Adjuntar los formatos y comentar
Una vez guardado el evento se adjuntan los formatos en el primer comentario as:
24

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
Se adjuntan los formatos para aprobacin del Comit
Agrega los formatos para aprobacin.
As mismo los integrantes del comit indican su aprobacin en un comentario ingresando por la opcin mis
responsabilidades.
25

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
Paso 4: Tomar decisin una vez exista quorum
El Comit ha tomado la siguiente decisin, teniendo en cuenta que se cuenta con 5 votos
favorables por parte de los miembros del Comit Institucional de Desarrollo Administrativo se
proceder a liberar los documentos a travs del aplicativo SIGEPRE
Una vez aprobado y liberado el documento, estar disponible para consulta y ser incluido
automticamente en el listado maestro de documentos.
Si de acuerdo con la normatividad vigente existen documentos que requieran aprobacin previa por parte
del Comit Institucional de Desarrollo Administrativo o del Comit de Seguridad de la Informacin, el
responsable del documento indicar el nmero del Acta mediante la cual fue aprobado el documento previo
a su liberacin por el aplicativo SIGEPRE.
26

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
En el aplicativo quedar registrada toda la informacin relacionada con la aprobacin del documento
incluidas las fechas de aprobacin de los diferentes pasos del flujo.
5.4 FLUJO DE ACTUALIZACIN DE DOCUMENTOS
Para actualizar un proceso, procedimiento, instructivo, manual, lineamiento, gua, formato o documento
general en el aplicativo SIGEPRE, se debe tener en cuenta el flujo de aprobacin de documentos, como se
muestra a continuacin:
Representante de la
Alta Direccin,
Director o
Subdirector de
Operaciones
Funcionario
Oficina de
Planeacin
Responsable
del
Documento
ETAPA 2:
Aprobacin
Tcnica
Enlace
SIGEPRE
ETAPA 3:
Revisin
Metodologica y
Tcnica
ETAPA 1:
Actualizacin
ETAPA 4:
Aprobacin y
liberacin del
del Documento
Rechazo del paso

Rechazo del paso
Rechazo del paso
El funcionario designado en cada dependencia como enlace para el SIGEPRE ingresa al mdulo de
documentos e incluye parmetros para buscar el documento, una vez localizado da clic sobre el documento
en la opcin nueva versin.
Una vez seleccionada la opcin nueva versin el sistema trae la informacin del documento y permite
adjuntar la nueva versin as:
27

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
Ingrese parmetros de bsqueda como son el nombre del documento, el cdigo, el

tipo de documento o palabras clave que permitan realizar un filtro de los documentos
registrados en el aplicativo.
Informacin del
documento
Adjuntar el documento actualizado
Indicar la necesidad de la modificacin del documento describiendo sus principales cambios.
28

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
Una vez generada la nueva versin del documento se aplican las etapas 2, 3 y 4 del flujo de creacin de
documentos.
Aprobada la actualizacin del documento, estar disponible para consulta y ser incluida automticamente
en el listado maestro de documentos con su nueva versin.
En el aplicativo quedar registrada toda la informacin relacionada con la aprobacin de la nueva versin
del documento incluidas las fechas de aprobacin de los diferentes pasos del flujo.
5.5
FLUJO DE ELIMINACIN O INACTIVACIN DE DOCUMENTOS
Para eliminar o inactivar un proceso, procedimiento, instructivo, manual, lineamiento, gua, formato o
documento general en el aplicativo SIGEPRE, se debe tener en cuenta el flujo de aprobacin de la
eliminacin o inactivacin de documentos, como se muestra a continuacin:
Representante de la
Alta Direccin,
Director o
Subdirector de
Operaciones
Funcionario
Oficina de
Planeacin
Funcionario
Oficina de
Planeacin
Responsable
del
Documento
Enlace
SIGEPRE
ETAPA 1:
Solicitar
eliminacin o
inactivacin
ETAPA 2:
Aprobar
solicitud de
eliminacin o
inactivacin
ETAPA 3:
Revisar el
cumplimiento
de los
requisitos
CLON
ETAPA 4:
Aprobacin de
la eliminacin o
inactivacin del
documento
ETAPA 5:
Eliminacin o
Inactivacin
del documento
en el
SIGEPRE
Rechazo del paso

Rechazo del paso
Rechazo del paso
5.5.1
ETAPA 1: Solicitar eliminacin o inactivacin
Para eliminar o inactivar un documento del aplicativo SIGEPRE, el funcionario designado como enlace en
cada dependencia selecciona en el mdulo mejoras, como se muestra a continuacin:
29

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
Diligencia los campos correspondientes para crear la solicitud de eliminacin, seleccionando la opcin
Eliminacin documento SIGEPRE y guarda la informacin.
Ingrese el nombre de la solicitud de eliminacin del documento
Seleccione el tipo de solicitud Eliminacin de documentos y
riesgos del SIGEPRE
Seleccione en el alcance rea organizativa, el aplicativo le solicitara seleccionar el rea a la que pertenece el responsable
del documento quien aprobar su eliminacin o inactivacin.
Describa la justificacin de su eliminacin o inactivacin
En el campo de comentarios justifica las razones por las cuales desea eliminar el documento y contina el
flujo.
Describa nuevamente la justificacin de su eliminacin o inactivacin
30

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
Una vez aprobado el paso el documento es enviado al lder del proceso a travs del aplicativo SIGEPRE
para aprobar la solicitud de eliminacin o inactivacin.
5.5.2
ETAPA 2: Aprobar solicitud de eliminacin o inactivacin.
El responsable del documento ingresa a la opcin SGC mejoras, mis responsabilidades y revisa las
solicitudes de eliminacin o inactivacin que estn bajo su responsabilidad, haciendo clic sobre la solicitud,
una vez aprobado el paso el documento es enviado al Funcionario de la Oficina de Planeacin haciendo
clic en el botn continuar flujo.
5.5.3
ETAPA 3: Revisar el cumplimiento de los requisitos CLON
El Funcionario de la Oficina de Planeacin revisa si con la eliminacin o inactivacin del documento se

mantiene la integridad del sistema frente al cumplimiento de los requisitos del Cliente, Legales, de la
Organizacin y la Norma de Calidad (CLON).
Si rechaza el paso, justifica de manera detallada las razones por las cuales no se puede eliminar o inactivar
el documento del aplicativo SIGEPRE, de lo contrario aprueba el paso (continuar flujo), y lo enva al
representante de la alta direccin para aprobacin.
5.5.4
ETAPA 4: Aprobacin de la eliminacin o inactivacin del documento
El representante de la alta direccin para el SIGEPRE o el Subdirector de Operaciones en el marco de sus

competencias, revisa la justificacin de eliminacin o inactivacin del documento y aprueba el paso en el
aplicativo.
5.5.5
ETAPA 5: Eliminacin o inactivacin del documento en el SIGEPRE
Una vez aprobada la eliminacin o inactivacin del documento el Funcionario de la Oficina de Planeacin
inactivar el documento y este se eliminar de las opciones de bsqueda y del listado maestro de
documentos quedando como documento obsoleto. (Finaliza flujo)
Nota: Los documentos no se podrn eliminar totalmente del sistema, ya que estos podran ser requeridos
por instancias internas o externas. El Funcionario de la Oficina de Planeacin podr acceder al documento
a travs del aplicativo en caso que sea requerido y se entregar con la marca DOCUMENTO OBSOLETO.
Ejemplo: Auditoria.
5.6
FLUJO PARA EL CARGUE DE PLANTILLAS Y OTROS DOCUMENTOS EN EL SIGEPRE
Para cargar una plantilla u otro documento resultado de la gestin en el aplicativo SIGEPRE, se debe
tener en cuenta el siguiente flujo:
31

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
ETAPA 4: Liberar
la plantilla u otro
documento
ETAPA 1:
Creacin de
plantillas u otros
documentos
5.6.1
Etapa 1: Creacin de plantillas u otros documentos
El funcionario designado en la Oficina de Planeacin en la opcin crear aplica las disipaciones definidas
en el numeral 5.3.1 ETAPA 1: Creacin cambiando los siguientes aspectos:
Tipo de documento: Selecciona plantillas u otros documentos
Flujo de documento: Otros documentos del SIGEPRE
Pertenece al listado maestro de documentos: No selecciona esta opcin
Una vez diligenciados los campos selecciona la opcin guardar
5.6.2
Etapa 2. Liberar la plantilla u otro documento
El funcionario designado en la Oficina de Planeacin libera el documento

6. CONTROL DE DOCUMENTOS
6.1 CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
Para la identificacin los documentos que hacen parte de la estructura documental del SIGEPRE la entidad
ha establecido el siguiente esquema para su codificacin:
CODIGO:
6.1.1
TIPO DE
DOCUMENTO
(1 CARACTER)
PROCESO
ASOCIADO (2
CARACTERES)
# CONSECUTIVO
Caracteres por tipo de Documento
A continuacin se describen los tipos de documentos del SIGEPRE, con su respectivo carcter:
32

Cdigo: G-DE-01
TIPO DE DOCUMENTO
Versin 10
CARCTER
Caracterizacin: Referentes a las Caracterizaciones de los procesos.
Manuales: Documento que contiene informacin vlida y clasificada sobre una determinada
materia de la entidad. Es un compendio, una coleccin de textos seleccionados y fcilmente
localizables. Ejemplo: manual de la calidad, manual de control interno o manual contable.
Lineamientos: Documento parmetro de obligatorio cumplimiento
Procedimientos: forma especificada para llevar a cabo las actividades o tareas de un proceso.
Guas: Documento que contiene las pautas y orientaciones de cmo llevar a cabo un
procedimiento, actividad o tarea.
Instructivos: Representan la forma de cmo diligenciar un documento.
Formatos: como hoja de vida, planillas, modelo de contrato y convenio, entrega de inventario,
etc.
Documento General: corresponden a aquellos documentos parmetros de carcter generales

como Poltica, Objetivos, Mapa de procesos, Organigrama, entre otros.
6.1.2
Caracteres por Procesos:
A continuacin se relacionan los caracteres para los procesos del Sistema Integrado de Gestin de la
Presidencia SIGEPRE:
NOMBRE DEL PROCESO
Direccionamiento Estratgico
Evaluacin, Control y Mejoramiento
Atencin usuarios
Gestin de Asuntos Polticos
Gestin Jurdica
Gestin de Seguridad y Apoyo Logstico
Gestin Administrativa
Gestin Financiera
Adquisicin de Bienes y Servicios
Gestin Documental
Gestin de Talento Humano
Tecnologa de Informacin y Comunicacin
CARACTERES
DE
EM
AU
AP
GJ
SA
GA
GF
BS
GD
TH
TI
33

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
El consecutivo corresponde al nmero que se le asigna de acuerdo con el tipo de documento en forma
ascendente del 01 en adelante.
Ejemplo: Manual de SIGEPRE
TIPO DE
DOCUMENTO
PROCESO
ASOCIADO
DE
MANUAL
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO
CDIGO
02
M-DE-02
# CONSECUTIVO
ASIGNADO POR EL
SISTEMA A LOS
DOCUMENTOS
ASOCIADOS AL
TIPO DE
DOCUMENTO
Este cdigo se genera automticamente a travs del aplicativo SIGEPRE una vez el documento inicia su
proceso de creacin y ser incluido en todos los tipos documentales en el encabezado en la parte del
cdigo, excepto para los formatos que ser incluido en la parte inferior izquierda.
6.2 CONTROL DE VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS
Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestin de la Presidencia tendrn control de versin.
Cuando se crea un documento nuevo en el aplicativo SIGEPRE la versin del documento ser uno (1),
para todos los tipos documentales excepto los formatos la versin se incluir en el encabezado en el campo
de versin, para los formatos esta debe ser incluida en el documento en la parte inferior izquierda seguida
del cdigo del documento.
Cuando se realicen consultas de documentos en el aplicativo SIGEPRE, este mostrar las diferentes
versiones del documento, la versin mayor del documento corresponder al DOCUMENTO VIGENTE, las
dems versiones sern consideradas como DOCUMENTOS OBSOLETOS.
6.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
El control de los documentos internos del SIGEPRE se realiza a travs del aplicativo SIGEPRE, mdulo
SGC, documentos, listado maestro de documentos, la cual relaciona los documentos vigentes del Sistema
Integrado de Gestin de la Presidencia de la Repblica, como se muestra a continuacin:
34

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
Ingrese parmetros de bsqueda como son el proceso, rea

organizativa o el tipo de documento que permitan realizar un
filtro de los documentos registrados en el aplicativo SIGEPRE
en el listado maestro de documentos.
6.4 NORMOGRAMA SIGEPRE

Es el conjunto de normas de carcter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulacin que le son
aplicables al proceso e inciden en el SIGEPRE. Entre estos documentos se pueden considerar las Normas,
Cdigos, Leyes, Decretos, Resoluciones internas y externas, Manuales y Guas externos, entre otros.
Cuando el Jefe de la Dependencia determina que una norma de estas es necesaria para la planificacin y
operacin del proceso, deber incluirla en el Normograma del SIGEPRE.
6.4.1
Creacin de normas en el SIGEPRE
La creacin de normas en el SIGEPRE se realiza de dos maneras; (1) aplicando las disposiciones definidas
en el numeral 5.3.1 ETAPA 1: Creacin cambiando los siguientes criterios, el tipo de documento para lo
cual selecciona Documento de origen externo y el flujo del documento para lo cual selecciona
Normograma, una vez diligenciada la informacin adicional, cargado el documento y guardada la solicitud,
el abogado responsable en la Subdireccin de Operaciones revisa la vigencia de documento y lo libera
para consulta en el Aplicativo SIGEPRE. (2) Mediante solicitud por correo electrnico dirigido al abogado
responsable en la Subdireccin de Operaciones con las normas que requieran ser incluidas en el
normograma en formato PDF, el asesor de la Subdireccin realiza los pasos de creacin en el sistema de
acuerdo con la descripcin antes mencionada.
6.5 DISPOSICIN DE DOCUMENTOS A USUARIOS INTERNOS

35

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
Con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos impartidos en la Directiva Presidencial 04 de 2012 Cero
papel no se entregaran copias fsicas de los documentos vigentes a los usuarios internos del Sistema
Integrado de Gestin de la Presidencia SIGEPRE.
Los documentos estarn a disposicin de todos los Servidores Pblicos nicamente en el aplicativo
SIGEPRE en el Modulo documentos, como se ilustra a continuacin:
Ingresa a la intranet de la Presidencia de la Repblica en el siguiente
http://intranet.presidencia.gov.co/2014/Noviembre/default.asp, como se muestra a continuacin:
link:
CLIC 2
CLIC 1
O ingresa en el escritorio de su PC al icono que se muestra a continuacin:
36

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
El Servidor Pblico ingresa usuario y contrasea de consulta:

USUARIO:
CONTRASEA:
Consulta
123
Selecciona el mdulo documentos:
37

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
Aqu encontrar los documentos del SIGEPRE, esta opcin cuenta con parametros de bsqueda que
permiten ubicar los documentos, una vez localizado el documento se puede explorar su informacin, como
se muestra a continuacin:
Ingrese parmetros de bsqueda como son el nombre del documento, cdigo o proceso que
permitan realizar un filtro de los documentos registrados en el aplicativo SIGEPRE en el
listado maestro de documentos.
CLIC 1
38

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
CLIC 2
Con base en los documentos publicados en el aplicativo SIGEPRE se llevarn a cabo la preparacin y
ejecucin de los ejercicios de auditora.
Las copias impresas sern consideradas como COPIAS NO CONTROLADAS y no tendrn validez en
la ejecucin de los ejercicios de auditora.
Cuando se actualicen los documentos su divulgacin se realizar a travs del correo SIGEPRE y a travs
de los medios que requiera el responsable del documento.
6.6 ENTREGA DE DOCUMENTOS A USUARIOS EXTERNOS
Los usuarios externos como estudiantes, personas externas de la entidad entidades territoriales y
nacionales, ente certificador, etc., podrn solicitar copia de los documentos del SIGEPRE a travs de correo
electrnico o certificado. Estas copias sern tratadas como copias No Controladas y sobre estas no hay
responsabilidad de actualizacin.
7. MARCO LEGAL
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos Normograma o en el campo de
documentos asociados cuando se consulta el documento.
8. REQUISITOS TCNICOS
Norma Tcnica para la Gestin Pblica NTCGP1000:2009. Numeral 4.2.3 Control de Documentos
Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9001:2008. Numeral 4.2.3 Control de Documentos
9. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos Documentos y formatos o en el campo
de documentos asociados cuando se consulta el documento.
39

Cdigo: G-DE-01
Versin 10
10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe Oficina de Planeacin
40

Guía Elaboración y Control de Documentos SIGEPRE

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GUA PARA LA ELABORACIN Y CONTROL

DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE

Bogot D.C., Noviembre 2014

GUA PARA LA ELABORACIN Y CONTROL

CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGEPRE ---------------------------------------------------- 8

Documentacin de procesos -------------------------------------------------------------------------------- 8

Documentacin de procedimientos ---------------------------------------------------------------------- 12

Documentacin de manuales, lineamientos y guas ------------------------------------------------ 15

Documentacin de Instructivos --------------------------------------------------------------------------- 17

Elaboracin de Formatos ---------------------------------------------------------------------------------- 18

Elaboracin de riesgos asociados a procesos -------------------------------------------------------- 18

Elaboracin de indicadores asociados a procesos -------------------------------------------------- 18

FLUJO DE APROBACIN DE DOCUMENTOS ------------------------------------------------------------ 19

ETAPA 1: Creacin ------------------------------------------------------------------------------------------ 19

ETAPA 2: Aprobacin tcnica ---------------------------------------------------------------------------- 22

ETAPA 3: Revisin metodolgica y tcnica ----------------------------------------------------------- 22

ETAPA 4: Aprobacin y liberacin del documento.-------------------------------------------------- 23

FLUJO DE ACTUALIZACIN DE DOCUMENTOS -------------------------------------------------------- 27

FLUJO DE ELIMINACIN O INACTIVACIN DE DOCUMENTOS ----------------------------------- 29

ETAPA 1: Solicitar eliminacin o inactivacin--------------------------------------------------------- 29

ETAPA 2: Aprobar solicitud de eliminacin o inactivacin. ---------------------------------------- 31

ETAPA 3: Revisar el cumplimiento de los requisitos CLON --------------------------------------- 31

ETAPA 4: Aprobacin de la eliminacin o inactivacin del documento ------------------------ 31

GUA PARA LA ELABORACIN Y CONTROL

ETAPA 5: Eliminacin o inactivacin del documento en el SIGEPRE -------------------------- 31

FLUJO PARA EL CARGUE DE PLANTILLAS Y OTROS DOCUMENTOS EN EL SIGEPRE -- 31

Etapa 1: Creacin de plantillas u otros documentos ------------------------------------------------ 32

Etapa 2. Liberar la plantilla u otro documento -------------------------------------------------------- 32

Caracteres por tipo de Documento ---------------------------------------------------------------------- 32

Caracteres por Procesos: ---------------------------------------------------------------------------------- 33

CONTROL DE VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS--------------------------------------------------- 34

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS ------------------------------------------------------------------- 34

NORMOGRAMA SIGEPRE -------------------------------------------------------------------------------------- 35

Creacin de normas en el SIGEPRE ------------------------------------------------------------------- 35

DISPOSICIN DE DOCUMENTOS A USUARIOS INTERNOS ---------------------------------------- 35

ENTREGA DE DOCUMENTOS A USUARIOS EXTERNOS -------------------------------------------- 39

7. MARCO LEGAL ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 39

GUA PARA LA ELABORACIN Y CONTROL

GUA PARA LA ELABORACIN Y CONTROL

GUA PARA LA ELABORACIN Y CONTROL

Versin: Nmero correspondiente a la cantidad de veces que se ha modificado sustancialmente el

GUA PARA LA ELABORACIN Y CONTROL

4. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIGEPRE

Figura 1. Pirmide documental

La presentacin de los documentos del Sistema Integrado de Gestin de la Presidencia de la Republica

GUA PARA LA ELABORACIN Y CONTROL

Terminologa uniforme: todos los documentos deben ser claros y

CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGEPRE

GUA PARA LA ELABORACIN Y CONTROL

F-DE-18 (Versin 06)

con el fin de verificar el

GUA PARA LA ELABORACIN Y CONTROL

RESPONSABLE: Registrar el Cargo o Rol del responsable de la aprobacin tcnica, socializacin,

GUA PARA LA ELABORACIN Y CONTROL

RESPONSABLE: Registrar el Cargo o Rol del responsable de la ejecucin de la actividad.

GUA PARA LA ELABORACIN Y CONTROL

Ejemplos de Poltica de Operacin del Proceso de Direccionamiento Estratgico:

MEDIOS / SISTEMAS DE INFORMACIN: Definir los mecanismos y herramientas que se emplean

GUA PARA LA ELABORACIN Y CONTROL

F-DE-19 (Versin 04)

GUA PARA LA ELABORACIN Y CONTROL

FLUJOGRAMA: Describir grficamente a travs de smbolos, la ruta de inicio a fin del

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD: Debe responder a la pregunta Cmo? de acuerdo con la