Eficacia, eficiencia y tiempo

No es necesario tomar a un empresario por sorpresa para provocar su reflexin

cuando le preguntamos qu significan para l las dos primeras palabras de este ttulo.
Ni es suficiente con una lectura liviana de las definiciones que proporciona la norma
ISO 9000 para comprender ese significado en todo su alcance. La cosa va ms all
porque, desde su inofensiva apariencia, ambos vocablos tienen mucho para decirnos
acerca de la excelencia. Y tambin del tiempo.
Eficacia es el grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan
los resultados planificados. Eficiencia, la relacin entre el resultado alcanzado y
los recursos utilizados. Tales son las respectivas explicaciones de aquella norma,
en su versin 2005, cuya interpretacin puede ser desgranada en los mltiples
aspectos que resumo en las siguientes lneas.
Para comenzar, la eficacia asume una necesaria contrastacin de la realidad con lo
planificado, esto es, da por sentado que nos hemos trazado previamente un plan.
Hablar de eficacia cuando todo est sujeto a la improvisacin no es un error, sino una
desafortunada incongruencia en la que incurren muchas organizaciones que
conocemos. Porque, adems, la eficacia se define por grados, es decir, puede ocurrir
en un continuo que abarca desde el cero absoluto (nada logramos) hasta la totalidad
(alcanzamos una eficacia del 100%).
Por tanto, no basta con planificar sino que esto debe ser hecho de tal manera que sea
posible evaluar cuantitativamente el avance conseguido con respecto al
resultado final que deseamos lograr. Lo cual equivale a decir que todo lo que
hacemos debe ser registrado en trminos de la misma naturaleza, que permitan
ubicar el nivel de concrecin en un punto preciso de aquella escala. Planificar,
establecer criterios y unidades, registrar, medir.
Una vez logrado esto, le llega el turno a la eficiencia. Cunto hemos invertido para
lograr esos resultados? Una de las condiciones vitales para la supervivencia de
cualquier emprendimiento con o sin afn de lucro es realizar una utilidad
material que le permita continuar desarrollando sus fines a lo largo del tiempo .
La consigna es obtener una diferencia positiva entre lo logrado y lo gastado, que

podr ampliarse en tanto seamos capaces de acotar lo ltimo y de expandir lo

primero.
Estas consideraciones agregan un par de pinceladas al paisaje previo. Por una parte,
el registro de lo actuado deber incluir, adems de esto, cunto cost y cundo se
hizo, porque estos datos nos permitirn continuar con la evaluacin de su eficiencia.
Por la otra, como claramente lo expresa la definicin de la norma, esa eficiencia
involucra una relacin entre lo efectivamente realizado y lo efectivamente gastado.
Por tanto, es errneo hablar de mxima eficiencia. Podramos, en su lugar, referirnos
a una relacin ptima entre costos y resultados o, para simplificar, de ptima
eficiencia.
Tengamos tambin en cuenta que esta relacin solo puede definirse en funcin de un
lugar geogrfico y de un momento histrico, ya que sobre ella inciden la tecnologa,
los mtodos de trabajo, las competencias de las personas y muchos otros factores
que, como bien sabemos, fluctan da tras da y de pas en pas. En este sentido, es
posible trabajar para mejorar esa relacin y en consecuencia la productividad del
sistema.
Cuando logramos un resultado con menos recursos, somos ms eficientes es
decir, se incrementa la distancia relativa entre el valor producido y lo que nos ha
costado obtenerlo. Y estos recursos pueden consistir en tierras, vehculos,
maquinarias, instalaciones... o tiempo, aunque en el imaginario popular este ltimo es
el que se percibe ms inmediatamente asociado a la nocin de eficiencia. No es
extrao que esto suceda, porque parece existir una percepcin intuitiva acerca de la
importancia de este recurso, cuyas caractersticas nicas lo alejan de cualquier otro
que pudiramos tener en cuenta.
A partir de este razonamiento podramos concluir que es necesario asegurar
eficacia antes de comenzar a gestionar la minimizacin de los recursos
invertidos. A sustentar esta teora contribuye el hecho de que, indudablemente,
cualquier cosa que se invierta en algo que no deba hacerse es un despilfarro total y
constituye una ineficiencia infinita: sirvi para lograr... cero. Solo un producto
requerido, en cualquier grado que se obtenga, puede tomarse en cuenta para evaluar
la eficiencia del proceso responsable.

Sin embargo, la planificacin incluye una programacin es decir, el acoplamiento de

lo planificado con un cronograma que forma parte de los criterios de medicin de la
eficacia, pero que tambin integra los de evaluacin de la eficiencia. Ambos
parmetros comparten ese elemento en forma indisoluble y sufren directamente las
consecuencias de nuestra (in)competencia para gestionarlo. Con ningn otro recurso
ocurre esto.
Quien desperdicia el tiempo es ineficiente y tambin ineficaz. Utilizar ms que el
previsto para hacer algo resulta en una menor eficacia (porque en el tiempo
planificado se logr menos de lo esperado) y tambin en una inferior eficiencia
(porque la produccin consumi una cantidad mayor de ese recurso).
Hacer cosas no planificadas reduce la cantidad disponible para realizar lo que s
planificamos en caso de haberlo hecho. Y si no, la improvisacin multiplica el
tiempo necesario para hacer cualquier cosa, quitndolo tambin del que se nos
obsequia en idnticas dosis, da tras da y en forma incondicional. Es el nico recurso
totalmente gratuito y absolutamente perecedero del cual disfrutamos. Por qu lo
valoramos tan poco?
El tiempo no se recupera, no es posible almacenarlo ni se puede pedir prestado. No
existe replay del tiempo. Solo puede administrarse en forma responsable y
disciplinada, con una actitud madura a partir de la cual podamos, por fin, aspirar a
gestionar la eficacia y la eficiencia de nuestras organizaciones con algn xito.