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PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y GESTIONES DE COBRANZA

PREJUDICIAL Y JUDICIAL.

Con el objeto de maximizar la recuperacin de los crditos morosos o con eventuales


riesgos, superiores a los normales, se deben formalizar procedimientos para el manejo
de esta cartera. El rea que se debe dedicar en forma casi exclusiva es el
Departamento de normalizacin.
Por lo general, deben ser traspasados al rea de normalizacin:
a) Deudores que tienen mandato sin activar: Se le informa al socio que
documento an no aparece registrado en el archivo denominado universo
del banco respectivo, por consiguiente deber efectuar pago de sus
obligaciones sociales directamente en oficina o a travs de depsito en las
cuentas corrientes bancarias de nuestra cooperativa.
b) Morosos con Mandato activo: Se gestiona a contar del da en que se
recepciona la nmina del rea de Contabilidad y Finanzas, particularmente
de la encargada de descuentos.
c) Descuentos mecanizados: Se gestiona a contar del da en que se
recepcionan la nmina de morosidad de la encargada de descuentos.
d) Morosos correspondientes a convenios que la cooperativa mantiene con
distintas instituciones o empresas, gestionando su cobranza en
coordinacin con la Sub-gerencia comercial.
Esta gestin la realizar el asistente de normalizacin, en forma aleatoria
subgerente del rea analizara las gestiones realizadas a estos socios, adems
generan informes con los resultados de los llamados y se analizara la efectividad
los compromisos en las distintas gestiones, entre los 5 primeros das del mes
informa a la subgerencia el resultado de esta primera cobranza.

el
se
de
se

Gestiones de 1 a 15 das
Esta gestin la har el asistente de normalizacin de crditos. La forma ser realizar
llamados telefnicos a todos aquellos socios a los cuales no se les haya descontado
su Cuota Pac correspondiente al mes en curso, hasta que se efecte un contacto que
de origen a un compromiso. Si el socio no responde a estos llamados o es inubicable
por medio telefnico, se da paso a la tarea va correo electrnico, dejando en el
sistema informtico a travs del perfil de acceso del ejecutivo correspondiente, un
comentario de la gestin realizada para la redaccin y revisin de futuros informes por
parte de normalizacin hacia las dems reas de la institucin. A partir de los das 21
de cada mes, las llamadas se realizan a los socios morosos en el pago de su cuota
pertenecientes a instituciones (Ejrcito, Armada, Carabineros, Dipreca, Capredena,
etc.) y despus del ltimo da hbil del mes se hace la misma gestin con todos los

socios particulares. Se les solicita que revisen las operaciones realizadas en el Banco
para saber y tomar conocimiento de que el descuento no se les realiz y para que
puedan mediante depsito, pago en oficina o transferencia electrnica, cancelar el
compromiso adquirido sin incurrir en gastos por mora o en la acumulacin de dos
cuotas en el mismo periodo. A su vez, el comentario de la gestin realizada por el
ejecutivo, servir para dar una seal de la conducta crediticia del correspondiente
socio. Tanto en la llamada telefnica como en el envo del correo electrnico se le da
toda la informacin necesaria al socio para que pueda cumplir con su obligacin de
pago (N de cuentas, Rut de la Institucin, direccin de correo para enviar
comprobante de depsito, etc.) adems de el nombre y cargo de la persona que lo
est gestionando.
En forma aleatoria el subgerente del rea analizara las gestiones realizadas a estos
socios, adems se generan informes con los resultados de los llamados y se analizar
la efectividad de los compromisos en las distintas gestiones, entre el da 16 y 20 de
cada mes se generar un informe dando cuenta a las distintas agencias de la
efectividad de los llamados con copia a la subgerencia.
Envi de cartas de Cobranza
Con fecha mxima de los primeros 7 das hbiles de cada mes, se enviar una carta a
socios y avales que tengan an morosa su operacin. Este listado ser otorgado
mediante el sistema de cobranza, el cual posee la informacin de aquellos socios que
al terminar el mes no se les ha hecho descuento a travs de Pac (esto se puede
provocar por no liquidez en su cuenta entre otros factores) o simplemente no han
pagado. El objetivo ser informar que se aplicaran gastos de cobranza si no cancela
antes de la fecha indicada.
En esta carta se comunica el crdito que se encuentra impago, su saldo moroso y la
fecha lmite para evitar incluir gastos de cobranza al dividendo.
Adems se dejar claro al socio que de mantener su situacin se le aplicaran los
gastos de cobranzas y adicionalmente que el ltimo da hbil del mes se informar la
cuota morosa al sistema de informacin Dicom, el responsable de realizar esta gestin
ser el Encargado y Asistente de Normalizacin.
Finalmente de manera aleatoria el Subgerente del rea revisara si las cartas han sido
emitidas, en qu fecha fueron despachadas, de encontrarse alguna irregularidad se
informar a la subgerencia.

Cartas Morosas (cobranza)


hbiles de cada mes)
1.
2.
3.
4.
5.

Los das 5 primeros das

Ir a Sistema de Cobranza
Revisin mensual
Bsqueda Buscar por estado Enviar carta
Luego actualizar y presionar en exportar Excel
Revisar Excel (ver comentarios en el sistema de cuentas corrientes). Si al
revisar encontramos algn prstamo en donde la carta ya fue enviada, ir a
Sistema de Cobranza-revisin mensual y en n de socio ingresar el prstamo.

Luego presionar agregar comentario y posteriormente en comentario-se envi


carta Morosos, junto con la fecha correspondiente (la fecha del comentario de
cuentas corrientes) y presionar agregar comentario (botn inferior). "esto
hacerlo con cada uno de los prstamos que ya han sido notificados con cartas"
Finalmente actualizar sistema y volver a sacar el listado de enviar Carta y
Guardar Excel como copia de Cartas de Morosos mes (anterior) en escritorio.
6. Ir a Revisados y presionar "completados" en envos cartas morosos
7. Ir a cobranza, obtener resultados, luego en cartas morosos listado
8. Revisar listado que se genera en Excel (ver si corresponden los montos y si
tiene efectivamente un mes en rojo anexar los avales viendo el Sistema de
LAUCOOP)
9. Una vez revisado guardar listado en: Z PAPELERA - NORMALIZACION
COBRANZA-CARTAS DE COBRANZA CARTAS DE MOROSOS guardar
como cartas morosos mes anterior y ao.
10. Ir a cobranza, obtener resultados, luego en cartas morosos Imprimir (para
generar las cartas y despus ensobrarlas)
11. Ir a cobranza, obtener resultados, luego en cartas morosos cartas aval imprimir (para generar las cartas y despus ensobrarlas)
12. Ir a Excel guardado en el paso 5, copiar los CORCREDITO, Luego ir a: Z
PAPELERA - NORMALIZACION SISTEMA -PRESTAMOS abrir prstamos y
habilitar edicin y posteriormente pegar lo copiado, en prstamo del Excel que
se abri, luego agregar la fecha correspondiente (20160105 todas iguales
hacia abajo) y en estado dejar el n 1 para todas. Hecho esto guardar y cerrar.
13. Ya listo el paso anterior, ir al sistema de cobranza e ingresar en Prstamos
(pestaa superior) Subida masiva estados Subir Cargar Excel 2003 (ah
debes presionar y subir PRESTAMOS que se guard en el paso anterior) una
vez cargado presionar SUBIR.
14. Realizar la gestin en LAUCOOP (Se enva carta de cobranza por la suma de
$xxxxxx.- el monto es el mismo que sale en el listado de las cartas)

Procedimiento Cartas DICOM

1.
2.
3.
4.
5.

(primeros 5 das hbiles de cada mes)

Ir a Sistema de Cobranza
Revisin mensual
Bsqueda Buscar por estado Enviar Dicom
Luego actualizar y presionar en exportar Excel
Revisar Excel (ver comentarios en el sistema de cuentas
corrientes). Si al revisar encontramos algn prstamo en donde
la carta ya fue enviada, ir a Sistema de Cobranza-revisin
mensual y en n de socio ingresar el prstamo. Luego presionar
agregar comentario y posteriormente en comentario-se envi

carta Dicom, junto con la fecha correspondiente (la fecha del


comentario de cuentas corrientes) y presionar agregar
comentario (botn inferior). "esto hacerlo con cada uno de los
prstamos que ya han sido notificados con cartas"
6. Finalmente actualizar sistema y volver a sacar el listado de
enviar Dicom y Guardar Excel como copia de Cartas de Dicom
mes (anterior) en escritorio.
7. Ir a Revisados y presionar completados en envos cartas Dicom
8. Ir a cobranza, obtener resultados, luego en Cartas Dicom
listado
9. Revisar listado que se genera en Excel (ver si corresponden los
montos y si tiene efectivamente dos meses en rojo anexar los
avales viendo el SISTEMA LAUCOOP)
10.
Una vez revisado guardar listado en: Z NORMALIZACION
COBRANZA -CARTAS COBRANZA CARTAS DICOM guardar
como cartas Dicom mes anterior. Este mismo Listado enviarlo
por correo a: normalizacion@lautarorosas.cl
11.
Ir a Excel guardado en el paso 5, copiar los CORCREDITO,
Luego ir a: Z PAPELERA- NORMALIZACION SISTEMA
PRESTAMOS abrir prstamos y habilitar edicin y
posteriormente pegar lo copiado en prstamo del Excel que se
abri. Luego agregar la fecha correspondiente (20160105 todas
iguales hacia abajo)

y en estado dejar el n 2 para todas. Hecho esto

guardar y cerrar.
Ya listo el paso anterior, ir al sistema de cobranza e ingresar en
Prstamos (pestaa superior) Subida masiva estados Subir
Cargar Excel 2003 (ah debes presionar y subir PRESTAMOS que
se guard en el paso anterior) una vez cargado presionar SUBIR.
12.
Realizar la gestin en LAUCOOP (Se enva carta de Dicom
por la suma de $xxxxxx.- el monto es el mismo que sale en el
listado de las cartas)

Procedimiento asignacin de Cobradores (primera semana de inicio de mes)

ASIGNACIN DE EJECUTIVOS DE NORMALIZACIN


1 Ingresar al Sistema de Cobranza

2 Solicitar a Encargado del rea que actualice la base del sistema, para poder dar
inicio a la Asignacin.
3 Una vez actualizado, se debe dirigir a Cobradores y presionar en Auditoria

luego ir a Asignaciones por prstamo:

4 Antes de comenzar la asignacin se deben liberar aquellos prstamos que se


encuentran al da, para esto se deben seguir los pasos que se presentan a

continuacin:

luego de presionar ver listado, se seleccionan los datos obtenidos y se libera:

Observacin: Esto se debe realizar tanto para los SIN ASIGNAR, como para los de
CADA COBRADOR.
Ejemplo:

* Esto se debe realizar por cada Cobrador


5 Una vez liberado (los sin asignar y por cada cobrador), se comienza con la
asignacin de los prstamos que anteriormente estuvieron con ejecutivos, aludiendo a
histricos:

Luego como en este caso se est determinando Histricos de Jimnez, se debe


asignar a Jimnez:

* Esto se debe realizar por cada Cobrador

6 Ahora una vez que ya estn asignados los casos que anteriormente estuvieron con
cobrador, se procede a la asignacin por Zona:
a) Zona: Via del Mar se debe asignar a Ejecutivo Carlos Araya

b) Zona: Valparaso se debe asignar a Ejecutivo Mario Serrano

c) Zona: Resto de V Regin se debe asignar a Ejecutivo Santiago Jimnez

d) Zona: Santiago se debe asignar por porcentaje: 33% Araya - 50% Jimnez - 100%
Serrano

e) Zona: Norte y Sur se debe asignar y dividir entre los ejecutivos que menos cartera
tengan (a criterio del Gestor)

7 Al completar toda la asignacin, se debe ir a ASIGNACIN MENSUAL


posteriormente presionar Ver listado con cobrador. Esto generar una lista en la parte
inferior.

8 Una vez generada la lista y hecho el paso 7, se debe seleccionar todo y


posteriormente presionar Asignar nueva Nomina. Esto grabar todos los prstamos
asignados al Sistema.

9 Para generar el Listado una vez presionado Asignar Nomina y cargada la


informacin al Sistema, se debe ir a Utilidades y presionar ver nomina asignada para
luego seleccionar Excel y as finalmente se obtiene la Cartera Asignada.

Ya para finalizar el listado Excel se debe ordenar con los siguientes datos, para ser
entregados a cada ejecutivo:
COBRADO
R

NROSOCIO

RUT

TITULAR

NOMBRE_COMPLETO

DIRECCION

CIUDAD

MESES

DIAS

DEUDA

Subidas a Dicom (Sistema de Morosos WEB)


1 Abrir El Sistema de Cobranza y solicitar a Encargado que actualice la base.
2 Ir a Cobranza y abrir Revisin Mensual

3 Una vez presionado ir a BUSQUEDA y en MESES Buscar 4 meses.

4 Luego al generarse el listado, se debe presionar EXPORTAR EXCEL

5 Al presionar exportar Excel, se generar un listado en donde se copiaran los


n de crditos

6 Una vez copiado, se debe ir al Z y abrir PAPELERA NORMALIZACION


SISTEMA PAGARES, luego abrir pagares, habilitar edicin y posteriormente
pegar lo copiado en CORCREDITO (del Excel que se abri). Hecho esto guardar
y cerrar.

7 Ahora para poder obtener la informacin, completa y detallada, que


posteriormente se ingresar al Sistema de Morosos Dicom Web, se debe ir a
SISTEMA DE COBRANZA e ingresar en ABOGADO (pestaa superior)
Comparativo Pagares abrir - Subir Excel 2003 (ah se debe subir Pagare que se
guard en el paso anterior) una vez cargado presionar COMPARADOR y
finalmente EXPORTAR.
OBSERVACIN: Se utiliza este mdulo (Abogado) debido a que adems de
proporcionar las Fichas de Abogado (asignacin a cobranza judicial), tambin
nos entrega la informacin necesaria para el ingreso a Dicom de cada socio
moroso, segn su pagar.

Al presionar EXPORTAR se abrir un listado en Excel, l que se ocupar para ir


ingresando por RUT los datos del socio al Sistema de Morosos Dicom WEB.

* Este listado se debe guardar como Sistema de morosos octubre (mes


correspondiente al de ingreso)

8 Ya listo y guardado el listado anterior, se debe ir a Internet e ingresar a Dicom


(https://www.dicom.cl/) . USUARIO = LROSAS.ACLAR
*ver a continuacin y presionar donde aparezca la flecha amarilla.

Al ingresar:

Luego:

9 Una vez que se encuentre dentro de Administracin en Lnea, se ingresa por


Rut a cada moroso, para su posterior llenado de informacin (Direccin, Monto,
Avales, etc.)

OBSERVACIN: Los Rut y la informacin a ingresar se encuentran en el listado


ya guardado en el paso 7.

Luego se procede a llenar los datos del socio:


*

Tipo de Domicilio = 01 PARTICULAR


Tipo de Documento = PI (PAGARE IMPAGO)
Tipo de moneda = $ (Pesos)
Fecha vencimiento = Fecha de ltimo pago (se encuentra en el listado
excel)
Nmero Documento = CORRELATIVO (se encuentra en el listado Excel)
"Los dems datos se llenan a partir de la informacin del listado excel"

Ya ingresados los datos presionar aceptar:

10 Una vez ya ingresado la informacin del monto y aceptado todo, SLO EN


CASO QUE EL SOCIO TENGA AVAL se debe ingresar los datos del Aval
siguiendo los pasos siguientes:

Luego:

Informes al cierre
Durante los primeros 5 das hbiles del mes se generar un informe preliminar de la
cartera de colocaciones por ejecutivo, incluyendo los casos que se encuentren en
cobranza judicial. Este reporte determinar N de deudores, provisiones, participacin
de la cartera, ndice de riesgo etc. con el fin de determinar y planificar las acciones a
seguir y la intensidad del seguimiento que se realizar.
Adicionalmente se generar un informe por cada ejecutivo de normalizacin indicando
los casos que incrementan su morosidad y provisiones en comparacin al cierre
anterior, distribuyndose a los normalizadores con copia a la subgerencia. Adems se
realizar una reunin (con el rea) para planificar el mes y determinar las prioridades
de la Cooperativa.
Informes semanales con el seguimiento.
Cada viernes se actualizar la cartera y se har un anlisis comparativo con el informe
de cierre (socios que obtuvieron un aumento en provisiones). El objetivo es determinar
su comportamiento a la fecha, por lo que se gestionaran especialmente los deudores
que presentan un mayor incremento, tanto en provisiones como en su morosidad.

El encargado del rea de Normalizacin deber imprimir una nmina por cada
ejecutivo y realizar una reunin con stos, para determinar si las gestiones que se
realizaron son o no suficientes para normalizar el crdito.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Se genera la cartera al da del informe.


Se actualizan los das de morosidad.
Se determina los socios que a la fecha no han cancelado.
Se clasifica por ejecutivo de normalizacin.
Se ordena de mayor a menor incremento en las provisiones.
Se distribuye entre los ejecutivos.

Visitas intempestivas a la sucursal.


Para determinar en terreno la calidad de las gestiones y validar que los procedimientos
del rea de normalizacin se efecten en un 100%, se desarrollarn al menos 3 visitas
al mes a la sucursal, se realizar un informe y adicionalmente se entregar un reporte
al subgerente, para que haya un control efectivo.
Seguimiento de las gestiones de los casos de mayores cuantas.
En forma aleatoria el subgerente del rea revisara dependiendo de las cuantas,
morosidad, provisiones, las gestiones que se estn realizando tanto la cobranza
prejudicial como judicial, y de encontrarse situaciones irregulares se har el
levantamiento a la subgerencia.
Procedimiento:
1.
2.
3.
4.
5.

Filtrar socios que tienen morosidad mayor a 30 das.


Filtrar deudas mayores a M$ 350.
Ordenar por el criterio cobrador.
Enviar a normalizacin y cobranza judicial por correo.
Realizar seguimiento aleatorio para validar que se estn realizando las
gestiones.

Reuniones diarias con el Encargado de Normalizacin.


A diario habr una teleconferencia del Subgerente del rea con el Encargado de
Normalizacin, en donde se planificar el da, se analizaran casos que estn
proyectando mayor provisin y determinaran que gestiones se han realizado.
Traspaso de los deudores a cobranza judicial.
El responsable de solicitar la nmina de pagares ser el Encargado de Normalizacin,
sin embargo, antes de solicitar esta nmina, se har un anlisis en conjunto con el
Subgerente del rea para justificar cada traspaso a Cobranza Judicial.
Mencionar que este anlisis ser abordado mediante una serie de parmetros que
indicaran el paso o no a dicha instancia, segn lo amerite cada situacin. Destacando
y enfocndose en cada comentario realizado por los ejecutivos de normalizacin,
quienes diariamente estn gestionando la morosidad de cada socio.

Al trmino de este anlisis y ya listos los prstamos que sern derivados, se generar
una nmina para dar comienzo al traspaso definitivo, entregando los pagars
correspondientes al abogado quin realizar toda la tramitacin legal requerida.
Seguimiento de las gestiones Cobranza Judicial.
Con el propsito de tener un control de los ingresos de deudores a esta instancia,
recuperaciones efectuadas a esta cartera, seguimiento realizado, se realizaran
informes cuyos destinatarios sern la totalidad del rea judicial con copia a la
subgerencia.
1. Se genera la cartera judicial vigente.
2. Se determina la morosidad a la fecha de informe y se compara con la cartera
de cierre.
3. Se filtra los que no han cancelado.
4. Se ordena de mayor a menor cuanta.
5. Se enva a los destinatarios.
Informes de recuperacin Cartera castigada.
Este informe muestra el avance de recuperacin que tienen a diario los cobradores y
el rea de cobranza judicial, permite hacer un seguimiento diario y determinar
cumplimiento y proyecciones para el cierre de mes, y en base a estos antecedentes
realizar planes de accin para dar cumplimiento a las metas propuestas por el rea, se
analizara y se realizarn reuniones con la totalidad del rea sobre todo cuando las
proyecciones del mes sean menores a las de los meses anteriores o sean insuficientes
para cubrir los costos fijos del rea.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Se genera la informacin de la cartera castigada.


Se genera la informacin de la recuperacin de castigos del mes.
Se cruza la base y se determina la recuperacin por deudor.
Se compara con la recuperacin del mes anterior.
Se proyecta en base a los das transcurridos la proyeccin de castigos del mes.
Se distribuye para conocimiento general a las reas involucradas.

Informe de mayores Cuantas en castigo judicial.


Mensualmente se enviara un informe con las prioridades de la cooperativa para que
intensifiquen las gestiones de cobro judicial, y se le solicitara un informe completo con
el detalle de las ltimas gestiones realizadas, y que justifiquen porque a la fecha no se
han considerado como incobrables o porque no se han realizado todas las diligencias.
1.
2.
3.
4.
5.

Se genera la cartera del mes.


Se le incorpora la clasificacin y provisiones del mes anterior.
Se clasifica por ejecutivo de normalizacin.
Se ordena de mayor a menor incremento en las provisiones.
Se distribuye entre los ejecutivos.

Seguimiento de las gestiones de los casos de mayores cuantas.


En forma aleatoria el subgerente del rea revisara dependiendo de las cuantas, las
gestiones que se estn realizando, y de encontrarse situaciones irregulares como que

no se han realizado gestiones en los ltimos 2 meses, se har el levantamiento a la


subgerencia de la Cooperativa.
Proyecciones del rea judicial de recuperacin de cartera Castigada.
Mensualmente los 5 primeros das del mes esta rea deber proyectar los recuperos
que espera para el mes, en base a los compromisos pactados, posibles cheques que
estn en el juzgado, remates, etc. El subgerente del rea semanalmente realizara un
seguimiento del grado de cumplimiento de las proyecciones para tener un control e
intensificar las acciones para dar cumplimiento en lo proyectado.
PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIN DEL OTORGAMIENTO DE CRDITOS
Este procedimiento describe lo que el analista debe realizar para recomendar de una
adecuada manera todas las operaciones de crdito que deba realizar.
1. Se analiza el comportamiento de pago interno de los ltimos 24 meses.
2. Si es socio nuevo se analiza comportamiento de pago en el sistema financiero
y morosidades publicadas en el boletn comercial.
3. Para el caso de socios nuevos se analiza y verifica cotizaciones de AFP,
Calidad de empresa si es PN o PJ, si es reconocida en la zona y la deuda SBIF
de la empresa.
4. Para los socios antiguos, se analiza los aos que tiene como socio en la
Cooperativa y cuantos crditos ha cancelado en su totalidad.
5. Se analiza si es metdico en sus aportes de cuota de participacin..
6. Se Analiza que el socio tenga capacidad de pago y nivel de endeudamiento de
acuerdo a las polticas vigente.
7. Se analiza si tiene protestos o morosidades vigentes, de la antigedad de
estos, de que institucin son etc.
8. Se analiza el monto de la cuota y si mantiene una similar a la que est
pagando actualmente.
PROCEDIMIENTO PARA FILTRAR CRDITOS EN CAMPAA
Criterios de Campaa
-

Socios con slo un crdito vigente al cierre de cada mes

que haya cancelado 2 crditos anteriores

Cuente con un capital mnimo de $50.000

Debe tener al menos 2 aos de antigedad como socio

Edad: entre 25 y 76 aos

Buen comportamiento durante los ltimos 12 meses (0 o 1 da de mora)

Buen servicio de pago. Que no haya pagado cuotas de prstamo con su


capital social

Que no haya pagado cuotas de prstamo con Aval

Que no tenga deuda indirecta vigente o castigada

Que no sea crdito renegociado

Forma de pago PAC u oficina. No descuento por planilla

Que no est castigado ni en avenimiento

Que no est renunciado al momento de ejecutar el filtro.

PROCEDIMIENTO DE EVALUACIN CRDITOS EN CAMPAA


1

Validar que el socio que evaluaron y hacen alusin a que est en campaa
este en el archivo.

Validar el monto pre- aprobado en el archivo sea el mismo o menor al que se


levant, si el monto es mayor se debe evaluar como una operacin normal.

Si cumple con los requisitos antes evaluados, la recomendacin de Riesgo es:


Crdito aprobado en base a campaa Mes Ao.