SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE LA CALIDAD DE LOS

SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA

UNIVERSIDAD DE JAN

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO:
ACCIONES CORRECTIVAS.
CDIGO: PD 05
FECHA: 19/03/2012
REVISIN: 02

UNIVERSIDAD DE JAN

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.

SIGC-SUA

UNIVERSIDAD DE
JAN

PD05 ACCIONES CORRECTIVAS.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.

PD.05. ACCIONES CORRECTIVAS

Control de documentacin.
Elaborado por:
Gerencia
con
Coordinacin
Tcnica
del
Servicio
de
Planificacin y Evaluacin.
Nombre:
Armando Moreno Castro.
Cargo:
Gerente
Fecha:
27/02/2012
Firma:

Edicin.

N.:

02

Revisado por:
Aprobado por:
Vicerrectorado Responsable de la Consejo de Direccin.
Calidad
Nombre:
Jorge Delgado Garca
Cargo:
Vicerrector
Fecha:
13/03/2012
Firma:

Fecha de entrada en vigor:

Procedimiento documentado PD 05. Marzo de 2012. Versin 02

Nombre:
Manuel Parras Rosa
Cargo:
Rector
Fecha:
19/03/2012
Firma:

20/03/2012

Pgina 2

SIGC-SUA

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.
UNIVERSIDAD DE
JAN

PD05 ACCIONES CORRECTIVAS.

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN DEL PROCEDIMIENTO.

PORTADA.
CONTROL DE DOCUMENTACIN.
HISTORIAL DE MODIFICACIONES.
1.- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN.
2.- REFERENCIAS.
3.- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES.
4.- DESARROLLO.
4.1. RESPONSABILIDADES.
4.2. GESTIN DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS.
4.2.1 IDENTIFICACIN Y REGISTRO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS.
4.2.2. AUTORIZACIN DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS.
4.2.3. APLICACIONES DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS.
4.2.4. SEGUIMIENTO Y CIERRE DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS.
5.- REGISTROS
6.- ANEXOS.
6.1. INFORME DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS (FICHA DE ACCIONES
CORRECTIVAS Y DE VERIFICACIN). (NO CONFORMIDADES INTERNAS CORRECTIVAS).
6.2. INFORME DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS (FICHA DE ACCIONES
CORRECTIVAS Y DE VERIFICACIN). (NO CONFORMIDADES AUDITORA).

HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIN DEL PROCEDIMIENTO.

VERSIN

FECHA DE VIGENCIA

1
2

01/02/2011
20/03/2012

APARTADO MODIFICADO

Todos
Todos los apartados

Procedimiento documentado PD 05. Marzo de 2012. Versin 02

MODIFICACIN REALIZADA

Creacin del Documento

Revisin General

Pgina 3

SIGC-SUA

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.
UNIVERSIDAD DE
JAN

PD05 ACCIONES CORRECTIVAS.

1.- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

El procedimiento documentado PD05 tiene por objeto establecer el proceso a seguir por el SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAN (SIGC-SUA), para eliminar las causas de las no conformidades reales mediante la
adopcin de acciones correctivas apropiadas y que, tras su implantacin, resulten eficaces para prevenir que
no vuelvan a ocurrir.

2.- REFERENCIAS
Para la elaboracin de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia:

La Norma UNE-EN-ISO-9001:2008: Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos. Punto 8.5.2.

El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestin de la Calidad de los Servicios y Unidades
Administrativas de la Universidad de Jan (SIGC-SUA).
El Manual de Procesos.
El Manual de Procedimientos Documentados.

Para los fines de este procedimiento documentado se aplican, en lo que proceda, los fundamentos, los
trminos y las definiciones incluidos en la Norma:

Norma ISO-9000:2005: Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.

La gua de elaboracin de planes de acciones correctivas. AENOR.

3.- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES

El trmino accin correctiva hace referencia a la accin tomada para eliminar las causas de una no conformidad
detectada o real. Por consiguiente, las acciones correctivas se implantan para solucionar la/s causa/s de una no
conformidad que ya se ha dado y as evitar que vuelva a repetirse.
El trmino correccin se refiere a una accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.
La accin correctiva se diferencia del trmino accin preventiva ya que esta ltima hace referencia a la accin
tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin indeseable potencial. Por
consiguiente, las acciones preventivas se implantan para prevenir que esa no conformidad potencial se pueda
producir.
El trmino plan de acciones correctivas se refiere en el SIGC-SUA al conjunto de correcciones y acciones
correctivas que se adoptan en respuesta a las no conformidades identificadas y reflejadas en el correspondiente
informe.

Procedimiento documentado PD 05. Marzo de 2012. Versin 02

Pgina 4

SIGC-SUA

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.
UNIVERSIDAD DE
JAN

PD05 ACCIONES CORRECTIVAS.

Otros trminos incluidos en este Procedimiento han de entenderse de acuerdo con las definiciones que los
acompaan y, en su defecto, por las definiciones establecidas en la Norma ISO-9000:2005: Sistemas de Gestin
de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.

4.- DESARROLLO
4.1.

RESPONSABILIDADES.

El Manual de Calidad establece el siguiente sistema bsico de responsabilidades y participacin:

Propuestas de acciones correctivas: es responsabilidad de todos los participantes en el sistema de

gestin de la calidad, y en especial de los Equipos de Procesos y la Coordinacin Tcnica.

Autorizacin de acciones correctivas de los procesos claves: es responsabilidad del Gerente.

Autorizacin de acciones correctivas del sistema de gestin de la calidad: es responsabilidad del

Vicerrector Responsable de Calidad.

Anlisis y seguimiento de la eficacia de las acciones correctivas: si bien es responsabilidad de todos

los participantes en el sistema de gestin de la calidad, corresponde a los responsables de las
Unidades/Equipos de Procesos la implantacin, anlisis y seguimiento de la eficacia de las acciones
correctivas aplicadas a los procesos claves, y a la Coordinacin Tcnica respecto de las acciones
correctivas del sistema de gestin de la calidad.

4.2. GESTIN DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS.

La gestin de las acciones correctivas consta de las siguientes fases:
1)
2)
3)
4)

Identificacin y registro de las acciones correctivas.

Autorizacin de las acciones correctivas.
Aplicaciones de las acciones correctivas.
Seguimiento y cierre de de las acciones correctivas.

4.2.1 IDENTIFICACIN Y REGISTRO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS.

1. Tras la identificacin de una no conformidad real y la cumplimentacin de la correspondiente ficha de
acuerdo con el Procedimiento PD04 Control y Tratamiento de No conformidades, se evaluar la
necesidad de adoptar acciones que aseguren que se corrige la no conformidad y no vuelva a producirse,
para lo que se determinar un plan de acciones correctivas.

Procedimiento documentado PD 05. Marzo de 2012. Versin 02

Pgina 5

SIGC-SUA

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.
UNIVERSIDAD DE
JAN

PD05 ACCIONES CORRECTIVAS.

2. El plan de acciones correctivas se registrar en la ficha de identificacin y su desarrollo en las fichas de

descripcin.
3. La ficha de identificacin (procedente de no conformidades internas) contendr, al menos, la siguiente
informacin:
a) Identificacin de quin realiza la propuesta.
b) Autorizacin inicial del responsable de la Unidad o representante del Equipo de Proceso, segn
proceda por el alcance de las acciones.
c) Cdigo de las acciones.
d) Responsable de la implantacin del plan.
e) Descripcin genrica de las acciones del plan.
f) Fecha prevista de la implantacin definitiva del plan.
4. La ficha de descripciones de cada correccin y accin correctiva (procedente de no conformidades
internas) contendr, al menos, la siguiente informacin:
a)
b)
c)
d)

Numeracin consecutiva de las acciones.

Descripcin especfica de la accin propuesta.
Responsable concreto de la implantacin de la accin propuesta.
Fecha prevista de la implantacin de la accin.

5. La ficha de un plan de acciones correctivas (procedente de no conformidades de auditora) contendr, al

menos, la siguiente informacin agrupada:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)

Indicacin de la procedencia o no del plan.

Justificacin en su caso de la no procedencia.
Descripcin genrica de las acciones.
Fecha prevista de la implantacin de la accin.
Numeracin consecutiva de las acciones.
Descripcin especfica de la accin/es propuesta.
Identificacin de quin realiza la propuesta.
Responsable concreto de la implantacin de la accin propuesta.
Fecha prevista de la implantacin de la accin.
Firma del responsable de la implantacin de la accin.

6. Le corresponde al responsable de la Unidad, segn el proceso de que se trate, cumplimentar las

anteriores fichas. En los supuestos que la no conformidad afecte a varios procesos podr corresponder al
representante del Equipo del Proceso en el Comit de Calidad. En ambos casos, las fichas sern remitidas
a la Coordinacin Tcnica debidamente firmada.

4.2.2 AUTORIZACIN DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS.

1. Tras la recepcin de las fichas, la Coordinacin Tcnica proceder a su envo al Gerente o al Vicerrector
Responsable de Calidad, segn proceda para recabar su autorizacin.
2. La autorizacin ser necesaria en los siguientes supuestos:

Procedimiento documentado PD 05. Marzo de 2012. Versin 02

Pgina 6

SIGC-SUA

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.
UNIVERSIDAD DE
JAN

PD05 ACCIONES CORRECTIVAS.

1. Cuando las acciones correctivas impliquen la utilizacin de nuevos recursos que deban ser
aprobados por la direccin.
2. Cuando las acciones correctivas afecten a la normativa o instrucciones de la Direccin.
3. Cuando las acciones correctivas afecten a un mbito competencial de los rganos de gobierno,
representacin y gestin de la Universidad.
4. Cuando las acciones correctivas afecten a la documentacin en vigor de los procesos del SIGCSUA.
5. Cuando las acciones correctivas afecten a aspectos sustanciales en la prestacin del servicio o en
las relaciones con los usuarios.
6. Cuando las acciones correctivas afecten a aspectos sustanciales de la estructura organizativa de la
gestin.
7. Cuando las acciones correctivas afecten a distintos procesos o unidades y exija coordinacin desde
la Gerencia.
3. Las decisiones sobre las autorizaciones, debidamente registradas con la firma, u otras decisiones que
puedan ser adoptadas por los responsables de la Direccin sern comunicadas por la Coordinacin
tcnica al responsable de la Unidad o al representante del Equipo de Proceso.

4.2.3 APLICACIONES DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS.

1. Tras la comunicacin de la Coordinacin Tcnica sobre las autorizaciones de las acciones correctivas u
otras decisiones al respecto adoptadas por los responsables de la Direccin se proceder a su aplicacin.
2. Le corresponde al responsable de la Unidad o, en su caso, del representante del Equipo del Proceso en el
Comit de Calidad, asegurar que la implantacin del plan o acciones correctivas se realiza de acuerdo
con la planificacin realizada, as como registrar las evidencias objetivas que permita su posterior
verificacin y comprobacin de las correcciones aplicadas y la eliminacin de las causas de la no
conformidad real.

4.2.4 SEGUIMIENTO Y CIERRE DE DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS.

1. El seguimiento de la implantacin de las correcciones y acciones correctivas se realizar de acuerdo con
la planificacin que al respecto se realice en las correspondientes fichas de verificacin, de acuerdo con
los establecido al respecto en el Procedimiento Documentado PD03 Auditoras Internas y PD04
Control y Tratamiento de No conformidades.
2. Las fichas de verificacin contendr, al menos, la siguiente informacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

Cdigo de la No conformidad.
Cdigo de la accin/es correctivas, cuando proceda.
Responsable de la verificacin.
Fecha prevista de verificacin.
Mtodo de verificacin.
Evidencias y registros constatados.

Procedimiento documentado PD 05. Marzo de 2012. Versin 02

Pgina 7

SIGC-SUA

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.
UNIVERSIDAD DE
JAN

PD05 ACCIONES CORRECTIVAS.

g) Fecha cierre de la verificacin.

h) Firma de responsable de verificacin.
i) Observaciones.
3. Una no conformidad se considerar cerrada cuando se indique por el auditor que las evidencias y
registros constatados permiten asegurar que se han realizado las correcciones y eliminado la causa de la
no conformidad real.
4. En los supuestos de no considerarse cerrada una no conformidad se indicar por el auditor en la ficha de
verificacin, inicindose de nuevo el procedimiento descrito anteriormente.
5. Los resultados de verificacin y cierre se tratarn de acuerdo con las actividades de cierre de los
programas de auditora Procedimiento Documentado PD03 Auditoras Internas.
6. El Comit de Calidad conocer y, en su caso, valorar la evaluacin, tratamiento y seguimiento de las no
conformidades, y formar parte de los datos que se incorporarn en los informes de seguimiento de
procesos y los informes finales agrupados que se remiten al Consejo de Direccin a efectos de su
consideracin en el proceso de Revisin y Mejora del SIGC-SUA, tal como se establece en los procesos
estratgicos del sistema.

5.- REGISTROS
1. Los responsables de las Unidades debern disponer y controlar los registros de las fichas de
identificacin del plan o acciones correctivas y dems registros que se estimen convenientes en este
procedimiento, sin perjuicio de que la Coordinacin Tcnica lleve el control formal de los registros del
procedimiento.
2. Los formatos de los registros de este Procedimiento Documentado sern los que se incluyan en el Anexo
o sus modificaciones que realice la Coordinacin Tcnica. En cualquier caso le corresponde a sta
disear los formatos que se consideren adecuados, respetando la estructura o contenidos mnimos que
se establecen en este procedimiento, as como su comunicacin, explicacin y asistencia tcnica para su
cumplimentacin por las Unidades y Equipos de Procesos.
3. El sistema de codificacin de las fichas de un plan de acciones correctivas y de verificacin (no
conformidades internas) incluir la siguiente expresin:
PAC.[cdigo de la no conformidad].
Dicho cdigo se incluir en la ficha de verificacin.
4. El sistema de codificacin de las fichas de un plan de acciones correctivas y de verificacin (no
conformidad de auditora) incluir la identificacin del informe de auditora de procedencia y el orden
numrico asignado a la no conformidad.
5. Al conjunto formado por la ficha de no conformidad, la de acciones correctivas y la de verificacin se le
denomina informe de No Conformidades y Acciones correctivas.

Procedimiento documentado PD 05. Marzo de 2012. Versin 02

Pgina 8

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.

SIGC-SUA

UNIVERSIDAD DE
JAN

PD05 ACCIONES CORRECTIVAS.

6. Los registros generados con el Procedimiento Documentado de Acciones Correctivas son los indicados
en la siguiente tabla.

PD 05 Acciones Correctivas.
Cdigo
R.[PD 05]-01

Registro
Informe de No Conformidades y Acciones
correctivas (ficha de acciones correctivas y de
verificacin).

Procedimiento documentado PD 05. Marzo de 2012. Versin 02

Responsable
Unidades/ Equipos de Proceso.
Coordinacin Tcnica.

Pgina 9

SIGC-SUA

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.
UNIVERSIDAD DE
JAN

PD05 ACCIONES CORRECTIVAS.

6.- ANEXOS

Procedimiento documentado PD 05. Marzo de 2012. Versin 02

Pgina 10

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.

SIGC-SUA

UNIVERSIDAD DE
JAN

6.1.

PD05 ACCIONES CORRECTIVAS.

INFORME DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS (FICHA DE ACCIONES

CORRECTIVAS Y DE VERIFICACIN). (NO CONFORMIDADES INTERNAS CORRECTIVAS).
FICHA NO CONFORMIDADES/ACCIONES CORRECTIVAS. INTERNAS.

SIGC-SUA

INFORME DE NO CONFORMIDADES
ACCIONES CORRECTIVAS.
INTERNA DE PROCESOS

R.[PD 04]-01
R.[PD 05]-01

IDENTIFICACIN DE ACCIONES CORRECTIVAS

Propuesta por:
Autorizada por:
Cdigo de las Acciones:

Responsable de implantacin:

Descripcin genrica de la accin/es:

Fecha prevista de la implantacin definitiva de la accin/es correctivas:

DESCRIPCIN DE ACCIONES CORRECTIVAS

N

ACCIN PROPUESTA
ACCIN:

IMPLANTACIN
RESPONSABLE:

FECHA PREVISTA DE IMPLANTACIN:

CONTROL DE LA NO CONFORMIDAD/ ACCIONES CORRECTIVAS

RESPONSABLE/S: (*)

FIRMA DEL
RESPONSABLE/S

(*): Opciones.
1. Jefe del Servicio o Coordinador de la Unidad, con responsabilidad bsica en el proceso.
2. Representante del proceso en el Comit de Calidad, en el supuesto de afectar a varios procesos.

Procedimiento documentado PD 05. Marzo de 2012. Versin 02

Pgina 11

SIGC-SUA

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.
UNIVERSIDAD DE
JAN

PD05 ACCIONES CORRECTIVAS.

CONTROL DE AUTORIZACIONES (*)

Cdigo de la No conformidad:
Cdigo de la accin/es correctivas:

FIRMA DEL GERENTE (**)

CONTROL DE AUTORIZACIONES (*)

Cdigo de la No conformidad:
Cdigo de la accin/es correctivas:
FIRMA
DEL
VICERRECTOR
RESPONSABLE DE CALIDAD (***)

(*) La autorizacin ser necesaria en los siguientes supuestos:

1. Cuando las acciones correctivas impliquen la utilizacin de nuevos recursos que deban ser aprobados por la Direccin.
2. Cuando las acciones correctivas afecten a la normativa o instrucciones de la direccin.
3. Cuando las acciones correctivas afecten a un mbito competencial de los rganos de gobierno, representacin y gestin de la
Universidad.
4. Cuando las acciones correctivas afecten a la documentacin en vigor de los procesos del SIGC-SUA.
5. Cuando las acciones correctivas afecten a aspectos sustanciales en la prestacin del servicio o en las relaciones con los usuarios.
6. Cuando las acciones correctivas afecten a aspectos sustanciales de la estructura organizativa de la gestin.
7. Cuando las acciones correctivas afecten a distintos procesos o unidades y exija coordinacin desde la Gerencia.
(**) mbito de los procesos claves.
(***) mbito de los procesos estratgicos y de soporte-procedimientos documentados del SIGC-SUA-.

FICHA DE VERIFICACIN
Cdigo de la No conformidad:
Cdigo de la accin/es correctivas:
Responsable de la verificacin:

Fecha prevista de verificacin:

Mtodo de verificacin:
Evidencias y registros constatados:
Firma de responsable de verificacin:

Fecha cierre de la verificacin:

Observaciones:

Procedimiento documentado PD 05. Marzo de 2012. Versin 02

Pgina 12

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.

SIGC-SUA

UNIVERSIDAD DE
JAN

6.2.

PD05 ACCIONES CORRECTIVAS.

INFORME DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS (FICHA DE ACCIONES

CORRECTIVAS Y DE VERIFICACIN). (NO CONFORMIDADES AUDITORA).

SIGC-SUA

INFORME DE NO CONFORMIDAD
R.[PD 04]-01
R.[PD 05]-01
N No Conformidad:

PROCEDENTE DE:

Fecha:

IDENTIFICACIN DE ACCIONES CORRECTIVAS

PROCEDE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS:

No

JUSTIFICACIN, EN SU CASO, DE LA NO PROCEDENCIA DE ACCIONES

DESCRIPCIN BSICA DE LA SOLUCIN O ACCIONES TOMADAS
FICHA DE ACCIONES CORRECTIVAS
N

ACCIN/ES PROPUESTA/S:
ACCIN:

IMPLANTACIN

RESPONSABLE:

FECHA PREVISTA DE IMPLANTACIN:

FIRMA DEL RESPONSABLE:

PROPUESTA POR:

CONTROL DE AUTORIZACIONES
FIRMA DEL GERENTE, O
FIRMA DEL RESPONSABLE
CALIDAD

DE

Procedimiento documentado PD 05. Marzo de 2012. Versin 02

Pgina 13

SIGC-SUA

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.
UNIVERSIDAD DE
JAN

PD05 ACCIONES CORRECTIVAS.

FICHA DE VERIFICACIN
RESPONSABLE DE LA VERIFICACIN:

FECHA PREVISTA DE VERIFICACIN:

MTODO DE VERIFICACIN:
EVIDENCIAS Y REGISTROS CONSTATADOS:

FIRMA DE RESPONSABLE DE VERIFICACIN:

FECHA CIERRE DE LA VERIFICACIN:

OBSERVACIONES:

Procedimiento documentado PD 05. Marzo de 2012. Versin 02

Pgina 14