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Gesto da Informao e Documentao

Conceitos bsicos em Gesto Documental

Mdulo

Conceitos Bsicos

Braslia - 2015

Fundao Escola Nacional de Administrao Pblica


Presidente
Gleisson Rubin
Diretor de Desenvolvimento Gerencial
Paulo Marques
Coordenadora-Geral de Educao a Distncia
Natlia Teles da Mota Teixeira

Conteudistas:
Clia Maria da Silva Torres
Joana Gonzaga Ronchi Reis
Renata G. Paixo Gracindo
Andr do Esprito Santo Pereira
Revisor tcnico:
Mrcio Augusto Ferreira Guimares

Diagramao realizada no mbito do acordo de Cooperao TcnicaFUB/CDT/Laboratrio Latitude e Enap.

Enap, 2015
Enap - Escola Nacional de Administrao Pblica

Diretoria de Comunicao e Pesquisa


SAIS - rea 2-A - 70610-900 Braslia, DF
Telefone: (61) 2020 3096 - Fax: (61) 2020 3178

SUMRIO
1.1 Apresentao................................................................................................................. 5
1.2 Introduo..................................................................................................................... 8
1.3 Conceitos bsicos......................................................................................................... 15

Mdulo

Conceitos Bsicos

1.1 Apresentao

1.2 Introduo

Essas so perguntas quase impossveis de se responder, isso porque o


homem registra as informaes de seu dia a dia desde 4000 a.C.
Os documentos em papel, com a forma como conhecemos hoje,
tiveram seus primrdios nos primeiros manuscritos, sendo que, ao
longo do tempo, foram se transformando at chegarem ao formato
digital. O surgimento dos arquivos ocorreu em paralelo ao surgimento
da escrita, e consequentemente produo dos documentos.
A partir do Sculo XX, em virtude do enorme volume de documentos produzidos, a gesto da
informao e documentao foi intensificada devido ao crescimento do setor privado e do
setor pblico, ampliando a necessidade de gerenciar os arquivos de forma eficiente.

Veja como o arquivista Eugnio Casanova (1867-1951) expressava o conceito de gerenciamento


de arquivos:
A acumulao ordenada de documentos criados por
uma instituio ou pessoa no curso de sua atividade e
preservados para a consecuo de seus objetivos polticos,
legais e culturais, e pela referida instituio ou pessoa.

Com a civilizao grega e com a fixao das populaes, foram criados os primeiros Arquivos
como instituio, onde se guardavam os documentos oficiais, assentos glo contabilsticos,
tratados, textos literrios, leis, relatos histricos, contratos, testamentos, etc.
Em Roma, o primeiro Arquivo chamou-se Tabularium e situava-se no Frum romano. Era
o arquivo oficial da Roma Antiga e tambm alojava os escritrios dos vrios funcionrios
pblicos.
Em Portugal, por volta do ano de 1325, foi criado o Arquivo do Estado Portugus, funcionando
como guardador de memrias de documentos como: forais, livros de chancelaria,
sentenas judiciais, testamentos, etc., situando-se numa das torres do Castelo de So Jorge,
denominada Torre do Tombo (Torre do Arquivo), e que ali permaneceu at 1755, ano em que
um grande terremoto atingiu Lisboa.

Com o crescimento das civilizaes e o aumento da demanda do


Estado, a organizao das informaes tornou-se essencial. Os
agentes pblicos passaram a compreender o valor da informao e a
utiliz-la como instrumento elementar de pesquisa e planejamento,
fornecendo dados para o processo decisrio das organizaes.

Voc Sabia?
O escritor Carlos Drummond de Andrade foi funcionrio Pblico, veja abaixo um trecho da
biografia do autor:
Carlos Drummond de Andrade nasceu em Itabira do
Mato Dentro - MG, em 31 de outubro de 1902. De
uma famlia de fazendeiros em decadncia, estudou na
cidade de Belo Horizonte e com os jesutas no Colgio
Anchieta de Nova Friburgo - RJ, de onde foi expulso por
insubordinao mental. De novo em Belo Horizonte,
comeou a carreira de escritor como colaborador do
Dirio de Minas, que aglutinava os adeptos locais do
incipiente movimento modernista mineiro.
Ante a insistncia familiar para que obtivesse um diploma,
formou-se em farmcia na cidade de Ouro Preto, em
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1925. Fundou com outros escritores A Revista, que, apesar da vida breve, foi importante
veculo de afirmao do modernismo em Minas. Drummond ingressou no servio pblico e,
em 1934, transferiu-se para o Rio de Janeiro, onde foi chefe de gabinete de Gustavo Capanema,
ministro da Educao at 1945. Passou depois a trabalhar no Servio do Patrimnio Histrico
e Artstico Nacional e se aposentou em 1962. Desde 1954 colaborou como cronista no Correio
da Manh e, a partir do incio de 1969, no Jornal do Brasil.
Quer saber mais sobre o autor? Ento acesse: http://www.releituras.com/drummond_bio.asp
Como a informao est na base da gerao do conhecimento no
mundo atual, o acesso rpido e seguro constitui fase importante
para o desenvolvimento integrado e para a consolidao da
democracia, principalmente na esfera pblica, na qual a informao
permite a confirmao de direitos e deveres, garantindo ao cidado
o exerccio da cidadania.

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Gesto da Informao1 um conjunto de estratgias que visa a identificar as necessidades


de informao, prevendo o mapeamento dos fluxos formais de informao nos diferentes
ambientes da organizao, assim como sua coleta, filtragem, anlise, organizao, armazenagem
e disseminao, com o objetivo de apoiar o desenvolvimento das atividades cotidianas e a
tomada de deciso no ambiente corporativo.
J a Gesto da Documentao ou Gesto Documental diz respeito proposio e ao
acompanhamento de polticas de gesto dos documentos pelos rgos, com vistas
preservao e integridadeglo dos documentos pblicos, bem como a garantia de acesso a
todo acervoglo documental.

A Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de


arquivos pblicos e privados e d outras providncias, em seu art. 3, cita que:
gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

1. Informao: dados, processados ou no, que podem ser utilizados para produo e transmisso de conhecimento, contidos
em qualquer meio, suporte ou formato.

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Voc sabia que a Gesto da Informao e Documentao est prevista na Constituio Federal?
Veja s:

Art. 5, Inciso XXXIII - todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu
interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei,
sob pena de responsabilidade.
Art. 23 - competncia comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios:
III proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histrico, artstico e cultural,
os monumentos, as paisagens naturais notveis e os stios arqueolgicos;
Art. 216, 2 - Cabe administrao pblica, na forma da lei, tanto a gesto da
documentao governamental quanto as providncias para franquear sua consulta a
quantos dela necessitem.

A Lei n 8.159/91, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados
e d outras providncias, tambm prev a Gesto da Informao e Documentao:
Art. 1. dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a
documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
Art.25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da
legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente
ou considerado como de interesse pblico e social.

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Dessa forma, as organizaes pblicas necessitam de uma normatizao e padronizao


das formas de guarda e posterior recuperao da informao, adotando procedimentos de
controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade de seus documentos, bem como de
seu acesso contnuo, conferindo organizao a capacidade de:
Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governana e o
controle social das informaes;
Apoiar e documentar a elaborao de polticas e o processo de tomada de deciso;
Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros glo;
Fornecer evidncia em caso de litgios glo;
Proteger os interesses do rgo ou entidade e os direitos dos funcionrios e dos
usurios ou clientes;
Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovao, bem
como a pesquisa histrica;
Manter a memria corporativa e coletiva da organizao.

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fato que, em todas as pocas da histria, a informao apresentouse como um instrumento importante para a sociedade, seja para a
sua organizao e funcionamento, para o aperfeioamento das suas
instituies, para o exerccio do poder ou para a conquista e ampliao
de direitos.
Atualmente, diante das transformaes econmicas, polticas e
tecnolgicas que o mundo vivencia, a informao vem se configurando como uma ferramenta
ainda mais poderosa e essencial, principalmente para as organizaes pblicas.
A gesto da informao no pode ser dissociada da gesto da documentao, pois manter os
arquivos organizados corretamente significa manter a informao organizada e disposio
para os fins que se fizerem importantes e necessrios, das instituies e da sociedade.
Uma boa gesto favorece a recuperao da informao e fornece subsdios tomada de deciso,
alm de manter a memria institucional. Todavia, para garantir essa eficincia, preciso
estabelecer um conjunto de prticas que garantam a organizao e a preservao dos arquivos.
A compreenso das prticas que norteiam a gesto da informao e da documentao comea
com a apreenso dos conceitos sobre produo, organizao e preservao dos documentos,
alm do entendimento sobre os prazos legais de guarda. Para que todos esses aspectos sejam
assimilados e incorporados pelos rgos, torna-se fundamental reconhecer as vantagens, os
direitos e os deveres envolvidos na gesto dos documentos. Reconhecer, enfim, que os conjuntos
documentais produzidos e/ou acumulados so, em ltima instncia, patrimnio da instituio.

Para fazer bom uso da informao, preciso que ela esteja disponvel!
A fim de viabilizar essas capacidades, a Administrao Pblica Federal criou o SIGA - Sistema
de Gesto de Documentos de Arquivo, que tem por finalidade garantir a todos os cidados e
aos rgos e entidades do Poder Executivo, de forma gil e segura, o acesso aos documentos
de arquivo e s informaes neles contidas, resguardadas as restries administrativas ou
legais; integrar e coordenar as atividades de gesto de documentos de arquivo desenvolvidas
pelos rgos setoriais glo e seccionais glo que o integram; disseminar normas relativas gesto
de documentos de arquivo; racionalizar a produo e armazenagem da documentao
arquivstica pblica; preservar o patrimnio documental arquivstico da administrao pblica
federal e articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gesto da
informao pblica federal.

Conhea o SIGA, clique no link e saiba mais!


http://www.siga.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm

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E para que importante conhecer os conceitos sobre Gesto Documental?


Para compreender por completo as aes que fazem parte da Gesto Documental, a fim de
executar a gesto de forma eficiente, necessrio, sobretudo, conhecer os conceitos, as
caractersticas e os instrumentos utilizados no gerenciamento dos documentos.
A Gesto da Documentao exige dos executores glo um conhecimento prvio sobre diversas
regras, definies e mtodos. Pensando nisso, este curso oferecer o arcabouo glo conceitual
que voc precisar durante suas atividades.

1.3 Conceitos bsicos

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Com certeza voc j deve ter visto alguns termos tcnicos concernentes a esse tema. Agora,
voc ter a oportunidade de estud-los de forma mais aprofundada. Vamos l?

a) O que informao?
Veja a diferena entre dado e informao:
Dado uma parte menor de um todo. Um dado pode ser entendido
como uma unidade de conhecimento. Normalmente, no conceito
geral, ele definido como uma parte da informao.
J informao mais abrangente que o conceito de dado. Quando
informamos, estamos repassando algo que desejamos comunicar. Assim,
um conjunto de dados s se tornar uma informao se estiver organizado
de forma a tornar-se uma ideia, um conceito, uma mensagem.
A informao, em seu sentido amplo, abrange tudo o que comunica algo, nesses termos,
podemos dizer que tudo o que fazemos, observamos e discutimos so fontes de informao
para nossas vidas. Contudo, quando queremos nos referir informao constante em um
documento, o conceito de informao restringir-se- a todo o conjunto de dados devidamente
ordenados e organizados, de forma a ter um significado.
Dado X Informao
Dado

Informao

Observao objetiva sobre algo.

Conjunto de dados com relevncia e propsito.

Facilmente estruturado;
Facilmente obtido por mquinas;
Frequentemente quantificado;
Facilmente transfervel.

Requer unidade de anlise;


Exige consenso em relao ao significado;
Exige necessariamente a mediao humana.

Fonte: Devenport, Prusak, 1998, p.18

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Ento dados nunca sero informaes? A resposta : depende...


Muitas vezes, um dado isolado no capaz de ser uma informao, contudo, quando o
dado est inserido em um contexto, ele passa a representar uma informao. Veja um breve
exemplo:
a) Quantidade de pessoas convidadas para uma festa= 18. O nmero 18 um dado isolado e
no representa qualquer informao.
b) Resultado da pesquisa sobre gneros em uma instituio= 20 mulheres e 25 homens.
Aqui, os dados quantitativos informam a existncia de mais homens do que mulheres.
b) O que documento?
De uma forma ampla, documento toda a informao registrada em um suporte material (papel,
fita, disco ptico, etc.) e utilizada para consulta, estudo, prova ou pesquisa, pois comprova fatos,
fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca. J quando
falamos sobre os documentos utilizados no dia a dia do trabalho, podemos defini-los como
o registro, em meio fsico ou digital, que contm informaes sobre assuntos de interesse
da organizao ou de um indivduo. Trata-se de qualquer informao escrita, objeto ou fato
registado materialmente, e que possa ser utilizado para estudo, consulta ou prova.

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toda informao registrada em um suporte material,


suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois
comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos
do homem numa determinada poca ou lugar.
Veja que gerir bem os documentos permite o controle sobre as informaes das Organizaes.
O autor Carlos Drummond de Andrade, em seu poema Palavras, demonstra a procura pelas
palavras e pela informao. Vejam abaixo:

Quer conhecer mais as poesias Drummondianas? Acesse o stio: http://www.releituras.com/


drummond_bio.asp
Mas o que vem a ser suporte material?
Conceito de SUPORTE: o material no qual so registradas as informaes. O suporte mais
conhecido o papel, mas existem muitos outros (pergaminho, papiro, muito utilizados
antigamente, fita magntica, disco magntico, disco tico, disquete, filme de nitrato).

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SUPORTE + INFORMAO = DOCUMENTO


c) O que um arquivo?
O arquivo funciona como o guardio das informaes existentes. o
conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico, entidades privadas e pessoas fsicas
em decorrncia do exerccio de suas atividades, qualquer que seja o
suporte da informao ou a natureza do documento.

Os arquivos abarcam a memria poltica, econmica, social e cultural de um pas, e sua


funo deve ser no s de preservao, mas tambm a prestao de um servio pblico,
disponibilizando informao a todos aqueles que solicitarem.
Vimos at aqui a definio de DADO, INFORMAO, DOCUMENTO E ARQUIVO. Veja abaixo
a ilustrao do contedo estudado.

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d) O que documento arquivstico?

O documento arquivstico diferente de um documento comum.


A palavra arquivstico d ao documento a caracterstica de estar
incorporado a um sistema de arquivos. O documento arquivstico
utilizado para prestao de contas, para o registro das atividades e para
que o cidado possa exercer seus direitos. Dessa forma, documento
arquivstico o documento produzido e/ou recebido por uma pessoa
fsica ou jurdica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja
o suporte que ela utilize, a fim de manter o registro da informao
produzida no exerccio de suas competncias.

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Veja um exemplo:
Um Dirio Oficial um documento arquivstico, pois emitir o Dirio Oficial uma atividade
desenvolvida pela Imprensa Nacional.
Contudo, esse mesmo Dirio Oficial, ao ser utilizado em um Ministrio como um documento
de consulta, pode no se constituir como um documento arquivstico.
Para compreender melhor a diferena entre dado, informao, documento e documento
arquivstico, vamos ver o dilogo entre a Chefe Gisela e seu novo funcionrio, chamado Doc:

e) O que documento eletrnico?


De acordo com o arquivo nacional, documento eletrnico uma unidade
de registro de informaes codificadas de forma analgica ou em dgitos
binrios glo, acessveis por meio de equipamentos eletrnicos. Existem
documentos eletrnicos analgicos e os documentos digitais, como as fitas
videomagnticas em formato VHS e as pginas na web, respectivamente.

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Veja um exemplo:

Mas lembre-se! Essa no a nica forma de criar um documento eletrnico!


Podemos considerar como documento eletrnico toda informao armazenada em um
dispositivo eletrnico (disco rgido, disquete, CD-ROM, fita magntica) ou transmitida atravs
de um mtodo eletrnico.
Exemplos de documentos eletrnicos so os softwares, os bancos de dados, os arquivos
de som, texto ou imagem disponveis em CDs, discos ou fitas magnticas, assim como as
informaes acessadas on-line via Internet, o que inclui as mensagens eletrnicas pessoais
(e-mails), fruns de discusso, arquivos de hipertexto (http, em stios da WWW), ou arquivos
da Internet em formatos especiais, como FTP, Gopher, Telnet, entre outros, situados em seus
respectivos stios.
f) O que documento hbrido?
Toda informao, registrada em qualquer suporte e sob qualquer tecnologia, desde que gerada
no exerccio das atividades e funes de uma pessoa fsica ou jurdica, integra o arquivo dessa
pessoa. Nesse sentido, os arquivos podem ter, tambm, documentos digitais.
O documento digital um documento ... codificado em dgitos binrios
transmitido e armazenado por sistema computacional.

glo

produzido,

Os arquivos podem ter um carter hbrido, contendo, nesse caso:


documentos analgicos (convencionais);
documentos digitais.
Por exemplo: projetos arquitetnicos que apresentam a descrio em papel e as plantas em
disco ptico, um dossi formado por documentos digitais natos e digitalizados.

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g) Diferena entre Documento digital e no digital:


A maior diferena entre documento digital e no digital est na forma
de acesso. O documento digital acessvel e interpretvel por meio de
recursos computacionais, j um documento no digital produzido,
tramitado e armazenado em formato convencional, como, por exemplo,
em papel.
So exemplos de documentos digitais: textos, imagens fixas, imagens em
movimento, gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas
web, bases de dados, entre outras possibilidades de um vasto repertrio de diversidade crescente.

Documento digital e documento digitalizado:


O documento digital aquele produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional,
j o digitalizado o documento produzido de modo convencional (papel, por exemplo),
capturado e transferido para sistema computacional.

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h) O que Assinatura Digital?


A assinatura digital uma modalidade de assinatura eletrnica , resultado
de uma operao matemtica que utiliza criptografia e permite aferir, com
segurana, a origem e a integridade do documento. Serve para assinar
qualquer documento eletrnico e tem validade jurdica inquestionvel,
equivalendo a uma assinatura de prprio punho.

A assinatura digital pode ser utilizada, por exemplo: em contratos, procuraes, laudos,
certificados, formulrios web, relatrios, imagens, mandatos, notificaes, balanos,
declaraes, peties, resultados de exames, pronturios mdicos, propostas e aplices de
seguros e arquivos eletrnicos transferidos entre empresas.
i) O que NUP?
Voc certamente j deve ter ouvido falar do NUP, talvez em reunies, ou ainda em alguma
conversa de escritrio. Mas, por fim, o que significa essa sigla to utilizada? Clique na imagem
e veja o significado.

Agora que voc j descobriu a sigla, vamos entender um pouco mais sobre esse nmero.
NUP - Nmero nico de Protocolo - um Cdigo numrico que identifica, de forma nica e
exclusiva, cada documento, avulso ou processo, produzido, recebido ou autuado no mbito da
Administrao Pblica Federal, que necessite de tramitao, independentemente do suporte.
Esse cdigo no ter distino entre processos e documentos avulsos. composto de vinte e
um dgitos, separados em grupos (0000000.00000000/0000-00).

Veja um exemplo:
Quando um cidado constitui uma demanda para o Servio de Informao ao Cidado SIC,
essa demanda gera um Nmero nico de Protocolo NUP, que ser respondido pelo rgo ou
entidade responsvel pelo esclarecimento.

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PORTARIA INTERMINISTERIAL N 2.321, DE 30 DE DEZEMBRO DE 2014


Os rgos e entidades da Administrao Pblica Federal adotaro o NUP para os
documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, que necessitem de
tramitao, independentemente do suporte desses documentos, observando-se os
seguintes procedimentos:
quando da utilizao dos cdigos numricos das unidades protocolizadoras, no
haver distino entre processos e documentos avulsos
...
Art. 5 O NUP atribudo ao documento, avulso ou processo, ser constitudo de vinte
e um dgitos, separados em grupos (0000000.00000000/0000-00), conforme descrito
abaixo:
I - o primeiro grupo ser constitudo de sete dgitos referentes ao cdigo de identificao
da unidade administrativa no SIORG, que identificar a unidade protocolizadora do
rgo ou entidade de origem do documento, avulso ou processo;
II - o segundo grupo, separado do primeiro grupo por um ponto, ser constitudo de
oito dgitos e determinar o registro sequencial dos documentos, avulsos ou processos,
sequncia que dever ser reiniciada a cada ano;
III - o terceiro grupo, separado do segundo grupo por uma barra, ser constitudo
de quatro dgitos e indicar o ano de atribuio do NUP aos documentos, avulsos ou
processos; e
IV - o quarto grupo, separado do terceiro grupo por hfen, ser constitudo de dois
dgitos e indicar os dgitos verificadores, calculados de acordo com os procedimentos
descritos no Anexo a esta Portaria.

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