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Gesto da Informao e Documentao

Conceitos bsicos em Gesto Documental

Mdulo

Caractersticas dos Documentos

Braslia - 2015

Fundao Escola Nacional de Administrao Pblica


Presidente
Gleisson Rubin
Diretor de Desenvolvimento Gerencial
Paulo Marques
Coordenadora-Geral de Educao a Distncia
Natlia Teles da Mota Teixeira

Conteudistas:
Clia Maria da Silva Torres
Joana Gonzaga Ronchi Reis
Renata G. Paixo Gracindo
Andr do Esprito Santo Pereira
Revisor tcnico:
Mrcio Augusto Ferreira Guimares

Diagramao realizada no mbito do acordo de Cooperao TcnicaFUB/CDT/Laboratrio Latitude e Enap.

Enap, 2015
Enap - Escola Nacional de Administrao Pblica

Diretoria de Comunicao e Pesquisa


SAIS - rea 2-A - 70610-900 Braslia, DF
Telefone: (61) 2020 3096 - Fax: (61) 2020 3178

SUMRIO
2.1 Valor.............................................................................................................................. 5
2.2 Provenincia.................................................................................................................. 8
2.3 Organicidade................................................................................................................. 8
2.4 Unicidade...................................................................................................................... 8
2.5 Indivisibilidade............................................................................................................. 8
2.6 Confiabilidade............................................................................................................... 8
2.7 Autenticidade................................................................................................................ 9
2.8 Acessibilidade................................................................................................................ 9
2.9 Quanto ao gnero.......................................................................................................... 9
2.10 Quanto espcie....................................................................................................... 11
2.11 Quanto ao Tipo ......................................................................................................... 11
2.12 Quanto natureza do assunto................................................................................... 12

Mdulo

Caractersticas dos Documentos

As caractersticas de um documento so todos os atributos que o compe, ou seja, aquilo


que torna o documento substancial. Comecemos pelo seu valor:

2.1 Valor
Basicamente os documentos possuem dois valores: o primrio/imediato e o secundrio/
mediato.
1) Valor primrio ou imediato: inerente criao do documento, podendo
apresentar valor administrativo, fiscal ou jurdico. Vamos ver cada um deles:
a) Valor administrativo: quando o documento necessrio s atividades
cotidianas, correntes, de quem o criou, refere-se ao uso administrativo para o
rgo, razo primeira da criao do documento.

Um exemplo: um memorando circular do setor de RH informando sobre o ponto


facultativo dos servidores. Esse memorando foi criado por uma razo, ou seja,
informar aos servidores do rgo sobre o ponto facultativo. Esse o seu valor
primrio. Um fim administrativo.

Todo documento nasce com valor primrio, mas com o passar do tempo ele perde esse valor,
ele prescreve administrativamente, podendo ser eliminado ou arquivado permanentemente
se ele possuir valor histrico para a instituio.
No caso desse memorando, uma vez informado para todas as reas o assunto sobre o qual
trata, ele no precisar ser guardado para sempre, por no possuir um valor secundrio ou
histrico para a instituio.
b) Valor fiscal: quando o documento gerado para comprovar operaes
financeiras, dessa forma, seu valor cessa quando tal operao se conclui.
c) Valor jurdico: so os documentos que comprovam direitos de curto ou longo
prazo.

2) Valor secundrio ou mediato: identificado quando cessa o valor primrio e a


guarda do documento faz-se necessria permanentemente.
Podemos classificar o valor secundrio em trs categorias: probatrio, informativo e histrico.
Conhea um pouco mais sobre cada uma delas:
a) Valor probatrio: atribui-se quando o documento pode comprovar as aes
de determinado indivduo que o produziu.
b) Valor informativo: quando os documentos registram informaes sobre
pessoas, lugares, objetos, fatos ou fenmenos que aconteceram e que se
pretende preservar.

c) Valor histrico: quando temos um documento que representa um


acontecimento, fato ou situao relevante para a histria do rgo e da
sociedade, bem como os de grande repercusso nos meios de comunicao.

O valor secundrio ou histrico refere-se ao uso para outros fins que no aqueles para os
quais os documentos foram criados. Um documento com valor histrico considerado como
fonte de pesquisa e conta a histria e evoluo do rgo com o passar do tempo.
Os documentos com valor secundrio sero preservados na fase ou idade permanente, ou
seja, nunca podero ser eliminados. E importante lembrar que, nessa fase, o documento
pode ser acessvel no somente pela administrao que o produziu como tambm por
pesquisadores e historiadores e pessoas diferentes daquelas que produziram o documento.
O documento pode ou no ter valor secundrio e, uma vez adquirido esse valor, ele jamais
o perder.
A definio desses valores fundamental para determinar o tempo de guarda dos
documentos, afinal, no se pode guardar todo e qualquer documento por toda vida!
Fazendo um paradoxo ao que foi dito anteriormente, sobre o tempo de guarda de um
documento, leia abaixo o poema Memrias do escritor Carlos Drummond de Andrade:

Quer conhecer mais as poesias Drummondianas? Acesse o stio:


http://www.releituras.com/drummond_bio.asp

Ainda explorando as caractersticas dos documentos, encontramos


tambm os seguintes atributos: provenincia, unicidade, organicidade,
indivisibilidade, confiabilidade, autenticidade, acessibilidade glo.
Conhea abaixo um pouco mais sobre cada um deles:

2.2 Provenincia

P A provenincia o registro da identidade de quem produziu o documento, ou seja, de sua

origem. Essa caracterstica mostra que os arquivos devem ser organizados em obedincia
competncia da instituio ou pessoa legitimamente responsvel pela produo, acumulao
ou guarda do documento.

2.3 Organicidade

O - A organicidade a caracterstica que recebe um documento por ser estruturado e ter


funes e atividades definidas pela entidade produtora/acumuladora, em suas relaes
internas e externas. Os documentos so organizados a partir do Plano de Classificao (veremos
mais adiante) e da Tabela de Temporalidade, uma vez que contextualizam o conjunto a que
pertencem e definem o tempo de guarda dos documentos.

2.4 Unicidade

U - Cada documento nico no conjunto documental ao qual pertence. Podem existir cpias

em um ou mais grupos de documentos, mas cada cpia nica em seu lugar, pois o conjunto
de suas relaes com os demais documentos do grupo singular.

2.5 Indivisibilidade

I - Arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter a respectiva


individualidade, dentro de seu contexto orgnico de produo, no devendo ser mesclados
a outros de origem distinta. Trata-se do respeito aos conjuntos documentais que guardam
relaes orgnicas entre si.

2.6 Confiabilidade

C - A confiabilidade est relacionada ao momento em que o documento produzido e

veracidade do seu contedo. Para tanto, h que ser completo, ou seja, dispor de todos os
elementos intrnsecosglo e extrnsecosglo exigidos pela organizao produtora e pelo sistema
jurdico - administrativo ao qual pertence, de maneira que esse mesmo documento possa ter
seus procedimentos de criao bem controlados.

2.7 Autenticidade

AU

- Um documento autntico aquele que o que diz ser, independentemente de se tratar


de minuta, original ou cpia, e livre de adulteraes. Um documento autntico aquele que
se mantm da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de
confiabilidade que tinha no momento de sua produo.

2.8 Acessibilidade

AC - Um documento acessvel aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e

interpretado, ou seja, para assegurar a acessibilidade glo, a gesto deve garantir a transmisso
de documentos para outros sistemas, sem perda de informao e de funcionalidade. O sistema
deve ser capaz de recuperar qualquer documento, a qualquer tempo, e de apresent-lo com a
mesma forma que tinha no momento de sua produo.
Para finalizarmos as caractersticas dos documentos, veremos as definies quanto ao
GNERO, ESPCIE, TIPO E NATUREZA DO ASSUNTO:

2.9 Quanto ao gnero


Quando ouvimos falar de gnero, logo nossa mente remete aos gneros masculino e feminino,
que se diferenciam pela forma, certo?
Pois bem, quando falamos sobre gnero na gesto documental tambm estamos representando
o documento de acordo com a sua forma, que tambm pode ser chamada de suporte.
Podemos citar alguns tipos de gneros documentais bastante diferentes entre si, como o
documento textual e o audiovisual. O primeiro tem como suporte o papel, livro, carta, etc. J
o segundo constitudo de imagens e registros sonoros.
Alm desses, tambm so exemplos de gneros para gesto documental: documentos
cartogrficos, iconogrficos, filmogrficos, sonoros, informticos e microgrficos.

Conhea alguns tipos de gneros documentais:


Documentos textuais: so os documentos manuscritos, datilografados ou impressos. Ex.:
atas, cartas, decretos, livros, etc.
Documentos cartogrficos: documentos que contm representaes grficas da superfcie
terrestre ou de corpos celestes e desenhos tcnicos. Ex.: mapas, plantas, perfis, etc.
Documentos audiovisuais: documentos que contm imagens fixas, ou em movimento, e
registros sonoros. Integram os iconogrficos, filmogrficos e sonoros.
Documentos iconogrficos: que contm imagens fixas, impressas, desenhadas ou fotogradas.
Ex.: fotografias, desenhos, gravuras, etc.
Documentos filmogrficos: so documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas
de imagem (tapes), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis,
contendo imagens em movimento. Exemplo: Filmes e Fitas.
Documentos sonoros: registros sonoros. Ex.: discos, fitas audiomagnticas.
Documentos microgrficos: so documentos em suporte flmico resultantes da
microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Exemplo: Rolo,
Microficha, Jaqueta e Carto Janela.
Documentos informticos: so os documentos produzidos, tratados e armazenados em
computador. Exemplo: disco flexvel (disquete), disco rgido (winshester) e disco ptico.

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2.10 Quanto espcie


a diviso documental de gnero que rene tipos documentais pelo teor dos fatos. As
espcies documentais, portanto, podem ser definidas em razo da natureza dos atos que
lhes deram origem.
Veja alguns exemplos de Espcies de Atos:

Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e


deliberar sobre matrias especficas. Exemplo: Medida Provisria, Lei, Decreto, Estatuto,
Regimento, Regulamento, Resoluo, Portaria, Instruo Normativa, Ordem de Servio,
Deciso, Acrdo.
Atos enunciativos: so os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar
uma soluo. Exemplo: Parecer, Relatrio, Voto.
Atos de assentamento: so aqueles que se destinam ao registro. So documentos que
contm assentamentos sobre fatos ou ocorrncias. Exemplos: apostila, ata, termo, auto de
infrao.
Atos comprobatrios: so os que comprovam assentamentos, decises, etc. Exemplo:
Traslado, Certido, Atestado, Cpia Autntica ou Idntica.
Atos de ajuste: acordos em que a administrao pblica (federal, estadual, do Distrito Federal
ou municipal) parte. Exemplos: tratado, convnio, contrato, termos (transao, ajuste).
Atos de correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos, em sentido amplo.
Exemplo: Aviso, Ofcio, Carta, Memorando, Circular, Mensagem, Edital, Intimao, Exposio
de Motivos, Notificao, Telegrama, Telex, Telefax.

2.11 Quanto ao Tipo


Tipo documental a espcie de documento com o assunto ao qual se refere. A espcie
documental considera a atividade que a gerou. O Tipo corresponde diviso de espcie, que
rene documentos por suas caractersticas comuns no que diz respeito formula, natureza de
contedo ou tcnica de registro.
Veja o exemplo abaixo:

Na espcie documental memorando, so exemplos de tipos documentais: memorando


circular, memorando conjunto.
Na espcie documental decreto, so exemplos de tipos documentais: decretos-lei, decretos
legislativos.
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2.12 Quanto natureza do assunto

Documento ostensivoglo: a classificao de ostensivo glo dada aos documentos cuja


divulgao no prejudica a instituio, podendo ser de domnio pblico. No possui
restrio de acesso glo.
Documento sigilosoglo: consideram-se sigilosos os documentos que, pela natureza de
seu contedo, so de conhecimento restrito e, portanto, requerem medidas especiais
de salvaguarda para sua custdia e divulgao.

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Quando classificados como sigilosos, os documentos no carregam, para sempre, essa


classificao. A partir da data de produo do dado ou informao, a classificao perdura por:
- 25 anos, no mximo, se ultrassecreto;
Esse prazo poder ser prorrogado uma vez, por igual perodo.
- 15 anos, no mximo, se secreto;
- 5 anos, no mximo, se reservado.

Legislao
A Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informaes, previsto
no inciso XXXIII do art. 5, no inciso II do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216 da
Constituio Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei
n 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de
1991; e d outras providncias, prev que:
Art. 24. A informao em poder dos rgos e entidades pblicas, observado o seu teor
e em razo de sua imprescindibilidade segurana da sociedade ou do Estado, poder
ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.
1 Os prazos mximos de restrio de acesso informao, conforme a classificao
prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produo e so os seguintes:
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II - secreta: 15 (quinze) anos; e
III - reservada: 5 (cinco) anos.
2 As informaes que puderem colocar em risco a segurana do Presidente e VicePresidente da Repblica e respectivos cnjuges e filhos(as) sero classificadas como
reservadas e ficaro sob sigilo at o trmino do mandato em exerccio ou do ltimo
mandato, em caso de reeleio.
3 Alternativamente aos prazos previstos no 1, poder ser estabelecida como
termo final de restrio de acesso a ocorrncia de determinado evento, desde que este
ocorra antes do transcurso do prazo mximo de classificao.
4 Transcorrido o prazo de classificao ou consumado o evento que defina o seu
termo final, a informao tornar-se-, automaticamente, de acesso pblico.
5 Para a classificao da informao em determinado grau de sigilo, dever ser
observado o interesse pblico da informao e utilizado o critrio menos restritivo
possvel, considerados:
I - a gravidade do risco ou dano segurana da sociedade e do Estado; e
II - o prazo mximo de restrio de acesso ou o evento que defina seu termo final.

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