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Centre Africain dEtudes Suprieures en Gestion

Institut Suprieur de Comptabilit,


de Banque et de Finance
(ISCBF)

Master Professionnel
en Audit et Contrle de Gestion
(MPACG)

C
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Promotion 5
(2010-2012)

Mmoire de fin dtude

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THEME

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SENEGAL

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AUDIT OPERATIONNEL DU PROCESSUS VENTES DE TOTAL

Prsent par :

Dirig par :

FAYE Delphine Clmentine

M. DIENE Jean Baptiste


Expert Comptable
Enseignant au CESAG

Avril 2013

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

DEDICACE

Je ddie ce travail :
-

feu mon pre Antoine Ngor FAYE qui tait impatient de lire mon mmoire et qui nous a
finalement quitts juste avant de pouvoir le faire ;

ma mre, pour le soutien et laffection manifests ;

mes frres Jean Baptiste, Philippe et ma sur Louise.

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FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

REMERCIEMENTS

Que tous ceux qui ont contribu de prs ou de loin llaboration de ce mmoire trouvent ici
ma profonde gratitude.
Particulirement jexprime mes sincres remerciements :
-

Monsieur Thibault FLICHY, Directeur Gnral de Total Sngal, pour mavoir donn
lopportunit deffectuer ce stage ;

Monsieur Paul NDIAYE, Directeur Juridique et des Ressources Humaines pour mavoir
accept dans son effectif ;
Messieurs Mamadou SENE et Georges BADIANE, Auditeurs Internes, pour leur disponi-

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bilit, leurs conseils et leur contribution inestimable la ralisation de ce mmoire ;


Tout le personnel de Total Sngal ;

Monsieur Jean Baptiste DIENE, Directeur de mmoire, pour lencadrement, les conseils et

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le temps prcieux consacr la conception de ce mmoire ;


Monsieur Moussa YAZI, Directeur de lInstitut Suprieur de Comptabilit, de Banque et
de Finance, pour les conseils prodigus notamment en matire de mthodologie de rdac-

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tion de mmoire ;

La 5me promotion de Master Professionnel en Audit et Contrle de Gestion pour les

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moments partags pendant deux ans.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS

: Agence Internationale de lEnergie

BC

: Bon de Commande

BFR

: Besoin en Fonds de Roulement

BL

: Bon de Livraison

BR

: Bordereau de Rglement

BRBC

: Bordereau de Rception des Bouteilles et Consignation

BS

: Bon de Sortie

CDG

: Contrle de Gestion

CDR

: Chef de Rgion

COSO

: Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission

CSL

: Compagnie Sngalaise des Lubrifiants

DAQSE

: Direction Audit Qualit Scurit et Environnement

DAF

: Direction Administrative et Financire

DAF/CC

: Direction Administrative et Financire / Contrle Crdit

DAF/INF

: Direction Administrative et Financire /Informatique

DC

: Directeur Commercial

DCR

: Direction Commerciale Rseau

DCS

: Directeur Commerce Spcialits

DCS/CG

: Direction Commerce Spcialits/ Division Commerce Gnral

DEX

: Direction Exploitation

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DEX/Approv : Direction Exploitation/ Approvisionnement

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

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: Directeur Gnral

DJRH

: Direction Juridique et des Ressources Humaines

DL

: Demande de Livraison

DMA

: Dcouvert Maximum Autoris

DO

: Directeur Oprationnel

DRDD

: Direction des Relations extrieures et du Dveloppement Durable

EMS

: Express Mail Services

ER

: Effets de Rglement

ERC

: Etat Rcapitulatif des Commandes

FCC

: Fiche de Conditions Commerciales

FAR

: Feuille dAnalyse des Risques

IAS

: Institut International de lAudit Social

IC

: Inspecteur Commercial

IFACI

: Institut Franais de lAudit et du Contrle Internes

IIA

: Institute of Internal Auditors

POCA

: Pratique dOrganisation Communment Adopte

QCI

: Questionnaire de Contrle Interne

SAR

: Socit Africaine de Raffinage

SAV

: Service Administration des Ventes

Senstock

: Sngalaise de Stockage

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DG

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SMCADY : Socit de Manutention de Carburants Aviation Dakar Yoff


TS

: Total Sngal

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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

LISTE DES TABLEAUX ET FIGURES

LISTE DES TABLEAUX


Tableau 1 : Risques et dispositifs de contrle associs au processus ventes ........................... 15
Tableau 2 : Tests dexistence ou de conformit des procdures ventes de TS ........................ 60
Tableau 3 : Programme de vrification .................................................................................... 72
Tableau 4 : Tableau rcapitulatif des recommandations formules ......................................... 90

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LISTE DES FIGURES

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Figure 1 : Modle danalyse ..................................................................................................... 38

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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

LISTE DES ANNEXES

Annexe 1 : Organigramme de TS (mis jour en Janvier 2013) ............................................. 100


Annexe 2 : Grille de sparation des tches du processus ventes de TS ................................. 101
Annexe 3 : Tableau des risques (ou Tableau didentification des zones risques) du processus
ventes de TS ........................................................................................................................... 107
Annexe 4 : Questionnaire de Contrle Interne (QCI) du processus ventes............................ 127
Annexe 5: Echantillon des tests de permanence effectus ..................................................... 131
Annexe 6 : Guide dentretien ................................................................................................. 143

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FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

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TABLE DES MATIERES


DEDICACE ................................................................................................................................. i
REMERCIEMENTS .................................................................................................................. ii
LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS ............................................................................ iii
LISTE DES TABLEAUX ET FIGURES .................................................................................. v
LISTE DES ANNEXES ............................................................................................................ vi
INTRODUCTION GENERALE................................................................................................ 1
PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE......................................................................... 8

ES

Introduction de la premire partie .............................................................................................. 9


CHAPITRE I : Le processus ventes et le contrle interne li ce processus ...................... 10
Le processus ventes ................................................................................................ 10

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1.1

Dfinition de la notion de processus ............................................................... 10

1.1.2

Dfinition de la notion de vente et de processus ventes ................................. 11

1.1.3

Prsentation de limportance du processus ventes ......................................... 11

1.1.4

Les principales activits composant le processus ventes ................................ 12

1.1.5

Identification des risques associs au processus ventes et des dispositifs

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1.1.1

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1.2

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assurant leur matrise ..................................................................................................... 15


Le contrle interne appliqu au processus ventes .................................................. 19

Les objectifs de contrle interne du processus ventes .................................... 20

1.2.2

Les moyens ..................................................................................................... 21

1.2.3

Le systme dinformation et de pilotage ........................................................ 22

1.2.4

Lorganisation ................................................................................................. 22

1.2.5

Les mthodes et procdures ............................................................................ 23

1.2.6

La supervision du processus ........................................................................... 23

1.2.1

Conclusion ................................................................................................................................ 24
CHAPITRE II : La dmarche daudit oprationnel du processus ventes ............................. 25
2.1

Notions fondamentales daudit .............................................................................. 25

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

2.1.1

Dfinition de laudit interne ........................................................................... 26

2.1.2

Objectifs de laudit interne ............................................................................. 27

2.2

Mthodologie de conduite dune mission daudit du processus ventes ................. 28

2.2.1

La phase de prparation de la mission ou phase dtude ................................ 28

2.2.1.1 Lordre de mission ...................................................................................... 29


2.2.1.2 Le plan de mission ...................................................................................... 29
2.2.1.3 La prise de connaissance du processus ventes dite familiarisation ............. 29
2.2.1.4 Lidentification des risques du processus ventes ........................................ 30
2.2.1.5 La dfinition des objectifs ou rapport dorientation .............................. 31

La phase de ralisation de la mission daudit du processus ventes ou phase de

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2.2.2

vrification .................................................................................................................... 32

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2.2.2.1 La tenue de la runion douverture ............................................................. 32

IB
-B

2.2.2.2 Llaboration du programme de vrification .............................................. 33


2.2.2.3 La mise en uvre du travail sur le terrain ................................................... 33
La phase de conclusion de la mission daudit du processus ventes ................ 34

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2.2.3

2.2.3.1 La rdaction du projet de rapport de laudit du processus ventes ............... 34

TH

2.2.3.2 La tenue de la runion de clture ................................................................ 34

EQ

2.2.3.3 La rdaction du rapport daudit dfinitif de laudit du processus ventes ... 35

2.2.3.4 Le suivi des recommandations de laudit du processus ventes ................... 35


Conclusion ................................................................................................................................ 36
CHAPITRE III : Mthodologie de ltude ........................................................................... 37
3.1

Modle danalyse ................................................................................................... 37

3.2

Collecte de donnes ............................................................................................... 39

3.2.1

Lanalyse documentaire .................................................................................. 39

3.2.2

Le test dexistence ou de conformit .............................................................. 39

3.2.3

La grille de sparation des tches ................................................................... 40

3.2.4

Linterview ..................................................................................................... 40

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

3.2.5

Les sondages statistiques ................................................................................ 40

3.2.6

Lobservation physique .................................................................................. 41

3.2.7

Les rapprochements, vrifications et reconstitutions ..................................... 41

3.2.8

Le tableau des risques ..................................................................................... 42

3.2.9

Le questionnaire de contrle interne (QCI) .................................................... 42

3.2.10

La Feuille dAnalyse de Risque (FAR) .......................................................... 42

Conclusion ................................................................................................................................ 43
Conclusion de la premire partie .............................................................................................. 44
DEUXIEME PARTIE : CADRE PRATIQUE......................................................................... 45

ES

Introduction de la deuxime partie ........................................................................................... 46

AG

CHAPITRE IV : Prsentation de Total Sngal (TS) .......................................................... 47


Aperu sur la filiale ................................................................................................ 47

4.2

Missions de TS ....................................................................................................... 47

4.3

Activits et portefeuille clients de TS .................................................................... 48

4.4

Participations de TS ............................................................................................... 49

4.5

Structure organisationnelle de TS .......................................................................... 50

IB
-B

4.1

O
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TH

La Direction Exploitation (DEX) ................................................................... 50

4.5.2

La Direction Commerce Spcialits (DCS).................................................... 51

4.5.3

La Direction Commerciale Rseau (DCR) ..................................................... 51

4.5.4

La Direction Administrative et Financire (DAF) ......................................... 51

4.5.5

La Direction Juridique et des Ressources Humaines (DJRH) ........................ 52

4.5.6

La Direction Audit, Qualit, Scurit et Environnement (DAQSE) .............. 53

4.5.7

La Direction des Relations extrieures et du Dveloppement Durable (DRDD)

EQ

4.5.1

53
Conclusion ................................................................................................................................ 53
CHAPITRE V : PRESENTATION DU PROCESSUS VENTES DE TS ........................... 54
5.1

Description des procdures du processus ventes de TS ......................................... 54

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

5.1.1

Les procdures relatives aux ventes de carburant et de lubrifiant .................. 54

5.1.1.1 Rception et saisie de la commande ........................................................... 54


5.1.1.2 Blocage et dblocage des commandes ........................................................ 55
5.1.1.3 Programmation et excution de la livraison ................................................ 56
5.1.1.4 Facturation de la livraison et traitement de la facture ................................. 56
5.1.1.5 Transmission des factures aux clients ......................................................... 57
5.1.2

Les procdures relatives au traitement des commandes de gaz vrac et

conditionn .................................................................................................................... 57
5.1.2.1 Traitement des commandes de gaz vrac ..................................................... 57

5.2

ES

5.1.2.2 Traitement des commandes de gaz conditionn ......................................... 59


Vrification de lexistence des procdures dcrites ............................................... 60

AG

CHAPITRE VI : Application pratique de la dmarche daudit sur le processus ventes de TS

6.1

IB
-B

.............................................................................................................................................. 65
La phase de prparation ......................................................................................... 65
Le plan de mission .......................................................................................... 65

6.1.2

La prise de connaissance du processus ventes ................................................ 67

6.1.3

Identification des risques du processus ventes de TS ..................................... 68

6.1.4

La dfinition des objectifs de la mission ou rapport dorientation ................. 68

EQ

TH

La phase de ralisation ........................................................................................... 71

6.2

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6.1.1

6.2.1

Le programme de vrification ........................................................................ 71

6.2.2

Mise en uvre du travail sur le terrain ........................................................... 76

6.2.2.1 Vrification de la conformit entre les dlais de rglement figurant dans les
fiches clients et ceux effectivement accords aux clients.......................................... 77
6.2.2.2 Vrification de lautorisation par les responsables habilits du dblocage
des commandes venant en dpassement de la limite de crdit .................................. 78
6.2.2.3 Vrification de la pertinence des dblocages effectus .............................. 80
6.2.2.4 Vrification de la validation des BL par les clients .................................... 81
6.2.2.5 Vrification de ltablissement des factures dans les dlais ....................... 83
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

6.2.2.6 Vrification de la transmission des factures dans les dlais ....................... 84


6.2.2.7 Vrification du suivi efficace des crances confrres ................................. 85
6.2.2.8 Vrification du suivi efficace des garanties donnes par les clients ........... 87
6.3 La Phase de conclusion ............................................................................................... 88
Conclusion ................................................................................................................................ 94
Conclusion de la deuxime partie ............................................................................................ 95
CONCLUSION GENERALE .................................................................................................. 97
ANNEXES ............................................................................................................................... 99
BIBLIOGRAPHIE ................................................................................................................. 145

AG

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FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

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INTRODUCTION GENERALE

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FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Le secteur des hydrocarbures occupe une position dominante dans lconomie mondiale. Les
hydrocarbures (ptrole et gaz), une composante essentielle de l'approvisionnement nergtique des gnrations actuelles et futures, ont largement soutenu la croissance de lindustrie
mondiale. En effet, le ptrole a t le principal vecteur de la croissance industrielle du 20e
sicle. Celui-ci s'est dailleurs rapidement impos comme la premire des nergies fossiles car
tant liquide, il constitue une nergie concentre, facile stocker comme transporter.
Cette premire place du ptrole dans le bouquet nergtique mondial reste une donne majeure
pour

les

prochaines

annes.

Selon

l'Agence

Internationale

de

l'Energie

(AIE)

(www.total.com/fr/nos-energies/petrole-900099.html) qui prvoit une croissance de plus de


50 % de la demande en nergie primaire d'ici 2030, le ptrole verra sa demande continuer

augmenter, notamment pour tancher la soif d'nergie de la Chine et de l'Inde. Comme au-

ES

jourd'hui, il devrait satisfaire environ un tiers des besoins mondiaux en nergie primaire en

AG

2030.

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Le gaz, troisime nergie derrire le ptrole et le charbon dont la consommation connat une
croissance de prs de 3 % en moyenne depuis plus de trente ans, est l'nergie fossile dont la
progression a t la plus remarquable. Selon l'AIE (www.total.com/fr/nos-energies/gaz-

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naturel-900142.html), elle pourrait crotre de plus de 50 % d'ici 2030. Cette monte en puissance, le gaz la doit de nombreux atouts. Abondantes, ses rserves connues estimes 180

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000 milliards de mtres cubes, devraient permettre de couvrir, au rythme actuel, soixante ans

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de consommation. Propre , sa combustion dgage moins de gaz effet de serre que le ptrole ou le charbon. Flexible, il est disponible en permanence pour l'utilisateur final, qu'il

s'agisse d'usages domestiques, collectifs ou industriels.

Au Sngal, tout comme dans les autres pays, le secteur des hydrocarbures constitue un pan
important et stratgique de lconomie nationale. En effet ce secteur occupe une place importante dans la sphre conomique puisquil constitue le levier du dveloppement industriel du
pays. Cependant le Sngal ntant pas producteur de ptrole, il est fortement dpendant des
importations de ptrole, ce qui le rend trs vulnrable aux fluctuations des cours mondiaux du
ptrole brut. Ce secteur est ainsi fortement rglement dans le souci de scuriser
lapprovisionnement du march domestique en produits ptroliers en lui vitant des ruptures
intempestives et des fluctuations insupportables des prix la consommation.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Cest dans ce contexte quen 1998, le secteur des hydrocarbures a connu des rformes instituant la libralisation du secteur en le structurant. En effet, jusqu' cette date, la Socit Africaine de Raffinage (SAR) bnficiait dun monopole de fait pour limportation et la commercialisation des produits ptroliers.
Toutefois, si cette libralisation a encourag lavnement de nouveaux acteurs et un accroissement notable des activits dans le sous-secteur des hydrocarbures, elle na pas manqu, sous
leffet de la crise ptrolire mondiale, dtre entache de problmes dapprovisionnement allant dune insuffisance des stocks de certains produits ptroliers une absence totale doffre
dautres produits, avec des consquences nfastes sur lEconomie. Il apparat donc impratif
pour les entreprises voluant dans ce secteur dassurer une matrise totale de leurs activits.

ES

Dans cette perspective, la matrise des risques est devenue lun des axes stratgiques majeurs
dans la gestion des entreprises notamment celles voluant dans le secteur des hydrocarbures.

AG

Ainsi, des systmes de contrle interne sont mis en place afin de prvenir, dtecter, pallier
et/ou limiter, en temps voulu, tout drapage ou ala par rapport aux objectifs de rentabilit ou

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-B

de performance viss par lentreprise. Cest ainsi que des fonctions telles que laudit interne,
le contrle de gestion, le risk management occupent dsormais une place primordiale dans

O
LI

lorganisation des entreprises.

En effet laudit apparat de nos jours comme un mtier, une fonction indispensable pour la

TH

gestion et la matrise des risques dont toute entreprise devrait se doter. L'audit est surtout un

EQ

outil d'amlioration continue dans la mesure o il permet de faire le point sur l'existant (tat
des lieux) afin d'en dgager les points faibles et/ou non-conformes (suivant les rfrentiels

d'audit), cela, afin de mener par la suite les actions adquates qui permettront de corriger les

carts et dysfonctionnements constats. Laudit se dessine donc comme un processus par lequel lorganisation obtient lassurance que les risques auxquels elle doit faire face sont compris et grs de faon optimale. Laudit interne se prsente ainsi pour toute entreprise comme
une activit forte valeur ajoute. Il constitue donc un maillon incontournable dans le processus de management des risques.
Lactivit dune entreprise rsulte de la combinaison de plusieurs processus : achats, exploitation, ventes... Limportance relative des diffrents processus varie selon lactivit mene par
lentreprise. Cependant, le processus ventes constitue un pilier important pour toutes entreprises, quelles soient commerciales ou industrielles. En effet le processus ventes a un rel
impact sur la prennit de lentreprise en raison de limportance des flux financiers quil enFAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

gendre. Toutefois, mme si ce processus est vital pour la survie des entreprises, il convient
cependant de faire le constat suivant : les oprations de vente et de recouvrement des crances
ne font pas souvent lobjet, dune surveillance aussi austre que celle exerce sur les dpenses
et les charges de la part des organes dlibrants (Barry, 2009 : 168).
De ce fait, dans leur processus de matrise parfaite de leur cycle ventes, beaucoup
dentreprises nen sont qu leurs balbutiements. Ceci les expose des risques de fraudes,
dtournements, erreurs, omissions et une perte de leur clientle. Dans un tel contexte,
lefficacit et lefficience deviennent les rgles dor des entreprises soucieuses de leur prennit. Il leur faut donc en permanence optimiser tous leurs processus notamment le processus
ventes dans le but de minimiser les charges, amliorer les profits et assurer la continuit de

ES

lexploitation.

Total Sngal (TS), objet de notre tude nchappe pas cette ralit. Dtenant 25% du mar-

AG

ch national de produits ptroliers, lubrifiants, et gaz, TS doit, afin de maintenir, voire, accrotre sa part de march, assurer une parfaite matrise de son processus ventes qui prsente

IB
-B

certaines spcificits du fait de la nature de ses activits, de la diversit de ses clients et de ses
pratiques en matire de vente.

O
LI

Suite de nombreuses fusions et acquisitions, TS devient le premier distributeur de produits


ptroliers dans le pays. Son portefeuille clients se dveloppe rapidement avec un rseau de

TH

130 stations-services situes sur toute ltendue du territoire et prs de 2000 clients composs

EQ

dentreprises et de particuliers. La diversit des produits proposs : carburant, lubrifiants, gaz,


produits dentretien automobile, insecticides mnagers ainsi que la diversit des consomma-

teurs cibls rend son processus ventes de plus en plus complexe et de plus en plus difficile

matriser.
Les principales causes de cette situation peuvent tre :

une mauvaise application ou une mconnaissance des procdures par les agents ;
une mauvaise organisation du processus et une absence de dfinition prcise des
tches assignes chaque agent ;
une absence de mise jour du manuel de procdures ou un manque de formalisme de
certaines oprations du processus ;
un cumul de fonctions et de taches incompatibles ;

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

une absence de cartographie des risques pouvant orienter le management vers les
risques majeurs ;
une inexistence au sein de TS de la culture de gestion du risque ;
une absence de dfinition claire de la politique de crdit de TS.

Les consquences pour TS sont :


une dtrioration de la qualit des services lis au processus ventes ;
une perte de la clientle du fait de leur non satisfaction ayant pour corollaire la baisse
du chiffre daffaires et donc du rsultat ;
une absence de comptitivit de TS par rapport ses concurrents ;

ES

une perte financire suite lexposition forte de TS aux risques oprationnels tels que
la fraude, les dtournements, les erreurs et omissions ;

AG

une dgradation de limage de marque de TS ;


une perte de sa position de leader sur le march de distribution de produits ptroliers

IB
-B

au Sngal.

Afin dassurer une meilleure matrise du processus ventes, plusieurs solutions peuvent tre

O
LI

envisages :

cessus ventes ;

EQ

TH

procder lvaluation et au renforcement des dispositifs de contrle interne du pro rorganiser le processus et dfinir de faon prcise les tches assignes chaque

agent ;

dfinir de manire claire la politique de lentreprise concernant les oprations lies au


processus ventes notamment en matire de politique crdit clients ;
sparer les fonctions et tches incompatibles ;
formaliser de faon systmatique les procdures de vente et procder leurs mises
jour rgulires ;
procder des contrles rguliers tendant vrifier lapplication effective des procdures de vente ;
recourir aux comptences dun risk manager qui aura, entre autres missions, dlaborer
une cartographie des risques notamment celle des risques oprationnels du processus
ventes ;
effectuer un audit oprationnel du processus ventes.
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

La dernire solution nous semble la plus adquate du fait quelle est plus complte et quelle
inclut la majorit des autres solutions qui ont t identifies. Laudit oprationnel du processus ventes permet non seulement dapprcier le dispositif de contrle interne li ce processus mais galement deffectuer un examen approfondi des oprations constituant ce processus. Il est donc un outil important dans la dynamique de renforcement de lefficacit du processus ventes.
Au regard de ce qui prcde la question principale laquelle nous devons rpondre est la suivante : dans quelle mesure le dispositif actuel de contrle interne du processus ventes permetil une matrise des risques et donc une matrise du processus ?

ES

En dautres termes, il sagit dapporter des rponses aux questions spcifiques suivantes :

prise ?

AG

quels sont les objectifs, missions et oprations lis au processus ventes dans une entre-

IB
-B

quest-ce que laudit et quels sont ses objectifs ?


quels sont les diffrents risques oprationnels pouvant entraver la ralisation des objectifs du processus ventes ?

O
LI

quelle dmarche adopter pour laudit oprationnel dun processus et quels sont les outils utiliss ?

TH

quels sont les principaux risques associs au processus ventes de TS ?

EQ

les procdures actuelles de TS sont-elles correctement conues et appliques ?


quelle est lefficacit du dispositif de contrle interne mis en place au niveau du pro-

cessus ventes de TS ?

quels sont les meilleurs dispositifs mettre en place pour mieux matriser les
risques du processus ventes ?

Rpondre toutes ces questions revient mener une tude sur le thme suivant : audit oprationnel du processus ventes de TS
Lobjectif principal de cette tude est dapprcier le niveau de matrise par TS de son processus ventes.
De cet objectif principal dcoule les objectifs spcifiques suivants :
dterminer les objectifs, missions et oprations lies au processus ventes ;
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 6

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

dfinir laudit et ses objectifs ;


prsenter la dmarche daudit oprationnel dun processus ainsi que les outils utiliss ;
dcrire les procdures du processus ventes de TS ;
appliquer la dmarche daudit oprationnel au processus ventes de TS ;
identifier les risques oprationnels associs au processus ventes de TS ;
analyser et valuer ces risques eu gard au dispositif de contrle interne mis en
place afin didentifier les forces et faiblesses du dit dispositif ;
faire des recommandations afin de remdier aux insuffisances dans la perspective
dune meilleure matrise des risques oprationnels et donc du processus tout entier.

Cette tude prsente un intrt certain pour TS dans la mesure o elle lui fournit une opinion

ES

sur le dispositif de contrle interne li son processus ventes et sur son degr de matrise dudit processus. La mise en uvre des recommandations issues de cet audit participera donc au

AG

renforcement du dispositif de contrle interne li au processus ventes et ainsi lamlioration


des performances de TS.

IB
-B

Pour nous mme, cette tude sera une occasion dappliquer les connaissances thoriques acquises au cours de notre formation et de mieux cerner la dmarche daudit dun processus.

O
LI

Elle nous permettra aussi de tester nos connaissances jusque-l thoriques des notions daudit
et de contrle interne mais galement de nous imprgner de lambiance et de la charge de

TH

travail dans un service daudit dune grande entreprise.

EQ

Cette tude comporte deux grandes parties savoir le cadre thorique et le cadre pratique.

Le cadre thorique sera consacr la prsentation du processus ventes et du contrle interne

li ce processus ainsi qu lidentification des risques du processus ventes et des dispositifs


de contrle aptes faire chec ces risques. Cette partie prendra galement en charge la prsentation de la dmarche daudit du processus ventes ainsi que lapproche mthodologique de
cette tude.
Le cadre pratique pour sa part se rsumera la prsentation de TS et de ses procdures ventes,
la mise en uvre de la mission daudit ainsi qu la formulation des recommandations qui
savreront ncessaires.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 7

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

AG

ES

C
IB
-B

PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE

O
LI
E

EQ

TH
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Introduction de la premire partie

Lobjectif principal de toute entreprise est la performance qui est seule pouvoir lui assurer la
prennit. Dans un environnement en perptuel changement, latteinte de cet objectif ncessite une ractivit permanente des dispositifs de contrle interne. Lentreprise doit donc prendre conscience de lexistence de risques notamment oprationnels et sassurer en permanence
de la matrise de toutes ses activits afin de pouvoir faire face ces risques. Elle est ainsi en
qute perptuelle dun dispositif de contrle interne efficient, apte la protger des diffrents
risques auxquels elle est expose, notamment les risques lis au processus ventes. Des audits

sont priodiquement mens afin dassurer une amlioration permanente du dispositif de con-

ES

trle interne mis en uvre dans les organisations et rpondre aux exigences croissantes de la
gestion des entreprises. Cest dans ce contexte que sexplique la place importante quoccupe

AG

de plus en plus laudit interne dans les organisations.

IB
-B

Le mot audit tant la mode et utilis tous bouts de champs, nous avons jug ncessaire
avant de procder laudit oprationnel du processus ventes de TS, de consacrer la premire

O
LI

partie de notre tude la dfinition thorique de plusieurs concepts. Ainsi, le premier chapitre
sera consacr la dfinition de la notion de processus ventes et la prsentation du contrle

TH

interne li ce processus. Le deuxime chapitre quant lui sintressera la dfinition du


concept daudit et la prsentation de la dmarche daudit oprationnel du processus ventes.

EQ

Enfin, le troisime chapitre abordera lapproche mthodologique de cette tude.

U
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 9

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

CHAPITRE I : Le processus ventes et le contrle interne li ce


processus

Le processus ventes est un processus vital dans lorganisation de toute entreprise puisquil est
gnrateur de lessentiel de ses revenus. La prennit de lentreprise passe donc par la matrise de ce processus qui tout comme les autres processus de lentreprise est expos plusieurs
risques. Ceci sexplique par le fait que le risque est invitable dans la vie des affaires (Bertoneche, 2005 : 447). En effet le risque ne peut tre par nature, totalement limin. Par ailleurs,
les dirigeants dentreprise ne sont pas chargs de les supprimer, au contraire ils sont pays

pour en prendre. Ainsi, le risque nest donc pas de prendre des risques, mais den prendre

ES

trop ou de mal les contrler (Sardi, 2002 : 39). A ce titre, la matrise des risques et par consquent des activits savre indispensable. Le contrle interne qui vise en dfinitive la ma-

AG

trise de toutes les activits de lentreprise notamment du processus ventes joue ainsi un rle
fondamental.

IB
-B

Dans ce chapitre nous allons donc nous atteler prsenter le processus ventes mais galement
dfinir et mieux comprendre le contrle interne li ce processus.

O
LI
EQ

TH

1.1 Le processus ventes

Cette partie a pour objectif de prsenter la dfinition des termes de processus et de vente, afin

de dgager une dfinition de la notion de processus ventes. Cette partie se chargera galement

de montrer limportance du processus ventes au sein de lentreprise.

1.1.1 Dfinition de la notion de processus


Un processus est un enchevtrement doprations constituant la manire ou le procd de
raliser une action, un bien ou un service ou datteindre un objectif mesurable (Acadmie
des Sciences et Techniques Comptables et Financires, 2008 : 44). Frcher & al. (2003 : 9)
compltent cette dfinition en prsentant le processus comme un enchanement dactivits
corrles ou interactives transformant, avec plus-value, des lments dentre en lments de
sortie . IFACI (Institut Franais de lAudit et du Contrle Internes) & al. (2000 : 65), pour

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 10

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

leur part dfinissent le processus comme un enchanement dactions coordonnes se droulant de manire structure et progressive .
De ces trois dfinitions, nous pouvons conclure que le processus est un ensemble dactivits
lies en vue dun objectif commun.
Nous allons ainsi travers cette partie, appliquer cette dfinition de la notion de processus
celle du terme vente, afin de dgager une dfinition de la notion de processus ventes. Cette
partie se chargera aussi de montrer limportance du processus ventes au sein de lentreprise et
galement de prsenter le contrle interne li ce processus.

ES

1.1.2 Dfinition de la notion de vente et de processus ventes


Selon Martinet & al. (2005 : 544), la vente consiste assurer la commercialisation des mar-

AG

chandises dans les meilleures conditions aprs tude de laptitude du produit satisfaire les
besoins des caractristiques du march (quantits, prix, motivation des clients, forme et ca-

IB
-B

naux de distribution) et aprs tablissement des programmes de vente, du budget des ventes
etc . Lapplication de la notion de processus celle de vente, nous fait dire que le processus

O
LI

ventes est un ensemble dactivits lies se droulant de manire structure et progressive


ayant pour objectif final lcoulement sur le march des biens et services produits par

Prsentation de limportance du processus ventes

1.1.3

EQ

TH

lentreprise et lencaissement du produit de ces ventes.

La cration de toute entreprise a pour but ultime la recherche de profit ou de lconomie qui
pourrait en rsulter. Latteinte de cet objectif passe par la gnration de revenus au profit de
lentreprise. Or, ceci est assur au sein de lentreprise par le processus ventes. Tous les autres
processus de lentreprise sont ainsi au service du processus ventes car lui procurant le bien ou
service quil doit prsenter au march. Le processus ventes est transversal dans la mesure o il
couvre lensemble des activits situes en amont et en aval de la vente. Il conditionne donc les
autres processus et sa performance se reflte sur toute lorganisation. Il constitue ainsi la cl
de vote du mtier de lentreprise. De ce fait un bon niveau de chiffre daffaires constitue un
indicateur de performance, pour autant que ce chiffre daffaires soit effectivement encaiss
par lentreprise.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 11

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Lentreprise voluant de nos jours dans des secteurs fortement concurrentiels, le processus
ventes y occupe une place capitale. La survie de lentreprise dpend ainsi dans une large part
de la matrise de son processus ventes. En effet, beaucoup de faillites dentreprises
sexpliquent par la dfaillance dun ou de plusieurs clients. Les marges concurrentielles tant
relativement rduites, les consquences dun impay peuvent tre graves et les retards de
paiement cotent cher lentreprise compte tenu du niveau des taux dintrts. Par consquent, le processus ventes doit faire lobjet dun management sans faille optimisant toutes les
activits du processus travers notamment lencaissement du chiffre daffaires au cot le
plus faible possible par ltude pralable du risque avant la prise de commande, le recouvrement des crances et la rotation du poste clients (Hutin, 2005 : 489).

ES

Pour ce faire, lentreprise doit sassurer de la qualit de son portefeuille client. Vouloir cote
que cote augmenter le nombre de ses clients au point de ne pas sassurer de leur solvabilit et

AG

de leur liquidit, constitue un acte de mauvaise gestion. En effet les managers ont tendance
fixer des objectifs en terme de chiffre daffaires leurs commerciaux qui, voulant atteindre

IB
-B

ces objectifs, ne se soucient pas de la qualit et de la solvabilit du client en question. Ceci a


des consquences dsastreuses sur lentreprise qui, bien quayant ralis un bon niveau de
chiffre daffaires se retrouve avec des difficults de trsorerie en raison de la dfaillance de

O
LI

ses clients.

TH

Ceci sexplique selon Barry (2009 : 169), par le fait quune vente intervenant toujours aprs
un processus de cots (matires, fournitures, personnel), la dfaillance dun client entrane la

EQ

non couverture des frais et la disparition de la marge escompte. En sus, lentreprise ne pou-

vant exercer de recours que par voie judiciaire, la chose ayant dj t livre voire consom-

me, ceci entrane donc des charges supplmentaires pour elle. Cette dernire se doit donc
afin dviter toutes ces dconvenues, de mettre en place des dispositifs de contrle interne
assurant la sauvegarde efficace de ses intrts.

1.1.4 Les principales activits composant le processus ventes

Le processus ventes comprend lensemble des activits qui se situe en amont et en aval de
lacte de vente. Selon Barry (2009 : 169), les principales activits du processus ventes peuvent tre dclines ainsi :

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Page 12

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

la budgtisation des ventes : elle consiste prvoir les ventes raliser par
lentreprise. Cest partir de ce budget que sont raliss tous les autres budgets de
lentreprise ;
lagrment des clients : elle comprend toutes les oprations dautorisation des crdits
par les personnes habilites. Lagrment rsulte de lapprciation du risque thorique
encouru par lentreprise du fait de loctroi dun crdit un client. Cette activit permet
donc dviter loctroi de crdit un client insolvable ou loctroi dun crdit suprieur
aux capacits financires du client ;
la rception et lacceptation des bons de commande : cette activit regroupe les opra-

ES

tions de centralisation des commandes et dapprobation par les responsables concerns, des montants des commandes passes par les clients ;

AG

le traitement de la commande : elle comprend toutes les oprations de prparation de

IB
-B

la livraison (dstockage, emballage, chargement) ;

O
LI

la livraison de la commande : elle concerne les oprations de mise disposition du


client des marchandises ou produits commands, ou de fourniture de la prestation de

de proprit et rend la vente parfaite ;

EQ

TH

service. Elle constitue une activit importante dans la mesure o elle assure le transfert

la facturation : elle comprend les oprations dtablissement et de transmission des


factures aux clients et aux services concerns de lentreprise (service recouvrement et
service comptable) ;
loctroi davoir aux clients : elle concerne les oprations dtablissement et dagrment
des notes de crdit tablies en faveur des clients loccasion de retour de marchandises, derreurs de facturation ou par suite de rductions accordes hors factures ;
le suivi des crances recouvrement : il comprend les oprations de surveillance des
chances de rglement, de relance des clients en cas de retard dans le paiement et de
dclenchement des actions judiciaires lencontre des clients dfaillants ;

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 13

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

le contrle des factures de ventes : cette activit comprend toutes les oprations de
contrle arithmtique des factures, de contrle de leur squence numrique et de vrification des lments de facturation par rapport aux documents dexpdition envoys
par les services de livraison ;
la comptabilisation des factures de ventes : elle reprend les oprations de transcription
des factures dans les journaux de vente et dans les comptes individuels et collectifs des
clients ;
la comptabilisation des rglements des clients : il sagit de la comptabilisation des rglements dans les comptes de clients et de trsorerie concerns ;

ES

C
le suivi des comptes clients : cette activit essentielle comprend lanalyse et la justifi-

AG

cation priodique des soldes des comptes individuels des clients et du contrle de la
ralit des soldes comptables par des recoupements internes et externes ;

IB
-B

le suivi des comptes de vente et de TVA sur les ventes : il sagit de sassurer de

O
LI

lexhaustivit des produits comptabiliss ;

TH

lvaluation du portefeuille clients et constitution de provisions pour dprciation des


crances : il sagit dapprcier dans quelle mesure est-ce que lentreprise peut obtenir

EQ

le remboursement de ses crances et de constituer si ncessaire des provisions pour

dprciation. Cette activit intervient en gnral en fin dexercice.

Les activits ainsi numres ne sont pas toutes effectues au niveau du service commercial.
En effet le processus ventes fait intervenir dune part, des services traitant de laspect commercial des ventes et dautre part, ceux traitant de laspect logistique, comptable et juridique
savoir :
le service contrle de gestion travers la budgtisation des ventes
le service commercial pour la dtermination des conditions de vente ;
le service gestion des stocks qui sassure de la disponibilit des articles ;
le service livraison pour la mise disposition des articles aux clients ;
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Page 14

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

le service crdit pour le recouvrement des crances ;


le service comptable en charge de lenregistrement des oprations ;
le service trsorerie qui soccupe de lencaissement des fonds ;
le service juridique en charge des contentieux avec les clients.
Le processus ventes est donc un processus transversal qui met contribution plusieurs services de lentreprise.

1.1.5 Identification des risques associs au processus ventes et des dispositifs


assurant leur matrise

ES

C
Le risque est dfini par Barthlemy & al. (2004 : 11) comme une situation (ensemble

AG

dvnements simultans ou conscutifs) dont loccurrence est incertaine et dont la ralisation


affecte les objectifs de lentit (individu, famille, entreprise, collectivit) qui le subit . Ber-

IB
-B

nard & al. (2010 : 63) pour leur part, considrent le risque comme la possibilit quun vnement se produise et ait une incidence dfavorable sur la poursuite et/ou latteinte des objec-

O
LI

tifs et/ou sur les actifs de lentreprise .

Le risque est donc un vnement dont la survenance est susceptible de remettre en cause

TH

latteinte dun objectif. De ce fait, la matrise des risques lis aux diffrents processus notam-

EQ

ment au processus ventes savre indispensable. La mise en place de dispositifs de matrise


des risques suppose dabord une identification complte des risques associs chaque proces-

sus. Cette identification passe par une dcomposition de chaque processus en tches lmen-

taires.

Les principaux risques attachs au processus ventes dune entreprise ainsi que les dispositifs
assurant leur matrise sont prsents dans le tableau ci-aprs :
Tableau 1 : Risques et dispositifs de contrle associs au processus ventes
Tches

Objectifs de contrle

Risques

Budgti-

- garantir une correcte - prvision de vente irraliste

sation des

prvision des ventes - absence de suivi budgtaire

ventes

raliser

Dispositifs de contrle
- procdure dlaboration des
budgets
- rapprochements des prvi-

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 15

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

- garantir la fiabilit et

sions aux ralisations et ex-

lefficacit du con-

plication rgulire des carts

trle budgtaire
Agrment
des

nou-

veaux
clients

- garantir la solvabilit - insolvabilit des clients


des nouveaux clients
- garantir

lagrment

des nouveaux clients

- procdure

- agrment de clients sur la

les

base de considrations personnelles

prcis

dacceptation des clients


les personnes habilites

portefeuille clients

accepter

de

nouveaux

clients

finies

donnes non conformes

limportance des montants

lagrment

en cause

ES

entre

les

en

fonction

de

donnes - modification non autorise - dsignation prcise des per-

AG

dagrment et les informations

du fichier client

sonnes habilits modifier le

saisies

fichier client

IB
-B

dans le systme (fichier client)

- assurer :

- protection des accs logiques


au

fichier

client

(code

daccs)

O
LI

- acceptation des commandes - dsignation prcise des per-

lacceptation

des

commandes par les

com-

personnes

mandes

tes

sonnes habilites accepter

lite

une commande et diffusion

EQ

tation des

par une personne non habi-

TH

et accep-

critres

bases clairement d- - saisie dans le systme de

- garantir la conformit

Rception

des

nouveaux clients prcisant :

par les personnes ha- - dgradation de la qualit du


bilites et suivant des

dagrment

habili- - lenteur dans le traitement

- dtermination dun dlai de

la conformit des - acceptation de commandes

des commandes

de leur spcimen de signature

traitement des commandes

commandes accep-

en dpassement des lignes - existence dun systme de

tes aux lignes de

de crdit accords

crdit accordes
le traitement rapide
des commandes
lacceptation
commandes

de
con-

formes aux intrts


de lentreprise

blocage

automatique

des

- acceptation de commandes

commandes venant en dpas-

non conformes aux intrts

sement des limites de crdit

de lentreprise en termes de

accords

prix, de remise, de dlai de - existence de visa pour autorirglement

sation des commandes en dpassement


- existence dun fichier de prix

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 16

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

et de remise bloqu
Livraison

- garantir la conformit - retard de livraison

de la com-

des quantits et d- - dfaut

com-

lais de livraison sp-

mande

cifis par le client

de

livraison

- dtermination
des

ne

commandes acceptes

- suivi des commandes accep-

- livraison non autorise

tes jusqu leur livraison effective

sont - perte de marchandises, vol

- dition de BL pr numrot

faites que sur la base - dfaut doptimisation des

mentionnant le numro de la

de bons de com-

commande

mande

reus

oprations dexpdition

des

- dstockage sur la base exclu-

clients et valids par

sive du BL

- rapprochement entre BL et

ES

les responsables habilits

BC

AG

- garantir la rception

- visa du BL par le transporteur

de la livraison par le

- garantir la facturation - omission

de

livraisons
facturation - envoi systmatique des BL au

dune livraison

service facturation

EQ

- double facturation

sons

- retard de facturation

- assurer

- numrotation chronologique
des factures

et - erreur de facturation (pro- - vrification


duit, quantits, prix)

aux clients dans des - retard dans la transmission


dlais raisonnables

des factures aux clients

- garantir la rception - non rception des factures


des factures par les
clients dans les dlais

par les clients

priodique

de

lenvoi des factures

ltablissement

- planification rigoureuse des

TH

de toutes les livrai-

- suivi des rclamations clients

O
LI

tion

et le client

IB
-B

client

Factura-

dlai

maximum de livraison

- garantir que les li- - livraison non conforme


vraisons

dun

lexistence dans le systme de


livraisons non factures

- rappel sur chaque facture du


numro du BC et du BL correspondant
- rapprochement systmatique
entre BC/BL/Facture
- validation des factures par un
responsable habilit
- exigence de dcharge lors de

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 17

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

la transmission des factures


- tablissement dun tableau de
suivi des factures transmises
Encais-

- garantir la scurit - perte ou vol des encaisse- - versement direct la banque

sement
des

des rglements reus


r-

glements

- non

des clients
- garantir le reversement des rglements

clients

ments

reus des clients

par les clients des rglements


reversement

la

des factures et prsentation

banque et dtournement des

des effets de rglement au

encaissements des clients

caissier pour ltablissement


dun reu

- disparition des chques

- rapprochement par le trsorier


entre les effets de rglement

C
ES

reus du caissier et les mou-

- garantir

AG

Compta-

vements des comptes de trsorerie


- erreurs de comptabilisation

IB
-B

bilisation

lenregistrement cor- - omission

des

rect des factures et

fac-

ou

retard

de

- analyse rgulire des comptes

des rglements dans - suppression dune crance

ventes

et

les dlais

par une personne non habi- - tablir des codes daccs spla

sauve-

lite

trements comptables
- garantir lexactitude - fraude
et la ralit des notes - tablissement

aux

davoirs tablies

clients

de

note

davoir de complaisance

- garantir la validation - tablissement

la

suppression

dcritures comptables

- procdure tablissant les con-

de

notes

davoirs

pour

Octroi

EQ

garde des enregis-

cial

TH

glements

clients

O
LI

de

r- - garantir

critures comptables

comptabilisation

tures

des

- gnration automatique des

ditions

dtablissement

de

notes davoir (mission, validation)

des avoirs par les

davoir des prix diffrents - impossibilit de mise paie-

responsables

du prix de facturation initial

habili-

ts

ment des notes davoir


- tablissement de note de crdit conformment aux prix
figurant sur la facture initiale

Suivi des - assurer un suivi effi- - relance non effectue dans - dsignation
crances

cace

des

comptes

les dlais

charges

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

des
du

personnes
suivi

Page 18

des

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

et

recou-

vrement

clients

- non

- garantir la dtection

recouvrement

des

crances et du recouvrement

crances chues

- tablissement dune proc-

rapide des crances - perte de trsorerie

dure de relance (dlai, mode)

chues non rgles


- garantir

la

- tablissement priodique de

relance

systmatique

la liste des clients dfaillant et

des

dtermination

clients

dun

plan

daction de recouvrement
- tablissement dune procdure de provisionnement des
crances

AG

ES

Source : inspir de Wilmots (2002 : 85-113).

IB
-B

Les diffrents risques ainsi identifis affectent la performance du processus ventes. La mise
en place des dispositifs de contrle prsents plus haut permet donc dassainir
lenvironnement de contrle du processus ventes et participe ainsi lamlioration du dispositif de contrle interne.

O
LI
TH

1.2 Le contrle interne appliqu au processus ventes

EQ

Selon Hamzaoui (2008 : 80), le COSO (Committe of Sponsoring Organizations of the Tread-

way Commission) dfinit le Contrle Interne comme tant un processus mis en uvre par

le Conseil dAdministration, les dirigeants et le personnel dune organisation destin fournir


une assurance raisonnable quant la ralisation des objectifs suivants :
la ralisation et loptimisation des oprations ;
la fiabilit des informations financires ;
la conformit aux lois et aux rglementations en vigueur .

Le processus ventes linstar de tous les processus de lentreprise, est concern par le contrle interne. En effet le processus ventes est soumis un ensemble de dispositifs de contrle
interne ayant pour objectif final une meilleure matrise du processus. Ces dispositifs sont classs par Renard (2010 : 170) sous les rubriques suivantes :
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 19

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

les objectifs ;
les moyens ;
le systme dinformation ;
lorganisation ;
les procdures ;
la supervision.
Ce classement est pertinent dans la mesure o, les faiblesses, insuffisances, dysfonctionnements ou erreurs relevs par lauditeur au cours dune mission trouveront toujours leur cause
premire dans la dfaillance dun des dispositifs de contrle interne mis en place par le responsable.

ES

C
Les objectifs de contrle interne du processus ventes

AG

1.2.1

IB
-B

Les objectifs spcifiques de contrle interne des diffrents processus de lentreprise manent
des objectifs gnraux de contrle interne. Le processus ventes pour sa part a pour objectif
global dassurer la traduction dune commande en livraison ponctuelle et correcte, puis la

O
LI

traduction de cette livraison en une facture ponctuelle et correcte et enfin le paiement ponctuel
et intgral de cette facture par le client (Wilmots, 2002 : 85). Cet objectif global se dcline

TH

en sous objectifs rpondant aux exigences de contrle interne lies :

EQ

la protection du patrimoine notamment, le recouvrement des crances, la protection

suffisante des encaisses, la protection des stocks de matires premires et de produits

finis, la ralit des commandes et livraisons, la vrification de la solvabilit des


clients, la scurit des donnes informatiques relatives aux clients de lentreprise ;
lefficacit et lefficience des oprations : il sagit dassurer entre autres, le traitement rapide et correct des commandes, la livraison des commandes dans les dlais requis, la facturation systmatique des livraisons, le suivi correct des dossiers clients, le
recouvrement correct des crances ;

la fiabilit des informations notamment lexhaustivit et la ralit des enregistrements comptables des ventes et rglements, la ralit des factures et des avoirs clients
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 20

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

mis, la ralit des montants figurant dans les comptes, la fiabilit du systme de
comptabilisation ;
au respect des lois, rglements et contrats notamment le respect des directives de la direction en matire dagrment de clients, de conditions de vente, de rductions hors
factures, de provisionnement des crances mais galement le respect des dispositions
lgales et rglementaires.

Latteinte de ces objectifs ncessite une adquation de ceux-ci avec les moyens dont dispose
le processus ventes.

ES

C
Les moyens

AG

1.2.2

IB
-B

Les moyens sont les recettes ou outils que lon utilise pour parvenir lexcution de la mthode (Siruguet, 2007 : 31). Ces moyens aussi bien humains que financiers, techniques et organisationnels sappuient sur des procdures, des systmes dinformations, des outils et des

O
LI

pratiques appropries (Cohen, 2008 : 46-48).

TH

Le processus ventes se doit ainsi de disposer de moyens humains, financiers mais galement
techniques en parfaite adquation avec les objectifs qui lui sont fixs. Pour ce faire, le proces-

EQ

sus ventes doit runir en son sein, des ressources humaines hautement qualifies, en nombre

suffisant et faisant preuve de valeurs morales et thiques. Lefficacit du processus rsultant

de la qualit des personnes qui le managent, le personnel du processus ventes doit ainsi
sinscrire dans une dmarche de formation permanente lui permettant datteindre les objectifs
du processus. Latteinte des objectifs en question passe galement par ladquation entre les
moyens financiers et les objectifs du processus. La qualit des budgets labors jouent ce
niveau un rle important. Cette adquation aux objectifs concerne aussi les techniques commerciales et outils de gestion notamment lutilisation de logiciels de vente, de formulaires
pr-numrots pour les factures, bon de livraison, bon de sortie, et avoirs.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 21

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

1.2.3

Le systme dinformation et de pilotage

Le sous-systme dinformation du processus ventes doit mettre la disposition des diffrents


acteurs des informations :
fiables et vrifiables ;
exhaustives ;
disponibles en temps opportun ;
utiles et pertinentes.
En effet le sous-systme dinformation du processus ventes doit assurer la production et la
transmission de linformation depuis lactivit de budgtisation jusquau recouvrement. Ces

ES

informations sont relatives aux clients de lentreprise, leurs commandes, leurs rglements,
aux enregistrements comptables des oprations, en somme toutes les informations relatives

AG

aux donnes de vente. Ce sous systme doit faire lobjet dune protection suffisante garantissant la scurit des informations relatives la clientle de lentreprise.

O
LI

Lorganisation

IB
-B

1.2.4

TH

Lorganisation est un dispositif important du contrle interne qui permet de clarifier le qui fait
quoi (Gelly, 2008 : 29). La matrise du processus ventes passe donc par une bonne organisa-

EQ

tion de celui-ci. En effet on ne peut esprer matriser que ce qui est organis.

Lorganisation du processus ventes doit prendre en compte la taille de lentit, la nature de ses

oprations, la culture de lentreprise, limportance de son portefeuille clients, la diversit de


ses gammes de produits ainsi que dautres facteurs lis lenvironnement externe notamment
la concurrence sur le secteur dans lequel intervient lentreprise.
Lorganisation du processus ventes ncessite galement une claire dfinition des postes et
responsabilits notamment en matire dagrment des clients, dapprobation des commandes
et doctroi de remise, davoirs ou de facilits de rglement aux clients. De mme le principe
de sparation des tches doit fortement dteindre sur lorganisation du processus. En effet,
lorganisation doit assurer une sparation stricte entre lactivit commerciale, lactivit comptable et lactivit financire afin de limiter les risques de dtournements (Barry, 2009 : 184).

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 22

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

1.2.5

Les mthodes et procdures

Les mthodes et les procdures font rfrence aux principales instructions et consignes
dexcution des tches. Elles sappuient selon Siruguet (2007 : 56) sur :
une dfinition claire des responsabilits ;
des consignes prcises dexcution ;
une dfinition des documents utiliss : contenu, diffusion, conservation ;
une formalisation des autorisations ;
des rgles de saisie et de traitement de linformation .
Les mthodes de travail et les procdures de lentreprise doivent donc tre dfinies et crites

ES

dans un manuel rgulirement mis jour.

AG

Les procdures du processus ventes doivent garantir pour leur part, la bonne sparation des
tches entre les fonctions incompatibles de vente, de comptabilisation et dencaissement. De

IB
-B

mme, la liste des personnes autorises ngocier, les rgles de signatures relatives entre
autres lacceptation dune commande, laugmentation de la ligne de crdit, au dpt en
banque des encaisses, ainsi que les conditions gnrales de ventes doivent tre clairement

O
LI

dfinies et formaliss (Schick & al., 2001 : 131).

Selon Renard (2010 : 185), la supervision est :

EQ

La supervision du processus

TH

1.2.6

un acte dassistance : il sagit daider le collaborateur dans les tches nouvelles et difficiles, lui montrer le chemin, et rgler les conflits ;
un acte gratifiant : dans la mesure o il permet de montrer aux autres que lon
sintresse leur travail, que leurs efforts, leurs difficults ou leurs performances ne
sont pas ignores ;
un acte de vrification : visant montrer que de temps autre, selon une priodicit
tout fait alatoire, mais certaine, quelquun vient regarder et vrifier comment les
choses se passent.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 23

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Toute supervision doit laisser une trace qui peut prendre la forme dun visa, dun compte rendu ou dune note. Celle-ci doit donc tre adapte aux situations et aux enjeux (Gelly, 2008 :
29). En ce qui concerne le processus ventes, laccent doit tre mis sur la supervision de certaines tches fondamentales telles que le traitement des commandes, lmission des factures et
des notes de crdits, les enregistrements comptables, laccs aux fiches clients. Cette supervision doit donc tre assure par chaque responsable, travers tous les niveaux hirarchiques
qui composent le processus ventes.
La matrise des diffrents dispositifs du contrle interne du processus ventes nest possible
que sil y a chaque niveau de responsabilit une coordination des activits. La supervision
est donc laffaire de chaque responsable des diffrents niveaux que traverse le processus.

ES

C
Conclusion

AG

En dfinitive, nous pouvons affirmer que le contrle interne est une action mene par la direction afin daugmenter la probabilit que les objectifs et les buts fixs soient atteints. Il doit

IB
-B

tre vu comme un tat, un rsultat, un produit de lorganisation. Il est ainsi une volont de
lentrepreneur de prvoir dans chacune des activits, des scurits qui permettent den assurer

O
LI

autant que possible lautorgulation et lautocontrle.

Ainsi, nous pouvons dfinir le dispositif de contrle interne du processus ventes comme tant

TH

lensemble des activits qui visent assurer que le processus est mme datteindre ses ob-

EQ

jectifs et ses buts. Le dispositif de contrle interne aide ainsi le processus ventes et travers
lui, toute lentreprise raliser ses objectifs de rentabilit et de performance et constitue de ce

fait, une prvention contre les pertes de ressources travers une meilleure productivit, une

meilleure communication et une meilleure scurit. Cependant, il ne supprime pas totalement


les risques derreurs, de fraude, de dysfonctionnements car tout systme, aussi bien pens
soit-il, a ses limites quant la ralisation complte de ses objectifs (Vra, 2008 : 20).
Nanmoins, il permet selon Pig (2009 : 20), de dceler le plus tt possible les anomalies de
fonctionnement, quelles soient occasionnelles ou systmatiques car celles-ci ont un cot (apparent ou cach) pour lentreprise.
Dans cette perspective, la bonne pratique du contrle interne travers le processus ventes
notamment, est devenue un enjeu dcisif pour piloter la performance dune organisation tout
en matrisant ses risques. Laudit interne qui a pour mission lamlioration continue du dispositif de contrle interne est devenu ainsi une fonction essentielle pour toute organisation.
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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

CHAPITRE II : La dmarche daudit oprationnel du processus


ventes

Lexigence croissante de scurit engendre un refus des risques alors que mme la complexit de nos organisations et lacclration des changements rendent lincertitude dautant
plus prgnante (Dominique Acker in Bernard & al., 2006 : 11). Faire face ces incertitudes
revient pour lentreprise assurer une matrise permanente de ses activits et sinscrire dans
une amlioration continue de lensemble de son dispositif de contrle interne notamment au
sein du processus ventes. En effet, la matrise des risques oprationnels du processus ventes

est dune importance capitale pour tout manager ; ce processus tant lui-mme vital pour toute

ES

entreprise. Cest dans ce contexte que laudit interne est devenu une fonction essentielle dans
le management des organisations.

AG

Le mot audit tant utilis tort et travers dans presque toutes les discussions, nous allons

IB
-B

nous atteler travers cette partie lui redonner tout son sens. Ainsi ce chapitre sera consacr
la prsentation des notions fondamentales daudit interne et de la dmarche daudit oprationnel du processus ventes.

O
LI
EQ

TH

2.1 Notions fondamentales daudit

Historiquement focalis sur les domaines comptables et financiers, laudit sapplique dsor-

mais toutes les fonctions, activits et processus de lorganisation. Celui-ci est dfini par

IFACI & al. (2000 : 33), comme une dmarche spcifique dexamen et dvaluation des
activits dune organisation, fonde sur un rfrentiel et dont les conclusions peuvent comporter des propositions damlioration touchant la rgularit et/ou la performance .
Becour & al. (2008 : 12) pour leur part, considrent que laudit est une activit qui applique
en toute indpendance des procdures cohrentes et des normes dexamen en vue dvaluer
ladquation, la pertinence, la scurit et le fonctionnement de tout ou partie des actions menes dans une organisation par rfrence des normes .
Ces deux dfinitions nous permettent daffirmer que laudit est une activit dassurance et de
conseil qui consiste pour un agent (interne ou externe lentit) comptent et impartial donner un jugement, une apprciation sur les activits dune organisation et sur le fonctionnement
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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

de son systme de contrle interne travers la mise en uvre dune dmarche dobservation
et danalyse en rapport avec un rfrentiel.
Cest ainsi que Obert & al. (2010 : 407) estiment que les diffrentes dfinitions de laudit
donnes par les auteurs convergent vers une mission dopinion :
confie un professionnel indpendant (auditeur interne ou externe) ;
utilisant une mthodologie spcifique ;
et justifiant un niveau de diligence acceptable par rapport des normes.
Laudit est donc mis en uvre soit par un agent externe lorganisation et prend alors, le nom
daudit externe, soit par un agent interne lorganisation et prend dans ce cas le nom daudit

ES

interne. Laudit externe se prsente souvent sous la forme dun audit contractuel ou dun audit
lgal qui fait rfrence la certification des comptes. Cependant nous allons nous intresser

AG

dans cette tude la prsentation de laudit interne plus proche de laudit oprationnel.
Pour ce faire, cette partie sera consacre la prsentation des notions fondamentales daudit

IB
-B

interne notamment sa dfinition, ses objectifs, ses typologies, ses diffrentes approches, ainsi
que sa mthodologie.

O
LI
TH

2.1.1 Dfinition de laudit interne

Issue de laudit comptable et financier, la fonction audit interne recouvre de nos jours une

EQ

conception beaucoup plus large et plus riche, rpondant aux exigences croissantes de la ges-

tion de plus en plus complexe des entreprises (Lemant, 1995 : 3).

En effet, la dfinition de laudit interne a largement volu au cours du temps. Cest ainsi que
le 29 juin 1999 lIIA (Institute of Internal Auditors), association internationale qui fdre les
instituts daudit interne nationaux, donne une dfinition officielle de laudit interne. Selon
Ebondo Wa Mandzila (2007 : 3), lIIA dfinit laudit interne comme une activit indpendante et objective qui donne une organisation une assurance sur le degr de matrise de
ses oprations, lui apporte ses conseils pour les amliorer, et contribue crer de la valeur
ajoute. Il aide cette organisation atteindre ses objectifs en valuant, par une approche systmatique et mthodique, ses processus de management des risques, de contrle, et de gouvernement d'entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacit .

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

2.1.2 Objectifs de laudit interne


Lobjectif de laudit interne est dassister les dirigeants de lentreprise, afin de leur permettre dexercer efficacement leur responsabilits, en leur apportant des analyses, des apprciations, des recommandations, des avis et des informations sur les activits quils examinent (Gerbier, 1996 : 24). Nous pouvons donc dire que lobjectif gnral de laudit interne
est de donner lorganisation une assurance sur le degr de matrise de ses oprations et lui
apporter ses conseils pour les amliorer.
Cet objectif gnral est dclin par Sardi (2002 : 82-83), en quatre objectifs essentiels savoir :
sassurer de lexistence dun bon systme de contrle interne permettant la matrise

des risques ;

ES

veiller en permanence lefficacit de son fonctionnement ;

AG

apporter des recommandations pour en amliorer lefficacit ;


informer rgulirement, de manire indpendante, la direction gnrale, lorgane dli-

IB
-B

brant et le comit daudit de ltat du contrle.


En dautres termes, les principaux objectifs de laudit interne dans le cadre de ses rvisions

O
LI

priodiques sont de vrifier que :

les informations sont sincres ;

les organisations efficaces ;

EQ

les oprations rgulires ;

TH

les procdures comportent les scurits suffisantes ;

les structures claires et bien adaptes (IFACI in Siruguet, 2007 : 68).


En rsum, lobjectif

de laudit interne est dassister les membres de lentreprise dans

lexercice efficace de leur responsabilit (Rouff, 2007 : 18). En effet laudit interne sintresse
lefficacit du dispositif de contrle interne mis en place tous les niveaux de lorganisation
afin de dceler les problmes et de proposer des recommandations. Son rle nest donc pas
selon Schick (2007 : 5), de dnoncer ou daccuser mais plutt daider lorganisation pratiquer les 3R savoir : Rechercher, Reconnaitre, et Remdier aux faiblesses de
lorganisation. Il sinscrit ainsi dans une logique danticipation des problmes par une amlioration continue du dispositif de contrle interne et constitue, de ce fait, une activit forte
valeur ajoute pour toute lorganisation.

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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

2.2 Mthodologie de conduite dune mission daudit du processus ventes


Pour amliorer son efficacit et jouer pleinement son rle, la fonction daudit interne se doit
de respecter les normes professionnelles notamment les normes de fonctionnement relatives
la mthodologie de conduite dune mission. Ces dernires exigent des services daudit interne
de disposer dune mthodologie rigoureuse pour mettre en uvre leurs missions daudit. Toutefois, celles-ci se gardent de dfinir une mthodologie prcise de conduite dune mission
daudit interne. En fait, il est bon que des normes universelles ne descendent pas ce niveau
de dtail, faute de se trouver en contradiction avec lenvironnement et la culture (Renard,
2010 : 206).

Nanmoins, au cours de lvolution de la notion daudit interne, une mthode sest peu peu

ES

dgage. Celle-ci a progressivement vu le jour sous linspiration des normes professionnelles


internationales de lIIA. Ainsi, les responsables daudit interne ont su petit petit dgager

AG

une mthodologie, dans ses grandes lignes accepte et pratique par tous, mme si et l les
modalits divergent sur tel ou tel point (Renard, 2010 : 203). Cette mthodologie base sur

IB
-B

lapproche par les risques prsente trois phases dans la mise en uvre dune mission daudit
interne.

la phase de prparation ou dtude ;

O
LI

Ces phases sont :

EQ

la phase de conclusion.

TH

la phase de ralisation encore appele phase de vrification ;

Nous allons nous efforcer travers cette partie de prsenter la dmarche daudit dune mis-

sion en mettant en relief toutes les phases qui la composent.

2.2.1 La phase de prparation de la mission ou phase dtude


Laudit du processus ventes tout comme toute mission daudit interne doit faire lobjet dune
prparation rigoureuse. Cette phase marquant le dbut de la mission daudit interne correspond la mise en uvre des travaux prparatoires. Elle ncessite de la part de lauditeur des
qualits de lecture, dattention, de sens de la recherche de linformation ; qui vont lui permettre de mieux connatre le processus ventes. Cette phase fait intervenir plusieurs tapes
savoir : lobtention de lordre de mission, la prise de connaissance du processus ventes,
lidentification des risques du processus ventes et la dfinition des objectifs de la mission.

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Page 28

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

2.2.1.1 Lordre de mission


La mission daudit du processus ventes linstar de toute mission daudit interne commence
par un ordre de mission. Celui-ci reprsente le mandat donn par la direction gnrale
laudit interne. Il est indispensable au dclenchement de la mission car lauditeur ne peut pas
sautosaisir pour lexcution dune mission. Il mane de lautorit comptente savoir la direction gnrale ou le comit daudit.

2.2.1.2 Le plan de mission


Le plan de mission de laudit du processus ventes prsente les grandes lignes de la mission.
En effet, il permet de prsenter lobjet de la mission, lquipe qui la mettra en uvre et le

ES

budget de temps prvu. Le plan de mission met galement en exergue les diffrentes activits
qui feront lobjet dinvestigations lors de la mise en uvre de la mission.

AG

IB
-B

2.2.1.3 La prise de connaissance du processus ventes dite familiarisation

Cette tape constitue le plus souvent, en termes de dure, la partie la plus importante de la

O
LI

mission : vouloir commencer directement par lobservation sur le terrain serait condamner
davance la mission daudit (Renard, 2010 : 223). Cest dire limportance de cette tape qui

TH

donne lauditeur une vision densemble sur le processus ventes.

EQ

En effet cette tape permet lauditeur :

davoir ds le dpart une bonne vision d'ensemble des dispositifs de contrle du pro didentifier les problmes essentiels du processus ventes ;

cessus ventes ;

dviter d'omettre des questions et des proccupations importantes ;


de ne pas tomber dans des considrations abstraites ;
dorganiser les oprations d'audit ;
davoir une vue densemble du processus ventes et de ses problmes.

Pour ce faire, lauditeur procdera une analyse documentaire en passant en revue toutes les
procdures du processus ventes, les rapports daudit antrieurs du processus, lorganigramme
sectoriel du processus et tous les autres documents lui permettant de mieux apprhender le
processus. La revue des procdures du processus ventes sera sanctionne par la mise en uvre
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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

dun test dexistence qui aura pour objectif de vrifier lexistence des procdures qui ont t
dcrites. La mise en uvre de cette tape conduira galement lauditeur laborer une grille
de sparation des tches qui le renseignera sur la distribution des tches au sein du processus
ventes et sur lexistence ventuelle de cumul de tches incompatibles.

2.2.1.4 Lidentification des risques du processus ventes


Cette tape correspond lapplication de la norme 2210.A1 de lIIA selon laquelle L'auditeur interne doit procder une valuation prliminaire des risques lis lactivit soumise
l'audit (IFACI, 2011 : 18). La mthodologie daudit en conformit avec les normes IIA
est ainsi une mthodologie base sur lapproche par les risques.

ES

Encore appele lidentification des zones risque, cette tape consiste identifier au sein du
processus ventes, les endroits o les risques sont susceptibles de se raliser. Pour ce faire,

AG

Lemant (1995 : 44-55) estime que lauditeur doit procder :

IB
-B

la dcomposition de chaque activit du processus ventes en objets auditables ou en


dautres termes, la dcomposition de chaque activit du processus en une srie
doprations retraant tout le processus ;

O
LI

la dfinition des objectifs spcifiques de chaque opration du processus c'est--dire


les conditions que chaque opration doit remplir en rapport avec les objectifs de con-

TH

trle interne ainsi que les risques susceptibles de compromettre ces objectifs ;

EQ

la dtermination des Pratiques dOrganisation Communment Adoptes (POCA) qui


correspondent aux bonnes pratiques ; c'est--dire aux dispositifs de contrle permettant

datteindre lobjectif de contrle interne identifi prcdemment. Ces dispositifs de


contrle peuvent prendre la forme dune norme, dune action de supervision, dun matriel adquat, dun personnel qualifi etc.

A ces tapes, Renard (2010 : 238-239) ajoute deux phases savoir :


lvaluation sommaire du risque attach chaque objet auditable selon son niveau
de gravit et de probabilit (risque important (i) ; risque moyen (m) ; risque faible
(fa)) ;
lindication de lexistence de la meilleure pratique en termes de dispositif de contrle
interne au sein de lunit audite (processus ventes).

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Page 30

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Ainsi le tableau obtenu suite la mise en uvre de ces tapes est appel Tableau
didentification des risques ou Tableau didentification des zones risques ou encore
Tableau des forces et des faiblesses apparentes . Cette tape permet galement lauditeur
dlaborer son rfrentiel daudit. Ce dernier est constitu de lensemble des dispositifs de
contrle jugs aptes faire chec aux risques identifis (Lemant, 1995 : 41).
La lecture de ce tableau nous donne didentifier les forces et faiblesses apparentes du systme
de contrle interne du processus ventes examin partir du rfrentiel du processus et des
procdures de la structure audite. Ce tableau aide donc lauditeur dceler, priori, les faiblesses de conception du systme ; les faiblesses dapplication ne pouvant tre dtectes que
par des sondages de vrification. Lanalyse du tableau didentification des risques du processus ventes va donc dterminer la nature et le dosage des contrles qui seront effectus sur le

C
AG

ES

terrain.

2.2.1.5 La dfinition des objectifs ou rapport dorientation

IB
-B

A la suite du tableau des risques, lauditeur labore le rapport dorientation encore appel
plan de mission ou termes de rfrence , ou encore note dorientation (Renard,
2010 : 240). Il sagit selon Bertin (2007 : 42), dun document destination des audits dans

O
LI

lequel lauditeur synthtise les conclusions quil a pu faire sur les zones de risques, les difficults envisages, rappelle les objectifs gnraux et spcifiques, propose les services et les

TH

divisions qui seront audits, dfinit la nature et ltendue des travaux raliser .

EQ

Dans la mise en uvre de laudit du processus ventes, le rapport dorientation permet


lauditeur de dfinir et de formaliser les axes dinterventions de la mission et ses limites. Il les

exprime en objectifs atteindre par laudit pour le demandeur et les audits (les acteurs du
processus ventes). Ce document prcise les objectifs et champ daction de la mission daudit
et constitue lorsquil est port la connaissance de laudit, un contrat entre celui-ci et
lauditeur.
Le rapport dorientation de la mission daudit du processus ventes tout comme tout rapport
dorientation dune mission daudit, dfinit les objectifs de la mission suivant les trois rubriques identifis par Renard (2010 : 241) qui sont :
les objectifs gnraux : il sagit des objectifs permanents du contrle interne dont
laudit doit sassurer quils sont pris en compte et appliqus de faon efficace et perti-

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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

nente au sein du processus ventes et ventuellement le suivi des recommandations du


prcdent audit du processus ;
les objectifs spcifiques : ils expriment de manire concrte les diffrents dispositifs
de contrle du processus ventes qui vont faire lobjet de tests suivant lidentification
des zones risques faite prcdemment. Le choix des zones risques du processus
ventes qui seront concernes par les vrifications sur le terrain rsulte de larbitrage de
lauditeur aprs analyse du niveau de risque et de lexistence ou non dun dispositif de
contrle jug indispensable. Cest de cet arbitrage que rsulte essentiellement le risque
daudit.
le champ daction : il prcise le champ daction fonctionnel (les services et divisions
du processus ventes concerns par la mission) et le champ daction gographique de la

ES

mission (lieux, usines, rgions concerns par les investigations).


Cest le rapport dorientation qui marque la fin de la phase de prparation de la mission

AG

daudit du processus ventes. Lauditeur va donc lissue de cette phase sattaquer la phase
de ralisation de la mission.

IB
-B

2.2.2 La phase de ralisation de la mission daudit du processus ventes ou

O
LI

phase de vrification

Cette phase est celle qui requiert le plus les capacits dobservation, de dialogue, de commu-

TH

nication, danalyse et de sens de dduction de lauditeur.

EQ

Selon Bertin (2007 : 42), lauditeur poursuit durant cette phase deux objectifs:
mettre en vidence les faiblesses et les forces apparentes du dispositif de contrle in-

proposer des solutions damlioration.

terne existant, identifies lors de la prparation de la mission ;

Cette phase commence par une runion douverture et se termine par une runion de clture.

2.2.2.1 La tenue de la runion douverture


Egalement appele runion dorientation ou runion de dbut des oprations, la runion
douverture marque non pas le dbut de la mission mais le commencement des oprations de
ralisation. Cette rencontre avec les audits tenue chez eux et dirige par le responsable de
laudit interne a pour objectif notamment de prsenter les auditeurs aux audits, de rappeler
les objectifs gnraux de laudit interne, dexposer le rapport dorientation, de dfinir les mo-

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Page 32

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

dalits de la collaboration et de la logistique de la mission et de rappeler les procdures


daudit.

2.2.2.2 Llaboration du programme de vrification


Egalement appel programme daudit ou planning de ralisation, le programme de vrification est un document interne au service daudit dans lequel on va procder la dtermination
et la rpartition des tches. Il contient dune part, lindication des travaux prliminaires
accomplir pour mettre en uvre les techniques et outils et dautre part, lindication de la nature des techniques et outils utiliser (Renard 2010 : 252-255). Llaboration de ce programme de travail rpond la norme 2240 de lIIA qui stipule que les auditeurs internes

ES

doivent laborer et documenter un programme de travail permettant d'atteindre les objectifs de


la mission (IFACI, 2011 : 19). Le programme de travail de la mission daudit du processus

AG

ventes doit donc, comme lindique la norme 2240.A1 dfinir les procdures appliquer pour
identifier, analyser, valuer et documenter les informations lors de la mission.

IB
-B

Il permet ainsi de dfinir les travaux que lauditeur va effectuer pour vrifier la ralit des
forces et faiblesses apparentes.

O
LI

TH

2.2.2.3 La mise en uvre du travail sur le terrain


Il constitue le travail daudit proprement dit et a pour objectif de parvenir des conclusions

EQ

indiscutables et pertinentes en rponse aux interrogations du management (Barbier, 1996 :

indispensable : le questionnaire de contrle interne (QCI).

93). Cette tape de laudit du processus ventes est mise en uvre par lutilisation dun outil

En effet, pour chaque point de contrle du processus ventes, lauditeur labore un QCI qui est
compos de toutes les bonnes questions se poser pour raliser une observation complte. Ce
questionnaire va donc tre le guide de lauditeur dans la dmarche qui sera la sienne pour raliser son programme. Lauditeur met donc en uvre le programme de travail afin de collecter
les informations suffisantes, fiables, pertinentes et utiles pour fournir une base saine et sre
aux constatations et recommandations (Schick, 2007 : 101).
Le travail sur le terrain excut conformment au programme de vrification et travers le
droulement de son QCI va permettre lauditeur de relever ventuellement des dysfonctionnements, des erreurs, des malversations qui seront transcrits sur des documents appels
Feuilles dAnalyse des Risques (FAR). Les FAR de laudit du processus ventes doivent faire
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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

lobjet dune validation individuelle avec les acteurs du processus ventes concerns. Cest la
compilation de lensemble des FAR qui va constituer le rapport daudit.
Pour mettre en uvre cette tape de laudit du processus ventes, lauditeur procdera des
tests de permanence afin de vrifier que les procdures du processus ventes sont appliques.
Laudit ne pouvant tre exhaustif, lauditeur procdera des sondages statistiques sur les documents du processus (bons de commandes, bons de livraison, factures) et la vrification
de ces documents.

2.2.3 La phase de conclusion de la mission daudit du processus ventes


Cette phase constitue la dernire phase de la mission daudit. Elle requiert de la part de

ES

lauditeur des capacits de synthse et de rdaction. Elle est constitue de la confection de


lossature du rapport, de la runion de clture, de la rdaction du rapport et du suivi des re-

AG

commandations de lauditeur.

IB
-B

2.2.3.1 La rdaction du projet de rapport de laudit du processus


ventes

O
LI

Le projet de rapport est tabli partir de la compilation des diffrentes FAR agences de manire cohrente. En effet, il constitue selon Schick (2007 : 117), lenchanement des messages

TH

que laudit interne veut dlivrer dans le rapport concluant la mission ; il est labor partir
des risques et constats figurant sur les FAR. Ainsi lissue dune runion de synthse entre

EQ

les auditeurs, les FAR sont apprcies en fonction de leur place et de leur degr dimportance

sous lesquels ils apparatront dans le rapport (Lemant, 1995 : 113).

par rapport la mission et classes par thme, dans lordre et avec les titres de regroupements

2.2.3.2 La tenue de la runion de clture


La runion de clture met encore en prsence les participants la runion douverture. Au
cours de cette runion, lauditeur prsente aux diffrents acteurs du processus ventes le projet
de rapport. Cette runion a donc pour objet de recueillir lavis des audits sur les constats,
raisonnements et conclusions de faon rendre le rapport incontestable (Shick, 2007 : 122).
Ainsi, les rsultats des investigations de laudit du processus ventes sont comments
lintention des diffrents acteurs du processus et les FAR valides une une. En effet, tous les

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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

dysfonctionnements relevs par lauditeur doivent faire lobjet dune validation par les audits.

2.2.3.3 La rdaction du rapport daudit dfinitif de laudit du


processus ventes
La rdaction de ce document est consacre par la norme 2440.A1de lIIA qui stipule que le
responsable de l'audit interne est charg de communiquer les rsultats dfinitifs aux destinataires mme de garantir que ces rsultats recevront l'attention ncessaire (IFACI, 2011 :
23). La rdaction du rapport constitue la phase finale des travaux de lauditeur. Celui-ci matrialise le travail que les auditeurs ont eu faire durant la mission et constitue le document le

ES

plus important mis par laudit. Dans le cadre de laudit du processus ventes, lauditeur met
laccent travers ce document sur les dysfonctionnements relevs aux cours de la mission et

AG

les recommandations auxquelles ils font cho afin damliorer le contrle interne mis en
place. Ainsi, le rapport communique aux principaux responsables concerns pour action et

IB
-B

la direction pour information, les conclusions de laudit concernant la capacit de


lorganisation audite accomplir sa mission en mettant laccent sur les dysfonctionnements
pour faire dvelopper des actions de progrs (Lemant, 1995 : 119). Il remplit ainsi deux

O
LI

fonctions : une fonction dinformation pour la direction et une fonction doutil de travail pour
les audits.

TH

Toutefois laudit du processus ventes ne sarrte pas avec le dpt du rapport. Lauditeur doit

EQ

assurer le suivi des recommandations car la mission daudit ne se termine quavec la mise en
uvre des recommandations.

U
2.2.3.4 Le suivi des recommandations de laudit du processus
ventes
Un suivi de la mission permettra au moment venu et au plus tard loccasion de la mission
suivante, de faire le point sur les actions entreprises et les rsultats obtenus ainsi que sur les
raisons pour lesquelles telles ou telles autres propositions nont pas pu tre menes bien
(Barbier, 1996 : 110-111). Le suivi des recommandations participe donc pour une large part
lefficacit de laudit dans sa dynamique dtre une activit forte valeur ajoute pour toute
lorganisation. En effet les travaux de laudit interne ne peuvent aider lorganisation amliorer son dispositif de contrle interne que si les recommandations issues des missions daudit
sont mises en uvre.
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 35

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Laudit du processus ventes ne sachve donc pas avec le rapport final, il y a un suivi qui peut
prendre diverses formes y compris une mission daudit de suivi. Lauditeur est impliqu dune
faon ou dune une autre dans le suivi mais il ne doit pas sauf cas trs particulier, tre impliqu dans la mise en uvre oprationnelle (De Araujo & al., 2008 : 7-9).

Conclusion
Ce chapitre, travers la prsentation de la notion daudit interne, nous a permis de faire ressortir le rle essentiel que celui-ci joue dans la matrise des risques et dans lamlioration du
dispositif de contrle interne notamment celui relatif au processus ventes. En effet laudit interne est un acteur crdible, objectif, indpendant et professionnel en qute dune amlioration

constante de la performance de lorganisation (Attey, 2008 : 76). Rpondre cette exigence

ES

revient pour laudit interne sappuyer sur une mthodologie rigoureuse ne sous
linspiration des normes internationales daudit de lIIA. En effet laudit interne nest pas une

AG

activit qui se mne au gr des vnements selon les humeurs de lauditeur. Il repose plutt

IB
-B

sur une mthodologie rigoureuse permettant lauditeur de prsenter un travail clair, bas sur
lobjectivit et difficilement contestable.

O
LI

Laudit interne en sappuyant sur une mthodologie rigoureuse se veut ainsi dtre une activit objective forte valeur ajoute jouant pleinement son rle et participant efficacement

EQ

TH

lamlioration du dispositif de contrle interne.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 36

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

CHAPITRE III : Mthodologie de ltude

La revue de littrature effectue dans les chapitres prcdents nous a permis de prsenter le
cadre de laudit interne et du contrle interne et dappliquer le contrle interne au processus
ventes, mais galement de mieux apprhender leurs dfinitions, missions, limites, et mthodologie pour ce qui concerne laudit interne. En effet, il nous a sembl ncessaire avant de passer laudit du processus ventes de TS, de nous accorder sur la dfinition donner aux mots
contrle interne, processus ventes et audit interne, sur leur pertinence et leurs enjeux en ce qui
concerne la performance de lentreprise.
Il sagit maintenant dans ce chapitre, de prsenter le modle danalyse de ltude ainsi que les

outils de collecte de donnes qui seront utiliss dans le cadre de cette tude.

AG

ES
IB
-B

3.1 Modle danalyse

Le modle danalyse est un outil qui permet de dcrire la mthodologie qui sera utilise durant une tude. Ainsi notre modle danalyse va reprendre les diffrentes phases de conduite

O
LI

dune mission daudit interne prsentes dans le chapitre prcdent car laudit interne est une
activit norme. Il ne se pratique pas au gr des humeurs : il a une mthode qui repose sur

TH

une approche par les risques (Renard & al., 2011 : 7).

EQ

Par consquent, notre modle danalyse va reprendre les diffrentes phases prsentes par les
normes professionnelles comme tant celles permettant de mettre en uvre un travail crant

de la valeur ajoute pour toute lorganisation.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 37

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Figure 1 : Modle danalyse

PHASES

OUTILS

ETAPES
-

Ordre de mission

Plan de mission

PHASE

Analyse documentaire
Interview
Manuel de procdures
Organigramme
Grille de sparation
des tches
Test dexistence

Prise de connaissance

DE

PREPARATION

Identification des risques

AG

ES

Tableaux des risques

Elaboration rapport
dorientation

Synthse conclusions
tableaux des risques

IB
-B

Capacit de dialogue et de
communication : prsentation rapport dorientation

Tenue runion douverture

CONCLUSION

Source : nous-mmes.

Interview
Observation physique
sondage statistique
Test de permanence
FAR
Rapprochements, vrification, reconstitution

DE

Mise en uvre du travail


sur le terrain

PHASE

Questionnaire de contrle
interne (QCI)

EQ

REALISATION

Elaboration Programme de
vrification

TH

DE

O
LI

PHASE

Rdaction Projet de Rapport

Compilation des diffrentes FAR de la mission

Tenue runion de clture

Capacit de dialogue et de
communication : prsentation projet de rapport

Rdaction Rapport daudit

Capacit de synthse et de
rdaction

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 38

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

3.2 Collecte de donnes


Les outils la disposition de lauditeur tant nombreux, il lui appartient de choisir loutil le
mieux appropri. Pour ce faire, nous allons prsenter dans cette partie, les outils et techniques
qui vont nous permettre de mettre en uvre la dmarche daudit.

3.2.1 Lanalyse documentaire


Il sagira pour nous ce niveau, de faire ltude de tous les documents nous permettant de
nous faire une ide sur lentreprise daccueil et sur son processus ventes. Lanalyse documentaire va donc concerner des documents tels que lorganigramme de TS, le manuel de proc-

dures du processus ventes, les rapports daudit antrieurs du processus, les fiches de descrip-

ES

tion des postes et tout autre document interne ou externe nous permettant de mieux apprhender lentreprise ainsi que son processus ventes.

AG
Le test dexistence ou de conformit

IB
-B

3.2.2

Egalement appel test de comprhension , ce test permet lauditeur de vrifier sil a bien
compris le systme dcrit par diagramme, interview ou contenu dans le manuel de procdures.

O
LI

Il ne sagit pas de rechercher les erreurs dans le fonctionnement du systme mais seulement

TH

de vrifier que le systme dcrit est bien en place tel quil a t dcrit (Ahouangansi, 2010 :
405). Ce test ne sert donc pas prouver lapplication des procdures mais den contrler uni-

EQ

quement lexistence. Le procd de ce test consiste choisir au hasard une ou deux oprations
boucles et de vrifier documents lappui sil nexiste pas de rupture dans le chemine-

ment dcrit. Ce test va insister sur les points de contrle dcrits dans la procdure : visas, signatures, tampons etc. Ce test permet, en dfinitive de corriger deux types derreurs :
les erreurs de comprhension ;
les inexactitudes dans les informations utilises par lauditeur.
Dans le cadre de laudit du processus ventes, il sagira pour nous de prlever au hasard pour
chaque type de vente 4 5 factures et de vrifier que leur traitements ont t conformes aux
dispositions des procdures du processus en se focalisant sur les points de contrle prvus
dans ces procdures.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 39

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

3.2.3 La grille de sparation des tches


Elle reprsente la photographie un instant T de la rpartition du travail dans une organisation. Elle relie lorganigramme fonctionnel lorganigramme hirarchique et justifie les analyses des postes.
Sur la base des interviews menes et du manuel de procdures, nous serons mme de confectionner la grille de sparation des tches du processus ventes en affectant chaque tche au
collaborateur concern. Cette grille nous clairera sur la distribution des tches au sein du
processus ventes. Elle nous permettra de dceler les manquements au principe de la sparation
des tches afin dy apporter des corrections.

ES

C
3.2.4 Linterview

AG

Il est difficile dimaginer une mission daudit interne sans interview! Il constitue une technique de recueil dinformations qui permet lexplication et le commentaire et donc apporte

IB
-B

une plus value importante la collecte des informations factuelles et des lments danalyse
et de jugement (Lemant, 1995 : 181). Linterview est une action importante du processus
daudit qui doit tre prpare correctement afin de permettre lauditeur dtablir une relation

O
LI

de confiance avec laudit.

TH

Pour russir un bon interview, lauditeur interne doit imprativement aviser le suprieur hirarchique de linterviewer, et pendant linterview rappeler les objectifs de la mission, viter

EQ

les pertes de temps, couter attentivement, et au besoin reformuler les questions. Les conclu-

communication sous quelque forme que ce soit sa hirarchie.

sions de linterview rsumes avec linterlocuteur, doivent tre valides par celui-ci avant sa

Dans la mise en uvre de laudit du processus ventes, cette technique nous permettra de recueillir des informations auprs des diffrents acteurs du processus (chef de division, commercial, comptable) afin de mieux le cerner.

3.2.5 Les sondages statistiques


Lutilisation des sondages en audit sexplique selon Sardi (2002 : 165) par le fait que
lauditeur peut rarement contrler lintgralit des oprations ou des comptes pour des raisons
de cots et defficacit. Le sondage statistique constitue une technique qui permet, partir
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 40

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

dun chantillon prlev alatoirement dans une population de rfrence, dextrapoler la


population les observations effectues sur lchantillon.
Il sagira pour nous dans lutilisation de cette technique de prlever au hasard pour
lensemble des documents utiliss dans le processus une dizaines doprations et de vrifier
lapplication effective des procdures.

3.2.6

Lobservation physique

Une observation physique est la constatation de la ralit instantane de lexistence et du


fonctionnement dun processus, dun bien, dune transaction, dune valeur (Lemant, 1995 :

ES

201). Elle constitue un outil dapplication universelle car tout est observable. Elle consiste
faire des constats visuels dune situation afin den tirer des conclusions. Une bonne observa-

AG

tion ncessite la transparence, la rptition et la validation sauf si elle constitue elle-mme une
validation.

IB
-B

Lobservation peut tre directe ou indirecte. Lobservation directe est lexamen des lments
par lauditeur alors que lobservation indirecte fait rfrence lexamen de documents reprsentants ces lments. Dans lobservation indirecte, la qualit du document devra tre appr-

TH

3.2.7

O
LI

cie et sa force probante value.

Les rapprochements, vrifications et reconstitutions

EQ

Le rapprochement consiste comparer deux ou plusieurs supports dinformation en vue de

dtecter une erreur ou confirmer une absence derreur. Dans le cadre de laudit du processus

ventes, il sagira par exemple de rapprocher les information figurant sur le bon de commande
avec celles contenues sur le bon de livraison et la facture.
La reconstitution elle, est le rtablissement dun rsultat partir dlments rels et pertinents
soit par lutilisation du processus lui-mme soit par la mise en uvre de processus diffrents
mais homologues au phnomne tudi (Lemant, 1995 : 205). Les vrifications pour leur part,
peuvent tre arithmtiques, ou bien concerner lexistence dun document ou la recherche
dindices. Nous aurons recours ces diffrents procds afin de nous assurer du traitement
correct des chantillons prlevs.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 41

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

3.2.8 Le tableau des risques


Comme prsent dans le chapitre prcdent, le tableau des risques permet didentifier les
zones risques et dorienter les travaux de lauditeur. Il associe une prise de connaissance
du domaine auditer dfini par lordre de mission, une prise de conscience de ses habituels
risques et opportunits damlioration, par une dcomposition du sujet de la mission en objets
auditables (Shick, 2007 : 87). Ce tableau met en exergue les forces et faiblesses apparentes du
systme et constitue dans ce sens un outil indispensable la mise en uvre de la dmarche
daudit.
Llaboration du tableau des risques du processus ventes nous amnera dcomposer les activits du processus en une srie doprations simples, identifier les risques attachs chaque
opration et les bonnes pratiques mettre en uvre pour contrecarrer ces risques. La lecture

3.2.9

AG

ES

de ce tableau nous permettra didentifier les zones risques au sein du processus ventes.

Le questionnaire de contrle interne (QCI)

IB
-B

Le QCI est une grille danalyse dont la finalit est de permettre lauditeur dapprcier le
niveau et de porter un diagnostic sur le dispositif de contrle interne de lentit ou de la fonction audite (Lemant, 1995 : 195). Il permet ainsi lauditeur de raliser sur chacun des

O
LI

points soumis son jugement critique, une observation qui soit la plus complte possible. Le
QCI permet de passer du gnral au particulier et didentifier pour chaque fonction quels sont

TH

les dispositifs spcifiques de contrle essentiels. Il constitue ainsi un guide permettant

EQ

lauditeur de drouler son programme de vrification.

Dans la mise en uvre de laudit du processus ventes, notre questionnaire comportera toutes

les bonnes questions se poser pour raliser une observation complte du processus. Le droulement de ce QCI nous permettra de nous faire une ide sur ltat du dispositif de contrle
interne du processus ventes.

3.2.10

La Feuille dAnalyse de Risque (FAR)

Lors de la mise en uvre du programme de vrification, lauditeur transcrit les dysfonctionnements, anomalies, erreurs, malversations, insuffisances jugs importants sur un document
appel Feuille dAnalyse des Risques . Ce document rpond la Norme 2320 qui stipule
que les auditeurs internes doivent fonder leurs conclusions et les rsultats de leur mission
sur des analyses et valuations appropries (IFACI, 2011 : 20). Elle attire lattention sur les
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 42

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

risques encourus par lentreprise du fait du non respect ou de linexistence dun dispositif de
contrle et prsentent les recommandations indispensables la couverture de ce risque.
Llaboration de la FAR facilite la communication avec laudit et la rdaction du rapport qui
rsulte lui-mme de la compilation des diffrentes FAR.

Conclusion

Nous avons prsent travers notre modle danalyse la mthodologie que nous allons mettre

ES

en uvre et qui nest rien dautre que celle recommande par les normes internationales
daudit interne. En nous conformant ces normes, nous nous assurons de conduire une mis-

AG

sion daudit interne fonde sur lapproche par les risques et prsentant une valeur ajoute cer-

IB
-B

taine pour le processus ventes et pour toute lorganisation. Cette mthodologie sera mise en
uvre grce lutilisation des diffrents techniques et outils qui ont t prsents dans ce
chapitre.

O
LI
E

EQ

TH
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 43

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Conclusion de la premire partie

Une entreprise, de quelque nature quelle soit, quelle que soit son activit, peut vivre et se
dvelopper sans audit interne ; sans contrle interne, ses jours risquent fort dtre compts
(Rouff, 2010 : 12). Cest dire limportance du contrle interne qui est indispensable la survie
de toute organisation. Cependant laudit interne, qui a justement pour mission de veiller
lamlioration continue du dispositif de contrle interne est sans conteste un atout majeur pour
toute organisation dsirant assurer sa prennit et son efficacit. En effet, latteinte des objectifs de laudit interne participe au perfectionnement du dispositif de contrle interne et ainsi
une meilleure matrise des risques et par ricochet une amlioration des performances de

ES

lentit.

Chaque mission daudit interne contribue ainsi la ralisation de lobjectif global de laudit

AG

interne qui est essentiellement selon Dumont (2008 : 75), de sassurer de la bonne matrise
des risques et de contribuer accrotre lefficacit et lefficience de lorganisation. Une mis-

IB
-B

sion daudit se doit donc dtre mene selon une mthodologie rigoureuse lui permettant
datteindre les objectifs fixs. Ainsi laudit interne travers sa mthodologie et ses travaux

O
LI

participe lamlioration du contrle interne de lentit notamment celui du processus ventes.


Car lexistence dun service daudit interne au sein dune organisation, est une prsomption

TH

de la bonne qualit du contrle interne y existant. Mais plus quune prsomption, laudit in-

EQ

terne se doit dassurer effectivement une meilleure qualit du contrle interne travers la ralisation des objectifs quil sest fixs. Aussi laudit interne par la ralisation de son planning

daudit va contribuer travers chaque mission aider les responsables oprationnels notamment ceux du processus ventes, mieux matriser leur processus et donner la Direction
Gnrale lassurance que les activits sont maitrises. La mise en uvre dune mission
daudit au sein du processus ventes assure donc, travers lidentification des risques lis ce
processus, lapprciation du dispositif de contrle interne du dit processus et les recommandations formules, une meilleure efficacit de ce processus vital pour toute entreprise.
La prsentation des diffrents concepts et de la mthodologie daudit ralise dans cette premire partie nous permet de rentrer de plein pied dans le cadre pratique de cette tude. En
effet, fort de toute cette connaissance thorique, nous avons pu mieux apprhender le sujet et
pouvons ainsi nous atteler mettre en uvre la dmarche daudit du processus ventes de TS.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 44

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

AG

ES

C
DEUXIEME PARTIE : CADRE PRATIQUE

IB
-B
O
LI
E

EQ

TH
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Introduction de la deuxime partie

Aprs avoir prsent dans la premire partie les enjeux du contrle interne notamment en ce
qui concerne le processus ventes, le rle de laudit interne dans lamlioration du contrle
interne et sa mise en uvre travers une mthodologie claire ; il sagit pour nous dans cette
partie de prsenter lapplication pratique de la dmarche daudit prsente prcdemment.
Cette dmarche sera applique au processus ventes qui constitue un processus vital pour toute
entreprise.
Notre choix pour la mise en uvre de laudit du processus ventes sest port sur TS. Ainsi

nous allons dabord prsenter lentreprise daccueil puis exposer la mise en uvre de la d-

ES

marche daudit, pour enfin prsenter les conclusions auxquelles nous aurons abouti et les re-

AG

commandations qui savreront ncessaires.

IB
-B
O
LI
E

EQ

TH
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 46

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

CHAPITRE IV : Prsentation de Total Sngal (TS)

Cr en mars 1924, Total S.A est un groupe ptrolier cot dans le monde. Le groupe Total
exerce ses activits sur l'ensemble de la chane ptrolire et gazire ainsi que dans la Chimie
de Base et la Chimie de Spcialits. Le dveloppement de ses activits a conduit Total
sinstaller dans plus de 130 pays dont le Sngal. En effet prsent au Sngal depuis 1954,
Total est le premier distributeur de produits ptroliers dans le pays.

ES

4.1 Aperu sur la filiale


TS est une socit anonyme au capital de 3.257.770.000 F CFA. Il est de par son chiffre

AG

daffaires slevant 350 milliards et sa part de march estime 25% du march national des
produits ptroliers, des lubrifiants, du gaz et autres produits accessoires, la premire entreprise

IB
-B

de distribution de produits ptroliers au Sngal. Il exerce ses activits sur toute ltendue du
territoire travers un rseau de 130 stations service, et prs de 2000 clients consommateurs

O
LI

carburant, lubrifiant, gaz, aviation, marine zoom.

EQ

TH

4.2 Missions de TS

La vision de TS est de rester l'acteur majeur auprs de ses clients pour les diffrents secteurs

d'activits de distribution de produits ptroliers (stations-service), ventes aux consommateurs,


secteur de l'aviation, du gaz et des lubrifiants.
La ralisation de cette vision s'appuie sur des quipes professionnelles et disponibles auxquelles sont assignes les missions suivantes :
tablir, appliquer et promouvoir la culture Hygine, Scurit, Environnement et Qualit pour toutes les activits ;
raliser des projets pour le rseau de stations service et les installations aux consommateurs et aux industriels en appliquant les meilleurs standards techniques, rglementaires et de scurit ;
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 47

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

amliorer la qualit de service et la matrise des processus pour mieux rpondre l'attente des clients ;
Renforcer l'impact positif de la prsence du groupe Total au Sngal en contribuant au
dveloppement conomique et social de ses parties prenantes ;
Respecter des valeurs et principes formaliss dans le code de conduite.

4.3 Activits et portefeuille clients de TS


La mise en uvre de ces missions se traduit par lexercice de la principale activit quest la
vente de produits ptroliers sur toute ltendue du territoire. Pour ce faire, TS prsente une

ES

gamme de produits diversifis allant du carburant (gazole, supercarburant, essence, ptrole,


marine zoom) au gaz (en vrac ou conditionn en bouteilles) en passant par les lubrifiants et

AG

produits spciaux composs des produits dentretien automobiles, darosols usage mnager
et mme rcemment de lampes solaires avec le lancement en novembre 2012 de son projet

IB
-B

solaire.

Le portefeuille clients de TS est segment en trois catgories savoir :

O
LI

le rseau stations-service constitu de lensemble des stations de TS dissmines sur

TH

toute ltendue du territoire national. Total assure travers ces stations,


lapprovisionnement en produits ptroliers des petits consommateurs. Ces stations,

EQ

pour lessentiel, proprit de TS sont soit mises en location grance, soit gres direc-

tement par TS. Il existe galement dans ce rseau des stations appartenant des g-

rants dits financiers avec un partenariat de mise aux couleurs de Total.


le rseau gaz est compos de grossistes et dautres clients (hpitaux, htels, entreprises
industrielles) qui sont ravitaills en gaz vrac et conditionn via le centre emplisseur
de gaz de Mbao. Les grossistes sont chargs exclusivement de la commercialisation du
gaz conditionn en bouteilles de 2,7kg, 6kg, 12,5kg, 32kg et 38kg essentiellement destin aux mnages.
le commerce gnral qui regroupe tous les autres consommateurs de produits Total en
dehors du rseau de stations-service et du rseau gaz. Ces consommateurs dits installs

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

sont essentiellement composs dentreprises, et de particuliers qui sapprovisionnent


auprs de TS en carburant, lubrifiant, marine zoom, Jet A1, etc.
TS assure lapprovisionnement de ses clients en produits ptroliers travers les diffrents
dpts dans lesquels il dtient des participations.

4.4 Participations de TS
TS, filiale du groupe Total a des participations dans dautres socits de la place que sont :

ES

la Sngalaise de stockage (Senstock) dtenue 25% par TS, assure pour le compte de
ce dernier mais aussi des autres marketeurs (Shell, Oilibya, Diprom, indpendants) le

AG

stockage de produits ptroliers tels que le super, lessence ordinaire, le gasoil, le ptrole lampant, le diesel oil, lessence pche, le fuel et le Jet A1.

IB
-B

la Socit de Manutention de Carburants Aviation Dakar Yoff (SMCADY), dtenue


50% par TS. Ce dpt situ proximit de lAroport International Lopold Sdar

O
LI

Senghor est charg du stockage et de la livraison du Jet A1 (carburant pour les


avions), pour le compte de ses actionnaires. Cette socit permet TS dassurer la li-

TH

vraison correcte des compagnies ariennes qui ont dcid de faire confiance au groupe

EQ

Total.

la Compagnie Sngalaise des Lubrifiants (CSL) dans laquelle TS a une participation


hauteur de 60 % est spcialise dans la fabrication des lubrifiants pour le compte de
Total, Shell et Oilibya. Avec ses units implantes dans lenceinte du mle 8 du port
de Dakar, la CSL approvisionne aussi les pays de la sous rgion.
la Socit Africaine de Raffinage (SAR) dtenue 20% par TS assure la disponibilit
et la qualit des hydrocarbures pour les industries et les distributeurs prsents au Sngal.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

4.5 Structure organisationnelle de TS


TS bnficie de l'assistance technique et du savoir faire des directions fonctionnelles de Total
Afrique/Moyen Orient. De mme, lambition de TS est porte par des quipes professionnelles et dynamiques organises en sept (07) directions (04 oprationnelles et 03 fonctionnelles) comme latteste lorganigramme en annexe n 1 la page 100.

4.5.1 La Direction Exploitation (DEX)


Cette direction assure travers ses diffrentes divisions lquipement des stations services et

ES

des clients du commerce gnral, la gestion de lactivit de transport, la maintenance et


lentretien des sites o TS dtient des installations et des quipements. Elle est subdivise en

AG

trois (03) divisions savoir :

IB
-B

la division Transit- Livraison Reporting qui assure entre autres le suivi des livraisons
sur toute ltendue du territoire, des oprations de dclarations douanires et de synthse des indicateurs de performance pralablement tablis dans les diffrents services

O
LI

dispatch, maintenance, bureau dtudes ;

TH

la division Technique qui, travers son bureau dtudes et son service maintenance

EQ

assure la coordination et le contrle des tudes, des travaux dentretien et


dinvestissements relatifs aux stations-service, aux installations clients ainsi que

de gros entretien de lusine ;

lassistance de la CSL dans ltude et la coordination des travaux dinvestissement et

la division Exploitation des dpts et Transport qui a pour mission la coordination de


la gestion des dpts et le Transport des hydrocarbures. Elle est charge ainsi de veiller ladquation du parc de vhicules utiliss par TS aux exigences de Total SA en
matire de transport des produits ptroliers.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 50

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

4.5.2 La Direction Commerce Spcialits (DCS)


Cette direction a en charge llaboration de la stratgie commerciale, la matrise du risque
financier par le contrle du recouvrement des factures ainsi que loptimisation de la rentabilit
de lactivit. Elle est compose de deux (2) divisions savoir :
la division commerce gnral charge de la gestion des grands produits (Produits
Blancs 1, Produits Noirs 2) et des spcialits (lubrifiants, produits spciaux) ;
la division gaz charge de la commercialisation du gaz butane (conditionn et vrac).

4.5.3 La Direction Commerciale Rseau (DCR)

ES

C
Cette direction est charge de la mise en uvre de la politique de dveloppement et de suivi

Elle est compose :

AG

du rseau de stations service, de lencadrement des grants, de la montique et du E-business.

IB
-B

dune unit oprationnelle en charge de la gestion du rseau ;


dun service qui soccupe de lactivit montique (cartes ptrolires, E-business) ;

O
LI

dun service charg de la diversification (gestion des boutiques) en station.

TH

EQ

4.5.4 La Direction Administrative et Financire (DAF)

Cette direction a pour mission entre autres dassurer le respect de toutes les dispositions l-

est organise travers huit (08) services savoir :

gales relatives linformation financire auxquelles sont soumises les personnes morales. Elle

le service comptabilit qui est charg du traitement comptable et financier des bases de
donnes gnres par les activits de la socit ;
1

Le terme produit blancs fait rfrence aux produits ptroliers les plus volatiles et les plus
claires tels que lessence, le white spirit et le krosne

Le terme produits noirs sapplique aux produits ptroliers les plus denses et les plus foncs

tels que les fuels et les bitumes

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 51

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

le service trsorerie ayant en charge la gestion optimale de la trsorerie ;


le Service Administration des Ventes (SAV) dont la mission concerne le traitement
des commandes en passant de la rception lmission de bordereaux de livraisons,
la facturation et la comptabilisation des ventes et rglements ;
le service informatique charg de la gestion et du dveloppement du systme informatique, du parc dordinateurs ainsi que de la prservation de lintgrit du systme
dinformation ;
le service administration qui a en charge entre autres le secrtariat des conseils et assembles des socits du groupe et de leurs participations ainsi que le suivi et rglements des impts et taxes ;
le service contrle de gestion charg de ltablissement et du suivi des dossiers de re-

ES

porting et consolidations groupe, de ltablissement et du suivi des indicateurs de performance de la filiale ainsi que des rponses aux demandes dinformations financires

AG

provenant du sige ;

le service contrle crdit qui sert de support au commercial dans le suivi et la gestion

IB
-B

des comptes clients et dautres oprations en matire de recouvrement ;


le service achats qui a pour mission lacquisition des quipements ncessaires au fonc-

groupe.

O
LI

tionnement de la filiale conformment aux dispositions de la politique achat du

EQ

TH
4.5.5 La Direction Juridique et des Ressources Humaines (DJRH)

Cette direction a pour mission la gestion des affaires juridiques ainsi que la mise en uvre et

lanimation dune politique dynamique de gestion des ressources humaines en matire de gestion des carrires, de recrutement et de formation. Cette direction est subdivise en trois (03)
services que sont :
le service administration du personnel dont la mission est relative la gestion de la
paie et du suivi des carrires du personnel ;
le service juridique et gestion du patrimoine qui traite de toutes les affaires juridiques ;
le service formation qui a pour mission le recensement des besoins en formation et du
recrutement.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 52

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

4.5.6 La Direction Audit, Qualit, Scurit et Environnement (DAQSE)


Cette direction a pour mission de veiller lapplication des rgles de fonctionnement de la
filiale en matire de qualit, scurit et environnement. Il est compos de trois (03) services que sont :
le service qualit charg de la mise en uvre de la politique qualit dfinie par la Direction Gnrale ;
le service hygine, scurit et environnement qui a pour mission de veiller au respect
de lengagement hygine, scurit et environnement de Total SA ;
le service audit interne charg dune part de la mise en uvre des mthodes propres

prvenir ou dfaut rvler les dysfonctionnements et dautre part dassurer la pro-

AG

ES

tection du patrimoine et garantir une gestion rationnelle des ressources.

4.5.7 La Direction des Relations extrieures et du Dveloppement Durable

IB
-B

(DRDD)

Cette direction a pour mission dassister le Directeur Gnral et dasseoir travers ses ser-

O
LI

vices relations extrieures et dveloppement durable :

TH

une bonne politique de communication externe et une bonne politique de relations

EQ

publiques conformment aux procdures du groupe Total ;

une bonne politique de dveloppement durable en phase avec les objectifs du Rseau

Marketing & Services.

Conclusion
Le processus ventes est transversal et fait intervenir dans ce sens plusieurs directions. En effet
ce processus nest pas confin lintrieur dune seule fonction mais met au contraire plusieurs directions en interaction : la DCR, la DCS, la DAF, la DEX. Ces directions se doivent
de travailler en symbiose pour une amlioration toujours continue de ce processus dterminant dans la satisfaction de la clientle. La prsentation des diffrentes directions ainsi faite
permet de mieux cerner la description des procdures et la mise en uvre de laudit du processus ventes que nous allons effectuer dans le chapitre suivant.
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 53

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

CHAPITRE V : PRESENTATION DU PROCESSUS VENTES


DE TS
Comme dans toute entreprise commerciale, le processus ventes de TS occupe une place importante au sein de lorganisation de celle-ci. Ce processus met en interaction plusieurs services et directions savoir la DCR, la DCS, la DAF travers le SAV et le Contrle Crdit, et
la DEX. Les activits du processus ventes de TS sont encadres par des procdures afin
dassurer un cadre de travail harmonis et efficace. Ces procdures dcrivent les tches oprationnelles et de contrle permettant dassurer que les oprations du processus ventes de TS
sont correctement prises en charge et quelles permettent autant que possible la scurisation

ES

du processus. Nous allons travers ce chapitre prsent les procdures qui encadrent le processus ventes de TS et vrifier leur existence travers la mise en uvre de tests dexistence

AG

ou de conformit.

IB
-B

5.1 Description des procdures du processus ventes de TS

O
LI

Nous allons nous atteler dans cette partie prsenter les procdures du processus ventes de
TS. Pour ce faire, nous allons dabord prsenter les procdures relatives aux ventes de carbu-

TH

rant et de lubrifiant, puis prsenter celles relatives aux ventes de gaz vrac et conditionn.

EQ

5.1.1 Les procdures relatives aux ventes de carburant et de lubrifiant


Cette partie sera consacre la description des procdures relatives aux diffrentes tapes de
traitement des commandes de carburant et de lubrifiant.

5.1.1.1 Rception et saisie de la commande


Le processus ventes est enclench, soit au niveau de la Direction Commerce Spcialit/Division Commerce Gnral (DCS/CG) ou de la Direction Commerce Spcialit/Division
Gaz (DCS/Gaz) pour ce qui concerne les ventes aux consommateurs, soit au niveau de la
DCR lorsquil sagit dune vente au rseau.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 54

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

En effet les grants expriment leurs besoins travers un Bon de Commande (BC) valid par le
Chef de Rgion (CDR) aprs rception du reu de versement et apprciation du niveau de
crdit du grant. Pour les stations en rgion, leurs commandes sont centralises par le CDR
sur un Etat Rcapitulatif des Commandes (ERC). Le BC ou lERC ainsi vis est transmis au
SAV/Commandes qui procde lenregistrement de la commande dans le systme.
Pour ce qui concerne les clients du commerce gnral, le client exprime son besoin au niveau
des commerciaux. Lorsque le client ne dispose pas dune ligne de crdit, il effectue un versement au niveau de la banque avant de se prsenter au service commercial pour passer sa
commande. Le commercial annote le BC du client ou tablit et vise une Demande de Livraison (DL) aprs prsentation par le client du reu de versement de la banque ou aprs consulta-

tion du solde du compte du client lorsque celui-ci dispose dune ligne de crdit. Le BC ou DL

ES

ainsi vis est transmis au SAV/Commandes pour enregistrement dans le systme.

AG

A la rception de la commande, le SAV/Commandes vrifie lexistence du visa du CDR ou

IB
-B

du commercial sur le BC ou la DL. Il y mentionne lheure et la date de rception lorsque la


commande concerne le rseau Dakar, le code client et le rgime douanier lorsquil sagit
dune vente locale terme, dune vente de lubrifiants ou dune vente export. Le

O
LI

SAV/Commandes procde ensuite la saisie de la commande dans le systme puis annote sur
le BC ou la DL le numro de commande gnr par le systme avant de transmettre le BC ou

TH

la DL et le reu SAV/Traitement Factures pour archivage.

EQ
E

5.1.1.2 Blocage et dblocage des commandes

La commande saisie peut tre bloque par le systme lorsque la limite de crdit appele Dcouvert Maximum Autoris (DMA) est atteinte ou lorsquil existe dans le compte du client
des factures chues non rgles ou non lettres. Ce blocage se traduit par ldition automatique par le systme dune fiche de dblocage laide dune imprimante ddie installe
DCS/CG/Relation clientle. Cette fiche de dblocage est rcupre par lInspecteur Commercial (IC) concern qui y annote les motifs du dblocage puis le transmet son chef de division. Celui-ci ayant reu la fiche de dblocage vrifie le compte du client concern et signe la
fiche de dblocage lorsque les justifications mises par lIC sont juges satisfaisantes. LIC
sollicite en sus la signature du Directeur Commercial (DC), lorsque le dpassement est comFAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 55

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

pris entre 10 et 50 millions. En plus de ces deux signatures, la signature du Directeur Gnral
(DG) est requise lorsque le dpassement est suprieur 50 millions et celui du Directeur Oprationnel (DO) lorsque le dpassement est suprieur 656 millions. La fiche de dblocage
ainsi signe est transmise DAF/Contrle Crdit qui vrifie la correspondance des signatures
aux seuils de dlgations de pouvoirs qui ont t dtermins et en cas de conformit, procde
au dblocage de la commande dans le systme.

5.1.1.3 Programmation et excution de la livraison


La commande saisie dans le systme aprs dblocage ventuel apparat au niveau de

ES

DEX/Dispatching qui organise la livraison. Aprs analyse du tableau des disponibilits par
camion et par transporteur reu de DEX/Transport, DEX/Dispatching choisit le transporteur

AG

qui sera en charge de la livraison. Il dite le Bon de Livraison (BL) en 7 exemplaires et mentionne sur chacun deux le volume par produit et par compartiment du camion citerne puis

IB
-B

met jour tableau Excel de suivi du programme de livraison en prcisant la date de livraison,
le numro du camion et le nom du transporteur, le nom et ladresse du client

O
LI

DEX/Dispatching transmet les BL au dpt puis envoi un fax au transporteur pour linformer
des camions qui ont t programms avec la destination et la date de livraison.

TH

Le transporteur aprs chargement, fait parvenir DEX/Dispatching lexemplaire

EQ

BL SAV/Facturation sur lequel le dpt a mentionn les donnes de chargement que sont

la densit, la temprature, le poids, et le coefficient. DEX/Dispatching procde sur la base du

BL SAV/Facturation annot la sortie de marchandise dans le systme avant de le transmettre au SAV/Facturation. Aprs livraison effective au client, le transporteur transmet
DEX/Dispatching lexemplaire BL SAV/Accus sign par le client. Celui-ci le transmet
son tour SAV/Traitement Facture pour archivage.

5.1.1.4 Facturation de la livraison et traitement de la facture


A la rception de lexemplaire BL SAV/Facturation , SAV/Facturation vrifie que la sortie
de marchandise a t faite dans le systme avant de procder la facturation. La facture tablie en 2 exemplaires est transmise SAV/Traitement Facture qui procde au couplage de
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 56

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

lexemplaire Client de la facture avec le BC ou la DL et lexemplaires BL


SAV/Facturation . SAV/Traitement Facture procde ensuite la vrification de la conformit entre ces diffrents document avant de transmettre cette liasse au Chef SAV ou son
adjoint. Celui-ci valide la facture aprs vrification du prix, du rgime douanier et de la conformit entre Facture/BL/BC et transmet la liasse SAV/Traitement Facture.

5.1.1.5 Transmission des factures aux clients


A la rception de la liasse, SAV/Traitement Facture la met sous enveloppe et la transmet
lIC concern lorsquil sagit dune facture du Rseau. Lorsquil sagit dune facture con-

ES

sommateur, SAV/Traitement Facture renseigne son fichier Excel de suivi des factures (nom
du client, numro BL, numro facture, date de transmission de la liasse au prestataire) avant

AG

de transmettre la facture au prestataire charg de la distribution du courrier.

IB
-B

A cette tape du processus de traitement des commandes de gaz vrac, la procdure de facturation et de traitement de la facture est la mme que celle des commandes carburant prsente
prcdemment.

O
LI
TH

Les procdures relatives au traitement des commandes de gaz vrac et


conditionn

EQ

5.1.2

avant de dcrire celles relatives aux commandes de gaz conditionn.

Nous allons commencer par prsenter les procdures relatives aux commandes de gaz vrac

5.1.2.1 Traitement des commandes de gaz vrac


Cette partie va prendre en charge la prsentation des procdures relatives aux diffrentes
tapes de traitement des commandes de gaz vrac.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 57

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

5.1.2.1.1 Rception et saisie de la commande


Pour lactivit gaz vrac, la commande est par BC ou par tlphone ou fax auprs de
lassistante gaz de la DCS. Celle-ci enregistre la commande dans le registre de suivi des
commandes et tablit une DL sous lautorisation de lIC lorsque la commande a t faite par
tlphone ou fax. Elle mentionne ensuite sur le BC ou la DL le code SAP du client, son rgime douanier et ladresse de facturation avant de procder la validation du BC ou de la DL.
Le BC ou la DL ainsi vis est transmis au SAV pour saisie dans le systme et mention du numro de commande gnr par le systme.

ES

5.1.2.1.2 Blocage et dblocage de la commande

AG

A ce niveau, la procdure de blocage et de dblocage de la commande est identique celle


des ventes carburant et lubrifiant prsente dans le point prcdent.

IB
-B

O
LI

5.1.2.1.3 Programmation et excution de la livraison

TH

La commande saisie dans le systme aprs blocage et dblocage ventuel apparait au niveau
de DEX/Dispatch/Gaz. Ce dernier, aprs rception de SAV du BC ou de la DL annot pro-

EQ

cde la leve du BL, sa validation dans le systme et son dition en 7 exemplaires, puis

la signature des BL et au mention sur le BC ou la DL du numro SAP du BL. Il tablit en-

suite la feuille de route vrac qui prsente le numro dimmatriculation du camion livreur, le
nom du chauffeur, la capacit du camion et les noms des clients livrer et leurs adresses. La
liasse 7 exemplaires BL + feuille de route + BC ou DL est transmise au chef de dpt qui la
valide aprs avoir vrifi la conformit des quantits BC/BL/feuille de route. Il valide galement la fiche de jauge tablie par lagent exploitation. La liasse et la fiche de jauge sont
transmises aprs validation au comptable matires qui vrifie la conformit entre
BC/BL/Feuille de route/Fiche de jauge. Il vrifie galement la conformit entre la fiche de
jauge et le Bon de Sortie (BS) dpt tabli par la socit de gardiennage, puis valide le BS et
autorise la sortie du camion du dpt. Il mentionne aussi sur le BL le numro
dimmatriculation du camion, lheure de sortie du camion, le nom du chauffeur livreur, la
densit 15 et la densit corrige du jour.
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 58

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Au retour du camion livreur, DEX/Dispatch/Gaz vrac procde la conversion en kg des quantits effectivement livres en litres laide du tableau de conversion et mentionne sur le BL le
poids ainsi converti. Il vrifie la signature du BL par le client puis procde la sortie de marchandises dans le systme de la quantit effectivement livre en poids et la transmission de
la liasse BL/BC/feuille de route /fiche de jauge au SAV pour facturation.

5.1.2.2 Traitement des commandes de gaz conditionn


Nous allons dcrire dans cette partie les procdures relatives aux diffrentes tapes de traitement des commandes de gaz conditionn.

AG

ES

C
5.1.2.2.1 Rception et saisie de la commande

IB
-B

Pour passer commande, le grossiste gaz doit disposer de bouteilles de gaz vide correspondant
la quantit de bouteilles pleines souhaite. La socit de gardiennage procde larrive du

O
LI

camion du client au comptage des bouteilles de gaz vides et ltablissement dun Bordereau
Rcapitulatif des Bouteilles Consignes (BRBC). Lassistante DCS/Gaz vrifie la correspon-

5.1.2.2.2 Livraison de la commande

EQ

saisie de la commande dans le systme.

TH

dance des quantits du BC et du BRBC, vise le BC, puis transmet ces documents SAV pour

Le SAV aprs saisie de la commande dans le systme, procde la leve du BL et aprs vrification des quantits disponibles en production dans le systme, la validation du BL, son
dition et sa signature. Il procde ensuite ltablissement de la facture et la fait signer par
le chauffeur en plus du BL. Le contrleur des livraisons vrifie la conformit du chargement
du camion du client avec les quantits mentionnes sur le BL avant de procder sa validation. Le comptable matires pour sa part vrifie la conformit du BL avec le BS tablit par la
socit de gardiennage avant de procder la validation du BL et du BS. Ces diffrents documents ainsi valids permettent au camion de livraison du client de pourvoir sortir du dpt
avec son chargement.
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Page 59

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

5.2 Vrification de lexistence des procdures dcrites


Lauditeur aprs avoir pris connaissance des procdures du sujet audit travers une narration
ou une consultation du manuel de procdures, doit sassurer avant la mise en uvre de son
travail que celles-ci existent rellement. Ainsi nous avons procd des tests dexistence des
procdures du processus ventes de TS. Ces tests dexistence se prsentent comme suit :

Tableau 2 : Tests dexistence ou de conformit des procdures ventes de TS

ES

Pour la vrification de lexistence de la procdure de traitement des commandes carburant et


lubrifiant du Rseau, des consommateurs et des exportateurs, les points suivants seront vri-

AG

fis :

1. Couplage facture avec BC ou ERC ou DL valid

IB
-B

2. Mention heure et date sur le BC

3. Mention/BC ou DL du code client et du rgime douanier

O
LI

4. Mention/BC ou ERC ou DL du numro de commande gnr par le systme


5. Couplage du BC vis ou de la DL ou de la facture avec un reu

TH

6. Couplage de la facture avec les exemplaires BL SAV/Facturation et

EQ

SAV/Accus

7. Mention/BL du volume par produit et par compartiment du camion

8. Visa du client et mention heure et date de rception sur le BL SAV/Accus


Test de conformit de la procdure dacceptation et de traitement des commandes carburant du rseau

Nom

du Rfrence

client

Facture

Total Khar
Total

Date de 1

la facture

4053147567 09/05/12

NON

OUI

N/A

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

Gu- 4053151389 07/06/12

NON

OUI

N/A

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 60

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

diawaye
Total Rte de 4053147597 11/05/12

NON

N/A

N/A

OUI

NON

OUI

OUI

OUI

NON

N/A

N/A

OUI

NON

OUI

OUI

OUI

Gossas
Total Rno- 4053151394 05/06/12
vation

Test de conformit de la procdure dacceptation et de traitement des commandes consommateurs

Date de 1

ES

Nom du Rfrence

N/A

OUI

NON

N/A

OUI

OUI

OUI

de la facture la facture

MSF

4053147573 09/05/12

Senthras

4053149955 22/05/12

OUI

N/A

OUI

OUI

N/A

OUI

OUI

OUI

Boulan-

4053156932 18/07/12

OUI

N/A

N/A

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

4053154973 05/07/12

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

AG

client

OUI

IB
-B

O
LI

gerie

N/A

N/A

gerie

OUI

EQ

Boulan-

TH

Essa

Mbao

E
Test de conformit de la procdure dacceptation et de traitement des commandes lubrifiant du commerce gnral et du rseau
Nom du client

Rfrence

Date de 1

de la facture la facture
PAD

4053158019 26/07/12

OUI

N/A

OUI

OUI

N/A

OUI

NON

OUI

Arezki SN

4053158185 27/07/12

OUI

N/A

OUI

OUI

N/A

OUI

NON

NON

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 61

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

MSF

4053158175 30/07/12

OUI

N/A

OUI

OUI

N/A

OUI

NON

OUI

Total Autoport

4053159739 09/08/12

OUI

N/A

OUI

OUI

N/A

OUI

NON

OUI

Test de conformit de la procdure dacceptation et de traitement des commandes export


Nom

du Rfrence

Date

de 1

client

de la facture

la facture

Socit

4053146475

02/05/12

N/A

NON

NON

NON

NON

N/A

NON

NON

NON

NON

NON

N/A

NON

NON

NON

NON

N/A

NON

NON

N/A

NON

AG

ES

Diawara

NON

4053149222

13/05/12

NON

N/A

4053158618

25/07/12

NON

N/A

NON

4053158616

31/07/12

NON

N/A

NON

LDA

Oil

O
LI

Afrique

IB
-B

Rotterbi

Socit

NON

NON

Bathily

EQ

TH

SARL

Test de conformit de la procdure dacceptation et de traitement des commandes de


gaz vrac
Pour la vrification de lexistence de la procdure de traitement des commandes de gaz vrac,
les points suivants seront vrifis :
1. Mention sur BC ou DL du code SAP, du rgime douanier et de ladresse de livraison
2. Mention sur le BC ou DL du numro gnr par SAP et du numro du BL
3. Mention sur BL du numro dimmatriculation du camion, de lheure de sortie du camion, du nom du chauffeur, de la densit
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Page 62

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

4. Validation feuille de route et fiche de jauge par le chef de dpt


5. Existence visa du client sur le BL
6. Mention du poids converti sur le BL
7. Existence signature du comptable matires sur le BL
8. Couplage facture/ BC/BL/Feuille de route/Fiche de jauge
Nom

du Rfrence

Date de 1

de la facture la facture

CNEPS

4053153544 19/06/12

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

H&D

4053148280 09/05/12

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

GIE A.K

4053165969 26/09/12

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

Nosopal

4053155179 07/07/12

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

AG

ES

client

IB
-B

Test de conformit de la procdure dacceptation et de traitement des commandes de

O
LI

gaz conditionn

TH

Pour la vrification de lexistence de la procdure de traitement des commandes de gaz conditionn, les points suivants seront vrifis :

EQ

1. Couplage facture/BC/BRBC/BL/BS

2. Existence sur le BC du visa de lassistante gaz


3. Existence visa de SAV/Gaz sur le BL
4. Existence signature du chauffeur livreur sur le BL
5. Existence visa du contrleur des livraisons

6. Existence signature du comptable matires sur le BL et sur le BS


Nom du client

Rfrence

Date de 1

de la facture la facture
Cheikh Thioune

4053140266 20/03/12

OUI

OUI

OUI

NON

OUI

OUI

Arona Sye

4053155764 12/07/12

OUI

OUI

OUI

NON

OUI

OUI

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 63

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Moustapha Lye 4053155941 13/07/12

OUI

OUI

OUI

NON

OUI

NON

Mame P. Fall

OUI

OUI

OUI

NON

OUI

OUI

4053142584 10/04/12

Source : nous-mmes.
Les tests de conformit ainsi prsents montrent que les procdures dcrites existent
lexception de celles relatives aux ventes export.

ES

Conclusion

Ce chapitre a t loccasion pour nous de passer en revue les procdures du processus ventes

AG

de TS. Ceci nous a permis de camper le dcor et de mieux comprendre lorganisation du processus ventes de TS afin de pouvoir bien mettre en uvre notre dmarche daudit. La descrip-

IB
-B

tion des diffrentes procdures nous a galement permis didentifier les points de contrle
vrifier pour sassurer de lapplication des procdures pour une meilleure matrise des risques

O
LI

du processus.

EQ

TH
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 64

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

CHAPITRE VI : Application pratique de la dmarche daudit sur


le processus ventes de TS
Il sagit pour nous dans ce chapitre de mettre en uvre la dmarche daudit prsente prcdemment en lappliquant au processus ventes de TS. Pour ce faire, nous allons dans un premier temps drouler la dmarche daudit, puis dans un second temps prsenter les recommandations qui savreront ncessaires.

6.1 La phase de prparation

ES

C
Lobjectif de cette phase est de nous permettre de mieux apprhender la mission, de la plani-

AG

fier, afin de pouvoir dgager les axes dorientation qui vont la conduire. Pour ce faire nous
allons aprs avoir dans le chapitre prcdent pris connaissance des procdures du processus

IB
-B

ventes de TS et vrifier leurs existences, identifier les risques encourus par TS dans le management de ce processus, puis laborer un rapport dorientation qui dterminera les axes
dorientation de cette mission.

O
LI
EQ

TH

6.1.1 Le plan de mission

Le plan de mission de laudit du processus ventes de TS se prsente comme suit :

Plan de mission de laudit du processus ventes de TS


du 18/01/2013 au 28/02/2013

1 - Objet de la Mission
La prsente Mission s'inscrit dans le cadre de l'excution du plan daudit annuel valid par la
Direction Gnrale. Les travaux effectuer porteront sur lensemble des oprations composant le processus ventes et les activits transversales permettant de se faire une ide sur le
degr de matrise de ce processus. Les travaux devront permettre d'identifier les faiblesses
majeures et les risques susceptibles de compromettre la ralisation des objectifs assigns au

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 65

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

processus. Des recommandations pertinentes seront formules en vue de corriger les dfaillances qui seront releves.

2- Champ d'investigation
Les travaux de la Mission porteront en particulier sur :
lorganisation du processus ventes et le rle des diffrents acteurs du processus ;

les procdures encadrant le processus : leur pertinence et leur mise jour ;

lidentification des diffrentes phases comprenant le processus ventes ;

les rgles dfinies pour lentre en relation avec les clients et les diligences qui sont

ES

menes ce niveau (tude de solvabilit, de rentabilit)


la gestion du risque client et le dispositif de limitation du risque mis en place.

AG

IB
-B

3- Composition de l'quipe et budget temps prvisionnel

O
LI

Les travaux de la mission d'audit se drouleront au Sige de l'entreprise. La Mission sera

TH

effectue par Mlle FAYE Delphine, Auditrice Interne.

Objet

Site

Budget temps

Prise de connaissance

Sige

5 jours

Investigations

Sige

20 jours

Finalisation et validation

Sige

5 jours

EQ

Il est prvu un budget temps de trente (30) jours ouvrs rpartis comme suit :

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 66

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

4- Droulement de la mission
L'excution de la Mission couvrira notamment les tches ci-aprs :
Intervenant

Fonction

Travaux impartis

Delphine FAYE

Auditrice

- Examen des procdures du processus ;

Interne

- Revue de lorganisation du processus ;


- Vrification du respect des procdures ;
- Revue des rgles dentre en relation commerciale ;
- Revue de la gestion du risque client ;

matrise des risques mis en place au sein du processus.

AG

ES

-Identification et lapprciation des dispositifs de

IB
-B

5- Priode d'intervention

La mission s'effectuera sur une dure de 30 jours ouvrs. La date de dmarrage est prvue

O
LI

pour le 18/01/2013.

EQ

TH
E

6.1.2 La prise de connaissance du processus ventes

La mise en uvre de cette tape de la mission daudit a t prise en charge dans le chapitre
prcdent travers la revue des procdures du processus ventes et la vrification de leur existence par la mise en uvre de tests de conformit qui se sont rvls satisfaisants. La prise de
connaissance du processus ventes nous a galement conduits llaboration dune grille de
sparation des tches nous clairant sur la distribution des tches au sein du processus ventes
de TS (annexe n 2 la page 101). La grille de sparation des tches ainsi confectionne ne
rvle pas de cumul de fonctions incompatibles au sein du processus ventes de TS.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 67

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Suite la mise en uvre de cette tape qui nous a permis de mieux apprhend le processus
travers la revue des ses procdures, nous pouvons passer ltape suivante de la mission qui
consiste identifier les diffrents risques du processus.

6.1.3 Identification des risques du processus ventes de TS


La mthodologie daudit en conformit avec les normes IIA tant une mthodologie base sur
lapproche par les risques, il sagit pour nous dans cette tape didentifier les risques lis au
processus ventes de TS ainsi que les dispositifs de contrle qui ont t prvus afin de pouvoir
mettre en vidence les forces et faiblesses apparentes du systme. Le tableau de risques ainsi

labor est prsent lannexe 3 la page 107.

AG

ES
6.1.4 La dfinition des objectifs de la mission ou rapport dorientation

IB
-B

Lanalyse du tableau de risques ainsi confectionn nous permet de dgager les axes

O
LI

dorientation de la mission. En effet laudit ne pouvant tre exhaustif, lanalyse du tableau de


risques nous aide dterminer la nature et le dosage des contrles qui seront effectus sur le

TH

terrain.

rapport dorientation suivant :

EQ

Ainsi les points qui seront vrifis au cours de cette mission sont prsents dans le

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 68

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

AG

ES
C
E

U
EQ

TH
O

LI

IB
-B
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 69

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Rapport dorientation

I.

Objectifs gnraux de la mission

Cette mission daudit du processus ventes de TS vise sassurer que les 4 objectifs de contrle interne sont pris en compte et appliqus de faon efficace et pertinente au niveau dudit.
Ces 4 objectifs sont :

la protection du patrimoine notamment, le recouvrement des crances, la protection

suffisante des encaisses, la ralit des commandes et livraisons, la vrification de la

ES

solvabilit des clients, la scurit des donnes informatiques relatives aux clients de
lentreprise ;

AG

IB
-B

lefficacit et lefficience des oprations travers le traitement rapide et correct des


commandes, la livraison des commandes dans les dlais requis, la facturation systmatique des livraisons, le suivi correct des dossiers clients, le recouvrement correct

O
LI

des crances;

TH

EQ

la fiabilit des informations financires notamment lexhaustivit, la ralit et la fiabilit des enregistrements comptables des ventes et rglements, la ralit des factures

et des avoirs clients mis, la ralit des montants figurant dans les comptes, la fiabili-

t du systme de comptabilisation ;

le respect des lois, rglements et contrats notamment le respect des directives de la


Direction en matire dagrment des clients, de conditions de vente, de rductions
hors factures, de provisionnement des crances mais galement le respect des dispositions lgales et rglementaires.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 69

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

II.

Objectifs spcifiques

Les diffrents dispositifs de contrle qui vont tre tests en rapport avec les zones risques
antrieurement identifies dans le tableau de risques dans loptique dassurer les objectifs
gnraux prsents ci-haut devront permettre de sassurer de :
1. lagrment des clients par une personne habilite ;
2. la conformit entre les dlais de rglement figurant dans les fiches clients et ceux effectivement accords aux clients ;
3. lautorisation par les responsables habilits du dblocage des commandes venant en
dpassement de la limite de crdit ou des commandes faisant suite des crances
chues non rgles ;

ES

4. la pertinence des raisons invoques pour le dblocage des commandes ;


5. la signature du BL par le client attestant de sa rception des marchandises ;

AG

6. ltablissement et la transmission des factures dans les dlais ;


7. suivi efficace des crances confrres ;

IB
-B

8. suivi des garanties fournies par les clients.

TH

Champ daction

O
LI

III.

EQ

La vrification de tous ces points nous amnera nous intresser toutes les directions qui
interviennent dans le management du processus ventes. Il sagit de :

la DCR ;
la DCS ;
la DEX ;
la DAF.

Cette mission concernera le processus ventes dans son ensemble lexception des oprations
relatives :
lavitaillement des bateaux et avions ;
la carte ptrolire et la vente de lubrifiant vrac.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 70

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

6.2 La phase de ralisation

Il sagit de mettre en uvre la dmarche daudit suivant les axes dorientation qui ont t dgags dans le rapport dorientation suite lanalyse du tableau de risques. Pour ce faire, nous
allons dabord prsenter le programme de vrification qui nous permettra de dfinir les travaux effectuer pour vrifier la ralit des forces et faiblesses apparentes, pour ensuite mettre
en uvre ce programme.

6.2.1 Le programme de vrification

ES

C
Il sagit dans cette phase de dfinir les procdures appliquer pour identifier, analyser, va-

AG

luer et documenter les informations lors de la mission laide du droulement du QCI joint en
annexe (annexe 4 la page 126). Ainsi le programme de vrification prsent ci-aprs nous

IB
-B

permet de dterminer les vrifications qui seront mises en uvre sur le terrain.

O
LI
E

EQ

TH
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 71

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Tableau 3 : Programme de vrification


Objectifs spcifiques

Programme de vrification

Outils/
Techniques

clients par une personne


habilite.

ES
C

1. Vrifier lagrment des Services concerns : DCR, DCS, SAV


Constituer alatoirement un chantillon de 5 clients rseau (4% de la population) et de 5 Sondage

AG

clients consommateurs (0,3% de la population) et vrifier lexistence sur la Fiche de Conditions Commerciales (FCC) du visa des responsables habilits.

la

IB
-B

2. Vrifier

conformit Services concerns : DCR, DCS

fiches clients et ceux ef-

clients

Vrification

5 confrres carburant (42% de la population) et 5 clients achetant du carburant (0,3%


de la population) ;
4 confrres gaz (100% de la population) ;

U
EQ

fectivement accords aux

Prlever alatoirement un chantillon de :

TH
O

ment figurant dans les

Sondage

LI

entre les dlais de rgle-

Vrification

et vrifier la correspondance entre les dlais de rglement prvu dans les fiches clients et
ceux figurant dans les contrats conclus avec ces clients.
3. Vrifier lautorisation par Services concerns : DCR, DCS et Contrle Crdit

Sondage

les responsables habilits


FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 72

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

du dblocage des com- Prlever alatoirement un chantillon de :


mandes venant en dpassement de la limite de
crdit ou des commandes
faisant

suite

des

gles.

36 fiches de dblocage relatives aux commandes du rseau (36% de la population) ;


28 fiches de dblocage relatives aux commandes carburant du commerce gnral
(14% de la population) ;
10 fiches de dblocage relatives aux commandes gaz (10% de la population) ;

ES
C

crances chues non r-

Vrification

11 fiches de dblocage relatives aux crances chues (11% de la population) ;

AG

et vrifier lexistence sur ces fiches du visa des responsables habilits.

dblocages effectus

Sondage

IB
-B

4. Vrifier la pertinence des Services concerns : DCR, DCS, et Contrle Crdit


Constituer au hasard un chantillon de :

Vrification

LI

34 fiches de dblocage relatives aux commandes du commerce gnral carbu-

TH
O

rant (17% de la population) ;

38 fiches de dblocage relatives aux commandes de gaz (38% de la population) ;

U
EQ

11 fiches de dblocage relatives aux commandes du rseau (11% de la population) ;


et apprcier la pertinence du dblocage en rapport avec le niveau du solde du compte et les

raisons invoques pour la justification des dblocages.


5. Vrifier la signature du Services concerns : DEX, SAV/Traitement factures
BL/Accus par le client
attestant de sa rception

Constituer un chantillon de :

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Sondage

Page 73

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

des marchandises.

8 commandes rseau (0,8% de la population) et 5 commandes consomma- Vrification


teurs carburant (0,3% de la population) ;
4 commandes export (5,3% de la population) et 5 commandes lubrifiant (2,5% de la
population) ;
5 commandes gaz conditionn (1,2% de la population) et 5 commandes gaz vrac (1%

ES
C

de la population) ;

6. Vrifier

ltablissement Services concerns : SAV/Facturation et DEX/Dispatching

Interview

IB
-B

des factures dans les dlais.

AG

et vrifier lexistence dun BL SAV/Accus dment sign par le client.

Constituer au hasard un chantillon de :

Sondage

LI

33 commandes carburant du commerce gnral (2,2% de la population) ;

Vrification

TH
O

11commandes carburant provenant du rseau (1,1% de la population) ;


6 commandes lubrifiant provenant du rseau (2,4% de la population) ;
14 commandes consommateurs lubrifiant (2,8% de la population) ;

U
EQ

6 commandes gaz conditionn (3,5% de la population) et 12 commandes gaz vrac


(2,4% de la population)

et tablir un tableau de dtermination des carts entre la date de sortie de dpt, la date de
sortie marchandises dans le systme et la date de facturation.
7. Vrifier la transmission Services concerns : SAV/Traitement factures

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Sondage

Page 74

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

des factures dans les d- Reprendre lchantillon constitu au point 6 et laborer un tableau de dtermination des dca- Vrification
lais

par

le

prestataire lages entre la date de transmission de la facture au prestataire et la date de rception de la

charg du courrier.

facture par le client.

8. Vrifier le suivi efficace Services concerns : DCR, DCS


crances

confrres

carburant et gaz.

ES
C

des

Sondage

Constituer alatoirement un chantillon de :

Vrification

AG

7 confrres achetant du carburant (58% de la population) ;


4 confrres achetant du gaz (100% de la population);

IB
-B

et procder lanalyse de leurs comptes en dterminant les carts ventuels entre la date de
rglement prvu et la date de rglement effectif.

LI

9. Vrifier le suivi efficace Services concerns : DCR, DCS, DJRH

les clients.

TH
O

des garanties fournies par

Sondage

Prlever au hasard un chantillon de 10 clients (10% de la population) et vrifier le suivi et la Vrification


validit des garanties donnes

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

U
EQ

Source : nous-mmes.

Page 75

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

6.2.2 Mise en uvre du travail sur le terrain


Il sagit dans cette tape de drouler le programme de travail qui a t labor pour la conduite de la mission. La mise en uvre de ce programme nous a amen effectuer des tests de
permanence dont des chantillons sont joints en annexe 5 la page 130. Les diffrents rsultats obtenus suite la mise en uvre du programme de vrification ont conduit llaboration
des FAR ci-aprs.

AG

ES

C
IB
-B
O
LI
E

EQ

TH
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 76

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

6.2.2.1 Vrification de la conformit entre les dlais de rglement


figurant dans les fiches clients et ceux effectivement accords aux clients
La mise en uvre de ce point du programme de vrification nous a amen llaboration de
la FAR suivante :

Feuille dAnalyse des Risques


FAR N 1/ 11
Incohrence des dlais de rglement accords aux clients

ES

DIRECTION
DAQSE
PERIODE
Fev-13
Fait par :
Delphine C. FAYE
Valid par :
Mamadou SENE

AG

1. Risque
Accroissement de l'encours client et dfaut de cohrence dans la gestion de la Relation Client

IB
-B

2. Constat (s)
Lanalyse des chantillons constitus fait ressortir une absence de conformit entre les dlais
de rglement effectivement accords aux clients et ceux prvus dans les fiches clients. Les
rsultats obtenus se prsentent comme suit :
Pour le carburant : 6 clients sur 10 prsentent des dlais de rglement non conformes, soit
un taux de non-conformit de 60% ;
Pour le gaz : sur 4 comptes confrres consults, tous prsentent des dlais de rglement
non conformes et non valids, soit un taux de non-conformit de 100%.

O
LI

TH

EQ

3. Cause (s)
Absence de mise jour systmatique des fiches clients chaque modification des termes
contractuels ;
Excution des rtrocessions de gaz aux confrres par DEX/Appro en lieu et place de
DCS/Gaz ;
Multiplicit des dlais de rglement accords aux confrres gaz.
4. Consquence (s)
Augmentation du risque client du fait de laccroissement de l'encours client ;
Accroissement du Besoin en Fonds de Roulement (BFR) pouvant entraner terme une
dgradation de notre trsorerie ;
Manque de contrle dans la dtermination du dlai de rglement accord aux confrres
gaz et octroi de dlai de rglement contraires aux intrts de TS ;
Inexactitude des montants de crances chues figurant dans le systme.
5. Recommandation(s)
Mise jour systmatique des fiches clients chaque modification des termes contractuels
Dtermination d'un dlai de rglement unique valid par les responsables habilits pour
chaque confrre gaz l'instar des confrres carburant ;
Excution par DCS/Gaz des oprations commerciales relatives aux rtrocessions de gaz
aux confrres conformment ses attributions.
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 77

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

6.2.2.2 Vrification de lautorisation par les responsables habilits


du dblocage des commandes venant en dpassement de la
limite de crdit
La mise en uvre de ce point du programme de travail constituant vrifier lautorisation des
dblocages des commandes par les responsables habilits conduit llaboration des FAR
suivantes :

Feuille dAnalyse des Risques


FAR N 2/11
Absence de validation des fiches de dblocage du rseau par les
responsables habilits

ES

DIRECTION
DAQSE
PERIODE
Fev-13
Fait par :
Delphine C. FAYE
Valid par :
Mamadou SENE

AG

1. Risque
Dblocage systmatique des commandes et augmentation de lencours client et du risque
client.

IB
-B

O
LI

2. Constat (s)
L'analyse d'un chantillon de 36 fiches de dblocage montre que :
27 fiches sont non conformes la procdure QO14 QO14 Rv.04 Dlgations et limites
de pouvoirs ; soit un taux de non-conformit de 75%.

EQ

TH

3. Cause (s)
Non-conformit entre la procdure QO14 Rv.04 et les dlgations de pouvoirs faites
par le DCR en son absence. En effet la procdure stipule qu'en cas d'absence du DCR,
les fiches de dblocage ncessitant le visa de ce dernier doivent tre valides par le DG.
Or ces fiches sont en ralit valides par le responsable CDG et reporting rseau.

Absence de revue critique par le contrle crdit des visas figurant sur les fiches de dblocage en rapport avec les seuils de dlgation de pouvoirs prvus par la procdure
QO14 Rv.04 avant dblocage des commandes.
4. Consquence (s)
Dblocage systmatique des commandes ;
Augmentation non matrise de l'encours commercial ;
Accroissement du BFR de TS ;
Augmentation du risque client.
5. Recommandation (s)
Conformit des dlgations de pouvoirs faites par le DCR par rapport la procdure
QO14 ou dfaut modification de la procdure pour ce qui concerne le responsable habilit valider les fiches de dblocage en cas d'absence du DCR ;
Vrification systmatique par le contrle crdit de la conformit des visas par rapport
la procdure QO14 avant dblocage des commandes.
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 78

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

DIRECTION
DAQSE
PERIODE
Fev-13
Fait par :
Delphine FAYE
Valide par :
Mamadou SENE

Feuille dAnalyse des Risques


FAR N 3/11
Absence de validation des fiches de dblocage du commerce gnral
par les responsables habilits

1. Risque
Dblocage systmatique des commandes du Commerce Gnral et augmentation non matrise de l'encours commercial.

AG

ES

2. Constat (s)
Lanalyse des chantillons constitus montre une absence de respect des limites de pouvoirs
tablies par la procdure QO14 Rv.04 en ce qui concerne le dblocage des commandes des
clients du commerce gnral. les rsultats obtenus se prsentent comme suit :
Pour le Carburant, sur 28 fiches consultes :
21 sont non conformes la procdure QO14 Rv.04 ; soit un taux de nonconformit de 75% ;

IB
-B

Pour le Gaz, sur 10 fiches consultes :


7 fiches devant tre valides par le DCS nont pas t valides par ce dernier ; soit
un taux de non-conformit de 70%.

O
LI

Par ailleurs, l'analyse de 11 fiches de dblocage relatives aux crances chues a montr que
ces commandes ont t dbloques grce au seul visa de lIC ou du chef de division bien que
les comptes des clients concerns prsentent des crances chues de 500 millions.

TH

EQ

3. Cause (s)
Non respect de la procdure QO14 relative aux dlgations et limites de pouvoirs ;
Absence de revue critique par le contrle crdit des visas figurant sur les fiches de dblocage avant dblocage des commandes ;
Dfaut de prcision dans la procdure QO14 des seuils de dlgation de pouvoirs relatifs
aux dblocages des commandes des clients prsentant des crances chues non rgles.
4. Consquence (s)
Augmentation du risque client ;
Accroissement du BFR de TS ;
Validation des fiches de dblocage des commandes des clients prsentant des crances
chues non rgles par des personnes non habilites.
5. Recommandation (s)
Respect strict des limites de pouvoirs dfinies dans la procdure QO14 Rv.04 ;
Vrification systmatique par le contrle crdit de la conformit des visas avant dblocage des commandes ;
Paramtrage du montant des crances chues sur les fiches de dblocage ;
Revue de la procdure QO14 en prcisant les seuils de signature relatifs aux dblocages
des fiches des clients prsentant des crances chues non rgles.
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 79

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

6.2.2.3 Vrification de la pertinence des dblocages effectus


La FAR conscutive la mise en uvre de ce point du programme de vrification se prsente
comme suit :
DIRECTION
DAQSE
PERIODE
Fev-13
Fait par :
Delphine C. FAYE
Valid par :
Mamadou SENE

Feuille dAnalyse des Risques


FAR N 4/11
Dfaut de pertinence des raisons invoques pour le dblocage des
commandes

ES

1. Risque
Dblocage des commandes de clients insolvables et augmentation du risque client.

AG

2. Constat (s)
Les justificatifs annoncs pour les dblocages des commandes ne sont pas toujours vrifis.
Lanalyse dun chantillon de 83 fiches de dblocage relatives aux clients gaz et carburant
du rseau et du commerce gnral nous a permis de faire les constats suivants :

IB
-B

absence de prcision du montant et des rfrences des chques et rglements donns


comme justificatifs pour le dblocage de 32 commandes gaz ;

O
LI

dcalage important entre :


les dates o les chques sont dclars disponibles et leurs dates d'enregistrement
comptable ;
les dates de promesses de rglement et les dates d'enregistrement effectif de ces
rglements.
justificatif des dblocages par l'annonce de chques recevoir dont les montants sont
trs largement infrieurs aux dpassements qu'ils sont censs justifier.

EQ

TH

3. Cause (s)
Absence de dfinition formelle par la procdure QA12 Rv.01 des conditions de dblocage des commandes contrairement la procdure groupe CLI/RSQ/30 ;
Dblocage systmatique des commandes ;
Absence d'analyse critique des justificatifs invoqus pour le dblocage des commandes.
4. Consquence (s)
Octroi de crdit des clients insolvables ;
perte financire.
5. Recommandation (s)
Rviser la procdure QA12 Rv.01 ;
Exiger un libell clair et prcis avant signature d'une fiche de dblocage ;
Procder la revue critique des justificatifs donns avant signature d'une fiche de dblocage.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 80

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

6.2.2.4 Vrification de la validation des BL par les clients


Les rsultats relatifs la vrification de ce point du programme de travail et prsents plus
haut montrent que les BL correspondants aux livraisons de gaz conditionn et aux ventes export ne sont pas valids par les clients ou leurs reprsentants. De plus les ventes export ne sont
pas traites conformment aux dispositions de la procdure QS02 comme nous le montre le
test de conformit prsent plus haut. Ceci a conduit llaboration des FAR suivantes :

Feuille dAnalyse des Risques


FAR N 5/11
Dfaut de validation des livraisons de gaz conditionn par les
grossistes ou leurs reprsentants

AG

ES

DIRECTION
DAQSE
PERIODE
Fev-13
Fait par :
Delphine C. FAYE
Valid par :
Mamadou SENE

IB
-B

1. Risque
Contestation par les grossistes gaz ou leur reprsentant (le transporteur) des livraisons de gaz
conditionn.

O
LI

2. Constat (s)
La vrification de 6 BL SAV/Accus montre que 5 BL ne comportent pas le visa du
grossiste ou de son reprsentant attestant de la livraison effectue ; soit un taux de nonconformit de 83%.

EQ

TH
E

3. Cause (s)
Dfaut d'application de la procdure QS02 Rv.05 en ce qui concerne le traitement des
commandes de gaz conditionn (paragraphe 5.2.1.3 Traitement de la commande des clients
gaz).

4. Consquence (s)
Dfaut de rglement par les grossistes des factures de gaz conditionn relatives aux livraisons nayant pas fait lobjet de validation.

5. Recommandation (s)
Application stricte de la procdure QSO2 Rv.05.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 81

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

DIRECTION
DAQSE
PERIODE
Fev-13
Fait par :
Delphine C. FAYE
Valid par:
Mamadou SENE

Feuille dAnalyse des Risques


FAR N 6/11
Traitement ventes Export

1. Risque
Absence de blocage des commandes export avant livraison et dfaut de formalisation de la
procdure actuelle de traitement des ventes export.

AG

ES

2. Constat (s)
Les ventes export ne sont pas traites conformment aux dispositions de la procdure QS02
Rv.05 "Traitement des commandes et facturation". En effet, la procdure prvoit pour les
ventes export, les tapes suivantes :
tablissement d'une DL par l'IC auquel il joint les effets de rglement du client si ce
dernier est au comptant ;
envoi de la DL au SAV pour traitement :
validation de la commande et dition automatique du BL lorsque le client est au
comptant ;
dition d'une fiche de dblocage par le systme lorsque le client est terme ;
facturation dans le systme et transmission de la liasse BL/ facture au client qui se
charge des formalits douanires avant de se prsenter au dpt pour chargement.
Or, l'analyse de 5 commandes export a montr que l'IC tablit un mmo de rtrocession auquel il joint les effets de rglement du client (s'il est au comptant) qu'il fait valider par sa
hirarchie avant transmission au SAV et au dpt. Ce dernier envoie par fax DAF/SAV un
BL de rtrocession sur la base duquel le SAV procde au traitement de la commande dans le
systme.

IB
-B

O
LI

EQ

TH

3. Cause (s)
Non respect de la procdure QS02Rv.05 en ce qui concerne le traitement des ventes
export ;
Traitement hors systme des tapes de commandes (saisie et validation) et de livraisons
(dition BL) des ventes export et rgularisation ultrieure dans le systme aprs mise
disposition des produits aux clients.
4. Consquence (s)
Livraison des clients insolvables ;
Absence de matrise du risque client ;
Perte financire.
5. Recommandation (s)
Rvision de la procdure QS02 Rv.05 afin de formaliser l'actuelle mthode de traitement des ventes export ;
Prvoir dans la nouvelle procdure une disposition de limitation du risque client en procdant la validation dans le systme des ventes export terme avant mise disposition
des produits aux clients.
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 82

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

6.2.2.5 Vrification de ltablissement des factures dans les dlais


Les rsultats obtenus suite la mise en uvre de ce point du programme de vrification et le
droulement du guide dentretien joint en annexe 6 la page 142 font ressortir un dlai important entre la date de sortie dpt et la date de facturation des commandes carburant rseau et
commerce gnral. Ceci a conduit llaboration de la FAR suivante :
DIRECTION
DAQSE
PERIODE
Fev-13
Fait par :
Delphine C. FAYE
Valid par :
Mamadou SENE

Feuille dAnalyse des Risques


FAR N 7/11
Retard de facturation

ES

1. Risque
Diffr de rglement des clients et augmentation de lencours client et du BFR de TS.

AG

IB
-B

2. Constat (s)
L'analyse d'un chantillon de 44 factures fait ressortir un retard important dans la facturation
des livraisons. Les rsultats se prsentent comme suit :
pour le rseau : 9 factures sur 11 consultes prsentent des dlais de facturation (4 12
jours) suprieurs au dlai de rfrence de 3 jours. Soit un taux de non-conformit de
82% ;
pour le commerce gnral : la totalit de l'chantillon consult (33 factures) prsente des
dlais de facturation variant entre 5 et 22 jours. Soit un taux de non-conformit de 100%.

O
LI

TH

EQ

3. Cause (s)
La facturation est subordonne la sortie de marchandises dans le systme qui est elle mme
conditionne par les deux paramtres suivants :
la mise disposition systmatique de stocks dans le systme par DEX/Appro aprs
chaque rception physique de produits ;
la mention par les dpts sur les BL des donnes relatives la densit, au coefficient et
la temprature.
Or nous avons constat que ces deux paramtres font gnralement dfaut. Ceci explique
ainsi les retards de facturation constats.
4. Consquence (s)
Augmentation de l'encours client et du niveau du BFR ;
Retard dans llaboration tats mensuels de reporting envoyer au Sige.
5. Recommandation (s)
Exiger des dpts le renseignement systmatique sur les BL des informations relatives
la densit, au coefficient et la temprature avant leur transmission Total ;
Demander DEX/Appro de prendre toutes les mesures ncessaires la mise disposition en temps rel des stocks dans le systme ;
Procder dans les dlais aux oprations de sorties de marchandises et de facturation.
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 83

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

6.2.2.6 Vrification de la transmission des factures dans les dlais


Les rsultats issus de la vrification de ce point du programme de travail font ressortir
linexistence dun suivi rigoureux des factures gaz transmises au prestataire et lexistence
dun dlai important de transmission des factures. Ceci a conduit llaboration de la FAR
suivante :
DIRECTION
DAQSE
PERIODE
Fev-13
Fait par :
Delphine C. FAYE
Valid par :
Mamadou SENE

Feuille dAnalyse des Risques


FAR N 8/11
Retard dans la transmission des factures

ES

C
AG

1. Risque
Rception par les clients de factures dj chues et rglement en retard des factures concernes.

IB
-B

2. Constat (s)
Lanalyse dun chantillon de 20 factures carburant du commerce gnral fait ressortir pour
11 factures un dcalage important (3 8 jours) entre la date de transmission de la facture au
prestataire Express Mail Services (EMS) et la date de rception de la facture par le client.
Pour le gaz, sur 12 factures consultes, il nous a t impossible de dterminer le dlai de
transmission des factures par EMS.

O
LI

TH

3. Cause (s)
Inexistence d'un contrat liant TS EMS prcisant les obligations de chaque partie ;

EQ

Dfaut de suivi des factures gaz du fait de l'absence d'application par SAV/Mbao de la
procdure QS02 Rv.05 qui stipule en son paragraphe 5.2.2 le renseignement dun tableau de suivi des transmissions de factures gaz EMS comprenant entre autres informations, la date transmission et de rception du courrier par le client.
4. Consquence (s)
Difficults de trsorerie ;
Contestation par les clients gaz de la rception des factures
Dgradation de limage de marque de TS.

5. Recommandation (s)
Rdiger un contrat de prestations de service avec EMS ;
Procder une valuation semestrielle des performances de EMS ;
Demander SAV/Traitement factures/Mbao de se conformer aux dispositions du paragraphe 5.2.2 de la procdure QS02 Rv. 05 ;
Exiger de EMS le dpt des bordereaux de transmission des factures gaz Mbao en y
prcisant le numro des factures concernes.
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 84

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

6.2.2.7 Vrification du suivi efficace des crances confrres


Les rsultats obtenus suite la mise en uvre de ce point du programme de travail a conduit
llaboration des FAR suivantes :
DIRECTION
DAQSE
PERIODE
Fev-13
Fait par :
Delphine C. FAYE
Valid par :
Mamadou SENE

Feuille dAnalyse des Risques


FAR N 9/11
Retard de rglement des confrres carburant

1. Risque
Augmentation de l'encours clients et du BFR de TS.

ES

C
AG

2. Constat (s)
Lanalyse des comptes de 7 confrres carburant fait ressortir des retards de rglement importants et linexistence de contrats de cessions pour certains confrres terme. Les rsultats de
cette analyse se prsentent comme suit :
5 comptes confrres prsentent des retards de rglement variant de 10 54 jours pour les
confrres censs tre au comptant et de 2 72 jours pour ceux qui sont terme ;
21 cessions de produits aux confrres ne disposent pas de contrats de cession.

IB
-B

O
LI

EQ

TH

3. Cause (s)
Dfaut de suivi efficace des crances confrres ;
Cession des confrres au comptant sans rception des rglements correspondants ;
Dfaut d'archivage exhaustif des contrats.

4. Consquence (s)
Dgradation de la trsorerie de TS ;
Absence de couverture juridique de TS en raison de l'inexistence d'un contrat dfinissant
clairement les obligations de chaque partie.

5. Recommandation (s)
Assurer un meilleur suivi des crances confrres et exiger le rglement des crances chues
avant toute nouvelle cession ;
Procder l'encaissement effectif des rglements des confrres au comptant avant toute
cession ;
Etablir un contrat unique pour chaque confrre ;
Assurer un archivage rigoureux et exhaustif des contrats.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 85

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

DIRECTION
DAQSE
PERIODE
Fev-13
Fait par :
Delphine C. FAYE
Valid par :
Mamadou SENE

Feuille dAnalyse des Risques


FAR N 10/11
Retard de rglement des confrres gaz et excution des rtrocessions de gaz par DEX/Appro

1. Risque
Augmentation de l'encours clients et dfaut de suivi par DCS/Gaz des crances confrres gaz.

AG

ES

2. Constat (s)
La consultation de 6 mmos de rtrocessions de gaz aux diffrents confrres montre que les
rtrocessions sont traites par DEX/Appro en lieu et place de DCS/Gaz.
Par ailleurs, l'analyse des comptes de 4 confrres gaz fait ressortir une absence de suivi efficace des crances confrres (retards de rglement de 15 95 jours).

IB
-B

3. Cause (s)
Empitement de DEX/Appro dans le domaine de comptence de DCS/Gaz ;
Non implication de DCS/Gaz dans les oprations de rtrocession de gaz aux confrres.

O
LI

4. Consquence (s)
Augmentation du risque client ;
Augmentation du BFR de TS et dgradation de la trsorerie de TS ;
Dfaut de relance des confrres gaz par DCS/Gaz.

EQ

TH

5. Recommandation (s)
Excution des cessions de gaz aux confrres par DCS/Gaz conformment ses attributions ;
Assurer un meilleur suivi des crances confrres et exiger le rglement des crances
chues avant toute nouvelle cession ;
Etablir un contrat de cession pour chaque confrre gaz.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 86

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

6.2.2.8 Vrification du suivi efficace des garanties donnes par les


clients

Les rsultats obtenus aprs mise en uvre de ce point du programme de travail ont motivs
llaboration de la FAR suivante :
Feuille dAnalyse des Risques
FAR N 11/11
Dfaut denregistrement et suivi des garanties clients

ES

DIRECTION
DAQSE
PERIODE
Fev-13
Fait par :
Delphine C. FAYE
Valid par :
Mamadou SENE

1. Risque
Nullit ou inopposabilit aux tiers des garanties clients obtenues.

AG

IB
-B

2. Constat (s)
L'analyse d'un chantillon de 10 garanties fournies par des clients fait ressortir un dfaut
d'enregistrement et de suivi des garanties. Les rsultats de cette analyse se prsentent comme
suit :
2 garanties donnes par des clients ont fait lobjet dun enregistrement effectif ;
4 garanties fournies par des clients gaz sont toujours en instance de traitement ; ceci 9
mois 8 ans aprs la signature des contrats concerns ;
3 garanties fournies par des clients ne font lobjet daucune information prcise quant
leur existence et leur enregistrement effectif ;
1 caution bancaire arrive expiration depuis 2011 na pas t renouvel.

O
LI

EQ

TH

3. Cause (s)
Absence de procdure dfinissant clairement les rgles de gestion des garanties clients.
4. Consquence (s)
Absence de validit des garanties clients pour dfaut denregistrement ou expiration ;
Absence de renouvellement des garanties arrives expiration ;
Accroissement risque client.
5. Recommandation(s)
Mise en place d'une procdure de gestion des garanties clients ;
Enregistrement dans les plus brefs dlais des garanties fournies par les clients ;
Suivi des garanties clients et alerte du service commercial l'approche de la fin de priode de validit de la garantie.
La mise en uvre des diffrents points du programme de vrification nous permet de passer
la dernire tape de la mission quest la phase de conclusion.
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 87

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

6.3 La Phase de conclusion


Cette phase prend en charge la synthse des rsultats qui ont t obtenus lors de la mission.
En effet la compilation des diffrentes FAR constitue le document synthtique de la mission
prsenter aux audits et la Direction Gnrale. Le rapport daudit et le tableau rcapitulatif
des recommandations ainsi confectionns se prsentent comme suit :

TOTAL
SENEGAL

PROCEDURE D'AUDIT INTERNE

DO02-04/1

Rapport d'audit interne

Rv. 01

ES

Date : 20/03/2013

Audit du processus ventes

Auditeurs

Delphine C. FAYE & Mamadou SENE

DCS/CG, DCS/GAZ, DCR, DAF/SAV, DAF/Contrle Crdit (DAF/CC) et


DEX

O
LI

Points Forts

Existence de procdures encadrant le processus ventes depuis la commande du


client jusqu'au recouvrement des crances ;

Existence de dispositifs de limitation des risques clients.

2.

EQ

TH

1.

IB
-B

Audits

AG

Intitul

Pistes d'amlioration
1.

Mise en place d'une procdure de gestion des garanties fournies par les clients ;

2.

Formalisation de l'actuelle mthode de traitement des ventes export ;

3.

Prvoir des seuils de validation des fiches de dblocage relatives aux clients
prsentant des crances chues non rgles.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 88

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Conclusions
La mise en uvre de la mission daudit cite en objet nous a permis de relever les irrgularits suivantes :

Absence de validation (pour ce qui concerne les confrres gaz) et de conformit entre les dlais de rglement effectivement accords aux clients dans les contrats et mmos de rtrocession et ceux prvus dans les fiches clients

Non respect des limitations de pouvoirs tablies par la procdure QO14 en ce


qui concerne le dblocage des commandes du rseau et du commerce gnral ;

Manque de pertinence des raisons invoques pour le dblocage des commandes


gaz, commerce gnral et rseau ;

Absence de validation par les grossistes ou leurs reprsentants (le transporteur)

ES

des BL/Accus attestant des livraisons de gaz conditionn ;

AG

Retard important dans la facturation des livraisons ;

Absence de conformit entre le traitement actuel des ventes lexport et les

IB
-B

dispositions de la procdure QS02 Traitement des commandes et factura-

O
LI

tion ;

Retard dans la transmission des factures aux clients ;

Retard de rglement des confrres carburant et gaz ;

Inexistence de contrats de cessions pour certains confrres carburant terme ;

Excution des cessions de gaz aux confrres par DEX/Appro en lieu et place de

EQ

TH

DCS/Gaz ;

Absence de suivi efficace des crances confrres gaz ;

Dfaut d'enregistrement et de suivi des garanties fournies par les clients.

Au regard de ce qui prcde, nous suggrons fortement la mise en uvre des recommandations prsentes dans les FAR et rsumes dans le tableau rcapitulatif ci-aprs.
Signatures DCS/CG
Diffusion

DCS/GAZ

DCR

DAF/SAV

DAF/CC

DEX

DJRH/JUR

DG DAF DAQSE DJRH

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Page 89

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Tableau 4 : Tableau rcapitulatif des recommandations formules

Numros

Risques

FAR

Recommandations

Mettre jour systmatiquement les fiches clients chaque modifica-

ES
C

Accroissement de l'encours client et

dfaut de cohrence dans la gestion

non-conformit entre les dlais de


effectivement

accords

aux clients et ceux prvus dans les

DCS/CG

DCS/ Gaz

Demander DCS/Gaz dexcuter les oprations commerciales relatives aux rtrocessions de gaz aux confrres conformment ses attributions

DCS/ Gaz

TH
O

LI

fiches clients

habilits pour chaque confrre gaz linstar des confrres carburant

IB
-B

rglement

cerns

Dterminer un dlai de rglement unique valid par les responsables

AG

de la Relation Client en raison de la

tion des termes contractuels

Responsables con-

Conformer les dlgations de pouvoirs faites par le DCR par rapport


la procdure QO14 ou dfaut modifier cette procdure pour ce qui

mandes et augmentation de lencours cas dabsence du DCR

client et du risque client du fait du Respecter strictement les limitations de pouvoirs tablies par la procnon respect des limitations de pou- dure QO14

2&3

U
EQ

Dblocage systmatique des com- concerne le responsable habilit valider les fiches de dblocage en

DCR

DCS/CG &
DCS/ Gaz

voirs tablies par la procdure QO14 Vrifier systmatiquement la conformit des visas par rapport aux
dispositions de la procdure QO14 avant dblocage des commandes

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

DAF/CC

Page 90

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Paramtrer le montant des crances chues sur les fiches de dblocage


DAF/INF
Rviser la procdure QO14 afin de prciser les seuils de signature
relatifs aux dblocages des commandes des clients prsentant des
crances chues non rgles

ES
C

Dblocage des commandes de clients

augmentation

du

DCS/ Gaz

Exiger un libell clair et prcis avant signature dune fiche de dblo- DCS/CG, DCS/ Gaz,
cage

DCR & DG

AG

insolvables et

DCS/CG &

DAF/CC

IB
-B

risque client en raison du manque de Rviser la procdure QA12 afin de prciser les conditions de dblopertinence des raisons invoques cage des commandes

leur reprsentant (le transporteur) des


5

TH
O

Contestation par les grossistes gaz ou

LI

pour le dblocage des commandes Procder la revue critique des justificatifs de dblocage des comDCS/CG, DCS/ Gaz
gaz, commerce gnral et rseau
mandes avant validation dune fiche de dblocage
& DCR

livraisons de gaz conditionn en rai- Appliquer strictement la procdure QS02 Rv.05

BL/Accus

Absence de blocage des commandes Rviser la procdure QS02 afin de formaliser lactuelle mthode de

U
EQ

son de labsence de validation des

export avant livraison et dfaut de traitement des ventes export.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

DEX/Mbao

DAF/SAV &
DCS/CG

Page 91

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

formalisation de la procdure ac- Prvoir dans la nouvelle procdure une disposition de limitation du
tuelle de traitement des ventes ex- risque client en procdant la validation dans le systme des ventes
port.

DCS/CG

export terme avant mise disposition des produits aux clients.


Exiger des dpts (Senstock Mbao particulirement), le renseignement

ES
C

systmatique sur les BL des informations relatives la densit, au

DEX

Diffr de rglement des clients et coefficient, et la temprature avant leur transmission Total.
augmentation de lencours client et

du BFR de TS en raison du retard de

Prendre toutes les mesures ncessaires la mise disposition en temps


DEX/Appro

rel des stocks dans le systme

IB
-B

facturation des livraisons

AG

Procder dans les dlais aux oprations de sorties marchandises dans


DEX/Dispatch

le systme

LI

Rdiger un contrat de prestations de services avec EMS

TH
O

Rception par les clients de factures Procder une valuation semestrielle des performances de EMS

U
EQ

dj chues et rglement en retard

des factures concernes par les Traiter les factures gaz conformment aux dispositions du paragraphe
clients du fait du retard de transmis- 5.2.2 de la procdure QS02 Rv. 05

DAF/Achats

SAV/Mbao

Exiger de EMS le dpt des bordereaux de transmission des factures

sion des factures par EMS

DJRH/JUR

gaz Mbao avec mention des numros des factures concernes.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

SAV/Mbao

Page 92

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Assurer un meilleur suivi des crances confrres et exiger le rglement


des crances chues avant toute nouvelle cession.
Augmentation de l'encours clients et
9

du BFR de TS en raison du retard de

Procder lencaissement effectif des rglements des confrres au


DCS/CG

comptant avant toute cession.


Etablir un contrat unique pour chaque confrre gaz linstar des con-

DCS/CG &

frres DIPROM et API.

DJRH/JUR

Assurer un archivage rigoureux et exhaustif des contrats.

DCS/CG &

AG

DJRH/JUR

ES
C

rglement des crances confrres

IB
-B

Augmentation de l'encours clients et Demander DCS/Gaz dexcuter les cessions de gaz aux confrres
dfaut de suivi par DCS/Gaz des conformment ses attributions
lexcution des cessions de gaz aux des crances chues avant toute nouvelle cession

TH
O

confrres par DEX/Appro en lieu et Etablir un contrat de cession pour chaque confrre gaz
place de DCS/Gaz

U
EQ

Nullit ou inopposabilit aux tiers Mettre en place une procdure de gestion des garanties clients
11

DCS/Gaz

crances confrres gaz en raison de Assurer un meilleur suivi des crances confrres et exiger le rglement

LI

10

DCS/CG

des garanties clients obtenues en rai-

ment ou de leur expiration

DCS/Gaz &
DJRH/JUR
DAF/CC

Procder dans les plus brefs dlais lenregistrement des garanties


donnes par les clients

son de leur dfaut d'enregistre-

DCS/CG

DJRH/JUR

Source : nous-mmes.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 93

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Conclusion
Lapplication de la dmarche daudit sur le processus ventes de TS nous a amen identifier
les risques de ce processus, les faiblesses de conception et dapplication du dispositif de contrle interne travers llaboration dun tableau de risques, dun rapport dorientation, et dun
programme de vrification. La mise en uvre de ce dernier nous a conduits llaboration de
FAR prsentant les diffrents constats effectus et les recommandations quils appellent de
notre part. La mise en uvre des diffrentes recommandations prsentes dans ce chapitre
permettra une meilleure matrise des risques de ce processus.

AG

ES

C
IB
-B
O
LI
E

EQ

TH
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 94

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Conclusion de la deuxime partie

La deuxime partie de cette tude consacre lapplication pratique du thme de cette tude
nous a permis de prsenter lentreprise daccueil, ses missions et activits ainsi que son processus ventes. Cette partie a galement t loccasion pour nous de prsenter les rsultats de la
mise en uvre de laudit du processus ventes de TS. Ces rsultats essentiellement contenus
dans les FAR et le rapport daudit prsentent les faiblesses du dispositif de contrle interne
qui doivent tre prises en charge pour assurer une meilleure matrise des risques et par ricochet une meilleure efficacit du processus ventes de TS. Pour cela il appartient aux diffrentes
directions intervenant dans le processus ventes de mettre en uvre diligemment les recom-

mandations qui ont t formules.

AG

ES
IB
-B
O
LI
E

EQ

TH
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 95

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

AG

ES

C
IB
-B

CONCLUSION GENERALE

O
LI
E

EQ

TH
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Au cours de ces dernires annes, les mutations conomiques ont contribu laugmentation
des risques au sein des organisations. Ainsi, la conduite dune organisation exige la mise en
place de dispositifs de contrle adapts mme dassurer une matrise toujours optimale des
risques de lorganisation. Cette ncessit de matrise est dautant plus complexe quelle implique une vritable culture de contrle travers une dmarche cohrente et rationnelle pour
identifier les risques, les mesurer, les analyser et mettre en place des dispositifs capables de
les mettre en chec. Cest dans ce contexte que beaucoup dentreprises disposent dsormais
dune approche transversale des risques oprationnels et que des fonctions telles que laudit
interne occupent une place de plus en plus importante
Laudit interne travers ses diffrentes missions value le contrle interne de lorganisation et

ES

formule des recommandations appropries dans le but damliorer le fonctionnement de


lorganisation. Cest dans ce cadre que sinscrit la mission daudit sur le processus ventes de

AG

TS qui a t prsente tout au long de cette tude.


En effet le processus ventes tant vital pour la survie dune entreprise cause de son impact

IB
-B

incontestable sur le rsultat de celle-ci, son contrle interne doit faire lobjet dune revue priodique et ses risques identifis et matriss. Pour ce faire, nous avons mis en uvre dans la

O
LI

partie pratique de cette tude, la dmarche daudit fonde sur lapproche par les risques pralablement prsente au niveau de la partie thorique. Ainsi aprs avoir pris connaissance de

TH

lentreprise daccueil, nous avons procd une revue des risques du processus ventes et vrifi lexistence au sein de TS de dispositifs de contrle interne capable de contenir ces risques.

EQ

Cette tape nous a permis didentifier les forces et faiblesses apparentes du systme quil fal-

lait confirmer ou infirmer grce la mise en uvre dun programme de vrification. La mise

en uvre de ce dernier a permis de mettre jour des dfaillances dapplication des forces apparentes du systme qui ont t consignes dans des FAR. La lecture de ces FAR renseigne
sur les diffrents risques encourus par TS du fait de la non application des forces apparentes
qui ont t identifis et les recommandations ncessaires pour faire chec ces risques. La
compilation de ces diffrentes FAR nous a permis de prsenter le rapport daudit concluant la
mission effectue.
Ainsi il appartient TS de sapproprier les recommandations qui ont t formules et de veiller leur application pour une meilleure efficacit de son processus ventes. Par consquent les
diffrentes directions intervenant dans le management du processus ventes doivent dans les

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 97

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

meilleurs dlais, chacune en ce qui la concerne assurer la mise en uvre des recommandations formules.
La mise en uvre des recommandations issues dune mission daudit sur un processus ne
pouvant par essence garantir une absolue matrise des risques dudit processus, cette mission a
pu ne pas identifier des risques majeurs du processus ventes de TS. Cest ainsi quune revue
priodique du processus ventes doit tre effectue avec un dlai pas daudit limit ; ceci galement pour tous les processus cls de lorganisation.

AG

ES

C
IB
-B
O
LI
E

EQ

TH
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 98

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

AG

ES

C
ANNEXES

IB
-B
O
LI
E

EQ

TH
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 99

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Annexe 1 : Organigramme de TS (mis jour en Janvier 2013)

Direction Gnrale

Direction Relations
Extrieures
Dveloppement Durable

Direction
Administrative
etFinancire

Direction Audit
AchatsQualit
Scurit
Environnement

Contrle
Crdit

Transit

Audit

Technique

Qualit

IB
-B

Contrle
de
Gestion

Reporting
Contrle

AG

Formation
Recrutement

ES

Administration
Personnel
Juridique
Patrimoine

Direction
Exploitation

Direction
Juridiqueet
Ressources
Humaines

Dispatch

Trsorerie

Exploitation
Gaz

Scurit
Environnement

Approvisionnement

Transport

Administration
Fiscalit

Gaz

EQ

Informatique

Commerce
Gnral

Rseau

TH

Administration
desventes

Direction
Commerce
Spcialits

O
LI

Comptabilit

Direction
Commerciale
Rseau

Achats

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 100

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Annexe 2 : Grille de sparation des tches du processus ventes de TS

Tches

Presta-

IC

taire

de

DC DG DO

Con- Res-

Agent

SAV/

Sys-

Agent

Agent

Agent

SAV/

Pres-

trle

pon-

SAV/

Cais-

tme

DEX/

Dpt

SAV/

Traite

tataire

divi-

cr-

sable

Com-

sier

sion

dit

SAV

mande

de

AG

ES
C

charg

Chef

lanalyse
finan-

solvabilit des X

nouveaux clients

clients

ration

rier

ment
factures

joint

des comptes clients

U
EQ

Cration et modification

Acceptation dune com-

pat-

TH
O

Agrment des nouveaux

cour-

LI

Factu- te-

ching

ad-

IB
-B

cire
Examen

ou

Dispat

mande

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 101

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Tches

Presta-

IC

Chef

DC DG DO

Con- Res-

Agent

SAV/

Sys-

Agent

Agent

Agent

SAV/

Pres-

tme

DEX/

Dpt

SAV/

Traite

tataire

taire

de

trle

pon-

SAV/

Cais-

charg

divi-

cr-

sable

Com-

sier

de

sion

dit

SAV

mande

lanalyse

cire

Saisie des encaissements

ligne

de

crdit et encours commer-

ration

rier

ment
fac-

X
X

TH
O

Comparaison

pat-

joint

LI

Saisie des commandes

cour-

tures

IB
-B

des prix

Factu- te-

ching

ad-

AG

Modification du fichier

ES
C

finan-

ou

Dispat

mande ou blocage de la

Validation de la com-

U
EQ

cial

commande en cas de dpassement

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 102

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Tches

Presta-

IC

Chef

DC DG DO

Con- Res-

Agent

SAV/

Sys-

Agent

Agent

Agent

SAV/

Pres-

tme

DEX/

Dpt

SAV/

Traite

tataire

taire

de

trle

pon-

SAV/

Cais-

charg

divi-

cr-

sable

Com-

sier

de

sion

dit

SAV

mande

lanalyse

cire

Dblocage de la com-

des

com-

mandes saisies dans le

entre

rier

ment
factures

joint
X

les

Edition du BL
Dstockage

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

transporteurs

U
EQ

systme et dispatching des


commandes

ration

ching

TH
O

Traitement

pat-

LI

mande dans le systme

cour-

IB
-B

de la commande

Factu- te-

ad-

AG

Autorisation du dblocage

ES
C

finan-

ou

Dispat

X
X

Page 103

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Tches

Presta-

IC

Chef

DC DG DO

Con- Res-

Agent

SAV/

Sys-

Agent

Agent

Agent

SAV/

Pres-

tme

DEX/

Dpt

SAV/

Traite

tataire

taire

de

trle

pon-

SAV/

Cais-

charg

divi-

cr-

sable

Com-

sier

de

sion

dit

SAV

mande

lanalyse

cire

Facturation dans le sys-

ration

rier

ment
factures

joint
X

fac-

ture/BC/ BL

Accus

conformit

U
EQ

SAV/Facturation / BL/

TH
O

Couplage

Vrification

pat-

LI

tme

cour-

ad-

IB
-B

dans le systme

Factu- te-

ching

AG

Sortie de marchandises

ES
C

finan-

ou

Dispat

facture/BC/ BL
SAV/Facturation / BL/
Accus

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 104

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Tches

Presta-

IC

Chef

DC DG DO

Con- Res-

Agent

SAV/

Sys-

Agent

Agent

Agent

SAV/

Pres-

tme

DEX/

Dpt

SAV/

Traite

tataire

taire

de

trle

pon-

SAV/

Cais-

charg

divi-

cr-

sable

Com-

sier

de

sion

dit

SAV

mande

lanalyse

cire

ES
C

finan-

ou

Renseignement du fichier

pat-

ration

rier

ment
fac-

joint
X
X
X

LI

de suivi des factures

TH
O

Transmission des factures


lIC ou au prestataire

clients

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

U
EQ

charg du courrier
Transmission factures aux

cour-

tures

IB
-B

Mise sous plis des factures

Factu- te-

ching

ad-

AG

Validation des factures

Dispat

Page 105

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Tches

Presta-

IC

Chef

DC DG DO

Con- Res-

Agent

SAV/

Sys-

Agent

Agent

Agent

SAV/

Pres-

tme

DEX/

Dpt

SAV/

Traite

tataire

taire

de

trle

pon-

SAV/

Cais-

charg

divi-

cr-

sable

Com-

sier

de

sion

dit

SAV

mande

lanalyse

cire

ES
C

finan-

ou

SAV/Facturation / BL/
Accus

pat-

ration

rier

ad-

ment
factures

joint
X

Relance en cas de retard

U
EQ

TH
O

LI

Suivi de la crance

de rglement

cour-

IB
-B

BC/Facture/ BL

Factu- te-

ching

AG

Archivage

Dispat

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 106

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Annexe 3 : Tableau des risques (ou Tableau didentification des zones risques) du processus ventes de TS
Existence
Sous-

Objectifs

processus

fiques

spci-

Risques probables

tion

Bonnes pratiques ou Procdures de la


dOrganisation

Interprta-

Communment POCA

Adoptes (POCA)

ES
C

tion

dans
lentreprise

AG

1. Agrment
des nou-

IB
-B

veaux
clients

Existence de cri- - octroi de prts des clients insol- I

- Procdure dfinissant de ma-

tres prcis pour

vables

lagrment de nou- - agrment de nouveaux clients


veaux clients
fond sur des considrations

- agrment de nouveaux clients sur

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Force
Apparente

de crdit de nouveaux clients


- dtermination prcise des pla- OUI
fonds de crdit accorder

Force
Apparente

chaque client en fonction de sa

autres que la solvabilit du client I


et sa situation financire

OUI

nire claire les critres doctroi

U
EQ

TH
O

LI

1-1

Evalua-

situation financire

Page 107

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

- mise jour rgulire de ces OUI

la base de considrations person- M


nelles lies la parent ou des

plafonds

relations privilgies

lvolution de la situation fi-

- dgradation de la qualit du por-

ES
C

manire collgiale c'est--dire

AG

clients

une sonne non habilite

- Dsignation prcise des per- OUI


sonnes habilites agrer de

IB
-B

informations

non

conformes

lagrment

des - saisie de donnes errones dans

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Apparente

- dsignation des personnes habi- OUI


lites crer une fiche client et

Force
Apparente

disposant de code daccs cet

dans la saisie des

clients

Force

cause

U
EQ

dagrment

Apparente

limportance des montants en

TH
O

Respect des moda- - conditions figurant dans les fiches I


lits

Force

nouveaux clients en fonction de

LI

1-3

Apparente

par deux personnes au moins

des agrment des clients par une per- I

personne habilite

de

- agrment des clients fait de OUI

Agrment
par

fonction

nancire du client

tefeuille clients

1-2

en

Force

effet

Page 108

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

fiches clients

les fiches clients

- vrification des donnes saisies NON

- modification non autorise des

responsables
M

fiches clients

rglement figurant dans les

IB
-B

Force
Apparente

fiches clients et ceux effectivement accords aux clients

LI

Sassurer
lexistence

de - non confirmation ou non appro-

bation par la personne habilite

de la commande

de la commande faite par tl-

avant son traite-

phone

ment

- traitement de commandes fictives

F
F

des commandes faites par tlphone

OUI

Force
Apparente

relle

confirmation dans les 48heures

U
EQ

TH
O

des

commandes
2-1

de

- Conformit entre les dlais de OUI

AG

tion

chargs

lagrment

ES
C

2. Accepta-

Apparente

dans les fiches clients par les

informations figurant dans les

faiblesse

- perte de temps suite au traitement


dune commande qui est par la
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 109

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

suite annule ou non confirme

ES
C

commande par une

sonnes habilites accepter une

personne habilite

- mention

conditions

gn-

la

commande OUI

Force
Apparente

- formalisation

des

conditions OUI

les conditions de prix, de dlai et

gnrales de ventes (prix, dlai

autres sont contraires aux intrts

de livraison, de paiement)

Force
Apparente

U
EQ

rales de ventes

sur

lacceptation de celle ci

TH
O

des - acceptation de commandes dont I

Dfinition

Apparente

dune signature attestant de

LI

2-3

Force

commande

une personne non habilite

IB
-B

2-2

- acceptation dune commande par

AG

Acceptation dune

- dsignation prcise des per- OUI

de lentreprise

- existence dun fichier de prix


M

bloqu et mise jour systma-

OUI

Force

tique de la structure des prix

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 110

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

par un responsable habilit et

Apparente

disposant de code daccs cet

effet

AG

ES
C

IB
-B

- manque dinformation sur les prix

- collusion entre le commercial et le


client

- engagements auprs du client contraires aux intrts de lentreprise

- existence dun fichier de remises OUI

U
EQ

TH
O

- perte financire

LI

applicables

bloqu

- dtermination prcise des condi- NON


tions permettant un client de

Force
Apparente
faiblesse
Apparente

bnficier de telle ou telle catgorie de remise

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 111

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

2- 4

Les

commandes - acceptation des commandes de I

des clients dfail-

ES
C

lants ne font pas

clients faisant lobjet de retard ou

- blocage

AG

I
niveau

- autorisation par les personnes OUI

des

habilites du dblocage des

- mise disposition en temps rel OUI

LI

crdit

leur est accord

Apparente

Force
Apparente

pour chaque client


- comparaison automatique du OUI
niveau de lencours commercial

Force
Apparente

et du montant de la ligne de

- risque dimpays

Force

niveau de lencours commercial

U
EQ

dpass le niveau de crdit qui

chaque client

de linformation concernant le

TH
O

tique de la ligne de

Apparente

des crances chues non rgles

systma- - octroi de crdit des clients ayant I


autoris

Force

commandes des clients ayant

IB
-B

Respect

la OUI

lobjet dun retard de rglement

crances douteuses

2- 5

de

commande dun client faisant

de dfaut de rglement

lobjet dune vali- - perte financire


dation
- augmentation du

automatique

crdit accord avant acceptation


dune commande

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 112

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

rejet systmatique de la com- OUI


mande par le systme en cas de

Force
Apparente

dpassement de la limite de
crdit

ES
C

- dsignation prcise des personnes les seules habilites

Force
OUI

Apparente

autoriser les commandes venant

AG

en dpassement de la limite de
crdit

IB
-B

- approbation contradictoire de la
commande

(au

moins

Force
OUI

LI

2personnes) ayant fait lobjet

Appa-

exigence de visa pour autorisa- OUI


tion dune commande en dpas-

U
EQ

TH
O

rente

dun rejet du systme

sement de la limite de crdit

Force
Apparente

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 113

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

2-6

Acceptation dune - acceptation

dune

commande

aprs

dont les produits ne sont pas dis-

linformation concernant le ni-

vrification

syst-

ponibles

veau des stocks

matique de la dis- - litige avec le client


ponibilit du pro-

Fiabilit du fichier - prix erron

- dsignation des personnes habi- OUI

AG

des prix, et des in- - informations du compte client


M
formations figurant
errones
dans les fiches - modification non autorise de la M
clients
structure des prix et des comptes

lites modifier le fichier des


prix et

IB
-B

Apparente

Force
Apparente

disposant de code

daccs cet effet


- mise jour rgulire du fichier OUI

LI

clients

Force

ES
C

duit
2-7

- Mise disposition rgulire de OUI

commande

des prix et des fiches informa-

Force

- dsignation prcise des per- OUI


sonnes autorises modifier les

U
EQ

TH
O

Apparente

tiques clients
Force
Apparente

comptes clients

- protection des accs logiques OUI


aux fiches clients

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Force
Apparente

Page 114

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

3.
ment

Traitedes

commandes

de traitement des
commandes
Toute

IB
-B

dun traitement

mande qui a t accepte


- litige avec les clients

mandes acceptes par le com-

Apparente

cepte par une personne non ha- M

- dsignation prcise des per- OUI


sonnes habilites accepter une

Force
Apparente

commande et diffusion de leur

U
EQ

- traitement dune commande acbilite

faiblesse

mercial concern

TH
O

dune acceptation

accepte

Force
Apparente

- suivi du traitement des com- NON

commande - traitement dune commande non M

traite fait lobjet

OUI

ment des commandes

LI

- perte de clients
Toute

commandes

commande - dfaut de traitement dune com- F

accepte fait lobjet

3-3

- Procdure tablissant le traite-

Lenteur au niveau du traitement des

AG

3-2

ES
C

Respect des dlais


3-1

spcimen

de

signature

aux

agents chargs du traitement

des commandes
- vrification

systmatique

de OUI

Force

lacceptation dune commande


FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 115

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

avant son traitement

3- 4

Traitement

des

fraude

personne habilite

une personne non habilite

Respect des dlais - Non respect des dlais de livrai- I

traitement

des

de livraison

Apparente

I
I

- perte de marchandises, vol

- erreurs dexpdition

contrats de transport
- planification

rigoureuse

des OUI

livraisons

- suivi des retards et rclamations OUI


par type de transporteur
- procdure tablissant le suivi

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Apparente

Force
Apparente

- perte financire

- remise en cause rgulire des OUI

U
EQ

- surcot du transport

TH
O

sons

Force

des produits aux clients

des - manque doptimisation des livrai- I

oprations de transport

maximale de mise disposition

LI

Optimisation

son

- Procdure tablissant la dure OUI

IB
-B

4-2

de

commandes

AG

com-

mandes
4- 1

systme

Force

ES
C

4. Livraison
des

- protection des accs logiques au OUI

commandes par la - traitement dune commande par

Apparente

Force
Apparente
Force
Apparente

Page 116

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

des rclamations des clients


4-3

Toute

commande - dfaut de livraison effective des M

fait lobjet dune


livraison effective

commandes acceptes

- suivi des commandes acceptes NON


jusqu leur livraison effective

- litige avec les clients

- relance

- vrification

Apparente

Force
Apparente

commande nayant pas fait


lobjet de livraison
- dition obligatoire de Bon de OUI
Livraison (BL) et incrmenta-

Force
Apparente

tion automatique du numro du

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

de OUI

U
EQ

quantit,

priodique

Force
Apparente

lexistence dans le systme de

TH
O
M

est - dtournement de marchandises,


I
justifie, correctevol
ment enregistre et - livraison non conforme la M
conforme

la
commande
commande (type de

vrification journalire de ltat OUI


des commandes en cours

LI
de - livraison non autorise

marchandise

produit,

Force

de livraison

IB
-B

sortie

Apparente

commerciaux en cas de retard

AG

Toute

services OUI

dexpdition par les services

ES
C

4-4

des

Faiblesse

BL sans possibilit de le changer manuellement


- limitation

stricte

des

cas OUI

Force

dtablissement de BL manuels
Page 117

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

qualit)

Apparente
- procdure tablissant le d- OUI
stockage sur la base exclusive

Force
Apparente

du Bon de Livraison (BL)

ES
C

- contrle des dstockages par un OUI

Tout

AG

4- 5

responsable dsign cet effet

dstockage - dtournement de marchandises,

le client attestant de sa rcep-

- archivage de cet accus de r- OUI

Facturades

commandes
Toute livraison fait - omission de facturation dune M
lobjet dune factu-

livraison

ration et nest factu- - double facturation dune livraison


re quune seule

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Force Apparente

Force Apparente

de livraison correspondant

- indication sur les exemplaires OUI

5- 1

ception avec la facture et le bon

U
EQ

tion

TH
O

5.

Apparente

tion des marchandises

LI

IB
-B

fait lobjet dune - vol


livraison effective

- signature obligatoire du BL par OUI

Force

Force Ap-

de BL dune mention permet-

parente

tant de faire la diffrentiation


entre les originaux et les copies

Page 118

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

- numrotation

fois

chronologique OUI

parente

des factures
- rappel sur chaque facture du OUI
numro et de la date du BC et
- Vrification

priodique

de OUI

AG

lexistence dans le systme de

parente

Force Apparente

livraisons non factures


- existence dune procdure de OUI

IB
-B

Les montants factu- - factures errones, non conformes M


rs sont conformes

Force Ap-

du BL correspondant

ES
C

5-2

Force Ap-

la commande (prix, quantit)

- existence dun modle standard OUI


de facture
- tablissement des factures sur la OUI

U
EQ

TH
O

LI

aux tarifs tablis et - factures de complaisance


aux quantits com- - envoi aux clients de factures non M
mandes
vises par lautorit comptente
M

facturation

base des BL

- couplage et rapprochement sys- OUI


tmatique entre BC/ BL/facture

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Force
Apparente
Force
Apparente
Force
Apparente
Force
Apparente

Page 119

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

- validation des factures par un OUI


responsable habilit
5- 3

Etablissement

des - dcalage important entre la livrai- I

factures

les

dans

- envoi de faon rgulire des BL OUI

son et la facturation

au service facturation

ES
C

dlais

- tablissement des factures dans OUI

AG

les dlais

Transmission

mum de traitement de la facture

Apparente
Force
Apparente
Force
Apparente

Force
Apparente

aprs son dition


- transmission des factures aux OUI

U
EQ

TH
O

des factures aux clients

- Dtermination dun dlai maxi- OUI

LI

des - Retard significatif dans lenvoi I

factures aux clients


dans les dlais

IB
-B

5-4

Force

clients par le prestataire charg

Force
Apparente

du courrier dans les plus brefs

dlais
5-5

Suivi adquat des Non rception des factures par les I

suivi de la transmission des fac- OUI

Force

tures par llaboration dun ta-

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 120

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

factures mises

clients

bleau de suivi jour

Apparente

exigence de dcharge lors de la OUI


transmission des factures aux

Apparente

clients

ES
C

6.

Encais-

sement des

AG

rglements
des clients

Scurit

des

en-

provenant

IB
-B

caisses et chques
6-1

Force

des - perte ou vol des encaissements et


chques

OUI

des encaissements des clients directement la banque et la prsenta-

dtournements des encaissements

tion des effets de rglement au cais-

des clients

sier pour ltablissement dun reu

disparition des chques

U
EQ

TH
O

- non reversement la banque et

Force

Procdure tablissant le versement

LI

clients

- transmission au trsorier par le OUI


caissier des effets de rglement

Apparente

Force

Apparente

et des reus
- comparaison par le trsorier des OUI
effets de rglement reus par le

Force
Apparente

caissier et les mouvements des


FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 121

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

comptes de trsorerie

- analyse approfondie des suspens OUI

ES
C

7.Comptabil
des

factures

et

IB
-B

des

rgle-

ments

LI

correct des factures

- omission de comptabilisation de
- retard de comptabilisation
erreur sur les montants

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

gnration automatique des critures

Apparente

comptables relatives la facturation

et au rglement

- erreur dimputation comptable ou

Force

U
EQ

factures

OUI

TH
O

Enregistrement
7-1

Apparente

tifs des chques clients

AG

isation

de rapprochement bancaire rela-

Force

Page 122

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

- analyse rgulire des comptes OUI


clients crditeurs
7-2

Sauvegarde

des - suppression

enregistrements

non

justifie

de I

comptes clients

ES
C

- annulation frauduleuse dans le

comptables

spcial

values

Force
Apparente

tables
M

procdure tablissant les condi- OUI


tions de passage en provisions de

crances douteuses en prcisant

Force
Apparente

le fait gnrateur, la base de calcul et les taux applicables

U
EQ

TH
O

teuses

prsentation de comptes fausss

des - provisions non effectues ou sous


dou-

Apparente

supprimer des critures comp-

LI

crances

suppression

sonnes les seules autorises

IB
-B

correct

la

- dsignation prcise des per- OUI

AG
Provisionnement

pour

Force

dcritures comptables

systme de crances relle

7-3

Apparente

- tablissement de codes daccs OUI

Force

- dcision

de

provisionnement OUI

dune crance prise de manire

Force
Apparente

collgiale

- approbation de la provision par OUI


les responsables habilits

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Force
Apparente

Page 123

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

8.
davoirs

Octroi
aux

clients
- procdure dfinissant les critres NON
8 -1

sur

des

claires

davoir
bases

octroi davoir aux clients sur des

ES
C

Octroi

AG

- fraude

- tablissement de note de crdit

davoirs

aux

prise en compte de lavoir lors OUI


de la facturation lorsque la facture nest pas encore dite

- validation des notes davoirs par OUI


un responsable habilit
- impossibilit de mise paiement OUI
dune note de crdit mais affec-

Apparente
Force
Apparente
Force
Apparente
Force
Apparente

tation de ce montant des

U
EQ

TH
O

LI

IB
-B

- collusion

des prix diffrents du prix de fac- M


turation initial

doctroi

clients
I

bases fallacieuses

prcis

faiblesse

crances en souffrance ou des


crances futures

- tablissement de la note de crdit OUI


conformment au prix figurant

Force
Apparente

sur la facture initiale

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 124

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

8-2

Octroi davoir par Octroi davoir par une personne non M

- dsignation prcise des per- OUI

une personne ha- habilite

sonnes habilites autoriser

bilite

loctroi davoirs aux clients et

Force
Apparente

mention obligatoire de leur visa


sur le document
Note

de

ES
C

8-3

crdit Octroi de remise exceptionnelle de M

tions doctroi de remises sp-

spciales de fin

ciales

AG

suite des remises complaisance

d'anne

IB
-B

dtermination

du

Apparente

responsable OUI

habilit autoriser ces remises

Force
Apparente

Suivi efficace des

les clients

crances chues non rgles


- perte de trsorerie

OUI

Force

sonnes charges du suivi des

- relance non effectue dans les F


dlais

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

- dsignation prcise des per-

montants dus par

- dfaut de dtection rapide des

U
EQ

TH
O

et

recouvrement

9-1

faiblesse

LI

9. Suivi des
crances

- procdure tablissant les condi- NON

crances et du recouvrement
- existence dune technique de OUI
suivi des crances

Apparente
Force Apparente
Page 125

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

- dition priodique dun tat des OUI


dpassements dencours autori-

Force
Apparente

ss, justification de cet tat et


dtermination des actions entreprendre

9-2

ES
C

Recouvrement

- dfaut de recouvrement effi- I

des

cace des crances anciennes

crances

an-

et douteuses

recouvrement

AG

efficace

- existence dune procdure de OUI

Apparente

- octroi dun moratoire un client OUI


dcid de faon collgiale

Force
Apparente

- suivi des dlais rels de rgle- OUI


ment et de la validit des garan-

TH
O

LI

IB
-B

ciennes et dou- - prorogation dchance sur M


teuses
des bases arbitraires

Force

Force
Apparente

ties donnes par les clients

U
EQ

- procdure tablissant le contenu OUI


du dossier et de la lettre de re-

Force
Apparente

lance

- procdure tablissant le dclen- OUI


chement dactions judiciaires
pour

le

recouvrement

Force
Apparente

des

crances douteuses

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 126

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Annexe 4 : Questionnaire de Contrle Interne (QCI) du processus ventes


Questionnaire de Contrle Interne
TS

ES
C

Questions

Audit oprationnel du processus ventes

NON

Non applicable

AG
IB
-B

Agrment des clients

OUI

Les nouveaux clients font ils lobjet dune procdure dagrment ?

LI

A-t-on dtermin de manire prcise les personnes habilites agrer les nouveaux clients ?

TH
O

Ces habilitations sont-elles fonction de limportance des montants en cause ?

Dlai de rglement

Les agrments sont-ils saisis dans le systme ?

U
EQ

Les agrments sont ils formaliss sur des documents internes standards ?

A-t-on dtermin de manire claire les agents habilits saisir les agrments dans le systme ?

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 127

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Existe-t-il une restriction par rapport laccs aux fiches informatiques des clients ?
A-t-on dtermin de manire claire les agents habilits autoriser la modification des fiches clients ?
Procde t- on systmatiquement la mise jour des fiches clients chaque modification des clauses contractuelles ?

ES
C

A-t-on dtermin lentit charge denclencher le processus de modification des fiches clients ?

AG

Dblocage des commandes

Existe-t-il une procdure de dblocage des commandes ?

IB
-B

A-t-on dtermin de manire claire les responsables habilits autoriser le dblocage des commandes ?

TH
O

LI

Des seuils de validation des fiches de dblocage ont-ils t dtermins de manire prcise ?
A-t-on dtermin de manire claire les personnes habilites procder aux dblocages des commandes ?

Existe-t-il une procdure rendant obligatoire la signature du BL par le client?


Existe-t-il un classement des BL/Accus ?

U
EQ

Rception effective des produits par les clients

Procde t- on au couplage de la facture et du BL/Accus pour classement ?


Facturation correcte des livraisons et tablissement des factures dans les dlais

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 128

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Toutes les livraisons font elles lobjet dune facturation correcte ?


Existe-t-il une procdure de facturation ?
Existe-t-il un tat des livraisons non factures ?

tme ?

ES
C

Existe t- il un dlai maximum entre la date de sortie du dpt et la date de sortie marchandises dans le sys-

dtablissement de la facture ?

IB
-B

Traitement des factures aprs dition

AG

Existe t- il un dlai maximum entre la date de rception du BL par SAV/Facturation et la date

Existe t-il une procdure relative au traitement des factures aprs dition ?

LI
TH
O

Existe t- il un dlai ma de maximum de traitement des factures aprs dition ?

Transmission des factures dans les dlais par le prestataire charg du courrier

U
EQ

Existe-t-il un contrat dfinissant les obligations du prestataire ?

A-t-on dtermin un dlai maximum de transmission des factures par le prestataire charg du courrier ?
Existe-t-il un suivi des factures transmises au prestataire ?
Suivi efficace des crances des clients notamment celles des confrres et des garanties donnes par les

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 129

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

clients
Les crances sont elles rgles dans les dlais ?
Existe-t-il une procdure de relance des clients ?

ES
C

Existe-t-il un tableau de suivi des garanties donnes par les clients ?


Alerte-t-on les commerciaux lorsque les garanties sont expires ?

AG
E

U
EQ

TH
O

LI

IB
-B
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 130

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Annexe 5: Echantillon des tests de permanence effectus


1. Vrification de lagrment des clients par les responsables habilits
Echantillon de FCC du rseau
Nom du Date de Raison
client

la fiche

Montant du Exis-

ddition

de DMA

12/06/12

Cration

28/08/12

Modification

Exis-

tence

tence

tence

tence

visa de visa

visa

visa

visa

lIC

du

du

du

du

CDR

DCR

DG

DO

25.000.000

OUI

OUI

OUI

OUI

N/A

38.000.000

OUI

OUI

OUI

OUI

N/A

109.500.000 NON

OUI

OUI

OUI

N/A

108.000.000 NON

OUI

OUI

OUI

N/A

OUI

OUI

OUI

N/A

compte

17/04/12

Autoport

Modification
compte

04/07/12

Modification
compte

Total

Modification

C 24/04/12

71.000.000

compte

NON

EQ

Saly

TH

Libert 6

O
LI

Total

IB
-B

Total

AG

Boucotte

Exis-

compte

ES

C
Total

Exis-

tence

la FCC

Total Sor

Exis-

Nom

du Date de Raison

client

SOCOCIM

la fiche

15/12/11

de

Echantillon FCC du commerce gnral


la Existence

modification de visa

Existence

Existence

de visa du chef visa

Existence

du du visa du

la FCC

lIC

de division

DCS

DG

Paramtrage

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

remise
ICS

22/04/11

Paramtrage
remise

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 131

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

H&D

In- 01/11/10

Extension

dustries

do- OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

OUI

maine dactivit
du client

Philips

29/10/09

Modification

Morris

adresse de facturation

MSF

14/02/12

Paramtrage
tarifs lubrifiants

ES

C
2. Vrification de la conformit des dlais de rglement client

AG

Echantillon clients commerce gnral carburant


du Dlai de rglement Dlai de rglement stipul dans les con- Remarques

client

stipul

dans

fiches

clients

les trats
au

O
LI

21/11/12

IB
-B

Nom

TH

Comptant

Comptant

Dlai de rglement

Sunor

30 jours

30 jours

API

15 jours date de Contrat du 18/01/12 : Traite 30 jours

Conforme

EQ

Ptroservices

facturation

date de cession

Thocomar

Comptant

30 jours fin de mois date de facturation

DIPROM

Comptant

Contrat du 30/03/12 : 30 jours date de


cession

Africa Pices Comptant

Dlai de rglement
non conforme

30 jours fin de mois date de livraison

dtaches

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 132

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Echantillon clients gaz


Nom

du Dlai de rglement stipul Dlai de rgle- Remarques

client

dans les fiches clients

ment stipul sur


les mmos

LybiaOil Gaz

Comptant

Les dlais de rglement effecti-

Vito Gaz

10 jours date de facturation

Lobbou Gaz

Comptant

Touba Gaz

10 jours date de facturation

vement accords aux confrres


sont largement suprieurs aux
10 50 jours

dlais prvus dans les fiches


clients et ne sont pas autoriss
par les personnes habilites

AG

ES

C
3. Vrification de lautorisation des dblocages par les responsables habilits

IB
-B

Echantillon fiches de dblocage pour les clients du commerce gnral carburant


et lubrifiant

O
LI

Numro

Date

Montant du Exis-

Exis-

Exis-

Exis-

client

commande

com-

dpasse-

tence

tence

tence

tence

mande

ment

visa

visa

visa

visa

du

du

du

du

Chef

DCS

DG

DO

de

EQ

TH

Nom

ou du

divi-

Remarques

DAF

sion
EGMBTV

2253180908 31/08/12

9.864905

OUI

N/A

N/A

N/A

SOBOA

2253177219 02/08/12

6.153.800

NON

N/A

N/A

N/A

Dblocage
effectu
malgr
validation

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 133

la

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

de la fiche
par une personne

non

habilite
Nestl

2253179940 24/08/12

30.286.492

OUI

NON

N/A

N/A

Dblocage
effectu
malgr
labsence
du visa du
DCS

Consordes

OUI

OUI

NON

N/A

Dblocage
effectu
malgr

AG

dix neuf

52.725.914

ES

tuim

2253179637 23/08/12

labsence

IB
-B

du visa du
DG

O
LI

Echantillon fiches de dblocage pour les clients gaz

TH

Exis

Exis

tenc

tence

tenc

tenc

visa

visa

du

visa

du

DCS

visa

du

du

Chef

DG

DO

de

ou

divi-

du

sion

DAF

Numro

Date

Montant du Exis

client

commande

com-

dpasse-

mande

ment

In- 2253177264 03/08/12

29.252.615

OUI

H&D

Exis-

EQ

Nom

OUI

N/A

N/A

Remarques

dustries

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 134

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Mamadou

2253182189 10/09/12

21.148.463

OUI

NON

N/A

N/A

Diallo

Dblocage
fectu

ef-

malgr

labsence

du

visa du DCS
Mame-

2253180458 28/08/12

17.029.881

OUI

NON

N/A

N/A

PendaFall

Dblocage
fectu

ef-

malgr

labsence

du

visa du DCS

4. Vrification de la pertinence des dblocages effectus

ES

Echantillon clients gaz


Numro

Date

Montant

Montant

Raisons

com-

commande

dpasse-

invoques

ment

pour

AG

Clients

commande

In- 2253175271 23/07/12

dustries

2.661.198

25.063.553

disponible

sion du numro et du

Mbao

montant du chque ;

15.217.665

Aucune raison justi-

2.661.198

Absence de prci-

fiant le dblocage de

2253175574 24/07/12

Chque

EQ

TH

Mame-

le

dblocage

O
LI

H&D

IB
-B

mande

Remarques

PendaFall

la commande na t
mentionne sur la
fiche
Ibrahima
Dianko

2253175670 25/07/12

6.915.360

13.151.291

Versement Ce

versement

ne

de

peut pas justifier le

6.020.000

dblocage

dj
caiss

la

en- commande puisquil


est

dj

dans
FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

de

compris
lencours

Page 135

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

commercial qui malgr cela prsente un


dpassement

de

FCFA 13.151.291
Echantillon clients rseau
Clients

Numro

Date

Montant

Montant

Raisons

commande

com-

commande

dpasse-

invoques

ment

pour le d-

mande

Remarques

blocage

Keur

100.766204

AG

Khadim

30.240.317

ES

Touba

2253178934 14/08/12

Total

Rglements

Le

annoncs

daccord stipule que

pour

un chaque

total

de doit tre rgle 7

97.822.157

IB
-B

Or

la

2253178934 na t
rgle

que

le

31/08/12 soit un d-

EQ

41.818.035

calage de 8 jours.

Rglements

Le

annoncs

418932 dun mon-

Darou

9.080.771

jours aprs livraison

commande

TH

Route de

2253178625 13/08/12

commande

effective.

O
LI

Total

protocole

pour

un tant

chque

de

Mousty-

total

Touba

de41.817.08 rglement
8

BIS

9.080.771

correspondant
de

au
la

commande
2253178625 na pas
t vers.

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 136

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

5. Vrification de la validation des BL par les clients


Echantillon commandes rseau Dakar
Nom

du Rfrence

client

facture

Date

Rfrence

Existence BL Couplage

facture

BL

SAV/Accus

du

BL

SAV/Accus avec

sign par le la facture et le BL


client

SAV/Facturation

Total Pikine 4053150249 25/05/12

3053191393 OUI

OUI

Total BHS

3053202586 NON

NON

4053159798 01/08/12

ES

C
Echantillon commandes consommateurs carburant

facture

Date

Rfrence

Existence

facture

BL

SAV/Accus SAV/Accus avec

IB
-B

client

AG

Nom du Rfrence

sign

3053202642 NON

BL

SAV/Facturation
OUI

TH

SOCAS

du

le la facture et le BL

O
LI

3053191578 OUI

NON

EQ
E

Echantillon commandes lubrifiant


Nom du client

par

client

Entracom 4053150250 25/05/12


4053159797 01/08/12

BL Couplage

Rfrence

Date

Rfrence

Existence BL Couplage

facture

facture

BL

SAV/Accus

du

BL

SAV/Accus ave

sign par le c la facture et le BL


client

SAV/Facturation

Minerex

4053150068 31/05/12

3053191803 NON

NON

Total Autoport

4053159739 09/08/12

3053204014 OUI

NON

Echantillon commandes export

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 137

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Nom du client

Rfrence

Date

Rfrence

Existence BL Couplage

facture

facture

BL

SAV/Accus

du

BL

SAV/Accus ave

sign par le c la facture et le BL


client

SAV/Facturation

St Brahima Diawara

4053146475 02/05/12

3053188143 NON

NON

Rotterbi LDA

4053149222 13/05/12

3053191568 NON

NON

Echantillon commandes gaz conditionn


Rfrence

Date

Rfrence

Couplage du BL Signature du BL

facture

facture

BL

SAV/Accus SAV/Accus
avec la facture

AG

ES

Nom du client

et

le

par le client ou

BL le transporteur

SAV/Facturati

IB
-B

4053141088 27/03/12

Abdoulaye Diallo

4053168109 18/10/12

3053181277 OUI

NON

O
LI

CheickhThioune

on

3053214544 OUI

NON

TH

6. Vrification de ltablissement des factures dans les dlais

EQ

Echantillon commandes carburant commerce gnral


Numro fac- Date

de Ecart

Date

de Ecart

Ecart

sortie

sortie de entre

tures

de Date

Nom du client

factura-

entre

dpt

marchan- date

tion

date de entre

global

dises sys- sortie

sortie de date de

tme

dpt et

marchan sortie

Date de

chan-

dpt

sortie de

dises

et date

marchan

systme de

chan-

et

dises

de factu- ration

systme

ration

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

date factu-

(en

Page 138

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Ameth Diouma
Noujaim

(en

(en

jours)

jours)

jours)

4053156592 02/07/12

19/07/12

17

19/07/12

17

& 4053156594 03/07/12

19/07/12

16

19/07/12

16

4053164334 03/09/12

18/09/12

15

18/09/12

15

Frres
NMA

Nom client

AG

ES

Echantillon commandes lubrifiant du rseau


Numro fac- Date
ture

de Date

sortie

de Ecart

sortie

de Ecart

entre date factura-

IB
-B

dpt

Date

Ecart

entre date global

marchan- de sortie tion

de sortie entre

dises sys- dpt

et

marchan- date de

tme

de

dises sys- sortie

O
LI

date

tme

et dpt et

marchan-

date

de date de

dises sys-

factura-

EQ

TH

sortie

factura-

tion

jours)

jours)

jours)

(en tion (en

Total Libert 6

4053168339 19/10/12

22/10/12

tme (en

22/10/12

Total Autoport

4053159739 09/08/12

09/08/12

10/08/12

Total Parcelles

4053155889 13/07/12

13/07/12

13/07/12

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 139

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Echantillon commandes gaz vrac


Nom

du Rfrence

Date

de Date

de Ecart

client

facture

sortie

sortie

dpt

marchan- sortie

Date

de Ecart

entre date facturation

Ecart

entre

global

date de entre

dises sys- dpt

et

factura-

tme

de

tion

date

date

et sortie

ES

sortie

date de dpt et

marchan-

sortie

dises sys-

systme factura-

tme (en

(en

tion

jours)

jours)

jours)

date

4053153542 19/06/12

26/06/12

26/06/12

SOGEPAL

4053164767 13/09/12

19/09/12

19/09/12

SOGETOC

4053141134 21/03/12

28/03/12

AG

Valdafrique

IB
-B

27/03/12

de

de

(en

O
LI

7. Vrification du traitement des factures dans les dlais


Echantillon factures du commerce gnral

du

tures

de Ecart

Date

de Exis-

entre date rception

Ecart

Dlai

factura-

transmis-

tion

sion de la de factu- de la fac- visa du date

hors

facture ration

et ture par le client

week-

EMS

de client

sur

global

transmis-

date

tence du entre

client

de Date

EQ

Numro fac- Date

TH

Nom

le sion fac- end

transmis-

borde-

ture

entre

sion de la

reau

EMS

et date

facture

denvoi

date

r- dition

EMS

ception

facture

(hors

facture

et

date

week-

par

le de

r-

end)

client

ception

(hors

facture

week-

par

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 140

le

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

end)

client

AFCO 4053141165 29/03/12

03/04/12

10/04/12

OUI

10

NMA

4053164334 18/09/12

20/09/12

24/09/12

OUI

CDA

4053153717 27/06/12

02/07/12

03/07/12

OUI

ES

Echantillon commandes gaz conditionn


Nom du client

Date de Date de Date de trans- Observation

facture

sortie

factura-

mission

dpt

tion

facture au client

AG

Rfrence

de la

4053149158

24/05/12

24/05/12

Facture direc-

Cheickh Thioune

4053141088

27/03/12

27/03/12

tement remise

Abdoulaye Diallo

4053168109

18/10/12

19/10/12

au client

IB
-B

SADG

O
LI

Echantillon commandes gaz vrac


Date

de Date

client

facture

sortie

factura-

dpt

tion

de Date

de Ecart

en Date de Existence

transmis- jours entre rcep-

EQ

du Rfrence

TH

Nom

sion de la date

de tion

facture facturation la

de du client
fac- sur

le

EMS

dcharge

et date de ture par bordereau


transmis-

le client denvoi

sion de la
facture

dEMS

EMS (hors
week end)
Valdafrique

4053153542 19/06/12

26/06/12

27/06/12

Information inexis-

SOGETOC

4053141134 21/03/12

28/03/12

03/04/12

tante : absence de

SSD GIE

4053155180 06/07/12

10/07/12

13/07/12

suivi des factures


transmises EMS

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

Page 141

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

8. Vrification du suivi efficace des crances confrres


Echantillon de commande carburant des confrres
Clients

Numro

Date

Montant

Dlai de rgle- Date

facture

facture

facture

ment prvu dans rglement


le contrat

API

4053165440 20/09/12

9.245.100

de Retard de
rglement

effectif

Traite 30 jours 20/10/12

date de cession

VIVO

4053138076 17/02/12

ES

Ener-

Termes du con- 11/04/2012

rglement

au

comptant et en

IB
-B

4053141095 22/03/12

7 206 000

intgralit

Rglement

CBAO
9271288

EQ

Contrat non re- 24/02/12

trouv

46 Jours

par chque

TH
11 424 001

CBAO

au 07/05/2012

comptant

4053131342 06/01/12

Chque

9038676

O
LI

Oil

Elton

54 Jours

trat au 07/02 : par

AG

gie

Clean

83 613 200

Non
dterminable

Echantillon de commandes gaz des confrres prsentant des retards de rglement


Clients

Vito

Numro

Date

Montant

Date de Date de rglement Ecart entre date

facture

facture

facture

rgle-

effectif et moyen de rglement pr-

ment

de rglement uti- vu et date de r-

prvu

lis

4053153977 17/06/12

485 264 731 08/07/12

30/08/2012

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

glement effectif
par 53 jours
Page 142

Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Gaz

chque

BOA

2615051, chque
BICIS 1692939 et
chque

SGBS

6183742
Lobbou

4053141097 17/03/12

182 568 149 Mmo

Gaz

non

Rglement

34 Non dterminable

re- jours aprs ces-

trouv

sion

par

traite

chue le 20/04/12
Touba

4053160919 07/08/12

656 878 524 04/09/12

gaz

45 jours

9621595

AG

4053140322 03/03/12

oil gaz

par

chque CBAO n

ES
Lybia

19/10/12

90 247 220

16/03/12

Le

19/06/2012 95 jours

par chque SGBS

IB
-B

4386409

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LI

9. Vrification du suivi efficace des garanties donnes par les clients

EQ

TH

Echantillon de clients ayant donn des garanties

Dlai de traitement

Nature de la ga- Date


Contrat

Statut

(cart entre date de


revue et date du

rantie

du

Nom du Client

contrat
GIE

Sidib

et affectation

Frres
Seydou Kane

Mame Penda Fall

27/07/2011

hypothcaire
nantissement
peines et soins
cautionnement
hypothcaire

de

22/11/2004

20/04/2004

En instance 1.5 ans

En instance 8 ans
aucune
information -

Annexe 6 : Guide dentretien

FAYE Delphine Clmentine, Master Professionnel Audit et Contrle de Gestion, CESAG

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Audit oprationnel du processus ventes de Total Sngal

Interview : SAV/Facturation

Objectif : mieux apprhender le sous processus facturation.

Temps: 20 30 minutes

DEBUT DE LENTRETIEN
1) Echange de convivialit.
2) Prsentation succincte du cadre dans lequel sinscrit cet entretien.

AU COURS DE LENTRETIEN

3) A quel moment intervient la facturation ?

ES

4) comment se droule le sous processus facturation ?

AG

5) aprs la livraison, quelles sont les activits pralables la facturation ?


6) ces activits sont-elles immdiatement effectues aprs la livraison ?

IB
-B

7) Quelles sont les raisons rendant impossible lexcution de ces activits ?


8) linexcution de ces activits constitue-t-elle souvent un frein la mise en uvre du
sous processus facturation ?

O
LI

9) est-il possible de sauter ces activits et de passer directement la facturation ?

TH

10) Quel est le dlai moyen entre la livraison et la facturation ?


11) Vous arrive t-il dtablir des factures dj chues ?

EQ

12) Le systme permet-il deffectuer une facturation partielle ?

13) Existe-t-il un moyen de sassurer que toutes les livraisons ont fait lobjet dune factu-

14) les factures tablies font-elles lobjet dune validation ?

ration effective ?

FIN DE LENTRETIEN
15) Etes-vous disponible me recevoir nouveau, en cas de besoin ?
16) Remerciement pour le temps consacr et la disponibilit.

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BIBLIOGRAPHIE

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