Tema 4 Como administrar su tiempo

Tema 4 Como administrar su tiempo

ndice
1. Para iniciar
1.1 Objetivo del tema

92

1.2 Qu hara usted?

92

2. Lo que debo saber

2.1 Conceptos bsicos

94

2.2 Pasos

109

2.3 Consejos

112

3. Manos a la obra
3.1 Caso prctico

113

3.2 Herramientas

116

4. Para terminar
4.1 Repaso de los conceptos vistos

119

4.2 Para profundizar en el tema

119

Bibliografa

120

Acerca del autor

121

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

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Tema 4 Como administrar su tiempo

Como Administrar su Tiempo

Autores: David Stauffer, Nick Morgan y Linda A. Hill

Parte 1: Para iniciar

1.1 Objetivo del tema
Este tema contiene informacin con la cual usted aprender a:

Analizar el modo en que utiliza su tiempo actualmente y sealar

oportunidades para mejorarlo
Identificar cules son las tareas ms importantes para lograr sus
objetivos a largo plazo
Planificar su tiempo eficientemente valindose de herramientas de
programacin
Controlar las prdidas de tiempo
Hacer funcionar su agenda, evaluarla sobre la marcha y realizar las
modificaciones que sean necesarias.

1.2 Qu hara usted?

A las .cinco de la tarde, Marisol mir por encima del escritorio y vio que sus
colegas se preparaban ya para irse a sus casas. Al paso que iba, estara en la
oficina hasta la medianoche. Cuando repas la lista de "tareas a realizar", suspir
consternada. An quedaban pendientes tres tareas muy importantes. Qu haba
estado haciendo durante todo el da y por qu no haba realizado esas tareas?
Repas las acciones del da. Haba dedicado la maana a conversar con Antonio
sobre los informes mensuales. A la hora de la comida se haba contestado a ms
de 20 mensajes de correo electrnico. Y pas la tarde atendiendo un pedido de
servicio para un cliente que otra persona debera haber gestionado. De qu
servan las listas de "tareas a realizar" y la planificacin cuidadosa si no poda
dedicarse al trabajo que realmente deba hacer? Qu hara usted?

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Tema 4 Como administrar su tiempo

Justifique sus respuestas:

_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

Qu podra hacer usted?

Marisol debe comenzar a revisar sus metas a largo plazo en la empresa. Al
evaluar y priorizar sus objetivos principales, Marisol podr comprobar dnde debe
y dnde no debe perder el tiempo. El prximo paso es desglosar sus metas en
tareas factibles y enumerar todos los pasos necesarios para lograr cada tarea. A
continuacin, deber calcular el tiempo que demanda cada una de las tareas o
actividades y fijarse fechas lmite para la finalizacin. Debera destinar gran parte
del tiempo de su agenda a asegurarse de tener tiempo de cumplir con estas
tareas.
Ms importante an, deber hacer todo lo posible para evitar interrupciones que le
hagan perder tiempo o la desven de sus objetivos principales.
En este tema, aprender a identificar los trabajos que son ms y menos
importantes, a centrar su tiempo en las tareas fundamentales y a evitar prdidas
de tiempo.
Comentarios:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

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Tema 4 Como administrar su tiempo

Parte 2: Lo que debo saber

2.1 Conceptos bsicos

La finalidad de administrar su tiempo
Qu es la administracin del tiempo?
Tiene que ver con el proceso de controlar su vida
mediante el uso del tiempo. Todos contamos con las
mismas 168 horas por semana. Cuando administra
su tiempo de manera proactiva, est definiendo lo
que valora en su vida profesional y personal y
puede utilizar sus esfuerzos en consecuencia.
Fases de la administracin del tiempo
Cuando domina la administracin del tiempo, aprende a equilibrar muchas
limitaciones de tiempo y, aun as, a alcanzar sus objetivos. Esto tambin ayuda a
evitar el agotamiento y el estrs y le permite ser ms eficaz.
Recuerde que la administracin del tiempo es un proceso personal: slo usted
puede juzgar si est utilizando su tiempo con sensatez.

Anlisis

94

Planificacin

Seguimiento y
Evaluacin

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

Administracin
del
tiempo

Tema 4 Como administrar su tiempo

El proceso de administracin del tiempo tiene tres fases. Al principio seguir

las fases en orden, pero luego repasar las fases en las que deba trabajar ms.
Las tres fases son las siguientes:

Anlisis. Estudie cmo pasa su tiempo, prestando particular atencin a los

motivos que lo llevan a utilizar su tiempo de esta manera. En algunos
casos descubrir interrupciones que puede administrar mediante
estrategias especficas. En otros casos, los factores de tiempo son menos
controlables pero pueden responder a un patrn manejable.
Planificacin. Revise sus objetivos, defina las tareas necesarias para
alcanzarlos y determine cunto tiempo asignar a cada tarea. Es
importante identificar las tareas que no apoyan sus objetivos y asignarles
una prioridad baja. Una vez comprendidas sus tareas principales, puede
programar su tiempo utilizando una agenda u organizador diario. Tambin
puede desarrollar estrategias para tratar ladrones de tiempo tales como las
reuniones frecuentes. Si su trabajo se ve afectado por factores que estn
fuera de su control, elabore planes de contingencia con anterioridad a fin
de estar preparado para los imprevistos.

Seguimiento y evaluacin. Despus de haber cumplido su plan durante

un periodo razonable, detngase a reflexionar. Alcanz sus objetivos?
Program bien su trabajo? Qu podra hacer mejor la prxima vez?
Utilice su anlisis para modificar sus estrategias de programacin para el
futuro. Luego, comience el proceso de planeamiento otra vez.

Comprender cmo utiliza su tiempo

En qu se le va el tiempo?
Si sabe exactamente en qu se le va el tiempo, puede ver si lo utiliza de manera
eficaz o lo pierde en actividades que sirven al desarrollo de sus objetivos.
Si comprende en qu momento logra su punto mximo de energa, podr
programar su tiempo ms efectivamente.

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Tema 4 Como administrar su tiempo

Para evaluar su uso del tiempo, intente registrar sus actividades al menos durante
un da, preferentemente durante una semana entera. Sea lo ms preciso posible
al registrar cunto tiempo dedica a cada actividad. Una vez completado su
registro, clasifique sus actividades en categoras:

C
A
T
E
G
O
R
I
A
S

Llamadas Telefnicas
Citas Programadas
Citas feriadas/ imprevistas
Reuniones
Trabajos Administrativos
Redaccin y Anlisis de informes

Cmo encontrar patrones

Una vez que haya clasificado sus actividades, analice el registro de tiempo para
identificar patrones generales de utilizacin del tiempo. Observe lo siguiente:

El uso de su tiempo coincide con sus responsabilidades principales?

Cul es el beneficio que obtiene de ello?
Qu se puede delegar?

Piense si cada actividad realizada serva al desarrollo de sus objetivos y

prioridades o si fue una prdida de tiempo.
Los objetivos como guas
Estableciendo objetivos, sabr qu es lo ms
importante realizar cada da y cada semana. De otro
modo, terminar perdiendo todo el da en la
realizacin de tareas urgentes que no contribuyen al
logro de sus objetivos principales.
Para planificar y administrar su tiempo de verdad,
debe revisar sus objetivos y prioridades a largo
plazo: los objetivos de la empresa, del
departamento y los personales.

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Tema 4 Como administrar su tiempo

Estos objetivos guan su uso del tiempo de dos maneras:

Le permiten identificar las tareas especficas que necesita realizar.

Ayudan a determinar qu tareas no debera estar realizando.

Exigirse demasiado
Es importante reconocer que uno no puede lograrlo todo, incluso los objetivos
ms prioritarios. Intentar realizar demasiadas tareas tiene un impacto negativo en
todos los aspectos de su vida.

Las siguientes pautas lo ayudarn a evitar caer en esta trampa:

Conozca sus responsabilidades principales, y concntrese en sus objetivos

y tareas prioritarios.
Pida a su jefe y subordinados directos que le aporten sus comentarios.
Aprenda a delegar.
Intente evitar por todos los medios perseguir objetivos de baja prioridad.
Resista el impulso de hacerse cargo de algo porque otros no estn
haciendo su trabajo o no lo estn haciendo segn sus estndares.
No d por hecho que hay que hacerlo todo.

Cmo programar su tiempo

Por qu necesito programar mi tiempo?
La agenda es un compromiso escrito para cumplir sus tareas dentro de un marco
de tiempo especfico. Tambin le da la posibilidad de tener una visin clara de sus
das. Si su agenda se sobrecarga, tal vez deba repasar sus prioridades. En su
agenda slo debe anotar las tareas y actividades de prioridad mxima.

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Tema 4 Como administrar su tiempo

Herramientas de programacin
Las herramientas de programacin lo ayudan a organizar sus tareas y actividades
fcilmente dentro de un esquema. Le permiten ver si tiene la posibilidad de
enfrentarse a cualquier imprevisto. Adems a travs de esta lista de tareas
comprender cuando no podr estar disponible para realizar otros trabajos.

Algunas herramientas de programacin son las siguientes:

Listas de tareas a realizar.

Agenda de citas.
Organizadores diarios y semanales.
Software y hardware de administracin diaria (agendas y asistentes
personales informticos).
Calendarios de pared.

Tal vez su empresa tenga herramientas de programacin estndar. Aprovchelas

a ser posible, pero recuerde que la programacin es algo personal; si las
herramientas disponibles en su empresa no concuerdan con su estilo, busque
otras que s lo hagan.
Cmo fragmentar los objetivos en tareas realizables.
El primer paso para administrar su tiempo
es fragmentar sus objetivos en tareas
realizables. Comience por repasar cada
uno de sus objetivos individualmente, y
enumere todas las tareas fundamentales
necesarias para lograr cada objetivo.
Establezca un orden secuencial de
tareas.

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Tema 4 Como administrar su tiempo

Luego, calcule cunto tiempo le llevar realizar cada tarea o actividad. Si ha

realizado una tarea similar anteriormente, puede basarse en esta experiencia para
calcular el tiempo. Si la actividad es nueva para usted, puede consultar con otras
personas que conozcan el proceso. Cuando haga el clculo del tiempo, recuerde
dejar un margen de un 1020% de tiempo para otros acontecimientos que puedan
suceder.
Tambin debe establecer un plazo para la concrecin de cada tarea o actividad.
Para tareas ms complejas, establezca hitos en el trayecto para registrar su
progreso.
Cuando est satisfecho por haber completado su lista de tareas, asigne
prioridades a cada una de ellas. Las prioridades que asigna deben reflejar la
prioridad del objetivo a cuya implementacin sirve cada tarea:

Prioridad A

Prioridad B

Prioridad C

Objetivos y
tareas
de gran valor
y de mar
preocupacin

Objetivos y tareas de Mediano

Valor y de 2da importancia

Objetivos y tareas de poco

valor e importancia

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Tema 4 Como administrar su tiempo

Cmo planificar su agenda

Para elaborar su agenda, escoja las tareas de prioridad alta y ubquelas en
periodos de tiempo a lo largo de varias semanas o meses, utilizando una
herramienta de programacin que le permita tener una perspectiva diaria,
semanal y mensual.

Las actividades importantes que requieran creatividad o inteligencia deben

programarse para los momentos de mayor atencin en los cuales su
energa alcanza el punto mximo. Las de rutina o montonas deben
realizarse durante periodos de baja energa.
Programe slo parte de su da, dejando tiempo para afrontar crisis o
imprevistos.

Combine tareas siempre que sea posible.

Rena actividades similares en un solo bloque de tiempo como, devolver
llamadas, tener citas, arreglar papeles y asistir a reuniones.
Identifique las tareas en las que trabajar cuando cuente con tiempo libre
imprevisto.
Determine el momento en el que tiene que irse ese da y luego programe
hacia atrs. Cuente primero con las cosas ms importantes.
A medida que transcurra la semana, traslade las tareas prioritarias no
realizadas a esos das todava libres en la semana. Cuando modifique su
agenda, registre lo que verdaderamente ocurri.

Una vez planificada su agenda, mantngala a mano. Verifique su progreso a lo

largo del da para ver si est cumpliendo sus metas.

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Tema 4 Como administrar su tiempo

Cmo trabajar con listas de tareas a realizar

Una lista de tareas a realizar incluye todas las tareas que debe realizar a lo largo
de un da determinado. Se pueden combinar con una agenda semanal o mensual,
o con organizadores y agendas informticas. Las listas le permiten dividir las
tareas de su agenda con todos los detalles que necesite e incluyen lo siguiente:

las tareas por orden de prioridad

las reuniones programadas a las que
debe asistir
las decisiones que debe tomar
informacin que est esperando
llamadas que debe hacer o espera recibir
memorandos, cartas y mensajes por correo
electrnico que debe escribir
todas las tareas no completadas

Encuentre un momento del da, al final del mismo o a primera hora de la maana,
para escribir su lista de tareas a realizar. Repase su lista peridicamente a
medida que surjan los temas del da.
A continuacin se enumeran algunas estrategias para elaborar y utilizar su lista:

Sea realista en cuanto a la cantidad de cosas que puede hacer. Una regla
de oro es incluir solo la mitad de las cosas que cree poder hacer.
Incluya el tiempo necesario y la fecha de finalizacin para cada tarea.
No se preocupe por anotar las tareas de la lista en un orden determinado.
Tache cada tarea de la lista a medida que la realiza.
Guarde las listas usadas. Disfrutar al ver todo lo que ha logrado.

Si no le gusta realizar listas de tareas, podra utilizar un programa de grficos de

software o notas Post-It en una lmina para crear un mapa mental de sus tareas
principales.

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Tema 4 Como administrar su tiempo

Cmo controlar las prdidas de tiempo

Qu es una prdida de tiempo?
Una prdida de tiempo es todo aquello que le impida hacer las cosas que tienen
ms valor e importancia para usted. Las prdidas de tiempo son distintas segn la
persona.
Identifique sus prdidas de tiempo y luego desarrolle estrategias para tratarlas.
Por ejemplo, en lugar de gestionar personalmente ciertas emergencias,
establezca procedimientos para que otros las resuelvan o para prevenirlas en el
futuro.
Para cada prdida de tiempo, genere estrategias que coincidan con su estilo
personal. En lugar de esto, invierta algo de energa en organizar sus ideas antes
de hacer las cosas, de forma tal que concluya sus asuntos con una actividad y no
deba hacer otras despus.
Ponga a prueba las estrategias que desarrolle y mantenga aquellas que resulten
efectivas. Adems, informe a sus colegas y subordinados directos de que est
intentando controlar las prdidas de tiempo.
Estos son algunos ejemplos tpicos de ladrones de tiempo:

Interrupciones
Visitas imprevistas
Llamadas telefnicas
Papeleo
Demoras
Reuniones
Viajes

Cmo manejar las interrupciones

Como gerente, con frecuencia sufrir interrupciones que deban ser atendidas de
inmediato. Por lo general puede delegar la gestin de la interrupcin. Pero en los
casos en los que slo usted puede atenderla, resulvala rpidamente para poder
regresar a sus tareas prioritarias. Aunque le lleve la mitad del da, concentre su
energa en el momento del da en que interrumpi sus tareas.
Revise los tipos de interrupciones que suceden con frecuencia e intente
desarrollar planes de contingencia. Luego autorice a otras personas a que los
resuelvan si surgen de nuevo.

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Tema 4 Como administrar su tiempo

Cmo manejar las visitas imprevistas

No siempre debe estar disponible para sus visitas. En algunos casos, puede ser
adecuado negarse a recibir a una persona sin previa cita.

Determine si su visita imprevista tiene una crisis o un problema inmediato

que debe ser resuelto rpidamente.
Programe otro momento para reunirse con la visita, si es posible. (Por
ejemplo, "Creo que puedo ayudarte, pero justo en este momento estoy
ocupado. Podemos vernos despus de la comida para tratar este tema?")

Derive la visita imprevista a otra persona adecuada, si es posible. (Por

ejemplo, "Ahora mismo no tengo tiempo disponible, pero pregntale a Ana
si l te puede ayudar. Dganme luego qu decidieron entre los dos.")

Si debe reunirse con una persona, tome nota de lo que est haciendo antes de
interrumpir su trabajo. Regrese rpidamente a su tarea despus de la
interrupcin.
Gestione sus llamadas telefnicas no deje que sean ellas las que lo
manejen a usted
Las llamadas telefnicas pueden ser una gran distraccin. Estas son algunas
estrategias para gestionar las llamadas telefnicas:

Controlar previamente quin llama, ya sea mediante un asistente o el

buzn de voz
Derivar la llamada hacia otra persona, cuando sea posible
Hacer que la llamada sea breve y especfica en caso de que deba
atenderla (determine cunto tiempo desea dedicar a la llamada con
anterioridad y no se exceda).
Mejorar sus aptitudes telefnicas para reducir el tiempo que necesita pasar
al telfono
Dedicar una franja horaria del da en la que realizar llamadas telefnicas e

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Tema 4 Como administrar su tiempo

informar a todos sobre su programacin

Trabajar en una habitacin sin telfono
Utilizar el correo electrnico en lugar de las llamadas telefnicas.

Qu hacer con el papeleo

Intente gestionar el papeleo de una sola vez. Respndalo, archvelo, trasfiraselo
a otro o trelo a la basura.

Para las respuestas rpidas, comunquese personalmente, por correo

electrnico, por telfono o directamente en el memorando recibido.
Evite devolver un papel con el comentario "analicmoslo". En lugar de eso,
establezca un horario especfico para reunirse.

Combata las demoras

Las demoras le impiden concretar actividades de prioridad alta y adems ponen
en peligro sus objetivos a largo plazo. Pueden manifestarse de distintas formas:

Exceso de planes: tal vez usted prolongue el proceso de planeamiento

para evitar el inicio del trabajo.
Perfeccionismo: las tareas nunca se realizan por completo y le impide
seguir con la prxima actividad.
Aburrimiento: las tareas no le resultan placenteras ni interesantes y, por lo
tanto, se retrasa.
"El sndrome del plazo": Algunas personas se sienten motivadas
trabajando con plazos muy ajustados. Cuando retrasa el trabajo para
desencadenar este torrente de adrenalina, es posible que los proyectos
fracasen debido a la falta de tiempo.

Para combatir las demoras, evale cundo y por qu tiende a postergar las
actividades. Formlese las siguientes preguntas: "Puede hacer otra persona
estas cosas? Puedo dividir los proyectos en unidades ms pequeas?"

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Tema 4 Como administrar su tiempo

Si le resulta difcil comenzar, establezca un inicio arbitrario y siga a partir de all.

Si la tarea es desagradable o tediosa, invente algo para motivarse: piense en una
recompensa que se dar a s mismo cuando complete la tarea.
Cmo gestionar las reuniones
Unas pocas estrategias pueden ayudarlo a optimizar el tiempo que dedica a las
reuniones:

Antes de asistir a una reunin, decida si vale la

pena asistir, asegrese de que se hayan definido
objetivos claros y resultados propuestos para la
reunin.
Si no ha recibido un orden del da para la reunin,
solictelo para verlo con anterioridad. Informe que
no puede enviar a la persona ms adecuada hasta
saber cul es la finalidad de la reunin.
Acuerde asistir slo a la parte de la reunin que le
compete.

Haga que el tiempo de viaje sea productivo

Si usted dirige la reunin, enve con anterioridad el orden del da y los puntos a
ser considerados. De esta forma asegura la optimizacin del tiempo de los
participantes y lo ayudar a mantener el desarrollo lgico de la reunin.
Cuando planifica viajar para mantener una reunin, asegrese de que sea
verdaderamente necesario celebrar la reunin preferentemente cara a cara antes
que mediante conferencia telefnica. Luego, asegrese de que usted es la
persona ms adecuada para hacer el viaje. De lo contrario, enve a otra persona.
Cuando viaje, intente que el tiempo que deba transcurrir en espera y en trnsito
sea lo ms productivo posible.

Organice sus materiales antes del viaje; revise toda la informacin

complementaria que pueda necesitar.
Lleve un maletn bien organizado.
Contemple la utilizacin de un telfono mvil para mantenerse en contacto.
Contemple la utilizacin de una computadora porttil para mantenerse al
da mientras est en trnsito. Lleve todos los accesorios necesarios para
comunicarse y conectarse.

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Tema 4 Como administrar su tiempo

Cmo hacer funcionar su agenda

Implemente su agenda
Una vez que haya analizado y programado su tiempo y que haya estudiado sus
prdidas de tiempo, estar listo para implementar su agenda.
Estas son algunas estrategias:

Revise su agenda la noche o la tarde del da anterior.

Cumpla con su agenda al mximo posible. Maneje las tareas inesperadas
rpidamente y regrese a sus tareas prioritarias.

A medida que se producen cambios en su agenda, modifique la agenda

semanal para compensar.
Recuerde que los nuevos hbitos, como el de respetar la agenda, son
difciles de adoptar al principio. Cuanto ms lo haga, ms automtico se
convertir.

Controle y evale su agenda

Compare su progreso con su agenda por lo menos una vez al da.

106

Est cumpliendo con las tareas establecidas

para la semana?
Est progresando o alcanzando sus
objetivos? Si no, tal vez est programando
demasiadas actividades o descarte todas las
que no estn relacionadas con sus objetivos
prioritarios.
Se siente mejor preparado y ms
concentrado?
Qu consecuencias tuvo el hecho de no realizar algunas tareas?
Est evitando las prdidas de tiempo? Tal vez sus estrategias iniciales no
fueron adecuadas pero pueden modificarse.
Puede mantener esta agenda?

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Tema 4 Como administrar su tiempo

Pida a su gerente y subordinados directos que le aporten sus comentarios. Utilice

estas observaciones y los resultados de su propio anlisis para mejorar
continuamente sus esfuerzos de programacin.
La inversin que realice ahora de controlar y evaluar ser fructfera con el tiempo.
Cuanto ms aprenda acerca de lo que funciona y lo que no funciona en su caso,
estar ms capacitado para programar una agenda precisa y realistay poder
respetarla.
Preguntas ms frecuentes
Cmo puedo aprovechar el tiempo libre imprevisto?
El tiempo libre imprevisto puede presentarse debido a muchos factores: retrasos
en los viajes, reuniones canceladas, citas que comienzan tarde. Generalmente,
este es tiempo perdido. Acostmbrese a tener tareas disponibles para ocupar
estos momentos libres.
Tareas sugeridas para ocupar el tiempo libre
Intervalos de 5
minutos
Programar
cita

Intervalos de 10 minutos

una Hacer una

telefnica

breve

Intervalos de 30 minutos

llamada Hojear revistas y peridicos

Escribir
una Disear el orden del da para Planificar su agenda semanal
nota rpida
una reunin
Actualizar
agenda

su Leer y responder el correo Tomar

notas
para
electrnico
realizacin de un informe
Planificar un viaje prximo

Completar
gastos

un

informe

la
de

De qu manera la delegacin de responsabilidades puede contribuir a la

administracin de mi tiempo?
La delegacin de responsabilidades le permite expandir el trabajo que puede
lograr en los plazos que tiene. Evale detenidamente las tareas que desea
delegar y elija a la persona correcta para realizarlas. Si no tiene subordinados
directos, tal vez pueda intercambiar la tarea con algn colega.
Asegrese de explicar cules son sus expectativas y nivel de compromiso
requerido. Otrguele a la persona la autoridad necesaria para cumplir la tarea.

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107

Tema 4 Como administrar su tiempo

Tiene sentido para usted retrasar tareas importantes?

A veces es mejor no trabajar en tareas que requieran de sensibilidad y claridad de
pensamiento si usted est molesto, enfadado o cansado. Tambin quiz sea
sensato postergar las tareas hasta que cuente con la informacin o aptitudes
necesarias para realizar un trabajo de forma apropiada. La delegacin de
responsabilidades en estos casos le da tiempo para encontrar una solucin mejor.
Cmo aprendo a decir que no?

108

En primer lugar, debe tener claro por qu est diciendo que no. Esto lo
ayudar a mantenerse firme en su decisin y a evitar el sentimiento de
culpa. Si lo que se le ha pedido no es razonable, pero de todos modos
usted desea aceptar la tarea, tal vez pueda ofrecer una alternativa
razonable.
Intente comprometerse slo con aquellas tareas que sirvan al desarrollo de
sus propios objetivos. Si bien puede sentirse tentado de comprometerse
con una tarea que no est dentro de los objetivos establecidos como
miembro de un equipo, debera aceptarla slo si no pone en peligro la
conclusin de sus otras tareas. Si no cuenta con el tiempo necesario para
dedicarlo a dicha tarea, no estar ayudando a nadie al adquirir un
compromiso para realizarla.
Aprenda a decir que no a los proyectos no prioritarios, aunque se los
presente la direccin. Enumere los proyectos en los que est trabajando
actualmente y solicite a quien le propuso la tarea que se concentre en las
prioridades cuando asigne nuevos proyectos a sus responsabilidades.

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Tema 4 Como administrar su tiempo

2.2 Pasos
Pasos para programar su tiempo
1. Analice cmo utiliza su tiempo actualmente.

Lleve un registro de las cosas que hace durante todo un da o

preferentemente durante una semana. Tome nota de todas las actividades
y del tiempo que le lleva realizarlas.

Clasifique sus actividades en una de las siguientes seis categoras:

Llamadas telefnicas.
Citas programadas.
Citas forzadas/imprevistas.
Reuniones.
Trabajo administrativo.
Redaccin y anlisis de informes.
Calcule el total de minutos que utiliz por da para realizar las actividades
de cada categora. Divida el resultado por el total de minutos de un da.
Obtendr el porcentaje de tiempo que utiliz para realizar tal actividad.
Determine si el tiempo dedicado a cada categora coincide con sus
responsabilidades principales.
Evale la utilizacin de su tiempo en cuanto a los beneficios logrados.

2. Revise sus objetivos

Revise los objetivos de la empresa, del departamento y los personales.

Tenga en cuenta las prioridades asignadas a cada objetivo y luego
pregntese si no est exigindose demasiado para ajustar sus prioridades.

3. Divida sus objetivos en tareas manejables.

Revise cada uno de sus objetivos individualmente y enumere todas las

tareas fundamentales necesarias para lograr cada objetivo.
Establezca un orden secuencial de tareas.
Calcule cunto tiempo le llevar realizar cada tarea o actividad. Recuerde
dejar un margen de 1020% de tiempo para los imprevistos.
Establezca un plazo para la concrecin de cada tarea o actividad. Para
tareas ms complejas, establezca hitos en el trayecto para registrar su

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Tema 4 Como administrar su tiempo

progreso.
Verifique qu tareas deben realizarse en una secuencia y cules se
pueden realizar en cualquier momento.

4. Programe su tiempo.
Escoja las tareas de prioridad ms alta y ubquelas en periodos de tiempo a lo
largo de varias semanas o meses, utilizando una herramienta de programacin
que le permita tener una perspectiva diaria, semanal y mensual. Tenga en cuenta
los recursos disponibles y prevea algn tiempo extra para los posibles retrasos,
excesos, fallas en la entrega, etc.

Programe realizar el trabajo o actividades importantes que necesitan de su

creatividad e inteligencia en los periodos de mayor energa.
Programe slo parte de su da, dejando tiempo para afrontar crisis o
imprevistos.
Combine las tareas y las actividades similares, cuando sea posible.
Identifique las tareas en las que trabajar cuando cuente con tiempo libre
imprevisto.
Utilice listas de tareas a realizar para dividir las tareas diarias en ms
detalle.

Tenga siempre la agenda a su alcance. Verifique su progreso a lo largo del da

para ver si est cumpliendo sus metas.
5. Identifique sus prdidas de tiempo y elabore estrategias para
controlarlas.

Revise su registro e identifique qu tipo de cosas le impiden cumplir con su

programacin.
Trabaje con una nica prdida de tiempo cada vez.
Para cada prdida de tiempo, genere estrategias que coincidan con su
estilo personal.
Ponga a prueba las estrategias que desarrolle y mantenga aquellas que
resulten adecuadas.
Asegrese de agregar aquellas prdidas de tiempo que no puede controlar
a su agenda.

6. Implemente su agenda.
Una vez que haya analizado su tiempo y sus prdidas de tiempo, y que tambin
haya programado su tiempo, estar listo para implementar su agenda.

110

Lleve consigo su lista de tareas a realizar durante el da. Consltela cuando

sea necesario para asegurarse de que al menos complet sus tareas
principales durante el transcurso del da.
Revise su agenda al final del da. Felictese por las tareas cumplidas y

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Tema 4 Como administrar su tiempo

realice los ajustes necesarios en la agenda para el resto de la semana.

Gestione las tareas inesperadas rpidamente y regrese a sus tareas
prioritarias.
A medida que surjan cambios, modifique su agenda semanal para
compensarlos.
Recuerde que los nuevos hbitos, como el de respetar la agenda, son
difciles de adoptar al principio. Cuanto ms lo haga, en ms automtico se
convertir.

7. Evale su agenda y realice los ajustes necesarios.

Despus de haber estado utilizando herramientas de programacin durante un
mes, controle la implementacin y los resultados de su programacin. Formlese
las siguientes preguntas:

Est cumpliendo con las tareas establecidas para la semana?

Est progresando o alcanzando sus objetivos? Se siente mejor
preparado y ms concentrado?
Qu consecuencias tuvo el hecho de no realizar algunas tareas?
Est evitando las prdidas de tiempo?
Puede mantener esta agenda?

Si ha tenido inconvenientes para realizar las actividades a tiempo, solicite

comentarios de su gerente o subordinados directos. Incorpore sus observaciones
a sus continuas mejoras. Modifique su agenda basndose en su anlisis.

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Tema 4 Como administrar su tiempo

2.3 Consejos
Consejos para programar su tiempo
- Considere una perspectiva tanto a largo como a corto plazo: programe las
actividades de cada da y programe varias semanas e incluso meses a la
vez.
- Cuando programe cambios, anote lo que realmente ocurri en su da para
que sirva como referencia futura.
- Aprenda cules son sus momentos de "alta energa" y de "baja energa" y
programe su da en consecuencia.
- Equilibre sus actividadesprograme su
tiempo de forma tal que pueda
relajarse. Incluya tiempo para dedicarlo
a realizar ejercicios fsicos, actividades
recreativas y sociales.
- Recuerde la Ley de Parkinson:
El trabajo tiende a expandirse hasta
llenar el tiempo asignado.
Consejos para atenerse a su agenda
- Anote sus objetivos y tngalos siempre a la vista.
- Compile ideas y herramientas para ahorrar tiempo. Agregue nuevos
consejos mensualmente a los que ya tiene.
- Tmese un momento del da de hoy para prepararse para las tareas
prioritarias del de maana. Si puede encontrar el archivo, revise los plazos o
destaque los temas fundamentales y as podr ahorrar tiempo cuando
comience el da prximo.
- Planifique el concederse recompensas por utilizar el tiempo de forma
efectiva.
- No luche por alcanzar la perfeccin. Si logra el 90% de su objetivo del da,
ha tenido xito.
Consejos para controlar las prdidas de tiempo
- Programe una hora de tranquilidad en la que no pueda ser interrumpido.
- Informe a sus colegas y subordinados directos que est intentando controlar
las prdidas de tiempo. Consiga su apoyo.
- Prevea por lo menos una hora por da de tiempo no programado para poder
estar preparado para las prdidas de tiempo.
- Establezca horarios de finalizacin para las citas a fin de poder
concentrarse en la reunin.
- Tenga en cuenta cunto tiempo le cuesta una prdida de tiempo para que le
sirva de incentivo para evitarla en el futuro.

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Tema 4 Como administrar su tiempo

Parte 3: Manos a la obra

3.1 Caso Prctico
En equipos de 5 personas, se discutir la siguiente situacin en el que jugarn el
papel de un gerente, tomarn decisiones y al final se compararn las soluciones
de cada equipo.
Situacin: Jessica y su equipo de cuentas

Jessica maneja un pequeo equipo de cuentas en una importante empresa de

manufactura. Tiene demasiadas cosas que hacer y se siente bajo presin por
tener que conseguir que todo se haga "para ayer". Sus cuatro subordinados
directos estn igualmente ocupados, por lo tanto, no pueden ayudarla a aliviar su
carga laboral.
Jessica teme retrasarse. Advierte la cantidad de formularios de procesamiento de
pagos que hay en su escritorio esperando a que los revise y autorice. Se trata de
una tarea importante y es ms sencilla que muchas de las otras tareas que debe
realizar. Jessica piensa en todas las tareas que debe llevar a cabo: evaluar varios
programas potenciales de administracin de cuentas, efectuar las revisiones de
rendimiento, agilizar el sistema de archivo de su grupo y comenzar la bsqueda
de un nuevo empleado. Ahora tiene bastante tiempo disponible para abordar
piensa acerca del mejor modo a proceder.
Qu debera hacer Jessica en primer lugar?
Explore todas las opciones.
-

Determinar cul es la tarea ms ardua y realizarla antes que las dems.

Puede intercalar las tareas ms pequeas cuando tenga tiempo.
Determinar cul es la tarea ms fcil y realizarla primero para poder
concentrarse en las ms exigentes.
Determinar cules son sus objetivos y utilizarlos para elaborar una lista de
tareas especficas, ordenadas segn su importancia.

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Tema 4 Como administrar su tiempo

Justifique sus respuestas:

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_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

Jessica identifica tres objetivos: dirigir a su personal, crear y mantener de forma

eficiente procesos de trabajo para su grupo y garantizar el pago puntual de todas
las facturas. Despus relaciona cada una de las tareas con estos objetivos y da
prioridad a las tareas segn el grado de importancia.
Aldo, el director de Jessica, le pide que presente una hoja de clculo detallando el
tiempo que les lleva procesar un pago a cada uno de sus subordinados directos.
Aldo tiene los datos sin procesar pero le sacara ms utilidad a la informacin si
Jessica pudiera recopilarla para un informe que l est redactando. Quisiera
contar con la hoja de clculo antes del fin de semana. A Jessica le gustara
confeccionar la hoja de clculo, pero sabe que no dispone de tiempo para ello y
todava debe completar las dems tareas pendientes.
Qu debera hacer Jessica?
Explore todas las opciones.

Crear la hoja de clculo. Si es importante para Aldo, es importante para

ella.
Explicar las tareas que debe realizar y cmo se relacionan con sus
objetivos y preguntarle a Aldo qu debera hacer, dado que esta hoja de
clculo no se relaciona directamente con sus objetivos.
Acceder a redactar el informe, pero prevenir a Aldo que ella tal vez no
pueda terminarlo para el fin de semana debido a todas las otras tareas que
tiene que hacer.

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Tema 4 Como administrar su tiempo

Jessica asign prioridades a las diversas tareas necesarias para lograr las metas
especficas. En base a ello, cre una lista de tareas a realizar y un cronograma.
No obstante, se da cuenta que no est siendo tan eficientemente como crea que
sera. Como consecuencia, se est retrasando otra vez.
Qu debera hacer para poner en orden nuevamente su agenda?
Explore todas las opciones.
-

Identificar las formas en las que utiliz su tiempo que no contribuyeron a la

concrecin de sus tareas. Luego generar ideas sobre cmo controlar las
prdidas de tiempo y concentrarse en las tareas que tiene por delante.
Eliminar tareas de prioridad baja. No son tan importantes y es mejor poder
finalizar a tiempo las tareas de prioridad alta. Siempre podr hacer ms
tarde las tareas de prioridad baja.
Colocar un cartel de "No molestar" en la puerta e ignorar las llamadas
telefnicas y el correo electrnico hasta haber finalizado las tareas. Utilizar
el letrero con sensatez, pero pedir a los colegas que lo tomen en serio.

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_________________________________________________________________

Jessica ha descubierto cmo priorizar sus tareas, organizar su tiempo e identificar

y controlar las prdidas de tiempo. Ahora debe supervisar su progreso y revisar
sus estrategias de gestin del tiempo cuando sea necesario. La gestin del
tiempo es una tarea continua. Una vez que haya priorizado sus tareas y
establecido un cronograma, siga verificando su progreso en base al cronograma.
Pregntese si est realizando las tareas a tiempo y si est trabajando para
conseguir el logro de sus metas. En caso contrario, determine el motivo. Despus
revise sus tareas para confirmar que sirven de respaldo para sus metas ms
importantes.

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Tema 4 Como administrar su tiempo

3.2 Herramientas
Harvard ManageMentor HERRAMIENTAS DE CMO ADMINISTRAR SU TIEMPO

Cuadro de registro del tiempo diario

Complete el siguiente cuadro para registrar sus actividades diarias. Utilice las tres primeras columnas para
registrar la hora, la actividad y el tiempo utilizado. Clasifique cada actividad en la categora correspondiente.
Fecha:
Categora
Hora

Actividad

Tiempo utilizado
(minutos)

Llamadas
telefnicas

Citas
programadas

Reuniones forzadas/
imprevistas

Reuniones

1998 del Presidente y los Miembros de la Junta de Gobierno de Harvard College y sus licenciantes. Reservados todos los derechos.

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Papeleo

Tema 4 Como administrar su tiempo

Harvard ManageMentor HERRAMIENTAS DE CMO ADMINISTRAR SU TIEMPO

Cuadro de prdidas de tiempo y soluciones

Utilice el siguiente cuadro para identificar sus prdidas de tiempo, la supuesta causa y las posibles soluciones.
Una vez que haya probado su solucin evale cmo le result.
Resultado de la solucin
Prdida de tiempo

Causa

Solucin

No
efectiva

Efectiva

Muy
efectiva

1998 del Presidente y los Miembros de la Junta de Gobierno de Harvard College y sus licenciantes. Reservados todos los derechos.

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Harvard ManageMentor HERRAMIENTAS DE CMO ADMINISTRAR SU TIEMPO

Lista de tareas a realizar

Utilice el siguiente formulario para registrar sus tareas diarias. Recuerde tachar las tareas realizadas a
medida que las vaya completando.
Fecha Tarea
12/2

Tiempo requerido
(horas)

Fecha de
finalizacin

2.5

12/5

Realizar llamadas telefnicas de encuesta

1998 del Presidente y los Miembros de la Junta de Gobierno de Harvard College y sus licenciantes. Reservados todos los derechos.

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Tema 4 Como administrar su tiempo

Parte 4: Para terminar

4.1 Repaso de conceptos vistos
Recuento de los principales temas de la sesin.

4.2 Para profundizar en el tema

Ideas intemporales sobre como administrar su tiempo
-

Fairly Timeless Insights on How to Manage Your Time por Jim Billington.
Artculo del Harvard Management Update, febrero de 1997

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Tema 4 Como administrar su tiempo

Bibliografa
Stephen R. Covey, Roger Merrill y Rebecca R. Merill. First Things First: To Live, to
Love, to Learn, to Leave a Legacy. Nueva York: Simon & Schuster, 1995.
William Oncken. Managing Management Time: Whos Got the Monkey? Nueva
York: Prentice-Hall Trade, 1987.
Jim Temme. Productivity Power: 250 Great Ideas for Being More Productive.
Mission, KS: SkillPath Publications, Inc., 1993.
Alex MacKenzie. The Time Trap. Nueva York: AMACOM, 1997.
Oncken, Managing Management Time.
MacKenzie, The Time Trap.

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Tema 4 Como administrar su tiempo

Acerca de los autores

David Stauffer ha desempeado puestos tales como el de director de
publicaciones en la Cmara de Comercio de los Estados Unidos. Ha escrito
artculos sobre administracin para el Wall Street Journal, para la American
Management Association y para la revista Harvard Management Update. Como
presidente de Stauffer Bury, Inc., nos ofrece informacin acerca de las tendencias
y tcnicas para lograr mejoras en nuestros negocios y en nuestra administracin
personal. Durante los ltimos 12 aos ha trabajado como escritor y editor de
Executive Memo, una revista acerca de la administracin de personal.
Nick Morgan ha desempeado trabajos como escritor de discursos para lderes
polticos, empresariales y educativos. Asesor a compaas y universidades en el
rea de comunicacin efectiva y, dado que cuenta con un doctorado en retrica,
ense oratoria pblica en las Universidades de Lehigh y Princeton. Ha editado
artculos en publicaciones regionales y nacionales incluyendo The Philadelphia
Inquirer y la revista Fast Company. Actualmente es presidente de Public Words y
editor del boletn Harvard Communications Update.
Durante sus ms de 15 aos de intenso trabajo de campo, Linda A. Hill ha
ayudado a los directores a crear condiciones para una gestin eficaz en las
organizaciones de hoy, cada vez con menos niveles jerrquicos intermedios y
ms diversificadas. Adems, es profesora y presidenta de la Iniciativa de
Liderazgo de la Escuela de Negocios de Harvard. Tambin es autora del bestseller Becoming a Manager (Harvard Business School Press) y es la experta en
contenidos de Coaching for Results y Managing Direct Reports, dos galardonados
programas interactivos de Harvard Business School Publishing.

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