Separata

ao
Boletim
do
Exrcito
MINISTRIO DA DEFESA
EXRCITO BRASILEIRO
SECRETARIA-GERAL DO EXRCITO

SEPARATA AO BE N 40/2014
COMANDANTE DO EXRCITO
PORTARIA N 1.172, DE 29 DE SETEMBRO DE 2014.
Aprova as Instrues Gerais para Avaliao de Documentos do Exrcito (EB10-IG-01.012), 1
Edio, 2014.

Braslia-DF, 3 de outubro de 2014.

MINISTRIO DA DEFESA
EXRCITO BRASILEIRO
GABIENETE DO COMANDANTE

PORTARIA N 1.172, DE 29 DE SETEMBRO DE 2014.

Aprova as Instrues Gerais para Avaliao de
Documentos do Exrcito (EB10-IG-01.012), 1
Edio, 2014.
O COMANDANTE DO EXRCITO, no uso das atribuies que lhe conferem o art. 4
da Lei Complementar n 97, de 9 de junho de 1999, alterada pela Lei Complementar n 136, de 25 de
agosto de 2010, e o art. 20, inciso XIV, da Estrutura Regimental do Comando do Exrcito, aprovada pelo
Decreto n 5.751, de 12 de abril de 2006, e de acordo com o que prope o Estado-Maior do Exrcito,
resolve:
Art. 1 Aprovar as Instrues Gerais para Avaliao de Documentos do Exrcito (EB10IG-01.012), 1 Edio, 2014.
Art. 2 Determinar que:
I - o Sistema de Avaliao de Documentos do Exrcito seja ajustado de acordo com as
orientaes e normas estabelecidas pela Subcomisso do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivos
do Ministrio da Defesa (SSIGA/MD);
II - a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos do Exrcito (CPADEx)
normatize procedimentos para que os trabalhos de avaliao de documentos no Exrcito Brasileiro (EB)
sejam realizados em atendimento legislao em vigor; e
III - as Subcomisses Permanentes de Avaliao de Documentos (SCPAD) sejam ativadas
com a finalidade de realizar a avaliao dos documentos de cada Organizao Militar (OM).
Art. 3 Estabelecer que esta portaria entre em vigor na data de sua publicao, ficando
revogada a Portaria do Comandante do Exrcito n 256, de 29 de maio de 2001.

Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014. - 3

INSTRUES GERAIS PARA AVALIAO DE DOCUMENTOS DO EXRCITO

(EB10-IG-01.012)
NDICE DOS ASSUNTOS
Art.
CAPTULO I - DAS GENERALIDADES
Seo I - Da Finalidade........................................................................................................................ 1
Seo II - Dos Objetivos...................................................................................................................... 2
Seo III - Da Conceituao................................................................................................................. 3
CAPTULO II - DO SISTEMA DE AVALIAO DE DOCUMENTOS
Seo I - Da Estrutura do Sistema de Avaliao de Documentos........................................................ 4
Seo II - Da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos do Exrcito................................. 5/9
Seo III - Das Subcomisses Permanentes de Avaliao de Documentos do Exrcito...................... 10/18
CAPTULO III - DAS TABELAS DE TEMPORALIDADE E DESTINAO DE
DOCUMENTOS DE ARQUIVOS..................................................................................................... 19
CAPTULO IV - DO FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE AVALIAO DE DOCUMENTO
Seo I - Concepo Geral................................................................................................................... 20/27
Seo II - Atividades Bsicas............................................................................................................... 28
CAPTULO V - DO ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
Seo I - Dos Arquivos........................................................................................................................ 29
Seo II - Das Organizaes Militares com Atribuies Especficas de Arquivamento..................... 30
Seo III - Dos Procedimentos para o Arquivamento de Documentos................................................ 31/39
Seo IV - Dos Procedimentos quanto Microfilmagem de Documentos.......................................... 40
CAPTULO VI - DA ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Seo I - Da Base Legal....................................................................................................................... 41
Seo II - Dos Procedimentos.............................................................................................................. 42/43
Seo III - Dos Procedimentos para Eliminao de Documentos Microfilmados............................... 44
CAPTULO VII - PRESCRIES DIVERSAS................................................................................. 45/51
ANEXOS:
A - EXTRATO DAS TABELAS DE TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVOS
B - FLUXOGRAMA PARA AVALIAO DE DOCUMENTOS ORIGINAIS
C - FOLHA DE REFERNCIA
D - LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS DE ORGANIZAO MILITAR (OM)
E - LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS DO ARQUIVO HISTRICO DO EXRCITO
(AHEx)
F - EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
G - TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
H - TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
I - FOLHA DE ROSTO DE CAIXA DE ARQUIVO
4 - Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014.

PREFCIO
Estas Instrues Gerais (IG) tm por finalidade apresentar princpios e estabelecer normas
para o gerenciamento de processos de seleo, avaliao, anlise e arquivamento de documentos no
mbito do Exrcito Brasileiro.
Os Decretos n 4.073, de 3 de janeiro de 2002 e n 4.915, de 12 de dezembro de 2003, e
orientaes contidas na Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001, complementada pela Resoluo n 21,
de 4 de agosto de 2004, ambas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), levaram o Ministrio da
Defesa a constituir a sua Subcomisso do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivos (SSIGA), criada
para racionalizao da produo documental, controle de fluxo de documentos e aperfeioamento do
processo de recuperao de informaes tcnico-administrativas no mbito do prprio Ministrio e dos
Comandos Militares.
Dessa forma, visando a aumentar a objetividade e dinamizar essa rea, estas IG adotaram
como referncia a Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001, que aprovou a Classificao,
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s Atividades-Meio da Administrao
Pblica, a Resoluo n 21, de 4 de agosto de 2004, que aprovou o Cdigo de Classificao e Tabela de
Temporalidade referentes Subclasse 080 - Pessoal Militar, ambas do CONARQ e a Portaria n 154, do
Arquivo Nacional (AN), de 18 de outubro de 2013, que aprovou o Cdigo de Classificao e Tabela de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim do Ministrio da Defesa
(MD).
Assim, a utilizao desse instrumento, alm de normatizar o gerenciamento da
documentao no classificada do Exrcito, orientar as atividades de racionalizao da produo e fluxo
documentais, avaliao e destinao dos documentos produzidos e recebidos, aumentando a eficcia dos
servios arquivsticos da administrao em todas as Organizaes Militares (OM) da Fora.
A atualizao das disposies contidas nestas IG atende Diretriz Geral do Comandante do
Exrcito, 2011-2014.
CAPTULO I
GENERALIDADES
Seo I
Da Finalidade
Art. 1 A finalidade das presentes Instrues Gerais (IG) a de normatizar o gerenciamento
da documentao no classificada do Exrcito Brasileiro, adequando as imposies da Lei n 12.527, de
18 de novembro de 2011, legislao militar especfica que trata do assunto e s demais disposies
legais que regulam a gesto de arquivos pblicos.
Seo II
Dos Objetivos
Art. 2 Os objetivos da avaliao de documentos so:
I - orientar e coordenar o processo de arquivamento, anlise, avaliao e seleo da
documentao elaborada e acumulada no mbito do Exrcito Brasileiro, com vistas sua destinao final; e
Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014. - 5

II - estimular a implantao de uma mentalidade de manuteno e preservao de

documentos, em especial dos que devem compor o acervo histrico-cultural da Fora.
Seo III
Da Conceituao
Art. 3 Para a aplicao destas IG, adotam-se as seguintes conceituaes:
I - arquivamento uma sequncia de operaes que tem por finalidade a guarda ordenada
de documentos;
II - arquivo corrente um local, normalmente na prpria seo da Organizao Militar
(OM), destinado ao depsito de todos os documentos que esto na fase corrente de arquivamento;
III - arquivo de guarda permanente um local destinado custdia de documentos de rara
consulta e que devem ser permanentemente preservados, por serem de grande valor probatrio e histrico
para a OM;
IV - arquivo intermedirio um local destinado guarda de documentos originais j
analisados pela Subcomisso Permanente de Avaliao de Documentos (SCPAD), oriundos do arquivo
corrente, e que esto cumprindo o prazo de guarda previsto nas tabelas de temporalidade e destinao de
documentos de arquivo;
V - arquivo pblico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgo pblico,
de todas as esferas da administrao pblica ou por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo
ou funo, ou deles decorrente;
VI - codificao a atribuio de cdigo e descritores a um documento listado na tabela de
temporalidade e destinao de documentos;
VII - custdia a responsabilidade pela guarda de documento ou de material;
VIII - destinao final a ltima ao a ser adotada na gesto documental, com vistas
determinao da eliminao do documento ou da sua guarda permanente;
IX - documento a unidade de registro de informao, qualquer que seja o suporte material
ou formato, podendo ser dividido segundo o gnero em textual, cartogrfico, iconogrfico, filmogrfico,
cinematogrfico, audiovisual, fotogrfico, sonoro, microgrfico ou eletrnico;
X - eliminao o ato de se destruir documento que foi considerado sem valor para fins de
arquivo e/ou consulta ou material que no mais atende finalidade a que se destina;
XI - expedio o ato de remeter um documento a rgo ou autoridade destinatria;
X - fase corrente o perodo mnimo e obrigatrio de arquivamento de um documento;
XI - fase intermediria o perodo, aps a fase corrente de arquivamento, em que o
documento deve permanecer nos arquivos da OM;
6 - Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014.

XII - gesto documental o conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e

eficincia na criao, tramitao, classificao, avaliao, arquivamento, acesso e uso de informao
registrada em documento;
XIII - prazo de guarda o tempo necessrio para arquivamento de documento, sendo igual
ao somatrio dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, contado a partir da data de
elaborao do documento; e
XIV - recebimento o ato de se registrar a entrada de documento no protocolo do rgo.
CAPTULO II
DO SISTEMA DE AVALIAO DE DOCUMENTOS
Seo I
Da Estrutura do Sistema de Avaliao de Documentos do Exrcito
Art. 4 O Sistema de Avaliao de Documentos do Exrcito composto por uma Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos do Exrcito (CPADEx) que por sua vez integrada por
Subcomisses Permanentes de Avaliao de Documentos (SCPAD), distribudas e escalonadas em trs
nveis hierrquicos, conforme quadro a seguir:

Figura 1 - Estrutura do Sistema de Avaliao de Documento

Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014. - 7

Seo II
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos do Exrcito
Art. 5 A CPADEx o rgo central do sistema destinado anlise, avaliao, seleo e
ao arquivamento de documentos no classificados no mbito do Exrcito, e subdivide-se em SCPAD.
Art. 6 A presidncia da CPADEx exercida pelo Secretrio-Geral do Exrcito, designado
por intermdio da Portaria do Comandante do Exrcito n 016, de 17 de janeiro de 2000.
Art. 7 A CPADEx integrada por um representante, oficial superior, de cada um dos
seguintes rgos, conforme Portaria da Secretaria-Geral do Exrcito n 004, de 24 de janeiro de 2014:
I - Estado-Maior do Exrcito (EME);
II - rgos de Assistncia Direta e Imediata do Comandante do Exrcito (OADI);
III - rgos de Direo Setorial (ODS);
IV - Arquivo Histrico do Exrcito (AHEx); e
V - Comando Militar de rea (C Mil A), em carter excepcional, para tratar de assuntos
especficos.
Art. 8 A misso da CPADEx orientar e coordenar o processo de arquivamento, anlise,
avaliao e seleo de documentos, no mbito do Exrcito, tendo em vista a identificao e seleo
daqueles destinados guarda permanente e eliminao dos destitudos de valor.
Art. 9 As atribuies da CPADEx so:
I - estabelecer e manter ligao tcnica ou sistmica com a Subcomisso do Sistema de
Gesto de Arquivos do Ministrio da Defesa (SSIGA/MD), bem como providenciar o encaminhamento a
essa subcomisso, de documentos previstos na legislao que trata do assunto;
II - orientar os trabalhos das SCPAD;
III - coordenar a gesto e a preservao de documentos no mbito da Fora, em especial
dos que possuam valor probatrio e dos que devam compor o acervo histrico-cultural do Exrcito
Brasileiro, consoante os preceitos estabelecidos nas tabelas de temporalidade e destinao de documentos
de arquivos referenciadas no art. 19 destas IG e em outras legislaes pertinentes matria;
IV - solicitar, quando necessrio, esclarecimentos s SCPAD para melhor apreciao dos
assuntos e dos documentos que devam ou que necessitem ser inseridos nas tabelas referenciadas no art. 19
destas IG, de acordo com o que prescreve o 2, do art.18, do Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002;
V - publicar, em boletim interno (BI) da Secretaria-Geral do Exrcito (SGEx), a composio,
as datas de reunies e os assuntos tratados na CPADEx; e

8 - Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014.

VI - encaminhar para publicao, no Dirio Oficial da Unio (DOU), os documentos

previstos nas presentes IG.
Seo III
Subcomisso Permanente de Avaliao de Documentos do Exrcito
Art. 10. As SCPAD das OM so escalonadas em trs nveis hierrquicos, de acordo com a
estrutura da cadeia de comando do Exrcito Brasileiro, conforme o que se segue:
I - Nvel A:
a) EME;
b) OADI;
c) ODS;
e) C Mil A; e
f) AHEx.
II - Nvel B:
a) Divises de Exrcito (DE);
b) Regies Militares (RM);
c) Grupamentos de Engenharia (Gpt E) e Grupamentos Logsticos (Gpt Log);
d) Diretorias; e
e) Centros, Estabelecimentos de Ensino (Estb Ens) e Institutos diretamente subordinados
aos ODS.
III - Nvel C:
a) Brigadas (Bda);
b) Artilharias Divisionrias (AD);
c) Comando de Aviao do Exrcito (C Av Ex);
d) Comando de Operaes Especiais (C Op Esp);
e) Comando de Artilharia do Exrcito;
f) Estabelecimentos de Ensino no diretamente subordinados aos ODS;
Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014. - 9

g) Unidades (U);
h) Subunidades (SU) independentes; e
i) OM independentes nvel Peloto.
Art. 11. As SCPAD so constitudas anualmente conforme especificado a seguir:
I - sero compostas por oficiais e praas de carreira em nmero mnimo de 6 (seis)
integrantes;
II - o presidente da SCPAD - Nvel A (SCPAD/A) dever ser oficial superior mais antigo
designado para compor essa subcomisso;
III - o presidente da SCPAD - Nvel A tambm ser integrante da CPADEx;
IV - o presidente das SCPAD - Nvel B dever ser, preferencialmente, um oficial
superior;
V - o presidente das SCPAD - Nvel C dever ser um oficial; e
VI - um integrante da seo de inteligncia da OM dever ser designado para compor a
SCPAD.
Pargrafo nico. A SCPAD do EME dever ser integrada por 1 (um) militar de cada
Aditncia do Exrcito.
Art. 12. A composio da SCPAD, as datas de reunies e os assuntos tratados por essa
subcomisso devem ser publicados em BI da OM.
Art. 13. As SCPAD/A e SCPAD/B devem conduzir visitas e inspees, com o objetivo de
avaliar o processo de gesto documental conduzido pelas SCPAD de suas OM subordinadas e o
cumprimento das presentes IG.
Art. 14. As misses das SCPAD so:
I - realizar o processo de anlise, avaliao, seleo, arquivamento, eliminao e destinao
para a guarda permanente de documentos de acordo com as tabelas de temporalidade e destinao de
documentos de arquivos referenciadas no art. 19 destas IG, o prescrito no 3 do art. 8 da Lei n 8.159,
de 8 de janeiro de 1991 e em outras legislaes pertinentes matria; e
II - orientar, coordenar e controlar o processo de avaliao dos documentos nos escales
imediatamente subordinados.
Art. 15. A SCPAD possui as seguintes atribuies:
I - difundir, no mbito de sua competncia, as diretrizes e normas relacionadas gesto
documental estabelecidas pelo Comandante do Exrcito, zelando pelo seu fiel cumprimento;
10 - Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014.

II - apresentar propostas que se fizerem necessrias, para atualizao das presentes IG e das
tabelas de temporalidade e destinao de documentos de arquivos referenciadas no art. 19 destas IG;
III - comunicar SCPAD de nvel superior ou CPADEx, para as devidas providncias, os
atos identificados como lesivos gesto do patrimnio arquivstico do Exrcito e aos documentos de
valor probatrios de direitos individuais ou coletivos;
IV - implementar e racionalizar as atividades arquivsticas, de forma a preservar a
integridade do ciclo documental do Exrcito Brasileiro, garantindo a guarda e o rpido acesso aos
documentos;
V - elaborar e encaminhar, via canal de comando, ao AHEx a Listagem de Eliminao de
Documentos de sua OM, conforme modelo constante do anexo E;
VI - avaliar os documentos no mbito da prpria OM; e
VII - determinar a eliminao dos documentos constantes da Listagem de Eliminao de
Documentos, aps publicao de autorizao para tal ao em Boletim do Exrcito (BE).
Art. 16. So atribuies especficas das SCPAD - Nvel A:
I - avaliar os documentos no mbito da respectiva OM;
II - orientar as subcomisses dos rgos e das OM diretamente subordinadas; e
III - orientar as SCPAD/B e SCPAD/C a respeito da guarda ou eliminao de documentos
sob sua custdia, em especial aqueles que no esto perfeitamente identificados nas tabelas de
temporalidade e destinao de documentos de arquivos referenciadas no art. 19 destas IG ou que
apresentem dvidas quanto ao seu valor arquivstico.
Art. 17. So atribuies especficas das SCPAD - Nvel B:
I - avaliar os documentos no mbito da respectiva OM;
II - ligar-se com as SCPAD/A, no que se refere a documentos sob sua custdia, a fim de
solicitar orientao sobre a guarda ou eliminao daqueles que no esto perfeitamente identificados nas
tabelas de temporalidade e destinao de documentos de arquivos referenciadas no art. 19 destas IG ou
que apresentem dvidas quanto ao seu valor arquivstico; e
III - orientar as SCPAD/C a respeito da guarda ou eliminao de documentos sob sua
custdia, em especial aqueles que no esto perfeitamente identificados nas tabelas de temporalidade e
destinao de documentos de arquivos referenciadas no art. 19 destas IG ou que apresentem dvidas
quanto ao seu valor arquivstico.
Art. 18. So atribuies especficas das SCPAD - Nvel C:
I - avaliar os documentos no mbito da respectiva OM; e
Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014. - 11

II - ligar-se com as SCPAD/B, no que se refere a documentos sob sua custdia, a fim de
solicitar orientao sobre a guarda ou eliminao daqueles que no esto perfeitamente identificados nas
tabelas de temporalidade e destinao de documentos de arquivos referenciadas no art. 19 destas IG ou
que apresentem dvidas quanto ao seu valor arquivstico.
CAPTULO III
TABELAS DE TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVOS
Seo I
Tabelas em Vigor
Art. 19 As Tabelas de Temporalidade e Destinao de Documentos da Atividade-Meio da
Administrao Pblica e da Atividade-Fim do Ministrio da Defesa (MD) so instrumentos que
determinam a destinao final e prazos de guarda, transferncia, recolhimento ou eliminao de
documentos, tendo sido aprovadas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), conforme tabela a
seguir:
Tabela de Temporalidade e Destinao Final

Aprovao

Classificao, Temporalidade e Destinao de Documentos de Resoluo n 14-CONARQ, de 24 OUT 01 (DOU n 28, de 8

Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao FEV 02), alterada pela Resoluo n 35, de 11 DEZ 12 (DOU
n 239, de 12 DEZ 12).
Pblica.
Cdigo de Classificao e Tabela de Temporalidade referentes Resoluo n 21, de 4 AGO 04 (DOU n 152, de 9 AGO 04).
Subclasse 080 - Pessoal Militar.
Cdigo de Classificao e Tabela de Temporalidade e Portaria n 154-AN, de 18 OUT 13 (DOU n 204, de 21 OUT
Destinao de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim do 13).
Ministrio da Defesa.
Tabela 1 - Normas que regulam o ciclo de vida e a destinao final de documentos

CAPTULO IV
DO FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE AVALIAO DE DOCUMENTOS
Seo I
Concepo Geral
Art. 20. O exemplar original de todo o documento elaborado na OM e o exemplar original
de outra procedncia por ela recebido e sob sua custdia, devero permanecer obrigatoriamente
arquivados pelo perodo mnimo de 5 (cinco) anos, independentemente do prazo de guarda previsto na
fase corrente de arquivamento nas tabelas de temporalidade e destinao de documentos de arquivos
referenciadas no art. 19 destas IG.
Pargrafo nico. O perodo mnimo de arquivamento de documento original, previsto no
caput deste artigo, deve ser seguido mesmo que o documento no esteja listado nas tabelas de
temporalidade e destinao de documentos de arquivos referenciadas no art. 19 destas IG.
Art. 21. Considera-se como exemplar original:
I - a primeira via de cada documento elaborado;

12 - Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014.

II - todo documento recebido pelo destinatrio e que possui a assinatura de prprio punho
da autoridade signatria;
III - o documento assinado de prprio punho por delegao e recebido pelo destinatrio;
IV - toda a primeira via recebida pelo destinatrio, no caso de documento circular; e
V - a segunda via de cada documento elaborado na organizao, quando a primeira via
tiver sido remetida a outro rgo.
Pargrafo nico. De toda correspondncia expedida, haver uma via destinada ao arquivo de
correspondncia da autoridade de origem, que ser considerada para efeito de avaliao de documentos como
original, conforme disposto no inciso V deste artigo.
Art. 22. Considera-se como documento sem valor arquivstico o documento que, mesmo sendo
original:
I - trate de assunto que recapitulado em outros documentos de maior hierarquia;
II - no possua valor histrico;
III - no respalde direito, obrigao e/ou comprometimento legal ou fiscal;
IV - no exija imposio de temporalidade por outros rgos de controle e da
administrao pblica; e
V - no se preste para consultas futuras.
Art. 23. Considera-se como documento no original, aquele que, constando ou no das
tabelas de temporalidade e destinao de documentos de arquivos referenciadas no art. 19 destas IG,
poder ser eliminado to logo se torne inservvel, independentemente do perodo mnimo de
arquivamento obrigatrio.
Art. 24. O documento no original poder ser eliminado to logo se torne inservvel,
independentemente do prazo mnimo de arquivamento obrigatrio.
Art. 25. Os documentos classificados, listados na Relao de Documentos Desclassificados
(RDD) e publicados em aditamento ao BI da OM, conforme previsto na legislao que trata da avaliao e do
controle de documentos sigilosos no mbito do Exrcito Brasileiro, que passem condio de
desclassificados, devem permanecer em arquivo, obrigatoriamente, pelo prazo mnimo de 5 (cinco) anos,
contados a partir da data de sua desclassificao.
1 Aps a desclassificao de um documento, a responsabilidade pela gesto documental
deste passa a ser da SCPAD da OM.
2 A destinao final dos documentos desclassificados ser a prevista nas tabelas de
temporalidade e destinao de documentos de arquivos referenciadas no art. 19 destas IG.
Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014. - 13

Art. 26. A SCPAD dever, at o final do ms de maio de cada ano, realizar a anlise do
documento original que tiver completado, no final do ano anterior, o prazo previsto para arquivamento na
fase corrente de guarda, de acordo com o constante nas tabelas de temporalidade e destinao de
documentos de arquivos referenciadas no art. 19 destas IG e que esteja arquivado pelo prazo mnimo de 5
(cinco) anos.
Art. 27. Aps vencido o prazo mnimo de 5 (cinco) anos e o prazo previsto para a fase
corrente de arquivamento, o documento original ser analisado e avaliado pela SCPAD da OM que
propor a sua destinao final, que poder ser:
I - a manuteno do documento original em arquivo at que seja cumprido o prazo de
guarda previsto nas tabelas de temporalidade e destinao de documentos de arquivos referenciadas no
art. 19 destas IG;
II - a eliminao do documento original, vencidos os prazos de guarda previstos nas tabelas
de temporalidade e destinao de documentos de arquivos referenciadas no art. 19 destas IG e a
publicao de autorizao para tal ao em BE; e
III - a guarda permanente para aquele documento original constante das tabelas de
temporalidade e destinao de documentos de arquivo que a SCPAD da OM julgar que devam ser
arquivados permanentemente na OM, ou recolhidos ao AHEx ou a outras OM.
Seo III
Das Atividades Bsicas
Art. 28. A anlise, a avaliao e a seleo so as atividades bsicas desenvolvidas pelos
integrantes da SCPAD, sendo que:
I - a anlise consiste na leitura e no entendimento de cada documento;
II - a avaliao consiste no processo de identificao do valor arquivstico do documento,
em especial, quanto verificao da originalidade, e se consta ou no das tabelas de temporalidade e
destinao de documentos de arquivo referenciadas no art.19 destas IG; e
III - a seleo consiste em definir o documento:
a) de guarda permanente;
b) passvel de eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos, aps o
cumprimento do prazo de guarda previsto; e
c) o mtodo e o local adequado ao arquivamento de cada documento e sua posterior
incluso em sistema de controle.

14 - Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014.

CAPTULO V
ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS
Seo I
Dos Arquivos
Art. 29. Em cada OM devero existir:
I - arquivo corrente; e
II - arquivo geral da OM, subdividido em dois arquivos:
a) intermedirio; e
b) de Guarda Permanente.
Pargrafo nico. Os documentos produzidos por meio digital devero ser arquivados
segundo o previsto no caput deste artigo.
Seo II
Organizaes Militares com Atribuies Especficas de Arquivamento
Art. 30. OM com atribuies especficas de arquivamento aquela destinada guarda de
documentos de valor probatrio e histrico-cultural que necessitam ser arquivados permanentemente.
Pargrafo nico. Como exemplos de OM com atribuies especficas de arquivamento,
podem ser citados: o AHEx, os museus militares, os estabelecimentos de ensino, dentre outras.
Seo IV
Dos Procedimentos para o Arquivamento de Documentos
Art. 31. O correto arquivamento de documentos pelas OM do Exrcito Brasileiro permitir
Fora atender excelncia da gesto documental e s imposies da Lei n 12.527, de 18 de novembro
de 2011, no tocante gesto transparente da informao e ao amplo acesso aos documentos produzidos e
sob sua custdia, para tanto:
I - os documentos devero ser arquivados, de modo adequado, em pasta, fichrio, estante,
armrio, prateleira, caixa, gaveta, embalagem, estojo, mapoteca, banco de dados, arquivo deslizante,
dentre outros; e
II - a deteriorao de documentos, causados por agentes ambientais, biolgicos, humanos e
desastres naturais deve ser evitada, conforme o estabelecido nas Normas para a Preservao e Difuso do
Patrimnio Cultural do Exrcito Brasileiro.
Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014. - 15

Art. 32. Para que seja atendida excelncia na gesto documental, os seguintes
procedimentos devem ser observados:
a) selecionar a instalao que apresente as melhores condies para a preservao de
documentos;
b) selecionar os mtodos de arquivamento mais adequados, tais como: por assunto,
cronolgico, tipo de documento, de base alfabtica, de base numrica, geogrfico, ou a combinao deles; e
c) estabelecer a quantidade de pastas, estantes, prateleiras e armrios necessrios, de acordo
com o mtodo de arquivamento selecionado.
Art. 33. O documento constante das tabelas de temporalidade e destinao de documentos
de arquivos referenciadas no art. 19 destas IG que no possui um prazo de guarda no arquivo
intermedirio previamente definido, constando nessas tabelas os termos Enquanto Vigorar ou
Enquanto se Prestar para a Consulta, dever ser mantido em compartimento especial do arquivo
intermedirio, aguardando a poca oportuna para a sua eliminao, ou seja, to logo deixe de vigorar ou
no mais se preste para a consulta.
Art. 34. O documento elaborado em A-6 que foi selecionado no ano A pela SCPAD da
OM para ser guardado permanentemente, porm sem uma previso de prazo de guarda no arquivo
intermedirio, dever ser encaminhado diretamente para o arquivo de guarda permanente da OM que tem
a sua custdia ou para outra OM com atribuies arquivsticas, sem a necessidade de que o documento
passe pelo arquivo intermedirio.
Art. 35. O documento elaborado em A-6 que foi selecionado pela SCPAD da OM para
ser guardado permanentemente, mas que ainda tem que cumprir um prazo de guarda no arquivo
intermedirio, dever ser encaminhado para o arquivo intermedirio.
Pargrafo nico. O documento destinado a guarda permanente dever ser arquivado em
compartimento diferente do previsto para o conjunto de documentos destinados a eliminao.
Art. 36. O arquivo de guarda permanente deve ser organizado por conjunto de documentos
e por cdigo de assuntos, porm sem referncia a prazos de guarda.
Pargrafo nico. O arquivo de guarda permanente deve ser controlado e organizado com
vistas a preservar o documento e permitir futuras pesquisas.
Art. 37. O documento localizado no arquivo intermedirio e que no possui um prazo de
guarda no mesmo previamente definido, constando nas tabelas de temporalidade e destinao de
documentos de arquivos referenciadas no art. 19 destas IG os termos Enquanto Vigorar ou Enquanto
se Prestar para a Consulta, deve ser reavaliado periodicamente, com vista a se evitar que seja acumulado
desnecessariamente.
Art. 38. O documento pertencente ao arquivo intermedirio e que ainda utilizado com
frequncia pode, a critrio da SCPAD da OM, permanecer arquivado no arquivo corrente, porm dever
16 - Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014.

ser submetido aos mesmos procedimentos de controle adotados no arquivo intermedirio.

Art. 39. Para melhor entendimento do cronograma de arquivamento e avaliao de um
documento, observe o seguinte exemplo:
DOCUMENTO
ELABORADO

CONTAGEM DO
ARQUIVAMENTO
OBRIGATRIO
(5 ANOS)

REMESSA AO
ARQUIVO
INTERMEDIRIO

SUBMETIDO
SCPAD DA OM PARA
AVALIAO

DESTINAO FINAL

Ano Corrente

Arquivo Corrente

Aps 5 anos

Arquivo Intermedirio

Arquivo Permanente ou
Eliminao
(aps autorizao em BE)

2009

2010 - 2014

Incio de 2015

Durante 2015

De acordo com os prazos

estabelecidos nas tabelas

Tabela 2 - Exemplo de cronograma de arquivamento e avaliao

Seo V
Procedimentos quanto a Microfilmagem de Documentos
Art. 40. Para a realizao dos trabalhos de microfilmagem de documentos, devem ser
atendidos os parmetros prescritos na Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968 e no Decreto n 1.799, de 30 de
janeiro de 1996.
CAPTULO VI
ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Seo I
Base Legal
Art. 41. No mbito do Exrcito Brasileiro, o AHEx a OM competente, na conformidade
do art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, para a consolidao e homologao da Listagem de
Eliminao de Documentos oriundos das OM da Fora Terrestre.
Seo II
Procedimentos
Art. 42. Para o documento original que conste das tabelas de temporalidade e destinao de
documentos de arquivos referenciadas no art. 19 destas IG e que teve finalizado o seu prazo de guarda,
devero ser executados os seguintes procedimentos:
I - no perodo de 1 de fevereiro a 31 de maio, a SPCAD da OM dever elaborar a Listagem
de Eliminao de Documentos, conforme modelo previsto no anexo E, encaminhando-a, via canal de
comando, ao AHEx;
II - caso no haja documentos a serem eliminados, a SCPAD deve informar ao AHEx,
tambm via canal de comando, a no existncia de listagem, obedecendo o perodo previsto no inciso I
deste artigo;
III - as listagens recebidas pelo AHEx sero consolidadas em uma nica listagem,
conforme modelo previsto no anexo F, que dever ser submetida ao Arquivo Nacional para fins de
aprovao, sendo posteriormente remetida SGEx;

Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014. - 17

IV - a SGEx elaborar o edital, conforme modelo previsto no anexo G, e o encaminhar

para publicao no Dirio Oficial da Unio (DOU);
V - aps a publicao em DOU, a SGEx far a transcrio do edital no BE;
VI - transcrito o edital no BE, a SGEx disponibilizar, por um prazo de 45 (quarenta e
cinco) dias, em suas pginas da intranet e internet, a Listagem de Eliminao de Documentos;
VII - decorrido o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, no qual se poder contestar a referida
listagem, a SGEx publicar a autorizao para a eliminao dos documentos constantes da Listagem de
Eliminao de Documentos, exceto daqueles que foram requeridos vistas, mediante petio;
VIII - uma vez autorizada e efetivada a eliminao, por meios eficazes que garantam a
inutilizao dos documentos, a SCPAD da OM elaborar o Termo de Eliminao de Documentos,
conforme modelo previsto no anexo H, que dever ser publicado em BI da OM; e
IX - o documento para o qual foi solicitada vistas, ser reanalisado pela SCPAD da OM ou
CPADEx e a ele ser dada nova destinao, se for o caso.

Figura 2 - Fluxograma para Eliminao de Documentos

Art. 43. O desentranhamento de documento ou cpia de pea do processo, mediante

petio, desde que tenha respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido, deve ser
encaminhado ao Presidente da SCPAD da OM detentora da documentao que, por sua vez, avalia a
pertinncia da petio, autoriza a consulta ou fornece, se for o caso, a cpia do documento.
1 Caso haja dvida do Presidente da SCPAD da OM sobre a conduta a ser adotada, este
dever consultar a SCPAD superior ou vinculada sistemicamente e, em casos excepcionais, a prpria
CPADEx.
2 At que seja tomada a deciso referente petio, o documento no estar sujeito
eliminao, devendo ser retirado do conjunto documental a ser eliminado, sendo, posterior e
oportunamente, feita a devida eliminao, mediante incluso do documento pela OM, na listagem de
eliminao do ano seguinte e constar do prximo Edital de Cincia de Eliminao de Documentos.
18 - Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014.

Seo III
Procedimentos para Eliminao de Documentos Microfilmados
Art. 44. Para a eliminao de documentos microfilmados dever ser observado o que est
regulado no Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996, particularmente em seus artigos 21 e 26.
1 Tal eliminao dar-se- por meios eficazes que garantam a inutilizao do documento,
devendo ser precedida da lavratura de termo prprio, aps a reviso e extrao de filme-cpia.
2 Os documentos de guarda permanente no podero ser eliminados aps a
microfilmagem, devendo ser recolhidos ao AHEx ou preservados pela prpria OM detentora.
CAPTULO VII
PRESCRIES DIVERSAS
Art. 45. O Sistema de Avaliao de Documentos do Exrcito requer continuado
aperfeioamento. Em consequncia, estas IG devero ser reformuladas sempre que necessrio.
Art. 46. Determinado pela autoridade competente o arquivamento de qualquer documento,
sero tomadas providncias no sentido de que, na capa ou na primeira folha, seja indicada a soluo
proferida antes do arquivamento [exemplo: Publicado no BI n .... de ..... ou respondido em Of (DIEx)
n .... , de......], manuscrita, digitada ou sob a forma de carimbo, seguida da expresso Arquive-se, data e
assinatura.
Art. 47. O documento produzido com data anterior aprovao destas IG, dever tambm
cumprir o prazo mnimo de arquivamento obrigatrio, contado desde o ano de sua elaborao e, aps isso,
submetido avaliao pelas SCPAD das OM.
Art. 48. A gesto de documentos tramitados pelos meios eletrnicos e de microfilmagem
regulada por legislao especfica.
Art. 49. Sero arquivados no rgo de Direo Setorial (ODS), referentes a pessoal, depois
de solucionados, os processos oriundos de requerimentos dirigidos ao Ministro da Defesa ou ao
Comandante do Exrcito por militares ou ex-militares da Instituio, bem como os processos de
transferncia para a reserva ou afastamento do servio ativo, quaisquer que sejam o destinatrio e a
espcie do documento inicial.
Art. 50. O arquivamento dos documentos eletrnicos dever atender a legislao que tratar
desse assunto e ao modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de
Documentos (e-ARQ BRASIL).
Pargrafo nico. O sistema adotado para Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED),
no mbito do Exrcito, ser o definido e homologado pelo DCT, no cabendo a utilizao de outros
sistemas/ferramentas paralelos para o controle da documentao eletrnica da Fora.
Art. 51. Observados os procedimentos especficos estabelecidos, cada OM definir como
ser executado o trmite interno do documento eletrnico.
1 Salienta-se que toda OM deve, prioritariamente, realizar o trmite interno de
documentos por meio eletrnico, empregando os meios e sistemas homologados pelo EB.
2 O documento que possa vir a ser utilizado como prova em juzo, sindicncia, inqurito
ou outro tipo de verificao legal, como aquele que envolva valor monetrio e/ou fiscal e o destinatrio
seja externo ao Exrcito Brasileiro, dever ser enviado por meio fsico.
Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014. - 19

ANEXO A
TABELAS DE TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVOS
(EXTRATOS)
1. Tabelas de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s
Atividades-Meio e s Atividades-Fim do MD, apresentando apenas o nmero-cdigo e os ttulos
principais dos assuntos que a compem:
a) Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica:
Atividades-Meio (Extrato):
CLASSE

000

ADMINISTRAO GERAL

SUBCLASSE

010

ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO

GRUPO

012

COMUNICAO SOCIAL

SUBGRUPOS

012.1

RELAES COM A IMPRENSA

012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

Figura 1 - Cdigo de Classificao de Documentos

b) Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s Atividades-Meio da

Administrao Pblica (Extrato):

Figura 2 - Extrato de Temporalidade e Destinao - Atividade-Meio da Administrao Pblica

20 - Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014.

c) Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo da Subclasse 080-Pessoal Militar,

relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica (Extrato):
CLASSE

000

ADMINISTRAO GERAL

SUBCLASSE

080

PESSOAL MILITAR

080.1

LEGISLAO

080.2

IDENTIDADE MILITAR

080.21

IDENTIDADE MILITAR. CARTEIRA. CARTO

080.22

CONCESSO DE PASSAPORTE: DIPLOMTICO E/OU OFICIAL

GRUPO

SUBGRUPOS

Figura 3 - Cdigo de Classificao de Documentos

d) Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo da Subclasse 080-Pessoal

Militar, relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica (Extrato):

Figura 4 - Extrato de Temporalidade e Destinao - Subclasse 080-Pessoal Militar

e) Cdigo de Classificao da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de

Arquivo relativos s Atividades-Fim do MD (Extrato):
CLASSE

300

PREPARO E EMPREGO DAS FORAS ARMADAS

SUBCLASSE

310

OPERAES MILITARES

GRUPO

311

COMBINADAS

SUBGRUPOS

313.1

MARINHA DO BRASIL

313.2

EXRCITO BRASILEIRO

313.3

FORA AREA BRASILEIRA

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES S OPERAES

SINGULARES
Figura 5 - Extrato de Cdigo de Classificao da Tabela de Temporalidade
313.9

MILITARES

Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014. - 21

f) Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s Atividades-Fim do

MD (Extrato):

Figura 6 - Extrato de Temporalidade e Destinao - Atividade-Fim do MD

22 - Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014.

ANEXO B
FLUXOGRAMA PARA AVALIAO DE DOCUMENTOS ORIGINAIS
Considerado as datas dos
documentos recebidos e
dos documentos
elaborados pela OM

Reunio da SCPAD da
OM para anlise,
avaliao e seleo pela
SCPAD
(aps 5 anos)

Cumprimento do
prazo mnimo de
arquivamento
obrigatrio
(5 anos)

Consta da tabela
ou possui valor
arquivstico?

NO
Eliminao

SIM
NO

A SCPAD da OM
elabora o Termo de
Eliminao de
Documentos da OM

O prazo de guarda
previsto na tabela
terminou?
SIM
O documento
est previsto para
guarda permanente?

SIM

NO

O documento ainda
possui valor para fins
de arquivo?

NO

SCPAD da OM elabora a
Listagem de Eliminao
de Documentos e
encaminha, via canal de
comando, ao AHEx

Vencido o prazo de 45
dias para efetivao da
eliminao, a SGEx
publicar em BE a
autorizao para
eliminao dos
documentos

SIM
Reenquadrar o
documento na tabela
respectiva

Prosseguir em
arquivo at o
vencimento da
temporalidade
Arquivamento no
AHEx, na prpria
OM ou em outras
OM

O AHEx, aps receber e

preparar a Listagem de
Eliminao de Documentos do
Exrcito, encaminha-a ao
Arquivo Nacional, para fins de
anlise e aprovao

Aps anlise e aprovao pelo

Arquivo Nacional, o AHEx
encaminha a Listagem de
Eliminao de Documentos do
Exrcito SGEx

A SGEx elabora o Edital de

Cincia de Eliminao de
Documentos do Exrcito e o
encaminha para publicao em
DOU e transcrio em BE

Figura 1 - Fluxograma Para Avaliao de Documentos Originais

Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014. - 23

ANEXO C
FOLHA DE REFERNCIA
1. A Folha de Referncia elaborada pela SCPAD, para os documentos que completaram o
prazo mnimo de arquivamento obrigatrio (5 anos) e acompanha o conjunto documental at sua
eliminao ou sua destinao para a guarda permanente.
2. um documento de controle interno que acompanha o conjunto documental. Tem como
base o ano previsto para a eliminao do conjunto documental, de acordo com as tabelas de temporalidade
e destinao de documentos de arquivo, servindo para orientar e agilizar a futura consulta documentao
nela contida.
3. A Folha de Referncia refere-se a um conjunto de documentos que:
a. foram elaborados no mesmo ano A-6;
b. completaram os 5 anos de arquivamento obrigatrio ao final do ano A-1;
c. sero submetidos avaliao pela SCPAD da OM no ano A; e
d. sero todos eliminados, tero como destinao final a guarda permanente no mesmo ano
ou ficaro em arquivo intermedirio, conforme prazos previstos nas tabelas.
Observao: no item n 3, o ano A refere-se ao ano em que a SCPAD da OM se rene
para avaliar os documentos que completaram o prazo mnimo de arquivamento obrigatrio no final do ano
anterior (A-1).
4. Na Folha de Referncia dever constar:
FOLHA DE REFERNCIA
Dados deste Conjunto Documental (Controle Interno)
a. n de Referncia: nmero dado pela SCPAD da OM, para o controle interno de arquivo
daquele conjunto documental, no ano em que a SCPAD da OM se rene para avali-lo.
Exemplo: N de Referncia: 03/12 - SCPAD/91 GAC
b. Data: este campo especifica a data que a Folha de Referncia foi elaborada, normalmente
a da reunio da SCPAD.
Exemplo: Data: 14/02/12
c. Fim do Prazo de Guarda: campo destinado a registrar o ano em que dever findar o prazo
de guarda previsto nas tabelas de temporalidade e destinao de documentos de arquivo.
Exemplo: Fim do Prazo de Guarda (Ano)

2011

d. Destinao Final: campos para serem assinalados com um x e que servem como
orientao quanto destinao final daquele conjunto documental, (eliminao, arquivo intermedirio ou
guarda permanente).
24 - Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014.

1) O conjunto documental que tiver como destinao final a Eliminao (ou permanncia
em arquivo intermedirio), especificar no retngulo para isso destinado, o ano que deve ser eliminado (ou
permanecer nesta situao).
Exemplo:
X Eliminao (Ano)
X

2012

Arquivo Intermedirio (At)

2011

Guarda Permanente

Destinao Final:
2) Caso o conjunto documental tenha como destinao final a guarda permanente, assinalar
dentro do campo, o local onde este dever permanecer, por exemplo: Arquivo de Guarda Permanente da
OM, AHEx, etc.
e. Prazo de Guarda: campo destinado para o preenchimento do prazo de arquivamento
(Fases Corrente e Intermediria) constante das tabelas de temporalidade e destinao de documentos de
arquivo.

Exemplo:
PRAZO DE GUARDA
Fase Corrente
Fase Intermediria
5 anos
5 anos
f. Documentos: espao destinado para se especificar quais os documentos que esto
contidos no conjunto documental, de forma a melhor orientar e agilizar suas futuras consultas. Este
espao contm os seguintes campos:
1) Cdigo ou n do Item: campo para o preenchimento do cdigo de assuntos de cada
documento arquivado, de acordo com as tabelas de temporalidade e destinao de documentos de
arquivos a ser utilizada.
2) Para cada documento, devem ser citados, de forma concisa, tipo, nmero, data de
elaborao, origem, destinatrio, quantidade de caixas ou nmero de folhas e unidade de arquivamento
(UArq) (caixa, pasta, envelope, etc) e assunto;
Exemplo:
CDIGO OU
DOCUMENTO
N DO ITEM
080.21

Ofcio n 12-S1.2

DATA

ORIGEM

DESTINATRIO

QNT CX OU
N DE FOLHAS
(UARQ)

ASSUNTO

14/03/06

Cmt do
91 GAC

Cmt da
41 Bda C Mec

32 fl
(pasta)

Guia de remessa do
material de identificao
da OM

Figura 1 - Folha de Referncia.

Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014. - 25

Exemplo de Folha de Referncia preenchida:

FOLHA DE REFERNCIA
Dados deste Conjunto Documental (Controle Interno)
N de Referncia: 03/12-SCPAD/91 GAC
Data: 14/02/12
Fim do Prazo de Guarda (Ano):
2011
Destinao Final:
X

Eliminao (Ano)

2012

Arquivo Intermedirio (At)

2011

PRAZO DE GUARDA

Guarda Permanente
Local de Guarda:

Fase
Corrente

Fase
Intermediria

5 anos

5 anos

Arquivo Intermedirio da OM
(at Pub do Termo de Eliminao da OM)
QNT CX
OU
DESTIN DE
NATRIO
FOLHAS
(UARQ)
Cmt da
32 fl
41 Bda C Mec
(pasta)

CDIGO
OU N DO
ITEM

DOCUMENTO

DATA

ORIGEM

080.21

Ofcio n 12-S1.2

14/03/06

Cmt do
91 GAC

080.21

Ofcio n 16-S1.2

16/03/06

Cmt do
91 GAC

Cmt da
90 RM

29 fl
(envelope)

080.3

Ofcio n 28-S1.1

17/04/06

Cmt do
91 GAC

Cmt da
41 Bda C Mec

02
(caixa)

Fichas de apresentao dos

integrantes da classe de 1985

080.3

Ofcio n 29-S1.1

17/04/06

Cmt do
91 GAC

Cmt da
41 Bda C Mec

02
(caixa)

Ficha padro do PASEP dos

integrantes da classe de 1985

080.3

Ofcio n 08-S2.3

10/05/06

Cmt do
91 GAC

Cmt da
90 RM

22 fl
(pasta)

Concesso de PAF/CRAF

512.511

Ofcio n 12-S3.6

27/07/06

Cmt do
91 GAC

Cmt da
90 RM

03
(caixa)

Prova dos candidatos

Quantidade em metros lineares (*)

ASSUNTO
Guia de remessa do material
de identificao da OM
Mapa mensal de necessidades
de material tcnico para
identificao

1,00 m/l

Legenda:
(*) A quantificao total deve ser obtida de acordo com o clculo apresentado no roteiro para mensurao
de documentos textuais.
Figura 2 - Modelo de Folha de Referncia.

26 - Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014.

ANEXO D
LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS DE ORGANIZAO MILITAR (OM)
1. A Listagem de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar informaes
pertinentes aos documentos a serem eliminados. Nela consta, basicamente, uma relao das vrias folhas
de referncias, alusivas a documentos a serem eliminados.
2. Sero elaboradas duas listagens: A Listagem de Eliminao de Documentos, pela
SCPAD da OM e a Listagem de Eliminao de Documentos para todo Exrcito, pelo Arquivo Histrico
do Exrcito (AHEx).
3. A Listagem de Eliminao de Documentos produzida pela SCPAD da OM e
encaminhada, via canal de comando, ao AHEx.
4. O AHEx, aps receber todas as listagens das OM, consolida-as em uma nica Listagem
de Eliminao de Documentos para todo o Exrcito e a encaminha, para fins de anlise e aprovao, ao
Arquivo Nacional.
5. Aps a anlise e a aprovao do Arquivo Nacional, o AHEx encaminha a Listagem de
Eliminao de Documentos do Exrcito Secretaria-Geral do Exrcito (SGEx). Esta elabora o Edital de
Cincia de Eliminao de Documentos do Exrcito e o encaminha para fins de publicao em Dirio
Oficial da Unio (DOU) e posterior transcrio desse edital em Boletim do Exrcito (BE), estabelecendo
o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias subsequentes publicao do edital para a efetiva eliminao dos
documentos.
6. Os conjuntos documentais referenciados na Listagem de Eliminao de Documentos das
OM no a acompanham quando ela remetida para o AHEx. Estes permanecem na OM, com a respectiva
Folha de Referncia, aguardando a autorizao para eliminao.
7. As listagens constituem-se dos seguintes itens:
a. cabealho, que contm a identificao da OM responsvel pela eliminao, o ttulo, o
nmero da listagem, e os nmeros das folhas, inicial e final;
b. quadro descritivo, contendo os seguintes campos:
1) cdigo do assunto ou, caso no tenha essa informao, o nmero de ordem dos itens
documentais listados;
2) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados;
3) datas-limite (ano mais antigo-ano mais recente) de cada conjunto documental citado no
nmero anterior;
4) quantidade de caixas (ou n de folhas) e especificao das unidades de arquivamento a
serem eliminados em cada conjunto documental; e
5) observaes complementares, teis aos esclarecimentos das informaes contidas nos
demais campos.
c. rodap para a Listagem de Eliminao de Documentos das OM: contendo local e data,
nome, cargo e assinatura dos servidores responsveis pela seleo, dos Presidentes das SCPAD da OM e
do Diretor do AHEx;
Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014. - 27

d. rodap para a Listagem de Eliminao de Documentos do Exrcito: contendo local e

data, nome, cargo e assinatura dos servidores responsveis pela seleo, do Diretor do AHEx e do Diretor
do Arquivo Nacional; e
e. roteiro para mensurao de documentos textuais, conforme o manual que regula a
mensurao de documentos textuais, do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo da Administrao
Pblica Federal - SIGA, do Arquivo Nacional.
8. Documentao em posio vertical e horizontal. Considerando os documentos
acondicionados na posio vertical (caixas de papelo ou de plstico, pastas A a Z ou suspensas, etc),
a metragem linear tem por base o comprimento das estantes e/ou a profundidade das gavetas dos arquivos
de ao.
a. Documentos acondicionados em caixas nas estantes:
1) medir a extenso de cada prateleira ocupada e multiplicar a medida pelo nmero das
mesmas; e
2) os espaos vazios devem ser desprezados.
- Exemplo:
- mdulo A - 6 X 0,90 m = 5,40 metros lineares;
- mdulo B - 1 X 0,60 m = 0,60 metro linear; e
- total A + B = 6 metros lineares

Figura 1 - Exemplo de mensurao de documentos arquivados em caixas.

28 - Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014.

b. Documentos empilhados ou empacotados em estantes:

- medir a altura das pilhas de documento.
- Exemplo:
- 0,30 m + 0,25 m = 0,55 metro linear.

Figura 2 - Exemplo de mensurao de documentos empilhados.

c. Documentos encadernados, livros ou pastas A a Z em estantes:

- medir na extenso da estante, se estiver na vertical, e a altura da pilha, se estiver na
horizontal.
- Exemplo:
- 0,40 m + 0,20m = 0,60 metro linear.

Figura 3 - Exemplo de mensurao de documentos encadernados

Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014. - 29

d. Documentos em arquivos ou fichrios de ao:

- medir a profundidade ocupada de cada gaveta.
- Exemplo:
- 1m + 0,30m = 1,30 metro linear.

Figura 4 - Exemplo de mensurao de fichrios ou arquivos.

9. Documentao empacotada e amontoada. Para a documentao empacotada, amarrada

ou amontoada utilizar-se- a metragem cbica, ou seja: comprimento X altura X largura das pilhas de
documentos. Para converso em metros lineares, multiplique o resultado obtido em m por 12.
a. Documentos empacotados, amontoados ou em caixas de diversos tamanhos, fora de
estantes:
1) medir o comprimento, a altura e a largura de cada pacote, amontoado ou caixa.
Multiplicar as medidas, para obter a metragem cbica.
2) converter o resultado encontrado multiplicando o resultado encontrado em m por 12.
(a) Exemplo 1:
- 0,30 m X 0,50 m X 0, 40 m= 0,06 m
- 0,06 m X 12= 0,72 metros lineares.

Figura 5 - Exemplo de mensurao de documentos em pacotes.

30 - Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014.

(b) Exemplo 2:
- 0,50 m X 0,50 m X 0,30 m = 0,075 m
- 0,075 m X 12 = 0,90 metros lineares.

Figura 6 - Exemplo de mensurao de documentos em montes.

10. Quantificao total. Para se obter a quantificao total dos documentos textuais
proceder ao somatrio dos resultados obtidos na mensurao dos documentos em posio vertical e
horizontal e dos documentos empacotados e amontoados:
a. Somatrio dos resultados obtidos nos exemplos:
6 metros lineares (fig 1);
+ 0,55 metro linear (fig 2);
+ 0,60 metro linear (fig 3);
+ 1,30 metro linear (fig 4);
+ 0,72 metro linear (fig 5);
+ 0,90 metro linear (fig 6).
= 10,07 metros lineares.

Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014. - 31

Exemplo de Listagem de Eliminao de Documentos elaborada na SCPAD de OM:

CDIGO OU
N DO ITEM
080
080.2
080.21
080.21
080.21
080.3
080.3
080.3
500

512.511

MINISTRIO DA DEFESA
EXRCITO BRASILEIRO

UNIDADE:

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

LISTAGEM N

ASSUNTO
SRIE

DATASLIMITE

91 GAC
1/2012

FOLHA N

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
QNT CX

N FOLHAS

ESPECIFICAO

1/2

OBSERVAES/JUSTIFICATIVA

PESSOAL MILITAR
IDENTIFICAO MILITAR
IDENTIDADE MILITAR. CARTEIRA.
CARTO
GUIA DE REMESSA DE MATERIAL DE
IDENTIFICAO
MAPA MENSAL DO MATERIAL
TCNICO

2006

32

Pasta

2006

29

Envelope

FICHA DE APRESENTAO

2006

02

Caixa

2006

02

Caixa

2006

22

Pasta

FICHA PADRO PASEP

CONCESSO E CESSAO DE PORTE
DE ARMA
ENSINO E DESPORTO
PROCESSO DE SELEO
PROCESSO SELETIVO, CONCURSOS,
SORTEIOS
PORTARIA DE APROVAO DAS
INSTRUES REGULADORAS DO
EXAME DE SELEO
EXAME/PROVA DOS CANDIDATOS

Caixa
No houve nenhuma ao judicial.
3
Figura 7 - Exemplo de Listagem de Eliminao de Documentos elaborada na SCPAD de OM.

32 - Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2013.

2006

MINISTRIO DA DEFESA
EXRCITO BRASILEIRO

UNIDADE:

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

LISTAGEM N

DATAS-LIMITE GERAIS DO ACERVO:

2006

MENSURAO TOTAL DO ACERVO:

1,00 metro linear

LOCAL/DATA:

91 GAC

Braslia, DF, 9 de maio de 2012.

LOCAL/DATA:

1/2012

FOLHA N

2/2

Braslia, DF, 9 de maio de 2012.

(Nome/Post/Grad e Funo)
Nome/Post/Grad e Funo)
Presidente da SCPAD/_OM___

(Nome/Post/Grad e Funo)
Responsveis pela seleo (*)
(*) Servidores que trabalharam na seleo dos documentos relacionados nesta
Listagem.
LOCAL/DATA:
Rio de Janeiro, RJ, ___ de ___________ de ______.
AUTORIZO:
Cmt/Ch/Dir

Figura 8 - Continuao do Exemplo de Listagem de Eliminao de Documentos elaborada na SCPAD de OM.

Separata ao Boletim do Exrcito n 40 de 3 de outubro de 2014. - 33

ANEXO E
LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS DO ARQUIVO HISTRICO DO EXRCITO (AHEx)
MINISTRIO DA DEFESA
EXRCITO BRASILEIRO

UNIDADE:

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

OM

CDIGO OU N
DO ITEM
029.2

ASSUNTO
SRIE

EXRCITO BRASILEIRO

LISTAGEM N

DATASLIMITE

1/2012
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
QUANT
CX

N
FOLHAS

ESPECIFICAO

SGEx

DECEx

AJUDAS DE CUSTO
DIRIAS
PASSAGENS (INCLUSIVE DEVOLUO)
PRESTAES DE CONTAS
RELATRIOS DE VIAGEM

030

MATERIAL

033.1

AQUISIO (inclusive licitaes)

033.11

COMPRA (inclusive compra por importao)

060

DOCUMENTAO E INFORMAO

060.1
060.3

1/3

OBSERVAES/
JUSTIFICATIVA

MISSES FORA DA SEDE. VIAGENS A

SERVIO
NO PAS

029.21

FOLHA N

2002-2004

Caixa

No
constam
relatrios
tcnicos de viagem.
Contas
aprovadas,
respectivamente nos anos de
2007 e 2009, conforme
comprovantes anexados
Listagem da OM.

2001

Caixa

Contas aprovadas no ano de

2004, conforme comprovantes
anexados Listagem da OM.

PUBLICAO DE MATRIAS NO DIRIO

2003
89
Pasta
OFICIAL
PUBLICAO DE MATRIAS EM OUTROS
2003
213
Pasta
PERIDICOS
Figura 1 - Listagem de Eliminao de Documentos do Arquivo Histrico do Exrcito (AHEx).

34 - Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2013.

OM

91 GAC

MINISTRIO DA DEFESA
EXRCITO BRASILEIRO

UNIDADE:

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

LISTAGEM N

CDIGO OU N
DO ITEM

ASSUNTO
SRIE

080

PESSOAL MILITAR

080.2

IDENTIFICAO MILITAR

EXRCITO BRASILEIRO
FOLHA N

1/2012

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO

DATASLIMITE

QNT CX

N
FOLHAS

ESPECIFICAO

080.21

IDENTIDADE MILITAR. CARTEIRA. CARTO

080.21

GUIA DE REMESSA DE MATERIAL DE

IDENTIFICAO

2006

32

Pasta

080.21

MAPA MENSAL DO MATERIAL TCNICO

2006

29

Envelope

080.3

FICHA DE APRESENTAO

2006

02

Caixa

080.3

FICHA PADRO PASEP

2006

02

Caixa

080.3

CONCESSO E CESSAO DE PORTE DE

ARMA

2006

22

Pasta

500

ENSINO E DESPORTO

2006

03

Caixa

512.511

2/3

OBSERVAES/
JUSTIFICATIVA

PROCESSO DE SELEO
PROCESSO SELETIVO. CONCURSOS.
SORTEIOS
PORTARIA DE APROVAO DAS
INSTRUES REGULADORAS DO EXAME DE
SELEO
EXAME/PROVA DOS CANDIDATOS

No houve nenhuma ao
judicial.

Figura 2 - Continuao do Exemplo de Listagem de Eliminao de Documentos elaborada pelo AHEx.

Separata ao Boletim do Exrcito n 40 de 3 de outubro de 2014. - 35

MINISTRIO DA DEFESA
EXRCITO BRASILEIRO

UNIDADE:

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

LISTAGEM N

DATAS-LIMITE GERAIS DO ACERVO:

2001-2006

MENSURAO TOTAL DO ACERVO:

1,72 metros lineares

LOCAL/DATA:

EXRCITO BRASILEIRO
1/2012

FOLHA N

LOCAL/DATA:
Rio de Janeiro, RJ _____ de julho de 2012.

____________________________

_____________________________

____________________________

_____________________________

Rio de Janeiro, RJ, ____ de julho de 2012.

Diretor do AHEx

RESPONSVEIS PELA SELEO (*)

(*) Servidores que trabalharam na seleo dos documentos relacionados
nesta Listagem.
LOCAL/DATA:
Rio de Janeiro, RJ, ___ de __________ de 2012.
AUTORIZO:
DIRETOR GERAL DO ARQUIVO NACIONAL
Figura 3- Continuao do Exemplo de Listagem de Eliminao de Documentos elaborada pelo AHEx.

36 - Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2013.

3/3

ANEXO F
EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
1. A Secretaria-Geral do Exrcito (SGEx), de posse da listagem remetida pelo Arquivo Histrico do
Exrcito (AHEx), elabora o edital e o encaminha ao Dirio Oficial da Unio (DOU) para publicao.
2. Aps publicao no DOU, o edital transcrito no Boletim do Exrcito (BE), devendo nele
constar a autorizao para que as OM eliminem os documentos constantes de suas respectivas listagens,
obedecido os prazos regulamentares.
3. Caso no seja autorizada a eliminao de algum documento previsto na listagem, o AHEx
informar OM, via canal de comando, da nova destinao do documento.
Exemplo: Edital de Cincia de Eliminao de Documentos a ser publicado no Dirio Oficial da
Unio:

Figura 1 - Edital de Cincia de Eliminao de Documentos.

Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014. - 37

ANEXO G
TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
1. Decorrido o prazo de 45 dias, aps a publicao no DOU, no qual se poder solicitar vistas dos
documentos, a CPADEx, por intermdio da SGEx, autorizar s SCPAD das OM a eliminar aqueles
anteriormente homologados.
2. O Termo de Eliminao de Documentos, confeccionado pela SCPAD da OM, deve ser publicado
em Boletim Interno da OM, a fim de registrar as informaes relativas ao ato de eliminao, devendo
conter, essencialmente:
a. data de eliminao;
b. nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao;
c. indicao dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminao e informao relativa publicao
em Dirio Oficial da Unio (DOU), transcrito em BE;
d. mensurao total do acervo eliminado;
e. referncias Listagem de Eliminao de Documentos da OM, anexa ao Termo;
f. datas-limite dos documentos eliminados; e
g. nome e assinatura do presidente da SCPAD da OM responsvel pela eliminao.
3. A eliminao de documentos ser efetuada por meio de fragmentao manual ou mecnica, com a
superviso de militar/servidor autorizado.
Exemplo de Termo de Eliminao de Documentos:

Figura 1 - Termo de Eliminao de Documentos.

38 - Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014.

ANEXO H
TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
1. O Termo de Recolhimento de Documentos tem por objetivo registrar informaes pertinentes
queles documentos que sero recolhidos a uma OM com atribuies especficas de arquivamento
(AHEx, Museus Militares, Estabelecimentos de Ensino, BIBLIEX, dentre outras).
2. O Termo elaborado pela SCPAD da OM uma relao de documentos ou conjuntos documentais
a serem recolhidos s OM com atribuies especficas de arquivamento.
3. O Termo de Recolhimento de Documentos constitui-se dos seguintes itens:
a. cabealho, que deve conter a identificao da OM responsvel pela guarda do conjunto
documental, o ttulo, o nmero da listagem, o nmero da folha e o rgo para onde todo o acervo
documental deve ser recolhido; e
b. quadro descritivo contendo os seguintes campos:
1) cdigo ou n do item: campo para o preenchimento do cdigo de assuntos de cada coletnea de
documentos e que se refere coletnea de assuntos contidos em um mesmo conjunto documental;
2) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a serem recolhidos;
3) datas-limite (ano mais antigo-ano mais recente) de cada conjunto documental citado no nmero
anterior; e
4) mensurao total do acervo da listagem, conforme especificao e unidade de arquivamento.
c. rodap: contendo local e data, nome e assinatura dos responsveis pelo recolhimento do conjunto
documental: o Comandante, Chefe ou Diretor da OM e o Presidente da SCPAD da OM.

Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014. - 39

Exemplo de Termo de Recolhimento de Documentos de uma OM extinta ou desativada:

MINISTRIO DA DEFESA
EXRCITO BRASILEIRO
23 BATALHO DE CAADORES
(36 BI/1839)

TERMO N

01/2012

FOLHA N

1/1

RECOLHER AO:

A H Ex

TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS

CDIGO OU N
DO ITEM

ASSUNTO
SRIE

010

ORGANIZAO E
FUNCIONAMENTO

MATERIAL
PATRIMNIO
PESSOAL
..........
OUTROS ASSUNTOS
319
RFR S OPERAES
MILITARES
DATAS-LIMITE GERAIS
DO ACERVO:
MENSURAO TOTAL
DO ACERVO:

DATA-LIMITE
2006
2005
2006
2006
2006
2006
..........

030
040
080
...

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
QNT
ESPECIN FOLHAS
CX
FICAO
18
Envelope
2
Caixa
18
Caixa
22
Pasta
9
Caixa
23
Caixa
..........

2002

180

Pasta

OBSERVAES

Extino da OM

..........
Extino da OM

2002-2006
8,30 metros lineares
LOCAL/DATA:

LOCAL/DATA:
Fortaleza-CE, 30 de maro de 2012

Fortaleza-CE, 8 de maio de 2012

AUTORIZO O RECOLHIMENTO:

PRESIDENTE DA SCPAD/23 BC
Cmt do 23 BC
Figura 1 - Termo de Recolhimento de Documentos de OM extinta ou desativada.

40 - Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014.

Exemplo de Termo de Recolhimento de Documentos de uma OM para o AHEx:

MINISTRIO DA DEFESA
EXRCITO BRASILEIRO
9 BATALHO DE SUPRIMENTOS
(9 B Sup/1989)

TERMO N

01/2012

FOLHA N

1/1

RECOLHER AO:

A H Ex

TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS

CDIGO OU N
DO ITEM

ASSUNTO
SRIE

BENS IMVEIS
PROJETOS,
PLANTAS E
ESCRITURAS

041

DATAS-LIMITE GERAIS
DO ACERVO:
MENSURAO TOTAL
DO ACERVO:

DATA-LIMITE

UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO
QNT
N
ESPECICX
FOLHAS FICAO

1906

total de 08
plantas,
medindo
cada uma,
2,13m x
1,80m

OBSERVAES

- Planta do Complexo de
Quartis de Campo GrandeMS, de 1906;
- Reproduzida cpia para
fins de consulta.

1906
0,28 metro linear
LOCAL/DATA:

LOCAL/DATA:
Campo Grande-MS, 18 de agosto de 2012

Rio de Janeiro-RJ, 31 de agosto de 2012

RECOLHER:

PRESIDENTE DA SCPAD/9 B Sup

Diretor AHEx
Figura 2 - Termo de Recolhimento de Documentos de uma OM para o AHEx.

Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014. - 41

ANEXO I
FOLHA DE ROSTO DE CAIXA DE ARQUIVO
Este anexo trata de sugesto de folha de rosto para caixa de arquivo, contudo, cada OM poder
adotar modelo que melhor atenda suas necessidades.
1. A folha de rosto destina-se a identificar as caixas de arquivos de documentos organizadas no
Arquivo Geral da OM.
2. Na parte superior possui a identificao da OM alm da designao da Seo/Diviso ou carteira
dos assuntos reunidos naquela caixa de arquivos.
3. No centro, encontra-se o resumo do Assunto/Srie dos documentos reunidos na caixa.
4. Na parte inferior consta o ano de transferncia para o arquivo Intermedirio, o ano de
transferncia para o arquivo Permanente, o ano previsto para sua eliminao, obrigatoriamente, a
informao de datas-limite (ano mais antigo e mais novo dos arquivos da caixa) e o n de controle interno
da caixa.
Exemplo de folha de rosto para caixa de arquivo de documentos:

Figura - Folha de Rosto de Caixa de Arquivo.

42 - Separata ao Boletim do Exrcito n 40, de 3 de outubro de 2014.