Para desarrollo tome esto

Etapas de un proyecto (2)

Ander-Egg, Ezequiel y Jos Mara
Aguilar Idez (1997). 15 edicin.
Cmo elaborar un proyecto. Gua para
disear proyectos sociales y culturales.
Madrid. ICSA. 127 p.

Gua para disear proyectos sociales y

culturales
1. Denominacin del proyecto
2. Naturaleza del proyecto
a) Descripcin del
proyecto
b) Fundamentacin
c) Marco institucional
d) Finalidad
e) Objetivo
f) Metas
g) Beneficiarios
h) Productos
i) Localizacin fsica y
cobertura espacial
3. Especificacin operacional de
las actividades y tareas a
realizar
4. Mtodos y tcnicas a utilizar
5. Determinacin de los plazos o
calendario de actividades
6. Determinacin de los recursos
necesarios
7. Clculo de los costos de
ejecucin y elaboracin del
presupuesto
8. Estructura organizativa y de
gestin del proyecto
9. Indicadores de evaluacin del
proyecto
10. Factores externos
condicionantes o pre-requisitos
para el logro de los efectos e
impacto del proyecto

Herramientas a utilizar
CON QU? : medios e instrumentos con los que contamos. CMO? : tcnicas a usar. CON
QUINES?: personas implicadas como responsables.
Con qu medios y recursos se har? Si bien hace alusin a los medios en general, busca precisar los recursos
humanos, econmicos y financieros que se requieren para la realizacin del proyecto.

Cmo hacerlo? Aqu se incluyen todas las actividades, tareas y trabajos que se realizarn como parte de un
mtodo y de un plan de accin, y de acuerdo a los objetivos, metas y logros que se sealen en cada caso.
Quines lo harn? Se refiere al equipo de trabajo que pondr en prctica las diversas actividades del
proyecto. Se debe saber qu requisitos y preparacin exige el proyecto al personal que participar en l.

Estrategias CUNDO? : cuadro temporal en el que se realizar. CUNTO? : Etapas

previstas y cantidad de actividades especificas a llevar a cabo.
Qu magnitud tendr? Aqu se entra a delimitar el volumen y el alcance cuantitativo del proyecto, su
profundidad, el tipo de servicios que prestar o las necesidades que se propone satisfacer.

Productos
Qu obtengo? Impacto estimado
Proyectar un resultado estimado, apoyndolo en los indicadores iniciales y en el resultado de las
conclusiones, surgidas del procesamiento de datos obtenidos (entrevistas, encuestas, observaciones, etc.) y
el marco de teora (aportados en la fundamentacin).

Cobertura y contexto

DNDE? : lugares y espacios en donde se realizan las actividades

Dnde hacerlo? El lugar o el sitio donde se adelantarn las actividades que hacen parte del proyecto, es
fundamental para los propsitos de ste, ya que no todos los sitios son adecuados para alcanzar los fines
propuestos. Pero este punto no slo se refiere al lugar fsico donde se desarrollar el proyecto, sino en general
al contexto donde se ubica, o sea, todo lo que rodea y enmarca fsica, social, econmica y culturalmente el
proyecto y las actividades propias de ste.
Cundo se har? El "cundo" se refiere al tiempo que se requiere para llevar a la prctica el proyecto, el cual
necesariamente estar sujeto al control y delimitacin cronolgica determinada.

Herramientas a utilizar

Indudablemente la ejecucin de cualquier proyecto, presupone la elaboracin de un "plan de ejecucin", que

establezca en forma detallada y cronolgica la secuencia de actividades que correspondan a la fase de
ejecucin del proyecto. Se trata de proponer, segn un esquema viable y coherente, el desarrollo en funcin
del tiempo, de la movilizacin de todos los requisitos del proyectofsicos, materiales, humanos,
institucionales, tcnicos y financierosen la medida en que se hagan necesarios. Segn el ILPES, "la
realizacin de las tareas que en un conjunto han de concretar el proyecto, depende de dos tipos de

restricciones: las relacionadas con el encadenamiento necesario de ellas mismas (o sea, con la lgica interna
de la ejecucin del proyecto) y las que se refieren a la disponibilidad de los requisitos externos del proyecto.
El plan de ejecucin debe tener en cuenta y distinguir ambos tipos de restricciones y plantear su coordinacin
adecuada, y el plazo total de la ejecucin compatible con ellas". (3) La realizacin de un proyecto implica la
ejecucin secuencial e integrada de diversas tareas, las cuales se sintetizan en un plan de trabajo o de
ejecucin, donde un conjunto de tareas se organizan, ordenan y coordinan en funcin de un tiempo y un
espacio determinado, tareas que naturalmente hay que realizar para alcanzar los logros de los objetivos y de
las metas del proyecto. Cules son los aspectos principales que comporta esta etapa operativa? Inventario y
determinacin de las actividades a realizar. Distribucin de las unidades peridicas de tiempo que hacen
parte de una secuencia operativa, donde se especifican todos los aspectos cronolgicos y las actividades a
realizar.
Ordenacin y sincronizacin de las actividades con relacin al tiempo disponible. Indicacin de los recursos
humanos, econmicos y tcnicos en las diversas actividades u operaciones del proyecto. Desde hace muchas
dcadas se ha venido utilizando la grfica de GANTT como instrumento de control de los programas de
ejecucin. En los ltimos tiempos, se ha desarrollado un mtodo basado en el concepto del camino crtico,
definido en la teora de conjuntos como parte del anlisis de los "grafos". Esta tcnica, conocida por distintas
siglas, como por ejemplo PERT, CMP y otras variantes, se aplica al control, en relacin con el tiempo de la
realizacin de grupos de tareas que en su conjunto materializan un proyecto. Los procedimientos para la
elaboracin del cronograma, el plan de trabajo o de actividades, como indistintamente se denomina la
actividad propia de programar, de calcular la duracin de stas y su ejecucin, es muy parecido en los
diversos tipos de proyectos. Como ya lo sealamos, se emplean en la mayora de los casos, dos tipos de
diagramas: * Los diagramas de barras, llamados tambin diagramas de GANTT. * Los diagramas de flechas o
diagramas de redes, tales como el CPM y el PERT. El diagrama de Gantt consiste en un grfico de
coordenadas cartesianas en el cual las actividades a realizar se listan en el eje de las ordenadas, y el tiempo
asignado a ellas, que ocupa el eje de las abscisas, se representa por barras cuya longitud, medida en unidades
de tiempo, tales como semanas, meses, trimestres o aos, indica su duracin. El mtodo del camino crtico,
ms conocido como mtodo CPM, corresponde a las iniciales de su nombre en ingls: "Critical Path Method".
El primer paso para la elaboracin de diagramas del mtodo crtico (CPM), al igual que en cualquier
diagrama, es la identificacin y lista de las diversas actividades. En segundo lugar, se procede a analizar la
secuencia lgica que existe entre ellas, respondiendo a las preguntas: qu actividades preceden? Qu
actividades siguen? Cules pueden realizarse simultneamente? Es evidente que, respetando siempre la
lgica general de un proceso, se presentan diversas alternativas de programacin. Una programacin lineal de
actividades casi siempre significa una mayor duracin total del proceso, por esa razn, el anlisis de la
simultaneidad de acciones permite evitar programaciones lineales y, por lo tanto, optimizar los recursos y el
tiempo. Para realizar mejor este paso, es conveniente utilizar una tabla de anlisis de secuencia. En la
columna del centro se coloca la actividad planificada, y en las columnas de izquierda y derecha se sealan las
actividades que segn la lgica del proceso, sean anteriores o posteriores a ella. La tcnica PERT corresponde
a las iniciales de "Program Evaluation and Review Technique" (tcnicas de evaluacin y revisin de
programas). La forma de disear las flechas o redes es semejante a la de CPM, pero la diferencia bsica
consiste en que en la tcnica PERT la duracin de cada actividad se calcula matemticamente. Los dems
pasos son idnticos. Con la tcnica PERT, tambin se puede calcular la probabilidad de que la programacin
se cumpla. El diagrama PERT se disea en forma semejante al CPM, pero por debajo de la flecha se indican
los "valores esperados" de duracin de cada actividad. La ruta crtica y el valor esperado de terminacin de
los proyectos se calculan siguiendo la tcnica de los momentos ms tempranos y tardos, tal como se describi
para el mtodo CPM.

Metodologa
Proporciona las herramientas y las tcnicas mediante las cuales intentaremos transformar la
realidad con el fin de mejorarla. La metodologa constituye el eje central de un proyecto. Es
conveniente evaluarla en funcin de los objetivos y de los beneficiarios del proyecto.
Para el proceso metodolgico es conveniente tener en cuenta:
Las actividades a desarrollar en el proyecto. Se especifican las acciones a realizar as
como la planificacin de actividades variadas para alcanzar los objetivos del proyecto.
Especificar las tcnicas e instrumentos que se van a usar para la obtencin posterior de los
datos. Para ello es necesario saber previamente qu datos necesitamos y qu herramientas vamos

a utilizar para obtener los datos (observacin simple, participante, sistemtica; encuestas,
entrevistas, cuestionarios, escalas de observacin, etc.).

Definir el grupo con el que vamos a trabajar. Es decir, a qu personas se dirige el proyecto
y qu caractersticas tienen. Conviene elaborar una descripcin de la poblacin objeto de estudio
(edad, sexo, formacin, clase social, etc.).

Identificar la muestra con la que se va a realizar el proyecto. Normalmente no podemos

trabajar con toda la poblacin por lo que nos vemos obligados a seleccionar a un grupo de sujetos
que renan determinadas condiciones. A estos sujetos extrados de la poblacin con los que se
llevar a cabo el proyecto le llamamos en lenguaje tcnico muestra.

El diseo de la solucin al problema consiste en estructurar una propuesta de trabajo o una

secuencia de actividades que permita el desarrollo y logro de la meta propuesta.

La planificacin de este trabajo debe contemplar un listado de todas las actividades que se
realizarn, los plazos de cada una de ellas y el responsable de que ellas se realicen. En la
literatura tcnica, esta metodologa es conocida como carta Gantt. Se construye un
cronograma de trabajo, un cuadro de doble entrada. En el eje de las ordenadas se anotan
las actividades y en el de las abcisas los tiempos estimados para cada una de ellas. Es
conveniente listar las actividades que comprendern la propuesta siguiendo una secuencia
lgica y cronolgica.

Determinacin de los recursos

Pretende verificar con qu insumos y con quines se realizar el proyecto.

Se distinguen entre ellos los recursos humanos, los financieros, los tcnicos
y los materiales.

Determinacin de los recursos

Pretende verificar con qu insumos y con quines se realizar el proyecto. Se
distinguen entre ellos los recursos humanos, los financieros, los tcnicos y los
materiales.
Clculo de los costos de ejecucin
El presupuesto en cuanto a presentacin sistemtica del costo y el beneficio de un
proyecto, en unidades monetarias, comprende los siguientes rubros principales:
- Ingresos
-

Mano de obra directa

Mano de obra indirecta

Costos directos de fabricacin

Costos indirectos de fabricacin

Viticos

Locales

Materiales y equipo

Transporte

Gastos de funcionamiento o de administracin

Depreciaciones

Seguros

Imprevistos

Utilidad

Financiacin del proyecto

Se deben identificar las principales fuentes de financiacin de las

inversiones del proyecto para cada una de las necesidades establecidas o
para el conjunto de ellas.

Gerencia del proyecto

Vela por el seguimiento de las etapas del proceso administrativo

(planeacin, organizacin, direccin, control, evaluacin permanente).
Establece el organigrama, funciones del personal, mecanismos de control y
evaluacin, los canales de informacin.

7.1 Recursos Humanos

Es muy importante especificar el nmero de personas que se necesitar para poder Ilevar adelante
Io planificado y la tarea o tareas que cada uno deber cumplir. Se deben establecer los roles
principales de cada uno de los integrantes del grupo que disearn, desarrollarn e implementarn
el proyecto y sus responsabilidades asociadas. Esta asignacin debe realizarse en forma grupal,
con el acuerdo y compromiso de todos los integrantes. Para esto el primer rol por definir es el del
jefe de grupo o coordinador. Es importante considerar que este rol debiera ser asumido en forma
natural por el integrante que muestra las mayores capacidades de liderazgo.
7.2 Recursos Materiales
Se debe definir todos los materiales y medios tecnolgicos que se prev se necesitarn para el
desarrollo del proyecto. En teora, tenemos acceso a gran cantidad de recursos tecnolgicos, pero
resulta difcil saber cules son los ms adecuados, en qu momento del proceso de aprendizaje los
incorporamos, con qu objetivos, qu habilidades potenciamos con su implementacin en el aula,
qu rentabilidad didctica se les supone y finalmente, cmo evaluamos su eficacia en el proceso
de aprendizaje.

De esta forma, se hace necesario seleccionar y evaluar los medios existentes, para reflexionar
sobre su adecuacin a los objetivos propuestos, a las caractersticas de los estudiantes y en
definitiva, al proyecto de innovacin educativa que estamos proponiendo.
7.3 Recursos Econmicos
Consiste fundamentalmente en asignar valores monetarios a cada uno de los materiales a utilizar.
As por ejemplo, los costos de papel, libros, copias, de reproduccin de instrumentos para la
recoleccin de datos, etc. Adems, es necesario agregar al presupuesto un porcentaje para el
rubro de imprevistos, que pueden aparecer en el transcurso del trabajo.

Estrategias
Especificacin operacional de las actividades
Consiste en identificar con que acciones se generarn los productos,
actividades necesarias. Se realiza un inventario de las actividades a
realizar, se distribuyen las unidades peridicas de tiempo, insertas en una
secuencia operativa (cronograma). Se indica la cantidad y calidad de los
insumos necesarios (recursos humanos, equipo, dinero, bienes, etc.),
involucrados en cada operacin.

productos
Productos (resultados de las actividades)

Los productos de tipo social o cultural pueden ser de dos clases:

Resultados Materiales: (por ejemplo: nmero de cooperativas creadas,

escuelas construidas, instalaciones, etc.).

Servicios prestados: (personas capacitadas, servicios proporcionados,

crditos otorgados, etc.)
PRODUCTOS, RESULTADOS Y EFECTOS Segn los expertos, es imposible distanciar los
objetivos, los logros o metas de un proyecto de sus propios productos o resultados. Concretamente,
no se justificara un proyecto que no alcanza los resultados y productos esperados. Es muy simple: se
alcanzan los objetivos y las metas si se obtienen los productos y resultados esperados, y viceversa.

En muchos casos se confunden los objetivos, las metas y los productos, olvidando que una cosa
producida es exclusivamente el resultado de un trabajo o de una operacin determinada. Son
instancias inseparables, ya que es imposible pretender conocer una de estas categoras, si no se
conoce la otra. Ello se, puede percibir cuando se tiene por objetivo conocer el efecto y el impacto en
la poblacin de un producto determinado. Si bien generalmente un producto se define como el
resultado de un trabajo o de una actividad determinada, son muchas las variantes y los alcances que
tiene un producto, ya que fcilmente se puede asociar con una obra realizada, el fruto de un trabajo,
un provecho, un lucro o beneficio, un rendimiento, un rdito, una utilidad o una renta. En los
proyectos de tipo social o cultural, casi siempre podemos identificar dos tipos de productos: *
Resultados materiales. * Servicios. Aqu los aspectos materiales de una obra pueden ser muy
vanados, pues pueden referirse a viviendas, escuelas o aulas construidas, como parte de un proyecto
que tiene como objetivo este tipo de productos materiales. Una vez realizadas estas obras, se agota el
sentido del proyecto. Tradicionalmente, el concepto "servicio" se relaciona con todas aquellas
acciones o actividades que buscan o tienen por propsito la satisfaccin de las necesidades de las
personas. Se trata de una actividad humana no productiva en el sentido econmico, pero que busca
satisfacer necesidades y resolver problemas, con el propsito de mejorar las condiciones de vida de
las personas destinatarias de los servicios. Muchas veces los servicios se presentan bajo la forma de
bienes materiales, pero su objetivo no es la consecucin de stos, sino la ayuda o el beneficio que
prestan. A nivel econmico, se concretan a travs de bienes de capital o de produccin, los cuales son
capaces de generar bienes o servicios, que son el "producto" en el sentido corriente de ste trmino.
Resultan del proyecto, adems, ciertos efectos sobre el sistema econmico, que se traducen en
cambios en las relaciones, condiciones y situaciones que caracterizan el funcionamiento del sistema.
En el campo econmico se denominan "resultados del proyecto", tanto a sus productos como a sus
efectos, que a la postre se consideran como aspectos inseparables de una misma actividad. O sea,
existe una clara diferencia entre los alcances que tiene un producto no produce un cambio o una
transformacin en una poblacin determinada. Se requiere que ese producto afecte o acte sobre las
personas, es decir que tenga un efecto sobre esa poblacin. Un error en el que incurren numerosos
proyectos en el campo social o educativo, es que piensan que sus objetivos se han agotado en el
momento que se genera un producto material, olvidando que ese producto tendr realmente
significado en la medida que se relacione con los destinatarios y produzca un "efecto". Por ejemplo,
proyectos destinados a crear una biblioteca en un barrio no se agotan en el momento de inaugurar la
biblioteca, ya que sta tiene sentido en la medida que se inserte en la comunidad y se convierta en
promotora de la cultura, de la lectura y de la actividad social del barrio. En el contexto, tanto del rea
econmica, social y educativa, se habla con frecuencia de varios tipos de productos, los cuales se
encuentran muy relacionados entre s. Se hace referencia a los "productos principales" y a los
"subproductos," que algunos vinculan con la capacidad de un objetivo para abarcar o prever todos los
resultados, y que puede en ocasiones, limitarse slo a la obtencin del producto directo de la
actividad planeada, olvidando otros aspectos que puedan surgir adicionalmente, los cuales en
economa se denominan subproductos; y stos, en muchos casos llegan a ser tan importantes como
los mismos productos principales. Por ejemplo, si en un colegio se desea adelantar un proyecto que
busca mejorar el nivel lector en la poblacin infantil, y se propone la creacin de una biblioteca
escolar. El efecto y el impacto que tiene en la poblacin escolar la creacin de la biblioteca, puede
generar y descubrir nuevos aspectos de un problema que no se reduce estrictamente a un problema
pedaggico, sino que se relaciona con otros aspectos sociales, econmicos, tcnicos e institucionales
no previstos, los cuales en muchas oportunidades, pueden considerarse como "subproductos".
Tambin se habla de "productos sustitutivos o similares", que si bien no son estrictamente aquellos
que los objetivos o metas nos sealan, cumplen funciones similares a las previstas o planeadas. O sea
cumplen funciones similares y los mismos servicios que aquellos sealados previamente.
Finalmente, se menciona a los "productos complementarios," los cuales sirven de apoyo a los
productos principales. Muchas veces los productos citados no satisfacen plenamente las expectativas
y aun las propias necesidades de los destinatarios, entonces otros que complementan y refuerzan la
funcin de los productos principales.

Cobertura y contexto
Localizacin fsica y cobertura espacial

Consiste en determinar el emplazamiento o el rea donde se ubicar

(manzana, barrio, vereda, corregimiento, municipio, departamento, etc.).

COBERTURA Y CONTEXTO FSICO O ESPACIAL DEL PROYECTO

En un proyecto, la delimitacin fsica, espacial o temtica ocupan un lugar importante en el diseo y
planeacin de ste. Delimitar el proyecto es analizar la viabilidad para su desarrollo. No se puede
arriesgar al fracaso un proyecto si previamente no se han precisado sus lmites fsicos y su cobertura,
los cuales estn relacionados con los recursos disponibles, los costos, el tiempo con que se cuenta,
etc. Algunos expertos en el tema rechazan la alternativa de un macro-proyecto, ya que a su juicio
desvirta la verdadera naturaleza de un proyecto, que se focaliza en un rea determinada, en un
tiempo reducido y con objetivos muy precisos. Un proyecto de cobertura amplia y que exige mucho
tiempo para realizarlo, es preferible insertarlo en el contexto de un plan o de un programa. Este tipo
de delimitacin puede tener muchas variantes: * Delimitacin en relacin ron el tiempo: Que se
refiere a su ubicacin en el pasado, presente o futuro, es decir, definir los estadios cronolgicos en
donde se desarroll, se desarrolla o puede desarrollarse el proyecto. * Delimitacin en relacin con el
espacio: Que nos indica en s el lugar o el espacio geogrfico, fsico, social, cultural o econmico.
Algunos, para evitar que el concepto "espacio" slo se asocie con lo fsico, se refieren al "contexto".
* Delimitacin en relacin con los recursos disponibles: Osea, ver hasta qu punte? se cuenta con los
recursos econmicos y financieros para desarrollar un proyecto demasiado extenso o complejo. Es
sabido que la mayora de las instituciones exigen documentos que permiten juzgar la capacidad
tcnica, financiera y administrativa de las entidades responsables de ejecutar un proyecto. De ah la
necesidad de delimitar todos aquellos aspectos que posteriormente se pueden Convertir en un dolor
de cabeza para las personas que trabajan en un proyecto.

Herramientas a utilizar
Estrategias
Productos
Cobertura y contexto