Sistemas administrativos

1. Concepto
Son un conjunto de elementos (recursos humanos: puestos, personas,
recursos materiales, equipo, maquinaria, etc.; recursos tcnicos: mtodos,
procedimientos, actividades, etc.) que se interrelacionan entre s con el
objetivo de llevar a cabo las actividades del proceso administrativo
aplicado en las reas funcionales de la empresa como son produccin,
finanzas, mercadotecnia, etc. Para que de manera integral la empresa
viva, evolucione y se desarrolle.
La utilizacin de los sistemas administrativos parece ser el mtodo ms
adecuado para el logro de los objetivos centrales de cualquier organizacin.
El termino administrativo es aplicable a toda actividad que requiere de
informacin o que la genera a travs de una terminal de una computadora o
formulario, etc.
Si quisiramos identificar los tipos de actividades que comprende un sistema
administrativo podramos distinguir los subsistemas de compras, pagos,
produccin, ventas y cobranzas. El sistema contable concentra la informacin
operativa y como forma central tenemos el sistema de informacin gerencial.
VER GRAFICO DE LA FOTOCOPIA

Elementos:
Cuando hablamos de los elementos de un sistema administrativo hablamos de:
personas, recursos fsicos e informacin.
1. personas: ubicadas en distintos niveles y con distintas atribuciones, entre
ellas directivo, gerentes, empleados, obreros, especialistas, que tendrn
distintas competencias y segn la actividad especfica de su nivel, cada uno
tendr sus tiempos para captar, procesar, conservar y transmitir informacin.
2. recursos fsicos: compuesto por edificios, instalaciones, maquinarias,
computadoras, materia prima, herramientas, fondos. La empresa los podr
tener disponibles o los incorporar del ambiente. Sern procesados a travs de
los distintos subsistemas (los 5 sist).
3. Informacin: elemento administrativo por excelencia. Es la materia prima de
la administracin. Sin ella no es posible la toma de decisiones. Es el elemento
que emplearn por igual procesadores humanos y electrnicos.

Funciones del sistema administrativo: La funcin del sistema

administrativo ser la de atender simultneamente a la ejecucin de
actividades segn sus objetivos (eficacia) y al costo de esas actividades
(eficiencia) o hacerlas correctamente, tambien a la seguridad de los bienes y
valores involucrados (control interno) y a las necesidades de informacin para
la toma de decisiones (informacin gerencial).
Hacer las cosas que se deben hacer: los sistemas administrativos sern los
encargados de especificar los pasos a seguir, las normas que deben cumplirse
para asegurar la calidad y la vinculacin entre los distintos procesos a fin de
cumplir con las metas establecidas. A medida que se tengan en cuenta los
recursos, se atender a la eficiencia.
- Se deben establecer metas como un objetivo cuantificable.
- Deben definirse los niveles de decisin correspondiente.
- Deben compatibilizarse entre si y tener un orden de preferencia.
- Deben contemplar la relacin de la empresa con su medio.
Relacin costo- beneficio: un sistema ser ms eficiente que otro cuando
pueda ser ejecutado en menor tiempo por requerir menos pasos, contar con
mtodos mas simples o utilizar medios electrnicos. Pero la relacin insumoproducto se deber considerar, adems otros recursos como el costo del
procesamiento electrnico, del personal, de los formularios, espacios de
archivos, etc.
El control interno: es por naturaleza interno al sistema que integra, tiene
como finalidad prevenir errores, anomalas o fraudes. Sus objetivo son:
- Eficacia de los procedimientos y controles
-Eficiencia operativa.
- Seguridad en los bienes y valores involucrados.
- Confiabilidad de la informacin.
Algunos de los requerimientos del sistema para lograr estos objetivos
sern:
- Separacin de funciones
- Asignacin de responsabilidades
- Niveles de autorizacin
-Documentacin de los traslados de bienes y valores.
- Diseos de formularios y archivos.
- Normas de seguridad informtica
- Normas respecto del personal interviniente
- Puntos de control
- Registros contables.
2

Lo requerimientos de informacin: La caracterstica de los sistemas

administrativos es la captura de datos sobre las operaciones, para luego
procesarlos segn los requerimientos de informacin, para ir estructurando la
pirmide informativa. Hasta que apareci la computadora la informacin era
proporcionada por la contabilidad. La aparicin de computadoras ha ampliado
la captura y el procesamiento de datos, ampliando la base del control
operacional y gerencial. Es importante que al disear un sistema administrativo
se tengan en cuenta las salidas de informacin requeridas y adems que se
atienda a la forma de presentacin de dicha informacin. La informacion para
la gerencia adems, debe ser resumida, esquemtica y significativa. Formas:
- Anlisis de los desvos. Diferencias entre datos reales y presupuestados.
- Indicadores. Miden comportamiento de ciertas variables respecto de otras.
Pueden ser: comparativos. Evolutivos. Combinados.
Estudios de los sistemas administrativos. Los estudios surgen en base al
crecimiento de la empresa donde las divisiones de trabajo son an mas
complejas. Se buscan estandarizar puestos y flujos de trabajo.
Rol del analista: normalizar el comportamiento para asegurar el logro de
propsitos.
Se definen dos cuestiones:
-La estructura: funciones y responsabilidades de los participantes.
- Los procesos: como se realizan las actividades necesarias para transformar
los recursos que ingresan en salidas.
La persona encargada de ello es el analista, que ser gerente o director.
Un analista administrativo constituye una funcin permanente y diferenciada
como la de comprar o vender. A el se recurrir cuando aparezcan problemas de
coordinacin en las tareas, falta de sincronizacin, notorias disfunciones,
demoras en las decisiones, costos administrativos excesivos, informacin
insuficiente, etc.
Perfil requerido: Esfuerzo intelectual para idear soluciones apropiadas,
tenacidad y perseverancia para vencer la resistencia al cambio y tambin
cierta dosis de paciencia.
Conocimientos:
- principios y conceptos generales de administracin.
- Procedimientos y mtodos de trabajo.
- Metodologa de anlisis.- Diseo grfico y diagramas.
- Diseos de formularios y archivos.
3

-Medios electrnicos de procesamiento.

Aspectos personales:
- Vision global
- Predisposicin al cambio.
- Creatividad
- Capacidad analtica.
-Actitud realista, sentida comn y predisposicin.
- Perseverancia
- Aptitud para las relaciones humanas.
2. Sistema de control interno
Conjunto de normas, controles y consideraciones que el ente deber adoptar
para cumplir con su objetivo de evitar la comisin de errores y fraudes. Ganar
seguridad y confiabilidad en la operatoria de la organizacin.
Contribuye al cuidado del patrimonio del ente, protegindolo de aquellas
situaciones que puedan afectar la continuidad de sus operaciones. Tiende a la
prevencin de anomalas, manteniendo el nivel de eficacia y eficiencia.
Identidad del sistema de control interno
Es y debe ser interno al sistema que sirve y a la empresa u organizacin que
alberga, teniendo por finalidad prevenir situaciones que puedan perjudicar al
patrimonio o funcionamiento de la empresa. Caractersticas

Es preventivo y continuo
Esta unido a sistemas administrativos y contables de la organizacin
Esta incorporado al diseo de la estructura, procedimientos y sistemas

administrativos.
No es espordico ni externo al sistema al que sirve.
Eficiencia operativa
Seguridad en materia de informacin.
Utiliza la relacin costo- beneficio para determinar la profundidad de los
controles a efectuar.

Flexibilidad y plasticidad del sistema de control interno: el sistema de control

interno deber tener bases dinmicas que permitan un ajuste peridico a las
nuevas realidades y necesidades, sin dejar de apuntar a brindar el apoyo que
el desarrollo de negocios empresarios necesita. La silueta administrativa estar
dada por las normas y procedimientos que se hayan definido.
Normas generales y Normas particulares
Normas generales:

-formacin de un ambiente de control. Es la norma bsica y fundamental,

siendo un requisito indispensable en cualquier sistema de control. Significa que
ninguna operacin quede sin controlar y este hecho se difunde entre los
integrantes de la organizacin.
-Evitar zonas disputadas o tierras de nadie: traen como consecuencias la
generacin de conflicto y la cada de la moral del personal afectado. Debido a
las confusiones generadas por falta de informacin respecto a las tareas a
desempear. Este problema se puede atacar: 1. Con la definicin del sistema
estructura y las reas de autoridad asignadas a cada sector. 2. Las relaciones
asesoras, funcionales y jerrquicas de control.
-Formalizacin de operaciones por escrito: las distintas operaciones que se
realizan en una organizacin, deberan formalizarse por escrito, a travs de
distintos tipos de documentos que las contengan y describan adecuadamente.
Lo mismo debe hacerse en cuanto a las decisiones sobre las operaciones que
debern instrumentarse. La falta de documentacin produce la imposibilidad
de control y eso es muy grave para la empresa que carecera de informacin.
Ejemplo: facturas en cada compra, interno: intercambio de bienes entre reas
de la misma empresa debe registrarse.
-Autorizacin de operaciones-niveles de autorizacin: se establece quien puede
autorizar las operaciones y los rangos de importes para los que cada
autorizacin es vlida. planilla de firmas y operaciones que se pueden
autorizar. Permite un mayor control ya que el funcionario de cada rea deber
firmar la compra de bienes y mejora la eficiencia ya que no todas las
operaciones necesariamente deben ser autorizados por los rangos mas altos.
Rangos: 5. Jefe de sector. 4. Gerente del departamento. 3. Gerente general. 2.
Director de rea. 1. Directorio.
- Separacin funciones/ control cruzado por oposicin de intereses: es uno de
los pilares del control interno. Permite que el procesamiento completo de una
operacin sea tarea de varios sectores generando un control por oposicin de
intereses. La implementacin de esta norma no requiere de ms personal, sino
planificar reasignaciones de funciones evitado la concentracin en una misma
persona o funcin, generando incompatibilidades. Incompatibilidades de la
norma:
5

- quien registra no maneja dinero.

-quien maneja dinero no maneja bienes.
El tpico control cruzado es el que hace contadura.
- Prenumeracin (imprenta) de los formularios utilizados: el objetivo que se
persigue es
-evitar salteos de nmeros o su asignacin a ms de un juego de ejemplares.
- dificultar la comisin de maniobras anmalas, por ejemplo sustituir un
ejemplar por otro.
- facilitar controles de correlatividad numrico- cronolgica.
-facilitar controles de seguimiento de formularios en su curso interno y externo.
Las facturas tienen pre numeracin obligatoria por reglamento.
La norma alcanza a rdenes de pago, partes de ingresos y egresos de fondos,
planillas de cobranzas, etc.
-Control numrico de formularios en las distintas receptoras (control de
integridad): es necesario que haya continuidad numrica en los comprobantes
al emitirse y que los sectores receptores se aseguren de haber recibido la
totalidad de los comprobantes. De esta manera nos aseguramos de que ningn
ejemplar se haya perdido.
-Control de correlatividad numrico-cronologica: verificar ante la emisin de un
nuevo nmero de un determinado formulario, que la fecha sea similar o
posterior a la del nmero precedente. La importancia recae en la comisin de
errores y omisiones, y los fuertes cuestionamientos que puede hacer la AFIP.
Violando el cdigo de comercio.
-Existencia de determinadas funciones: operativas, de control y asesoramiento.
Cualquier sector de la Administracin, desarrolla tantas funciones de tipo
operativas, como de control y de asesoramiento. Aunque no todos los sectores
las tienen desarrolladas en similar proporcin: hay algunos eminentemente
operativos, otros de control y otros de asesoramiento. No se debe propender al
equilibrio dado a que se desvirta la naturaleza del rea y perder eficiencia. Ej
compras: operativo: pedidos internos, seleccin de proveedores, seguimiento
de compras. Control: calidad y cantidad de mercaderas pedidas en almacenes.
Asesoramiento: sobre la naturaleza y calidad de ciertos productos.
Anlisis de riesgos/cobertura de seguros/anlisis de conveniencia: se
recomienda no contratar seguros hasta no analizar la conveniencia de su
contratacin. Seguros:
6

-obligatorios: seguro para cada empleado que trabaja en relacin de

dependencia, por leyes y convenios colectivos de trabajo. Seguro de vida para
cada empleado.
-cobertura de dinero, en caja o transito.
- cobertura de inmuebles (incendio), muebles y tiles (incendio y robo) e
instalaciones (incendio).
- seguros contra accidentes. No solo para el personal sino tambin para
terceros que la visitan que pudieran ocasionar los elementos de la empresa.
-Dependencia entre sectores/ el sector que ejerce control no debe depender del
sector controlado. Se propone que el sector de control se ubique en el nivel
superior o similar al sector controlado, pudiendo regular su independencia,
imparcialidad y autoridad.
-Revalorizacion de la funcin de archivo: ha sido esta funcin bastante
desvalorizada. Sin embargo esta funcin es muy importante porque si esta bien
archivada la informacion podra recuperarse en el momento oportuno.
Beneficios:
-fcil y pronta recuperacin de la informacin.
-evitar riesgos de prdidas de documentacin.
-evitar deterioro de documentacin.
- realizar la funcin de manera oportuna y sin atrasos.
-custodia de formularios sin utilizar: los talonarios de cheques o recibos por
ejemplo, debern ser guardados en un lugar cerrado y bajo la responsabilidad
de un funcionario de jerarqua para el manejo de fondos. El funcionario deber
llevar un registro de de la numeracin de todos los talonarios no utilizados. La
entrega de talonarios en blanco deber efectuarse solo ante la rendicin de
talonarios ya utilizados.
-Rotacin interna del personal afectado a reas sensibles: es utilizado para
prevenir los efectos indeseados de que las personas permanezcan por periodos
prolongados en el mismo lugar, lo que podra dar lugar a desviaciones en el
ejercicio de sus funciones.
- Evitar rotacin interna acelerada del personal: no es una situacin normal y
puede ocasionar que el personal se desvincule al poco tiempo de tomar
servicios. Se produce que el personal no encuentre la estabilidad para que sus
tareas de sus frutos. El hecho de la reiteracin de la capacitacin y
7

entrenamiento del personal afectado y sus costos de adaptacin tambin lo

agotan.
- Registraciones claras, adecuadas y al da: la registracin de las operaciones
debe ser en forma cronolgica y con el detalle que requiere el cdigo de
comercio. Debindose encontrar actualizada para que se pueda ejercer el
control y anlisis de cuentas a travs del sistema contable. Es importante
contar con un plan de cuentas acorde a las necesidades y que permita mayor
segregacin respecto de las operaciones que controlamos.
-Mecanismos o canales para reclamos de los clientes: Este mecanismo podra
materializarse a travs de un libro de quejas o facilitando el reclamo de
clientes a travs de un servicio especialmente creado. De esta forma la
gerencia podra controlar mejor los inconvenientes operativos de las distintas
reas de la empresa expuestas a brindar servicios a clientes y disponer
mecanismos de correccin.
- Normas particulares:
Son las que estn dedicadas a cada rea. Comprenden grupos singulares
claramente diferenciados. Aplicaciones distintas:
- Normas de control interno relativas a la estructura de la organizacin y a la
separacin de funciones.
-Normas de control interno relativas a las medidas de control para evitar la
comisin de errores que atenten contra el patrimonio de un ente, o sobre la
continuidad de sus operaciones, claro ejemplo son el recuento de la mercadera
recibida y su control de calidad.
- mejoramiento de procedimientos y rutinas administrativas.
- Cumplimiento de disposiciones y normas legales.
- Medidas concretas que mejoran la eficiencia administrativa. E jemplo:
aprovechar un formulario proveniente de un cliente para hacerlo circular
internamente como si fuera nuestro.
3. Sistema y proceso de control
Un sistema de control tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo
con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido, sealando
las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.
Constando de 3 partes:

Establecimiento de Estndares: Los estndares son criterios establecidos

contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la expresin de
las metas de planeacin de la empresa o departamento en trminos tales que
el logro real de los deberes asignados pueda medirse contra ellos.
Los estndares pueden ser fsicos y representar cantidades de productos,
unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o
pueden estipularse en trminos monetarios como costos, ingresos o
inversiones; u otros trminos de medicin.
Medicin de desempeo: Si el control se fija adecuadamente y si existen
medios disponibles para determinar exactamente que estn haciendo los
subordinados, la comparacin del desempeo real con lo esperado es fcil.
Debera hacerse de forma anticipada para evitar desviaciones.
Correccin de desviaciones: Si como resultado de la medicin se detectan
desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos
planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar. Los
administradores pueden corregir o modificar sus planes o metas.
Analitica de negocios
Pone a disposicin del gerente y quienes toman las decisiones un anlisis
avanzado de una fuente de datos que las organizaciones recopilan para tomar
mejores decisiones repecto al rumbo de la organizacin. Se sistematiza mejor
la recopilacin y disposicin de los datos para que la empresa responda con
mayor agilidad a los cambios del mercado.
Puntos de control clave, estndares y puntos de referencia
Los estndares son puntos de referencia respecto de los cuales se mide el
desempeo real o esperado. El gerente debe establecer puntos de atencin
especial y luego vgilarlos para asegurarse de que toda la operacin procede
segn lo planeado. El principio de control de puntos clave es uno de los mas
importantes ya que establece que el control efectivo requiere de la atencin de
aquellos factores decisivos para evaluar el desempeo en relacin con los
planes.
Tipos de estndares de puntos clave:
1. Fisicos: Son medidas no monetarias y comunes a nivel operativo. Pueden
reflejar cantidades, como hs de mano de obra por unidad de produccin, litros
9

de combustibles por caballo de fuerza por hora, etc. Tambin pueden reflejar
calidad. Ej: Durabilidad de una tela o permanencia del color.
2. De costos: Son medidas monetarias y son comunes en el nivel operativo.
Asignan valores monetarios a los aspectos especficos de las operaciones.
Algunos ejemplos comunes son costos directos o indirectos por unidad
producida, costo de mano de obra por unidad, costo de materiales por unidad,
etc.
3. De capital: Surgen de aplicar medidas monetarias a artculos fsicos. Se
relacionan con el capital invertido en la empresa, mas que con los costos de
operacin. Ej: inversin fija e inversin total.
4. De ingresos: surgen de asignar valores monetarios a las ventas. Ej: ventas
promedio por cliente.
5. D programas: Aunque fuera necesario aplicar cierto juicio subjetivo al
momento de evaluar el desempeo de un programa, la oportunidad del
momento y los plazos, asi como otros factores pueden utilizarse como
estndares.
6. Intangibles: No se expresan en medidas fsicas o monetarias. Se utilizan para
los casos en que es difcil establecer estndares cuantitativos o cualitativos
claros. Ejemplos, si la publicidad cumple con el objetivo a corto y largo plazo.
7. De metas: cualitativas y cuantitativas verificables en cada nivel de la
administracin. Se pueden definir metas mediante la investigacin y la
reflexin. Los estndares tienden a volverse objetivos y por lo tanto se
transforman en tangibles.
8. Planes estratgicos como puntos para el control estratgico: requiere el
monitoreo sistematico en puntos de control estratgicos, asi como la
modificacin de la estrategia de la organizacin con base a esta evaluacin.
Permite la comparacin de metas propuestas con el desempeo real. Tambin
permite lograr el entendimiento dl ambiente al monitorearlo.
Brenchmarking- puntos de referencia: enfoque para establecer metas y
medidas de productividad con base en las mejores prcticas de la industria.
Informacin en tiempo real: Es la informacin de lo que ocurre mientras
est ocurriendo. La tecnologa es lo que permite que la informacin circule a
tiempo real. Ejemplo: los supermercados que cuentan con cajas registradoras
donde al instante se registran las ventas, y se puede obtener informacin sobre
inventarios, ventas brutas y utilidades. Otro ejemplo es el programa de
reservacin de vuelos. Permite tambin un control y una correccin que puede
10

hacerse justo a medida que se desvan los planes. Pero sucede una cuestin,
como lo dice el grafico de retroalimentacin, la informacin en tiempo real no
permite un control en tiempo real, ya que es probable que el anlisis de la
causa de la desviacin, el desarrollo de programas de correccin y su
instrumentacin, lleve tiempo. Esto no quita importancia a la pronta medicin
del desempeo, que facilitar la identificacin de desviaciones y llevarn a la
toma de medidas de correccin en forma ms rpida.
Control preventivo o anticipado: para un control efectivo, los
administradores requieren un sistema de correccin anticipativo que les
informe sobre los problemas potenciales y permita tomar las medidas
correctivas antes de que surjan esos problemas. En la prctica se prefieren los
datos histricos (lo que ya sucedi) y la retroalimentacin, aunque con lo que
ya sucedi nada se pude hacer.
Correccin anticipativa en los sistemas humanos: hay muchos ejemplos.
Ej: conductor que sube la colina y acelera ms.
Sistemas de correccin anticipativa en relacin con los de
retroalimentacin: monitorean los insumos de un proceso para averiguar si
son los planeados, si o es as, estos o quizs el proceso se modifican para tener
el resultado deseado. La realimentacin, en este caso, est del lado de los
insumos del sistema para que puedan hacerse las correcciones necesarias
antes de que se vean afectados los resultados. VER GRAFICO
La correccin anticipativa en la administracin: Un ejemplo es el sistema
de planeacin de inventarios, de esta manera, si se ejerce el control, se pueden
identificar las variables del sistema: unas con efecto positivo y otras con efecto
negativo. Una desviacin del insumo planeado, puede generar un resultado no
planeado, a menos de que se haga algo a tiempo. No todas las perturbaciones
respecto de los insumos son tenidas en cuenta ni vigiladas, por ejemplo la
quiebra de un proveedor es una variable inesperada. Es necesario un control
de las perturbaciones.
Requisitos del sistema de correccin anticipada:
1. anlisis del sistema de planeacin y control e identifica las variables de
insumos mas importantes.
2. desarrollar modelo de sistemas.
11

3.
4.
5.
6.

Mantener el modelo actualizado, que los insumos representen la realidad.

recopilar datos sobre las variables de insumos para utilizarlos en el sistema.
evaluar las variaciones de los datos de insumos reales con los planeados.
Tomar medidas.

Control del desempeo general: motivos.

1. debe aplicarse el control general al igual que la planeacin general.
2. la descentralizacin de la autoridad, crea unidades casi independientes que
deben estar sujetas a un control general para evitar un caos de independencia
completa.
3. el control general permite medir el esfuerzo total de un gerente de rea de
manera integral.
Muchos controles generales en negocios son financieros.
Control de prdidas y ganancias: el estado de ingresos sirve para cumplir
importantes objetivos de control. Porque de los ingresos y porque de los
egresos. El estado de prdidas y ganancias muestra todos los ingresos y gastos
de un periodo de tiempo determinado, es un verdadero resumen de los
resultados de las operaciones del negocio.
El propsito del control de prdidas y ganancias es contribuir al xito del
negocio. Si el propsito del negocio es generar utilidad, cada parte de la
empresa debe contribuir a l.
Limitaciones del control de prdidas y ganancias: padece de costo contable y
las transacciones en papel. Se puede encarecer el control si se lo lleva
demasiado lejos.
Control mediante el rendimiento de la inversin: mide el xito absoluto y
relativo de una compaa o cualquiera de sus unidades, mediante el ndice de
ganancias respecto de la inversin de capital.
Auditoras administrativas y empresas contables: uno de los desarrollos
mas sigificativos ha sido su ingreso en el campo de los servicios
administrativos de tipo asesor. Como puede haber conflicto de intereses, las
empresas han optado por mantener las dos actividades separadas dentro de la
organizacin.
Control burocrtico y de clan: El control burocrtico se caracteriza por el
amplio uso de reglas, reglamentos, polticas, procedimientos y autoridad

12

formal. El control de Clan se basa en normas, valores compartidos,

comportamientos esperados y otras variables culturales.
Requisitos de los controles efectivos
- Adaptar los controles a los planes y puestos: los controles deben reflejar la
estructura de la organizacin, mostrar quien es el responsable de ejecutar los
planes y de cualquier desviacin de los mismos.
- Adaptar los controles a cada administrador: Los individuos no confan en lo
que no pueden comprender y no utilizan aquello en lo que no confan.
-Disear controles para sealar excepciones en puntos clave: los controles que
se concentren en las anomalas del desempeo planeado, permiten a los
administradores beneficiarse de este principio de excepcin y detectar reas
que requieren de su atencin. El control eficiente requiere que los
administradores busquen excepciones, en tanto que el control efectivo requiere
que se preste atencin primaria a las cosas que son ms importantes.
- Objetividad de los controles: si son subjetivos, la personalidad de gerentes o
administradores pueden influir en la medicin del desempeo. El control
efectivo requiere de estndares objetivos, precisos y adecuados.
- Asegurar la flexibilidad de los controles: Los controles han de mantenerse
funcionales a pesar de un fracaso o de cambios en los planes inesperados, por
lo que deben ser flexibles.
- Ajustar el sistema de control a la cultura de la organizacin: para ser ms
efectivo, cualquier sistema o tcnica de control debe ajustarse a la cultura de
la organizacin.
-Economa de los controles: los controles debe valer sus costos.
-Establecer controles que conduzcan a acciones correctivas: un sistema de
control adecuado revelar donde ocurren las fallas y quien es su responsable,
tambin garantizar que se tome una accin correctiva.
Registracin
Todos los comprobantes que se emitan o reciban debern ser registrados en
libros o registros en forma manual o computarizada.
- Registracin manual: los libros o registros deber estar encuadernados o
foliados.
- Registracin mediante sistemas computarizados: las hojas contendrn dos
numeraciones. Una preimpresa al momento de la adquisicin, que debe ser
progresiva pero no necesariamente consecutiva. Otra asignada por el sistema
utilizado, que deber ser progresiva y consecutiva.
13

Las hojas debern ser encuadernadas por cada 100 hojas o por semestre
cuando no se alcance la cantidad.
Plazos para registrar: dentro de los primeros 15 das corridos del mes
inmediato siguiente a aquel en el cual se haya producido la emisin o
recepcin de la documentacin. RI registracin de documentacin de cada
mes, el da hbil inmediato anterior a aquel en el cual corresponda presentar
DDJJ mensual de IVA.

Donde y por cuanto tiempo conservar comprobantes y registros:

debern permanecer a disposicin de la AFIP en el domicilio fiscal del
contribuyente o responsable. Las copias y originales de los comprobantes y los
libros debern ser conservados en archivo. El DECRETO REGLAMENTARIO DE LA
LEY DE PROCEDIMIENTO TRIBUTARIO, establece que debern conservarse
hasta 5 aos despus de haber prescripto el perodo fiscal a que se refieren.
Esta obligacin se extiende a los libros y registros.
Remito, gua o documento equivalente: dos aos.
Los originales y las copias de los comprobantes que por error no hayan sido
empleados sern inutilizados mediante la leyenda ANULADO.
Sujetos respecto de la registracin
-Sujetos que efecten registraciones que les permitan confeccionar los estados
contables.
- Sujetos que no efecten registraciones que les permitan confeccionar estados
contables
Cmo deben llevarse los libros?
- No alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones que
deben hacerse.
- No dejar blancos ni huecos, pues todas sus partidas se han de suceder unas
a otras, sin que entre ellas quede lugar para intercalaciones ni adiciones.
14

- No hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas, sino que todas las

equivocaciones y omisiones que se cometan se han de salvar por medio de un
nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierta la omisin o error.
- No tachar asiento alguno
- No mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la
encuadernacin y foliacin.
Ante el incumplimiento total o parcial de estos requerimientos hay sanciones.
Controladores fiscales
La Administracion Federal de Ingresos Pblicos AFIP. Es el organismo encargado
de recaudar los tributos nacionales inspeccionar el correcto cumplimiento de
las obligaciones de los contribuyentes, aplicar normas tributarias y controlar el
comercio exterior.
La AFIP est compuesta por:
DGI: direccin general impositiva
DGA: direccin Gral de aduana
DGRSS: direccin Gral. de recursos de la seguridad social.
DGI: combate la evasin impositiva, es decir cuando el contribuyente efecta
falsas declaraciones a fin de disminuir su carga tributaria. Esto lo hace:
omitiendo declarar parte o todas sus ventas o prestaciones de bs y svs.
Incrementando sus costos o gastos. Simulando quebrantos. En el caso de
monotributistas, cuando se encuadran dentro de una categora menor a la que
corresponda tributar. Tambin hay evasin cuando el contribuyente
directamente no se inscribe en Afip.
En torno a cumplir estos objetivos, la AFIP estableci que los responsables que
desarrollen ciertas actividades econmicas se encuentren obligados a emitir
comprobantes por sus operaciones mediante la utilizacin de controladores
fiscales. La afip los implement para la adecuada aplicacin del principio de
lealtad comercial. La vulneracin a este principio se da cuando los
contribuyentes se apropian indebidamente mediante ocultamiento de
operaciones, de impuestos contenidos en el precio de sus transacciones. Estos
15

equipos tienen caractersticas tales que aseguran la inviolabilidad de la

memoria que recepta los datos relacionados con las operaciones, en funcin de
los comprobantes emitidos.
Quines estn obligados a usar los controladores fiscales? Quienes efecten
ventas, locaciones y prestaciones de svs masivas a consumidores finales. Y
adems otros responsables que por la actividad que desarrollan se encuentren
obligados explcitamente por la normativa emitida por AFIP.
Finalmente el controlador fiscal es un equipamiento homologado por la AFIP.
Provisto a los usuarios y proveedores que el organismo autoriza.
El controlador fiscal incluye tmb las impresoras fiscales. Caractersticas del
equipamiento:
- Memoria no voltil inalterable e inaccesible para el responsable, en la cual se
almacenar el detalle y los totales de las operaciones realizadas.
- Otorga muchsima seguridad con relacin al resguardo de los datos
almacenados en las memorias.
- La memoria fiscal debe estar cubierta y adherida a la parte interna del
aparato de modo de impedir su remocin sin que queden evidencias de ello.
-permite la transmisin de los datos registrados en la memoria del CF en forma
remota a bases centrales de AFIP.
Comprobantes que emite un CF:
1 facturas
2 tiques
3 tiques facturas
4 nota de venta
5 notas de debito

16

Arroja: cinta testigo (que se imprime simultneamente), Comprobante diario de

cierre Z en el que se imprimen los datos acumulados correspondientes a las
operaciones efectuadas diariamente, comprobante de auditoria que imprime
los datos extrados de la memoria fiscal.
Los Ticket emitidos por los controladores fiscales deben estar
identificados por un logotipo fiscal. El logotipo fiscal est compuesto de las
siglas CF DGI, que aparecen en la parte inferior izquierda de los comprobantes.
Controladores fiscales y obligacin tributaria
La obligacin tributaria es la relacin o el vnculo entre dos sujetos ESTADO
(nacional, provincial, municipal) y CIUDADANOS (contribuyentes-personas
fsicas o jurdicas).
La AFIP es el organismo tributario a nivel nacional. La relacin antes
mencionada faculta al estado a exigir al ciudadano el cumplimiento de las
obligaciones. Existen obligaciones de dar o de hacer. Las de dar implican:
pagar impuestos, pagar tasas, pagar contribuciones especiales. Las de hacer
implican: Monotributista exhibir la identificacin (categora y quien es) y el
comprobante de pago. Presentar DDJJ de impuestos. Presentar DDJJ
informativas. Cumplir con los requisitos formales fijados por la AFIP.
Los controladores fiscales permiten cuantificarla obligacin de dar del
contribuyente, ya que facilita la determinacin acerca de cunto debe
pagar de impuestos.
Las obligaciones de hacer que se relacionan con el uso de los CF SON:
- La emisin de comprobantes por todas las operaciones
- el no uso de otro medio de facturacin
- Permitir la reparacin de los aparatos solo con proveedor inscripto o
autorizado por la afip.
- Permitir el acceso al CF del servicio autorizado y personal de la afip

17

- Emitir el comprobante diario de cierre Z y el de auditoria para su propio

control y personal de la afip.
- Conservar la memoria reemplazada durante dos aos.
- Completar formulario de ddjj por internet.
- Exhibir en locales de ventas el formulario 960.
Cuando el CF se encuentre inoperante: se deber tener habilitado un sistema
manual de emisin de comprobantes, para ser utilizado nicamente durante el
perodo en que los equipamientos se encuentren inoperables.
Si el contribuyente no cumple las normas tributarias relacionadas a CF
habr sanciones:
- Multa por incumplimiento de los deberes formales: $150 a $2500.
- Incumplimiento a los requerimientos de presentar las ddjj informativas: $500
a $45000
- Clausura: siempre que el valor de los bs o svs sean mayor a $10. Si no
entregan o emiten facturas o documentos equivalentes. No lleven
registraciones sobre sus compras o ventas. Transporten mercaderas sin
respaldo documental. No estn inscriptos ante AFIP. No conserven facturas o
acrediten las compras de bs y svs necesarios para el desarrollo de la actividad.
La multa ser de $300 a $30000 y la clausura de 3 a 10 das. Tambin se
puede aplicar la suspensin de matrcula o licencia.
Captulo 3 COMPRAS Y CUENTAS A PAGAR.
La funcin de compras- Separacin de funciones- incompatibilidades
La funcin de compras consiste en la adquisicin de los recursos materiales
necesarios para el funcionamiento de una organizacin, bajo las mejores
condiciones de contratacin. Con la finalidad de un mayor control, las
funciones de compras deben separar las siguientes funciones:
- recepcin, control de calidad y almacenamiento de la mercadera.
- control y aprobacin de facturas de proveedores.
18

- Pagos a proveedores.
- Registraciones contables de las operaciones de compras y pagos.
Descripcin del circuito: los bloques de operaciones son:
1. deteccin de la necesidad de compras.
2. Seleccin del proveedor y adjudicacin de la compra
3. Recepcion control y almacenamiento
4. Control de compra y registracin.
Para comprender el circuito, es necesario utilizar la herramienta de
cursograma, que representar grficamente el circuito administrativo.
1 Deteccin de la necesidad de compras
Todas las compras de bienes superiores a un determinado monto deben
realizarse por escrito. Las solicitudes de compras se originan en dos sectores:
almacenes, donde se registra una falta en el stock y en cualquier otro sector de
la empresa para productos sin stock.
Artculos con stock: el sector almacenes es el encargado de emitir un pedido de
reaprovisionamiento.
Artculos sin stock: pueden ser distintos bienes de uso, consumos especiales
para eventos determinados, etc. Los distintos sectores emitirn a tal fin un
formulario de solicitud de compra.
Lmites para la autorizacin de compras. Los lmites deben ser precisos y
relacionados tanto con un nivel jerrquico como con la especialidad del
funcionario que pueda autorizar la compra.
2. Seleccin del proveedor y adjudicacin de la compra
Recibidos los originales de los formularios de pedido de reaprovisionamiento y
solicitudes de compras que le envan el sector almacenes y los dems.
Compras procede a:
- cotejar las firmas insertas en los formularios con registro de autorizaciones y
firmas
- Consultar el registro de proveedores con el objeto de seleccionar aquellos con
naturaleza ms afn a la naturaleza del pedido, para proceder a solicitarles
cotizacin. El pedido de cotizacin se realiza por escrito y la cotizacin del
proveedor tambin se recibe por este medio. En los casos de compras
pequeas y simples no se requieren consulta de precios a proveedores.
Una vez recibidas las cotizaciones, se realiza una evaluacin, no solo
considerando el precio, sino tambin la calidad, condiciones de pago y plazos
19

de entrega. Se adjudica la compra emitindose la Orden de Compra. Si la

cotizacin es por telfono, tambin se comunica la compra de esta manera,
solo que internamente si se emitir una orden de compra que circulara para
ver las condiciones de contratacin y dems.
Solicitud de cotizacin a distintos proveedores: generalmente existe un
lmite de importe pequeo, debajo del cual no se considera necesario pedir
cotizaciones. Para los casos de compras mayores, si ser necesario solicitar
cotizaciones por escrito que contengan los siguientes datos: cantidad y calidad
requerida, precios, impuestos que gravan la operacin y que deben facturarse
en forma agregada, condiciones de pago, fechas de entrega, plazo de
mantenimiento de la oferta y garantas.
Las compras por montos importantes se hacen por concurso de precios, a
travs de licitaciones pblicas o privadas, la empresa emite pliego de
condiciones, los proveedores presentan propuestas en sobre cerrados
depositados en una urna. La adjudicacin de compra a un proveedor que no
oferto el menor precio debe estar plenamente justificada.
Registro de comportamiento: permite facilitar la evaluacin de los
proveedores convocados en base a comportamiento en anteriores cotizaciones.
Seleccin: es tarea delicada. Requiere de una adecuada documentacin que
permita dejar plasmados los motivos de la eleccin.
Adjudicacin de la compra y su comunicacin: las adjudicaciones de
compras importantes se realizan emitiendo un formulario de Orden de Compra.
Mediante el cual se le comunica al proveedor que su oferta ha sido aceptada y
se solicita proveer mercadera solicitada. La orden de compra va al proveedor,
otra a contadura, otra a recepcin y otra queda en compras.
Es necesario que todos los documentos estn prenumerados. Esta
prenumeracin facilita el control de recepcin por parte de los destinatarios, es
de vital importancia l control que realizan los sectores de:
- compras, respecto de la solicitud de compras y pedido de aprovisionamiento
- contadura y recepcin, respecto a rdenes de compra emitidas.
Revisin de precios por personas ajenas al sector: se realiza para evitar
que los proveedores se pongan de acuerdo respecto de los precios. El control
por parte de un sector ajeno evita estas situaciones.
20

3 Recepcin: control y almacenamiento

La entrega de mercadera se produce en el sector de Recepcin, quien ante
esta circunstancia, emite un informe de recepcin. Puede existir un control de
calidad antes de la recepcin. Estos comprobantes le servirn a compras para
registrar la conclusin de la operacin y al sector contadura, para las tareas de
registracin.
Recepcin y recuento de mercaderas: En el informe de recepcin se contienen
todos los datos referentes a la cantidad y calidad de los bienes recibidos as
como la forma de entrega.
Control de calidad: se aconseja dejar constancia de control de calidad, se
aconseja hacerlo con posterioridad.
Almacenamiento de la mercadera: cuando almacenes recibe la mercadera lo
hace acompaado del informe de recepcin y el remito del proveedor. La
copias de remito e informe de recepcin se envan a contadura.
Registracin de la operacin: se realiza para llevar un control y establecer un
eficiente seguimiento de la compra.
4 Control de compra y registracin:
El sector Compras va recibiendo la documentacin de todas las operaciones
- Orden de compra (duplicado)
- Oreden de compras Interna (original)
-Informe de recepcin (original)
- Remito del proveedor (duplicado).
Cuando recibe la factura del proveedor se procede a su registracin y control.
As se arma el legajo de Compras con toda la documentacin antes
mencionada
Admisin de facturas nicamente originales: Tesorera y Contadura no deben
proceder a la liquidacin y pagos de legajos cuya documentacin no estuviera
constituida por comprobantes originales. El riesgo es que se pague dos veces.
Para identificar duplicados o fotocopias debern contener las leyendas
DUPLICADO, TRIPLICADO segn corresponda. O si es fotocopia se pone COPIA-.
Control de facturas de proveedores: El control deber versar en base a los
siguientes datos:
-cantidad- calidad- precios- clculos- Iva e impuestos adecuadamente
aplicados- condiciones de pago.
Registracin de la deuda, aprobacin del pago de facturas: cumplidos todos los
requisitos de control se procede a la registracin de la deuda.

21

Control de facturas de servicios: Los precios de servicios tales como publicidad

y los honorarios son controlados en funcin de contratos firmados o cartas
propuestas de presupuestos emitidos por el proveedor y aprobados por la
empresa. En los servicios recurrentes el proveedor emite una factura mensual.
CAPITULO 4 PAGOS
La funcin de pagos consiste en la cancelacin de obligaciones contradas
originadas con motivo de compras, svs recibidos, sueldos. Se har nfasis en
los pagos de compras.
Descripcin del circuito:
- 1 determinacin de la fecha de vencimiento de la factura y la emisin de
orden de pago.
-2 Emisin del Cheque
-3 Distribucin de la documentacin y registracin de pago.

1 determinacin de la fecha de vencimiento de la factura y la emisin

de orden de pago
Consiste simplemente en la emisin de la orden de pago en funcin del legajo
de compras, una vez que se ha detectado como prxima la fecha de
vencimiento de la factura del proveedor, suponiendo que no existen
dificultades, suponiendo que no existen dificultades financieras para disponer
el pago. RECORDAR COMO ESTABA COMPUESTO EL LEGAJO DE COMPRAS.
2 Emisin del Cheque
Tesorera recibe el legajo de Compras y la Orden de Pago (original y duplicado),
y luego de examinar la documentacin se procede a emitir el Cheque. Para que
el cheque tenga validez es necesario que el tesorero coloque la primera firma.
La documentacin que compone el legajo de Compras es anulada con un sello
PAGADO- FECHA, de forma tal que sea presentada en otra oportunidad. En
conjunto con la Orden de Pago y el Cheque se derivan al gerente
administrativo.

22

El gerente Administrativo coloca la segunda firma al Cheque, generalmente

como medida de control coloca un tilde en el sello ya puesto. La
documentacin se deriva luego a contadura.
Emisin de cheques con dos firmas Con la finalidad de aumentar el control, se
requieren de dos firmas, al momento de la emisin del Cheque, para aumentar
su validez. Generalmente la empresa le comunican al banco las firmas
correspondientes con las combinaciones. La lista A contiene la firma de los
principales. La B la de tesoreros y gerentes. Generalmente es valida la firma de
uno de A y otro de B. o Dos A.
Clusulas de la emisin d cheques: Los cheques deberan emitirse con la
clusula no a la orden, seguida del nombre del beneficiario. Si fuera al portador
puede ser riesgoso porque la empresa no sabr el nombre del beneficiario final.
Mediante esta clausula se persigue que el cheque sea cobrado nicamente por
el beneficiario.
Cheques anulados: Los cheques anulados debern ser adheridos al talon de la
chequera. Bajo ningn punto los cheques anulados deben destruirse, de esta
forma se inhabilita la posibilidad de controles posteriores.
Custodio de talonarios de cheques sin utilizar: la custodia debera caer en el
funcionario ajeno al manejo de los fondos. La entrega de chequeras en blanco
deber efectuarse solo ante la rendicin de las chequeras ya utilizadas. Para
seguir orden cronolgico y evitar que se den cheques de chequeras que no
estn en uso.
Retenciones de los pagos: Pagos como alquileres, honorarios y otros deben
sufrir retenciones impositivas.
Pago de Impuestos y Cargas sociales: se deben hacer para evitar sanciones de
organismos de control impositivo y previsionales. AFIP.
Control numrico de las rdenes de Pago por parte de los sectores receptores:
la prenumeracin permite el control de recepcin por parte de los sectores
destinatarios. El principal control lo deben llevar el sector de Tesorera y
Contadura.
23

Das prestablecidos para la emisin y firma de cheques y pagos a proveedores:

Se fijan das para aprovechar la eficiencia administrativa.
3 Distribucin de la documentacin y registracin de pago:
La documentacin recibida del gerente Administrativo se distrubuye asi:
- Cheque: al proveedor.
- Legajo de compras: se archiva en Compras.
- Orden de pago original: se archiva en Pagos. Se registra previamente en libro
diario
- Orden de pago duplicado: Se archiva en Tesorera.
Cuando el proveedor enva el recibo Oficial, es adherido al original de la orden
de pago en el archivo contable de pagos.
Recibo de pago emitido por el proveedor: Se recomienda exigir el recibo a los
proveedores.
Erogaciones a realizar a travs de un sistema de fondo fijo: Caja chica de
juventud acordarse. Porque existe, monto mximo de compra, monto del
fondo, reposicin, listado de gastos con documentacin respaldatoria para
justificar, pedido de aumento, forma de pago de ff.
CAPITULO 5- VENTAS Y CUENTAS A COBRAR
Las ventas son el conjunto de operaciones mediante las cuales una empresa
transfiere a la otra o a un CF un bien o presta un svs y recibe a cambio un
precio pactado, a travs de una promesa de pago que ser generalmente en
dinero.
Descripcin del Circuito:
-1 Recepcin y aprobacin del pedido
- 2 Despacho de la mercadera
- 3 Facturacin, registracin y control
24

-4 Seguimiento y control de pedidos.

1 Recepcin y aprobacin del pedido
Un cliente puede realizar un pedido ante la visita recibida por parte de un
vendedor de la empresa o mediante un llamado telefnico. El caso ms
complejo es aquel en que las ventas se producen en cuenta corriente, ya que
en los casos de ventas al contado, la mercadera no es despachada hasta que
no se verifique la acreditacin de los cheques recibidos en la cuenta corriente
de la empresa.
Los vendedores materializan el requerimiento mediante una NOTA DE PEDIDO
o PEDIDO. La parte administrativa de Ventas registra al cliente en la base de
datos, controla cantidad, calidad, cdigos y precios, plazos, etc. En los casos de
ventas a crditos se realiza un mayor control.
Colocacin de pedidos: Los vendedores de la empresa reciben los pedidos de
los clientes. Con el objeto de evitar confusiones, la nota de pedido debe estar
aprobada por escrito por el cliente. Dndoles una copia de ese formulario, con
el valor que corresponde. Los destinatarios de los formularios sern:
- Cliente
- Administracin de ventas
- Facturacin
- Emisor
La nota de Pedido gralmente contiene: Nmero y nombre del cliente. Cdigo
del vendedor. Cdigo del producto solicitado. Cantidad. Precio unitario.
Condiciones de vta. Lugar de entrega. Fecha de entrega.
Aprobacin formal del pedido: Uno de los inconvenientes ms comunes es el
rechazo por cliente inexistente. En muchas ocasiones sucede por haber
procesado el pedido sin dar de alta al cliente, en el caso de que sea nuevo
cliente. Otros de los motivos, son las discrepancias entre los montos surgidos
de las listas de precios y las vigentes al momento de la facturacin.

25

Control de crditos: aunque se trate de ventas al contado, el cliente puede

presentar atrasos en pagos de compras anteriores. Este sector deber fijar un
lmite de crdito mximo a efectuar a cada cliente. De forma de proteger a la
empresa. Este control tiene el objetivo de otorgar crdito solo a aquellos
clientes que estn en condiciones de pagarlo
Control de crditos: utilizacin del sistema de mdulos: este sistema permite
mantener los lmites mximos en el tiempo teniendo en cuenta la inflacin,
para que los montos no queden desactualizados.
Control de existencias: Permite efectuar, una vez que el pedido se encuentre
aprobado en cuanto a formalidades la correspondiente reserva de mercaderas
en los registros de stock. Si el control de stock arroja resultados favorables, la
nota de pedido ser derivada a las reas encargadas de confeccionar el remito
y despachar mercadera.
Control de pedidos rechazados: Un pedido puede ser rechazado por causas que
se consideran insalvables. Sin embargo, algunos motivos pueden ser
removidos. Ejemplo: falta transitoria de Stock. Atraso en el la cobranza de
facturas pendientes, hasta que el cliente pague.
2 Despacho y entrega de la mercadera.
Una vez verificada la existencia de Stock, el sector almacenes emite los
correspondientes Remitos. El sector expedicin se encarga de preparar los
envos a cada cliente y de confeccionar la hoja de ruta, formulario mediante el
cual no slo se clasifica a los envos que cada repartidor efectuar, sino que el
orden de los remitos indicar la secuencia del recorrido del servicio de entrega
en casa del cliente. El repartidor entrega la mercadera solicitada y obtiene su
conformidad en el original del remito. Cada entrega es registrada en la hoja de
ruta que tiene en su poder.
Preparacin de la mercadera/ emisin de remitos y rdenes de expedicin: Los
remitos deberan estar prenumerados, con el objeto de llevar control sobre las
salidas y existencias de mercaderas. Deber emitirse orden de despacho y
resumidas las cantidades a despachar.

26

Despacho y reparto de mercadera: La hoja de ruta es la que sirve porque tiene

informacion para controlar el proceso de entrega de mercadera al cliente.
Contiene datos del repartidor y del vehculo entre otros.
Transporte de mercaderas/ riesgos/ seguros: La mercadera transportada est
expuesta a varios peligros que implican daos. Es conveniente contratar
seguros

que cubran los riesgos. Si no se contrata seguro es importante

ponerlo bajo la responsabilidad del comprador.

Expedicin: Puede funcionar como un sector de transito de la mercadera que
va desde almacenes de la empresa hasta los depsitos de sus clientes
Control de entrega de la mercadera solicitada por el cliente: para este control,
una de las copias del remito, se les enviar al sector expedicin.
3 Facturacin, registracin y control
El sector facturacin, en funcin de los remitos por mercaderas entregadas y
de los precios y condiciones de venta contenidos en la nota de pedido, procede
a emitir las correspondientes facturas, las facturas se distribuyen de la
siguiente manera:
Original: cliente
Duplicado: contadura
Triplicado: cobranzas
Cuadruplicado: se activa en el sector.
Facturacin: proceso por el cual se liquidan las ventas realizadas
determinando sus correspondientes importes. Se recomienda confeccionar la
factura cuando la venta quede perfeccionada.
Precios y condiciones de ventas: se recomienda una sola lista de precios para
todos los clientes, diferencindolos solo a travs de bonificaciones y
descuentos especiales.

27

Pre numeracin de las facturas: es obligatorio para Facturacin o documento

semejante.
Control de facturacin: Un sector ajeno deber controlar la integridad y
correccin de las facturas. Contadura es el sector que tiene mejores
condiciones en hacerlo. Controla: la correlacin del remito con la factura, y los
importes de las facturas.
Registracin der la operacin: a cargo del sector contadura.
Notas de venta al contado: dicho formulario est amparando tres operaciones
distintas, la entrega, la facturacin y la cobranza. La nota de venta hace a las
veces de remito, factura y recibo.
Separacin de funciones: estamos ante
La entrega de mercadera.
Facturacin de la venta
Cobranza de la venta
4 Seguimiento y control de los pedidos
Las notas de pedido irn siendo dadas de baja a medida que la empresa vaya
cumpliendo con las entregas, a tal fin que la administracin de ventas reciba
de expediciones una copia de los remitos para cumplir con este control.
CAPITULO 6- COBRANZAS
La operacin de cobranzas: se refiere a la percepcin efectiva del precio
pactado en la operacin de venta.
Descripcin del circuito-.
1 Cobranzas mediante cobradores
2 Cobranzas por correspondencia
3 control y depsito de la recaudacin

28

4 Control y registracin de la operacin al fin del da

1 Cobranzas mediante cobradores
Emite el formulario del listado de cobranzas para casa cobrador, indicando las
facturas y clientes que cada uno tiene por objetivo cobrar. Para ello se entrega
al cobrador dos copias del listado y una de cada Factura. Ante el pago del
cliente el cobrador recibe el precio Oficial, entregando al clinte el original. La
totalidad de la cobranza es rendida en tesorera.
Planilla de cobranzas: se llena con todas las facturas asignadas al cobrador
como objetivo de la cobranza.
Recibo provisorio/ recibo oficial: Se pueden emitir recibos provisorios al cobrar,
para posteriormente emitir el recibo definitivo u oficial. Para ahorrar tiempo se
recomienda emitir solo recibos definitivos.
Recibos anulados: todas las copias debern inutilizarse y archivarse
conjuntamente en el talonario correspondiente, con el objeto de asegurar que
no se ha realizado uso indebido.
2 Cobranzas por correspondencia
La correspondencia es abierta por la secretaria de Gerencia General, quien
separa las cartas comunes de los pagos realizados por correspondencia. Los
cheques son enviados directamente a tesorera para su depsito. Una de las
copias de la planilla listado de valores recibidos por correspondencia
intervenida por tesorera es enviada al sector cobranzas, quien tras la consulta
de deuda analtica, procede a emitir los recibos oficiales.
3 control y depsito de la recaudacin
En este bloque tesorera es el sector lder que se encarga de depositar tanto las
cobranzas recibidas por cobradores como las recibidas por correspondencia.
Una copia de la lista, habilitar al sector cobranzas para emitir los recibos
oficiales.

29

Boletas de depsito: copia del detalle de valores depositados. La empresa se

debe quedar con una copia de los valores depositados, en caso de no ser asi se
dificultara la posibilidad de revisiones y controles posteriores de las
operaciones de caja.
Parte de ingresos: tiene dos partes:
- la primera se consignan los totales de cobranzas.
- La segunda los totales de los depsitos realizados.
Los montos deben coincidir.
Custodia de talonarios de Recibos: debern hacerlo sectores ajenos al manejo
de fondos.. Para entregar un talonario nuevo, es necesaria la entrega de un
talonario completos ya utilizado.
Todos los formularios deben estar prenumerados.
4 Control y registracin de la operacin al fin del da
A medida que se van emitiendo, los Recibos Oficiales pasan por Cuentas
Corrientes dependiente del sector de contadura, quien registra en las fichas de
Cuentas Corrientes. El control es en funcin de la documentacin que recibe de
los diferentes sectores: el parte de ingresos, las boletas de depsitos, el recibo
oficial, listado de cobranzas y valores recibidos por correspondencia. Una vez
controlados, contadura proceder a efectuar las registraciones
correspondientes en caja y bancos.
Otras modalidades de cobranzas:
- Por mostrador: combinacin de cobranza por correspondencia y cobranza por
cobradores. No presenta dificultad alguna.
- A travs de bancos: debe llevar estricto control de los datos identificatorios de
los clientes.
CAPITULO 7- CONTROL INTERNO EN EL AREA DE TESORERIA

30

El rea de tesorera es muy sensible ya que por ella fluyen todos los fondos de
la empresa. Las medidas de seguridad son las siguientes:
- Separacin de funciones/ funciones incompatibles - Prohibicin de acceso de
personal de tesorera a los registros contables. - Acceso fsico a la oficina de
tesorera/ recinto cerrado - Anlisis de conveniencia de contratar seguros sobre
el dinero de caja y en trnsito. - Apertura de la correspondencia - Deposito
diario e ntegro de la cobranza - Detalle en la boleta de depsitos de los
cheques incluidos- control de talonarios de recibos y cheques que no estn en
uso.-Firmantes dados de baja- Canje de cheques- correspondencia de los
bancos: extractos bancarios y avisos de cheques de vueltos.-proyeccin de
cobranzas y pagos para anlisis financieros- posicin financiera semanal.

31