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Controle

eficazmente a
digitalizao,
a impresso e
a cpia com o
uniFLOW Verso 5

Introduza mais controle e aumente


a eficincia do seu ambiente de
digitalizao e impresso.
O que o uniFLOW?

Adaptvel a qualquer dimenso

Arquitetura modular

O uniFLOW uma plataforma de software


concebida para maximizar o valor dos
equipamentos multifuncionais (MFD) para a
organizao, tirando a mxima vantagem do
seu investimento. A estrutura modular do
uniFLOW e a sua integrao estreita com o
hardware Canon permite construir o sistema
de acordo com os requisitos exatos
da organizao.

O uniFLOW integra-se perfeitamente numa


organizao, qualquer que seja o seu
tamanho. Est disponvel em verses de 50,
250, 500 ou sem limite de usurios para
proporcionar dimensionabilidade e
flexibilidade independentemente do tipo
de organizao.

possvel ampliar a funcionalidade central do


uniFLOW com vrios mdulos adicionais.
Cada mdulo oferece ao sistema novas
funes que permitem ampliar os
benefcios do uniFLOW a outras partes da
organizao.

Ao controlar os processos de impresso e


digitalizao dos MFD, o uniFLOW permite
que o gestor de TI administre um nico
sistema, com um nico conjunto de contas
de usurio e uma nica base de dados. O
usurio tem uma interao perfeita com
o MFD, podendo acessar todas as funes
sem ter que se familiarizar com uma nova
interface ou voltar a fazer a autenticao
cada vez que deseja usar uma nova funo.
Isto torna o sistema excepcionalmente fcil
de usar e aumenta a produtividade
da organizao.
.

A sua arquitetura baseada na Web permite


executar o software em mltiplos edifcios,
locais ou instalaes mantendo todos os
dados armazenados numa base de dados
central SQL Server.

Desde oferecer funes de impresso segura


at permitir que os usurios captem
documentos diretamente para o Microsoft
SharePoint, o uniFLOW realmente um
sistema de gesto de escritrio muito
abrangente.
Em organizaes com um departamento de
impresso ou com requisitos de impresso
profissional, o uniFLOW integra-se com o
Helix Production Workflow para oferecer
notas de trabalho, submisso de trabalhos
pela Internet, impresso de dados variveis e
gesto do departamento de impresso.

A incorporao do uniFLOW nos seus processos de documentao levar a


aprimoramentos reais no controle e na eficincia dos equipamentos multifuncionais.
Este poderoso software modular e configurvel, podendo ser adaptado aos
requisitos especficos de organizaes diversas: grandes empresas, pequenos
escritrios, estabelecimentos de educao, governo local, lojas de fotocpias e
departamentos de impresso.

My Print
Anywhere

al
fin

Usu
ar
o

Fluxos de
trabalho
pessoais de
captura de
documentos

Monitorizar
as economias
de custo

a proposta
uniFLOW

Digitalizar papel
para e-mail
em formato
editvel

eiro
inanc
or F
ret
Di

Encaminhar
trabalhos para
o melhor
equipamento

Universal Driver Rastrear todos


os custos
(Driver Universal)
de produo

Relatrios
grficos

Gesto de
todo o parque

Monitorizar
o impacto
ambiental

Controlar a
produo de
documentos
Limitar o
acesso aos
equipamentos

G e stor d e TI
Integrao
com sistemas
back-office

Resilincia
da rede

Criao de
fluxos de
trabalho
personalizados

Controle total do seu


parque MFP.
Contabilizao e auditoria
de impresso
possvel rastrear e salvar toda a impresso
e cpia, juntamente com os custos
associados. O sistema de relatrios
incorporados permite ao administrador ou ao
departamento financeiro ver e controlar
quanto custa empresa cada impressora e
cada usurio. Esta informao pode ser
usada como parte de uma auditoria de
impresso para ajudar a decidir futuras
aquisies de impressoras ou para identificar
onde podem ser feitas economias de custos.

Impresso segura universal


Os trabalhos confidenciais podem ser
mantidos centralmente num servidor de
impresso e ser liberados apenas quando o
usurio faz a autenticao no equipamento.
O usurio pode usar qualquer equipamento,
em qualquer local, com a garantia de que o
trabalho ser impresso de forma segura.
eliminado tanto o desperdcio ambiental
como o desperdcio financeiro visto que os
documentos so automaticamente apagados
se no forem liberados num determinado
prazo, em vez de ficarem apanhando p na
bandeja de sada da impressora.

Reencaminhamento de trabalhos
para o equipamento mais econmico
As impressoras laser situadas junto aos
usurios so convenientes mas tm uma
utilizao dispendiosa. O uniFLOW pode ser
configurado para permitir que o usurio
imprima trabalhos pequenos na impressora
laser mas pedir que o trabalho seja
transferido para o MFD (equipamento
multifuncional) Canon de maior economia
para a fila de impresso segura se
ultrapassar um determinado tamanho.
Os trabalhos podem ter as respectivas
opes de acabamento alteradas de acordo
com certas regras, por exemplo, possvel
imprimir sempre os e-mails em preto e branco
e os documentos grandes em duas faces,
reduzindo assim os custos e o desperdcio.

Mais segurana do equipamento


Atravs de uma integrao estreita com o
hardware MFD Canon, o uniFLOW capaz
de impedir a utilizao no autorizada dos
equipamentos. Quando o acesso
concedido, toda a utilizao do equipamento
registrada para posteriores relatrios.
tambm possvel conceder aos usurios
direitos de acesso diferentes para usar as
diversas funes do equipamento de acordo
com o seu cargo. Por exemplo, alguns
usurios podero ser autorizados a copiar
apenas em preto e branco enquanto outros
podem copiar a cores.
Para mxima segurana, possvel salvar
um registro de imagem de todas as cpias,
impresses, faxes ou digitalizaes
executadas no equipamento Canon e esse
registro pode depois ser examinado para
pesquisa de palavras-chave.

Gesto da captura de documentos


A utilizao de papel e da informao nele
contida continua a constituir parte essencial
do trabalho dirio de todos os usurios. O
uniFLOW permite-lhes digitalizar os
documentos diretamente para as suas
contas de e-mail, pastas de rede ou sistemas
de gesto de documentos sob a forma de
arquivos de imagem altamente
comprimidos. Os documentos digitalizados
podem ser processados para liberar a
informao neles contida, permitindo que os
documentos preencham automaticamente a
informao de um ndice ou sejam
convertidos para um formato, como por
exemplo o Microsoft Word, que permita ao
usurio editar o documento no PC.

Impresso segura, contabilizao e


encaminhamento de trabalhos - a
experincia do usurio final.
As funes oferecidas por um sistema de gesto de
escritrio valem apenas aquilo que valer a experincia
oferecida ao usurio.

Imprimir para a impressora normal

Solicitao de encaminhamento interativa

As impressoras laser ligadas localmente ou


pertencentes a pequenos grupos de trabalho
esto normalmente situadas muito mais
perto do usurio que o equipamento
multifuncional mas, infelizmente, tm
tambm custos de utilizao muito mais
elevados. Os usurios no pensam
normalmente qual o equipamento mais
adequado para imprimir o trabalho - limitamse a premir o boto "imprimir" sem atender a
se poderia ou no ter sido usada uma
impressora menos cara. Se bem que isto
possa ser aceitvel para trabalhos pequenos,
com custos reduzidos, os trabalhos maiores
necessitam de mais ateno.
O uniFLOW permite fazer as duas coisas - as
impressoras locais podem ser usadas para
imprimir trabalhos pequenos, mas os
trabalhos grandes podem ser encaminhados
para uma fila de impresso segura ou
diretamente para o MFD para reduzir os
custos de impresso.

O usurio final continua a pressionar apenas


o boto "imprimir", mas quando o trabalho
tem determinadas caractersticas, lhe
solicitado que o encaminhe para uma
impressora menos dispendiosa. As condies
usadas para encaminhar o trabalho podem
ser diferentes para cada impressora e incluir
critrios como o nmero de pginas, o custo
do trabalho, se tem ou no cor ou a
aplicao usada para o imprimir.
O usurio pode escolher ignorar a
solicitao de encaminhar o trabalho para
uma impressora que economize mais se tiver
autorizao do administrador. Os trabalhos de
impresso podem ser automaticamente
encaminhados para o equipamento que
mais economize, em vez de dar a opo ao
usurio.

Acessar trabalhos seguros de


qualquer impressora
Uma desvantagem de usar um MFD em vez
da impressora local que algum possa
acessar por engano o trabalho de impresso
de outro usurio. O uniFLOW permite
salvar os trabalhos de impresso num
servidor e liber-los apenas quando o
usurio estiver junto impressora.

Fila de impresso segura incorporada

Os usurios podem enviar os trabalhos


diretamente para a fila de impresso segura
ou os trabalhos podem ser encaminhados a
partir de impressoras de mesa. Os
usurios que se encontrem fora da rede
da empresa podem enviar os trabalhos para
a fila de impresso segura atravs da
Internet, para serem acessados quando
seja conveniente.

Uma vez que o usurio pode escolher


qualquer impressora da rede para liberar o
trabalho, independentemente do modelo ou
fabricante, o uniFLOW Universal Printer
Driver (Driver Universal de Impressoras do
uniFLOW) garante que o trabalho impresso
corresponder exatamente s expectativas
do usurio.
Quando o usurio estiver pronto para acessar
os trabalhos de impresso segura, precisar
fazer a autenticao na impressora
utilizando um carto de proximidade, um
carto inteligente, um carto de tarja
magntica, um nmero PIN, impresso
digital ou nome de usurio e senha.
Ser visualizada no painel do MFD uma lista
de trabalhos espera do usurio e a ele
poder decidir alterar a forma como o
trabalho ser impresso antes de liber-lo.

Ttulo do trabalho
Formato do papel
N de pgs.
Dplex
Cor
Grampeador

Origem do papel
Custo

"O meu doc.doc"


A4
15
No
Sim
No
Bandeja 1
2,45

1 O usurio envia o trabalho para a


impressora laser
2 O uniFLOW analisa o trabalho de impresso
3 Se o trabalho tiver mais de 5 pginas, ser
solicitado ao usurio que o envie para a fila de
impresso segura
4 O trabalho encaminhado mantido no servidor
5 O usurio faz a autenticao na impressora e
visualizada a sua lista de trabalhos. Se assim
desejar, o usurio poder alterar as definies de
impresso antes de imprimir
6 So salvos na base de dados os custos do
trabalho e quaisquer economias feitas

E
 ncaminhar um trabalho para a fila
de impresso segura

Impresso segura atravs da Internet


1 O usurio envia o trabalho do hotel
para o uniFLOW Internet Gateway
2 O uniFLOW retira o trabalho do Internet Gateway

Internet
Gateway

Firewall

3 O usurio faz a autenticao na impressora e


visualizada a sua lista de trabalhos. Se assim
desejar, o usurio poder alterar as definies de
impresso antes de imprimir

uniFLOW

 igitalizar para e-mail e para um


D
sistema de gesto de documentos
1 O usurio identifica-se no MFD e escolhe
digitalizar o trabalho
2 O uniFLOW obtm as categorias de indexao
do sistema de gesto de documentos (DMS)

3 O uniFLOW executa o OCR no documento


para captar automaticamente a informao
de indexao
4 O usurio confirma a informao de indexao
no painel de visualizao

Sistema de
Gesto de
Documentos

5 O uniFLOW comprime o documento


6 O
 documento digitalizado enviado para o
e-mail do usurio em formato MS Word editvel
e para o DMS como PDF altamente comprimido

Digitalizar para e-mail num


formato editvel
Depois de fazer a autenticao no MFD, o
usurio pode tambm digitalizar
facilmente documentos em papel para o
e-mail ou para o sistema de gesto de
documentos da empresa.

Interface de digitalizao dinmica

Os usurios que escolherem digitalizar


para e-mail tero uma experincia
semelhante a enviar um e-mail do PC
(devido integrao nativa com o Microsoft
Exchange) visto que podem selecionar os
destinatrios das listas de endereos globais
e o documento digitalizado ser salvo
na "pasta de items enviados". O uniFLOW
pode executar o reconhecimento ptico de
caracteres (OCR) no documento e

converter a imagem para um formato


editvel, como o Microsoft Word, bem como
extrair texto e cdigos de barras a serem
usados como informao de indexao. O
documento pode ser altamente comprimido
para reduzir o tamanho do arquivo e os
requisitos de armazenamento.
A interaco com a interface de digitalizao
dinmica e personalizada para cada
usurio. Botes pessoais e fluxos de
trabalho de digitalizao seguiro o
usurio para qualquer que seja o
equipamento que decida usar,
proporcionando assim uma experincia
uniforme independentemente do
equipamento que usem.

Segurana total do equipamento e do


documento. A viso do gestor de TI.

O uniFLOW proporciona o elo de


ligao que faltava na segurana do
equipamento e do documento,
permitindo o controlo total do
ambiente de equipamentos
multifuncionais.

Controlar a forma como os trabalhos


so impressos
A informao fornecida pelo uniFLOW
permite ao gestor de TI definir polticas de
impresso na rede. Para alm de poder
impedir que os trabalhos grandes sejam
impressos em impressoras laser menores,
o gestor de TI pode obrigar a que os
trabalhos sejam impressos de uma
determinada forma. Por exemplo, o gestor
de TI pode decidir obrigar a que todos os
e-mails sejam impressos em preto e branco
ou que seja solicitada ao usurio a impresso
do trabalho em duas faces, se ele ultrapassar
um determinado tamanho.

Restringir o acesso MFP

Integrao com sistemas back-office

Poder haver razes para que o gestor de TI


decida que usurios diferentes tenham
acesso a funcionalidades diversas no
mesmo equipamento. Com a integrao
estreita do uniFLOW com o MFD Canon, o
gestor de TI pode definir polticas de acesso
para cada equipamento. Por exemplo, os
visitantes da empresa podero ter apenas
autorizao para fazer cpias em preto e
branco, enquanto que o pessoal normal
poder usar todas as funes de cpia,
digitalizao e fax. Em alternativa, o pessoal
pode ser autorizado a copiar a cores apenas
nos equipamentos MFD junto ao escritrio
do diretor-geral, enquanto que os gerentes
podem copiar a cores em qualquer
equipamento

O acesso ao equipamento controlado por


carto de proximidade, carto inteligente,
carto de tarja magntica, impresso
digital, nmero PIN, ou nome de usurio e
senha. O uniFLOW pode integrar-se
com a lista de usurios da empresa j
existente ou pode "aprender ele prprio"
qual o carto que pertence a cada usurio,
aliviando assim a carga de trabalho do
departamento de TI.
Para o ambiente de digitalizao, o uniFLOW
inclui integrao nativa com Microsoft
Exchange, Microsoft SharePoint e Therefore,
entre outros. Os documentos digitalizados
podem ser altamente comprimidos,
reduzindo assim os requisitos de espao de
disco rgido no servidor. Toda a informao
de indexao necessria pode ser captada
do usurio ou diretamente do prprio
documento utilizando cdigos de barras
ou OCR por zona.

Fluxos de trabalho personalizados

Resilincia da rede

Segurana total do documento

Departamentos e usurios diferentes tm


exigncias de funcionalidade diversas quanto
impresso ou digitalizao de documentos.
Por exemplo, o departamento de
contabilidade pode ter uma necessidade
especial de digitalizar faturas para um
sistema de gesto de documentos, enquanto
que o departamento de vendas quer ser
capaz de converter as encomendas em papel
para o formato Microsoft Excel para
processamento.

O uniFLOW foi concebido para minimizar a


perturbao da organizao quando se
verificam problemas com a rede. Os
equipamentos de impresso e digitalizao
podem ser configurados para trabalhar com
servidores de impresso remotos que no
necessitam de uma ligao ao servidor
principal para funcionar.

A impresso segura impede que os


documentos potencialmente seguros sejam
deixados na bandeja de sada vista de todos.
E se esse documento no devesse sequer
ser impresso?

O uniFLOW inclui um editor grfico de fluxo


de trabalho que permite ao administrador
decidir exatamente o que dever acontecer
quando os usurios imprimem ou
digitalizam um documento. Estes fluxos de
trabalho podem ser diferentes para cada
impressora, de acordo com os requisitos do
departamento, e os fluxos de trabalho
pessoais podem acompanhar os usurios
medida que estes se deslocam de um
equipamento para outro. Uma interface de
arrastar e soltar permite ao administrador
criar simplesmente os fluxos de trabalho
necessrios para cada usurio e para
cada equipamento.

Os servidores podem tambm ser agrupados


para proporcionar outra camada de
resilincia.
O prprio MFD pode memorizar a informao
de incio de sesso dos usurios para que
estes possam continuar a acessar algumas
funes, como a cpia, at mesmo quando a
rede no estiver funcionando.

O uniFLOW pode captar todas as cpias,


impresses, digitalizaes e faxes que so
feitos e processar a informao de imagem
por palavras-chave antes de a salvar num
sistema de gesto de documentos.

Rastreabilidade de custos
e economias. A viso do
departamento financeiro.
O uniFLOW pode rastrear todos os custos, todas as economias,
bem como o impacto ambiental da impresso, cpia, fax e
digitalizao.

Rastrear todos os custos de produo

Monitorar as economias de custo

Relatrios grficos

O uniFLOW ajuda o departamento financeiro


a rastrear e calcular os atuais custos de
impresso da organizao, permitindo debitar
corretamente os custos internos e fazer a
auditoria da utilizao atual.

O rastreamento de custos apenas uma


parte do aspecto financeiro do uniFLOW.
Todas as economias conseguidas com a
instalao do uniFLOW so tambm
registradas, permitindo assim ao
departamento financeiro visualizar a
rentabilidade real do investimento
conseguida. Por exemplo, podem ser feitas
economias encaminhando um trabalho para
uma impressora mais barata ou apagando
um trabalho de impresso segura que no
foi acessado.

O departamento financeiro pode ver


toda a utilizao dos equipamentos a
toda a dimenso da organizao e
acessar os relatrios por usurio, por
equipamento e por grupos ou por cdigo
de custo de nveis mltiplos.

Impressoras locais, impressoras laser da


rede, impressoras de grande formato e
equipamentos multifuncionais podem todos
ser rastreados. Com relao aos MFDs
Canon, a utilizao de cpia, fax e
digitalizao pode igualmente ser registrada
juntamente com toda a atividade de
impresso. No importa que a organizao
seja grande ou pequena, o uniFLOW
adequado para todas as dimenses: desde
pequenas empresas at grandes
organizaes internacionais globais com
centenas de locais e grupos de servidores.
A cada impressora podem ser atribudas
mltiplas estruturas de preo, o que permite
rastrear os encargos do usurio bem como
os custos de impresso internos. Podem ser
definidos oramentos para impedir que os
usurios imprimam mais do que aquilo a
que tm direito. Pode ser exigida a
autorizao do gerente antes da impresso
de trabalhos grandes ou dispendiosos.
Podem ser atribudos aos trabalhos de
impresso e de cpia cdigos de custo de
nveis mltiplos, assegurando assim que
seja debitado o preo correto para
o trabalho.

tambm possvel calcular potenciais


economias, permitindo assim que o
departamento financeiro veja quanto
dinheiro est sendo desperdiado quando os
usurios no usam todos os recursos da
infra-estrutura de impresso.

Os relatrios padro incluem toda a


informao necessria, como o
equipamento que est sendo mais usado e
quem est gastando mais. Os relatrios de
economias mostram todas as economias
reais e as economias potenciais que foram
feitas no perodo em causa.
Os relatrios de informao de impresso
podem mostrar o estado atual do ambiente
de impresso bem como uma anlise de
tendncias e uma discriminao detalhada
de toda a utilizao. Aparece tambm
informao ecolgica nos relatrios de
informao de impresso, como o nmero
de rvores que foram poupadas pelo uso de
impresso em duas faces.
Se o departamento financeiro necessitar
de informao adicional, podem ser
simplesmente acrescentados relatrios
personalizados.

3
2

1 O usurio envia um trabalho para o principal


servidor de impresso num local remoto.
2 O trabalho analisado, so atribudos os custos
e calculadas as economias
3 O trabalho pode ser impresso em qualquer
equipamento
4 O administrador pode ver relatrios e grficos
que mostram os custos, as economias de custo
e o impacto ambiental de todos os trabalhos
independentemente de onde eles tenham
sido impressos

Controle
eficazmente a
digitalizao,
a impresso e
a cpia com o
uniFLOW

Canon Inc.

Canon do Brasil

canon.com

Av. do Caf, 277 - 6 Andar - Torre B


Vila Guarani 04311-000
So Paulo - SP
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