Manual de Contratacion DCC PDF

MANUAL DE CONTRATACION
DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

DCC - MG -- 002
CONTROL DE VERSIONES
Versin
Fecha (DD/MM/AAAA)
Descripcin
27/02/2009
27/08/2011
Creacin
Actualizacin
19/07/2012
Actualizacin
30/12/2013
Actualizacin
17/07/2014
Actualizacin
Elabor:
Profesional de Apoy
efensa Jefe de Grupo Administrativo
Revis:
Aseso
Director Gener
La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

Calle 52 No. 14-67 Conmutador: 3199000 Fax: 3199020 Bogot, D.C.
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Repblica de Colombia
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TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO
2.
DESCRIPCIN GENERAL DEL MODELO DE PROCESO
3.
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NORMATIVOS
22
4.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
22
1. OBJETIVO
La DEFENSA CIVIL COLOMBIANA adopta el presente Manual de Contratacin, con el propsito de
entregar a todos los servidores pblicos que integran la entidad, una herramienta ilustrativa y de fcil
consulta, para orientar y apoyar los procesos contractuales que realiza la institucin, de conformidad
con las disposiciones vigentes que modifiquen o deroguen aspectos contractuales.
Por consiguiente, la DEFENSA CIVIL COLOMBIANA, actualiza el Manual de Contratacin de la
entidad, de acuerdo con el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica y las
dems normas que lo subroguen, modifiquen o deroguen.
El presente manual se ajusta a las etapas de planeacin contractual, divulgacin y publicidad en la
contratacin estatal, y reglas aplicables a la modalidad de seleccin, enmarcndolas dentro de las
actividades Precontractual, Contractual, Postcontractual y Liquidacin.
Los servidores pblicos tendrn en consideracin que al celebrar contratos y en la ejecucin de los
mismos, la DEFENSA CIVIL COLOMBIANA busca el cumplimiento de los fines estatales, la
continua y eficiente prestacin de los servicios pblicos y la efectividad de los derechos e intereses
de los administrados que colaboran con ellas en la consecucin de dichos fines; por lo tanto, los
Directores Seccionales, Jefes de Oficinas Operativas de la Defensa Civil Colombiana, los comits
estructuradores y evaluadores de los procesos contractuales, los miembros del Comit Asesor de
Licitaciones y Contratos, los ordenadores de gasto, el personal designado como supervisor o
interventor para el control de la ejecucin de los contratos, proveedores, consultores o constructor s
y la ciudadana en general, debern dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales vigen
que rigen el presente Manual de Contratacin.

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2. DESCRIPCIN GENERAL DEL MODELO DE PROCESO
2.1. NATURALEZA DE LA DEFENSA CIVIL COLOMBIANA
La Defensa Civil Colombiana es organizada y reglamentada por el decreto 2341 de 1971

parcialmente modificado por los decretos 2068 de 1984 y 919 de 1989, es un Establecimiento
Pblico del orden Nacional, con personera jurdica, autonoma administrativa y financiera y
patrimonio independiente, adscrito al Ministerio de Defensa Nacional.
Le Corresponde a la Defensa Civil Colombiana, la prevencin inminente y atencin inmediata de los
desastres y calamidades y como integrante del Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de
Desastres, as] mismo, le compete ejecutar los planes, programas, proyectos y acciones especficas
que se le asignen en el Plan Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres, as como
participar en las actividades de Atencin de Desastres o Calamidades declaradas, en los trminos
que se definan en las declaratorias correspondientes y especialmente, en la fase primaria de
atencin y control.
2.2. PROCEDIMIENTOS A DESARROLLAR EN LA GESTION CONTRACTUAL
Los procedimientos para desarrollar la Gestin Contractual para la Defensa Civil Colombiana, en las
siguientes actividades:
-
Planear la actividad contractual.

Elaborar y actualizar el Plan Anual de Adquisiciones.
Administrar los Documentos del Proceso, incluyendo su elaboracin, expedicin,
publicacin, archivo y dems actividades de gestin documental.
Supervisar y hacer seguimiento a la ejecucin de los contratos.
Desarrollar comunicacin con los oferentes y contratistas.
Hacer seguimiento a las actividades posteriores a la liquidacin de los contratos.
Administrar las controversias y la solucin de conflictos derivados de los Procesos de
Contratacin.
Se encuentran documentados en los procedimientos a relacionar que se encuentran publicados

en la intranet de la Defensa Civil Colombiana Informacin Grupo Administrativo, aprobados en
el Sistema de Gestin de Calidad, as:
GAD_PD_005_Elaboracion_Plan_Anual_Adquisiciones
GAD_PD_001_Desarrollo_Etapa_Precontractual
GAD_PD_002_Desarrollo_Etapa_Contractual
GAD_PD_003_Desarrollo_etapa_Poscontractua
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2.3. REAS ENCARGADAS Y CARGOS DE LOS RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES DE

CADA ETAPA DEL PROCESO DE CONTRATACIN.
El estudio de las necesidades de la Defensa Civil Colombiana est aunado al anteproyecto de
presupuesto elaborado por la Oficina de Planeacin de la Entidad y corresponde a los
requerimientos formulados por los ordenadores de gasto y dems integrantes de los procesos
que apoyan el cumplimiento de la misin institucional desde el mbito administrativo y
operacional.
Los estudios de sector y estudios de mercado deben ser elaborados por el servidor pblico
responsable de la dependencia o seccional, que formula los requerimientos aprobados en el
Plan Anual de Adquisiciones.
La estimacin y cobertura de los Riesgos ser liderada por los servidores pblicos del Grupo
Administrativo que ejercen dicha funcin en el desarrollo de la etapa precontractual con apoyo
de los comits estructuradores y evaluadores asignados para tal fin.
La definicin de los requisitos habilitantes ser establecida teniendo en cuenta la normatividad
legal vigente que regula los aspectos contractuales y basados en la ficha tcnica remitida por la
persona o dependencia que creo la necesidad de la compra.
La definicin de los criterios de evaluacin de propuestas ser formulada por la persona o
dependencia que gnero la necesidad de la compra, comits estructurados y evaluadores, y
avalada por el asesor jurdico que revisa y ajusta a la normatividad vigente el pliego de
condiciones definitivo, en concordancia con lo establecido en el Rgimen de la Contratacin
Estatal.
La seleccin de contratistas la realizar el ordenador del gasto previa recomendacin del Comit
Asesor de Licitaciones y Contratos y Comits Estructuradores y Evaluadores, teniendo en
cuenta el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Pliego de Condiciones o invitacin
pblica.
El Manejo de los Documentos del Proceso, incluyendo su elaboracin, expedicin, publicacin,
archivo, mantenimiento y dems actividades de gestin documental estarn a cargo del Grupo
Administrativo de la Entidad, aclarando que para el efecto deber cumplir con los normas de
archivo y tiempos establecidos en la tabla de retencin documental.
El servidor pblico nombrado o personal de apoyo contratado para ejercer la supervisin de un
contrato, debe realizar el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad sobre
las obligaciones a cargo del contratista; esta persona cuenta con el apoyo de los Servidores
Pblicos del Grupo Administrativo designados para tal fin y supervisor de contrata
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La comunicacin con los oferentes y contratistas ser a travs del Grupo Administrativo de la
Entidad y Supervisor del Contrato, dependiendo la etapa en que se encuentre el proceso
contractual.
Los procedimientos presupuestales, financieros y de pago, sern realizados por los servidores
pblicos del Grupo Administrativo, Grupo Financiero y Supervisor de contrato teniendo en cuenta
los procedimientos y etapa que se est desarrollando, es decir, etapa Precontractual,
Contractual y postcontractual.
El seguimiento a las actividades posteriores a la liquidacin de los contratos estar liderado por
el Grupo Administrativo de la Entidad.
El trmite de procesos sancionatorios contra contratistas y el manejo de las controversias y la
solucin de conflictos derivados de los Procesos de Contratacin estarn a cargo del Ordenador
del Gasto con acompaamiento del Grupo Administrativo, Asesor Jurdico, Supervisor de
Contrato y Comit Asesor de Licitaciones y Contratos si hay lugar a ello.
2.4. BUENAS PRCTICAS EN LA GESTION CONTRACTUAL
ETAPA DE PLANEACION:
La Defensa Civil Colombiana podr celebrar contratos cuando tenga la certeza de lo siguiente:
1- Los contratos a celebrar se ajustan a las necesidades de la Entidad y al cumplimiento de los
ejes misionales.
2- Se cuenta con recursos econmicos suficientes para solventar las necesidades a contratar.
3- Cuenta con los estudios de soporte requeridos para estructurar los alcances tcnicos,
econmicos y jurdicos para definir las condiciones en que debe ser ejecutado el contrato.
4- Conoce los riesgos que implica para la partes la ejecucin del objeto contractual.
5- Ha obtenido los bienes, permisos y licencias que demande la iniciacin o ejecucin del
contrato.
ETAPA DE PRECONTRACTUAL:
La Defensa Civil Colombiana deber en lo posible estructurar pliegos de condiciones que cuenten,
con:
1- Requisitos habilitantes o rechazo de las propuestas y de evaluacin comn sin quei
en
to
implique estandarizacin de los criterios de ponderacin de dichos factores de evaluaci ,

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respecto de os cuales puede establecerse indicadores y reglas de aplicacin que permitan

su interpretacin univoca tanto para los servidores pblicos y oferentes.
2- Aplicar criterios de seleccin objetiva.
3- Definir en correcta manera los indicadores econmicos requeridos a los posibles oferentes,
buscando siempre la igualdad.
ETAPA DE CONTRACTUAL:
En esta etapa del proceso se hace necesario:

1- Que el supervisor designado para ejercer vigilancia y control sobre el objeto contractual
conozca sus funciones y alcance de las mismas.
Llevar
un control adecuado para determinar las fechas de entrega de bienes, servicios u
2obras contratados, as como trminos para efectuar el pago previo el cumplimiento de
requisitos legales.
3- Prever el pago oportuno de anticipos, si estos fueron pactados en el contrato.
4- El contrato no puede iniciar si el mismo no se encuentra perfeccionado y legalizado.
5- Realizar prorrogas o adiciones si hay lugar a ello con la respectiva justificacin y de acuerdo
con lo sealado en el Estatuto de Contratacin Pblica.
6- Solucionar las controversias contractuales que se presenten en desarrollo de la ejecucin
del contrato.
7- Avisar a la Entidad aseguradora sobre los incumplimientos de contratos en caso de que se
presente tal situacin.
Reportar
las sanciones de contratistas a la respectiva Cmara de Comercio.
89- Exigir garantas en los contratos que lo requieran.
. ETAPA POSTCONTRACTUAL
Para el desarrollo de esta etapa se hace necesario:
1- Liquidar los contratos de conformidad con los plazos establecidos y sealados en la
normatividad y contrato.
Liquidar
correctamente el contrato incluyendo los errores aritmticos o contables.
23- Verificar la vigencia de las garantas de bienes, servicios u obras despus de liquidados los
contratos y efectuar las revisiones peridicas de los servicios prestados, bienes
suministrados y obras.
4- Liquidar unilateralmente los contratos cuando no ha sido posible lograrlo de comn acuer .

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2.4 GENERALIDADES
AMBITO DE APLICACION: Las disposiciones aqu contenidas se aplicarn a los procesos de

contratacin que adelante la DEFENSA CIVIL COLOMBIANA.
REGIMEN APLICABLE: Las adquisiciones de bienes, servicios u obras que realice la DEFENSA
CIVIL COLOMBIANA, se rige por las disposiciones contenidas en el Estatuto General de
Contratacin de la Administracin Pblica y dems disposiciones reglamentarias, o que lo lleguen a
subrogar, modificar o derogar.
PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA CONTRATACIN: En los procesos de contratacin a las
cules se aplica este Manual se atendern los principios consignados en la Constitucin Poltica,
Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Estatuto General de
Contratacin de la Administracin Pblica, y especialmente los siguientes:
PRINCIPIOS
Legalidad
Buena fe
Debido Proceso
Calidad
Celeridad
Economa
Planeacin
OBJETIVO
Los particulares slo son responsables ante las autoridades por infringir la
Constitucin y las leyes. Los servidores pblicos lo son por la misma causa
y por omisin o extralimitacin en el e'ercicio de sus funciones.
Las actuaciones en la contratacin debern ceirse a los postulados de la
buena fe, la cual se presumir en todas las gestiones que adelanten los
Servidores Pblicos de la Defensa Civil Colombiana y quienes contraten
con la Entidad.
Todo trmite se surtir con observancia formal y material de las normas que
determinen la ritualidad del proceso, en los trminos de la le
Es deber de los servidores pblicos que intervengan en la contratacin,
vigilar, controlar y asegurar la calidad de todos los procesos que la
componen, exigiendo los mejores estndares a los Contratistas y
desarrollando acciones para satisfacer las necesidades y expectativas de
los clientes internos externos de la Defensa Civil Colombiana.
Las normas establecidas en este Manual, debern ser utilizadas por los
funcionarios de la Entidad como un mecanismo para agilizar las decisiones,
y para que los trmites de la contratacin se cumplan con eficiencia y
eficacia. Los funcionarios de la Defensa Civil Colombiana impulsarn los
procesos de contratacin encaminados a lograr que una vez iniciados,
stos puedan adjudicarse, celebrarse y ejecutarse a la mayor brevedad.
Los procesos de contratacin se adelantarn de tal manera que la
Administracin pueda seleccionar la propuesta ms favorable para ejecutar
el respectivo contrato, haciendo la mejor inversin en recursos tcnicos,
econmicos y humanos; los recursos destinados para la contratacin,
deben ser administrados con austeridad en medios, tiem Go Gastos.
Es la etapa de concepcin del contrato o de definicin de los requerimientos
de una contratacin. Todo trmite contractual deber corresponder a unp
cuidadosa aneacin 'ara contribuir en forma eficiente al logrode lok.,
Responsabilidad
Transparencia
Seleccin Objetiva
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objetivos Institucionales, establecindose previamente las necesidades de

la Entidad para el cumplimiento del servicio pblico que le ha sido
encomendado, la disponibilidad de los recursos suficientes para respaldar
la contratacin, las condiciones, los riesgos, plazos, valor y el esquema que
implementar para establecer el seguimiento y control a la actividad,
servicios o bienes contratados.
Por ejemplo: cuando se contrata la compra de suministros, tal actuacin
debe corresponder al plan de necesidades y al plan anual de Adquisiciones
de la Defensa Civil Colombiana, sin que deban ejecutarse producto de la
improvisacin, salvo casos de fuerza mayor o caso fortuito.
Los servidores pblicos que intervengan en la planeacin, trmite,
celebracin, ejecucin y liquidacin de un contrato, estn obligados a
proteger los derechos de la Defensa Civil Colombiana, del Contratista y de
terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo. Dichos
servidores debern responder por sus actuaciones y omisiones antijurdicas
e indemnizar los daos que se causen por razn de ellas.
De igual manera, los Contratistas deben garantizar la calidad de los
trabajos, bienes o servicios contratados, res honder e or ello.
' La Defensa Civil Colombiana debe escoger al contratista a travs de las
modalidades de seleccin: 1-) Licitacin pblica; 2-) Seleccin abreviada; 3)Concurso de mritos; 4-) contratacin directa; 5-) Mnima cuanta, de
conformidad con las reglas sealadas en el Estatuto General de
Contratacin de la Administracin Pblica y dems normas que la
complementen o modifiquen.
Los procesos contractuales que adelante la entidad deben dar aplicacin al
principio de seleccin objetiva, por consiguiente, los pliegos de condiciones
deben tener en cuenta los criterios y reglas claras las cuales deben ser
conocidas con oportunidad, para que los interesados conozcan los
informes, conceptos y decisiones, y formulen las observaciones requeridas.
As de esta manera, el servido pblico competente dispondr lo necesario
para que en el proceso de contratacin se deje evidencia documental de las
actuaciones y decisiones que ocurran dentro del mismo.
Es objetiva la seleccin en la cul la escogencia se haga al ofrecimiento
ms favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en
consideracin factores de afecto o de inters y, en general, cualquier clase
de motivacin subjetiva.
Por consiguiente los factores de escogencia y calificacin que se
establezcan en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, tendrn en
cuenta los siguientes criterios:
1. la capacidad jurdica y las condiciones de experiencia, capacidad
financiera y de organizacin de los proponentes sern objeto de verificacin
de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participacin en el
proceso de seleccin y no otorgarn puntaje, con excepcin en los
t
procesos para seleccin de consultores, pues se har uso de factores di
calificacin destinados a valorar los aspectos tcnicos de la oferta

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proyecto.
La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la
naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. la verificacin documental
de las condiciones antes sealadas ser efectuada por las Cmaras de
Comercio de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente, de
acuerdo con lo cul se expedir la respectiva certificacin.
2.la oferta ms favorable ser aquella que, teniendo en cuenta los factores
tcnicos y econmicos de escogencia y la ponderacin precisa y detallada
de los mismos, contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes,
resulte ser la ms ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la
constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En
los contratos de obra pblica, el menor plazo ofrecido no ser objeto de
evaluacin. La entidad efectuar las comparaciones del caso mediante el
cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones
del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos
consultores o asesores designados para ello.
3. Sin perjuicio de lo previsto en el numeral 1 de este documento, en los
pliegos de condiciones para las contrataciones cuyo objeto sea la
adquisicin o suministro de bienes y servicios de caracteristicas tcnicas
uniformes y comn utilizacin, se incluirn como nico factor de evaluacin
el menor precio ofrecido.
4.En los procesos para la seleccin de consultores se har uso de factores
de calificacin destinados a valorar los aspectos tcnicos de la oferta o
proyecto. De conformidad con las condiciones que seale el reglamento, se
podrn utilizar criterios de experiencia especifica del oferente y del equipo
de trabajo, en el campo de que se trate. En ningn caso se podr incluir el
precio, como factor de escogencia para la seleccin de consultores.
La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura
contratacin o al proponente, no necesarios para la comparacin de las
propuestas no servirn de titulo suficiente para el rechazo de los
ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la
propuesta que no afecten la asignacin de puntaje, podrn ser solicitados
por la entidad en cualquier momento, hasta la adjudicacin.
No obstante lo anterior, en aquellos procesos de seleccin en los que se
utilice el mecanismo de subasta, deber ser solicitado hasta el momento
previo a su realizacin.
Las certificaciones de sistemas de gestin de calidad no sern objeto de
calificacin, ni podrn establecerse como documento habilitante para
participar en licitaciones o concursos.
La sustanciacin de las actuaciones, la expedicin de los actos
administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados
de la actividad precontractual y contractual, podrn tener lugar por medios
electrnicos.
Para el trmite, notificacin y publicacin de tales actos, podrn utilizarse
soportes, medios y aplicaciones electrnicas, sin perjuicio de las
publicaciones previstas en el estatuto contractual.
I

Igualdad
Eficacia
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Con el fin de materializar los objetivos, el Gobierno Nacional desarrollar el

Sistema Electrnico 'ara la Contratacin Pblica, SECOP.
Se proscribe toda forma de discriminacin y por consiguiente todas las
personas que participen en los procesos de seleccin adelantados por la
Defensa Civil Colombiana, se les conceder igualdad de tratamiento y
oportunidades, respetando el orden en que hayan actuado.
Se tendr en cuenta que los procedimientos deben lograr su finalidad,
removiendo de oficio los obstculos puramente formales y evitando
decisiones inhibitorias. Las nulidades que resulten de vicios de
procedimiento podrn sanearse en cualquier tiempo de oficio_o a peticin
del interesado.
Imparcialidad
La Defensa Civil Colombiana deber actuar teniendo en cuenta que la

finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar los
derechos de todas las personas sin ningn gnero de discriminacin; por
consiguiente, debern darles igualdad de tratamiento, respetando el orden
en que acten ante ellos.
Moralidad
Conjunto de principios, valores y virtudes fundamentales aceptados por la

generalidad de los individuos, que deben informar permanentemente las
actuaciones del Estado.
Participacin
Los servidores pblicos de la Defensa Civil Colombiana, promovern y

atendern las iniciativas de los ciudadanos, organizaciones y comunidades
encaminadas a intervenir en los procesos de deliberacin, formulacin,
ejecucin, control y evaluacin de la gestin pblica.
Coordinacin
Los servidores pblicos de la Defensa Civil Colombiana concertarn sus

actividades con las de otras instancias estatales en el cumplimiento de sus
cometidos y en el reconocimiento de sus derechos a los particulares.
CAPACIDAD Y COMPETENCIA PARA CONTRATAR

CAPACIDAD: Es la aptitud para obrar jurdicamente, adquirir derechos y contraer obligaciones, a travs de la
manifestacin de la voluntad libremente expresada. Toda persona es legalmente capaz para contratar,
excepto aquellas que la ley declara incapaces de conformidad con la legislacin civil.
En consecuencia, es requisito indispensable que las partes que van a celebrar un contrato no se encuentren
incursas en ninguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o prohibiciones contenidas en la
Constitucin Politica, Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica y dems normas
aplicables.
COMPETENCIA: La competencia para celebrar contratos a nombre de la Defensa Civil Colombia, se
encuentra en cabeza del representante legal, quin para efectos legales es el Director Gener

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DELEGACIN DE COMPETENCIA: El Director General en su calidad de represen ante legal puede delegar
total o parcialmente la competencia para celebrar contratos en el Subdirector General y Operativo,
Subdirector Administrativo y Financiero, y Subdirector de Capacitacin y Entrenamiento, as como los dems
servidores pblicos de la entidad a quienes el Director General delegue de manera especial o general, con
fundamento en la normatividad vigente y que desempeen cargos de nivel directivo o su equivalente.
FACULTADES DEL ORDENADOR DEL GASTO: Son facultades del servidor pblico delegado como
ordenador del gasto: Dar inicio a la apertura del proceso de acuerdo con la modalidad de seleccin
que haya lugar de aplicar, la adjudicacin, la celebracin, las prrrogas, modificaciones, suspensin
y actos que expida en la ejecucin de la actividad contractual; la terminacin del contrato
(terminacin unilateral, terminacin anticipada, imposicin de multas, caducidad, etc.) y la
liquidacin; en los casos en que el servidor pblico acte por delegacin, sus funciones deben
desarrollarse dentro del marco sealado en el acto que le confiere la delegacin.
DELEGACION: Delegar la ordenacin del gasto y el ejercicio de la facultad de adelantar procesos
de seleccin, adjudicar, celebrar, adicionar, modificar, suspender, resolver, terminar, liquidar
contratos a nombre de la Defensa Civil Colombiana con personas pblicas o privadas en el
Subdirector Administrativo y Financiero, Subdirector General y Operativo y Subdirector de
Capacitacin y Entrenamiento.
El Director General de la Defensa Civil Colombiana, en cualquier tiempo podr reasumir las
facultades delegadas y revisar los actos expedidos por los ordenadores de gasto, con sujecin a las
disposiciones del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
ALCANCE DE LA DELEGACION: Corresponde a los ordenadores de gasto dirigir los procesos de
seleccin, seleccionar al contratista, celebrar contratos, velar por su adecuada ejecucin y
liquidacin, efecto para el cul podrn tramitar y culminar las actuaciones administrativas propias de
la actividad contractual que les ha sido delegada, es decir, expedir actos administrativos
precontractuales, contractuales y de liquidacin, dentro de estas actividades se entienden
incorporadas, entre otras:
Dirigir el desarrollo del proceso de seleccin del contratista y la celebracin del contrato que se
deriven del mismo.
Designar a los Servidores Pblicos o contratistas que conformaran los comits estructuradores y
evaluadores.
Seleccionar a los contratistas de acuerdo con los procedimientos establecidos en la ley, las
normas reglamentarias correspondientes, el presente manual y procedimientos establecidos en los
manuales de procedimientos de la gestin de adquisiciones que corresponden a la implementacin
del Sistema de Gestin de Calidad de la Defensa Civil Colombiana.
Expedir los actos administrativos de trmite y definitivos que sean requeridos.
Resolver los recursos interpuestos por procedimiento administrativo, estudiar y responder las
dems solicitudes y reclamaciones que le sean formuladas con ocasin de la actividad contractu

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Ejercer el control administrativo y de seguimiento a la ejecucin de los contratos celebrados en

desarrollo de la actividad misional o de apoyo a la gestin y de aquellos que le hayan sido delegados
y/o asignados por el Director General de la Defensa Civil Colombiana.
Designar los supervisores de los contratos.
Pactar y ejercer facultades excepcionales, imponer multas y declarar el incumplimiento si hay
lugar a ello.
Observar estrictamente las disposiciones legales y reglamentarias que regulen el ejercicio de la
funcin administrativa y la contratacin estatal y es responsable de las decisiones que tome en
ejercicio de la delegacin.
Dar estricto cumplimiento a lo dispuesto en las normas presupuestales en relacin con la
obtencin previa y suficiente de los certificados de disponibilidad y registros presupuestales.
Las responsabilidades y consecuencias de la presente delegacin, se rigen por las normas
legales aplicables.
CONFLICTO DE INTERESES: Los servidores pblicos de la Defensa Civil Colombiana debern

evitar cualquier conflicto entre sus intereses personales y los intereses de la Defensa Civil
Colombiana, al tratar con contratistas, compradores, vendedores y cualquier otra persona, natural o
jurdica, nacional o extranjera, que realice o pretenda realizar negocios con la Defensa Civil
Colombiana o con las empresas en las cules tengan participacin o intereses, directa o
indirectamente. En caso de conflicto de intereses, deber plantear el conflicto de intereses y
abstenerse de participar de cualquier manera en el acto respectivo.
Los conflictos de intereses tienen ocurrencia, en aquellas situaciones en virtud de las cuales el
servidor pblico en razn de sus funciones se enfrenta a distintas alternativas de conducta con
relacin a intereses incompatibles, ninguno de los cules puede privilegiar en atencin a sus
obligaciones legales.
Esto es, cuando en la decisin est involucrado directa o indirectamente un inters dirigido a la
obtencin de posibles beneficios personales en su favor, de sus parientes (cnyuges o compaeros
permanentes, y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de
afinidad) o de cualquier otro tercero con el cul tenga una relacin personal, profesional o
econmica, que resulten incompatibles con los intereses institucionales.
As mismo, se entiende que existe conflicto o coexistencia de inters cuando estn involucradas en
la decisin las personas que controlen, o tengan grado de subordinacin o participen como asesores
u ostenten una posicin dominante en la adopcin o toma de decisiones.
Cuando el inters general, propio de la funcin pblica, entre en conflicto con un inters particular y
directo del servidor pblico, ste deber declararse impedido de conformidad con lo estipulado enl
cdigo nico disciplinario.

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Dentro de las disposiciones legales aplicables encontramos el Estatuto General de Contratacin de

la Administracin Pblica y las dems normas que complementan, modifican y regulan la
contratacin en todas las Entidades del Sector Pblico.
DE LOS DERECHOS Y DEBERES DE LAS PARTES CONTRACTUALES BAJO LOS
PARAMETROS DE RESPONSABILIDAD JURDICA ESTABLECIDOS EN LA CONSTITUCION
POLITICA Y EL ESTATUTO GENERAL DE LA CONTRATACIN DE LA ADMINISTRACIN
PBLICA.
DE LA DEFENSA CIVIL COLOMBIANA:
Teniendo en cuenta los principios de la funcin pblica y la contratacin estatal para la consecucin
de los fines del estado, la Defensa Civil Colombiana:
Exigir del contratista la ejecucin idnea y oportuna del objeto contratado. Igual exigencia
podrn hacer al garante.
Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias
y garantas a que hubiere lugar.
Solicitar la actualizacin o la revisin de los precios cuando se produzcan fenmenos que
alteren en su contra el equilibrio econmico o financiero del contrato.
Adelantar revisiones peridicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes
suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los
contratistas, y promover las acciones de responsabilidad contra stos y sus garantes cuando
dichas condiciones no se cumplan. Las revisiones peridicas debern llevarse a cabo por lo
menos una vez cada seis (6) meses durante el trmino de vigencia de las garantas.
Exigir que la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la Defensa Civil Colombiana se
ajuste a los requisitos mnimos previstos en las normas tcnicas obligatorias, sin perjuicio de la
facultad de exigir que tales bienes o servicios cumplan con las normas tcnicas colombianas o,
en su defecto, con normas internacionales elaboradas por organismos reconocidos a nivel
mundial o con normas extranjeras aceptadas en los acuerdos internacionales suscritos por
Colombia.
Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnizacin de los daos que sufra en
desarrollo o con ocasin del contrato celebrado.
Sin perjuicio del llamamiento en garanta, repetir contra los servidores pblicos, contra el
contratista o los terceros responsables, segn el caso, por las indemnizaciones que deba pagar
como consecuencia de la actividad contractual.
Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecucin del contrato las
condiciones tcnicas, econmicas y financieras existentes al momento de proponer en los casos
en que se hubiere realizado licitacin o concurso, o de contratar en los casos de contratacin
directa. Para ello utilizar los mecanismos de ajuste y revisin de precios, acudir a I s
procedimientos de revisin y correccin de tales mecanismos si fracasan los supuesto
hiptesis para la ejecucin y pactarn intereses moratorios.
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Sin perjuicio de la actualizacin o revisin de precios, en caso de no haberse pactado intereses

moratorios, se aplicar la tasa equivalente al doble del inters legal civil sobre el valor histrico
actualizado.
Actuar de tal modo que por causa imputable a la Defensa Civil Colombiana, no sobrevenga una
mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en
el menor tiempo posible, corregir los desajustes que pudieren presentarse y acordar los
mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rpida y eficazmente las
diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.
DE LOS CONTRATISTAS
Tendrn derecho a recibir oportunamente la remuneracin pactada y a que el valor intrnseco de
la misma no se altere o modifique durante la vigencia del contrato.
En consecuencia tendrn derecho, previa solicitud, a que la administracin les restablezca el
equilibrio de la ecuacin econmica del contrato a un punto de no prdida por la ocurrencia de
situaciones imprevistas que no sean imputables a los contratistas. Si dicho equilibrio se rompe
por incumplimiento de la entidad estatal contratante, tendr que restablecerse la ecuacin surgida
al momento del nacimiento del contrato.
Colaborarn con las entidades contratantes en lo que sea necesario para que el objeto
contratado se cumpla y que ste sea de la mejor calidad; acatarn las ordenes que durante el
desarrollo del contrato ellas les impartan y, de manera general, obrarn con lealtad y buena fe en
las distintas etapas contractuales, evitando las dilaciones y en trabamientos que pudieran
presentarse.
Podrn acudir a las autoridades con el fin de obtener la proteccin de los derechos derivados del
contrato y la sancin para quienes los desconozcan o vulneren.
Las autoridades no podrn condicionar la participacin en licitaciones o concursos ni la
adjudicacin, adicin o modificacin de contratos, como tampoco la cancelacin de las sumas
adeudadas al contratista, a la renuncia, desistimiento o abandono de peticiones, acciones,
demandas y reclamaciones por parte de ste.
Garantizarn la calidad de los bienes y servicios contratados y respondern por ello.
No accedern a peticiones o amenazas de quienes acten por fuera de la ley con el fin de
obligarlos a hacer u omitir algn acto o hecho. Cuando se presenten tales peticiones o
amenazas, los contratistas debern informar inmediatamente de su ocurrencia a la entidad
contratante y a las dems autoridades competentes para que ellas adopten las medidas y
correctivos que fueren necesarios. El incumplimiento de esta obligacin y la celebracin de los
pactos o acuerdos prohibidos, dar lugar a la declaratoria de caducidad del contrato
INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: No podrn participar en procedimientos de seleccin
ni celebrar contratos con la DEFENSA CIVIL COLOMBIANA, las personas naturales o jurdicas que
se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad sealadas en la
Constitucin Poltica, y normas que reglamenten, modifiquen o deroguen este aspe
Calle 52 No. 14-67 Conmutador 3199000 Fax: 3199020 Bogot, D.C.

INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES SOBREVINIENTES: Cuando la inhabilidad o

incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro de un procedimiento de seleccin, se
entender que renuncia a la participacin en dicho procedimiento y a los derechos surgidos del
mismo. Si sobreviene inhabilidad o incompatibilidad en el Contratista, ste debe ceder el contrato
previa autorizacin escrita de la DEFENSA CIVIL COLOMBIANA o, si ello no es posible, renunciar
a su ejecucin. Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un
consorcio o unin temporal Contratista, aqul debe ceder su participacin a un tercero, previa
autorizacin escrita.
NOTA: En ningn caso puede haber cesin del contrato entre quienes integran el consorcio o unin
temporal.
POLITICAS DE CONTRATACION
De las polticas de contratacin y adquisiciones. Son polticas de contratacin y compra, las que se
enuncian a continuacin, razn por la cual, todo proceso que se surta la Defensa Civil Colombiana
deben ejecutarse bajo las mismas:
Oportunidad.
Austeridad
Calidad
Imparcialidad
Eficiencia y Celeridad
Mejoramiento
Acatamiento integral de la Constitucin Poltica, leyes, decretos y dems disposiciones.
Profundo respeto por la persona humana
Cooperacin e integracin interinstitucional, bajo la premisa de la contratacin como instrumento econmico y social
Homogenizacin en adquisicin de bienes y servicios
Procesos centralizados
Las polticas establecidas en el presente Manual, tienen por objeto desarrollar adecuadamente las
disposiciones legales que rigen la contratacin estatal, orientadas a garantizar la gestin
transparente de la Defensa Civil Colombiana, la garanta del inters pblico y la satisfaccin de las
necesidades colectivas para el logro de los fines del Estado.
COMIT ASESOR DE LICITACIONES Y CONTRATOS:
El Comit Asesor de Licitaciones y Contratos es designado por el Director General de la Defensa
Civil Colombiana, y est conformado por un nmero impar de servidores pblicos. El comit est
sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales, recomienda al jefe de
la entidad o al delegatario el sentido de la decisin a adoptar de conformidad con los i formes de
evaluacin efectuados por los diferentes comits jurdico, Econmico- Financiero y Tcn

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INTEGRANTES DEL COMIT ASESOR DE LICITACIONES Y CONTRATOS

Con voz y voto:
Jefe Oficina Asesora Jurdica
Jefe Oficina Asesora de Planeacin
Jefe Grupo Financiero
Nota: Se podrn designar suplentes en ausencia de los titulares y como requisito minino
indispensable, debe ser un Servidor Pblico con cargo y nivel de profesional o que coordinen
procesos en la Entidad, como Jefe de Grupo, es decir, que reciba prima de coordinacin.
Sern invitados con voz pero sin voto:
Jefe Oficina de Control Interno
Jefe Grupo Administrativo
Integrantes de los Comits Jurdico, Econmico-Financiero y Tcnico.
FUNCIONES DEL COMIT ASESOR DE LICITACIONES Y CONTRATOS:
Asesorar a los ordenadores del gasto en relacin a los procesos contractuales.
Estudiar y analizar la Evaluacin de las propuestas presentadas para su publicacin en el portal
nico de contratacin pblica.
Solicitar, cuando lo consideren necesario, informacin complementaria sobre los proponentes y
propuestas presentadas.
Recomendar al Director General de la Defensa Civil Colombiana, o quien acte como ordenador
del gasto, por delegacin, con base en los anlisis anteriores, la adjudicacin al proponente que
rena los requisitos exigidos en el pliego de condiciones o solicitud de oferta resulte ser el ms
favorable para la Defensa Civil Colombiana, as como la declaratoria de desierto si hay lugar a ello.
Las dems de su competencia y que le asigne la Direccin General.
El acompaamiento del Comit Asesor de Licitaciones y Contratos se realizar para los procesos de
contratacin, cuyas cuantas sean iguales o superiores al 10% de la menor cuanta de la Entidad. No
obstante lo anterior el Comit Asesor de Licitaciones y Contratos ejercer sus funciones sobre
cualquier proceso de contratacin, cuando as lo determine el ordenador del gasto o que por su
complejidad se requiera del concepto de quienes lo integran.
Para los procesos de mnima cuanta se dar aplicacin a lo establecido en las normas orientadas a
fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la
efectividad del control de la gestin pblica, as como las normas que reglamentan el sistema de
compras y contratacin pblica, o aquellas que las modifiquen o adicionen, es filecir ser adelantada
a travs del designado por el ordenador del gasto sin que se requiera pluralid

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SECRETARIA TECNICA DEL COMIT ASESOR DE LICITACIONES Y CONTRATOS.

La secretaria tcnica ser ejercida por el Jefe del Grupo Administrativo, apoyado por el lder del
proceso que adelanta las gestiones necesarias en la etapa de planeacin, precontractual,
contractual, postcontractual, segn sea el caso.
Funciones de la secretara tcnica:
Preparar la agenda con el orden del da.
Citar a los miembros del comit.
Citar a los servidores pblicos de diferentes dependencias y comits.
Coordinar la elaboracin y suscripcin, previa aprobacin por los miembros de los comits las
actas.
Coordinar la organizacin, actualizacin y custodia de los expedientes de los procesos
contractuales que se deriven de la adquisicin, bienes, servicios u obras.
En general todas aquellas actividades que conduzcan al cumplimiento de la finalidad del Comit
Asesor de Licitaciones y Contratos.
SESIONES DE LOS COMITES: El Comit Asesor de Licitaciones y Contratos, as como los
diferentes comits se reunirn cuando sean convocados por orden del Director General u
ordenadores de gastos delegatarios. Se constituir qurum deliberatorio y decisorio con la
participacin de por lo menos tres (3) miembros del comit con voz y voto, para el Comit Asesor de
Licitaciones y Contratos, y por lo menos un (1) miembro de cada comit.
Las recomendaciones y conceptos de los comits se adoptaran con el voto favorable de la mayora y
se consignar en el acta que se suscriba para tal fin.
La evaluacin de los procesos contractuales se efectuar a travs de los comits, que en cada caso
se conformen por el ordenador del gasto quienes cumplirn las funciones previstas en el Estatuto
General de Contratacin de la Administracin Pblica y dems normas que modifiquen, adiciones y
sustituyan tal aspecto.
COMITES, ESTRUCTURADORES Y EVALUADORES
CALIDADES DE LOS MIEMBROS DE LOS COMITS ESTRUCTURADORES Y EVALUADORES:
Los servidores pblicos designados por el competente contractual para ejercer la funcin
estructuradora, asesora y evaluadora en los procesos de Contratacin, debern en lo posible
acreditar formacin profesional, tcnica, o desarrollar sus funciones como servidor pblico en el
rea que est relacionada con la compra del bien, servicio u obra a contratar, o la idoneidad
conocimiento para tal fin.

Reblica de Colombia
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Las calidades o el perfil profesional o tcnico de los servidores pblicos designados o seleccionados
para ejercer la funcin estructuradora, asesora y evaluadora, debern garantizar a la Defensa Civil
Colombiana la estricta aplicacin del deber de seleccin objetiva y la correcta evaluacin de las
ofertas.
Los comits estructuradores y evaluadores de ofertas sern nombrados por el Director General o por
los ordenadores de gasto delegados.
Un integrante de cada comit (Tcnico, Jurdico y Econmico Financiero) recibir las propuestas
de proyecto de pliego de condiciones, pliegos de condiciones definitivos y ofertas a evaluar entre
otros documentos relacionados.
El presidente de cada comit evaluador corresponder al servidor pblico de mayor nivel jerrquico
o grado de conocimiento que posea.
FUNCIONES GENERALES DE LOS MIEMBROS DE LOS COMITS ESTRUCTURADORES Y
EVALUADORES:
ASPECTO LEGAL:
Verificar el cumplimiento de todos los requisitos legales exigidos en el pliego de condiciones yen
especial de la capacidad y calidad de los proponentes, segn se establece en el acpite
respectivo del pliego de condiciones definitivo.
Presentar dentro de los trminos establecidos, los informes de evaluacin de las ofertas.
Proyectar y remitir al Grupo Administrativo de la Defensa Civil Colombiana, dentro de los
trminos previsto en el cronograma de actividades, la respuesta a las observaciones al informe
de evaluacin que presenten los proponentes, dando estricta aplicacin al Estatuto General de
Contratacin de la Administracin Pblica y dems normas que modifican, adicionan o sustituyen
y al Pliego de Condiciones.
Apoyar permanentemente a los diferentes comits durante su funcin evaluadora.
ASPECTO ECONOMICO FINANCIERO:
Verificar el cumplimiento de todos los aspectos econmicos y financieros establecidos en el
pliego de condiciones definitivo.
Verificar que los ofrecimientos recibidos estn acordes con las condiciones de precio y plazo
sealados en el pliego de condiciones definitivo.
Verificar los precios del mercado a efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en la
reglamentacin vigente.
Verificar que los valores propuestos incluyan los impuestos de ley si a estos hubiere lugl-

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ASPECTOS TECNICOS:
Verificar que las especificaciones particulares de los bienes, servicios u obras contratados,
correspondan a las solicitadas y definidas en el pliego de condiciones definitivo.
Verificar la calidad de los bienes, servicios u obras que sean ofertados y hacer las observaciones
pertinentes y/o rechazar cualquier ofrecimiento que no corresponda a las calidades o
caractersticas exigidas en el pliego de condiciones definitivo, pero siempre en estricta aplicacin
de lo solicitado en el mismo.
Presentar dentro de los trminos establecidos, los informes de evaluacin de las ofertas.
Proyectar y remitir al Grupo Administrativo de la Defensa Civil Colombiana dentro de los trminos
previstos en el cronograma de actividades, la respuesta a las observaciones al informe de
evaluacin que presenten los proponentes, dando estricta aplicacin al Estatuto General de
Contratacin de la Administracin Pblica y dems normas que modifican, adicionan o sustituyen
y al Pliego de Condiciones.
FUNCIONES ESPECFICAS DE LOS MIEMBROS DE LOS COMITS ESTRUCTURADORES Y
EVALUADORES:
Las funciones estructuradora y evaluadora de las ofertas se cumple a travs de cada uno de los
comits, segn su naturaleza.
La funcin estructuradora y evaluadora se ejercer con plena autonoma respecto del
competente contractual y de los miembros del Comit
La funcin estructuradora y evaluadora se ejercer previa designacin del competente
contractual, en servidores pblicos, que como mnimo tengan conocimiento general del objeto
que se contrata y un perfil profesional que permita garantizar el estricto cumplimiento del deber
de seleccin objetiva. la funcin estructuradora cesar al cierre del proceso, salvo que durante
la etapa subsiguiente sean requeridos para precisar aspectos referidos al pliego de condiciones
definitivo. En consecuencia prevalece esta designacin sobre cualquier situacin administrativa.
Las recomendaciones e informes del comit evaluador, sern el soporte tcnico, jurdico,
econmico financiero de que dispondr el Comit Asesor de Licitaciones y Contratos de la
Defensa Civil Colombiana para revisar y avalar la seleccin de un contratista; no obstante el
competente contractual o el mismo Comit podrn apartarse bajo su total responsabilidad de
los conceptos, informes y recomendacin emitidas por los evaluadores.
Revisar el proyecto de pliegos de condiciones y los pliegos de condiciones definitivos en el rea
correspondiente con la mayor responsabilidad, eficiencia, tcnica profesional y diligencia
respetando los principios constitucionales y legales que garanticen una escogencia objetiva en
concordancia con el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica, que
consagra el principio de transparencia, el cul establece que "sern ineficaces de pleno
derecho", las estipulaciones contrarias a lo all establecido. Debe tenerse en cuenta que el
proceso de contratacin contenga las condiciones claras, expresas y concretas que recojan la
especificaciones jurdicas, tcnicas, financieras y econmicas a que hayan de acomodarse
reparacin de las propuestas y el desarrollo del contrato.
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Estudiar y evaluar las solicitudes o inquietudes presentadas por los interesados al pliego de
condiciones definitivo y preparar las explicaciones que se requieran segn el caso, respecto del
contenido del pliego de condiciones definitivo.
Propender por la actualizacin en las normas tcnicas, jurdicas y econmicas para que sean
incluidas en los pliegos de condiciones.
Solicitar la Inclusin en el pliego de condiciones definitivo, previo anlisis, las especificaciones
tcnicas, los factores de verificacin y cuando sea del caso los factores de ponderacin y
evaluacin de las ofertas.
Verificar que en el Pliego de Condiciones definitivo, su acpite econmico tenga en cuenta
respecto del oferente, el cumplimiento de contratos anteriores, las multas y las sanciones
impuestas por entidad pblica en aos anteriores a la presentacin de la oferta, reportados en
el registro de Cmara de Comercio y/o aquellas de que la Entidad tenga conocimiento y que se
encuentren en firme, independientemente del rgimen jurdico aplicable a la entidad pblica que
la imponga. Para tal efecto, el proponente que registre dos o ms multas o sanciones no ser
habilitado en el proceso de seleccin.
Participar en la audiencia de estimacin, tipificacin y asignacin de los riesgos y en la de
aclaracin de pliegos de condiciones si a ellas hubiere lugar.
Analizar, estudiar, verificar y resolver las inquietudes presentadas al proyecto de pliego de
condiciones a fin de consolidar el pliego definitivo.
Analizar y proponer cuando sea el caso las modificaciones al pliego de condiciones definitivo, a
fin de expedir adendas dentro de los trminos legales.
Resolver las inquietudes formuladas hasta el cierre del proceso.
El anlisis integral y validacin de los documentos previos a la apertura del proceso, resolucin
de apertura, pliego de condiciones definitivo con sus respectivas adendas o modificaciones si
los hubiere, el estudio del contenido del acta de audiencia de precisin del pliego, y la
verificacin del cronograma previsto para el desarrollo del procesos contractual y en particular,
los mecanismos y factores de evaluacin establecidos en el pliego de condiciones definitivo y
las posibles causales de rechazo, inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones que
contenga.
El estudio, evaluacin y calificacin detallada de las ofertas presentadas, de tal forma que el
evaluador garantice no slo el deber de seleccin objetiva, sino la verificacin de las ofertas a
evaluar, verificando que stas cumplan con todos y cada uno de los requisitos exigidos en el
pliego de condiciones y en la ley.
Los evaluadores velarn porque la escogencia del contratista siempre sea objetiva y en
consecuencia es su obligacin recomendar al Director General o su delegado, previo concepto
del Comit Asesor de Licitaciones y Contratos, elegir el ofrecimiento ms favorable sin que la
favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en el pliego de condiciones
definitivo.
Los evaluadores debern suscribir informes sobre la evaluacin realizada, dejando constanc.a
de todas las circunstancias de tiempo, modo y lugar que ocurrieran en el desarrollo de
funcin evaluadora.

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Entrega de Documentos a la Oficina del Grupo Administrativo de la Defensa Civil Colombiana.

Los evaluadores debern ejercer su funcin con la diligencia debida, de manera que los
informes de evaluacin estn a disposicin, con antelacin a la fecha en que deban ponerse a
disposicin de los interesados. Este informe ser revisado previo al traslado de los
proponentes, por el Comit Asesor de Licitaciones y Contratos.
Entregar de forma impresa y magntica la evaluacin corregida al Grupo Administrativo firmado
por los integrantes del respectivo comit.
Las dems que se deriven en ejercicio de sus funciones.
REUNIN PREVIA A LA PUBLICACION DEL INFORME DE EVALUACIN.

El Jefe del Grupo Administrativo, deber considerar dentro del cronograma de actividades de los
procesos contractuales adelantados, la realizacin de una reunin previa que permita estudiar y
analizar con los evaluadores los informes de evaluacin.
DE LAS OBLIGACIONES ETICAS COMUNES EN EJERCICIO DE SUS FUNCIONES:
Actuar con rectitud y honradez, desechando todo provecho o ventaja personal, obtenida por s o
por interpuesta persona.
Actuar con pleno conocimiento de las materias sometidas a su consideracin y con la mayor
diligencia posible.
Guardar la debida reserva respecto de los hechos o informaciones que conozca con motivo del
ejercicio de sus funciones, sin perjuicio de los deberes y responsabilidades que le corresponden
en virtud de las normas que regulan el secreto o la reserva administrativa.
Otorgar a todos los proponentes y contratistas igualdad de trato, es decir que no medien
diferencias que de acuerdo con las normas vigentes puedan considerarse para establecer una
prelacin.
No debe utilizar en beneficio propio o de terceros o para fines ajenos la informacin que tenga
conocimiento con motivo del ejercicio de su funcin y que no est destinada al pblico en
general.
Denunciar ante su superior o las autoridades correspondientes los actos o hechos de los que
tuviere conocimiento con motivo o con ocasin del ejercicio de sus funciones que pudieren
perjudicar a la Defensa Civil Colombiana o constituir un delito o violacin a la Ley.
Mantener la independencia de criterio y el deber de seleccin objetiva determinado en la Ley.
No dejarse presionar por superiores a efectos de expedir conceptos que se sustraigan a las
condiciones objetivas que le impone el ejercicio de la funcin.
SUPERVISION DE CONTRATOS
La supervisin del contrato, tiene como objetivo controlar y vigilar las acciones del contratista para
hacer cumplir las especificaciones tcnicas, las actividades administrativas, legales, financiera y
presupuestales establecidas en los contratos, en los convenios y sus respectivos planes operativ
Calle 52 No. 14-67-.Conmutador: 3199000 Fax: 3199020 Bogot, D.C.
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Para ello la Defensa Civil Colombiana cuenta con un Manual para ejercer la funcin de Supervisor
DCC-MG- 003.
3. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NORMATIVOS
La Defensa Civil Colombiana dar cumplimiento a las normas establecidas en la Constitucin
Poltica de Colombia, Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica sin perjuicio a la
aplicacin de normas que sobre la materia se expidan con posterioridad a la vigencia de este
manual, caso en el cual se entendern incluidas.
Se tendrn en cuenta adems las directivas presidenciales, resoluciones y circulares internas
expedidas por la Entidad y todas las normas que lo modifican, complementan o adicionan, las cuales
forman parte integral de este documento como anexo.
A la contratacin estatal le son aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, en
aquellas materias no reguladas por el Rgimen de la contratacin estatal y su fundamento responde
a criterios de racionalidad en el uso de los recursos atendiendo la austeridad en el gasto pblico.
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
En este capitulo se debe establecer los documentos referenciados, incluyendo los procedimientos
documentados y caracterizaciones
NOMBRE DEL DOCUMENTO

Manual de Supervisores
Procedimiento Plan Anual de Adquisiciones
CDIGO
DCC-MG-003
GAD-PD-005
Procedimiento Etapa Precontractual
GAD-PD-001
Procedimiento Etapa Contractual
GAD-PD-002
Procedimiento Etapa Postcontractual
GAD-PD-003
Z


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MANUAL DE CONTRATACION

DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

efensa Jefe de Grupo Administrativo

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

DESCRIPCIN GENERAL DEL MODELO DE PROCESO

CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NORMATIVOS

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

La Defensa Civil Colombiana es organizada y reglamentada por el decreto 2341 de 1971

Planear la actividad contractual.

Se encuentran documentados en los procedimientos a relacionar que se encuentran publicados

La Institucin Social y humanitaria ms Grande del Pas

Calle 52 No. 14-67 Conmutador: 3199000 Fax: 3199020 Bogot, D.C.

2.3. REAS ENCARGADAS Y CARGOS DE LOS RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES DE

La Institucin Social y humanitaria ms Grande del Pas

respecto de os cuales puede establecerse indicadores y reglas de aplicacin que permitan

En esta etapa del proceso se hace necesario:

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

Calle 52 No. 14-67 Conmutador: 3199000 Fax: 3199020 Bogot, D.C.

AMBITO DE APLICACION: Las disposiciones aqu contenidas se aplicarn a los procesos de

objetivos Institucionales, establecindose previamente las necesidades de

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

Calle 52 No. 14-67 - Conmutador: 3199000 Fax: 3199020 Bogot, D.C.

La Institucin Social y humanitaria ms Grande del Pas

Con el fin de materializar los objetivos, el Gobierno Nacional desarrollar el

La Defensa Civil Colombiana deber actuar teniendo en cuenta que la

Conjunto de principios, valores y virtudes fundamentales aceptados por la

Los servidores pblicos de la Defensa Civil Colombiana, promovern y

Los servidores pblicos de la Defensa Civil Colombiana concertarn sus

CAPACIDAD Y COMPETENCIA PARA CONTRATAR

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

Calle 52 No. 14-67 Conmutador: 3199000 Fax: 3199020 Bogot, D.C.

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

Ejercer el control administrativo y de seguimiento a la ejecucin de los contratos celebrados en

CONFLICTO DE INTERESES: Los servidores pblicos de la Defensa Civil Colombiana debern

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

Dentro de las disposiciones legales aplicables encontramos el Estatuto General de Contratacin de

Sin perjuicio de la actualizacin o revisin de precios, en caso de no haberse pactado intereses

Calle 52 No. 14-67 Conmutador 3199000 Fax: 3199020 Bogot, D.C.

INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES SOBREVINIENTES: Cuando la inhabilidad o

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

INTEGRANTES DEL COMIT ASESOR DE LICITACIONES Y CONTRATOS

Calle 52 No. 14-67 Conmutador: 3199000 Fax: 3199020 Bogot, D.C.

SECRETARIA TECNICA DEL COMIT ASESOR DE LICITACIONES Y CONTRATOS.

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

Calle 52 No. 14-67 Conmutador: 3199000 Fax: 3199020 Bogot, D.C.

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

Calle 52 No. 14-67 Conmutador: 3199000 Fax: 3199020 Bogot, D.C.

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

Calle 52 No. 14-67 Conmutador: 3199000 Fax: 3199020 Bogot, D.C.

Entrega de Documentos a la Oficina del Grupo Administrativo de la Defensa Civil Colombiana.

REUNIN PREVIA A LA PUBLICACION DEL INFORME DE EVALUACIN.

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Procedimiento Etapa Precontractual

Procedimiento Etapa Contractual

Procedimiento Etapa Postcontractual

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

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